高校学籍档案管理范文

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中图分类号：G27 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2012）13-0195-03

高等学校学籍档案管理工作是高校教学管理工作的重要组成部分，高校学籍档案是学生在校期间学习、生活、工作、思想过程中直接形成的，是学生在校学习和学校历史发展的原始记录材料，同时，还是学校进行科学管理、量化考核、定性定量分析、深化教育教学改革、提高教学质量和管理水平、开拓人才信息资源不可缺少的条件[1]。信息化快速发展的今天，给高校学籍档案工作也带来了新的挑战和压力，目前高校学籍档案管理工作已进入高速发展时期，其管理成效直接标志着一个学校的日常教学管理水平。

一、高校学籍档案管理面临的挑战

1.学籍、学历管理体制改革的挑战

学历电子注册：由于社会上假文凭泛滥，不法分子伪造学历证书行为严重，为维护国家学历制度和学历证书制度的严肃性和高等学校毕业生的合法权益。2000年，教育部开始建立高等教育学历证书电子注册制度，并开始进行试点工作。2001年，教育部正式颁发了《高等教育学历证书电子注册暂行规定》，从2001年9月起全国即实行各类高等教育学历证书电子注册制度。2010年4月，教育部在《关于普通高等教育学历证书即时电子注册的通知》中实施高等教育学历证书在线即时电子注册。至此，高等学校在对毕业生学历资格审核后，通过中国高等教育学生信息网学籍学历管理平台上传本校毕业生学历数据注册，即传即审即上网，并形成学历认证网络。

新生学籍电子注册：2007年3月，教育部出台《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办1法》，并印发《高校学生获得学籍及毕业证书政策告知》，暂行办法第四条规定：新生报到后，高等学校要按国家招生规定和《普通高等学校学生管理规定》对其进行入学资格复查。复查合格取得学籍的，依据本办法及时进行学籍电子注册。此工作的实施把住了学历电子注册的进口关，将学历电子注册的资格审核提前到了入学阶段。新生学籍电子注册政策的出台，强化了省级教育行政管理部门的监管职责，规范各省招办录取工作，及早地排除了学籍纠纷，遏制了高校违规招生行为，规范了高校办学行为。

学年电子注册：2008年10月，教育部在《关于普通高等学校学生学年电子注册的通知》中要求对在校生进行学年电子注册工作。学年电子注册工作是学历电子注册和普通高校新生学籍电子注册的进一步延伸和扩充，是对在校生新学年学习资格的认定，要求各高校在中国高等教育学生信息网学籍学历管理平台实时操作在校学生的学籍异动情况，加强了高校学生管理的基础性工作，实现了省级教育行政管理部门对高校学籍管理工作全过程的监督和指导，使学籍管理工作更趋规范化和信息化。

高等教育学籍、学历证书电子注册制度，为高等学校学籍管理工作提供了新的手段，也对学籍档案管理工作提出了前所未有的挑战[2]。

2.学籍档案自身的挑战

学籍档案主要包括：学生入学通知书、新生入学登记表、成绩单、奖惩、学籍异动、学生思想政治活动考核情况、毕业资格及学位授予情况、学生表现鉴定等与学生在校学习期间密切相关的材料。学籍档案具有形成的规律性、往复的特殊性、存贮方式的多种性、表现形式的多样性等特征，随着高校教学改革发展，毕业生人数的增加，学籍档案案卷数日益增多，涉及的内容也更为复杂、更加充实，范围也更大，学籍档案也被赋予更多利用价值，工作任务更繁重，要求更高，也引发了许多新状况、新问题[3]。

档案材料是从档案管理实践中得来的，学籍档案意识缺乏、收集不及时或不能及时发现档案的价值以致档案遗失，都会使学籍档案失去参考、凭证和利用价值。

3.服务对象的挑战

随着高等教育体制改革的不断深化，学生与高校之间，学生变得更加主动，形成一种享受服务和提供服务的关系，学生选择学校，学校也有义务为学生提供服务。同时随着我国信息化的发展，社会各界是档案管理的另一个服务对象，学籍档案的重要性就更加凸显出来了。对高校而言，提供高校档案的利用价值，有助于扩大高校的社会影响，为高校发展赢得越来越优质的社会资源与社会环境，因此，高校档案部门应从服务于高校发展的目标实现角度出发，立足于校内与社会两方面档案需要，在有效满足高校自身档案需求的同时，尽最大努力实施档案的利用价值。

学籍档案管理工作如何面对学籍档案服务对象的变化及时调整，更好地服务于社会各界和学生，是一个必然要面对的问题。

4.信息化服务的挑战

近年来信息技术发展迅速，逐渐融入人们的生活，改变人们的生活方式。信息化的技术作为社会各界日常工作中的基本手段得到广泛应用，在学籍档案管理工作中，高校学籍档案的工作流程仍沿用传统的工作模式。如归档方面，二级学院形成的纸质档案，由教学秘书将纸质学籍材料归到教务部门或者由学生科归到学生处或相关部门，最后由各管理部门移交档案馆归档保存并提供利用。档案利用方面，虽然目前是以档案系统信息查找为主，手工查找纸质档案，提供复印件为辅，但由于学籍信息与档案系统的信息未实现对接，使学籍档案的开发利用受到一定条件的限制，形成查询手续繁琐、查询面窄、查询信息不够全面等困难。

学校的各项决策和规划均以事实为依据，以信息为参考，而支撑材料多为档案资源，这一资源不进行开发、利用，师生、社会各界就无法便捷、快速地获取相关的档案资料，且将无法为学校的宏观决策和教学管理提供深度服务，严格影响学籍档案的利用价值。

二、实现学籍档案的利用价值的对策

1.加强高校学籍档案管理，更好地为学籍学历电子注册服务

学籍管理、学籍学历电子注册的实施者是人，受众者也是人，应该树立以人为本的学籍档案管理理念，提高学籍档案管理认识，加强事业心、责任感。加强学籍档案管理，科学制定归档范围，高度重视学籍档案管理材料的收集、整理、归档等工作，保证学籍档案的完整、齐全，对工作步骤、分工、进度和各阶段的工作目标进行具体、规范筹划，并保质保量地做好该项工作。学籍学历电子注册网络管理平台是一个信息的收集、处理、控制、反馈的过程，该项工作是高校管理工作中难度较大的任务，高校各级主管领导应给予高度重视和大力支持。把它当做一个重要环节来抓，最大限度地减少错误，堵塞漏洞，努力做到对学生负责，对学校负责，对人民负责，为高等教育学籍学历电子注册提供准确、真实的数据信息。

在学校学籍学历电子注册制度下，高校学籍档案必须进行规范化、科学化、标准化管理。学籍档案管理工作对保证高校学历电子注册、新生学籍电子注册、学年电子注册工作的完成有不可替代的作用。

2.以资源求生存，以服务求支持，以创新求发展

高校档案部门应注意学籍档案材料的形成规律，规范学籍档案制度，科学分类，合理组卷，加强档案意识，从材料形成的源头抓起，与学籍档案材料形成部门沟通，遵循档案归档立卷的原则，做好归档前的立卷检查、指导工作，变被动配合为主动积累。日常工作中，要随时将日常教学工作中产生的新类型学籍材料补充到归档范围中，发现问题要及时与有关部门协商解决，明确档案部门应行政的监督检查、指导的双重职能[4]，保证学籍档案的完整性、准确性、真实性。

在档案信息服务时代，高校档案部门应积极借鉴社会服务部门的经验，设计具有可操作性的服务流程、服务管理与服务评估体系，从根本上提升高校档案服务质量。积极、充分利用高校内外，尤其是内部的技术与智力资源，摸索出一套适应高校特点的档案信息服务体系。

近年来，国家非常重视高等学校教学评估工作，教学评估过程中，有相当一部分支撑资料来源于学籍档案材料，在这种状况下，高校必须充分利用现代信息管理技术，建立与之相适应的学籍档案管理模式，进行有效管理；将学籍管理系统及档案系统工程进行有机整合，建立一个富有效率的学籍档案管理体系，使学籍档案为日常教学管理提供高质量服务，能量得到最佳释放，更好地体现学籍档案的利用价值。

3.强化信息服务技术，做好学籍档案信息的社会化服务

在学籍档案管理过程中，各高校的学籍管理工作的执行者是学籍档案管理人员。学籍档案管理人员的素质直接关系到高校教学工作的运转和教学质量的提高。应熟悉有关学生学籍管理的政策、条例、规章及办法，并具备学籍资料收集、整理分类及分析鉴别的能力。加强高校学籍管理人员的计算机网络技术知识的学习，提高业务管理水平。实行二级管理的学校，特别要加强一级学籍管理人员队伍的建设，并提高其业务素质和责任心。

学籍管理的受众是学校教学、学生和社会各界，档案管理也由对象服务转化为社会全方位服务，高校应做好学籍档案的信息开发，变被动为主动，为学校教学、学生和社会各界提供服务。具体说来，可以借鉴中国高等教育学生信息网，从新生报到注册、在校成绩、学籍异动、学历证书等全过程实行“跟踪式”学籍档案管理模式，做好学籍档案网上检索与服务工作，为用人单位提供便利的学籍、学历、学位审查服务；建立毕业生就业与成长档案，为大学社会声誉评估和改进学生培养工作提供科学依据；分析各专业的毕业率和就业率，为高校改进教学方法、优化教学结构提供参考[5]；做好学生信息的维护对接，准确地提供学籍异动、学生奖惩信息等，最大限度地满足受众对学籍信息查询的需求，将学籍档案资源共享。

4.建立和完善档案信息管理平台，实现学籍信息与档案系统的对接

加强高校档案信息化建设，借助计算机技术，研发、使用配套适用的管理软件作为档案管理平台来实现学籍档案信息化服务，建立学籍档案的信息库，实现信息查询的实时互动。随着信息处理速度和工作效率的提高，使学籍管理的现代化方法成为必然，学籍管理与档案系统的对接是切实可行的。学籍档案查询面临着许多难题，如：某位学生于2001年入校，休学两次，2005年复学，按照4年制的学习过程，他应于2007年毕业，但是由于未按教学计划修满课程，延迟一年毕业。如果要反映该生的学习生涯，就要查询：一是2001年的录取名单；二是休学学籍异动档案；三是复学学籍异动档案；四是2007年毕业资格终审档案；五是证书换发材料。查找到这5份纸质档案材料，才串联出该生的在校情况。

如果学籍信息与档案系统实现对接，就不需要档案管理人员手工查找纸质档案，可以直接通过档案管理平台提供系统、完整的信息，将大大提高学籍档案的查准率、查全率，减轻档案工作人员的工作压力，降低档案工作人员的工作量。

三、结语

随着互联网与学习化社会的发展，学籍档案管理信息化不仅可以为学籍档案提供制度保障，也可以最大限度地满足社会的进步与教育的发展对学籍管理工作的要求。各高校应以诚信为本，认真做好学籍档案管理工作，为社会提供完整、准确、真实、可靠的档案材料，发挥学籍档案的作用，不断促进高等教育的发展。

参考文献：

[1]赵雅琴.高校学籍档案和特点与管理刍议[J].商丘职业技术学院学报,2006,6（5）:119-120.

[2]唐伟元.学籍、学历电子注册与高校学籍档案管理[J].宿州学院学报,2008,23（2）：129-130.

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1 引言

高校学籍档案记载了一个学生在校时的基本情况，不仅能够反映其德智体美各方面的综合素质，也是其教育过程中达到知识水准的基本信用凭证。高校逐步认识到学生档案的科学管理对于高校自身和学生发展的意义，从教育科研、教学、学生管理各个角度来看，加强学生学籍档案管理具有一定的现实价值。然而，不少高校的管理手段和理念仍比较落后，不能满足社会发展和高校发展的需要，加强档案管理并使其发挥相应的作用，是学籍档案人员所应关注的问题。

2 我国高校学籍档案管理的现状分析

（一）高校学籍档案管理制度不够完善

目前，在高校学籍管理方面，并没有一个统一的标准，也没有一个符合实际情况、可以遵循的管理规章制度。在高校内部，每个部分都希望采用最适合自己的管理方式，导致档案在归档的时候出现问题。在管理上权责不够明确，有的时候管理档案的工作人员并不了解学生的真实情况，与实际工作脱节，无法保证一些材料能够真实准确的归档。一些学生为了更好的就业，不惜在档案上造假，有时一个班级出现多个学生会主席，学校有时为了使毕业生获得就业就会，甚至将一些学生处分的材料扣除，正是由于缺乏制度上的统一领导，造成了档案失真，学籍档案和毕业生的诚实信用度下降。

（二）高校学籍档案管理的方法不够科学

由于管理制度的欠缺，导致一些高校的档案管理方法也比较落后。只要体现在两个方面，一是学籍档案的编排比较混乱，有的学院按照学生的专业来分，有的学院按照学生的专业交叉编排、有的学院按照学生的毕业年份来分，总之没有形成一个相对统一的标准，形成相对规范的做法。另外，一些学籍档案的组卷和装订也不够规范，缺少总的案卷目录，一旦有卷宗缺失或者被改动，工作人员很难发现，电子档案学籍管理正在逐步普及，但是很多高校并没有严格施行。

（三）高校学籍档案管理人员的素质参差不齐

学籍档案管理是一项比较复杂的综合性工作，很多管理人员并没有意识到这一问题，而是认为档案管理就是简单的材料堆砌，而不需要进行系统的分析。其实，在实际工作中。通过学生档案的记录信息和去留情况，不断开发有效信息，可以更好的为学校教学服务。但是相关的管理人员很少受到过这一方面的专业培训，没有没使用过计算机等技术辅助完成工作，简介造成了学籍档案管理水平的落后。

3 我国高校学籍档案管理应采取的对策

（一）加强高校学籍档案管理的意识

目前高校学籍管理所涉及到的学院和专业繁多，很容易造成管理上的混乱，因此，要提高对学籍档案管理的重视，不断制定并完善更加健全的管理制度。很多高校在不同地点开设了分校，学生的成分也比较复杂，管理的时间跨度变大，更需要学校的领导对学籍档案管理统筹规划，将档案管理正规化，严格制定档案管理的流程，努力实现档案归档的真实性，一旦查找可以快速获得有效的信息。在日常的工作中，做到管理有章可循。建立透明的监督机制，明确权责，一旦出现问题，可以有效的解决。

（二）引进更加先进的档案管理方法

一般来说，学籍档案包括入学注册、成绩考核、毕业证书等材料，是一个学生学习和生活的最原始记录，也是教学和学校管理的重要部分。随着市场经济对高校毕业生的就业影响越来越大，学生的原始资料对于就业单位来说具有一定的参考价值，成为了企业选聘人才的重要参考之一。为了更好的指导高校的教学、科研工作，应当引进更加先进的档案管理方法，讲究档案分类，便于信息的查找。不仅从学校的角度进行一个统一的编号，同时，分配到不同学院，也应当遵循相同的规律实现信息的管理。要学习一些先进的管理方法，如利用计算机软件档案信息记录分析，分析数据，发现学校在教学之中出现的问题。

（三）加强高校学籍档案人员的素质

档案管理人员既要了解学籍管理的政策、方针，也要熟悉基础的业务操作。与传统的档案管理相比，如今更需要掌握电子管理技术，同时由于信息技术的更新换代，要求学籍档案人员加大对单位内从业人员的继续教育力度，增加相关的素质培训和业务能力训练，对管理人员的素质提出更高的需求。除了日常性的操作，管理人员应当根据高校自身的需求制定科学的管理模式，多管齐下，真正实现科学的学籍管理。这就需要高校加强对相关人员的培训，不断提升其管理能力和水平。

4 结语

随着竞争越来越激烈，高校为了提升自身的核心竞争力，不仅要从教师的教学、科研，学生的就业等方面发力，也需要不断提升管理的能力和细节。积极探索，善于思考，将高校的学籍档案管理落到实处，不断满足社会的发展和高校的需求。

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一、学籍档案管理观念创新

要想实现学籍档案管理工作的创新，最重要的就是要创新观念。而管理创新的实现，观念创新最关键，并且在管理创新整个过程中始终贯穿。然而，在新形势下，学籍档案管理工作的发展却出现了较多的教育改革问题，所以，应站在管理者的角度上，从实际出发，对原有管理理念进行合理地更新。而档案管理工作人员则必须要对档案管理创新的意义进行深入地认识，并且将成为档案管理工作的最终目标[1]。

二、学籍档案管理方式创新

因为经济条件限制、行政管理条例的制约，所以使得高校档案管理以及学籍管理模式都十分落后。手工操作会耗费较多的人力物力，并且十分容易产生错误，同时，计算机的单机整理不完整而且不及时，在网络管理平台中的违规招生问题也很容易出现管理的盲区[2]。由此可见，档案部门最重要的就是应该对设备与技术进行更新，进而实现工作效率的提升，保证学籍信息录入工作的质量。在此基础上，还应该实现办公系统的自动化，采用现代化的管理手段，并将学籍档案管理工作同学校核心工作进行有机结合，进而为教学与科研工作提供便利条件。

三、学籍档案管理内容创新

（一）学生基本信息录入程序的简化

在学生基本信息入档工作过程中，以往的方法都是档案管理工作人员根据学生升学档案内容进行转抄或者是录入到单机计算机当中，而后，在学生入学以后补充学籍表内容。而这种方式就要求档案管理工作人员需要定期向学生征集新信息的内容并补充记录，这样就加大了工作量，给工作人员增加了较大的压力。构建网络学籍档案管理系统，档案管理工作人员就可以将招生库中的信息导入到学生的基本信息中，后期工作可以利用学生主体性来完成。开通学生权限，使其自主登录到系统中，查看并核对其进本信息，并在不同的学习阶段更新或者补充相应的资料信息。同时，相关的管理部门也可以通过网络学籍档案管理系统中学生的基本信息，并打印出学生需要的相关证件。

（二）成绩信息管理一体化

学生成绩信息涵盖的内容较为广泛，其中有平时成绩、补考成绩及重修成绩等等，而且在学籍档案管理工作中，成绩管理是十分重要的部分。以往成绩管理工作需要教师在校生花名册中记录平时成绩，并且手工登记期末考试成绩，而后将平时成绩与卷面成绩按照相应的比例来计算出期末的总评成绩，最终将成绩册交予教研室，将书面成绩上报学籍科，管理工作人员将最终成绩录入。以上原有的成绩整理方式需要任课教师根据具体的比例来这算分数，并且在成绩录入的时候也很容易出现错误，步骤较为复杂。应用网络学籍档案管理系统，管理部门仅需要在系统中输入所需的课程名称与类别、学生的名单和具体比例的程序，任课教师在完成期末评卷以后可以登录系统，将学生的平时成绩与卷面成绩输入进去，这样，系统就可以自动地生成学生的总评成绩，在核查后就能够直接上报给学籍科。

（三）学籍资料统一数据库资源共享

按照教育部要求，应贯彻并实行高校学生学籍信息的电子注册，并把教育部信息管理平台当作重要的基础，积极构建高效网络学生学籍管理统一数据库，最终实现资源的共享。而对于学生来讲，就能够随时查看自身考试的成绩；对于学员的领导而言，能够对学生选择选修课的数量及考查的成绩进行深入地了解，进而达到课程优化设置的目的；对于学校相关部门而言，则能够对学生学籍的异常情况进行查询，并将学生学习资料打印出来。最为重要的就是，网络学籍档案管理系统内部还具备学生学历学位证书管理功能，能够有效地满足社会各行业对学生学籍、学历信息资料的验证需求。在此基础上，应实现高校网络学籍档案管理系统同教育部和教育厅信息管理平台的连接，为上级部门掌握学生情况提供便利，更有利于调整并制定政策。同时，网络学籍档案管理系统还需要实现资源的共享，进而推动学籍管理工作的规范化与效率化。

四、学籍档案管理人才资源创新

加快学籍管理工作人员的自身素质建设，定期对学籍管理干部进行培训与教育，以培养其职业道德并提高业务水平。对先进的教育政策、法律法规进行学习，熟练掌握现代化的管理技术与方法，了解学籍管理的特点，进而不断拓展自身知识面，提升实际运用的能力与操作的水平。

五、结语

综上所述，学籍档案管理工作十分繁杂，并且要求细致，所以，需要学籍档案管理工作人员付出较大的努力，并具备耐心与责任心。由此可见，高校学籍档案管理部门的工作人员应在长期实践中学习并总结经验，及时发现存在的问题，时刻关注档案管理的新技术与新动态，找出新的规律，掌握学籍管理工作的发展方向，更好地开展高校学籍档案管理工作。

参考文献：

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关键词：档案管理；高校学籍档案；问题；思考

学籍档案是指学生从入学到毕业离校形成的大量具有查考利用价值的档案材料，主要包括学生学籍（学年评语表、考试成绩登记表）、学生思想政治品德考核表、毕业登记表、健康表、体育合格表等。学籍档案也是在学校学习、实践中形成的具有保存价值的各种人事文件材料。它不仅是学生在校期间各方面的表现及重要社会实践活动的真实记录，而且还是反映现实德、智、体、美等综合素质以及学生家庭关系、社会关系以及经济状况的重要原始材料，也是学校考察、培养、教育学生的第一手段，更是每个学生由学校走向社会的重要人事档案形成的基础。

近年来，随着办学规模的扩大、专业设置和学生人数的增加，原有的学籍管理模式已经不能适应高校发展的需求。此外，随着高校扩招和毕业生就业形势的日趋严峻，高校学籍档案作用日益显著。为此，加强学籍档案管理，使其发挥相应作用，是学籍管理者应当思考与注重的问题。

一、高校学籍档案管理现状及存在的问题

（一）档案管理工作不完善，缺乏规范性。

高校学籍管理普遍没有统一的、详细的、符合实情、可以遵循的规章制度，而学籍档案形成时间长、来源分散、设计部门多、工作量大、缺少规范管理，便致使管理职责范围不清，部门间工作人员相互协作欠缺，客观上造成学生档案管理的不认真、不严谨。

档案材料内容空泛，不能真实反映学生综合素质。其集中体现在毕业生鉴定和平时考核方面，内容平淡空洞，评语格调一致，缺乏个性特点。因毕业生档案材料的内容只记载其在校学业、成绩及政治表现，而学生的社会活动能力、组织创新能力等综合素质方面的材料却没有反映。

学籍原始档案不完整，整理不规范。学生毕业前学籍档案大多由学生所在班级的班主任负责填写、保管，个别班主任的档案记录不规范，有的使用圆珠笔、铅笔填写，造成字迹模糊不清，不利于档案长期保存；有的未按要求填写，经常出现缺栏少目或填错信息等现象，使学籍档案不能准确、完整地反映真实情况；由于装订不规范，档案资料卷内没有目录、页码的较多，故查找不便。

（二）学校领导对档案管理工作不够重视。

学籍档案发挥的作用往往是潜在的、隐性的、滞后的，容易被学校领导忽视。在高等院校，档案管理工作普遍未得到领导的重视，其档案办公设备陈旧、场地面积不足、缺乏专项业务经费和专职的档案管理人员。

（三）档案管理人员素质有待提高。

高校学籍档案管理人员整体素质不高，主要表现在档案管理队伍结构不优化，人员年龄呈现中年化趋势，知识层次及专业素质均不够高。档案管理部门在学校往往属于从属地位各院系都没有专职学生档案管理人员，而兼职人员事情多、任务重、流动性大，既缺乏档案专业知识和理论素养，也缺乏专业水准。档案管理队伍观念陈旧，业务水平低，工作积极性不高，经常为能及时按照档案管理工作需求收集、整理、分类、归档材料，导致学生档案资料残缺不齐。此现象严重制约学籍档案管理工作的发展。

（四）档案管理模式和工作方法落后。

目前，学籍档案管理相对落后，主要表现在利用现代化技术进行开发利用的程度有限，大多数高校学籍档案管理模式和工作方法仍是手工操作。其未能从根本上改变档案管理利用率底、信息涵盖不全等问题。然而，随着招生规模的不断扩大，学术档案数量大增，呈现质量要求趋高、流动速度加快、存放时间短、就业方式多元化、投寄单位多等问题，传统的手工管理手段已经远不能满足使用者的要求，而且制约着学生档案管理的发展。即便辅助以计算机管理，也仅限于学生基本信息及简单检索查询事物，未能充分发挥计算机管理效能，达不到无纸化电子档案、图像、声音、文字三位一体的立体化档案效果，也谈不上建立起档案信息管理系统。

（五）学籍档案的开发利用不够，缺乏后续管理。

许多高校没有制定学籍档案管理工作实施细则，不利于学生档案的整理和长期保管，故降低了其凭证作用和有效开发利用。学校相关部门宣传力度不到位，加之高校学生档案意识薄弱，致使学籍档案管理出现诸多问题，学生“弃档”现象突出。

档案管理部门和档案管理工作者对档案管理工作缺乏足够认识和了解，缺乏后续管理。很多高校学籍档案的管理仅仅停留在简单的收集、整理、归档，未真正对档案信息进行深加工，也未能更好地为教学管理、领导决策、学生就业服务。由于受到学籍档案管理保密性及工作效率的制约，档案的利用局限在一个较小的范围内，其中查询方法落后、查询手续繁琐、查询面较窄等问题。严重影响了学籍档案的利用效益。

二、如何加强高校学籍档案管理

（一）建立完善规范的档案管理制度，注重档案质量管理。

职能部门应建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保密管理、传递送交和管理职责等各项规章制度，做到有章可循、有据可依、照章办事；主管部门应加强协调，切实改变各部门各自为政、各行其是的局面，从而使学籍档案工作规章制度与其他管理制度一样得到贯彻执行。

以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系，从而保证高质量的档案。使档案管理工作得到完善，并具有规范性；树立档案意识，不断提高档案人员素质，加强管理，完善规章制度，从而完善档案管理工作。

（二）提高档案意识，加强领导对其的重视力度。

学籍档案的管理是高校管理的重要组成部分，学籍档案的质量直接反映了学校的管理水平，领导重视是学籍档案规划管理的关键。学校领导的档案质量意识最为关键，领导必须提高意识，转变观念，认清档案管理的重要性。重视档案数字化的大势所趋，高度重视档案网络信息化、数字化建设，以较高的工作质量来促进档案质量。各级党政管理部门和教学系管理部门都必须牢固树立质量意识，都得提高对学籍档案重要性的认识，并做好对下级工作人员的工作指导。

（三）加强档案管理队伍建设。

重视档案干部队伍建设，使队伍结构不断优化，建立一支科学、优化、稳定的档案管理队伍。为档案管理人员创造提高业务水平和专业能力的平台。形成由学校领导分管、校办主任主管、专职档案人员负责、兼职档案人员配合的档案工作网络体系，为学校档案工作的正常开展提供可靠的组织保障。

组织开展相关的业务培训和学术交流活动，使档案管理人员的业务水平、工作效率和运用现代化设备的技能全面提升。

建立相应的岗位责任制，与考核制度相互制约，形成“目标管理”的公共环境。务必保持档案管理队伍的相对稳定，充分调动档案管理人员的积极性、能动性、创造性，从而促进档案工作与学校各项工作的协调发展，更好地为学生就业服务。

（四）健全档案信息管理体系。

随着网络技术的发展，人事档案管理制度改革的不断深入，传统的手工管理方式已经不能满足信息时代的要求，传统的管理模式和手工方法将被打破。提出科学、规范、标准的操作方式，并统一工作标准。使档案部门与有关部门密切配合，在一定程度上实现档案工作和学校主要职能活动的同步管理，多途径的尝试信息分类的实践，务实档案工作实践的档案分类方案。

学籍档案管理应实施“两步走”战略：一是纸质个人档案，二是电子档案。并建立档案信息管理体系，以电子档案库为基础，在新生入学时就建立一个有着个人详细资料的电子档案库，随着档案材内容的增加而增加。档案管理人员要做好档案信息资源的收集和保管，还要了解用人单位的要求，扩大服务内容，利用信息技术全方位地向用人单位展示毕业生资源，树立学习良好的形象，建立起一套科学、高效的学生档案管理体系。其中，以信息技术广泛应用为主导，档案信息资源建设为核心，信息网络为基础，信息人才为依托，档案信息法规、政策、标准为保障。

（五）开发利用信息资源，引入现代化手段，做好后续管理。

档案部门应积极探索利用途径，不断丰富检索工具，围绕学校的中心工作和重点任务，分析档案需求信息，突出主动服务的特色。

利用现代化技术进行开发利用档案信息资源，对数据繁杂、表格规格多样、内容涵盖量大等这些材料进行电脑管理，务实档案部门现代管理；依托现代技术，制备出多层次档案研编成果，力求满足利用者的需求，深化档案研编的层次；在办公自动化的条件下，教学部门定期对在校生成绩进行计算机著录，待学生毕业后形成一份完整地纸质材料交给档案部门，档案部门做好后续管理；提高档案使用效率，使传递快捷成功。档案部门要建立一套完善的管理系统，毕业生毕业材料必须全部输入进去，使其作用得以真正发挥。

（六）增强意识，努力提升自身综合素质。

首先，档案管理人员应树立现代管理意识。第一，要树立档案意识。高校学籍档案管理工作是一项服务性很强的工作，为学校的教学工作和学生服务。故档案管理人员必须树立档案意识，学校领导应加强学生的档案意识。第二，要增强服务意识。积极主动地与有关部门和教研室联系，踏实、认真地做好本职工作，端正服务态度。要善于与人交流，建立良好的人际关系，并且具有灵活的社会交往能力和巧妙的协调能力、快速的沟通能力以及对环境的适应能力等。第三，要树立法律意识。学籍档案管理也是一项政策性很强的工作，必须按照国家的有关法规定进行管理。档案管理人员要树立较强的法律意识，努力学校《档案法》及国家有关学历、学籍管理方面的法律知识和学校的规章制度。同时，档案管理人员不但要有严谨的工作态度和良好的服务意识，而且要有高度的责任心和较强的综合能力。

其次，档案管理人员应具备过硬的业务素质。学籍档案管理工作是一项业务性很强的工作，故管理人员必须熟悉业务，工作才能得心应手，管理人员才能做到心中有数，才能及时有效地做好工作。同时，管理人员要有严谨的工作作风和开拓创新的精神。不能凭个人主观意愿、凭工作经验办事，更不能感情用事，还要有勇于开拓创新的精神，积极专研业务，在工作中发现问题并解决问题，此外，管理人员要熟练使用计算机，提高工作效率，从而能够十分便捷地统计、查询、检索学生学籍的各类信息，务实管理工作的科学性和时效性。

总之，学籍档案是学校档案管理工作的一个重要组成部分，而档案质量是档案的生命线，故做好档案质量具有深远的作用。我们每个从事档案工作的人员必须树立档案全面质量管理的思想，并且具备过硬的自身素质，从而使档案质量不断提高，务实档案管理工作。

参考文献：

[1]黄建娟.浅谈高校学籍档案管理的现状与对策[J].科技情报开发与经济,2006(5).

[2]戈小宁.新形势下高校学籍档案管理存在的问题与对策[J].运城学院学报,2008(3).

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随着市场经济的人才市场不断扩大，对高校的毕业分配影响越来越大，而高校的学籍档案凭着数量多、利用率高与专业领域广等优势，受到了社会广泛的认同及应用，与其他门类的档案相比，学籍档案价值的优越性更大，但在现代高校中，学籍档案管理还存在一些不足之处，需要采取相应的对策给予解决，以促进高校学籍档案的管理发展。

1.高校学籍档案内涵

高校学籍档案作为学校档案的重要构成，主要指的是学生通过考试合格，并有招生办正规录取，且办理入学手续之后，获得正式学籍的高校学生，字入学开始至毕业离校间所形成的具有利用价值的查考原始资料。其内容主要包含高考成绩单、入学通知书、学生登记表、学年成绩单、学籍卡与奖惩材料等。学籍档案具有法律凭证、提供原始资料支撑与人才模式改进的参考等作用，也为用人单位的人才选拔提供了相关的咨询服务功能，因此，加强高校学籍档案的合理管理是必要的。

2.高校学籍档案管理存在的一些不足之处

2.1学籍档案的重要性认识不足

在高校管理中，学籍档案管理所发挥的作用是隐性、潜在与滞后的，很容易被高校领导所忽略，强化学籍档案管理水平，是需要资金投入的，但投入和回报间没有立竿见影之效果，所以，常常被学校的领导忽视，高校领导应该充分地重视学籍档案，并做好档案的管理工作。

2.2学籍档案管理不规范

在学籍档案的管理方面，存在不规范性，有些高校并未将学籍档案管理归入档案馆的统一管理当中，仅是从属于教务处或者学生处，尤其在民办高校中，一些学校为了减少办学成本，并没有建立档案馆，学籍档案仅是由教务处的某位教师进行管理，并且民办高校的教师流动性大，仅靠教师个人责任心是无法保证档案管理的安全性与完整性的。

2.3档案管理方式滞后

有些高校的档案管理方式依然应用的是手工管理，随着我国高校招生规模越来越大，高校人数的不断增多，仅依靠传统手工管理方法已不能满足应用者要求，档案管理任务繁重，手工管理效率低，致使很多档案材料无法有效利用。

2.4相关人员不稳定，开发利用不足

在高校学籍档案管理中，档案资料层次多、种类多、工作量大且事物繁忙，档案管理部门通常处在从属地位，无法得到领导重视，这使得档案管理人员的队伍不够稳定。学籍档案方面的开发利用会受到一定限制，像无现代化的档案管理软件、信息资源匮乏，业务熟练的技术人员缺乏，受学籍档案的保密性制约，档案利用具有小范围的局限性，而且学籍档案管理大多仅停留于简单整理、收集与归档方面，之后，束之高阁，档案信息的加工性不够，其作用未得到充分发挥。

3.高校学籍档案的管理发展对策

3.1加强学籍档案管理的重视性

在高校学籍档案方面，应加强高校领导、学生本人与各部门领导对其认识与重视，并自觉收集与更新学籍档案，因高校的学籍档案形式多样、种类多及构成复杂，这对档案资料的收集整理、归档与管理等方面带来了一定难度，校领导应加强学籍档案管理与建设工作的重视，并在人财物配备方面给予支持，对档案的办公与管理环境进行改善，并让学籍档案管理更为规范与制度，正规科学的学籍档案管理应建立在完善的规章制度上。

3.2加强档案管理制度的完善

完善的档案管理制度是学籍合理管理的基础，只有不断规范学籍管理制度，在各教学系下，对高校档案管理部门实施统一的标准、合理的过程管理与监督检查等目标管理，并且归位于高校的档案管理部门。在新管理模式下，学籍管理应围绕学校中心工作，像毕业生就业、学校招生、政治思想教育与教育教学管理等，在服务为主的教育思想下，加大高校的学籍档案服务功能，对学籍的管理数据与内容进行开放，以提升高校的学籍管理效率。

3.3改变学籍档案的管理方式

要提升高校学籍的档案管理工作，改变原来的手工管理方式，让档案管理人员能够从繁杂事务当中解脱出来，就应充分运用现代化技术，引进现代化与信息化的管理软件，有效实现高校学籍档案管理的网络化与电子化，以减轻档案管理人员的劳动量，提升管理工作效率，在信息化档案管理中，要做好注册、目录、受托权与属性的保密工作，利用权限设置，加强档案资料的完整安全性。

3.4强化学籍档案人员的队伍建设

人力资源作为首要资源，要推动学籍档案管理的发展，需要提升相关人员的素质水平，向相关人员提供相关的业务培训教育，并鼓励管理人员进行自学，以不断提高自身的业务素质与责任心。

3.5加强学籍档案管理的开发利用

随着高校教育的深入改革，学籍档案信息资源越来越受到人们的重视，高校学籍档案资源能否充分利用，直接影响着高校管理工作是否被社会所认可与接收，为了充分发掘学籍档案的信息资源，应加大编研工作，形成教研管的一体化。并且创造舒适优雅的环境，以拓宽高校学籍的档案利用空间。科学检索体系与查询系统，能够有效满足需求者的要求，提高信息使用效率，从而有效发挥学籍档案信息的作用，推动档案管理的高水平高效率发展。

4.结语

随着高校招生规模的扩大，市场人才竞争的日益激烈，高校学籍档案所发挥的作用越来越大，高校加强学籍档案管理水平的提高是很有必要的，不仅能为高校管理工作开展提供参考依据，还能为社会人才选拔提供可靠的原始资料，完善高校的学籍档案管理，强化信息资源充分的开发利用，可有效促进高校管理工作对社会发展与高校发展的适应性。

参考文献：

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将学生学籍档案数字化对于提高学籍档案管理工作的效率和减少劳动成本都有着十分重要的作用。学生的学籍档案中有着丰富的信息，里面包含有学生在学校期间的思想、学习、生活等方面的具有参考价值的资料，同时还包含有学生在学校的教训和管理活动所形成的具有参考、利用价值的资料，而且其所记录的时间跨度相当的长，信息量是否的庞大。同时，随着现在高等教育的逐渐普及，在高校中接受教育的人数也在不断的增加，面对如此庞大的信息数量，学籍档案管理工作的效率已经越来越受到重视。进行学籍档案数字化管理，不仅仅能够减少学籍档案管理工作人员的工作量，同时还能够减少他们出错的几率，从而大大的提高工作效率。

（二）有利于完整学籍档案信息

学籍档案中需要记录许多的信息，然而现在的学籍档案管理基本上是将这些信息分开来存放的，通常都是以院系、专业、班级为单位来装订成册的，有的学校还会将学生的学籍发生变动时的信息在与这些信息分开来进行存放，学生所得到的各种奖惩、任职情况、党员信息、综合评价也有可能在其他卷宗里面。总之就是将学生的各种学籍信息来进行分开的存放，而不是统一存放管理的。这种信息的分割管理，很容易让想要了解信息的人无法获得全面的信息。但是如果将这些信息进行数字化存放到统一的数据库中，虽然学生的信息是由不同的部门的人分别进行录入的，但是在数据库中的存储却能够让这些信息统一的呈现出来，从而让学生的学籍信息更加的完整。

（三）实现资源共享，方便管理

学籍档案信息数字化是各个高校学籍档案管理工作的一个重要的发展方向。将学籍档案管理数字化建设纳入到学校档案管理信息化建设中，可以有效的实现资源共享，利用学籍档案的管理，同时还能够对学校的管理环境进行优化，使得学籍档案管理工作真正的为学生、学校，乃至整个社会服务。

二、当前高校学籍档案数字化建设存在的问题

（一）数字化程度不足

高校虽然将学籍档案管理数字化建设当中工作中的重点，但是当前仍然存在着数字化程度远远不够，现行使用的数据库与网络技术还没有跟上时代的发展步伐。长期以来，学籍档案管理工作都是依赖人工完成的，而并非是使用现代化的信息技术手段来进行，手工操作面对如此巨大的信息量，其工作量之巨大不言而喻。同时使用人工进行管理还存在着许多的不可控因素，使得学籍档案管理工作很多地方都不规范，不规范的管理工作大大的降低了学籍档案管理工作的效率。而现在一些已经采用了先进的网络硬件设备的高校却有存在着“重硬轻软”的现象。这些高校只注重了硬件设备的建设，忽略了各种应用软件的开发，学校还没有意识到要在网络硬件平台上搭建一个更加合理的信息化软件环境，使得先进的硬件系统得不到充分的利用。

（二）当前的学籍档案管理系统无法满足学籍工作的要求

有很多高校为了能够改善本校的学籍档案管理工作，或自己开发或者和其他公司合作进行开发了一些教务管理系统，这些软件的开发对学籍档案管理的数字化起到了一定的推动作用，并积累了一些经验。但是在这些软件中还存在着不少的问题。例如适应性不强，每个高校的具体情况各部相同，而这些软件都是结合每个高校的自身当前的情况所开发的，因此就不具备很强的适应性。功能不够完善，有很多的软件都不能很好的涵盖学籍档案管理工作的各个环节。

（三）学籍档案管理工作人员的计算机水平不够高

现有的学籍档案管理工作人员基本都只是对自己的业务知识很熟悉，却对各种计算机技术不怎么了解。几乎所有的高校都存在着这个问题。现在的高校都急需既精通学籍档案管理业务又熟练掌握计算机技术的复合型人才。之所以现在很多学籍档案管理系统或者软件存在着缺陷，在很大程度上是因为软件开发人系统的却又不高所造成的。

三、高校加强学籍档案数字化的措施

（一）引进功能较为齐全的学籍档案管理系统或者晚上现有系统功能

高校应该根据自身实际情况，建立起一个完善的网络学籍档案管理系统，可以跟系（部）、处室、班级相连，进行数据共享。为此学校可以根据自身情况，对现有的软件系统功能进行完善，使之能够完全的适应学校学籍档案管理的要求。或者学校去引进符合学校现状的先进学籍档案管理系统，以此来积累经验推进学校学籍档案数字化的进程

（二）加强学籍档案管理软件开发人员与学籍档案管理工作人员之间的沟通

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【中图分类号】G647.24

每一个大学生都有自己的学籍档案，其中记录了一个学生在大学期间的方方面面，包括参与活动情况、学习成绩、获得的奖励或受到的惩罚、遵纪守法情况、毕业证书和学历证书获得资格等。因而，高校学籍档案的管理水平直接影响大学生档案信息的准确性、完整性。众所周知，应聘单位在招聘人才时非常注意查看应聘者的档案，主要是确认应聘者是否有过违纪行为，是否达到了应聘条件。从这个角度说，高校学籍档案对毕业生的就业起着非常重要的作用，学籍档案越是完整、详细，越能够让用人单位了解毕业生，从而使毕业生拥有更多的就业机会。但是，目前我国很多高校学籍档案管理水平较低，缺乏学籍档案管理意识，因此，对高校学籍档案管理开展研究是非常必要的。

一、目前高校学籍档案管理存在的主要问题

（一）缺乏学籍档案管理意识

高校比较注重教学和学生管理工作，对于其他的辅助工作，尤其是档案管理工作通常是被遗忘的一块，这主要是因为档案管理不能直接对高校起积极的作用，只有在学生毕业的时候才会用到档案，并且学生将档案提走后便交给工作单位，管理水平高或是低表面上看对高校没有什么影响。因而，高校认为对学籍档案进行基础的管理就可以了，没有必要花费大的精力和时间进行学籍档案建设和管理。高校领导的不重视致使档案管理人员平时敷衍工作，对于学生的重要信息不进行及时的搜集和整理，造成大量信息的累积甚至遗失，那么学生毕业提取档案时经常会发现单位所需要的很多东西没有在档案袋里，从而给学生的就业带来很多不便。

（二）缺乏专业的档案管理人员

目前，大部分高校的档案管理人员都不是档案管理专业毕业，更没有经过专门的档案管理知识和技能训练，因而在对学籍档案进行管理时往往是凭借主观经验，管理方法比较传统、理念也比较滞后。除此之外，专职档案管理人员非常少，基本上都是兼职人员，比如高校行政人员或辅导员，他们在工作之余按照学校的要求对学生的学籍档案信息进行搜集、整理、装袋。由于兼职人员主要从事本职工作，对于档案管理工作可能不会上心，再加上工作比较繁忙，可能会造成对学生的学籍信息不能够及时了解和掌握。

（三）学籍档案信息缺乏创新性

随着社会的发展，我们越来越强调创新的重要性，创新可以使一个人、一个组织充满活力，那么在新的时代，高校学籍档案管理也应该有所创新，体现时代气息。但是，目前展现在我们眼前的学籍档案信息仍然是几年前甚至是十几年前的样子，没有丝毫的创新，具体表现在：首先，关于学生思想政治表现的信息到处都是，比如入团情况、入党情况、政治课学习成绩、思想汇报，这些信息基本上占整个学籍档案信息的一半。而关于学生参与活动、组织活动，尤其是体育、美术、歌唱方面的信息在学籍档案里反映的很少；其次，档案信息不完整。学籍档案里关于必须的基础课、专业课成绩比较全面和完整，但是，在大学里很多学生为了修满学分都会选择自己比较喜欢的一些课程进行学习，也就是所说的选修课，关于学生这些课程的成绩却没有装入档案袋里。因而，学籍档案信息过于传统使得用人单位无法全面、深入了解学生。

（四）学籍档案管理缺乏规范性

高校一般有若干个二级学院，为了简化档案管理工作，通常赋予二级学院管理本学院学籍档案的权利，这就造成了每个二级学院管理学籍档案的方法、观念、手段不一致，从而使得高校学籍档案管理缺乏规范性，致使产生很多的问题，比如因为没有严格、统一的规定，一些二级学院没有做好学籍档案的保管工作，使得一些学籍档案发霉、破损甚至遗失。再比如，关于学籍档案的查阅和检索没有一个规范的流程，存在很大的随意性，这就可能造成学生一些信息被泄露出去，从而对学生的安全构成威胁。

二、完善高校学籍档案管理的有效措施

（一）提高对学籍档案管理的认识

要提高高校对学籍档案管理的认识，首先必须认识到学籍档案的重要性：第一，学籍档案可以帮助教师更好的了解学生，促进其教学工作的顺利开展。因为学籍档案基本包含了学生的所有信息，比如学生的学习成绩、思想状态、参与活动情况、特长，根据学生的实际情况，教师可以有针对性的设计教学环节和制定教学方案，从而提高教学水平；第二，为学校各部门提供发现问题和解决问题的依据。透过学生的学籍档案，学校各部门可以充分了解学生的状态，及时发现学生所遇到的问题，从而便于学校采取有效的措施解决问题，帮助学生快速成长和发展。因此，高校领导应该将学籍档案管理的重要性告知每一位档案管理人员和教师，增强其学籍档案管理的责任心。

（二）提高高校学籍档案管理人员的整体素质

高校学籍档案管理人员的素质水平直接决定着学籍档案的管理水平，具有档案管理专业知识的人员通常能够按照规范的方法和手段来管理学籍档案，从而确保学籍档案的完整性、真实性。要提高学籍档案管理人员的整体素质，高校应做到以下几点：首先，吸收和引进一些专业知识扎实、经验丰富的档案管理专业人员，使其从事专门的档案管理工作；其次，对现有的档案管理人员进行定期的培训，使其掌握学籍档案管理的基本知识，并了解当前比较先进的档案管理方法，开拓档案管理人员的视野，促进其不断的创新。

（三）建立完善的学籍档案管理机制

针对目前学籍档案管理缺乏规范性的现状，笔者认为高校应该建立完善的档案管理机制，来规范各二级学院的学籍档案管理工作，提高高校学籍档案管理的整体水平，具体做法如下：一是，在高校教务处设置专门的学籍档案管理岗位，指派专门的人员负责学籍档案管理工作，关于学籍档案管理的方法、手段、学籍信息等应该出台统一的规范性文件，要求各二级学院严格按照规范性文件来执行学籍档案管理工作；二是，督促各部门之间加强联系和合作。学籍信息的搜集离不开各部门积极的配合，比如学生处应及时的将学生的动态反映给教务处学籍管理岗位工作人员，帮助学籍管理人员及时的更新学生信息。

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学籍档案的建立是一个时间跨度比较长也比较复杂的过程。它真实的反应了学生在校期间的情况，也是学生及学校发展的见证。学籍档案是一种很有价值的信息资源，它具有数量多、利用率高、涉及专业广的优势，对其进行开发利用有利于提高学校的教学管理水平，在毕业分配、就业服务等方面也发挥着重要作用。

一、高校学籍档案管理的现状及问题

（一）在学籍档案管理上意识淡薄

由于学籍档案在毕业分配时起着业务档案的作用，越来越多的企业开始重视利用学籍档案来择优录取人才。但是，很多高校的学籍档案材料太单薄，用人单位不能了解到学生的实际情况，或者了解到的情况不是用人单位所关注的。这样一来就出现了“供需矛盾”，学籍档案不能满足用人单位的需求，这就会直接影响到学生的就业。

（二）管理体制及方式上存在问题

在管理体制方面，主要的表现是管理权属不清。没有明确相应的管理职责，在管理上比较随意，有时候会造成管理脱节的情况，在档案内容及相关材料的归档方面存在着比较严重的问题。在管理方式上，很多高校并没有一个统一标准，学校各部门在管理学籍档案方面都只采用自己最为习惯或最适合本部门的管理方式，这样一来在最后归档时就会比较混乱，容易造成档案资料的不完整或达不到要求的标准。

（三）档案管理人员素质不高

部分学籍档案管理人员的专业素质不高，不具备从事档案管理工作的能力及素养，同时档案管理人员也不固定。由于业务能力和素质偏低，对学籍档案的作用、特点及价值认识不清，在工作中也缺乏创新意识，主动性不强，工作效率也较低。这样一来，就发挥不了学籍档案在教学研究、学生管理方面的作用，对学校的发展也产生了一些不利的影响。

（四）学籍档案存在“失真”现象

受社会不正之风的影响，或者出于现实的需要，抑或是管理上的疏漏，高校学籍档案出现了很多虚假情况。最为明显的表现就是在就业招聘中，有时候同一个班级会出现多个班长或学生会主席，在学生档案中学生干部泛滥成灾，随意编造各种荣誉和获奖经历。这样就大大降低了学籍档案的使用价值和诚信度，其后果是十分严重的。

（五）学籍档案的信息收集不及时

高校学籍档案在产生和形成过程中具有明显的分散性，要做好档案管理工作，收集和整理是基础，也是关键。在现阶段不及时对档案进行收集的现象比较普遍。

（六）开发利用不够

对学籍档案进行开发利用主要存在以下问题：第一，在开发利用时受到条件上的限制；第二，对学籍档案的管理过于简单，没有从中提炼出对教学、管理、决策有用的结论性数据；第三，学籍档案的利用范围受到了限制。

二、提高学籍档案管理水平的对策和建议

（一）对学籍档案管理工作提高认识并加强领导

由于学籍档案涉及的人最多，涉及的面也最广，因此，要做好高校学籍档案管理，需要领导的高度重视，这样才能有效增强老师和学生的档案意识。在具体管理上，要由一名校领导分管学籍档案工作，在收集、整体档案时要有专人负责，严格按照档案管理要求进行书写和归档。学校各部门提供的档案材料要保证其及时性、准确性以及完整性。

（二）建立健全学籍档案管理体制，改善管理方式和手段

在档案管理上要做到制度化和规范化，必须做好以下两个方面的工作：其一，建立健全学籍管理体制。要形成由校领导、教务处长、学籍管理人员积极参与实施的学籍管理工作体系。其二，在学籍管理上制定统一的标准，完善操作规范和制度。在归档范围、卷内目录、表格的尺寸和形式等方面要保证科学、合理。同时在检查校对、保管保密、去假存真和管理职责上要有相应的操作规范和制度保障，实现学籍管理的制度化和规范化。

（三）加强档案管理人员的队伍建设

随着现代信息技术的发展，学籍档案已逐渐实现了电子化管理。在进行文件归档、档案管理以及数据处理工作时需要档案工作者具备较高的业务素质和管理水平，这样才能符合现代学籍档案管理的要求，才能实现管理科学化，服务优质化。因此，要加强档案管理队伍的建设，培养一批业务能力强、管理水平高的档案管理工作者。

（四）对学籍档案进行严格管理，做好信息采集工作，维护其真实性和完整性

从学生入学开始，就要对各种手续从严把关，仔细检查和保管学籍管理验证材料，通过加大处罚力度等手段杜绝乱发学历证书的现象。档案管理人员要具备良好的职业素质和敬业精神，认真工作，不徇私情，做好信息收集和整理工作，努力维护学籍档案的真实性和完整性。

（五）加大开发利用力度，做好社会化服务

通过统计学生成绩的优良度和合格率、分析各专业毕业生的就业率以及分析学生的选课率等活动为高校的教学、管理提供有价值的参考信息。在学生就业方面，要做好社会化服务，为企事业单位提供完整、详尽、真实的学生档案信息，为选聘人才和学生就业创造条件。

（六）提高档案管理的现代化水平

使用计算机技术进行管理可以大大降低档案管理者的工作强度，能够有效弥补手工管理的不足和缺陷，使档案管理更加方便、准确和快捷。另外，新的管理手段必然会有新的工作流程和模式，档案管理人员要努力提高自己的工作水平和能力，在对学籍档案使用计算机管理的基础上通过上网建站等方式提高学籍档案的社会效益。

综上所述，高校学籍档案是高校教学发展进程的原始见证，是学生在校学习和实践的真实记录。现阶段高校学籍档案管理存在着管理意识淡薄、管理体制不健全、档案失真、档案信息收集不及时、业务人员素质偏低等问题，针对这些情况，高校管理者应该采取积极有效的措施来加以解决，这样才能提高学校的教学及管理水平，完善社会化服务职能。

参考文献：

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中图分类号：G647 文章编号：1009-2374（2015）13-0040-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2015.13.021

高校学籍档案是指高校在招生、教学、毕业等过程中对学生个人情况和学校考核的原始记录，一般包括高中学籍成绩、体检表、党团关系、评优评先材料、大学考核成绩、奖励处分等内容。学籍管理不仅是对学生成长轨迹的真实记录，也是学校教学管理工作的重要组成部分，是保持学校正常教学秩序的重要途径。随着现代科学技术的发展，信息技术管理方法在高校学籍档案管理中得以应用，克服了传统档案管理的诸多弊端。其应用主要表现在内容管理、载体管理、使用管理三个方面，下文进行具体论述。

1 内容管理

随着高校扩招以及校企合作的扩大，传统的人工档案管理突显出太多的弊端。使用计算机、网络、服务器等现代信息技术对学籍内容进行管理，不仅能够将学生的各项档案信息转化成数据，建立起资源档案库，还能方便校方统计和调用。

学籍档案内容管理是一个内涵丰富的概念，其内容包括多种形式，对于学籍档案而言，主要包括元数据与数据的关系。内容管理的具体实施是在管理目标的要求下，进行内容建模、元数据提取、设定元数据信息、设定管理内容之间的关系。以学生体检表为例，其元数据主要包括学生姓名、学号、入学时间、专业、班级，数据主要有体检项目、体检结果等，建模后的体检元数据与数据的关系如表1所示。另外，复杂的元数据可能具有层次结构，可以通过多个相互关联的表实现。由此可见，表1进行档案元数据的存放，图1进行关系型数据库系统的管理，通过资源服务器进行内容的存储，并通过应用服务器向外提供

服务。

表1 体检表档案元数据建模

属性名 属性分类 说明

Student ID 数字字符 学生学号，如20030541022

Student Name 字符型 学生姓名，如张明明

Registered-r Date 日期型 入学时间，如2003/9/1

Major 字符型 专业，如临床护理

Class 字符型 班级，如预防医学001班

图1 体检结果管理建模

通过学籍档案管理系统还可以实现在线学籍管理系统的有机整合。具体做法是通过在现有的在线学籍管理系统中添加动态学籍档案生成模块（可以采用图片、文档等多种形式，其中PDF格式是目前比较常用的选择），然后利用从关系数据库中提取的元数据直接生成电子档案和元数据信息，再经由内容管理系统的应用程序编程接口，在元数据服务器和资源服务器中进行存储。这一系统的整合大大节约了人力、物力，提高了自动化处理效率。

2 载体管理

我国高校学籍档案一般包括纸质材料、电子文档及其他各类特殊载体材料，按照规定应保持各类材料质地优良、无破损、声像清晰和干净整洁。在现实中，往往由于入学教育的缺失、学籍管理手段的落后以及学籍管理决策功能不足等原因，导致高校学籍档案管理中存在不少问题，如轻视学籍管理、随意更改学籍信息等，在一定程度上影响了学生管理和学校的教学秩序。传统的纸质档案目前仍在大规模应用，如录取表、学籍卡、成绩表、毕业生审批登记表等，这些档案资料在经多次查阅、复印后会出现不同程度的磨损，甚至损坏。电子文件是随着计算机技术的发展而产生的新质文件，通过编码和解码进行数字形式的信息呈现，其生成、存储、读取的载体是计算机和各种硬盘、光盘、磁盘，并能通过网络进行异地传输，具有高度共享性，不受时间和地点的限制。只要保存技术到位，不易产生损毁，并能无限复制。可见，虽然纸质档案目前仍有存在的必要性，但电子档案是今后档案管理的主要发展方向。

在制作电子档案管理时应当注意以下问题：（1）将纸质档案文件转换成电子文件时，必须与纸质等文件之间建立起准确、可靠的标识关系；（2）采取严格的加密认证等措施，切实保证电子文件不被非正常使用和改动；（3）做好备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留；（4）收集用文字处理技术形成的电子文件时应注明文件存储格式和属性；（5）收集图形、视频电子文件时，应注意其压缩算法和相关软件。

此外，还要注意电子档案保存的有效性：（1）每年对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记；（2）按时进行抽样机读检验；（3）进行设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；（4）每隔四年，对磁性载体上的电子档案进行一次转存。

3 使用管理

在信息化社会中，信息服务越来越普遍，传统的档案服务方式应不断改革和发展。高校档案管理人员应将过去那种档案查询的服务模式转变为档案信息的开发利用模式。学籍档案的应用者可以按照系统用户分为学籍档案申请者和学籍档案使用者，其中申请者主要是指学生本人，使用者指的是接受申请的单位。通过现代信息使用管理技术，可以分别进行使用，既方便申请者查阅和申请调取某些档案信息，也能方便校方进行查阅、统计和管理。

档案管理者的工作重心应转移到引导用户检索上来。首先，将档案信息设置索引编号，进行重新归档。其次，对用户进行检索培训和引导。值得一提的是，目前二维码的应用是非常广泛的，在学籍管理系统中也可以进行开发利用，虽然在高校系统中二维码还属于一个新领域，但相信不久的将来将会有广泛应用。例如毕业生的身份识别模块，它是特别针对需要获取学籍档案的毕业生而设计的。由于学号是一一对应的，是学生的唯一标识，因此管理系统可以将学号作为索引检索学籍档案数据库，学生所输入的提示信息如果与数据库中的信息完全一致，则能生成一个属于该学生的唯一二维码，这个二维码保存了该毕业生的所有个人信息，还能连接到该生的入学名册、成绩单、毕业证、学位证等的验证界面上。要进一步推广二维码的使用范围，首先需要提高档案管理者和利用者对二维码的认可度，还要加强档案门户网站的建设。

基于目前的学籍档案管理系统，以学生申请网上下载成绩单为例，学生调取成绩单的程序如下：（1）学生本人登陆学校网站，通过验证个人信息（用户名和密码），进入学籍档案管理系统，填写下载成绩单的申请表； （2）验证通过后，网络服务器向元数据库服务器申请访问令牌（包括档案地址和时间有效期等信息）；（3）元数据服务器将访问令牌传递给网络服务器；（4）网络服务器按照申请者填写的信息将内容访问令牌分发给档案使用者；（5）档案使用者向资源服务器索取成绩单；（6）资源服务器将成绩单返回给档案使用者。

同样道理，校方管理者如需调取档案信息也按照类似步骤进行，既方便又科学，尤其是现在新的教学模式和课外实践课程的增多给学籍管理带来了很大难度，利用现代信息技术进行管理则能化难为简。

4 结语

如何更加科学高效、安全稳妥地对档案信息资源加以开发和利用，是档案管理人员面临的重要课题。抓好落实高校学籍档案工作并非易事，除了统一认识，制定严格的规章制度外，还应利用科学的管理方法，开发适用于各院校具体实际的管理系统，形成一个完整的控制链。相关工作人员必须解放思想，锐意进取，增强信息服务意识，提升信息服务能力，开拓高校学籍档案管理与开发利用的新局面。

参考文献

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[3] 李佳秋，等.试论高等学校学籍档案的管理与开发利用[J].湖南工业职业技术学院学报，2004，4（1）.

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1、学生方面

大学生档案意识薄弱，对档案的重视度不够。很大一部分学生对自己档案内容价值及服务利用认识不清，对档案材料的填写敷衍了事，字迹潦草，信息不详，不积极主动收集体现自己接受教育背景、有利于就业求职的档案材料。学生对在校期间获得的各种荣誉证书是否装入档案，也不过问。在校期间从未进入过档案馆或使用过档案，甚至没听说过档案馆，对档案的作用一概不知。

2、学校方面

（1）档案管理队伍不够专业化，缺乏责任心

目前，很多高校档案管理工作者变动频繁，没有专职的档案管理工作人员。而且没有系统地学过国家对档案管理的相关法律法规，档案意识淡薄，缺乏档案管理的基础知识和专业技能，对档案管理工作认识不到位，认为档案管理不是什么重要工作，就是抄抄写写，只要守好摊，不丢失，不泄密，能应付外调、查档和转递就行。结果导致对档案管理工作不重视，档案管理工作较为混乱。另外，多数档案管理员缺乏必要的责任心。对能够真实反应学生在校期间各项表现的材料不能及时归档，学籍档案里的材料单一，学生档案中能够反映大学生在管理能力、奖惩情况、心理素质、综合素质等方面的材料不健全。学年鉴定表、毕业生登记表上面的评语老套、雷同，不能真实全面地反映学生情况，不能为用人单位提供有价值的信息。

（2）对学籍档案管理重视不够，制度不健全

目前，没有针对高校学生档案管理方面的统一法规，因此致使部分高校对该项工作重视不够，未能建立起一套系统、连续、完整的档案管理制度，使得学生档案管理体制较为混乱，缺乏应有的制度化和规范化的管理。有些学校虽然制定了相关规定，但内容空洞缺少细则，缺乏统一标准和操作规范，常在实际归档操作过程中出现混乱的错误，为后续工作带来诸多不便。另外，由于学校对该工作的重视度不够，投入较少，硬件设施不到位，引起档案材料霉变、虫蛀等现象。

（3）现代高新技术未能充分应用

随着高校扩招，学生人数的不断增加，学生的来源各不相同，庞大的学籍材料收集、整理工作给学籍档案工作人员增加了很大的困难。现代高新技术未能得到充分利用，信息化、智能化管理手段匮乏。大部分高校还保持纸质档案管理，有需要查阅学生学籍档案、或政治审查的单位不能使用网络技术进行远程操作，不得不登门拜访。

二、加强高校学生档案管理的对策

1、积极做好引导工作，培养学生良好的档案意识

高校应邀请相关专业人员对学生做关于档案管理、档案的作用的讲座，辅导员应通过现实案例对学生进行广泛的宣传，让学生了解档案的用途，明白档案的重要性。增强学生对档案的认识，妥善处置好自己的档案，以免给将来带来不必要的麻烦。如有的学生由于档案问题失去读研的机会、报考公务员的机会，有的影响户口迁移，有的影响职称评定等。

2、加强学籍档案管理队伍建设

首先，加强兼职档案员队伍建设，重视学籍档案管理人员的业务素质培养。目前，有部分高校缺乏专业的档案管理人员，学生学籍档案的工作主要是有兼职人员来完成。因此，学校要重视档案管理专业人才的引进，同时注重兼职档案人员的培训，促使他们尽快掌握档案管理的相关理论知识和法规，熟悉档案管理具体工作的方法和流程。同时重视加强相互沟通交流，营造相互配合的良好氛围，推动发展。其次，注重增强档案管理人员具体工作的责任心，在建档过程中严格审查、规范归档材料细心并注意保密工作，切实履行好自己的职责，为学生提供更优质、更高效的服务，真正发挥学籍档案的服务功能。

3、完善高校档案管理规章制度

学生学籍档案管理工作比较复杂，需要教务、学工等几个部门的协同工作。高校应制定制订适合本校实际的制度、办法、实施细则等相关的规章制度来规范学生档案管理。对毕业生档案的具体内容，归档材料的收集、整理，以及毕业生档案的转递、留存做统一规范，指导学生妥善解决档案的存放问题，确保档案管理工作各个环节的顺利开展。

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中图分类号:G473.3 文献标识码:A

文章编号:1004-4914（2011）08-099-02

普通高校成教学生档案真实地记录了成教学生在校学习情况，是原始性、凭证性的根本依据。成人高等教育是我国高等教育的重要组成部分，普通高校的成人学籍档案是反映学校教学管理过程和学生在校学习期间德、智、体、能诸方面的原始真实记录，这项工作非常重要，不容忽视。成人高校学籍档案以它的数量多、专业领域广、学习形式多样化、利用率很高的因素，受到了社会上的广泛重视。因此做好学籍档案管理工作对进一步完善学校的教学管理工作，对国家和社会考查和选用人才，对学生学历的证明都具有非常重要意义。

一、普通高校成人学籍档案管理存在问题

1.对成人高考报名审查工作把关不严。目前，我国已经进入信息化时代，山西省成人招生工作也从2009年开始进行网上报名，从而使山西省已经实现了从报名到录取的网络化管理，考生报名和学校招生录取工作都是在网上进行，大大提高了工作效率，同时也基本上保证了学校的生源质量。但是学校在每年录取工作结束后并审查学籍档案时，还是发现以下问题需要引起重视：

（1）存在考生信息档案与现实不符问题。凡是参加全国成人高考的考生，在学校录取后应有一张带有学生本人照片的“考生信息表”电子档案，这份电子档案是学生毕业时的入档材料之一。近几年来，我们发现有许多学校或多或少都存在着学生的“考生信息表”与现实不相符现象，如姓名有一个字错误或身份证号错误等现象。这就说明当时考生参加成人高考报名时，自己没有认真核对自己的相关信息，而相应的工作人员也没有把好这一关口。这种现象的出现，会给日后学校新生档案审查工作、教育厅为各高等院校的新生注册工作都带来了很大的困难。

（2）存在专升本学生无专科毕业证的问题。按照教育部规定，专科起点升本科的考生在报名时，必须要携带具有经过教育部批准的国民教育等系列高等院校颁发的大学专科毕业证书方可报考。但是学校在录取新生后进行再次核查学生的专科证件时，还是会发现无专科原始证件的学生为数不少，这又说明当时考生报名时各地市招办的工作人员没有把好专科毕业证书“认证”这一关，这种“伪证”现象的出现又给日后学校和省教育厅的“验印”工作带来了诸多不便。

2．对日常学籍管理工作制度不严谨。普通高校成人学籍管理是一项十分严肃而认真的工作，其工作性质是环环相扣，如果在日常工作中出现不衔接的情况，则会严重影响学校其它教学管理工作的正常运行。学籍管理工作是学校教学管理工作的基础，其工作主要包括：成人高校招生录取、成绩管理、学生档案管理、学籍注册管理、毕业注册管理、学士学位管理工作等，因此所产生的学籍档案资料也很多。可见一所学校的教学质量高低、学籍档案质量高低与这所学校所制定的学籍管理制度是否完善有着很大的关系。有些高校还是存在问题，诸如：

（1）学校的学籍管理制度不够严谨。目前有些普通高校的成人学籍管理不够严谨，对成人高等教育工作不太重视。如日常教学工作没有程序、管理不够规范、学籍档案质量不高等。学校只求省事、省力和省时，不求原则、规范和质量，没有及时督促、检查、收集相关学籍档案材料，归档完整性不高。这样在很大程度上又失去了学籍档案管理的及时性、真实性、完整性和可靠性。显然也就失去了它日后的参考价值和利用价值。学校这种办学不够严谨的工作作风在很大程度上影响了普通高校成人高等教育在社会上的办学声誉。

（2）对学籍管理没有实行计算机网络制度。目前大部分普通高校的成人教学管理工作还是在日常的手工操作上，没有做到与时俱进和开拓创新。有些高校虽然对于成人学籍管理利用了计算机管理，这样在注册等方面大大提高了工作效率，但还没有实现真正意义上的学籍网络管理和网络共享，有的学校函授站较多，对于学生的学籍管理也在很大程度上依靠函授站的管理人员，没有网络共享势必影响了成人高校学籍管理工作效率。

3．对成人学生毕业设计（论文）的要求不够。普通高校的成人学生大部分是来自不同专业岗位的在职工作人员，他们来学校上学的目的不仅是要获得学历，还是想再次给自己“充电”，将所学到的专业知识运用到实践中去。所以说，高等教育对他们来说是至关重要的学习阶段，是吸收专业知识最富有实际意义的时期。尤其是最后的毕业设计或者是毕业论文是检查学生在校期间综合培养的重要环节，学校应该严格把好毕业设计这一关。然而，有些高校还存在着以下不足现象，诸如：

（1）没有毕业设计（论文）的讲座或教学环节。毕业设计是对学生学习进行全面检验的一个重要的教学环节，是检测毕业生综合分析能力的最好办法。毕业设计的具体实践过程将使学生进一步适应社会的需要。但是有些学校没有毕业设计的具体教学和实验环节，对毕业生的考核制度不够完善。教师对学生毕业设计的指导无章可循，不负责任，不注重考察和培养学生的学识水平和解决问题的实际能力。

（2）毕业设计（论文）的资料收集和保存不完整。不管学生学的是什么专业，最终都要经历最后一个学期的毕业设计（论文）的调研准备工作。它包括毕业设计（论文）的选题、教师指导、毕业设计（论文）的实施过程、毕业设计（论文）答辩、成绩评定等，学校应该将那些公认的优秀毕业设计（论文）收集整理存档，作为今后的教学研究和教学评估所参考，对于每次指导教师对学生的指导评语等资料都应留存保管，但是有些学校将毕业指导和答辩后的所有资料当作废纸处理掉，使毕业设计（论文）资料的保存不完整。

（3）忽视毕业生档案材料的保密管理。全省普通高校成人毕业生的档案材料不一定要求统一，但是其中至少不能少于三样材料，即：成人高考考生信息表（含有照片），新生录取政治思想鉴定表，毕业生登记表（其中包括学生简历、自我总结、学生成绩、学校评语和签字）。但是我们发现有些学校发给毕业生的档案材料中只有一份“毕业生登记表”，档案袋不作密封便直接给学生带走，没有丝毫档案保密意识。致使有不少学生所在单位打电话向学校询问有关学生档案的真伪事宜，在很大程度上反映了学校办学不够严谨、工作态度不够认真的问题

二、对普通高校成人学籍档案管理的建议与具体措施

1.对成人高考报名审查要严格把关。

（1）把好考生报名审查关口。面对上述种种现象，首先我们建议各城区招办、各地市招办应预先对本单位接待报名的工作人员进行业务素质培训，应委任那些业务精、作风正、工作实、纪律严的同志来担任此项工作。从2009年开始，山西省实行了成人高考网上报名制度，有些人在网上报名时，将自己的姓名或身份证号填写错误。在现场确认时，不仅让考生按照要求认真核对相关内容，同时还必须要当场给考生本人拍摄照片，如果考生姓名或身份证号错误者，工作人员不能给该考生进行确认，真正从源头上杜绝考生信息档案不符出现，即把好考生“入口”关。

（2）把好对专科学历“认证”关口。成人高考网上报名结束进行现场确认时，各地市招办在对专升本考生专科毕业证书进行“认证”时要严格把关，以防“伪证”现象出现。对于无专科毕业证书原件的考生一律不予确认，要坚持“公开、公正、公平”的原则。学校录取工作结束后，若发现专升本学生的专科证书有疑问，可通过登录网站省略,（中国高等教育学生信息网）再次进行查询。一旦确定属于“伪证”情况，学校必须立即对这些学生进行“退学”处理。要认真做好学校学籍档案文件管理的完整性。用实际行动打击社会上的“伪证”现象，确保学校的生源质量和教学质量，真正做到维护普通高校成人高等教育学历文凭的严肃性和权威性。

2．对日常学籍管理工作要严格把关。

（1）学校要制定严格的学籍管理制度。学籍档案是反映一所学校学籍管理过程中的真实记录，是反映成人高等教育发展的见证。作为一所成人高等院校，应把学籍管理工作列入到学校的重要议事日程，因为学校是以学生为本，学生则以学籍为主。若不注重“学籍”管理，学校的其它工作则无从谈起。所以学校应结合成人教育特点和规律，制定出具有本校自身特点又要切合实际的学籍管理实施细则。只有这样，学籍的各项工作才能做到有章可循，违章必究，才能保证成人高等院校学籍档案管理的严肃性。完善学籍管理制度，对提高工作效率，对提高管理者水平，对实现学籍档案管理规范化、制度化、科学化具有十分重要意义。

（2）及早实现成人学籍计算机网络管理。高校的一切教学动态和学籍信息对学生来说是一种很重要的信息资源，特别是学生的学籍变动和考试成绩等情况应该随时公布。所以学校应该考虑通过互联网实现学籍档案管理共享，使学生和家长能够在任何地点以最快捷、最方便的操作来获得他们最关心的学籍和其它方面信息，从而大大提高了教学管理工作效率和学籍档案利用率，拓展了学籍档案管理的服务领域，也是高校学籍档案管理对社会的一种创新服务。

3．对成人学生毕业设计（论文）要严格把关。

（1）注重毕业设计（论文）的教学环节。毕业设计（论文）是学生在校学习时期的最后一个教学环节。这个教学环节为四个部分：讲座；选题与调研；编制设计或撰写论文；审阅与答辩。学校应根据不同专业学科的现状和特点制定出一系列具体科学的管理办法和考核制度。例如：实验的基本操作、资料的查阅和整理、实验工作记录，论文撰写注意事项等都应该有明确的要求。应该总结教学经验和成果，应将每届的规章制度、经验和成果以及相关文献资料立卷存档，对日后教学研究和学校评估均具有很大的参考价值。

（2）注重毕业设计（论文）资料的收集和保存。毕业设计的教学时数在各门课程中是最多的一项教学内容，是对学生在校期间所学知识的一次检验，也是对学生在思维方法和分析解决问题方面的一次较为严格的综合训练。所以学校应当将学生开始做毕业设计时指导教师对于学生各个阶段的评语等留存，对于学生的优秀的毕业设计和优秀论文也应归档，因为这些资料也是知识财富，对于今后学生的毕业设计等具有一定的参考和利用价值。

（3）注重毕业生档案的保密管理。普通高校成人学籍档案工作是反映一个学生在校期间的从入学到毕业的全部求学经历，是学校对学生教育做了一个全面的客观的真实记录，学籍档案材料对学校、对学生本人、对社会都具有重要依据和利用价值，学校要认真对待毕业生档案管理工作，应当本着对学生、对学校、对社会负责态度去做好毕业生档案整理和保密工作；一定要将毕业生在校期间的全部档案清点密封后加盖启封章，确保学生档案的保密工作，保证学生档案材料的完整和安全性。

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1. 提高重视程度， 健全规章制度

在竞争日益激烈的今天，各个企业、各个部门的竞争， 更是各类专业人才之间的竞争， 而在激烈的人才竞争中， 高职院校学籍档案发挥着重要的价值与作用， 直接关系到毕业生的就业与前途。高职院校领导、各职能部门以及学生本人， 都应提高对学籍档案的重视和认识， 自觉收集、更新、完善学籍档案。高职院校构成比较复杂，学籍档案种类多、形式多样，涉及的系、部、实训中心特别多，学生成分复杂， 时间跨度大，给收集整理、立卷归档、档案转递和管理利用等环节带来一定的难度，因此校领导要切实加强对学籍档案的建立和管理的督导工作， 在人、财、物配备上给予支持， 挑选有责任心的专职或兼职人员担任学籍管理工作， 改善办公、管理环境， 加强关于学籍档案工作的宣传， 为高职院校学籍档案管理规范化、科学化、现代化提供有力的保证。科学化、正规化管理学籍档案的前提是建立和健全各项规章制度。依据《普通高等学校档案管理办法》以及遵循各高职院校学籍档案形成的规律， 制定、完善学籍档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用以及安全保密等一系列的规章制度， 规定专职和兼职档案人员的工作职责和任务。如制定 学籍管理规定、学籍收集整理制度、 学籍管理人员岗位职责等， 使学籍档案管理做到有章可循， 有据可依， 照章办事。

2. 搞好学籍档案的开发利用，做好档案信息的社会化服务

随着计算机技术和网络技术的发展，学籍档案管理也逐渐实现信息化。以往以保密和单纯保管为主的管理方式已逐渐不能适应社会的需要。高职院校学籍档案管理工作必须跟上时代步伐，改革不适应现代化管理要求的方法，将计算机技术引入学籍档案管理工作中。高职院校可以建立先进的教学管理系统，集排课、选课、学籍等教学管理工作于一体，通过计算机网络信息系统，建立一个学籍管理平台，将新生录取名册、学生学籍、毕业生登记表、毕业证书编号等，由教务部门的总网站下辖各系的分网点，随时检索所需的学籍档案材料，从而实现资源共享，提高工作效率，使学生学籍档案管理走向科学化、规范化。