个人档案管理法律法规范文

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个人信用档案管理的法律关系实则是以个人信用档案为核心在征信机构、个人信用档案主体、信用档案信息提供者、信用档案使用者之间形成的多重法律关系，这种法律关系的内容体现为法律上的权利和义务，因此法律关系主体的权利与义务是立法的重点①。由于目前我国没有个人征信法起草的计划，最有可能尽快出台的全国性征信法规仍是《征信管理条例》。因此，笔者将结合《征信管理条例》(征求意见稿)，具体阐述对个人信用档案管理法律关系主体的规制，并对《征信管理条例》(以下简称《条例》)提出改进意见。

一、对个人信用征信机构的规制②

个人信用征信机构，指经有关部门批准成立的，专门从事采集、存储、加工处理信用信息，提供信用档案和其他信用咨询服务的组织。它是独立于信用交易双方的第三方，具有中介性质。

目前，我国现有的法律体系中，对征信机构的管理，以地方政府规章或部门规章为主，尚没有法律位阶较高的专门法对征信机构的从业资格、经营范围进行监管。征信机构设立无序、混乱。笔者认为应从以下方面对征信机构的义务做出规范。

1.尊重个人信用档案主体权利的义务

征信机构应充分保障公民对自己的个人信用档案信息的知情权、异议权。这在《条例》中也有所规定，“第四十条 信息主体认为其信息存在错误、遗漏的，有权向征信机构提出异议，要求更正。征信机构应当按照国务院征信业监督管理部门的规定受理异议申请，并在收到异议申请之日起20个工作日内完成对异议信息的核查和处理，书面答复异议申请人。个人提出异议申请，征信机构未按照前款规定办理的，该信息主体有权以书面方式要求该征信机构一次性删除其全部信息。”但是《条例》中缺少了对征信机构通知、确认等义务的规定，通过立法要求征信机构记录信息主体不良信用信息时，即负面信用信息将被列入‘黑名单’时，征信机构应通知本人，并核实信息的真实性、完整性与准确性。美国信用档案管理中，对于负面信息入库，一般会有2-3次的友情提醒。

2.对个人信用档案信息规范化管理的义务

在个人信用档案信息收集时，首先须有特定的、合法的目的，并且需要依照法律规定的途径和方式进行，不得以欺骗或其他违反法律规定的手段取得他人信息。《条例》中第十五条也体现了“合法收集的原则”，但是却没有对“限制收集”做出明确的规定，应尽快完善。限制收集是指，将需收集的个人信息限制在最小的范围内，尽可能不收集或者收集最少的个人信息，即可收集可不收集的信息，采取不收集的原则。

在个人信用档案使用时应采用限制原则。征信机构利用个人信用档案，应通知个人信用档案主体，并征得个人信用档案主体的同意，法律规定的除外。征信机构还应对信用档案申请使用者的身份、使用目的进行严格的把关，以保证信用档案的使用在法律规定的范围内。这在《条例》中也有所体现。

《条例》第十七条规定，征信机构对所收集的信息应当客观、及时进行整理、保存和加工，不得歪曲、篡改，并应当采取必要、合理的措施以确保信息的及时更新。这正是征信机构保障个人信用档案信息准确性、真实性的义务。信用信息真实、准确是个人信用档案发挥作用的生命线。因此征信机构在收集信用信息时，就应按照法定的程序征集、审查，制定相关的内部操作机制与校对机制，保证信用信息处理前后一致。

《条例》第二十三条规定，征信机构应当建立健全征信信息保密管理制度，建立信息查询内部分级管理制度，在信息收集、整理、保存、加工和使用过程中确保信用信息不被泄露。征信机构的工作人员应严格遵守保密制度，不得擅自查询或越权查询该机构拥有的信息，不得泄露在业务工作中获悉的信息。这对征信机构的安全保护义务起到很好的法律规范作用。

3.保持独立、公正的义务

信用信息对个人关系重大，信用信息的公正性就显得尤其重要。如果征信机构受某种利益的左右，信用档案信息失去了公正、客观性，不仅不能服务于社会，提高经济运行效率;相反还会贻害于人，成为扰乱市场的一个根源。因此，征信机构作为独立于市场交易的第三方，应客观、公正地收集信用信息，提供信用信息服务。不应受到除法律以外的政府、企业或个人的干涉。《条例》中对于这点并没有提出，笔者认为在总则或征信机构的一般规则中应有所体现。

二、对个人信用档案主体的保护

个人信用档案主体，就是指其信用信息被征信机构收集、处理和利用的人，即被征信人。对于个人信用档案主体的称呼，美国使用的是“消费者”，而欧盟使用的则是“数据主体”。一般而言，个人信用档案主体应当为个人(即自然人)，而不包括法人或其他组织。

整个信用档案管理流程是围绕个人信用信息展开的，个人信用档案的建立又是以个人信用信息在一定范围内公开为前提的，因此不可避免地会涉及到个人信用档案主体的隐私问题，这也是个人信用档案立法的焦点。《条例》对个人信用档案主体的保护，从“总则”中的基本原则到“分则”中的具体规则都有体现。但是笔者认为《条例》对于个人信用档案主体的保护是不全面的，随着个人权利空间的逐步拓展和权利种类的渐趋细化，与个人信用档案有关的个人权利不仅包括隐私权，还有可能涉及个人的信用权、自由权、姓名权、名誉权等多种人格权。因此应充分明确个人信用档案主体的信息权。

为了有效规避公民信息在经济社会中可能受到的侵犯，我国个人信用档案立法应强调个人信用档案主体享有以下信息权利③:

个人信用信息同意权，是指个人信用档案主体决定其信息是否被该征信机构征收，基于何种目的、以何种方式在什么范围被处理、利用的权利。《条例》也规定除了行政机关、司法机关以及法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织已经依法公开的信息和其他已经公开的信息外，征信机构收集、保存、加工个人信息应当直接取得信息主体的同意。

个人信用信息知情权，是指个人信用档案主体有权知道其信用信息处理情况。个人信息知情权是实现个人信息权其他方面的基础，因为只有个人信用档案主体才会对自身的信息存在高度的敏感性，最容易发现个人信用信息中的错误，能积极主动更改错误信息和已过时信息，从而保证收集和使用信用信息的准确性和完整性。《条例》第三十九条中的“信息主体有权按照国务院征信业监督管理部门的规定向征信机构查询自己的信用档案。信用档案应包括信用信息、信用信息来源和信用信息查询记录”正体现了这一点。

个人信用信息更正权，是指个人信用档案主体发现其信用信息不正确、不完整、未更新，可要求有关征信机构更正、补充的权利。个人信用信息更正权的赋予，既是个人信用信息知情权演绎和发展的必然逻辑，也是实现对个人隐私权保护的有效制度安排。

个人信用信息删除权，是指个人信用档案主体要求征信机构删除其信息的权利。在个人信用档案管理中，对确认为错误的信息，征信机构非法储存、超范围储存、逾期储存个人信用信息的，个人信用档案主体均有权要求予以删除。

应该说《条例》中以上规定对公民的信息更正、删除、保密权的保护是比较完善的，但是对异议处理完毕以后除了书面答复个人信用档案主体外，还应免费提供一份信用档案，以保证个人信用档案主体了解自己的异议处理的最终情况。

个人信用信息救济权，当个人信用档案主体的权利受到侵害时，应获得事后的民事、行政、司法上的补救。《条例》第四十一条规定，信息主体认为征信机构、信用信息提供者和信用信息使用者侵害其合法权益的，可以向国务院征信业监督管理部门投诉。救济制度可以启动个人信用档案主体对征信机构、信用信息提供者、信用档案使用者的监督程序，使我国对个人信用档案主体的保护制度更加完善。

个人信用信息封锁权，是指个人信用档案主体对其信用信息的准确性向征信机构提出异议，在异议未解决期间，个人信用档案主体有权要求征信机构以一定方式暂停信息继续处理和利用。另外，当双方对信用资料的正确性发生争议，征信机构又无充足理由证明的情况下，也必须对该信用信息进行封锁，不能予以提供。这是《条例》中所欠缺的，笔者认为有必要增加。个人信用档案信息的封锁权可以保障异议处理期间，公民的合法权益。

三、对信用档案信息提供者的规制

个人信用档案信息提供者，是指为征信机构提供其掌握的关于公民的信用信息的社会组织或个人，如银行、保险公司，公共服务部门(如水、电、气)等。

信用信息的正确性、及时性、完整性很大程度上依赖信用信息提供者的行为规范，但我国对于信用信息提供者约束的法律条款少之又少。对于征信法律关系中重要的当事人之一，如何对其行为进行规范，明确其法律责任，是一个值得深入探讨的课题。

笔者认为，信用档案信息提供者的义务应包括类似于征信机构义务的方面，因为他们都涉及到信用档案信息的传输环节。要保证信用信息的准确性、完整性和及时性，对信用信息保密，应当告知信息主体该信息特定的提供对象和提供该信息可能产生的不利后果，并取得信息主体的书面同意等。

四、对个人信用档案使用者的规制

个人信用档案使用者，是指利用征信机构为其提供的个人信用档案进行授信、雇佣等活动的个人或机构。当前社会中，信用档案使用者往往也正是个人信用档案信息的提供者，如诸多的商业银行、保险公司。

笔者认为，个人信用档案信息使用者的义务主要应该有④:

一是使用目的限制。个人信用档案信息的使用者，只有在法律允许的范围内或取得个人信用档案主体的授权后才可使用。

二是信用档案信息来源披露义务。信用档案信息使用者根据信用档案信息，做出不提供服务或拒绝交易的决定后，有义务以口头或书面的形式，告知个人信用档案主体关于做出决定的依据或原因，并且提供出具信用档案征信机构的联系方式，还应清楚、全面地告知个人信用档案主体提出异议的权利和途径，这样一方面有利于信息主体及时向征信机构查证征信机构所收集的自身信息的准确性、全面性和及时性，另一方面还可以及时发现和制止某些不法行为，如身份盗窃行为。

《条例》对信用信息使用人也进行了使用限制，并规定了侵害的法律责任。但是对使用范围定位的缺失，不能不说是一种缺憾。笔者认为，应出台相关的法律法规对信用信息披露进行约束，可将个人信用档案信息的披露限制在以下方面:

一是金融机构、保险机构等向公民提供相关业务服务时，调查其信用状况，以判断其支付能力与偿还能力;二是有关政府机构做出行政许可时的调查;三是潜在雇主需要了解个人诚信情况，以便做出是否雇佣的决定;四是个人信用档案主体申请查询本人的信用记录或授权他人使用;五是法律、法规规定可以披露的。

注释:

①吴国干.个人信用征信基本法律关系探略[J]. 湖北社会科学，2008(8):131-134.

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档案以保存、提供利用为主要责任，面对收集、整理、鉴定、保管、检索和利用等任务。当前数字化高度发展的情况下，各行各业都面临管理上的巨大挑战，档案行业也不例外。随着我国信息化建设的快速发展和推进，新型电子档案产生并逐步完善，有取代传统纸质档案的趋势，无论是个人档案或者集体档案，档案承担着记载信息、传承信息以及提供保存、检索供社会利用的责任，落实好档案管理工作十分重要，而在信息社会中如何把握机遇迎接挑战，是档案管理工作者面对的重要课题。

1 电子档案的定义

电子档案是随着信息化社会的出现和发展应运而生的新生档案类型，关于它的定义尚未形成绝对的统一，本文选取了几个比较有代表性的定义来阐释电子档案的含义：

学者张雪香在论文《高校电子档案管理》一文中指出，要避免简单的将电子档案等同于电子文件，她认为电子档案比较确切的定义，是指“国家机构、社会组织或个人在社会活动中，于数字设备及环境中直接形成以数码形式记录到磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的有档案价值的文件”。即电子档案是借助计算机系统生成、利用和保存的档案文件。

学者孙笑一则通过特征来阐释电子档案的定义，他提到电子档案具有实体的虚拟化，手段的数字化、网络化、多媒体化，时效性强、周期短，具有交互性和个性化，加工标准化、信息海量化和检索的智能化等特征。

孙丽茹则采用了国家档案局在《电子档案移交与接收办法》（档发[2012]7号）中的定义，即电子档案是指在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。

综上，本文认为电子档案对应的是我们通常说的纸质档案，指可以通过计算机磁盘等载体进行存储的电子文件的集合。

2 电子档案管理现状

档案管理电子化进程必然是个长期持续的过程，当不可否认这也是必然趋势，电子档案较之于传统纸质档案优势明显，但在转型过程中也会出现一些必须要面对的问题，本章从电子档案的优势劣势和电子档案管理目前可能存在的问题2方面谈谈我国电子档案管理现状。

2.1 电子档案管理优势

电子档案相比于传统的纸质档案管理优势主要体现在：1）降低人力成本，减轻人力负荷。电子档案的载体是数字载体，信息采集和上传也可以通过计算机软硬件完成；2）更利于保存和检索利用。纸质档案的保存对空间及空间条件要求很高，电子档案更容易保存，利用计算机系统也更容易检索利用；3）管理方式更加灵活。电子档案信息修改更加方便，为有序、数字化现代化管理提供了条件。

与此同时，不可否认电子档案在带来诸多方便，使得档案管理效率提高，但也存在一些不容忽视的短板。比如档案文件的真实性和数据保存的安全性问题。电子档案容易修改增删，真实性的保障有赖互联网技术的提高；电子档案数据安全问题也不容小觑，互联网的数据有可能遭遇病毒、黑客袭击等，电子档案存储在终端也面临这样的隐患。

2.2 电子档案管理存在的问题

电子档案既有优势又有劣势，但档案管理电子化是不可逆转的必然趋势，在这种大形势下，要明确电子档案管理发展方向，有必要先对目前电子档案管理存在的问题作一了解。

2.2.1对档案管理重视程度不够，意识淡薄

档案管理属于我们所说的冷门专业，岗位也属于偏边缘的岗位，目前我国很多有关部门对于档案管理这一工作并不重视，甚至认为可有可无，不需要花费精力在这一项工作上，使得档案管理工作人员也抱着随意的态度对待工作，这是一个不良循环，而电子档案管理需要运用大量先进的科学技术，意识问题和管理理念是根本对问题。

2.2.2综合型专业人才匮乏

档案工作者对档案管理的专业性自不必说，但既懂档案管理知识也懂信息技术，的综合性专业人才匮乏，给电子档案管理工作高效进行带来了挑战。

2.2.3相关法律法规不完善

互联网知识产权问题还处于起步阶段，电子档案管理法律法规尚未形成体系，有关电子档案管理的专门规则条例极少，统一适用性对法律较少。

3 电子档案管理发展方向

当今社会，社会经济发展高速，时展日新月异，知识经济逐渐兴起；大数据时代带来了海量的数据资源，革新了各行各业的常规模式，现代化技术手段强势来袭。利用现代化技术进行档案管理的意义不言而喻，而随着新技术的逐步渗透，人员管理、档案管理侧重点等都必须同步协调发展，本章将从3个方面谈一谈我国电子档案管理的发展方向。

3.1 管理理念和管理意识向着现代化、电子化方向发展

随着技术的不断发展和信息社会的高速运转，电子档案管理也将朝着现代化的方向发展。变革的开始首先是理念的变革，正确认识当前档案管理大环境，电子档案管理的必要性和优劣势，树立良好的管理理念，积极了解形势、环境的变化，促进电子档案管理向着现代化方向发展。

3.2 电子档案管人才向着专业化趋势发展

电子档案管理人员愈加专业化。档案管理工作处于不断的发展中以适应新形势需要，人员专业化很重要。电子档案管理不仅涉及到档案管理的专业化知识，对从业人员计算机知识、互联网技术应用、相关法律条文等方面的能力素质也有很高的要求。电子档案管理起步至今，到逐渐发展，慢慢取代传统纸质档案还有很长的路要走，其中管理人才向着专业化发展是不可忽略的重要方向。

3.3 多机构、跨部门合作，共同创造安全可靠的互联网大环境

良好的互联网大环境对提高电子档案管理安全性很有帮助，这就需要多部门通力合作，构建完善的档案应用机制，构建完善的电子档案管理计算机信息系统，充分考虑到潜在的一些安全性问题，采取相应的措施。如正规杀毒，防范黑客攻击；归档规范化，管理程序化；完善相应的法律法规，借助法律机构职能作用确保电子档案的安全性。

4 总结

综上所述，档案管理工作不是简单的体力劳动，需要专业的理论知识指导和与时俱进的现代化技术手段辅佐，不断发展创新，探求更加高效、便于利用的管理方法，子档案正是科学技术快速发展的产物，对管理及保护工作提出更高的要求，需要进一步建立健全完善的电子档案管理体系和安全保护机制，做好档案管理工作从传统向电子化进程的转变，做好电子档案的维护工作，加强相关专业从业人员的技能培训，不断提高电子档案管理水平，保障电子档案信息的安全。

参考文献

[1]张雪香.大高校电子档案管理研究[J]. 湖北师范学院学报（哲学社会科学版）2016，36（1）：81-83.

[2]周茂玉.浅谈电子档案在档案管理中的作用[J].办公室业务，2015，（247）：103，138.

[3]孙笑一.浅析电子档案的主要特征及管理保护策略.[A]“决策论坛――公共政策的创新与分析学术研讨会”论文集（上）[C]，2016.

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一、高效档案管理

高校的档案工作对于大学生来说是关键的一个环节，个人档案直观的反应一个人在学生生涯中的成长以及重要的信息数据，比如该学生在高校中，形成的学习信息以及在学习生活中的各种奖励、表现等，均可以在人事档案中表现出来，随着学生步入社会，档案中涵盖的内容也大大增加，记录的内容也更加详细与细致。因此档案的全面反映一个大学生全部学习履历，对步入社会进入工作单位都具有非常重要的意义。高校对大学生的档案管理要提高重视，改善目前的管理现状与水平。

二、高校档案管理意识薄弱

随着社会的快速发展，高校中对于学生档案管理的制度、体制以及人员编排都不到位，没有把档案管理当做一件重要的事看待。每年面对众多的毕业生，档案工作不仅毫无秩序而且错误百出，甚至有档案丢失现象发生，这给学生造成很大的麻烦，也给学校管理带来负担。由于档案管理工作的随意性，很多毕业生的档案中缺乏重要资料、登记表格等信息，管理人员仍然会将这些有缺失的档案进行签收备案，这样就会使毕业生的参考价值大打折扣，严重的会影响到工作单位对毕业生的招收问题。

（一）高校档案管理水平较低

在我国存在的普遍情况就是高校中负责管理档案的人员不仅仅专业知识不过硬，工作也不尽心尽责，这对学生档案管理方面带来了很大的弊端。尤其是我国偏远的落后地区，对于档案管理的信息化技术缺乏，档案管理人员业务不专业等因素，导致学生的档案信息更新速度滞后、查找困难。并且对着历年学生的增加和累，非信息化的手抄式档案管理已经无法与社会进步接轨，不仅信息不能与其他院校同步，档案管理的质量与水平也与社会大环境的水平相差较远。很多毕业生的档案中除了历年的学习成绩之外其他获奖以及社会实践的信息全无，导致应聘工作时，工作单位需要考核员工综合实力时，学生的素质与个人能力无法得到真实的反应，对毕业生的个人发展带来一定的影响。

（二）高校档案管理人员的素质问题

高校管理学生档案的人才服务中心，对于大学生档案管理这件长期性的工作，要充分做好为大学生服务的内容，认真完成招聘企业以及毕业生需要的档案等咨询服务。高校档案管理工作是需要很强的专业知识和良好的工作态度，才能在每年高校毕业季繁忙的工作中耐心的为毕业生提供服务与指导。部分高校人才服务中心在处理档案问题时工作效率较低，工作态度不积极，毕业生会因为档案的问题得不到及时的解答而一次次奔走于人才中心，不仅降低了办事效率还给毕业生增添了不必要的麻烦。档案管理人才目前比较缺乏，在偏远落后的地区更甚，人才服务中心缺乏专业的档案管理服务人员，对档案管理的知识与技能并不娴熟，对于毕业生的资料哪些需要入档存放、那些资料需要盖章等处理方法模糊，直接降低了高校档案管理的水平与质量。

三、高校档案管理发展的方向

随着科技的快速发展和社会的不断进步，档案管理势必要提高专业度才能更好的配合社会的人才需要，更好的为培养人才而服务。

（一）高校档案管理信息化

高校的规模随着教育改革的开展在一天天壮大，每年招收的新生人数也在不断的递增，档案数量也在快速增长，档案的形式也随着传统的纸质模式逐渐向电子信息文档、多媒体格式发展。传统档案管理模式已经无法适应当前档案工作量巨大的现状，并且纸质的档案保存与保管都需要更多的资源，因此信息化、数字化是档案管理发展与进步的必然趋势。

档案管理信息化就是利用电子计算机把档案原件扫描并存储到计算机，然后以文档的形式保存、管理，这样不仅仅避免了庞大的纸质档案存放的繁复性，还大大降低了档案的破坏、丢失等风险性，还便于招聘毕业生查档、调档。在存储学生档案的时候也要注意对文档进行保密处理，因为档案中多存储的是高校的学生以及在校职工的个人详细资料，如果不妥善保管发生遗漏、丢失、泄密等事情发生，尤其是在当今科技发达的互联网时代，都会在不同程度上对学生与教职员工造成不良的影响。因此档案管理人员在扫描、存储过程中要格外留意文档的保密工作，防止对档案工作造成不必要的影响。

（二）高校档案管理制度化

要想提高高校档案管理的水平与质量，就必须将档案管理工作走向制度化、法制化，大学生档案管理在高校档案管理中占据着重要的地位，因此必须建立相关的规章制度进行管理，这样可以速进大学生档案管理工作完善、有效的进行。在遵循国家规定的相关档案管理法律法规为前提，并建立符合高校档案管理的管理制度，并要求管理档案人员严格遵守。只有规范的档案管理规章制度建立起来，才能够保障档案管理工作的质量、效率，并且档案管理人员也会加强对工作的认识度，从根本上促进档案管理工作越来越规范、越来越完善。

四、结语

高校档案管理对于当前社会人才的培养与管理都有比较重要的意义，人才服务中心的大学生档案管理人员也应明白其重要性并加强服务意识、端正服务态度，利用高科技、信息化的便利把高校学生档案管理质量提高一个新层次。

参考文献：

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中图分类号：G472.4 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）010-00-02

人事档案是在人事管理活动中形成的，记载和反映个人履历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料，是每个人的经历学历、社会关系、思想道德品质、工作学习状况以及考核奖励处罚等情况的原始记录。人事档案管理是将人事档案先进行收集、整理、保管然后提供给人们利用的活动，对人力资源开发起着重要的作用。

一、人事档案的作用

在现代劳动用工管理中，人事档案的作用包括两个方面：

对职工个人而言，档案具有任何材料都不可能具备的真实依据和原始凭证作用，所以它的法律效力极强。无论是考研、就业、出国审查还是升职晋级、各种社会保险、离休退休手续办理以及各种证明材料的出具等都离不开档案材料作为重要依据。

对于用人单位来说，人事档案作为人才信息的重要载体，是人才信息最基本和最主要的来源，通过利用档案，可以清楚地了解员工过去的工作轨迹，考察其德、能、勤、绩、廉等各方面的情况，从而全面准确地了解一个人的基本情况、素质能力，是知人、选贤、举能的重要工具，对培养选拔人才开发人力资源具有重要作用。

二、当前人事档案管理工作中存在的问题

1.人事档案管理硬件条件严重落后，管理水平较低。当前有相当一部分单位人事档案管理仍停留在过去原始的手工操作阶段，设备设施简陋，应付凑合，技术落后，徒耗时间和精力，档案的完整、准确难以得到保证。据统计，不少单位没有专门的档案管理库房，办公、阅档、仓库合一，缺乏空调、去湿机等设备，严重影响了档案的安全性和保密性。

2.人事档案管理人员不足，队伍不稳定，专业素质偏低。很多单位根本没有达到中央组织部要求的“管理一千人的档案需要配备一名专职干部”的基本人员配置，不但有一人兼职管理几千卷档案情况，甚至用临时工管理档案的也屡见不鲜。一些档案管理人员学历和专业素质低，对档案缺乏责任感，不经过培训就上岗，不具备最基本的业务知识，不懂电脑的使用。而且很多档案管理人员身兼数职，对档案管理工作精力投入不足，致使档案材料未能及时整理归档，案卷达不到“归档齐全完整、鉴别要认真、分类要准确、编排必须有序、目录务必清楚、装订要整齐”的要求，严重影响了档案管理水平。

3.人事档案内容质量不高。一是人事档案造假严重。在各种利益驱使下，一些人利欲熏心，利用手中权力和管理漏洞，伪造、涂改档案内容，假工龄、假年龄、假党员、假职务、假荣誉等屡见不鲜，从“原共青团石家庄市委副书记王亚丽，身份、年龄、履历、档案均涉嫌造假”的新闻也可以看出，一些单位的档案造假已经到了非常严重的程度。二是档案材料内容质量不高。人事档案是每个人信息的“记录仪”、“储存器”和“说明书”，应从各个方面反映一个人全面的基本的情况，“见档如见人”。然而现实中的情况却是，很多人的人事档案寥寥数字，几无更新，信息量很少，个性特征更是无从谈起，可利用价值不高。很多鉴定、考核和评价材料都给人以“千人一面”、“如出一辙”的感觉，内容及形式雷同，不能准确反映个人的真实情况。三是人事档案在观念上多是重政治轻业务，反映政治表现、家庭状况及社会关系等方面的内容较多，而能反映一个人业绩特别是动态反映一个人工作情况的信息，如：管理能力、技术专长、工作实绩、心理素质、岗位培训、继续教育等情况，则少之又少。有的即使有，数量也有限或补充不及时。

4.人员流动过程中出现的档案管理滞后问题。随着市场经济体制的确立、用工方式的多样化以及人才资源配置方式的变化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”转变为“社会人”，出现了擅自扣档、擅自带档、重新建档、弃档、档案丢失、传递混乱等情况。例如，近年来越来越多的高校毕业生把就业目标投向了非公有制单位或外企，这些单位不需要个人档案，只需要相关的学历证明和身份证明，而多数国有企业在吸收人员时，也基本上实行了灵活的聘任制，而非终身雇佣制。人事档案的这种社会功能的弱化，造成了越来越多的人不重视人事档案，而一旦需要时又手足无措，费尽周折。

5.人事档案信息开发利用不够，重保密轻服务。档案管理，无论是收集、整理，还是鉴别、保管，究其本质，都是为了提供信息，服务于识人、选人、用人，为人事决策提供参考依据，有效利用是档案管理的出发点和归宿。但就目前而言，人事档案利用工作基本都是被动服务，等待相关人员主动找上门来查阅才提供，缺少主动服务精神，开发意识差；即使查阅利用，范围也有限，往往只提供党团材料、社会关系、简历职称等肤浅表面的自然情况，而真正用于人才选拔、培养、开发乃至预测等方面的内容较少，严重影响和弱化了人事档案的现实效用和历史价值。另外，由于人事档案具有机密性，加之利用档案审批手续比较严格，限制较多，因此利用也不够充分。许多档案除了在职称评定、工资晋升时利用外，长期沉睡在档案盒里。

三、解决问题的对策

1.夯实人事档案管理的基础。档案管理部门要按照档案管理设施建设的有关要求，配备标准的档案用品、微机和空调、防潮、除湿等设备，建立牢固的防火、防盗、防蛀、防光照的专用库房，库房设施设备和安全措施应定期检查，档案库房、阅档室和工作人员办公室应三室分开。档案管理人员应及时收集各种档案材料，认真整理，鉴别分类，及时归档。对不符合归档要求的材料要及时处理，手续不全的内容要及时补办，确保档案材料整齐完备、真实、准确、权威。

2.加强队伍建设，提高档案管理人员的能力素质和知识储备。档案管理工作的政策性和业务性较强，需要各种高素质、高学历和复合型人才。档案管理人员应紧密结合工作需要，跟上飞速发展的时代步伐，时刻掌握计算机操作、网络和多媒体等新技术新知识和先进的管理技术，增强使用现代化工具的能力。另外还要积极学习本专业领域相关知识，熟悉各个岗位环节，提高业务技能。只有这样，才能成为具有较强管理能力和实际操作能力的档案管理能手，才能更好地提供单位所需的优质、快捷的档案管理和开发服务。档案管理人员还要深入了解档案管理的重要性，不断加强自身职业道德修养，增强使命感、责任心和事业心，提高主动服务意识和服务水平。

3.建立健全人事档案管理工作制度，提高档案质量，提升服务水平。档案工作头绪多、琐碎繁杂，需要一定的制度来制约，否则会无章可循、无所适从。一是要加大对《档案法》等法律法规的宣传力度，不断增强民众的法治观念，档案管理人员必须知法、守法，更要时刻不忘自觉宣传《档案法》。要尽快制定出台《人事档案管理法》，使人事档案管理真正纳入法制化轨道，朝着程序化、规范化、标准化的方向发展。二是从源头上抓起，做好档案收集工作并从根本上把好关，对制假、造假、涂改者依法处置，严惩不贷。三是严格管理，实行人事档案管理目标责任制和责任追究制，对档案材料归、转、进、出等严格要求，堵塞管理环节上的漏洞。四是增加透明度，除确实不能公开的涉及个人隐私的一些内容外，其它诸如职称、学历、工龄、年龄等自然情况和基本状况，均应在一定范围内公开公示，并加强有关部门对档案管理的监督检查，接受群众和社会监督。

4.加强流动人员人事档案管理。一是完善制度，明确要求，制定完善流动人员人事档案审核工作方案，建立健全流动人员档案材料收集网络，确保形成的材料及时归档、及时更新。二是规范程序，严格管理，不断健全档案查（借）阅制度、收集制度、鉴别归档制度、转递制度、检查核对制度、保管保密制度等规章制度，使档案记录内容全面、客观、动态，档案查借阅、转移规范高效。三是便民利民，人。引入计算机管理档案，建立计算机索引系统，提高档案管理的效率，方便检索。

5.提高人事档案管理现代化和信息化水平。档案管理部门要加强信息化技术手段的应用，配备先进的计算机等成套设备，对人事档案实行计算机辅助管理，通过计算机、摄像机、照相机、扫描仪等现代设备和现代数字技术，将人事档案材料录入电脑，将图片、影像、文字等资料转变成数据资料，既有纸质档案，又有数据格式，二者并存。甚至可以开发一套功能强大、方便高效、格式统一的信息系统软件，建立完善人事档案信息数据库，以满足档案信息化建设的基本要求。还要充分利用网络对人事档案管理体制进行创新，实现非保密档案信息的共享，向社会提供高效优质的档案信息服务，既方便了利用者，又能大大提高人事档案工作的效率和档案的利用率。

参考文献：

[1]曹中伟，叶丽新，吴军.人事档案管理存在的问题及对策[J].兰台世界，2002（05）.