档案管理机制范文

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在社会发展过程中，档案充当着非常重要的角色，一定要予以重视。一直以来，因为各种不确定因素与外界干扰，导致档案管理工作存在着一定的难度，相应的规章制度也不完善，在进行具体管理的时候，存在着很多的不足。针对这样的情况，一定要加强对管理机制的完善与创新，保证管理工作的全面落实。

1 更新观念，树立档案管理全员参与意识

档案管理工作不仅是办公室人员的工作，也需要各部门人员的参与，共同完成相应的管理工作。首先，一定要提高领导意识与领导责任。档案管理水平和领导重视程度有着一定的关系，所以，一定要加强领导的检查与监督，积极参与到档案管理工作当中，不仅要提供一些自身工作档案，还要加强在人力、财力、物力等方面的投入与支持。其次，档案管理办公室的工作人员一定要负起责任，加强档案建设与管理工作。档案管理办公室的工作人员一定要积极配合领导工作，加强各类档案的整理与记录，并且进行及时记录与归档，并且进行相应的编号。最后，一定要加强各部门的协调配合，组织全员进行积极的参与。在开展档案管理工作的时候，不仅是档案管理一个部门的责任，也需要其它部门的协助，这样才可以收集更多的资料信息，并且在进行整理的时候，也可以借助其它部门的力量，有效提高工作效率，促进档案管理工作的高效、合理。

2 建设以人为本激励机制

激励实质就是满足人的需求，促进人积极的开展相关工作。在制定激励机制的时候，一定要使其符合工作需求，才可以诱发人的行为动机，实现调动积极性的目标。大部分档案管理工作人员从事的工作都是一些很少让人知道的幕后工作，相关领导与管理人员一定要遵循“以人为本”的原则，关心与关注工作人员的生活、工作、思想等，真正为工作人员解决一些实际问题，尽可能维护工作人员的亲身利益，在档案部门的内部，一定要加强“尊重知识、鼓励创新、尊重人才”理念的宣传，树立良好的工作风气，尽可能调动工作人员的积极性与工作热情。除此之外，在档案管理工作中，也可以适当的引入情感激励、竞争激励、强化激励等方式，以此来促进与调动相关工作人员工作的积极性，保证档案管理工作的全面展开，促进档案事业的可持续发展。

3 建立规章制度，全面开展档案管理

在对档案进行管理的时候，一定要制定档案保管机制，安排专门人员进行管理，保证档案的完整性与科学性；建立档案保密机制，不可以随意扩大档案的应用范围，保证档案管理人员不会泄漏档案信息；严格档案借阅机制，只有在领导批示的情况下，才可以进行档案借阅手续的办理；明确档案鉴定机制，设立鉴定小组，对档案保管年限与等级等展开相应的鉴定，同时对鉴定后需要进行销毁的档案，一定要办理相应的批准手续；设立档案移交机制，不断健全档案的移交手续与程序；设立档案立卷归档机制，保证有价值文件与相关材料的有效保存，不会出现遗失、破损的情况。在进行立卷的时候，一定要保证书面材料的规范，正确排序，明确目录与页码，同时对保管期限进行明确的划分，保证案卷装订的整齐、美观。在进行档案移交的时候，一定要保证移交目录的准确，并且进行相应的核对，签字确认。

4 强化档案部门文化建设

在开展档案管理工作的时候，一定要加强档案部门凝聚力的提高，这样才可以促进档案管理工作的全面落实。在提高档案部门凝聚力的时候，不仅和物质条件有关，与文化条件、精神条件等均有一定的关系。在档案部门文化建设过程中，一定要注意以下内容：其一，加强档案部门特色文化、价值观、精神的培育；其二，树立社会主义荣辱观，建立积极、向上、健康的部门形象；其三，制定具有部门特性的目标与发展战略；其四，构建以人为本的规章制度；其五，构建档案管理工作人员参与决策的机制；其六，创建轻松、和谐的工作环境，让工作人员进行良好的沟通与交流，进而增进彼此的关系；其七，加强对档案管理工作人员的培训与教育，不断提高工作人员的专业知识水平与业务技能，促进档案管理工作的全面落实，构建档案管理长效机制，促进档案事业的可持续发展。

5 规范操作，开展标准化运行

在开展档案管理工作的时候，一定要加强档案分类，严格按照档案类型开展相应的管理工作，并且规范每一个环节的操作，实现档案管理工作的标准化。在开展档案管理工作之前，一定要对档案进行鉴别与分类，保证档案资料信息的准确性与科学性，剔除一些没有价值、重复的信息，进而为档案的后续管理工作提供了便利条件。在进行规范操作的时候，一定要加强对以下内容的注意：其一，必须保证外形统一。在建立档案的时候，一定要保证其外形的统一，进行统一的装订，采用统一的纸张等，保证档案形式符合相应规范标准的要求；其二，保证检索符号的统一。在分析档案内容的时候，一定要保证其检索符号的统一、规范；其三，保证名称的统一。在进行档案装订的时候，一定要进行科学的分类，并且进行相应的命名，规范每类档案的收集范围与命名原则；其四，保证编制统一。也就是根据案卷排列的顺序进行统一的编排，比如，根据年度、项目、月份等进行案卷的编排。在档案管理工作中，只有加强对操作的规范，才可以保证相关工作的标准化完成，进而实现档案管理机制的完善与创新。

6 结束语

总而言之，档案工作在社会各领域中发挥的作用越来越突出，为了实现信息资源的有效利用与共享，一定要加强对档案管理工作的重视，并且结合以往的工作经验，制定科学、合理、高效的档案管理机制，随着社会的不断发展，科学技术水平的不断提高，根据实际情况，进行一定的完善和创新，进而实现档案管理工作的全面落实，促进社会与经济的进一步发展。

参考文献

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（一）企业人事档案管理方法落后

尽管从总体上看，我国各类企业都十分重视人事档案管理工作，但仍然存在着管理方法落后的问题。有的企业对人事档案管理过于简单，只是对企业员工的姓名、性别、年龄等信息进行简单的记录，而对企业员工德、能、勤、绩等方面的记录较少，无法真实反映企业员工的个人成长经历和历史业绩。还有一些企业对人事档案管理尽管虽然记录比较详细，但具有较强的格式化，还缺乏分类管理的意识，这种传统的管理方法不利于形成健全和完善的员工档案管理体系，无法为企业档案开发利用奠定良好的信息基础。

（二）企业人事档案管理质量较低

尽管我国企业人事档案管理日益步入规范化，但很多企业档案管理质量较低，企业员工的档案缺乏真实性。有的企业人事档案管理存在着员工信息前后不符的问题，导致企业人事档案无法更加真实、有效的反映员工的个人信息，不利于企业人事档案的应用。还有一些企业对于“流动性”较大的员工，根本不建立人事档案，存在着严重的“弃档”现象。而企业人事档案的保存更是企业人事档案管理中的薄弱环节，归档立卷工作不及时，查找企业员工档案十分费时费力，增加了企业人事档案的管理成本。

（三）企业人事档案管理模式单一

从我国企业特别是中小企业人事档案管理情况来看，很多都采取手工管理的方式，信息化管理体系不健全，很多企业还没有使用档案管理软件，计算机、照相机、扫描仪、移动硬盘等现代化档案管理设备十分匮乏，导致企业人事档案管理只能靠人工的方式。还有一些企业人事档案缺乏“开放性”，对人事档案实行“封闭化”管理，除了企业管理层和档案管理人员，其他部门以及广大员工根本无法接触到人事档案，导致企业人事档案的开发利用严重不足。

二、我国企业人事档案管理问题的原因分析

（一）观念制约

我国企业人事档案存在上述问题的原因尽管多种多样，但最为根本的原因是企业对人事档案管理缺乏重视，还没有将企业人事档案管理上升到“人才强企”的战略高度，因而企业领导层和管理层对人事档案管理工作不够重视，在人力、物力、财力的投入方面较少，档案管理工作更多的是采取“兼职”的办法被列为捎带手去做的事情，不利于企业人事管理工作科学发展。这也直接导致很多企业没有健全和完善人事管理制度，人事管理具有较大的随意性，监督考核工作也不健全，因而导致企业人事管理工作不够规范、方法陈旧、模式单一，制约了企业人事档案管理工作更好的开展。

（三）人员制约

人是生产力中最活跃的因素，企业人事档案管理的好坏，很大程度是由企业人事档案管理人员的综合素质所决定。一方面，由于企业对人事档案管理工作不够重视，这就直接导致企业人事档案管理人员配备不到位，即使配备了专（兼）职人事档案管理人员，也由于缺乏激励和约束机制，导致企业人事档案管理人员工作态度不够积极，无法将更多的精力用于企业人事档案管理，更多的是在应付差事。另一方面，由于企业具有特殊性，因而对人事档案管理人员也提出了特殊要求，人事档案管理人员既要具备档案管理知识和管理能力，同时还必须对企业生产、经营等活动更加了解，但我国很多企业人事档案管理人员不注重加强学习和管理创新，导致很多重要的人事资料无法归档，影响了企业人事档案管理的科学化。

三、完善我国企业人事档案管理机制的思路

（一）创新企业人事档案管理理念

理念具有先导性作用。完善我国企业人事档案管理机制，首先必须在理念创新上狠下功夫。企业领导层和管理层要从推动“人才强国”和“人才强企”战略的角度，高度重视企业人事档案管理工作，既要加大企业人事档案管理工作的人力、物力、财力的投入，为企业人事档案管理奠定坚持基础；又要加强对企业人事档案的组织领导，经常关注和过问企业人事档案管理工作，帮助解决企业人事档案管理过程中遇到的问题和矛盾，为企业人事档案管理工作营造良好环境。

（二）完善企业人事档案管理制度

制度具有长期性、稳定性、规范性的重要作用，制度是带有根本性、长期性、稳定性和规范性功能的行为规范。完善企业人事档案管理机制，必须进一步健全和完善企业人事档案管理制度。一方面，企业要着眼于新形势、新任务对企业人事档案提出的新要求，积极推动企业人事档案管理制度创新，对于已经过时和落后的制度要进行修改和完善，比如对于企业人事档案的搜集必须将“取之有据、弃之有理”作为重要原则，确保人事档案管理更加规范。另一方面，应进一步强化企业人事档案管理制度的执行力，确保人事档案的搜集、归档、利用等更加规范。

（三）优化企业人事档案管理模式

健全和安全的企业人事档案管理模式，对于完善企业人事档案管理机制至关重要。要建立企业人事档案协调机制，将企业人事档案纳入到企业各部门的工作内容之中，只要是涉及到人事方面的资料，都应交由人事档案管理人员进行统筹；要建立企业人事档案管理内容，对于企业员工的个人资料、基础材料、业绩材料、科技成果材料以及不良表现等材料进行归档，通过细化管理完善人事档案内容；要加强企业人事档案“信息化”建设，购置信息化建设的硬件设备和软件程序，优化信息资源，强化开发利用。

（四）打造企业人事档案管理队伍

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进入新世纪后，我国社会保障制度很快步入了走上了改革之路，养老保险社会化管理与服务进程不断加快，社保覆盖群体、面积也不断扩大。数据调查现实，2015年全国参加基本养老保险人数为85833万人，国养老保险参保人数高达8.58亿。社会参保人数不断上升，使得社保档案数量急剧增多，社保档案管理工作的难度不断加大。传统的社保档案管理方法已经无法适应社会发展要求，创新社会档案管理机制刻不容缓。与此同时，随着社会主义市场经济体制的不断完善，各企事业单位纷纷走进市场，严峻的竞争压力，多样化的自主创业渠道，使人才流动频率也随之加快。参保人员跨地区流动、异地就医、异地养老的情况大量出现，社保档案变动更加频繁，社保档案的利用率也越来越高。依靠传统的分散式档案管理方法，很难再为参保人员提供快捷、准确的服务。这些，都要求社保档案管理单位顺应社会发展要求，创新社保档案管理机制。

二、创新社保档案管理机制的建议

（一）提高服务意识

社保档案管理工作的最终目的是资政惠民，为民服务。因此，在“以人为本”的工作理念指导下，社保档案管理单位要提高社保档案管理与服务意识，主动出击，深入企事业单位开展调研，针对企事业单位养老、医疗和失业保险档案特点，了解社保相关业务、职能分工、工作流程等社保档案形成工作的规律。找出社保档案形成过程中普遍存在的问题，如许多单位由于经费和人手不足，都没有专门的档案管理机构，社保档案基础薄弱，档案管理松懈。然后，找出解决相关问题的办法，培育相关的专职人员，提高社保档案管理整体水平。在此基础上，与各部门展开座谈，深入探讨社保档案形成中需要注意的问题，如原始资料收集与管理方法，档案利用问题等，并就相关问题的解决措施与企事业单位达成协议，共建社保档案共享平台，完善社保档案，使企事业单位提高档案管理意识，理清思路，明确方向，争取为参保人员提供优质而完善的服务。

（二）完善管理章程，规范档案管理

社保档案管理工作的顺利实施，需要建立在档案管理章程完善的基础上。近年来，在社会保障管理方面，我国政府对社保事业进行了综合规划，同时成立了国家社会保障委员会，由其负责社保领导、决策和发展规划工作，社会保障管理制度也日渐完善。但是，社保档案管理始终是社保管理实务中极其薄弱的一环。这就要求有关部门进一步完善社保档案管理章程，规范社保档案管理制度，根据社保人群特点建立对应的社保档案管理体系，明确社保档案管理工作程序，构建科学的社保档案组织框架，避免在同一业务上造成资源浪费。如省市档案档案局可在调研论证的基础上，出台社保档案管理办法，就社保档案管理体制、经费、适用范围、案卷质量标准、保管利用等作出明确规定，要求各级档案部门严格按照管理章程来办事，以确保社保档案管理工作的规范性。

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二、国有企业档案管理工作创新措施研究

进行国企档案管理工作创新性改革要求国企各个部门积极配合，档案管理的工作宗旨、工作技术、工作队伍三个方面都要跟随时展进行创新。第一，加强对档案管理工作的重视与管理。国企领导应当加强对档案管理工作的重视与支持，帮助改善目前档案管理人员简陋的工作环境，投入更多专项资金与先进技术支持档案管理工作进步与创新。国有企业要加强对档案管理工作人员的培训与管理，首先要建立一支素质较高、结构合理、知识全面的复合型并且相对稳定的人才队伍；其次要对工作人员实行考核制度与奖惩激励制度，对工作考核不合格的工作人员及时进行惩罚措施，并定期组织企业员工参观先进企业档案管理流程，学习目前流行的档案管理工作经验并积极推广，让公司员工能够在学习中养成档案管理规范意识。第二，提升国企档案管理工作水平。国有企业倡导建立合理、科学的档案管理制度约束管理行为，在档案收录、检索等工作方面进行创新性变革，档案管理工作可以实行“三位一体”管理制度，这种管理制度要求管理方法与管理流程进行对应，信息收集严格符合档案管理流程要求，各个环节相互牵制、相互辅助、相互呼应，能够合理化国企档案管理平台建设，提升国企档案管理信息实用度，对国企进行企业改革起到推动作用。在进行档案管理时也应该注意收录档案的质量与信息的完整性，在进行档案收集后需要对档案信息进行挑选，将不符合收录要求的档案信息重新修改，将繁杂、冗长的档案信息进行删减后收录。真正能够收入国企档案的应该是能够反映国企人事状况、经济发展状态的真实信息，能为国有企业发展提供更多经验与参考信息，有效帮助提高国有企业档案质量。相关工作人员应该及时更新档案信息防止信息遗漏，保证及时、准确将企业信息计入档案，不能贪图数据美观就迫于压力私自修改信息，要保证国有企业档案信息的真实客观性。第三，结合现代信息技术创新国企档案管理工作。普通电脑软件的信息收集与处理能力已经不能适应新常态下的国企档案管理需求，档案管理应该及时进行信息技术革新才能保证档案管理工作效率。国企可以将计算机、扫描仪等现代设备进入档案管理系统，让公司报表、文字档案能够高效转化为可视化电脑数据，能够减少人工数据抄录可能出现的纰漏。大型国有企业可以与软件公司合作开发自身档案管理操作系统，在软件设计时充分考虑本企业档案特点实行个性化设计，保证档案系统能够为企业其他系统提供稳定、高效的档案信息，公司还应该做好档案管理系统的信息安全工作，防止外部人员钻空子盗取企业内部信息。利用网络信息技术实现档案管理系统与企业经营决策系统协同互动，提升企业管理经营科学性与正确性，实现国有企业现代化创新管理。

根据以上分析可以发现，目前国有企业对档案管理工作缺乏重视与支持，档案管理队伍水平与技术运用能力都较为低下，为使国有企业在新一轮的改革重组中有效的参与市场竞争，实现国有企业自我发展和经济效益的最大化，必须加快国企档案管理工作信息化改革与队伍建设，让国有企业档案管理工作为国企创新改革更好服务。

作者:宋玉芬 单位:天津渤海轻工投资集团有限公司

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档案管理工作在工作方法上坚持使用传统的管理方法，在档案的分类和归属问题上，档案管理人员的业务能力有所欠缺。在档案管理工作中有一个普遍的错误观点，认为档案管理工作工作枯燥，缺乏创造性和吸引力。这是由以在档案管理的方法上，档案管理人员缺乏创新的意识，对于现代化的操作手段没有及时的进行吸收和学习，这就造成了工作上的积极性减弱，档案管理工作的方式相对就无法实现丰富。档案管理工作应该在意识和行动上实现统一，以积极有效的工作方法的创新带动档案管理人员的业务创新实践，充分的体现档案管理工作的现代价值，为干部档案管理工作带来新的面貌。

（二）档案管理工作人员缺乏

专业素质档案管理工作人员对于档案管理工作的认知不明确，在工作的态度上给大众一种悠闲的感觉。档案管理工作人员的工作压力不明显，没有认识到社会对于档案信息资源的急需程度。在档案管理和档案的查找过程中，档案管理人员没有熟练的业务能力，甚至于造成档案的丢失。档案管理工作责任重大，关系到人力资源的管理工作，档案管理人员应该不断的提升业务能力，注重提升专业素养，将档案管理工作作为人力资源保障的重要基础，实现对档案管理工作的专业化发展，以业务能力和熟练的操作技能实现对档案管理工作的促进。

（三）档案管理工作基础薄弱

档案管理工作的基础比较薄弱，其中有很多有效的资源无法得到充分的开发，对于档案管理工作应该建立一定的管理机制，以提升档案管理人员的业务素质。通过一定的制度规范和机制的创设，提升档案管理工作的社会责任感，明确档案管理工作的工作内容，积极的开发档案基础工作的有效资源。提升档案管理工作的基础性，为档案管理工作人员的业务能力的发展创设良好的环境，积极的促进档案管理工作现实发展。

二、干部人事档案管理人员激励机制构建

（一）加强档案管理人员职业技能培训

增强职业吸引力档案管理工作应该注重对档案管理人员的职业技能进行有效的培训，通过对先进的档案管理技术培训，提升对档案资源的整合能力。在意识上明确档案管理人员工作认知，了解档案管理工作的重要性，提升行业的吸引力。重视启发式的激励机制，通过绩效考核和奖励机制，对档案管理工作人员的主动性和积极性有所调动。鼓励档案管理人员积极的进行创新，提升业务能力，实现档案管理的现代性发展。

（二）调整薪酬分配制度

提升福利待遇档案管理人员的工作热情不高，最为主要的原因就是单位的激励机制不健全，通过有效的奖励机制的创设，让档案管理工作人员的业务能力和工资待遇相挂钩，在福利待遇上、假期安排上都给予表现突出的员工进行积极的奖励。通过薪酬制度的调整实现对档案管理工作的积极性的提升，在保障档案管理人员基本的薪资待遇的基础上，加大奖励制度，让档案管理人员提升工作的热情，以认真主动的态度去投入到工作中去。通过奖励和晋升制度，促进档案管理人员积极的进取，主动的学习，加强信息交流培训力度，自觉的提升自身的业务能力和职业素养。

（三）注重文化交流

实现人文关怀档案管理工作接触的工作内容比较单一，因此应该注重对档案管理人员的人文关怀，促进员工之间的工作交流。通过增加人文关怀等方面内容，提升档案管理人员的职业归属感。构建“以人为本”的干部人事档案管理人员激励机制，实现奖惩分明的管理制度，保障每一位员工的基本权益。在日常的工作中，积极的深入到档案管理工作的基层工作中，了解档案管理工作人员的业务需求和情感诉求，帮助员工解决工作上的困难。

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随着科技社会的进步和网络技术的发展，现代企业已实现无纸化办公。企业网络平台的各个业务操作系统无疑成了无纸化办公的重要支撑。在这些业务操作系统里会产生大量的档案资源，如何将这些种类繁多、形式多样的档案资源进行收集、整理、归档？运用何种手段进行整合？是每一位企业档案工作者所要思考的问题。档案是社会精神及物质文明建设的重要依据，是人类工作和研究的珍贵资料，是人类智慧的结晶。因此，建立并完善适应企业档案资源管理的归档机制显得非常重要。

一、企业档案资源的种类和形成规律

企业档案资源是随企业的发展而不断变化的，其种类也是在企业生产经营过程中所产生的，目前，企业档案资源的种类主要包括：文书档案、合同档案、职工档案、工程项目档案、人事档案、财会档案、声像档案、实物档案以及与其相对应的电子档案。档案资源的形成有它特有的规律性，我们可以从它的来源、结构和范围来了解。

首先看档案资源的来源。在企业的经营管理过程中，在机关不同的部门由不同的岗位工作人员之间会形成各种资料，有益于保存的也就是我们常说的档案资料，我们平时通过接收、征集、复制等方法来整理。档案的来源随着社会发展变化也在不断变化着，它的变化主要表现在两个地方：一者，档案的来源随着科技进步和网络技术的发达，不再仅仅是以往的单纯的接收，现今还可以通过征集和复制等形式实现；二者，档案的来源从单一手段演变成多种手段，我们要用动态的、全面的的方法去对待档案的不同来源，要采取多样的手段，尽量运用规律去处理这些来源经常变动，具有不稳定性、零散性的档案资料。

其次看档案资源结构。档案在构成过程其资源种类的分布情况称之为结构。从古代的甲骨档案到以纸张为载体的纸质档案，再到而今纸质与电子并存的档案，这是档案的形成过程，同时也是档案结构的发展历程，它标志着档案的发展是从简单迈向复杂、从单一迈向丰富，这样的结果演变和发展规律，对档案工作者也提出了新的要求，要求档案员不仅要顺应规律的做好档案工作，还要与时俱进的掌握好各种方式、方法和手段了解和熟悉新的档案管理业务。

再则看档案的范围，从横向来说，档案的范围将随着社会的不断发展，物质和精神生活的丰富，社会分工的细化而变得越来越宽泛。从纵向来说，虽然各类档案都有各自不同的档案保管机构和相关的责任部门，但是却随着新的分支出现以及社会分工的细化而不断互相渗透和交叉。这横向和纵向的变化导致档案范围也开始不断扩张和深入，随着新技术的出现，附着在了不同的载体之上。

二、现行档案资源管理归档机制存在的主要问题

在企业生产与经营管理及项目建设当中，档案资源的重要性日渐突出，档案资源管理归档机制在一定程度上决定着企业档案管理水平。但是，在平常工作实践中，档案资源管理归档机制依然有不少问题，主要呈现在以下三个方面：

（一）档案资源归档管理机制相对滞后

档案资源归档管理机制滞后造成档案资源的归集不全，利用价值不大。档案对于任何企业都是一笔丰富而又有价值的财富，其重要程度也是不言而喻。企业的档案资源来源于OA办公自动化系统，来源于各部门日常经营管理中产生的文件资料和基建工程项目活动中产生的文件、电子、声像等资料数据。其涉及面宽而广，稍有不慎则造成档案资源的缺失和归集不全。就拿OA办公自动化系统来讲，文件经过主办人办理环节需要将办理件最终上报相关资料数据以附件的方式上传至OA办公自动化系统中去，这是档案资源采集的方式之一，但在实际操作和运用当中，企业员工即文件主办人就忽视这一点，往往不挂入附件就直接返回部门负责人作办结处理，给档案人员归档工作带来了很大不便，最终造成归档数据资料的不完整，参考价值不大的问题。一系列的联锁反应归根结底在于档案资源管理机制滞后，给企业员工带来误识，认为电子化的数据都不是档案，并且是自己形成的资料只要自己知晓就行了，没有必要上传到OA办公平台共享给大家看。这就要求档案工作者要有档案资源归档机制创新理念。

（二）档案资源管理归档制度不健全

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机关档案工作是机关行政管理的一个组成部分，其职责与任务确立，必须按照依法依规原则来明确。

1.1 法定职责与任务的一般性规定。法定职责与任务的一般性规定，是指档案法律法规和规章中有关机关档案工作的原则性规定。这些一般性规定，是对机关档案工作职责与任务的最基本要求，是各机关档案工作必须执行的一般性要求。

1.2 法定职责与任务的特殊性规定。是指专业法律法规和专业规章中对系统内、专业内机关档案工作的一些原则性规定。是对系统内、专业内机关档案工作职责与任务的特殊性要求，也是系统内、专业内各机关档案工作必须执行的特殊性要求。

1.3 职责与任务的行政性规定。职责与任务的行政性规定，是指国家档案行政主管部门和上级业务、行业主管机关对机关档案工作职责与任务的具体要求。这些要求相对于法律法规和规章来说，对机关档案工作的规定性要求更具体，更符合本机关和本行业档案工作的实际情况。

对于一个机关来说，在确定本机关档案工作的职责与任务时，要充分了解上述三方面规定。原则上系统内、专业内无行政性规定的，以法律法规和规章中一般性和特殊性规定为准。系统内、专业内有行政性规定的，原则上以行政性规定为准，因为这些专业、行业的行政性规定更符合系统内、专业内机关档案工作实际，更具有针对性。但鉴于有些行政性规定形成时间的原因，难免会产生行政性规定滞后于法律法规和规章一般性、特殊性规定的情况，这就需要在行政性规定的基础上，以法律法规和规章的一般性、特殊性规定作补充，来完善本机关档案工作的职责和任务。当行政性规定与法律法规和规章的一般性、特殊性规定相冲突时，应当请示上级业务主管和行业主管机关给予答复，上级业务主管和行业主管机关无答复的，应以法律法规和规章的一般性、特殊性规定为准。

2 立机制

按照《档案法》、《机关档案工作条例》有关规定精神，机关档案工作应实行统一集中管理机制，即在一个机关内，对其内部机构及其所属单位的档案工作实行统一管理，对机关各类载体的档案实行集中管理。统一集中管理机制包含四个方面的含义：

2.1 统一管理网络。就是在一个机关内形成对档案工作实行统一领导、统一管理机构的有效管理格局。实行统一领导，就是机关内要明确一位领导统一主管机关档案工作，并在此基础上，组建机关档案工作领导小组，统筹机关档案工作发展规划和任务；解决档案工作所需的人、财、物等实际问题；协调机关内部各部门和所属单位的档案工作。统一管理机构，就是机关内要建立统一的档案管理机构――机关综合档案室，明确其职责和任务，防止机关内档案工作机构重叠，工作各自为政情况的发生。

2.2 统一管理制度。制度是管理机制有效运行的保障，没有统一的管理制度，再好的管理机制也很难有效地运行，可见，统一的档案管理制度对机制的运行是多么的重要。具体到一个机关来说，就是由机关综合档案室根据档案法律法规、行政规章和党的方针、政策，制定统一的档案管理规章制度，以机关正式文件形式，供机关内设机构和所属单位执行。

2.3 统一监督指导。对机关内部和所属单位档案工作进行监督指导，是《档案法》赋予机关档案部门的职责，是必须履行的职责。只有认真履行监督指导职责，才能够实现对机关档案工作的有效组织和管理。

2.4 集中统一管理全部档案。对机关形成的全部档案实行集中统一管理，是《档案法》、《机关档案工作条例》对机关档案工作的最基本要求，也是有效组织和管理机关档案工作，充分发挥机关档案作用的自身内在需求。因此，对于一个机关，无论产生形成多少门类和载体的档案，都应按照要求由机关综合档案室实行集中统一管理。

要有效地组织和管理好机关档案工作，就必须有强有力的组织管理和协调机制，来保证机关档案工作各项职责与任务的有效实施。实践证明，如果没有一个强有力的组织管理和协调机制，仅靠机关档案部门和档案员自身的努力，是做不好机关档案工作的，也很难实现对机关档案工作的有效组织和管理。

3 建机构

建立与机关规模、职能活动相适应，设置合理的档案工作机构，是有效组织和管理好机关档案工作，保障管理机制有效运行的核心动力和重要推手。

3.1 建立机关档案工作领导小组。建立机关档案工作领导小组，明确领导小组职责，是实现本单位档案工作统一领导、统筹规划、有效组织和管理的基本保证。机关档案工作领导小组的主要职责有以下几个方面：一是定期召开机关档案工作协调会议，研究解决机关档案工作中遇到的问题；二是负责机关档案工作发展规划、计划、规章制度的审核，组织档案法规、方针政策和业务规范文件的学习、贯彻和落实；三是负责机关档案鉴定、销毁和受限档案利用的审批工作；四是监督检查本机关文件归档和档案的接收、移交工作；五是负责本机关档案工作内调外联工作。

3.2 设置机关综合档案室。机关综合档案室是对机关档案工作实行有效组织和管理的具体执行部门，是机关档案工作法定职责与任务的具体承办机构，也是集中保管机关全部档案的保管场所。设置机关综合档案室包括以下几方面内容：一是明确机关综合档案室职责与任务。二是选择合适档案保管和办公场所。三是配置相应档案保管保护设施和设备。机关应根据保管档案的需要，配置足量的档案柜架；根据机关档案工作需要，配置必要的档案保护和数字化设备，以利于综合档案室工作开展。四是配置专兼职档案员。机关专兼职档案员是机关综合档案室职责和任务的具体执行者，配备好档案专兼职工作人员关系到机关档案工作职责和任务能否落实好、实现好的关键所在。

4 定制度

机关档案工作制度是机关有关档案工作的工作规范和准则。具体到一个机关，主要包括三方面内容：

4.1 综合性档案工作制度。综合性机关档案工作管理制度是指对机关档案工作总体性进行纲领性规范的原则性规定。主要包括三方面的内容：一是本机关档案工作领导体制、管理机制、发展规划等方面的原则性规定。如，机关档案工作发展规划、机关档案工作实行统一集中管理原则等。二是机关综合档案室和内设机构职责任务、管理权限及专兼职档案员任职要求方面的原则性规定。如，专兼职档案员任职条件、综合档案室职责等。三是对机关档案工作内容、范围、形式及相应保障措施的原则性规定。如，机关档案工作规范化管理标准、档案灾害应急方案等。综合性档案工作制度都是一些原则性规定，其具体的措施需要在业务性档案工作制度中完善和细化。

4.2 业务性档案工作制度。业务性档案工作制度包括一般性规定和专门性规定两个方面。一般性规定也就是平时说的机关综合档案室七项制度，即，文件归档制度、档案保管制度、档案利用制度、档案鉴定制度、档案统计制度、档案保密制度、档案移交制度。专门性制度是指针对机关档案工作各环节工作的一些具体性规定，如，档案库房管理制度、电子文件归档制度、会计文件归档制度等，此类制度是对综合性档案工作制度的具体细化和补充。各机关可根据本机关业务的不同，制定出符合本机关档案工作实际的各种管理制度，以利于机关档案工作的规范化管理。

4.3 辅档案工作制度。辅档案工作制度是指为保证机关档案工作有效组织和管理的一些行政性规定。如，档案员岗位责任制、机关档案工作目标任务考核办法等。

制定机关档案工作制度是有效组织和管理机关档案工作的重要手段，是机关档案工作形成持续发展长效机制的重要保证。实践证明，没有有效的制度约束机制，就谈不上对机关档案工作的有效组织和管理。

5 规范化

实行规范化管理是有效组织管理机关档案工作应有之义，是组织管理好机关档案工作的内在要求。

5.1 工作管理制度化。用统一的管理制度来覆盖机关档案工作的各个管理环节，使之成为机关各项管理制度的有机组成部分，是机关档案工作规范化管理的重要前提，也是形成机关档案工作规范化管理约束机制的重要保证。

5.2 工作环节程序化。工作环节程序化是实现机关档案工作规范化管理的关键措施。工作环节程序化，就是将机关档案工作各个工作环节，按照其内在的逻辑关系，编制成具有相对确定程序的过程。对机关档案工作实行程序化管理，并不是一蹴而就的事，要在充分调研分析各工作岗位任务、职责权限以及本岗位与其他岗位关系基础上，绘制各岗位程序化运行图，并编制运作说明，使各岗位档案员清楚自己的工作任务、职责权限，明白自己的管理行动线路，了解自身岗位与其他岗位之间的协作事项，通力合作，只有这样，才能将机关档案工作程序化管理贯彻到底。

5.3 工作质量标准化。工作质量标准化就是将机关档案工作各个环节用统一的标准来衡量，使所做的每一项工作都有章可循，协调统一。一个机关如果没有统一的质量标准来衡量，各内设机构自行其是，会造成工作上的混乱。如，各内设机构归档电子文件格式不统一、著录项目不一致等，就会导致电子档案检索和利用上的困难，使原来的工作成为无效的劳动。由此可见，尽管机关内各部门的工作环节和工作内容不同，但其衡量工作的质量标准必须是相同的。要对机关档案工作实行规范化管理，就必须通过制定和贯彻各种标准，使机关内各部门的分工合作有一个统一的准则和依据，成为其不可缺少的纽带。

6 勤督导

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知识管理是一项具有创新性的管理方法，其是社会不断发展的产物，在应用的过程中，需要先在组织内部建立有效的管理机制，可以挖掘员工潜力，通过对员工的培训，可以使其掌握新的知识，从而提高工作的效率。知识服务是知识管理的重要内容，其强调对知识的创新，可以提高企业的竞争力，可以培养出更多具有创新意识的高素质人才。在信息大爆炸的时代背景下，员工必须做好知识的补给，要不断的学习新知识，还要提高创造力。知识服务可以实现人与信息的结合，可以对传统的管理理念进行创新，有助于提高企业管理的水平。知识服务需要建立相关服务体系，要实现信息的共享，还要做好知识的宣传工作，使员工积累更多知识，企业可以建立知识库，将信息资料集中在一起。在知识管理的模式下，要提供信息增值服务，要围绕知识管理提高服务的水平。

二、知识服务在档案管理中的实现

知识服务对档案管理水平的提升有着促进作用，在当前信息时代下，档案馆的管理者需要做好培训工作，还提高服务管理水平，还要提高档案文件的利用价值，管理人员需要做好文件价值的鉴定工作，还要加强对档案的整理与分类，做好检索设置工作，这样才能节约档案查找的时间。在很多现代化的档案馆中，都采用的是后管理模式，这对电子文件的管理有着极大的适用性，可以发挥出档案机构的职能。加强知识服务，可以提高社会的档案意识，可以保证档案收集的全面性，还可以增加档案利用的价值。强化人们的知识服务意识，可以促进档案事业更好的发展，下面笔者对知识服务在档案管理中的实现进行简单的介绍。

1、档案知识服务理念的确立

知识服务首先是一种理念，一种认识和组织服务的观念。与传统信息服务相比较，知识服务的目标不再是基于文献物理获取和传递的服务，而是以信息知识的搜寻、组织、分析、重组的知识和能力为基础，根据用户的问题和环境融入用户解决问题的过程中，并能提供能够有效支持的信息增值服务。因此，档案管理与服务的目标应以此为主，而不仅仅是基于馆藏占有、劳务服务等来体现档案管理的价值。这样一种理念的确立，会使档案工作者重新审视自己的立身之本。

2、档案信息服务机制的创新

档案在信息化和市场经济的大环境下，必然以满足社会需求为宗旨。社会对档案显性知识和隐性知识的双重需求，使得档案信息服务的机制应在新环境下有新的发展，其中，档案信息咨询机构、文件中心和档案事务所等商业化服务机构的产生与发展即是应运而生的产物，它丰富了档案信息服务机制的内容，更好地发挥了档案信息与知识的作用，这是档案管理机制与体制在市场经济环境下的改革与创新。特别是档案咨询业的发展，已经由一般信息的处理过渡到利用可以辨别信息并做出取舍的能力来帮助社会组织以及个人的层次，这是档案信息服务更深层次的变革。

3、档案知识服务模式的新发展

首先，档案知识服务将是基于专业化和个人化的服务，而不是“批发性”的服务，它需要档案工作人员针对具体用户的具体需要和过程提供服务，这种服务要求纵向上全程跟踪。其次，应注重网络环境下的信息服务方式的转变，网络服务的特点体现在内容上实行增值服务，包括编制档案网络资源导引工具，能为用户提供专业分类导引和对传统的档案信息服务产品增加新的附加值，即“从提供相关信息到提供答案”的重要转变，这需要档案人员具备利用“信息解决方案”来满足用户需求的能力。它要求我们不仅掌握有关的信息技术，更要研究用户的信息需求，学习应用信息解决问题的方法，针对查询问题的具体要求和特点来解决实际问题。这正是知识服务的要求，是档案信息服务新的发展方向。

4、融入新的事业合作圈

知识管理的重要特点就是在协作系统中求得管理增值与创新，因为知识只有在整合、流动与应用中才可能增值，它需要打破更多的门户和专业壁垒，需要前所未有的协作精神，才能共享彼此的知识，这一点在电子文件管理中尤为突出。因此，档案工作此时将不再是档案部门独家经营和档案人员独善其身的行为了，而必须融入新的合作圈：

①档案部门将离不开信息技术专家的指导和帮助。档案管理系统的开发、维护、使用甚至增值都离不开信息技术人员，只有将档案人员的功能需求和技术人员的开发有机结合起来，才能达到系统的良性运转；

②档案部门将更需要与法律专家、安全专家的合作，事实上电子文件管理过程中的一些诸如知识产权问题、证据问题以及隐私权问题等等都远非档案部门一家所能担当；

③与网络信息服务商（ISP）的合作，将是档案信息知识服务的又一生长点。目前我国ISP有100多家，大部分从事的是接入服务和提供检索功能，多数站点没有自己的较大型的数据库，更不能提供深层次的信息服务，因而发展后劲不足；

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一般情况下，中职卫校教学档案的内容主要有：上级教育部门下达的相关规定、政策等；由教学计划、教学进程、试题库和参考资料等组成的师生教材；由教学规划、总结等组成的教学材料；由教研计划、教研成果和教研刊物等组成的教学研究资料；由学生档案、教师评价资料和学生成绩等组成的学籍资料；以及与教学教材、教学实践、教学设备等相关的材料，贯穿整个中职卫校的教育过程，在中职卫校的长远发展中占据着重要地位。

由此可知，中职卫校教学档案的作用有如下几点：

1.1 促进教学秩序规范化发展

在中职卫校的日常管理中，教学档案根据不同情况将各种资料归类，使教师教学计划更加全面，可以对学校整体运行情况进行有效分析，对学生的学习情况进行详细跟踪，促进教学质量不断提高，给中职卫校长远发展提高可靠保障。中职卫校教学档案的有效管理，为中职卫校领导层作重要决策提供了可靠依据，使教学程序得到优化，促进教学秩序规范化发展，有利于中职卫校教学水平不断提高。

1.2 促进教学水平不断提高

中职卫校教学档案的整理、归类，有利于教师总结教学经验，及时发现教学过程中存在的问题，并制定相应的解决方案，对于提高教学质量，促进中职卫校学生全面发展具有重要作用。在不断的总结和创新中，教师的综合素质可以得到提高，教师的工作热情得到不断增强，使教师在教学改革中变得更加积极和主动，促进中职卫校教学水平不断提高。

1.3 促进中职卫校可持续发展

随着经济迅速发展，中职卫校面临着巨大的社会压力，教学档案的有效管理，是提高中职卫校教学质量的可靠保障，对于促进中职卫校可持续发展起着重要推动作用。现代化建设中，国家对中职卫校教学改革给予了高度重视，制定了相关考核标准，因此，在实践教学过程中，加强中职卫校教学档案管理，对于提高中职卫校教学水平具有重要意义。

2 中职卫校教学档案的特点

根据中职卫校的发展情况来看，中职卫校教学档案具有的特点有以下几个方面：

2.1 专业性

在中职卫校的教学过程中，教学档案的整理和管理是根据各个专业来进行分类的，不同的档案内容需要按照实际专业情况进行归纳，由于专业较多，教学方法、教学模式等都不一样，因此，中职卫校教学档案具有较强的专业性，以对教学档案进行有效管理，维持中职卫校的正常教学秩序。

2.2 时间性

在进行中职卫校教学档案的管理时，要根据档案的实践进行合理的排序，便于对不同时期的教学情况进行分析和总结。只有根据各个专业进行不同时期的教学档案分类整理，才能在短时间内对教学计划、教案材料和学生成绩等进行快速查阅，提高教师的工作效率，使整个中职卫校的教学档案更加完整、有效。

2.3 凭证性

中职卫校从成立开始到现在的发展期间，代表学校实力的凭证、教学水平的凭证和管理质量的凭证等，都在中职卫校教学档案的范围内，因此，中职卫校教学档案具有凭证性，是中职卫校整个发展过程的有利鉴证。其中，具有较高价值的资料包括教师长期的教学经验、学校办学方针政策等，是衡量中职卫校教学水平的重要凭证。

2.4 多样性

在中职卫校的教学档案管理中，教学档案的内容较多，包括的方面比较全面，档案分类的形式较多，档案的载体包括电子、实物等几种，因此，中职卫校教学档案具有多样性。在实际管理中，需要根据不同的时间、不同的作用和价值的高低等来进行不同形式整理和储存，以保证中职卫校教学档案的时效性。

3 加强中职卫校教学档案管理的有效策略

3.1 增强意识，完善档案管理机制

我国现代化建设中，中职卫校必须提高对教学档案管理重要性的认识，增强教学档案管理意识，促进档案管理工作有效性不断提高，与此同时，不断完善教学档案管理机制，制定教学档案管理管理制度和考核标准，在日常管理工作过中，严格按照规范标准执行。在实践过程中，快速提升档案管理工作人员服务意识和专业水平，确保中职卫校教学档案信息的准确性、可靠性和完整性，促进中职卫校教学质量不断提高。

例如：在中职卫校的日常管理中，教学档案管理的有效性直接关系着教学档案信息的安全，与中职卫校未来的长远发展有着密切联系，因此，学校管理人员必须加强对教学档案管理工作的监督，制定责任制，增强教学档案管理工作人员的责任感，促进中职卫校教学档案管理水平不断提升。

3.2 加强培训，注重专业人才培养

在中职卫校的教学档案管理中，工作人员的工作技能和专业水平都有待提升，因此，中职卫校领导层必须加强档案管理人员的专业培训，招聘懂档案管理知识的工作人员，吸收优秀信息网络技术人才，以提高中职卫校教学档案管理的有效性，防止档案盗窃事件发生，确保档案信息的完整性。例如，在档案管理培训的过程中，组织档案管理工作人员参加技能比拼大赛，有利于提高档案管理工作人员的自我提升意识和竞争意识，促进中职卫校教学档案管理有效性不断提高。

3.3 加强管理，促进管理信息化发展

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计算机是工业化时代和信息化时代的一种必然产物，在企业档案管理过程中具有重要作用，档案管理的效率提高离不开对于信息化时代的计算机管理方式的合理应用，受限于多种影响因素，计算机档案管理依然显得有些混乱，因此笔者的主要目的就是提供计算机档案管理的理论基础，实现新的技术条件下人们对于计算机档案管理的重新认识，并且提高其管理效率，使得大量的档案管理工作变得相对简单，保证档案的完整性，这样才能为人力资源的管理等工作起到积极的促进作用。

1计算机档案管理的基本功能

1.1推动档案信息的数字化

在传统的纸质档案中，由于数量巨大，而且管理十分复杂，无论是在整理、收集上都是十分艰巨的任务，在最后的归档阶段成为最大的麻烦，复杂且容易出现错误。对于日后的查询也不是特别的方便，随着计算机的出现，计算机电子档案管理法成为一种必然，在保存上、收集上都更加方便。电子档案可以随时修改，但这一点既是优势，也是劣势。在人力资源录入上，存在错误可以及时修改，但也可能被不良人员进行暗箱操作。总之，计算机档案管理方式实现了管理的数字化和信息化，最大限度的提高了档案的使用效率，并且降低了成本支出，可以满足更多的要求，因此从整体上具有更多的优势。

1.2推动档案管理智能化

随着计算机管理的出现，档案管理过程中的大量信息得以快速处理，档案管理涉及多个方面，只有智能化的计算机管理才能推动档案管理。档案管理在各方面的需求也不断增加，采用不同的信息管理软件，只通过一次录入就可以完成档案的保存等工作，也使得大量的信息档案得以进一步的开发。智能化是档案管理的一种重要手段，也是计算机出现的一种必然现象。未来，我们要将人工管理和智能化管理结合起来，这样才能发挥其最大的作用。最后，通过智能化的建设可以实现档案信息的共享化，推动档案信息共享化。目前的档案管理水平已经实现了信息检索网络化。计算机管理融合了现今网络的特点，将物联网技术和智能终端等技术结合起来，使得其功能更加强大，使用范围更加广泛，现今的计算机档案管理已经实现了单机检验和在线检索等基本功能，资源共享更深一种简单的技术。

2影响计算机档案管理的主要因素

2.1数字档案的准确性受到挑战

计算机电子档案虽然存在一个优势，就是对于错误的档案可以随时修改，但由于档案通过一定的方式可被其他人所见，这使得正确的档案也可能被修改，出现一些档案失准的现象。并且这一现象对于当事人和对于管理人都是一种负担。同时，在计算机档案管理过程中，需要大量的人工录入、传输，目前状态下是不可避免的。在大量的工作中，很容易出现错误。在这一过程中，也很容易受到来自网络的计算机病毒的侵蚀。一旦信息丢失，就很难再找回，这是电子档案丢失的主要原因，虽然档案的保存更加方便，但丢失也是一种不可避免的事情。档案的管理受到网络安全的挑战，如何能够确保计算机档案管理的安全性，使信息更加准确，则成为这一时期档案管理的主要问题。

2.2档案管理人员综合素质影响

档案管理是一项复杂的过程，并且管理人员的薪资待遇并不高，这项工作的发展空间小，因此其受欢迎程度不高。在具体的工作中，就会表现为管理不认真，管理过程散漫，存在人为的档案错误，对档案的保护也不够。使得我国档案管理虽然已经进行了多年，但管理效果并不尽如人意，而且管理观念上更新也较慢，部分管理人员缺少有档案文件缺乏“保存”和“归档”意识，还没有正确区分电子档案和纸质档案的真正区别，没有重视到如何来保存电子档案，也没有对其进行正式的归档与保存，导致信息很轻易的就被其他人获取。在原始档案和电子档案的保存上，认为原始档案需要保护，但电子档案只需要录入就算完成任务，这恰恰给档案管理带来了灾难。另一方面，在正确的输入下，可以很方便的调出需要的档案，但由于录入人员不认真，导致信息有误，这样比纸质档案更难找到。理念上的落后就会造成查找不方便等问题，因此计算机档案管理的影响因素就会成为电子信息时代档案管理的一种阻碍。

2.3档案管理标准不统一

近年来，计算机档案管理效率已经得到提高，并且还在快速的发展，凭借这一发展势头，计算机档案将成为一种全新的管理方案。但事实上，我国各个地方的档案管理并为采用统一的手段，缺乏统一的标准，对应的档案管理问题也是不断的出现。在档案开发上，就存在一个较为突出的问题，那就是档案管理部门不能提供统一的标准，在很大程度上，管理的数据库结构存在差异，档案数据格式不兼容因此很难实现统一的管理，一定程度上降低了管理效率。所谓的国家管理并未出台，也缺少相关的指导意见。档案管理的核心就是资源共享，不能实现资源共享就会使得其检索受到影响，数据交换乃至建立全国性计算机档案管理网络的制约瓶颈。

3计算机档案管理的控制措施

3.1强化数字档案的信息基础设施建设

基础管理的加强是计算机档案管理的前提，也是目前需求解决的问题之一。加强基础管理才能确保档案信息的准确性、完整性和可靠性。也是未来计算机智能化和数字化的重要条件，管理理念上，要重视电子档案的管理，与纸质档案一样需要进一步的加强。相关部门应加大对于档案管理的重视程度，加强对于档案管理人员的培训，投入人力的同时也要投入财力，使管理人们认可档案管理。通过手工录入、扫描录入等形式，实现纸质档案向电子档案的转变，这样可以确保其准确性，并且减少工作人员的压力，为工作效率的提高奠定了基础。

3.2推进计算机档案数据库规范化建设与管理

要确保计算机档案管理的规范化，就要加大管理力度。全面整合各类档案信息资源，促进档案信息资源总量增加，质量提高，并且实现结构优化。另外，还需要加强对于电子档案共享平台的建立，建立多种的平台供管理者参考，推进服务机制创新，建立长效的管理机制，使档案管理能够提上日程，在这一管理方案下，我国电子档案的管理水平才会稳步上升。最后，根据档案管理需求，应遵守标准统一，并且正式管理的方式，从而推进传统的载体档案的数字化和电子化进程。对于网络管理中存在的具体的问题，还要根据互联互通的方式将纸质档案和电子档案之间的结合更加紧密，建立与完善当下计算机管理的数据库，不要忽视纸质档案的作用，而是要发挥其在电子档案转化中的作用。

3.3完善计算机档案管理制度

针对我国目前档案管理意识上存在的问题，应进一步的完善的计算机管理的工作的规章制度，包括计算机的相关资料。文档和数据上的基本数据，在计算机上的整理合归档备案。对计算机档案管理人员进行考核与评价，禁止档案管理人员泄露机房内的数据和资料，不得以任何一种方式将信息以及相关的有效文件随意传播。在涉及到网络问题上，还应该做到妥善存放，尤其是针对非本市户口人员的档案，要确保其真实性，还要进行正确的查阅。实现完全的制度化的管理方案，才能确保档案管理的高效性。

3.4强化计算机档案管理人才建设

由于计算机档案管理也是一项具有复杂性和专业性的工作，因此需要一只专业性的队伍。从学历上来看，档案管理人员的学习可以满足工作需求，但在相关的技能培训和理念转变培训上依然缺乏。应从信息技术发展角度要求管理人员，使其信息技术的掌握能力得到增强。增加档案管理人员的薪资水平，并且增加社会对这一职业的认识程度，引入更多的年轻人来加入这一行列，更好的促进档案管理的高效性。并且对相关人员进行必要的培训，使其技术水平上得到提高。也可以考虑结合本地区和外部地区的人才，形成一种团体优势，解决人才匮乏的问题。提出档案管理中的共性问题，实现共同解决。针对档案管理人才的培养上，还可以从高校内部建立档案管理等相关专业，或者开设相关的培训班，培养一批专门负责此类工作的人员，可以使档案管理工作与部门其它更有发展的工作联系在一起，给与员工更大的发展空间，使其从主观上喜欢上这份工作。

4总结

档案信息是信息系统管理中不可缺少的部分，在社会发展中占据主要的地位。在管理过程中，需要正确认识档案管理的作用，并且要关注其管理流程，提高管理技术和管理重视程度，减少电子档案管理中的问题，确保其高效性。对于管理部门来说，应致力于分析影响计算机档案的因素，并且通过各种途径来解决问题，采用计算机档案管理的统一规划，建立完善的管理制度，并且要强化计算机档案管理人才，总之要不断的改进计算机档案管理水平。

参考文献

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[2]陈少梅.计算机档案管理的思考及实践分析[J].办公室业务，2013（11）.

[3]方金艳.计算机档案的保护方法浅析[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2010（4）.

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在新形势下，档案管理创新具有重要意义。首先，档案管理创新顺应时展潮流。随着现代化社会不断发展，档案工作愈加受到有关部门重视，成为新时期发展工作主要构成部分之一，与各项工作共同构成共存关系网。随着形势的发展，传统档案管理模式已不符合时展需要，创新档案管理工作成为新形势下我国发展工作不可或缺的一部分。其次，档案资源建设离不开档案管理创新。在日新月异的时代变化下，馆藏稀少、资源短缺已成为我国档案工作发展瓶颈，因此，构建多层次、多样化档案资源结构、丰富馆藏任务迫在眉睫。而通过创新档案管理，可以从源头上改善我国档案资源建设现状，从而更好地为我国发展工作发挥更大作用。

二、新形势下档案管理工作存在的问题

近年来，档案管理工作创新被提上日程。然而，与社会信息化发展速度相比，我国档案管理水平还远远跟不上其发展步伐，目前档案管理工作主要存在以下问题：

1.档案管理理念保守，缺乏大局意识

档案管理理念保守、陈旧，是制约当今档案管理工作发展的要素。在高等院校，相关部分领导对档案管理工作缺乏远见，档案管理工作一直处于教学改革低谷；而在企业，制度改革往往是其工作重中之重，相关领导非常重视，而档案管理工作改革往往是被弃之一旁。这就为档案管理工作发展增加了难度，其科学化和规范化得不到有效保证。而这种现象的产生，最重要的影响因素就是对档案管理工作大局意识的缺乏。相关档案部门领导只注重眼前经济利益，看不到档案工作长远的研究价值，放慢档案管理工作创新、变革步伐，从而导致了“重藏轻用”现象普遍出现，档案本身价值和利用价值得不到很好地体现，档案管理工作发展受阻。

2.档案硬件环境设施尚未齐全，管理体制不完善

从我国目前的档案管理工作发展现状分析，档案硬件环境设施尚未齐全。有些高校或者企业甚至没有专门的档案室，各部门档案室规格不一，“六防”设备不完善或者不具备，档案霉变、虫蛀等现象普遍存在。与此同时，在查阅、检索程序方面，传统手工检索所占比重很大，虽然各部门都拓宽检索工具开发渠道，在编制检索方面又导致了“求多不取精”现象产生，检索程序严重影响档案服务进度，制约档案信息化建设发展进程。

3.档案管理人员素质与档案工作要求不适应

档案管理工作要创新，掌握档案专业技能的复合型人才必不可少。但从目前我国档案工作发展现状来看，档案管理专业人才匮乏，这就直接导致了现代化先进技术无法在档案管理中发挥应有作用。现代化社会的发展，对人才培养提出更高要求：档案管理人员不仅要熟悉、掌握档案专业知识，而且要跨领域学习其他行业知识，学会将两者融会贯通。与此同时，随着现代化先进技术引进，档案服务途径的数字化和网络化普及程度越来越高，电子形式和纸质版形式两者共存，这就要求档案管理人员必须要熟悉现代化技术操作，能够快速、便捷查询用户所需的档案信息，从而提高档案利用率。

4.以人工服务为主，管理方式单一

从档案现状来看，目前档案部门的档案管理对象主要是声像档案、纸质档案和电子档案，其主要管理方式还是以手工操作为主，档案整理、查阅、检索、归档等还是以人工服务为主，浪费了大量人力物力，也无法满足用户随时随地对档案信息的强烈需求。这不仅严重阻碍了档案管理工作创新发展，而且与现代化社会发展潮流相违背，必然被社会所淘汰。

三、新形势下档案管理工作机制创新对策

改变我国档案管理工作现状，提高档案利用效率，从而进一步实现档案管理的科学化、实用化和规范化，任重而道远。因此，新形势下档案管理工作创新可以借鉴以下对策：

1. 创新档案管理理念，树立全局意识

科学的档案管理理念主要包括以下方面：第一，树立全局意识，顺应时展潮流，根据社会需求，充分利用档案资源，最大限度地发挥档案本身价值和作用。第二，解放思想。加强档案信息交流与沟通，不仅可以实现资源共享，改变封闭型的文化氛围，还可以扩大档案管理工作影响力。第三，在企业档案工作方面，要正确对待企业既竞争又合作的双重关系。在企业内部采取自我营销机制，积极宣传和强化档案管理工作要求，对外则主动借鉴对方现代化、科学管理机制，加强企业间互动，实现良性竞争。

2.创新管理模式，建立健全档案管理体制

要创新档案管理制度，档案管理制度规范化是其必要前提。根据档案法提出的“依法治档”的要求，最大程度地拓展档案管理的辐射面和覆盖面，健全和创新档案管理制度，借鉴现代化、科学的管理体制，号召广大档案人员共同参与到档案管理制度创新当中。规范、科学化的档案管理体制要囊括以下三方面：一是以精干、高效原则优化档案管理机构人员配置，让档案人员各司其职，各尽其能；二是加大培养高素质档案管理人员力度，加大资金投入，为档案人员提供一个优良培训基地，强化其专业知识技能和现代化意识；三是完善档案管理流程，明确责、权、利三者关系，以统一管理与分级管理相结合为原则设置组织机构，改变档案部门全部为档案资料现状，转变为集档案资料、社会信息、情报于一身的复合型档案管理组织。以科学、系统的档案管理制度应对新形势下我国发展工作的制度需求，从而更好地实现档案管理工作科学化和规范化，促进档案事业发展。

3.创新档案队伍培养模式，提高档案人员专业水平

促进档案管理工作现代化发展，必须要以培养现代化高素质人才为支撑。因此，我国档案管理工作机制创新，必须要建设一支综合素质高、专业知识水平高、专业技能过硬的档案管理专业队伍。高素质的档案管理人才必须要熟悉和掌握电子计算机和数字通信等先进技术，具备档案专业知识技能。因此，档案部门领导要重视高素质档案管理人才培养，加大资金投入力度，建立健全高素质人才培训基地，多形式、多渠道对相关人员定期进行技能培训，强化档案管理人员的科学管理理念，提升档案管理人员工作能力。另外，要积极争取从国外引进先进的现代化技术设备和科学的档案管理制度，借鉴外国现代文化，加快我国档案工作者掌握现代科学技术步伐。

4.创新服务手段，提高档案利用率

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【关键词】

档案；档案信息化；知识管理；勘察设计

一、勘察设计行业信息化的发展趋势

目前我国勘察设计行业大部分单位对知识管理仅处于收集、积累的起步阶段，例如，正在逐步建设以设计数据管理为核心的应用平台，可根据需求扩展其知识库的分类，将设计成品、科研成果转化为分类专题知识库，实现资源整合共享。而行业内有的企业在知识收集、融合、利用和创新方面的建设取得了显著成果，构建了项目工程档案数据模型，集成管理档案、图书、情报资源，开发了以档案信息资源为核心的多元化数据中心、高效的数据管理系统和智能的知识利用平台，建立知识管理实施体系，实现知识资源统一整合和标准化、规范化管理，并智能推送，从而实现个人知识组织化，组织知识个人化，提升核心竞争力。勘察设计行业信息化发展从以数据管理为核心，到现在大部分以信息管理为核心，最终必将提升到以知识管理为核心。行业的发展决定了知识管理的必然性，而行业信息化的发展趋势，必将深刻地影响档案信息化建设的发展趋势。

二、勘察设计行业档案信息化建设的现状

档案管理大多经历了手工管理阶段、计算机辅助管理阶段、档案信息资源管理阶段三个阶段，部分行业领先的企业已经开始探索知识管理。随着行业内越来越多企业使用协同设计、出图管理等系统，逐步实现“从管理纸质档案向管理电子档案转变，从管理静态文档向动态电子文档过程管理转变，从只管理终版文件向工程全生命周期的文件管理转变”，逐步实现电子文件的存储、查询、共享、权限、版本控制等管理，从而奠定了实现工程电子档案全生命周期管理和进而开展知识管理的良好基础。推进档案信息化有利于推动实施知识管理，促进资源共享，但现阶段行业内档案信息化建设中仍普遍存在以下问题：一是档案管理人员容易安于现状，忙于传统的档案整理和调阅图纸这些繁琐的常规性业务工作，管理理念和工作方式没有与时俱进，缺乏开展档案收集工作的多维视角，尚未树立前端化、全过程管理的理念，没有主动地参与设计过程的管理和控制，仅靠管理手段难以验证归档电子文件的真实性、完整性和有效性。二是由于单位的设计成果、科研成果分散在各设计部门，出于自己查阅方便、保护本部门知识产权的思想，这些部门归档意识和共享意识不足，大大增加了档案部门档案收集及时、齐全完整和资源共享最大化利用的难度。工程档案归档范围广，文件内容较多，时间跨度大，归档工作在后端，档案部门难以判断归档内容是否齐全完整，十分被动。

三、构建以知识管理为导向的档案信息化建设体系

作为知识型企业，勘察设计单位历年积累的设计成果和科研成果丰硕，可挖掘利用的知识资源丰富，若这些资源不能规范积累和有效利用，无疑是对企业知识资源的巨大浪费，而丰富的档案信息资源正是显性知识的主体，因此，借助知识管理的发展趋势，做好信息化中长期规划，加快推进档案信息化建设极其重要。档案信息化是档案事业发展中的一项动态系统工程，“它不是单纯的技术现代化、手段现代化过程，也不能简单地与档案数字化、网络化建设等同起来”，它要求档案部门将信息技术运用到档案管理中去，“以档案信息资源建设为核心，信息网络为基础，信息人才为依托，档案信息法规、政策、标准为保障”。当前，对于大多数企业来说，员工对知识管理的认可度低，信息化层次和使用效率低，尚未具备全面铺开开展知识管理的条件，为此，知识管理需分三步走，第一步是夯实档案信息化基础，推动知识管理的实施；第二步是分步建设知识体系，优化资源利用；第三步是优化内部管理，完善管理机制。而对于档案管理部门来说，在这过程中构建以知识管理为导向的档案信息化建设体系可大有作为。

（一）夯实档案信息化基础，推动知识管理的实施。

以档案信息化作为知识管理的基础是勘察设计行业的必然选择，一是设计档案是设计人员的直接成果，是设计单位数量最多、价值最高、利用最频繁的信息资源；二是档案管理已有比较完善的基础，同时也已积累了大量的经过系统整理的信息资源。因此，实施知识管理，首先就要开展以知识管理为导向的档案管理，进而是以档案管理为基础的知识管理。针对行业内档案信息化管理现状，提出以下三点：第一，增强共享意识。知识管理不是某个部门、某部分人的事，需要每个部门、每个员工的共同参与，共建、共享知识资源。保护知识产权可以激励信息资源的创造与产生，但知识产权的过度保护，在一定程度上又会抑制信息资源的共享与使用。知识产权代表了智力成果创造者与投资者的利益，属于个体利益，而资源共享代表的是单位集体利益，即代表了所有员工共同使用信息资源的权利，如何平衡两者利益，增强共享意识和共建动力，是实施知识管理首要解决的问题。第二，丰富知识资源。一方面，开展数字化工作，尤其是图纸档案，将历年来大量的纸质图纸转化为电子图纸，上传到档案管理系统，并进行图纸信息著录，便于设计人员在线检索、预览图纸，促进档案信息资源的高效利用；另一方面，树立以知识管理为导向的档案管理意识，明确依据利用需求，扩宽资源收集范围，为专项知识库建设打好基础。第三，加强各管理环节的无缝对接。以档案信息化为基础的知识管理，并不仅仅是档案部门的工作，它涉及到技术管理、项目管理等多个环节和多个部门，是一个综合管理控制过程，从信息资源的形成、收集、整合到安全使用，需要各部门的有力支持和配合，不同系统间的相关数据对接和整合对于实施知识管理至关重要。知识管理需要建立在完善的标准管理、过程管理和成果管理的基础上，所以首先需要通过各种过程管理系统实现对设计过程的全程管理和对生产经营、行政管理的全面管理，这正是获取知识资源的基础，进而对已有的过程数据和成果数据进行科学梳理，从中提取有效知识，深入挖掘，形成知识地图，便于检索利用、智能推送。

（二）分步建设知识体系，优化资源利用。

知识管理的基础和核心是资源建设，目标和导向是知识服务。首先必须明确知识的来源、结构和价值，深化分析核心知识和知识服务应用的需求，从战略发展、业务流程等进行总体规划，制订目标和实施策略，然后分步建设知识库，建立知识管理系统或平台，深化数据的组织，优化数据的利用，解决各类知识资源的收、存、管、用问题，提供资源整合共享、交流指导、多维度展示及检索利用的平台，方便利用者自如地获取知识和分享知识。依据企业自身需求分步建立专题知识库是构建知识体系的基础，如建立包括行业规范、作业指导书、标准图集等的基础库，包括方案、图纸、设计资料、图片视频等的工程库，包括标准流程库、标准产品库、论文库、科研成果库、专利库等的成果库，等等。

（三）优化内部管理，完善管理机制。

无论是档案信息化建设还是实施知识管理，都不仅仅是建立系统、集中数据，更重要的是要为有效的资源获取、分享和利用创造条件，需要技术、管理和文化三重体系的支持。因此，为确保知识管理平台的及时更新、长效运行，需要优化内部管理，完善知识管理机制，包括知识管理岗位制度、知识和更新制度、知识使用规范、知识考评制度等，充分调动设计人员的积极性和主动性，引导他们改变观念，把知识管理工作纳入岗位职责，同时尽量不增加他们的工作负担。虽然知识管理在勘察设计行业的应用还处于探索阶段，但其重要性和紧迫性已逐渐成为行业共识，若能长远规划，确立知识管理发展战略，推动信息化建设，必将推动企业在科技创新和可持续发展的道路上更快地前进。无论是信息化建设还是知识管理，都不是个别部门的事情，需要多个部门合作、全员参与，档案部门应抓住机遇，在做好档案实体、信息利用服务的基础上，进一步创新管理方式和服务方式，促进档案信息资源更好地发挥其凭证价值和参考价值。

作者：叶琳芳 单位：广东省建筑设计研究院

【参考文献】