企业文件档案管理范文
时间：2023-06-28 10:05:46
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篇1
2文件档案的实践经验
企业文件档案管理工作经过实践经验，总结了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷归档制度、文件档案工作流程起点到完成，由文件档案管理员立卷后交本企业档案室保管。我国企业文件档案单一的管理模式、以往过细的管理原则已经不适应现代企业的发展要求，束缚了企业文件档案工作的发展。僵化的文件档案管理与灵活的管理机制相矛盾。文件档案是与企业密切相关真实的历史，记录了本企业的发展历程，平时工作感觉不重要，但让你查找时临渴掘井那可不行，档案工作不是一下子能做好的，做不好是无法补救的。对文件档案的管理可以说是伴随着人类社会的发展而产生、发展和完善的。我国的文件管理业经历了一个漫长的发展过程。社会进入了一个崭新的发展时代，国家经历了翻天覆地的变化，我们的档案事业也进入了前所未有的新时代，并且面临了一系列的新情况、新问题和新挑战。科学安排大力倡导开拓创新精神，进一步形成档案工作氛围，认真总结档案工作的好经验，用新的思路解决新情况新问题，健全制度不断把关，加强管理意识，要求管理人员要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，掌握现代化管理技能，利用现代化整理档案。才能使经济效益和社会效益更加完美的结合，突出档案资源建设和服务全局的重要性。
3电子文件档案的管理
篇2
1 引言
在文件管理过程中，不允许有疏忽差错，任何小小的疏忽都可能对企业的安全造成重大损失。而基于计算机技术的计算机辅助管理档案的应用，通过借助网络化、微机化，很大程度的促进了档案资料的数字化存储和网络化服务方面的发展。计算机技术的普遍应用，是档案管理系统的里程碑式发展。而企业Web文件档案管理信息系统软件的应用，则进一步提高了企业对于档案管理的效率与服务水平，也是使企业经营管理更加趋于科学化、正规化的重要条件。
2 文件档案管理信息系统
档案管理信息系统是一个典型的管理信息系统。管理信息系统简单来讲是一种人机系统。该系统在人的控制下，通过计算机硬软件等办公设备对所需要的信息进行采集，信息采集后，再通过后期诸如传输、加工等措施对所需的信息进行加工处理。而且通过该系统，可以实现企业的集中化式管理。在档案管理过程中，可很大程度上提高企业的管理水平。
2.1 文件档案管理
为了达到系统、规范的管理企业，同时又能确保高效的对企业文件档案资料进行管理，提出了文件档案管理。文件档案管理是对文书工作和档案工作的整个过程进行统筹规划与科学管理，在满足企业需求的前提下，以计算机网络技术为辅助，以文件生命周期理论为指导，将系统的性能发挥到最佳状态。
2.2 文件档案管理的发展
计算机技术的不断发展，使得以电子文件为主的档案管理信息系统成为各个企业档案管理的主要形式。此外，档案管理的形式和设计方法与管理信息系统接近。目前大部分的电子文件、电子档案与管理信息系统的研究有关。最初的档案管理是手工工作，既耗人力又耗财力，工作时间也长。而基于计算机技术的管理系统，加速了档案管理工作发展，同时也使管理档案得到了很大的创新。计算机技术加速了档案管理的进程。计算机技术在档案管理中的运用，有效的保障了企业的档案管理工作。
2.3 网络技术与文件档案管理
随着 Internet 和 Intranet/Extranet 的快速增长，Web 已经对我们的工作和生活产生了深远的影响。Web能提供支持所有类型内容连接的信息，用户存取方便。Web服务技术在文件档案管理系统中的运用，使数据以分布式存储且使资源实现共享。在档案处，用户可以对所需要的档案资料进行方便地查询。此外，通过企业的档案检索系统，就可以检索不同部门的档案目录，实现资源共享目的的同时也使档案资料进行同步更新，极大地方便了档案的管理。
3 Web文件档案管理信息系统
以前企业的档案信息分布于各个部门中，每个部门都有自己的档案管理规程、系统，但缺乏一个统一的管理，没有一个有效的信息连接渠道，对企业的档案有整体全面的管理。因而在管理过程中容易出现工作的重复，也大大增加了出错的几率。而如今市场上的档案管理系统软件价格较高且不利于维护。基于Web的档案管理信息系统，使企业信息共享化的同时也促进了管理水平的提高。对纸质档案与电子文件的管理也更加合理有效。
3.1 软件工程
软件工程是以科学为基础，在软件的设计过程、测试评估、运行维护的过程中探索出来的一种方法，可以有效地满足当前发展需要。软件工程的原理包括：用分阶段的生命周期计划严格管理；坚持进行阶段评审；实行严格的产品控制；采用现代程序设计技术；结果应能清楚地审查；开发小组的人员应该少而精；承认不断改进软件工程实践的必要性。而面向对象设计的方法，正是根据软件的特点而提出的。通过了解可知，企业Web文件档案管理系统是由交互式系统来管理的，因而可以采用 MVC模式。
3.2 统一建模语言UML
上世纪末，UML 成为国际对象管理组织认可的标准建模语言。UML在发展过程中，将OMT等设计方法结合起来，在吸收方法学思想的基础上，为有公共的、稳定的、表达能力强的特点而著称的面向对象开发方法提供了便利。UML的强势发展以及特有的巨大优势，在未来将是面向对象技术领域内普及率最高的标准建模语言且将长期内占据主导地位。不可否认的是，UML可以大幅度提升系统软件的开发效率并保持软件的可持续发展。
对统一建模语言理解需要做到以下三点：统一、建模和语言。“统一”是 UML 的核心，它能够提升研发效率，节省研发支出，降低研发风险；“建模”是UML的使用价值的体现。它通过建模对系统进行控制，使系统变得更容易理解；“语言”是 UML 普遍价值的表现。它是普遍使用的、有特殊规则的一套符号系统。
4 Web文件档案管理信息系统软件的开发与研究
在Web文件档案管理信息系统软件的开发与研究过程中，为了体现出软件工程的思想，因此采用先进的软件开发方法、高效的开发工具。经过查阅了解以及结合国内外的先进档案管理系统开发使用情况和使用经验，并根据用户提出的需求，逐步对所要求的性能进行细化分解，以确保能够满足客户所需。经过研究分析，最终对系统的设计方案提出了以下要求：对企业所有档案、文件的管理；对档案、文件的借阅进行管理；系统能够进行数据交换；在软件环境发生变化时，系统数据的独立性要能确保数据的完整性与安全性；数据项设置应符合《档案著录规则》（DA/T18-1999）；记录并监控系统的操作；系统的界面应友好，便于使用和维护。
为了能够满足客户需求，保证设计目标的顺利实现，对基于Web的企业文件档案管理系统软件设计，要求遵循以下的基本设计原则：实用性原则；信息集成原则；开放性原则；利用面向对象技术原则；高可靠性原则；易操作性原则；安全性原则。
4.1 文件档案管理系统采用的设计模式
设计模式，简单地理解，就是一些设计面向对象的软件开发的经验总结，同时也是面向对象的一种设计方案。企业的档案管理，采用模式设计可以满足企业对于档案管理的要求，并建立出企业所需的操作管理界面。交互界面的结构组织模式MVC，可以在满足企业管理界面要求的同时，使管理界面单独存在，并不与软件混淆。文件档案管理系统采用的是交互系统，而MVC 模式正好可以满足条件，所以在建立企业档案管理系统时，可以采用MVC模式。
4.2 程序系统设计
管理系统设计是采用目前最先进的基于WEB的多层B/S结构，同时利用以下开发工具：动态交互式网页采用 ASP 技术；静态网页采用 HTML 4.0 作为程序设计的主要语言；后台数据库用SQL SERVER 2000开发网络级信息库管理系统。
对系统要求进行分析后，便进入系统设计阶段。通过综合考虑设计过程中所有的技术限制，依照客户德尔要求进行扩展和细化分析阶段。在明确系统设计后，便确定出系统的工作方案，并且该方案是可以转化成代码的。根据以上要求，就可以概括出设计过程的步骤：登录设计；档案利用设计；档案续借设计；档案管理设计；档案查询设计；借阅管理设计；档案统计设计；打印报表设计；档案销毁设计；系统管理设计以及修改口令设计。在设计中，就可以按照以上步骤设计出客户所需的软件。
5 总结
本论文通过对企业文件档案管理信息系统的开发与研究，详细论述了档案管理信息系统的整个设计过程。将计算机网络技术应用于档案资料的管理，使企业有效地掌握、共享档案资源。设计过程中，严格参照国家公文和档案管理规范标准的要求，运用面向对象的软件工程设计方法，并结合企业自身的发展要求，开发出了企业文件档案信息管理系统软件。该软件具有实用性强、人机界面友好和操作简便轻松的特点，对提高企业的档案工作效率和自动化办公程度有很大的帮助。
篇3
中图分类号：G27文献标识码：A
根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：
1 现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
2 现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
3 电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念--机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
4 结语
综上可见，从机读文件到电子文件概念的发展演变，体现着管理信息和科技信息、现行信息和历史信息、动态信息和固态信息的高度集合。随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及企业运用计算机技术解决生产、管理问题的迫切需要，将使得企业利用计算机技术辅助各类作业过程成为必然与可能。
篇4
2 企业档案管理和企业文件建设的重要性
从目前企业经营管理来看，企业档案管理和企业文件建设是经营管理的重要内容，其重要性主要表现在以下几个方面：
2.1 企业档案的规范管理为企业后期的生产经营、决策、创新、诉讼提供了重要依据
在企业经营管理中，有许多重要数据和原始凭证需要及时保存，特别是生产数据和财务数据等，不但关系到企业后期的生产经营，同时也为企业的决策和意外因素导致的财务诉讼以及其他诉讼提供原始材料支撑。从这一点来看，企业档案的规范管理是企业经营管理的重要内容，对企业的整体运营有着直接或间接的影响。只有重视企业档案管理工作，才能保证企业档案管理取得实效，进而为企业的经营管理提供可靠保障，保证企业的经营管理水平不断提高。
2.2 记录了企业的成长发展历程
企业的档案资料，是企业发展历史的全面反映，同时也是企业发展历程的集中体现。加强企业档案资料的管理，不但能够使企业档案资料管理更加科学规范，同时还能提高企业档案资料管理的实效性，为企业的经营管理提供可靠支持。从这一点来看，鉴于企业档案是企业成长发展历史的重要见证，加强并完善企业档案管理工作，对企业经营管理而言具有重要意义。同时，依托企业档案管理衍生出的企业文件建设工作，也对企业的发展起到了重要的支持和促进作用。
2.3 企业档案是企业文化的重要载体
从目前企业档案中记录的信息来看，企业档案不但包含了企业经营管理过程中的所有信息，同时也包含了企业经营管理中的重要经历和细节特征。对于企业来讲，档案已经成为了企业文化的重要载体，通过档案这一有效手段，企业的各种信息数据得以保留，对企业的发展有着直接的影响和促进。同时，企业档案的发展也催生出企业文件建设这一概念，在这一理念的指导下，企业对档案文件的认识更深一步，对档案管理和文件建设的重视程度得到了持续加强。
3 企业档案管理与企业文件建设存在的问题
虽然企业档案管理与企业文件建设对于企业发展而言非常重要，但是受到企业管理机制、管理手段和管理理念等因素的制约，企业档案管理和企业文件建设还存在较多问题，主要表现在以下几个方面：
3.1 企业档案管理与企业文件建设，没有建立起良好的管理机制
通过了解发现，企业档案管理与企业文件建设，虽然得到了一定程度的重视，但是在具体的管理过程中，并没有建立起良好的管理机制，导致企业档案管理工作和企业文件建设不能全面有效的开展，最终对企业的经营管理工作产生较大影响。因此，企业在档案管理和文件建设过程中，只有建立起良好的管理机制，才能达到提高档案管理和企业文件建设水平的目的。
3.2 企业档案管理与企业文件建设，缺乏强有力的管理手段
在目前企业档案管理与企业文件建设中，所采取的管理手段相对陈旧，不但没有形成对现代化管理手段的全面应用，也没有在管理手段上进行有效创新，最终导致企业档案管理与企业文件建设在整体效果上难以满足实际需要，制约了企业档案管理和文件建设的发展。因此，企业要想加强档案管理和企业文件建设效果，就要在管理手段上进行不断创新，确保管理手段有较强的针对性。
3.3 企业档案管理与企业文件建设，在管理理念方面需要不断更新
档案管理与企业文件建设是企业经营管理过程中的重要内容，同时也是关系到企业经营管理实效的重要手段，只有在管理理念上进行不断更新，并及时引入先进的管理理念，才能保证企业档案管理与企业文件建设取得积极效果。但是从目前企业档案管理与文件建设理念来看，目前的管理理念相对陈旧，不但谈不上创新，能否满足目前的管理需要都是未知数。因此，管理理念的更新迫在眉睫。
4 企业档案管理和企业文件建设的具体措施
基于企业档案管理和企业文件建设的重要性，在企业经营管理中，应对档案管理和企业文件建设的作用和地位有正确认识，并根据企业的经营管理特点和实际需要，制定具体的档案管理和文件建设措施，具体应从以下几个方面入手：
4.1 企业档案管理和文件建设应建立起良好的管理机制
为了保证企业档案管理和企业文件建设能够取得积极效果，在企业档案管理和文件建设过程中，应根据企业实际建立起具有较强针对性的管理机制，使档案管理和文件建设能够融入企业经营管理过程中。其中档案分类管理和文件按重要性保管都是先进管理机制的具体体现。因此，企业档案管理和文件建设应提高其实效性和针对性。
4.2 企业档案管理和文件建设应采取现代化的管理手段
结合企业档案管理和文件建设的实际需要，在具体管理中，应采取现代化的管理手段。例如，在档案管理中，应建立电子文件数据库，将所有纸质文档扫描转化成电子文档。同时还要根据文件形式建立电子文件库和纸质文件库，使文件建设能够满足企业的现实需要，达到降低企业档案管理和文件建设难度的目的，提高档案管理和文件建设的整体效果。
4.3 企业档案管理和文件建设应积极更新管理观念
篇5
随着网络信息技术的快速发展，计算机已经被广泛应用于社会生活的诸多领域，其功能的强大已经被人们所认识到，可以说现代人的生活已经无法离开计算机。在这样一个时代背景下，传统的文书档案处理方式显然已经无法适应企业快速发展的需要，而出现了种种弊端。因此，企业文书档案管理人员，必须要认清这一形势，将计算机技术引入到企业文书档案管理工作中，积极推进企业文书档案管理的信息化进程，如此才能够为企业的快速发展打下坚实基础。
一、企业推进文书档案管理信息化的意义
（一）可以实现信息共享
对纸质文书档案进行电子化处理之后，文书档案的储存方式发生了根本性的改变，再加上网络技术的广泛应用，我们就可以对文书档案进行随时、随地的检查，而且查准率非常高，这些优势都是传统管理方式无法企及的。传统的文书档案管理方式，大量有用信息被封存在文件柜之中，不但占用了大量资源，也使这些资料所包含的信息大量浪费。而且对于纸质文书档案的查找工作，也非常困难。实现文书档案管理信息化之后，档案管理就由原来的案卷级上升到文件级，管理途径也由原来的单途径上升为多途径，进而使文书档案的信息资源得到最大限度的开发。
（二）提高工作效率
企业实现文书档案管理信息化之后，计算机将被应用于文书档案管理工作的每一个环节，使文书档案管理工作者从繁重的档案管理工作中解脱出来。比如传统的文书档案管理工作，是将纸质的文书档案装订在一起，如果想要对某一份档案进行修改，必须要对整个档案进行拆卷重做，这势必会增加档案管理人员的工作量，使大量时间与精力浪费。但企业实现文书档案管理信息化之后，这种情况就不会出现。我们只需要利用计算机将需要修改的档案找到，使用键盘操作就能够完成对档案的修改，既省时，又省力。而且对于文书档案工作的收集、整理、储存、统计以及借阅等工作，我们都可以借助计算机来完成，使文书档案管理工作的效率大幅度提高。
（三）加快了信息传输的速度
传统文书档案的长距离传递主要依靠的是邮政系统，传送的时间也无法确定，而且传递的过程中，一旦发生了丢失的情况怀，将会为企业带来无法弥补的损失。实现文书档案信息化管理之后，文书档案就可以以电子文件的方式进行传递，不但提高信息传送的速度，同时也保证了文书档案的安全。
（四）电子档案的储存更加稳定
电子档案与纸质档案相比，不但质量轻、寿命长，而且更容易保存。比如纸质档案在高温、酸、氧化剂、潮湿的情况下，可能产生水解或者是氧化反应，这势必会给企业带来不必要，也无可挽回的损失。但电子档案就不同了，随着计算机网络技术的快速发展，我们可以根据不同的实际需要，而选择不同的载体，比如移动硬盘、光盘以及U盘等等，及大的方便查阅与携带。
二、实现企业文书档案管理信息化的建议
（一）打造文书资料的“收集网络”
通常情况下，很多企业都有年底收集、整理文书档案的习惯，年底的时候，企业各部门都比较忙碌，这一时间进行文书档案的收集与整理工作，显然是不妥的。因此，企业需要将年度收集转变为平常收集。企业必须要建立独立的文书档案管理部门，部门工作者可以是从其他部门抽调出来的，也可以是企业招聘来的，同时在企业的每一个科室再安排一名兼职文书档案管理人员，从而组成一个文书资料“收集网络”。文书档案管理部门负责整个企业的文书档案收集工作，而各科室的文书档案管理人员则负责科室的文书档案收集工作，将每日收集到的文书资料以周、月、季度统一上交到文书档案管理部门进行保管。文书档案资料在收集的过程中，必须严格登记，这样才能够做到有据可查，相关责任人要检查好文件资料的完整性，并且要保证文书的字迹、纸张是符合相关规定的。文书档案管理部门收到科室上交的文书档案之后，要进行妥善管理，可以根据实际需要，预备出不同的档案盒，将上交的文书档案分类别的进行存放。
（二）将信息系统的内、外网进行隔离
为了保证电子文书档案的安全性，有必要在信息系统的内网与外网之间，构建出一条物理隔离带，以保证内网所储存的资料的安全。第一层隔离带依靠的是路由器，我们可以对路由器进行安全设置，从而过滤掉补屏蔽的IP地址。或者是先屏蔽全部IP地址，然后有选择性的放行一些IP地址进入内部网络系统。第二层隔离带依靠的是防火墙。现阶段，大部分防火墙都具有认证机制，只要设置防火墙之后，我们就可以对进与出的网络数据进行实时监控；阻止一些禁止操作；对通过防火墙的一些信息、内容以及活动进行详细的记录；对用户的访问行为进行实时监控；对攻击网络的行为进行检测，并发出警报。
（三）加强文书档案管理人员的素质建设
网络技术的进步对于文书档案管理的信息化建设有着重要影响，但是人员仍旧是文书档案管理的信息化建设的关键所在。因此，想要推进企业文书档案管理的信息化建设，首先要完成管理人员的“信息化”建设。企业可以采用培训的方式，培训的内容要包括计算机网络技术、档案学以及相关软件操作等等，同时还要鼓励文书档案管理人员进行自学，帮助他们树立终身学习的意识，如此才能够使档案管理人员的意识与技能共同进步，以适应计算机网络技术的快速发展。除此以外，还需要加大对档案室的硬件设施的投入，这样文书档案管理人员所学到的知识才能够有用武之地，文书档案资料的价值才能够更深入的挖掘，从而为企业发展而服务。
综上所述，随着现代科学技术的快速发展，传统的文书档案管理方式已经无法适应现代企业快速发展的需求，迫切需要我们运用计算机网络技术，实现文书档案管理的信息化，从而满足人们的查询需求与借阅需求。我们可以从打造文书资料的“收集网络”； 将信息系统的内、外网进行隔离；加强文书档案管理人员的素质建设等三个方面入手，推进企业文书档案管理信息化，从而使文书档案发挥出其应有的价值。
篇6
高校档案管理的确立不仅包括了入学之初的学籍信息、在学校学习期间的德育素质的积累及其文化科学水平的提升，同时也记载了在学生成长的关键时期其心智与思想逐渐完善的整个历程。这是一份没有经过任何修饰的成长记实录，是一份宝贵的信息档案。通过对其进行完整的数据及文件记录，企业用人单位可以很好的了解学生在学校期间的行为表现，从真正意义上体会其思想的全面性，并依此为依据，考察其是否符合岗位的基本需求。
（二）高校档案管理有着其本身存在的权威性，具有较强的参考价值
高校档案管理的保密性及其实行的档案转接制度，大大减少了档案信息被篡改的可能。即使需要档案资料信息的修改或者将其开封也需要相关部门出具各种证明来证明其合理性，而这些都会有相应的较为详细的记录。因此，高校档案有着其特有的权威性与不可质疑性，具有较强参考价值的同时也被用人单位视为学生在学校表现的唯一可靠凭证。
（三）高校档案管理的存在为企业招聘与学生的择业提供了双向的机会
我国教育模式与就业机制的转变使得原有的就业体系逐渐被新时期供求关系失衡下的双向选择取代。一方面，企业在人才招聘时得到学生的唯一也是第一手资料就是高校毕业档案，如果档案记载中学生表现良好，符合岗位需求，那么面试机会随之而来，反之，一旦文件档案记载内容与用人单位需求有着一定的冲突，那么也就意味着这个工作机会也就失去了。因此，作为用人方与应聘者之间的单一媒介，高校档案在很大程度上成为了决定学生就业成功与否的关键。
二、我国高校档案管理在企业人才队伍组建中存在的主要弊端
（一）学生档案保存与调动缺乏相对明确的管理规章制度
一方面，为了提高高校就业率，一些学校针对学生在校表现进行了档案“修正”，更改原有不良行为记录的同时也将许多与学生就业有关的证书等放入档案内，导致档案在高校保存期间已经缺乏了原有的准确性。另一方面，高校毕业生档案的存档内容大都涉及其入学的材料、在学期间所得奖励，有无记过处分、党员身份证明等，这些资料的添加有着一定的客观存在性，但从这种角度来看往往不能很好的了解到学生在校期间的种种表现。我国现阶段的档案管理工作仅仅对学生长大那一时刻取得的成就进行了封档保存，而完全忽视了在其成长过程中心路历程的艰辛，从而导致高校档案在学生就业中产生了相对较差的可参照性。
（二）高校档案在转接管理中存在严重的混乱现象
高校学生毕业后面临着繁重的档案转接问题。第一，毕业生在找到工作后就需要将档案转到企业内部，然而由于缺乏相对明确的档案意识，档案转接时没有准确的企业地址或者档案已经转到企业但找不到相关部门接收。第二，毕业生频繁的更换工作，档案投递地址一栏如果随意变动必然导致档案的丢失。第三，一些外地学生在校期间已将户口转至学校所在地，然而毕业后却将档案转回原籍，户口与档案所在地出现了分歧，如果不及时做好处理，很可能使其档案逐渐发展成为不明档案，这些都为档案管理工作的转接增添了不必要的混乱因素。
三、企业人才队伍组建对高校档案管理的基本要求
（一）创建完善的高校档案管理体系
一方面，针对学生的档案管理明确制度，将档案记录的范围扩展到学生在校成长经历等范围，以便用人单位进行参考。另一方面，针对一些学校修改后的“伪档案”，相关政府部门要做到实时的监督，使其透明化，尽量保证档案在校管理期间的科学准确性。
（二）加大对社会档案转接部门的资金及政府支持
高校学生毕业期间是档案转接的高峰期，也是以档案为媒介建立校企联合制度的关键时期。因此，政府要在此时给予相关档案转接部门适当的资金及政策支持，以确保档案转接的准时与顺畅。此外，相关档案部门有必要成立专门的督查小组，针对转接出去的档案进行有效的核对。一旦发生档案地址骤然改变或者其他纰漏就可以做到及时的更正，从而在很大程度上保障了毕业生的利益，同时也确保了企业人才队伍组建中人才选拔的可靠实施。
（三）在原有档案管理的基础上进行档案关系的定向信息反馈
第一，企业对招聘人员进行职位表现的直接反馈，学校或者相关部门应将其填充到档案中，以便于以后用人单位的查阅。第二，高校也可以针对反馈信息对学生的培养方案进行适当的调整，真正实现高校与企业人才的无缝对接。第三，各大高校学生也可以根据学校已得到的反馈信息，总结其自身的缺点，重新确立就业目标。从某种角度爱看，这也是高校档案管理制度为企业人才的选拔做出的成功战略变革。
篇7
一、现代企业档案管理的职能意义
档案管理工作内容包含了记录企业上下、生产前线或后勤等一系列资料信息，同时记录着相关财政收入和支出的财务档案；行政文书和企业印章的保存、管理，行政工作登记备案的行政档案；工作人员基本信息与人员流动情况的人事档案；记录相关产品研究资料的研发档案等。一言蔽之，档案资料载录着企业发展的各个印记，是企业展现其历史与案例的重要平台，是解决新问题、应对新挑战的咨询手册，也是制定未来发展战略规划的指南针。同时，每一档案都各有其收录与管辖范围，且中心内容已各不相同，但却都与企业发展与运作密不可分，必须予以高度重视，采取规范化管理，借以严谨的发展观推动企业档案管理整体水平的提高。
二、企业档案管理工作中常见问题
结合笔者多年工作经验，现代企业档案管理工作过程中的常见问题主要集中在下述几方面：其一，是档案利用方面。由于社会经济发展迅速，社会改革不断推进，从而衍生出社会各界对档案的要求亦不断提高，因此企业在档案收集工作中遇到的问题越来越明显，尤其档案收集与利用之间脱节严重。例如，企业在进行运营或执行方案研讨时，通常较少、甚至从不在以前存留下的类同档案，或是已探讨的档案中寻找方案或依据，由此导致大量事宜进行重复研究，不仅在人力、物力与财力上造成了浪费，同时亦有碍于方案的及时执行，从而影响单位整体运作。其二，是队伍建设方面。随着档案管理信息化程度不断纵深发展，为档案管理提供了先进的科技手段，也对档案管理人员提出了新的要求。但大多企业在市场经济的调控和竞争之下，一直都将发展战略重点投放在经营上，对待档案管理工作的态度普遍徘徊在一种“可有可无”的形态中，导致愿意投身档案管理事业的人员逐年减少，即便在岗人员，也因长期缺乏专业培训而致使业务能力无法适应档案管理工作的发展需求。
三、完善企业档案规范化管理的工作策略
（一）健全档案归档制度规范。档案规范化管理是企业档案管理工作开展的重中之重，对其管理制度的制定必须予以严格审视，参照实际情况与需求可能性，以及权衡各部门、各对象受众的利益。比如，制度应对档案管理工作的每一环节作出明确的分工指引，如具体的工作细则、详细的管理要求、人性化的奖惩措施、完善的应急预案等。此外，还应对档案的复印、备份以及保密等手续予以严格限定，以提高档案管理人员的警惕性，降低工作失误风险。
（二）提高管理队伍素质。因档案资料收集与管理是一项专业性较强的工作，新上岗的人员必须接受一定时期实习才能完全胜任，对此，企业要根据档案管理工作实际，配备相应的档案收集人员，并确保其工作相对稳定，以为企业档案管理工作的长足稳定储备人才资源。工作实践亦证明，保障企业档案收集人员工作的连续性与稳定性，不仅有利于企业对档案管理队伍的培养，更有助于档案管理人员工作效能的发挥。
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一、前言
近年来，城市建设迅猛发展，建筑施工企业施工项目不断增加，形成了大量的基建档案资料。作为建筑施工项目管理的重要组成部分，基建档案反映了建设工程施工过程、管理过程、质量状况，也是建筑工程后期维修，扩建、改造的重要档案资料，可由档案资料总结出改进提升施工管理经验，进一步提升企业核心竞争力，基建档案的妥善保管和利用，势必为企业高效发展的提供助力。
二、基建档案管理工作中存在的问题
1.基建档案归档不及时
按照制度规定，一般情况下工程档案资料应从工程项目竣工验收之日起3个月内向档案室移交，但实际操作中却很难在规定期限内实现。工程建设过程中，各类资料分散在不同人员手中，过程中未系统性形成档案资料，当工程即将完工时，大部分工作人员都陆续撤离了施工现场，资料一时难以找齐；另外，基层项目上一般只配置资料员而没有配置专职档案管理人员，导致后方专职档案管理人员很难了解到前方施工项目哪些已经具备移交条件，致使档案接收工作处于被动状态。
2.基建档案资料不齐全，复印件比重偏高
档案资料不齐全不完整，是建筑工程档案存在的主要问题。工程项目管理较好的单位归档率能达到百分之八十至九十，过程管理较差的施工单位甚至存在施工许可证、安装及质量证明文件不齐全，施工主材进场合格证、主材实验文件等工程档案缺失的情况。有些项目原件制作份数不够，在满付业主单位和城建档案馆后，交本单位档案室只有复印件，曾经对四川华西集团公司承包部移交的一个项目工程档案做过一次统计，复印件率达到62%。而复印件在法律诉讼中不被认可，因此，高复印件不利于日后工程档案利用、企业经济利益的维护。
3.归档文件质量有待提高
移交的工程档案质量有待提高，很多资料中施工记录不真实、不准确、不规范，部分资料有明显事后补填痕迹，有些资料存在工作人员随意代签现象，导致资料归档后失去了利用价值。
三、出现上述问题的原因
1.施工单位对档案归档工作重视程度不够
（1）思想重视程度不够。在很多企业里，档案管理工作“讲起来重要，心里面次要，做起来不要”的现象相当普遍，由于资料整理琐碎，施工现场工作繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，资料整理处于被动应付状态，不认真进行督导检查，到移交阶段时才发现工程档案管理一塌糊涂，资料大量缺失，无法弥补。（2）追求经济利益，人员配备不足。有些企业连起码的专职档案管理人员还未配备，还有些企业只是办事员兼职或代管；个别企业领导还把本单位的档案员当作“吃闲饭，不创收”的闲杂人员，收入待遇列为二等公民，严重打击档案人员的工作积极性。
2.缺少管理机制和相关制度，日常管理混乱
现行的工程档案规范与制度较多侧重建设单位和城建单位的归档范围和要求，对于施工单位来说，档案缺少统一的制度、标准和要求。施工单位在竣工后为了尽快办理结算，将完整的档案资料移交业主及城建档案馆，造成本单位档案室无法收集到完整的档案资料。在项目建设过程中，专业档案管理人员对现场资料员缺少必要的业务指导，导致资料员不了解本单位档案室应该保存哪些资料，有些项目施工工期较长，人员变动频繁，重要资料存在遗失或被带走的可能，导致资料收集不齐全。
3.缺少复合型档案管理人才
资料员有一定的建筑工程专业的知识，但缺乏档案管理业务知识，只进行资料收集，而不能形成档案，资料收集和归档不能较好地结合起来，影响了建筑工程文件档案的整编与管理。
四、做好基建档案管理工作的方法
1.企业重视档案管理工作
目前建筑市场竞争激烈，提高经济效益为企业的当务之急，档案工作短期利益不明显，致使档案工作在建筑施工企业里得不到重视。现阶段，工程实体的质量越来越受到国家各级部门的重视，竣工档案的重要作用也日显突出，企业要长期发展，必须保管好工程档案资料，改变观念，确立档案是企业的重要资产的观念，投入必需的人力、物力、财力，过程中做好档案工作，实行领导负责制，切实加强领导协调作用，提高重视程度，立足长远，以维护企业经济利益。
2.建立健全制度建设
健全的档案管理制度是做好工程档案管理的基础，为了加强对工程建设各阶段资料的有序管理，保证归档资料及竣工图纸的准确、齐全、规范，提高档案管理人员工作规范性，企业应根据国家对现场施工档案的具体法规要求，结合企业自身特点，制定与企业发展相适应的档案管理制度，实现制度管档。
3.创新档案管理模式
在传统的档案管理中，企业相关部门移交多少资料档案室就接收多少资料，不移交就视为没有，这种管理模式的弊端在于档案管理员责任心不够，造成项目档案资料收集不齐全。站在服务企业发展角度上看，必须要发挥档案室信息中心的作用，档案管理工作需要改变以往被动接收的档案管理的模式，创新档案管理手段，强化过程控制，加快档案管理实施，采用管理与服务的模式。（1）前期介入控制档案部门专业人员要提前介入施工项目过程管理。在工程准备阶段，档案专业人员要深入基层，到施工项目部交底档案管理注意事项，把档案管理方面的规定、要求向资料员和相关部门进行宣传，制定工程档案归档程序手册，明确施工各阶段档案收集范围及归档份数及具体要求。落实责任，做到预防为主，避免档案资料移交时出现大量复印件。（2）中期跟踪服务基建档案的收集与工程进度同步，档案人员应及时了解工程计划、规模、进展，资料员变动等，经常与项目上兼职档案员沟通联系，采取追踪、分阶段收集、强制性收集等方法，使档案的跟踪收集工作从工程动工开始就与工程同步进行，避免出现档案缺失现象。（3）后期监督检查监督检查是做好档案管理工作不可或缺的一个环节，其目的不仅仅在于检查档案归档情况及质量，更在于强化施工项目部及兼职档案人员对档案工作重要性的认识，固化档案管理模式，进而提高档案管理工作水平。（4）实行奖惩激励机制激励机制产生效应远远大于管理本身，企业可以组织考评，建立奖惩分明的激励机制，对档案工作做得好的单位给予经济上的奖励，对管理混乱的单位实行处罚，或实行单位内部的归档保证金制度，可以充分调动各方对档案管理的积极性，提升各单位对档案管理的重视程度。4.加强培训力度，培养复合型人才档案管理工作是一项科学性、管理性工作，档案管理人员需要高业务能力、高责任心的职业素养。施工现场多为资料员担当兼职档案管理员，缺少档案管理专业能力，资料员要做好工程项目档案管理工作，就必须加强档案管理专业知识的培训与学习，并对其进行考核，培训出既懂建筑专业知识，有丰富现场项目资料收集经验，又了解档案管理的复合型人才。
五、结束语
综上所述，建筑工程档案资料的有效管理是整个建设项目不可缺少的重要组成部分，施工企业做好基建档案管理工作，需要单位领导层的高度重视，需要专业档案人员转变思路，勇于创新管理模式，深入基层强化管理，还需要现场资料员提升档案整编职业素质并做好配合工作。
作者:陈明 单位:四川华西集团有限公司
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企业档案管理是在企业的日常工作中最基础性的工作，随着现代企业制度的完善和企业档案管理标准的不断提高，企业档案管理在企业生产经营中的作用和价值逐渐的在变大在提升。企业档案为企业的发展提供了重要的基础参考数据，是企业的核心资源库。随着时代的发展，科技的进步，对企业管理工作有了新的要求和标准，作为一个企业，怎样能充分运用好档案管理，并通过完善的管理和应用让其发挥作用和价值。怎样更好的为企业的生产经营提供有力的帮助，这是每一个企业所面临的问题，如何抓住企业档案管理的关键，总结出常见的问题及应对措施，如何更好的抓好档案管理呢？笔者就上述问题，提出了自己的一些对策和见解。
一、现代企业档案管理中的主要问题
1.企业的档案管理人员专业素质不高。随着企业的不断发展壮大，企业不仅需要有一支专业的档案干部队伍，并且这支队伍整体文化程度和专业素质要随着时代和企业的发展不断的学习和进步，并以足够的能力适应新形势档案管理的要求。当前，能够充分发挥档案管理作用，深入挖掘档案内在价值，在档案基础上深入开发研究的人才十分紧缺，这需要我们企业在日常工作中要注意加强档案管理工作人员的培训学校和素质提高。
2.当前的档案管理手段方法相对落后。有部分企业的档案管理依然运用的是落后的手工整理。档案管理工作人员要对立卷归档的文件整理编目管理。传统落后的手工整理，占用了管理员开发和编研的时间，管理工作不仅机械、费时、费工，而且效率特别低。同时受档案管理室条件限制，不能满足多面开发查阅，不能提高检查速度，不能确保查阅的准确率和全面率。有配置了现代化管理设备的企业档案管理部门，表面上实现了现代化管理，但实际上机构的文件整理办法，统计范围、运用价值、作用等诸多方面都没有起到实质性的作用。甚至有部分企业的档案管理目标和运行机制系统建设设计单一，无法满足现代综合应用处理能力。需要归档的文件数量随着企业的发展壮大日益增多，档案利用量不断提高，迫切需要改变当前局面，急需改进落后的档
3.档案检索效率低。档案检索方式有两种。一种是手工检索，另一种是计算机检索。在目前，有很大一部分企业仍然运用传统的手工检索。很多企业检索管理部门在手工检索上下了不少功夫，编制了多种形式的检索工具。遗憾的是检索工具的核心不在于多，而在于精，对编制检索工作有一个错误的认识，造成既浪费了人力、又降低了效率的问题。
4.归档的档案不完整。很多企业存在这种情况，因为人员更换交替。衔接不吻合，再加上管理员责任心不强、业务素质不高导致大批没有来及整理归档的文件资料，积压、丢失没有统一的分类标准等问题。刚接手的档案管理员因为对档案的认识不全面，业务不熟练，等因素，这些问题严重管理工作的开展。
二、加强企业档案管理工作的对策
1.提高企业档案管理的认识。要充分认识档案工作对促进企业发展的重要作用，切实增强做好企业档案工作的使命感和责任感，进一步明确档案工作是各级领导义不容辞的责任和义务。领导的重视是做好档案工作的重要保证。解放思想，与时俱进，进一步加强和改进企业档案工作，努力采用现代化科技手段，不断提高服务质量，努力建设法规制度完备、管理体制科学、基础设施健全、信息化技术普及、服务功能齐全的现代化企业档案管理体系。
2.规范企业档案管理机制，强化工作责任。建立科学的企业档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的档案管理体系，明确职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与企业工作同步考核、同步发展。加强制度建设，建立良性运行机制是开展企业档案工作者继续教育的关键和保证。首先，要建立和健全继续教育的管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度；其次，要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。
（1）强化培训，提高业务素质。一要选准用好档案管理人员。将那些较细心勤快、热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位上来，企业及上级部门要从政治上爱护、生活上关心他们，鼓励他们要干一行、爱一行、专一行，充分激发他们的潜能和热情。在岗位调整时，要考虑到保持档案管理员队伍稳定的重要性，尽量少调整档案管理员，确保该队伍的专业性。二要强化档案业务培训。要积极选送档案干部参加档案部门组织的业务培训，鼓励他们自学档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，提高档案干部的实际操作技能和业务指导能力。
（2）提高档案工作人员的社会服务意识。现在，企业还普遍存在档案意识淡薄的现象。要加强对档案工作人员的社会服务意识教育，增强提高档案资源利用的自觉性。在此基础上，加强档案资源的开发，在档案利用的深度和广度上下功夫。档案室可以分门别类地汇编社会、经济、科技、法律等方面的信息，编撰揭示市场经济发展规律及走向的资料，对各项活动中产生的档案信息进行分析整理，总结出经验性材料等等，供不同的需求者选用，从而实现档案资源利用方面的主动服务。
（3）大力开发档案信息资源，积极主动为企业各项工作提供服务。要跟踪企业重点工作，及时了解需求，挖掘档案资源，及时编辑档案汇编资料，为企业创新、生产经营管理、产品研发提供参考。有条件的企业要充分利用档案信息举办专题展览或制作多媒体宣传品，为企业争创品牌效益、建设企业文化、开展员工教育、塑造企业形象服务。要加强档案信息管理系统的设计和管理软件的开发。档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时浏览、具有互联网及内联网检索功能，能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入（输出）及格式转换的控制与管理，满足企业文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要。
三、结束语
总之，通过对企业档案管理工作中的常见问题分析，让人们充分掌握好他们之间的微妙关系，有利于如何去处理和发展；认识到在处理它们之间的关系时而存在的问题，加以改善，做到全面地、彻底地解决档案管理中的问题，加强各个方面的管理，提高工作效率及保证工作的质量。
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建立健全比较系统、规范的文明单位创建活动档案，对于回顾历史、总结经验、指导工作，深化创建活动，促进文明单位各项事业的发展有着深远的意义。
一、加强精神文明建设中照片档案的收集、整理和保存工作
精神文明建设照片是精神文明建设文字档案的补充，是一种特殊载体的档案，精神文明建设照片档案的收集范围主要记录本单位开展文明单位建设活动、群众文体活动、上级领导关怀、取得的重要工作成果和重大事件等，这种以摄影为主要反映方式的、具有保存价值和反映本单位精神风貌的照片是精神文明建设档案的重要组成部分。精神文明建设照片的整理可按照片档案全宗档案编目要求编号，单独存放和整理。都应对每张照片单独编号，并对拍摄照片背景信息进行文字说明，文字说明至少应包括拍摄年度和具体时间、地点、人物和事由，概括揭示照片影像所反映的全部信息，不能简单的利用重命名的方式对拍摄照片标记后刻录保存，
要做数码照片数据备份和数据恢复工作 ，确保数码照片档案管理的信息安全，数码照片的保存也可刻录成光盘、磁盘脱机保存，可以用备份和数据恢复的方法保证档案管理系统在遭受到病毒等攻击时，原始数据不被丢失或损坏，从而避免文件被毁坏造成的巨大损失。
照片档案是企业精神文明建设不可缺少的重要组成部分，照片档案可以真实的将事情发生的场景展示给大家，比文字更具有直观性，是企业活动的真实记载，是企业宣传的窗口。
二、加强精神文明建设档案管理系统，实现档案电子化
档案信息化建设是新时期档案工作的一项重要任务，是档案事业发展适应时展的必然趋势。电子档案系统是实现各类电子文件归档、整理、编目、查阅、统计、备份和系统日志记录功能的自动化管理系统，把档案中各类档案纸质实体转化成电子文件加以管理，纸质档案数字化后，使纸质档案与电子档案完全一一对应，就可用数字化产品代替原件提供利用，从而起到不动原件、保护原件的作用。
一是将档案管理信息数据网络化，形成一个完整的信息系统，发挥档案整体最大信息效益；二是加强电子档案管理系统检索功能，只有建设具有齐全完整的电子档案管理系统，才能真正达到完全通过电子件利用档案，而档案的检索功能才能使档案管理系统发挥最大利用效果。三是加强电子档案管理系统的安全管理，通过跟踪日志、备份数据、建立防火墙和更新防病毒软件等技术手段保障系统安全。
三、工作创新是新时期精神文明建设档案工作的需要
创新是社会发展的必然要求，适应新时期精神文明建设新要求，在变革中求发展，在发展中求创新，才能推动精神文明建设档案管理工作科学、规范发展。开拓创新是引导社会前进的强大力量，是我们适应新形势、认识新事物的思想武器，作为精神文明建设信息资料收集、保管存放和开发利用的档案部门，面临着管理现代化、需求多样化、信息网络化等多方面挑战，如果忽视档案管理工作的创新，档案工作就会落后于新形势的发展，无法为文明单位的发展提供有价值的参考资料，无法满足新形势下精神文明建设的新要求。
要想工作有创新必须有新举措，加强对档案管理者培训的创新工作，每年要对档案人员进行一次业务培训，鼓励档案管理者参加各种继续教育课程学习，通过培训全面了解档案工作面临的新形势、新任务、新要求。
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中图分类号：F239 文献标识码：A 文章编号：1009-2374（2013）31-0147-02
建设工程项目档案是建设活动中形成的原始的、图物相符的有保存价值的真实记录和实际反映。它记载着建筑物、构筑物地下管线敷设等建设活动，是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。是工程建设过程的直接记录，是建设工程的技术成果。它承载着建设者的智慧与结晶，是历史的真实见证。在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，工程档案管理作为工程项目管理的一部分，工程档案管理的好坏，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益，如何管理好、使用好建设工程项目档案，发挥建设工程项目档案对企业的作用尤为重要。
下面结合唐口煤业公司近几年的建设工程案管理过程中出现的问题以及实践情况对煤炭企业的工程项目档案管理工作谈自己的四点认识。
1 唐口煤业公司基本情况简介
唐口煤业公司于2001年10月开工建设，2006年1月投入生产，核定年生产能力500万吨，井田面积约77平方公里，是淄矿集团目前生产能力最大的矿井，也是唯一一座在同一工业广场内布置主、副、风三个超千米立井的矿井。
唐口煤业公司建设工程基本情况：自开工建设至投产四年多的时间，整个矿井建设分为土建工程、安装工程、矿建工程，工程总投资约15亿元，矿井投产后，相应的土建、安装、矿建工程虽然没有基本建设时期那样集中、投资大，但是维持简单再生产的工程项目依然发生，每年工程投资大约在2亿元左右，相应的工程资料也种类繁多。
2 煤炭企业建设工程档案的特点
一是地面建设工程的单一独立性。即一个单项工程竣工档案的整体性。二是井下矿建、安装工程的专业性、复杂性，井下工程不像地面工程那样直观可见，可以说矿井的开拓和发展离不开档案资料。三是工程项目档案资料的真实性，它是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，与工程实体完全一致，单从档案材料就可以求得工程质量标准，是工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。
3 建设工程资料在使用、保管过程中存在的问题分析
因矿井建设期长，工程施工单位多，建设单位管理人员变动，造成工程归档资料不完整，有的资料只有工程主体资料，没有相关配套资料。
施工单位工程资料管理人员专业素质较差，更多的人员有工程施工相关专业知识，但缺乏档案管理专业知识，造成工程资料不规范，不全面。
负责工程资料的科室对存档工作重视程度不够，因工程一般建设时间长，不注重过程资料整理，存在工程竣工时的突击现象。
工程资料在使用过程中，保护意识差，造成资料页面不整洁，污渍、油渍现象时有发生，资料页面随意涂改，乱写乱画，给档案归档质量带来很大影响。
4 建设工程档案管理探索与实践
加强领导，建立健全档案管理制度，是做好工程档案管理工作的基础。俗话说：“没有规矩不成方圆”，制订相关管理制度，从基层管理抓起，责任落实到人，加强对工程资料的有序管理，规范资料移交签收制度，注重过程控制，最终保证归档资料及图纸的齐全、规范。为此，公司专门印发了《唐口煤业管理制度汇编》、下发了《唐口煤矿科技档案管理暂行办法》，转发了《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等，规范档案管理行为，建立长效运行机制。
以人为本，充分发挥人的主观能动性，是做好工程项目档案管理的有力保证。人作为档案管理中最主要的因素，公司根据自身的特点，努力培养一支高素质的档案管理专业队伍，让他们成为既懂工程专业技术知识，又懂档案管理的综合素质管理人员，经常组织有关科室负责人及兼职档案人员学习有关档案管理的法律、法规及有关规定，培养他们的工作责任心，充分认识工程档案管理的重要性。
档案管理人员要深入工程现场，做好对工程档案资料的跟踪服务工作。唐口煤业公司地面土建工程既有新建项目，又有改扩建项目、维修项目，涉及的施工单位也较多，由此产生的工程资料也项目繁多。井下矿建工程、安装工程也随着矿井的开拓延伸不断变化，这就要求工程档案管理人员要经常深入现场，结合工程实际，理好思路，做到资料分类合理、项目明确，一目了然。
根据环节，按照原则，加强建设工程资料在归档前的收集、积累工作。针对建设单位管理人员变动，造成工程归档资料不完整、只有工程主体资料，没有相关配套资料的问题，专职档案管理人员与兼职档案人员要“靠上”、“盯上”、“跟上”，要按照可行性研究、设计、施工、监理、单位工程、单项工程、竣工、试生产、科研、竣工资料等环节收集积累，保证建设工程档案的规范性、完整性、系统性。
篇12
中图分类号：G275.3 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）01-0190-01
一、基建档案的作用
（一）基建档案在项目建设中的作用
（1）基建档案使项目建设有据可依
基建档案是项目建设的重要组成部分，在项目施工之前，已经做好初步的档案建立，包括对项目立项、计划、方案最终确立的记录，进行了招投标、施工合同文件材料的积累，这对审批经费以及项目的具体落实提供了依据，使项目施工前，从设计、经费预算、招标、开工等程序有据可依。
（2）基建档案直接反映项目建设质量
随着项目建设的广泛实施，加之要求严格的全面质量管理，对项目质量评价标准越来越精细，所以基建档案工作需全面、精细。而其全面、精细的质量不仅反映了项目的质量，也反映了项目管理规范、管理人员的高素质。由于工程竣工后很多隐蔽工序未能看到，而基建档案记载项目施工中采集的照片、数据、图像等资料，展示隐蔽工程真实面貌，体现基建档案原始性、真实性、信息性、完整性等特点，起到凭证和参考作用，因此，认真细致对待档案的整理，使项目在测评验收时更加全面，有据可依。
（3）基建档案必须系统完整
在项目建设中，基建档案不能孤立存在，为使其质量控制最优，需对施工组织和施工现场进行质量控制，而影响其质量控制因素包括客观和主观两方面。主观包括技术人员的专业技能，材料的检测是否合格，施工设备是否先进，施工方法是否合理。客观主要指施工过程中所处的环境。
（二）基建档案在项目管理中的作用
（1）基建档案是项目建设过程中积累的原始材料，对项目管理有着重要的参考意义和重要的指导作用
归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完全一致并具有成套性。基建档案是基本建设工程规划、设计、施工和使用、维护活动中形成的科技档案，而高校基建档案则反映了自建校以来学校走过的辉煌历程，是学校发展的最好见证。
（2）基建档案能提高项目管理的效率
现阶段，项目从建设到竣工，其基建档案的信息多次被重复利用，并在利用中获得检验，加之，使项目在管理过程中更加精确、迅速地完成任务，节约了劳力、财力、时间，提高了经济效益的同时出色地完成了管理目恕
（3）基建档案为项目管理提供依据
基建档案，其真实记录的文字、数据、图纸、照片、声像等档案可为后者提供科学依据，作为校史研究探索规律、鉴往知来的依据，能启发后来建设者，从中总结经验，为项目的图纸设计、项目的总体管理提供参考资料。
（三）基建档案在项目试运行中的作用
（1）加强对勘察、设计、施工、监理等单位工程文件的形成、积累和立卷归档工作的监督、检查和指导，能有效提高档案质量，杜绝档案资料存在复印件、漏项、不成套、事后杜撰补做资料现象的发生，有效减少项目试运行中的难度。因此基建档案资料的收集与归档，必须与基建项目同步进行，档案人员必须全过程跟踪监督指导。
（2）加强对基建档案的成套性、原件凭证性、监督主体的鉴证（签章）手续、报批建备案手续、技术档案和施工管理资料完整性监控。核查是否有勘察、设计、施工、监理单位分别签署的工程质量合格文件，是否有建筑材料、建筑构配件和设备的进场试验报告以及施工单位签署的工程质量保修书等。完整、规范、手续齐全的基建档案能对项目运行实行标准化管理，提高效益。基建档案形成的资料对技术人员、材料质量、设施设备等各方面都有完整系统的记录，为项目固定资产投资统计、资产报增提供原始凭证。做到了专业化科学的管理，有利于项目运行的标准化管理，提高项目质量，实现运行的可持续发展。
二、档案管理中存在的问题
（一）基建档案管理人员专业理论知识缺乏，管理水平低。建设项目档案管理执行标准模糊，收集资料不及时、整理规范不明确。有时也会出现工程验收不科学，结算不准时以及归档时间漫长等现象。没有科学的监管机制，岗位职责就难以被落实下来，一旦出现问题，追究起来就会混乱。目前，很多从事基建档案管理工作的人员并非专业人员，兼职及半路改行的现象较多，这现象急需改变，他们缺乏正确的理论知识，这些是很多企业普遍存在的档案管理现状。企业中，系统的分类是实现档案管理专业化，高效化重要举措，企业档案管理专业化水平还不够，档案细化分类还没真正落实。
（二）基建档案管理涉及到的部门比较多，管理难度比较大，而管理档案工作的人数少。档案管理部门的日常工作，一般都会涉及到工程、技术及经营计划等。各部门对档案管理不重视，档案管理工作混乱，这必然阻碍档案管理工作顺利开展。工作中，同业务部门沟通匮乏，使得归档管理工作出现问题。当下，企业内部横向档案管理工作网络，企业档案管理集约化、管理自动化和存储数字化，借助网络化实现档案高效能力还比较低。同时，企业缺乏软件设计、软件分析等高素质人才，档案信息系统开发缓慢，也导致系统维护工作跟不上国际先进水平。
（三）档案管理手段单一缺乏高科技管理设备。在某些企业的档案管理工作时，没有健全相应的设备管理工具，档案信息更新速度缓慢，特殊的档案载体需要有特殊的存放地点，如光盘的存放需要有的防磁柜，实物档案根据管理规范也要有专门存放的地点，但是有些企业对小规模特殊档案的存放并不重视，这种情况普遍存在，也致使这类档案管理的缺失。不论是以何种形势存在的档案类型，都是承载了历史的真实性，都是不可或缺的，在档案管理的规范中都需要有同等的重视。
三、档案管理措施
（一）领导树立起科学管理档案理念，动员全体员工明确档案管理重要性，能够科学的去看待档案管理事业。因此，争取获得领导重视和支持，这是提升企业档案管理重要举措之一。当领导层都达成了共识，并且明确了档案管理工作的重要性，在工作进程中，他们便会积极协调，使得档案管理工作进一步提升。要严格根据制度开展档案管理工作。制度是档案管理工作主要依据，也是硬性指标要求。档案管理部门根据我国制度的《档案法》对单位的档案进行管理，将其纳入日常管理工作中。另外，建立起专门负责监督档案管理的机构，分配责任，落实责任制。还需加强工程技术人员以及档案人员业务沟通工作，为档案管理开启新道。进行基础档案管理工作，对档案资料进行收集，整理归纳，做好验收工作文件整合。分类管理工作至关重要，要将其分门别类的放置好，集中归档，使得单位档案管理形成体系。各项资料实现逐级分管，对档案的归档时间，归档周期以及归档部门都要动态跟进，保障归档工作顺利开展。
（二）坚持每月学习制度，学习的内容主要是《档案法》和公司制定的《档案管理办法》、《技术档案管理实施细则》、《合同管理办法》等管理制度。坚持学习教育活动富有成效，可以全面提升档案管理人员的业务素质和档案管理水平。
（三）完善各项规章制度，在实际工作进程中，要将归档工作落到实处，严格根据国家档案管理标准执行，创新完善档案编目、使用、保护等方面工作。同r，提升档案管理透明度，档案管理使用效率提高，真正做到落实责任。同时，需要加强档案宣传工作。档案宣传工作毋容置疑要跟进，宣传力度落实之后，还需开展多次人员会议工作，集中学习档案管理内容，学习其他企业优秀的档案管理方法，这能获得极大的进步。
四、结束语
当前经济发展水平快速提升，人们生活在物欲横流的社会里，档案管理工作却发展缓慢。社会新闻时常报道，各类工程质量出现问题，例如：垮塌、地基下陷、发生裂缝倾斜等等。一旦出现问题需要究其原因，各方便开始推诿责任，工程质量问题没有承担方，无法追究责任。想要确定哪方面的质量问题，还需要投入大量的人力、物力以及财力。从中可以看出，如果每一步的工程建设资料都是齐全完整准确的，入档验收也是按规守则的完成的，那么在问题发生时就能节省多少不必要花费的时间金钱，由此可见建立健全档案管理的规范是如此的重要，它重要到关乎民生，因此，作为档案管理工作中的一员我们更是责无旁贷。
参考文献：
