机关档案数字化范文

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doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 062

[中图分类号] G270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）05- 0108- 02

1 档案数字化及其发展现状

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、数字成像技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，以网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要内容。

近年来，随着我国基层档案工作规范化的推进和社会信息化整体进程的加快，数字档案室已成为城镇、社区和机关单位档案信息化建设的重要目标。2000年起，国家档案局、中央档案馆开始机关单位电子文件归档管理的试点工作[1]。在此基础上，2011年初制定的《全国档案事业发展“十二五”规划》要求“在试点基础上推动机关电子文件管理工作，加强对在办公区域相对集中机关事业单位建立‘文件（档案）管理中心’的指导”。一批国家部级单位以及北京、上海、杭州等地市级机关数字档案室试点工作的开展，在标准制定、数字档案管理系统推广、制度规范等方面取得了一定成绩，为机关数字档案室建设积累了宝贵经验。

要实现机关数字档案室的顺利运行，对传统档案进行数字化并对数字化档案进行高效管理，最重要的解决方案即是构建数字化档案管理系统。这种系统将开发先进的管理模块、软件和档案信息资源库，并强化档案行政管理职能，可以更加规范、高效地管理档案工作。数字化档案管理系统能够实现档案收集、管理、提供利用、上报移交、年检、业务指导及监督指导等功能，最大限度地满足档案部门管理、监督和指导的需求，使档案管理现代化迈上新的台阶。

2 军队装备机关业务档案数字化管理的内涵

军队装备机关业务档案数字化管理，就是在部队主管装备工作的各级机关，改变以纸质资料形式存储保管业务档案资料的传统方式，采用先进的信息技术，借鉴和运用档案数字化管理理论及先进方法，开发建设装备机关数字化业务档案管理信息系统，将部队各级装备机关日常业务工作及各专项活动中形成和积累的各种计划、方案、批示、报告、规章制度、法规标准、会议材料等文档资料及图片、视音频多媒体资料进行采集、归类、整理、维护，实现装备机关各种业务档案资料数字化存储与管理，并提供检索查询服务。通过数字化业务档案管理系统，可解决装备保障业务工作档案资料的积累、储存、管理、查询等难题，对装备工作的开展具有重要的辅助支撑作用。

3 装备机关业务资料管理现状及问题

军队各级装备机关负责本级部队军事装备建设与发展、使用管理、维修保障、器材筹供等装备工作，每年都会形成和保留种类复杂、数量庞大的工作资料。从内容上讲，包括年度业务工作文件、专项活动工作文件资料；从形式上讲，包括各类报表、文本文件以及图片、视频等多媒体资料。这些资料记载和反映了装备工作的发展，是装备保障业务工作的成果积累，对装备保障的建设发展具有重要作用，应给予安全存储和有效利用。

目前，装备机关文档资料的存储管理方式有两种：一是传统的以实物形式保存，手工立卷加纸质目录的档案管理方式在装备保障系统普遍存在。实物化的方式占用空间大、不利于储存管理和及时收集整理，容易造成文件失存，查询检索困难，已经不能满足文档资料储存管理需要。二是部分能够电子化的资料在各业务信息系统中分别生成和保存。部分业务信息系统生成的电子化文档分散存储于不同业务信息系统中，存档文件不能集中存放，查询不便，不利于对车辆装备保障工作文档的整体掌控和运用。

应用数据库技术，实现数字化档案资料管理是当前条件下文档资料管理的必然趋势。将装备文档资料全面电子化，并集中存放管理，有利于形成装备保障工作的历史积累，有利于文档资料的科学管理，能够显著提高资料信息查询使用效率。

4 装备机关数字化业务档案管理系统建设目标

装备机关数字化业务档案管理系统的建设目标，是采用先进的计算机技术建设基于数据库的数字化档案管理系统，将装备保障系统工作档案资料进行集中管理，实现电子档案接收、档案资料整理加工、检索利用、档案编研、档案鉴定等功能。系统应具有高可靠性和安全性，适应海量存储需求，易于管理和维护，并具备较高的开放性，即能够提供各种接口及服务，以利于其他业务系统的调用，与相关业务系统紧密耦合，使得业务数据能自动归档到系统中，提高工作效率。

5 装备机关数字化业务档案管理系统功能规划

装备机关数字化业务档案管理系统包含两大部分：档案资料数据库和档案资料检索维护系统。

5.1 档案资料数据库

装备保障档案资料数据库是以特定方式组织起来的文档资料数据集合。装备保障档案资料数据库由目录数据库、业务资料数据库、文档资料数据库、多媒体资料数据库组成。

（1） 目录数据库：将各类档案信息按照一定格式录入到计算机中保存形成的数据集。即过去手工抄写的案卷目录、文件目录等检索工具的内容，录入计算机，形成机检目录，以备查询利用。

（2） 业务资料数据库：是装备保障业务数字资源的数据集合。具体地讲就是借助数字设备及第三方软件将以纸质等载体形式存在的、需要存档的重要业务文件转化为可用计算机等数字设备阅读、处理的电子文件信息的数据集合。具体包括：装备保障维修文档资料、器材筹措供应文档资料、训练工作文档资料、科研学术项目情况及文档资料、经费管理文档资料、专项重大活动文档资料等。

（3） 文档资料数据库：具体包括已经颁布实施的装备保障系统相关行政法规、规章制度、标准规范等的数字化文档。

（4） 多媒体资料数据库：业务工作或重大活动形成的需存档的图片、音像资料等多媒体数据集合。

5.2 装备保障档案资料检索维护系统

（1） 装备保障档案资料分类管理功能。能够进行装备保障档案资料数字资源分类管理，能够完成类别的增加、删除、修改和查询。

（2） 数字档案录入功能。系统能对文档、图片、音频和视频等内容进行录入、上传。在录入时可设立多级目录，分类存放各部门文件。用户端可上传、浏览文件，并可设定共享单位，指定共享、不共享或有限共享，显示上传时间及用户名。

（3） 数字档案检索功能。可以基于资料文件名、创建者、编号、属性、创建时间、更新时间、目录和关键字（主题）等属性组合搜索，从海量文档中快速准确定位所需文档。支持联网远程访问，使资料得以多人共享，方便协同查看，工作人员需要访问调阅某些文件时，只需登录系统即可查看，再也不用重复传输及复印，节约了成本。

（4） 统计功能。主要根据发文时间、资源上传时间、资料类别等进行统计。

（5） 用户级权限管理功能。系统应能够创建用户，并根据用户的不同等级，实现对访问各类档案数据的授权和管理，并确保用户不能越权访问数据。

（6） 系统管理功能。主要功能包括：系统数据的备份、查询用户登录系统情况等。系统管理功能的使用者是系统管理人员。

（7） 系统帮助功能。一是系统操作使用的电子教程，二是系统版本说明。

6 系统建设中的难点与关键问题

6.1 档案文件的系统分类

工作文件资料涉及装备工作的方方面面，既有业务资料，也有首长重要批示和讲话、上级机关下发的各类文件及法规标准、行政规范；既有手写文档资料，也有油印和打印资料，还有照片、音频视频等多种资料。总体数量庞大，种类复杂，需要按照档案电子化需求重新进行梳理分类，构建装备保障档案资料分类框架体系，为下一步方案管理和查询奠定良好的基础。

6.2 档案存储与检索技术

一是要科学设计各类档案资料的存储方式和存储结构，做到低冗余、全覆盖、安全高效；二是对于文档、资料进行存储时，是将其转换成图片进行存储，并没有直接存储该文件资料的全部文字性内容，同时音视频文件在存储时，存储的只是具体二进制文件，为了进行检索，还需要在保存文档时，对文档的主要内容进行描述，比如采用关键字方式对该资料（文档图片、音视频）进行描述，如何根据用户输入的查询关键字进行文档匹配，保证查全率和查准率，对查询结果进行排序，保证系统的检索速度等都是建设系统时需要研究的内容。

6.3 档案资料数字化过程控制

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当前很多机关事业单位的档案数字化管理工作主要依靠具有一定资质和实力的档案扫描公司，机关事业单位仅仅提供管理、监督和指导服务方面的人力，机关事业单位本身并不具备档案数字化管理方面的专业人才，甚至有的单位的档案管理者是其他部门人员的兼职，档案数字化管理人才结构不合理，高层次、高技能、创新性和复合型计算机管理人才缺乏，由于编制、经费等方面条件制约，绝大部分的机关事业单位几乎没有能力自主培养和吸纳高层次人才，人才匮乏的问题已成为影响和制约机关事业单位档案数字化建设的重要因素。

（二）技术落后、理念陈旧

机关事业单位的工作重心基本上全部集中在本职工作上，对于档案管理的重视程度不够，档案的有效利用率也低，没有在意识层面将数字化档案管理工作提升到与本职工作相等地位的层次上来，进而有关数字化档案管理的理念准备不充分，相应的技术条件落后，即便有些单位实现了数字化档案管理，但都是外接的技术和管理模式，存在很大的弊端。不同的单位对于数字化档案管理的需求和方法是不一致的，而现实中，很多机关事业单位并没有因地制宜，结合单位具体发展实际去制定科学的数字化档案管理方法。

（三）缺乏全面、统一的管理标准

目前我国市场上的机关事业单位数字化档案管理软件质量参差不齐，有的软件缺乏管理功能，有些软件在信息流通上不完善，在市场上购买的通用软件存在各种各样的缺陷和漏洞，安全系数低、稳定性差[1]。与此同时，我国机关事业单位在档案工作中缺乏全面、统一的管理，标准收集、管理信息的技术方法落后，经常性出现档案的目录和细则之间不兼容、软件之间系统不兼容等问题，再加之档案管理人员的专业素质较低，对档案安全存储的意识不足，容易将数据丢失或者损坏，无论是技术开发、还是人员管理都是目前我国机关事业单位在数字化档案建设中难以逾越的困境。

二、机关事业单位数字化档案管理改进措施

（一）建立数字化档案管理系统

机关事业单位需要根据事业单位自身的实际情况，着手建立有效的数字化管理系统，主要内容包括设备选型、总体设计、档案整理、系统管理、软件开发、查询管理、光盘备份、安全措施、扫描录入等[2]。档案管理系统的建立是数字化档案管理的最基本方法，也是最基础的工作，稳定成熟的档案管理系统会让事业单位在日后的档案管理工作中节省极大地人力和财力。

（二）制定统一管理标准，明确档案管理工作的责任分配

机关事业单位只有制定统一的档案管理标准，才能在制度层面保证档案管理工作有序进行，首先要对档案进行明确详细的分类，譬如财务报表、工作计划和总结、员工个人档案和单位发展规划等要进行分门别类的电子信息输入和归档，其次对于档案的提交格式、提交时间等做出明确规定，对档案资料的调取和应用也应该设计标准化的程序。

随着我国机关事业单位各项事务的进行和发展，档案资料内容越来越多、分类也越来越详细，纸质档案的数字化转化过程比较复杂，管理工作和任务越来越重，所以迫切需要机关事业单位明确档案管理工作的责任分配，建立科学的奖惩制度，责任到人，谁出问题就找谁，明确一项工作一个负责人，保证人人有事干，事事有人干，强调在数字化档案管理的过程中，任何一个环节都有优秀的管理工作者能够快速地完成工作任务、解决工作问题。

（三）加强档案安全管理，注重自主技术开发和应用

网络世界是开放的，存在很多的不确定性因素，事业单位在进行数字库建设时要选择合适的、值得信赖的设备生厂商和供应商，要建立多重防护系统，加强对病毒和网络黑客的防范，在软、硬件设备上，要反复检测，定期维护，全面提升数字化档案管理系统的稳定性和安全性[3]。同时机关事业单位要加强自主技术的开发和应用，外接的技术始终无法让人真正放心。

（四）创新管理方法，加强人才培养

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中图分类号： TU242.3 文献标识码： A 文章编号：

引言：在信息技术革命高涨的世纪，作为各个领域、各种社会活动历史记录的档案，其信息载体正快速地向数字化发展，数字档案将是未来档案的主体。我们在档案管理中要努力提升档案信息的价值，充分发挥档案的作用。对档案信息进行数字化管理，既可以对档案原件进行保护，又便于档案信息的快速传递。本人在城建档案馆工作多年，现就城建档案馆数字化分以下几个方面与同行共同探讨：

一、建设数字化城建档案馆的目标：

近期目标是：立足本馆，建立狭义上的数字城建档案馆。建设数字城建档案馆标准规范体系；建设包括计算机系统软硬件平台，办公环境，现代化库房等；建立一支知识结构合理、层次比例优化、有梯队、复合型、富于创新开拓的人才队伍。

远期目标是：通过本馆的探索和实践，开创性地制定和推行数字城建档案馆的标准、规范与法规，改造城建档案馆的工作流程及人才队伍，开发数字城建档案馆的一站式办公系统及其它应用系统，建设高效的档案数字化生产线，形成先进的数字城建档案馆模式，从而与其他相关单位一起带动整个行业的数字化建设，建立一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的档案馆群，即广义的数字城建档案馆，最大限度地实现档案信息的共享与资源的整合。

二、城建档案馆数字化的意义

档案信息数字化建设的最终目的是将数字化的档案信息网络化，实现资源共享，其意义主要应从以下几方面显现出来。

1.提供高效、优质的服务。档案数字化，改善了档案管理工作，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现了档案信息资源的合理配置、科学管理，从而为社会提供高效、优质的服务。

2.降低档案利用成本。通过数字化档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档数据原文（件）信息，避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次辗转所造成的大量时间浪费和重复劳动现象，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。

3.实现资源共享。与其他相关单位一起带动整个行业的数字化建设，建立一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的档案馆群，以实现联网数据库资源共享。

三、城建档案馆数字化的优点

1.信息管理数字化。采用先进数字化存储技术方案，具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览等特点。

2.资源管理虚拟化。通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，实现档案馆馆际互借和文档服务，从而达到档案信息资源共享。

3.信息资源管理智能化。可以使利用者运用超文本及多媒体技术进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广，同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。

4.用户使用方便化。用户可以在任何时间、任何地点通过计算机方便地使用档案信息，获取更为及时、准确、系统的信息，从而节省大量的人力、物力和财力资源。查询速度快：一次查询只需几秒钟；保存时间长：100年以上，保真性高，而一般的纸质只能保存10年左右；内容全面完整：不仅包含档案目录信息，也完整包含了具体的信息内容；真正实施在线：授权使用者可以从全球任何角落访问自己所需要的档案资料。

四、建设数字化城建档案馆所面临的转变

1.城建档案数字化后的观念上的转变，在新形式下，信息浪潮的冲击，新的形式和机遇要求我们必须解放思想、更新观念，转变传统的“重保管，轻利用”的落后管理方式，实现由封闭性向开放性的变革，变被动服务为主动服务，充分开发档案信息资源，由档案保管基地转变为档案信息的开放中心，将传统的档案馆建设成数字档案馆。

2.城建档案职能的转变，将从单纯的保管城建档案的实体机构变成可提供快捷信息的数字化城建信息控制中心。

3.城建档案管理模式的转变，逐步向数字化管理模式转变，并建立和健全一套完整的数字化城建档案管理体系。如建立数字化城建档案管理制度、保管监控制度、利用服务制度等。

4.城建档案馆藏构成的转变，打破单一的只是把传统的档案数字化方式，通过网络模式把分散在不同机关的档案信息联结起来，极大地丰富了数字化馆藏。

五、数字化城建档案馆建设的组成

数字城建档案馆建设包含几个组成部分：第一，标准规范体系建设；第二，基础设施建设；第三，数字信息资源建设；第四，高素质人才队伍的建设。

1.标准规范体系建设

在现代信息社会，统一标准非常重要，如果这样，通过网络联接起来的信息系统就可以轻而易举地实现信息共享与交流；反之，信息很难充分利用。因此，在数字城建档案馆建设中，我们一定要不断完善城建档案信息化标准体系，建立管理、业务、技术三个层面的标准与规范，并大力推行相关标准、规范和法规。其中，管理性标准规范主要包括档案馆工作人员、用户及设备使用、档案的查询与利用等管理规定。业务性标准规范主要包括档案术语、电子档案管理等标准。技术性标准规范主要包括数据存储压缩格式规范、网络数据传输格式、档案馆软硬件基础设施技术标准等。

2.基础设施建设

数字城建档案馆必须在一定的空间数据基础设施和网络基础设施上建设空间数据库和应用服务系统，才能更好地服务于城市建设。基础设施建设主要包括硬件环境、系统软件和网络环境三部分。硬件环境包括计算机系统硬件平台、办公环境建设、现代化库房建设。硬件基础设施主要包括网络通讯设备、服务器、档案数字化处理等设备。软件建设主要指根据实际需要，选择先进、成熟的技术，建设大容量的分布式数据库和大规模并发访问的服务管理系统。管理软件除了能够完成业务管理和档案利用服务等工作外，还能与数据库系统相互融合，实现从数据录入、到数据管理、再到数据输出全过程的应用。网络建设是城建档案馆数字化建设的先决条件，网络环境分为档案馆内部局域网、与政府连接的政务网以及与互联网连接的公众网。

3.数字信息资源建设

数字城建档案馆实质上是一个有大量信息的系统，通过对各类信息的整合，即对数字化的档案数据进行采集、存储、管理，形成一个社会综合信息资源库，并能从海量信息数据库中提取有价值的信息，以满足社会各方面对档案信息资源的需要。其来源和采集范围包括：传统城建档案馆的馆藏、立档单位的文件材料、有档案性质的行业、专题信息资源库和互连网上具有档案价值的信息等。它包括ASCII的文本文件、专业图形文件、栅格图像文件、影像文件、声音文件等数据形式，并分别建立存贮在数据库中。数字城建档案馆还具有鲜明的地理信息特征，它可以通过地理信息系统技术建立地理信息数据库，开发档案管理信息系统，为城市规划建设管理的现代化提供办公决策的依据。

4.人力资源建设

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数字化档案馆是一个可扩展的网络应用系统平台。关于数字化档案馆的概念，目前国内外尚无统一认识，我们将其概括为：数字化档案馆是运用数字设备和技术，收集管理、利用档案信息的数字化、信息化、网络化的系统。通过各种方便的手段迅速地检索出所需要的档案资料。以上形成的数字化档案资料可以到局域网、广域网，最终实现“数字化档案馆”。

1 数字化档案馆建设的必要性和紧迫性

1.1 建设数字化档案馆是时展的需要

我们的时代已经进人了信息时代。计算机、因特网已进入社会生活的方方面面，改变着人们的生存方式、工作方式、思维方式，档案工作不可能游离于社会发展之外。从20世纪80年代开始，计算机就开始用于档案管理，但由于众多的原因，档案馆使用计算机还只处于部分档案的检索、统计等方面，并没有发挥其应有的作用和价值，更谈不上建设数字化档案。

1.2 建设数字化档案馆是参与建设国家信息高速公路的具体体现

建设数字化档案馆是社会信息化建设的基础建设。档案资源属于国家信息资源的重要组成部分，馆藏信息的数字化和传递的网络化，使得数字化档案馆可以通过计算机网络实现档案资源的有效利用和共享，改变目前互联网上中文信息缺乏的局面。对于弘扬中华文化，抢占因特网上的中文信息基地具有重要的意义。

1.3 建设数字化档案馆为社会主义物质文明和精神文明建设服务

数字化档案馆以其对信息的加工整理和有序组织，优化馆藏结构，最大限度地满足用户对档案信息的需求，为利用者提供更多更有效的档案信息。这些档案信息通过各种方式作用于两个文明建设，最终会成为科教兴国的源泉和动力。同时，档案信息可以说是前人实践经验和聪明才智的概括，占有有效的档案信息对于国民素质的提高将会产生巨大的推动作用。

2 数字化档案馆建设的主要内容

数字化档案馆系统应包括以下内容：电子文件管理系统（流转和归档）；虚拟电子档案室业务流程管理系统；档案馆藏业务管理系统；档案局办公自动化系统；档案门户（包括现行文件中心查阅等）；档案数字化影像加工系统；全文检索系统。

根据对数字化档案馆的认识。可以认为数字化档案馆建设的重点应放在采取必要的计算机软硬件技术以及其它相关技术能够对即将移交进馆的数字档案实施有效管理。这就要求档案工作人员对本地区目前已经形成的数字档案和可能形成的数字档案的种类、管理方式等有一个全面、系统的调查和了解，为相关技术人员研制数字档案管理系统、购置硬件设备等提供科学依据。对现有馆藏档案如纸质档案、照片档案、缩微档案等进行数字化工作，也是数字档案馆建设的一项重要内容。

数字化档案馆的标准应该是：1、馆藏资源数字化。数字化档案馆的馆藏是以数字化信息为主，能直接被计算机识别和处理，分为机读型和网络型。机访型是由单合计算机处理的信息；网络型是通过因特网进行远程传递的论息。2、空间的虚拟化。数字化档案馆是一个开放的档案馆，通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，资源共享，每个数字化档案馆都是全球网络档案馆的一个节点，从一定意义上说数字化档案馆的馆藏可以无限扩大。3、信息传递网络化。通过因特网传递馆藏信息，不受时间和空间的限制，提高信息利用率。4、信息检索智能化。通过计算机进行智能化检索速度快、效率高、范围广。5、用户使用方便化。用户可以在任何时间任何地点通过计算机方便地使用档案信息。

3 如何才能建设高效、有序的数字化档案馆

数字化档案馆的建设既要考虑信息时代的要求，又要考虑充分利用现有档案馆的信息基础和物质基础，要从实际出发，采取传统档案馆的数字化和文书处理部门、档案馆（室）同时开展数字化工作两条脚走路的方针来构建我国的数字化档案馆，是切实可行的。

首先，各档案馆对馆藏档案进行数据化，即通过计算机、扫描仪等现代电子技术产品将现有的档案信息转化实现数字化，同时为非数据化的信息编制机读目录和索引等二次信息，并实现数字化，使传统档案馆对实体档案进行管理的同时也管理数字化的档案信息。在数字化档案馆里可能保存有三种类型的档案，一是印刷型的纸质档案，原有的无需实现数字化或来不及进行数字化处理的档案；二是视听型的录音录像档案；三是数字型的电子档案，对原有的印刷型、视听型档案数字化处理后形成的电子档案以及从档案室接收的数字型档案。

第二，文书处理部门在处理各种文书过程中对所处理的文书信息进行数字化的规定，逐步实现办公自动化和数据化；各行业主管部门制定本行业业务工作信息数字化的规定，逐步使业务工作信息也数字化，从而使国家管理的信息都实现数字化。这些数据化的信息最终形成电子档案交各单位的档案室，形成室藏档案体系并进行管理。