档案分类管理范文

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管理员现代科技水平较低；缺乏信息处理能力；最重要的一点是管理员没有用正确的心态看待档案分类管理这件事，所以人们应加强管理员的人文精神教育。因为人文精神的渗透能够促进档案分类管理工作，加强管理员档案分类管理素质，让管理者孜孜不倦的完成管理工作，节约档案寻找的速度及准确性。

二、人文精神渗透到档案分类管理的有效途径

管理员为了在需要某一档案时能够准确迅速的找到其所在之处，可以把人文精神渗透到档案分类管理中，加强档案分类管理。其渗透到档案分类管理中的有效途径主要有以下两方面：

1.优化管理程序细节决定成败。所以管理员需优化档案分类管理，注重其细节之处，掌握档案具体存放的大致位置，以便于能够准确快速找到档案，以及保证档案室的整洁和信息完整，并把档案资料及时存入计算机中。

2.提升档案分类管理质量档案分类管理是一种繁重无趣的工作，所以管理员不仅要克服其工作，还需转变自己的工作情绪，用认真仔细的态度对待工作，用专业知识完成工作。而为了保证人文精神有效的渗透到档案分类管理中，管理员需要做到几个方面：①敬业，在档案分类工作中，管理员需要用一丝不苟的态度来面对工作；②终身学习。活到老学到老，现代生活在不断进步，人们又学不完的知识，所以管理员需要保证活到老学到老的人生态度，让自己适应现代社会的发展；③实事求是。用实事求是的工作态度来分类管理档案，保证人文精神在档案分类管理中的渗透，提升工作效率，保证档案能够快速准确的找到。

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1 学校档案分类中存在的问题

在以往的学校档案管理中，一般把档案划分为文书档案和教学档案，并由两个部门分开保管。随着学校里各类型文件材料种类和数量的增加，实际要进行归档的材料文件越来越多，事实上有很多不属于文书档案和教学档案的其它材料，由于缺乏足够的分类管理理论指导，以全宗管理的方法很难将这些专业档案管理妥善，因此，各学校在档案划分标准和管理方法上有很大的差异[1]。有的学校将全部关于某个专题的材料不分载体和来源全部归档至一起；有的则根据载体形式的不同将同一专题材料分开存储等，这种情况对档案的管理和利用非常不利，影响了档案管理现代化以及信息化发展，也影响了档案库的建设。

2 增强学校档案实体分类管理建议

2.1 提高档案管理的重视度

为提高对档案管理的重视度，学校应该重视宣传和教育我国档案相关法律法规，以及档案管理工作的重要性，从而提高对档案利用工作重要性的认识。还要加强有关档案的价值、作用以及利用效果的宣传，不断发展档案信息化建设，积极收集保管好档案资料，并转变档案管理的思想观念，将被动服务的观念价值转变为主动服务的观念价值。

2.2 判断档案价值，增强档案管理

在档案管理中的每个管理单元，对同一个目标常常是直接或间接地开始工作。虽然档案划分无论是形式上还是内容都有所不同，但是，有多种类型的文件之间存在明显的相关性。因此，在确定归档档案时，要全面掌握文件之间的链接价值，并从文件特征的所有方面进行全面的分析，从源文件、内容、时间、文本、形状等方面进行价值考虑，全面预测社会对档案的需要。因此，鉴定档案价值要充分考虑社会的需求，既要考虑当前的需要，也要考虑长远的需要[2]。在判断档案的价值时，要从效益的角度进行分析，这种效益指的是档案发挥出的作用高于保存成本时具有的保存作用。所以在档案保存时一定要考虑到档案的这种收支比，只有确定其价值高于保存成本时，才能进行保存，并努力平衡财力和义务。

2.3 增强档案保管工作和利用效率

在考虑如何进行档案分类时，不能忽视档案的保管和利用问题。大多数学校中一般都只有一个立档单位，一个全宗档案库，因此在考虑档案实体分类问题时，要全方位的考虑档案保管和利用问题：第一，对于不同载体和形式的档案，其保管要求是不同的，虽然其内容上可能会有所关联，但为了延长实体档案的寿命，必须分别妥善保管，将相同载体或同一形式的档案集中保管在一起，将其视为一种组合档案。第二，要尽量节省档案库房存储箱柜，减少倒架，提高管理效率。对专业类档案进行分类时，其类目设置不宜过细，一定要控制层次，并能够通过检索工具来揭示和反映档案主题。第三，管理档案的目的是为了满足用户对档案信息的利用和需求，所以在分类档案时，一定要尽可能的方便用户，充分考虑各种因素。

3 增强学校档案管理的方法

3.1 应用计算机信息档案管理技术

计算机信息技术为档案的分类和管理方法提供了更科学，更先进的使用条件。计算机的分类搜索工具，允许档案馆在进行档案实体分类时，能够更加注重档案的保管因素，提高管理水平，使其稳定有序。简化套装档案的数量，并建立一个统一的系统参考编号，并通过检索系统，将归档的同一主题的档案联系起来，形成一套完整的文件信息提供给用户，这样更易保管载体不同的一组文件。

3.2 灵活进行实体档案管理

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[关键词]合同档案；风电企业；管理分类

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.107

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）10-0-02

合同档案详细记录了风电企业的各项经济活动，在企业制定年度预算、评估和审计等工作中发挥了重要的参考价值。调查发现，许多企业对合同档案管理的重视程度不高，合同档案管理存在分散、混乱等问题，给档案的查找和利用带来了很大困难。因此，风电企业必须要采取合理的合同档案管理分类办法，实现合同档案的科学分类和优化管理，为各项工作的开展提供指导，维护企业的合法权益。

1 企业合同档案的基本特征

对风电企业来说，企业运营中产生的档案种类主要有技术合同、劳动合同、工程合同等，这些档案虽然在具体内容和使用价值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表现为以下几方面。

1.1 法律性

法律性是企业合同档案的基本特征，也是区别于企业其他档案的标志之一。合同档案的内容主体是合同，而依法成立的合同，受到法律的保护。因此，企业合同档案具有明显的法律特征，这也意味着无论是合同档案的保存、管理还是销毁，都必须严格依照相关的法定程序。除此之外，合同作为记录了企业经济活动和维护企业法律权益的文件，也只有在具备法律特性的前提下，才能发挥应有的作用。

1.2 凭证性

近年来，风电行业蓬勃发展，风电企业在推动自身经济发展的同时，也加剧了行业内竞争的激烈程度。部分企业为了谋求私利，往往会采用不正当的竞争手段，从而带来许多经济纠纷。合同作为企业生产经营活动的真实记录，对企业应尽的义务和拥有的权利进行了明确说明，在解决经济纠纷、维护自身合法权益方面发挥了重要的凭证作用，从而避免了不必要的损失。

1.3 规范性

规范性是企业合同发挥法律效力的必要条件，合同档案的规范性主要体现在两方面。一方面是合同档案内容的规范性。一份完整的合同档案，应当包括具有法律效力的内容、当事人的H笔签名、合同的数量以及书写形式等，只有这些条件符合法律规定，才能确保合同具备法律效力。另一方面是合同档案管理的规范性。合同档案在管理过程中，如果出现损坏或缺失，都会影响其法律效力的发挥。因此，必须要严格按照相关的规定进行管理，保证合同档案的完整性。

1.4 繁杂性

企业每年都会产生大量的合同，合同档案的管理工作面临着较大的压力。同时，企业合同档案还需要根据不同的类别进行分类管理，例如，合同签订前的洽谈、招投标等；合同签订后的招标书、评标报告、会议记录等。要想确保合同档案应用价值的发挥，相关工作人员就要收集、整理和保存好这些合同档案。

2 企业合同档案管理分类的优化措施

2.1 强化企业合同档案管理机制

建立健全合同档案管理机制，能够为合同档案管理工作的优化开展提供必要的制度保障。完善的管理机制应当包含合同档案的收集、汇编、整理、保存等工作。相关工作人员要根据风电企业经营业务的发展情况，有针对性的补充合同档案管理制度的内容，以确保合同档案的管理能够与企业发展向适应。从企业发展的角度说，只有在完善的合同档案管理制度下，才能借助于合同档案，帮助企业减少市场竞争风险，进而在保证自身利益不受损害的情况下，推动风电企业实现健康和持续发展。

2.2 加强合同档案之间的联系

企业合同档案数量较多，如果采用单独整编和单独管理，必然会导致档案管理人员的工作压力剧增。因此，为了提高企业合同档案的管理效率，在进行合同档案的整理过程中，相关工作人员需要有重点的寻找合同档案间的内在联系，而合同档案的分类管理，可以显著提升其工作效率，减轻工作压力。例如，可以根据实际工作情况，单立类目、分类组卷，这能够起到化繁为简的效果。当然，企业管理者也要为合同档案管理分类工作提供必要的支持，可指派独立部门负责合同档案管理的相关事宜。

2.3 实施合同档案的统一编号

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一深入学习

八十年代末以来，我们为了跟上档案工作标准化的步伐，学习了一些有关分类标引和主题标引的著作和分类法。经常反复学习的有1986年出版的孙钢编著的《档案著录与标引手册》，1988年出版的邹步英等编著的《中国档案分类法的理论与使用》，1998年出版的邓绍兴编著的《档案分类法》，1999年出版的邹步英等编著的《中国档案分类法使用手册》。我们深感，只有在反复学习中使用，又在使用中反复学习才能做好分类标引工作。

二全面返工

前面提到，我院著录标引工作起步较早，当时只能按《中档法》第一版做粗标引。待《中档法》第二版出来时，绝大部分库存档案已著录标引完毕，并输入了计算机。粗标引的结果是成百上千个案卷标的是同一个分类号，很难达到分类检索的要求。《中档法》第二版的类目比第一版增加了二十倍，很多类别有了细目，原来的粗标引必须返工作细标引。再者，《中档法》第二版对第一版的结构、类别也有所调整、修改，如二版把一版的“一主表二附表”改为了“一法四表”，取消了工业复分表，增加了科技档案复分表，取消了R基建类中的综合类，等等，就是具体类目的含意也有些变动。这意味着，按第一版标引的不少类号必须报废，重新按修改后的类目号标引。

我院的档案内容涉及到《中档法》A至U19个基本大类（其中工业基本大类N又分21个类）的所有类别。返工量之大，可想而知。我们的作法是用微机打出全部目录，逐类逐条对照《中档法》第二版修改，然后再在微机上改一遍。

三处理难题

大家知道，一个单位确定做分类标引后，对著录的所有档案都必须一条不落地标上分类号，否则建立的分类目录或数据库将是残缺不全的，进行分类检索时，未被标引的档案就会漏检。

孙钢同志在《档案著录与标引手册》中说分类法编制应做到：“有档应有类，要保证所有档案都能分到适宜的类目中。”我们在实际标引工作中深感《中档法》二版的“中华人民共和国档案分类表”远远没有达到“有档应有类”的水平，很多档案找不到适宜的类目做标引。也就是说，分类表还欠缺不少类目。这是标引人员最为难的一个问题。标引操作上还有一大难题是不必要的重复类目太多。一个事物或问题设了多个不同的类目，使标引人员弄不准用哪个类目号标引才对。

下面就谈一下我们解决这两个问题的作法和看法。

（一）对分类表欠缺类目号的解决方法

1采用上位类号标引。例如：关于人才开发问题的文件找不到相应的类号，可标BC4人事。又如：宝钢烧结厂烟囱设计，从NG冶金类R和建筑类中都找不到烟囱类目，只有标NG6133烧结厂燃烧系统。

2采用靠类标引。例如：关于法人代表的确定和变更的文件找不到相应的类号，可标与其接近的概念类号BC43干部任免。又如：太原东山水泥厂车库设计，在NW62水泥厂基建类中和R4建筑工程设计中均无“车库”类目号，可靠标NW6243水泥厂运输基建。

3采用“其他”类号标引。在上位标引和靠类标引都不宜表达时，无奈才采用这种方法。例如：一般供暖锅炉房在R类中却无类目，若用上位标引，住宅小区的锅炉房建筑只能标R4121作居住建筑的附属工程，而商业区的供暖锅炉房只能标R41421作商业建筑的附属工程。这样就把同样性质的建筑标成了不同的号，显然不合理，影响检索的查全率。相类似的锅炉房都用R4192“其他”建筑设计类号标引，就能达到同样事物用同一类号标引的要求。

（二）重复类目的选用

在《中档法》的“中华人民共和国档案分类表”中有大量相重类目。其中有少量是必要的。这是因为档案分类是按职能分工设类，在不同职能类中不能共用一个相同的类目号标引。例如：干部任免”在A党务、BC行政、D军事三个类目中都设了类目，就是必要的重复类目。但是，分类表中实际上还存在大量不必要的重复类目。之所以说它们是不必要的重复类目，笔者认为是编表时未严格按“共性集中”的原则设类目，把同样的事物在各大类中作了不必要的重复设类。例如：“档案馆”基建档案在分类表中按说有一个就行了，但实际却在5个大类中设了5个类目。又如：居住建筑档案在不同大类中设了11个类目（有的还分若干细目）。R类本来就是建设档案类，其中档案馆、居住建筑都设有类目，它们的共性都很强，用R类标引这种档案完全可以解决问题，分布在其他各大类的相同类目显然是多余的了。如果随便选用各大类中相同类做标引，就不可能达到标引的一致性。为此，我们采取了以下做法：

1在主题专业大类中有具体相对类目的档案一律用主题类中的类目标引。例如，R类是“城乡建设、建筑业”类，就是基建档案的主题类、通用类，其他大类中的基建类只设各该专业的特殊、专用基建工程档案类目。居住建筑属通用民用建筑，任何专业系统的住房都没有什么特殊性。因此，全国的住房都用R4121类（下面还有住宅、宿舍等细目）标引才好。然而，分类表中在出版、教育、卫生、体育、科研、商业各大类下都设有居住建筑类目，这些系统用各自的居住类号标引他们的基建档案也不为错，但设计、施工部门为上列各系统做的居住设计、施工档案就可能都用R类标引，这就出现了不一致问题。

2主题专业类目中虽有相应类目号，但若太粗，也可不用，而用相关大类中的具体类号标引。例如：R4124为“教育及科研建设”，但下边并无科研建筑细目，而HA62“科研用房”下又分科研大楼、实验室等，实验室建筑就可用HA622标引。科研用房不多的单位也可用R4124做粗标引。这也要出现同一事物用不同类号标引问题。

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档案分类就是依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并形成相应的体系。档案分类体现了人们对档案的基本认识，是人类主观意识的反映。

首先，要充分体现依法治档的理念，中学学校档案实体分类的体系结构、类目设置、序列编排要以《中华人民共和国档案法》、《档案法实施条例》等法规标准为依据，从实际出发，突出教学、学籍等档案在中学学校档案中的中心地位，强化行政、管理、安全、思政等各类型档案的管理，使档案工作科学、真实地反映学校管理工作全貌，全面系统反映新时期中学职能活动的新情况、新特点。

其次，要充分体现综合性，学校档案的分类体系是一项系统的工程，特别是面向中学具有普遍适用性的分类体系，涉及面广，包括法律、法规、规章、技术标准、实施细则等多方面内容，并且要将档案基础标准、业务工作组织标准、管理工作程序标准和现代化设施技术标准准确应用到实践中，使之符合高等学校档案工作的现实需要和长远发展。

再次，要确保具有操作性。我国档案工作已经形成了以《档案法》及其实施办法为核心，各行业档案管理规定为主干的法律体系，成为档案工作的宏观、原则、概括的导向，确立了档案工作的基本目标。对于中学学校档案工作来说，除了宏观的导向外，还必须根据学校档案工作的规律和特点建立具有操作性的工作规范，为中学学校档案工作的开展提供微观、具体、量化的保证。对于档案分类来说，就是要在《中国档案分类法》的指导下，坚持整体性、结构性、层次性、有序性、开放性的原则，拟定中学学校档案的分类方法。

二、增强分类体系的科学性

科学性主要体现在两个方面，一方面是从实践的角度来看，要实事求是，符合学校档案工作的实际；另一方面是从理论的角度来看，要遵循档案基础理论和形式逻辑原则。两个方面要有机地结合在一起，并具有一定的拓展性和包容性，力争实现分类表的全覆盖。

首先要形成科学的概念体系。采用“学校档案”这一具有综合性的概念，学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料、均属学校档案。中学学校档案以中学全部档案为对象，按照不同类型档案形成的领域范畴以及特点，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。

其次要把握档案的形成规律和内容、特点，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起，适度注意与《中国档案分类法――教育档案分类表》（即信息分类）体系的协调。再次，确立科学的类目体系。类目设置必须有相对稳定性。不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变，在类目名称、档号模式、标识符号等方面，力求做到准确、简明、易懂、好记。

最后，类目排列，档号结构的确定须符合逻辑原则。要充分考虑到中学学校档案记述和反映事物的本质属性和非本质属性的不同，严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。

三、提高分类体系的适用性

首先，要具有适度的灵活性。中学具有多样性的特点，不仅分初级和高级中学，还分普通中学和职业中学等。因此，中学学校档案的分类体系在强调宏观和总体原则统一的同时，采用多元、灵活的处理方法，照顾不同类型、规模、层次院校的特点。各校可以在总的分类体系基础上，根据档案工作的实际情况和发展水平，给各校在类目设置、序列编排、上架检索等方面以较多的自由度，留有较大的余地。

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中图分类号：G258.6 文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1003-6970.2013.08.015

本文著录格式：[1]李志刚.信息化时代下图书馆档案存档的分类及双轨制管理[J].软件，2013，34（8）：44-45

0引言

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。[1]图书馆档案管理是图书馆基础业务、读者服务和现代化建设工作的重要组成部分，档案管理的科学性和规范性直接代表了图书馆的管理水平。信息化时代下，采取纸质文件与电子文件双轨制管理是图书馆档案管理的发展趋势。[2]

1图书馆档案存档范围和常见分类

当前图书馆档案存档和分类主要分为图书馆管理类、业务工作规范类、声像实物档案类以及其他资料档案类。以平泉县交通运输局图书馆为例，具体明细分类如1.1表、1.2表：

1.3 声像实物档案类。包括图书馆在各项工作活动中形成的有保存价值的录音、录像、照片以及获得上级或其他有关部门颁发的锦旗、奖状、奖牌、证书、奖杯等。具体分为：声像、照片、实物（ 奖状、奖牌、证书、奖杯等） 。

1.4 其他资料档案类。包括国内外其他图书馆或图书情报单位赠送给本馆的图书馆介绍、图书馆通讯、年度报告等有保存价值的资料。

2图书馆档案双轨制管理

通过以上图书馆档案分类，我们发现档案是具有保存价值的原始材料，所以原始性是档案的本质属性。如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等都表现出真实的原始性。纸质文档的管理工作就是将这些原始的材料进行分类、组卷、拟卷标题、编页码、装订、编号、上架等。与纸质文档相比，电子文件归档是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。

2.1档案管理双轨制的内涵

所谓双轨制是指，在文件生成和运转过程中纸质文档和电子文档共存，即两种版本文件同步随业务流程运转。实行双轨制的机构在文件进入运转程序时就形成电子文件和纸质文件两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的，两种共存状态下电子文件的社会属性和功能有所不同，这种不同随着电子文件和纸质档案的互动发展，最终将使电子文件的管理经验和信息技术逐渐丰满完善。双轨制是文件介质转换时期不可避免的一种现象，可以预见，这种模式将持续相当一个时期。随着技术的成熟、法律的完备和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为电子档案，纸质档案的数字化应有所选择，并逐步取代纸质档案。

2.2档案管理双轨制的必然性

在目前技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，图书馆档案可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法；而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。

3结束语

在图书馆档案管理的过程中，图书馆档案管理工作人员要能不断创新。鉴于纸质档案与电子档案各自的特点，结合目前我国档案管理的实际状况，在未来的一个时期内，电子档案不能完全替代纸质档案，纸质档案要逐渐向电子档案过渡，这只是一种必然的发展趋势。

参考文献

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近几年结合“两基”工作验收督查，就云南省部分地区中小学档案管理工作进行了调查研究中发现的一些问题，综合起来主要表现在以下几个方面：

1、教师档案意识不强，领导重视程度不够

长期以来，在中小学教育过程中还是认识不到档案管理在学校建设中的重要性和必要性，使得学校档案管理严重滞后于其它各项工作，学校领导大多对学生档案不够重视，总认为学生档案在学校工作中无足轻重，学生只要学习上出类拔萃，分数令人满意就行。所以必然就会出现学生档案工作没安排、没要求的纰漏。而广大教师档案意识也较为淡薄，误认为资料收集、归档是档案管理人员的事，往往把它排斥在个人工作之外，忽视学生档案管理对学校工作的促进作用，对学生的学籍管理和基本情况，也只仅限于自己任教期间，一旦自己换岗或离开，就统统丢弃，有时学校想找点班级资料都成问题，查找不到也询问不到，而领导对此做法也只是睁只眼闭只眼。

2、档案人员业务水平不高，档案管理分工不明

一般中小学的档案管理人员是教师兼职或临时配备的，没有经过专业的档案知识培训，对档案材料的分类、归档、整理、保管、利用等业务不了解，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是被动的将材料放入档案盒，有的资料干脆就随便堆放在一边，没有及时整理归档，临到用时才慌慌忙忙胡乱翻找，而且把学校行政内务、上级下发文件文案、教师集体或个人档案、学生类别档案统统归于一处，毫无头绪，根本就谈不上什么档案的规范化管理。

3、档案资料收集不完整，利用率较低

由于受多种因素制约，大多数学校只重视学生的考分和社会效应，对档案管理方面的认识不足，学校领导班子大多也只是注重抓眼前教学工作而忽略了对学校长远发展有利的档案管理工作，造成学校档案信息资源开发不足，档案利用率不高的局面。中小学校在档案资料收集管理上普遍存在的主要问题有：一是档案资料收集不全，学生档案资料杂乱无章，尤其对优秀课堂教学、课题研究成果等有保存价值的材料没有归档；磁盘、光盘、照片、实物贫乏。二是档案室只负责把自认为有用的材料加以整理保存而忽略其他，从而造成找资料、调信息难度较大。有时想找点学生的成长记录或获奖资料，还得到处打电话、捎口信让学生从家里带来（而有的学生已经毕业）。三是缺少必要的监管机制，造成资料收集不及时、随意归档、缺失散失等现象，甚至有些学校因工作人员工作调动，使之原本残缺不全的材料更不知去向，真正的“人走茶凉”。这些问题直接影响了学校档案管理的系统性、完整性、连续性和规范性，使得档案的价值大打折扣，根本就谈不上有效利用。

二、增强时代感，改进中小学校档案管理工作的思考

1、加强领导，增强档案意识

领导重视是做好档案管理工作的重要保证，学校领导要把档案管理纳入学校发展和管理的重要内容来抓。学校档案管理工作是教育部门的一项长期任务。中小学校要将其作为一项重要工作列入议事日程，不但要建立完善的管理制度，定期督查，使这项工作成为全体教职工的自觉行动，而且还要大力宣传学校档案管理的意义，加强档案法律法规学习，使之成为中小学校常规管理与建设的一项重要任务。

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关键词：大学图书馆；分类管理；管理模式

随着知识经济时代的到来，人才竞争日益激烈，我国加大了大学教育投资，尤其是各校图书馆的建设，大学图书馆对于学生综合素质提高有着重要意义，但由于图书馆内图书类型增多、资料形式多样化等，所以在管理上存在很大困难。为了确保图书馆的有序管理，应该进行科学合理的分类管理，为大学生在图书馆阅读过程带来便利，充分发挥图书馆的育人作用。下文将从图书馆的分类管理现状出发，分析存在的问题，进而提出有效解决措施。

一、国内大学图书馆分类管理现状

分类管理作为图书馆的重要工作内容之一，由于图书种类不同、内容不同、材质不同、形式不同，在图书馆内的摆放与保存方式不同，所以需要通过分类管理来方便大学生的阅读与使用，也可以方便图书馆工作人员的工作，更好的保护书籍，提高图书馆的管理效率。目前，国内的大学图书馆已经逐渐使用分类管理的手段，比如说，随着互联网与计算机的全国普及，图书不仅局限于纸质图书，还包括无纸化书籍、资料，所以，学校根据材质不同，构建了图书阅读室与电子书籍阅览室；根据书籍的历史年代不同，很多大学图书馆进行了年代书籍分类，按照作品形成时间分类，可以让学生迅速查找到所需年代的书籍资料；根据图书、资料的重要性进行分类，因为很多书籍、资料具有重要的参考价值，需要妥善保管与收藏，而报刊杂志是更新替换频繁的，所以应该根据资料使用、保存特点进行合理分类。由于大学包含了多个专业与学科，为了方便学生查找专业需要资料，图书馆工作人员通常都会根据不同学科内容进行分类。

在完成以上分类的基础上，大学图书馆工作人员还会根据出版时间对图书进行分类、排序，让大学生更方便查找、阅读书籍，同时也为工作人员的有序管理打好重要基础。现下，很多大学图书馆已经使用电子条码，通过计算机与互联网来更妥善的完成图书分类管理工作，提高图书馆服务与管理效率。

二、大学图书馆的分类管理存在问题

尽管，大学图书馆在管理上已经做出了诸多改革与调整，但是分类管理还存在很多缺陷，需要不断完善，主要体现在以下几点。

（一）重要历史书籍保护措施不健全

现在大学图书馆对书籍资料的管理主要侧重于大学生经常使用的学科专业资料和报刊杂志类的日常用书，对具有收藏与保护价值的历史性书籍、重要档案文献等还缺乏有效健全的保护，尤其是年代久远的纸质书籍，经过多年流传，很容易受到破坏。学校按照常规书籍资料进行摆放、管理、保护，而不进行特殊管理、保护、清洁，就会导致学校内大量历史性资料、珍贵书籍资料受到损坏，造成了大量历史资料缺失，影响大学图书馆的可持续管理模式建成。其中还包括学校的珍贵历史档案、教学资料等，往往从办校开始就保存下来，由于没有进行合理分类管理，资料较多，导致查阅困难，失去其参考意义。由于缺乏健全的重要资料保护措施，会导致学校历史不完整，某些专业领域发展受影响。

（二）不利于引导读者进行自助阅读

大学图书馆往往都会根据书籍出版年限进行二次分类管理，但大学图书馆的书籍借阅量和图书实际出版时间关联并不大。因为很多大学生在借阅书籍时，往往只了解所需要书籍的大致内容、信息，对书籍出版日期并不是很清楚，所以学生很难利用出版日期寻找到所需要的书籍。通常读者对书籍资料阅读比较集中，且有针对性，比如说建筑专业学生在借阅书籍时，往往与自身专业相关，但是学校将书籍按照出版时间分类，学生在查找所需专业书籍时就因为比较分散，很难快速查找到。

（三）还未全面利用条码管理技术

图书馆由于藏书较多，所以在管理上难度较大，条码管理技术作为信息技术发展的产物，也逐渐运用到大学图书馆的分类管理中，可以运用计算机系统来帮助学生完成自助或是半自助的书刊准确查找，可以掌握书刊摆放在图书馆的准确位置，从而迅速获取所需书籍，大大提升了图书馆的分类管理效率。但目前大学图书馆的条码管理还未完全使用，条码管理技术还未全面运用到学生自主借书阅读上，因为图书借阅人数多，学生在查阅后不一定会摆放在原位，所以扫描管理技术并不能在实际运用中迅速、准确找到书籍资料，只能作为人为管理的重要辅助工具。

三、构建图书馆分类管理模式的有效措施

为了提高大学图书馆的管理效率，确保大学生可以自助迅速查找借阅到所需书籍，学校需要构建科学合理的图书馆分类管理模式。

（一）对历史悠久、珍贵的书籍采用特殊保护管理

大学图书馆在进行分类管理时，应该将历史悠久、珍贵的书籍进行特殊保护与管理。建立专门的收藏室，确保室内干燥，书籍不会受潮，定期对书籍进行清洁与检查，对于有破损的书籍或是学校珍贵档案要进行及时修复。对于此类珍贵材料，图书馆可以将当中的信息、内容录入到计算机中，让需要查阅的学生通过电子阅读方式来完成无纸化阅读，不损害到书籍。或者对此类资料进行复印备份，供学生参考阅读。对于学校的珍贵教学资料，图书馆工作人员应该定期搜集，然后进行汇总、分类、管理，并将所有材料按照学科、时间进行分类，并将此类资料进行单独保存，方便查阅与收藏。

（二）根据学生实际需求进行合理分类管理

大学图书馆的建设目的是为广大师生提供阅读、参考的书籍资料，所以应该根据学校的教学需求、学生实际需求进行合理分类管理。首先，应该根据书籍种类分类，报刊杂志类、学科专业类、百科知识类；其次，应该再进行详细划分，比如说学科专业类，大学专业很多，学校图书馆应该根据学科不同，将专业性指导用书按照学科分类，像是建筑类、经济类等等；然后再根据学生的借阅集中度进行划分，将热点书籍放在比较显眼的地方，让学生可以迅速找到，而将使用较少的书籍则可以摆放到书架底部或是顶部。通过这样层层划分，让学生能够节约查找时间，并实现图书馆的有效分类管理。

（三）提高学生图书分类管理意识、落实条码管理技术

由于学生在阅读完书籍后，大多都随手摆放，而不是归还到原始位置，这导致条码技术一直未能落实到图书馆工作中。所以，学校应该注重提高学生的图书分类管理意识，养成良好的还书习惯，在规定时间内，将书籍摆放到原本位置，可以让条码管理技术得到运用、落实，减少图书馆的分类归档工作量，方便学生后续阅读，方便管理人员工作，学生可以通过条码扫描就了解书籍具置与相关信息，大大节约了查找与管理书籍的时间。

四、结束语

大学图书馆是大学生课后学习的重要场所，是学生获取知识的重要途径，为了全面提高大学生文化素质，很多大学都建立了自己的图书馆。由于藏书较多，为了更有效为学生提供服务，学校应该进行合理的分类管理。注重历史久远书籍的保护，更要按照学生实际需求进行合理分类，采用新的信息技术来减少图书馆管理的工作量。（作者单位：贵州财经大学公共管理学院）

参考文献：

[1]方敏.高效图书馆档案的分类管理与分级实施[J].黑龙江档案，2008（3）

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为确保国家税收，发挥税收的职能作用，国家在税收征管方面制定了相应的法规制度，取得了一定的成效。但目前，在税收征管方面，仍然存在以下几个方面的问题：

第一,管理监督不到位。取消税务专管员后，由于把实行专管员管户向管事制度转变简单的理解为取消专管员,形成了管理环节的空位和断层,使税务机关失去了对纳税人的管理和监控；二是注重了集中征收,优化服务,片面强调以查代管,形成了管不细、查不全、征不足、处罚难、效率低的状况；三是征管格局中的四个系列以及各职能部门间协调不好,各自为政,多头指挥,不通信息,相互扯皮,互相推诿,导致税收征管全过程运转不正常。

第二,管理手段应用不到位。目前管理手段主要是运用计算机管理,但其监控作用不明显,主要表现为:征管软件本身还不成熟,使用中存在一些缺陷,在一定程度上还不能满足征管要求,信息传递不通畅,影响收入的完整性,加之有少数微机操作人员责任心不强,不能按规定及时、完整、准确地录入有关信息,因而计算机不能全面真实地反映征纳情况；部分工作人员不熟悉征管业务规程,无法对征管信息进行微机处理。

第三,管理职责明确不到位。由于对新的征管模式认识不足,征管实践中削弱了管理,淡化了责任,在一定程度上造成了底数不清,税源不明,监控不力,漏征漏管。造成征管质量不高的原因,一是少数单位在认识上没有弄清分类管理的含义,片面理解为对一般纳税人的abc管理；二是各单位没有结合本单位实际制定出切实可行的分类管理操作办法和措施,因而职责不明确,管理程序、方法不规范,管理效果不好；三是大多数单位职责虽分解到人、落实到户,但没有建立相应的制约机制,没有配套的考核办法和措施,使管理工作不能落到实处；四是普遍把分类管理和十率考核、征管软件运用、征管档案管理工作割裂开来,没有利用它们之间的内在联系理顺工作思路,使该四项工作不能环环相扣顺利开展,而这些原因造成征管质量不高,主要体现在:一是登记率不完全真实。二是申报率不准,这有计算机软件本身的问题,也有管理人员管理不到位的问题,还有没有按征管规程对非常户进行处理的问题。三是申报准确率难以掌握。由于管理未落实到位,管理人员无法掌握纳税人生产、经营和财务状况,不能对其纳税的准确性作出大致判断,偷逃税款不同程度存在。另外在双定户的定额核定上,由于管理的问题使核定的定额与实际销售相差甚远,造成税款流失。在对大中型企业和一般纳税人的征管中,同样存在监控不力,税款流失现象。四是在缓交税款审核上存在调查核实不严的情况,客观上让一些企业感到贷款不还不行,费不缴不行,而税款可缓,能缓就缓。五是依法治税难,在征管过程中不同程度的存在执法难的问题,一些税务机关正常的税收保全措施难以实行,或是相关部门不配合,或是存在来自各方的干预。

由于上述征管不利,最终影响税源,不能保证国家财政收入。

二、当前加强我国税收征管的建议

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为确保国家税收，发挥税收的职能作用，国家在税收征管方面制定了相应的法规制度，取得了一定的成效。但目前，在税收征管方面，仍然存在以下几个方面的问题：

第一,管理监督不到位。取消税务专管员后，由于把实行专管员管户向管事制度转变简单的理解为取消专管员,形成了管理环节的空位和断层,使税务机关失去了对纳税人的管理和监控；二是注重了集中征收,优化服务,片面强调以查代管,形成了管不细、查不全、征不足、处罚难、效率低的状况；三是征管格局中的四个系列以及各职能部门间协调不好,各自为政,多头指挥,不通信息,相互扯皮,互相推诿,导致税收征管全过程运转不正常。

第二,管理手段应用不到位。目前管理手段主要是运用计算机管理,但其监控作用不明显,主要表现为:征管软件本身还不成熟,使用中存在一些缺陷,在一定程度上还不能满足征管要求,信息传递不通畅,影响收入的完整性,加之有少数微机操作人员责任心不强,不能按规定及时、完整、准确地录入有关信息,因而计算机不能全面真实地反映征纳情况；部分工作人员不熟悉征管业务规程,无法对征管信息进行微机处理。

第三,管理职责明确不到位。由于对新的征管模式认识不足,征管实践中削弱了管理,淡化了责任,在一定程度上造成了底数不清,税源不明,监控不力,漏征漏管。造成征管质量不高的原因,一是少数单位在认识上没有弄清分类管理的含义,片面理解为对一般纳税人的ABC管理；二是各单位没有结合本单位实际制定出切实可行的分类管理操作办法和措施,因而职责不明确,管理程序、方法不规范,管理效果不好；三是大多数单位职责虽分解到人、落实到户,但没有建立相应的制约机制,没有配套的考核办法和措施,使管理工作不能落到实处；四是普遍把分类管理和十率考核、征管软件运用、征管档案管理工作割裂开来,没有利用它们之间的内在联系理顺工作思路,使该四项工作不能环环相扣顺利开展,而这些原因造成征管质量不高,主要体现在:一是登记率不完全真实。二是申报率不准,这有计算机软件本身的问题,也有管理人员管理不到位的问题,还有没有按征管规程对非常户进行处理的问题。三是申报准确率难以掌握。由于管理未落实到位,管理人员无法掌握纳税人生产、经营和财务状况,不能对其纳税的准确性作出大致判断,偷逃税款不同程度存在。另外在双定户的定额核定上,由于管理的问题使核定的定额与实际销售相差甚远,造成税款流失。在对大中型企业和一般纳税人的征管中,同样存在监控不力,税款流失现象。四是在缓交税款审核上存在调查核实不严的情况,客观上让一些企业感到贷款不还不行,费不缴不行,而税款可缓,能缓就缓。五是依法治税难,在征管过程中不同程度的存在执法难的问题,一些税务机关正常的税收保全措施难以实行,或是相关部门不配合,或是存在来自各方的干预。

由于上述征管不利,最终影响税源,不能保证国家财政收入。

二、当前加强我国税收征管的建议

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长期以来，由于受“重经营、轻管理”的思想的影响，部分农村信用社对五级分类的重要性缺乏认识，没有把五级分类同风险防范、改善信贷质量和提高自身效益联系起来，只是把它看成是一项简单的统计工作。花大量的时间、人力、物力进行农信社贷款五级分类只是为了应付上级检查，并不在意分类的结果，使分类工作没有发挥它应有的作用。

基层农村信用社信贷管理人员的素质偏低

近年来，农村信用社虽然进行了机构改革，但人员年龄偏大，新进高素质人员少，整体学识水平低，而贷款风险分类是以风险控制为中心的动态管理机制，客观上要求认定人员必须全面、认真、准确地了解、掌握、分析与贷款有关的全部定性和定量因素，包括借款人的财务状况、现金流量、行业定位、发展趋势以及担保、抵押情况等等，而素质低的分类人员难以满足这一要求，影响了分类的准确性、权威性和严肃性。

信息资料的缺乏，影响了分类的准确性五级分类管理要求与贷款档案管理紧密结合，为借款人建立完整的档案。事实上由于以前对信贷档案管理不够重视，造成信贷档案资料残缺，有的借款人根本没有任何档案资料;加之，农村信用社小额农户贷款笔数多、金额小、分布广，非财务资料难以保证其真实性、有效性;另外，银行间的激烈竞争给少数企业以可乘之机，他们利用银行间的竞争提供虚假的档案资料，骗取贷款，有些经营困难的企业甚至不报报表，造成信贷档案资料失真，影响了分类结果的真实性。

贷款质量信息时效性滞后，动态监测不到位

目前农村信用社贷款大多实行“一月一定，按月调整”的分类方式，而且进入不良类别的分类结果要层层认定，最终决定后已经具有滞后性;再者，当前经济形势瞬息万变，各行业的经营状况也会因大局势的影响而变化，一个季度内企业的经营状况有时就会有很大的变化，因此这种按季分类的方法没有体现五级分类作为一个连续、动态的过程对农村信用社的信贷资产起到实时监控的作用，不利于作为监管检查和宏观决策的依据。

五级分类工具软件不成熟，手工操作工作量大

目前，大多数农村信用社五级分类依靠手工操作，因分类的资料多，动态调整次数频繁，手工操作工作量大且准确性差;虽然有的地方信用社运用了分类操作软件，但也受到技术方面的限制，造成统计口径的差异，影响了五级分类管理。

分类管理不到位

主要表现在对五级分类人员的管理、分类偏离了考核，激励机制的未建立，造成分类管理敷衍了事，时常出现错误，有的干脆不进行动态调整。

为了进一步提高贷款五级分类的管理水平，达到控制风险的目的，笔者提出以下建议：

一是提高对贷款五级分类工作的认识。国家全面推行贷款五级分类工作就是为了彻底认清贷款质量和风险程度，发现贷款发放、管理、催收工作中存在的问题和不足，改善信贷管理，防范和化解资产风险，提高银行经营水平。

二是加强基层信贷管理人员的培训，提高分类人员的业务素质。一方面是对现有信贷管理人员有步骤、有针对性地开展业务培训，特别是要加大信贷管理人员对《贷款通则》、《合同法》、《担保法》等金融法律法规的培训力度;另一方面是向信贷管理队伍充实高素质的人员，进而达到提高贷款管理水平、防范信贷风险、控制信贷风险的目的。

三是尽快加强和完善信贷登记咨询系统的功能。人民银行应把所有贷款企业和个人的一切资料记录在案，增加透明度，使所有银行达到资源共享，进而获得贷款企业的真实情况和真实资料，为分类工作提供真实的原始资料，提高分类结果的质量。

篇12

（一）综合柜台业务模块风险及控制1.基本职责。综合柜台业务模块负责受理外汇主体所有外汇业务，集中办理不同种类、性质的外汇业务，向业务主体提供“一站式”外汇管理服务；同时，按照公布的分类名单，对不同类别主体实施分类管理。2.基本风险描述。一是行政许可程序不符合法律法规规定，以及印章、重要空白凭证、内部授权等内部监督管理不到位引发的法律风险。二是外汇管理人员服务不到位，与公众关系处理不当导致外汇管理部门的公信力和管理权威受到负面影响造成的声誉风险。三是综合柜员人员配置不当、人员变动交接手续不完善或人员不能适应岗位需要；业务信息系统管理不到位、行政不作为或慢作为、应急管理不到位造成综合柜台业务效率低下甚至业务中断的效率风险。3.业务流程风险控制措施。应对所有外汇业务进行重新授权，进一步细化“经办－复核”制度，提高前台交叉复核办理业务的比例。在明确事权分离、完善审批授权制度的前提下，设定柜员业务办理权限，由柜台人员独立完成部分业务处理，并以事前审签和事中授权、后台监督等制度实现对柜员的监督，强化业务交接、岗位轮换等控制措施。

（二）非现场监测分析模块风险及控制1.基本职责。非现场监测分析模块主要搜集确定外汇主体监管名单，确定重点监测外汇主体库，对外汇主体的全部外汇业务信息进行综合分析、判断，将发现的问题和建议及时反馈给“综合柜台业务”模块，若外汇主体存在异常交易或违规行为，将非现场分析资料移交现场核查岗，并将非现场分析监测结论和相关资料履行档案交接手续后移交档案管理岗。2.基本风险描述。监测指标不合理、没有根据情况变化适时调整监测指标；监测流程不合规，未对监测对象持续监测并形成监测记录，导致非现场监测分析质量低下等效率风险；对异常交易线索未及时确认或已确认异常交易线索未及时提供给现场核查模块，对涉嫌违反外汇管理的行为未采取处理措施引发的监管效率低下的风险。3.业务流程风险控制措施。健全内部控制检查制度和事后监督检查制，明确非现场监测岗位人员职责，并督促监测人员履行数据处理、监测分析、登记台账、及时报告和处置异常及违规情况、按时形成非现场监测分析报告等岗位职责。

（三）现场核查检查模块风险及控制1.基本职责。现场核查检查模块接收综合业务处理和非现场监测模块提供的建议和线索，搜集相关证据、资料，综合判断市场主体收支行为合规性，对核查后最终不能排除异常或涉嫌违规的企业主体启动核查检查程序，开展现场核查检查，提出现场核查检查结论。对查实的违规行为提交案件处罚委员会进行处罚，将预分类结果提交至主体分类委员会，并将现场核查检查资料档案履行档案交接手续后移交档案管理岗。2.基本风险描述。针对非现场监测中发现的异常及违规情况没有及时进行现场核查，对涉汇主体现场核查检查频率偏低，导致现场核查检查工作目标无法实现。现场核查检查程序、现场核查检查处置结果不符合法律规定引发的法律风险。对现场核查检查发现涉嫌违反外汇管理的行为未采取处理措施导致的监管效率低下的风险。3.业务流程风险控制措施。建立案件移交和核查检查完成情况的监督机制，确保各类违法违规行为得到有效查处，维护外汇管理权威。督促现场核查检查岗位人员严格执行核查检查程序，依法合规下发现场核查检查通知书、搜集证据、作出检查结论、公布分类管理结果等，严防由此引发的法律风险。加强内部档案管理，按规定定期装订并向档案管理岗移交业务资料，并由分管领导定期检查档案保存和移交情况。

（四）内部管理模块风险及控制1.基本职责。负责协调外汇收支主体监测和主体监管联动管理日常运作；负责研究公布涉汇主体分类管理名单，对外汇违规主体进行处罚；负责主体监测成果与分析报告的局内共享与对口上报；负责研究完善主体监管的政策建议，开展、组织信息调研工作，沟通反映各岗位（部门）情况和业务信息；负责内部管理资料、重要空白凭证、主体档案的分类、装订和保管工作；负责向外汇收支主体监测提供必要的技术支持与应用开发。2.基本风险。一是分类管理阶段，涉汇主体分类结果没有经分级审批或集体审议，分类确定依据是不充分、不合规；分类结果告知程序不符合法律规定，对企业异议处理不适当、程序不合规引发的法律风险。二是在内部管理阶段，内部管理资料、主体档案的分类、装订和保管内部程序不规范导致效率低下的风险。3.分类管理业务流程风险控制措施。主体分类管理委员会根据各部门（岗位）反馈的情况，定期（按月或按季）综合评估确定企业分类等级。一是建立科学的主体等级评价体系。二是构建深度沟通反馈机制。三是建立分类级别动态调整机制。4.档案管理业务流程风险控制措施。档案管理实行“分企业主体”归集业务资料的模式。以企业组织机构代码为索引，为每家企业主体建立档案册，按日随业务进程收集业务档案、非现场监测档案及现场核查档案，按入档顺序进行编码，按自然年度装订成册。因此，要明确档案归档范围、档案立卷原则、档案移交、保管期限及销毁等规定，严格规范管理交接手续，并加强督促落实。

二、加强外汇主体监管业务内部控制的配套措施

（一）建立外汇主体监管风险评估机制。一是及时确认主体监管各工作事项和涉权事项，逐项进行风险排查、识别和评估，建立对各类风险有差别的“区别控制”机制。二是从主体监管全过程启动风险监控，规范业务人员操作行为，识别、监控、评估各项内部管理风险，增强风险控制能力。