档案专项管理范文

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主要表现在申报单位的领导及项目负责人员档案意识淡薄，没有档案在项目管理过程中的地位，缺少机制保障，在制定项目工作计划、实施方案时较少提及档案，不注重项目进行过程中原始资料的收集、整理，项目组成员对项目各环节自然形成的原始资料如方案论证、项目启动、结题验收等归档把关不严，对项目验收所需档案资料的齐全、完整和真实性带来影响。

1．2专项档案人员素质较低

项目管理部门或建设单位的档案管理人员大都为临时抽调、身兼数职、没有经专业培训，不懂档案业务，影响归档质量。

1．3专项档案管理规范化不强

中医药专项涉及子项目多，时效性强，项目执行过程中有研究、设计、数据分析等多环节，形成资料也多，如项目申报书、中医药项目专项资金有关文件、项目工作任务方案、任务书、建设方案、实施方案、经费下拨的文件、中期检查报告、考核评估、验收结题报告，验收成果证明，成果登记，获奖情况等，各环节的档案资料收集不及时，归档文件材料签署日期不符合要求，缺归档章，卷内目录题名填写不规范。

1．4缺乏有效的管理机制

部分项目申报单位档案管理体制和制度不健全，没有形成有效的管理和监督机制。有档案管理部门的单位对项目档案缺乏有效监督和指导，未组织专项检查工作。专项档案归档机制，无人及时接管档案，造成专项档案管理缺失。

1．5与项目同步管理或超前管理未能实现

在项目筹备期和项目进行过程中，由于不重视项目档案和项目同步管理，对于项目档案的管理工作没有一种超前管理的意识，造成档案资料整理不及时，文件材料的复印件较多，原件较少。在档案管理工作前期投入精力不足，项目后期才开始突击收集、整理档案的情况下，这种现象尤为突出。最典型的例子是很多项目都是在快结题时，集中几天时间突击做好档案资料，以便应付结题验收。

2中医药专项档案管理的特点

2．1专业性

具有鲜明的中医药特色。例如国家科技“973”计划专项，在中医辨证论治疗效评价方法基础理论研究中，建立了COPD、老年性肺炎、恶性肿瘤基于病人报告及医生报告、病症结合的临床评价指标体系。这三个评价体系从文献研究到问卷调查都产生许多专业性很强的文件材料和原始数据，应根据项目特点将各环节所形成的文件材料分别进行收集、整理、归档，根据验收规则，每个环节都应该有独立、系统、完整的档案资料。项目承担单位对这些专业性强的文件材料应坚持“平时立卷，定期归档”和“随办随归”的原则，将研究过程中产生的已处理完毕的文件材料，分门别类地归入预备立卷类目内。

2．2复杂性

有些中医药项目涉及未公布的关键技术、配方等为部或国家秘密内容，对形成的文件材料收集有着较高保密要求。例如在973计划中的中药药性理论继承与创新研究，对煎煮时间、给药剂量、提取方法、炮制品种、配伍方式等科研人员应做好文件材料的形成、积累、立卷、归档。

2．3连续性

完整的中医药项目需经过申报、审批、研究、分析、结题等阶段，使许多专项档案成为跨年度，各个项目的前后形成周期长，跨度大。例如2010年国家重点投资40亿建设16个国家级中医临床研究基地，项目建设周期3年，各级项目参建单位应根据《基本建设项目档案资料管理暂行规定》相关要求，做到各时期档案工作与科研、设计、基建、勘察等工作的同步管理。一般跨年度的建设项目，应放在针对建设项目的第一年归档。本年度作下年度的项目计划、预算应放在针对的下年度归档。

3专项档案科学管理的思考与建议

3．1做好专项档案“三纳入”“四同步”

“三纳入”：将专项档案工作纳入专项建设计划；将专项各类文件材料形成、积累和归档要求纳入专项工作计划；将专项工作各类文件材料的形成、积累、归档要求纳入各部门和单位专项工作职责和有关人员岗位职责进行考核。“四同步”：要将专项档案管理与业务工作同步部署、同步实施、同步检查、同步总结验收。项目申报单位要坚持将档案管理和项目开展同布置、同整理，做到项目建设和档案管理同步进行，保证项目档案的齐全、完整。同时将项目档案纳入项目结题验收考核，对项目档案不齐分散的项目单位，不予验收结题或推迟验收结题。

3．2建立健全专项档案文件材料归档机制

按照国家档案局的有关规定，及时制定或修订专项档案文件材料的归档范围和目录，做到应收尽收、应归尽归。项目和建设与参与单位可参考《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范》等，会同主管单位负责编制相应种类的专项档案归档范围和管理办法，进一步完善专项档案数字化、专项档案立卷编制操作流程、专项档案保管期限、专项档案管理人员岗位规范、专项档案的开发利用等工作制度。

3．3各负其责，分级管理

要加强专项档案的集中统一管理，创新整合专项档案资源，实现专项档案资源管理的新模式。探索建立专项档案国家级—省级—建设单位三级统一的远程管理平台，各项目单位可以充分利用该平台，完成对专项档案资料的报送，对项目文件资料的形成、流转、归档、移交、保管、利用等全过程管控、监督；各项目建设单位在报送档案资料时，可按照归档要求向上级项目主管单位移交原件或复制件。根据专项档案管理规定，制定项目材料归档分类方案，统一档案装具和项目档案录入格式等，完善检查、考核机制，明晰项目管理部门和申报单位归档范围和责任，建立和完善项目管理部门、项目建设单位归口负责、各方面共同参与的档案工作体制，确保分工明确、各司其职，密切配合、形成合力，促进中医药项目档案事业协调发展。

3．4发挥信息网络支撑功能

建设数字档案馆（室）是档案信息化的重点。（1）积极配合国家电子政务示范工程建设，开展项目文档一体化管理模式的探索，包括项目建设人员与档案人员管理一体化、纸质项目文件与纸质档案管理一体化、电子文件与电子档案管理一体化，将项目文件材料的动态管理与档案的静态管理相结合，从中最大限度有效地加强项目档案的前端控制，同时更有效地通过前端过程控制保证归档文件的齐全、完整、系统。（2）通过对项目执行过程文档分类，进行档案数字化扫描，建立电子档案目录，形成电子文件自动导入相应专项档案管理系统，切实推进档案存储数字化和利用网络化。同时将电子文件目录通过专项档案远程管理平台上报有关项目管理部门，形成中医药专项电子档案库，以平台化、规范化、标准化方式，支撑全国、各省中医药专项执行监督管理和跨省远程档案查询等业务，积极促进档案信息资源共享，提高检索查询效率，方便各单位、各部门查考和利用，为专项下一阶段工作提供前端指导。

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中图分类号：TB857+.3文献标识码： A

从对准格尔电厂一期2×330MW新建工程、广安电厂二期2×300MW、三期（2×600MW）扩建工程、平海电厂一期2×1000MW新建工程、金堂电厂一期2×600MW新建工程、威信电厂一期2×600MW新建工程等发电工程项目档案资料的收集和整编情况来看，主要影响档案资料整编收集齐全的原因有：

1电厂领导对档案工作前期重视不够，只重视工期、进度，而对档案工作未纳入工作重点；

2档案机构不健全，没有按照国家档案局要求的“四个同时”开展工作；

3很多新建工程由于前期没有兼职及专职档案人员进行档案资料的收集，而兼职人员不知道收集什么，该收什么；

4参与设计单位多、杂，对各设计单位无统一档案管理要求；

5参与建设的施工单位多，还有分包现象，对各施工单位统一档案管理要求不够；

6设备生产厂家多、对各设备生产厂家统一档案管理要求不够；

7涉及的政府部门多、批准及取件时间长；

8建设单位人员参差不齐，水平不一，对档案管理的重视差距大；

9业主单位由多家投资，单位组成相互协作配合不够密切；

10基建期建设单位各部门没有配备兼职负责档案管理的人员，使得所形成的资料不能及时收集归档。

通过对广安电厂基建期档案专项达标验收投产的情况看，只要各级领导重视，档案人员负责落实，各参建单位认真负责执行，基建期各专工认真执行档案规定，完全能搞好基建期档案达标投产验收。

广安电厂是由华电集团持股80%、四川巴蜀电力开发公司持股20%，按《公司法》和现代企业制度组建的独立法人企业。公司于1996年6月成立，现已形成总资产27.9亿元。公司实行董事会领导的总经理负责制，法人治理结构完善，公司坚持以创建“环保型、学习型，国际一流火电企业”为长期战略目标，发扬“团结、开拓、务实、高效”的公司精神，以诚信创新的作风面向市场，规范操作，先后获得了四川省“重点建设先进单位”、“最佳文明单位”、“社会治安综合治理模范单位”、“天府杯优质工程金奖”，国电公司“电力建设无事故工程”、“安全文明生产达标企业”、“双文明单位”等30多项荣誉称号。

广安电厂三期是在二期扩建工程的基础上由西南电力设计院进行优化设计，计划建设两台600MW国产亚临界燃煤发电机组，同步安装烟气脱硫装置，以500千伏电压等级接入系统，三期工程动态总投资45.6亿元； 标志着广安电厂240万千瓦的装机规模将得以实现；工程建设将标志川渝两省火电高峰建议的正式启动，将为两省经济的发展做出成绩，满足电网负荷增长，调整电源结构，缓解电网丰枯供电矛盾，提高川渝电网调峰能力作出应有的贡献。

华电集团公司、广安电厂、西南电力设计院等单位参加了5号、6号机的预验收工作，先后整编了近5200册，由于5、6号机18个月完成发电，在工期紧，时间短、任务重，各配合单位多的情况下，对档案整编及归档管理存在问题进行了整改。

华电集团公司、广安电厂领导对档案工作很重视，在档案机构设置、档案专业人员、档案设备配置、数字化档案馆建设上给予很大的支持，参会人员观看了PPT后很受鼓舞，认为非常值得观看，广安电厂的现代化管理，是四川发电企业第一家、一级标准，网上浏阅量大，利用率很高，完成了全公司6台机全部档案数字化管理工作，达到了远程在网上查阅，网上看图，名列同行业前列，受到了参与人员的一致好评，

在各单位极积配合下搞好档案达标投产预验收整改工作，完工的基础上，经电厂申请，上报华电集团、四川省档案局，由省档案局组织专家进行档案专项达标验收考核，参加单位如下：四川省档案局、 广安市档案局、华电集团公司、广安电厂、西南电力设计院、施工单位、监理单位组成达标验收组，分小组按项目分项进行打分，经过各组的综合评分如下：

1测评表及合同管理扣1分 2档案不完整扣1分3档案揭标不准确扣1分，4设备文件、检修设备、无年检设备记录扣1分、5竣工监理文件不规范扣1分，6项目档案安全设施不齐扣0.5分，7数字化档案馆建设加分1分，8与同行业比配置2名专职档案人员少，加0.5 分；

经过档案投产达标验收小组的综合评定，同意档案验收综合得分为96分，达到了优秀级。

针对火力发电厂基建期档案存在的问题，主要采取以下对策和措施：

1针对电厂领导对基建期档案工作前期重视不够，国家档案局要多办档案培训班，各级档案部门要多强调档案工作的重要性；

2档案机构不健全，各级档案部门、档案人员要多宣传《国家档案法》，大力宣传“四个同时”；

3很多新建工程由于前期没有专职档案人员，进行档案资料的收集，而兼职人员不知道收集什么，各级档案管理部门、各集团公司要求厂家及时配备专职档案管理人员；

4参与设计单位多、杂，对各设计单位无统一档案管理要求，各集团公司、档案人员要及时提出统一档案管理要求；

5参与建设的施工单位多，还有分包现象，对各施工单位统一档案管理要求不够，各集团公司、档案人员要及时提出统一档案管理要求；

6设备生产厂家多、对各设备生产厂家统一档案管理要求不够，各集团公司、档案人员要及时提出统一档案管理要求；

7涉及的政府部门多、批准及取件时间长，要求有专人跟踪取件；

8建设单位人员参差不齐，水平不一，对档案管理的重视差距大，档案人员要加强档案知识的宣传，并组织必要的档案知识培训；

9.业主单位多由几家公司投资，相互配合不够，档案人员要提出统一档案收集归档、签字等要求，要有专人跟踪文件；

10.基建期建设单位各部门没有配备兼职负责档案的人员及时收集归档，极积建议和督促公司领导配备必要的档案兼职人员；

通过此次检查使我认识到：

1进一步完善档案管理制度，实现“统一管理分级负责”；

2进一步加强档案规范管理，作好统一协调，加强档案知识的培训，不断提高档案人员的业务水平；

3进一步加强企业文化建设，树立重视档案管理的氛围；

4极积开发利用档案资源，提高档案利用率；

5要经常性编研成果和成果，要定期对档案制度进行必要修编，让档案制度与企业的改革和发展同步，让档案充分为企业服务；

6要创造条件发挥档案人员的极积性，规范奖罚制度，提高积极性；

7加强档案的规范化管理，建全制度，有章可循，完善借阅归还制度，确保档案资料安全；

8加强档案的收集，做到在开工前、施工中、完工后的文件形成及各个时期介入档案资料的收集；

9对会议类资料文件的收集，要求会议组织方负责收集，及时崔归档，杜决归档的随意性，确保归档的完整率；。

10要加强档案人员专业知识的培训和学习，创造机会让他们向同行业档案人员学习交流，不断提高自己的档案管理水平；

11要加强数字化档案馆建设，认真学习数字化档案的各项流程工作，学会不同格式电子文件转换、实现现代档案办公，实现远程查阅、远程查看文件、图纸等档案管理知识。

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《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及各省市的“档案条例”，对乡镇档案工作的职责要求都做了相应规定，明确了乡镇政府负责管理本机关的档案和对本乡镇所属单位和组织的档案工作实行监督和指导，并为基层和群众提供档案利用服务。长期以来，按照档案法律法规要求，乡镇的档案工作一直作为乡镇党政机关的重要工作，落实了分管领导、责任部门和档案人员。

《中华人民共和国政府信息公开条例》已于2007年年初公布，自2008年5月1日起施行。条例要求各级人民政府“应当建立健全本行政机关的政府信息公开工作制度，并指定机构负责本行政机关政府信息公开的日常工作”。同时要求乡(镇)人民政府应当在其职责范围内确定主动公开的政府信息的具体内容，明确规定了需要重点公开的八个方面的政府信息。

已经于2004年施行的《上海市政府信息公升规定》也规定了档案部门为政府公开信息受理点，同时要求“有条件的政府机关应当设置公共查阅室或者公共查阅点，配备相应的设施，方便公众对相关政府信息的检索、查询、复制”。

综上所述，档案相关法律法规明确的乡镇政府档案工作职责归纳起来有四大任务：管理好本机关档案；监督指导本乡镇所属单位和其他组织的档案工作；为基层单位和人民群众提供档案利用服务；进行政府信息公开并提供公开信息的公共服务。

乡镇档案监管和服务职能分离的必要性和迫切性

档案政府监管和档案公共服务两种职能的属性小同。上述乡镇档案工作四大职责任务中，管理和监督指导职责归类为政府的监管职能；档案利用服务(应包括档案实体的接收、整理、保管、开发利用等工作内容)和政府信息公开及提供信息的利川服务属于公共服务事业性质。以上两种不同属性的职能分类，在我国档案行政管理体制中，县(区)级以上的机构由于档案局和档案馆两个机构的同时设置已经做了明确分工。然而在乡镇一级未能从根本上得到解决，成为长期以来乡镇档案事业发展的最大难点。

乡镇行政区域的成倍扩大和新农村建没事业的发展迫切要求拓展乡镇档案的公共服务职能。在农村综合改革过程中，经过乡镇区划调整，行政区域成倍扩大，使乡镇档案工作的对象和工作范围成倍增加。以上海市奉贤区为例，从2002年以来进行了两次大的区划调整，由原来的22个乡镇最后撤并为7个镇，管辖范围和对象是原来的3倍。如区政府所在地的南桥镇，辖区内需要对档案工作直接进行监管指导的行政村、居委会、直属企事业单位就达70多家。同时新农村建设事业的发展使档案服务的工作内容不断增加。政府在建设亲民政府，打造法制政府、责任政府、服务政府中为民做实事做好事，形成大量的涉民档案，这些档案材料与群众利益密切相关，在保护群众利益、调解群众纠纷、提供科技信息支持等方面将会发挥不可替代的重要作用，但努力做好这些涉民档案的收集、整理和开发利用等服务工作既是政府的责任，又是一件十分繁重而困难的事情。

现行的乡镇档案管理体制档案公共服务职能的发挥十分薄弱。我国经济和社会各项事业越发展，对档案公共服务的需求越广泛，档案工作的任务越繁重。当前，阻碍乡镇档案工作健康发展的主要原因是目前的体制、机构和人员状况与档案事业的发展要求不相适应，镇机关明确的档案人员身兼数职，无法承担起乡镇档案工作的各项法定职能，档案公共服务职能的发挥十分薄弱。在乡镇机构改革中，机关编制的压缩更严重影响了档案公共服务职能的发挥并制约了乡镇档案事业的发展。

新出台的乡镇机构编制设置方案不同程度地存在着乡镇档案公共服务职能的缺失。不管是现行的乡镇档案行政管理体制还是部分地区新出台的乡镇机构编制设置方案，都不同程度地存在着乡镇档案公共服务职能的缺失。比如在新批准的上海市奉贤区各镇机关职能配置、内设机构和人员编制方案中，镇党政办公室的主要工作职能有关档案工作方面明确了“档案管理和检查、指导本镇各类单位的档案工作”两大职能，这样的原则规定从积极的意义上看体现了政府机关的职能转变。然而，属于公共服务事业性质的“档案利用服务、政府信息公开和提供服务”等公共服务职能在机关和同时出台的乡镇事业单位机构设置方案中，都没有作出明确规定，这就会造成在乡镇这一层面上档案公共服务职能的缺失。

强化乡镇档案政府监管和拓展公共服务职能的对策

提高对乡镇档案工作监管和服务职能分离重要性的认识。乡镇档案监管和服务职能分离对拓展和落实乡镇档案公共服务职能具有十分重要的意义。首先，乡镇档案监管和服务职能分离是乡镇机构改革的基本方向。建设小政府大社会管理体制的要求势必让那些政府机关无力承担的公共事务性工作从政府机关中分离出去，确保政府部门把有限的人员编制，集中精力加强依法行政，强化政府监管，推进各项事业的全面发展。其次，乡镇档案监管和服务职能分离是发展档案服务事业、推进新农村建设和维护群众利益的重要保证。只有建立专门的档案公共服务事业机构，才能有效地保障各项社会事业发展和群众利益对档案公共服务的各项需求。

推广试行地区的成功经验和做法。据了解，山东省胶州市营海镇改革乡镇档案管理模式取得新成果。该镇建立的档案信息中心于2006年5月投入使用，为正股级事业单位，编制4人，其职能集档案收集与整理、档案信息查阅、现行已公开文件利用、镇政务信息公开、镇情村情教育、档案业务监督指导等多种功能为一体。150平方米的库房集中保管镇党委、政府和27个镇直部门的档案。400平方米的展览大厅，围绕中心工作定期举办各种形式的展览，进行爱国主义教育。湖南省双峰县在1989年作为全省农村机构改革试点县，由原来的64个区、乡、镇合并成16个乡镇。他们抓住机遇，经县委、县政府联合发文，由县编委认可全部建立了乡镇档案馆，为股级单位，管理人员列入公务员或事业编制，档案馆的工作经费列入了乡级财政预算。

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人事档案是组织、人事部门或人力资源管理部门在人事管理活动中形成的， 记录和反映人员社会经历及其德才能绩等方面数据和信息的， 以个人为单位集中起来的， 具有一定保存价值和有机联系的原始历史记录。而现在随着计划经济向市场经济的转变，我国的人事档案管理改革已经走到了一个十字路口， 必须对一些根本性的问题进行深入研究。

1 传统人事档案的突出弊端

1.1 人事档案是员工身份的证明，由员工所在单位保管，被迫依附于单位

在计划经济体制下， 人事档案无论是在企事业单位， 还是政府部门都是员工的身份证明，它根据人事管理的需要建立起来的。个人在国家社会、组织单位的地位和权利都由这一身份证明所决定。但是它都是暂时由单位保管，常常会造成员工被迫依附于单位

1.2 人事档案的所有权普遍认为归属于个人，管理要向其相对人收取管理费

我国传统的社会流动人员档案管理往往要向相对人收取管理费用， 而且2005 年出版的《中国人才报告》中也明确提出了这一问题的严重性：由于传统体制下人事档案管理牵涉到组织、人事、劳动、档案等多个主管部门，档案收费管理为政府所属人才流动服务机构、职业介绍机构常常带来巨大收益。实质上，按照我国法律明确规定，人事档案应该归国家所有，是不应该收取保管费的。

1.3 人事档案相对人的权利不能合理的保障

在计划经济时代，几乎所有的人事档案管理制度都清一色地规定： 不允许本人查阅自己的人事档案及其直系亲属的档案。这种规定已经使许多人深受其害。

1.4 人事档案的管理权的比较混乱，且不适应市场经济发展的需要

传统体制下人事档案的管理方式主要分为多头管理和都不管，常常是为了方便流转，仅仅履行档案的收发手续， 缺乏实质性的动态管理机制，内容陈旧， 不能反映相对人的实际情况。

2 现代人事档案改革的解决措施

2.1 建立人事档案之外其他合适的人才评价标准和员工考核依据

传统的人事档案管理模式制约了员工的合理流动和科学考核。现代人事管理部门应该建立人事档案之外的科学、合理、公正的人才评价标准和员工考核依据，不单纯依赖于人事档案，这样才可以提高那些有真才实学的员工的工作积极性。

2.2 政府应正确界定人事档案的所有权，实行无偿性的管理服务

我国法规规定， 以往形成的人事档案（包括干部档案、学生档案、企业员工档案、士兵档案等） 都应属于国家所有。这样来说，人事档案的管理就没有什么理由向其相对人收取管理费，政府以及所设立的人才流动中心应该提供无偿性的管理。

2.3 突破传统观念的限制， 提高人事档案管理的透明度

修改有关的人事档案管理规范， 删除以往的不合理规定，明确规定人事档案的相对人可以通过授权方式， 查看和合理修改本人或其直系亲属的人事档案信息内容，确保公民的信息知情权得到应有的体现。

2.4 改革现行的人事档案制度，建立公共部门与非公单位相互分离的管理制度

现代人事管理制度应明确规定所有社会组织都具有建立和保管本单位人事档案的权利和责任。对于公共部门的人事档案管理， 实行统一领导、分级集中的管理体制；对于非公单位， 实行统一指导， 各司其职的管理体制；政府系统的档案馆应当成立专门负责管理人事档案的文件信息服务中心。通过让更多的组织和单位都享有管理人事档案的权利， 提高人事档案管理的社会化程度， 改善人事档案内容结构状况， 增强人事档案的社会功能， 使之真正成为组织识别人才、任用人才，了解有关人员工作业绩、能力和水平及其诚信情况的有效依据。

【参考文献】

[1]王英玮.周艳.我国人事档案管理改革若干问题的思考[J].档案学通讯，2007（1）.

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【中图分类号】TU712；G275.9 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）05-0007-02

1 引言

随着企业的不断发展，工程项目档案越来越多，要求越来越高，档案管理方法也在不断变化发展，各行各业均拥有属于自己特点的档案管理软件，走上专业化管理道路。作为一个电力工程施工企业，工程项目档案管理还存在诸多弊端，需要不断加强工程施工、竣工档案管理的规范化、科技化、信息化、网络化，通过提高档案管理水平，为企业发展服务。

2 提高工程项目档案管理的必要性

2.1 加强项目档案管理是每位职工的义务

《中华人民共和国档案法》第3条规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务”。另外，国家还颁布了《中华人民共和国档案法实施细则》、（GBT 11822―2008）《科学技术档案案卷构成的一般要求》、（DAT 28―2002）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等一系列法规、国标、行标，对企业档案管理职责作出相应规定[1]。作为电力施工企业的每一位员工均有为企业档案管理贡献力量的义务。

2.2 规范化、标准化档案管理可使企业利益最大化

近年来，随着国家宏观经济的发展，电力行业越来越多的重大特大项目均有创建国家优质工程的建设目标，其中项目竣工资料是评选优质工程的重要依据之一，在评选阶段占据十分突出的地位。

许多工程建设单位越来越重视工程项目档案管理工作的规范化、标准化，并采取了在承包合同中明确竣工资料保证金的规定，其比例高达合同价款的5%。在项目管理过程中，建设领域项目管理“员”也包括档案资料员，属于专业化管理人员之一。

笔者负责过多个工程项目档案管理工作，从施工过程档案收集整理到竣工档案制作移交均全程参与负责，工程竣工资料无法及时按业主规定要求移交则无法进行项目最终结算，竣工移交时间拖得越久，企业利益损失越大，其中包括可见的经济利益损失和无形的品牌名誉价值损失。

3 施工企业档案管理存在的问题分析

3.1 有意识，无重视

作为一个施工企业，其档案构成中很大部分为工程项目竣工档案，工程项目档案从招投标开始，经过施工过程控制到竣工验收结束，都会形成一系列具有价值的重要资料。

当前施工企业档案管理中存在的问题主要是工程项目完工后无法及时在规定时间内移交竣工资料，有些项目甚至在项目部解散之后两、三年才完成，这严重影响了企业利益。不能保证竣工档案移交的及时性、有效性，其根本原因是：①管理层存在着“档案工作就是档案员一个人的事情”的思想，并没有“专业的人才做专业的事”的意识；②相关管理领导和职工没有重视工程项目档案管理；③企业建立的奖惩机制未能覆盖或不能在档案管理工作中实际操作。这是一种“有意识，无重视”的不负责任的现象。

3.2 有机制，无职责

在当前工程项目招投标竞争日益激烈的大环境下，国有企业几乎都紧紧跟随国家政策对内部管理进行实时调整，其也已经意识档案管理的重要性，意识到档案管理是影响企业利益的基本因素之一，从设置各级档案管理部门，设置专业档案室，加强日常档案收集整理，到加强档案宣传和员工培养培训，硬件条件似乎都是按部就班、井井有条地稳步推进。在这看似有效的管理机制下，其实存在很多问题：需要调阅时才发现重要的项目档案并没有及时归档，或已经遗失无法追溯；由于部门众多，多数部门会自己保存相关重要档案，并不移交企业的专门档案室保管，致使其他部门在相同的档案需求上做了重复工作，耗费人力物力，给企业带来较大损失；没有一定的奖惩机制来对档案管理人员进行奖优罚劣，这是一种典型的“有机制，无职责”的管理失职表现。

3.3 有岗位，无能力

企业各级档案管理部门众多，档案管理岗位也按标准设置，但管理者能力和水平却参差不齐，出现已经归档的档案资料根本不能满足归档要求的情况。普遍原因是项目档案管理者一般都不是专业的档案管理人员，而是技术员兼职，甚至有些人员从未经过档案管理培训就直接上岗。工程档案是企业档案的重要组成部分，占比极大，档案管理者业务能力低下会导致资源浪费、影响档案质量，使工程难以通过竣工验收，从而导致企业损失。这便是所谓的“有岗位，无能力”现象。

4 提高档案管理能力措施

4.1 加强档案宣传，提高职工意识

要提高全体职工的档案管理职责意识[2]。首先，企业管理者在制定各?规章制度时，应从制度上为档案重要性宣传做好铺垫，让广大职工明白加强档案管理职责、提高档案管理能力是关系到企业长期利益，关系到每个人切身利益的。其次，制定的档案管理制度应明确各级部门形成的重要档案要指定专人及时整理，集中归档，集中保存。同时加强各部门之间的沟通，实现档案的有效利用。再次，在提高职工档案管理意识的同时，领导层的重视程度也是直接影响档案管理工作的重要因素。企业管理者，尤其是高层管理者应定期对档案管理工作进行检查，奖励优秀，调整中庸，淘汰落后。

4.2 落实管理职责，建立长效机制

企业建立的各级档案管理部门均有对应的管理职责需要严格落实，在多数情况下，部门之间的业务需要上级领导协调统一，而非按照制度规定来执行。

要使广大职工自动自觉落实自己的档案管理职责，必须要求各级档案部门加强“按制度办事”的意识，认真及时落实各自管理职责。

建立及时有效的奖惩机制，对档案管理有积极贡献的职工予以实质性奖励，同时对领导不力、管理不善、甚至管理混乱，为企业形象带来负面影响的职工予以一定惩罚。

4.3 提高操作能力，确保后继有人

针对各级档案管理人员，尤其是工程项目档案管理人员，要组织专业化培训、定期学习，以提高其管理和操作能力。新进入的档案管理人员，应考虑其档案管理操作培训周期，使其在具备一定的实操能力之后再从事相关业务管理。

不论企业内档案管理还是工程项目档案管理，专业化管理始终是最终管理方式。专业的人才能做专业的工作，获得与职位相适应的劳动报酬，才能使得企业档案管理工作实现长期稳定发展与进步，保证企业利益趋于最大化。

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为将现有的档案“资源”逐步转变成发展“资本”，从而进入档案“资讯”时代，档案局在过去的一年里，进行了孜孜探索，并创新性地提出“内生驱动、创新转型”的发展战略，以及推进档案质量标准、技术服务、资源管理、资讯平台等体系建设，为现代化档案资源体系建设总体构架的提出，进行了充分的研究和论证：一是加大特色档案的收集力度。实行主动收集、创造收集，创新载体，建立网络，多渠道、全方位地收集、征集具有地方文化特色的档案资料，构建系统完善的文化资源中心。二是开展档案资源集约化管理试点。选定一个城市区作试点，对区内机关、企事业单位所有门类、载体的档案资源实行集中统一管理，探索纸质档案移交、寄存、电子文件即时归档的集约化管理服务模式。三是自主开发档案管理软件，逐步构建档案资讯平台。在全县推广规范档案管理软件的安装使用，2012年建成10家县直机关数字档案室，强化档案网站的资讯服务功能，实现数字档案信息的安全存储、永久保存及档案信息资源网上利用和社会共享服务。

二、档案信息的合理利用

1.打破旧观众，树立新理念

各级综合档案馆，要彻底打破守旧思想观念，转变档案工作中重机关团体利用、轻个人利用，重为机关团体服务，轻为群众服务的传统观念和认识，树立人民群众是历史创造者的唯物史观、树立以国家综合档案馆为主体、树立人民群众是档案所有者三种新的理念。

2.探索档案管理体制创新之路

档案行政管理部门要走出一条制度创新之路，进一步强化国家综合档案馆和档案行政管理部门的职能以及两者的良性互动机制，及时修订与现实需要不适应的法规、技术标准。同时，在全社会开展与新时期档案管理与利用相适应的档案普法宣传教育工作，以创造一个有利于新时期档案管理与利用的社会环境。探索档案管理体制创新之路，从体制上调整部门综合档案室、专门档案馆与同级综合档案馆的关系，将其他档案室作为为综合档案馆的分室。这样的体制创新不仅有助于制止综合档案馆功能弱化的势头，增强综合档案馆核心地位，而且对于提高综合档案馆在我国档案事业中的主体地位来说也是必需的。如有些地区将城建、土地、房产档案并入综合档案馆，就是为顺应新形势下对档案工作要求而作出的大胆尝试。

3.建立覆盖人民群众的档案资源利用服务体系

建立方便人民群众的档案利用服务体系，档案资源建设是主体。对档案资源进行整合就是要突破其来源（各种所有制、级别的机构法人或自然人而形成）的限制，充分集聚各种档案资源的特殊优势，最终实现区域范围内档案资源的高度系统性要求，在见证历史、传承文化和维系国家的长治久安方面会具有广泛而长久利用价值，成为对区域可持续发展所必需的信息资源，成为公共信息资源的重要组成部分。综合档案馆作为县委和政府直属的文化事业机构，亟须在国家档案资源整合方面唱好集聚与辐射这台重头戏。要以馆藏档案“全覆盖”为预期目标，打破档案资源部门分割的局面，将各类专业档案和其他领域的民生档案，按一定方式集中到档案馆统一管理、统一利用，建立以国家档案资源为主、非国家档案资源为辅的公共服务资源库，最大限度地集聚国家档案信息资源，为综合档案馆发挥全方位的辐射作用，使档案馆成为真正意义上的档案集聚中心和档案信息社会共享平台。

4.在增强开放、服务上实现创新突破，提高利用服务效率

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专业技术人员个人业务档案的内容主要包括以下几方面：

（一）专业技术人员的基础材料：主要包括专业技术人员的履历表，学历、学位毕业证书复印件（包括学历变动）、继续教育学分证书、计算机模块成绩单、职称外语成绩单、结业证书的复印件等；各种专业技能考试、考核合格证书、资格证书等，反映专业技术人员个人资历和业务技能水平的各种材料。

（二）专业技术人员任职资格评聘材料：主要指专业技术人员职称晋升中形成的文件材料。包括历次任职资格申报表、评审表、任职资格证书以及聘任证书。

（三）专业技术人员从事科研技术的成果材料：主要包括反映专业技术人员业绩的专业工作总结、技术报告、发表的学术论文、主持或参与的科研项目完成者证书和获奖证书等；

（四）专业技术人员的考核材料：主要是每年度对专业技术人员考核的考核登记表。内容有：本人述职、培训、进修学习情况；学术论文及重要技术报告情况；完成主要专业技术工作情况；工作奖惩情况；部门领导评定意见、考核小组审核意见；主管部门领导意见及被考核人意见等。

（五）专业技术人员的其他材料：这类材料指专业人员参加社会各种学术团体及其他兼职的证明材料，社会兼职的聘书以及荣誉证书。

二、建立材料的收集制度

专业技术人员个人业务材料的收集采取随时收集和年终收集的方式。

（一）专业技术人员个人业务材料在每项活动结束后，随时归档。一般情况下，专业技术人员的基础材料、从事科研技术成果材料、参加社会各种学术团体及其他兼职的证明材料、社会兼职的聘书以及荣誉证书等材料由个人主动、及时地将原件或复印件送交档案室，由档案管理人员经过核实并登记后收集归档。

（二）专业技术人员任职资格评聘材料、年度考核材料、奖惩材料等由单位政工人事人员收集，年终移交档案室，并办理移交手续后归档。个人送交、部门移交的归档材料必须真实、准确、完整，能全面反映个人业务活动的过程及结果。为了保证归档材料的真实性，复印件的归档在原则上应核实原件或加盖公章后再进行归档，以示归档材料的真实性和严肃性。

三、严格业务档案的整理与保管

（一）整理。专业技术人员个人业务材料的立卷，其方法不同于一般文件材料。应按照业务材料的自然形成先后顺序进行排列，以每人一盒为保存单位，编一个流水号，盒内材料进行编页、填写卷内目录，盒上标明姓名。需要指出的是：由于这些业务材料规格不齐，应采取灵活组卷的方式，如厚书，只要给予一个标识，有检索代号就行了，因为实质上它已具备了案卷的特征。

（二）保管。专业技术人员个人业务档案由综合档案室集中保管，工作人员调动工作时，其业务档案随人员调出转往新单位。个人一般不能相互借阅，如特殊原因需要，应征得档案室和被借用人的同意。凡申报评定专业技术职务的人员，必须由档案室提供相关材料，作为评审依据。

四、提高专业技术人员业务档案管理技术

计算机在档案管理工作中的普遍应用，客观上提出了依托计算机和网络技术，实现专业技术业务档案管理的电子化、网络化要求，专业技术人员业务档案的管理，要改变传统人工操作、手工管理的落后局面，必须实行网络化管理，要建立统一、系统、完整、操作性强的专业技术人员业务档案信息管理系统，电子档案相对纸质档案来说具有储存容量大、节省空间等优点，把现代化信息技术应用于专业技术人员业务档案管理中，实现专业技术人员业务档案检索信息反馈、统计、汇编等管理程序的自动化。专业技术人员可以依据权限在单位内网上登录系统、校对资料、补齐信息、网上提报；各单位（科室）把平时专业技术人员工作中形成的有价值的业务资料通过局域网络上传至专业技术人员主管部门。档案管理员在收集纸质材料的同时，收集、拷贝与纸质文件相对应的电子文件一并归档，可以在网上对上传资料进行审核，去伪存真，详细地筛选、整理、下载、录入、编辑、立卷、归档，以保证专业技术人员业务档案的齐全、完整，不仅能大大提高工作速度，而且能减少调阅档案的次数，避免不必要的重复劳动，还能实现档案之间的内容互补，发挥业务档案资料的效用。

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进一步落实责任，加强工作指导力度，聚焦巩固提升我县脱贫攻坚工作，规范2014-2020年脱贫攻坚档案管理，全面、真实、及时、完整记录我县脱贫攻坚的历程，确保我县精准扶贫档案真实、完整、准确、安全、规范，高质量完成全县精准扶贫档案规范化管理工作。

二、基本原则

（一）坚持统一领导、分级实施。精准扶贫档案规范管理工作由县脱贫攻坚领导组办公室、县档案部门联合监督指导，各乡镇是精准扶贫档案实施主体，除负责乡镇本级档案资料外，还需组织指导各村及时做好村级精准扶贫档案规范管理工作。负责实施县级扶贫专项的牵头部门，要严格对照每年的实施方案、目标任务，及时规范和完善专项扶贫档案。

（二）坚持系统收集、分类管理。要按照省档案局省扶贫和移民工作局印发的《关于进一步规范脱贫攻坚档案工作的意见》（川档发〔2017〕1号）和省档案局印发的《省扶贫开发项目档案管理细则》（川档发〔2016〕15号）文件要求，对照县、乡、村、户扶贫资料清单进行分类收集和整理归档，要重点做好精准扶贫文书档案、科技项目档案、会计档案、照片档案、音像档案以及实物档案的管理工作。

（三）坚持集中保管，及时移交。县脱贫攻坚办各类精准扶贫档案由县扶贫开发局集中管理，县级扶贫专项档案资料由各专项牵头部门集中管理；乡级各类精准扶贫档案由各乡镇集中统一管理；村级精准扶贫档案由各村集中保管，个别村不具备档案保管条件的可由乡镇政府代为保管。具备移交条件的档案，要及时依法向县档案部门移交。

三、工作任务

（一）建立精准扶贫档案规范管理工作机制。精准扶贫档案规范管理工作由县脱贫攻坚领导组办公室统一协调指导，并牵头组织扶贫、档案部门联合对专项牵头部门、乡镇和村精准扶贫档案工作推进情况进行监督检查。

（二）配备适应精准扶贫档案规范管理工作开展和满足档案安全管理的设施设备。县级扶贫专项部门、各乡镇要为精准扶贫档案规范管理工作开展，提供必需办公设备和条件。精准扶贫档案库房要符合防光、防尘、防潮、防虫、防高温、防盗、防鼠、防火等要求，确保档案安全保管。

（三）建立文件材料齐全完整、整理规范的精准扶贫档案。

精准扶贫档案文件材料要收集齐全完整，规范整理。特别是特殊载体类档案要广泛收集反映脱贫攻坚历史伟业和先进感人事迹的图片、音像、实物等珍贵资料，做到应收尽收、应归尽归。

四、工作要求

（一）时间节点

县、乡、村三级2014—2020年度精准扶贫档案规范管理工作自本方案下发日起，村级档案在2021年4月10日前完成；乡级档案在2021年4月20日前完成；县级档案在2021年4月30日前完成。

（二）分类管理

精准扶贫档案相关文件材料应收集齐全完整，归档的文件材料要真实有效，做到字迹工整、数据准确、图样清晰、签章手续完备。归档文件材料的印制书写材料、纸张和装订材料等要符合要求。

精准扶贫档案应按照相关标准规范进行整理，文书档案按照《归档文件整理规则》(da/t22-2015)进行整理。扶贫项目档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(gb/t11822-2008)进行整理。扶贫资金档案按照《会计档案管理办法》进行整理。照片档案按照《数码照片归档与管理规范》(da/t50-2014)进行整理。电子档案按照《电子文件归档与电子档案管理规范》(gb/t18894-2016)和《数字档案室建设指南》进行整理。

特殊载体类档案，按照国家有关标准、规范整理，并与关联纸质档案建立档号对应关系。

户别管理类按照“一户一档”进行整理归档。

以卷为保管单位的档号结构为：全宗号—类别号—案卷号，以件为保管单位的档号结构为：全宗号—类别号—件号。

五、保障措施

（一）加强组织领导

县、乡、村三级必须明确精准扶贫档案规范管理工作具体负责人员。县脱贫攻坚办联合档案部门抓好业务指导和监督检查工作,各乡镇、扶贫专项牵头部门要具体抓好组织实施。

（二）加强监督考核

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1.1 依法建立健全的档案

依据《中华人民共和国档案法》和《国家重大建设项目文件归档要求与整理规范》要求，每项投资项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工阶段的全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件建立全面、系统的档案。档案管理人员要依法对档案进行管理，严格履行自身的职责，如果发生违规事件，需要按照相关规定进行处罚。

1.2 重视档案管理工作

由于投资项目属于公共品的投资，是百年大计，关系到国计民生的大事，需要通过档案的方式记录整个项目实施的过程，档案管理人员需参与项目的管理工作，如果领导、项目参与人员及档案管理人员不重视档案管理工作，势必会造成档案记录方面和整理方面的失误，这对于整个投资项目来说都会造成很大的影响，甚至会造成项目无法实施下去，无法实现项目的可追索性，因此，重视档案管理工作是非常必要的。

2投资项目档案工作的特点

2.1 收集过程复杂

由于投资项目一般工程量都较大，涉及到的内容非常多，实施时间非常长，而在档案管理过程中，收集档案的过程比较复杂，收集档案的时间长且分散[1]。另外，在进行档案收集的过程中，由于收集人员常发生变动，也增加了收集过程的复杂性。

2.2 参与部门多

在进行投资项目档案管理的过程中，还具有参与部门多的特点，其主要是每一个投资项目在实施的过程中，会有很多的参建单位，并且每个参建单位都会有很多的部门，档案收集工作非常的繁重，在收集档案的过程中，需要与每一个部门进行良好的沟通与协调，才能保质、保量及时的收集整理好完善的档案资料。

2.3 整理难度大

整理难度大主要是由于投资项目规模较大，专业性强，材料较多导致的。在将收集回来的资料进行分析筛选的过程中，需要将有用的资料留下，没用的资料筛除，工作量是非常大的，并且整理的难度随着资料的增多也会增加[2]。因此，需要结合投资项目档案工作的特点采取针对性的管理措施，才能够达到预期的目的。

3投资项目档案管理的措施

3.1 建立健全的档案管理制度

健全的档案管理制度是投资项目档案管理顺利进行的有效保障，因此，建立全面、系统的档案管理制度是重中之重，档案管理人员只有严格的依照档案管理制度进行档案管理，才能够保证档案管理的科学性和全面性。在建立健全的档案管理制度方面，主要需要做如下几个方面的工作。一、实行领导责任制和工作岗位责任制，职责明确，相互协调，充分发挥各级各部门的工作职能。二、制定档案归档范围和整理标准。有了范围和标准，就可以为管理人员指明工作方向，减少失误，提高档案管理的质量。

3.2 项目档案工作与项目建设工作同步进行

从投资项目实施的那一刻起，就应该开始项目档案管理工作。项目建设单位需将项目档案管理工作纳入项目建设管理程序，建立项目档案管理制度。而很多的管理人员在投资项目实施很长一段时间之后才进行档案的收集整理工作，导致档案管理质量方面出现了很大的问题，影响到档案资料的真实性，对此，应该确保档案管理工作与项目建设的同步进行[3]。通过对投资项目从立项到竣工验收全过程的跟踪整理资料，才能够保证档案资料的全面性、真实性，进而使投资项目的档案具有更高的保存和使用价值。

3.3 建立档案管理网络体系

由于投资项目档案资料的收集、整理、归档工作不是一个人或几个人能完成，它是需要各相关部门协调配合才能完成的，因此，要建立档案管理网络体系，与各个建设单位良好沟通，对各个档案工作人员进行明确的分工、提出工作要求，如档案资料的收集、档案资料的筛选、档案资料的整理以及最终的归档要求，这些工作都需要由档案工作人员通过密切的合作才能完成[4]。

3.4 开展档案的专项验收工作

国防科工委、国家档案局《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》规定“项目档案验收是项目验收的必备条件之一。未经项目档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。”档案的专项验收工作主要是在投资项目竣工阶段进行的，通过对档案进行专项验收，能够及时的发现档案中存在着哪些不符合实际情况的问题，并且通过及时的纠正，能够确保档案的真实性、完整性，进一步提高档案管理的质量[5]。在进行档案专项验收的过程中，应该派专门的管理人员组成团队与建设单位共同进行验收，这样才能够保证档案专项验收落到实处，并且发挥档案专项验收的作用，促进档案管理工作的顺利开展。

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县扫黑办：

在县委、县政府和县扫黑办的领导下，易县住建局立足职能特点，重点打击了住建领域影响大、群众反映强烈的涉黑涉恶问题，按照《关于做好市纪委督导组反馈的扫黑除恶专项斗争有关问题整改工作的通知》（扫黑办[2018]17号）要求，现将我局整改工作情况报告如下:

一、针对反馈的扫黑除恶专项斗争还需要进一步深化、细化、量化，提高整体工作水平的问题

1、定期召开党组专题会、班子会、领导小组等会议，对本局扫黑除恶专项斗争进行分析研究，建立党组、班子成员常态化研究扫黑除恶专项斗争的工作机制；

2、结合我局实际和职能特点，对工作部署进行重新梳理，搞好“回头看”，对本单位开展扫黑除恶专项斗争工作进行调整，有针对性的进行再安排、再部署，确保专项斗争真用心、真用力；

3、定期开展扫黑除恶专项督查和日常检查，着力提升机关、基层股室、站两级专项斗争思想认识，强化基层工作部署和落实；

4、进一步细化扫黑除恶专项斗争工作，做到层层有人抓，件件有落实。增强对扫黑除恶专项斗争的培训力度，提高整体工作水平。

二、针对反馈的涉黑线索摸排还不够深入，只有上报情况，相关处置情况没有及时跟进和体现的问题

1、进一步加大宣传力度，查找宣传死角，对宣传工作再动员、再部署。利用以会代训、会训结合，形式多样的开展扫黑除恶专项斗争宣传工作；

2、结合扫黑除恶网格化责任分工，对辖区进行全方位、全领域认真摸排，局扫黑办加强指导、督导，严格落实《易县住房和城乡建设局涉黑涉恶线索处理办法》，依据处理办法和有关规章制度做好线索的分类、报送、移交、核查、上报，及时跟进，做到条条线索有跟进，条条线索有回音。

三、针对反馈的档案管理还欠规范，档案登记不够及时，需要进一步整理并及时更新的问题

1、严格落实住建局扫黑除恶档案管理制度，进一步完善扫黑除恶专项档案，充实档案内容。

2、积极与县扫黑办沟通，按照县扫黑办的标准进行档案的填报、登记、存档。

3.局扫黑办加强指导各股室、站建立完善扫黑除恶专项档案的力度，各股室、站要安排专人负责档案管理工作，做好档案整理和保密工作。

四、针对反馈的领导班子分工里没有体现扫黑除恶专项斗争，研究扫黑除恶专项斗争相关会议记录简单的问题

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档案信息数据库是指将档案案卷目录信息、文件目录信息、文件全文内容及相关档案管理信息进行数字化处理形成的档案信息集成，主要包括案卷目录数据、文件目录数据与文件全文数据，而档案目录数据库只是档案信息数据库其中的一小部分，主要包括案卷目录数据与文件目录数据，只是档案管理过程中检索工具的信息化。

二、工作任务与现状

档案信息化是档案管理工作的必然要求，全国、全省、全市的馆藏档案信息数据库建设工作从“十一五”期间开始启动，我县目前只是进行了目录数据采集录入之前档案的规范整理工作，目录数据采集录入工作至今尚未启动，在全省、全市处于落后位置，欠账大。根据上级档案部门工作部署，要求我县2013年以前必须完成档案目录数据库建设，时间非常紧迫，任务十分艰巨。

三、省、市档案局及兄弟县市的做法

通过对省、市档案局及此项工作完成较好的、、、等兄弟县市的参访学习，归纳其做法主要为以下几点：

1、本局指定专门人员负责组织实施；

2、聘请电脑录入人员进行数据录入；(如省档案局将全文扫描业务外包公司；市档案局及、、、等将目录数据电脑录入工作聘请电脑熟练人员完成。)

3、设立专门场所，购置专用电脑及相关设备，制定相关管控制度；

4、财政专项投入，保障馆藏档案目录数据电脑录入经费。（市档案局及、、、等电脑录入工资均以录入条目数量计算，每条0.3元，县最少，为50万，其余县市都在上百万元，所需经费均为财政专项投入）

四、主要工作内容及我县工作量、经费概算

（一）、档案目录数据库建设工作主要包括以下内容：

1、目录数据采集录入前馆藏档案的规范整理工作；

2、档案案卷目录数据的采集录入工作；（每一案卷条目采集录入内容包括档案馆代码、案卷级档号、全宗号、目录号、案卷号、案卷题名、责任者、起始时间、终止时间、保管期限、文件数量、页数、控制符等13个项目）

3、文件目录数据的采集录入工作；（每一文件条目采集录入内容包括档案馆代码、文件级档号、全宗号、目录号、案卷号、起始页号、责任者、文件编号、文件题名、文件件号、文件时间、文件稿本、控制符、密级、保管期限、页数等16个项目）

4、录入数据的检查校对、备份、汇总上报及日常维护等。

（二）、我县馆藏档案目录数据库建设工作量及经费概算：

至2012年底，县档案馆馆藏档案跨度百年数量近8万卷，根据今年全县档案登记数据统计，全县到期应进馆但尚未进馆的档案还有近12万卷，在全市数量最多，我县档案目录数据库建设工作量非常巨大。

录入条目计算：案卷目录录入条目20万条+文件目录录入条目500万条（平均每卷档案计25份文件）＝520万条

聘请人员进行电脑录入工作所需经费计算：520万条×0.3元／条＝156万元

五、我县档案目录数据库建设工作存在的困难

1、工作量非常大，欠账非常多，时间非常紧；

2、人才短缺。近十多年来，县档案局除因领导调动进入档案局外，再无专业人才，尤其是没有电脑专业人才进入档案局，现有工作人员年龄普遍较大，平均年龄48岁，已较难适应档案信息化发展的要求；

3、硬件不足。档案目录数据库建设所需专用电脑及相关设备因经费所限至今无法购置；

4、经费尚无落实。档案目录数据库建设工作前所未有，在较短的时间内要消化数十年，甚至上百年的历史欠账，所需经费较大，而上级财政又无此项工作专项经费，迫切需要县级财政专项投入，以保障档案目录数据库建设工作的顺利开展。

六、我县档案目录数据库建设工作的组织实施

1、加强组织领导。成立以局长为组长，分管领导及相关股室长为组成人员的专项工作领导小组，指定专门人员负责组织实施。制定专项工作方案；

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一、目的意义

执法（执业）档案是将执法（执业）主体的执法（执业）行为以档案的形式记录下来，对执法（执业）的每个环节、整个流程以及执法（执业）行为的优劣进行考核评估、跟踪管理，全面纳入监督视野，形成系统科学的监督体系。建立“执法（执业）档案”是加强司法行政系统执法监督工作的有效载体，是规范执法（执业）行为、促进执法公正、提高执业水平的重要措施，是加强司法行政队伍建设的长效机制，有利于进一步促进执法（执业）法律效果和社会效果有机统一。

二、范围和内容

根据我区司法行政工作实际，分别建立履行法定职能档案(有关科室)和执业档案（律师、公证、基层法律服务）。具体范围和内容如下：

范围：

㈠单位执法（执业）档案的范围包括：局机关具有履行法定职能的科室（宣教科、基层科、安置帮教科、法律服务科）、司法所、法律援助中心、律师事务所、公证处和法律服务所。一个单位一本档案。

㈡个人“执法档案”、“执业档案”的范围包括：局机关、司法所、法律援助中心具有履行法定职能的部门负责人和工作人员，律师、公证员和法律服务工作者。个人档案实行一人一档。

律师执业档案按照已建立的诚信档案继续使用，并根据需要不断加以完善。

主要内容：

单位执法（执业）档案：

（一）基本情况：

1、执法（执业）职责范围；

2、执法（执业）具体岗位；

3、领导成员及其分工；

4、执法（执业）人员数量及构成。

（二）执法（执业）情况

5、履行职责情况；

6、履行职责效果，包括检查情况，明察暗访情况，投诉控告、涉案及查处情况，执法守纪情况；

7、执法（执业）工作总结；

8、执法（执业）工作创新及其他执法活动。

（三）专项工作情况

9、围绕区委、区政府、市局中心任务开展的专项工作情况；

10、阶段性重要工作情况；

11、督导、督办案件、影响社会稳定重大问题处理情况；

12、专项治理工作情况。

（四）考核情况

13、日常、专项、年度考核及其他考核情况；

14、年度考核结论。

（五）奖惩情况

15、奖励情况；

16、执法过错认定，执法过错责任追究，违法违纪查处，国家赔偿追偿等。

个人执法（执业）档案：

（一）基本情况

1、个人简历及家庭情况；

2、学历；

3、执法（执业）资格及岗位；

4、参加业务培训情况。

（二）执法（执业）情况

5、执法（执业）数量；

6、履行职责效果，包括案卷评查、执法（执业）检查、明察暗访、投诉控告及涉案、执法遵纪情况；

7、执法（执业）工作总结；

8、执法（执业）工作创新及其他执法活动。

（三）专项工作情况

9、围绕区委、区政府、市局中心任务开展的专项工作情况；

10、阶段性重要工作情况；

11、督办案件、影响社会稳定重大问题处理情况；

12、专项治理工作情况。

（四）考核情况

13、日常、专项、年度考核及其他考核情况；

14、年度考核结论；

（五）奖惩情况

15、奖励情况；

16、执法过错认定，执法过错责任追究，违法违纪查处，国家赔偿追偿等；

17、依据执法（执业）档案考核结果及单位认定结论做出的评优、记功、奖励、晋职晋级、提拔重用及惩处等。

以上各项，在内容不减少的前提下，可根据实际情况增加、变通或合并。

三、方式方法

建立执法（执业）档案，按照“统一组织、分级实施、分类建档、跟踪考核、动态管理”的方法进行。

㈠本局具有履行法定职能的部门，负责本部门单位及个人档案的建立和管理工作，部门负责人为第一责任人。

㈡本局负责各科（处、所、中心）执法（执业）档案的组织建立和管理工作，区局各有关科室建立执法（执业）档案工作主动请求市局各对口部门指导和监督。

㈢各司法所负责本所和负责人、工作人员的执法（执业）档案的组织建立和管理工作，基层科负责指导、监督。

㈣区属各律师事务所负责本所执业档案和所属律师个人执业档案的建立和管理工作。法律服务科负责指导、监督。

㈤公证处负责本单位执业档案和所属公证员个人执业档案的建立和管理工作。法律服务科负责指导、监督。

㈥法律援助中心负责本中心及工作人员执法档案的建立和管理工作。

㈦区属各基层法律服务所负责本所执业档案和所属法律服务工作者个人执业档案的建立和管理工作。基层科负责指导、监督。

㈧政工科负责本局局长及副局长个人档案的建立和管理工作，并报区委政法委备案。

㈨在执法(执业)档案建设领导小组的领导下，办公室(执法执业档案建设领导小组办公室)具体负责司法行政执法（执业）档案的组织协调工作。

四、时间要求

5月份全部建立起执法（执业）档案。从6月1日起按建立执法(执业)档案所要求的内容及时将相关材料载入档案。

档案应及时记录。记录的周期不得超过一个月。

五、组织领导和工作要求