电子档案电子化范文

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前言：档案信息电子化就是用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案信息电子化对档案管理的影响是深远的，也是档案发展的必然结果。

1.档案信息电子化的现状

我国档案管理应用信息电子化得时间不是很久，在应用上仍存在着很多问题。

1.1 软件缺少通用性

在全国各大档案管理部门，使用的办公设备的型号完全是根据自己的喜好而配置的，缺乏统一性，形成一种档案管理各自为政的局面，所开发的软件也只适合一定的范围，缺乏通用性，这位管理带来了不便，而且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，因此，电脑将无法完成信息的管理，着严重阻碍了信息电子化的进程和发展。

1.2 无法实现档案信息资源共享

我国的档案管理部至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，我国现有的电子信息规范性、开发性、服务性、共享性较差，无法到达用户的共享要求以及同行业之间的共享。

1.3 基础工作的标准化、规范化有待提高

要想实现档案信息管理电子化，档案信息管理的基础工作必须达到一定的规范和标准，但由于社会、经济、技术等多种原因，我国档案信息管理自动化工作尚无统一标准，都是各自的系统适应各自的工作或者适应某一个专业，无法全面的实施、推广。

1.4 管理方法意识有待提高

部分档案管理人员在档案的收集整理上仍按照最初的方式，这无法适应档案信息电子化的发展要求。

1.5 管理人员的素质仍需提高

档案信息电子化仍需要专业的人去管理，只有专业素质的人才才能实现电子信息化，因此，档案信息管理人员要求有较高的专业素质以及对计算机知识达到一定的水平，从我国目前的电子信息化发展来看，需要的是专业型的复合知识人才，实现真正的档案信息电子化。

2.档案信息电子化的发展

随着电子信息不断的进入各个行业的管理，现在的办公都是无纸化办公，这算是办公的最大变革，这对档案管理是一个冲击，档案从纸质阅读到现在的机读文件是一个很大的进步。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。众多档案利用者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

3.档案信息电子化出现的必然性

3.1 档案信息电子化将提高信息的利用率

档案管理部门是为社会上需要信息的人提供信息为目的，传统的档案管理均为纸质的资料，使用者需要到档案管理室去一本本的查阅，一段段的摘抄，电子信息化的出现，改变这一现状，一切实现网上办公，利用电子设备提高应用信息的利用率。

3.2 提高信息的时效性

相较于传统的信息加工模式，档案信息电子化大大提高了这一速度从文件的查找到文件的更改、出版的速度都得到了大大的提升，信息得到了最大的利用以及时效性。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3.3 经费限制的障碍消失了

档案信息电子化投入的经费是一次投入，多次产出，与传统手工编研信息成果出版相比节省了很多的经费。

3.4 档案信息电子化的传播速度快

档案信息电子化的电子信息结果可以通过电子的形式迅速的传播到需要的用户手里，节约成本的同时扩大了社会的影响，增加了服务的范围，档案管理部门的工作效率也得到了很大的提高。

3.5 缩短与国际化接轨的进程

档案信息通过档案信息电子化可以更快的与国际最新的相关技术接轨，虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但各行各业都应该意识到他是社会发展的总方向，要做高提前的应对措施，适应这一历史的必然选择，在信息高速公路通车的时候可以做到最好的应对。

4.档案信息电子化的建议

面对档案信息化进程的不断加快，伴随出现的问题也亟待解决，主要有以下几方面的建议

4.1 做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略

具体的操作就是通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为"只读性"文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

4.2 正确面对电子文件的保存

从理论上看，电子文件的保存性肯定好于传统性的文件，电子文件不存在磨损等传统的问题。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

4.3 使档案管理向立体化方向发展

以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。

4.4 重视人员的结构调整

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2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

三、档案信息电子化的益处

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

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档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆口室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差：档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。档案、信息处理复合型人才就更奇缺，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

档案信息电子化的益处

可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题-选材-编辑-出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影Ⅱ向了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

档案信息电子化，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。档案事业超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。

慎重选定技术路线，信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征

目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机口工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。

实事求是地改进管理体制

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随着信息技术的发展和应用水平逐步提高。建设部2004年批准了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，为我国全面实现城建档案信息处理和管理的现代化做了准备。

一、城建档案信息电子化数字化的现状

城建档案馆大多在上世纪80年代初建立，80年代末期由芜湖城建档案馆率先试点开始了探索建立档案计算机检索系统。90年代中期部分特大城市城建档案馆开始建立自己的MIS系统，并开始了档案原件电子化工作。所应用的操作系统由DOS转向Wondows，数据库也由最初单机版的dBascII转向支持局域网操作的Foxpro，继而向大型数据库发展。现在部分城建档案馆建立了自己的网站，但内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍，我国城建档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与实现电子化数字化管理的要求不太适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。这集中表现在：

1.城建档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性

各基层城建档案馆、室使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能互用，著录标准不同，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和领导决策，也不便于编研，这制约了城建档案信息电子化、数字化的进程。

2.建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录

各城市城建档案信息系统和网络建设形式、深度不同，规范性、开发性、服务性、共享性较差，建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录，不能适应城建档案信息资源共享、管理软件共享的要求。

3.城建档案的标准化、规范化工作有待提高

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地馆、室的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，特别是各类城建档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。此外城建档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了城建档案信息工作电子化的应用和推广。

4.城建档案信息网络技术有待提高

城建档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档城建工程文件资料和图纸是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定不能完全适应。城建档案信息安全保障体系的建设还不够完善，网络技术有待提高。

5.城建档案信息管理人员的素质有待提高

实现档案信息电子化，首先要有具有现代化知识的人，管理人员要有较高的专业知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中城建档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

6.各地城建档案部门应用软件系统跟不上现实的需求

各地城建档案部门各自为政地开发设计应用软件系统，重复开发导致浪费了大量的人力和物力，并由于现代信息技术的飞速发展导致了技术落后，跟不上现实的需求。

7.城建档案网络建设资金缺乏

数字化、电子化所需相应计算机、存储、输入输出等硬件设备的大量资金投入，超出通常城建档案馆室所能承担的资金范围，常需要上级政府部门拨款，因此导致建设迟缓。

二、城建档案信息电子化的发展趋势

现代办公自动化、无纸化的发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件资料、照片和图纸等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的电子化数字化档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。那么，城建档案馆的发展方向就应该是：

1.建立、健全城建档案馆藏档案数字化。

2.健全和开展城建档案电子化接收和管理。

3.建设有着各地方特色城建档案的数据库，能更好地提供专业信息和专业服务，并传承承载着中国地方各自悠久历史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的数字化城建档案馆，并做到多城市多馆互通互用。

5.向专业特色的城建档案馆发展，向社会提供网上查询利用。

三、城建档案信息电子化数字化的作用

所谓档案信息电子化，就是把馆、室所藏档案资料以纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其作用有：

1.可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前多数基层城建档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，仅用于著录或贮存，利用低效率，造成人力、物力的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2.缩短城建档案信息的加工时间，提高利用的时效性。从快速加工到检索及提供利用需时短，且能提供的档案信息准确、全面。利用者可用机读形式的档案，完成信息调阅，提高服务效率。

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所谓档案电子化，就是用微机对档案文献进行筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献供人们利用的过程。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件具有以下特点：电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、档案信息电子化的益处

从长远看，档案信息电子化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。具体地说，档案电子化的益处主要有以下方面：可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率，减少人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备得到物尽其用；缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性，档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献；档案信息电子化，还可实现一次投入，多次产出，信息成果可多份拷贝，这样就扩大了档案信息的社会影响，拓宽了服务范围。

三、档案信息电子化的必然性

档案信息的电子化建设是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来。

第一，档案电子化，可改善档案管理工作。只有实现档案电子化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

第二，形势发展的需求。21世纪是信息化的时代，一般档案馆都藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，就失去了档案留存的意义。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案信息的电子化建设。

第三，社会强烈需求。当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，那么要了解这些详细内容恰恰只有档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，这就迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

四、积极应对档案信息电子化带来的影响

电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。为此，档案界应采取如下对策：

第一，做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

第二，解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始的长期保存问题是有待档案工进行深入研究和探讨的重要课。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止损失。

第三，档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应电子化建设的发展，适应新技术的需要，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接技术革命最根本的对策。

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1.认知度偏低

档案信息的电子化管理是档案管理专业发展历史上一次划时代的进步与飞跃，传统档案管理形式结合现代化计算机与网络技术形成综合性、一体化的电子信息档案管理系统，将使档案的使用效率与便捷性得到成倍提高。然而，传统管理模式与固有的业务操作理念使大多数档案管理人员仍然习惯于既有的档案管理手法，对于电子信息化体系的功效与作用认识程度偏低，了解不深。传媒行业管理层对于档案管理现代化发展也不够了解和重视，满足于现有的档案管理与应用程度，没有从根本上认识到电子信息化对提高企业行业工作效率和效能的重要促进作用。传统档案管理方式的低效率又使现有的工作人员面临着较大的工作量无眠顾及新知识、新技能的学习与更新，由此造成档案信息电子化管理推广程度不足。

2.缺乏科学完整的体系

作为新时代经济发展与改革的产物，档案管理的电子信息化在当前的中国还没有健全的行业标准进行完备、全面的指导和约束。因此，不同地区和单位在推行广播电视档案信息电子化体系过程中不仅发展速度各有快慢，而且出现了分类不一、标准各异的问题。缺乏科学完整体系的问题不仅使档案信息电子化发展缺乏统一标准，更严重阻碍了在全国范围内推行标准体系的构建。科学完整的体系不仅有利于实现档案信息电子化的高质与高效，改变传统档案管理模式耗费大量人、财、物和潜在诸多不安全因素的缺陷，而且能够提高档案使用效率与便捷性，提高档案资料对行业发展的参考与指导作用，帮助行业在未来发展中作出正确决策。

二、优化措施

1.根据档案的类别与级别区别管理

做好档案信息电子化管理的前提在于分类和分级，不同类别和级别的档案信息采取不同的管理手段。随着传媒业的发展与扩大，档案资料的发展趋势必然是数量越来越多，规模越来越庞大。没有分类和分级的档案信息电子化最终也必将落入臃肿和混乱的困境，这对于档案的储存与使用而言将是降低工作效率甚至导致失误与错误的灾难。一般来说，档案基本可以分为两大类：重要、关键类；相对次要、普通类。重要和关键的档案信息在数量可以承受的范围内可以采取在本地存贮和使用的模式，尤其是数字化档案资料。此时较适宜使用双备份策略。档案的存贮介质一般是本地服务器，要求做好存贮前的杀毒处理并定期升级病毒库、打补丁以及安全检测等。档案资料所在单位应安排专业的网络技术管理人员负责这些档案信息的电子化管理工作。相对次要和普通档案信息则可充分利用云存贮技术，在尽量降低存贮成本的基础上实现档案的大批量保存与便捷的调用。云存贮的优势在于费用极其低廉，客户不再需要自行投入巨额资金准备大量存贮设备，也不需要为维护和管理在云端的存贮设备另外花费金钱，只需要支付少量的上网费用便可享受几乎无止境的存贮容量。劣势在于安全性相对不足，一旦将数据存放于“云”上，等于丧失了对数据的绝对控制权，无论出于何种目的，云储存服务提供商或其他个人或集团都有机会偷窥或窃取这些数据。这再次凸显了档案分类与分级的重要性，在尚未足够确保信息安全性的前提下，应当只将相对次要、普通的档案信息通过“云”存贮和使用，从而避免造成不必要的损失。

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［中图分类号］ G271 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）15- 0099- 02

加快档案信息电子化建设，实现档案工作各个环节的自动化，是实现档案工作现代化，提高档案信息管理系统整体功能的物质技术基础和重要手段。档案信息电子化是一项需要运用多种学科知识、多专业配合、多部门协作的复杂系统工程。2005年金沟河流域管理处档案室初步建成了文书档案处理信息系统，2009年完善了全处范围的局域网建设，使档案管理不断向信息电子化管理的目标推进。

1 档案信息电子化的作用

在办公自动化系统中，电子文件从起草、定稿到印发都在计算机上进行，它便于修改、复制的特性，使得在纸质档案中最能体现档案原始性的形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理中的最后一个文本，没有草稿与正稿的区别，文件与档案之间很难划定一条人为的界限。在信息电子化条件下，传统的档案工作开始引进现代化技术，使得档案工作中的技术含量明显增加，对档案管理工作造成非常大的影响。档案信息电子化的作用主要有以下几个方面：

（1） 档案信息电子化，可充分利用现代化办公设备技术，减少对纸张等自然资源的耗费，提高工作效率。

（2） 档案信息电子化，可改变信息再次利用受人员经费限制的影响，依靠个人即可较容易地根据需要进行再开发，避免了因外在因素的限制，使档案工作者的劳动成果利用较难的现象。

（3） 档案信息电子化，可利用计算机网络，使电子档案方便地传输共享，单位领导及相关人员可方便快捷地得到所需的文件资料，有效地提高了服务质量。

2 实现档案管理电子化应注意的问题

本文结合金沟河流域管理处在档案管理电子化中遇到的问题，谈一些粗浅的看法。

2．1 实现档案管理电子化，首先应做到档案标准化、规范化

在推进档案管理电子化的过程中，主要问题不是硬件设备的不完善，而是软件的功能与单位的实际工作不一致，使用中有许多不便的地方，存在档案标准化、规范化滞后和应用软件太多太乱等问题，对整体应用水平的提高带来了较大的不利影响。要推进档案电子化建设，必须考虑档案工作的各个方面和细节，做到档案标准化、规范化，才能发挥系统的作用。

2．2 电子化系统的开发应注重系统整体水平的提高

档案信息电子化系统的开发应注重整个系统功能的完善，组成系统的各个子功能模块都应周密考虑，特别应重视网络功能的利用，这样才能充分提高系统的综合能力。部分功能模块或一个重要模块的不完善，都可能造成系统应用水平的低下。系统开发完成后，应进行充分的测试，针对单位的实际应用，逐一检测每个功能模块，通过不断细致的修改完善，使系统的整体管理水平有较大的提高。

2．3 重视档案信息数据库的建设

档案电子化管理的核心和基础是档案信息数据库，档案信息数据库是指在计算机上存储的相互关联的，具有一定组织结构的档案信息数据的集合。数据库建设中一定要统一认识，软件开发人员同档案业务人员应充分沟通，协同配合，明确档案数据的收集来源，针对不同的来源和类型，做好信息数字化的处理、归档，方便后期信息数据的录入。同时，要面向应用，充分考虑计算机软硬件平台的飞速发展变化，不断完善数据库的内容结构。

2．4 应制订切实有效的技术方案

在实现档案管理电子化的过程中，应根据本单位的情况，实事求是地分析现状，充分考虑本单位的发展需求及先进技术的未来发展，制订出切实可行的方案，追求经济与效益的最优比，避免追求大而全，高标准高档次，造成系统设备购置后不能充分利用，投资浪费现象的发生。

要充分做好归档电子文件的技术处理工作，保护电子文档的安全。通过采取技术手段，将已归档的电子文件进行安全处理，保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性。

要解决好电子文件的保存问题。要根据不同存储介质的特性，注重外界光、水分、灰尘、磁场等对电子文件的影响，加强防护，同时做好定期检查和备份，以保证电子文件中原始信息的长期保存。

2．5 根据单位实际加强管理

档案信息电子化的管理，最终目的是要做到集中管理和方便应用相结合。由于历史的原因，在不少的单位都不同程度地存在集中统一管理不力和使用不方便的问题。通过电子化的推进，使用不方便的问题可逐步解决。但是，集中统一管理问题，因许多档案信息归类到单位内不同的部门，由各自管理，未归入档案部门进行管理，使档案信息电子化系统信息不全，形成信息分割，一方面造成资源浪费，另一方面也影响了信息的使用。

2．6 重视人才管理

档案信息电子化的最终落实，要通过档案管理人员的应用来实现，其素质水平的高低直接影响电子化水平的应用效果。对于单位来说，应加强组织领导，有针对性地进行业务培训，使档案管理人员其基本掌握信息技术的新知识，熟练系统的操作；档案管理人员要加强自身的学习，不断补充新知识，努力钻研业务，以适应信息时代档案事业的发展要求。

总之，档案信息电子化管理的最终目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。实现档案管理的电子化，要充分考虑单位的实际情况，统筹兼顾，循序渐进，利用先进技术，逐步完善系统的各项功能；同时，在建设过程中，要充分调动各方面的积极性，通过深入分析与电子化相关的诸多方面的情况及发展趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径，以达到提高档案管理水平的目的。

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在互联网时代的大背景下，将一个单位的档案管理工作从原有的模式中解放出来，对于提高一个单位档案管理能力具有强烈的现实意义。然而在档案管理电子化的过程中，由于缺乏相关经验，也暴露出许多问题。本文将分析当纳管理现代化与电子化的优势与特点，并结合实际，提出改进方案，促进一个单位档案管理工作的高效性与合理性。

1 现代化和电子化档案管理的特点及优点

1.1 高效性

相比传统的档案管理模式，电子化档案管理运用先进的信息技术，将档案管理工作提升到新的层次。如今档案管理工作更依赖计算机等高端媒体技术。一方面，计算机依靠其强大的储存功能与信息处理能力，将一个单位档案管理工作的效率大大提高了。另一方面，电子化档案管理拥有无可比拟的数据加工能力，有效规避了各种失误，尤其在处理在处理特殊紧急情况时，电子化档案管理表现出方便快捷的特征，提升了一个单位档案工作的精确化管理能力。[1]

1.2 综合性

现代化及电子化档案管理工作并非摒弃传统的档案管理方式，而是将旧的档案管理模式融合到电子化档案管理模式之中。例如，如今档案管理工作不仅依靠纸质媒体，还运用多媒体技术，从而强化了一个单位的综合管理能力，在档案收集、检索、应用方面，都有很大的提升。同时，相比传统的档案管理模式，现代化及电子化档案管理模式优势还表现在处理档案的效率与能力上，都远远的由于传统档案管理模式，从而表现出巨大的应用潜力，将档案功能在一个单位中发挥到极致。

1.3 便携性

依靠纸质媒体的传统档案管理模式，已经无法适应当今社会的发展。依靠计算机多媒体技术的现代化及电子化档案管理模式，能够克服传统档案管理模式不适宜携带的缺点。[2]同时，传统档案管理模式在档案文件转移中，容易出现丢失与损坏的情况，因此使一个单位的工作处理速度大打折扣。而电子档案拥有便于携带的优点，能够通过网络平台迅速的处理数据。此外，电子化档案管理的优势还表现在强大的储存于检索功能上，依靠计算机的档案管理工作，免去了对物理空间的需要，只需要储存在便于携带的电子设备中，就能随时的进行查询与检索。

2 档案管理中存在的问题

2.1 对档案管理工作不够重视

受传统的观念影响，档案管理工作一直未受到足够的重视。一方面，是因为领导层未能全面的认识档案管理工作，将其当成一个储存性质的工作，没有能够认识到档案管理工作与一个单位运转之间的关系，因此在档案管理工作的投入上较少，无法达到档案管理工作的要求，造成一个单位档案管理工作普遍滞后的情况。另一方面，档案管理工作还受一个单位的工作模式的影响，而在一个单位的编制体系中，档案管理工作也一直处于较为基层的位置，这严重影响档案管理工作的人才交替，导致一个单位中档案管理工作流于表面。

2.2 管理模式不规范

科技的发展也带动了其他领域工作的革新，但技术的革新在一个单位的档案管理中却暴露出一些问题，管理模式无法适应新型技术，成为一个单位档案管理中的主要问题。相关工作人员没能将多媒体技术完全的纳入自身的工作之中，在许多工作环节，依旧使用着落后于新兴技术的手段，早成人工与多媒体技术的工作内容重叠，管理模式很大程度上限制了一个单位档案管理的工作效率，从而造成资源的浪费。[3]

2.3 档案管理制度不健全

档案管理制度不健全，表现在一个单位档案管理制度无法全面的涵盖档案管理的日常工作，在全面性上有所不足。这主要是由于制定档案管理制度，在工作的过程中，没有全面的考察档案管理工作的流程，因此导致档案管理制度的制定工作脱离实际，缺乏对相关工作人员的约束能力。除此之外，档案管理制度缺乏对某些特殊情况的处理方法，导致档案管理制度无法行使其职能，也给相关工作人员的管理造成一定的影响。

3 提高档案管理水平的有效措施

3.1 档案保存查询实现电子化

档案保存查询功能电子化是提高档案管理水平的有效措施。首先，要将档案的内容进行整理录入，将传统档案的纸质文档转化为电子文档。相比纸质文档，电子文档的特点是更易保存、方便查询。因此实现档案保存查询功能的电子化，还需要相关工作人员大量的录入工作，能够将档案进行及时、有序的分门别类，从而有利于一个单位开展工作的需要。[4]

3.2 建立完善的档案管理制度

完善档案管理制度，是提升一个单位档案规范化管理能力的重要途径，也是一个单位开展档案管理工作的基础。因此要求相关工作人员能够从实际出发，实事求是的进行档案管理制度建设。需要从新形势、新要求出发，针对当前的工作要求，与时俱进，从而推动一个单位档案管理工作电子化。首先应当做的，是扩充档案管理制度的内容，在一个单位工作的过程中，更新档案管理工作的内容，从而增加档案管理制度的全面性，在合理化的基础上不断增加新的制度。除此之外，还需要配合一个单位的总体目标，有侧重的完善档案管理制度，对现有的档案管理制度进行清理，剔除过时的部分，保证档案管理制度能够与时俱进。同时，还能保证一个单位的内部工作人员的积极性，按照档案管理制度，落实现代化档案管理的工作。

3.3 加强档案电子化管理的重视程度

加强一个单位电子化管理的重视程度，首先要从领导层的认识出发。加强部门领导对一个单位档案管理的重视程度，一方面，能够提高一个单位档案管理的力度，重新整合档案管理部门在一个单位中的资源配比，从而提高档案管理部门在一个单位中的重要程度，不仅局限于基层工作的位置。另一方面，领导层的重视，是对档案管理工作的有力的保障，在领导层的支持下，相关工作人员要进一步的提升档案电子化管理的工作水平，给一个单位的档案管理工作提供资金及技术的支持。

3.4 形成档案管理的网络体系

在档案管理的电子化的转型过程中，需要建立与之对应的网络体系，一方面，健全的平台是一个单位档案管理的基础，从而使档案信息更加权威、专业。另一方面，利用互联网的开放性与平等性，能够让一个单位内的档案管理工作人员更好的参与进现代化档案管理工作中。加强档案管理人员的能力建设，是强化档案管理体系的重要途径，通过有针对性的岗前培训工作，能在一定程度上，增强档案管理人员的专业素养，确保管理人员的素质符合一个单位运转的需要。[5]

4 结语

一个单位档案管理工作现代化及电子化是顺应时代的发展，也一定程度上反映了一单位档案管理工作的未来发展方向。因此要求相关工作人员在开展档案管理的工作中，能够将先进的信息技术融入到自身的工作中来，从而更好地适应社会的发展。

参考文献

[1]崔儒佼.刍议事业单位档案管理的现代化及电子化发展[J].黑龙江科技信息，2016，07：157.

[2]边俊士，张伟.医院信息化与医院档案管理现代化现状分析[J].中国当代医药，2012，02：165-166.

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加快档案电子化管理，是实现档案管理工作现代化，提高档案管理系统工作效率的重要手段。所谓档案电子化管理，就是以档案资料、纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案进行收集、筛选和分层次归纳，使之转化成微机软件形式的信息使用过程。

虽然与纸质文件的保存管理相比，电子文件的管理极大地节省了人力资源，提高了工作效率，既节省空间，又便于查找整理。但同时也应该清醒的认识到，电子文件的保存和管理也是一项极为艰苦细致且难度极大的工作，推动档案电子化管理，需要普及提高对电子系统的知识，提高对档案电子化管理的认识。

首先，要清醒的认识到目前依旧存在不足

一、档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。各部门开发的软件不能互通，没有适用于文件检索又可用于档案信息管理的软件系统。由于不能进行互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，极大地限制了档案管理电子化，制约了信息化的进程。

二、层次不一，缺乏规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案电子化管理信息共享的要求。

三、标准化、规范化有待提高。档案著录细则相容性不强，系统软件移植性差，无法全面实施和推广统一标准，限制了档案电子化管理的可行性。

四、现有的档案整理分类方法、著录标准及有关规定不能完全适应档案管理电子化的要求。

五、档案管理人员的素质有待提高。实现档案电子化管理，一定要有现代化的管理人员，掌握先进的技术，不能仅仅满足于一般的计算机操作。

认识上述问题之后，要推动档案电子化管理工作，必须普及和提高对电子化管理的认识，明确目标和要求。

其次，必须提高电子文件管理的标准化、规范化

将工作的着眼点从计算机系统，扩大延伸到电子文件的保存和管理工作。做到对档案管理电子文件的规范化、标准化。规范化管理是实现档案管理现代化的重要标准，在做好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。公文是档案的前身，档案大部分由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。

最后，档案管理要做到电子文件归档

一、通过计算机信息管理网，开通电子归档专递线路

随着计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过专门挑选，反映了职能活动的概貌。上网前，按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证数据的可靠性和通用性，是保存管理的重点。对那些未输入到计算机信息管理网上的却依旧具有保存价值的电子文件，应及时对电子文件进行编目整理，利用网络技术向管理部门传输。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。

二、推进档案信息电子化

将已归档的电子文件改为只读文件――即不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性。对于长久保存于介质层的电子文件，监控外界磁场影响、口气中的灰尘、水分及有害气体的侵蚀，需要定期复制的严格履行程序，以防止信息丢失。所有文件归档目录、盒内文件目录、盒底备考表、文件资料汇编等全部使用计算机打印；文件、材料的归档全部使用无酸档案盒，文件不易被腐蚀、变质，有利于档案的保存，使档案档案逐步走向了规范化、科学化管理轨道。

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公文处理活动是文书档案管理的重要环节之一，传统手段很容易出现文件的延误甚至是丢失，对归档收集及检索工作造成很大影响。运用计算机存储跟踪文件传递信息，可实现文件传递的高效性、安全性。

（二）易于保存运用

文书电子档案的保存载体是DVD、光碟、硬盘等电子设备，其优点一是存储量大、占用空间小、操作简单，节约人财物力;二是防虫蛀、防潮、可重复利用、使用寿命长，易于保管;三是备份方便，服务质量和效率高。

（三）易于信息检索

大量传统文书档案很容易保持着信息的闲置和封存状态，造成极大浪费。而电子档案运用计算机检索，检索信息全面，克服了手工操作中如字迹不工整、缺漏等人为缺陷，解决了以往大量闲置封存信息的浪费问题，便捷高效。

（四）易于信息传输及共享

传统的文书档案内容虽然十分丰富，但却存在着信息传输和共享受限问题。电子化管理充分利用网络技术，既改善了信息传输状况，又促进了信息的交流和利用，实现了资源的快速方便共享。

二、文书档案电子化管理现状

（一）办公自动化的普及程度制约着文书档案电子化发展

文书档案电子化管理的前提条件是全面实现办公自动化。如行政机关事业单位之间往往需要上情下达，下情上达，同级沟通配合，这就需要各级各部门全面实现办公自动化，但目前还未完全普及，影响了工作效率，制约了文书档案电子化发展进程。

（二）传统管理思想和观念的束缚制约着文书档案电子化发展

现阶段，虽然办公自动化实施已久，但人们依然无法摆脱传统管理思想和观念的束缚，对文书档案的借阅检索等依然通过人工完成，讨论与分析问题，也总是习惯对着纸质文件，造成人力、物力和信息资源的严重浪费，制约了文书档案电子化管理的快速发展。

（三）文书档案软硬件不统一制约着文书档案电子化发展

文书档案管理部门使用的计算机往往型号不一、规格各异，软件也各自开发，不能实现快速传输、交流和利用，制约了文书档案电子化发展。

（四）文书档案电子化管理标准不健全制约着文书档案电子化发展

传统文书档案管理工作由于基础薄弱，普遍存在着案卷质量不高、档案著录细则相容性差、传统软件移植性不强等问题，而全面实现文书档案电子化管理，则要求基础工作要做到规范化、标准化，这就要求制定统一规范的文书档案电子化管理标准，而目前此标准尚不健全，严重阻碍了文书档案电子化的发展。

三、加强文书档案电子化管理的途径

文书档案电子化管理具体实现途径可分为以下几点。

（一）建立健全文书档案电子化管理制度

自上而下建立起一套完善的文书档案电子化管理制度，将文件传递、收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、保密等制度结合在一起;同时针对电子档案的制作、编辑和归档制定统一标准、统一规范;实行专人负责制度，避免因组织调整或个人工作岗位变动、计算机更新等原因引起电子档案资料损失。从而有效保障文书档案电子化管理快速开展。

（二）加大文书档案电子化管理软硬件基础投入

文书档案电子化管理是电子信息进入档案管理领域的重要标志。一是要加大设备投入，要对硬件设备统一型号、统一规格;二是要加大软件系统投入，要专门开发利用统一的管理软件系统;三是要加大管理人才的投入，培养具有现代化知识和档案专业知识的专职人才。只有这样，才能保证各级各部门之间，信息畅通传输与共享，也才能更大限度地提高文书电子档案的利用率。

（三）强化文书档案电子化日常管理

日常管理工作是做好一切工作的基础。文书档案电子化日常管理一般主要包括两方面：一是文书电子档案形成过程中的管理。需要依照传统标准行文的要求选择文章、拟定标题、对密级与时限进行标注等，另外也可在附加的文件上面将每次修改时间、领导签发的相关信息等进行记录。二是文书电子档案归档利用中的管理。要做到在规定时间内归档，同时保证电子文档的规范性、真实性、完整性与时效性。

（四）加强文书档案电子化安全管理

文书档案电子化安全管理，应从两方面着手：一方面是通过对员工的管理杜绝人为侵害的产生。可对网络运行实施有效监控，防止运行过程中人为的破坏;也可建立规范的电子文件归档审查程序，以保证归档电子文件的完整、准确。另一方面是通过对系统及设备的安全管理杜绝客观安全隐患。可在文书档案传输的网络中设置隔离带，使文书档案只能在某一范围的局部网络内传输，防止文件流向外网，也可将独立档案室内的电脑专机专用，即管理电子档案的电脑不接入外网，查阅档案均进入档案室查阅、使用。同时做好杀毒工作，对可能存在的安全隐患及时发现、及时解决。

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档案信息电子化，就是以馆、室、藏档案资料、纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。加强档案信息电子化管理，是贯彻中央以信息化带动工业化发展战略的重要行动，具有重要的意义。

1．加强档案信息电子化管理，是电子政务发展的需要

档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是电子政务建设不可缺少的重要公共信息资源；档案信息化建设是电子政务建设的重要组成部分；大力开发档案信息资源，服务社会和各级政府，对于我国“三个文明”的建设具有重大意义。对此，进行档案信息化建设，加快档案资源的开发应用，是电子政务发展的需要。

2．加强档案信息电子化管理，是提高档案资源利用率的需要

随着电子商务时代的到来，档案管理也伴随着信息资源的交流和互换进入社会信息网络的新天地。而传统的档案工作模式是手工信息加工工作模式，即：“选题一选材一编辑～ 出版”的工作方式，从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。档案信息电子化，建立企业信息资料库，选取最能体现企业优势、树立企业良好形象的信息资源上网，企业通过网络，宣传自己和展示自己，吸引客户和占领市场。

二、当前档案信息电子化管理存在的问题

随着电子信息技术的广泛应用、办公自动化、文档双轨制的推行，对档案信息电子化管理提出新的挑战。当前，档案信息电子化管理还存在许多问题，主要表现如下：

1．硬件和软件设施有待完善

目前，许多档案馆的计算机硬件配置高低不一，通用性较差，一些设备安装在低配置的计算机上，无法实现其自身的功能。比如扫描仪、数码摄像机、数码照相机等一些高端设备，在比较落后的计算机上根本无法使用。没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，这严重制约了档案信息电子化的进程。

2．缺乏标准化、规范化

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。

目前，由于历史原因，馆、室、藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法

全面实施、推广统一标准，制约了档案信息工作电子化。

3．档案人员素质有待提高

实行档案信息电子化，必须有高技术人才来管理。目前，许多档案部门工作人员只会一般的计算机操作，没有较高的知识层次和先进的技术水平，缺乏档案、信息处理复合型人才，无法充分使用现代化设备，制约了档案信息电子化建设。

三、新形势下加强档案信息电子化管理的途径

加快档案信息自动化系统建没，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。因此，必须提高对档案信息电子化的认识，采取各项措施，提高档案信息电子化管理水平。

1．完善硬件和软件设施

档案部门领导要有现代化管理意识，增强档案信息电子化管理意识，要在基础硬件、软件开发、信息收集和利等方面加大投入，完善计算机、数码摄像机、数码照相机、扫描仪等设备配置。加大软件开发力度，加快开发一套综合功能强大的档案信息管理软件，使各地档案信息数据能相互转化，使利用起来快捷方便。

2．提高档案标准化、规范化水平

档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范。当前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件混乱，严重影响了系统整体水平的提高。因此，必须制订《数字化声像档案著录规则》《档案资料数字化怀准》《纸质档案数字化操作规程》《照片档案数字化操作规程》《缩微胶片数字化操作规程》《录音档案数字化操作规程》《录像档案数字化操作规程》《多媒体信息采集操作规程》等规章制度，提高档案标准化、规范化水平。

3．提高档案人员素质

推进档案信息自动化的关键是人才。当前，许多档案人员素质不高，提高档案人员的知识素质迫在眉睫。因此，要有针埘性地对档案人员进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；要有计划地组织进修培训，让他们综合学习档案学、信息技术、计算机技术、网络技术等知识，掌握信息化技术。

总之，档案信息化管理是档案工作发展的必然趋势，是一项长期而又复杂的系统工程。要进一步完善硬什和软件设施，加强管理，提高档案人员素质，不断拓展服务领域，提升档案事业发展质量和水平，促进档案事业科学发展。

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1档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室 藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

三、档案信息电子化的益处

所谓档案信息电子化，就是以馆室 藏档案资料纸质或机读形式的 为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室 对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。