机关档案管理范文

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一、前言

由于档案部门认真履行了职能，各单位认真贯彻推行了《档案法》和《档案法实施办法》，档案工作呈现了良好的发展势头，机关档案工作取得了显著的成绩，档案干部队伍思想素质与业务素质有了明显增强，各部门领导对档案工作更加重视，机关档案管理中一大批单位达到了省级档案管理标准，很多单位达到了省一级档案管理标准，形成了常抓不懈的管理体制，基本达到档案管理工作制度化、规范化的要求。但纵观档案管理工作，成绩并不乐观，仍存在对档案工作不够重视的现象，有的部门档案管理意识相当淡薄，致使机关档案工作还存在各种问题。要搞好机关档案工作，必须提高档案人员的素质，促进机关档案工作新进展；要加强档案室基础设施投入，改善档案保管条件等工作。

二、机关档案工作的现状

目前机关档案问题不同程度地影响机关工作循序渐进的发展，影响经济和社会服务功能的发挥。

1、档案工作的重视程度不平衡，机关档案工作的重视很不平衡，个别单位对档案工作重视还不够，档案意识薄弱，监督力度不强，未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证，虽然各部门把档案工作列入年度工作计划，也有专人负责抓落实，但真正把档案管理工作作为各部门工作有效机制来抓方面还存在缺限。

2、档案室保管条件还比较差，多数单位还达不到档案管理要求，与整齐、规范统一的要求还有一定的差距。少数单位综合档案室变成了杂物室，设施设备老化，有的综合档案室设施设备不齐全，档案柜也五花八门不统一，比较零乱。个别单位档案室设防意识不强，设施设备不完善，管理体制不到位，使部分档案受到损害。

3、档案人员业务素质还相对薄弱，档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性技术性很强的工作，档案人员要有较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。有的单位档案人员因一岗兼多职疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作，加上工作需要变动频繁和业务素质欠缺，直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。此外，档案人员因业务不精，导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确，档案不按时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生。个别档案人员对档案工作重要性和责任性认识还不够，存在随意应付了事思想，对各科室必须要形成的档案资料及时整理归档监督指导力度不够，思想上存在着为难情绪。

三、搞好机关档案工作的措施

要搞好今后的机关档案工作，我认为必须强化以下几点工作：

1、提高认识、加强领导，是做好档案工作的关键所在，机关档案工作是各项事业发展的一个重要组成部份，机关档案工作是开展各项业务活动的具体真实的记录，是反映各个历史时期最珍贵的史料，为经济建设和推动社会文明进步起到重要促进作用。为此，在市场经济条件下，随着时代改革发展，人们的法制和档案意识与日俱增，档案的调阅利用明显增多，这对加强机关档案管理，拓展档案服务新领域，加快档案信息数据化建设等提出了更高的要求。要加强档案宣传力度，利用各种有效载体抓好《档案法》和《档案法实施办法》的宣传教育，通过宣传，扩大档案工作的影响力，使广大干部职工充分认识档案工作的重要性，落实好依法治档的工作机制，要加强对档案工作的领导。

2、提高档案人员的素质，促进机关档案工作新进展。当前，首先要有一支相对稳定而有发展的档案队伍，而光有一支相对稳定而有发展的档案队伍，还不能够适应新时期档案工作发展需要。随着社会的发展，科学技术的不断进步，档案工作所面临的任务、工作环境、服务对象、管理模式都在发生变化，高科技也应用到档案管理工作中，因此，提高档案人员的素质，加快档案工作科技进步，是推动档案事业发展的关键。要加强对档案人员的教育培训，在注重实用性上下功夫。在档案培训过程中，要结合新时期档案工作的发展趋势，按照采用不同层次不同的需求，按需施教，注重实效，运用“走出去、请进来”等培训方式，使档案人员尽快掌握档案立卷归档工作流程和档案目录输入进一步规范，促进机关档案工作效率的提高。

3、要加强档案室基础设施投入，改善档案保管条件，档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，也是一项专业技术性很强的工作，档案管理的好与坏，直接影响到档案的寿命，机关档案管理中，条件好的部门档案室整齐规范，而保管条件比较薄弱的单位还存在只求过得去的思想，给档案造成了损害。为此，作为单位档案室必须严格按照《国家档案法》档案保管标准要求，完善单位档案室保管条件。要进一步加大对本单位档案室基础设施的投入，严格按档案管理“八防”标准要求，不断完善档案室的保管条件，尽可能的改变档案室杂、乱问题，做到档案室统一整齐规范。

四、机关档案保管过程中的保密工作

1、档案的库房管理是档案保密的重点，从总体上讲,档案库房应按照国家有关规定兴建,并不是任何一间办公室都可以用作库房。从档案保密的角度来看,不宜将库房设在办公楼的最底层,库房门窗等应专门加固,以防盗窃。还应昼做到库房与办公室分开,库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理,制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。

2、做好档案的保管期限与保密期限的区分工作，确定保管期限限的原则是,正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要,全面确定档案的保存价值,准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内,如被泄露,将对国家的安全和利益造成的危害来确定的,它表示该国家秘密事项在其确定的期限内,受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。

3、做好档案密级的调整工作，要贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神,重点解决好两个问题:一要严格执行解密划控的时间标准、有关内容标准及保密规范标准,做到有法必依,执法必严,违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导,齐心协力搞好档案文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限,确定哪些档案能开放利用,哪些限制在一定范围内利用,哪些还不能提供利用,为今后进一步搞好规范化、标准化的档案建设遵奠定基础。

4、档案利用过程中的保密工作，档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,使提供利用工作有单可循,并在大力开展档案利用工作的同时,确保不失密、不泄密及文件的完好无损。

五、加强档案信息自动化管理工作

档案管理是一项繁杂而保密性很强的工作，传统的机关档案工作以纸质文件材料为工作对象，出现错误难以更改，工作效率慢。档案信息自动化是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段，为全面实现机关档案信息处理和管理的现代化做了准备。

1、机关档案管理的重要性，档案是机关发展过程中不断积累起来的宝贵财富。在档案管理中现代化管理意识不强，法律意识淡薄；档案资源的开发利用率低，档案工作缺乏活力。档案工作队伍技术力量薄弱等，难以适应现代化的需要。

2、机关档案信息自动化管理，机关档案信息自动化是一项全新的工作，它的特点是可以随时输入，随时更改；传递速度快不受时间和距离的影响：高密度贮存和易复制；并具有很强的生命力。档案信息自动化包括档案工作的各个方面和各个环节，要推进档案信息自动化建立健全和真正实施。必须抓好人才培养和现代化的办公设备，这两者是相辅相成、互相促进的辩证关系。一是要重视人才培养，推进档案信息自动化的关键是人才，档案信息自动化化不仅要求档案管理人员要了解计算机、网络知识，还要有相适应的熟练的计算机操作技能和精通的档案业务知识，在工作中不断学习，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。其次．档案管理人员要有较强的法律意识，努力学习《档案法入《保密法》及国家关于档案管理等方面的法律知识和与商业有关的规章制度。做到知法、守法、维护档案的历史真实性。这样既有利于规范档案管理人员自身的工作。又使档案管理工作得到法律保护。其次要充分利用现代化设备，在信息技术日新月异的今天，对档案信息自动化工程影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网，以及信息高速公路的建设和开通。选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。档案信息自动化对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别，因此不断发生买了设备不能充分利用，建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。

总之，机关档案工作地存在一些问题，影响了档案工作为经济和社会服务功能的发挥。在新的历史条件下，机关档案工作必须要紧紧联系时展的新任务、新特点、新要求。机关档案工作要创造性地开展，推进档案工作跨越式发展的重要一步，这是时展的必然要求，也是档案工作维护好、保管好、服务好主要职能的体现。

参考文献：

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她服从组织，顾全大局，热爱集体，团结同志，自觉遵守一切规章制度，热爱本职工作。能认真履行岗位职责，按照档案管理要求做到了规范管理、优质服务，圆满地完成了自己的本职工作。在工作中能虚心学习，不断探索适合本单位实际的档案管理的特点和规律，并使档案管理向现代化管理迈近了一步。作为单位的兼职保密人员，她自觉遵守有关的保密规定，严守国家秘密，严格按保密法规办事，从无泄密事件发生，受到局领导的充分肯定。

档案管理工作是一项严肃的政治工作，它要求档案管理员必须有较高的政治思想素质。该同志从事档案工作以来，能积极参加政治学习，坚决拥护党的领导和社会主义制度，自觉抵制资产阶级自由化和一切腐朽思想的侵袭，积极投身改革开放。有较强的工作责任感和工作热情，敢于吃苦，乐于服务，能自觉遵守《保密法》和《保密工作守则》，严格按工作程序和工作守则工作。几年来，因该同志的认真工作，我局没有出现文件丢失和泄密事件，受到了领导和上级有关组织的好评，去年她所工作的档案室被湖北省委评为全省先进。

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引言

网络化社会的日益发展带动社会的进步，机关档案管理工作的信息量巨大，应用网络化信息档案管理可以有效地提升档案案例工作速度，确保档案管理工作的异地实时性。加强机关档案管理工作的长效发展，改变传统档案工作的工作模式，这对于机关档案工作的发展是具有良好意义的。通过分析机关单位档案管理工作的具体内容，依照档案工作进行合理的分析，研究互联网发展下档案工作可能面临1的各种压力和问题，采用有效的办法改变网络1档案管理工作，提升档案工作的重要意义。

一、机关网络档案工作的需求意义

网络的发展影响机关档案工作的发展，档案工作逐步趋于市场化、信息化、数字化。分析机关档案工作的基本需求状态，对档案工作进行分析和研究，确定机关档案工作需求的意义，加深机关网络档案工作的发展。

1.档案工作的多元发展。

机关档案工作主要以纸质材料处理为主，纸质材料存在保存难度问题，在档案保存和管理过程中，可能造成档案的损坏或遗失。档案管理的资料是当事相关内容有效管理的基本资料，一旦丢失无法再进行弥补。随着网络时代的快速稳定发展，电脑、电子产品的使用频率增加，直接影响电子载体的变化。存储标准的改变，减低了纸质档案的使用量，提高了直观存储的实时性，这有利于直观的信息存储和选择，方便综合信息的有效操作和优势化处理。

2.档案的信息利用。

档案信息的利用是依照档案资料进行分析，当出现诸多不利因素的时候，需要根据时间、信息量进行区分，需要占用大量的空间和时间，档案管理已经逐步发展为计算机网络承载的档案管理系统。利用电子档案信息资源的综合管理，集成电子档案的共享优势模式，节约档案人员的有效利用时间，对档案内容进行网络平台的云存储和云共享。

3.共享便利。

机关档案的资料纷繁复杂，不同的部门具有不同的资料。纸质材料使用的时候，需要根据档案资料进行区分，不同的材料之间缺乏有效的共享和沟通，随着网络时代的发展，档案资料可以利用网路云存储平台进行资源共享。机关单位监理统一的电子网络数据平台管理室，利用网络终端系统，将计算机整合起来，根据不同部门的档案资料进行分类存储，文字纸质资料转化为电子资料，音频资源、视频资源利用介质存储起来，通过各个部门的综合利用，在数据档案查阅过程中实现对资料的共享，确保档案资料的有效分配和控制，最大限度的形成信息资料的合理利用。

二、机关档案网路管理的方案

网络档案管理需要新思想和新技术，利用网络资源改变现有的工作标准，从档案管理的各个方面出发，逐步提高企业档案管理的综合管理效率。

1.提升网络化档案管理意识。

网络化技术深入现代社会生活中，加强机关档案管理水平，对档案管理的基本标准水平进行分析，依照机关领导管理标准，认识电子网络化档案管理的重要意义。机关档案管理工作需要不断发展和提高，根据现代化档案管理水品，对网络管理内的相关知识、日常工作进行分析，加强机关档案管理工作的综合网络整合。制定合理的档案人才发展管理，对档案管理给工作标准进行分析，打破常规观念，对日常工作的相关步骤、信息内容进行合理的分析，切实的提升机关档案管理的综合工作效率，实现对网络化服务质量的快速稳定发展。

2.创新网络档案的服务工作。

机关档案需要根据网络化管理发展应用特点，利用网络化服务标准，对档案管理人员进行分析。机关档案管理部门可以建立有效的网络化管理网页，以网络网站平台管理为基础，开展网络化的服务发展利用范围，加强档案信息的资源数据建设和发展，制定合理的信息化网络数据分析平台，提高电子档案文化的传递和发展，实现对网络档案的合理模式控制。在网络平台上，根据电子文件数据，对网络建立合理的实时管理标准，对数据文件进行有效的管理，对机关信息进行有效的分析，集中管理部门的电子文件数据处理过程，对网络信息文件进行有效的搜集管理。根据档案信息系统，对网络内容进行获取，加强网络电子档案的保密管理工作，处理好档案信息数据的使用标准。

3.提高档案人员的素质培养。

根据档案管理标准进行信息档案分析，对管理人员的综合素质能力进行作用分析，从主观上提高档案工作人员的专项素质能力。加强档案人员网络化技术知识的培养，制定爱岗敬业的制度管理标准，逐步提高机关档案人员的综合知识结构和技术水平，有效的完善档案人才的招聘管理，对机关档案的数据分析、设计、开发进行综合分析，做好网络机关事业单位的综合档案人员管理。

结语

综上所述，机关档案的管理工作是一种极其重要的工作，网络化机关工作是重要的档案工作的发展。依照档案管理工作标准，对工作内容进行分析，不断创新发展机关档案管理工作内容，切实完善机关事业单位档案管理综合水平。

参考文献：

[1]任海臣.对如何创新机关档案管理工作的若干思考[J].读书文摘,2015(22).

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机关档案管理现代化，是在建立在机关办公自动化基础之上，运用科学的管理理论和方法，以先进的技术和设备为支撑，充分发挥档案工作者的主动性和创造性，对传统的档案管理方式进行改革创新，实现档案的科学化、标准化、信息化管理。具体内容包括：运用计算机、网络和多媒体等科学技术和手段，有效整合档案信息资源，实现档案信息的海量存储、网络传递、自动编目、快速检索、自动统计、方便阅览和库房智能管理等。

二、机关档案管理现代化

存在问题

1.管理观念落后

当前，许多机关档案管理现代化观念落后，不管是主管领导或档案管理人员，传统档案管理思想根深蒂固，认为档案管理工作就是保管档案和提供利用，防止档案丢失和泄密，从心理上抵触和排斥新事物，畏难情绪严重，缺少创新精神。有的机关档案部门现代化建设只停留在局部或表面，如采用档案管理软件进行文件的著录、编目和检索，而其它方面则不愿深入攻坚，导致档案管理现代化建设步伐缓慢，甚至停滞不前。

2.缺乏统一的档案业务技术标准

档案现代化管理，是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的档案标准化。要实现机关档案现代化管理，需采取统一的业务和技术标准，将各个系统有效整合在一起，使档案各项工作和环节建立有机的联系，相互支持，协调联动。目前，大多机关政务办公平台建设、档案数据库建设以及配套的软硬件设施设备等，都分别基于各自行业标准进行设计与研发，各行其是，采用的业务技术标准差异较大，导致不同系统之间无法兼容，文件格式不匹配，数据无法导入或文件打不开等问题严重，造成信息的分割和资源浪费。

3.档案管理人员素质有待提高

档案现代化管理，要求档案管理人员不仅具备扎实的业务功底，还要掌握先进的科学技术知识、管理技能和方法。目前，就机关档案管理工作总体情况来看，档案部门人才匮乏，管理人员总体素质偏低。尤其是很多中小机关档案管理人员，没有经过专业的档案业务培训，业务素质和工作能力不足，且多数人员身兼数职，对档案工作也不够重视，档案工作质量堪忧。大机关档案工作相对完善规范，多数档案管理人员不乏敬业和奉献精神，但缺乏现代化管理的基本知识和操作技能，导致档案工作还停留在传统的基础层面，档案现代化管理心有余而力不足。

4.基础性工作不到位

档案现代化管理是一项复杂的系统性工程，受多方面条件因素的制约和影响，是建立在档案基础工作的标准化、规范化的前提下的顶层设计。目前，由于档案工作不属于机关中心或主要业务工作，长期得不到有效重视和支持，导致档案工作资金投入不足，人才流失现象严重，档案基础性工作不尽如人意。如：档案管理制度不健全、文件收集不齐全、案卷整理质量不高、档号不科学、案卷标题不规范、检索方式落后、没有专门的档案管理系统软件、缺乏必要的现代化办公设备，以及机关办公信息化程度不高、网络安全保密建设不完善等等，都严重制约着档案事业的发展和档案现代化管理进程。

三、机关档案管理现代化的对策措施

1.增强档案管理现代化意识

首先，机关主管领导要从思想上认识档案管理现代化的重要性和现实意义，关心和支持档案管理现代化建设，并协调解决工作中出现的各种问题和矛盾。其次，档案管理人员要转变观念，增强档案现代化管理意识，依靠先进技术与科学管理方法，积极探索切实可行的档案管理现代化模式，创造性地开展工作，推动档案事业科学发展。

2.统一档案管理技术业务标准

目前，多数机关档案管理现代化还处于发展阶段，尤其是在一些技术标准等细节方面工作不到位，需综合考量，不断改进和完善。由于档案管理各软硬件在配置上各行其是，规范性、服务性、共享性差，资源得不到有效利用和开发。要实现机关档案管理现代化，必须统筹规划，优化配置，统一档案管理技术业务标准，将软硬件选用、机关办公自动化等统一纳入档案信息现代化管理之中，提高各系统间的兼容性、互动性和协调性，切实发挥软硬件的功能和效用，实现信息的共享和网络的沟通，保证数据的规范、可读和有效。

3.提高档案管理人员综合素质

档案管理的现代化关键在人，主要依赖于档案管理人员素质的提高。档案现代化管理既是一项业务性工作，又是一项技术性、管理性工作，档案管理人员要全面优化知识结构，不仅具备扎实的业务功底，熟悉档案工作内容和基本要求，具有较强的业务能力，还要掌握基本的计算机和网络等知识，能熟练操作各种现代化设备，并能进行设备的安装、更新、维护。同时，还要具备科学的管理素质，以先进的理论和方法为指导，不断提高管理能力和水平，向全能型、复合型人才发展。

4.加强档案基础设施建设

一是加强硬件设施建设，购置服务器、存储器、计算机、扫描仪等现代化设施设备，夯实档案工作物质基础。二是重视档案管理软件的选择，一款好的、人性化的软件，可以帮助管理人员达到事半功倍的效果，实现档案的科学管理和快速检索，大大提高工作效率。三是配备专业的技术团队，负责机关的网络运行和系统维护，及时解决各种技术难题，保证系统和数据安全，为档案现代化管理提供有力的技术保障。

5.加强档案基础业务建设

规范、完善的档案基础业务工作，是档案现代化管理的重要保证。如果档案基础业务工作没有按照规定的标准进行整理归档，各环节杂乱无章，即使有先进的设备和技术，计算机也无法对混乱无序的档案进行有效识别和科学管理，档案的现代化管理只能沦为空谈。目前，机关档案基础业务工作还有待进一步加强和规范。要以科学管理的原则和方法为依据，严格按照档案工作的标准和要求，认真开展档案业务工作，保证档案收集齐全、鉴定准确、著录规范、编目科学、利用方便、排列有序等，提高案卷整理质量，切实加强档案基础业务建设。