档案整理服务要求范文

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中图分类号：U676.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）33-0086-01

一、目前内河船检面临的主要形势

1、工作量不断增加

1）船检延生业务较多。《船舶吨位证书》发证新方案，使《吨位证书》新发、换发工作量和流程增加。船舶更新补贴实船验查和拆解监督，船检参与具体实施。船舶安检、事故调查的技术支持，也常需船检参与。

2）船厂减少导致路程耗时大增。环保进步使内河大量船厂被拆除，本地船舶只能到外地船厂修理，验船师赴外地检验路上耗时多，大大影响单次检验效率。

3）单位船艇管理由船检具体实施。对海事船艇的加油、维修、日常管理等的工作，多由船检来管理，也成为船检的工作量之一。

4）上级船检指派工作增多。船检人员缺少现象从上至下，为完成好工作，上级船检的工作指派到下属基层船检落实数量不断增多，增加基层验船师工作量。

2、船检质量和服务要求不断增加

1）安全要求提高。船检是船舶安全的第一关，涉及到船舶性能安全，从建造检验到营运检验，一旦因细节没有落实到位导致船舶事故发生，相关船检人员被追究责任风险加大。

2）质量要求变广。一方面是防油污、防生活污水、防船舶垃圾、防空气污染等新项目的不断出现；另一方面对现有项目的具体细化点，在深度上不断增加。

3）对船检服务要求在提高。船民希望检验时船舶停航的时间尽量少，既希望检验地点能离船舶航线越近，又希望在检验后能尽量快的拿到办理好证书，要求提高。

3、船检人员配备不足的矛盾突出

1）业务量不断增加与人员紧缺的矛盾。船检业务量在不断增加，但是验船师队伍却在缩小，不平衡性得到进一步扩大。

2）要求不断提高与人员缺少的矛盾。在船检安全责任和社会服务要求不断增加的形势下，对船检岗位人员配置需求是不断提高的，但在岗人员与现实需求相差很大。

二、一线站所增设船检点的好处

以上船检的问题，归纳为三点：一是船检人员缺少；二是业务量增大；三是对船检工作要求提高。应对办法是，在一线站所增设检验点，站所人员参加船检，实现一岗多能，从而扩充船检队伍，保障质量和服务的提升。

站所增设船检点有以下好处。

1、解决船检困境

在内河各一线站所设立船检点，每个站所培养两到三名注册验船师，形成处船检到点机动检验，站所定点静态检验、证书当场办理的模式，对解决船检困难、提高船检质量、提升船检服务水平、促进船检发展相当有效。

2、提高站所业务

站所增设船舶检验业务，配置验船师，对提高其它业务能起到促进作用。船检人员熟悉船舶的安全指标、机电性能、设备配置、结构布局等项，可很好的促进站所安全检查、专项巡查、事故处理、防污治理、船艇管理等。

3、船民得到便捷

通过在站所设立船检点，船民可以到最近的点申请船舶检验，检验中问题整改后确认也方便；可以及时办理证书，省下船民办证来回跑的时间和交通费。船民可以享受到更加快速、便捷的船检服务。

三、站所设点的配置要求

1、制度设置

内河站所船检业务设立，以年度检验、展期类附加检验两类为主，其它类检验以适当配合辅助。两类主业务，项目相对较少，操作相对简单，规定相对明确，现场性和及时性要求较高，很合适在现场站所设置。

2、人员配置

各站所验船人员配置，主要是有取得C级注册验船师证书的人员。目前，上级鼓励符合条件的职工参加注册验船师考试，为参考人员提供良好条件。符合条件人员只要报考，花精力备考，可以顺利取得证书，并具备检验内河船舶的能力。

3、硬件设施

船舶检验的硬件设施，主要为现场检验的工具、打证发证设备，各站所都可配备。

4、软件系统

配套软件系统主要是“船舶检验管理信息系统”，使用简单，站所相应电脑上安装好系统，做适当培训，即能上手使用。

四、具体实施方案

1、职能设置

站所设立船检业务，既发挥站所在现场的优势，提高当场办理能力；又现场特点，要具有可行性。

1）相关职能

站所配备的船检人员严格按国家、省局、市局和处对船检流程监控和纪律的要求开展工作，在规定范围内进行各项目检验。

2）业务内容

年度检验，对符合条件的船舶进行年度检验各项目检查确认，做好记录；对发现的问题，督促整改；检验合格后证书办理，检验费收缴。

展期附加检验，对申请船舶进行条件审核，给符合条件的船舶进行检验办理。

船检其它确认，参加验船人员业务培训和考核，抽取一定人员次数参加其它类检验业务的实践；对部分换证检验、中间检验问题整改后船舶进行确认。

档案整理，对发证后的船检档案进行整理，并定期移交档案管理员入档。

船艇管理，配合分管所长做好所属海事艇维修、加油、应急处理和船员管理等工作，落实问题的解决。

2、业务流程

1）年度检验

流程表示：船户领取并填写递交检验申请表申请检验现场验船师确认待检船舶符合性验船师对符合检验的船舶进行现场检验验船师对检验中发现的问题提出整改要求验船师填写好检验项目单签字确认需整改的船舶进行问题整改整改好的船舶申请复检验船师对整改好船舶进行项目复检验船师进船检系统对合格船舶进行证书办理打印证书签署收费发证验船师对发证后船检档案整理移交档案到档案室。

遇到问题移交处船检作进一步处理。

2）展期附加检验

流程表示：船户领取并填写递交检验申请表申请检验现场验船师确认待检船舶展期条件相符性验船师进船检系统对符合展期船舶进行展期操作打印证书签署收费发证验船师对发证后船检档案整理移交档案到档案室。

3）船艇管理及其它

船艇管理，按船艇管理的规定及制度，站所验船师配合分管所长做好船艇维修、加油、应急处理和船员管理等工作，相关流程按《海事船（艇）管理手册》操作。

其它事项流程，根据单位统一安排，站所船检人员协助处船检做好其它船舶检验相关业务。

3、其它保障

1）业务培训。定期组织各验船师进行业务培训及检验交流，开展业务实践操练，对站所验船师的问题及时解答。

2）人员协调。站所船检师兼负站所内其它业务工作，当与船检业务发生冲突时，服从统一指示。

3）业务量统计。检验发证后，在业务量登记册内做好登记；每月24日前将当月检验业务量报处船检汇总。

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一、各级领导要努力提高对新时期档案工作的认识。

提起档案，一些人就会想到文书档案、人事档案。其实，这是极其狭义的、陈旧的理解。档案是人类活动方方面面的记忆和宝贵财富，不但有文书、人事档案，还有各行各业的档案，如企业有基建、设备、产品、科研、会计等档案；公安机关有户籍、刑侦等档案；纪委有案件档案；学校有学籍、教研档案；劳动保障也有各种专业档案……。由此，我们要充分把握档案及其工作的两大功能，来服务现实工作、服务社会。一是基础管理功能。也就是说每个单位必须将本单位的各种档案材料收集、整理、保存、利用，这是最基础的管理，这是一个单位有序、高效运作的基本前提，档案的原始凭证以及法律作用是其他东西无法替代的，这个基础管理功能、法律凭证作用正是市场经济不断深入发展对我们各项工作的必然要求，所以，加强档案工作也是当今社会讲管理、求效益以及转变经济增长方式的有效途径和必然选择。从这个意义讲，重不重视档案工作，是—个领导有没有管理意识和能力的表现。二是档案的文化、历史积淀功能，任何文化、历史都要通过档案这个载体来承传。任何一个单位、任何一座城市如果没有档案的建立和积累，历史就会变得一片空白，也就是只有“硬件”而没有“软件”、没有底蕴，更谈不上对文化、历史的承传和发扬。所以，重不重视档案工作，说到底是—个领导有没有文化的表现。加强档案管理工作，对于我市实施文化名市发展战略、促进文化名市建设有着重要的意义，也可以说是我市文化建设的一项根本性工作。

现在，社会的档案意识淡薄，缺乏认识，原因也是多方面的：各级党政机关考核领导的指标、机制缺乏科学性，只考核“热点、硬件、面上”的，对“冷的、软的、潜在的”不注意，甚至束之高阁；档案部门宣传不够；社会主义初级阶段人们重视物质和硬件、忽视软件意识浓厚；整个经济、社会管理处于粗放型管理阶段等等。所以对新时期档案及其工作要有前瞻性的认识，对其基础管理性、文化和历史的传承性、效益潜在和不可估量性、资源不可再生性；不可代替的凭证性；覆盖社会的广泛性；载体（纸质、磁盘、光盘等）的可变性；工作的繁杂性都要有一个新的认识，对档案工作要本着为现实服务、替未来着想、对历史负责的态度，要以科学发展观和前瞻性的思维去对待，而绝不能用老眼光、旧思维去处理目前各种档案事务，要增强做好档案工作的自觉性。

二、各级档案部门和档案工作者要创新工作，突出重点、做好服务。

档案工作要创新，首先是我们要树立创新的意识，其次要明确创新的重点：—是要管理创新，推动档案事业加快发展，必须坚持依法治档，深入贯彻实施《档案法》、《广东省档案管理规定》，推动档案工作向着法制化的轨道运行。二是创新工作要围绕服务大局拓展建档领域，档案存在于方方面面，其工作也必然是全方位的，但胡子眉毛一把抓不可能，也没有这个人力、物力。所以，我们就要以敏锐的眼光去洞察经济、社会的新发展，去拓展新的建档领域。如近几年我市抓的重点工程建设项目档案，就很有成效。市委市政府提出跨越发展所采取的一个重大措施，就是以大力抓重点工程建设项目来拉动经济的发展，我们档案工作就是要及时拓展这一领域加强建档，把重点工程的可行性研究、报批、立项、设计、勘探、施工、监理、竣工验收等全过程的材料收集、整理、保管、提供利用，为建设项目顺利开展做好档案服务，这就是立足大局谋服务、围绕大局拓建档。三是创新工作要善于采用新技术。社会的发展、科技的进步使档案及其工作发生了革命性的变化。以前的档案都是以纸质为载体，而现在不但有纸质为载体的档案，还有磁盘、光盘、录音录像带等载体的档案。所以，创新工作就要善用新技术，跟上时代步伐，提高服务水平往往也同采用新技术、改善工作手段连在一起，如我们现在产生于各级机关事业单位的大量电子文件，如何收集、保管、提供利用？就是要采用计算机、网络等先进设备、技术来收集、数据保管和传输提供服务。市档案局大型网站建成后，我市非性的“红头文件”，包括各县（市）区和省直单位的文件就可以全文上网，使我市广大干部群众足不出户、随时随地就可以通过计算机网络查询到所需的文件，这就大大提高了我们的工作效率和服务水平。四是创新工作要拓展档案馆服务功能。拓展档案馆服务首先要抓好档案资源建设，档案种类少、资源贫乏，服务功能就弱，就很难谈拓展服务。拓展档案馆的服务要大力抓好向公共型、开放型转变，要让更多的人走进档案馆，查资料、看文件、参观展览、查找凭证等等，要将档案馆建成档案信息中心、青少年爱国主义教育基地和文化休闲的场所。拓展档案馆服务要重点抓好网络化传输技术的应用，无论各单位向档案馆移交归档文件，还是档案馆向外提供查询服务，都要大力应用网络传输技术。拓展档案馆服务要加强档案的开发利用。档案的收集、整理、保管最终的目的都是为了利用，所以，各级各部门的档案工作，都要加强档案的开发利用，变废为宝、变历史资源为文化产品甚至文化商品，并结合推介、宣传肇庆开发图片档案办好展览等。

三、各级党委、政府和各部门要以科学发展观为指导，推进档案事业与经济等各项工作协调发展。

近几年来，我市档案工作总体来看是不错的，取得较大的成绩，广大档案工作者负出了艰辛的努力，但从“*”回顾的问题来看，还存在一些问题，主要是资金投入严重不足，一个县的档案事业，一年才二、三万元的经费，还不如一个家庭的装修费用，处于一种十分艰难的运作状态；信息化建设滞后，直属机关事业单位的档案信息化与办公自动化不同步，各县（市）区档案馆的信息化建设还没有起步；档案馆库落后，全市各级档案馆的面积都与省的要求有较大的差距，几个山区县都没有独立的符合标准的档案馆；专业人才不足等等。这些问题，都反映出档案事业的发展与我市经济、社会和各项事业的发展不够协调，应该引起各级党委、政府以及各单位领导的高度重视。一要加强领导。各单位都要明确分管的领导，各级分管档案工作的领导要自觉的把档案工作列入自己的工作议事日程，各级领导在抓好经济工作、热点工作的同时，要以科学发展观为指导，协调好档案工作。社会就象—台机器，无论是大部件还是小锣丝钉，也无论是看得见的大部件还是隐蔽的小零件，都会产生独特的不可替代的作用，只有各部件正常，机器才能协调、持续、快速运转。所以，希望各级领导要多了解档案工作，多听取档案工作汇报，多解决档案工作的实际困难，多关心档案干部的思想、政治、工作和生活。当然各级档案部门和档案工作者，要克服消极与畏难情绪和依赖思想，积极主动的多请示、多汇报，争取领导的了解和支持。二要增加投入。《档案法》明确规定档案事业要纳入社会发展的规划，各地各单位不但要把档案事业、工作纳入规划，而且档案事业发展的经费要有—定的保证，使之与其他事业发展相协调。具体来说，除了正常的办公经费之外，档案馆的事业经费每卷每年不能少于2元，这是一个最低的限度，也是谢副省长的要求，希望各分管领导做好这件工作的协调。三要配置好人力资源。各级各部门的领导，对档案部门，要加强计算机和档案专业人才的配置，以适应档案工作快速发展的需要。目前各县（市）区档案部门已出现严重的人才短缺，已直接影响了日常工作的开展，希望各分管领导以高度负责的精神协调好档案部门人员的配置。

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“民生档案”既是一个非实体表述性的概念，也是一个整体集合的概念。这是由社会实践中“民生问题”本身的特点与档案管理的特殊要求两方面的因素所决定的：

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“民生档案”既是一个非实体表述性的概念，也是一个整体集合的概念。这是由社会实践中“民生问题”本身的特点与档案管理的特殊要求两方面的因素所决定的：

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学校档案是学校教育教学管理的重要组成部分， 它通过对学校各项日常工作中形成的第一手资料，去粗取精、分析归纳、分类编目、整理归档而形成，在学校教学、科研和各项管理工作中有重要价值。

一、学校档案管理存在的主要问题

由于档案工作效益的滞后性，使档案的查考利用价值表现得还不那么明显，档案工作往往被人们所忽视。在实际工作中，一些学校对档案工作缺乏长远的发展规划，档案工作的机构设置、人员编制、业务培训，设备添置、经费开支等基础性工作摆不上学校发展规划。学校抓档案工作也只是开开会，发发文件，领导原则地讲上几句重要性。多数学校还把档案工作视为软任务，认为档案工作只不过是管理承办过的文件而已，不了解档案工作的内容、性质和任务，更不了解按照一定的原则、方法管理和研究档案，充分开发和利用档案资源。且档案管理人员大多数是兼职，立卷归档不按时，拖拉现象较为普遍，档案工作长期处于难推动、难管理的被动局面。

二、档案管理的途径和措施

（一）做好档案收集。档案的收集是档案管理工作的前提和基础。要对日常的教育教学活动中形成的资料进行搜集、整理、分类、归档，在合理把握档案材料归档的范围的基础上制定相应的档案管理计划，力争做到对档案的搜集有计划性和实效性，使档案材料反映出学校工作的全过程。在归档的过程中，应按活动的各个阶段来搜集材料，使得相关材料准确有序、合理连贯、清晰全面。

（二）健全工作机制。要加强对档案工作的领导，从组织上保证档案工作的顺利开展，形成各职能部门齐抓共管的局面。研究解决档案管理工作中所涉及的人财物问题，改善档案管理条件和工作环境，使档案工作与学校其他各项管理工作同步发展。规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。定期开展档案知识培训，增强学校员工的档案意识，加强档案人员自身业务建设。

（三）完善标准规范。档案业务要规范，档案标准就要建立健全和真正实施，两者相辅相成、互相促进。要建设统一的档案管理平台和档案数据库，实现档案信息从接受、整理、归档、著录、存储到开发利用全过程的科学管理，以档案信息资料的共享来方便使用者。

（四）提升人员素质。档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，要注重档案工作人员的学习培训，提升专业知识和相关学科知识，着力提高获取、鉴定、评估、加工、提炼、交流、传播、调查和营销档案信息的能力。

三、提升档案工作的服务职能

档案信息来源于学校的各项工作，又服务于学校的各项工作。服务是档案工作的生命，离开了服务，档案工作将失去存在的意义和发展的后劲。

（一）树立服务意识。要树立“工作就是服务”的观念，从档案工作实际出发，更新服务观念，围绕学校的中心工作和实际需求，主动、及时地提供有效服务，做到学校各项工作发展到哪里，档案工作就延伸到哪里、服务到哪里。要牢固树立建档为学校教育教学服务的宗旨，自觉把档案看成学校管理的重要组成部分，通过学校档案的建立、规范和应用，更好地促进学校工作的发展。

（二）提升服务质量。建立健全职责明确、过程控制、预防为主、持续改进的档案管理模式，综合考虑档案管理业务密切相关的组织结构、程序、过程和资源等各方面的因素，明确档案管理过程的控制要求，建立预防和处理不符合要求的档案管理业务的工作机制，一定程度上解决传统的档案管理中可能存在的管理不严、管理随意性较大等问题。

（三）创新服务手段。信息载体的有效利用是信息时代背景下档案服务的必要手段和步骤，要把信息化建设作为档案管理工作的发展方向。一是提高查询使用的科学化，对电子档案进行归档、整理，构建管理信息库和目录查询系统，方便档案查询。二是对重要纸质档案，通过扫描、录入等方式，转化为数字化档案信息，逐步实现档案辅助立卷、目录编制、数据统计、电子归档，提高档案的利用率。

（四）拓展服务领域。对档案资料进行重新开发、组合、整理，如利用档案资料编写校史和建立校史陈列室，组织新生参观，向新生展示校风、校貌及学校教育事业发展的轨迹，让师生了解，激发其爱国爱校热情；不定期围绕学校德育工作的内容和要求，组合选题，开拓德育教育新途径，丰富校园文化内容；还可以将教工中的各类先进人物和事迹的材料，以橱窗、校史室、报刊以及不同形式的报告会、研讨会等进行宣传、表扬，形成积极向上的良好氛围。

档案记录历史，影响未来，而连接二者逻辑关系的必要条件是档案得到有效利用。学校档案工作要始终围绕学校中心工作，转变观念，拓宽视野，从规范管理入手，不断提高服务能力，才能激发更大的生机和活力。

参考文献：

[1] 周明圣主编.教育系统质量管理体系 [M].北京：中国计划出版社，2003：24.

[2] 王莉.谈学校档案管理现代化建设[J]镇江高专学报2003，16（4）.

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中图分类号:F83文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)28-0088-02

中国住房公积金起步晚,规范管理更晚,全国至今没有统一规范的管理制度,与之相对应的公积金档案管理,更没有明确的规定。各地市住房公积金管理中心凭经验,制定了一些简要的档案管理方面的制度,既缺乏全面性、系统性,也缺乏约束力。

近年来,随着卫生事业的快速发展和人才流动,在房地产不断升温的社会大背景下,公积金档案管理成为医院不可忽视的一项重要工作,各医院每年新职工公积金开户、职工调进调出、职工退休等公积金汇缴以及公积金提取等,形成了大量公积金档案。本文结合医院公积金档案管理的业务特征,就公积金档案管理的现状及如何规范管理谈些认识,以促进医疗系统公积金档案管理的健康、有序发展。

一、医院公积金档案管理的现状

1.领导重视程度不够,档案管理存在安全隐患。一些医院,尤其是综合性医院分科细,病员多,医疗用房非常紧张。本着一切为医疗让步的原则,公积金档案库房无法保证,设施及其简陋不规范,或是阁楼或是地下,根本达不到各种材质档案对光线、温度、湿度、气体、灰尘的控制要求,使得部分档案在自然作用下出现老化、退色和信息失真。

2.档案管理人员非专业化。医院住房公积金档案管理往往是本单位从事管理的人员来做,鲜有专职档案员。且公积金档案管理者常身兼数职,既管理档案又是单位的公积金经办人,进行业务凭证及档案的整理归集存档中缺乏档案管理的基本理论和工作经验,难以对档案实施有效的管理和利用。

3.住房公积金业务档案管理不规范,难以保证其准确性完整性。当前,各医院除对组织人事、财务审计等档案资料有专人重点保存外,对住房公积金日常业务档案的归档和保管随意性较大,只是大体将各项业务凭证按日期顺序归档装订成册存放,没有进行科学的立卷和专门的分类整理,造成资源浪费和工作效率低下。

二、如何规范管理医院住房公积金档案

(一)公积金档案管理人员的从业素质要过硬

1.思想素质过硬。要进一步解放思想,提高对住房公积金档案地位和作用的认识,依法进行管理,变被动为主动,积极为广大职工服务。加强《中华人民共和国档案法》和《住房公积金管理条例》等有关法律法规的宣传,让职工了解住房公积金档案工作,并把有关资料及时传递到广大职工手中,方便职工了解有关公积金方面的信息。

2.业务素质过硬。一般来说医院职工住房公积金经办人也就是公积金档案管理人员,不但要了解库藏档案内容,清楚档案成分的构成,档案的门类、档案的分类、保管期限、存放位置及多种查找方法,还要有科学的工作态度、高度的工作责任心和熟练掌握住房公积金的有关法律法规,以便在尽可能短的时间内向人们提供最佳服务,以提高工作效率。比如:职工提取公积金,需要了解是公积金贷款、商业贷款还是组合贷款;是住宅还是商用;房产共有人情况等等,根据不同的类型提交不同的档案材料,准确填写住房公积金提取申请审核表,顺利完成每一笔公积金的提取。档案人员必须坚持不懈地学习,除需要了解公积金信贷档案外,还要熟悉计算机的知识与使用技能,掌握复制、缩微、监测等现代技术,不断适应信息社会对专业档案人员的要求,做一名合格的公积金档案管理人员。

(二)公积金管理要规范化

1.公积金档案存放要规范:安排防火、防盗、防潮、防虫、防晒的设施;对住房公积金档案进行集中统一保管。根据职工公积金缴交、补缴、变更、转移、基数调整以及公积金提取等业务,设置档案类别、门目、卷号;收集、整理、装订档案资料,以便开展材料文献检索和咨询服务。

2.公积金办理程序要规范:(1)加强档案管理,防止凭证遗失,确保信息数据真实准确。对人事部门下达的工资通知单要逐一逐笔予以核实计算,并复印保留,确保每一位职工每一笔公积金数据准确无误。(2)公积金文件材料及时整理归档,做好数据整理和备份工作。住房公积金业务要日清月结,及时做好业务凭证及档案的整理归档和交接手续,在条件允许的情况下,基础信息数据要按日做好多项备份以防止信息丢失。(3)建立健全公积金档案借阅制度、公积金领取双签字制度,公积金查询制度,保证业务档案管理的完整性、准确性、安全性。如医院职工较多,每月因退休、购房提取公积金的业务量较大,为保障职工所提交材料的安全性,应分别建立退休职工公积金领取登记表和在职职工公积金领取登记表,内含相关材料签收明细,实行双签字,按年度装订成册存档,方便职工查询,杜绝管理隐患。

(三)公积金档案管理要科学化

1.明确住房公积金业务档案管理的目的,明确公积金业务档案的保存期限,销毁程序。住房公积金业务档案数量多,时效性强。及时、准确地销毁无效档案,是有效管理、利用好有效档案的有效措施。

2.采取住房公积金业务档案数字化管理模式,将住房公积金业务档案资料全部制作成电子档案,利用电子档案存储量大、便于备份、利于检索、随时上传、下载的优势和可还原性,实现住房公积金业务档案资料的永久性保管。应开辟公积金管理中心的网上电子平台,拥有公积金缴存管理系统,随时记录存储职工的公积金汇缴变更、公积金基数调整和公积金缴存比例变更资料,以提高工作效率和管理质量。

3.公积金档案管理人员要定期进行培训,加深对有关法律法规的了解,熟练掌握业务知识和技能,做到收集的档案材料“数量足、门类齐、内容全、质量好”;保管档案材料“不坏、不丢、不散、不乱”;服务职工“应其所需,无所不能”。新的行业和领域不断形成,这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。作为档案工作主体的档案管理人员,面对高科技浪潮、全面信息化,要不断更新管理意识和知识,不断“充电”,拓宽视野,了解所涉及工作领域的现状及发展动态,运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作,实现由单一专业型向多样复合型转变。

参考文献:

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中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）30-0012-03

进入数字时代，现代数字技术快捷、高效、准确、便利的优势正在深刻地影响着新时期的档案管理工作，档案管理发生了革命性的改变，这种改变既有横向的，也有纵向的，这些改变不管是对我们的档案管理工作还是对我们档案管理人员都是重要的挑战，在新形势下，档案管理人员只有认档案管理工作的现状，不断适应新形势下档案管理工作的新要求，不断提升自身素质，才能推进档案管理事业向前发展。

一、档案管理面临三大改变

首先就是档案馆形态由传统型档案馆向数字型档案馆转变，这种转变将传统型档案馆有限的、信息资源不能共享的档案文件实体通过数字化手段和互联网技术的应用，实现了数字化、空间虚拟化、传播网络化以及信息资源共享化。这种转化带来的还有档案实体保管模式的转变：之前的纸质档案管理是相对集中的，进入数字时代后，纸质档案逐步向电子档案过渡，面对纷繁复杂、数量庞大的电子文件，传统档案馆已很难按原有的策略进行档案收集，数字时代的档案馆或许不再必须接收各机关、组织的电子档案，而主要是对分散的档案信息集中管理控制并使其便于公众利用；而档案的实体很有可能将继续保存在产生它们的部门的硬件与软件环境中，档案实体或许将有集中统一保管向分散式保管模式转变。

基于上述档案馆及档案实体的变化，在数字时代，档案服务工作也将发生变化。这种转变首先体现在现在档案管理的服务形态上，传统的档案服务工作主要是在档案馆的阅览室完成的，一般流程是：根据服务对象需要—从库房提取档案给服务对象查询—送回库房，这个流程主要是在档案实体这个“物”上进行；而在数字时代，由于互联网技术的发展和档案实体的数字化，档案信息传递将不受时空限制，用户或许可根据自己享有的权限随时随地在网上检索和查询所需的档案信息，大部分用户可以利用网络服务终端进行自我服务。在这种背景下，档案馆的服务方式也从单一的“物”的服务向多元、多层次的服务模式转变，档案馆工作人员的工作重点也将转变成对档案实体的信息加工，将无序变成有序；丰富馆藏；为服务对象提供信息引导服务。

另外，随着数字时代带来的档案形态的改变，数字时代的档案馆工作人员对档案实体的保护与管理的重点也将发生变化，档案管理工作从往昔的重点保护档案转变为重点保护档案信息，注重计算机安全，防止病毒、黑客等入侵以及信息流失将是档案馆工作人员的重点。

二、新形势背景下，档案管理工作面临的诸多挑战

数字科技是一把“双刃剑”，随着数字时代的来临，档案管理工作在面对上述转变的同时，也不得不看到目前我们存在的诸多机遇带给我们的挑战：

1.目前的数字化管理水平不均衡，管理系统软件不统一。当前，虽然差不多所有的单位都已普遍使用了计算机系统来进行管理档案工作，但是这种建立在单位和系统内部的管理，基本上都是各自为战，没有一个统一的标准。不同的主管部门的单位，使用着不同的数据库管理系统，功能不同，类型不同，档案人员需要重复管理、重复录入，这不仅带来了大量的时间上的浪费，而且还会因为数据庞大和人的差异，由此带来的工作量和可靠性，不得不值得怀疑。

2.对数字档案的认识还比较滞后，制度建设落伍。目前通行的档案管理的相关制度，都是建立在纸质档案为主时代的制度之上的，对数字档案的认识则主要是影像资料等，还没有对真正意义上的数字档案形成一个相对统一的认识，数字档案的收集、整理、管理及应用在法律上、制度上都还没有形成一定的较为统一的概念，没有形成合力，无法形成一定的效力。

3.传统的立卷制度也将面临改革。由于数字技术的发展，我国原有的立卷制度也从“案卷级管理”变为了“文件级管理”，文件不裁不订等方法也都是为了适应数字管理的要求。但是，按照原有的立卷制度，已经无法完成相关要求，原有的立卷制度已严重制约了现代档案工作的发展。由于没有一套统一的规定，在目前这个探索时期，各部门、各系统各行其是，给档案的管理、保存、统计、整理都带来了一定的影响。而且，如果不及时予以处理，这种影响产生的后遗症将会在较长时间里影响档案管理工作。

4.缺乏高级管理专业人员，档案管理工作投入不足。受传统观念的影响，目前档案管理工作人员群体中学历层次偏低，缺乏掌握现代化技术的高级管理人才，特别是既懂档案管理和现代化科学技术，又懂社会科学和经济管理的复合型人才更是奇缺。档案管理人员素质不高，直接导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广，无法解决在工作中遇到的新情况和新问题。档案管理人员群体结构不合理配置，档案管理人员个体素质偏低，档案群体结构失衡，已成为制约档案管理工作发展的一个重要因素。

另外，同样是受到传统观念的影响，档案管理的投入不足也是影响档案管理发展遇到的重大瓶颈。而投入的不足，又与现代化的档案管理的意识有直接关联。由于现代档案管理意识普遍较低，导致档案管理投入不足，尤其是基层单位，设备更新换代滞后，基础设施简陋，安全措施没落实，相当部分的档案室建设不标准、不规范。至于档案室的自动化、数字化建设，那就只能说是一种奢望。

三、档案管理人员该如何应对挑战

面对机遇与挑战，数字时代的档案管理工作究竟该如何去寻找突破呢？笔者认为：

1.应该加大对档案管理工作的投入。加大档案管理工作的投入，既包括物质投入，也包括人才投入。要不断改善档案管理的硬软件环境，提高档案管理的硬件配置，提升档案管理的人才素质，强化人员培训，使之不断适应日趋复杂的档案管理现状。

2.档案管理的决策者和执行者都要转变观念。观念转变是一切物质转变的前提，决策者和执行者需要不断提高对数字时代档案管理的认识，正确认识到档案管理工作在当前时代背景下的重要作用，实现管理型向服务型的转变，不断完善服务理念。

3.档案管理工作人员要加快业务能力的提升。首先，档案管理工作人员要加强学习，提高创新能力和对新时代档案管理方式变化的适应能力。随着社会的不断进步，科技的迅猛发展，知识更新换代的速度越来越快，周期越来越短，档案管理人员如果不加强学习，加快业务能力的提升，不及时了解档案管理现代化的现状及趋势，很有可能不能适应社会发展对档案管理提出的诸多新要求，就不能胜任日趋多样化的档案服务要求。唯有不断的主动学习、积极学习，及时掌握信息技术和现代管理等相关知识，不断提升数字技术的能力和水平，才能适应现代档案管理的要求。与此同时，作为现代化的档案管理人员，还要富有创新精神，不断拓展档案资源的内涵和外延，最大限度地发掘档案服务的潜质，提升档案服务的水平，以适应现代化的档案服务要求。

4.要上升到制度层面，国家及有关管理机构要加强统一的调度和管理，形成统一的、可操作性强的管理体系和工作方法，紧跟数字时展的步伐。

一方面，要加快建立健全适应数字时代要求的电子档案真实和安全的法规。由于电子档案的特殊性，其信息在形成、处理、归档、保管、利用等各个环节都有更改或者丢失的风险性，只有通过法律形式将有关电子档案保管和使用的行为规范下来，使有关部门及个人自觉遵守，才能从制度上保障电子档案的安全。与此同时，法律还要确立电子档案及电子文件的法律凭证作用，确保国家档案行政管理部门能够依法管理电子文件和电子档案。

另外一方面，制定科学合理、严密的电子档案工作标准和规范。随着电子文件的大量产生，迫切需要建立一整套科学、合理、严密的电子档案管理标准和规范，将电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排列、保存方式，用标准和规范确定下来，使电子档案从诞生之初就得以科学、有序、规范地管理，这是摆在档案部门面前的一项重大课题，也是迫切需要解决的基础性工作。

与此同时，国家档案管理机构还要研制开发数据格式标准统一、可以互相兼容的档案管理软件，解决管理软件“程出多门”的现状，从根本上解决管理档案的不均衡性和软件环境的复杂性现状。

综上所述，只有多管齐下、多措并举，通过档案管理人员、档案管理决策人员的共同努力，才能促进我国档案管理事业的高速发展。

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中图分类号：G47 文献标识码：A

The Change of the New Upgraded Universities Teaching Secretarial Work

Abstract The level， efficiency and quality of the teaching management Influenced by the teaching secretary's work ability directly. New Upgraded Universities required the teaching management more and more stringently， and the change of students' quality requires teaching secretarial service to change from prior focus on daily teaching management， file management to the service and communication， which freed teaching secretary from the nanny work to play the role in the communication and serve the people， that is pay more attention to the quality training， the management and practice.

Key words new upgraded universities； teaching management； archives management； service consciousness； change

教学秘书工作在教学管理中应该合理安排每个环节的教学工作，要科学的提高管理效能，能在管理环节的过程中摸索出一套适合现在管理理念和管理方法，这就要求管理人员具有强烈的学习意识，竞争意识，责任意识，服务意识，以及质量意识和法律意识。

1 日常教学管理工作

随着升本后学生素质的提高和老师要求的提高，教学秘书的日常工作变得日益复杂。以排课为例：课程表是否合理和是否科学将直接关系到学校教学秩序的稳定和教学质量的提高。排课要考虑到教师、上课时间、上课地点及学生的接受能力等等要素之间的协调。新环境要求教学秘书在教学任务的安排中要参与到教研室研讨中去，严格按照教学计划执行。在决定教学任务下达给某位老师是要起到协调的作用，把老师上课中遇到的问题上传给各教研室主任，便于在排课过程中的合理考虑，以避免造成各种资源的浪费。在学生接受能力上遇到的问题时也要及时收集整理并在排课过程中反应给教研室和各位老师，以便在以后的教学工作中能够改进。

在期末考试工作中，升本前，教学秘书只管安排考试时间地点通知学生考试，通知教师监考，避免各种冲突，保证考试在正常进行就可以了。但是现在在考试的安排过程中就要考虑到学生考试压力的问题，要一天之内考试的科目不能超过两门，以便有足够的时间给学生复习；考场要采用标准考场的排列方法，保证学生隔位隔排，合班考试放在阶梯教室考试的人数不能超过六十人，保证考试成绩的真实性。在试卷的提交、审核和送印环节严格执行教师负责，教研室主任审核制度，教学秘书在这一环节要负责审核试卷的排版和分数等问题。在监考教师的安排过程中要考虑到教师应该参与到自己所任课程的监考，以保证在试卷出现印刷问题或者学生对试题有疑问时，第一时间得到解决。

2 日常教学文件的整理归档

一个二级学院的教学档案是学院教学管理和教学研究工作的历史记录，它保证了将来的教学科研工作的有历可循和有证可查。较之升本前，教学秘书的档案管理汇编的工作更加的要求细致规范，要严格按照规定的目录整理材料，采用统一的文件分类标准，严格区分档案种类。日常管理类的包括有关的教学规章制度的文件、教学工作文件、授课计划、授课任务书、校历；教研室文件包括各类教研室的工作总结、座谈会记录、教研室活动记录，教学情况调查表、教师考核情况等；学生的档案包括：学籍类的基本材料，学生的基本情况登记表、学籍卡、成绩登记表、试卷、实习材料、毕业论文等等。在收集整理归档的过程中由于材料来源的分散，涉及面的广泛，形式的多样，这就要求教学秘书要改变传统的收集模式，适应新形式下的各种类型的档案材料采用数字信息化的方式，用纸质稿电子稿并存的方式。对材料的保存年限要加以严格的区分，按时对材料进行清理。保证材料的真实可靠，为教学秩序的正常运行提供可以依据和查询的文件保障。

3 教学质量的日常监控

在原有的校级督导组的基础上成立二级学院督导组，教学秘书不在只是材料的提供者和会议的记录者的角色，逐渐地参与到督导过程中去，跟随督导组成员听课并评价教学效果，定期组织公开课，随机抽查或集中检查上课过程中要求教师携带的教学文件包括教案、备课笔记、点名课本是否携带齐全，学生作业是否布置和批改。了解教材的使用情况，保证教学质量，教学秩序的正常运行。

学期中教学秘书要跟随督导组成员一起进行期中教学检查，参与到各教研室教师与学生的座谈会中去，听取学生对教师个人和教师教育方法的意见和建议；教师对学生上课要求和课后拓展要求。并及时地整理出一份总结报告给督导组组长和学院领导，以便更快，更好地把学生和老师的意见落到实处。使之后的教学工作更加地符合教师和学生的要求，增加老师和学生的满意度，促进教与学的和谐发展。

在学期末，学生评教结束后，教学秘书还要参与到学评教分数的评分计算环节，负责计算学生评教，参与督导组对教师的评教，核算分数，对个教师一年工作基于一个公平合理的评教。

4 服务意识的转变

教学秘书的工作实质就是服务于人，升本前，教学秘书被戏称为教师和学生的“保姆”。就是意指教学秘书要考虑到教师和学生的方方面面，解决他们的任何问题，以保障教学秩序的正常进行。但是升本后，随着学生素质的提高，对教师的教学方法和教学秘书的服务方法提出了更高的要求。

新环境下，要求教学秘书从三方面服务于人，从院系工作上要求秘书要服务于领导，当好领导在教学决策中的参谋和助手的作用，协助领导作出正确的教学决策；

在对教师的服务上，应该秉承一切围绕以教学为中心的这一点，为教师提供优质的服务，解决他们的合理要求，以教师为本，体现人本关怀。

对学生的服务上要求教学秘书广泛接触学生，了解学生在学习上遇到的各种困难收集整理学生遇到的困难整合反馈给领导和任课教师。还要求变被动为主动，教会学生学会看培养计划和教学计划，了解学籍学分的管理知识。与其告诉学生应该怎么做，还不如告诉他们应该做什么。

新升格本科院校，由于环境、学生素质、教学要求等的提升，教学秘书的工作要求也愈加严谨。教学秘书要考虑到方方面面，端正服务态度，参与到教学质量的监控过程中，收集整理好材料以便归档备查。在做好分内工作的同时，也要加强自身素质的培养。注意工作方法，真诚沟通。

参考文献

[1] 刘燕华.论新形势下对高校教学秘书素质的要求和队伍建设.赤峰学院学报（自然科学版），2012.6.

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（一）收集要完整、准确

一切单位保管的经济科技档案，能反映出本单位技术活动的基本历史面貌，经济科技档案完整、准确就能保证本单位生产、建设和科研等技术活动的正常运行。为保证经济科技档案的完整、准确，必须从经济科技文件材料的形成和积累做起，把需要归档的收集齐全，核对准确，达到完整归档。

（二）整理要科学、系统

经济科技档案整理的科学、系统就是指经济科技档案的分类系统化，符合档案学的基本原理，符合学科的分类规律，保持经济科技档案的内在联系，反映本单位工作特点，使经济科技档案便于管理，便于利用。

（三）保管要安全、条理

保管安全是指通过科学的管理，必要的设施，做好防火、防盗，避免人为的破坏因素。同时采用档案科学保护技术，防止自然破坏，最大限度地延长档案的“寿命”。重点保护价值大的重要经济科技档案，建立健全档案保管制度，把安全责任制落实到个人。条理是指经济科技档案保管存放有科学规律，便于调卷、回卷、检查、核对，并要保持档案、档案库房、档案设备的整洁、美观，以及保持二个优美的环境和良好的秩序。

（四）统计要简便、准确

对档案数量的统计（归档数、移出数、销毁数、实存数等）和保管期、密级的统计应简便、迅速，对档案利用情况的统计（利用效果、查阅量、采用率、借用人次等）应全面、及时，并根据不同利用者的要求，提供准确的数据，并对统计的数字与成果进行分析研究，从中找出规律，不断改进和提高统计工作的质量。为保证统计精确性，需建立统计制度，编制必要的、切实可行的检索工具，包括登记簿、统计簿、登记表、记录簿和利用效果登记簿等。

（五）鉴定要制度化、标准化

制度化就是要配备专人，定期进行档案的鉴定工作，对失效档案文件必须严格履行销毁审批制度；标准化就是必须根据国家制定的经济科技档案管理标准，鉴别经济科技档案的保存价值，把有效档案和无效档案分开。

（六）服务要迅速、有效

利用者查阅经济科技档案时，无论从什么角度查找（按项目、专业、阶段等），都能迅速而准确地查到其所需的经济科技档案。

（七）设备要先进、配置合理

“广、快、精、准”是信息化社会人们对经济科技档案信息需求的特点，为了满足这一要求，在很大程度上还必须借助于先进的技术设备和手段，即运用计算机技术、远程通信技术和网络技术实现经济科技档案的现代化管理，实现档案信息保存无纸化、档案信息传递网络化和档案检索的自动化。

二、经济科技档案科学管理的主要措施

（一）必须有一支过硬的科技档案干部队伍，这是实现经济科技档案科学管理的主导因素

科学管理十分强调人的作用，所以，经济科技档案的科学管理，必须有一定数量懂科学技术的科技人才，必须努力学习和研究档案管理知识，以档案学理论为指导，结合本单位工作性质和专业特点，不断总结经验，提高自身的素质和档案专业技术水平。要培养经济科技档案专业队伍的应变能力，以适应错综复杂的市场经济发展环境对经济科技档案工作的影响。另外，还要创造条件提高经济科技档案工作人员的待遇和地位，调动他们的积极性和主动性，保证经济科技档案干部队伍充满活力，从而最大限度地发挥科技档案的经济效益和社会效益。

（二）建立健全经济科技档案工作的各项规章制度，是实现经济科技档案科学管理的重要保证

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社保档案管理工作涉及面较广，环节较多，专业性强，需要严格按照国家法律法规和业务要求开展工作，不允许管理出现随心所欲，主观妄为的现象，这就要求工作人员要具备扎实的档案管理知识，自觉提高社保工作的职业素质，同时要求完善社保档案的具体管理制度和监督机制，使社保档案管理工作无处不体现出专业性。

我们为了提高专业性，注重业务知识的学习和培训，要求管理人员定期开会集体学习，学完后要求发言阐述学习心得与体会；每季度要撰写相当数量的业务学习笔记，并且要相互评比；鼓励撰写业务论文，如果发表则有奖励；还派出人员到业务优秀的兄弟单位去学习先进经验。由于重视社保工作的专业性，在上级领导的视察工作中，我们的社保档案管理工作屡获肯定，也激发了我们继续提高专业性的信心与决心。

二、严肃性

社保工作涉及到单位职工与群众的切身利益，不允许有差错和问题，因此要保证档案管理的严肃性，要抓好从采集信息到建档入库的各环节，保证档案信息的正确与规范，每项步骤只有验收合格，才能转到下面的环节。同时要抓好平时的档案维护工作，预防自然灾害，尽量减少人为因素造成的损失。

尽管单位资金并不宽裕，在领导的重视和支持下，我们购买了采集、管理信息的专业设备，建立了高性能的硬件平台，选购了先进的档案管理信息系统，并且扩建了储藏档案的库房面积，防护要求也严格按照制度规定，加强了防范意外的预防措施。总之，我们认为不仅要强调严肃的制度化管理，更要抓好落实。

三、动态性

社保工作是运动变化的，从而社保档案也具有自己的生命周期，它的内容、保存等方面不是静止不动的，需要管理人员根据实际情况，不断调整，才能使社保档案能够以最科学合理的方式发挥作用，为社保事业提供基础支持。

在检查医保档案过程中，我们发现不少档案内容不规范、格式不严谨、存放不科学，我们从严出发，立刻决定组织员工，对于医保档案全部重新整理，该完善的完善，该调整的调整，该清理的清理，该补充的补充，虽然费了不少力气，但是保证了档案的科学保存，提高了职工的敬业爱岗意识。流水不腐，户枢不蠹，坚持做好动态监管，是社保事业对我们的客观要求，维护好社保档案是我们管理工作的重要方面，不能掉以轻心。

四、服务性

社保工作是为人民服务的事业，社保档案不仅要为社保工作提供数据和信息，还要为人民群众提供参保工作的咨询、疑难问题的解答，因此，社保档案的管理就要提高服务意识和水平，要根据工作要求和群众的需要，想方设法，提供及时、高效的便利服务；要做好社保政策的宣传，要把业务术语转换成通俗易懂的群众语言，善于举例说明，借助喜闻乐见的活动，阐明政策，解答疑惑，使群众能够了解和支持社保工作，自觉和我们建立联系的桥梁。

我们主要通过建设信息查询系统、热线电话等方式，提供社保问题的解答；还建设了档案阅览室，方便群众咨询；在节假期间，组织管理人员，到街头、广场等繁华场所，发放宣传资料，展览工作图片，现场答疑解惑，增加社保工作的社会影响。

五、信息性

社保工作需要搜集整理大量的数据，才能开展工作，但是我们要认识到，社保档案储存的庞大数据资料，不仅对于开展社会保障具体业务有直接的作用，还蕴含着更多的社会历史与发展信息，如果我们充分的利用这些信息资源，就可能发现许多社会问题存在的深层原因，就可能从中找到解决社会问题的线索与思路，甚至提出与常识迥异的解决方案。因为数据反映了客观事物之间的联系，只要发现了联系，就找到了规律，许多棘手的社保问题可能迎刃而解，就可能极大地促进社保事业的发展，较为彻底的解决社会民生问题，惠及民生和社会。特别是大数据时代，我们的信息意识要增强，社保档案天然的信息性提醒我们要把档案数据的整理分析作为重要的业务内容，要向以研究信息为业务的科研单位、专业的数据研究机构等学习，掌握基本的分析本领，学会建立模型。善于挖掘数据背后的信息，将会更好的促进业务水平的提高，也为政府的工作大局提供重要参考。

客观的说，我们在这方面还做到很少，缺乏研究数据蕴含着的信息的本领，更严重的是缺乏研究的意识，工作目标还停留在基本的管理环节。时代形势对于我们的工作已经提出了要求，要看清业务发展的方向，提高工作水准，无愧于我们的职业责任。

六、系统性

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1、上半年，共收集档案1512卷，整理档案2244卷。

2、对全市63家单位及在建市政工程进行业务指导275次，发放《工程竣工资料讲座》、《竣工资料目录一览表》100多册，对市区范围内的报建及在建工程的业务指导率达100%。

3、严格档案的行政执法，下发《限期整改通知》18份，《行政处罚听证告知书》3份，草拟处罚决定书1份，对不及时移交档案的单位查处率在90%以上，收取档案服务费55万元，其中通过执法收取的服务费为5.24万元。

4、半年来，接待查阅利用档案100多人次，复印资料3500多页，给相关单位产生可测经济效益150多万元。

5、及时跟踪拍摄了我市重大建设活动，对市区范围的重点工程和市政基础设施工程定期进行了现场拍摄，拍摄素材达360多分钟，建立了重点工程声像档案资料。

6、完成档案目录录入微机1233卷，改柜号5640卷。

7、档案库房“九防”管理，落实到了责任人，每日进行温湿度记录，定期对库房的设施进行维护和检修，保证了档案的安全。

8、对城建档案馆网页进行了全面改版、升级。并保证了及时更新。

二、采取的主要工作措施

一是积极协调各职能部门的关系。我们与局报建科和市质安站加强联系，加强感情交流，及时了解报建情况和工程备案情况。在局联动机制下，局报建科和市质安站在工程报建和工程备案两个环节上为我们把关，保证了受监工程档案入库率达100%。为抓好市政工程档案收集，我们与城建投和各项目部保持密切联系，以宣讲档案重要性、加强业务指导、上门帮助整理档案、签订档案代管协议等办法争取支持和帮助。现在，我们已争取市城建投在市政工程档案移交方面为我们把关，做到了所有城建投投资的工程，必须将档案移交我馆，由我馆在工程验收表上签字盖章后，才给予结算，保证了由城建投投资的市政工程的档案移交率达100%。

二是严格实行目标管理考核。首先，我们按照年初制订的工作计划，将各项工作任务落实到人到天，细化岗位职责和各岗位每天、每月工作任务，制定了*年目标管理考核细则；其后我们对每个人的工作按月进行验收，按照细则规定分工作完成情况、工作纪律、工作态度、廉政情况四个方面进行考评，奖罚兑现，极大地调动了干职工的积极性。

三是狠抓了工作作风。一方面抓了制度建设，我们将服务承诺、《限时办结制》、《一次性告知制度》、《责任追究制》等制度张挂上墙，将提高工作作风、改善服务态度的要求制度化、长期化；另一方面加强了服务意识的培养，提出了接待来访要做到“四个一”，即一张笑脸相迎、一杯清茶解渴、一张凳子请坐、一系话语解疑；解决问题要做到“三心”，即诚心、耐心、细心的服务要求。再者是把对违反了有关工作作风制度的行为进行处罚的规定写入了考核细则，保证了制度的落实。

四是实行了科学民主决策。不搞“一言堂”，重大决策前做深入细致的调查研究，充分听取群众意见，很好地发挥了集体智慧，比喻目标考核细则的制订，我们先由班子成员议出初稿，再将其印发每个干职工，先后召开了三次全馆会议听取大家的意见，多次修改才最后定稿，这样的定稿就比较科学，考核细则成了我馆抓好工作的一大有力工具。

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2 推进信息化档案管理体系建设要突出服务职能

在信息技术的影响下，推进档案管理体系信息化建设，还要注重突出档案管理体系的信息服务职能，档案信息管理体系的信息服务职能是针对档案信息的使用范围和使用幅度而做出的统筹规划，只有合理搭配各种信息资源，将各种信息档案资源运用到档案服务管理当中，建立高效化的服务模式才能促进档案信息化建设，同时建设者要根据信息技术和档案服务要求来建立完整的档案信息数据库，将各种档案信息资源有效地纳入数据库当中方便用户的检索和信息收集。另外，作为档案信息管理人员，不仅要加强自身的服务意识，转变自身的工作思路，还要对各种档案信息详细的分类整理，并建立无纸化档案信息存储机制，对各种纸质档案信息要进行电子化处理，将电子化档案信息存储到档案信息数据库当中，及时地满足使用者对档案信息使用的需求，保证档案信息的及时共享。最后，作为档案管理人员也要掌握一定的网络安全技术，因为伴随着信息技术的快速发展，各种各样的网络威胁出现在人们的视野当中，档案管理人员只有紧随技术的发展，跟随技术的潮流，掌握网络安全技术，才能保障档案信息的安全，对档案信息管理体系进行有效的维护方便社会各个领域档案查询需求。

3 加强档案信息化建设要注重电子文件的运用

在现代的档案管理过程中推进信息化档案管理体系建设，要注重档案信息管理体系的数字化建设以及软件开发。因为信息系统是保障档案高度共享、及时存储的关键所在，而信息管理软件是保证信息系统正常运行的核心。所以在现代档案信息管理体系的建设过程中，建设者要依据档案信息高效管理的需求开发出符合档案综合处理的系统软件，满足信息系统的建设要求。同时，档案信息管理体系建设的重点要放在对电子文件的收集归档与管理上，既要努力地收集各个单位和社会各领域产生的电子文件，也要对以前所收集的电子文件进行科学化的分类和系统存储，与档案信息数据库系进行信息交互，方便档案信息的及时存储。

4 档案管理人员要将创新思维进行档案管理

在档案管理过程中，除了要注重档案管理体系的信息化建设之外，作为档案管理人员还要将创新的思维融入到档案服务的过程中。创新性的档案利用办法，要求档案管理人员要在立足社会档案信息服务的前提下，充分提升档案信息的附加价值，注重档案信息服务系统的软件建设以及基础设施建设，通过对各种档案信息资源进行合理的划分来促进档案信息的合理使用。可以通过建立移动化的档案信息服务平台来促进移动档案信息共享机制的形成，最大程度上突破时间和空间的限制，让广大用户可以随时随地查询和使用档案信息。同时作为档案信息管理人员，还要对各种档案信息，进行有效的分类，加工，整理，不仅要在档案工作过程中对档案信息资源进行综合，推进用计算机管理控制系统来对档案信息进行综合管理，提升档案管理的信息化水平。

5 建立档案信息规范管理机制

在档案信息综合管理体系的建设过程中，档案管理人员还要依据电子档案信息的综合使用需求，建立规范的信息管理机制。因为档案信息化建设需要用现代信息服务理念，新的设备，新的方法来规范对业务流程规范管理，要对原有的档案信息管理模式从根本上进行改变，所以档案管理人员要调整档案管理工作方法，运用创新性信息服务理念来提升档案管理效率，满足档案信息多元使用的需求。同时档案管理部门也应该根据档案信息化建设的需要制定相应的管理制度，标准和规范档案管理流程，制定新的技术标准，新的服务标准来规范档案信息的使用，确保档案信息高效使用。另外，档案信息管理部门还要依据档案信息化服务体系建?O招聘具有档案管理和信息技术专业能力的人才从事档案信息化工作，利用人才的专业技能推进一体化档案信息管理体系的建设，满足档案信息化建设的需要。对于一些已经从事档案工作的人员来说，档案管理部门要注重其专业技能的培养，既要加强人员的培训学习，也要根据档案信息服务规范来提升人员的专业技能，能够让档案管理人员及时了解档案管理的信息化发展趋势以及工作新模式，转变其原有的工作思路，能够以互联网思维来看待档案工作模式产生的变革，学会用信息化档案管理系统来处理各种档案信息，对各种档案信息进行分类和归档，提升档案信息的共享效率。

6 建立档案信息共享机制