档案的现代化管理范文

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档案之有用，源于之其特有的、强大的凭证价值和参考（情报）价值。曾经指出：经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，离不开档案与档案工作。档案管理作为国家利益的捍卫力，经济发发展的拉动力，社会进步的保障力，科技创新和文化繁荣的促进力，其管理具有重要意义。在信息化浪潮中必须确保先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合，提高档案工作整体水平。随着信息时代的发展。档案管理方式已发展到以电子档案为中心，业务处理过程档案化以应用为中心的新模式。本文将对档案的现代化管理进行分析，提出几点意见［1］。

1 档案工作的概述

广义上的档案工作是指档案事业，所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究、档案的宣传及出版等工作。狭义上的档案工作是指档案管理工作，具体业务工作内容包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用八个环节，前六个环节称为基础工作，后两个环节称为编研利用工作。档案工作具有管理性,服务性和政治性［2］。

随着时代进步，现代档案工作发生了以下四点转变：

1.1 在工作定性、定位方面，从附属性、机要性转为服务性、职能性；

1.2 在工作格局方面，从封闭转为开放，从以保管为主导，转为以开发利用为主导；

1.3 在服务对象方面，从单纯为领导服务、为本单位内部服务，转为同时面向全员和社会服务；

1.4 在服务方式方法上，从被动的、手工的、内向型的服务，转为主动的、开发性的、数字化和网络化的服务

当前档案管理主要存在的问题为档案总量偏少，载体形式单一，并且载体结构具有缺陷。

其相应的解决措施为：

(1)密切关注经济社会发展和各项工作的新领域、新业务、新事物，拓展建档范围，加强收集工作；

(2)健全档案管理制度，保障档案收集完整；

(3)在档案结构的多元化上下功夫，重视各种门类、各种载体特别是电子文件的归档和收集。

2 档案的现代化管理

2.1 构建现代化档案管理新理念。

构建现代化档案管理新理念，需要明确的档案管理任务和发展目标：以妥善保存档案，便捷应用为发展目标。

2.2 解决适用、配套的管理设施。

不少档案管理设施仍停留在50、60年代的木制柜，由于条件有限落实困难，温湿度控制乏术。档案资料堆积混杂，

档案基本管理设备缺乏［3］。

因此，在档案管理中需要注重场所，装具以及信息化设施使用情况，确保档案的妥善管理。

2.3 实行制度化、规范化、标准化管理。

制度化、规范化、标准化三者之间有密不可分的关系。制度是对各方关系、行为准则、办事程序作出统一规定。规范是对工作的数量、质量、方式、方法等作出统一规定。标准是对普遍性的业务技术作出统一规定。制度根据法律、法规、政策制定，偏重宏观，以调整关系、规范秩序为主要目的，有强制性。规范、标准以科学、技术以及普遍性的经验的综合成果为基础制定，偏重微观业务，侧重业务性、技术性和操作性，一般属非强制性。其中，档案工作的标准化为重中之重。

档案工作的标准化是一个过程，即标准的制订和实施的实践过程。其实质为简单化，统一化，系列化，通用化，典型化，格式化［4］。

档案工作标准化体系的构成包括档案工作基础标准，档案工作业务技术标准以及与档案工作标准相关的标准。

——档案工作基础标准。包括档案专业基本术语标准、档案馆代码编制标准，档案种类划分标准，档案计量单位标准，档案统计工作标准，等等。

——档案工作业务技术标准。包括档案收集标准、档案整理标准、档案编目与检索标准、档案统计标准、档案鉴定标准，档案保管与保护标准，等等。

——与档案工作标准相关的标准。如：文件制成材料质量标准，底图、蓝图制作规范，竣工图编制标准，技术文件格式，国家机关公文格式，CAD电子文件光盘存储与归档标准，等等。档案工作标准体系，就其横向结构而言，一般分为国际标准、国际区域性标准、国家标准、行业或专业标准、地方标准、企业标准等。

因此，在档案工作标准化的实施过程需要增强贯彻标准化的意识；认真学习、掌握标准文本的内容、要求；要有推行标准的保障措施，运用法律、经济、行政手段保证标准的贯彻执行。

2.4 大力推进档案信息化。

档案信息化既是整个档案管理现代化的重要基础，也是体现档案管理现代化水平的主要标志。档案信息化的三大任务，分别为文档一体化管理，电子文件归档管理和档案数字化、网络化。

2.5 着力进行档案信息资源的有效开发。

档案信息资源开发具有很大的潜在价值，但其目前有以下问题：1、档案资源匮乏；2、数字化程度低；3、可检索性差。因此应该大力开展档案信息资源的有效开发。

3 结语

档案的现代化管理是档案事业不断进步的重要动力和源泉，做好档案管理，思想上要高度重视，要根据自身的情况来确定工作思路，加强档案的基础业务工作，重视档案收集完整和齐全，重视档案编研工作，重视档案信息化建设和实现网络化的查阅和检索，积极争取职能部门的支持，存进档案管理与信息化的结合，推动其不断发展。只有现代化管理，才有使档案管理具有更广阔的发展空间。

参考文献

［1］ 王丽梅. 简谈新时期档案管理工作的重要性［J］. 青年文学家, 2011, (10)

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二、档案管理现代化的意义和作用

1.档案管理现代化适应时代的发展要求。作为社会信息产业的重要做成部分，档案部门必须采取现代化管理技术和手段，在档案数字化、网络化、智能化方面下工夫，满足社会各界对档案工作的需求，使档案嘻嘻转化为推动社会前进的动力，服务于当今的信息时代。否则，档案共作就不能适应时代的发展要求，也就不能再信息时代中发挥作用。

2.档案管理现代化有利于档案事业的持续发展。档案事业的可持续发展是人类发展的重要组成部分，它取决于人类可持续发展的总体水平，又以有价值的档案信息服务于人类整个可持续发展本身。从我国档案事业发展来看，档案事业的主题制约着档案事业继续发展。因此，如果不运用先进的科学设备和技术手段采取有效措施，借鉴国外同行或者国内其他部门的模式和经验进行现代化管理，实现跨越式发展，就可能造成档案事业全面滞后于社会的发展。

3.档案管理现代化有利于档案事业与国民经济、社会协调发展。档案事业是国民经济、社会发展比不可少的环节，其发展要受到整个社会和各个环节的制约，并对整个社会和各个环节产生了一定的影响。改革开放以来，我国的现代化建设、国民经济和社会各部门的建设等都得到了很快的发展和进步，作为与现代化建设和社会各项事业系统发展的档案事业，要进一步加强档案管理现代化建设，使档案工作更好的适应社会的发展。

三、档案现代化管理的基本条件

档案的宏观管理和微观管理采用的是传统的手工管理方法，在新的形势下产生了一系列问题，档案管理的现代化已成为一种必然趋势。

档案现代化管理需要达到以下的几个基本条件：

1.科学的管理理念和机制，具体包括先进的管理理念、合理的管理体制及其作为两者间桥梁的协调衔接工作。

2.数据准备，具体包括档案著录标引工作、档案标准化工作。

3.设备技术条件，一是要选择适用的计算机技术装置，二是档案现代化管理专业人员的配备。

四、目前档案管理中的问题

1.档案收集整理工作不够规范

目前，一些单位依然没有配备专门的档案管理人员或者临时抽调人员管理档案，导致了单位在档案管理上较为混乱。如，档案管理错误较多，管理较为混乱等。另外，有相当多的单位依然没有健全档案管理监督检查及业务指导的体制，造成了单位在档案管理方面依然不够严格，不够规范。

2.档案管理方式落后。一些单位在档案管理方面依然采用过去那种落后的管理方式，管理质量和效率较为低下，也不能最大限度地发挥档案资料应有的作用和价值。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就缺乏高度的工作责任感，良好的职业操守，办事缜密的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，导致了单位在档案管理的模式、方法以及体制方面较为滞后。

3.档案管理作用发挥不够。在一些单位，由于其档案管理较为混乱，加之所收集到的档案资料不够全面、整理归档也不够规范，必然造成了单位的档案管理工作与其他中心业务相互脱节，根本不能充分发挥档案管理应有的作用和功能，在一定程度上影响制约了单位档案管理的全面快速健康发展。

五、加强档案现代化管理工作的措施

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（一）档案管理标准化程度低。就目前形势来看，现阶段我国的档案管理还处于一个比较混乱的局面。由于档案管理的管理体系比较复杂，管理比较分散，所以使得整个管理水平比较低。此外，在管理过程中部分管理人员重视人员信息的管理，而忽视了其他方面的管理，导致很多资料管理不齐全，很多有价值的档案没有得到真正的利用。再加上缺乏统一的管理标准，导致档案管理过程中问题不断出现，档案管理现代化水平提升缓慢。

（二）档案管理人员综合素质低。目前我国很多的档案管理人员没有接受过专业的培训和学习，缺少管理方面的专业知识，同时对档案管理工作的概念也没有明确认识。在管理过程中，由于没有现代化的管理理念，导致很多管理资料不能及时整理造成缺失甚至损坏。还有的档案管理人员虽然有专业的技能，但是缺乏应有的责任心，没有严谨的工作态度，使档案在一定程度上混乱没有规律性，为后期的查阅及使用造成困扰。虽然部分石油企业已经采用了现代化的档案系统，如数据库 E6系统，但是管理人员的专业技能并不能对此进行熟练操作。

（三）档案管理方式落后。当前我国的档案管理工作人员在进行档案管理的过程中往往采取传统的档案管理方式，无论是在知识上还是方式上都存在着明显的落后。首先，传统的纸质文件方式，给档案信息的建立和查阅都造成了一定的麻烦，这样会使很多重要的档案难以被发现。其次，在管理的手段和方式上也存在着问题，很难实现资源共享，比如业务交叉时，相同内容的电子档案对接困难。不能共享，也不能覆盖或者替换。所有工作都要手动检查、添加，增大了工作量，无法适应现代化的档案管理操作需要。

二、实现档案管理现代化的措施

（一）加强档案管理人员的综合素质。要想提升档案管理的现代化水平，首要目标就是提升档案管理人员的综合素质，只有提高了人员的综合素质，才能使档案管理得到进一步地发展。首先，从理论与技能方面加强对管理人员的培训，提升档案管理人员的基本技能。同时也要提升管理人员的计算机技能，熟练的操作计算机能够运用科学化的手段进行档案管理；其次，提升档案管理人员的职业道德素养。要定期的开展政治理论和职业道德理论的相关培训，在潜移默化中提升他们的自身素质；最后，要结合档案管理人员的实际工作水平和部门特点，适时对相关的培训内容进行调整，为档案管理人员能够不断掌握新的业务知识进行教育培训，以科学化、现代化为目标，不断提高档案管理工作者的能力水平。

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[中图分类号]G647

[文献标识码]A

[文章编号]1009－5349(2010)03－0044－01

高校档案管理是高校科学管理与服务教学管理的重要组成部分，高校档案对学校教学、科研的发展具有重要的作用。近年来随着我国高校教育改革事业的不断深入，办公档案管理日益凸显的经济价值越来越引起全社会的重视。

一、档案管理工作现代化是高校档案管理的必然要求

在当今社会主义经济建设飞速发展的今天，实现档案工作的现代化管理，是对高校档案工作的必然要求。在新形势下，特别是在知识经济时代，继续沿用原有落后手工检索的档案管理方法和手段已不能适应新的形势，.档案工作的计算机化管理，特别是高校档案现代化管理已成为摆在高校面前迫在眉睫的首要任务。

二、高校档案管理工作的现状

高校档案管理工作是学校重要的基础性工作之一，是学校管理工作的重要组成部分，是衡量一所学校办学水平、管理水平的重要标志。近年来随着高校办学规模不断速度扩大，学科专业不断的增加，科研技术和教学质量明显提高，校园的各项基本建设也进行了不同程度的改造。由于现有的档案工作人员多是兼职，甚至是身兼多职，工作量大，疲于应付，加之对专业知识技能缺乏，从而造成档案管理不够规范。

三、加快高校档案工作现代化管理的对策

(一)档案管理意识的现代化

解放思想转变观念，是高校实现档案工作现代化的关键。档案管理人员要正确认识档案管理现代化的重要性，具体讲应注意以下几个方面：

1.树立创新意识，变手工操作为计算机管理，变经验管理为科学管理，变封闭管理为开放管理，充分利用现代化设备和信息传输技术开展校际联网，实现档案资源共享。

2.树立科技意识，掌握一定的现代经济、科技、法律等管理知识，既熟悉档案现代化管理，又懂得计算机操作应用等现代化的管理手段。

3.树立效益意识，以较少的人力、物力、财力投入，争取获得最大的社会效益和经济效益。

(二)加强电子文件的管理

为适应现代化管理制度和信息社会的发展，做好电子文件的归档工作，对档案实施电子化管理势在必行。但是电子文件的不安全因素，影响了对它的管理和长期保存。其次根据本校具体实际情况购买合适的档案管理软件。一套好的应用软件，必须操作简便，工作效率高，能自动立卷、组卷，实现文档一体化，且具有数据的维护与查询等功能。完成好硬件、软件的配置，档案管理实现现代化问题就解决了一大半。

(三)增加专管人员的投入

随着高校招生规模的不断扩大，高校机构设置变多，职工和学生人数也随之增多。因此，高校在设置学校综合档案室的前提下，可根据需要在各处室分设档案室，并配备专职或兼职档案管理人员。高校领导也应转变过去那种将档案部门作为安置、分流人员场所的陈旧观念，要在档案工作中引进竞争机制，制定档案人员岗位职责，把档案工作的完成情况作为部门考核的重要依据，将工作成绩同工资晋升、职称评聘、评选先进等结合起来。为档案人员提供必要的条件、时间和财力，激发他们提高自身素质的自觉性和主动性，加快高校档案队伍建设。

(四)档案管理队伍的现代化

当今信息社会不仅对档案管理手段现代化有了进一步的要求，而且对档案管理者的素质也有更高的要求。高校应从专业、年龄、职称等方面，对档案管理队伍进行优化组合，并通过合理配备和引进专业人才，建立一支精通档案管理业务、具有现代意识、能够熟练应用计算机等现代化工具的档案管理队伍，这是推进高校档案管理工作现代化的基本保证。

五、高校档案管理自动化应注意的几个问题

一、量力而行，有计划有步骤地分步渐进。应该注意到，高校档案管理自动化并不完全排斥传统管理手段。特别在改革刚起步阶段，在新旧交替过程中难免会出现不协调等问题，更要注意发挥传统管理手段的过渡和缓冲作用，以免工作的脱节和失控。

二、严格抓好档案数据格式的标准化。档案数据格式的统一是档案信息人员从网上获取信息的保障条件，档案部门制定标准化工作时应考虑全网性、各类信息数据库的兼容问题。

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随着时代的发展，档案管理的技术手段也在不断发展中，这项文化事业的建设是保证我国社会进一步前进的重要手段。而在档案管理中，不可或缺的一部分就是音像档案的管理，对于音像档案管理中的重点与难点我们应该加以重视，在优化档案管理的进程中将其中存在的问题予以解决，促进档案管理事业的发展。值得注意的是，音像档案的管理与纸质档案的管理有所不用，因此在管理时的侧重点也存在一定差异，如果没有认清这一事实将会在工作中产生偏差。

1 音像档案管理现代化发展的重要意义

我们将档案进行存储，更主要的意义是将这份珍贵的资源留给我们的子孙后代，让其了解过去发生的事件。所以建立完善的档案管理体系，能够在巨大的时代变迁下，充分保留住珍贵的资源。而在档案管理中最为宝贵的应该是音像档案，随着社会的发展，其数量以及质量都出现了不同程度的减少，如果不加以进行科学化的管理，将会造成大量珍贵图像影音的流失，因此我们应该将这项工作重视起来。

除了对档案本身的存储外，档案管理更加重要的意义在于对其内部信息的运用。但是如果不具备完整的档案，那么又谈何而来应用呢？无论是对于相关工作者来说，还是对于档案本身，其管理工作都是一项意义深远的挑战，只用通过科学化的管理手段，才能优化管理方式，促进音像档案的管理朝着现代化的方向前进。当前的管理工作者应该根据现代化的发展目标进行音像档案的管理工作。

2 档案管理工作发展的必然趋势

随着音像档案的管理工作进一步深入，逐渐凸显出一些以前不曾出现过的问题亟需我们解决。例如，音像档案随着社会的发展出现数量上的变化；新形式的储存方式越来越深入人们的生活；使用何种方式将音像档案应用在社会工作中，使其成为一种媒介而不是放置在档案馆的“老古董”；缺少行使有效的管理手段取代传统的管理方式。就上述问题的出现，我们有必要深入了解音像档案的管理工作，从而找到解决办法，在现代化的建设中找到一条新出路。

我国各个时期的珍贵历史资料都是通过档案的形式得以保存下来的。我们的子孙后代要想了解这一时期的历史都需要依靠档案提供的资料。除此之外，档案管理有利于我国现代化的发展，是各项工作顺利开展的前提，有效的管理好档案，还能在一定程度上获得经济以及社会收益。社会的发展必然带动现代化科学技术的进步，但是对于档案的管理工作具有两方面的影响。一方面是音像资料数量上的增加，另一方面则是在处理档案的技术方面逐渐完善，有利于音像档案的引进与运用。

3 加强音像档案现代化的优化管理

音像档案在档案整体发展中占有非常重要的地位，对音像档案的管理措施随着社会的进步在不断地发展，但是在其管理和应用过程中，仍存在着一些问题，因此，加强音像档案现代化管理的优化，必须通过科学的适时的手段进行，以保证其方法能够满足现代社会发展对音像档案管理和应用的需要。现就坚强印象档案现代化的优化管理措施进行探讨，主要有以下三个方面：

3.1 优化管理思想

多媒体技术在音像档案管理中具有较大的优势。这一技术是通过人们的视觉以及听觉对相关信息进行接收，在为人们带来全新体验的同时，还是一种世界化的潮流趋势，并在潜移默化中不断改变着人们的生活以及工作方式。将多媒体技术应用在现代化的档案管理中，可以有效地改变传统的管理方式带来的不便之处，在变革中进行技术的创新还更加有利于人们的接受，总而言之，运用多媒体技术不仅方便了音像档案的管理，同时对于文书档案、专门档案等多种类型的档案都具有积极影响，减少了储存档案的步骤，从而对一些珍贵资料的原件起到了保护作用，也可以利用多媒体技术对破损的资料进行修复，最终保证了档案信息管理能力的提升，促进档案管理事业的蓬勃发展。

3.2 优化管理设施

第一，建好音像资料数据库。一般来说，能够纳入音像资料数据库的内容，各级政府、党委召开的重要会议或由各级部门主办的有特色的会议、活动所形成的音像材料，包括会场、会标、主席团成员、主持人、发言人、集体合影等；发生或参与处理的自然灾害、重大事故、重大事件所形成的音像材料。第二，建好音像资料档案馆。音像资料档案馆是随着网络技术、数据库技术、多媒体技术的发展而产生的一项新事物。加强音像资料档案馆的建设，目的是实现音像资料资源互补和共享，提高馆藏利用率，有效缓解人员、资金、存储空间紧张等问题，有利于各级各类档案、图书、情报、信息中心等部门朝着有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会各方面的需要。

3.3 优化管理技术

第一，推进音像资料数据化建设。计算机对音像资料的处理技术，最初只是用于信息的检索。随着音像资料数据数字化信息处理技术和电子存贮技术的发展，为档案信息数字化提供了技术手段和可能。利用这些技术可以“捕捉”任何现存的包括照片、纸张等非常容易毁坏变形的档案材料，把它们转换成数字形式，妥善地保存起来。第二，规范音像资料归档管理技术标准。音像资料归档与管理必须依照相关法规和技术标准，纳入科学化、法制化的轨道。档案部门要参与和指导音像资料的形成、办理、收集和归档等各环节。第三，开发大众化音像资料查询系统。音像资料检索技术虽然很复杂，但是要在操作上实现简便易行，即使完全不懂计算机的用户，也能通过屏幕模拟按键进行操作，使人们以乐于接受的方式获得所需信息。面对现代化科技和文化的发展，对音像档案的存储需要以现代化科技为基础，结合现代管理理念，实现音像档案的科学存储和管理，使对其质量的保证和应用的便利两方面都向现代化和科技化方向发展。

结束语

档案管理从根本上说就是记录历史信息的一种途径，在记录中结合图片、影音等载体综合性的将这些信息储存在一起，从而在这一过程中实现档案管理的意义。本文主要介绍了音像档案管理的相关信息，对其如何在现代化的环境中加以应用作了进一步阐释，有利于档案管理事业的发展，是人类进步的体现。

参考文献

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1.财政档案管理现代化的必要性

1.1是传统档案管理方式需要改变的要求

财政档案管理与其他领域的档案管理过程基本一致，主要包括档案资料的收集、筛选、分类、校核、传递、存储、利用等过程，在传统的档案管理过程中，由于档案资料的主要载体为纸质，并且从收集到使用的整个过程大部分工作都是人工操作，具有劳动强度大、工作效率低、档案管理人员众多、浪费存储空间、保养费用高、使用不方便等缺点，因此无论是从经济性还是从实用性的角度出发，当前传统的财政档案管理方式都已经相当落后，要想使财政档案在国民生产中发挥参考的作用，其管理设施和管理方法都必须要实现现代化。

1.2是时展的要求

当今是一个信息化的时代，随着信息量的不断增大，使得档案的存储空间面临着巨大的挑战，也给档案的分类、整理等工作带来了巨大的工作量，同时计算机技术和网络技术已经在各行业各领域得到了普遍的应用，而一些信息的载体已经由传统的纸质转变为纸质与电子载体并存的局面，并且档案的管理工作不再局限于基本的保存和保养，而是要促进档案信息利用率的增加，使档案保管与信息开发并行，很显然用传统的劳动密集型档案管理方法已经无法满足时代的要求，因此实现财政档案管理现代化成为必然趋势。

2.财政档案管理现代化相关措施

2.1财政档案管理技术现代化

财政档案管理要想实现现代化，首先就要升级档案管理基础设施，如计算机硬件、软件、互联网与局域网等，并采用相应的现代化技术对财政档案进行管理。

2.1.1计算机技术在财政档案管理中的应用

计算机技术可为财政档案的管理提供巨大的便利，如可通过计算机软件、硬件技术实现档案分类、编制目录的自动化，并且可通过计算机软件平台对馆藏档案进行检索和跟踪管理，一方面解放了大量的人力，节省了档案管理开支，另一方面也增加了档案使用的科学性。因此，财政局应当加强对档案管理软硬件设施的投入，如足够数量的计算机、网络、服务器、防盗系统等一系列的硬件设施。并要加快档案管理配套的软件建设，如先进的档案检索系统、档案管理系统平台、档案监测系统等等；最后，为顺应信息时展的需要，加强数字档案管理建设，实现财政档案的无纸化管理，并对特别重要的档案采取纸质和数字双保险的存档方式，推进档案管理现代化进程。

2.1.2网络技术在财政档案管理中的应用

财政档案的检索与使用要实现随时随地的进行，因此就需要在财政档案管理中引入网络技术，主要体现在以下几个方面：

首先，通过建立网络服务器，使人们不用再亲自到档案室查询、取用档案，而是随时随地通过互联网完成对馆藏档案的检索，在线使用等，极大促进了档案的利用效率。

其次，通过网络技术建立的财政档案信息网站可以方便与其他部门的档案之间实现共享，有利于各部门的密切合作，共同为社会发展服务。

再次，无论是互联网还是局域网内，为了保障档案信息的安全性，必须要在档案信息联网的同时增加档案的保密性，根据档案的密级程度来分别对各个级别的档案采取不同的加密技术，一方面可以很大程度上保证档案信息不被黑客窃取，另一方面由于加密技术越复杂投资也越大，因此通过分级对待也降低了档案管理的成本。

2.1.3缩微技术在财政档案管理中的应用

由于原始纸质财政档案占用空间较大，因此可利用如今已经相对成熟的缩微技术对原件进行现代化信息处理，将其信息用摄影的形式记录在感光材料上，然后加工制作成缩微产品。经过缩微后的财政档案材料体积要远远小于原件，几万卷的档案往往只需要一两个档案柜就可以存放，在使用的时候可以通过放大阅读技术或者放大复印来进行使用，非常方便快捷，缩微品的好处在于可以完全保持档案信息的原貌，并且记录寿命长，也可采用数字化处理将其信息保存在光盘等介质上，通过计算机直接放大使用。

2.2财政档案管理观念现代化

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档案是证据。检察机关是国家的法律监督机关，其监督活动贯穿于刑事诉讼的全过程，并且对国家工作人员贪污贿赂犯罪、国家机关工作人员渎职犯罪具有侦查权、侦查，是收集证据，审查批捕，是审查证据，出庭支持公诉，要依靠证据，可以说，证据是刑事诉讼活动的生命。从档案形成的特点看，是当时、当地、当事人直接使用的文件材料有条件地转化而来的，是未经任何改动的原始材料，是令人信服的历史证据。从档案本身的特点看，它是历史的真实记录，如手迹、信件、照片、录音和录像等，都是原始文件和历史信证，可以成为查考、研究和处理问题的依据。档案是“句号”。每个案件，都经法定程序，都有一叠档案，从立案、侦查、、审判到执行，都有详细的记载。事情终结、案件办结的标志是什么？两个字：归档。没有归档的事情、案件，都还没有真正划上“句号”。北方农民种地，讲究春种、夏锄、秋收、冬藏，如果立案、侦查、批捕、，是“春种”、“夏锄”、“秋收”，那么档案工作就是“冬藏”，如果“冬藏”不妥，前面诸般努力的实际效果就会大打折扣。检察档案是广大检察干警辛勤劳动的果实，心血的结晶，因而，必须科学、规范、完好地保存。档案是历史，它真实记载着经验和教训，有着不可替代的现实参考价值。检察档案是检察机关工作的查考凭证，办案干事业的重要依据，调查研究的必要条件和基础，是开展培训的生动教材。随着科学技术的不断发展，计算机应用的日益普遍和电子文件的大量涌现，对检察档案实行现代化管理已迫在眉睫。

二、目前林区检察档案管理的现状以及存在的问题

经笔者初步调查，在省林区分院下属的23个基层院中，有14个基层院档案工作没有晋级；档案检索体系不够健全，普遍存在检索工具设置过于简单，案卷目录一本账、重复交叉现象严重、整体功能发挥难的问题；有的已晋级的基层院，当时只是为了应付晋级检查，虽购买了软件，但没有著录，这既不便于今后工作，也不符合建档规范；有的基层院虽建立了声像档案，但没有购买防磁柜，非常不利于声像档案的保存；有的基层院还在使用传统的老式的“五节柜”，没有购买密集架；有的基层院没有专门用于档案工作的微机，既不便于档案软件的利用，也不符合安全保密规定；还有的基层院领导重视不够，从不过问档案工作，甚至没有设置专门的档案室。上述问题的存在，原因是多方面的，有领导的、有管理的、有资金的、有人员素质的，如果不下大气力加以规范和解决，势必是对过去检察工作的不负责任，对未来检察工作也会造成严重的影响和制约。

三、检察档案实现现代化管理的途径和办法

1、以提高认识为前提，转变各级领导的思想。制约档案现代化管理的因素很多，如资金、人才等，但起主要决定因素的是领导者的现代化意识水平。首先，主要领导要总揽。认真从自身作起，检讨对档案工作认识和重视上的偏差，切实转变思想。在实际工作中应投入一定的精力关心支持这项事业，要经常过问、检查、督促档案工作。应想方设法创造档案现代化管理的物质保障条件。其次，主管领导要真管。应当把档案工作列入工作职责，经常了解档案员在干什么、想什么，领导能够为他们做些什么。每年至少要研究一两次档案工作，对重大事项、重要问题，要定期听取汇报，了解档案工作现状，提出要求，下达任务，指导档案部门依据标准和有关规定开展工作，帮助解决工作中存在的实际困难和问题。

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中图分类号：G327 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）29-0209-01

档案管理工作是一项非常重要的管理内容，其在企业的发展过程中发挥着非常重要的作用，在传统的档案管理模式的基础上，应用现代化的管理方法及管理模式实现档案管理工作的现代化，是时展的必然需求，同时是档案行业实现自身的突破与发展的需要，本文就主要对档案管理的现代化进行简单分析探讨。

一、 档案管理现代化的意义

随着社会经济的发展，各项技术都取得了进步与发展，各个行业都在科技的带动下取得了一定的突破与进展，新时期发展背景下，档案管理行业想要实现科学、高效的发展，就需要在时展过程中，不断的完善自己，实现现代化发展，这样才能保证在激烈的市场竞争中保持较强的竞争力水平，同时，档案管理工作实现现代化发展也是时展的需求，现代社会中各个行业都在高科技水平下快速发展，如果档案管理行业不能实现自身管理模式及管理方法的转变，积极应用现代化的管理方式，那么其就难以跟上时代的发展脚步，容易与时代的发展脱轨，难以实现良好的发展前景，由此可见，现代社会中，实现档案管理工作的现代化是非常必要的。

二、 档案管理现代化的主要内容

档案管理现代化是一个动态的、发展的、相对的概念，社会发展过程中，不同时期，对于档案管理现代化的内容要求具有一定的差别，现代社会的档案管理，从内容上来讲，主要包括这样几方面的内容：档案管理标准化、档案管理手段的现代化、档案保护的现代化、档案资源的信息化，下面就对这几方面的内容进行简单分析。

1、 档案管理的标准化

档案管理工作中，要想实现现代化管理，其基础就是要实现其管理工作的标准化，这主要是由于在档案现代化管理工作中，要建立在广泛协作、严密分工、先进技术的基础之上，在实际的档案管理工作中，要想实现其标准化的管理，应该根据实际的管理需求，制定出严格的标准与规范，并要在实际工作中积极贯彻相关的标准与规范，使得相关的分工协作及技术应用能够遵循统一的标准与依据，最终实现档案管理工作中各相工作的有机联系与统一，并在相关的管理模式之下取得较好的经济效益。

2、 档案管理手段的现代化

要想实现档案管理工作的现代化，就需要在现有基础上，应用各种有效的现代化管理手段，这主要包含理论手段与技术手段两方面的内容，首先对其现代化的理论手段进行简单分析，这主要是指实现档案管理方法理论的现代化以及其应用层面的现代化，在档案管理过程中，要积极的学习与借鉴已经发展成熟的现代化管理方法及管理理论，并结合自身的档案管理需求，在档案管理实践中不断的提升自己，最终形成具有自身特色的档案管理现代化理论体系。另一方面，要积极的将现代化先进技术手段应用于档案管理工作中，在实际的档案管理现代化实践中，要能够积极应用现代社会中的先进技术设备、技术手段及技术成果，最终高效、全面的实现档案管理的自动化与专业化。

3、 档案保护的现代化

传统概念上的档案保护现代化通常指的是：实现档案载体保管保护、档案管理设施、档案库房等的现代化，随着各种先进科学技术的快速发展与广泛应用，现代化信息技术及新型存储介质快速发展，档案信息的载体也表现出多样化的发展趋势，声像档案、电子档案、机读档案等信息的档案载体不断应用于档案信息管理工作中，与传统的档案信息存储方式相比，新型档案载体在档案信息的记录与存储工作中，更加的高效、全面与方便，这也对档案保护现代化提出了更高的要求，相关的档案管理部门应该在现有技术上，对新型档案的存储及管理方式进行深入的研究，应用各种有效的保护方式，实现档案保护的现代化。

4、 档案资源的信息化

现代社会已经步入信息化时代，在这种大的时代背景之下，各行各业的发展都开始以信息化发展作为主导，先进的信息化技术在社会及国民经济的发展过程中取得了越来越广泛的应用，档案管理工作中，应用各种高科技信息技术，实现其信息化发展是非常必要的，这就需要在实际的档案管理工作中，应用科技化的手段对档案管理程序及相关的档案资源进行信息系统加工，使其能够在计算机网络中实现整体的传输与运转，最终能够有效的实现档案管理资源的开发利用与合理配置，这对于档案信息资源共享程度的提升具有非常重要的作用。

三、 档案管理现代化的相关要求

1、 加强档案馆基础工作的管理

档案馆基础工作的有效管理是实现档案管理现代化的基础条件与基本保障，这就需要在实际的管理工作中，依据档案馆的运行特点及实际需求，全面、细致的做好其各项基础工作，这对于档案管理现代化的顺利开展具有积极的作用。

2、 实现档案馆管理的现代化

实现档案馆管理的现代化，首先需要实现其管理思想的现代化，这就需要在思想上改变档案管理人员对于现代化概念的认识，并要要求所有管理人员以勇于改革、更新观念、认清形势的思想作风开展档案管理工作，并要在实际的工作中不断的探索新的管理途径与管理模式。

3、 对不同内容、不同载体的材料进行妥善管理

现代社会中，档案馆中各种档案信息的种类多种多样，其材料载体也是多种多样的，除了传统的纸质档案，还有磁盘、录音磁带、录像带、照片等各种不同种类、不同载体的档案信息，这就需要相关的管理人员在实际的管理工作中，应用合适的管理方法，保证其管理水平的提升。

4、 实现管理手段及保管条件的现代化

在档案现代化管理中，对于管理手段及保管条件具有较高的要求，这就需要在实际的管理工作中，对档案库房的温湿度进行有效控制，并要保证档案载体材料的微小化、现代化，并要能够应用计算机等实现存储信息的检索，这对于档案管理的现代化发展是非常必要的。

结束语

随着社会市场经济的发展，档案管理工作中，实现其现代化发展是非常必要的，本文就主要对档案管理现代化的意义、内容及相关要求进行了简单分析，对于档案管理的现代化发展具有一定的参考价值。

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2探讨档案管理的现代化路径

1规范化管理的统一运用模式档案管理要是综合的管理方法,就需要健全各项规章制度,并通过严格的管理机制,从多方面细化管理渠道,形成综合性的运用。一是健全制度规范管理。参照先进档案管理的做法,健全档案转递、借(查)阅、实时登记、保密等有关制度,做到统一档案袋,统一档案材料目录,统一建立花名册、档案登记簿、接收档案登记簿。并督促单位实行专人专管、专柜专存,档案管理步入规范化轨道。二是落实责任巩固成效。将档案管理工作纳入工作年度考核,要求把档案的科学保管作为一项重要基础工作,在人力、财力上给予保障。明确第一责任人、具体责任人。对违反阅档规定和保密制度,利用档案材料营私舞弊者,视情节严格追究责任。同时,成立合督察组,全面督查指导档案管理工作,对工作不力,问题较多的单位进行通报批评。2档案目录与检索的现代化模式建立相应的档案目录是档案管理工作中是一个重点。如今计算机普及事业单位的各个角落,档案目录也完成了手写向计算机打印的转变。在档案目录的管理中,我们可以利用专门的档案管理软件,对档案目录和目录下的相关资料分门别类,然后输入计算机,用软件对录入的内容进行统一规整。如果要调用某个档案,只要输入相关名称,那么档案管理软件就会显示档案的具体目录位置和简要概括,这无疑大大缩短了档案检索的时间。事业单位的档案管理人员在分析各类档案的同时,应划分不同的目录与之对应,以提升检索的准确率。3软件辅助的现代化管理模式在当前的档案管理中,要通过建立各种软件辅助系统,尤其是在档案信息不断规范化的大背景下,对于出现的各种全新信息,要利用计算机软件进行辅助管理,在这样的情况下,能形成综合的管理模式,从当前的现代化技术运用技术来看,比较广泛的档案软件包括有档案归还、借阅系统等,在此基础上可以更好的实现管理上的突破,形成优化的路径。现代化技术主要是应用计算机和网络,文档分离问题和网络安全问题比较严重。因此，在当前的档案管理中,一方面内部应该保证文档的一体化,让档案与文件统一；另一方面,对网络要实施密码控制,及时对网络安全进行测评和安装杀毒软件等来保证档案的安全。并通过“查、补、健、固”四步曲,进一步规范档案管理,有效扭转档案“脏、乱、杂”等现象,发挥出档案的有效作用。

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档案的存放和分类是很重要的，所以说管理档案的工作人员是需要工作责任心、细心、沉着冷静等这些基本素质的，当然拥有较高工作责任心是远远不够的，还要时刻提醒自己不能玩忽职守，需要重视工作。档案管理工作可以运用档案管理原则进行指导和开展。以下就通过各要点重点介绍档案管理原理：

1.1标准化

根据不同的标准原则把档案管理标准化原理分为三种：基础标准、技术标准、管理标准。所谓的基础标准就是凭借在基本、具有大众指导标准下去进行档案管理。技术标准指的是通过多种先进技术手段比如网络电子信息技术等进行档案管理。管理标准指的是在不越界、不违法的基础上，安全有效的进行档案管理。

1.2统一化

档案管理工作的出发点和最终目的都是为了保护好档案，只有按类型、按一定的顺序、按规定的安排统一进行梳理和管理，才能让档案管理工作具有规范性和合理性。档案管理统一化原理分为以下三点：（1）实行统一的管理规范，使档案管理具备规范性和合理性的特点。（2）不同分工的人员都应该实行统一管理，不能特殊对待，要公平的进行统一管理。（3）新旧交替是理所应当的，旧的东西注定要被新的事物所替代，进行新旧更替。

1.3简洁化

琐碎的东西多了就会让简单的事情变得复杂，只有在不影响基本档案管理的情况下，合理地将档案管理的数目和类型进行减少，这将大大减轻管理人员的工作压力。追求更高效、更便捷的管理模式，就要在复杂、繁琐中寻找捷径，减少了重复、多余的环节便可将档案管理向着简洁、明了、高效的趋势发展。

1.4通用化

为了不让繁琐的系统制约工作人员，最好是用一种通用的技术手段去进行档案整理、档案标引、档案保护等，从而有效的去进行档案管理。一切按照秩序开展，通用技术手段便可使档案管理更加有序的进行。

1.5最优化

如今随着科学技术高速发展，“优化”这个词逐步深入人心。实现档案管理的最优化，要在档案管理人员个人技术过关、更新的基础上，才能稳步开展。档案管理人员不仅要有较高的责任心和吃苦耐劳的精神，还要有敢于创新、不断超越自我的良好品格，这样才能充分为档案管理工作发挥其优越性。

2.档案管理原理在档案管理现代化中应用的分析

在经济全球化和文化全球化的大环境下，网络信息技术全球化的趋势也越发明显。网络作为一种主要的交际工具，高速发展的经济让网络信息技术在全球范围内迅速传播。通过现代化的管理模式，不仅能让繁琐的人工手段变得简洁明了并具有安全性，又可以让先进的信息技术在其间得以发展，从而提高管理人员个人的管理素养和技术手段。档案管理智能化的开展，让枯燥的管理环境变得生动，现代化的管理手段可以让档案管理更加安全、更加便捷，让管理任务变得轻松而又规范。

2.1系统管理

系统管理可以让杂乱无章的东西归总并且有序，局部的管理仅仅代表的是片面，整体的规范管理才是较系统的管理思路。标准化是系统管理的基础，统一化是系统管理的规范，简洁化是系统管理的要求，通用化是系统管理的目的，最优化是系统管理的催化剂。每一项都是档案管理不可缺少的部分，如果缺少了标准化，根基不在何以继续开展工程；如果少了统一化，没有了标榜，就没有了秩序；如果没有了简洁化，繁琐的杂事便能让管理工作滞步不前，没有效率可言；如果没有通用化，管理工作就不能有序的进行；如果没有最优化，（就）不能与时代接轨，便是与新理念脱节，不能做到全面、高效的发展。所以说想要系统管理得到优化和快速的开展，五项原则缺一不可，只有互补发展，才能使系统管理更加全面、安全、可靠的进行。

2.2合理组合

任何大事物都是从每个小事物发展而来的，把每件工作分成若干件小事物，然后再把那些小事物按照合理和恰当的安排进行组合，从而能够将大事物做好并且优化。当然档案管理也是一样，将细小的事物按照标准化、统一化、简洁化、通用化、最优化原理进行合理组合，便可让档案管理的效率和规范得到更大的提高。

2.3反馈整理

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2、对于一个企业来说，研发能力的强弱，是衡量其核心竞争力的重要指标，而许多新的研发成果不可能从零开始，更多的是要借鉴、吸收大量的前人成功经验，吸取大量的前人失败教训。科技档案利用价值是它本身固有的特点，使其变利用价值为使用价值，使科学技术成为生产力，在企业建设与发展中产生经济效益。

3、当今社会正步入一个新的技术革命新时代，这些高新技术广泛应用于生产，应用于社会之中，势必带来社会生产力的飞跃，同样也会引起社会生活的深刻变化，尤其是计算机和通信技术的迅速发展和广泛应用，信息已成为人类生存和发展的重要资源，是现代科学技术的支柱之一。信息资源的利用就是人类知识和智慧的利用，科学信息的交流、利用必将推动科技生产力的不断发展，科技档案信息化管理势在必行。

二、档案管理将实现无纸化、虚拟化

随着计算机技术的普及和网络的不断延伸，无纸化办公将变为现实，传统的以纸质为载体的档案管理方式将发生根本的变革。无纸化办公和自动化已成为当今的发展趋势。文件可以通过网上收发，报告可以通过网上传输，这样既简化了文件收发过程中的手续，又使文件的传递更加安全、快捷。这是科技发展给办公自动化带来的变革，同时也给传统的档案管理工作提出了新的挑战。

档案资源共享是档案管理的目的，而支持档案资源的是一定量的档案馆藏，虚拟化就是通过网络互联和馆际互借来增加馆藏，丰富档案资源。如果把全世界的档案信息都并入互联网，从一定意义上说，档案资源可以无限扩大，远至大洋彼岸，近到同城邻里，都可以在极短的时间里查到你所需要的信息资料，从根本上解决了传统档案管理的难题，而且具有占地小、容量大、投入少、管理简便、查阅方便等优点。

三、档案管理将实现缩微化、数字化

缩微摄影技术和数码影像技术的应用，为档案管理实现数字化提供了有力支持。所谓档案信息数字化，就是通过计算机、扫描仪等现代电子技术将馆藏档案资料转化为电子文件。缩微摄影技术是把大量的纸质文件缩微在很小的缩微品上并制成电子文件，数码影像是通过数码相机和光磁转换实现对影像的高清晰处理，其共同的特点都是以计算机进行识别、存储和管理的电子文件。实行档案信息数字化后，可通过计算机进行智能化检索，检索速度快、范围广，这就从根本上解决了纸质档案给库容带来的压力，克服了档案管理过程中的诸多矛盾。特别是缩微技术、数码技术与计算机的结合应用，对档案管理中的照片、图片出现的退色、渗化和消褪，能有效地进行技术处理，使原始面貌还原，有利于影像长期保存和准确复制，有利于计算机查阅照片案卷。图文并茂，声像俱全，这是档案管理发展的必然趋势。

四、档案管理将实现信息化、网络化

1、目前，从中央到地方，从机关到企业已普遍建立了计算机局域网，其中，为了加强文件资料的保密，有些部门规定不准接入互联网，有的甚至是单机操作，与网络实行物理隔离。但随着计算机技术和网络技术的发展，如密码技术的深化、语音识别、指纹识别技术的应用，将使文件资料的安全保密性大大提高。而对电子文件资料真伪的识别，也随着电子文件签署技术的应用，给收文部门和单位建立了信任。这一技术的发展应用，为档案管理过程中对电子文件真实性、可靠性的认定提供了技术保证。

2、网络传输作为一种信息传播方式具有无比的优越性。一是传播速度快，二是传播范围广，三是传播不走样，四是传播成本低，这已被全世界广泛认同。档案管理也必将随着这一技术的发展而发展。因此，档案管理实现信息化、网络化的目标已为期不远。

3、档案管理人员对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失。

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档案管理现代化是要用科学的思想、组织方法和手段，对档案工作进行有效的管理，使之获得最佳的工作效率，经济效益和社会效益。档案管理现代化包括三个要素(1)档案管理中运用了现代化技术，即计算机计算机信息技术(2)档案管理者掌握了现代科技知识(3)建立起了科学的管理机制。

档案管理现代化的实质是档案管理领域中的技术革命，或技术变革。这种变革将会在档案管理中突出技术的作用，但是这种技术又必然受着同时代所提供的信息处理技术及相关技术的制约和影响。以计算机技术为核心的现代信息处理技术，正在深入到档案管理中，在我国，档案管理以手工为主的传统手段正在发生变化，逐渐向采用现代化先进技术管理手段过渡。

档案管理现代化的主要内容和核心，就是计算机技术的应用。即档案计算机管理，除此之外，还包括音像技术，缩微技术以及现代化库房和保护技术运用，新型载体档案管理等。实现档案管理现代化可以解决档案管理中迫切需要解决而用传统手段难以解决的问题。如，可以自动控制库房温湿度，改善档案的保管条件，防止档案受到虫蛀、老化的危害，减缓档案制成材料的老化，字迹的褪变等由化学侵蚀和物理因素造成的影响，以利于档案的长久保管，实现高密度存储，节省库房造价，实现自动检索和远距离信息传递，做到快速而准确地利用档案，对档案借阅管理工作进行自动化管理。提高工作效率，档案管理现代化势在必行。

二、档案管理现代化的内涵

信息化从理论方式到技术手段，都不断丰富和发展档案管理现代化的内容。

1　其手段是档案管理实现现代化。档案信息自动化包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施，推进档案自动化建设必须抓好档案标准化，规范化。因此要实现档案管理现代化。就是要改变档案管理模式，提高档案管理水平，针对档案管理工作的特点，改变传统的手工检索查档方法，以智能化的计算机管理档案，以数字化的信息技术提供利用服务，提高档案现代化的管理的整体水平。

2　其优势是档案管理标准化。档案管理标准化是档案管理现代化的一种重要基础档案管理现代化是建立在先进技术，严密的分工和广泛协作的基础上的。在信息时代，信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准与规范，制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，来确保档案管理现代化各项工作的有效手段。

3　其核心是档案资源信息化。21世纪，信息化已成为各行各业现代化的核心与主导，以信息化推动现代化是今后国民经济与社会发展的方向。档案资源信息化作为信息技术在档案管理领域的创新和实践，是将档案资源和档案各项管理过程。通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序，有效开发利用，实现档案信息资源地社会共享，因此信息化是新时期档案管理现代化的核心内容。

4　其开放性使档案利用也实现了现代化。保管档案的目的在于利用。随着档案管理信息化的发展，以数字化，网络化手段提供优质高效的档案信息服务，已经成为档案工作的方向和重点。

三、档案管理现代化存在的相关问题分析

现阶段存在的若干问题概括如下，档案信息自动化系统的标准化，规范化水平滞后，系统的整体水平参差不齐，数据库建设步伐较慢，管理体制滞后，系统建设资金投入不足，人才培养滞后。

1　我国档案管理工作基础工作的不足。(1)总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷，数量繁多，时间跨度大，且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。(2)档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多。(3)案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容，或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍。(4)大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标涵盖的内容永远无法检索而难以利用。(5)许多案卷未标页码。如果使用中掉页很难发现；(6)组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷的。(7)案卷厚薄不一，有的一二页纸一类一卷。

四、加快档案管理现状化的对策

1　要培养一批高层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才人手。要尽快培养既懂专业知识，又懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分准备。

2　要加强档案信息素质教育，加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识，提高运用现代化技术和设备。获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。

3　要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化，计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的，因此要适应知识经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。