干部档案数字化管理范文

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篇1

随着科学技术的不断发展，我国已经进入了信息化社会，在这样的时代背景之下各行各业的管理进行不断的改革，包括数字化管理干部人事档案。所谓的干部人事档案是指干部在工作期间的表现，领导对其为人的评价的一个参考等方面的集合整理，对干部的选拔有重要的参考价值。近年来，我国对干部人事档案管理还是使用纸张为保存载体，这样不仅占用空间，而且查阅起来也不太方便，同时，干部人事档案是会随着干部的调离而调离，对其档案纸张有一定的损害，总而言之就是不利于保存。因此，数字化档案越来越受到档案管理者的青睐，但是，在进行干部人事档案数字化管理时，还存在一些问题，本文也就此展开讨论。

一、干部人事档案数字化管理的作用

对干部人事档案进行数字化管理时，不仅能够提高工作效率，节省空间，而且可以很好地保护原件档案。详细内容如下：

（一）减少管理成本。传统的纸张档案管理，需要较多的工作人员和占据较大的空间，因而需要花费较大的管理成本。而数字化管理利用的是网络空间，输入相应的数值就可以查找需要人的档案信息，同时进行这种查阅操作的工作人员不需要很多，从而减少了管理成本。

（二）提高工作效果。只要有相应的权限，数字化干部人事档案管理员可以很快地查阅档案资料和进行归档，把原先复杂的工作简单化，解放劳动力，同时也提高了其工作的效率。（三）保护档案原件。纸张档案有易腐蚀、容易损害的特点，如果翻阅频繁，则会增加对档案的损害率，而数字化管理则是将人事档案信息转化为电子档案，使其保存得更为完整，查阅起来也比较方便，同时也消除了档案篡改的情况。

二、目前干部人事档案数字化管理三大问题

虽然人事档案数字化管理能够提高工作效率等优点，但是，目前还存在很多问题，例如管理方式存在缺陷，管理设备不够先进，管理人员的素质不高等。详细内容如下

（一）管理的方式存在缺陷、管理设备不够先进。我国进行干部人事档案数字化管理的时间不长，而且有很多方面还是沿用传统的管理体制，大部分使用的还是手工操作的管理方式。同时，干部人事档案管理的地方使用的管理软件通常是自主研发的，其软件设备还是存在一定的缺陷，无法实现计算机管理的环环配合，而且进行数字化管理的硬件配置也相对而言比较低，无法满足实现数字化管理软件操作的硬件要求。并且，在实际的管理过程中，存在档案信息录入的不准确、更新的不及时等情况，导致档案信息数据库内的质量不高，从而减少了对数字化干部人事档案的使用。而以上的种种问题，都与数字化干部人事档案的要求不符，同时没有实现真正的人事档案数字化管理，还是需要翻阅纸质的档案，使用传统的查档、调档方式，这样不仅不会提高工作效率，反而会给档案查阅的工作人员带来一定的不便，对服务的效率带来一定程度上的影响。

（二）管理人员的素质不高。因为干部人事档案工作的数字化管理需要复合型人才，工作人员既需要了解档案管理的流程以及办理，又需要具备熟练操作计算机的技能，因此，给进行实际的数字化管理过程中带来一定的阻碍。目前，进行档案管理的工作人员通常没有接受过系统的计算机知识的培训，因此，其计算机水平相对较低，这给人事档案的数据开发和利用带来较大的影响。目前，干部人事档案管理的工作人员需要有一个数字化技术、网络技术的提升，提高其素质，但是由于种种原因，要想普遍提高工作人员的素质，需要一个较长的过程。

（三）干部人事档案的利用深度不够。在进行人事档案数字化的开发过程中，总是会存在利用率低的现象。传统的纸质查询时，工作人员会有烦琐、枯燥之感，从而形成一个比较被动的局面，不是主动地去服务。虽然数字化干部人事档案管理能够快速、精确的找出所需要的干部人事档案信息，但是，目前其有些资源还没完全的开发出来，还有利用空间值得挖掘，这在一定程度上对人事档案的开发利用带来了阻碍。所以，在保证信息的安全下，需要加强对干部人事档案的开发力度和深度，最大程度上利用数字化管理，将干部人事档案管理的数字化功能发挥到极限大。当然，这不是一蹴而就能够完成的，需要工作人员不断地去进行深度探讨和挖掘。

三、结语

干部人事档案对干部的升职是有重要作用的，但是传统的管理方式容易出现种种问题或是增加查阅的时间，因此，需要对干部人事档案管理方式进行改变，而数字化管理就是目前所探究出的有效管理方式。但是由于应用这种管理方式时间不够长，有着管理的方式存在缺陷、管理设备不够先进等问题，所以需要管理人员积极地去解决，可以从转变管理方式，购买先进的管理软硬件，加强对工作人员的系统培训等方面着手。

作者:李纯 单位:呼伦贝尔市人力资源和社会保障局

参考文献：

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尊敬的各位领导：

    大家好！欢迎各位到**区委干部档案室参观指导工作，下面由我为大家介绍一下区委干部档案室的情况。

**区委干部档案室成立于     年，曾获得     荣誉，干部档案管理数量由最初的     本增加到现在的    本，随着干部档案管理规范化建设水平的不断提升，同时也为了满足我区干部人事档案管理工作需要，区委、区政府共投入资金***万元，对干部档案室进行了全面的升级改造，从根本上改善了档案保管条件和办公条件。

场地一：查档室（档案室文化长廊） 

现在各位领导所看到的是我们的查档室，同时也是我们档案室的文化长廊。查档室承担着档案材料的查（借）阅功能，我区各部门进行档案查（借）阅都是在这里进行，为了更好的发挥档案的服务功能，我们将制定的档案查（借）阅、档案转递。。（可加）等   项规章制度及流程全部上墙，任何部门和单位查（借）阅档案都要认真履行相应的手续。“求真、务实、管档、治档”（记不清了，改一下）既是我们档案室的座右铭也是我们今后的工作准则。（上墙的还有什么再加上。）

场地二：大库房、小库房

现在大家进入的是我们档案室的库房。大家可以看到我们的库房全部安装了防爆门窗、防爆灯、监控设备等设施，配有灭火器2个、空调2台、除湿机1台，达到了防潮，防火，防盗，防尘，防虫，防霉等“八防”要求，保证了干部人事档案的基本保存需要。

（密集架介绍）我们现在使用的密集架是沈阳沈飞档案设备联合公司生产的产品，目前看到的大库房的密集架共十列，每列四节，每节六层，可容纳档案11200卷，小库房的密集架共四列，每列三节，每节7层，可容纳档案3360卷。合计可容纳档案14560卷。目前全区共管理干部档案10282卷。（其中区委干部档案室管理存放档案3215卷；区人才交流中心代管档案816卷；区教育局代管档案6251卷。）按照当前只进不出的档案管理模式及全区每年大致干部进出

人次，扩容后的档案室预计至少可容纳未来十几年的全区干部档案。

场地三：整理室

现在各位领导进入的是整理室。刚才库房里的全部档案都是通过我们档案管理人员无数个日夜经过收集、鉴别、整理、归档才得以形成的。

为了满足全区干部人事档案整理及数字化扫描工作需要，我们新购置电脑6台，数字化档案管理系统4套，红光扫描仪4台，通过软硬件升级改造，不断完善数字化档案信息库，实行纸质档案与电子档案“双档制”，使干部档案全面实现数字化。实现查询快捷、数据安全的管理目标。

下面请我们工作人员为各位领导演示一下如何实现档案的数字化管理，达到使用安全快捷的目标。

（工作人员边演示边讲解）

    场地四：办公室（如果需要就加一点儿，不需要就去掉）

篇3

一、如何实现财政局电子档案数据库数字化转化

篇4

信息技术的高速发展，带动了各行各业的发展与变革，档案管理工作的数字化发展亦是其发展的必然趋势，并且逐步成为档案管理工作的现代化的标志之一，传统档案工作由于涉及范围较广，内容繁多，工作量较大，经常会耗费大量的人力和物理，并且资料的储存与维护也需要投入较大的资金，加大了档案管理工作的难度，信息技术与档案工作的结合，极大的简化了工作程序， 提高了档案管理工作的效率，是未来档案管理工作发展的大趋势。

一、档案数字化管理的意义

1、提高经济效益

过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

2、提高办公效率

数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

3、增强档案原件保护

将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

二．数字档案信息安全管理面临的主要问题

1 意识问题

目前，档案从业人员信息安全保障意识还很淡薄，数字档案信息安全管理这一重大问题，广大公众知之甚少，毫无感觉。他们在频繁的使用、查找数字档案信息的同时却没有明显的感受到那些现在存在的数字档案信息可能会消失。即便是档案管理人员也缺乏安全管理意识。没有主动的探讨或者进行研究。档案从业人员保障意识的缺乏，导致数字档案信息安全保障工作的理论和实践都缺乏坚实的基础。

2 技术问题

信息技术的快速发展，也使数字档案信息安全在技术层面面临许多问题。一信息安全技术的发展解决了一些数字档案信息安全保障问题。另一方面，信息技发展又为数字档案信息安全保障带来了新的问题，又需要信息安全技术的更进一展。数字签名、数字水印等，是常见的数字档案信息的识别和鉴别采用的技术，每一种都各有优缺点，选用一种还是几种，多种技术的互相配套机制如何，这些问题都有待进一步解决。

3 管理问题

当下档案管理工作的水平还处于比较落后的状态，虽然数字化档案安全评估工作已经引起了全社会企事业单位的重视。但是安全评估和风险管理水平不高，也是我们当前所必须面临的困难。其次日常操作不规范，主要表现在以下三个方面：一是岗位职责的划分不明确。主要体现在操作者在业务操作过程中权限混乱，有越岗、代岗的现象出现。二是操作人员不经允许擅自修改计算机设置，私自在计算机上安装与业务无关的软件，这样将会很容易造成操作系统的瘫痪。三是操作人员在设定业务系统的密码时过于简单或长时间部队密码进行修改，长此以往这将会导致非操作人员很容易的进入业务系统，将会导致信息的丢失或是进行档案的修改，从而档案的安全性将会没有了保障。如果操作人员缺乏安全知识， “有什么问题由网络管理员管”的依赖性，没有充分认识到不规范操作所产生的严重危害，容易违规操作。

4 人才问题

管理档案者是保障数字档案信息安全最为重要因素之一。数字化档案管理的人才在当今相对缺失，在选择人才的过程中既要考虑到档案的安全管理保障，又要考虑到该人使用计算机的熟练程度和档案管理的专业技能。因此，当今社会档案管理的人才还是比较缺失的。此外，档案专业人才的流失，也是人才缺失的因素之一。目前，现有档案队伍整体素质较低，掌握知识陈旧。至今绝大多数档案管理部门在挖掘本部门数字档案信息安全保障人才方面的工作不到位，没有进行有效、专业且有针对性的指导，关于建立数字化档案信息安全体系还不够完善，对档案工作的重视度不够。这些因素都制约着数字信息安全保障体系的建设。此外，在实际的数字档案信息安全保障体系建设过程中，档案管理部门的观念还存在着诸多的误区。

三、完善档案数字化管理的对策

1 提高对数字化档案管理工作的认识程度

数字化档案管理工作改变了以往传统的纸质档案工作的模式，这就要求档案工作管理人员要转变以往传统的工作观念，学习数字化的档案分类、储存、读取等数字信息技术，加强自身工作技术技能，并做到工作高效，归档清晰，利用方便，保密到位，并结合网络信息平台，充分发挥档案数字化的优势，提高档案的利用率

2 加强档案数字化管理建设和投入