人事档案归档范文

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一、送交的范围

机关、事业单位的公务员、工勤人员和所属参照公务员法管理的事业单位工作人员、工勤人员形成的应归档的人事档案材料。

二、应归档的材料

1、履历材料：军队转业干部、新录用公务员、新提拔的正副科级干部需填写履历表。

2、自传材料：军队转业干部、新录用的公务员和没有自传材料的需撰写自传。

3、鉴定、考核、考察材料：民主评议干部的综合材料、年度考核表、年度考察材料、转正考察材料、鉴定材料、后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。

4、审计材料：审计工作中形成的审计报告或审计意见书、离任审计考核材料等。

5、学历（位）材料：国民教育、成人教育（大中专）、党校、军队院校的学生登记表、入学考试成绩、成绩表、鉴定表、毕业生登记表、授予学位材料、证书（复印件）、干部学历（学位）更改呈报审批表等材料。

6、职称材料：评审（考核）材料技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的评审表、申报表、证书（复印件）以及创造发明、科研成果鉴定材料，各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等材料。

7、培训材料：参加各级党校、行政学校等培训机构学习的培训学员登记表、鉴定表等材料。

8、政审材料：干部入党、入团、参军、出国等政审材料。

9、更改年龄和参加工作时间等时间的个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。

10、入党（团）以及加入派的材料：入党（团）志愿书（已批准转正的）、入党（团）申请书、入党转正申请、自传、综合性政审材料及有关证明、党（团）员登记表、民主评议党员中认为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料、取消预备党员资格的组织意见、退党材料、加入派的有关材料等。

11、奖励材料：县级以上单位批准的各种表彰、奖励材料、事迹材料、登记表、审批（呈报）表、证书（复印件）及嘉奖通报材料等。

12、处分材料：处分决定、免予处分的意见、上级批复、核实（调查）报告、撤销处分材料、通报批评材料、法院判决书、复查甄别报告、决定（结论）、上级批复、离婚材料等。

13、干部任免材料：干部任免审批表（包括所附的考察、表现情况材料）、干部调动鉴定、公务员过渡登记表、军队转业干部审批表、授予（晋升）军（警）衔审批表、转业鉴定、定级定工资材料、退（离）休审批表等材料。

14、录（聘）用干部材料：录用审批表、考察材料、聘用审批表和合同书、政审结论、续聘材料、解聘材料、辞退材料、辞职审批等材料。

15、工资、待遇材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表、登记表、提职晋级和奖励工资审批表、解决各种待遇问题的审批表、批复等材料。

16、出国（出境）审批材料：审批表、备案表、在国外表现材料或鉴定材料、因私出国（出境）审批材料等。

17、代表会议材料：党代会、人代会、政协会议和工青妇等群众团体代表会、派代表会的代表登记表、委员简历、政绩材料等。

18、其他可供组织上参考的材料：残疾体检表、伤残等级材料、因公负伤的证明等材料。

三、有关要求

（一）归档的材料必须是办理完毕的正式材料，有形成材料的日期。

（二）归档的材料，需经组织（单位）审查盖章或本人签字。

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二、事业单位人事档案收集归档工作中存在的问题

（一）对人事档案收集归档工作重视不够。档案属性决定了人事档案工作不是短期内取得明显效益的部门，使得一些事业单位领导没有充分认识到人事档案工作的重要性，在对人事档案管理人员精心培养上和管理设备投入上下的功夫不够。使得一些人事档案管理人员在档案人事收集归档中，缺乏足够的专业知识和综合素质，无法保证事业单位人事档案收集归档工作质量。

（二）人事档案收集归档制度不健全。当前，事业单位人事档案收集归档制度还不够完善和规范。对人事档案收集归档制度完善方面有些懈怠、滞后，人事档案收集归档工作没有规章可循。导致人事档案收集归档质量不高。

（三）人事档案收集归档操作不规范。有的人事档案《干部任免审批表》及考察材料缺失较多，不够齐全完整。人事档案中本该有的年度考核表、学历、入党志愿书、职称、工资、培训、奖惩等材料，普遍缺失；有的当事人在学历、培训、职称等材料转递时，将其放在自己手中，认为这样更安全，用起来也方便，导致人事档案材料的缺失。

（四）人事档案管理人员专业素质不高。由于事业单位对人事档案的管理重要性缺乏足够的重视，以至于人事档案管理人员更换频率较大，导致了从事人事档案工作的人员没有足够的职业责任感和专业一致性，影响了人事档案收集归档质量。

三、加强事业单位人事档案收集归档工作的几点措施

（一）充分重视人事档案收集归档工作。事业单位领导要高度重视人事档案收集归档工作，关心爱护培养人事档案管理人员。建立健全奖励机制，以此激发人事档案管理人员的工作热情和积极性，进一步提高人事档案收集归档工作效率。

（二）进一步加强档案收集归档制度化建设。实践证明，制度是开展工作的保障。提高人事档案收集归档工作质量，建立和完善严格的人事档案收集归档规章制度是十分必要的，只有从制度建设入手，发挥其权威性的协调和指导职能，才能保证人事档案收集归档管理逐步走向正规化和法制化。一是要严格遵照执行干部人事档案的收集制度、鉴别制度、整理制度、查（借）阅制度、转递制度、保密制度、保管制度、管理人员职责等各项规章制度，用制度去规范人事档案收集归档工作。二是完善人事档案登记和人事档案转递工作。在干部人事档案及档案材料的转递中，严格按照统一规定的“干部档案（材料）转递通知单”的项目详细登记，严密封包，再进行转递。收到人事档案的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章，再将回执单立即寄回原单位，以确保万无一失。

（三）规范人事档案收集归档操作。在人事档案材料的收集、鉴别、归档上下功夫。一是要把严格工作标准作为人事档案收集归档工作的重点来抓，严格按照档案目标管理标准，在人事档案材料的收集、鉴别、归档上用实劲、下真功。要建立健全干部人事档案材料的收集网络，根据材料形成规律和特点，采取定时收集、定向收集、跟踪收集、补充收集、及时收集等方法，确保人事档案归档材料及时收集归档到位。对收集上来的人事档案材料，要严把鉴别关。辨别真伪，去其糟粕，达到人事档案能历史地、全面地、准确地反映一个干部全貌的要求。二是要强化人事档案的归档工作。在归档工作中，严把好人事档案的分类关，力争做到分类准确、排列有序、层次清楚。对收集归档的人事档案材料，要认真细致地进行鉴别，保留真实准确有价值的材料，剔除不应归档的材料，使归档材料真实可靠、文字清楚、对象明确、手续完备。要逐份逐件地清查人事档案材料。对当事人档案中缺少的材料逐项要逐一登记、及时索要。在登记人事档案目录方面，要采用计算机打印人事档案目录，统一规格，统一标准，使人事档案更加规范、美观。三是要抓好人事档案的收集归档审核工作。重点审核干部“三龄一历”及档案材料的完善情况，并对缺少的人事档案材料进行详细记录，要求相关单位和当事人限期补充收集，使人事档案内容更加齐全完整。

（四）进一步提升人事档案管理人员的专业素质。随着事业单位的不断发展，事业单位对工作人员素质要求越来越高，提升人事档案管理人员的工作能力也愈发重要。事业单位领导要注重人事档案管理人员专业技能的培养，提高人事档案工作人员的知识水平和业务能力，使其能够熟练地完成人事档案的收集归档工作。为此，各级领导层面要定期组织人事档案管理人员参加上级档案部门组织的人事档案管理业务培训班和经验交流研讨会，掌握更多先进的人事档案管理的理论和方法，以便更好地做好人事档案收集归档工作。

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一、目的

为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密；同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、档案管理内容

1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。

三、档案相关规定

1、基础管理

1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件二），并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。

1.4当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。

1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。

1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

2、档案的查、借阅

2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件三），经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。

2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。

2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附件三）。

3、查、借阅档案注意事项

3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

4、档案的销毁

4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。

4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

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干部人事档案是个人经历的记录，是对个人思想品德、业务能力和工作情况的反映。它是各级组织历史地、全面地考察了解和选拔任用干部的一个重要依据，也是维护干部个人某些合法权益的重要凭证。干部人事档案规范性既包括档案内部材料填写规范、材料真实和完整，也包括干部档案分类、编码、目录等外在形式符合统一规范。当前某些干部人事档案存在材料不全、涂改造假、分类不明等不规范现象，影响了档案作用的发挥，也损害了干部人事档案的权威性。当下促进干部人事档案规范性，有利于维护干部人事档案的严肃性和公信力，充分发挥干部人事档案在人事工作中的重要基础性作用。干部人事档案主要包括十大类材料：履历材料、自传材料、考核鉴定材料、学历职称材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免等材料以及其他对考察了解干部有参考价值的材料。干部人事档案中的大部分材料都是组织及各部门有意识形成的归档材料，在材料形成之初就确定了它的归档性，做好材料的审核和保存工作并且做到及时归档是各相关部门义不容辞的责任。从干部人事档案的丰富内容来看，干部人事档案材料的形成涉及多个部门，“干部人事档案收集归档规定的档案材料内容，一部分是在学校形成学生档案，有一部分是组织人事部门形成的，也有各级部门单位形成的材料。材料形成单位不统一，材料分散在各地、各部门。”[1]因此，实现干部人事档案的规范性，就必须加强各个部门的协作。

1组织人事部门

组织人事部门是干部人事档案材料形成的主体部门，涉及干部人事档案材料的多个方面。首先，《干部履历表》是组织部要求干部填写的一份非常重要的材料，主要包括干部出生日期、党团关系、学历、工作经历、奖惩情况、亲属关系等基本信息。因为《干部履历表》最后要经过基层组织审核盖章，所以它的可信度非常高，目前很多地方的房产公证必须需要《干部履历表》中的亲属关系证明才能办理，这从侧面说明了它的重要性。但是，随着单位干部的不断增多，目前很多组织人事部门对于《干部履历表》的审核工作并没有做到细致到位，很多重要信息如出生时间、工作时间等与其他材料记载不一致的情况时有发生。因此，各级组织人事部门要切实发挥审核的职责，确保《干部履历表》内容的真实性。此外，自1999年全国统一填写过一次《干部履历表》之后，便没有统一填写过，经过十多年的时间，很多干部的党团关系、工作和学习经历、职称、父母、配偶和子女信息可能都发生了较大变化，长时间的信息滞后性影响了干部人事档案的利用。鉴于此，各组织部门应形成一种机制，每隔几年就及时组织和敦促本单位人员严格按照规范填写《干部履历表》，保证档案信息的及时更新。其次，工资变动表格是人事部门必须严谨制作完成的重要材料，它涉及每个人的切身利益。大学生的毕业生转正考核定级表是证明大学生参加工作时间和干部身份的有力证据，而在当今的干部档案审核工作中发现很多人的档案中都没有这张表格，对于确定工龄造成了困扰。完整的工资变动表也可以从侧面体现在不同单位的工作时间、级别及待遇等变化，是维护个人合法权益的重要保障。各级人事部门要切实做好工资表制作工作，记录好工资变动情况，尤其要做好入职和离职的工资表，并及时归档。再次，招工登记表、聘用合同、入伍登记表、转干审批表、任免表等都是个人经历的重要记录，是确定工作时间、工作内容及干部身份等事项的关键证据，如果这些档案材料不完整或没有归入个人的档案，那么个人的这些履历就很难得到证明，要想重新证明这些履历可能要大费周折。比如，当年有过“上山下乡”的知青经历的人，档案中缺少了知青下乡审批表，后来国家政策规定知青经历算工龄，他们要想证明这段经历，就必须到当地进行证明，如果当地的户籍档案等相关档案没有保存好，而且一些当事人也联系不到的话，就很难证明他们的知青经历。组织人事部门的档案工作关系到每个人的切身利益，组织人事部门必须切实提高档案意识，重视档案工作，把相关文件材料做规范，保存好并及时将档案材料移交到干部人事档案管理部门。同时，组织人事部门也要加强对个人在重视干部人事档案方面的教育，让本单位职工充分认识到自身档案的重要性，如实规范填写相关表格材料，并及时将个人取得的相关资格证书、奖励证书等复印件交组织存档管理。

2高校学生工作管理部门

学籍档案是干部人事档案至关重要的一部分，报考登记表、成绩表、毕业生登记表、学位授予表等都是证明干部本人从录取到毕业学历学位真实性的必要条件，报考登记表记录了报考录取信息，成绩表记录了学业情况，毕业生登记表记录了毕业信息，学位授予表记录了学位获得情况，任何一份材料的缺失都会影响当事人学历学位的完整性，高校学生工作管理部门务必规范设计学籍材料，认真做好学籍档案的归档工作。从当前的干部人事档案工作实践来讲，干部人事档案中学位授予表缺失的情况比较常见，有些高校在工作中没有意识到学位授予表的重要性，尤其是在本科生的学位授予中没有制作这一张表格，也就更谈不上将学位授予表归入个人档案了。而从干部人事档案的规范性来讲，如果只有毕业生登记表而没有学位授予表，就代表当事人只取得了毕业证书而没有取得学位证书，这就对那些本来共同取得毕业证和学位证的人的学历学位信息造成了缺失和破坏，也使得组织在考察个人时无法将取得单证的人和取得双证的人区分开来，影响了干部人事档案的利用。高校学生工作管理部门所保管的学生档案是干部人事档案的前身，高校学生工作相关部门一方面必须参考和借鉴其他高校的经验，合理规范地设计学籍材料，使之在放入档案时能够完整全面地记录学生的学籍信息；另一方面必须在学生毕业时将其所有的相关归档材料归入个人档案，并按照转递地址及时进行邮寄。高校学生工作管理部门规范地做好学生档案的工作，能够为干部人事档案规范化打下良好的基础。

3干部人事档案管理部门

干部人事档案管理部门是主管部门，也是协调其他各个部门的关键部门，对外要主动加强与各档案材料相关部门的沟通联系，加强对各单位兼职档案管理员的培训，做好沟通和培训工作；对内要加强自身的学习和管理，不断提升业务素质。

3.1接收新档案时把好检查关

干部人事档案管理部门在接收新档案时，应该认真核查档案目录与档案材料的对应情况，如发现有缺失的情况及时向档案原来的管理部门联系查找，避免因时间过长而难以查找的麻烦。再者，干部人事档案管理部门要安排专人发函补材料，新接收的档案目录与内容虽然对应，但仍有缺失的材料，不能因为不是本部门造成的材料缺失就放任不管，而是要增强敬业精神，本着档案现在归我单位管理就将其规范化管理的态度，及时发函到档案材料的出处单位进行补充，保证每一卷干部人事档案的材料都齐全完整。

3.2接收档案材料时做好登记工作

干部人事档案材料的产生处于一个动态的过程，档案随着个人社会实践活动的不断变化而增加新的材料，“干部人事档案会随着干部身份的确立而确立，会随着干部职务的变化、干部经历的丰富而不断增加新的内容，即使干部退休了，还会有工资、奖励、处分、死亡等材料的形成。”[2]干部人事档案材料产生的动态性也决定了收集档案材料始终处于动态的过程中，为了保证档案材料在归档和接收时交接明确，要做好接收材料的登记工作，归档人和接收人均需签字并注明时间，这样可以做到有据可查，如果出现材料丢失的现象可以明确责任人，追究其相关责任，防止推诿扯皮的现象，同时也可以从侧面增强档案管理人的责任感，使其妥善保管好档案材料。档案材料移交和接受过程的规范化有利于保障干部人事档案材料的完整性。

3.3材料放入档案时做到及时仔细

档案材料在收到之后，如果不及时分别放入个人档案，会造成材料堆积难以查找的问题，为了干部人事档案利用起来能够高效便捷，管理部门应该在收到散材料后定期及时地将材料归入个人档案。在放档案材料时要认真核查档案材料的份数以及当事人的姓名、出生日期等基本信息，防止档案材料错放问题的发生。

3.4整理档案做到标准规范

整理干部人事档案时，要认真对待每一个环节。首先，要认真鉴定材料的真伪，在碰到复制件时尤其要注意查看是否加盖原出处或组织人事部门的公章，对于不符合归档要求的文件材料要进行补办或重办，对于多余的材料要抽出。其次，要严格按照干部人事档案的十大类进行材料的分类，并且在每页材料上编写页码，在每份材料的右上角编写序号，字迹大小适中工整。再者，在对档案材料进行打孔时，要细致翻看材料中每一页的页边距是否足够，防止打孔打到材料内容上的现象。总之，整理干部人事档案要严格按照中央组织部印发的《干部档案工作条例》的要求，真正做到“认真鉴定、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条例、精炼、实用的要求。”我国人力资源丰富，随着市场经济的发展，人员流动情况越来越多，随之而来的干部档案转递工作也越来越频繁。如果干部档案在某个单位时不规范，干部工作几经变动之后，也会为后面的单位整理档案带来麻烦。人员流动加速，对干部档案的完整性和规范性提出了更大的挑战，这就需要全国各级单位都要切实做好干部档案工作。只有这样，从本单位寄出的干部档案到新单位才可以很容易地上架，从外单位寄来的档案也可以很轻松地被利用起来，彼此之间可以省去很多麻烦，提高工作效率。因此，各级相关部门，要增强档案意识，充分认识干部人事档案工作的重要性，切实加强领导，自上而下从源头上将保证干部人事档案规范性落到实处。

参考文献

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中图分类号：C29 文献标识码：A 文章编号：

一 引言

当前，企业的人事档案管理对于现代企业的科学化管理具有重要的作用。人事档案能够详细记录个人的学历、技能以及工作经历等信息，这样可以让企业对于人才培养与选拔有了资料基础。人力资源部门可以更全面掌握员工的能力特长，为企业的发展发挥充分的价值。企业的人事档案管理能够提高人力资源管理的规范性，更好地发挥企业员工的才能。因此，企业要加强对人事档案管理的规范化，形成成熟的管理模式。然而，一些企业对人事档案管理缺乏规范化管理，没有建立完善的人事档案的管理制度，对该项工作也没有较强的管理意识，认为该项工作不能直接创造经济效益，对其投入的资源和精力也比较少，企业的人事档案管理信息化建设比较落后，人事档案的保存、转递的安全性、员工信息的健全性，都存在管理的不规范问题。这些都阻碍了企业人事档案的规范化管理进程，也抑制了人事档案管理的职能发挥。

二 新时期企业人事档案管理的特点与新问题

（一）企业人事档案管理的特点

企业人事档案管理重点就是要将员工的相关岗位信息资料进行全面收集，为开展人力资源管理奠定基础，因此，企业人事档案管理就具有长期性和累积性特点。它是根据企业员工的个人职业经历、工作能力以及岗位培训进行的资料整理，能够客观反映员工的职业经历。企业员工的人事档案的收集整理要依靠相关部门共同协作完成。企业人事档案管理的工作负担比较重，要对企业全体员工进行职业信息的长期动态化记录，这样不断进行信息的收集整理、归档等工作。同时，还要对人事档案的转接和归档等工作进行记录。信息化社会要求企业人事档案管理必须进行变革，仅仅依靠手工记录已经不能满足人事档案管理的需要，企业人事档案管理的信息化成为时展的客观要求。

（二）新时期企业人事档案管理的新问题

随着市场经济的不断完善，企业作为经济主体，参与的市场经济竞争更为充分。这样带给企业员工的工作岗位变动和企业人才流动十分频繁，也给企业人事档案管理带来了难度。企业人事档案管理在员工的流动管理、人力资源优化配置、人才培养规划以及岗位绩效考核等方面，都面临着挑战。企业人事档案管理必须解决好信息化管理和提高工作效率等问题。

首先，企业人事档案管理意识比较淡化，管理制度不健全。在市场经济环境背景下，企业的人事档案更多地服务于企业自身的发展和调配人力资源，也帮助企业员工能够更好地进行流动，使员工能够在合适的岗位上面发挥自己的价值。但是，一些企业还没有意识到人事档案管理的重要性，没有给予管理上应有的重要地位。对于企业人事档案管理还存在沿用陈旧的管理制度，没有根据社会和企业的发展进行制度完善，这样就滞后于企业和员工的发展实际，造成了企业人事档案管理的粗放化。缺乏现代管理与信息化管理的工作内容与工作方法。

其次，企业人事档案管理缺乏专职人员，管理不规范。一些企业为了能够节约人力成本，因此将人事档案管理工作分派给相关部门进行兼职管理，没有专职人员进行管理，造成了人事档案管理的非专业化和非规范化。这样也使得企业的发展远远快于相应的配套人事档案管理，人事档案管理处于混乱状态、没有专业人员对档案进行科学管理，相关管理人员缺乏责任意识，不能严格按照档案人事管理制度进行管理，造成了档案查找困难等问题。

最后，企业人事档案管理内容不充分，管理模式比较滞后。根据一些企业的管理现状，这些企业的人事档案管理成为内向型的，封闭的管理模式。由于一些企业的人事档案管理内容方面，沿用的是传统人事档案管理内容，缺乏与市场经济相适应的内容，例如：缺乏具有人文关怀的档案信息，个人健康类档案、诚信类档案、动态业绩档案等。这样就不能准确地对员工进行任用选拔与绩效考核，也不利于建立规范化的人事档案信息管理系统。企业的人事档案管理模式在实际运用中，还缺乏创新使用人事档案管理现代化、智能化、数据化的管理。

三 加强企业人事档案管理的规范化措施

（一）提高企业人事档案管理制度的规范化

企业人事档案管理必须健全相关的管理制度，促使其得到规范化管理，才能为企业的发展提供真实可靠的档案信息资源。要能够保护好档案资料的安全性，同时带动人事档案管理信息的发展。企业人事档案管理制度的规范化还应体现在人事档案材料文体要统一、装订整齐、书写规范、管理规范等方面。企业要不断对人事档案管理的规章制度进行完善，学习和创新应用人事档案管理的规范化理论与方法，为企业的人事档案管理创新奠定基础。

（二）提高企业人事档案管理的信息化

由于社会发展的不断细化，对于企业的人事档案管理就应加强现代化、规范化和标准化管理工作。企业要建立人事档案的数据库、管理系统等，通过规范化的管理工作贯穿人事档案管理的全流程，奠定了人事档案载体标准、格式标准、管理标准体系的建立与完善。在网络时代，档案管理的信息化十分重要，解决了档案管理遇到地域制约，提高了时效性，为企业的相关部门实现了档案信息高度共享。这也有利于人事档案管理人员减轻了重复性和简单性的操作，使他们能够有更多的精力进行人事档案资源的开发与利用。

（三）完善企业人事档案的管理内容，增强管理人员的专业化管理水平

根据市场经济宏观发展状况和企业微观发展的实际需要，要完善企业人事档案的管理内容，增强管理人员的专业化管理水平，这样才能满足企业人才流动和人力资源合理优化配置的要求。对于企业急需的人才录用选拔方面，人事档案信息要提供员工的科研成果、专利技术材料；业绩考核、健康状况检查等，这样才能准确反映员工的工作能力与综合素质。另外，企业应加强对人事档案管理人员的培养与培训，提高相关管理人员的档案管理专业化水平与能力。增强他们的工作职责意识，合理运用先进的管理方法，规范化操作人事档案业务与流程，确保人事档案管理的完整、机密和安全。

四 结论

通过对加强企业人事档案的规范化管理，得出新形势下企业的人事档案要实现科学化和信息化管理，这样才能发挥企业人事档案管理的功能，开发和利用好档案资源，为进一步完善企业的人事管理发挥作用，使企业在人才任用上提供服务价值，也使得企业的人事档案管理能够动态化地适应企业的发展。企业要加强信息化档案管理建设，投入更多的资金、设备和资源用于人事档案管理信息的数字化、网络化。企业还应重点关注人事档案管理的安全问题，要提高相关管理人员的网络安全意识，加强人事档案管理的审查与管理制度；升级人事档案信息化管理技术，确保企业人事档案管理的规范化与安全性。

参考文献

[1] 邱小玲.企业人事档案管理体会及设想[J].经营管理者 2013,(16)

[2] 杨宇.加强企业人事档案管理对策的分析[J].企业技术开发.2013,(16)

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人事档案记录着个人信息，是部门单位选用人员的依据，对个人工作及生活影响深远。人事档案不仅记录了个人各方面的经历情况，还是个人品质、能力的重要凭证，个人的勤、绩、廉、德、能等信息皆于其中有所反映。人事档案管理工作做得好不好，对于人力资源开发具有重大意义。另外，人事档案在基层人员干部选拔、评优评奖中皆具参考意义。而人事档案管理工作之优劣，将对基层员工之工作质量与效率产生深远影响。同时，人事档案管理还是衡量基层单位、部门干部职工工作水平与能力的重要标志。因而，做好人事档案管理工作，及时收集、整理、保存人事档案资料，利用好档案资源，才能够进一步推动基层单位工作的高效开展，发挥基层人才的最大作用。

二、如何优化基层人事档案规范化管理

（一）提高领导干部对人事档案管理的认识。档案工作往往见效慢，容易受到基层领导干部的忽视。要想充分发挥人事档案管理工作的效用，实现规范化的管理，需要基层单位领导对人事档案工作引起高度重视，并提供一定的支持，这是做好人事档案管理工作的重要前提。基层单位领导应提高认识，将人事档案管理工作作为日常管理事务来对待，将其纳入议事日程，组建领导小组定期督查、指导该项工作，形成“主要领导重视抓、分管领导负责抓、档案人员具体抓”的良好格局，保障该项工作责任到人，高效开展。

（二）建立健全人事档案管理制度。科学合理制度是干好基层人事档案管理工作的保障。人事档案管理工作纷繁复杂，特别是基层人事档案管理内容多而杂，烦琐细碎，若缺乏制度的约束，将会使工作变得无据可依，无章可循，也难以调动档案工作者之工作积极性。因而，需建立健全人事档案管理制度，包括对文件的归档借阅、收集整理、核对保管、传递转调等工作做好制度指导，使档案管理人员严格按照制度办事，避免人事档案损坏、遗失等现象的发生。为避免重复工作，提高工作效率，还需对档案的分类管理、加工装订、编排存放等工作进行严格规范，以利于档案的便捷查阅和操作，提升档案管理服务水平。此外，基层单位还需建立符合本单位实际的人事档案管理考核制度，对人事档案管理工作进行定性、定量的考核指导，实施动态化管理，进一步规范人事档案管理工作。

（三）提升基层人事档案管理人员的综合素养。基层人事档案部门要想实现规范化管理，还需要提升档案工作人员的素质，打造一支专业化人才队伍。具体而言，基层单位需选拔一批具有高度责任意识、工作细心认真、忠于职守、具有保密意识并掌握人事档案管理专业知识的人才从事基础人事档案管理工作，并为其提供学习及培训的机会，使之与时俱进，掌握先进的理论知识和专业技能，更好地做好该项工作。另外，基层档案管理人员还要加强制度学习，增强法律意识，并定期开展业务交流会，促进档案人员相互学习，共同进步，以提升其综合素养。（四）加强对人事档案的保密管理。保密工作是基层人事档案管理的重要内容，贯穿于人事档案收集、存档、整理、利用的每一环节，是确保档案信息安全的有效手段。人事档案管理部门应提高员工对档案工作的认识，严格规范工作流程，对于单位职工重要的个人资料及内容要认真保存，避免职工隐私及秘密泄露，确保单位工作的有序开展，提升单位公信力。此外，对于人事电子档案应确保网络环境安全，有效防范病毒入侵和黑客攻击，并对档案进行加密保护，以防信息被篡改和泄漏。

三、结语

社会的发展以及人事制度的革新，对基层人事档案管理工作提出了更高的要求。基层人事档案工作者只有充分认清社会发展形势，了解人事档案管理的重要性，提高工作认识，加强专业知识学习，才能进一步优化人事档案管理模式，实现档案信息的规范化、系统化、科学化管理，为基层单位的发展提供更好的服务。

作者:姜立新 单位:新疆塔里木河流域巴音郭楞管理局博斯腾湖管理处

参考文献：

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人事档案管理是一项严肃性、政治性、原则性很强的工作，是一个涉密程度高、保密要求高的工作岗位，要求档案管理人员不仅要有严谨认真的工作态度，更要坚持工作原则、坚守保密纪律，政治素质高、大局意识强，只有这样才能做到规范管理、科学管理，保证人事档案管理工作质量。

1 新建单位人事档案管理不规范的种种表现

一些新建单位在人事档案管理工作中，由于监管不严，在交接、经办、管理和使用过程中存在诸多弊端，不仅影响了人事档案管理的严肃性，也给实际工作带来了许多不应有的麻烦，具体表现为：

1.1 交接手续不严肃。新建单位人员调入频繁、数量较多，如果人事管理部门工作人员档案管理意识及保密意识不强，极易出现他人代交档案，甚至调入人员本人递交档案或者档案未密封转递等现象，违背了人事档案管理的严肃性原则。

1.2 信息核实不认真。有些档案在转递过程中未严格按照档案管理的要求密封，特别对那些由本人递交上来的档案，有的超过了转递期限，有的材料不完整，有的甚至存在人为涂改迹象。如果对调入单位的人事工作人员不严格审查核实，势必影响档案的完整性和正确性。

1.3日常管理不规范。由于是新建单位，人事档案管理人员工作经验不足，方法不得当。有的甚至连最起码的保密意识都没有，譬如随意将看过、用过的人事档案放在办公桌上，不经领导批准、审查就将人事档案借给外单位查阅等等，这样极易造成失、泄密事件。

1.4 硬件设施不达标。有些新建单位未对人事档案管理工作给予足够重视，有的没有设立专门的档案库房，有的没有专职的管理人员，有的甚至连专用档案柜、除湿器、碎纸机等必要的设备都没有，人事档案与其他行政档案归在一起保存，库房钥匙不是由专人保管，而是人人随手可拿，没有丝毫的保密观念。

1.5管理人员政审不严格 人事档案管理人员没有经过严格政审即走上工作岗位，有的政治素质低，有的保密意识差，有的原则性不强，不该外传的机密外传，不该说的话乱说等等，有的甚至利用职务之便篡改、伪造自己的人事档案，弄虚作假，以权谋私。

2 加强新建单位人事档案管理的必要措施

人事档案管理是一项严肃的工作，一旦管理不善，发生失泄密事件，就会损害职工的切身利益，挫伤工作的积极性。规范新建单位人事档案管理工作，应从源头入手，抓好环节管理，主要应做好以下几方面的工作：

2.1 做好人员政审工作。这是一项源头性的工作。由于岗位的特殊性，必须选拔政治上过硬、思想上端正、原则性强、保密意识高、工作一丝不苟的同志从事人事档案管理工作。对那些思想素质低、保密意识差、不坚守工作原则的工作人员要坚决调离。

2.2 搞好人员业务培训。人事档案管理人员应为专职，对于一些合署办公的新建单位，也应指定专人负责此项工作。走上工作岗位之前，应进行认真的业务培训，强化保密意识，严肃工作纪律，端正工作态度，能够以娴熟的业务技能、良好的职业规范胜任此项工作。

2.3 配好相应的设施设备。新建单位应进行科学规划，在条件许可的情况下设立专用的人事档案管理库房，即使条件有限，也要设立专用的保密档案柜。配备除湿器、温湿度表、碎纸机等必要设备。

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1. 组织部门：一般能按要求管理权限范围内的死亡干部档案，不定期地向同级国家综合档案馆移交，无档案销毁情况。组织部门能基本掌握死亡人员情况，目录齐全，编目编号规范，能提供电脑检索。但大多数没能按《干部档案工作条例》规定及时将死亡人员人事档案移交档案馆。另外，有的组织部门缺档案移交、登记台帐。

2. 劳动人事部门：我们选择了社会保险处、劳动就业处为调查样本，其死亡人员人事档案数量大，存在底子不清、收集不全、未及时归档等情况。无移交综合档案馆、无销毁情况。县级劳动人事部门普遍存在应该接收国有企业、国有改制企业、非国有企业的人事档案资料收集不齐全的问题，相当部分未能及时登记、分类、编目，没有做到有序排放和有效监管，存在“生者与死者档案混装”的情况。同时，多数县级劳动人事部门对死亡人员情况不够了解，对档案的数量、来龙去脉等底子不够清晰。

3. 机关、群团组织：死亡人员人事档案未统一归口管理，没有移交综合档案馆和销毁档案的情况。市级机关中，有的主管部门除本系统副处级以上干部人事档案组织部门统一管理外，系统及直属单位科级干部人事档案自行管理，其他人事档案则由直属单位自行管理，新录用人员人事档案则多由人才交流中心托管。县级机关中，除部分区、县机关、群团组织人事档案由组织部门统一保管外，大部分区、县机关、群团组织人事档案由组织部门和劳动人事部门管理，干部档案在同级组织部门，职工档案在同级劳动人事部门，流向与归属情况各不一样，管理存在漏洞，甚至出现“无头档案”的现象。

4. 国有企事业单位：除了由党委政府任免的干部档案由组织部门保管外，一般职工人事档案或自行保管，或部分由主管部门保管，或由人才交流中心托管，无移交综合档案馆情况，无销毁情况。

5. 国有改制企业：移交情况不一，管理情况各异，没有销毁情况。有的行业主管部门管理改制前相关人事档案，因无人申报而对死亡人员情况不知晓，对死亡人员数量、情况无法统计，登记、管理不到位一直未移交。有的企业保存改制前的人事档案，清理与整理不到位，登记和分类不及时，部分没有保存死亡人员人事档案，改制期间调离、解聘、退休人员其档案随人走。也有的企业改制前的人事档案包括死亡人员人事档案在改制期间已移交劳动人事部门，而改制后没有建立人事档案，或将招聘人员档案打捆保管，没进行装袋、整理，数据不清楚。

6. 非国有企业：部分企业自行保管人事档案，但多数没有保管死亡人员人事档案；部分企业委托专业机构托管人事档案。据查，非国有企业多数人事档案建立欠规范，欠完善，无统一标准，甚至少数没有建立人事档案。无移交综合档案馆情况，无销毁情况。此外，个别县由乡镇劳动保障站负责管理当地非国有企业人员人事档案。

7. 高校：由学生部自行保管学生档案，管理较规范，底子清楚。无移交情况，无销毁情况，极少数死亡学生档案被死亡学生家属提走。

8. 人才交流中心：人才交流中心保管的主要是事业单位委托、企业委托、个人委托托管的人事档案，数量大，没有移交、销毁情况。因为很难掌握死亡人员信息，委托管理往往仅限于简单存放、保管，所以对于死亡人员人事档案的情况底子不清，无法准确统计，不少生者、死者人事档案未分开。

9. 社区、居委会：从选取的调查样本来看，很少建立和保存死亡人员人事档案，少数存有或建立了人事档案，但都不存在移交综合档案馆情况，无销毁情况。当辖区内有人员死亡情况时，一般是报送当地派出所，由派出所负责户籍薄（卡）上核销，并登记管理。个别社区试点保存县劳动人事部门移交过来的企业退休职工人事档案，但是否死亡情况不清楚。个别县由乡镇管理村委会、社区的人事档案，但这些人事档案普遍存在资料少、内容缺、不齐全、不规范的问题。

二、存在的主要问题及原因分析

1. 重视不够与认识不足，档案管理要素欠缺保障。调查显示基层单位普遍重视不够，认识不足，更多地是强调人少、钱少、事多等客观因素，投入人事档案工作的力度不够，而死亡人员人事档案工作更是被边缘化。拿被调查单位的档案员来说，档案员更换频繁，不懂业务的有之；档案员兼职过多，疲于应付的有之；档案员履责不力，责任心不强，认为“人死账亡”无关紧要的也有之。有的死亡人员人事档案被拆卸档案外壳，单独存放在类似杂屋的房间，没有任何保管保护措施；有的死亡人员人事档案被“束之高阁”置之不理，部分已有发黄、褪色、发霉、丢失等现象。

2. 政策体制与利益等因素，致使档案管理主体分散、各自为政、归属流向不一。一是体制改革、企业改制人为地形成了“人档分离”，此类人事档案的归属与流向已失范，容易出现“无头档案”乃至丢失现象。二是多头保管加之联系机制未建立，造成信息沟通不畅，死亡情况无人申报无人查实，死亡登记不及时，管理跟进不到位。尤其劳动人事部门“生者与死者档案混装”普遍存在。三是虽然改制有政策，但也存在因利益难以贯彻落实的情况。如有的企事业单位改制期间，存在改制单位缺乏移交托管经费没有按政策移交托管，后多由主管部门代管系统内改制单位职工人事档案。

3. 日常指导与监管缺位，档案业务水平参差不齐。部分组织、人事部门更多重视对在职、在世的人事档案建立、整理、审核等，而忽视了对死亡人员人事档案的指导、监督和检查。而档案行政部门由于上级没有政策和要求，平时很少介入其中。死亡人员人事档案工作的业务水平令人堪忧。一是档案资料收集不齐全。主要原因是档案资料移交和接收不及时。一般来说，如果对死亡人员人事档案不催不要，档案或材料就会长期滞留在单位或个人手里，不能及时归档，容易散失；二是日常管理不善。具体表现为档案装订、分类、编目、利用等不够规范，分开存放、流转登记、统计检查等工作不落实，管理粗放随意；三是整理质量不高。尤其是企业死亡人员档案整理标准不统一，内容不完整，建档欠规范；四是档案信息化程度低。由于缺乏相关意识，或是受客观因素制约，相关单位只把人事档案的目录、个人信息录入电脑，而检索、查阅仍采用手工操作。个别单位虽建立了人事档案信息库，但存在信息更新不及时的问题。

4. 现有制度少且约束有限，无章可循、无规可依的问题突出。在调查的9种类型单位中，仅组织部门有《干部档案工作条例》等依据。然而组织部门普遍没有按要求及时移交综合档案馆。据组织部门反映，难以落实的原因一是每年死亡的少，二是移交程序繁杂。有综合档案馆的同志认为组织部门档案难存放，或是不想管了才会考虑移交，并且移交的随意性大，手续难到位。现实中，各级、各行业经过调研形成人事档案管理制度的很少。调查对象中仅一家自行制订了制度，其中涉及死亡人员人事档案工作的只有“死亡人员档案，每年进行一次清理，重新编号，另行归档”一句。由于大多无章可循、无规可依，死亡人员人事档案管理往往流于形式，既无工作内容、目标任务，也无原则手续、操作流程，更无职责权限，责任追究，久而久之便形成了被动应付的局面，多满足于“用时记得起，闲时搁一边”的现状，这不仅使得工作无所适从，也使得档案面临安全隐患。

三、对死亡人员人事档案管理的建议

1. 高度重视提升认识。各级各类单位要以对党和人民负责、对历史负责的高度来重视死亡人员人事档案工作。一是要保证有专人负责。死亡人员人事档案工作是单位人事工作、档案工作的一项重要内容，具有很强的政治性、原则性、业务性，应明确专人负责，纳入单位工作总体规划。二是要切实将档案工作与其他日常工作同部署、同推进、同检查、同考核。在现行体制下，死亡人员人事档案工作多由政工、人事部门承担，其工作职责、任务要求等必须明确，并且有领导负责督促检查。三是要宣传学习相关法规和业务知识，提升人员的档案意识和整体认识水平，营造一个良好的、给力的人事档案工作氛围。同时鼓励、支持专业人员参与学习培训，通过“走出去、请进来”以及学习先进、学用结合等方式，了解相关工作的规律，掌握专业知识与技能，不断增强业务素质和专业水平。

2. 实施归口统一管理。将死亡人员人事档案全部归口至国家综合档案馆保管，成立“死亡人员人事档案管理中心”，对各类死亡人员的档案进行资源整合，集中管理，建立死亡人员人事档案数据库。单位档案室、专业档案馆、专业机构等管理的死亡人员人事档案可依法移交至综合档案馆“死亡人员人事档案管理中心”，实施归口统一管理，有利于防止政出多门、人为过失，有利于档案工作“三个体系”建设。此外，劳动人事部门管理的人事档案较多，死亡人员人事档案也会越来越多，档案管理责任重大，有必要成立行业直属并接受档案行政部门指导的专业档案馆，实行专人专管，专门管理。

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一、当前单位人事档案管理存在的主要问题

（一）现状分析。一是存在传统的单位人事档案信息化改造不完善，还有很大一部分的人工纸质档案建档没有数字化处理，与数字化网络平台结合不好，没有充分发挥出网络平台的快捷效能，自然造成单位人事档案信息交流慢，更难达到资源共享；高层次的人才信息储备不足，也不全面；单位最新人才需求信息收集不全面；单位人事档案没有一个完整的标准化的管理制度，造成单位数字化设备管理利用程度不高，对一些单位人才快速变动的信息收集变更不同步，很容易出现单位人才档案管理的空白。二是对新的用人机制的档案信息管理滞后，当前国家对单位干部人事制度的管理变更比较大，对单位原有的与新进的员工一改过去单一的固定工管理模式，采用全新的聘用制、制、兼职制以及社会购买服务的新型用人机制，这都需要对过去的用人机制进行改造，采用全新形势下的人事档案管理模式。三是单位人事档案管理形式呈现出多样化，对于当前单位的人才利用渠道来说大学毕业生不是唯一的，而是有社会招聘、不同单位的调入、还有国际的人才招聘。由此而形成的人才档案管理也出现多样化，有原有的体制内人事关系，还会有许多其他形式的聘用关系，比如社会购买服务、等；人事关系中的工资关系变化也比较大，新出现的基础工资、工龄工资、各种津贴、绩效工资等，丰富了单位人事档案的内容。因此，传统的人事档案管理模式确实到了需要进行改造的时候。（二）单位人事管理制度的问题。快速发展的单位，人才流动大，要求人事档管理“短平快”，而许多单位的人事档案管理制度跟不上人才流动的节奏，影响了单位对急需人才的招聘与使用，出现了一些单位人才的档案的空档与缺档，甚至弃档与死档。急需人才的单位在招聘人员时，无法及时得到有用的人才信息，更不能完成引进人才的同步建档，对后期的人才使用造成很大的麻烦。有很多单位由于人事管理制度不完善，以至于单位人事档案信息录入不同步，信息现代化程度不高，由此形成的数据库既不先进又不全面，根本不可能真实的反映单位人才的真实情况，由于制度的不完善，单位人事档案的可信性与利用情况不可能有一个好的结果。还有，由于人事档案管理制度的落后，相关的考核与检查措施也要求不高，直接会造成单位人事档案信息质量低下，充分的人事档案利用也就无从谈起。

二、单位人事档案管理规范化应采取的措施

（一）创新思路，采取人事档案管理新措施。单位人事档案管理在领导健全，人员到位的情况下，根据新形势下国家人事档案管理新规定，首先转变思想观念，创新思路，制定单位切实可行的单位人事档案管理制度，让从事人才档案管理的工作者，都有依据地开展工作，这样单位的人事档案面广，质高，确实起到人才交流的重要作用。其次在人事档案管理制度的框架下，充分利用档案管理的现代化设备，实现单位人才信息全数据管理，并充分利用网络优势，实现单位人才信息的资源共享。再次细化单位人事档案管理要求，开始环节的人才信息的采集、建档要真正实现标准化。要对本单位各类人才进行分类建档，区分专业人才与非专业人才。专业技术人员，在完善其基本的信息要求下，重点要对展现专业性人员的内容进行重点录入，反映其专业的特长，以便于人才的后期使用与交流。单位内的办公人员的在录入基本信息的基础上，多录其平常方面的优秀表现，重点是平时品德的表现；后勤保障方面的工作人员，应当根据不同工作的录入个人信息的基础上，再集中录入一些个人在特殊事件中的一些优秀表现。通过人事档案管理制度的管理，让从事人事档案管理工作者的政治觉悟普遍特到加强，职业水准更加提高，真正树立起人事档案管理就是单位对人才的管理并为单位发挥最好服务的思想意识，从而为单位交流人才、利用人才、选拔人才、培育人才发挥出最佳作用。（二）加强单位人事档案管理中的数据库建设。单位人事档案数据库建设至关重要，人事档案管理规范化建设的首要的就是完成单位人才信息资料的数据库建设，含有的信息比较多，要分类分时期建立，主要包括：出生年月、毕业学校、个人简历、学位、专业等基础信息。其次单位人事档案管理工作者，根据单位每年或每次人才录用与交流，及时录入各类人才的基础信息资料，利用人事档案管理的先进设备，实现单位对人才的完整与准确的动态管理，同时做好单位人才信息资源的保密，并对单位人才的工作业绩随时进行量化管理，最大限度的满足单位对人才高效利用的信息需求，实现单位人事制度改革的人才管理目标。

三、总结语

总之，每个单位的人事档案管理工作规范化管理，是当前单位快速发展的必然要求，是单位人事档案工作者全面开展工作的重要依据，是单位发展过程中的一项基础性的工作，刻不容缓，单位分管人事档案的领导必须引起高度的重视，充分利用网络化管理平台，让人事档案中的人才信息发挥出真正的价值，实现单位人事档案信息真正意义上的可操作性，最终为单位优秀人才资源的开发与利用发挥更大的作用。

作者:郭娜娜 单位:潍坊市公共资源交易中心

【参考文献】

[1]唐雪妍.浅谈电子档案的管理[J].兰台世界,2006(15).

[2]冯惠玲.档案管理概要[M].中国劳动出版社,1990.

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（一）事业单位忽视了人事档案管理的重要性

目前，人事档案管理工作被轻视的现象在众多的事业单位中普遍的存在，很大一部分的单位领导认为人事档案管理工作只是附属性质的工作，而不是单位主要工作任务，只要保证人事档案安全的储存于档案中心，不会被窃取和盗用，必要时可以查阅到所需信息就可以。同时，进行人事档案管理的工作人员对档案管理工作也没有给予高度的重视，他们只是做一些收集、整理、装订、保管等最为基础的工作，没有真正认识到档案管理的意义所在，从而导致目前事业单位的人事档案质量严重不达标。

（二）人事档案管理的管理思想、管理手段落后

随着现代化的发展，人事档案管理的理念和手段都有了较大的改进，但是，在我国事业单位的实际人事档案管理工作中所采用的管理思想和管理模式却仍然较为传统，不符合现代化的要求。首先，从管理方法上看，许多事业单位还在运用手工操作的模式，使得工作量较大的同时，出错率也较高，尽管有一部分的单位使用了计算机管理，其进行的也只是简单的目录管理，对实际的效率提升并无大用。其次，从档案内容上看，所收集的信息依旧是传统陈旧的那一些，例如个人简介、家庭情况、社会关系等，而现代社会所重视的信用状况、道德水平、所学技能等内容却毫无涉及，从而根本无法全面判断一个人的综合素质。

（三）人事档案部门的人员专业素质较低

由于现代社会的不断进步，相应的，对人事档案管理工作人员的专业素质水平也应该提出更高的要求，以满足社会发展的需求。但是，事业单位的人事档案部门中，兼职人员占据很大比例，甚至还有一些是退休人员，他们不熟悉进行人事档案管理的科学手段，对档案管理也没有全面、专业的认知，因此，很难做好人事档案的管理工作，不能保证档案的质量，同时也阻碍了人事档案规范化管理的进程。

（四）人事档案管理的管理体制不完善

人事档案管理不仅仅是一项简单的归纳整理工作，而是具有很多流程的系统性工作，因而需要有完善的人事档案管理制度做支撑。然而，在我国大多的事业单位中，并没有建立健全的人事档案管理体制，即使一些建立的制度中也存在了较多的漏洞。正是由于制度的缺失，使得人事档案管理工作较为混乱，工作人员也相对比较散漫，不注重档案信息的有效性和完整性，类似于收集不及时、记录不准确、保管不科学等不利于档案管理的行为十分普遍。

二、关于加强我国事业单位人事档案规范化管理的建议

（一）更新人事档案管理的理念，引入先进的管理手段

为促进事业单位人事档案的规范化管理，我们应该积极的去学习先进的档案管理理念，对其有一个全面的认知，给予高度的重视，并将一些现代化的管理手段应用到实际工作中，丰富和规范档案内容，根据现代社会的需求去收集人事信息，按照相关规定的要求进行分类整理，保证档案的真实性、准确性。

（二）建立健全的人事档案管理体制

由于档案管理包含了较多的工作流程，他们大多会分由不同的人员进行，因而通过完善的管理体制对人员行为、工作内容进行规范十分重要。在管理体制中，应该包括以下几项基本内容：人事档案管理流程的详细规定，人员行为规范，明确的奖惩机制，工作考核制度以及工作人员选聘机制等。

（三）加强对人事档案管理工作人员的素质培养

工作人员的专业素质直接决定了人事档案管理的工作质量，要进行人事档案规范化管理，必须提升档案管理人员的素质水平，具体可以通过严格的招聘机制来选拔合格的工作人员，并举行定期的人员培训，使其了解最先进的档案管理手段，熟悉档案管理技能，掌握科学的档案管理知识。（四）注重人事档案的实际利用功能档案的建立就是为了查询利用，如果仅仅是保存，档案就失去了存在的意义。如果能够真正重视对人事档案的使用，提高档案使用率，那么就能够很自然的进一步重视对档案的规范化管理，加大对档案管理工作的实施力度。

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覃兆刿，湖北荆州人。当年，他报考四川大学档案学系未果，被湖北大学历史学系录取。1987年，覃兆刿大学毕业，成为第一个留校参与创建档案专业的教师，开始圆自己的档案梦。1988年，覃兆刿被学校派往中国人民大学进修，2001年，又被派往北京大学做高级访问学者。而早在1996年，考虑到学科建设的需要，幼小的档案学科也成立了教育部档案学科教学指导委员会。初出茅庐，当时还只是讲师的覃兆刿名列其中。从那时起，年轻的覃兆刿进入了档案学的最高境界，为同行侧目，被誉为“国内档案学界有影响的青年学者”。

事实上，覃兆刿也不是徒有其名。他曾主持国家级项目3项、国家档案局项目4项，在《近代史研究》、《光明日报》理论版和档案学期刊70余篇，10余篇论文被人大复印资料等全文转载，2篇文章被全文收录进“国家大清史纂修”网站。他的多项成果获国家档案局、中国档案学会、湖北省政府奖。其代表作《双元价值观的视野：中国档案事业的传统与现代化》更被鉴定为“优秀”等级国家社科基金项目成果。他主编的《企业档案的价值与管理规范》是21世纪我国高校第一本关于企业档案管理的教材。覃兆刿还在全国各地党校和企事业机构进行“档案与管理”系列近百场专题讲座，为数十家企事业机构提供档案管理咨询。他的研究成果和讲座甚至在台湾也产生了积极的影响，受到热捧。2005年，覃兆刿被授予“湖北省有突出贡献中青年专家”光荣称号。2004年，作为档案界唯一教师代表，覃兆刿出席了在人民大会堂召开的全国“庆祝第20个教师节庆典暨全国优秀教师表彰大会”。2010年，覃兆刿高票当选“中国知识管理年度人物”。

如今的覃兆刿为湖北大学档案学科带头人、全国首家企业档案与知识管理研究中心创始人及主持者，主要从事档案与管理文化、企业档案与知识管理等问题的研究，是一个在档案学理论研究和档案业务实践领域均有所建树的学人。按照学科分类，图书、情报和档案学一级学科属管理学范畴。覃兆刿实际上是以档案学人的身份，成就了管理学界的“覃兆刿现象”，成为档案学界的代表性人物之一。

二、覃兆刿对档案事业的三大贡献

一是在档案学基础理论研究方面的建树。覃兆刿不仅以诸多高质量的学术论文赢得了尊重，更以“双元价值观”原创者的身份备受关注。在对档案事业的传统与现代化进行认真、反复思考之后，覃兆刿完成了自己的代表作《双元价值观的视野：中国档案事业的传统与现代化》。在这本著作里，覃兆刿用“双元价值观”作为主线，用“双元情”表达档案工作要体现对社会的两个关怀向度：社会管理工具与社会信息资源，也就是“档案双元价值观”。他认为，“工具价值”体现的是人类对文献的合目的控制和结构化手段，“信息价值”反映为文献记录的内容或数据。光有工具价值的档案是不存在的，光有信息价值的档案也是不存在的，档案是“工具价值”与“信息价值”的双元价值结合体[2]。他更强调，档案事业现代化应以体现档案社会责任感也就是工具价值的实现和档案公众服务意识也就是信息价值的实现为观念要件。历时三载，他的专著以其“原创性”、体系建设和资料贡献受到档案学界和档案管理实践部门的普遍关注和充分肯定，在实践中备受重视。覃兆刿曾应邀在全国档案学高层论坛等各种场合举行专题报告，中华档案学会会刊（台北）也载文评价其“双元价值观”为“档案的哲学之道”。 覃兆刿甚至还应邀出任了2003年海峡两岸学术交流会学术评论人。不仅如此，任越、张会超等档案学人在自己的研究中直接援引了“档案双元价值”概念，黄存勋、张丽及蒋卫荣等则撰文，支持“双元价值观”[3]，甚至关于人事档案、企业档案的研究和实践中也广泛应用了“双元价值”概念。

二是创立“企业档案与知识管理研究中心”，为档案学人如何学以致用，如为企业管理做出贡献，树立了榜样。覃兆刿强调档案界学人重视理论与实践的融合，实看到了制约学科之关键，看到了档案教育之根柢。而他对档案事业的贡献，也贵在不唯学术，贵在倡导并践行学术与实践的结合，倡导“知识管理”理念在企业档案管理中的运用。他认为，档案学作为应用学科，脱离实践谈理论是意义不大的。通过对部分企业的调研，覃兆刿率先提出了“档案方式”概念。他认为，“档案方式”也可以叫做“档案习惯”，是从人类行为和文明化生的，区别于记录与文献的消极产生和存在状态，可以理解为对文献的结构化和合目的控制。懂不懂得“档案方式”或者有没有“档案习惯”，其中的差别就是人类的优势。覃兆刿主张，在企业档案管理的推进过程中，就是要将该管的管起来（工具价值），将可用的用起来（信息价值）。2007年，覃兆刿创建了国内首家专注于企业档案与知识管理的“企业档案与知识管理研究中心”，希望通过中心这个平台能够使研究和实践走得更近，希望将“档案方式”的一些想法落实到具体的实践中。2009年起，覃兆刿在全国率先招收“企业档案与知识管理”方向硕士生，并应邀在国家档案局主持、国务院国资委及工信部参与的“全国企业档案信息化推进大会”上作专题报告，倡导“知识管理”理念在企业档案管理中的运用。2010年，作为全国哲学社会科学规划办聘请的专家，覃兆刿还审读了国家社会科学基金项目中有关“知识管理”的成果。覃兆刿还积极推动知识管理问题研讨的跨区域合作，参与起草了中国档案学会企业档案工作报告。他在苏、浙、鄂、沪等地的中外企业（如上海造船厂、中国银行湖北分行、丝宝集团、东风汽车、工信部下属高科技公司等）调研、评审过程中，宣传知识管理的意义，引导企业档案管理走知识化管理道路，得到积极回应。基于上述贡献和影响，2010年，覃兆刿甚至高票当选了“中国知识管理年度人物”。

三是关于档案事业的宣传。覃兆刿积极在高端媒体发出档案人的声音，仅《光明日报》就发表了他的五篇文章。在学术期刊网上搜索“覃兆刿”，可得43篇文章。其中大部分文章内容都定位于实践领域，旨在倡导档案宣传，传播档案文化，与档案实践直接相关。其中，《档案事业“三字经”》实则就是他为找到一个较好的档案宣传文本而进行的“仿古”探索，企图以大众喜闻乐见的形式宣传档案事业的重要性。结果也正如其所料，该文广为传诵，深受好评，甚至有企业还以该文内容为核心制作了纪念品。难能可贵的是，覃兆刿不仅将档案是什么，为什么重要讲给业内人士听，也讲给非档案系统的管理者听，受众逾千。他还注重发挥档案信息优势，在研究和讲座中注意将档案与文化和历史结合起来，将大量公众感兴趣的档案话题披露到人民网、凤凰网、中国新闻网、新华网等众多权威网媒。覃兆刿曾经笑称，我做了一件看似平淡但很有意义的事情，就是将“档案与管理”这个话题渗透到了不少党校，在党政领导干部中拥有了若干粉丝。覃兆刿是这样解释他为什么特别注重宣传档案工作的重要性的。他认为，秘不示人的档案已超越了“今世赖之以知古，后世赖之以知今”的意义，从宗庙、神庙和神位上走向社会公众，广泛地服务于社会的文化和经济建设。如果有更多人懂得“档案方式”，具有档案意识，这种优势就能转化为一种社会文明的进步。而档案工作的价值实现和档案工作的社会地位首先取决于档案意识水平。他认为，由古代作为政治附庸的“档房”模式向近代作为公共文化事业机构的“档案馆”模式的转变，有其丰厚的社会土壤作基础[4]；档案馆社会化服务的兴起是档案事业的发展方向[5]；档案馆功能实现的最终途经有两条，即加强档案馆向文化事业的转型、强化档案馆的公共服务意识和能力[6]。所以，宣传档案工作的重要性也就在情理之中。覃兆刿认为，要改造社会对档案事业的刻板印象，促进档案意识提高，没有热情不行；投身档案社会实践，体察档案学理论与实践的落差，没有热情也不行。因而，他满怀热情地投入到档案宣传，致力于档案文化的传播。

三、“覃兆刿现象”对档案学人的启示

覃兆刿的学术思想广为档案学界认同，其足迹遍及全国各地，堪称整个档案学界理论联系实际，实践成就最为丰硕的代表人物之一，更在整个管理学领域为档案学赢得了尊严和地位。身处内地一所省属大学，覃兆刿何以能在资源较少的背景下，在一个看似冷僻的专业领域取得如此骄人的业绩，值得档案学人思考。

首先是覃兆刿对档案学的钟情和自信。覃兆刿曾以元人毛元庆语“兼是任，何重如之”勉励自己，认为，没有平庸的岗位，只有平庸的表现。覃兆刿认为，档案学是一门应用性很强的学科，作为责任教授，除了基础理论研究外，深入实践，加强专业领域的社会联系，对于开展学术研究同样是必不可少的。

其次，覃兆刿具有独特的实践魅力，而实践也给予了他相应的回报。无论是参加国防科工委重大科技项目成果评审、国家档案局项目成果评审，还是应邀为全国各地政府档案部门献计献策，为企事业单位开办档案与知识管理讲座、申报国家管理质量奖，都让覃兆刿接触到真实的档案工作，为理论研究积累了原始素材。他发表了《档案学：与社会实践相伴互动的学科——档案学研究的热点与前沿问题分析》[7]等文章，极力呼吁重视档案学的实践性，强调“档案价值实现是离不开利用活动的”[8]。为了做好“企业档案与知识管理研究中心”的工作，覃兆刿在QQ个性签名上长期写着“忠恕”两个字，意味“中心如心”，既作为自己处事的信念，又暗示所有的研究要将“中心”，将实践放在重要位置。这也就是为什么他的研究总是能够得到档案界认同的重要原因。

再次，难能可贵的还有覃兆刿的学术和实践视野。他立足档案，但不唯档案，主动出击学科交叉领域，将档案全部放到整个管理学范畴去考察，去研究，去实践；他也不排斥档案学的历史学研究。谈到档案专业有些学生不愿上史学课时，覃兆刿说：读史可以使人变得丰富、深刻。一个学科要得到认可和发展，就必须有严肃的学科发展史认知和基础理论研究。所以我们的时间观要革新，要在“过去”与“将来”之间强调现在， 要在“传”与“承”中加入服务于现实社会的理念——“用”。在实践方面，覃兆刿强调馆（室）与广域之间的联系，主张“空间观”。他认为，档案工作者的角色重塑要以“三变”作支持：一由消极的库房管理员向积极的档案文化塑造者和档案功能的监督者转变；二由职能管理主体的代表向重要的合作参与伙伴转变；三由档案行政、官员的身份向档案管理技术专家和档案信息服务商转变[9]。覃兆刿希望，我们的档案学研究，不仅要受到历史学家的尊重，还要施惠于现实社会生活。他表示，这种观念的确立必然为我们带来立足于现实工作的创新意识，变消极被动的守候为积极的档案信息服务，使我们的作用受到同时代人的尊重。从中可以看出，渴望“有用”，渴望得到尊重，是覃兆刿积极主动地将档案学理论与实践紧密结合的重要动力。毫无疑义，这种看似平常的治学逻辑对档案界学人如何治档案学这门实践性较强的学问不无启迪和借鉴。

参考文献：

[1]在国家档案局现任领导班子成员中，明确注明具有档案学专业背景的无1人，明确注明具有历史学专业背景的有2人。

[2]月光.档案事业的“缘”与“情”——访湖北大学历史文化学院覃兆刿教授.档案管理2009（6）.

[3]黄存勋 张丽.对中国档案事业的全新双元审视——读覃兆刿著〈双元价值观的视野：中国档案事业的传统与现代化兼论过渡时期的档案思想札记〉.档案学研究2004（2）.

[4]蒋卫荣.创新，档案学发展的源泉——读覃兆刿〈中国档案事业的传统与现代化〉.档案与建设2004（5）.

[5]覃兆刿.从“档房”到“档案馆”——关于中国档案事业近代化的文化反思.档案学研究2004（3）.

[6]覃兆刿.价值目标与伦理重构——关于档案馆社会化服务的功能与效能研究.档案学研究2003（5）.

[7]覃兆刿.档案事业“三字经”.档案管理2009（1）.

[8]覃兆刿.档案学：与社会实践相伴互动的学科——档案学研究的热点与前沿问题分析.档案与建设2004（1）.

篇12

随着经济的发展和社会的进步，一些工作对人们的学历水平和技术要求越来越高，因此高校成人教育也越来越受到人们的重视。伴随成人教育的炙手可热，成人教育档案的管理也成为一个重要的管理系统，在成人教育多样性的影响下，成人教育档案的管理也成为一件庞杂而又棘手的工作。用词，在新时期的教育背景下，成人教育档案管理的规范化成为一个值得深入研究和探讨的问题。

一、新时期高校成教档案的特点

成教档案是反映成人教育的学生在学习期间的表现情况和学习活动以及学习成绩的一种记录方式。高校成人教育的独特性使其档案管理也与普通高等教育有所不同，总体来说成人教育的特点有以下几个方面：

1、成教档案载体的多样性。随着信息技术的发展和广泛应用，成人教育档案的载体也由以前单纯的纸质媒体转变为新型的电子媒体。在这些媒体中既有纸张、表格，也有照片、幻灯片之类，这些不同性质的载体所体现的都是最档案的记录性，他们共同记录了高校成人教育的发展，也体现了时代的进步，具有极为重要的保存价值。

2、成人教育档案来源的分散性决定了极强的社会性。成教档案的来源广泛，既包括上级下达的材料和指导性文件，也包括学校资料、学生学籍、教学大纲等。高校的成人教育学生大部分都有各自的职业，来源于不不同的地区，涉及的专业也不同，在学习期间也分布在与不同的教学点，具有极强的社会性和分散性。

3、成教档案具有极大的实用价值，档案的利用率较高。成人教育档案记录着学生在学校的最原始的学习情况和德才成绩，所以成教档案的利用率比普通高校档案的利用率高，学生的工作调动，升职需要的学历证明、报考研究生等都需要利用到学生的成人教育档案。同时因为成教档案还包括学校成人教育的一些教学大纲和学校的成教的发展，可以为研究成人教育提供一些珍贵的原始数据。

4、成人教育学习形式的灵活性造成了成教档案收集的困难性。成人教育因为其学生的特殊性，导致了学习形式的灵活多变性。普通高校的成人教育在一般的情况下都具有成人夜大、成人专升本等多种办学方式，因为其人员的复杂性地域的跨越性就产生了多种教学形式，除了课堂讲课只玩还有网络授课、考察参观、实习等，涉及范围广，运用的形式多，给成教档案的收集造成了一定的困难。

二、目前高校成人教育档案管理中出现的问题

信息技术的发展使大部分的信息管理都实现了网络化和数字化，在建设信息社会这个大潮流的推动下，高校成人教育档案的数字化信息化也成为一种必然的趋势。在信息化发展对传统档案管理的冲击下，成人教育档案的广利不可避免的也会出现不科学的利用和不规范的管理。总的来说，在新时期成人教育档案的管理存在以下几个问题。

1、领导对成教档案管理的意识缺乏，档案管理人员对档案的归档意识不强。社会上普遍的档案管理意识薄弱，在成人教育领域这种现象就更为严重。许多领导认为高校成教不如普通教育重要，认为成教只是为了给学校挣钱，从而不重视成教档案的管理，对成教档案的管理意识非常淡薄。领导的这种意识直接影响了档案管理工作的进行，导致档案管理人员对档案的归档意识不强甚至造成档案配备人员缺乏。这种对成教档案管理的薄弱意识严重阻碍和制约了成教档案管理工作的进一步发展和深入推广。

2、成人教育档案管理方式单一，管理手段极度落后，档案的信息载体单一化。因为对成教档案管理工作的不重视，导致了档案管理部门的设备落后，不能适应现代化的发展，信息化和数字化远远不能实现，导致电子文件记录的信息相对较少。在信息化迅速发展的今天多数的档案仍然还偏向于纸质载体，而没有实现纸质文件和电子文件共同存在记录信息的局面。同时管理手段不能适应新形势的发展，落后于社会形式的发展，造成档案管理的混乱，导致一些保存价值较高的文件和材料容易丢失，在研究中缺乏完整有效地档案资料。

3、没有规范的成教档案管理制度，不能及时更新档案管理模式。对档案的借阅和交接的等工作不重视，没有严密的规章制度，在需要相关的资料时胡乱翻找，不做借阅记录，借走的档案资料不及时归还甚至不归还，导致文件的流失和残缺，有时资料不全竟然找不到在哪个环节出了问题，影响了成教中对学生的管理，严重的甚至影响毕业生的就业和工作单位对人才的选拔和合理利用。陈旧的管理模式中，档案的收集和整理手段滞后于社会的发展，影响档案质量和在研究中的实际利用价值。

4、在档案的管理中出现重整理轻利用的现象，使档案的服务功能滞后。在现代的高校成教档案管理中更加注重的是对档案的采集、储存和整理，收集整理完以后就把档案管理工作告一段落，而不去加以来发和利用，从而削弱了档案的服务功能，降低了档案的利用率。是收集整理好的档案资料被束之高阁，不能得到充分合理的开发利用，更遑论开发利用新的档案资源了。这种严重的重整理轻利用的观念极大地制约了档案原有功能的发挥和拓展。

三、实现高效成教档案管理规范化的对策

高校成教档案管理中出现的问题严重阻碍和制约了成教档案管理工作的发展和进一步深入。只有解决这些问题，成交档案管理才能走上正轨，更好地服务于成人教育，为高校的发展，这就要求我们实现成教档案的规范化管理。实现成教档案的规范化管理可以从以下几方面入手。

1、增强领导者的档案管理意识，强化档案管理人员的档案归档意识。要实现成教档案的规范化管理，首先就要转变观念。高校成教档案是记录学校领导者在一个时期内的工作业绩重要依据，也是一个学校进行承继的重要保证，只有领导者的意识增强才能让档案管理者认识到档案管理的重要性和必要性，从而加强归档意识，在档案材料的收集和保存过程中严格把关，避免珍贵档案的流失和不完整。

2、全面提高档案管理人员的素质和专业能力，以适应现代信息化的要求。学校应该定期的对档案管理人员进行哦诶寻，促进不同高校之间成教档案管理人员的业务交流，从而提高他们的专业素养和业务水平。对档案管理人员进行择优录取，给成教档案管理工作队伍注入新的活力，为档案管理工作提供保障。

3、完善管理制度，更新管理模式。成教档案管理制度想要跟上时代的步伐，学校就要对成教管理制度进行及时的调整，有了相关的制度作保证，就可以调动档案管理人员的积极性，激发对工作的热情，从而保证档案管理工作的规范化和科学化。

4、完善和重视档案的利用率，强化档案的服务意识。成教档案的管理就是为了服务于社会和学校，在档案的收集整理之后应该注重对档案的利用，让档案管理切实产生效益，为成人教育的发展以及学校的发展做出贡献。

结语

高校成教档案的管理是一项非常重要和意义重大的工作，只有对成教档案进行规范化的管理，才能让成人教育的发展紧跟时代的潮流，从促进学校和社会的发展起到巨大的推动作用。

参考文献

[1] 粱守英. 浅谈高校成人教育档案规范化管理[J]. 广西教育学院学报, 2008,(05) .

[2] 钱亚军. 浅谈高校成人教育档案管理[J]. 科技信息(科学教研), 2008,(24) .