财务档案管理要求范文

引言：寻求写作上的突破？我们特意为您精选了12篇财务档案管理要求范文，希望这些范文能够成为您写作时的参考，帮助您的文章更加丰富和深入。

篇1

当前，国家财务部门对高校的内部控制规范建设做出了明确的规定，高校应该积极响应财务部门的号召来建设内部控制规范。高校财务会计档案管理是财务管理的重要内容，在学校的内部控制建设中也具有非常重要的作用，成为了高校内部控制的重要防控对象。但是，从实际的高校财务会计档案管理的现状来看，内控现状不容乐观，这就要求高校要引起高度重视，要积极探索有效的策略来做好内控制度的建设。

一、高校财务会计档案管理对内部控制中的重要性

高校财务会计档案是指会计核算过程中产生和接收的会计资料，包括各种图表形式、文字形式的资料，能够有效反映高校的经济业务事项。1.高校财务会计档案在内控过程中的重要性。内部控制建设在高校的财务会计档案管理中具有非常重要的作用，财务会计档案在高校的内部控制建设中也发挥着非常重要的作用。财务会计档案本身形成的过程就能够有效体现内部控制，财务档案客观记录了高校财务管理等各种经济活动，全面覆盖了各类经济活动的全过程，无论是预算管理、事中核算还是事后的决算、对账，记录都非常详细，并且档案具有严肃性和真实性，不能篡改。因此，会计档案形成过程的本身就体现了内部控制的过程。2.高校财务会计档案管理体现了内部控制的原则。高校的财务会计档案管理过程中体现了内部控制的原则，行政事业单位响应国家财务部门的号召，注重内部控制，在实施内部控制的过程中要遵循重要性、适应性、全面性和制衡性的原则。因此，在具体的内部控制实施过程中，要对所有的经济活动和业务事项进行全面的控制。同时，要记载各种具有保存价值的图表、文字等会计资料，这凸显了全面性和重要性的原则。在不同的社会背景下，高校的财务会计档案管理要采用不同的方法和模式，例如，在当前信息技术不断发展的背景下，高校的财务会计档案管理也出现了一定的改变，财务会计档案的记载方式也更加先进和科学，这就体现了内部控制的适应性原则。3.内部控制方法指导高校财务会计档案管理。内部控制方法中对财务会计控制做出了明确的规定，指出行政事业单位要建立完善的财务管理制度，建设会计机构，不断提升相关工作人员的业务水平和工作技能，落实会计人员的岗位责任制度，并对会计的基础工作做出规范，重视会计档案管理工作，并对会计凭证处理、财务会计报告处理以及会计账簿处理程序做出了明确的规定。高校财务会计档案管理本身就是内部控制的一种重要途径和方法，这就要求档案管理要确保质量，保障所有的会计资料都是准确和客观的，这样才能真正落实高校的内部控制。因此，高校内部控制的方法对高校的财务会计档案管理有重要的指导作用，能够为高校的财务会计档案管理提供重要的方向和有效的手段。

二、当前高校财务会计档案管理内控存在的不足

1.没有正确认识到高校财务会计档案管理的功能。高校的财务部门在高校中具有非常重要的地位，可以说高校所有重要功能的体现都离不开财务部门，无论是科学研究还是人才培养过程中，财务部门都发挥着非常重要的服务作用，是高校的核心部门之一。但是，从实际的情况来看，大部分的高校财务人员都将工作重点放在和财务相关的工作上，包括财务预算、核算和决算等，但是却没有充分认识到档案管理的重要性，对会计档案的认知程度不够，这样就导致在财务会计档案管理过程中投入的精力和时间比较少，没有对会计档案进行有效的管理，领导层和相关的档案管理人员的档案管理意识比较薄弱，这和高校的内部控制建设的要求不相符合。2.高校会计档案管理系统有待升级。近年来，随着我国高等教育的普及化，导致很多高校都在不断扩招，学生数量越来越多，高校的各种经济活动也越来越多样化。所以，会计档案的资源信息也在日渐增多。当前，高校的会计档案管理系统主要是针对以纸质为载体的档案信息和数据进行管理，随着信息技术的不断发展和进步，这种落后的会计档案管理系统凸显出很多的问题和不足，无法对海量的数据存储进行处理。近年来，内部控制规范建设也在不断进步，财务核算系统也正朝着电子化建设的方向发展，由于信息技术的介入，导致档案信息的储存介质也变得更加多样化，而当前高校使用的会计档案管理系统和其他部门的信息化管理系统还很难实现兼容，存在着信息孤岛和兼容性的问题。不仅如此，高校会计档案管理系统在电子存储方面还具有一定的提升空间，在对纸质会计档案进行存档时虽然比较稳定，但是，对于纸质会计档案的利用和查询具有较大的难度。内部控制规范建设工作需要查询大量的账目，当前的高校会计档案管理系统还很难实现，这就要求要采用电子查询系统，发挥电子查询系统的功能和优势来快速检索大量账目，同时还可以调取打印已经成像的原始凭据，并且对于电子档案还能够进行加密，能够确保电子档案的真实性和可靠性，这就要求会计档案管理系统要及时升级。3.高校会计档案管理缺乏健全的制度。当前，大部分的高校会计档案管理都归于独立的档案管理部门，但是，由于会计档案管理对管理人员的专业性要求比较高，所以档案部门对会计档案的管理只是流于形式，真正来对会计档案进行管理的还是财务人员。财务人员对会计档案进行管理时，一般是以我国的会计档案管理法来开展工作，高校自行制定的会计档案管理的制度比较少，这就导致了高校会计档案管理缺乏健全的制度的情况。高校的财务工作具有特殊性，并非是纯粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的会计档案管理在实际的工作中，不知道是按照行政会计来执行还是按照企业会计来执行，陷入了两难的境地。由于高校财务档案管理的特殊性，导致高校对会计档案的存档内容以及档案的保存标准都做出了独立的规定，而很多高校并没有结合自身发展的具体情况，来制定健全的财务会计档案管理的制度，最终导致了会计档案管理出现各种问题。4.高校会计档案管理人员的管理水平有待提升。高校会计档案管理对管理人员的专业化水平要求比较高，但是，从实际的情况来看，部分高校财务部门并没有专业的会计档案管理人员，并且也只有极少数的高校在财务部门设置了独立的档案管理科室，和其他的业务科室相比，会计档案管理受到的重视不够，缺乏专业的会计档案管理人员，很多都是勤工助学的人员或者是其他部门的人员来兼职，导致会计档案管理的专业化水平比较低。近年来，随着信息技术的不断发展，档案管理也朝着数字化的方向发展，这就对会计档案管理人员的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于会计档案管理人员的专业化水平比较低，导致会计档案的信息化建设和数字化管理难以实现，不符合内部控制建设的要求。

三、高校财务会计档案管理的内控制度建设

1.重视会计档案管理的内控建设。高校要对会计档案管理的内控建设给予高度重视，深刻认识到内部控制贯彻在会计档案管理全过程的重要性和必要性，重视预算管理，并在预算管理的过程中做好各项经费预算，结合高校往年的情况以及当年的工作计划和活动计划来做好预算。在分配经费预算时，一定要将会计档案管理中的各项必要的支出都充分考虑进去，对于系统维护、设备添置以及平台建设等各项工作都要做好充足的预算，确保基本建设有充足的经费，建立经费内部控制的有效机制。制定会计控制内控的规范，并建立健全的会计档案管理制度，以制度为导向，让各项档案管理的相关业务都能够有章可循。高校可以结合最新的会计档案管理办法来制定会计档案管理制度和办法，同时，也要结合高校的实际情况来进行调整，详细规定会计档案的入册、登记、保管和交接等一系列的工作，形成系统、规范工作流程，通过有效的会计档案管理机制来促进会计档案管理工作的科学性和有效性。2.会计档案管理实现专人专管。高校会计档案管理的专业性比较强，因此，应该由专门的人员来进行专业管理。高校要对会计档案管理实施专人专管的制度。在实际工作中，可以由业务科室的工作人员来做好会计档案的收集和整理工作，然后由专业的会计档案管理人员来审核业务科室提交的原始数据，将符合要求的会计档案入册并进行装订。装订之后进行归档，归档也应该由专业的人员来进行专管，各个环节的专业管理人员要做好交接工作，交接完之后才能进行下一个流程。在会计档案的专人专管过程中，一定要充分结合会计档案的管理制度来完成对应的工作，对于会计档案的管理要制定岗位责任制，对于每一个环节的档案管理人员的工作职责和工作要求都做出明确的规定。为了取得更好的效果，可以建立考核机制，通过奖惩制度来调动会计档案人员的工作积极性和岗位责任意识，从而高质完成对应的工作。3.做好会计档案管理的组织建设。高校会计档案管理的内部建设离不开好的组织建设，在会计档案管理的过程中，如果管理的层级比较多，那么将会导致管理的力量分散，会严重影响管理的效果。当前，高校会计档案在管理过程中，档案职能在业务科室，在管理过程以及传达指令时要经过科室来进行转达，这样就导致了会计档案管理的执行力比较分散。内部控制制度具有制衡性的特点，要按照制衡性的原则来进行管理，而会计档案的管理当前功能不独立，没有形成平等的关系，这样业务科室容易对会计档案管理职能造成一定的影响，使得会计经济活动等的相关数据和信息很难客观记录下来，影响了会计档案的真实性和可靠性。针对这种情况，就要求高校会计档案要独立设置科室，由会计管理部门直接领导，会计档案管理功能科室应该和预决算功能科室、会计核算功能科室、收费功能科室以及资金管理功能科室等形成平等的关系，相互之间能够平等制衡。4.以内部控制原则来规范会计档案管理。在高校的会计档案管理过程中，一定要严格按照内部控制的原则来对会计档案的管理进行规范，尤其是要针对会计档案保管和查阅做好规范。高校要建立专门的会计档案管理科室，并选择2～3人来做好会计档案管理的专职工作，会计档案保存和查询有专门的人员负责，建立台账，会计档案的查阅都要做好登记备案，建立对应的台账和查阅制度流程，想要查账要先提交申请，经过财务管理部门的人员签字之后才能查账，并且只能在档案室查账和拍照，以此来确保会计档案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要经过内部授权审批才能执行，会计管理相关的负责人同样需要签字，并且要约定好归还的时间，使用完之后一定要及时归还。会计档案管理人员要对相关的会计档案进行定期的清点和整理。5.升级会计档案管理系统，提升管理人员专业素质。要做好会计档案管理的内部控制，升级会计档案管理系统和提升管理人员的专业素质是基础。因此，会计档案管理部门要对档案管理系统进行升级，使其和财务核算的平台能够相适应，将数字存储技术、数字成像技术、信息化录入技术以及电子扫描技术等都及时应用到会计档案的管理过程中，以此来强化内部控制的效果和效率。利用计算机技术来完善存储设施，不仅要对传统的纸质档案进行存档，同时还应该利用扫描仪扫描原始单据，并进行存档，这样在档案查阅时就更加便捷，只要通过凭证号就能够快速、准确、便捷地将需要的档案调取出来。通过电子档案备份能够延长档案的保存期限。另外，还应该提升会计档案管理人员的专业素质，加强信息化建设，对档案管理岗位的会计人员进行计算机信息化培训和会计电算化培训，不断提升会计档案管理人员的综合素养。

四、结语

当前，高校财务部门面临着新的挑战，在内部控制制度的背景下，财务部门要加强对会计档案的管理工作，将其当成核心的业务，并引入内部控制规范建设来强化会计档案管理工作，让会计档案的管理效率和质量得到显著提升，以此来适应当前社会的需求和环境变化。

参考文献：

[1]黄萍.关于高校财务会计档案管理内控制度建设的探讨[J].文存阅刊，2019

[2]胡苗.从内部控制视角谈高校会计档案管理建设[J].兰台内外，2019

[3]王利荣.浅析高校财务会计档案管理的内控制度建设[J].内蒙古师大学报(哲社汉文版)，2018

[4]周爱兰.从内部控制视角谈高校会计档案管理建设[J].智库时代，2018

[5]张紫蓓.完善会计档案管理内部控制制度策略分析[J].卷宗，2016

[6]黄金玲.高校财务会计档案管理的内控制度建设研究[J].中国管理信息化，2020

[7]张小光.浅谈高校财务会计档案管理的内控制度建设[J].卷宗，2019

[8]孔莉.高校财务会计档案管理的内部控制制度建设分析[J].中国新通信，2020

[9]卿春莉.高校财务会计档案存在的问题及其解决思路探讨[J].现代交际，2020

[10]马明欣.高校财务会计档案信息化建设及应用分析[J].纳税，2020

篇2

关键词：财务档案；管理；

财务档案是各机关、企业、事业单位进行经济活动的原始记录和真实反映，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，是各单位的重要档案之一。研究单位财务档案的管理规范化，对于提高单位财务管理质量，促进单位有序发展有着积极的作用。当前，在国家注重经济发展总体方针的指导下，各种社会机构在各项经济活动及经营过程中积极寻求社会效益与经济效益同步增长的最佳途径，因而作为各项经济活动真实记录的财务档案就显得更为重要，财务档案管理工作已成为经济活动和档案管理工作的重要组成部分。

一、强化财务档案管理意识

要提高财务档案管理工作水平，首先得从意识上着手。财务档案管理人员必须要让领导层意识到财务档案管理对于整个单位的重要性，让领导层深刻了解财务档案对单位经济活动和生产经营的重要影响，从而提高档案管理意识，将财务档案工作纳入到财务管理工作的议事日程当中。其次，财务档案管理人员要提升自身档案意识，要深刻意识到财务档案管理人员不仅仅是档案管理者，更应该成为财务工作的监督者，要提高主人翁意识，让财务档案管理工作成为财务工作的试金石，严格细致的审核、鉴定财务档案，充分发挥好档案部门的监督调查和情报参谋功能。

二、完善财务档案管理制度

依据《会计法》和《档案法》等法律法规，依法加强财务档案管理工作，首先要建立和完善财务档案管理的各项规章制度，将财务档案管理纳入到整个单位工作的整体规划中来，制定财务档案管理的工作目标，建立诸如《财务档案移交、归档制度》、《财务档案保管制度》、《财务档案工作人员守则》、《财务档案查阅制度》等一系列规章制度，规范财务档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作，使财务档案工作真正做到有法可依、有章可循。

三、财务档案管理人员要求

1.合理配置财务档案管理人员。合理配置财务档案管理人员是指要根据单位的实际情况结合工作性质和工作量，对岗位的设置、岗位人数、岗位人员要求等做出合理的规划。规划原则是既有利于财务档案的管理，又有利于人际资源成本的节约。这就要求财务档案管理要专人专岗，不能多设也不能少没。

2把好财务档案人员素质关。对于财务档案管理人员，严格的讲，首先要求其自身要具备财务人员从业资格和档案人员从业资格的双重资格。选聘人员时不拘一格，择优选聘。一方面要选用那些原则性强、可信度高，甘于寂寞、不图浮华，严谨求实，不畏权势的管理人员。同时也要考虑到财务档案工作的特殊性，财务档案管理岗位要对财务知识有一定的了解，特别是会计档案的保管必须要持有会计从业资格证书才能上岗。另外，财务档案管理人员应该定期参加一些地方财政部门和档案部门组织的业务培训，不断提高自身业务水平，以适应不断发展的财务档案管理工作。

四、会计电算化带来财务档案管理的新挑战

目前，会计电算化已经普及到机关企事业单位的财务核算工作中。因此，要规范财务档案的管理工作，必须重视会计电算化条件下的财务档案管理。实施会计电算化后，财务档案除了有传统形式的纸质凭证、账簿和报表等资料外，包括了以磁盘、光盘等存储介质保存下会计电子数据，甚至还包括了网络服务器数据库里的数据信息。随着财务档案存储介质的增加，加之计算机操作的特殊性，往往一个小小的操作失误就可能导致所有的数据瞬间消失，如删除误操作、服务器系统故障、计算机感染病害等。这些都大大增加了财务档案管理工作的难度，给传统的财务档案管理带来新的挑战。为了做好会计电算化条件下的财务档案工作，必须建立财务档案定时备份的制度。也就是将存储在网络服务器里的数据拷贝到磁盘或光盘内，同时在备查簿上详细登记备份的日期、数量、保管方式等细节信息，方便日后查阅。由于磁盘和光盘的特殊性质，档案管理人员还应定期检查数据是否能够可靠读取，防止数据丢失。

五、善于利用科学技术创新财务档案管理方式

首先，需要改善财务档案管理的硬件基础，实现财务档案管理的数字化、网络化。随着信息技术的飞速发展，财务档案管理工作的数字化和网络化势在必行，这不仅能蛱岣卟莆竦蛋腹ぷ髡叩墓ぷ餍率，而且能够极大的改善财务档案利用的便利性，并且网络化能够使财务档案的利用率和公开化程度更高，使档案不再是束之高阁。其次，引进一些西方的先进管理手段。二十世纪以来，西方现代管理学对于企业和各种社会机构的影响巨大，先进的管理理念和手段使企业和社会机构的生产效率提高了若干倍，同样，在财务档案管理当中也可以引进一些西方先进的管理理念和方法，例如美国的文件中心等管理方式，以实现财务档案管理工作硬件和软件的统一。

总之，财务档案管理是一个系统化程度非常高的工作，其中还存在很多隐性的问题，加强财务档案管理工作不仅是档案工作的重点，更是单位财务工作公正、公开的有力保障。我们只有深刻把握住财务档案管理工作的特点和存在的不足，潜心研究财务工作当中存在漏洞的预防策略，才能充当好财务工作监督者的角色，为领导决策提供真实、有效的服务。

参考文献：

[1]刘伟.王汝玲. 新形势下财务档案管理之我见[J].河北水利，2017（6）。

篇3

随着改革开放以来我国经济的迅猛发展，各项事业都蓬勃发展。尤其是我国的高等教育得到了国家各方面大力的支持，无论是规模还是内涵，都得到长足的进步，在世界上取得令人瞩目的成绩，为我国的改革开放提供了巨大的智力和人才支撑。可以说，他们是相互联系，相辅相成，共同发展。尤其是近几年来，国家对高等教育的投入更是飞速发展。可以说高校从财务上说，称得上是巨大的经济体。因此，国家为了保证财政投入的使用效率，预防侵占国家教育经费情况的发生，颁布了一系列法规，要求高校严格执行。而各个高校对财政资金的使用的反映，就表现在高校财务档案的使用上。高等学校财务档案是真实记录和准确反映高校经济活动的极其重要的历史资料和详实证据。因此，高校财务档案管理的效率直接影响到我国高等教育投入的成功与否，其重要性不言而喻。而财务档案管理人员作为直接接触财务档案的人员，其业务能力的高低直接决定着财务档案的使用效率。可以说，财务档案管理人员水平的高低，直接影响着高校财务健康发展的重要因素。

以上所述财务档案管理工作的重要性，因此，要对财务档案管理人员的素质提出比较高的要求。根据我国国情和高校现在的发展情况，借鉴国际经验，对高校财务档案管理人员的素质提出几点要求：

一、具有扎实的专业知识基础和相应的财务经验，能熟练掌握财务档案的流程操作，最好能兼有档案管理、财务、法律等相关专业知识，在信息化社会情形下，最好能具有一定的计算机理论基础。由于国家对高等教育投入的加大，各个高校财务档案的管理基本上都实现了信息化，告别了过去繁琐的手工记录，但同时对人员的业务素质提出了更高的要求。如不能熟练掌握计算机知识，整个财务档案的流程都很难进行下去，也不能确保财务档案的安全性。

二、具有正确的政治立场，热爱党的事业，忠诚于党，有原则性，爱岗敬业，热爱财务档案管理事业，愿意投身于高等教育事业。要树立正确的人生观和价值观，加强自身业务学习能力，加强对党的先进性理论学习，不断提高自己的业务素质。

三、具有良好的服务意识，财务档案工作繁琐，经常需要查询，因此，更加要求档案管理人员具有很强的服务意识。另外，还需要良好的人际沟通能力，做事既有原则性，也不能和别的部门同事产生矛盾，确保财务档案的收集顺利。最好具有良好的文字功底，这样对档案的描述清晰明了，使人一目了然，减少查询工作的困难。

由于高校档案管理工作的重要性，各高校基本上都意识到其在财务上的地位，近几年来，都加大了对档案工作的投入，财务档案基础设施都进步很大，现在困扰财务档案管理的仍然是高素质档案管理人员的缺失，高校里真正有业务能力的财务档案管理者还是很紧张。根据笔者对所在学校附近几个城市的高校调查，很多高校财务档案管理人员都是会计人员兼任。财务会计人员本身业务就多，自己业务素质也需要提高，经常也需要参加培训和学习，因此对档案这一块的学习可能就有所缺失。鉴于以上现状，提高财务档案管理人员的素质成为高校财务发展的当务之急。笔者根据自己工作实际经验，对提高高校财务档案管理人员业务能力提出以下几点建议：

一、高校可以结合自己情况，招聘档案专业高校毕业生充实到高校财务档案队伍中来。一方面他们本身具有档案专业知识，通过到高校财务的学习，提高自身的综合素质。另一方面，对老的财务档案管理人员来说，也是一次业务的重新学习，重新接受。可以共同学习，共同促进档案事业的发展。

二、高校可以每年安排几次对档案管理工作先进的高校进行学习，学习他们先进的管理经验，近距离观察他们档案管理工作的流程，迅速提高自身的实际操作能力。

三、高校定期加强对财务档案管理人员的培训工作，只有不断的学习，充实知识，提高自身的档案理论基础，才能促进档案事业的发展。高校应该把此类培训形成常态化，每年安排相应的预算，形成长效机制，加强培训考核工作，使培训工作得到真正的应用，不能流于形式。

篇4

关键词：行政事业单位；财务档案管理；

提高财务管理的核心思路与规范财务档案管理，无论是对财务管理者的工作本职，还是对单位发展来说，都具有相当重要的作用。由于单位发展的过程中资金流动量较大，通过财务档案中的会计资料与各项资金数据都可以反映出单位发展的程度。做好财务档案管理工作就必须加强制度落实，提高有关财务档案管理的监督力度，保证可以高效展开财务档案管理工作。

一、行政事I单位财务档案管理的重要意义

1.有利于提升依法治档水平。在实际的工作开展中，行政事业单位难免会遇到新问题、新情况，在行政事业单位工作组成中，财务档案管理工作是不可或缺的一项，同时也是各项活动和工作开展的基础条件。加强行政事业单位的财务档案管理，按照法律条例来调整并规范财务档案管理工作，贯彻执行《会计档案管理办法》《会计法》《档案法》等法律法规，再配上财务运转机制的完善，对于行政事业单位的财务档案管理有着积极作用。

2.提高财政工作效率。财务档案管理工作是否得当是单位对内部经济能力掌握情况的主要依据与凭证。当拥完善的财务档案管理队伍之后，有可以保持单位各项经济业务财务的完整性与相关数据的准确性，从而增强单位经济发展的科学性，提高财政工作效率。

3.有利于审计工作顺利开展。行政事业单位财务档案能够提供主管部门必要的依据来进行财务管理及审核。做好行政事业单位的财务档案管理工作，建立健全监督体系，在满足档案资料的准确性、真实性以及完整性要求的同时，也可以让审计人员在财务档案调阅之后，了解以往单位财务的真实信息，从而避免在审计工作之中出现断章取义的情况，这样也可以及时地发现乱用、挪用经费等行为，降低单位经济活动等风险。

4.提供科学决策依据。在行政事业单位的各种社会活动之中，财务档案详细地记录了收入和开支，它是对行政事业单位日常社会活动的客观反映。现阶段的行政事业单位正朝着管理水平提高的现代化管理模式前进，加强财务档案管理，诸如分类归档资料、如实记录资料等，为领导层科学决策提供第一手的资料，服务于今后的计划制定、预算编制以及问题研究等。

二、新常态下行政事业单位开展财务档案管理的措施

1.强化认识，提高重视。作为行政事业单位的领导，应明白开展财务档案管理工作对于其他经济活动有序地进行有着怎样的重要性和必要性，明确财务档案管理工作就是行政事业单位指导与决策的依据。同时，注重培养财务人员财务档案管理意识，创设良好的管理环境，确保财务档案管理工作能够持续、顺利地开展下去。另外，作为管理人员，还应该明白档案管理意识的严格性与严谨性要求，发挥自身监督约束作用。

2.加快信息建设，提高效率。当前科学技术不断发展不断发展，信息不断数字化，单位的财务档案管理工作也应当与现代科学技术相结合，通过完善数字化档案系统、构建财务档案管理的数据库系统等方式，提高财务档案的使用效率，保证数据库的建设与使用，增强财务档案信息的实用性。在档案管理的基础设施建设之中，应该考虑到单位进行经济活动中，财务工作人员要做好档案管理和财务管理两方面的相互协调，这样才能够在信息化建设过程中真实地记录并反映出财务档案的管理信息，以便提升行政事业单位的财务档案管理效率。

3.加强培训，提高素养。信息化管理使得行政事业单位财务档案管理工作朝着电子档案的管理模式发展。为了适应这一要求，行政事业单位应考虑实际情况，有针对性地培训档案管理工作者，提高管理人员的从业素质，培养一只具备综合素质与素养的管理队伍。一是加强职工的财务档案培训，让从事财务档案管理相关人员拥有学习交流和培训的机会。通过业务交流会议、专家讲座、专业课程学习等多种方式来完成培训，以此提高财务档案管理人员的专业水平。二是注重日常管理的操作，结合行政事业单位的实际要求来开展财务相关工作的操作，使从业人员熟悉并熟练的使用信息化管理系统，进行专业的财务档案管理。

三、结语

总之，行政事业单位应该认识到财务档案管理对于行政事业单位发展的重要性，研究探索改进财务档案管理的工作方法，才能不断适应新常态下行政事业单位财务档案管理的要求，为行政事业单位的可持续发展奠定良好基础。

参考文献：

篇5

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.039

[中图分类号]R197.3；G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）04-00-02

作为医院财务管理中的重要环节，财务档案管理在整合财务资源、促进医院整体发展上发挥了巨大作用。随着时代的不断发展，传统的财务档案管理模式表现出巨大的问题，已经无法满足时代的发展对医院财政管理提出的要求，很大程度上阻碍了医院的整体发展。而在信息化时代的大背景下，计算机网络技术对传统行业带来的冲击不言而喻，信息化和数字化的发展也使得医院的财务逐渐走向规范化和高效化。由于医院财务管理的实际工作受到来自社会方方面面的影响，财务管理中的档案从建立到存档、查阅、修改等多个环节都存在重大问题，财务档案管理无法做到规范化和准确化，更无法为财务管理的发展起到推动作用。财务档案管理中的信息化建设可以很好地解决这个问题，给医院的现代化建设提供了一种新思路。

1 财务档案管理信息化建设的特点

1.1 财务档案管理信息化建设的优点

1.1.1 加强信息整合，促进信息共享

随着医院经济状况的不断好转，医院财务管理越来越细致化和规范化，如何有效记录和查阅财务管理信息是决定档案管理系统工作效率的重要评判指标。传统的纸质财务档案记录方式因为记录要求的不同采取分别记录的方式，虽然具有一定的真实性和稳定性，但是无法实现高效共享，也不能根据财务档案数据的特点进行自动分类和管理，更加无法满足高效化和自动化的发展要求。信息化财务档案可以充分利用自己的技术优势自动对财务档案的各类电子信息进行归类和总结，同时利用数字技术的输入、编程、输出等手段提高对财务档案的分类效率和管理水平。另外，利用信息化财务管理系统，相关管理人员可以随时查阅医院财务的实际运行情况，进而可以充分利用医院的人力资源，提升资源的利用水平。另外信息化管理系统也为医院的财政管理提供了一种高效的共享机制，促进了医院各部门之间的有机结合，增强了医院的整体凝聚力，提升了医院的工作效率。

1.1.2 提高财务档案的利用效率

传统的财务档案管理普遍使用人工方式，要耗费大量的人力、物力和财力，给医院的实际运行和管理带来巨大困难。将信息化管理模式引入到医院财务管理中，可以建立起基于信息化系统的财务档案数据库和相应的检索目录，这样当需要查阅或是复制某一段时间内的财务明细档案记录时仅通过检索目录输入相应的检索关键词就可以快速浏览相应的信息，必要时还可以在系统上下载下来，避免人工翻阅纸质档案带来的不便和手工抄录带来的人为因素影响，最大限度上保证数据信息的完整性和正确性。另外，信息化管理系统还可以提供多字段结合的数字检索方法，极大地提高了信息检索的效率，促进了医院的高效发展。

1.1.3 提高财务档案保管的安全性

财务管理掌管着医院的经济命脉，财务档案中包含大量的涉及资金去向、资金储备情况等的敏感信息，这就对医院财务档案的安全建设提出了更高要求，医院财务档案的信息化建设是提升档案保存安全性的有力保证。传统的纸质化档案由于材质不宜长时间保存，因而一些时间比较久远的财务档案难免会出现破损、损坏、丢失以及字迹不清的情况，不利于医院的长久发展。而信息化财务档案的建设可以充分利用数字技术的优势，档案的建立、保存、传输、修改、查阅等相关过程都可以在信息化系统中进行，降低了纸质档案各类中间环节带来的风险。同时信息化系统的建设还可以为财务管理人员设置专属的账号和密码，通过设置访问权限阻止院外人员和非财务管理人员访问财务管理网站，整体上提高医院管理系统的便捷性与安全性。

1.2 财务档案信息化建设的缺点

1.2.1 档案管理信息的真实性和原始性无法得到保证

虽然财务档案管理的信息化建设可以充分利用计算机网络技术进行财务档案的自动化管理，但是在相关电子档案的建立过程中需要专业的财务人员手工输入相关财务数据，再由系统自动将电子档案进行存档。而人工操作难免会产生一定的人为错误，信息的真实性和原始性都难以保证，给后续的财务管理带来极大困难。另外，也不排除财务管理信息被他人恶意篡改而导致的信息失真情况。

1.2.2 财务信息的安全性与保密性难以保证

信息化财务管理系统是建立在计算机网络技术上的，而随着计算机技术的不断发展，黑客技术也相应得到提升，且任何系统都难免或多或少的存在一定漏洞，财务系统始终是网络黑客攻击的对象。在资源共享的同时要保证财务转移信息的安全性与保密性，因此，医院财务管理部门应该设置相应的访问权限保证财务信息的安全性，完善相关信息的保护制度，并对全体工作人员加强网络信息安全意识和保密意识，从制度上和技术上保证财务管理信息的安全性。

2 目前我国财务档案管理中存在的主要问题

2.1 缺乏有效的医院财务档案管理制度

目前，我国医院财务管理系统中存在的首要问题就是缺乏完善的财务档案管理制度。由于医院是一种以服务社会为主要目的的事业型单位，医院的工作重点往往放在治病救人和服务大众上，相关领导对财务管理工作没有引起足够重视，普遍认为财务科只是医院的辅部门，将主要精力和资金都放在临床一线和治病救人上，简化财务管理流程，某些财务管理的细节不能落到实处，导致资金在收支中出现问题，成为阻碍医院正常发展的最大因素。另外，医院财务管理人员不注重对相关票据的保存，导致出现问题时没有有效凭证作为参考依据，这助长了监守自盗行为的发生。医院领导只有提起对财务管理的高度重视，才能在根本上解决财务档案管理中存在的主要问题，医院各项工作才能顺利进行。

2.2 医院财务档案管理方式落后

从财务档案管理的工作性质分析来看，财务档案需要由专业的人员来进行分类整理，且对工作人员的保密意识以及工作能力都提出了更高要求。但从现实情况来看，多数医院办公用房极其紧张，财务管理部门大多数与其他管理部门共用一个办公室，无法提供专门的空间来存放财务档案的资料和信息。加之财务管理工作人员编制严重不足，很多情况下都需要其他部门的人员共同参与财务档案的收集、整理和存放工作，而其他部门人员的专业性不强，工作中容易出现技术或人为错误，在增加档案管理纰漏的同时也降低了档案管理的工作效率。

2.3 财务档案的保存不规范

医院内的财务档案作为财务管理中的关键文件，掌握着医院的经济命脉，包含事关医院资金来源、流向以及资金储备情况等关键信息，在保存中应注重防虫、防蛀、防潮、防火、防盗等。虽然大多数医院的财务档案有些存在放在档案科，有些存放在专门的档案室内，但总体上来讲无法达到所要求的条件，有些年代较为久远的财务档案信息难免会出现破损、丢失、损坏等情况，且对相应的档案室的管理较为松懈。

2.4 医院财务档案管理人员业务能力不足

由于上级领导的不重视以及财务档案管理制度存在一定漏洞等原因，财务档案管理工作通常是由其他财务人员兼任，而这些人员缺乏相应的信息化管理技术与经验，无法对现有的档案信息进行合理分类，更缺少将纸质档案转化成数字档案的能力与技术，这是我国医院中普遍存在的问题。医院也无法对财务档案管理员提供有效培训，从而造成档案管理人员信息化办公意识不强，缺乏应有的基本知识，无法应对信息化背景下的财务档案管理工作，成为阻碍医院整体发展的一大因素。

3 提升医院财务档案管理信息化水平的建议

3.1 提高对财务档案管理信息化认识

医院领导作为医院行政管理事务的直接决策者，首先要提升自身的数字化办公意识，在充分认识信息化系统技术优势的基础上，不断革新理念，将建设重点放在改革开放的新形势和新问题上来，通过建立医院财务改革制度同档案管理之间的关系，不断强化档案管理的现代化、信息化和自动化建设理念，将财务档案的信息化建设作为医院的重点建设目标，最终实现医院档案管理的现代化建设。同时，院长与相关财务管理部门的领导应加大对信息化建设的投入力度，并通过举办座谈会、宣讲会等活动，定期举行课程培训课程加强医院管理者对财务档案的信息化建设优点的认识，强化档案管理者的现代化意识和相应的工作技能，为全面提升医院财务档案管理水平奠定良好基础。

3.2 完善配套的信息化档案管理体制

良好的工作效率需要以完善的管理制度为前提，在医院财务档案管理工作中也是如此。财务管理系统的安全性建设是医院管理中的重要内容之一，只有保证档案管理的安全性，才能更好地实现档案资源利用，继而为医院的各项管理工作提供更强大的支持。如数据库的监控制度、重要数据的备份制度、财务档案的存入制度、财务档案的保密制度、财务档案管理人员的岗位责任制度等都是信息化建设中的重要内容，因此，财务管理者应注重从这些方面入手，着手建设一套基于档案管理的信息化建设制度，并落实责任终身制和相应的处罚机制，为财务档案信息化建设保驾护航。

3.3 改善档案的存储环境，保证财务档案安全、完整

信息化档案的存储设备一般为磁盘或硬盘，对存放环境有其特殊要求，如对周围的磁场、湿度、温度等都有严格限制，因为存放环境不符合要求，很有可能导致其内部的磁性结构发生变化而失去效用，这与传统纸质档案有根本区别。因此，在实际存放保管中首先要对档案的保存环境要求有一个明确的了解，尽量保持适宜的温度、湿度等。同时，对于磁盘类的档案信息，应该每年备份一次，且实行双备份并异地存放，这样当一份备份文件被损坏时，不会彻底失去参考数据。另外，对于传统的纸质化档案，存放时应该注意防虫、防潮、防水、防火等，改善原有的落后的存储基础设备，尽量避免损坏的事情发生。

3.4 提升档案管理工作者的业务水平

财务档案管理工作的性质决定了档案管理者不仅需要具备一定的财务管理知识，还应该具有相应的档案管理经验，在数字化和信息化日益发展的今天，财务档案管理者的业务素养和数字化设备的运用水平直接关系着数字化系统的工作效率，因此，有必要提升档案管理员的专业素质。首先，医院应该提高财务档案管理人员的招聘门槛，对招聘环节进行严格把关，杜绝的情况发生。其次，对现有的档案管理人员定期进行业务培训，邀请本行业的精英人士或是专家来本院召开座谈会或是工作研讨会，向档案管理人员介绍世界上先进的技术和工作经验，并要求参训人员及时做好总结工作，切实提升自身的信息化工作意识和工作能力。

4 结 语

医院财务档案的信息化管理不仅保证了财务信息管理及时、有效进行，更提升了财务档案在保存和管理中的安全性和完整性，因而对促进医院的整体发展具有特殊意义。本文针对医院财务档案管理中存在的主要问题进行重点探究，指出应该从提升管理者的信息化办公意识、完善相应的信息化管理制度、改善档案保存环境以及提升档案管理人员的业务素质等方面进行努力，希望对我国医疗事业的整体发展具有一定的指导意义。

主要参考文献

[1]施静.浅谈医院财务档案管理信息化建设[J].办公室业务，2013（11）：195-196.

[2]徐利颖.大型医院财务档案管理工作的要点与趋势[J].经营管理者，2015（27）：295.

[3]赵兰珍.医院财务档案管理工作中存在的问题及对策[J].中国煤炭工业医学，2012（2）：290-291.

篇6

中图分类号：F253文献标识码： A

一、现阶段财务档案管理工作的基本状况

随着经济社会和信息技术的发展，档案管理工作在我国各个行业也迅速发展起来，各个社会机构也对档案的管理更加重视。诸如档案室或史志室等档案保存和管理部门也逐步被加大投入力度。而在传统保存和管理的基础上，信息技术和网络管理等高科技方式在本工作中的逐渐成熟也为单位档案保存管理和利用效率的提高做出了极大的贡献。但是在实际情况中，财务档案的管理始终是一个受重视不足的工作。除了一些重视文化存留与延续的大型企业会对财务档案管理进行专人专地的管理和研究之外，大部分社会机构对于财务档案的重视和正确认识都是不足的。这就导致本单位的财务管理档案的归档、鉴定和利用不及时，对于本单位的经济活动的记录来说是一种严重的资源浪费。

二、财务档案管理方存在各方面的问题

1、财务档案管理意识淡薄

财务档案工作是保存历史、服务现实，承上启下的一项重要工作，但在当前各单位财务工作人手少、工作繁杂、档案管理经费又较为紧张的形势下，对财务档案工作的重要性认识不足、重视不够，存在应付思想。档案资料的收集、整理往往被忽视，以致单位形成的一些重要合同及文件等资料散失、霉变；有的甚至将一些资料据为己有，在工作调动、岗位调整、离退休时一并带走。

2、财务档案没有专人负责

除一些大型企业设有专门的财务档案管理人员外，大部分企业机构缺乏对财务档案的重视和正确认识，对于财务档案的管理责任不明晰，该归档案部门管理还是财务部门管理不明确，出现了乱堆乱放的现象。归财务部门存放的，年久丢失损坏的较多；归档案部门存放的，分类不明确，没有按会计流程编号，查找费时费力。

3、会计档案内容不全、不规范

应归档的会计档案不但包括各种凭证、账簿、报表，还应包括纳税申报表及税务的其他材料，各种票据的领用使用登记簿，财务人员移交清单及交接登记簿，会计电算化磁盘拷贝及光盘，各种经济合同、资产评估报告，借款合同及抵押合同，验资报告、审计报告及各种内部审计报告等。而大部分单位只将凭证账表等归档，对于一些重要的应永久性保存的合同却不整理，以致多年后查无实据。

4、档案室的设施不完善

有的企业没有设专门的档案室，有的企业将财务档案与其他档案混放同柜，还有一些企业档案室条件差，以致有些档案潮湿、污损，也没有配备一些专用设备，国家规定的《档案法》中的防虫、防火、防湿、防盗、防尘、防霉、防光的“七防”要求相差甚远。

5、管理制度不健全

多数财务档案管理部门没有系统的规章制度，日常工作无章可循，基本上凭经验办事，可随便借阅，有些档案保管期限不明确。会计档案销毁也不及时，到期该销毁的不销毁，销毁过程有的也不规范。

三、提高财务档案管理水平的措施

1、加强财务档案管理组织建设

1.1单位应高度重视财务档案管理工作，并把财务档案管理纳入单位组织架构体系，并配备主要领导主抓并负责财务档案管理的领导工作。

1.2根据单位的实际情况，配备专（兼）职人员负责处理日常的财务档案文件的接收采集、整理分类、建档归档工作，并做好财务档案的日常管理、调阅服务和登记备案工作。

1.3提高档案管理人员的素质，是提高财务档案管理水平和质量的组织保证，财务档案管理队伍人员的素质能力构成要与财务档案管理工作的要求相适应，并保持人员队伍构成的相对稳定。

1.4单位应适时的组织相关工作人员的财务档案管理方面的后续教育，多途径、多形式的参加各种专业学习与培训活动，以不断的更新和提高工作人员专业素质与能力，适应和跟上时展的步伐。

2、强化责任，大力提高财务档案管理制度的执行力

良好的财务档案管理制度只有真正贯彻落实到企业财务档案管理具体工作当中才能发挥其作用，才能体现出制度规范对财务管理工作及企业经营管理的价值。要想真正将财务档案管理制度落到实处，在工作当中应该注意以下几点：第一，加强财务档案管理制度的执行监督，一方面针对教育培训的实施情况，企业应该要求财务负责人会同相关管理部门对参与培训的相关管理人员进行严格的考核，另一方面，应该在制度中明确监督处罚的措施，定期检查财务档案管理有关人员的档案管理工作，要求档案管理人员必须严格按照法律的规定做好财务档案的立卷、归档、保管工作，所有的查阅、复制、销毁应该严格遵守企业的财务档案管理规定。第二，将财务档案管理纳入到绩效考核当中，企业在绩效考核当中，应该将财务档案管理作为绩效考核的重要内容，除了对相关管理人员的工作作出评价和奖惩之外，将考核的结果与管理人员的薪资待遇挂钩。第三，企业负责人应该带头执行财务档案管理制度，树立良好的榜样，用自身的行为去影响其他的人严格遵守财务档案管理规定。

3、实现财务档案管理部门的专业技术水平与能力提升

企事业单位的档案管理人员应当适时开展专业技能与综合素质方面的培训与指导，目的是为了促进财务档案管理工作的效率提升。在进行培训的过程中，应当形成奖励机制，对从事该项工作业务能力突出和综合素质较高的员工进行奖励，激发员工的工作热情。相应的监督管理的开展能够提高其档案管理工作的合理性，尽量减少疏忽，提高财务档案管理水平，提高档案的可利用价值。

4、搞好数据挖掘和整理，建好数据库，并及时采集动态数据

档案信息的数字化是整档案管理信息化的基础，其他的一切工作都建立在此基础之上。实现档案管理的信息化，必须向数字化、信息化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地，是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。必须建立企业财务档案数据库，可以按企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库，如按标准制度、原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。数据库一经建立，立即着手数据的录入，将本单位的财务档资料及时录入电脑。

5、加强财务档案管理信息化建设，提高现代化管理水平

在当今，信息化成为推动社会进步、促进社会生产力高速发展的驱动力之一。以电子计算机技术、网络通讯技术为基础平台的电子商务、电子政务、无纸化办公等信息化管理建设在社会的各个领域迅猛展开，并对人们的工作、学习和生活行为方式日益产生重大的变革与深远的影响，并业已产生出巨大的社会效益和经济效益。

财务档案管理信息化是现代信息管理系统的重要子系统，也是衡量一个单位管理水平的重要标志之一。我们不要把财务档案管理信息化建设简单地看做是经济资源的投入与负担，财务档案也是经济主体的重要资源之一，以史为鉴、把握未来，可以为单位重大的决策提供有价值参考和依据，具有很大的社会价值和经济价值。充分挖掘和合理使用各种档案资源，同样能够产生出可观的效益。

6、财务档案管理由专人负责

对于一些小型企业可由一名财务人员专或兼职财务档案的管理工作，但出纳人员不得兼任此项工作。由财务人员做这项工作，能很好的把握财务档案工作中的细节，能按会计工作流程序时地将会计档案整理成册，不易造成编号混乱，利于查找。如企业档案不是很多，也可由财务人员将财务档案整理归档后，统一交由档案室分别归柜存放。

负责财务档案整理的人员除了熟悉财务的处理流程外，还应学习档案管理知识，参加上一些档案部门组织的业务培训，这样才能不断提高自身水平，将财务档案管理工作做得更好。

7、加强硬件设施建设

不断加大财务档案管理硬件投入，配备了专门的档案柜、计算机、灭火器、湿度计、干燥剂、档案凭证专用装订机、切纸机等专用设备，原则上应有专门的财务档案室，如企业规模小可统一归入一个档案室，档案室应由专人管理，外人不得入内，档案室内应通风好，保持干燥整洁，这样才能为财务档案规范化管理奠定坚实的基础，为提高财务档案管理水平的提高提供保障。

结束语

财务管理工作中充分加强档案管理工作的力度，不断提升财务档案管理水平是当今社会经济环境中企事业单位得以发展的内在保障。企事业单位的发展离不开相应的经济支持，资金环节的畅通和相关数据会计资料真实、完整对企事业单位的管理有效具有重要意义。因此，规范财务档案管理，能有效提升财务管理水平，实现企事业单位的管理效能，实现经济效益提升。

篇7

站领导和血站员工对财务档案认识不充分、不完整，意识淡薄，只重视采供血工作、轻视财务档案管理的现象比比皆是，存在无章可循和有章不循的现象，使财务档案管理工作失控。

1.2没设置固定财务档案管理岗位

一些单位没设置固定财务档案管理岗位，专业的财务档案管理人员更不可能有，会计人员一般会兼管，因为在档案管理工作中对财务档案管理人员单位很少进行会计档案基本知识与操作技能方面的培训，所以因为档案基本操作规程的缺乏和对档案管理工作经验的缺乏，以及不能同步管理纸质会计档案，财务档案的归档与存储会计数据的磁介质档案，达不到档案规范要求，科学管理更谈不上。

1.3财务档案管理没有实现科学化

财务档案管理人员应该把财务信息存入磁性介质后，财务信息的丢失很容易会因为财务档案管理人员对光盘、磁盘中的财务信息没备份管理的缺乏导致，会计软件系统及软件的版式如果由于快速升级的会计电算化软件没有及时保存，就会使财务档案无法调阅。

1.4不够健全的财务档案管理的规章制度

虽然有《会计法》、《档案法》和《会计档案管理办法》的出台。但有的领导不重视，财务档案管理并不规范化，档案管理工作未纳入日常工作当中。

1.5财务档案管理中会计档案立卷不规范

由于有些单位混乱放置会计帐薄、会计凭证、会计报表以及会计文件资料，分散放置各月份会计报表。双方在移交会计档案时没有移交清单，没有按册清点，分别保管时没有按照永久、定期两类进行[4]。

1.6财务档案管理人员综合素质需要提高

财务档案管理人员由于不是来自专业，出现不按原则和制度办事的现象。有的人看人办事，甚至违法乱纪。开假发票、建假账。导致财务信息失去真实性，严重影响了档案管理的正确性。

2改善财务档案管理的几点措施

2.1财务档案人员的综合素质及业务水平需要提高

对财务档案管理人员的素质有较高要求，应是集多种技能于一身的复合型人才，业务多面手，一般档案管理的理论及技能要熟悉掌握，又要对财务专业知识精通，计算机信息处理技术还要具备。还要求财务档案工作者积极主动，及时准确，热情地为单位服务。还要具有严密的组织纪律性，遵守职业道德，保守机密，确保财务档案的完整和安全。财务档案工作者要养成遵纪守法的好习惯，做到遵纪守法，有章必循。财务档案工作者还要加强外语水平，财务档案工作者在评聘和晋级时的一大“难关”就是外语专业技术考试，大多数财务档案工作者外语水平尚未达到初级等级水平，还要利用各种教育方式，提高学习外语的兴趣和水平，克服学习中遇到的困难，树立起为档案事业发展而学好外语的决心和信心。

2.2建立健全财务档案管理规章制度，实现规范化

我站在近几年，建立了财务档案工作制度，遵循规章制度的合理性、科学性的特点，还融合了该单位特点和财务档案管理实际情况，做到了有章可循、有过必究，充分体现制度的权威性[5]。

2.3提高财务档案管理的物质条件

财务档案要放入档案室，以保护财务档案的完整与安全。在专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施等方面应采用先进的科学技术，不断引进、消化、吸收国内外一切先进技术和方法建设科技含量高的档案安全利用系统。

2.4财务档案管理工作应该突破旧的模式，注入新的内容

在相当一段时期内，单一的工作方式，工作方法的落后，使得许多财务档案工作人员缺少创新意识，他们只满足于日常工作，墨守陈规。一个民族进步的灵魂和一个国家兴旺发达的不竭动力就是创新。如果没有创新能力和创新精神，一个民族，一个国家，就不能立于世界民族之林，对于财务档案工作而言也是如此。财务档案管理人员从根本上只有转变观念才能超越自我。应该与实际工作紧密配合，适应岗位发展的需要拓宽知识面，学习相关的知识，补充一些新技术，新方法。应该创建鼓励创新的一些机制。将个人创新的内容作为年内考核的指标进行考核，将考核内容与劳动报酬相联系，奖罚分明。财务档案管理人员应积极主动参加各级单位组织的继续教育，不断学习，不断“充电”，拓宽视野，把终身教育作为一种必然选择，财务档案工作的改进要靠财务档案学科新理论，新技术，营造一种积极向上，锐意进取的创新氛围。

2.5财务档案管理应该实事求是，避免形式主义

在用科学发展观来指导财务档案工作的理论和实践时，必须实事求是，避免形式主义。实事求是，就是要从财务档案工作的实际出发，让财务档案理论研究和实际相结合。从实际出发。从一点一滴做起，真正让所研究出的财务档案理论对实际工作有一定的指导意义。

2.6财务档案管理应该认真对待财务档案销毁工作

财务档案人员要对销毁制度认真履行，必须经过一定的批准手续才能对要销毁的财务档案进行销毁，并且执行销毁工作要严格按照有关规定进行。经过鉴定后的财务档案，要销毁已保管期满的财务档案或者没有保存价值的档案。为避免发生财务档案保管期限划分差错和个人认识的局限性和片面性，销毁工作要遵循一次鉴定，多次复核的原则，尽可能地使该销毁的档案及时销毁，不该销毁的档案绝不销毁。

篇8

根据《会计法》和《档案法》的有关规定制定的《会计档案管理办法》，对加强会计档案管理和会计基础工作，建立规范的会计工作秩序，提高会计工作水平，有着极其重要的意义。财务会计档案管理工作作为会计基础规范的一个重要环节和不可缺少的组成部分，其规范化程度决定了会计基础工作的水平。

一、财务会计档案管理的重要性

档案的重要性不言而喻，国家专门为档案管理立法，足以说明档案工作在社会生活中举足轻重的地位。财务会计档案作为档案的重要组成部分又有其特殊的重要性，其记载反映的内容主要是与财务计划、经营、收支、管理有关的经济事务，是单位经济活动的主要历史载体。而高校财务档案就是高校建设、教学、科研过程中经济事务的主要载体。

高校财务会计档案是历史经验的总结、是各种审计财务检查工作的基础、是保持工作连续性的载体、是各种经济事务发生的证据。所以说加强对高校财务会计档案管理有着极其重要的意义。

二、会计档案管理的现状

1、“三重、三轻”现象突出

(1)重纸质档案、轻电子档案。只注重纸质的凭证、账簿、报表的归档管理，而对电子档案的存储缺少必要介质的备份建档；对财务系统，包括财务辅助系统(含学生收费系统、工资核算系统、校园卡系统等)的软件环境的电子档案更是缺少必要的存储立档；对软件系统不断的升级和改造过程中的记录可以说是“交白卷”。

(2)重会计档案、轻文书档案。只重视会计档案的管理，凭证、账簿、报表、预决算资料的管理，而对于文书档案，如上传下达的文件、某些基于账簿的独立性工作报告、平行部门之间的工作协调文件，以及和外界订立的合同的管理则不系统、不规范，甚至出现丢失的情况。在具体工作中，财务人员容易简单地认为，账簿、凭证、报表是重要的档案，除此之外，其他文书档案不是财务档案的主要内容，在管理上不能给予应有的重视，结--果大量的文书档案散落于各处，时间一长，往往会丢失。

(3)重立卷归档、轻日常管理。对立卷工作比较重视，而对平时的管理则比较松懈。尤其是档案借阅管理，缺少登记管理制度、缺少必要的逐级审批报告制度，对查阅者的身份、查阅的内容、查阅的时间没有限制，存在随意性，大大降低了财务会计资料的保密，甚至直接造成财务机密的泄露。

2、”四不”现象严重

(1)时间不及时。《会计档案管理办法》第六条规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。但是在实际工作中，当年的档案却迟迟不能归卷建册，甚至要延迟到下一个会计年度才能完成。另外，在移交本单位档案机构时也同样存在时间延误的现象。为查阅方便，财务部门往往会将财务会计档案保留在本部门两年甚至三至五年以上。

(2)内容不完整。高校会计档案，在类上主要是指前面所述的电子档案、文书档案，在具体业务上主要是指校园一卡通、国库集中支付、预算外资金收支管理、预算决算分析、纳税申报等财务档案。随着高校财务管理职能不断延伸，其业务范围也相应拓展，除了基础工作的记凭证、报账表外，还更多地参与到经济活动的管理和财务状况的分析，会计人员在完成处理工作之后，却忽略了对相关资料的收集、整理、归档。给之后的信息查阅及前期工作的追溯带来了极大的不便。另外，会计人员的交接记录档案、财务软件系统升级改造的档案等事项容易被忽略，造成这部分工作档案缺失。

(3)立卷不规范。会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全；有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置；活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分保管，不仅查找非常困难，而且销毁档案也不及时，造成会计档案积累过多、无处存放，从而影响了档案整体工作的质量和效果。

(4)程序不合规。财务会计档案管理程序不合规，主要表现在整理立卷程序不合理、移交保管程序和销毁程序不符合规范等。整理立卷程序中没有按照统一分类标准、统一管理要求、统一档案形成的“三统一”的办法执行。移交程序不规范主要表现在档案交接前没有充分的准备工作，移交点收不规范，没有专人监督或监督人员身份不称职，无法履行监督人的职责，交接后的事项办理不完整等，这些都是档案交接程序不符合规范的表现。销毁程序不规范主要存在未按照程序审批，档案管理部门和财务部门未共同派人员监销，销毁不符合保密要求，直接以废品变卖形式代替的现象。

3、“七防”措施不力

缺少防火、防潮、防盗、防虫、防尘、防光、防霉等“七防”的必要设备设施。这直接影响财务会计档案的使用效果和寿命，给高校带了不可估量的损失，大大降低了财务管理的水平，影响了财务工作的可持续和教育事业的稳步发展。

三、成因分析

1、认识不到位

工作中存在着侥幸心理、走过场心理、无所谓心理的会计人员，在档案管理的过程中马虎了事、得过且过。这种认识不到位，与当事人的责任心有着密切关系。认识不到位将直接影响着档案管理的效果，直接影响着高校财务工作的开展。

2、制度不完善

除《会计法》、《会计档案管理办法》、《会计基础工作规范》外，高校自身缺少具体的财务档案管理细则，这使得高校财务档案工作在本行业上缺少针对性。同样，不同高校内部也存在着千差万别，尤其在涉及校园一卡通、国库集中支付、预算外资金收支管理、预算决算分析、纳税申报、文书合同等财务档案管理时缺少统一规范的措施，无据可依，无章可循。

3、执行不得力

在财务档案管理过程中，由于认识不到位，制度不完善直接导致了执行不得力。而执行不得力又导致了现状的发生和发展，其本身既是后果，又是起因。

4、约束不强效

财政部门、高校教育主管部门、高校内部审计部门把监督的重点一般都放在经费的审批和使用上，对财务档案疏于管理，对违背法规的行为大都采取以教育为主的从轻处罚方式，对档案管理的违规行为缺少威慑力和强有效的约束力。

四、建议和对策

1、加强领导，提高认识

领导重视是搞好高校会计档案管理工作的重要前提和关健。高校会计业务主管部门、校内的分管领导、财务处长等各级领导应引起重视，加强对财务会计档案管理工作的领导。主管部门可对各高校财务档案制度的建立健全进行指导，对财务档案管理工作的及时、全面、完整进行检查，督促各高校将财务档案管理作为一项重要任务来布置、落实，常抓不懈。校内的分管领导、财务处长及其他有关部门领导应充分认识会计档案是所提供的史料和证据，对学校制定事业发展方针和战略、预测经费收支、查证经济问题、防止贪污舞弊具有不可替代的重要作用。有条件的高校应独立设置财务会计档案科室，配备有一定专业素养人员，通过岗前业务培训，使其认识财务档案岗位的重要性，树立爱岗敬业的精神。

各岗位财会人员应提高认识，纸质档案、电子档案同样重要，会计档案、文书档案一并立卷归档，要在日常管理上下功夫。广大财务工作者还应清醒地认识到财务会计档案工作是一项细致严谨的工作，来不得半点马虎，档案的重要性是在以后工作需要时才体现出来的，也就是说有一定的滞后性。有的档案的重要性在整理初期并没有显现出来，如果这时候粗心马虎，甚至置之不理，档案形成有缺失，内容不完整，以后需要时却找不到，事后补救又来不及，很可能就造成不可弥补的重大损失。所以财务人员在档案工作上一定要细致耐心，应该做到事无巨细，养成良好的档案工作习惯，应该严格按照规章制度，把工作的每一步都做好做扎实，也应该增加些忧患意识，防患于未然。

2、完善档案管理制度

建立健全高校财务档案管理的规章制度。同时，将校园一卡通、国库集中支付、预算外资金收支管理、预算决算分析、纳税申报、文书合同等方面的财务档案管理纳入学校档案工作的总体。要使高校财务档案规范化，必须制定高校财务档案工作管理目标，明确责任，并建立健全一套档案管理制度，如《高校财务档案工作人员职责》、《立卷归档制度》、《高校财务档案保管制度》、《高校财务档案保密制度》、《高校财务档案移交、销毁制度》、《高校财务档案查阅制度》等，规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序，使财务档案管理工作有章可循。

3、严格执行管理程序

严格按照财务会计档案管理的时间、内容、程序要求来推进工作的顺利进展。在整理立卷程序中按照统一分类标准、统一管理要求、统一档案形成的“三统一”的办法执行。移交程序中按照移交前、移交时、移交后的要求规范执行，档案交接前做好充分的准备工作。移交时认真点收，专人监督，监督人员身份要符合要求，完整办理交接后的事项等。销毁程序按照程序审批执行，造册登记，未了事项另行立卷，档案管理部门和财务部门共同派人员监销，销毁彻底，防止泄密等。

4、增加投入，提高软硬件环境

按照“七防”的要求建设符合条件的档案馆(室、间)，保证财务档案的安全。有条件的单位还可以在档案馆内外安装电子监控和摄像，以进一步提高安全度。同时保证房屋、设备、家具的日常修缮、维护保养、更新代。

在财务年度预算中应足额安排财务档案管理经费，并按照专项经费管理办法确保其专款专用，并将其纳入经常性项目管理，任何组织和个人不得挪用、克扣、挤占档案管理经费，必须保证档案管理经费充足，保证档案管理工作的协调可持续发展。

[参考文献]

[1)国家财政部：会计档案管理办法LZ]，1999-Ol-01，

篇9

会计档案收集是会计档案工作的基础性工作，它要求收集会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计核算资料，这些都是记录经济发展和业务情况的重要指标，是会计档案工作的基础。因此，在此阶段，档案管理人员要熟悉会计档案的收集范围，根据会计档案工作要求，规整重要档案，以备后用。

1.2会计档案形成与保管阶段

会计档案形成与保管是会计档案管理的重点。在收集与整理会计资料后，要对会计档案进行整理立卷，并按要求装订成册。把会计档案放在财务资产保管部保存1年，期满后，由财务资产部编制移交清册，然后由档案机构统一保管。会计档案要放在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，此外，还要注意防虫蛀，保持清洁卫生。

1.3会计档案移交阶段

《会计档案管理办法》规定：“财务部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案全部移交档案管理部门，不得自行封闭保存。”因此，档案部门要严格遵照国家法律规定，按期点收，不得找借口托辞。财务资产部门要将保存满1年的会计档案即时移交给档案管理部门，并做好交接手续，及时编制好会计档案移交清册。

1.4会计档案借阅阶段

《会计档案管理办法》规定：“当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由单位的财务部门保管1年。”企业要加强会计档案管理，避免出现会计档案丢失的现象。因此，财务部门要建立严格的会计档案借阅制度。内部人员借阅会计档案的管理标准：内部人员查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理有关规定，办理借阅手续。填写会计档案借阅审批表，注明借阅人姓名、时间和会计档案名称，经由会计机构负责人、档案管理部门负责人签字，可提供复印件，并在专设的登记簿上登记。外部单位借阅、查询会计档案时，除执行内部借阅条款外，还要借阅单位出据介绍信，并由负责人签字方可借阅。借阅人归还会计档案时，会计档案管理人员要认真检查档案的完好性，仔细核实有无涂改、损坏情况，防止会计档案在流动过程中散失、缺损、抽换或任意销毁，确保会计档案的安全性和完整性，避免秘密文件丢失、泄密。

1.5会计档案销毁阶段

会计档案销毁是会计档案管理的最后一个阶段。在该阶段，企业要按照一定原则和标准，对会计档案的鉴定和销毁做出明确要求，对过期的会计档案进行价值估算，并销毁没有价值的会计档案。档案管理部门要提出鉴定意见，和财务部门共同组成鉴定工作小组，对档案逐册、逐页进行鉴定，对确无保管价值的会计档案编制销毁清册。销毁情况形成书面文件和销毁清册一同存入档案。

2会计档案的管理策略

第一，结合财务管理实际需求，建立完善的会计管理机制，以全面规制会计工作内容，从而保证会计工作流程的规范性、有效性。第二，把所有经济活动都归入会计监督管控的范围，按照制度要求，保持会计档案工作特色，实施精细化、电子化管理模式，严控会计档案归口，确保会计档案的真实性、有效性、准确性和时效性。第三，企业要做好教育和专业培训工作，努力提高会计档案管理人员的素质和专业水平，以保证会计管理工作有效进行。

3会计档案管理创新实践

3.1会计档案电子化、信息化革新

纸质档案仍然是当今会计档案的主要载体，但是，随着电算化的跨跃，财务系统软件从远光到FMIS，再到ERP、财务管控系统等多系统并行，将会计电子档案的推行提上日程。依据会计档案管理的最新要求，2014年，财务资产部协同财务管控组，将成立以来的全部账目编制成电子档案，以电子档案盒为载体，设立内部局域网管理，对电子档案进行专项管理，满足会计电子档案异地、防灾存储的要求。在地市没有服务器网络的情况下，实现对以前年度会计信息进行电子查询，为查询纸质档案起到“卫星定位”的作用。

3.2优化人员配置，确保会计档案专业专职管理

财务资产部设置会计档案管理岗位，配备专业财务人员负责会计档案管理，在保证会计档案质量的同时，提升会计档案管理水平。注重会计档案人员的职业素质和业务水平，要求会计档案管理人员必须具备会计从业资格证书，大学专科及以上学历，且有5年以上会计工作经验，政治表现好，具有良好的道德品行。建立会计岗位轮换制，采用A、B岗机制确保会计档案管理有序进行，工作衔接流畅，财务管理职能进一步强化。

3.3重视业务水平，加强培训管理

会计档案管理人员除应兼顾财务会计专业和文书档案专业知识外，还要具备计算机方面的专业知识。因此，对会计档案管理人员的专业素质要求也相对高于其他岗位。定期或不定期地对会计档案管理人员进行专业培训，提高其业务能力和道德素质，使其能胜任档案管理工作。

篇10

中图分类号：F27文献标识码A文章编号1006-0278（2015）07-036-02

所谓医院财务档案管理，其是指利用文字、影像等资料，真实全面地记录医院活动。它涉及到医疗、科研、卫生行政管理以及教学等众多方面，具有极高的保存价值和意义。在医院管理中，财务档案管理是不可或缺的一部分，对于全面记录和反映医院经济状况，促进医院各项工作顺利推进有着重要作用。随着医院各项工作的不断发展，经济活动日益频繁，传统的纸张式财务档案管理日益被淘汰，财务管理工作也迈向了信息化进程。但不容忽视的是，在向信息化档案管理演进的进程中，医院的财务管理工作也面临着一系列亟待改进之处，全面提升医院财务档案管理工作质量极为迫切。

一、当前医院财务档案管理工作存在的问题

在医院经济建设中，财务档案管理具有极其重要的价值。但在管理中，认识不足，制度欠缺，人员素质不高的问题突出，成为了制约和束缚财务管理的桎梏与阻碍。

（一）重视程度不足

对医院而言，财务管理是记录历史，服务现实，具有承上启下意义的一项重要工作。但当前，为数众多的医院领导和财务负责人对此项工作的认识程度不足，觉得是可有可无的工作，潜意识中存在应付思想，致使财务管理未能纳入医院的重点工作得到落实，从而流于形式。同时，领导的不甚重视也直接影响了医院职工对财务档案管理的态度，整体观念的淡薄制约了资金的投入和倾斜，医院财务档案管理工作普遍存在着经费不足，设备陈旧以及专业人员匮乏的弊端，对整体工作造成不利。

（二）制度体系不健全

随着卫生改革事业的不断推进，医院日益重视内部管理工作，建立并完善了医院的制度管理体系，不断强化管理体制建设。但在此过程中，却疏于对财务档案管理制度的优化完善，涉及到财务档案管理的职责、考核标准等具体细则缺乏，致使医院财务档案管理工作陷入松散无序状态，对该项工作的规范化发展造成不利。

（三）档案利用效率不高

财务档案不仅涉及财务，更与档案管理有着密不可分的关系，在医院管理中具有重要意义。但当前，医院的档案利用率低下，致使财务档案也长期处于不受重视的状态。一方面，绝大多数的医院缺乏科学规范的管理手段，未能针对财务档案制定切实可行的收集制度和收集方法。实践中，档案的归档与利用脱节，整体利用效率低下。不同性质的财务档案本应由相应的职能部门进行收集管理，但由于部门之间缺乏顺畅的沟通衔接，各部门未能在档案收集后进行信息共享，从而极大降低了财务档案的价值；另一方面，当前医院的部分工作人员还存在着被动服务的思想，对工作的整体热忱度不高，未能正确认识到在财务档案管理工作中能转变服务态度和服务形式的重要性，从而影响了医院财务档案信息的利用，进而制约了医院财务档案价值的发挥。

（四）专业人员匮乏

财务档案管理工作是一项极为细致、严密的工作，具有较强的专业性，对管理人员的专业技能存在一定要求。但从当前财务档案管理工作的现实来看，许多医院的财务档案管理工作由会计人员甚至护理人员兼任。其未经过档案专业知识的系统化、规范化培训，很难按照财务档案管理工作的要求完成档案的收集、整理、存放、归档等工作。同时，一些财务档案管理工作人员对计算机的熟知和应用程度不高，仍停留在传统的手工工作模式，很难顺畅利用计算机进行档案管理工作，从而阻碍和滞后了财务档案管理工作的信息化发展进程。

二、提升医院财务档案管理的质量的途径

如上所述，重视程度不足、制度体系不健全等一系列问题的存在影响和制约了医院财务档案管理工作的顺利进行。为此，有必要针对上述问题的存在展开思索，提出提升医院财务档案管理的质量的可行策略，推动医院财务档案管理工作的发展向前。

（一）加深思想认识

随着社会的发展和信息化进程的不断演进，医院领导和相关财务负责人应当审时度势，认清医院财务档案管理工作的重要性，立足本医院实际，加大对财务档案管理工作的支持力度，营造档案财务管理工作的良好氛围。医院领导要重视和加强对财务档案管理工作的组织领导，将其提上工作日程，并纳入医院工作的整体规划中，做到与医院各项工作的同步谋划、同步发展。与此同时，要加强宣传力度，切实转变医院干部职工对于财务档案管理工作的偏见和漠视，积极营造全员支持财务档案管理的大环境。

（二）健全制度体系

管理制度的完善与否是医院财务档案管理工作有序进行的重要前提。因而，在医院的财务档案管理工作中，必须建立健全相关制度体系，做到有章可循，有制度可依。我国的《会计法》《档案法》《会计档案管理办法》等法律法规针对会计工作中形成的财务档案规定了明确的范围、时间和要求，通过法律的形式对财务档案的完整性、真实性、准确性予以了保障。为此，医院应以国家法律为先导，立足本单位实际，据此制定可行的财务档案管理制度，对财务档案的收集、整理、移交、借阅等一系列环节做成细致规定，为相关人员提供可行依据，切实规范财务档案管理工作。

（三）提高财务档案利用率

对于医院而言，其不仅要重视财务档案管理的收集和保管等各项工作，还必须从医院的整体建设出发，结合医院的发展理念和发展规划，积极探索提升医院财务档案效率的途径，改进医院的服务现状。一方面，医院应切实更新服务理念，改变传统的被动服务方式，树立先导思想，积极主动地开发整理财务档案中的信息，挖掘可用资料，努力开拓财务档案管理利用的新途径，切实提升医院的经济效益。另一方面，医院要认清信息化发展的大形势，改进传统的财务档案管理模式，积极推进电算化进程，提升医院财务档案管理的信息化水平。

（四）提升人员素质

财务档案管理工作对财务信息的真实性、准确性都有较高要求，这也就对从业人员的专业素质提出了挑战。一个合格的财务档案管理人员除了具备一定的职业道德外，还必须具有与职务相匹配的专业技能。为此，医院应强化对财务档案管理人员的培训，加强对档案管理、操作技能等的提升，使得财务档案管理人员能够全而熟练地掌握相关的基础知识和操作技能，从而灵活适应岗位需要。同时，要实行常态机制，定期或不定期地针对财务档案管理人员进行监督、考核、评比等工作，将结果纳入日常管理中，加大人员的重视程度，激发其积极性，也有效提升财务档案管理工作的质量。

三、结语

在医院的健康长远发展进程中，财务档案管理工作发挥着不容忽视的重要作用，医院必须针对当前财务管理工作存的问题与漏洞进行全面剖析，制定可行策略，切实提升财务档案管理质量，促进财务档案管理工作的水平得到实质性的进步和飞跃。

参考文献：

篇11

随着财务工作内容的扩大以及管理水平的提高，要制定切实可行的方法来完善财务管理体系。相关人员要建设电子财务档案管理系统，这样可以实现用网络化管理的手段来管理财务，是符合现代化发展的要求，也对财务档案的整体效率有所提高。

1.1 信息化财务管理具有很多优势，比如：信息存储数量多

符合当今查阅频繁的发展形势，对财务管理的实施提出了较多的要求。随着我国财政工作的飞速发展，财务制度变化很大，甚至一年中会出现多次调整的情况，不同指标规定每年都在改变；每年的会计账簿报表都存在一定的不同，不但需要总结当年度经费的总体内容，而且还需要总结上年或者是下年的总体内容；划分标准越来越要求细化，项目就变得复杂，资料收集时出现问题，这些都会对财务管理体系造成一定的困难。

1.2 食堂财务档案管理对建设项目管理起着重要的作用，财务档案管理的实施可以提高财务管理的整体效益，并且能够达到节约成本的目的

从以上内容可以看出，食堂中应该加大对财务管理工作的力度。由于国家的相关政策调整对财务管理产生一定的影响，所以要提高科学化的管理效率。但是，在当今的财政体系发展深入到宏观背景下，随着财务档案管理体系不断的发展，财务工作也出现一定的困难。因此，实现食堂财务管理网络化体系，不但是符合现代化的要求，而且也是提高食堂财务管理效率的重要途径。

2 食堂财务管理信息化建设存在的问题

2.1 食堂财务管理体系没有较好的明确目标，采取领导一致，按照级别进行层层管理的措施还没有落实

依然按照以往的管理体制来进行食堂财务的管理体系，没有形成信息化管理的理念。除此之外，食堂中的财务管理未与其他相关部门进行合理沟通，需要实施多种信息化建设以及相关的网络资源，然而牵扯到相关职能部门就很难落实。由于一些财务管理信息化没有统一的领导，这样就会出现相关部门在财务档案信息化管理中没有做好本职工作等现象的发生，从而导致财务档案管理信息化没有明确的目标。

2.2 财务档案管理人员缺乏相应知识

经过漫长的变革与发展，财务管理人员的素质已经有了很大改观，在学历、职称等方面已经基本符合岗位要求。但是，长期以来所形成的工作惯性，使得他们在业务上仅仅重视财会理论与实践的学习与研究，而对档案业务特别是档案信息化这项工作的重视程度没有提升到一定的高度。档案资料的收集、整理往往被忽视，以致单位形成的计划、总结、专题报告、预决算资料、基建预决算、市场报告等资料、合同协议书、荣誉证书、工资转移单、工资调整、人员录用资料等散失、霉变；有的甚至将一些资料据为己有，在工作调动、岗位调整、离退休时一并带走。在现有的财务人员中，真正懂得财务档案的搜集整理的人员很少，懂得把纸质财务档案转化为电子档案的人员更少。

3 食堂财务档案管理信息化系统的安全风险

3.1 数据安全风险在手工方式下，财务信息以账、证、表等形式存储在纸介质上，修改过的会计凭证或账簿可以从财务人员笔迹和印章上分清责任，但是电算化系统的会计数据直接存储在磁盘上，对电子数据的非法修改可以做到不留痕迹，存在着档案无纸化和电脑操作无形化带来的数据风险。利用计算机的舞弊具有很大的隐蔽性，被发现的难度较之手工会计系统更大，其造成的危害和损失也更大。因此，在电算化系统下做好安全保密工作意义重大。

3.2 管理安全风险由于相关人员缺乏计算机信息安全基本知识，不遵守本部门的信息安全规则，造成数据损失等，很多财务工作人员普遍对病毒的危害性程度认识不够，任意从互联网上下载资料，在计算机间、局域网和互联网之间交替使用软盘和可移动硬盘、U盘，将计算机病毒带入财务系统中。另外，由于一些计算机的配置较低，安装防病毒软件后计算机运行速度会受到影响，一些员工对安装的防病毒软件私自卸载，造成整体防病毒工作的被动。因此，往往由于某一个人使用过程中的疏忽而给整个会计电算化系统带来风险。

4 加强食堂财务档案管理信息化的建议

俗话说，“没有规矩，不成方圆”“安全保障，制度先行”要以财务管理部门和档案管理部门为主，相关部门为辅，单位积极参与，通过积极探索，真正做到理论结合实际，从实践中来，到实践中去，制订一系列切实可行的财务档案信息化管理制度。比如对数据库系统的监控制度、重要数据备份制度、内网与外网要实现物理隔离制度等等类似的如国家档案局《电子文件归档与电子档案管理办法》中“至少一式两套，一套封存，一套供查阅使用”的要求。只有健全系统的档案管理制度和管理体系，才能从根本上加强档案软环境建设，做到日常的财务档案管理活动有章可循，如综合性的规章制度、立卷归档、档案保管制度，档案保密、保卫制度，开放档案的利用制度，未开放档案的利用制度，档案专（兼职）人员的岗位责任制。

篇12

关键词 煤炭企业 会计档案 管理

随着我国煤炭企业步入转型发展和资源整合的重大时期，煤炭企业会计档案管理迫切需要跟上企业发展的步伐。在过去矿务局的基础上改制后组建的国有企业通过近几年的跨越式大发展，走多元化一体化道路逐步形成了具有煤炭开采、煤化工、火力发电、房地产等多个产业的大型煤炭企业集团。由于受传统计划经济体制和旧的手工账下的会计档案管理办法的双重影响，煤炭企业会计档案管理逐步地与财务管理信息化的要求不相适应。会计信息化发展提高了会计核算、资产资金管理的准确性，进一步规范了操作流程，提升了财务人员的工作效率，降低了他们的劳动强度，使他们从繁重而繁琐的核算工作中解脱出来，更好地参与到企业的经营管理决策中来。加强会计档案管理工作既是当前企业财务管理信息化发展的客观需要，也是时展的必然诉求。管好用好会计档案是企业每一个财务工作者的重要责任，也是会计工作向高水平方向发展的重要前提。

一、会计档案管理工作中存在的问题

1.对会计档案管理工作的重视度不够。不少企业重会计业务工作，忽视会计档案管理工作，未设置专职的会计档案管理员，在制度设计上缺少档案保管项目，监督管理缺乏。这种作法导致会计业务工作于档案保管工作差距日益拉大，不利于企业的管理水平的提升。会计档案的鉴定、销毁工作迟延拖沓，不少单位的会计凭证、会计账簿多年来只归档不鉴定，更不销毁，认为地将会计档案的鉴定销毁工作一拖再拖，导致新的凭证档案不能顺利归档，会计部门暂行保管的凭证超出一年的情况甚至成为普遍现象，这甚至影响到后续会计业务的开展，从而影响了财务管理工作的质量和效果。

2.会计档案制度缺乏具体操作规程，责任不明确。目前国家会计培训教材往往偏重于规范会计业务操作，属于会计档案管理内容，主要是规范了保存年限等内容，对于具体的装订等方面没有做具体要求。具体档案保管操作规范需要企业在本企业会计制度中自行规范。会计档案是会计信息的载体，对于档案要求不明确，会计人员执行主观性偏大造成会计档案达不到管理要求。对于合同类会计档案，财务部门往往错误认为合同属于煤矿企业管理科管理，自己就无须整理了，这样不仅导致了会计档案不全，还造成了财务付款缺乏依据，不能按照合同进度进行付款，甚至出现超付，给企业带来了一定的财务风险。

3.会计档案整理工作不够规范，未能实行分类别管理。往往在整理归档时侧重于会计凭证、会计账簿、会计报表资料的打印、装订归档，但是与会计业务相关的文件资料并没有进行整理，如财务决算批复、审计意见等资料未能及时附到凭证后面。部分煤矿财务由于出料单多装订到凭证后面较厚，出于省事而未作为凭证附件单独装订。对于资料的轻重缓急区分不够，遗漏重要会计文件的存档工作，给未来查阅带来了不必要的麻烦。会计档案在销毁时未能及时将土地使用权等涉及资产购置的凭证、未了结的债权债务的原始凭证及时抽出，导致对未来会计期间会计工作产生重大影响。

4.会计档案管理人员职业道德素质不高，责任心不强。从业人员由于缺乏档案管理经验，对档案的基本操作规程、财务档案的归档范围等标准不清楚。有的单位甚至存在财务人员利用会计档案管理的职权违反会计法规，私自伪造、篡改、变换原始凭证、记账凭证，为个人谋取私利。有的单位为完成虚假收入指标，在没有实际经营业务的情况下违反国家税收征管和发票管理规定，为他人虚开、为自己虚开、让他人为自己虚开、介绍他人虚开增值税专用发票，玩企业的考核办法于股掌之间，欺骗上级监管部门。有的则为了完成项目部经营指标而人为调剂原煤与项目部利润。建假账、建账外账、虚列成本设置“小金库”行为造成会计核算工作的很不规范，会计信息失真，进而影响了企业集团的战略决策。

5.财务档案管理重书面资料，轻视电子档案的保管。随着计算机普及和网络信息化的迅猛发展，企业逐步地考虑到将纸质文档以电子文本的形式保存下来，但是由于保存措施不当，未能进行防火、防水、防潮、防盗等工作导致数据丢失。由于没有及时办理借阅手续，导致不知所踪难以找回。由于网络传播的普遍性和及时性，不经意间透露的企业的某些会计档案信息有可能会被人利用，泄露企业的商业机密，给企业造成不必要的损失，加强电子数据安全性成为当务之急。

二、完善会计档案管理工作的对策

1.提高认识，切实加强对会计档案工作的领导。我国会计法律体系的基本法《会计法》第二十三条规定：“各单位对会计凭证、会计帐簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。”单位负责人负有依法办理本单位会计工作移交和保管会计档案资料的责任。单位负责人作为会计工作的主要责任人，要进一步提高对档案工作的认识，树立“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的理念，从维护企业真实面貌的高度，切实加强对本单位档案工作的组织领导，把档案工作列入议事日程，纳入本单位发展规划，及时解决会计档案管理工作中的实际困难和问题。本单位的财务机构负责人要把会计档案工作列入本部门年度岗位目标责任制考核，落实会计档案工作人员职责，有效地开展工作，为会计档案工作创造有利条件，确保会计档案完整有效。

2.加强会计从业人员的档案管理知识的考核培训，提高管理人员的知识技能和职业道德素养。作为会计档案整理的直接责任人，专职（或兼管）会计档案管理人员对会计档案规范化整理的认知和熟练度，直接决定了会计档案工作质量。会计档案工作是一项政策性、专业性很强的工作，会计档案管理人员除了具有较强的专业技能以外还要求具有一定的档案管理能力，培养知识技能全面的会计档案管理人员是做好新形势下财务管理工作的保证。要从政治上、工作上和生活上关心爱护会计档案工作人员，为他们排忧解难，选派会计人员参加档案部门举办的岗位培训和继续教育，充分调动和发挥好会计档案工作人员的积极性、主动性和创造性，不断提高企业财务部门会计档案管理水平。

3.建立健全本单位会计档案工作机构，明确工作职责。为落实会计档案管理责任制，加强会计档案工作，做到管理到位、责任到人，各单位要建立健全会计档案室，明确财务机构负责人和专（兼）职会计档案员，会计档案管理员要保持相对稳定，若要更换则要做好交接手续。会计档案室主要履行以下职责：贯彻执行会计档案法律法规，建立健全会计档案工作规章制度；对本部门和相关业务部门会计文件材料的归档工作进行指导和监督；统一保管财务部门的各种会计档案，并按规定向本单位档案室移交；负责所保管会计档案的提供和利用；协助税务、财政机关查阅会计档案；完成领导安排的工作任务。建立健全会计档案收集整理、立卷归档、安全保密、开发利用、鉴定销毁、档案人员岗位责任制等制度，并严格执行。因管理不善或给档案造成严重损失的，依法追究有关负责人及直接责任人的责任。财务工作实行定期轮岗制度，会计档案管理人员也不例外，通过档案管理工作定期轮岗有利于提高财务档案管理工作水平。

4.会计档案管理内容按照会计档案管理办法，根据企业经营管理的实际情况以及事务特点，将会计档案分类进行管理以提高会计档案利用率。会计档案可以按照来源不同分为内部会计档案和外部会计档案。外部会计档案是按照会计档案管理规定要定期移送到档案管理部门的资料，如年度财务报告、会计凭证、会计账簿等，而内部会计档案是财务部门自行保存的会计档案，如预算管理类报告、工程管理类、税政管理类、资产资金管理类、合同管理类等等。在整理档案时要根据档案的连续性、系统性加以筛选保存，制定统一格式，实行标准化管理，便于查询利用。

5.建立健全会计档案安全机制，维护企业商业机密。安全是会计档案工作的头等大事，必须高度重视，警钟长鸣。信息技术的发展给我们的工作带来巨大的变化，电子文档在信息存储上相对于传统的纸质文档具有空间小而容量大的特点。这给传统的档案管理工作带来严峻的挑战，但并不意味着纸质档案不重要。我们要在保留一份纸质会计档案的同时，保留一份电子档案，实现双备份，双保险。在保存上对电子信息要定期刻制光盘加以保存。要定期检查档案保管情况，制定档案安全应急方案，确保档案绝对安全。在信息化时代，会计信息作为一种资源在企业经营管理工作中的地位越来越显得重要，企业应当加强信息资源的安全保障，避免被不法分子所利用。目前有的企业设置了财务信息专网，要设置权限限制非本企业财务人员登录访问，及时修改登录密码，防止财务信息泄露。对于财务部门以外人员要求提供财务报告、审计报告等会计信息要建立健全责任追究制度，未经财务部门负责人的批准不得对外提供企业的财务信息，否则要承担相应的经济法律责任，情节严重的还要加以辞退。

6.深化ERP系统应用，实现记账凭证与原始凭证电子档案联查功能。会计核算软件中不能仅仅是账务处理系统，应当深化会计档案功能的应用，实现记账凭证与相关原始凭证和支持文件的联查功能。目前个别国产软件如用友的NC系统实现了该功能，即在编制凭证分录的同时，能够在对应的凭证分录上实现相关文件资料的上传和查阅功能，但不足的是对于上传附件的大小不能限定，造成了资源的极大浪费。因此应当在满足电子查阅功能的同时，最大限度提升系统空间的使用效率，加强凭证附件上传的监督管理工作，防止无效文件上传，并定期做好数据备份工作。

总之，会计档案工作应当要紧密联系会计信息化发展的时代要求，在遵守现有的档案管理法律法规的基础上积极采取有效措施，探索创新会计档案管理模式，促进煤炭企业财务管理工作更上一个新台阶。

参考文献：

[1]赵清和.谈财务部门会计档案的管理.沈阳建筑大学学报：社会科学版.2005（4）.

[2]张雪珍.会计管理体制改革中的会计档案管理.财会通讯.2007（7）.