企业文件档案管理范文

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2文件档案的实践经验

企业文件档案管理工作经过实践经验，总结了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷归档制度、文件档案工作流程起点到完成，由文件档案管理员立卷后交本企业档案室保管。我国企业文件档案单一的管理模式、以往过细的管理原则已经不适应现代企业的发展要求，束缚了企业文件档案工作的发展。僵化的文件档案管理与灵活的管理机制相矛盾。文件档案是与企业密切相关真实的历史，记录了本企业的发展历程，平时工作感觉不重要，但让你查找时临渴掘井那可不行，档案工作不是一下子能做好的，做不好是无法补救的。对文件档案的管理可以说是伴随着人类社会的发展而产生、发展和完善的。我国的文件管理业经历了一个漫长的发展过程。社会进入了一个崭新的发展时代，国家经历了翻天覆地的变化，我们的档案事业也进入了前所未有的新时代，并且面临了一系列的新情况、新问题和新挑战。科学安排大力倡导开拓创新精神，进一步形成档案工作氛围，认真总结档案工作的好经验，用新的思路解决新情况新问题，健全制度不断把关，加强管理意识，要求管理人员要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，掌握现代化管理技能，利用现代化整理档案。才能使经济效益和社会效益更加完美的结合，突出档案资源建设和服务全局的重要性。

3电子文件档案的管理

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1 引言

在文件管理过程中，不允许有疏忽差错，任何小小的疏忽都可能对企业的安全造成重大损失。而基于计算机技术的计算机辅助管理档案的应用，通过借助网络化、微机化，很大程度的促进了档案资料的数字化存储和网络化服务方面的发展。计算机技术的普遍应用，是档案管理系统的里程碑式发展。而企业Web文件档案管理信息系统软件的应用，则进一步提高了企业对于档案管理的效率与服务水平，也是使企业经营管理更加趋于科学化、正规化的重要条件。

2 文件档案管理信息系统

档案管理信息系统是一个典型的管理信息系统。管理信息系统简单来讲是一种人机系统。该系统在人的控制下，通过计算机硬软件等办公设备对所需要的信息进行采集，信息采集后，再通过后期诸如传输、加工等措施对所需的信息进行加工处理。而且通过该系统，可以实现企业的集中化式管理。在档案管理过程中，可很大程度上提高企业的管理水平。

2.1 文件档案管理

为了达到系统、规范的管理企业，同时又能确保高效的对企业文件档案资料进行管理，提出了文件档案管理。文件档案管理是对文书工作和档案工作的整个过程进行统筹规划与科学管理，在满足企业需求的前提下，以计算机网络技术为辅助，以文件生命周期理论为指导，将系统的性能发挥到最佳状态。

2.2 文件档案管理的发展

计算机技术的不断发展，使得以电子文件为主的档案管理信息系统成为各个企业档案管理的主要形式。此外，档案管理的形式和设计方法与管理信息系统接近。目前大部分的电子文件、电子档案与管理信息系统的研究有关。最初的档案管理是手工工作，既耗人力又耗财力，工作时间也长。而基于计算机技术的管理系统，加速了档案管理工作发展，同时也使管理档案得到了很大的创新。计算机技术加速了档案管理的进程。计算机技术在档案管理中的运用，有效的保障了企业的档案管理工作。

2.3 网络技术与文件档案管理

随着 Internet 和 Intranet/Extranet 的快速增长，Web 已经对我们的工作和生活产生了深远的影响。Web能提供支持所有类型内容连接的信息，用户存取方便。Web服务技术在文件档案管理系统中的运用，使数据以分布式存储且使资源实现共享。在档案处，用户可以对所需要的档案资料进行方便地查询。此外，通过企业的档案检索系统，就可以检索不同部门的档案目录，实现资源共享目的的同时也使档案资料进行同步更新，极大地方便了档案的管理。

3 Web文件档案管理信息系统

以前企业的档案信息分布于各个部门中，每个部门都有自己的档案管理规程、系统，但缺乏一个统一的管理，没有一个有效的信息连接渠道，对企业的档案有整体全面的管理。因而在管理过程中容易出现工作的重复，也大大增加了出错的几率。而如今市场上的档案管理系统软件价格较高且不利于维护。基于Web的档案管理信息系统，使企业信息共享化的同时也促进了管理水平的提高。对纸质档案与电子文件的管理也更加合理有效。

3.1 软件工程

软件工程是以科学为基础，在软件的设计过程、测试评估、运行维护的过程中探索出来的一种方法，可以有效地满足当前发展需要。软件工程的原理包括：用分阶段的生命周期计划严格管理；坚持进行阶段评审；实行严格的产品控制；采用现代程序设计技术；结果应能清楚地审查；开发小组的人员应该少而精；承认不断改进软件工程实践的必要性。而面向对象设计的方法，正是根据软件的特点而提出的。通过了解可知，企业Web文件档案管理系统是由交互式系统来管理的，因而可以采用 MVC模式。

3.2 统一建模语言UML

上世纪末，UML 成为国际对象管理组织认可的标准建模语言。UML在发展过程中，将OMT等设计方法结合起来，在吸收方法学思想的基础上，为有公共的、稳定的、表达能力强的特点而著称的面向对象开发方法提供了便利。UML的强势发展以及特有的巨大优势，在未来将是面向对象技术领域内普及率最高的标准建模语言且将长期内占据主导地位。不可否认的是，UML可以大幅度提升系统软件的开发效率并保持软件的可持续发展。

对统一建模语言理解需要做到以下三点：统一、建模和语言。“统一”是 UML 的核心，它能够提升研发效率，节省研发支出，降低研发风险；“建模”是UML的使用价值的体现。它通过建模对系统进行控制，使系统变得更容易理解；“语言”是 UML 普遍价值的表现。它是普遍使用的、有特殊规则的一套符号系统。

4 Web文件档案管理信息系统软件的开发与研究

在Web文件档案管理信息系统软件的开发与研究过程中，为了体现出软件工程的思想，因此采用先进的软件开发方法、高效的开发工具。经过查阅了解以及结合国内外的先进档案管理系统开发使用情况和使用经验，并根据用户提出的需求，逐步对所要求的性能进行细化分解，以确保能够满足客户所需。经过研究分析，最终对系统的设计方案提出了以下要求：对企业所有档案、文件的管理；对档案、文件的借阅进行管理；系统能够进行数据交换；在软件环境发生变化时，系统数据的独立性要能确保数据的完整性与安全性；数据项设置应符合《档案著录规则》（DA/T18-1999）；记录并监控系统的操作；系统的界面应友好，便于使用和维护。

为了能够满足客户需求，保证设计目标的顺利实现，对基于Web的企业文件档案管理系统软件设计，要求遵循以下的基本设计原则：实用性原则；信息集成原则；开放性原则；利用面向对象技术原则；高可靠性原则；易操作性原则；安全性原则。

4.1 文件档案管理系统采用的设计模式

设计模式，简单地理解，就是一些设计面向对象的软件开发的经验总结，同时也是面向对象的一种设计方案。企业的档案管理，采用模式设计可以满足企业对于档案管理的要求，并建立出企业所需的操作管理界面。交互界面的结构组织模式MVC，可以在满足企业管理界面要求的同时，使管理界面单独存在，并不与软件混淆。文件档案管理系统采用的是交互系统，而MVC 模式正好可以满足条件，所以在建立企业档案管理系统时，可以采用MVC模式。

4.2 程序系统设计

管理系统设计是采用目前最先进的基于WEB的多层B/S结构，同时利用以下开发工具：动态交互式网页采用 ASP 技术；静态网页采用 HTML 4.0 作为程序设计的主要语言；后台数据库用SQL SERVER 2000开发网络级信息库管理系统。

对系统要求进行分析后，便进入系统设计阶段。通过综合考虑设计过程中所有的技术限制，依照客户德尔要求进行扩展和细化分析阶段。在明确系统设计后，便确定出系统的工作方案，并且该方案是可以转化成代码的。根据以上要求，就可以概括出设计过程的步骤：登录设计；档案利用设计；档案续借设计；档案管理设计；档案查询设计；借阅管理设计；档案统计设计；打印报表设计；档案销毁设计；系统管理设计以及修改口令设计。在设计中，就可以按照以上步骤设计出客户所需的软件。

5 总结

本论文通过对企业文件档案管理信息系统的开发与研究，详细论述了档案管理信息系统的整个设计过程。将计算机网络技术应用于档案资料的管理，使企业有效地掌握、共享档案资源。设计过程中，严格参照国家公文和档案管理规范标准的要求，运用面向对象的软件工程设计方法，并结合企业自身的发展要求，开发出了企业文件档案信息管理系统软件。该软件具有实用性强、人机界面友好和操作简便轻松的特点，对提高企业的档案工作效率和自动化办公程度有很大的帮助。

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中图分类号：G27文献标识码：A

根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：

1 现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

2 现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。

3 电子文件阶段

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。

关于什么是电子文件，我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念--机读文件入手。

机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：

其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。

其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。

其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。

其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。

4 结语

综上可见，从机读文件到电子文件概念的发展演变，体现着管理信息和科技信息、现行信息和历史信息、动态信息和固态信息的高度集合。随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及企业运用计算机技术解决生产、管理问题的迫切需要，将使得企业利用计算机技术辅助各类作业过程成为必然与可能。

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2 企业档案管理和企业文件建设的重要性

从目前企业经营管理来看，企业档案管理和企业文件建设是经营管理的重要内容，其重要性主要表现在以下几个方面：

2.1 企业档案的规范管理为企业后期的生产经营、决策、创新、诉讼提供了重要依据

在企业经营管理中，有许多重要数据和原始凭证需要及时保存，特别是生产数据和财务数据等，不但关系到企业后期的生产经营，同时也为企业的决策和意外因素导致的财务诉讼以及其他诉讼提供原始材料支撑。从这一点来看，企业档案的规范管理是企业经营管理的重要内容，对企业的整体运营有着直接或间接的影响。只有重视企业档案管理工作，才能保证企业档案管理取得实效，进而为企业的经营管理提供可靠保障，保证企业的经营管理水平不断提高。

2.2 记录了企业的成长发展历程

企业的档案资料，是企业发展历史的全面反映，同时也是企业发展历程的集中体现。加强企业档案资料的管理，不但能够使企业档案资料管理更加科学规范，同时还能提高企业档案资料管理的实效性，为企业的经营管理提供可靠支持。从这一点来看，鉴于企业档案是企业成长发展历史的重要见证，加强并完善企业档案管理工作，对企业经营管理而言具有重要意义。同时，依托企业档案管理衍生出的企业文件建设工作，也对企业的发展起到了重要的支持和促进作用。

2.3 企业档案是企业文化的重要载体

从目前企业档案中记录的信息来看，企业档案不但包含了企业经营管理过程中的所有信息，同时也包含了企业经营管理中的重要经历和细节特征。对于企业来讲，档案已经成为了企业文化的重要载体，通过档案这一有效手段，企业的各种信息数据得以保留，对企业的发展有着直接的影响和促进。同时，企业档案的发展也催生出企业文件建设这一概念，在这一理念的指导下，企业对档案文件的认识更深一步，对档案管理和文件建设的重视程度得到了持续加强。

3 企业档案管理与企业文件建设存在的问题

虽然企业档案管理与企业文件建设对于企业发展而言非常重要，但是受到企业管理机制、管理手段和管理理念等因素的制约，企业档案管理和企业文件建设还存在较多问题，主要表现在以下几个方面：

3.1 企业档案管理与企业文件建设，没有建立起良好的管理机制

通过了解发现，企业档案管理与企业文件建设，虽然得到了一定程度的重视，但是在具体的管理过程中，并没有建立起良好的管理机制，导致企业档案管理工作和企业文件建设不能全面有效的开展，最终对企业的经营管理工作产生较大影响。因此，企业在档案管理和文件建设过程中，只有建立起良好的管理机制，才能达到提高档案管理和企业文件建设水平的目的。

3.2 企业档案管理与企业文件建设，缺乏强有力的管理手段

在目前企业档案管理与企业文件建设中，所采取的管理手段相对陈旧，不但没有形成对现代化管理手段的全面应用，也没有在管理手段上进行有效创新，最终导致企业档案管理与企业文件建设在整体效果上难以满足实际需要，制约了企业档案管理和文件建设的发展。因此，企业要想加强档案管理和企业文件建设效果，就要在管理手段上进行不断创新，确保管理手段有较强的针对性。

3.3 企业档案管理与企业文件建设，在管理理念方面需要不断更新

档案管理与企业文件建设是企业经营管理过程中的重要内容，同时也是关系到企业经营管理实效的重要手段，只有在管理理念上进行不断更新，并及时引入先进的管理理念，才能保证企业档案管理与企业文件建设取得积极效果。但是从目前企业档案管理与文件建设理念来看，目前的管理理念相对陈旧，不但谈不上创新，能否满足目前的管理需要都是未知数。因此，管理理念的更新迫在眉睫。

4 企业档案管理和企业文件建设的具体措施

基于企业档案管理和企业文件建设的重要性，在企业经营管理中，应对档案管理和企业文件建设的作用和地位有正确认识，并根据企业的经营管理特点和实际需要，制定具体的档案管理和文件建设措施，具体应从以下几个方面入手：

4.1 企业档案管理和文件建设应建立起良好的管理机制

为了保证企业档案管理和企业文件建设能够取得积极效果，在企业档案管理和文件建设过程中，应根据企业实际建立起具有较强针对性的管理机制，使档案管理和文件建设能够融入企业经营管理过程中。其中档案分类管理和文件按重要性保管都是先进管理机制的具体体现。因此，企业档案管理和文件建设应提高其实效性和针对性。

4.2 企业档案管理和文件建设应采取现代化的管理手段

结合企业档案管理和文件建设的实际需要，在具体管理中，应采取现代化的管理手段。例如，在档案管理中，应建立电子文件数据库，将所有纸质文档扫描转化成电子文档。同时还要根据文件形式建立电子文件库和纸质文件库，使文件建设能够满足企业的现实需要，达到降低企业档案管理和文件建设难度的目的，提高档案管理和文件建设的整体效果。

4.3 企业档案管理和文件建设应积极更新管理观念