人事档案归档范文

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一、送交的范围

机关、事业单位的公务员、工勤人员和所属参照公务员法管理的事业单位工作人员、工勤人员形成的应归档的人事档案材料。

二、应归档的材料

1、履历材料：军队转业干部、新录用公务员、新提拔的正副科级干部需填写履历表。

2、自传材料：军队转业干部、新录用的公务员和没有自传材料的需撰写自传。

3、鉴定、考核、考察材料：民主评议干部的综合材料、年度考核表、年度考察材料、转正考察材料、鉴定材料、后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。

4、审计材料：审计工作中形成的审计报告或审计意见书、离任审计考核材料等。

5、学历（位）材料：国民教育、成人教育（大中专）、党校、军队院校的学生登记表、入学考试成绩、成绩表、鉴定表、毕业生登记表、授予学位材料、证书（复印件）、干部学历（学位）更改呈报审批表等材料。

6、职称材料：评审（考核）材料技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的评审表、申报表、证书（复印件）以及创造发明、科研成果鉴定材料，各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等材料。

7、培训材料：参加各级党校、行政学校等培训机构学习的培训学员登记表、鉴定表等材料。

8、政审材料：干部入党、入团、参军、出国等政审材料。

9、更改年龄和参加工作时间等时间的个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。

10、入党（团）以及加入派的材料：入党（团）志愿书（已批准转正的）、入党（团）申请书、入党转正申请、自传、综合性政审材料及有关证明、党（团）员登记表、民主评议党员中认为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料、取消预备党员资格的组织意见、退党材料、加入派的有关材料等。

11、奖励材料：县级以上单位批准的各种表彰、奖励材料、事迹材料、登记表、审批（呈报）表、证书（复印件）及嘉奖通报材料等。

12、处分材料：处分决定、免予处分的意见、上级批复、核实（调查）报告、撤销处分材料、通报批评材料、法院判决书、复查甄别报告、决定（结论）、上级批复、离婚材料等。

13、干部任免材料：干部任免审批表（包括所附的考察、表现情况材料）、干部调动鉴定、公务员过渡登记表、军队转业干部审批表、授予（晋升）军（警）衔审批表、转业鉴定、定级定工资材料、退（离）休审批表等材料。

14、录（聘）用干部材料：录用审批表、考察材料、聘用审批表和合同书、政审结论、续聘材料、解聘材料、辞退材料、辞职审批等材料。

15、工资、待遇材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表、登记表、提职晋级和奖励工资审批表、解决各种待遇问题的审批表、批复等材料。

16、出国（出境）审批材料：审批表、备案表、在国外表现材料或鉴定材料、因私出国（出境）审批材料等。

17、代表会议材料：党代会、人代会、政协会议和工青妇等群众团体代表会、派代表会的代表登记表、委员简历、政绩材料等。

18、其他可供组织上参考的材料：残疾体检表、伤残等级材料、因公负伤的证明等材料。

三、有关要求

（一）归档的材料必须是办理完毕的正式材料，有形成材料的日期。

（二）归档的材料，需经组织（单位）审查盖章或本人签字。

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二、事业单位人事档案收集归档工作中存在的问题

（一）对人事档案收集归档工作重视不够。档案属性决定了人事档案工作不是短期内取得明显效益的部门，使得一些事业单位领导没有充分认识到人事档案工作的重要性，在对人事档案管理人员精心培养上和管理设备投入上下的功夫不够。使得一些人事档案管理人员在档案人事收集归档中，缺乏足够的专业知识和综合素质，无法保证事业单位人事档案收集归档工作质量。

（二）人事档案收集归档制度不健全。当前，事业单位人事档案收集归档制度还不够完善和规范。对人事档案收集归档制度完善方面有些懈怠、滞后，人事档案收集归档工作没有规章可循。导致人事档案收集归档质量不高。

（三）人事档案收集归档操作不规范。有的人事档案《干部任免审批表》及考察材料缺失较多，不够齐全完整。人事档案中本该有的年度考核表、学历、入党志愿书、职称、工资、培训、奖惩等材料，普遍缺失；有的当事人在学历、培训、职称等材料转递时，将其放在自己手中，认为这样更安全，用起来也方便，导致人事档案材料的缺失。

（四）人事档案管理人员专业素质不高。由于事业单位对人事档案的管理重要性缺乏足够的重视，以至于人事档案管理人员更换频率较大，导致了从事人事档案工作的人员没有足够的职业责任感和专业一致性，影响了人事档案收集归档质量。

三、加强事业单位人事档案收集归档工作的几点措施

（一）充分重视人事档案收集归档工作。事业单位领导要高度重视人事档案收集归档工作，关心爱护培养人事档案管理人员。建立健全奖励机制，以此激发人事档案管理人员的工作热情和积极性，进一步提高人事档案收集归档工作效率。

（二）进一步加强档案收集归档制度化建设。实践证明，制度是开展工作的保障。提高人事档案收集归档工作质量，建立和完善严格的人事档案收集归档规章制度是十分必要的，只有从制度建设入手，发挥其权威性的协调和指导职能，才能保证人事档案收集归档管理逐步走向正规化和法制化。一是要严格遵照执行干部人事档案的收集制度、鉴别制度、整理制度、查（借）阅制度、转递制度、保密制度、保管制度、管理人员职责等各项规章制度，用制度去规范人事档案收集归档工作。二是完善人事档案登记和人事档案转递工作。在干部人事档案及档案材料的转递中，严格按照统一规定的“干部档案（材料）转递通知单”的项目详细登记，严密封包，再进行转递。收到人事档案的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章，再将回执单立即寄回原单位，以确保万无一失。

（三）规范人事档案收集归档操作。在人事档案材料的收集、鉴别、归档上下功夫。一是要把严格工作标准作为人事档案收集归档工作的重点来抓，严格按照档案目标管理标准，在人事档案材料的收集、鉴别、归档上用实劲、下真功。要建立健全干部人事档案材料的收集网络，根据材料形成规律和特点，采取定时收集、定向收集、跟踪收集、补充收集、及时收集等方法，确保人事档案归档材料及时收集归档到位。对收集上来的人事档案材料，要严把鉴别关。辨别真伪，去其糟粕，达到人事档案能历史地、全面地、准确地反映一个干部全貌的要求。二是要强化人事档案的归档工作。在归档工作中，严把好人事档案的分类关，力争做到分类准确、排列有序、层次清楚。对收集归档的人事档案材料，要认真细致地进行鉴别，保留真实准确有价值的材料，剔除不应归档的材料，使归档材料真实可靠、文字清楚、对象明确、手续完备。要逐份逐件地清查人事档案材料。对当事人档案中缺少的材料逐项要逐一登记、及时索要。在登记人事档案目录方面，要采用计算机打印人事档案目录，统一规格，统一标准，使人事档案更加规范、美观。三是要抓好人事档案的收集归档审核工作。重点审核干部“三龄一历”及档案材料的完善情况，并对缺少的人事档案材料进行详细记录，要求相关单位和当事人限期补充收集，使人事档案内容更加齐全完整。

（四）进一步提升人事档案管理人员的专业素质。随着事业单位的不断发展，事业单位对工作人员素质要求越来越高，提升人事档案管理人员的工作能力也愈发重要。事业单位领导要注重人事档案管理人员专业技能的培养，提高人事档案工作人员的知识水平和业务能力，使其能够熟练地完成人事档案的收集归档工作。为此，各级领导层面要定期组织人事档案管理人员参加上级档案部门组织的人事档案管理业务培训班和经验交流研讨会，掌握更多先进的人事档案管理的理论和方法，以便更好地做好人事档案收集归档工作。

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一、目的

为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密；同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、档案管理内容

1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。

三、档案相关规定

1、基础管理

1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件二），并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。

1.4当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。

1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。

1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

2、档案的查、借阅

2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件三），经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。

2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。

2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附件三）。

3、查、借阅档案注意事项

3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

4、档案的销毁

4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。

4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

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干部人事档案是个人经历的记录，是对个人思想品德、业务能力和工作情况的反映。它是各级组织历史地、全面地考察了解和选拔任用干部的一个重要依据，也是维护干部个人某些合法权益的重要凭证。干部人事档案规范性既包括档案内部材料填写规范、材料真实和完整，也包括干部档案分类、编码、目录等外在形式符合统一规范。当前某些干部人事档案存在材料不全、涂改造假、分类不明等不规范现象，影响了档案作用的发挥，也损害了干部人事档案的权威性。当下促进干部人事档案规范性，有利于维护干部人事档案的严肃性和公信力，充分发挥干部人事档案在人事工作中的重要基础性作用。干部人事档案主要包括十大类材料：履历材料、自传材料、考核鉴定材料、学历职称材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免等材料以及其他对考察了解干部有参考价值的材料。干部人事档案中的大部分材料都是组织及各部门有意识形成的归档材料，在材料形成之初就确定了它的归档性，做好材料的审核和保存工作并且做到及时归档是各相关部门义不容辞的责任。从干部人事档案的丰富内容来看，干部人事档案材料的形成涉及多个部门，“干部人事档案收集归档规定的档案材料内容，一部分是在学校形成学生档案，有一部分是组织人事部门形成的，也有各级部门单位形成的材料。材料形成单位不统一，材料分散在各地、各部门。”[1]因此，实现干部人事档案的规范性，就必须加强各个部门的协作。

1组织人事部门

组织人事部门是干部人事档案材料形成的主体部门，涉及干部人事档案材料的多个方面。首先，《干部履历表》是组织部要求干部填写的一份非常重要的材料，主要包括干部出生日期、党团关系、学历、工作经历、奖惩情况、亲属关系等基本信息。因为《干部履历表》最后要经过基层组织审核盖章，所以它的可信度非常高，目前很多地方的房产公证必须需要《干部履历表》中的亲属关系证明才能办理，这从侧面说明了它的重要性。但是，随着单位干部的不断增多，目前很多组织人事部门对于《干部履历表》的审核工作并没有做到细致到位，很多重要信息如出生时间、工作时间等与其他材料记载不一致的情况时有发生。因此，各级组织人事部门要切实发挥审核的职责，确保《干部履历表》内容的真实性。此外，自1999年全国统一填写过一次《干部履历表》之后，便没有统一填写过，经过十多年的时间，很多干部的党团关系、工作和学习经历、职称、父母、配偶和子女信息可能都发生了较大变化，长时间的信息滞后性影响了干部人事档案的利用。鉴于此，各组织部门应形成一种机制，每隔几年就及时组织和敦促本单位人员严格按照规范填写《干部履历表》，保证档案信息的及时更新。其次，工资变动表格是人事部门必须严谨制作完成的重要材料，它涉及每个人的切身利益。大学生的毕业生转正考核定级表是证明大学生参加工作时间和干部身份的有力证据，而在当今的干部档案审核工作中发现很多人的档案中都没有这张表格，对于确定工龄造成了困扰。完整的工资变动表也可以从侧面体现在不同单位的工作时间、级别及待遇等变化，是维护个人合法权益的重要保障。各级人事部门要切实做好工资表制作工作，记录好工资变动情况，尤其要做好入职和离职的工资表，并及时归档。再次，招工登记表、聘用合同、入伍登记表、转干审批表、任免表等都是个人经历的重要记录，是确定工作时间、工作内容及干部身份等事项的关键证据，如果这些档案材料不完整或没有归入个人的档案，那么个人的这些履历就很难得到证明，要想重新证明这些履历可能要大费周折。比如，当年有过“上山下乡”的知青经历的人，档案中缺少了知青下乡审批表，后来国家政策规定知青经历算工龄，他们要想证明这段经历，就必须到当地进行证明，如果当地的户籍档案等相关档案没有保存好，而且一些当事人也联系不到的话，就很难证明他们的知青经历。组织人事部门的档案工作关系到每个人的切身利益，组织人事部门必须切实提高档案意识，重视档案工作，把相关文件材料做规范，保存好并及时将档案材料移交到干部人事档案管理部门。同时，组织人事部门也要加强对个人在重视干部人事档案方面的教育，让本单位职工充分认识到自身档案的重要性，如实规范填写相关表格材料，并及时将个人取得的相关资格证书、奖励证书等复印件交组织存档管理。

2高校学生工作管理部门

学籍档案是干部人事档案至关重要的一部分，报考登记表、成绩表、毕业生登记表、学位授予表等都是证明干部本人从录取到毕业学历学位真实性的必要条件，报考登记表记录了报考录取信息，成绩表记录了学业情况，毕业生登记表记录了毕业信息，学位授予表记录了学位获得情况，任何一份材料的缺失都会影响当事人学历学位的完整性，高校学生工作管理部门务必规范设计学籍材料，认真做好学籍档案的归档工作。从当前的干部人事档案工作实践来讲，干部人事档案中学位授予表缺失的情况比较常见，有些高校在工作中没有意识到学位授予表的重要性，尤其是在本科生的学位授予中没有制作这一张表格，也就更谈不上将学位授予表归入个人档案了。而从干部人事档案的规范性来讲，如果只有毕业生登记表而没有学位授予表，就代表当事人只取得了毕业证书而没有取得学位证书，这就对那些本来共同取得毕业证和学位证的人的学历学位信息造成了缺失和破坏，也使得组织在考察个人时无法将取得单证的人和取得双证的人区分开来，影响了干部人事档案的利用。高校学生工作管理部门所保管的学生档案是干部人事档案的前身，高校学生工作相关部门一方面必须参考和借鉴其他高校的经验，合理规范地设计学籍材料，使之在放入档案时能够完整全面地记录学生的学籍信息；另一方面必须在学生毕业时将其所有的相关归档材料归入个人档案，并按照转递地址及时进行邮寄。高校学生工作管理部门规范地做好学生档案的工作，能够为干部人事档案规范化打下良好的基础。

3干部人事档案管理部门

干部人事档案管理部门是主管部门，也是协调其他各个部门的关键部门，对外要主动加强与各档案材料相关部门的沟通联系，加强对各单位兼职档案管理员的培训，做好沟通和培训工作；对内要加强自身的学习和管理，不断提升业务素质。

3.1接收新档案时把好检查关

干部人事档案管理部门在接收新档案时，应该认真核查档案目录与档案材料的对应情况，如发现有缺失的情况及时向档案原来的管理部门联系查找，避免因时间过长而难以查找的麻烦。再者，干部人事档案管理部门要安排专人发函补材料，新接收的档案目录与内容虽然对应，但仍有缺失的材料，不能因为不是本部门造成的材料缺失就放任不管，而是要增强敬业精神，本着档案现在归我单位管理就将其规范化管理的态度，及时发函到档案材料的出处单位进行补充，保证每一卷干部人事档案的材料都齐全完整。

3.2接收档案材料时做好登记工作

干部人事档案材料的产生处于一个动态的过程，档案随着个人社会实践活动的不断变化而增加新的材料，“干部人事档案会随着干部身份的确立而确立，会随着干部职务的变化、干部经历的丰富而不断增加新的内容，即使干部退休了，还会有工资、奖励、处分、死亡等材料的形成。”[2]干部人事档案材料产生的动态性也决定了收集档案材料始终处于动态的过程中，为了保证档案材料在归档和接收时交接明确，要做好接收材料的登记工作，归档人和接收人均需签字并注明时间，这样可以做到有据可查，如果出现材料丢失的现象可以明确责任人，追究其相关责任，防止推诿扯皮的现象，同时也可以从侧面增强档案管理人的责任感，使其妥善保管好档案材料。档案材料移交和接受过程的规范化有利于保障干部人事档案材料的完整性。

3.3材料放入档案时做到及时仔细

档案材料在收到之后，如果不及时分别放入个人档案，会造成材料堆积难以查找的问题，为了干部人事档案利用起来能够高效便捷，管理部门应该在收到散材料后定期及时地将材料归入个人档案。在放档案材料时要认真核查档案材料的份数以及当事人的姓名、出生日期等基本信息，防止档案材料错放问题的发生。

3.4整理档案做到标准规范

整理干部人事档案时，要认真对待每一个环节。首先，要认真鉴定材料的真伪，在碰到复制件时尤其要注意查看是否加盖原出处或组织人事部门的公章，对于不符合归档要求的文件材料要进行补办或重办，对于多余的材料要抽出。其次，要严格按照干部人事档案的十大类进行材料的分类，并且在每页材料上编写页码，在每份材料的右上角编写序号，字迹大小适中工整。再者，在对档案材料进行打孔时，要细致翻看材料中每一页的页边距是否足够，防止打孔打到材料内容上的现象。总之，整理干部人事档案要严格按照中央组织部印发的《干部档案工作条例》的要求，真正做到“认真鉴定、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条例、精炼、实用的要求。”我国人力资源丰富，随着市场经济的发展，人员流动情况越来越多，随之而来的干部档案转递工作也越来越频繁。如果干部档案在某个单位时不规范，干部工作几经变动之后，也会为后面的单位整理档案带来麻烦。人员流动加速，对干部档案的完整性和规范性提出了更大的挑战，这就需要全国各级单位都要切实做好干部档案工作。只有这样，从本单位寄出的干部档案到新单位才可以很容易地上架，从外单位寄来的档案也可以很轻松地被利用起来，彼此之间可以省去很多麻烦，提高工作效率。因此，各级相关部门，要增强档案意识，充分认识干部人事档案工作的重要性，切实加强领导，自上而下从源头上将保证干部人事档案规范性落到实处。

参考文献