工程竣工后监理工作范文

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篇1

Supervision and audit of the project completion settlement is the owner needed to control project cost effectively, and also one of the main ways. The author combines a number of project supervision practice, elaborated inspect manage audit project completion settlement advantage, practice and supervision and audit of the project completion settlement proceeds.

【关键词】监理审核；竣工结算；优势；作法；收益

〖Key words〗

Supervision and audit of completion settlement; advantage; practice; income;

中图分类号：F830.52文献标识码：A 文章编号：

控制工程造价是监理工作的三大控制目标之一，也是现场项目监理机构的主要职责。施工阶段监理控制工程造价的方法和措施很多，而全面审核工程竣工结算是有效控制工程造价的主要途径之一。近几年，我们先后承担了几项建筑安装工程的监理，按业主的委托，并对所监理工程的竣工结算进行了全面的审核，有效控制了工程造价，提高了工程投资使用效益，收到了较好的效果，受到了业主的好评。与此同时，监理企业增加了经济收入，提高了监理人员的综合素质。现谈谈监理审核工程竣工结算的优势、具体作法和收益，与同仁交流。

1、监理审核工程竣工结算是业主所需，也是有效控制工程造价的主要途径之一。

工程建设的资金，当今大多数是使用银行贷款，或外资，或合作资金，或自筹资金，业主作为债权的主体，迫切需要将有限的资金用在刀刃上，以达到少花钱多办事、最大限度发挥资金的使用效益。但大多数业主却缺乏这方面的人才及经验。而业主面对的承包商，不仅有专门从事建筑结算的经营管理人员，而且熟知经营之道，对于工程竣工结算又有丰富的实践经验。因而，业主就需要借助监理企业的优势，凭借监理人员对施工全过程的熟悉和了解，以及他们积累的经验，委托监理人员全面审核工程竣工结算，有效控制工程造价，提高工程投资的使用效益，这正是业主之所需。

会干的不如会算的，施工承包商历来都十分关注工程竣工结算。施工承包商的结算人员，往往凭借他们熟练的结算技巧和丰富的结算经验，采用虚增工程量、高套定额、提高施工材料计价、重复取费等多种手段，千方百计达到多算多收的目的。尤其是近几年，市场转轨，施工承包制的推行，个体和民营承包商的兴起，利益的驱动，金钱的诱惑，工程竣工结算中虚增冒算问题是有增无减。而我们现行的竣工结算制度，对施工承包商的虚增冒算行为也无任何制约，业主有能力审出来，大不了不收，业主如果审不出来，施工承包商照收无误。因而，必须加强对工程竣工结算的全面审核。我们负责监理，并对其工程竣工结算进行审核的6项工程中，有4项建筑工程，2项设备安装工程。虽然工程的性质不同，施工单位也不是一家，但从工程竣工结算审核结果看，其审降率均在10%以上，平均审降率接近15%，最高审降率达29%，而且，设备安装工程的审降率大于建筑工程。从以上审核结果可以定论，必须加强对工程竣工结算的审核，这也是有效控制工程造价、提高投资效益的主要途径之一。

2、监理审核工程竣工结算的优势

现在，大多数的业主都是委托会计师事务所审核工程竣工结算，有的专业银行的贷款部门也可负责竣工结算的审核，但委托监理审核竣工结算的却不多，其原因是多方面的：当今工程监理，在国人的印象中就是质量管理，更直白的说“监理就是质量员”。业主当然认为你监理无能力、也不可能委托你审核工程竣工结算，这是其一；其次是投入多、收费少，监理企业不愿承接工程竣工结算审核业务。现行的监理服务收费标准中“质量控制和安全生产监督管理服务费不宜低于施工监理服务收费额的70%，”那么，投资和进度控制仅占施工监理服务收费额的30%以下，而审核工程竣工结算仅是投资控制中的一部分业务工作。审核工程竣工结算的投入与规定的监理服务收入极不相称，监理企业当然不愿干；审核竣工结算的人员必须懂专业而又熟悉工程预、结算业务，还必须具备相当的工程竣工结算经验的综合管理人员。而现在的监理人员，大多数是单一型的工程技术人员，这也是制约监理审核工程竣工结算的内在原因。通过我们监理部和监理中心对多个监理工程的竣工结算审核的实践，认为监理审核工程竣工结算最大的优势在于，他们了解和熟悉施工的全过程，掌握了竣工结算第一手的原始资料，为确保工程竣工结算审核的真实性、可靠性提供了极为有利的条件。

2.1监理了解掌握施工方案执行的情况，能如实核定工程造价

不同的施工方法工程造价不同，如：深基坑挖土方，采用放坡大开挖，或采用坑四周打护壁桩挖土，这两种施工方法造价相差很大。施工承包商在编制施工方案时，考虑诸多不利因素，制定的施工方法往往偏于保守，当然投入多，费用高。但在实际施工时，可能方案中有的预想的子项未发生，或者采用常规的施工方法就解决了。但很多的施工承包商的结算人员在工程竣工结算时，未发生的子项并不核减，采用常规的施工方法却仍按保守的施工方法计费。施工方案中的施工技术措施费也如此，施工方案中所投入的人力、物力远大于施工中实际发生，施工承包商在竣工结算时一般也不核减。会计师事务所在审核工程竣工结算时，往往忽视了这部分的审核，一是他们很多人不了解施工方法对工程造价的影响，二是他们对施工方案执行情况也不了解，也无从核减。而监理了解和熟悉施工方案，且掌握施工方案的具体实施情况，就能按现场实际发生核减未发生的工程子项和施工技术措施费用，如实核定工程造价。

2.2规定按现场实际发生结算的工程子项，现场监理人员有详细记录，能如实核定工程造价

按现行的预算定额规定，如挖基槽中的排水、地下障碍物的清除等子项工程是按施工现场实际发生结算，施工承包商竣工结算时一般按现场签证单进行结算，但签证单大多只有发生的工程量或机械台班消耗，而使用的机械类型和规格未说明，承包商的结算人员作结算时往往就按预算定额班费最高的计取，如：抽水机排水 ，同一规格的潜水泵和排污泵，一个台班的费用相差近4倍。地下障碍物的清除也是如此，现场使用5T汽车吊车，而竣工结算时按10T汽车吊车计费。我们所监理的工程，对按现场实际发生结算的子项工程的工程量以及人、材、机的投入都有详细的记录，审核竣工结算时就能如实核定工程造价。在我们审核的一个工业厂房工程中，就挖基槽排水一项就审减了近20万元。

2.3监理人员了解和掌握工程变更情况，在核定增项（或增量）的同时，核定减项（或减量），如实核定工程造价。

施工过程中发生工程变更是常见的，有变更就必然产生工程的增项（或增量）和减项（或减量）。竣工结算时，很多承包商的结算人员只计工程的增项（或增量），而不计减项（或减量），这是当前工程竣工结算中普遍存在的问题，这也是施工承包商在竣工结算中惯用的手法之一。现场监理人员了解工程变更情况，掌握工程增、减项（或量）的第一手资料，因而，在审核工程增项（或增量）的同时，必须同时核定工程的减项（或减量）。尤其是一些边设计边施工的过程，施工中变更多，增、减项（或量）必然多，它对整个工程造价的影响大，因而如实核定工程的增、减项（或量）是有效控制工程造价的又一重点。

3.监理审核工程竣工结算的原则、方法及内容

3.1审核工程竣工结算的原则

监理审核工程竣工结算，必须坚持“公正、合理、协商”的原则。工程竣工结算直接关系到业主和施工承包商的经济利益。因而，监理在审核工程竣工结算时务必做到公正、合理，正确维护业主和施工承包商双方的合法利益。我们审核工程竣工结算中，不仅审减了工程竣工结算中高估冒算的部分，同时，也对结算中少算或漏算的工程量，如实地给予增补；审核工程竣工结算又是一项政策性很强的工作，必须遵照各省（市）工程造价管理部门编制的“工程预算基价”及调价文件等相关规定，依据业主与施工承包商签定的工程施工合同条款，进行工程竣工结算的审核。对于双方有争议或一时难以定论的问题，通过反复协商解决。由于在审核过程中坚持了以上原则，经我们监理审核的几项工程竣工结算的审核结果，不仅业主满意，施工承包商也服气，监理的工作受到了业主和承包商双方的肯定。

3.2审核工程竣工结算的方法

对于房屋建筑工程，以土建专业为主，其它专业配合；对于机电设备安装工程，以工艺设备为主线，按专业分别审核；以核实工程量为重点，全面审核工程竣工结算件中各工程子项套用的定额是否正确、材料计价是否合理、各项取费是否合法；本着先易后难的原则，审核完一个结一个；对双方争议较大、又一时难以定论的问题提出明细，然后由业主、承包商和监理等几方协商解决。审核工程竣工结算，既包括量的审核，又包括价的核定，不仅要审核各专业工程的分部分项，而且要审核整个过程的量的增减、价的调整，因而审核的工作量大，而且又相当繁琐。这就要求我们负责工程竣工结算审核的监理人员，必须有认真负责的工作态度，深入细致的工作精神，才能确保做好这一工作。

3.3审核工程竣工结算的内容

（1）核实工程量，这是审核工程竣工结算工作的重点和难点。按照施工图，监理人员通过计算，逐项审核，重点是核减那些重复计算的工程量、高估冒算的工程量、因工程变更该减而未减的工程量、因承包方施工不当而增加的工程量、或承包方原因造成的返工返修工程量等。以我们对几项工程竣工结算审核的结果看，这部分审核的工作量很大，占用的工作日也很多，但审降额也大，一般都占工程全部审降额的50％以上；

（2）审核各子项工程套用的定额子目是否准确，有无重复套用、以小套大、以低套高等；

（3）审核施工材料及构（配）件的计价是否合理，计算是否准确，业主供应的材料及构（配）件费用是否如实扣除等；

（4）审核各项取费是否合法，计取的费率是否符合有关规定，业主和承包商有否其它书面约定等。

这里应当指出的，不同的施工承包方式竣工结算的内容和方法也有所不同，负责工程竣工结算审核的监理人员，应当根据工程的特点，针对业主和承包商约定的工程竣工结算方法，确定工程竣工结算审核的具体内容和工作重点，因地制宜的做好工程竣工结算的审核工作。

监理审核工程竣工结算的收益

监理审核工程竣工结算，虽然增加了监理的工作量，加大了监理企业的投入，但监理企业也受益匪浅，其所得的收益远大于付出，主要体现在以下三个方面。

4.1改变了监理的形象，提高了监理企业的信誉

通过监理审核工程竣工结算，有效控制了工程造价，提高了工程投资效益，业主得到了实实在在的好处，从而改变了业主对监理工作的偏见。在业主心目中，监理不仅能够监控工程质量，也能有效控制工程投资，监理人员的形象改变了，在业主心目中的地位也提高了。与此同时，我们监理企业的信誉也提升了，企业的知名度也扩大了。近两年，很多业主慕名而来，主动聘请我们承担工程监理业务并负责审核工程竣工结算。

4.2监理企业增加了经济收入

控制工程造价是监理工作的主要职责之一，监理审核工程竣工结算原则是不收取费用的。但为了调动监理人员的积极性，有利于监理企业的持续发展，对工程竣工结算的最终审降额部分，按市场的惯例，业主同意按一定的比例为监理企业提取酬金。业主得大头，监理拿小头，业主满意，监理企业也增加了一笔可观的经济收入。监理审核工程竣工结算是工程造价控制中的部分工作内容，按现行的监理收费规定《发改价格（2007）670号》文，由于开展工程造价工作，其监理服务费的收费率也应有所提高。

4.3提高了监理人员的综合素质，为监理企业的持续发展创造了有利条件。

现在，为数众多的监理人员是单一型的工程技术人员，管理知识欠缺，法律观念淡薄。通过多项工程审核工程竣工结算工作的实践，我们的监理人员了解和掌握了工程竣工结算审核的方法和内容，有相当数量的专业监理工程师能够独立承担本专业的预、结算审核工作。同时，很多监理人员也从中学到了很多工程管理和合同知识，增强了管理意识和法律意识，提高了监理人员的综合素质，这为监理企业的持续发展创造了有利条件。

【参考文献】

[1]余爱民 工程造价在竣工结算阶段的控制内容【J】建设监理，2006

[2]黄菊 工程结算审计中应注意的问题【J】 工程与建设，2007

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中图分类号：TU71 文献标识码:A

建设部的[2000]142号文《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收暂行规定》(以下简称《暂行规定》)及建设部令第78号《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》(以下简称《暂行办法》)已颁布并实施了几年，但在实际竣工验收过程中，有些工程监理人员还不了解竣工验收的程序和内容，不熟悉《暂行规定》及《暂行办法》，不清楚工程施工相关单位要做的工作以及工程施工相关单位应该提供的质量评估报告的内容。

在竣工验收阶段，监理单位的主要工作是组织和整理工程技术资料，并对工程质量进行竣工预验收；要求施工对工程质量进行评估，并且要求施工提出工程质量评估报告，并在提交的工程竣工报告及工程竣工报验单上签署意见；参加由建设单位组织的竣工验收；在竣工验收会议上，汇报合同履约情况及工程质量情况；接受有关方面对现场所有资料的审查；在验收各方人员共同签署的竣工验收报告及竣工验收备案表上签字。

在竣工验收阶段，监理单位应该就竣工验收的程序和工作内容向建设单位提出建议，协助建设单位制订竣工验收方案、确定验收组成员名单及竣工验收程序；协助建设单位取得城乡规划、公安消防、环保等部门的认可文件或准用文件；协助通知当地建设工程质量监督机构；协助组织竣工验收；记录、归纳建设、勘察、设计、施工、监理等参与各方的工程合同履约情况和执行法律、法规和标准等情况的汇总材料；协助审阅上述各参与方的工程档案资料；协助组织实地工程质量查验；协助建设单位对工程勘察、设计、施工、设备安装质量和管理环节等方面作出全面评价，协调各方意见，起草竣工验收意见；协助建设单位向当地建设行政主管部门报送竣工验收备案文件。

竣工验收程序分竣工预验收和竣工验收。当单位工程达到竣工验收条件时，承包单位应在自审、自查、自评工作完成后，填写工程竣工报验单，并将全部竣工验收资料(质量保证资料、评定资料、施工技术资料、施工管理资料、竣工图)报送项目监理部，申请竣工验收；总现场工程师组织各专业现场工程师对竣工资料及各专业工程的质量情况进行全面检查，对检查出来的问题，应督促及时整改；验收合格后，由总监理工程师签署工程竣工报验单，并要求施工相关单位向建设单位提出质量评估报告。

监理单位参加由建设单位组织的竣工验收。建设单位组织勘察、设计、施工、监理等单位和其他有关方面的专家组成验收组，建设单位、勘察单位、设计单位、监理单位、施工单位分别向验收组书面汇报工程建设项目质量状况、工程合同履约情况以及执行国家法律、法规和工程建设强制性标准情况。验收组检查工程建设参与各方提供的竣工资料；并实地检查工程实体质量。根据工程具体情况，对建筑工程的使用功能进行抽查检验。验收组对竣工验收情况进行汇总讨论，形成竣工验收意见，填写《建设工程竣工验收备案表》、《建设工程竣工验收报告》。

建设工程竣工验收完毕以后，由建设单位负责，在15天范围内向备案部门办理竣工验收备案。

质量评估报告的主要内容有工程概况、质量评估依据、工程质量概况、质量评估意见。

工程概况：(1)建设地点。(2)建筑面积。(3)层数。(4)建筑使用功能。(5)结构形式(地基处理方案，基础及主体结构形式)，抗震设防烈度，结构抗震等级。(6)建筑装饰特色。(7)水、暖、电、通风、空调等设备安装工程的特点。(8)建设单位、勘察单位、设计单位、监理单位和施工单位名称。(9)项目监理机构组织名单，现场工程师岗位证书编号。

质量评估依据：(1)设计图纸；(2)施工承包合同；(3)工程建设标准强制性条文房屋建筑部分；(4)现行建筑安装工程质量检验评定标准；(5)施工验收规范；(6)国家、地方有关建设工程质量管理法规。

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中图分类号：[TM622] 文献标识码：A

工程竣工决算虽发生在工程完工后，为准确编制，应当从工程开工时就渗入到工程管理当中去。具体的改进与控制措施有：决算流程优化、工程开工前的措施、工程中注意的问题、工程竣工前的必要工作、竣工决算编制中的改进措施与分析后续管理工作等。

一、决算流程优化

工程开工阶段：施工单位提出开工报告后，经监理单位工程管理部门审核开工报告，财务部门根据开工报告了解工程情况并据此进行必要帐务处理。

工程施工阶段：施工等费用发生单位发生领料等工程支出，监理单位和工程管理部门根据工程量审核，财务部门参与设备的招投标工作作根据审核后的原始凭证一记录工程支出；同时对照预算分析执行情况。

工程竣工决算：工程竣工时，由相关生产及财务部门参与竣工验收，其中财务部门主要进行资产清点移交工作;施工单位将材料费的发生情况经监理单位与工程管理部门审核后与材料供应部门核对材料供应及耗用情况无误后，与财务部门进行对帐，财务部门认可后，进行退库等处理;施工单位根据核对后的材料耗用表及经三方认可的工程量编制工程结算书报监理部门及工程管理部门审批后报审计部门审计，审计部门根据工作量等情况对结算书进行审计，财务部门根据审核后的结算书扣除甲方供材后确定施工费金额，核对往来款项进行帐务处理，同时扣留5%一10%的质保金;对于设备费及其他费用参照施工费的审核程序审核付款;财务部门根据结算书等资料编制工程竣工决算书，确定工程造价;并作详细的分析。

二、工程开工前采取措施

从工程开工前就编制竣工决算。财务人员应在工程开工前主动与工程管理部门联系，及时收集新建或扩建工程的初步设计批准书和省公司的批准概算。设置合理的工程账务体系。基建工程账务体系的设置对于以后工程竣工决算的编制相当关键，除应符合会计制度规定外，还应满足编制竣工决算报告及基建管理的要求。

财务管理必须渗透到工程的全过程管理当中去，只有这样才能了解工程造价的各种真实情况，为工程决算的准确性打下基础。对工程项目应实行全过程控制。从控制工程资金和成本的角度，要重点抓好“四算”，即概算、预算、结算和决算。工程开工前就要掌握工程相关的概预算等情况，并且在工程的建设过程中随时了解预算执行情况，以便能够及时对超概或节约资金的原因做详细调查及分析。建设工程必须实行合同管理制度，工程项目的勘察设计、施工，设备、大宗材料的采购和工程监理都要依法订立合同。

三、工程施工中注意的问题

财务人员应与工程管理部门积极配合，明确所有的工程资金支付与设备材料领用必须由工程管理部门签证同意。财务人员参加每月工程例会，工程管理部、财务部、计划部、营销部和物资等部门都要对基建工程的施工进度、财务入账、工程资金到位情况和工程管理中出现的问题等进行沟通和协调，改变过去工程施工管理和财务入账互不沟通的情况。强化合同管理。财务人员会签合同时登记合同台账，将留存合同按照基建工程的项目分类保管。加强工程款支付的控制。为保证资金安全和提高资金使用效益，完善项目资金支付程序，明确支付工程款审核环节及其经办人员，在保证资金安全的前提下，努力提高审核支付效率。

四、工程竣工前所作的必要工作

工程竣工决算前要进行必要的审查，审点：审查投标文件、合同约定的条款，施工组织设计的内容审查，审查工作量，审查分部、分项、子目，审查单价套用是否正确，审查材料与审查工程取费。财务部门在编制决算时，要认真做好各项清理工作。收齐整理装订工程建设过程中的有关资料：工程准备阶段的资料、工程建设阶段的资料与工程竣工验收阶段的资料。

五、竣工决算编制中的改进措施

在竣工决算编制过程中，应在以下方面加以改进：竣工决算时对其他费用的分摊要具体分析，若可以直接确定分摊主体，可不统一进行比例分摊，而是采取个别认定法计入个别资产，准确确认资产的入账价值，可以真实的反映资产的造价，也为今后折旧的计提及资产的清理提供准确的计算依据；参与工程的竣工验收工作，比照资产交付表一一核对清点资产的数量、种类、坐落地点等信息，经相关部门认可后作为重要的工程结算资料以及编制决算的重要依据，并同其他资料一起存档保存；准确区分及核算形成各类资产的原值，如容易产生混淆的建筑物与房屋，房屋中大型厂房的附属设备，如横吊等，采用出让方式取得的土地使用权等等，准确计算资产的价值，一方面可为将来发生的修理及改扩建的资产提供准确原值，另一方面可以减少房产税的发生，降低纳税成本；大中型以上的工程项目应组织相关人员共同编制小组编制基建项目竣工财务决算；充分发挥审计部门的审计职能，加强工程管理控制工作，每个审核项目必须现场勘察、审核过程紧扣项目概算不放松，工程费用的审核不能大意，加强审核交付使用资产的真实性和完整性等。

此外，还有分析及后续管理工作。要根据设备及工程的情况留取质保金，以便于工程及设备出现问题时可以降低部分修理成本。经审计及相关程序后清算，按合同规定预留工程质量保证金。质量保证期满，支付工程尾款时，需填写工程尾款结零支付证明，相关部门签字验收后，随同施工单位与财务的对账单一并交与财务处方可支付尾款。工程决算编制完成后，由工程管理部门、资金管理部门及财务部门等对各项情况做详细的全面分析，尤其财务部门对概算执行情况、资金到位情况等都要详细说明。合理运用工程项目投资效果分析的各项指标，全面、真时、准确地反映工程项目建设成果。综合运用各项分析指标分析反映工程项目整个建设过程，是竣工财务决算的重要内容，也是除现场实物反映建设成果以外的又一重要方面，因此应加以很好地运用。

篇4

竣工资料是对工程施工情况的记录,真实反映了工程施工的全过程及工程的内在质量的记载。在工程的使用期限内一旦发生质量事故,可为质量事故的分析提供真实可靠的依据。但是在竣工验收前对施工单位竣工资料的审查中,却发现许多工程存在资料不齐、检测项目不全、签字不规范等问题,影响到工程的及时验收。为此,就目前竣工资料整理中存在的相关问题,谈几点个人意见。

1竣工资料质量控制现状

1.1原件不齐全

施工中部分设计变更单、原材料合格证、试验报告等,因原单位提供即为复印件,或施工单位需整理多份施工资料等原因,资料中经常存在原件不齐全现象。复印件既无原发放单位盖章,也无原件存放处及存放单位盖章,难以满足工程质量标准中规定的“竣工资料中不允许出现复印件”的要求。

1.2质量验收签证资料不齐全

单位(子单位)工程质量竣工验收,必须确保《分部(子分部)工程质量验收资料》《工程质量控制资料》《工程安全、功能检测资料》和《单位工程观感质量检查记录》这4份资料内容完整、签字齐全。但施工单位为了急于满足施工进度要求,往往是在各分项、分部现场验收后,没有办理书面签字手续或虽然进行了签字,但签字不齐全、不规范等。

1.3资料未按单位工程进行组卷

按照施工资料管理规程,一个建设工程由多个单位工程组成时,施工资料应按单位工程组卷。但在实际工作中,由于一个建设工程的多项单位工程有时由一个施工单位进行施工,许多施工资料为多个工地所共有,资料员更是同时兼多个工地资料的整理工作。为了减少工作量,经常出现建设工程不按单位工程进行组卷的情况。

1.4施工原始资料书写不规范

在竣工前对施工单位竣工资料的审查中,经常发现一些资料为圆珠笔、铅笔填写和记录,一些试验报告为复写纸书写。施工过程中的原始签证资料更是五花八门,不仅验收项目中常有空白栏出现,而且签字各种笔迹都有,龙飞凤舞、随意涂改。这些都与竣工资料归档要求不符。

2竣工资料质量失控主要原因

1)工程建设单位、施工单位和监理单位从领导到具体工作人员档案意识薄弱。对竣工资料管理重视不够,缺乏有效地控制竣工资料质量的具体措施。

2)建设单位与施工单位签订合同时对竣工资料的整编责任、内容、深度等要求不明确、不具体。

3)施工单位相关人员档案知识缺乏、相关专业知识素质偏低。

4)监理单位人员大多为聘用制,持监理工程师资质证书人员少。特别是施工现场监理工程师,对现场签证工作把关不严。

3解决方法与措施

1)从工程项目立项抓起。

为使项目竣工工作与工程建设项目同步进行,应从工程项目立项开工抓起。实行工程竣工资料编制工作的“三同步”管理制度。即工程立项开工与工程竣工资料收集同步,工程施工过程与工程竣工资料积累同步,工程完工验收与工程竣工资料验收同步。

2)建立健全资料管理制度。

工程资料的管理,要求工程建设各阶段的档案资料都要实行有序管理。工程项目建设初期,应制定相应的档案管理规定。只有工程项目建设各阶段档案资料的有序管理,才能保证竣工资料内容的准确、齐全、完备、规范,原始材料的质量真实可靠。

3)运用合同法律手段。

建设单位在与施工单位签订合同时,应对竣工文件材料归档的范围,竣工资料副本内容、份数及质量提出明确要求;此外,还要充分发挥工程监理单位的监督职能,把竣工文件编制的监督、审核、验收工作纳入监理工程师的技术管理范围。充分使用合同法律手段确保工程竣工资料的准确、完整和齐全。

4)重视档案知识宣传教育。

在工程项目开工后,工程单位就应高度重视档案知识的宣传教育工作,有计划、有措施地对工程相关人员进行培训,学习档案基础知识和施工资料管理及验收规程。按照规范化、标准化的要求,按部就班地开展工作。杜绝原始资料中各种不规范现象的出现。

5)把竣工文件整编列入进度计划。

施工管理单位在制订工程进度计划时,应将每个分部分项工程竣工资料整理工作列入到该项工程进度计划中,并将其作为重要的网络节点来完成。对在整编资料中发现的原件不齐全、签证资料不齐全、不规范等问题,及时研究给予解决。

6)严把竣工验收关。

进行竣工验收的一个重要条件是竣工资料必须符合要求。因此在竣工验收阶段,监理部门要严格把好审查验收关,对各承包商单位编制的竣工资料要进行认真审查,着重检查质量控制资料的完整性和真实性,各类验收资料是否齐全、规范,签证是否完备等。

7)竣工资料要做到边施工、边收集、边整理。