档案管理的意义范文

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1.1有利于促进档案馆各项工作的顺利开展

对于档案馆各项工作而言，档案是最基本的条件，只有完整的收集并保存好档案，才可以顺利的开展各项业务，为社会提供档案信息服务。对于整个档案工作而言，保护档案的安全和完整是最基本的要求以及任务。其实档案保护工作的实质就是要消除一切可能会损毁档案的不利因素，包括自然的，也包括社会的。通过大量实践证明，档案馆的档案事业发展较好，而且社会服务效果良好的话，馆藏档案及里面的资料内容都比较完整、丰富，而且保存的完好程度较好。如果没有档案，想要开展各项档案管理活动只会是空话。

1.2档案真实的记录了人们的社会实践活动行为

档案并不是一般的情报资料，档案资料可以为各行各业以及各级机关机构的相关工作提供科学、有用的技术、经验等信息，而且还可作为法律凭证，也具有查考的作用。因此档案的保护、利用工作一直以来都备受党和国家的关注和重视。《档案法》中的第一条法则就明确指出制定《档案法》的基本出发点就是档案的有效保护及利用。因此，在档案管理工作中，一定要妥善保护好各种能够将真实的历史面貌反映出来的标记、字迹材料、纸张材料以及印章等，同时应该将这些资料的生存寿命尽可能延长，这样才可以在维护国家和党真实历史面貌的关键时刻提供重要的真凭实据。

1.3档案的生存时间并不是永久的

在档案收藏和保护的过程中会存在很多不利因素影响档案的永久保存。比如，就纸张字迹的档案材料来分析，我国古代以及近代的档案主要是采用传统的墨水以及手工纸写的，它们已经保存到今天已经超过几十年或者几百年，但是保存情况依然良好。根据事实研究表明，这不仅和手工纸有关，也和墨水有关，都具有良好的耐久性。然而近年来档案书写材料出现了很大改变，现在基本上都是采用酸性的机制纸，而且字迹也有很多样式，这些档案制成材料的质量并不是非常稳定，加上档案常常会需要调出查阅、复印、搬动等，这样会加剧档案的机械性破坏，不利于档案的永久保存。

2.档案收藏保护以及开发利用工作中存在的主要问题

收藏保护档案和开发利用档案是档案管理工作的主要内容和任务，也是不可分割的有机整体。因此，在档案管理工作中一定要同时抓好档案的收藏保护以及开发利用工作，但是实际的档案管理工作仍然存在诸多问题：

2.1过度强调档案的开发利用

有的档案馆在档案管理工作中，将档案的开发利用看的比其他一切都重要，忽略了档案保护工作的重要性，形成了“利用第一”的观念。存在这种工作观念的人员往往会将自己大部分的时间和精力都花费在向社会开放利用历史档案上，强调档案利用产生的实际效益，并未注重一些基础性工作，并未充分意识到档案管理工作的战略地位，也没有意识到收藏保护档案对于档案开发利用工作的重要性。

2.2并未建立健全的档案保护规章制度

目前很多档案馆并没有将收藏保护档案工作真正的落实到档案馆工作的各项业务环节中，错误的认为档案保护工作仅仅是档案库房管理人员的工作和职责，正是这种错误的认知导致在提调、整理、接收、搬动、复制、修复以及利用档案的各个环节中常常会出现档案被损坏的现象。尤其是利用档案的过程中，由于长期在不恰当的温湿度环境中堆放，霉菌、虫蚀、灰尘、光照，甚至是社会环境都会危害到档案。

3.做好档案收藏保护以及开发利用的建议

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中医是我国传统医学的精华，中医治疗在我国拥有悠久的历史和广泛的群众基础。医药档案是医药事业发展的必要条件和根据。随着医疗事业的进步和发展，中医在医疗活动中，担负着重要的任务。中医医药档案管理是中医诊疗活动中一项基础性的工作。医药档案是医院具有真实性和准确性的历史记载，是医药历史的保存和反映。医药档案是指各级医药管理部门、医药企事业单位、团体或个人从事药品、医疗器械、制药机械、医药包装、卫生材料的生产、经营、科研、教育、设计、情报、外事活动和医药党、政、群管理工作以及其它各项活动直接形成的具有查考、利用和保存价值的各种文字、图表、声象以及实物等不同形式的历史记录。中医医药档案除了具有医药档案的一般特点外，还具有中医医学的特殊性。因此，中医医药档案管理必须要结合中医医学的发展历史和发展趋势，以中医学的特征为医药档案管理的重心，在管理中形成直接的有效的档案管理模式。

1 中医医药档案管理的作用

1.1 中医医药档案管理为中医诊疗活动提供信息化服务

中医是我国医学活动的主要组成部分。虽然西方医学的传入，对我国医学发展有重要的推动作用，但是，中医仍然占据我国医学诊疗活动的主体。在中医诊疗过程中，医生会根据病患的需要给予相应的处方，在中医处方中，中药是主体。我国中药发展的历史是非常久远的，90%的中药理论都源于古老的医书。例如《本草纲目》、《伤寒杂病论》、《黄帝内经素问》、《医林改错》、《古今图书集成医部全录》、《圣济总录》等等上百部医学著作。这些理论在不同的时代，由不同的医学泰斗创立，是我国现代中医学的基础。中药的特性、品质、作用在这些著作里都有明确的记载。随着时代的进步，医药信息也发生着明显的变化，在多方面增加了种类和用途。医药档案管理将这些珍贵的信息进行了整理和分类，把医药档案形成了一个系统化的信息库，为整个中医诊疗服务提供了全面的信息依据。

1.2 中医医药档案管理对学术研究有参考作用

我国是中医学起源和发展的国家。中医学在全球经济合作的前提下，已经得到世界各国的认同。在很多中医院都有国外的专家和留学生进行中医学习。早在1995年，我国的中医学就得到新加坡医学界的广泛重视，新加坡先后选派了多名医生来我国学习中医学，并进行学术交流活动。医药档案中记载的中医医药使用过程的数据和资料，对学术研究起到重要的作用。医学学术研究是严格和谨慎的，在具体药品的性能和使用上，都要有明确的使用效果和优势。中医医药档案在这方面有明确的记载，这些记载为医学学术研究提供了重要的参考，避免了研究时对医药问题的怀疑和忽视。加强中医档案管理对于医学学术研究和交流具有重要的作用。

1.3 中医医药档案管理是中医文化积累和沉淀的途径

我国中医院在各级城市都占据着医疗事业的主体地位。每一个中医院都以中医治疗的稳定性为优势。中医医院的文化建设是中医医自身提升的主要内容。中医医院与西医医院处于一定意义的对抗局面。要突出中医医院的优势必须要积累中医医院的文化底蕴。中医医药档案管理在医院文化建设上具有重要作用。中医医药档案管理注重药品的制作过程记载，使用情况记录，正负面的影响作用，这与中医医学理念是必然的吻合。中医医院要想在激烈的市场竞争中处于优势地位，必须要建立一种符合人们医疗需要，符合人们心理需要的医院文化，让人们对中医医学充满信心。中医医药档案管理是积累中医文化的重要途径。

2 中医医药档案管理的重要意义

2.1 保障了中医诊疗事业发展的丰厚基础

中医医药档案管理涵盖的内容是非常丰富的。中医医药档案记录了中医方法诊治病患的总的过程。记录的内容包含了中医应用过程、应用理论、应用结果。同时，记录了不同的病患在不同的阶段的病情反映。这些记录有的用文字表明，有的特殊病例用影像表明。中医诊疗活动具有长期性和稳定性。中医治疗活动必须要依靠丰富的医学常识。随着自然环境的变化，很多新的病种发生在人类群体中，中医治疗也必然要根据新的病情调整治疗方案。在调整的过程中，要追溯历史和发展具体方法。中国医药档案在诊疗技术开发上具有指导性作用。医生可以根据既往的记载找寻病种的规律，从而探求一套新的治疗方法。

2.2 建立中医医药使用制度的需要

医药档案管理涉及的部门有医药管理部门、医药企事业单位、从事药品制作、研究、设计的部门等多个单位。医药档案必须要保证记录的准确性、系统的完整性和安全性。医药档案管理由国家档案行政部门负责，统筹规划、组织协调。医院的规章制度建设是一项长期的复杂的工程。对于中医院来讲，医药使用制度建设是一个新的课题。因为，中医医药不同于其他医药种类，中医医药的使用非常考究。中医医药注重质量、成色、年限等等。在药品的制作工艺、使用方法、保存方法上具有严格的要求。中医医院的医药使用制度是维护中医医药使用理论的重要保障。医药档案管理的效果决定了医药使用制度的程度。中医医药档案管理是中药在诊疗方面的中医体现，在医疗理念上，医学方法选择上，医疗过程上都具有重要的意义。做好医药档案的检查和监测，是建立医药使用规范化、科学化的基础。

2.3 传承祖国医学思想的重要反映

中医是我国古代文化中一颗璀璨的明珠。我国医学思想在几千年中都受中医思想的领导。在新的时代，中医治疗在救治病患中，起到重要的作用。中医医药档案管理是保存中医文明成果的重要举措，对于提高中医理论与实践的结合具有重要的推动作用。中医医药档案的管理，可以在很大程度上集中反映中医医药对人类健康的促进作用，对人类生命学研究发展的作用。中医医药体现了中华医学的文化精髓。对医学思想的发展有重要的指导意义。

总之，医药档案管理是我国医疗卫生事业的基础性工作。医药档案是否科学规范影响到医疗卫生工作的效果。加强医药档案管理工作，提高医药档案的管理水平，是社会主义医药事业的必然要求。中医作为我国医学发展的根源，中医医药管理是中医发展的重点工作。做好中医医药档案管理工作，就是为我国传统医学奠定坚实的基础，为实现祖国医药事业的全面发展提供文化层面的保障。

参考文献

[1]陈晖，等级医院评审对医院档案建设的促进作用[J]，中医药管理杂志，2006年第11期。

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二、实物人事档案材料的形成规律

实物人事档案的形成最初要通过各级各部门主动的收集汇总在一起，之后再交给人事管理人员统一管理入档，因为每个人在递交材料时包含如专家资格、荣誉证书、学历证书、职称评定书等资料，在统一交给人事部门后还应进行相应真伪辨识，档案原始材料一般都是由本人填写的，还有一部分是有熟悉的人附注的，在一定程度上保证信息的完整性，这些表格种类很多有劳动合同、履历表、个人自传、入党申请书、学期鉴定表等等，涉及种类和内容方方面面。因为实物人事档案是以传统材料为载体，使用最多的是纸张，而纸张记录下的文字一般不会轻易变更，因此实物人事档案就有其独一无二的特性，文字的变更在档案中是显著的，因为字迹和内容信息是不可分离的，档案原始性和特殊性也就表露无遗，可以说实物人事档案跟随人的一生，与每个人的生命轨迹相关，一个从呱呱坠地到生老病死都被记录下来，在档案中可以找寻到生命中的任何足迹。人事档案的管理是由企事业单位的人力资源部、以及政府机构和相应的部门，具有不可替代性，其管理模式很有序和模式化，是根据历史变迁在发生相应的变化。在现代社会信息技术逐渐取代纸质材料，但是就人事档案管理的特殊性导致了电子档案不可能取代纸质纸质档案，纸质文档的存在有着稳固的历史地位。现在由于信息技术的广泛应用，也出现很多病毒入侵导致电子档案的管理遇到技术上的困境，一旦系统崩盘，所有的信息将面临丢失的困境，而实物人事档案则原汁原味的保存了档案的原貌，重要的文档只要保存得当不会出现丢失的困扰，在受到电子档案不断冲击下，我们也越来越认识到实物人事档案的重要性。

三、实物人事档案的现状

人事档案是综合反映个人的学历、经历和工作的一种动态跟踪记录系统，是各级政府和企事业单位选拔人才的重要来源，因为处在新旧体制交替的时期，转实物人事档案管理体制也面临从旧体制向新体制转变的过程，目前人事档案管理模式还处在计划经济时期，与现代社会完全脱节，需要适应改革开放和市场经济的普遍要求，在原有的体制基础上实现一定的突破。人事档案管理目前存在多头管理的现象，除了一些主管部「刁外还存在一些无权管理的部门保存人事档案的现象，人事档案管理还存在管理不规范的现象，不是专业的人员进行管理，很多情况下是有人兼职管理，平时整理工作严重倦怠，这样使得档案材料整理会出现遗失的现象，人事档案资料不全，使得人事档案管理不规范。很多单位和机构并不重视人事档案管理这部分工作，因此投入的资金和人力很有限，在一定程度上人事资料的乱登、篡档等现象，严重影响档案管理的严肃性和权威性。

四、实物人事档案的发展趋势

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数字化档案管理是档案馆建设在信息时代的必然要求，是档案信息化建设发展到一定阶段的必然产物，是信息化建设综合实力的体现。在具体实施过程中，对具有高度价值的图像、文本、语音、影像、影视、软件和科学数据等多媒体信息进行收集、加工、整理和保管。随着数字技术处理和内容管理技术的飞速发展，新的档案管理必然以数字化档案管理的方式存在。

二、数字化档案管理的重要性

当前，计算机的广泛使用，形成了大量的数字档案信息。档案信息数字化随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展，产生的一种新型的档案信息形态。采用数字化档案管理，把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。

（一）数字化档案管理的优势。数字化档案管理把传统的以纸质为载体的档案信息对象转化为机读档案，从而节约了保管费用，节省了占地空间，查阅起来方便迅速，避免了反复印制资料所造成的纸张和人员的浪费。数字化档案管理查询资料非常简单，能使资料及时归档，尽快提供利用，提高办公效率。

（二）数字化档案管理的作用。在数字化档案管理中，计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域广泛使用，促进了档案管理理论、档案管理技术和方法的变革，实现了档案信息资源的有效利用和共享，发挥了档案信息的增值作用，进一步发挥和提升了档案工作在信息化社会中的地位和作用。

（三）数字化档案管理的效率。在工作中，档案因经常外借翻阅而产生破损甚至丢失，给档案的永久保管造成不便。档案资料经过数字化加工，各职能部门都能通过档案管理系统查询或利用所需要的电子文档原文信息，档案利用不再受档案原文不能共享的限制，有效地保护档案实体的安全，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本，实现资源共享。

三、实现数字化档案管理的新思路

（一）进一步提高档案管理人员的素质。随着档案信息数字化的发展，档案信息分析也成为一项非常重要的工作，这就要求档案管理队伍素质也随之提高。有针对性地对广大档案工作者进行档案知识的培训、教育，坚持用新思路、新体制、新机制、新方式，坚持以人为本，全面提高素质教育。加快档案数字化建设，在短时间内培养一批高素质、高技能的现代化信息管理人才，要使档案工作者掌握传统档案管理知识，掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理等基本技能，熟练运用现代化技术手段来管理档案，不断推进网络信息共享，早日实现数字化档案室。