村委会档案管理范文

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一、当前村级档案工作的现状

随着社会主义新农村建设的不断深入和农村各项制度的进一步完善，给新形势下的村级档案工作提出了越来越高的要求。但目前的村级档案管理工作还远远地落后于社会主义新农村建设的发展，主要表现在以下几个方面：

1.村级档案工作发展不平衡

在经济较发达的省、市、区几年来陆续制定出台了本辖区内乡镇机关档案工作规范、村级档案管理办法等规范性文件，乡镇领导普遍重视农村档案工作，并给予一定的人力、物力和财力方面的支持，村领导档案意识较强，在每个试点村设立供农民查阅档案和已公开现行文件的场所，建立村务公开档案专题目录，设立“档案开放日”，为农民群众提供查阅服务，促进了各种门类和载体档案的有效管理。而在一些经济不发达的地区，部分村由于经济比较落后，档案工作还没有得到有效的管理，有的地方的档案工作甚至还是一片空白。

2.部分地方村级档案管理混乱，缺乏规范化、制度化、科学化管理，大量的村级档案资料需要收集、整理、补充

一些地方由于只注重收集，不注重归档，档案没有分类或分类不清；一些专业档案统统归入文书档案，造成管理不适，利用不便；有的虽已用档案袋保管了，但没有抄写目录，不知道袋子里装了多少材料、都什么内容。找一份材料有时要翻遍所有的袋子；还有的由于收集过来后未做整理，不少档案原封不动装在袋子里，时间一长造成破损、甚至发霉。随着村委会成员的更换，许多有价值的材料也随着丢失。

3.部分地方村级档案工作的各种制度没有落实，档案人员、机

构、库房存在较大不足

虽然在一些村已制定了档案管理制度，但由于受一些条件的限制，仍有部分村没有将此项工作落到实处，档案工作还只是停留在表面。档案人员由村委会成员兼任的现象比较普遍，个别的村还存在档案由村支书、村主任保存或在会计家中，限制了村务公开的透明度，使村民担心集体资产的流失，对村组织不放心等等。

二、阻碍村级档案工作发展的主要原因

1.村级组织档案意识薄弱

村级组织由于没有归档意识，造成许多有价值的档案资料流失。有的地方由于只注重会计档案的归档，甚至认为只要把会计档案建立起来保存好，以备今后查考即可，使反映本村工作和生产经营活动的有价值的材料被遗失，从而无从查证。

2.缺少一定的档案管理基础知识，没有有效的档案管理方式和手段

有些地方由于只注重档案的收集，不知道如何规范化地去管理档案，缺少相应的管理制度和管理办法，对于收集来的档案资料不知如何处置，存在档案随意存放的现象，造成管理混乱。

3.受经济条件的限制，影响了村级档案工作的开展和档案人员的积极性

在一些地方由于经济不发达，使得保管档案的基本条件没有保障，个别地方目前还是档案室一室多用，甚至是一橱多用，由于根本不具备保管条件，严重影响档案的安全保管。

三、搞好村级档案工作的对策

1. 统一认识、高度重视

村级档案是记载农民、农村历史的最真实的记录，是难得的珍贵档案，如果不及时采取措施进行收集和整理，损失将无法挽救。当前应当把涉及农民各方面利益的文件，不管是农民自己形成的，还是党政部门、各种社会组织形成的，都收集齐全，归档管理。对一些严重缺乏的档案资料，村委会要想办法进行调查，走访有关同志，确保档案资料的齐全完整。民政部门作为基层政权建设的职能部门，要把做好农村档案工作列入指导村委会建设的一项重要内容，农业、林业、组织部门要配合档案行政管理部门，共同做好村级档案工作。县、乡（镇）档案行政管理部门要深入一线，搞好业务指导工作。要严格按照标准，逐项抓落实，尽快使当地的村级档案工作步入规范化、制度化发展轨道。

2. 要进一步强化乡、村两级档案部门的档案利用功能和服务功能

乡、村两级档案利用的重点是乡、村两级的干部和群众，要把利农便民，方便本乡、本村利用作为村级档案工作的重点来考虑和安排。坚持“以人为本”，用有效的办法解决各村档案的日常利用和方便村民利用问题。县、乡（镇）、村档案部门应围绕乡、村的中心工作和农村干部群众最关心的问题，主动向有关方面提供档案信息，或者利用档案办一些小型的展览，在乡、村行政中心和农村集市上展出，宣传党和国家的方针政策、宣传本乡本村的重点工作，宣传乡、村的发展变化等，通过各种宣传提高广大农村干部群众利用管理档案的意识和自觉性，让普通农民知道哪儿有什么档案，遇到什么问题可以利用档案去解决。

3.领导重视和支持是做好村级档案工作的关键

建立和健全村级档案工作必须要解决好机构、人员、库房等实际问题，这是档案工作得以顺利进行的组织保证和客观条件。要配备专职或兼职档案员，要有专用的档案室，要有足够用的档案保管柜。要想解决这些问题，单靠说是办不到的，必须要得到村领导的重视和支持。在经济不发达的农村，要积极争取乡镇有关部门的支持或可以试行“村档镇管”的办法，确保档案的安全保管。

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××县全县辖5镇3乡81个村委会486个村民小组，农业人口占总人口的90%以上。近年来，在县委、县人民政府的领导下，档案部门和农、林、水、土、民政等涉农部门相互配合，全县农业和农村档案工作成效显著：全县各乡镇机关档案室管理全部达到四星级以上等级标准；各乡镇涉农站所及村委会建档率达100%，其中已有5个社区和5个村委会档案室建设达到三星级等级标准；农村第二轮土地延包档案、土地经营权证补换发档案、农村税改档案、集体林权制度改革档案等涉及广大农民切身利益的档案全部规范建档，部分已接收进馆。

二、我县农业和农村档案工作存在的主要问题

在充分肯定成绩的同时，我们应当清醒地认识到社会主义新农村建设对档案工作提出了更高的要求，全县农业和农村档案工作在管理体制、人员和设施设备的配备、经费落实、档案资源建设及建立档案工作长效机制方面还存在不足，还不能适应新农村建设发展的需要。这些问题主要表现在：

（一）档案管理体制不适应发展的需要。农业农村档案难以实行集中统一管理。原有的档案工作体制不适应新时期农业和农村档案工作发展的需要。乡镇作为一级政权组织，既有齐全的职能部门，还有村委会（社区）、站（所）等单位，但是乡镇作为一个立档单位，其在县档案馆中只有一个全宗，乡镇档案室作为综合档案室，必须集中管理乡镇各类档案。而事实上，乡镇各类档案无法做到综合管理，而只是保管乡镇党委、人大、政府、群团的文件材料，所辖站（所）等单位的档案都是分散在各站（所）管理，由各单位自行整理立卷保管，因而难以实现档案集中统一管理，使乡镇档案无法反映乡镇档案的全貌，阻碍了乡镇档案作用的发挥。

（二）农村基层档案意识淡薄。多数乡镇分管领导和档案人员对档案工作的认识相对到位，但多数村委会干部对档案工作知之甚少。受“就档案抓档案”、“重藏轻用”的传统思维影响，基层单位普遍只重视对档案的收集、整理、归档和保管工作，而没有把农业和农村档案与“三农”工作和社会主义新农村建设有机地联系起来，缺乏主动服务的意识；档案的价值具有滞后性、潜在性和间接性，导致基层干部群众缺乏对农业和农村档案需求的迫切性，档案工作在他们心目中地位不重要，有的对档案还不甚了解。上述原因致使农业和农村档案在服务新农村建设、现代农业发展和农民增收致富方面，还显得内容单一、服务不力。

（二）发展不平衡。乡镇与乡镇之间，站所与站所之间，村与村之间明显存在差异；乡镇档案工作明显好于村级档案工作。

（三）档案人员变动频繁、业务不熟练。目前，各乡镇档案人员均为兼职，档案人员由于兼职过多，不能专心从事档案工作。加之变动频繁，档案人员专业理论和专业技能难以得到提高，造成档案业务不熟，难以独立完成立卷归档工作任务，更不能从事对基层档案业务的指导工作。少数兼职档案人员甚至把档案工作当作一种额外工作，敬业精神不强，不能全身心地投身农业档案工作。

（四）设施设备难以满足安全保管需要。少数乡镇受办公用房的限制，没有专门的库房，综合档案室成为了杂物间；部分乡镇机关档案室缺少防盗、防火、防潮、防尘设备；少数乡镇档案室档案装具老化、数量不够，对档案安全保管极为不利。村民委员会档案保管条件更差，还存在无房无柜无设备现象，档案资料分散在个人抽屉里。

（五）归档整理和管理还不够科学。突出的表现在，一是收集不够齐全；二是整理不规范；三是重文书档案轻其他如图片、影像、实物等档案。

（六）现代化管理水平普遍较低

5镇3乡虽然全部按要求统一安装了“南天档案计算机管理信息系统”，但目前还处于文书档案目录的录入阶段，部分档案人员对“南天”软件的操作还够熟练。多数乡镇现代化管理档案的工作仅仅是处于起步阶段，距原文数据库的建立还任重道远。村委会一级现代化管理档案工作几乎所有为零。此外，服务手段还不够健全，档案检索方法还比较原始。

（七）撤并乡镇档案迟迟未接收进馆。撤并乡镇档案的移交和接收制约因素较多，至今尚未接收进县档案馆，难以确保齐全、完整和不发生安全事故。

三、加强我县农业和农村档案工作的对策

针对以上我县农业农村档案工作存在的问题，为推动档案工作切实有效地为社会主义新农村建设服务，按照省委农办、省档案局、省民政厅、省农业厅关于印发《加强社会主义新农村建设档案工作的意见》的通知精神，各级档案部门、县属各有关部门、各乡镇要从思想上高度重视，正确认识农业农村档案工作应有的地位和作用，增强做好档案工作的责任感，认真落实科学发展观，结合实际，扎扎实实地做好农业和农村档案工作。

（一）完善机制，统筹规划全县农业和农村档案工作。县档案行政部门要把做好为“三农”服务方面的档案工作当成档案工作中的重中之重，认真履行筹划、组织、管理、监督农业和农村档案工作的职责，依法加强对农业和农村档案工作的指导、监督、检查。要讲究工作方法，做到因地制宜、分类指导、宏观指导与具体指导相结合。要针对我县档案工作中存在的问题，制定《加强××县农业和农村档案工作的意见》，要制定和出台《××县村级档案工作业务建设规范》，《××县村级文件材料归档范围和保管期限表》。

（二）加强协作，促进农业农村档案工作不断发展。档案部门、县属各有关部门、各乡镇要按照《中华人民共和国档案法》和新修订的《××省档案条例》的有关规定，把农业和农村档案工作纳入建设社会主义新农村的整体规划和计划中，与新农村建设同步发展。一是要进一步加强对农业农村档案工作的领导，把农业农村档案工作提到重要议事日程，做到在研究部署农业和农村工作的同时，强调切实做好农业农村档案工作；二是在下达有关农业和农村工作的规划、计划和任务时，强调将工作中产生的文件材料收集归档；三是在检查新农村建设工作时，同步检查新农村建设文件材料的归档情况；四是要及时解决档案工作中的实际问题，不断加大投入，改善档案工作条件，为档案事业的发展提供良好的工作环境。

（三）健全机制，强化乡镇档案工作职能。乡镇档案工作是我国农村基层政权组织工作的重要内容，是农业农村档案工作的重中之重。各乡镇要切实做好以下几项工作：一是要把档案工作列入本乡镇国民经济和社会发展规划，列入有关部门的工作目标，与其它工作同布置、同检查；二是主要领导要经常过问、了解本乡镇档案工作情况，分管领导要落实责任，积极协调理顺关系，从人力、财力、物力上对档案工作给予支持；三是要创造条件，为乡镇档案室建设、村委会（社区）档案室建设解决好经费、库房、设施设备等各种实际问题；四是要保持专（兼）职档案人员的相对稳定，保证他们有足够的精力和时间，履行乡镇档案的行政管理职能，做好对乡镇机关、基层站所、村委会（社区）档案的监督和指导工作。五是要注意收集与农村经济发展、农民切身利益、农村政权建设、小城镇建设密切相关的文件材料。以服务为宗旨，依托乡镇综合档案室积极开展档案咨询、利用等服务，为农民查阅利用档案提供方便，为农业农村工作提供优质服务。

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经过档案工作人员的不懈努力，农业和农村档案工作取得了一定的成绩，但与农业和农村工作的发展形势还不相适应，无论是硬件，还是软件方面，都存在很大差距。具体表现是：

1、重视程度不够。农业和农村档案工作未引起乡镇和村委会主要领导的足够重视，受传统思想的影响，认为农村工作千头万绪，没有时间抓档案工作。农村缺少档案工作的管理人才和知识，农村经济条件较差，干部更换较频繁，工作繁杂，档案工作容易被忽视。

2、经费投入不足。档案管理所需的硬件投入不足，文件材料存放在个人手中，有存放档案柜的，但多为老式的木质柜，不具备档案保管的“八防”设施，乡镇、村委会档案管理工作停止不前，有的甚止走下坡路。

3、管理制度不健全。农村档案的收集、保管、保护、借阅和保密等制度不够健全，流于形式执行不严，档案管理人员责任心不强，档案资料收集不全，整理不及时，文件资料丢失严重，档案管理混乱，借出的档案又不履行任何手续，档案保管条件简陋，保护措施不到位，许多档案资料已经被虫蛀被鼠咬，甚至发生霉变腐烂。

4、农村档案干部队伍不稳定。乡镇秘书调换频繁，有的甚至一年内两次换人；在村委会，由于换届选举是海选，村文书变化更为频繁，人员未进入角色，即被调换。农村档案干部队伍不稳定，增加了档案业务培训的负担，也使农村档案干部队伍的业务素质难以提高。

二、农业和农村档案工作发展措施

农业和农村档案工作的管理能力和服务能力已经取得了突破性的进展，但目前乡镇档案规范化的水平还不高，库房设备陈旧，有的村委会没有档案保管场所。要对乡村档案工作加强领导，增加投入，改善保管条件，达到标准。

1、加强农业科技档案工作。农业科技档案工作以农业技术推广档案为重点，进一步促进了农业科技档案工作，产生较大的影响。突出抓农业科技档案工作，把它当作档案部门参与农业和农村经济建设的切入点，投以人力，抓农科档案典型，促进农业技术提供、指导农民科学种田的经验，建立农业示范园区、村级服务站、科技示范户，及时指导每个村级服务站和科技示范户逐个建档，建立起集收集、存储、利用档案为一体，与农业农村经济发展相适应的农村科技档案信息开发利用的服务体系。

2、强化乡镇、村级档案工作。乡镇档案工作是农业和农村档案工作的核心，从文书处理，到材料的收集、整理、归档、开发利用形成制度化，采取集中归档立卷等措施，促进乡镇机关档案工作的开展，把档案工作列入对乡镇机关的考核内容，年底统一检查考核，更加有利乡镇机关档案工作的开展，开展机关档案室目标考核，实现了管理档案的规范化。村级档案做到层层有分管领导和专兼职档案人员，工作有人抓，在业务标准上，制定适应农村档案工作的分类标准、保管期限、管理制度和档案利用方式，按照一级抓一级，分类指导，采取年年搞培训，集中立卷归档的方法，确保村级文件材料的及时归档与完整。全县村村建有综合档案室，实现了村村建档的目标。

3、开展农村专业户建档工作。抓农村专业大户建档，坚持以点带面，逐步提高的工作思路，做到了有部署、有措施，在具体运作中做到引导与指导相结合，使建档工作得到专业户的认可和欢迎。农村专业大户建档与管理按统一模式进行，专业户档案在为振兴经济和农民致富奔小康发挥积极作用。

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一、前言

几年来，我在县民政局从事低保工作，整理完善低保档案，在档案管理工作的规范化、电子化上进行了有益的尝试，体会颇深，有了一些新的见解和认知，与大家进行共同探讨。

城乡居民最低生活保障，简称低保，包括城镇低保和农村低保。低保政策是一项对低于当地最低生活标准的城乡贫困人口实行差额补贴的社会救助制度，也是一项很重要的惠民政策，它是保证贫困群众的生存之本。

贫困对象向户口所在地即村委会（或社区居委会）提出书面申请和身份证等相关材料，村委会（或社区居委会）通过开会评议，评选出符合条件的对象上交乡镇民政所（或社区办），调查核实该户情况是否属实后上交我们低保股，统一入户调查并在村级政务公开栏公示7天无异议，才可享受低保待遇。

二、档案管理工作的规范化电子化策略

1.保证信息资料健全

低保档案包括城乡居民最低生活申请表和审批表、身份证和户口本复印件，均一式三份，由县、乡（或社区办）、村委会（或社区居委会）三级分别保管，政务公开栏公示照片和收入证明等相关材料一份由我们低保股保管。

城乡最低生活保障申请表、审批表，身份证和户口本复印件公示照片缺一不可，且申请表、审批表需填写低保对象的户主信息，如姓名、性别、身份证号码、家庭住址、家庭成员的详细信息、有无劳动能力、家庭收入、住房情况和土地等，审批表上除填写低保户信息外，还有村级委员会（或社区委员会）主管领导签字盖章，乡镇民政所（或社区办）主管领导签字盖章。

2.加强低保档案的规范化管理

低保户的申请表和审批表均由黑色碳素笔手写，字迹工整，文字周正，大小写要区分。低保金按月发放，且我们低保股已于2008年底实行社会化发放。我县共13个乡镇，232个村，我们低保股已更换成新铁皮柜，实行每乡一档案柜，每户一档案袋，以村委会（社区居委会）为单位附上索引，明显标志编号。且我们低保股已安装防盗门窗，以保障低保档案的安全，并设定出专人专岗来管理档案。为了进一步加强低保档案规范化管理，笔者认为应当建立和完善纳入档案管理体系的领导负责制、综合计划制以及目标管理制和部门及个人考核制。在单位内部，分工职责一定要明确；在目标管理以及考核实施细则、目标管理考核结果以及任务分解表中，应当体现出档案管理工作的重要性；在制定综合计划时，应当充分考虑低保档案以及软硬件客观要求，确保档案管理设施的齐全、资金充足。

3.低保档案的电子化

我县人口众多，纸质档案翻阅起来费时费力，我们低保股也在全面进行全县几千低保户档案的电子化，包含低保户的姓名、性别、身份证号码、家庭成员信息等。这样也为查找单个低保户信息大大节省了时间，提高了效率，且为低保档案又上了一份保险。建立统一的低保档案管理制度，以做实做细低保档案为抓手，在纸质档案的基础上，不断完善电子档案信息内容，并将每月城乡低保对象与现有低保户档案进行比对，对不符合条件的低保对象坚决予以取消，对新增的对象及时进行调整，将低保信息系统里的数据进行清查复审，全力做到电子档案与城乡最低生活保障信息保持一致。

4.低保档案的动态管理

低保户并不是永久性不变，而是动态管理，每个月有条件好转的或去世的低保对象进行删减，对条件不好的贫困对象予以增加进来，随之县乡村三级的低保档案也要相应增减。档案管理工作加强流程管理。档案是由文件材料转化而来的，档案工作通过抓好文件材料形成过程各个环节的质量控制，对档案工作管理质量的提高具有重要意义。档案作为一种特殊的“产品”，其设计、开发以及利用全过程，都应当符合质量要求。档案管理工作的规范化和电子化，要求从文件形成的具体环节入手，对齐进行动态化管理。从某种意义上讲，档案管理中的问题，虽然比较容易解决，但是文件材料的形成办理问题，却是比较棘手的。比如，有些问题当时得到了补救，但是文件材料的原始凭证以及依据作用等都会丧失，档案就会失去了保存价值。加强流程管理，控制好产品的各个过程，才能保证归档文件的有效性，档案工作规范化管理才可持续性改进。

总而言之，档案管理工作的模式的改变与机制的改进，并非一蹴而就的，需要合理的规划，从思想观念、制度以及人员和技术管理等方面着手，形成合力，才能使档案管理工作真正地实现规范化、电子化。

参考文献

[1]陈文天.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J]城建档案，2015（10）

[2]何彦.关于文书档案管理工作的规范化思考[J]办公室业务，2016（1）

[3]张洋.刍议如何加强管理档案管理工作的规范化管理[J]科技创新与应用，2015（12）