档案管理知识点范文

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（一）电子档案优点

1、效率高电子档案管理的中心工作是通过无纸化办公，将工作中的文件、会议纪要、工作总结、报告、通知通告等，都通过办公软件系统向特定对象予以，节省了大量文件印发、转送、通知等，节省了时间、人力和物力。此外，经过计算机系统整理后，便于文件档案的归档、查找，由此大大地提高了工作效率。2、绿色环保利用互联网络进行无纸化办公，大大降低了文件纸质的使用，节约了纸张不但能够节省办公开支，而且有能够减少木材的使用，降低来人类对森林资源的破坏。3、空间占用少电子档案的存储可以借助于硬盘、光盘和云盘等多种手段，其特点是占用空间少，不需要占用大的空间存储，此外电子档案可以实现异地查询和共享的功能，这些电子档案特有的功能，为档案管理工作实现了便捷性、高效性和灵活性。

（二）电子档案缺点

电子档案信息与载体相分离的特性，使得信息不在固定的载体上附着，在资源共享和传输的过程中极易发生篡改、窃取或者删除而且不留痕迹。并且电子文件经过不同格式的转换以后，原始文件易变得面目全非，使得其真实性和可靠性大打折扣。此外，由于电子档案存储在网络上会出现被病毒攻击或被盗的风险。因此，在电子档案的技术难点是保障档案的安全性。

二、纸式档案的优点和缺点

（一）纸式档案的优点

纸式档案的特点是确保原始性和真实性，纸质档案通常经人工撰写和机器打印等媒介将文字、图像、表格清晰的展现在纸上，能够可见的原始资料，不宜被经篡改，如果篡改也容易发现，便于确保档案的原始性和真实性。

（二）纸式档案的缺点

随着纸式档案保存时间的长久，就会发现纸式档案很容易受条件影响。纸质档案的纸张在高温、较潮、发霉、虫蛀等环境下，容易对纸质档案产生破坏，再被化学分解后形成“档案砖”。

三、纸式档案与电子档案的互补性

无论是电子档案还是纸质档案都是为社会发展提供信息服务的载体，电子档案和办公档案都既有各自的优势和劣势，同时也起到了互补互进的作用。如何加强办公纸式和电子办公档案的互补呢？要从以下几点着手：

（一）重视纸式档案向电子当转转化的质量

纸质档案的内容经过扫描和转换就能够直接完成电子档案的录制工作，所以电子档案的质量也是由纸质档案的质量决定的。因此，在对纸质档案进行入库和存档时，要加强对纸质档案的质量管理。

（二）建立电子档案归档的工作制度

电子档案与纸质档案的归档应该是按照科学的制度实施，只有这样才能保证电子存档党的有效性和真实性，才能充分发挥优势互补纸式档案的不足，在工作中应当避免机械相加等现象，制定科学合理的双轨制管理制度势在必行，只有科学制度指导才能保证管理的规范和有章可循。

（三）加强档案管理人员的档案管理工作水平

目前办公档案管理人员很多都是非专业出身，对档案的管理只停留在基础的归档和保管，没有摸索出一套科学的管理方法，使得档案管理在发生重大变革上没有应对能力，容易出现档案保存管理中的遗漏、删除、重复归档等重大问题，并且一些单位并没有建立电子文件管理系统，缺乏软件硬件的维修维护人员，使得电子档案在形成和保管中存在重大隐患，所以建立一支高素质并具有各方面专业技能的档案管理团队是提高档案管理水平的有效途径。

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【关键词】

知识管理；档案管理；后保管范式

计算机为世界的产业变革造成了重大的影响，很多产业都发生了颠覆性的改变。因此在档案管理方面也受到了相应的冲击，随后知识经济的诞生，知识经济不断吸收依赖于信息的一些产业，逐渐形成了一种以知识的生产、分配和使用来创造利益的一种形式。知识管理这种模式下能对知识快速创新，快速认知。另一方面档案就是一种知识和信息的聚合体形式。所以知识管理和档案管理相结合能够使两个产业的都得到相应的发展。

1档案后保管范式的特点

档案后保管范式指导档案管理工作总流程，它由三大方面基本内容组成，“新来源理论”、“宏观鉴定理论”、“档案知识服务理论”。档案后保管范式指导档案管理

1．1档案知识获取:档案收集工作

档案后管理模式是在三个基础理论之上建立的，所以档案管理有三项内容，信息新来源的理论体系、宏观信息鉴定的办法、档案的信息服务工程理论。信息新来源的理论是一个强调来历的档案管理体系，在传统的信息来源上主要就是产生对原始企业信息发展需求，在原始的纸质文件上建立档案资料库。信息新来源体系就是在发展的信息的新技术，然后将新技术运用于信息的收集之中，因此在收集信息中，不一定会形式实体文件，可以采用计算机或者其他技术，将信息转变为电子数据，或者其他形式下的信息，比如二维码，图片，等同时也可以直接利用员工的头脑进行信息的储存。因此档案的保管工作就是从主要的管理实体文件，转变为隐形的信息管理工作，同时要将档案的管理划分为多种环节，这些环节相互独立有存在相应的联系。所以信息和档案文件被变成两个不同的管理模式，不同以往的同样的管理模式。只有在查找文献资料是，档案和信息才会一一的对应上，这种模式下文件的安全性更好，进过现在管理作用的价值转别为不由现在管理作用的文件，这样的信息或者文件才能被存档或进行档案进行保存。但是实际上文件和信息的联系都是不能被完全切断的。同时会形成很多相关的历史联系，这是在档案在使用中信息和档案过程中，历史联系会不断增前，同时形成一种暗示的效应，这种产生的联系也能够帮我们掌握信息的内容，因为这些联系传递了很多信息来源、信息发展、以及暗示指令等一系列知识。档案后管理范式就是加强了档案和信息之间的联系，从一个分散式的经营转变为集成式的，一体化的总体知识综合管理机制。

1．2档案知识评价:档案鉴定工作

档案管理的鉴定方便和快捷由于信息化时代的到来，信息处于爆炸化趋势，所以对于大量的信息来说，一般的传统档案鉴定模式以及不能应对档案管理的新要求，所以按照传统式的文件形式不能满足需求。传统式文件中要对信息的来源、用途、以及内容有一套具体的标准，其就是为了保证信息的有效性，但是这样的方式和处理速度以及不适合现在的档案管理了，在在档案的管理中，因为存储技术的发展，以及最新的云技术。理论上我们的文件传输速度极快，储存量机趋近于无限，所以在发展云技术的信息存储能力，不管好的信息还是没有价值的信息都收集过来，然后利用大数据的分析模式，采用数据挖掘的技术讲有用的数据就行筛选。着就是利用管理后保管范式的技术特点，同时因为数据库庞杂，不法分子就算能突破系统的防火墙，但是对于大量的无用信息，它是无法从中查找到有效信息的。因此这样的方式不能应对信息爆炸的结果，同时对信息的保护上也有自己独特的优点。

1．3档案知识服务:档案服务工作

随着政务信息公开力度的不断加强，公民档案意识逐渐强化，越来越多的人不断呼吁档案信息公开化，毋庸置疑，档案开放与利用这一话题一直是档案学界探讨的热烈话题。在传统档案利用服务中，常常局限在“你要我查”、“你查我找”上，而如何从大量杂乱无章的案卷文件中迅速准确的提取出用户所需信息这一复杂过程留给用户自行烦恼，在这样的服务方式之下，档案无法满足档案载体以及群众需求日益丰富复杂的变化。

2基于知识管理背景下的档案后保管范式的管理的服务特点

知识服务的理念是以用户为工作重心，后保管工作中的档案工作人员不仅是物理实体的保管者、整理者，更是引导用户走进知识库的领路人，他们的工作重心是以用户提供知识，提供解决问题的具体方案，以满足用户的知识需求为服务目标，个性、灵活、智能地为用户提供具有针对性、超前性的全过程服务，主动的将服务工作的着眼点调整到知识的探寻、传播、理解上来，重新审视档案信息的地位，重点要为知识、信息价值的实现做出贡献。档案后保管范式是知识管理理论在档案学领域中的具体体现，可以说知识管理带动并完善了“档案后保管范式”，而“档案的后保管范式”体现了知识管理的内在要求。首先档案知识服务(知识服务)开发文件内容进一步创造了价值。“档案后保管范式”不仅注重对显性知识加以管理，更注重挖掘背后的隐性知识;不仅重视对档案实体的管理，更注重对档案内容价值的发挥;不仅重视对文件表面、内容上的文字信息的研读，更注重对文字背后相关联的深层的社会记忆的追溯;就档案学而言，新范式并非必然取代原有的范式。

3结语

基于知识管理背景下的档案后保管范式的管理是一种优秀的档案管理模式，与传统档案管理相比，该模式下的档案文件存储方式多种多样，包括传统文件、电子文件、以及人脑的知识储备。所以在这样的文件方式下，对档案信息的管理就是要管理档案文件和信息之间的联系，将文件和信息进行独立，同时又互相联系。在管理中加强基于知识管理背景下的档案后保管范式的管理的服务质量，为档案管理工作探索出一条全系道路。

作者：胡春梅 单位：肇州县人才开发流动服务中心

参考文献:

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（二）档案管理学。了解和掌握以档案收集为重点的档案馆（室）的馆藏建设方法与途径；掌握档案利用的需求和提供利用的原则、方式和方法，掌握档案管理和利用中有关信息的反馈技术和方法等。

（三）档案保护技术学。了解纸质档案耐久性的检测指标及方法，掌握造纸原料质量、纤维质量、造纸工艺与纸质耐久性的关系；了解各种纸质档案字迹材料的主要成份及其作用，掌握影响字迹材料耐久的因素；掌握一般声像档案制成材料的耐久性和保护条件；了解档案馆库温湿度控制的依据，掌握档案馆库内外温湿度变化的一般规律；了解微生物、昆虫、鼠类的基本知识及危害档案的情况，掌握防治它们危害的措施、技术和方法等。

（四）文书学。了解文件的概念，明确文件及公务文件的特点、功能及其表现；划分公文立卷范围和编制立卷类目等。

二、电子计算机应用及自然科学基础知识

（一）自然科学基础学科。学习高等数学、普通物理学、普通化学、电子学、自动化技术等。了解自然科学的基础知识和物质运动规律，掌握工程技术的设计方法，材料的物理化学性质，电子及电路原理等。

（二）微电子技术。微电子技术是微小型电子元器件和电路的研制、生产以及用它们实现电子系统功能的技术专业学科。在这项技术学科领域内最主要的是集成电路技术。微电子技术是随着集成电路技术、特别是规模型集成电路技术的发展而发展起来的电子学方面的分支学科。这门学科是电子计算机技术、通信技术的基础。认真学习微电子技术，就是要了解和掌握电子技术原理，特别是集成电路方面的基础知识，为学习电子计算机和通信技术打好基础。

（三）电子计算机技术。电子计算机是本世纪最重大的发明之一，对人类社会发展有极其深远的影响。电子计算机实际是一种能自动完成信息处理的机器。认真学习电子计算机技术，目的是了解电子计算机技术的发展过程、分类及发展趋势。值得电子计算机的算术基础、数理逻辑、脉冲及逻辑电路、运算方法及运算器、控制器、内存储器及外部设备等，牢固地掌握电子计算机的基础知识和工作原理。

（四）电子计算机软件技术。电子计算机软件是指为了完成电子计算机本身的管理或针对不同的信息处理任务而编制的程序及文档。电子计算机是靠人们把事先编好的程序装进机内之后才能工作，而程序是由程序人员编写和调试。程序人员根据实际需要提出问题，然后确定计算方法，构造数据模型，写出流程图，选择适用的语言，编写出程序并上机反复调试，直到满足实际需要为止。认真学习电子计算机软件技术，就是要了解熟悉电子计算机使用的二进制和其它数制的转换关系、机器语言、汇编语言及各种高级计算机语言等，掌握程序编制的基本原则和方法。

（五）现代通信及电子计算机网络技术。在现代社会中，人类活动所需的各种信息都是依靠以现代通信技术为基础的通信设备来处理、存储和传输的。如果说建立在微电子技术及软件基础上的电子计算机是现代社会的“大脑”，那么由程控交换机、光缆、通信卫星及其它现代化通信设备和电子计算机网络设备交织而成覆盖全球的电信网络，就是现代社会的“神经系统”。认真学习现代通信技术，就是要了解现代通信的工作原理及所需设备的作用、性能及发展趋势，掌握信息存储、传输的方法和技术，为管理电子文件、电子档案打好技术基础。直接管理电子档案的人员，应掌握网络操作技能，要达到国家规定的中级以上水平。

（六）办公自动化（OA）及电子计算机辅助设计（CAD）技术。电子计算机在国家机关、社会团体及生产设计、制造等部门的应用，主要体现在办公自动化（OA）和电子计算机辅助设（CAD）、辅助制造（CAM）等方面，并产生着大量的电子文件。我们掌握了办公自动化、电子计算机辅助设计、辅助制造等基本知识，就掌握了电子文件从产生到运作的过程及规律，便于从电子档案管理角度提出电子文件形成和归档的技术要求。

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（一）信息的自动生成

电子商务档案是发生交易的双方在互联网上所发生的一系列经济活动的记录，这些相关的记录是互联网自动生成，而非人工识别记载的。从交易的开始到交易的最终结束都是网络虚拟完成的，每个过程都被网络记录下来，形成电子商务档案。

（二）信息储存的庞大性

电子商务档案记录了交易双方的整个交易过程，一个企业的所有电子商务往来都列入在电子商务档案之中，甚至包括交易的每个步骤，所以可想而知数据资料是相当庞大的。而且电子商务档案并不像旧的纸质的储存方式那样，只记录交易相关的文字信息，而是将文字、图片、视频等相关的所有媒介信息全部记录下来，并且所有的电子商务档案会随着企业的不断壮大在数量上和种类上不断增加，这些都决定了电子商务档案是非常庞大的。

（三）信息和载体的相关性

电子商务档案的储存是需要储存介质的，它与纸质方式储存的最大不同就在于它无法直观地识别也不能人为更改和操作，它是虚拟的网络化的信息，只能是运用计算机的系统进行数据的采集以及对数据加以分析，这也在客观上说明了电子商务档案的信息和载体的相关性。

（四）电子商务档案的复杂性

电子商务构成的本质是数字，是一系列的字符串。由于信息的重要性和不安全性，一般来说电子商务档案都需要运用加密技术，特别是机密程度较高的档案，其加密程度会更高，因此电子商务档案具有复杂性。随着信息时代的到来，各企业也越来越重视档案的管理和信息的绝对机密，使得电子商务档案的复杂性表现得尤为突出。另外，电子商务档案的复杂性还体现在信息种类和数目的不断增加。现在大多数企业都是多元化发展的企业，这些多元化的发展方向也使得企业经济活动的多元化，这就导致企业的电子商务档案的种类会随着企业的发展而不断增加。企业经济活动的频繁和时间的累积自然会导致电子商务档案数目的增加，这些都充分地体现了档案的复杂性。

二、电子商务档案智能化的趋势

（一）档案存储的智能化

随着时代的进步和发展，在这样的环境下要求电子商务档案的信息应非常全面，通常包含了商品的基本信息、客户的相关资料等相关数据。传统纸质的储存方式已经无法满足现在的发展需求，所以需要智能化的电子商务档案管理来保证信息的安全，减少因数据丢失所造成的不可预知的损失。但智能化管理也需要一定的软件作为支持，软件可以提供一定的信息管理的相关职能，及时发现信息在存储过程中的漏洞并及时修复。

（二）档案检索的智能化

随着网络大潮的袭来，现代企业非常重视数据库的管理和电子商务档案的管理。电子商务档案记录着公司所有的商务往来和经济活动，这些是决策者强有力的决策依据。而科技的发展决定着着企业的信息不只是本地储存的相关数据，还包括了云端的数据。在这些庞大的数据面前，只有智能化的档案管理才能将这些数据应用起来。而且智能化的检索可以按照查找相似度、更新时间等相关选项来为检索者提供更有效的搜索结果。因此，能否高效、及时地查找到所需信息就是档案管理水平的重要体现。

（三）客户关系管理的智能化

对很多企业而言，与客户建立良好的业务关系是企业发展的经济命脉，如何建立良好的客户关系也是绝大多数企业深入研究的命题。在客户和企业进行经济活动的过程中，大量的相关信息被录入电子商务档案之中，而智能化的档案管理可以使企业及时得到客户的信息，了解客户需求，从而针对客户制定相应的营销方案，以更好地为客户服务，提高客户的满意度，减少在沟通中所造成的负面影响。所以对客户关系的智能化管理可以增强企业的内外部管理，从而提高企业的竞争力。

（四）情商预测的智能化

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    加强广播电视档案的管理和利用的措施

    单位领导层面的人员要转变观念,从自身做起,明确单位领导者是进行档案管理和利用的第一责任人,加强对单位的领导力度。结合单位档案管理的实际和需求,制定适用于本单位的档案管理制度,规范员工工作行为。单位档案管理部门的领导要经常性地对本单位的档案管理工作进行审查和评估,及时发现并更正问题。建立档案管理责任制,将管理责任落到实处。并依照档案管理相关规定和规范标准,对单位内的档案进行归档范围和管理职责的划分,将重要声像档案的管理作为档案管理的重点,对日常档案管理和利用工作进行严格的监督指导。针对比较有专业特色的档案资料构建按照专业划分的归档管理制度,这为及时归档和保证档案的完整提供了很好的保障。要加强对广播电视档案管理从业人员的培训,培养出同时掌握广播电视业务知识和广播电视档案管理和利用能力的高端人才。定时定期筹集一定资金投入到档案管理工作中,从点滴积累起来,使档案管理设施和技术越来越完善。转变观念,增强档案管理和开发意识广播电视档案是知识经济时代的一种重要知识资源,在广播电视事业发展过程中发挥着重要的作用。广播电视媒体工作人员,从电视台办公室的档案管理人员到电视台领导层领导,每一个从业人员都要对广播电视档案管理和利用工作的重要性有清晰的认识,从思想上重视档案管理工作,重新塑造档案管理与服务的良好形象,让档案资料信息作为重要的服务公众生活的手段。可以加强与广播电视用户的交流与沟通,积极收集用户反馈信息,作为今后自身工作方向的指导,从多个层面满足社会公众对广播电视档案的信息需求。还要提高档案管理人员的素质,培养他们在档案管理工作中的耐心和责任心,提高他们的专业素质。提高档案管理和利用信息化程度为了提高档案管理和利用的信息化程度,首先要对广电单位内信息化档案管理体系做出合理准备和规划,在实现档案信息化管理的过程中,进行相关的新闻信息数据收集是基础,要搜集各种类的档案信息资料,并加以整理和归档。要确定选用何种应用软件,确定进行信息化系统管理和维护的方法;其次要在广播电视单位内建立和完善广播电视档案网络数字平台,将其重点放在功能性和互动性上。根据我国广播电视目前的状况,现阶段至少应该对在线咨询与答疑、档案查询与参考、杂志邮件及个性化页面等具有互动功能栏目进行开放和管理;实现信息化的重点是在档案管理多媒体信息系统中建立档案管理数据库,实现处理相关的文字和多媒体信息。在数据库中,相比简单的文字文件来说,图像和视频数据的存放、管理和使用等相对比较复杂和困难,所以要重点对数据库进行选择和建设,进一步加强广播电视档案管理和利用程度,真正体现信息化给档案管理带来的好处。

    广电档案中声像档案的管理和利用

    声像档案种类多、涉及范围广,是广播电视档案中最重要、最有价值的一部分,由于其以旨像录制技术为基础,以传递丰富多彩的画面和声音为特点,一直是最具有史料鉴赏和文献收藏价值的档案,是电视节目中记录效果最好的载体,所以,对声像档案的管理工作是广播电视档案管理工作的重中之重。档案管理人员首先要做到增强自身的服务意识,要积极了解当前形势下广播电视工作的各种新闻、政策和要求,培养自己开阔的思路和敏捷的思维,掌握当前广播电视大局,并建立服务大局的意识;要努力学习广播电视档案管理和利用的知识经验,提高自身业务素质;要有敏锐的洞察力,善于发现和利用档案资源,充分了解各类档案信息,结合当时广播电视工作重点,敢于抢抓热、难点问题。对档案资料进行合理编研,使声像作品更加生动、形象和真实,也就是说要提高音像档案的利用率,在原有档案基础上创造性地挖掘出更多、质量更好的电视音像资源。广播电视档案是广播电视管理工作的重要内容,是广播电视事业得以向前发展的有利信息支撑。声像档案本身不仅具有重要的保存收藏价值,还能够很大程度地促进广播电视台的发展,加强广播电视档案中声像档案的管理和利用,具有重要意义。

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中图分类号： C29 文献标识码： A

21世纪的主导型经济形态是知识经济。在这个以知识为主导的时代，知识是企业最重要的战略资源，知识创新能力则是企业可持续发展的核心竞争力。核电行业作为高新技术产业，作为工程项目建设真实记录的核电项目档案，是延续企业记忆的重要途径。因此面对知识经济时代的到来，核电企业档案管理理应寻找更加适合企业发展的管理方式，知识管理随之提上议事日程。

知识管理的含义

就企业而言，知识管理可以有宏观与微观两个层面。从宏观上说，企业知识管理是一种新型管理模式，是以知识为基础的管理活动，是企业信息管理在知识经济时代的深化和发展；从微观上说，企业知识管理是对企业内部的知识进行组织和管理，是现代企业管理的一个内容。[ 注释：引自郝建苹,知识管理环境下企业档案管理研究现状分析,档案管理,2003(2)]

从上面对知识管理含义的分析可知，既然企业档案是企业重要的知识资源，那么，企业档案管理本身就是对知识的一种管理活动和过程，企业档案管理完全可以纳入知识管理之中。

二、核电企业开展知识管理的必要性

许多企业已经意识到了伴随企业信息化进程的加快，知识管理所带来的效益增值已经成为一个企业发展重要的推进因素。而核电企业档案作为核电企业文化的承载者，理应纳入知识管理之中，从而去适应知识经济条件。知识经济时代的到来，为我国核电企业档案管理带来了机遇，也带来了挑战。目前核电企业档案管理中仍存在以下问题：

核电企业档案的实体保管难以适应当前的信息化建设

随着信息化建设进程加快，从事核电建设的企业均建立起信息化办公系统，随之而产生了大量的数字化信息，这些数字化信息进而转化为大量的电子文件，企业需要对这些电子文件进行存储与保管，核电企业在面对实体档案与电子文件共存的情况下，实行“双套制”保管模式，但往往会在处理电子文件与纸质文件的过程中出现不一致的情况，使两者处于游离状态，。

核电企业档案信息零散、提供的服务不够系统

核电企业往往是规模较大的公司，加上核电项目分散于全国各地，这些核电管理企业或者施工企业往往有许多的分公司或项目部，而这些分公司或项目部出于自己方便利用等诸多原因，并非完全将形成的档案全部移交，导致公司档案零散，形不成系统。另外，当前的图书情报档案一体化虽然一直为人们所倡导，但至今，真正的图情档一体化也没有实现，即使部分核电企业设立了信息中心，将企业的资料、档案以及信息的管理都归置其中，但是并未对图书、情报、档案这些信息资源进行有效整合， 提供系统的信息服务。

综合我国核电企业档案管理的现状，尽管有些企业已经意识到信息资源的重要性，并已经开始付诸实施，但仍有许多企业在档案管理方面存在种种问题，而在知识经济条件下，我们要做的便是针对当前“实体保管模式难以适应企业信息化建设”以及“信息服务不系统”等问题引进知识管理，进行信息的资源整合，实现知识增值，实现核电企业效益最大化。

核电企业开展知识管理的可行性

知识管理与企业档案管理尽管存在差异，但这不意味着企业档案的知识管理是不可行的，相反，核电企业档案管理与知识管理具有与生俱来的联系。

（一）核电企业档案管理参与知识管理的有利因素

两者都是对显性知识与隐性知识的管理

企业知识管理的目标是在管理企业显性知识的同时，发掘企业隐性知识，促使隐性知识转化为显性知识，实现企业知识的传播与创新。核电企业档案所记载的内容各种各样，但共同点都是记录和存储了核电企业的各项活动，并记载了其所形成的知识，它具备了知识储备功能，并且对于保存核电企业知识，维护核电企业发展记忆，保护核电企业合法权益等具有重要意义。

两者都是将隐性知识转化为显性知识，为核电企业服务

核电企业档案管理工作面临问题不仅仅是开发企业档案的信息内容，更为重要的是发掘隐性知识，发挥显性知识，实现核电企业的知识传播和知识创新。从此角度来说，核电企业档案管理与知识管理的共同目的都是为本企业服务，实现企业效益。

（二）核电企业档案管理与知识管理的一致性

核电企业档案是核电站的重要知识资源

核电企业的项目工程档案记载显性知识，并实现隐性知识的转化

显性知识是记录于一定物质载体上的知识，而隐性知识是存储于人们大脑的经历、经验、技巧、诀窍、灵感等尚未公开的秘密知识。核电项目档案作为施工现场活动最真实的记录，凝结了活动者在从事各项活动中所形成的经验、认识和体会等，是最直接的显性知识的记录者。隐性知识大多存储于员工个人的大脑中，相对显性知识而言，实现共享难度要大得多，但隐性知识往往是企业竞争力的根源，所以除了要建立一套有效的知识共享激励机制外，还要对现隐性知识进行显性化。

（2）核电企业的文书档案反映知识型企业文化，并且可以培训员工

知识管理不仅仅是一种先进的手段方法，也是一种新型的管理思想，从某种意义上说，它更是一种新型的企业文化——知识型企业文化。核电企业的文书档案记录了核电企业发展的历史、企业活动的体会、企业管理的理念、企业文化的精髓等，这些都蕴含了企业的价值观，从某个侧面反映出知识型企业文化。在知识管理中，企业重视员工的培训，而企业档案则充当该项活动的重要角色。通过对企业的价值理念、规章制度、业务职责、操作方法等各方面在企业档案中的提炼，可以向员工传授本企业的生产理念等，使企业员工尽快融入工作，提高业务水平，在最短时间内产生最大的现实效益。

核电企业档案管理在知识管理中的重要作用

将档案信息材料进行加工，使档案信息资源变成有用的知识。

通过档案管理，可以对档案的信息材料进行有序组织和精加工，并对企业生产经营的管理方法、技术手段等进行研究，将其转化为对本企业有用的知识信息，从而为企业的技术进步以及实现效益最大化提供文件资料。

建立知识网络，促进知识传播

知识管理最主要的方式是建立庞大的知识网络，促进知识传播和学习。作为核电企业重要知识资源的企业档案，理应成为这个网络中的重要中介成员。核电企业档案管理部门不仅要提供企业活动所需要的文件材料，更要积极引导各部门提供专业领域的知识和技术等，并且通过主动提供服务以及积极引导，从而实现知识共享，创造知识的更大价值。

综上所述，尽管知识管理与档案管理之间存在差异，但这并不能成为阻止核电企业档案知识管理的障碍，核电企业档案管理参与知识管理具有的有利因素以及两者存在的一致性足以促使核电企业档案知识管理的开展。

知识管理对核电企业档案管理的要求

发掘隐性知识，同时拓展企业档案管理的职能

核电企业档案工作者应该从自身优势出发，积极发掘企业档案中的隐性知识，为企业的经营决策、生产管理等活动服务。同时，为了适应知识管理对企业的管理模式、业务流程等各方面产生了不同程度的影响，这就要求档案人员转变观念，将职能重心从实体管理转向信息管理、知识管理，将档案管理真正看成是企业知识管理的重要组成部分。在知识管理的整体要求和规划下完善档案管理的职能。

创新档案信息开发，介入人力资源管理

引入知识管理等新的管理思想与理念，就要加大档案信息的深层次开发，并重视推动企业部门之间、员工之间、决策者和执行者之间的知识共享、知识交流，促进知识应用于企业生产经营活动之中。创新档案信息开发离不开人的管理，人力资源作为知识管理很重要的内容，核电企业档案部门要抓住关键，把握机遇，以人力资源部门中个人档案为基础，收集企业员工的业绩、技术等，完善个人档案，介入企业人力资源管理。这一方面可以将企业中个人的知识提升为企业拥有的知识，另一方面也可以使企业避免因员工的离职而造成知识的流失。

当前，核电企业应该把知识管理引入档案管理之中，从而发挥企业档案的重要信息资源、知识资源的作用，为企业文化记忆的发展延续、为企业效益的最大化提供信息知识支持。

参考文献：

①张斌 徐拥军,知识资源管理：企业档案工作改革的新思路,中国档案,2004(10)

②郝建苹,知识管理环境下企业档案管理研究现状分析,档案管理,2003(2)

③张斌 周晓英,企业的记忆与知识管理,图书情报工作,2003(1)

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知识产权是指权利人对其所创作的智力劳动成果依法所享有的专有权利，它是一种无形财产，具有专有性、时间性、地域性、需要法定程序等特点，企业知识产权档案是知识产权的真实记录和重要载体，其特点是由知识产权的性质和活动规律所决定的。

1　从产生的范围来看，企业知识产权档案内容多、涉及范围广。按照知识产权的客体，知识产权档案包括商标档案、专利档案、著作权档案、商业秘密档案等。按现行的企业档案十大类分类方案，知识产权档案包含了科研档案，涉及产品档案、文书档案、会计档案、人事档案等多个门类。

2　从内容上看，企业知识产权档案具有成套性的特点，包括知识产权活动在创造、申请审批和登记、转化、保护、维权等各个环节形成的全部有保存价值的文件资料，这些工作一环紧扣一环，具有系统性，是不可分割的有机整体。

3　从形成的过程来看，企业知识产权的权利获得及有效期时间跨度大，具有渐全的特点，有一个动态的不断增加的过程，这是由知识产权的时间性、需要法定程序的特点决定的。知识产权的研发、创造与取得都需要历时一段时间，有些需要几年甚至十几年。知识产权取得后，它只有在法定的期限内才是有效的，我国专利法规定：发明专利权的期限为二十年，实用新型和外观设计专利权的期限为十年，在这期间，每年定时都需续缴年费。商标注册证为了保持其有效性，每满十年需要续展。商标注册证许可使用、注册信息的变更、争议裁定、商标侵权、商标的使用等情况，都会形成新的档案，而且时间上会不断地延续下去。

4　从管理和利用的方式来看，企业知识产权具有专有性的特点，因此档案有保护性要求。很多知识产权档案都属于企业的技术秘密和经营秘密，它们是众多竞争对手极为关注、竞相争夺的目标，可以为企业带来巨大的经济效益，秘密性是其最根本的特征，失去秘密也就失去它的竞争价值，因此应做好知识产权档案保护工作。

知识产权档案管理的措施

剑南春集团公司现有各项专利、商标、商标注册证、国际商标注册证及其他知识产权档案合计万余件。面对数量如此丰富的知识产权档案，分析其特点，加强科学管理显得尤为重要。

1　企业知识产权档案具有渐全的特点，应在知识产权管理工作中做到“三纳人”、“四参加”和“四同步”，根据归档范围将知识产权各阶段形成的文件材料收集齐全，包括电子文件的收集，并与对应的纸质文件同时归档。在知识产权立项时就应有档案人员参与，属于合作开发及技术引进项目的应将文件的归档要求写入相关合同；在该项目完成后，档案还会有增添或修改，应与档案形成的相关部门多交流、沟通，及时收集补充归档。

2　保持企业知识产权档案的成套性、完整性。整理档案应遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件的有机联系。属于同一知识产权的文件材料应集中在一起，不得随意分割开来，从而保证知识产权档案与知识产权活动的一致性，按档案形成时间先后顺序或重要程度排列，一案一卷或数卷。整理档案时，档案盒不宜装得过满，例如，商标注册证每十年就需要面临续展等情况，新增加的档案就无法放在同一档案盒内。若该盒实在已装满，可再组一卷，并在卷内备考表说明，使同一知识产权档案信息发生关联，方便查找。

3　科学分类。有的档案同行建议在企业档案十个大类后，再增加第十一类“知识产权档案类”，但笔者认为，对于知识产权档案形成时间久远、档案数量庞大的企业，这种方法并不可行。以剑南春集团公司为例，近万件知识产权档案已于过去二十多年规范地整理于企业档案的十个大类里，如果档案分类上发生变化，则牵一发动全身，引起相应工作的一系列变化，很多档案都需要整改，有些工作甚至需要从头做起，实在是一种浪费人力、物力和时间，又伤害档案实体的无效劳动。档案的分类方案宜保持长期的相对稳定，应尽量执行原有档案分类框架，可通过建立专题目录及在分类方案局部做一些微调处理来促使知识产权档案信息相对系统、集中。

商标、专利类档案概念明确，独立性较强，可放在产品档案类下综合类或在综合类下新增加一个类目，按知识产权档案的客体，设为商标类、专利类；著作权类档案对于企业来说包括学术论文、专著、工程图、计算机软件开发等；商业秘密类档案涉及范围广，我国《反不正当竞争法》规定，“商业秘密是指不为公众所知悉，能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采用保密措施的技术信息和商业经营信息。”因此企业应根据生产经营管理需要，明确商业秘密的归档范围。通常包括企业财务状况、投资计划、分配方案、客户名单、原材料进货渠道、产品销售网络、生产工艺、产品配方、新技术研究等需保密的各种文件材料。这些档案材料分散在文书、会计、人事、科研等各类档案中，可继续按原有分类方案将档案归人相应档案类别，随各类档案统一分类编号、整理编目，再通过建立专题目录，将属于不同职能领域的档案信息集中起来；科研类档案自身就是一个独立的一级类目，它包含于商业秘密档案，因此其分类整理和以前一致。

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长久以来，档案管理工作不被人们所重视，因为管理者认为档案管理仅仅是对于案件或人事的保存，因而档案管理工作不能发展自身优势为企业带来利润。随着管理者观念的转变，档案管理越来越受到人们的重视，其中图纸档案是档案中最多的成分，在实践中合理开展图纸档案的电子化管理不仅能加强档案科学化管理，还能保证档案的秘密化保存，在关键时刻被管理者所用。电子化管理档案可以为管理者的决策做出依据，为企业带来利润，加快企业发展脚步。

1 电子化管理技术

由于传统的图纸档案存在不易保存，且对其编目、整理、保管、检索时常遇诸多不便，中原油田档案管理处对其所保存的图纸档案进行了电子化管理的尝试。现将其所用技术简述如下：

1.1 合理运用图形扫描

通过手动及自动参数设置进行技术开发，形成针对兰晒图、清绘图、铅笔草图及受潮变形图的综合扫描技术，以保证兰晒图的扫描质量。运用二维自适应阈值扫描技术，较好地解决了铅笔草图扫描难的问题；运用自动电子扭曲拄术，解决了受潮变形图扫描的输入图形失真的难题。该处早期保管的图纸文件由于长期卷放，有些图纸发黄变脆，发生粘连，将这些重要的图纸档案利用上述方法扫描进计算机变成电子文件，可以永久保存。

1.2 光栅图处理技术在电子化管理技术中的运用

该项技术用于对扫描过程中不能消除或不能彻底消除的光栅图质量缺陷作最后修正，以提高光栅图质量，并为自动矢量化准确识别光栅图的图元细节作准备；光栅图处理技术，可完成光栅图的角度旋转，倾斜校正，消兰去污，光栅图分割，局部提取与合并，光栅图透明叠加，光栅图的编辑，为旧图翻新、衍生及重复利用提供了技术方法。利用此项技术可以将保存的白图、胶片图、地形图等图纸翻新或进行电子化处理。

1.3 开展光栅图矢量化技术

此项技术可完成光栅图到矢量图的转换，采用自动矢量化和手动矢量化方式，完成光栅图线条及区域的轮廓线、中心线轮廓线及中心线的矢量化追踪，文字的模式识别，形成在工种及专用领域内广泛使用的矢量图的雏形。

1.4 开展矢量处理技术

这项技术利用矢量加工程序提供绘图工具及命令，对已矢量化的矢量原始图形的矢量实体进行编辑、区域平滑填充等，生成供绘图仪输出的完美的矢量图。

1.5 光栅矢量混合处理变动对象

此项技术可对光栅图局部需要变动的对象做手工矢量化，而其余部分仍以光栅图像格式保留，并以光栅矢量混合方式输出。该项技术可快速生成图形，常用于报告插图。

1.6 图像的输出

利用大幅面彩色喷墨绘图仪完成AO以下幅面的彩色挂图、彩色图册（双面/单面）的成套绘制出版。

2 图纸档案电子化管理的缺陷与不足

2.1 组卷分类混乱。一个企业有多种各个部门的卷宗，按照不同时段、不同类型的分类各种各样。多种卷宗没有一个统一的分类，会导致主题与内容不明确，还会导致组卷的重复与缺漏。所以按照统一的标准分类卷宗，不仅可以使档案案卷的科学性规划，还能保证案卷不丢失、不重复，因而在方便使用。

2.2 由于电子文件易于修改并可不留痕迹，因此，在进行整理、鉴定、复制、调阅等各个环节的工作中应遵守操作规程，建立必要的备份，以防止信息的丢失和失真，维护电子图形档案的可靠性。

2.3 由于早期受计算机软、硬件环境的限制，使制作形成的图纸文件没有足够的存储空间来存储电子图形文件，应优先将利用较频繁的图纸档案利用扫描仪扫人计算机转储在光盘上保存。

2.4 电子文件不同于普通图纸文件，它不需要防腐等防护措施，它需要加强对计算机系统的防御。如果计算机操作系统中病毒，很有可能导致对于图纸档案的损坏或缺失。只有保证计算机操作系统本身的平稳运行才能保证图纸档案的完整的保存。

2.5 为了延长光盘的使用寿命，有条件的单位可使用“空气夹层”型光盘，此种结构光盘的记录介质位于两个盘基的中间，密封性好.或避免灰尘、水分、热、有害气体对记录介质的直接影响。

2.6 安全系统不够先进，由于管理者对档案秘密化管理意识不强，在电子化保存图纸档案时没有设置密码，很容易加大非法分子进入档案管理系统，对档案机密进行泄露或损坏，而一旦档案被损坏，很难重新健全相关图纸档案。所以设置进入密码，以防非法分子进入相关管理系统，保证档案的秘密性。

3 案件科学管理的措施

3.1 统一分类，加快检阅速率

随着计算机行业的发展，统一分类号操作变得方便快捷。所以相关工作人员利用现代化管理知识，应统一分类号，保证案卷的合理性与统一性，做到档案的不丢失、不重复，方便寻找与使用。管理人员应更新管理观念，加大对档案管理工作的投资，配备先进的硬件软件设施，使档案管理工作有序的进行。

3.2 加强对工作人员的专业培训

要使案件能够被清楚、真实的收集整理，必须保证案件电子化管理中的各个关节环环紧扣，这就要求了档案管理工作人员认真、踏实的工作，并且自身有着丰富的专业知识储备。如今国有企业的案件档案管理工作人员大多没有经过专业的培训，无法掌握专业知识，做好本职工作，所以强化专业培训，提高团队专业素质成为了档案管理工作的核心。培养专业化人才，加强图纸档案电子化管理。

3.3 统一标准，增强可操作性，确保归档质量

要确保案件档案的真实性与可靠性，要做到明确归档方式与时间、严格保证归档档案的质量、按个按照归档程序归档，减少操作失误，填写归档的说明，为档案提供依据。认真整理好每一分案件，减少案件在归档时因操作失误给企业带来的不便。

4 结束语

图纸档案不仅可以记录企业发生的典型案例或者公司员工的重要信息，还是一种对信息的处理与分享。它在企业生产、技术科研、大学生就业以及干部考察等方面起着重要的作用。规范化、科学化、现代化的档案管理是必不可少的一部分。电子化的档案管理能够有效地提高企业的人力资源管理水平，所以有效的提高档案管理效率是提高企业整体的核心，直接影响到了企业的发展。总而言之，档案管理在社会进步的同时也在进步，档案管理者要想使档案管理机制实现科学化，顺应时代的脚步，就必须转变观念，开展图纸档案电子化管理。

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文书档案整理是医院办公室的重要工作之一，记录了上级及本院政策的变更与发展、人员的交替、荣誉以及财务历史账单等，是医院的宝贵财富。长期以来，办公室文书档案工作一直停留在手写及手工整理阶段，对计算机的应用较少，远远落后于医院临床电子档案的电子化应用水平，更不符合办公室文书档案管理的现代化要求，医院文书档案实现电子化管理势在必行。

一、医院文书档案管理现状

（一）存档方式单一。以本院为例，作为市级专科医院，本院文书档案量相对较少，一直以纸张为主要存储方式，没有进行电脑扫描存储也没有电子文档资料，重要文件亦没有备份，档案原件被反复借阅、使用不可避免出现原件受损或遗失，而很多20年前的纸质存档文件则已经出现发黄、破损等问题。

（二）文件缺失严重。医院很多文书资料需由不同科室提供，又有很多文件归档之前也经由多科室传阅，由于没有电脑扫描存储，只能等各科室传递完毕之后归档，通常原件已经出现污损，甚至部分文件在传阅中丢失；存档之后，由于都是由档案人员结合相关档案文件要求然后根据个人理解对档案资料进行分类，确定是否应该归档，是否属于永久文件、30年文件或20年文件，档案人员的专业水平决定档案整理水平，不可避免出现文件归档类别有误以及某类文件缺失。

（三）查询困难重重。目前的查阅文件的方式费时费力，通常是：询问年限―查找收发文登记本―逐条寻找―查找登记号―逐件翻找文件―复印，遇到缺失的档案或年份不详的档案甚至要将临近所有档案查找一遍，极大地增加了办公室人员的工作量。

二、医院办公室文书档案实现电子化管理的必要性

（一）实现存档方式多样化，最大限度地保护档案原件。应用电脑扫描、照相等手段，实现档案备份，防止档案丢失无法弥补，改变传统档案只有纸质化的方式，以电子方式对档案进行收藏、管理可以有效地保护档案原件，防止档案原件因过多借阅查找而损坏或丢失。

（二）办公室文书档案电子化可以更好地体现医院文书档案的价值，实现档案资源的整合和共享。办公室文件经院领导批示后需相关科室传阅，文件不仅经常拖迟归档而且易丢失，很多需全员知晓的政策性文件也难以传达到全院，档案实行电子化管理后，对于需相关科室阅读的档案文件及可以共享的档案文件可以利用医院局域网实现院内共享，提高了档案的时效性、应用价值以及应用范围，同时也保证了文书档案的完整性。

（三）大幅度提高办公室工作效率，文件查找快捷。文书档案电子化不仅使文件资料的存储、分类以及统计等方便有序，而且再次查阅时即使年份不详，只需要关键词查找，然后打印即可，档案人员也不需要再在成堆的档案中逐一翻阅查找，节省时间，提高工作效率。

三、实现办公室文书档案管理电子化的障碍

办公室文书档案的电子化建设是一项长期任务，随着医院发展及办公自动化水平的不断提高，越来越需要档案管理摆脱现有传统方式，利用材料提交系统、文件管理系统、数据库管理系统等应用软件及计算机自带的关键词查找功能等实现档案的收集、管理、归档、查询的规范化管理，建立全面的档案数据库，但在实现电子化的过程中还面临着许多阻碍，这主要涉及到主管文书档案人员专业素质、人力物力财力以及档案存储安全等问题。

（一）主管文书档案人员的专业素养与计算机应用水平无法满足档案电子化后的要求。特别是年长者，他们的专业水平毋庸置疑，在长期的办公室工作中也已形成一套自己的档案管理方式，不过对计算机技术的应用尚难以熟练掌握，在心理上甚至排斥，不愿改变现有状态，而年轻的办公室人员虽然可以熟练应用计算机技术但在专业素养上又有所欠缺，无法将纸质档案与电子档案合理地融合归纳。

（二）初始的人力物力财力支出大。在电子档案建立之初，首先必须对办公室人员进行相关的技术培训，并随着技术的更新需要M行定期的相关知识培训，其次上网络系统、信息管理系统等都需要大量的资金投入，而后期的软件细节规范化和软件升级等都需要相关人员跟进服务。

（三）档案电子化后，由于存储设备易破坏，文件安全问题必须予以重视。一旦计算机出现故障，就可能造成系统无法工作，丢失部分资料，与此同时设备的更新也为电子档案的长久保管带来困难，特别是有时文件在，但读取设备损坏，便无法获取文件。

四、实现办公室文书档案电子化的对策

办公室电子文件档案建设比纸质文件整理的技术性要求更高、工作更细致。在做好纸质档案的整理、分类、归档之外，办公室人员在进行电子档案的建立时，必须熟练掌握电子档案的数据化系统，通过不定期的培训与交流，取长补短，结合本医院的实际，结合数据化系统与纸质档案的分类标准，对全部文件进行分类划分，集中处理，此外计算机安全的维护，亦必须制定一套科学合理的管理制度，这就要求：

（一）工作中懂得思变。就以我院办公室为例，今年以来我们以三级评审为契机，办公室工作开始实行精细化管理、电子化办公，坚持写每日工作日记，以详细记录办公室日常工作及明日计划，对于上级发文与本院发文实行电子目录登记与纸质版登记双管齐下，并将上级发文按QQ通知与邮箱通知分类存放以备相关科室查询，对于本院发文按发文科室分类存放，并利用一年时间将我院建院以来的60年档案进行了电子目录的整理，办公室、档案室各存一份，从而有效地保证文件完整性、工作系统性，文件查询更便捷。

（二）加快文书档案信息化、网络化的步伐，争取领导在人力物力财力方面的最大支持。实现部分档案资源在内部局域网资源共享，通过建立web为基础的服务体系，将分散的档案信息资源连接起来，开发利用丰富的档案信息资源，以快速、安全、可靠的途径提供服务，适时与院内外相关机构进行交流与合作，为院内职工提供更便捷的信息渠道，最大限度体现电子档案价值；此外，还需要做好各科室的档案归档意识，加强宣传，由下而上转变思维，争取医院领导支持，使相关科室充分认识和了解档案的重要性，主动配合办公室人员做好医院档案材料的收集归档工作，尤其是电子资料，及时通过扫描、照相等信息化手段，实现纸质档案和照片、实物档案的数字化处理后，以电子文件的形式进行收藏、管理和使用，既可有效保护原件，更有利于档案信息资源的整合和共享，让领导看到电子档案更规范更便捷更有利用价值，从而争取最大限度的人力物力财力支持。

（三）实现办公室工作人员队伍年轻化，转变旧思维观念，树立新的管理理念，推进办公室工作电子化进程。办公室人员是档案工作的直接推动者，他们能否认可并熟练掌握电子档案，关系档案电子化能否顺利进行，所以对办公室工作队伍应该逐步年轻化，增添新血液，在职称晋升方面建立激励机制，实现文书档案管理理念的创新、管理流程的规范、管理团队的重组以及管理手段的革新，实现文书档案管理的网络化、电子化、信息化。

（四）完善安全制度，做好办公室电子档案的存储、维护工作。建立档案信息网络和信息安全管理制度，对档案计算机要专管专用，及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，对档案上传、下载的安全等级和访问权限进行安全设置，对移动存储安装严格把关，定期检测系统，多重加密备份，对于整理的电子文件在不同磁盘中各保存一份；对于保存文件的计算机要及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中的安全、稳定，此外，对电子文件和计算机设备的保管设施和环境也要严格按照档案保管要求选择，预防计算机突然损害造成的电子文档无法修护。

五、Y语

综上所述，随着我国医疗卫生事业的发展和医院信息化的迅速发展，医院办公室文书档案走向电子化是必然趋势，对医院文书档案的电子化建设需要我们积极分析现阶段存在的问题及困难，努力寻求解决方法，重视人的因素，亦要加快办公室管理理念创新，提高对电子文书数据化系统的应用能力，从而尽快实现医院文书档案管理的电子化、现代化。

【参考文献】

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[3]张文兴，李林波，王晓丽.加强医药电子档案管理的对策探讨.中国医学装备，2009（12）.

[4]李丽芳.现代医院档案建设与管理的发展趋势和方向.管理科学，2011（100）.

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1.1“条”“块”分割问题。

在我国现行的档案事业管理体制下，上下贯通的相关专业系统、部门构成“条”，按“条”管理就是按专业工作系统对档案工作进行管理；各级行政区域，即横向的自上而下划分的行政区域和领导关系构成“块”，每个划定的行政区域内的档案工作由该区域的档案行政管理部门管理。我国现行档案事业管理体制明确规定了“条”“、块”结合的管理制度，把“条”、“块”分别管理的制度有机的结合起来，可以扬长避短，形成档案工作的管理优势。但是，在实际工作中却出现了一些问题：权力、信息沿纵横两条路线传递，造成同一管理空间条块重叠交错，分割严重。同时，条条有利于强化中央通过所属职能部门对地方的领导，计划体制下的“条”、“块”关系是指反映中央与地方的关系，中央集权与放权往往通过“条”、“块”关系体现出来，中央对地方的收权与放权也必然会造成政府职能部门稳定性的破坏。

1.2“统一领导、分级管理”与条条之间的冲突问题。

“统一领导、分级管理”原则意味着各级档案管理机构分别对各级部门形成的档案进行集中管理，“条条”则是按照专业对档案进行管理，这样就意味着专业档案从综合档案中分离出来，单独对档案惊醒集中管理，形成了集中大背景下的分散状况。而且，有一些地方档案行政管理部门在没有与专业主管部门协商的情况下制定、与专业或行业实际情况想脱离的办法、规定等；还有的专业、行业组织拒绝接受当地档案专业主管部门的档案业务活动，甚至不告知档案行政管理部门，以致“条”、“块”关系弄的很僵。

1.3档案馆各自为政的现象。

自1949年建国以来，我国的档案馆数量繁多，种类五花八门，各种各样的档案馆如雨后春笋，纷纷建立，包括综合性档案馆、企业档案馆等。这些档案馆虽然数量多、种类杂，但是有一些档案馆并没有纳入我国档案馆建设的规划之中，甚至有一些档案馆的建立并没有的到政府的批准，有的档案馆也只是由档案室换了个名字而来。还有一些档案馆的建立的原因仅仅是由于不想移交本部门的档案。这些档案馆之间缺少联系，甚至为了争抢档案形成恶性竞争，所以更谈不上资源共享，形成合力，发挥我国档案馆的整体优势。中央级的档案馆与省级的档案馆之间也尚未形成完整的有规划的档案馆网，对全国的档案资源管理没有一个整体的全局意识。

1.4“局馆合一”体制存在的问题。

按照1993年的机构改革目标，我国实行了“局馆合一”的档案事业管理体制，这种体制在当时来看，实现了“转变职能、理顺关系、精兵简政和提高效率”的目标，但是随着社会主义市场经济的不断深化和国家各项体制的改革，“局馆合一”体制也暴露了越来越多的问题。“局馆合一”导致了档案行政管理部门与档案馆的编制不清楚、定性不明确，而且还导致了两个机构职能的弱化，混淆了档案行政管理部门与档案馆的工作职责。一方面，档案局的行政管理职能弱化。我国《档案法》规定了我国档案行政管理机构是执法主体，但是“局馆合一”体制实行之后的机构的执法权威受到了质疑，因为合并以后的机构为政府直属事业机构，因此在执法时给人名不正言不顺的感觉；另一方面，档案馆的事业单位职能弱化。由于在一般情况下，行政单位的社会地位比事业单位要高一点，单位工作人员的待遇也比事业单位优越，因此，合并后的机构工作人员便会努力争取公务员或参照公务员进行管理，这就必然导致了档案馆职能的行政化，加剧了档案馆事业单位的行政化倾向，在干部的任免上不利于选拔档案专业化人才，这样就严重的扭曲了档案馆的事业功能，阻碍了档案馆自身的发展，并且弱化了其自身的事业职能。

2我国档案事业管理体制改革的思路

2.1我国档案事业管理体制改革的基本方向。

（1）市场化。

市场化是我国各项体制改革的大方向，也是世界各国公共行政改革的基本趋势。当然我国档案事业管理体制的改革也应该遵循市场化这一方向。市场化主要包括两种趋势：第一种是把原来由政府承担的一部分公共事业交给市场来掌控和调节：第二种在政府管理中引入更多的私人企业中的有效的管理方法。这里我国档案事业管理体制改革所要遵循的商场化方向主要是指第二种。在信息时代，我国档案机构与私人企业一样面临着各种各样的挑战，如果档案机构不改变官僚化组织的这一形象以及官僚化的管理方式，终将无法适应社会主义市场经济的发展。戴维•奥斯明提出“政府改造”这一概念，他认为，必须把市场中自由竞争的文化带到政府部门中来提高政府的工作效率。同样“，政府改造”这一概念同样适用于档案机构。

（2）现代化。

在信息部门的领导下，档案部门应当以崭新的精神面貌为国家服务。应当将更多的现代技术运用到档案工作中来，改变传统的档案工作方式和管理模式。如果档案工作不能很好地为社会服务，那么档案工作就不会受到社会和国家的重视，从而恶性循环，档案工作就不能取得长足的进步。过去的老式档案管理机构就是很好的例子。随着社会的高速发展，我们档案工作应该以一个开放的状态来取代传统的封闭状态，从而提高档案事业再社会各项事业中的地位，促进档案事业的快速发展。

2.2我国档案事业管理体制改革的具体思路。

（1）转变行政职能。

行政职能是是国家职能的具体执行和体现，是行政机关在管理活动中的基本职责，立法机关监督行政职能的行使。把原来由政府承担的部分微观管理职能转交给市场来调节，带来了包括档案行政管理职能在内的不同程度的变化。不少国家档案行政管理部门的行政、计划等管理手段逐步弱化，法律、宣传、经济、教育等管理手段逐步强化。尽管我国大部分档案中介组织与档案行政管理主体之间关系仍然过于密切，但是行政管理部门将部分微观管理的职能转交给档案中介组织，这说明市场化也是适用我国档案事业管理体制改革的。

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中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1002-4107（2013）08-0089-02

经过计算机处理的档案所呈现出的文件形态就是电子档案，电子档案不仅具有二进制数字计算的信息处理方式，还具有整合信息资源的能力，同时还表现出管理学生档案的能力和特色。电子档案在数字化处理信息时，超越了传统的管理纸质文件方式，把档案内容如图像、文字、数字等编写成信息符号，进行信息融合，形成学生档案信息的要素，从而使档案信息不仅能提供单一性查询，还具有管理能力，即进行个性化记录和信息共享能力。电子档案在国内外档案机构和企事业单位专项管理中早有运用，新时期，我国高职院校引入电子档案管理系统，不仅是高职院校教学改革的需要，也是文件数字化管理的必然要求。

一、高职院校电子档案管理存在的弊端

（一）管理方式封闭，缺乏共享观念

各高职院校在各自的档案管理上仍以封闭式管理为主，缺乏档案信息资源的共享和沟通管理观念。基于此，电子档案信息资源的建设属性没有得到充分发挥，仍然处在形式转变或被忽略的误区中，一方面造成信息资源流失现象严重，另一方面造成信息资源存档重复，浪费资源现象严重。

（二）技术差异，成为资源共享的障碍

领导重视程度的不同，各高职院校电子档案管理水平也随之不同。有技术支持的档案信息资源建设，可以直接与企业进行技术签约并共同开发；而没有经费或缺乏技术支持的高职院校档案管理的状况会怎样我们可想而知。因此，各个高职院校的电子档案整合管理的实现必须有后台技术的大力支持，而技术水平的差异，造成校际之间的技术对接的难度。目前各高职院校存在的信息孤立现象尚未弥合，造成校际间的信息无法链接，难以实现电子档案的整合。

（三）割据管理，无法满足社会需求

高职院校的学生和教师在参与社会各项活动中，他们所涉及的出国、推荐、评奖等方方面面，无不需要母校给予档案资料的提供。而高职院校档案资源的割据性、独立性和分散管理，尽管已经实行电子档案管理，但仍不能使用户的社会需求得以满足。例如，高职院校学生的成绩档案，在学生参与就业、留学、考研等方面可以通过信息查询而提供真伪证明的价值和依据，其应用频率极高。

二、高职院校电子档案整合管理的现实意义

2003年7月28日，国家档案局的第6号令《电子公文归档管理暂行办法》中，对电子公文归档管理工作的实施办法和基本条例规定的非常明确，阐述了档案数据库和电子公文录入与共享的合理前提。《中华人民共和国电子签名法》于2005年4月1日正式颁布实施，突破性地阐述了电子签名的法律效力，并提出了电子档案管理的改革依据。因此，在政策的指导下，新时期加大电子档案整合力度，实现信息资源广泛共享。

（一）电子档案的整合管理是档案信息安全的保证

在高职院校成绩录入系统和学分制选课系统中引入互联网技术，为学生成绩档案的电子管理创造了得天独厚的条件。考试前由教务员把学生进行门类划分，划分标准是选修课、基础课和必修课等，然后通过后台录入各门课程的基本信息，考试后，任课教师经批卷获得成绩数据。在成绩提交存档之前，由教务员――教务管理终端来制定限制更改的权限，来限制教师和学生更改成绩，从而确保学生成绩档案保存的真实性和客观性。

（二）电子档案的整合管理是推动信息资源共享的重要前提

使用档案是档案管理和保存的最终目的。各高职院校由于存在技术上的差异，所以各校的电子档案数据库的保存形态各不相同，如大多处于全文数据库、条目数据库和多媒体数据库三种形态，从而造成院校间对接难，用户的社会需求服务难以满足。新时期，电子档案要实现整合管理，可以建立档案联盟委员会，各高职院校间的电子档案管理进行统一调配，实现统一的技术，优化信息资源，从而提高高职院校电子档案的服务能力和利用率，推动信息资源共享。

（三）电子档案的整合管理有利于提高档案教育与培训的针对性

各高职院校培养的档案人员就业以后，在岗的档案人员培训大多培养教育各单位的骨干群体。由于各高职院校档案管理人员的实际管理能力和学历水平存在差异，其培训层次和内容往往无法完全满足档案人员的不同需求。然而电子档案整合管理后，档案管理人员的岗位、学历背景、工龄的差异就清楚的呈现在我们面前，这样，档案培训机构在确立培训方式和培训选题时就更具有针对性，从而使档案人员的客户应对服务能力提高，提升电子档案管理的管理水平。

（四）电子档案的整合管理有利于档案的开放利用

档案保管的核心和根本目的就是利用。要实现档案信息资源的合理共享和有效配置，最有效的做法就是实现高职院校档案信息资源的网络化建设。当前各高职院校档案馆都存在各自为政现象，数据库标准化程度低、规模小、不规范、又缺乏整体性，其利用率受到严重影响。当前高职院校档案馆建立的数据库多数是条目数据库，极其缺少多媒体数据库和全文数据库，用户的个性化需求无法满足。

三、高职院校电子档案整合管理的路径

当下，纵观国内外档案管理的先进经验，档案管理的信息化模式不外乎分散和集中两种管理模式。我们当前主张的整合管理类似于集中管理模式，整合管理对电子档案的负载形式不做任何要求，只对电子档案的数据标准和形态做要求，电子信息资源的联系是通过档案机构的控制和组织能力来实现[1]。美国一直以来以运行集中式电子档案管理为主，美国政府将州政府与中央政府之间的关联数据运用集中式管理的方式来整合，然后通过保管、归档的方式建立数据源并统一口径，建立直观形象的搜索引擎供社会用户使用，实现灵活多样的个性化档案服务。

（一）构建档案协调管理机构，实现电子档案整合管理

电子档案实现整合，就要在各高职院校间建立关联，然而要实现服务能力的社会化，并非是某个院校能解决的问题。究其原因，必须由教育主管部门方能解决这个问题，授权一个能制定政策、调配资源、协调院校的永久管理机构。具体实施办法是，由教育部下达指示，各高职院校响应组建成员机构，重点院校建立永久组织机构，促进高职院校网络服务和电子档案资源体系的构建。依据我国高职院校当前情形，具有档案专业学位授权和教育的高职院校，不仅能进行档案培训，还能召开和承办档案会议，这种具有资深调动和协调能力的院校应成为电子档案整合管理的中心，应以此为基础，构建权益和职能明晰的各级档案管理机构。

（二）加强技术研发，构建电子档案整合管理系统

电子档案管理系统是一种计算机网络系统，其功能是具有接收电子文件归档、变动通知档案、组卷整理、电子查阅复制、档案检索编目。能自主使用的多元化的电子档案管理系统，其技术水平必须是较强的。电子档案管理系统一般由多个互相联系的子系统构成，在其数字化过程中还包含知识产权保护、文件的格式标准等问题，并综合运用文字识别技术、计算机网络技术、档案管理技术[2]。高职院校应依托计算机网络与本校校园网连接，架构高职院校电子档案局域网，对外部和内部数据库实施全面管理；并加大技术研发力度，构建高职院校档案信息交流平台――电子档案管理系统，实现收集、整理、统计和利用电子档案，其系统技术包括档案文件存储格式兼容技术、OCR 实现技术，海量数据储存技术、加密技术、数据安全和数据呈现技术。

（三）树立社会化服务理念，实现电子档案整合管理

要从档案的内涵上真正明确电子档案的服务方向和价值，信息资源自身优势是确保电子档案集中管理的重要条件，从高职院校在科研和教学中应用电子档案的过程中体会到电子档案的作用和价值，由此把高职院校档案管理传统思维打破。传统上认为，高职院校档案的作用是在学生就业、离校和调动单位等方面时需要查询使用证明，然而，实际上，在知识产权认证和各类公用文书等方面的使用与归档，对科学研究和教学上的辅助作用是很大的。现在以职业院校为例，师生的发明和科研经由国家的质量标准认证以后，往往形成书面的证明材料就马上归档，其他教师即使在同一个学校如果联系不密切是无法知道这个信息的。各高职院校教师的科研成果、教学改革、课题方面大多都是如此，所有取得的科研和教学成果都会在各自院校的档案管理数据系统中孤立保存，这些成果对社会普通用户来说是无法使用和调用的，也不利于相同领域科研、教学的交流和提高，这就为电子档案集中管理提出了迫切要求。为此，高职院校应树立社会化服务理念，建立校园网，实现电子档案的整合集中管理[3]。

（四）加大经费投入，提高电子档案系统安全防护能力

档案在进行数字化、电子化的过程中，来自互联网的安全问题很多，不光是高职院校的成绩档案，只要有网络共享和信息服务的行为产生，就会有非正规渠道获取信息的行为出现。可以建立对抗病毒入侵的防火墙、对教务网络、软件和数据库进行加密，采取系统跟踪维护和计算机系统杀毒来进行安全防护，但这些都是目前高职院校在电子档案管理上十分缺失的。在档案管理中，高职院校应加大经费投入，确保档案系统的安全防护，由此引发我们对高职院校档案管理工作是否重视的思考，高职院校的教学和科研的确重要，经费开支自然向教学和科研开绿灯，而学生成绩档案与教学、科研关系密切，也是一个重要环节。因此，高职院校应充分考虑教学和管理的结构平衡，加强电子档案系统的安全管理，提高系统防护能力。

参考文献：

篇12

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2013）

随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，在信息化条件下如何改进档案管理工作是档案工作者面临的新课题。目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。

一、电子信息档案管理中提前避免风险的措施

提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：

1．积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。

2．制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。

3．及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。

4．及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。

二、电子信息档案管理中缓解风险的措施

电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解？目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案；后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。

三、电子信息档案管理做好分散风险的措施

在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。

四、电子信息档案管理评估风险的措施

当风险来临后，企业最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。

简而言之，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，积极制定风险防范办法，使电子信息档案的管理水平得以提高，这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。

参 考 文 献

[1]冯惠玲．论电子文件的风险管理[J]．档案学通讯．2005（3）：8～11

[2]王兆新，裘洁．浅议电子文件信息的安全与保密[J]．浙江档案．2004（1）：36～37