事业单位档案规范化管理范文

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人事档案记载了个人的学习工作经历、政治思想、品德作风、工作表现等大量重要信息，是全面系统了解和评价一个人的重要参考依据。随着人事档案作用的日益明显化和人事档案管理的变革，个人信息的真实性和有效性越来越受到关注，人事管理的规范化也日益显得重要和迫切。事业单位作为我国行政行业划分体系中的重要组成部分，加强事业单位人事档案管理规范化成为适应社会发展的步骤。

一、事业单位人事档案管理中存在的主要问题

1.对档案管理不够重视。在部分事业单位的人事档案日常管理中，存在着一些领导不重视人事档案管理的现象。传统的人事档案管理观念认为，人事档案管理的内涵就是信息的有效可查。并且，相当一部分工作人员也认为人事档案只是简单的收集材料、整理、装订、保管，没有更多的用途，因此使得很多档案管理人员养成了散漫、安于现状的思想，普遍缺乏改革、创新意识。

2.缺少稳定专业的档案管理人员。社会的发展和档案管理的革新对档案工作者素质和文化程度也提出了更高的要求，但是在现阶段的档案管理人员普遍学历低，档案专业的工作人员更是少之又少。由于档案管理比较清闲，常常由即将退休的工作人员或者其他工作人员兼职。因此，档案管理工作人员变动频繁，并不稳定，缺乏对档案管理的深刻认识，使得人事档案管理难以得到更大的革新和突破。

3.档案管理基础设施落后。现阶段大部分的事业单位所采用的人事档案管理办法和技术手段都很陈旧，距离现代化管理的水平还相差很远。主要表现在没有规范的档案室和先进的信息技术。面积、温湿度等指标也远远达不到档案室标准化的要求，直接使得档案管理现代化难以正常实现，并在一定程度上给人事档案的长期保存带来了隐患。部分单位则是缺乏计算机技术方面的人才，使得一些现代化的管理设施处于瘫痪状态，浪费了资源。

4.缺乏健全有效的档案管理制度。由于人事档案管理制度的不健全，使得一些单位无法制定适合自身实际、合理有效的实施细则和规章制度，并且不能及时系统地收集相应的档案管理材料。长此以往，直接导致事业单位人事档案信息失真的情况。

二、事业单位人事档案规范化管理的策略

1.加强对档案管理工作的重视。提高认识，更新相关领导和档案管理人员对档案管理工作理念，将人事档案管理工作的规范化放到事业单位人才队伍建设的高度去认识和思考，坚持和履行人事档案管理工作的原则并进行督导、检查。通过这样一种方式来全面系统地更新大家对于档案管理工作的认识和定位，切实做好事业单位人事档案管理的规范化工作。

2.提高档案管理人员的综合素质。在现阶段的事业单位人事档案管理中，绝大部分的工作人员学历并不高，专业职称和档案专业毕业的工作人员更是寥寥无几，这在一定程度上直接影响了档案管理的综合质量，使得档案管理工作得不到更大的革新和提升。因此，提高人事档案管理人员的基本素质和业务能力，培养档案管理工作人员多层次、多形式的业务技能，是做好事业单位人事档案管理的迫切要求。

3.完善基础设施建设。事业单位人事档案管理变革的目的在于实现档案管理的规范化和现代化，这就要求具备实现这一目标的基础设施。按照档案规范化管理标准，档案室需要具备通风、采光、防潮、防虫、防火等条件。除此之外，还需要配备必要的计算机、扫描仪等现代化的基础管理设施，从而达到提高工作效率、利用信息化达到档案规范化管理的目的。

4.规范完善档案管理规章制度。加强事业单位人事档案规范化管理，首先要明确档案管理工作和档案管理人员的工作职责，使得人事档案管理做到有理可依，有理必依。《档案法》的公布和实施为事业单位人事档案管理规范化提供了有力保证和依据，根据《档案法》对规范档案管理的相关要求和标准，制订更为详细、完善、灵活、科学、合理的“规章”和“制度”等细则。

总而言之，档案管理工作想要得到不断的发展，必须要在保证和巩固现有成果的基础之上，坚持实行人事档案管理的规范化的探索和改革精神。另外，还要不断丰富和培养人事档案管理工作人员的科学文化水平，提高相应的管理能力和业务处理能力，完善制度，使档案管理改革的成果成为推动档案管理规范化的不竭动力，为档案工作的科学化和现代化做出贡献。

参考文献

[1]安胜男.浅谈人事档案管理存在的问题及改进对策[J].黑龙江档案，2010，3

[2]章华艳.关于高校人事档案建设的思考[J].南昌高专学报，2002，1：43-45

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事业单位的文书档案是事业单位工作开展的依据之一，它记录着事业单位的历史进程，包括开始设立、人更、最终注销等方面，事业单位工作的日常事务离不开文书档案。这些材料对于查证、违法乱纪等不法行为都有着重要的作用。事业单位的文书档案最终会被收录到国家档案中，是国家档案资料里不可缺少的一部分。另外，社会发展对事业单位的发展也提出了一定的要求，文书档案在必要的时候可以为社会有关机构提供信息，具有很高的价值。因此，如何规范管理文书档案是摆在事业单位眼前的问题。

一、事业单位文书档案发展中出现的问题

（一）事业单位内相关人员缺少规范整理文书档案的意识

一般来说，只要事业单位召开会议或者举办了某项活动，都应该由专职人员做及时的记录。但在实际工作中，相关管理人员并没有立足实际做深入的了解，资料收集不齐全，有时甚至出现了杜撰行为。而日常工作作为文书档案其中一部分，更是没有收到重视。这种不合理的归档意识和收集方式需要从根本上转变，应付行为要不得。

（二）不仅事业单位负责管理文书档案的相关人员缺乏正确的认识，就连领导干部也存在着观念上的误区

有领导这样评价文书档案整理工作：“文书档案并不能为单位创造相应的经济收益，还要派专人去负责，不就是一些抄抄写写的工作嘛，我们保证按时把档案上交国家就可以了。”这就是典型的不负责任的态度。正是由于这种错误的观念，造成了文书档案出现漏洞、失实等问题。

（三）事业单位缺少专门的文书档案记录人员

“兼职”记录的人员对如何整理、归档等程序缺乏必要的培训，不免手忙脚乱，精力不够。有时一个会议已经过去两三个月了，相关人员才对会议进行“回忆式”记录，具体细节都记不清了，常常是为了应付检查才勉强完成，就这样出现了漏洞。

（四）管理制度尚未健全

文书档案的整理十分琐碎，工作程序比较复杂，由于缺少足够的重视和监督，导致档案的管理体制不成熟。没有相应的制度约束，那么拖拉、推诿的行为便无法制止，珍贵资料的缺失是国家的损失，而相应的负责人却没有为此承担责任，这何尝不是一种“助纣为虐”的行为？

二、为规范化管理事业单位文书档案提出的建议

（一）转变工作人员的观念

目前事业单位缺少规范化整理文书档案的观念。有相关人员说过，文书档案就像日记一样，必须每天都要记录，缺少一页就代表划去了一天，那么以后需要这一页，就没办法找回来了。对此，笔者深表赞同。事业单位在快速发展中，不能只考虑经济效益，还要注重综合发展，不敷衍，不应付。

（二）设置专门管理人员

众所周知，事业单位的岗位竞争非常激烈，多设置一个岗位就会对提高就业率贡献一份力量。事业单位应该注重对专门的管理人员进行定期培训，及时获取信息，掌握新的技术。在聘请管理人员时应提高要求，聘请文化素质、心理素质都较高的专业人才，业务能力合格了才能对得起这个岗位，避免有人一知半解，影响档案记录工作。关于培训，首先要使他们有正确的工作态度，把整理文书档案看做一项很神圣的工作，树立正确的理念。同时，必须学习现代信息技术，不能闭门造车，不断学习才能提高业务水平。另外，事业单位要定期组织交流会，只有同行业的工作人员才能碰撞出火花，得到有用的经验。

(三)学习先进的文书档案管理技术

如今互联网技术发展迅猛，文书档案的管理不能只依靠传统的方式，必须在互联网中寻找新的方法。目前，办公自动化系统越来越流行，在办公室内收发文章都可以通过OA实现，这项技术不仅适用于办公室，整理档案时也可以应用的到。通过计算机收集、整理、归纳文书档案，不仅简化了工作人员的工作程序，还提高了工作效率，一举两得。电子文件和纸质文件互相补充，能够有效地减少错误，有利于文书档案的进一步发展。

(四）更新有关设备

只学习先进的技术是远远不够的，事业单位应该推陈出新，原有的相对陈旧的设备要适时淘汰，购置新的设备。事业单位应该抓住科技发展的步伐，不能让自己太过落后。如果仅仅依靠经济效益判断一个工作的重要性，那这个单位无法实现更高的发展水平，所以，要学会综合考虑。如今，在其他行业都快速发展的形势下，事业单位要想实现飞速发展就必须脱离原有的陈旧环境，脱去“长大褂”换上“中山装”。

（五)完善监督工作

设置了专门管理人员不代表这项工作和其他工作人员无关了，文书档案每天都要记录，日常事务比较琐碎，难免会出现错误，因此，其他工作人员要具备责任感，对文书档案进行定期检查，及时提出建议，便于修改。要加强对档案的监督，尤其是财政档案，就必须建立相应的监督管理部门，有效监督才能提高相应人员的警惕，避免出错。同时，监督人员要学会筛选有用信息，不可大小事都上报给相关领导，这样不仅没有提高工作效率，还妨碍了领导的工作，导致文书档案的记录更加繁琐。最后，要通过相关政策、措施等方式促进文书档案管理工作的进一步发展，发挥监督的实际功能。

三、结束语

根据上文对事业单位文书档案存在的问题和相应的解决措施可以看出，目前社会各界都还没有推动文书档案管理规范化的概念，更别说相应的行动了。事业单位因此损失的很多珍贵资料也无法找回，但我们可以做的就是在今后多加注意，加强管理，最大程度的减少损失。事业单位应该及时更新观念，为促进文书档案的发展做出努力。

参考文献

[1]李剑峰.新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作的思考[J].赤子(上中旬)，2014.

[2]王玲.浅谈事业单位文书档案的规范化管理[J].黑龙江史志，2015，11:120.

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一、事业单位档案管理中存在的问题

（一）对档案管理工作的认识不足。受传统理念的影响，当前我国事业单位领导者对档案管理工作的内涵与重要性认识不足，将档案管理工作简单看作一个储存性质的工作，资金投入较少，管理方式与管理理念较为落后，相关设备不够齐全，档案管理制度流于形式，或过分依赖信息技术，无法正确处理人工管理与信息化管理之间的关系，从而导致事业单位档案管理效率低下。（二）相关管理人员素质较低。随着社会的不断发展，事业单位档案管理逐渐向着规范化、科学性和信息化的方向发展，对相关管理人员的要求越来越高。但是，我国当前事业单位档案管理人员的专业知识与业务素质较差，缺乏档案意识，服务意识较低，责任感较差，管理方法与管理理念陈旧落后，无法满足当前档案管理的需要。（三）档案管理的规范化程度较低。据了解，虽然我国当前已经建立了档案管理制度，但是相关制度还不够完善健全，未对档案管理程序等进行具体明确的要求，某些归档材料不够准确，档案的考核与鉴定无法反映相关人员的真实情况，档案管理的规范化程度较低。此外，电子档案的出现为传统的档案管理工作带来了一定的挑战，但是我国当前现代化设施还较为落后，现代化管理手段的应用水平较低。

二、提高事业单位档案规范化管理的对策与措施

（一）加强对档案规范化管理重要性的重视，加大投资力度。单位领导者应当注意提高自身的思想认识，加强对档案规范化管理的重视，充分认识档案规范化管理在事业单位发展中的重要作用，加大对档案规范化管理的宣传力度，营造档案管理重要性的宣传氛围，加强督导与检查，提高相关负责人员的档案意识与责任感，更新相关管理人员对档案管理工作的定位与认识，提高事业单位档案管理的效率。相关单位应当注意加大投资力度，按照档案管理规范化的标准来进行基础设施建设，完善档案柜、阅览室、陈列室、档案微机室以及电脑、打印机装订机等相关设备，添置灭火器、防潮箱、除湿机等相关设备，尽可能地改善事业单位档案管理的工作条件，加强档案的开发与研究，真正解决档案管理中存在的问题，促进我国事业单位档案规范化管理。（二）创新档案规范化管理方法，完善档案规范化管理体制。相关管理人员应当注意创新档案规范化管理方法，建立科学完善的档案管理网络，严格档案管理制度，明确档案管理工作人员的职、责、权，科学制定档案管理计划，做好档案分类工作，严格档案整理工作，充分运用现代化的管理手段，认真分析当前档案管理工作中存在的问题，采用更加科学的管理方式，提高档案管理的质量。相关单位应当注意完善事业单位档案规范化管理体制，从管理机制规范化、工作程序规范化和工作交接规范化三个方面入手，加强规章制度建设，建立科学合理的档案管理制度，统一档案工作标准，坚持档案管理的基本原则，有计划地开展档案管理工作，尽可能地保证档案的安全与完整。此外，相关管理人员在离岗和离职时应当注意最后按照企业的相应程序做好移交准备工作，明确相关责任。（三）提高档案管理人员素质，转变档案管理模式。事业单位档案管理工作具有一定的保密性，对相关工作人员的要求较高。因此，相关企业应当注意加强培训工作，通过开展学习与培训工作来提高相关管理人员的专业知识与业务技能，增强相关工作人员对档案管理规范重要性的认识；相关管理人员应当注意树立终身学习的理念，不断优化自身的知识结构，改变自身的工作方式，提高自身的责任感，以满足新时期事业单位档案管理工作的需要。随着信息技术的不断发展，电子档案发展迅速，传统的纸质档案已经无法满足当前社会发展的需要，事业单位档案管理工作的内容与范围发生了很大的改变。因此，相关管理人员应当注意依据当前实际情况调整档案管理的工作重心与管理模式，树立服务意识，开发多种服务渠道和服务方式，尽可能地满足不同群体的需要，促进我国事业单位档案管理的规范化。

三、结语

当前我国事业单位档案管理中还存在对档案管理工作的认识不足、相关管理人员素质较低以及档案管理的规范化程度较低等问题。因此，相关单位应当注意加强对事业单位档案规范化管理重要性的认识，加大投资力度，创新档案规范化管理方法，完善档案规范化管理体制，提高档案管理人员素质，转变档案管理模式，提高我国事业单位档案规范化管理水平。

作者:王秋菊 单位:黑龙江省农业机械试验鉴定站

【参考文献】

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2.事业单位文书档案规范化管理的现状

事业单位落实对文书档案规范化管理的工作，制订了文书档案的管理制度，并按照管理制度的内容落实实施对文书档案的管理。但是当前事业单位对文书档案管理工作的重视依然不够，而且文书档案管理制度不够规范，管理模式相对比较落后。

2.1缺乏对文书档案规范管理的重视

事业单位没有意识到对文书档案规范管理的意义，认为文书档案管理工作仅仅是对一些档案进行保存，与事业单位的发展没有必要的联系，因此，缺乏对文书档案规范管理的重视，虽然实施对文书档案的管理，但是在管理的过程中仅仅是将文书档案进行收集、分类和保存等，并没有发挥文书档案管理工作的作用，导致在文书档案规范化管理的工作中人力和物力投入的不足，不能实现文书档案管理的规范化和合理化，不能保证事业单位文书档案的完整性。

2.2文书档案管理制度不够规范

虽然部分事业单位已经建立文书档案管理制度，并且将文书档案管理制度落实实施，按照管理制度的内容对文书档案进行分类和管理。但是现有的文书档案管理制度还缺乏一定的规范性。譬如：文书档案的分类不够明确，没有将不同工作性质和不同时间的文书档案分开管理和存放，而是将所有的文书档案放在一起进行统一的管理，这样为后期文书档案的查找带来一定的困难；没有为文书档案生成相应的目录，不能为文书档案的查找提供便利。

2.3文书档案管理模式落后

目前，事业单位对文书档案管理的管理模式还比较落后，近几年随着科学技术的迅速发展，计算机技术和计算机网络已经应用到各个领域和各个行业，但是针对于事业单位的文书档案管理工作并没有完全的实现自动化和科学化。部分事业单位还用已经淘汰的技术设计的文书档案管理软件对文书档案进行管理，而且所使用的文书档案管理软件并不适合相应的事业单位实际情况，甚至还存在一部分事业单位对文书档案的管理模式依然是人工管理的模式，这样文书档案具有一定的封闭性，不能够实现文档数据的共享，而且不能够保证档案信息的准确性和保存的持久性，制约着事业单位工作的开展和事业单位的稳定发展。

3.事业单位文书档案规范化管理的必要性

文书档案规范化管理对事业单位有着重要的影响，可以记录事业单位的发展历程，同时通过文书档案的管理可以提高事业单位的工作效率，进而促进事业单位的稳定发展。

3.1有助于提高事业单位的工作效率

事业单位文书档案可以记载事业单位一切工作与活动，通过查阅文书档案可以了解事业单位各项工作的负责人员以及工作情况等内容，这也为事业单位中工作人员的晋升和评优提供有效的凭证，这样各项工作的负责人员就会重视分配的每一项任务，并且会努力、负责的去完成，虽然对文书档案进行规范管理增加了一定的工作任务，但是文书档案规范化管理实施长久以来会大大的提高工作效率。

3.2有利于促进事业单位稳定的发展

随着市场经济体系的一体化和多样化，事业单位的发展也倍受关注，为了保证事业单位更好的发展，就要实践对文书档案的管理，记录事业单位的发展历程。为事业单位的工作项目提供查询的途径，可以根据需要查询历史的文书档案信息。

4.加强事业单位文书档案规范化管理的策略

为了发挥文书档案管理对事业单位的重要作用，就要对当前事业单位文书档案管理工作中存在的不足进行完善和创新，开辟新的文书档案管理的制度与模式，促进事业单位的稳定发展。

4.1提高事业单位对文书档案规范化管理的意识

首先要提高各个事业单位对文书档案管理规范化的意识，使得文书档案管理得到事业单位工作人员的重视，事业单位可以通过多种途径让工作人员了解到文书档案规范化管理对事业单位发展的影响。从而将事业单位中各个部门的文书档案管理工作进行落实实施，实现对事业单位的发展历程进行完整的记录，进而促进事业单位的稳定发展。

4.2创新文书档案管理的模式