档案管理风险防控范文
时间：2023-06-28 10:05:47
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篇1
信贷档案管理是一项相当基础的工作，它贯穿了借贷的整个过程，如果信贷档案管理进行得好，那么就能够有效地起到风险防控的作用，因此信贷档案管理工作是一项不容忽视的重要工作。有了健全的信贷档案之后，金融机构就能够通过信贷档案中所收集到的关于贷款客户经营情况、盈利能力等的相关资料来进行分析，掌握信贷风险的情况，能够起到一定的预警作用。如果根据贷款人的资料显示其信誉和资产方面存在问题，那么就能够更快速地做出反应，做好风险防控。健全的信贷档案也有助于依法收贷，有助于帮助金融机构及时发现不良贷款，并且在依法进行诉讼的时候能提供具体而详尽的资料数据。
一、信贷档案管理的现状
信贷档案对于金融机构来说可以说是不可缺少的，但是信贷档案管理工作的现状却令人担忧，虽然说各金融机构对于信贷档案重要性的认识逐年提高，对于信贷档案管理办法的贯彻也越来越好，但是不容否认的是在其中还是存在一些认识不够或者管理不到位的问题。
（一）相关人员认识不够。一些金融机构的信贷档案管理人员对于信贷档案重要性的认识不够，认为只要贷款能够发得出去，收得回来，那就已经足够了，信贷档案管理工作并不是那么重要的。更有些金融机构对于信贷业务的发展十分看重，但是对于信贷档案管理就相对比较轻视了。在实际工作中，一些相关人员没有做到妥善管理，不讲究工作效率，造成工作拖沓甚至是错漏的现象，在面对检查工作的时候抱着一种得过且过的态度。由于他们对信贷档案重要性的认识不够，缺乏风险防控意识，因此导致信贷档案的资料收集不够完整，不够严谨，同时在移交、归档等方面的手续不够齐全，大大地影响了信贷档案管理工作、
（二）资料搜集不够完整。信贷档案对于分析贷款人资料，进行风险防控预警相当重要，但是要让它起到更有效的作用，还必须建立在信贷档案资料收集完整、齐全，文本资料严谨的基础上。但是有的金融机构对信贷档案资料的搜集往往不够重视，并出现了很多的问题。一部分问题体现在材料的多收、漏收和重收上，有些工作人员由于自己业务不够精通，所以不知道哪些资料是必须要收集的，所以就导致了遗漏一些重要的资料，但是却将一些不必要的资料收集了起来。比如说在土地类贷款项目中，环保评测是一份很重要的资料，有必要搜集，但是有的工作人员缺乏相关的认识，所以就导致这方面资料的缺收。又例如在房贷等贷款中，由于贷款时间很长，所以导致这方面的日常工作没有能够很好地完成，缺少了诸如贷款催收通知书等内容，殊不知这些资料是相当重要的，当贷款发生问题需要进行诉讼的时候，就会因为没有贷款催收通知书而在诉讼时效等方面产生不必要的麻烦。也有一部分问题体现在资料搜集不够严谨上，有的工作人员由于工作态度不够认真或者是缺乏相关经验，所以虽然搜集了某些资料，但是却没有进行认真地检查，有的时候没有给资料进行编码，有的时候甚至连还没有签字盖章的资料都搜集了起来。由于缺乏信贷档案资料的严谨搜集，很容易导致信贷档案缺乏连续性，也会给日后的信贷档案调用产生不利的影响，当发生贷款风险的时候，在诉讼的时候就会导致处于相对不利的境况，产生不必要的损失。
（三）管理移交不够规范。除了信贷档案资料的搜集，信贷档案的管理和维护也是相当重要的，若是信贷档案的移交不够及时，就会导致档案的目录和它实际的内容之间对不上号，以后需要查找信贷档案的时候就会因此而受到影响。如果情况严重的话，还很有可能会因为信贷档案移交不够及时而造成重要的资料被非法篡改等现象，还可能会产生资产不良的情况，后果相当严重。除了移交方面外，信贷档案还有其他管理方面的工作也是需要不断规范化的，例如档案的保存，这就十分重要。信贷档案档案有一定的保存期限，在这个期限中要确保档案得到很好的保存。有些档案室的环境相对比较差，出现潮湿，多虫患等情况，这就会导致一些重要的信贷档案遭到破坏，当需要调用这些资料的时候就会发现因为信贷档案的保管不当而造成了不必要的风险损失。
二、加强信贷档案管理的途径
要完善信贷档案管理，树立风险防控意识，必须采取一些必要的手段，要强化队伍建设，通过培训和必要的考评机制来帮助所有相关的工作人员提高综合素质，明确责任，同时还要规范信贷档案管理工作的每一个步骤，让信贷档案资料的搜集更加完整有效。
（一）明确责任，统一认识。由于信贷档案的主要责任人是信贷员，所以要规范每一个相关工作人员的行为，明确责任，统一认识，对所有的信贷员加强组织领导。信贷档案相关工作领导要注意敦促每一个工作人员及时移交重要的信贷档案，要加强他们对信贷档案重要性的认识，杜绝遗漏、拖延、泄密等违规行为的出现，只有在思想上统一了认识，树立了风险防范的意识，才能够更好地做好信贷档案管理工作。
（二）加强培训，提高素质。对于工作人员来说，有了工作的责任感还不够，还必须提高业务水平，所以金融机构要做好对工作人员的培训工作，培养出一个高素质的信贷档案队伍。相关工作人员要认真学习《档案法》等相关法令法规，并必须熟悉信贷档案管理中的各项规章制度。为了促进工作人员树立更高的风险防范意识，并不断提高业务水平，可以对相关工作人员进行日常业务考核，并设立适当的奖惩措施，对于一些工作态度差，业务能力不强的员工要提出警示和教育，并采取“传帮带”等方式，让他们更快地提高业务水平。
（三）严格管理，规范步骤。各金融机构要规范每一个工作步骤，及时收集和登记相关数据，尤其是在核实客户真实身份等方面，更要严格按照规定的步骤执行，只有这样才能够更有效地进行风险防控。由于传统的信贷档案管理模式存在各种问题，所以金融机构可以逐步改变传统的信贷档案管理模式，采用信息联网等高科技的手段，建立更加完善的信贷档案管理系统，进行电子化管理可以有效地提高工作效率，同时也能通过设置各种权限，建立多重保密措施等方法，让档案资料更具有安全性。
三、结论
加强信贷档案管理，树立员工的风险防控意识，这对于金融机构来说是十分重要的，相关工作人员应该端正自己的工作态度，明确责任，并通过不断地学习和技能评测来不断提高自己的业务水平。同时信贷档案管理工作也应该与时俱进，可以采用电子化管理等手段提高工作效率，并更好地进行风险防控，维护金融稳定，促进可持续的发展。
参考文献：
[1]张晓莉.谈信贷档案管理[J].陕西档案，2002（1）：21～22.
[2]翁陆平.谈市场经济时期的信贷档案管理[J].浙江档案，2000（4）：24～25.
篇2
目前,人们生活中一个非常重要的,必须的工具的就是电子计算机,其具有多种多样的功能,这为企业的办公带来了巨大的变革,使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代,最新的档案方式就是电子信息档案,它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看,电子信息档案并不全是优化,它也有自己的不足,比如与传统的纸张档案相比,具有更大的风险性,如果没有积极制定防范风险的措施,那么很容易导致企业的数据被盗,所以,企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性,积极主动的制定一些避免风险的措施,以使信息资源更加安全。
一、避免风险的措施
提前预防,在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式,也是最经济的方式,对于电子档案来说,应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理,来保证内部信息的安全可靠,主要措施有:
1.积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施,而规避风险的最好的办法就是引进新的技术,新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码,这是现代操作系统最常运用的方式,在对电子信息档案实施密码设置后,要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制,避免信息资源被一些外界因素干扰。
2.制定一些制度。为了保证信息资源的安全性,那么必要的管理制度是必不可少的,所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防,也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度,例如:可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控,而无关的人员没有权利操作系统等。
3.及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性,及时消除潜在的风险是非常重要的,在计算机维修期内,企业尤其要注意随时可能存在的风险,主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性,使得控制风险工作也极其的不容易,不过,只要及时且做到全面看待问题,那么就可以把问题解决掉。比如,对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说,为了应对潜在的危险,那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素,其中一个很重要的措施就是安全防护,其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏,保证信息的安全可靠。
二、缓解风险的措施
电子信息档案在遭到外界的干扰后,为了把危险降到最小,就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内,那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解?目前,许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解,电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括:事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案;后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是,在进行电子信息档案的管理时如果发生危险,那么不管是什么情况,企业都要积极主动的进行及时的处理,这才是最为关键的。
三、分散风险的措施
在电子信息档案管理中,还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略,所谓转移策略实质上是一种风险的分散,即把风险转到其他的地方,以此来把已经存在的风险降到最低,一般而言,能够从多个角度对风险转移的方法实施修正,如:修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后,我们可以把复杂的风险问题进行简化,再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进,创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外,还可以与网络供应商互相协调,让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外,还要强调的是,外包同样隐含着风险,如果外包人员不符合合同的标准,那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失,那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
四、评估风险的措施
当风险来临后,企业最需要做的就是积极采取措施进行处理,为了把风险造成的影响控制在最小的范围内,还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理,在对电子信息档案实施全面分析的基础上,探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是:发生危险的概率,危险带来的后果有多大,危险的成本探析,有哪些合适的控制防范办法等等。此外,企业管理者要树立风险观念,积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点,如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制,这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于,许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性,在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案,这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说,其在管理期间要控制好各个环节的工作,这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中,为了确保档案信息的安全性,档案管理人员就必须要非常警觉,对于潜在的风险能够及时发现,并把其扼杀在萌芽状态,对于已经发生的风险要积极采取措施,力求使风险造成的损失最小。
简而言之,管理者或管理部门在对电子信息档案管理时,一定要有这样的意识,即电子文件的风险不是主观的,而是客观存在的,这种风险不是确定的,而是不确定的,而且还可能带来很大的危险,所以一定要有对风险的警觉度,把预防风险看做所有工作的重中之重,积极制定风险防范办法,使电子信息档案的管理水平得以提高,这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。
参 考 文 献
[1]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯.2005(3):8~11
[2]王兆新,裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案.2004(1):36~37
篇3
目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。
一、避免风险的措施
提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：
1．积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。
2．制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。
3．及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。
4．及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。
转贴于
二、缓解风险的措施
电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解？目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案；后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。
三、分散风险的措施
在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
四、评估风险的措施
当风险来临后，企业最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。
简而言之，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，积极制定风险防范办法，使电子信息档案的管理水平得以提高，这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。
参 考 文 献
[1]冯惠玲．论电子文件的风险管理[J]．档案学通讯．2005（3）：8～11
[2]王兆新，裘洁．浅议电子文件信息的安全与保密[J]．浙江档案．2004（1）：36～37
篇4
一、避免风险的措施
提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：
1.积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。
2.制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。
3.及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。二、缓解风险的措施
电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解?目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案;后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。
三、分散风险的措施
在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
篇5
2 人事档案数字化风险防控面临的主要问题
2.1 数字化档案的真实性风险控制
人事档案资料对政府部门、人事部门、人个需求来说，有重要的意义，为了保证人事档案的客观性，人们要求人事档案的数字化数据能确保其真实性。然而电子化数据本身具易复制性、易修改性、易丢失性的特点，这些特点都给人事档案数字化管理带来风险。以一份人事档案资料来说，它的信息是用数字化方法记录的，它附带的身份证资料、图片资料等均为档案管理人员扫描得到的。如果人们有心要涂改电子化档案资料，就可以用相关的软件修改电子档案中的文字信息，用平面设计软件更改身份证及照片信息，利用特殊的软件更改档案修改时间的信息等。电子设备能实现档案的无痕修改，如果不能对真实性的风险有效的控制，那人电子化人事档案资料的真实性将不能满足人们的需求。
2.2 数字化档案的存诸性风险控制
政府部门的人事档案电子化管理，是一个长期的、持续的过程，相关人员做人事档案管理时，会扩充人事档案材料的内容。不断扩大的数据库，这给管理人员带来管理上的困难，如果管理人员要转移数据库的资料，可能会造成数据损失的风险；电子化的数据库案在被反复的读取、保存的过程中，也有可能会出现数据损坏的风险；如果电子档案的存储介质出现问题，可能也会出现擞据损坏的风险。如何在存诸中保持数据的完整性，是人事档案管理人员需要重视的一个问题。
2.3 数字化档案的病毒性风险控制
信息化的时代，数据安全问题成为人们非常重视的一个问题。数据化的人事档案要方便人们调阅，就需要把电子数据信息公享化，而这可能会引起病毒性风险的问题。比如如果有人从网络入侵人事档案管理的服务器，那么档案资料有可能被全部窃取。人们在服务器中读写数据的时候，如果使用带有病毒的介质，可能会使人事档案管理服务器染上病毒。如果服务器中出现病毒，则相当于人事档案数据库的“门户大开”，散播病毒者可随意的窃取自己需要的档案材料。
2.4 数字化档案的电磁性风险控制
数据化的人事档案是以电磁等形式出现，它们与其它的电磁设备会存在一定的同步性，这种同步性存在着风险。比如如果将某些电磁设备放到存储有人事档案材料的服务器旁边，这些电磁设备会影响服务器的磁盘运作，磁盘受到电磁影响会使数据化的档案材料失真或丢失；服务器的电磁设备所散发出的磁场若与另一种电磁波同步，对方就能完全窃取服务器内的数据化档案材料。
3人事档案数字化风险防控问题的解决对策
3.1使用同步化管理
数据化的人事档案虽然具有易整理、易存储、易传播的特点，但是却有易修改的问题。为了确保人事档案的真实性，人事档案管理部门的人员要以同步化的方式管理档案。它要求实体档案与数据化档案能做到同步化，实体档案作为数据化档案的留底，如果一旦发生数据分岐问题，要以实体档案的资料为标准；数据化的档案则可作为日常调阅、检索、共享的对象。
3.2使用规范化管理
所谓的规范化的管理，是指人事档案部门要根据数据化档案存储的需求制定一个标准的操作方法，人事档案管理人员必须按这套标准的操作方法操作，以免出现数据化档案不完整的现象。比如人事档案管理人员使用移动硬盘备数据的时候，要先完全删除外部设备，隔绝计算机对移动硬盘的操作时才可以拔出移动硬盘设备，以免移动硬盘中的数据会遭到电磁的冲击；人事档案管理人员需要定期的备份数据，且要使用多种方法备份数据，以免使数据化的档案资料丢失。
3.3 使用隔离化管理
为了加强网络的安全性，人事档案部门要使用隔离式的管理方式。这种方式是指一个部门要形成一个局域网络，局域网络中的数据可以传播或共享，而局域网要连接入外网，则需要通过严格的审核。这种方式能减少外网入侵局域网的机会。使用局域网的工作人员不能使用外部的存储介质，只能使用部门指定的存储介质，以免出现病毒问题。网络技术人员要定期的维护网络与存储介质，降低病毒入侵的机会。
3.4 使用屏磁化管理
篇6
一、电子信息档案管理在事业单位中应用的主要作用
（一）电子信息档案管理符合时展的基本要求
在当前的社会发展形势下，科学技术已经发展到了前所未有的高度，并且随着科学技术的发展，各行各业的传统工作形式也在发生改变。高速发展的科学技术催生了信息化水平的提升，强化信息化建设也已经成为当前许多行业发展的主要趋势，档案管理领域同样如此。传统的档案管理工作中，由于工作方式较为落后，工作效率较低，并且随着档案数量的增多，管理工作的难度也呈现出逐渐加大的态势，给事业单位的档案管理工作人员带来了较为沉重的负担[1]。而电子信息档案管理将很好的解决工作质量低下的现状，并且可以有效提升事业单位的档案管理效率，可以说，电子信息档案管理很好的契合了时代的发展趋势，促进了事业单位档案管理工作的发展。
（二）电子信息档案管理是事业单位的档案管理工作得到一定程度的优化
在当前形势下，事业单位档案管理工作的一个目标是储存资料，与此同时，档案中承载了大量的信息，这些信息是开展下一步工作的基础，通过查询和利用档案工作信息，可以更好的指导下一步工作，明确工作目标，优化工作体系。通过档案管理的电子化和信息化，可以将事业单位的档案管理人员从传统工作中解放出来，将更多的精力放在档案利用与开发上。通过对档案的总结和梳理，可以明确下一步工作方向，并且为事业单位主营业务的发展与优化提供建议，实现工作效能总体提升。
（三）节省了事业单位档案管理工作的大量资源
在传统的事业单位档案管理模式下，管理质量较低，档案管理工作受到了较大的空间限制。纸质版的传统档案会占据较大的空间，事业单位档案管理部门在工作的过程中，随着人数的增加，会产生大量的档案，如果不进行信息化收集与处理，会严重影响档案资源的开发与利用[2]。此外，传统的档案管理方式存在明显的不足，在档案资料查询与调取等方面，都要耗费较大的人力物力。
二、电子信息档案管理在事业单位工作中应用及风险控制措施
（一）建立一套科学完善的电子信息档案管理工作模式
在事业单位的档案管理工作中，重要的目标就是发挥档案作用，实现档案资源的利用与流通。要想提升电子信息档案管理水平，就要构建一体化的档案管理模式，在传统的事业单位档案管理和收集模式中，各部门之间一般各自为政，档案之间缺乏有效的交流和流通，通过档案管理的电子信息化建设，可以通过现代信息技术实现档案资源的共享，节约大量的人力、物力、财力，在需要信息和资源的时候，可以通过调阅档案的方式，有效整合工作资源[3]。
（二）合理利用电子信息档案管理资源，提升风险防控质量
在事业单位的档案管理中开展电子信息建设，既要优化工作流程，发挥现代信息技术的快捷性和便利性，还要实现档案资源的充分利用。通过大数据分析和大数据检索等方式，发现档案之间的有机联系，找到共性和有指导性的问题，分析档案管理工作的主要形式，通过得出有效数字，指导具体的工作过程，为下一步工作的开展提供有针对性的指导意见[4]。
（三）及时填补事业单位电子信息档案管理工作中的漏洞，提高安全性
在事业单位的档案管理工作中，应该随时注意电子信息档案管理的漏洞，因为档案中涉及许多隐私性的个人资料[5]。所以，为了消除电子信息档案管理中的风险，保证档案的安全性，一方面应该及时的采取有效措施，填补电子信息档案管理中的漏洞，防止档案中的数据被不法分子利用和盗取，另一方面应该加强对档案管理人员的培训力度，提升他们抵御档案风险的能力，从而有效提升电子信息档案管理的风险抵御能力。
（四）提升事业单位档案管理工作人员的整体素质
传统的档案管理工作较为机械，重复性很强，不需要很高的技术水平，对档案管理工作人员的素质要求并不高，但是随着现代信息技术与传统档案管理工作的融合，越来越需要专业化的档案管理人才[6]。在现代高等教育体系下，很多学校都开设了档案管理专业，事业单位在引进人才的时候，除了需要引进专业人才外，还要注重引进档案管理人才和计算机专业人才，提升电子信息档案管理的水平。与此同时，还可以通过开展培训等方式，提升事业单位原有档案管理人员的现代信息技术应用水平，提升档案管理的信息化程度。在具体的工作中，档案管理具有一定特殊性，档案管理工作与日常主营业务密切相关，要经常性开展电子信息档案管理方面的培训，提升工作人员的信息应用意识，提升工作水平。
三、结语
综上所述，事业单位在档案管理工作中，在利用电子信息档案管理的同时，要对档案信息的安全和风险控制措施给予重点关注，不能一味的追求管理的效率，而忽视档案的安全，应积极制定档案管理的风险防控措施，提升档案管理的安全性，有效避免因电子信息档案管理漏洞带来的损失。
参考文献：
[1]付冰.电子信息档案管理在事业单位中的应用及风险控制的措施[J].黑龙江科技信息，2016（21）：186.
[2]敏.现代事业单位档案管理的电子信息技术化[J].中国信息化，2013（10）：20-20.
[3]谷红艳.电子信息时代档案管理的风险控制方法分析研究[J].东方教育，2014（z2）：90-90.
篇7
计算机出现的短短半个世纪就将人类从电子时代带入到了数字化的信息时代，同时拉近了人与人之间的距离。档案管理者将信息技术充分利用到档案管理的日常工作中，将档案从实体档案的利用转化为数字化形式的信息档案。通过利用计算机设备将档案存储在基于计算机网络的数据库之中，人们可以实现档案的全数字化、信息化操作，档案管理工作的流程已经从传统的全手工式操作转变成了“计算机（档案的交互查询与显示终端）――网络（档案的传输通道）――数据库（档案的存储位置）”的更为先进的信息时代模式。尤其是在档案管理面向全社会开放以后，来自全球的档案需求者都可以通过互联网与档案管理机构的服务器进行交互、查询。如果没有档案的数字化与信息化，以全手工的方式应对如此巨大的查询量是无法想象的。
二、档案管理数字化使信息安全面临风险
档案管理机构在开通了互联网接入的同时就已经将自己置身于整个复杂网络之中了，全球化的互联网就像是一个巨大的局域网，在这个巨大的局域网中每一个IP地址都可以对另外的任何一个IP地址发起访问，这样的好处是档案的查询、分享与异地远程处理变得十分容易，人们不再需要亲自来到档案管理机构就可以在家里、单位，甚至在路上都可以使用包括电脑在内的但不仅限于电脑的任何智能化终端设备对档案信息进行数字化查询。档案管理机构为社会大众带来便捷的同时，也给自己带来了一个负面效应。那就是，在一个开放的互联网中，既然每一个人都可以自由访问，那么黑客也可以。只不过这些黑客的访问手段属于一种非常化的访问，他们不满足于对档案的查询与浏览，他们还要通过技术手段获得对整个档案的控制权，这就使得档案管理构机中的所有档案立刻置身于极大的危险之中。黑客只须一条简单的命令就可以将档案管理工作者辛辛苦苦工作一年甚至数年的工作毁于一旦，或者是被恶意篡改。在黑客们获取了系统的控制权之后，他们可以利用掌握的权限轻而易举地将整个档案管理机构内部的网络摧毁使之瘫痪。某些秘密档案还会面临被公之于众的风险。
三、档案管理数字化中信息安全风险的防范对策
打造既安全又开放的面向互联网的档案信息化工程是可行的，具体的实现就是要将档案管理工作置于安全、可控的状态之下。具体就要从下述几个方面进行防控：
第一，规范案信息者、传递者与接受者的行为。
信息在整个互联网的传播模式为：者->传递者->接受者。我们从整个信息传播的模式中可以看到只要我们规范了者、传递者与接受者的行为，那么，档案信息的基本安全就可以得到保障。
首先，规范档案信息者的行为。
档案信息的绝大多数是由档案管理机构自主发起，因此，为了规范者的行为就要在源头上对档案管理机构内部进行档案工作的规范化，所有需要的档案必须符合上级要求、符合密级原则、符合人民的需要、符合时代的主旋律。档案管理工作亦应扭转过去的类似于保密局的工作，改变那种传统的重藏轻用的方针政策为开放的理念。对于涉及到具体的单位、个人等的档案则需要在征得该单位或个人及其家属同意的情况下才可以，以免损害单位或个人的隐私权。
其次，规范档案信息传递者的行为。
档案信息传递者即在档的具体过程中负责传递工作的各级档案管理工作人员。这些人员的责任心、组织性、纪律性、原则性是保证档案在此环节传递的可靠性的关键。因此，任何档案传递机构都应从合格的人选中挑选那些诚实、可靠、了解计算机基本操作、对自己的道德要求较高的人员担任传递者。
最后，还要规范档案信息接受者的行为。
每一份档案在的源头上都必须附加上尊重知识产权、禁止未经授权的肆意修改与非常传播等警示语，以起到对于接受者的规范、教育、知情等方面的宣传义务，既可使得接受者在得到档案以后能够在合法的范围内加以有效利用，又使得接受者了解到非法使用对自身的危害性。这样就可以使得绝大多数档案受众能够在法律的规范下使用档案中的内容。
第二，使用先进的技术防范手段严把信息安全关。
有了规范可就以规范那些知法、守法、懂法的文明用户，但是，无论是在社会上，还是在互联网上总有那么一小撮别有用心者，他们不仅肆无忌惮，而且胆大妄为，因此，任何存在着档案管理信息化的单位都必须在技术上进行信息安全的风险防控。对于档案管理单位内部的不对外披露的未解密档案必须进行加密处理，严格防止信息的泄露，具体的加密手段可以视单位内部的专业技术人员的技术水平而定，但是，无论采用任何一种加密方法，做为管理者必须铭记的一点就是，加密的密钥绝不能是是固定的字符，因为任何固定的字符只要随意一复制、一粘贴，就可以在一秒钟之内由一个人传给另一个人，乃至无数人，这样就失去了加密的意义了，因此，目前几乎所有的单位内部都在使用动态加密且不可见密钥法。这种加密的密钥只能使用特殊的设备在特定的环境下使用，一般的用户即使得到了密钥与文件也无法将文件打开，这样就极大地确保了档案信息的最大化安全。此外，还可以使用诸如数字签名法、认证技术法、智能卡加密法、防火墙法等加密方法。加密方法没有止境，永远在加密与破解的斗争中发展着，对于档案管理部门而言，最好的加密就是动态密钥与动态特殊环境加密法。
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农村信用社会计工作岗位虽小,却事关农信社工作发展大局。首先,领导阶层要将会计工作提上重视,具有防案控案的危机意识。注重会计员工的培养,重视会计检查辅导的作用,做到物尽其才人尽其力。其次,农信社的会计人员要发扬爱岗敬业的精神,在本职岗位上追求不断进步,细化工作方式,做到账目平整,精准记录财务情况。最后,发挥会计工作的职能作用。会计基础工作是农信社展开工作的基础,应该根据会计工作的特点,摸索具有实践可操作性的工作方法。
(二)建立会计基础的培训制度。
提高农信社会计基础的重要一点是建立长期、有效的会计基础培训制度。农信社的各级管理部门,应该建立起特定的培训学习系统,结合工作岗位特点及业务要求,及时在基本理论、基本技能上进行培训;加强与其他金融银行的学习交流。对农信社内部会计人员提出不断进修的要求,抓好会计人员的职称考试,打造专业知识过硬的队伍;严格考核试用期内员工,建立农信社的人才储备工作,为农信社后续发展提供智力支持;将会计培训考核与工资收入挂钩。对培训考核实行书面考察和组织考察两种方式,并将成绩与表现变动柜员登记,与会计人员的工资相联,实现绩效工作的积极意义。另外,建立会计辅导员制度、会计主管分组学习制度,定期对会计基础工作进行跟踪与指导,明确会计基础人员的工作职责,强化会计基础工作的重要性,提高会计主管的辅导水平。
(三)建立会计风险防控指导。
会计基础风险处理是金融机构发展的重要机制,需要通过宣传、会议等形式树立风险防控意识,建立业务细则,在转账、注销用户、解冻等特殊业务需要审慎核对客户信息;建立会计业务结算疑难问题的共享平台,将农信社会计疑难问题做技术性指导,并结合现在多元化的会计辅导、培训方式整理设立会计疑难问题库,为会计基础工作提供可行性指导,最终实现防控风险的积极作用。另外,增强会计基础的服务功能,建立有序的信用社结算规则,防范与化解会计业务风险,确保客户资金安全也成为防范风险的一项长期战略。
(四)完善会计档案管理制度。
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[4]华能集团.我国国有及国有控股企业治理结构及其法律风险防范机制[EB/OL].（2012-10-31）.
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[7]顾炜.国防科研院所法律风险的识别与防范[J].国防科技工业.2010（8）：54-57.
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某单位在接受上级财务检查时被查出：单位账面银行存款余额为89.88万元,经银行实地对账,银行账面余额只有0.88万元,相差89万元。经查,该单位出纳长期沉迷于网络游戏,挪用资金购买游戏装备,检查人员对出纳和会计账薄核对发现,会计账未及时登记核对长达半年之久,网银U盾全部由出纳一人保管,半年内该出纳分别多次利用网银支付购买游戏装备等,最后家属到处借钱补上了漏洞,但也造成了不可弥补的破坏性影响,同时当事人受到了相应的处罚。从这个例子不难看出，除了当事人毫无法制意识外，会计不履职、网银管理职权不清，不落实管理制度都是被忽视了的关键环节，那下面我们就主要从制度建设方面来看一看作为出纳和会计会面对怎样的内险，应该做些什么：
(一)管理制度不健全存在的风险
(1)资金安全管理部门及职责不清晰。导致资金管理管理制度不清晰，无章可循，每个人都不知道自己的职责范围，整个资金安全管理处于无序状态，引导发风险。(2)资金安全管理岗位分工不合理。导致岗位设置分工不合理，导致职责不明晰，工作相互推诿，效率低下，甚至出现一人兼任多个不相容岗位的情况。(3)财务印鉴管理不善，不认真落实盘点管理。导致缺乏制度或者不将制度形同虚设成为一纸空文，会造成重大差错、舞弊、欺诈行为的发生而导致资金损失。(4)工作交接管理可有可无不重视。导致工作交换程序不清晰，容易造成责任划分不清楚，相互推责的风险。
(二)防范措施
会计的职责：负责经费开支的审核把关，对报销票据的合法性负责，严格按照标准和规定审核原始凭证，所有需在本单位办理结算手续的票据，会计必须首先审核，再按财务审批程序逐级审批;定期分析、反映经费收支和预算执行情况，每半年对经费收支和预算执行情况进行汇总、分析并写出书面材料向党委汇报，负责起草有关经费请示报告;负责会计凭证、报表、账簿、上级批件、请示、报告等财务档案的整理、装订、归档、保管；办理到期财务档案销毁手续;严格票据使用规定，负责票据的请领、分发、登记以及票据存根的核对、回收、保管工作；保管好会计印章。出纳人员职责：负责到银行取款、送款和库存现金的清点保管，负责银行现金支票、转账支票、汇款单、汇票等传票的签发、接收、保管，对所管资金的安全负责;负责出纳账的记载、结账、核对、保管及银行存款的清理、核对。取得的原始凭证要合法有效，手续要齐全，记账要及时，入账要规范，做到日清月结，银行存款和现金与实际要一致，按月与会计和银行核对账目，清点库存现金，月末编制库存现金清点表和银行存款余额调节表;熟悉现行财务标准制度，严格执行《武警消防部队资金安全管理规定》，签发支票必须注明签发日期、用途、金额（金额不详的注明限额）等内容，不得预先填写支票密码,不得签发空白支票，借用支票在5日内收回并及时结清账目；不得用白条或单据顶替库存现金，严禁私自外借公款和挪用现金；提取现金时，必须填写“提取现金审批单”，经会计审核签字，经批准后，方可从银行提取现金;办理货币资金收付业务，手续必须齐全，收款要开给收据，付款要有凭证，报销和收款时，要在相应的原始凭证上加盖“现金收、付讫”或“银行收、付讫”戳章，由于工作不细而收取的假钞，责任自负;负责办理、核对和清理各类预借款。
(三)印鉴管理
(1)在银行的预留印鉴应有两个或两个以上。财务印鉴章须指定专人保管。(2)指定财务印鉴章管理人员应注意以下事项：严禁一人同时保管同一账户的银行支票和预留印鉴,或同时保管同一账户的两枚以上（含两枚）银行预留印鉴;个人名章为银行预留印鉴之一的人员发生工作变动时，应在工作变动内及时办理银行预留印鉴更换手续。银行预留印鉴的更换必须按审批权限审批同意;未经审批的经济业务，不得加盖印鉴;印鉴保管人临时交接印鉴时，需填写印鉴交接记录，印鉴交接时需有监交人在场进行监交，并编制<交接单>，由交接双方与监交人签字确认;财务印鉴章管理人员应建立<印鉴章使用台账>对印鉴账的使用进行登记。
(四)工作交接管理
当后勤财务人员变动时应及时安排新老岗位人员进行交接，移交工作要点如下：现金、有价证券要与账簿进行核对，如发生账实不符，移交人员应及时查明原因;会计凭证、账簿、报表、合同、单据和其他会计资料应完整无误，如有遗漏，短缺，移交人应及时查明原因，并在移交清册中注明，由移交人负责;银行存款账户余额应做到对账单、银行日记账核对相符，有未达账款的，应编制银行存款余额调节表;银行印章移交时，移交人应带领接交人到各银行办理印章更换及与相关人员进行工作衔接，帮助接交人熟悉银行环境及人员;各种债权债务账户余额应与往来单位和个人核对清楚;工作交接过程中，移交人员有责任解答接替人员对有关交接事项提出的质疑，且不得以任何形式借故推延不移交;移交后，如发现原经办业务有违法违规等问题，责任由原移交人承担;临时性移交双方应在《工作移交清册》或《移交清单》签字确认。会计出纳人员移交工作均应编制《工作移交清册》或《移交清单》，一式三份，交接双方各一份，存档一份备查。
二、档案管理中存在的风险和防控措施
(一)档案管理中存在的风险
不重视档案管理的重要性，认为可有可无。导致与资金管理活动相关档案管理不到位，可能造成资料遗失、档案不全、信息外泄等风险。
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打造全新运营管理模式
无锡农商行自2005年6月正式组建农商行至2008年的三年间，结合自身实际，以操作风险管控为重点，在运营管理方面组织了一系列尝试性的改进，如推行内勤副行长坐班制和会计主管委派制等，对基层网点实现了一定程度上的运营控制。但以下几方面的弊端仍未有效解决：基层网点功能庞杂，难以保证服务质量；风险控制手段单一，难以有效防控风险；部门职责不够清晰，难以确保运营效率。
流程银行建设中，为全面提升运营服务效能，有效解决原有运营模式弊端，无锡农商行确立了运营管理体系建设目标：通过再造运营管理流程，成立专门的运营管理部门，建立业务运营管理平台，实现对业务授权、业务监督、清算、现金管理、对账、账户管理、会计档案管理、放款审查等的总行集中化管理模式，逐步实现中后台的集中运营，提升基层支行及前台业务部门的专业服务能力，降低运营成本，提高运营效率，有效防控操作风险。
确定好目标后，随着2012年6月新一代综合业务系统的上线，无锡农商行开始全面实施运营管理体系建设项目。项目建设内容主要包括运营流程优化、组织架构再造、制度岗责完善、运营管理系统建设四个方面。
以服务业务流程为宗旨，优化运营管理流程。为使运营管理流程更好地服务各项业务流程，无锡农商行以客户需求为中心，组织了对授权、对账、出纳交接、业务监督、差错处理、账户、现金、业务印章、会计档案等运营管理流程的系统再造，积极探索建立后台集中式处理运营模式，并建立了48个一级流程。
以支持运营流程为核心，再造运营组织架构。为更好地支持运营流程运作，形成专业化运营管理，2011年4月，无锡农商行专门成立了运行管理部，负责全行的运营管理，并组织开展运营管理体系的建设工作。为规范操作、明确职责，无锡农商行还在运行管理部下设了现金管理中心、清算中心、业务监督中心和对账中心。
在运营管理配套机制方面，为实现对所有营业网点的有效管理，无锡农商行于2012年第四季度启动试点，在3家支行先行推行运营主管制。运营主管由一级运营主管、二级运营主管和三级运营主管组成，独立考核的支行（分理处）、营业部配备一名一级运营主管，其下辖的二级机构按需配备二级运营主管一名；仅办理对私业务的网点由柜员兼任三级运营主管。今年以来，运营主管制已在该行全面推行。
以规范操作管理为目的，完善部门与岗位职责。在优化运营管理流程、再造组织架构的基础上，无锡农商行明确了运行管理部及下设四个中心的职责，同时明确和细化各岗位职责，健全各项规章制度。新核心系统上线后，无锡农商行精心编制了《新核心系统操作手册》，确定新操作手册以综合业务系统交易码为依据，包括流程图、交易界面、输入要素等内容，其中流程图由流程、主体、操作内容、风险提示四部分组成，大大增强了操作指导性，同时也增加了必要的风险提示。
以防控操作风险为目标，建设运营管理系统。为有效防控操作风险，近年来，无锡农商行持续加强对相关运营管理信息系统的建设和改造工作。2009年10月上线事后监督风险预警系统；2012年分别上线了新一代综合业务系统、对账管理系统、验印管理系统、指纹管理系统。而事后监督风险预警系统在原有风险预警、档案管理、授权审批、交接管理、日常监督、查询统计等模块的基础上，新上线了印章管理模块及员工资金监控模块等。2013年，无锡农商行还新建了回单自助服务系统、运营管理系统等，逐步推行集中配送制。
运营管理体系建设成效初显
经过几年的努力，目前，无锡农商行已有效地解决了原有运营模式下的弊端。
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从现如今我国档案管理工作的现状中可以看出，网络技术和电子计算机技术得到了高效地应用。在这一过程中，档案管理工作之间从纸质档案管理工作形式转变为电子档案形式，有效地减少了人力、物力和材料的投入，提升了档案管理工作的效率。但是，电子档案在管理的过程中风险性相对较高。
1 从风险管理的角度来审视档案安全管理
在对档案风险管理和安全管理进行分析的过程中，工作人员应该对这两点的区别进行分析和探讨。对于风险管理和安全管理来说，很多人都存在着严重地误解。事实上，风险和安全之间都有比较深刻的意义。虽然，风险管理和安全管理之间是相互影响的，但是风险和危险并不相同。
风险主要包含两个方面：第一是威胁，第二是机会。风险中的这两点因素的大小主要取决于成本能量以及效率的大小。其中比较典型的就是电子档案的网络化程度。在实际的档案管理工作中，电子档案的风险性可能会比纸质档案高，但是，现如今，电子档案形式却仍然被广泛应用。主要是由于电子档案在进行的过程中不仅可以降低工作的实际难度，还可以最大限度地降低管理成本，工作效率也得到了高效地提升。也就是说，电子档案的管理形式既有风险的威胁，但是也存在着一定的机会。
安全管理和风险管理之间的差异比较明显：风险管理工作主要是以风险评估方式为主，对风险进行控制的过程中，需要应用科学地判断手段。风险管理工作的最终目的就是最大限度地降低档案管理工作中的风险性，促进档案管理工作的高效性。安全管理工作的进行主要是在进行风险管理工作之后进行的一种管理方式。安全管理体系包含的范围比较广，在进行风险控制的过程中，工作人员要将安全风险、效率以及成本三种因素之间的关系进行明确。
2 档案安全管理的问题分析
2.1 缺少科学的安全管理技术
所谓的安全管理工作主要是指信息安全管理，在工作中，工作人员应该对信息的安全晨读，威胁力量以及安全风险等内容进行控制，同时还应该采取各种不同类型的保障措施。同时还应该对需要人力、物力等的投入量进行控制。但是，从实际的档案安全管理工作中可以看出，由于工作人员缺少安全管理工作的理论指导，往往在档案工作中出现安全性不高，档案管理工作混乱的现象。档案安全管理方式很难适应现如今的电子档案形式。虽然，档案管理部门也层做过各种尝试，但是电子文件的安全管理工作总是存在着一定的滞后性，很难在档案安全管理工作中起到促进作用。
2.2 对安全管理工作的认识存在着误解
一直以来，我国的档案管理事业都非常重视安全管理。在实际的管理工作中，工作人员往往会一直追求安全性，以至于忽视风险的防控工作。从风险管理的角度上看，风险是一种客观存在的东西，只能对其进行控制却不能消除，安全风险的存在不受时间和地点的影响，安全也是相对的。从现如今的电子档案管理工作上看，电子档案管理工作就是所谓的风险管理工作，每一种工作类型都拥有其自身的保护级别。在具体的档案管理工作中起到至关重要的促进作用。如果一味地追求绝对的安全，必然会造成各种人力、物力和财力的投入。电子档案的安全性也会受到严重地影响。可见，工作人员对档案安全管理工作的认识存在着严重地偏差。
2.3 管理环节不完善
首先，安全管理计划缺乏依据。现有的电子文件安全管理计划的制订，绝大多数是凭借个人经验或者参照其他管理部门计划来制定的，而不是依据风险应对、风险监控实际情况来制订的，具有很大的盲目性。其次，缺乏关键的风险评估环节。风险评估是电子文件安全管理的基础和关键环节。没有风险评估，电子文件的安全管理就会成为无源之水、无本之木，缺乏决策行动的依据与方向，由此而引发的安全管理措施就具有很大的盲目性。
3 加强档案安全管理工作的对策分析
3.1 应对技术风险的措施分析
应对技术方面的风险，需要从IT基础设施规划、网络访问、信息传输、数据存储、操作系统与数据库管理系统及应用软件系统、软硬件运行维护等各个方面部署防护措施，如采用防火墙加固网络访问控制，采用防水墙防止内网数据的非法拷贝和流失，采用入侵检测技术动态监控网络安全状态，采取电子签名技术防止电子文件被篡改和滥用，采用数据加密技术防止信息泄露，采取身份认证防止非法用户的入侵访问，采取防病毒软件和查杀技术防止系统文件遭破坏，采取升级服务技术堵漏洞关后门，采用容灾备份技术规避设备故障风险等。
3.2 应对管理风险的措施分析
应对管理方面的风险，需要从现代档案管理业务的特点和需求出发，建立各种防范制度和治理措施。提高人员的安全意识，制定可实施的管理制度和安全操作规程，推行规范化应用；从档案信息的密级与访问权限角度，规划和部署网络区域和各类档案信息的组织、保存和管理策略，对于档案实行物理隔离，非密档案采用授权管理模式提供利用；对于档案信息存储，按照使用要求和访问频度采取分级存储策略进行管理；针对数字介质寿命相对较短等特点，采取制作纸质拷贝的“双套制”方式以应对长期之风险；针对IT技术动态发展的特点，采取技术变迁管理方式，及时实施格式转换、数据迁移和版本跟踪管理；在内部IT资源管理方面，采取多人协同负责，定期轮换岗位和相互制约方法，降低单人集中管理之安全风险；在网络系统整体管理方面，避免“木桶短板”现象，采取同步升级，整体安全之管理理念
结束语
综上所述，可以得知，以往传统的电子档案安全管理模式上存在了很多的不足，从而导致各种安全风险的发生，造成了十分不利的影响。而风险管理作为电子档案安全管理体系中的核心组成部分，只有加强做好风险评估工作，选择科学合理的安全控制方式，才能及时对安全风险进行有效的控制，避免电子档案受到损坏，从而促进我国档案事业长期稳定的发展。
参考文献
[1]任卉蕾.浅谈档案安全管理存在的问题及对策[J].山西科技，2011（4）.
[2]马淑琴.浅析电力部门档案安全管理规范化研究[J].办公室业务，2013（23）.
