档案管理概述范文

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（一）电子档案信息管理是提升档案责任意识的有效途径。具备高度的责任意识才能胜任企业电子档案管理工作，才能使档案信息真正成为企业发展过程中的重要角色。因此，提升档案责任意识首先要从档案信息的真实性抓起，坚决杜绝虚假档案信息的出现。如此，才能使档案管理人员牢记自己的工作职责，权衡好自身行为与工作的关系。一旦对虚假档案信息进行及时的治理，工作人员的责任意识必然得到有效提升。

（二）电子档案信息管理是提升档案工作质量的强大动力。档案工作往往与企业的人事、财产、薪酬、文件等等发生密切的联系。档案管理人员的职业操守必须过硬，才能更好的保障工作质量目标。否则，他们在工作中背离目标，甚至形成不健康不正确的工作观念，容易导致工作行为上的违法违纪。可见，高度重视档案信息管理，能够自很大程度上保障档案工作质量，使档案工作更好的跟紧企业发展目标，形成正确的工作方向。

（三）电子档案信息管理是提升人员协作意识的绿色通道。企业各个部门工作人员的管理都需要档案管理工作的保障。因此，科学高效的档案信息管理可以有效避免很多部门的工作上的失误。毕竟，在企业发展过程中，档案管理部门不可能“关起门来过日子”，反而与其他部门会发生各种工作上的联系。同时，档案部门内部工作也需要协作才能更好的完成工作目标，从而提升整体工作的效率。可见，电子档案信息管理能够使其他部门更加信任档案管理部门，也利于培养部门内部的团结协作意识。

二、电子档案管理的原则

企业电子档案管理不是意见容易的事情，而是关系到很多细节问题，因此，必须遵循一些原则，促使档案管理具备一个正确的方向，从而在整体上保证档案管理的效果和质量。

（一）真实性原则。企业发展过程中形成的各种有益信息都应当以真实客观的状态加以保存，而不应出现虚假信息，否则，会贻误企业发展的进程。因此，电子档案信息一定要实现真实性，通过真实性的信息来反映企业的成长、发展及工作效果。可见，信息的真实性是档案管理的首要原则，缺乏了真实性，档案管理便丧失了管理的基础和意义。

（二）及时性原则。及时性原则主要针对档案信息形成后的归档阶段而言。一旦具有较高价值的档案信息形成后，就要通过及时的归档加以保存，以备企业发展需要加以随时的调取，为企业提供有益的参考。一旦归档不及时，信息形成后的流程就是就此搁浅，不利于档案管理的整体效果，因此，我们必须对档案管理的及时性加以重视。

三、企业电子档案管理的有效措施

企业电子档案管理意义重大，我们在遵循相应的原则基础之上，还要针对电子档案管理采取必要可行的措施，保障电子档案信息的管理效果，使档案信息的作用发挥的更加充分。

（一）严格把握归档关，确保档案信息的真实性。档案信息的归档是非常关键的阶段，因此，一旦归档，档案信息就会被保持起来，以备日后工作中随时调取利用。因此，在归档阶段，对于档案信息的真实性、保存形式、电子文件格式、文件内容等等方面东欧要进行细致入微的检查，避免因细节问题给档案归档工作带来不必要的困扰。同时，工作人员要对档案信息的内容加以阅读，尽量加深印象，一旦需要通过内容定位档案信息时，可能会有较大的帮助。

（二）建立各种管理系统，保障档案信息的利用价值1、要建立统一的网络体系。在现实工作中，可能存在办公自动化系统与档案管理系统无法实现兼容的现象，从而无法形成网络体系，一些软件的数据无法及时实现互相转换，为文件归档造成麻烦。因此，建立统一的体系，强化信息提供者与接收者之间的协作意识，是信息符合传输要求，并强化工作人员的计算机网络知识，使网络体系逐步确立。2、建立完善档案保密机制。这就要求，档案管理人员要认真负责，坚决杜绝档案信息泄漏的行为，一旦信息泄漏，就会被外界熟知或利用，企业的档案信息成果就会变得毫无价值，很多工作的努力结果就会被浪费。因此，管理人员要针对档案信息的安全防护、密级设定标准及及时维护等方面做足文章。

（三）及时更新硬件设备设施，为信息管理工作提供支持。单位要腾出一定的资金来为企业电子档案信息管理工作提供硬件设备设施方面的保障。同时，在需要资金投入时，确保资金投入及时，力度到位。当然，还要对资金运行情况进行全面的跟踪核查，坚决杜绝职务违法犯罪行为的出现。如此，硬件设备设施更新的资金有所保障，企业电子档案信息管理工作才能朝向预期目标推进。

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中图分类号：G264 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）18-0349-01

一、理解人事档案管理的内涵

人事档案管理，是人事管理工作的一项重要内容。人事档案的管理者，既不能单纯地理解为人员的一些就职的基本信息做好记录，更不能理解为特别复杂、琐碎的人事管理工作。其实，所谓人事档案管理，广义来讲，就是将人事档案的收集、整理、鉴定、统计、保管和提供利用的平台。这个平台是一个整合完善的过程，需要不停的补充新的内容。同时，人事档案管理者，还要在今后的日常工作中，随时随地对工作人员的实际工作情况进行考核，当然，这里面也包括业绩效益、奖惩情况和德才表现等，以此作为以后人事调动的根本依据。

不难发现，人事档案管理，涵盖了材料归档制度；材料统计制度，材料转递制度，材料检查核对制度，材料保卫保密制度等内容。

二、信息化建设的深远意义

（1）充分地发挥人才优势，实现效益最大化

作为一个，选人用人是一门很深的大学问，员工在没有好坏之分，更没有高低之别，存在的只有适合与不适合。身为的管理者，就像教学中的“因材施教”一样，充分发挥人力资源的串通优势，关键在于鼓励员工找到自己的长处，找到属于他们自己的岗位。要想达到这些内容，就必须参考一定的材料信息，而的人事档案管理信息化建设，就可以满足这个要求，提供这方面的相关依据，实现员工的效益最大化。当然，的人事调动更需要参考人事档案管理，只有这样，才能选拔出真正有能力的人，也更会让员工心悦诚服。

（2）能够调动员工的积极性

要想提高的经济效益的，很大程度上取决于员工再日常工作中国的状态、归属感和积极性。要想让员工保持良好的精神风貌，就需要设置一定奖罚机制。这个奖罚机制的实施，最关键的地方就是的人事档案记录的管理。只要加强信息化的建设，就能更加科学地记录员工的奖罚情况和绩效考核，并且以保密或者公开公示的形式让员工知道，并安于接受。员工通过自己和别人的绩效对比，无形中心里就有一定的压力，有了压力，才会转变成前进的动力。同时，通过人事档案管理信息化建设，就可以充分调动员工的工作积极性，充分发挥激励的作用。与此同时，良好的经济效益自然就会产生。

（3）提高档案管理的效率

在日常的工作中，传统意义上的人事档案管理，很难适应当前信息时代的不断变化。工作不能落后，所以要加强的人事档案管理信息化建设。正因为以前的档案管理管理落后，没有像现在的信息技术提供全面支持，一方面导致了其档案管理的效率低下，质量不高，不能及时地更新；另一方面，由于传统意义上的档案管理，都是通过人工来实行操作的，苦于认识有限，很多单位往往只是做到了表面文章，即仅仅只是记录，很少整理，更没有专业的人来对此进行分析、对比，归档。当然，管理者，也很容易疏忽人事档案管理的重要作用，正是由于多方面的原因，导致没能充分地发挥人事档案管理的作用。

三、当前存在的一些问题

（1）人事档案管理的模式过于单一

在一些单位中，虽然管理者已经认识到了人事管理信息化建设的重要性，也积极组织员工进行信息化建设，但由于管理的模式过于单一，缺少创新性，更没有根据自身的情况来进行量体裁衣。当前，我国的个别虽然运用了先进的信息化技术，但却没能建设处统一的人事管理系统。所为的信息化管理，也仅是跟个部门内部的合作，并且与职工层次的多样性很难适应，更不要所相得益彰。有些的部门众多，每个科室都有自己的人事档案管理，但没有统一的模式，更没有专门的人事管理部门来打理。这样的情况，既容易造成混乱，降低效率，还容易诱发不公，不能为员工心悦诚服。

（2）不够灵活，太过僵硬化

人事档案管理工作，归根结底还是要为的经济效益和社会效益服务的。相比之下，市场经济活动往往比较多变、灵活，这就需要的人正确决策，做出恰当的人事安排提供依据。

理想很丰满，现实却很骨干。个别的人事档案管理与灵活的用人制度并不是特别适应，不但不能为的用人提供必要的参考依据，甚至有时还因为其僵硬的档案管理制度，拖了的后腿，从而进一步影响了的用人制度和管理制度。在有些单位，因为要临时地调用某一部门的一名员工，但是由于人事档案管理要通过繁琐的登记、审查等步骤，双方都嫌麻烦，结果也没征调成功。

（3）内容还不够丰富

在日常的工作中，人事档案管理工作的负责人，心理很清楚加强人事档案管理信息化建设的重要性，也组织本单位的员工积极进行建设，但是，一阵风似的普及，追求到的只是一个形式。老话说的好，画虎画皮难画骨，他们虽然开展了信息化建设，但没有丰富档案管理的内容，记录、整理的信息内容大多照本宣科，成分单一，很难得出合理的结果，参考价值并不是太大，甚至有的就直接按照别的的档案管理模式来进行，没有自身的特色，还容易落下东施效颦的把柄。

四、人事档案管理信息化建设的推进探索

（1）需要引进一批高素质的人事档案管理者

要想建立健全科学合理的信息化人事档案管理系统，就需要引进一批有高素质的人事档案管理者。人才在市场经济中发挥着至关重要的作用，在现代化程度较高的今天，人事档案管理者，同时也要求引进高素质的现代人才，才会加快推进信息化建设。

（2）提高档案的使用价值

之所以需要建设人事档案管理信息化系统，就是为了充分利用档案的价值体系，来实现经济效益的稳步提高。与此同时，提高档案的利用价值，也能真正地发挥档案的关键作用，更能加快人事档案管理信息化系统的建设进程。

（3）要增强服务水平

档案管理工作者，要充分利用信息技术的作用，提高人事档案的信息服务水平，同时还要建立人事档案的网络化管理模式，通过不断的改革与创新形式，不断加强人事档案的信息服务，确保的运营步入健康的轨道。

参考文献：

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DOI:10.14051/ki.xdyy.2015.24.180

1镇巴县退耕还林基本概况

退耕还林工程从1999年10月启动实施，到2014年底，累计完成退耕还林34187hm2，其中惠民工程退耕地还林还草14793hm2，荒山荒地造林12633hm2、封山育林1800hm2、补植补造4960hm2，任务完成率100%、成活率99%、保存率100%。2003年，正式被列为全国退耕还林工程试点示范县，退耕还林工程在全县21个乡镇、222个行政村、54000多户农户中实施。县乡镇都建有退耕还林档案室，均有专人管理。退耕还林工程实施15年来，县级档案室共形成退耕还林工程营造林作业设计档案45卷：其中退耕地退耕还林还草作业设计档案9卷、宜林地荒山荒地造林作业设计档案15卷、封山育林作业设计8卷、补植补造实施方案、作业设计共计13卷。退耕还林到户作业设计表册共计68卷，累计完成兑现资料原政策和完善政策400多卷。

2退耕还林档案管理的重要性

退耕还林工程是一项参建单位多、涉及面广、群众参与面广、建设周期长、政策性强、兑现时间长和操作难度大的社会系统工程，工程实施过程中形成大量的文件材料，工程规划、实施方案、各镇作业设计、检查验收报告、面积计算表、验收表、分户建卡花名册等相关资料繁多，因此，退耕还林工程档案管理工作是退耕还林工程建设中一项十分重要的基础工作。退耕还林档案是退耕还还林工程管理的重要内容，是在退耕还林工程建设实施中形成的各种原始资料，它是工程检查验收和国家兑现的直接依据，是工程式管理工作有序开展的基础，也是工程建设项目取得的直接成果。

3退耕还林档案的分类

3.1综合类

（1）政策性文件。包括退耕还林工程启动，实施过程中形成的文件材料，上级下达任务计划通知、报告，批复等。（2）会议文件。包括领导讲话材料、决议、纪要、通知、报告、重要影像资料等。（3）检查材料。包括上级领导检查工作时形成的材料、阶段性验收材料、自查材料等。

3.2工程建设类

上级任务指标下达文件；工程计划实施方案、作业设计、报告、批复；作业设计形成的镇村林地规划地图和表册；林地工程建设要求的附属设施；林地规划类的公告、看管协议等宣传资料、重要的影像资料等；工程实施所形成的招投标文件材料、苗木采购资料、资金调配等；实施、检查、验收等形成的文件材料。

3.3惠民工程类

上级资金下达文件；各镇所形成的兑现文件材料、兑现表册资料、变更情况报告。

3.4纠纷调处类

群众来信来访材料；纠纷调处记录；纠纷调处意见，调查、取证、协议、结果；上级部门批转的纠纷材料。

4退耕还林档案的管理

4.1建章立制

制定退耕还林档案的收集，保管和利用的规范化制度，建立健全库房管理制度、档案查阅制度以及管理人员工作职责等一系列规章制度，做到管好人、办好事，为档案的永久保存和利用提供有效的制度保障机制。

4.2规范退耕还林工程中建设工程卷的收集和整理

退耕还林工程卷按程序收集和整理持续时间较长，从计划下达、规划、实施方案、作业设计、工程施工、竣工检查验收、后期管护等程序需2～3年才能完成。建立退耕还林工程档案，需使用符合国家标准的档案盒，以工程项目为单位分开整理，按工程专卷编制案卷目录。

4.3完善设施设备

档案作为重要的历史依据，对档案管理必须严要求，建立专用档案库房和专用档案柜，采取各种防范措施来做好防火、防潮、防污染、防鼠、防虫、防高温、防盗等工作，确保退耕还林档案的安全。

4.4档案的社会服务

档案管理作为原始依据为人们的生产、生活服务。档案借阅要对借阅人员身份证明认真核实登记，并对归还的退耕还林档案在借阅者面前进行认真查验，发现案卷有被拆，卷内文件有被抽取、涂改、勾划、污损的应及时向上级汇报，追究借阅者的法律责任。

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一、人事档案管理发展信息化建设的意义

在人类进化和发展的长河中，档案记录和管理工作有着非常悠久的历史，而档案的记录媒介也已经由古代的石刻、竹简等慢慢转变为近代的纸张，而这种演变不仅体现了人类文明的发展和进步，同时也显示出了历史发展的必然趋势；因此，在互联网信息技术高度发达的今天，我们同样也需要在人事档案的管理中大胆的引入信息技术，从而有效提高当代人事档案管理的效率和水平。

结合现代社会和经济环境，可以看出发展人事档案信息化建设的意义主要分为理论和现实意义两个方面：首先，深化人事档案管理的信息化技术改革和建设工作不仅是社会科技发展的根本趋势，还是实现我国档案管理达到国际先进水平的必要条件，同时更是我国未来人事档案管理行业发展的重要基础；其次，人事档案信息化建设还可以有效提升档案管理的水平和效率，同时通过科学的档案管理还能够让个人档案更为直观和明朗，从而能够在人事管理中真正达到人尽其才的效果，进而对维护社会的稳定发展有着重要的现实意义。

二、人事档案管理信息化建设的制约因素分析

在档案管理信息化建设中往往存在着诸多制约因素，以下将针对现阶段我国人事档案管理信息化建设的主要制约因素进行分析和探讨：

1、人事档案管理信息化建设发展不均

由于资金等因素的制约和限制，许多企业或地区的人事档案信息化建设工作几乎为零，甚至许多企业或地区由于初期认识不足而忽略了人事档案管理部门人才的培养和发展工作，从而导致档案管理部门不仅出现人员不足的现象，甚至有些地区档案管理部门的生存和发展都受到严重的制约，而这些因素也导致其档案信息化建设水平相对落后，而难以与其他地区或企业形成良好的对接，从而制约档案管理信息化建设工作的开展。

3、信息化建设成本较高

软硬件设施作为实现人事档案管理信息化建设的根本，其发展水平的高低将直接影响到档案管理信息化建设的成败，而现阶段绝大多数企业或地区档案管理部门的信息化建设工作仍处于起步阶段，其软硬件设施的建设和配置也同样需要庞大的资金支持，而这不仅给档案管理部门带来了强大的压力，同时也给信息化建设的周期和水平带来了严重的制约。

4、档案信息安全形式严峻

档案作为一个人最重要的私人信息，如果发生窃取或非法利用，往往会给所有者带来严重的后果，因此档案的安全性也也是档案管理的重要环节；然而，在现阶段由于档案管理部门的软硬件设施的仍处于建设阶段，而这也很容易让黑客有可乘之机，其通过非法入侵档案管理部门数据库而造成档案信息的泄密或损毁也将会给档案信息化建设带来毁灭性的灾难。

三、人事档案管理发展信息化建设对策

通过对上述制约因素的分析，可知在人事档案管理信息化建设的道路中仍需要注意许多问题，而在实际建设中采取合理的方案和对策也显得尤为重要：

1、加强信息化建设的投资力度

档案管理信息化建设的基础在于软硬件设施的建设，而这些设施的建设离不开资金的支持，因此，相关部门应当充分认识到档案管理信息化建设的重要性和意义，并加大信息化建设的投资力度，从而让档案管理系统能够得到良好的发展，进而为企业和地区的发展带来长久的利益和支持。

2、加强专业人才培养力度

人才作为21世纪最宝贵的财富，在进行人事档案信息化建设中同样也需要大量高素质的专业型人才，而这同样也是信息时展的必然趋势；因此，人事档案管理部门也应当在对现有员工进行培训和提高的同时，加强对专业型和复合型人才的培养和招募力度，从而为人事档案管理信息化建设事业培养出一只高品质的生力军。

3、完善档案信息化管理的安全系统

一方面，人事档案管理部门应当加强对档案信息安全的重视程度，加强系统操作人员的监管和教育以及操作权限的控制，从而防止内部n案信息发生泄漏；另一方面，档案管理部门还应当加强档案安全系统的建设，并对电子档案信息进行有效的加密和备份工作，从而有效杜绝档案信息发生泄漏的情况。

四、总结与展望

总之，21世纪作为信息化时代，人类几乎每一项生命生产活动都离不开信息的交流和传递，而互联网信息技术作为这些信息的重要传输纽带，它不仅扮演了连接人与人之间信息交流的纽带，同时还对重要事件或信息起到了记录和存储的作用，而档案作为一个人发展和成长中的重要信息，在对其进行传统的纸质化记录和管理同时，也应当敢于探索应用高科技信息技术建立数字化的档案信息，从而让档案管理理念和方式更为科学合理高效。

参考文献：

[1] 董洁. 信息时代高校人事档案管理的研究[D].山东大学，2008.

[2] 邵海燕，陶萍. 浅论人事档案信息化管理的现状和发展策略[J]. 沙洲职业工学院学报，2007，02：25-26+36.

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体现在人事档案保管的硬件条件不能完全符合人事档案安全保管的要求，如档案库房多是普通的办公用房，没有配置档案保管所需的“八防”设施，与档案安全保管差距甚大。

（二）人员配备不足，素质不高

档案室很少设有专职的档案管理人员；从事档案工作的人员多数没有经过档案专业知识和技术培训的，且变更比较频繁；兼职人员无法保证有充足的时间和精力对人事档案进行管理，从而导致学校人事档案管理建设滞后，档案管理工作只能在低水平的层面上进行。

二、改进中小学校人事档案管理工作的建议

（一）提高档案意识，建立健全各项制度

制度建设是做好工作的前提和保障。要充分认识到人事档案在学校管理工作中的作用，从档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、保密和利用等各个方面都要得到各级领导和具体工作人员的重视，形成上上下下都有档案意识的工作氛围。当然，这必须进一步完善各项管理制度，并在落实上下功夫。因此，要建立健全学校人事档案的收集补充制度、转递制度、移交制度、检查核对制度、保管保密制度、查(借）阅制度、档案人员管理职责等。做到制度造册上墙，簿册与日常管理工作同步，人事档案工作做到有法可依，有章可循，台账清楚，责任分明。

（二）加强队伍建设，提高档案人员素质

做好中小学校的人事档案管理工作必须要有一支在思想上、政治上、工作作风、业务能力等方面过得硬的人事档案工作队伍。首先，要有较高的政治素质。要重视和加强理论学习，特别是要重视对新《条例》的学习。要通过学习使自身有较高的综合素质，有严格的组织纪律，有良好的职业道德。同时要求淡泊名利，忠于职守，踏实工作，提高为档案事业建功的责任心，要具有吃苦耐劳的精神。其次，要有较强的业务能力。要加大对人事档案管理人员的培训力度，满足人事工作的需要。在培训形式上采取集中培训与以会代训相结合，也可安排外出参观学习，拓宽视野，增长见识。第三，要有较强的服务观念。人事档案工作的宗旨就是服从和服务于学校的人事管理工作，因此说人事档案工作服务性较强。这就要求人事档案的工作人员树立服务意识，增强服务观念，时刻从大局出发，为全校的管理工作做好服务。

（三）加大经费投入，改善档案保管条件

档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案库房的维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算，各个学校要按标准按要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、防光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的学校还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备及档案管理系统软件，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。

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1．1电子档案的真实性问题

由于电子档案与纸质档案载体性质的不同，电子档案可以删减，可以不留痕迹地反复修改，不能通过字体和印章鉴别，导致无法辨别真伪，使其不具有法律效力和依据。

1．2电子档案的安全性问题

电子档案与纸质档案由于载体不同，容易被外界环境影响，消磁或者无法读取；还容易被网络黑客通过特殊程序截取或被计算机病毒入侵，使信息丢失。

1．3电子档案对生存的技术环境过分依赖问题

企业的电子档案形式多样，有文档、图形、视频、音频等，而这些档案无法直接阅读，人和电子档案之间有一道数字屏障，计算机成为必须工具。而计算机技术和软件的更新速度极快，使电子档案也同时需要不断的更新才能被读取和利用，导致电子档案对计算机的依赖性极大，也极易丢失信息。

1．4电子档案的增殖速度极快，存储密度增高

企业在生产和经营中产生的电子档案越来越多，而且组成结构复杂，每年都在成倍的增长，这就要求存储的载体空间和密度不断加大。自1957年硬盘诞生以来，存储密度提高了5000万倍。而存储密度越高，导致安全问题就越多。

1．5档案数字化对档案人员也提出了更高的要求

做好档案数字化工作要求企业的档案管理人员不仅懂得纸质档案的整理、编研，还要能够熟练地使用计算机、扫描仪、相应的档案管理系统软件等，能够熟练进行计算机软件和电子档案更新、升级等后期维护工作。

2针对企业档案数字化管理出现问题应采取的措施

2．1企业应该加强数字档案的安全性管理

对归档电子文件做到全程管理，即对电子文件的形成、收集、归档以及电子档案的保管、利用、统计、销毁等实行全过程管理与监控。可以采取身份识别、权限控制、电子签名等技术手段维护电子档案的真实可靠性。

2．2企业要根据实际情况建立完整的电子档案归档和保存制度

电子文件归档一式三份，一份封存保管，一份借阅使用，一份异地保存。归档的电子文件尽量转换成通用格式，如不能转换就在同一载体中同时保存其应用软件，以防止若干年后无法读取。要选择专门的档案光盘，其寿命大于20年，合理安排存储结构，科学保存。每4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，发现问题及时解决。

2．3在档案数字化转换过程中要遵循规范性、安全性、真实性、效益性的原则

制定出符合本企业实际情况的、合理的、最优化的档案转化方案。

2．4做好电子档案的保存和维护工作，尽可能的延长使用寿命

以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，但是由于电子文件形成的时间短，缺乏实际存储的经验，所以要求电子档案的保存环境高于纸质档案，要恒温、恒湿、防尘、防磁、防震、防光、防有害气体。

2．5重要档案还是要双套制保存

有的大型企业有很多珍贵或机密的档案，它们可能是有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，要双套制保存。既有电子档案也有纸制档案，以防止电子档案出意外导致无法挽回的损失。

2．6有条件的企业可根据具体情况开发专门的档案管理系统

用专业档案管理软件收集、整理、编研电子档案；把纸质档案数字化之后挂接到档案管理数据库，系统定期自动备份数据，防止丢失，全面实现计算机管理。

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信息共享空间作为一种新型的服务方式和学习空间，已成为当前图书馆界信息服务模式研究的一个新热点。当前，我国高校图书馆信息共享空间建设初步实现了空间、服务、资源的整合，但仍然存在着信息资源与人力资源整合的障碍、经济成本的制约等问题。高校图书馆在信息共享空间建设中存在的主要问题，具体表现在以下三方面：1.传统服务理念与管理体制对信息共享空间构建的束缚。2.信息资源与人力资源整合的障碍。3.大量资金投入的制约。

档案管理制度陈旧，管理模式落后也影响了档案管理的服务质量。传统的档案管理是分散的管理模式，存在各种弊端。不仅使很多有价值的资料不能实现物尽其用，制度不完善也促使档案管理无法实现规范化、标准化管理。

此外，设施落后、高素质人才缺乏、人员分配不合理等因素也制约了档案管理工作的发展。

二、改进图书馆档案管理的策略

（一）完善我国高校图书馆信息共享空间建设

目前，我国已经初步实现了信息资源的整合，提高了档案管理的服务质量以及信息资源的利用效率。但是，在信息资源整合上以及降低成本上仍然存在不足。为此，我们要确立信息共享空间服务理念，建立与其相对应的物理层、虚拟层、支持层，以完善我国高校图书馆信息共享空间建设。信息共享空间物理层是用户学习、活动和交流的物理场所，是IC空间最直观和最基础的组成部分；信息共享空间虚拟层是读者学习、交流、协作、信息共享和知识创造的虚拟场所，是连接实体层和支持层的纽带和桥梁。由虚拟社区、数字资源、虚拟学习及服务环境、软件系统及工具、虚拟服务支持组织以及其他虚拟资源等多部分组成；信息共享空间支持层是系统运行和发展的核心动力层，包括组织与管理、信息技术、文化与精神三大核心驱动力要素，通过三者的有机融合和共同作用来支撑和驱动系统的运行与发展。

（二）建立数字档案馆

数字档案馆是一项综合计算机技术和网络技术，将各种不同档案机构的信息资源进行整合和处理加工，以保证数字档案信息资料的长久保存和获取，并且向社会中广大的用户提供更加便捷和高效率的在线服务，最终达成信息资源共享的一种有序的动态信息空间。

数字档案馆是在现代各种信息技术的有机结合的情况下出现的一项新兴的技术，与传统的档案管理相比，档案管理的数字化结合了信息传输网络化、管理计算机化、信息多媒体化和存贮多载体化等一系列的特点。数字技术在档案管理中的应用不仅完善，并且也发展了档案管理的职能，而且妥善解决了传统档案管理中的诸多矛盾，实现了档案原件更加长久的保存。数字档案检索系统也更加方便利用，而且极其快捷，不仅极大满足了用户的需求，而且完全可以不受时间、地点的限制，能够随时随地的异地查找档案信息。数字档案馆为档案工作创造了便利，这将从根本上提高档案管理工作的服务质量，也必将大大强化档案的信息需求。

（三）改变顺排文档检索，实现倒排文档检索

将主文档的可检字段抽出，按照一定的顺序重新排列起来，形成一种新的索引文档，即倒排文档。这个文档能够合并相同的词汇，并且把在顺排文档中的相关记录的记录号集合起来，使其赋予在索引关键字之后，这样可以保证通过某一个特征词便能够快速、方便地获取相关信息。倒排文档建立在顺排文档的基础之上，它的检索速度比顺排文档快，且比较准确。

三、实现档案信息化的重要意义

档案管理的信息化是指通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，经系统加工和网络传输后，实现档案信息资源的合理配置和有效利用，最终实现档案信息资源共享。

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一、电子病历档案的规范管理

针对目前电子病历档案管理的状况，阐述了病历档案管理规范和开发利用的必要性，提出了病历档案管理模式和开发利用工作，为医院病案管理工作、提高病历质量和医疗质量起到很好的促进作用。

病历档案的规范管理与监控是病历管理中最重要的一环，它能及时发现和纠正医疗运行中环节病历存在的问题，最大限度地减少医疗缺陷的发生，提高医疗安全。医院质控部门应按《执业医师法》、《医疗机构管理条例实施细则》、《医疗事故处理条例》、《病历书写规范》等相关法律中，规定的三级查房制度、术前讨论制度、疑难病例和死亡病例讨论记录、手术分级管理制度等去审核和抽查各科在院病人的环节病历质量。检查病历书写的及时性、准确性、医疗质量、上级医师审检病历等情况。发现有医疗缺陷的病历及时纠正，有效地提高了医疗安全，保证病历质量。

病历是医务人员对病人诊治过程结束后的归档病历，使病历质量监控由事后检查向事前预防的方向转化。终末病历质量监控是对归档病历认真履行职责，严把入库关工作。对病历中存在的缺陷，及时给科室反馈信息，对所发现的病历书写缺陷，必须在不影响病历资料的原始性、真实性的情况下进行选择性的补充和完善。监控措施分两步：①各科室主任全面负责本科室已完成归档前的电子病历的质检、评分、签署等质量管理。②归档后由医院病案统计室的质控部门对终末病历分病案首页、病历记录、病程记录和其他四个方面，按《病历书写规范》和各种法规进行全面质检，对于病历存在不足之处督促书写人及时整改，并将在病历中反映出的医疗或管理中的缺陷及时反馈给科室，提高临床医生“记录所做的事，做所记录的事”的意识，提高各种记录的有效价值；杜绝和预防丙级病历的存在。

病历书写及时性的规范管理是病历质量符合客观、真实、准确的要求。住院、入院记录应当于病人入院后24小时内完成；首次病程记录应当在病人入院8小时内完成；抢救记录，抢救结束后6小时内完成；手术记录术后24小时内完成；出院记录，患者出院后24小时内完成；死亡记录应当在病人死亡后24小时内完成；出院病历档案72小时内完成和归档等；这些对病历书写时限的具体规定是病历书写时必须遵守的。但在临床医疗过程中，由于受繁琐的医疗工作和教学任务的冲击，有些医务人员也重治疗而没有及时书写病历，事后凭印象去补写，有可能造成记忆的遗漏或混淆，影响其真实性和可信度；病历书写按时限完成是保证病历质量的重要一举。

二、电子病历档案的开发利用

设计医院电子病历（EMR）与病案统计模块进行数据交换的网络接口，从EMR提取病历档案信息内容到病案统计系统，病历内容就是医院业务统计重要的原始资料，是医疗业务活动数量和质量统计的可靠依据。经过编辑、整理、分析的病历档案资料：①可为医院管理和上级部门提供报表服务；为临床业务开展、专科的建设、病床的分布、人员的安排等制订切实可行的工作计划，改善管理方式，提高工作效率提供依据。②与医院信息管理系统衔接，可在医院的局域网内查询到医疗动态、临床经验、病人诊疗过程及病人基本情况等资料，为医院管理和临床诊疗提供了必要的内容。③据病历资料可筛选病种输出至Excel表中进行量化后，入SPSS中分析某疾病的发生发展、变化趋势、密切关系、危险因素的相关关系、设计某疾病的诊疗模型和鉴别诊断服务于临床。

在临床教学中，需要利用大量病历档案作为生动的示范教材，通过各种形式的病例讨论如疑难病例、术前病例、死亡病例讨论等，使学生们理论联系实际，提高感性认识，巩固理论知识。特别是对典型病例或罕见病例的讨论，一份科学的、完整的病历档案往往起着教科书无法替代的作用。

电子病历档案是病人接受医疗诊治过程中的详细记载，它不仅是病人住院期间疾病诊疗的真实反映，还是确立疾病诊断和拟定治疗方案必不可少的依据。尤其对再次入院病人的诊治，病情的追踪，更要参考以往的病历档案。它还可成为诊断疑难病症、抢救危重病症的重要参考资料。也是临床实践最直接的记录，通过分析、总结，对提高医疗质量和技术水平，评价医疗业务能力、发展医疗卫生事业起到极其重要的作用。有些在治疗过程中还可发现某些特殊的规律，从而提示医务人员及时修正治疗方案，使治疗更趋正确、合理，缩短病程，提高治愈率，为医学研究提供可靠依据，推动医学的发展。

随着社会医疗保障体制改革的深化，法律制度的不断完善和人民法律意识的增强，病历档案的使用范围日益扩大，社会化的利用比例日趋上升。在解决医疗纠纷中，病历档案作为真实有效的凭证和判定责任的重要依据，处理各类肇事、事故、伤残等刑事、民事案件，司法机构往往是根据病历档案的原始记录来处理或判明责任。随着人们思想观念的改变和医疗制度改革的深化，大病保险和其他商业性的疾病保险，病历档案为医疗保险、保险公司补偿或理赔提供真实信息。故病案档案还是一份具有法律效用的原始材料或作为证明案件真实情况的证据和重要依据。

参考文献：

[1]王进.论病历档案的依法管理与利用[J].中国医学伦理学，2004，17（1）：39.

[2]方晓俭.浅谈数字化档案的技术及应用[J].计算机时代，2002（6）：19.

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信息化发展和应用水平在一定程度上成为衡量一个国家或地区现代化程度的重要标志。我国的人事档案管理从信息化入手，引入计算机为载体的信息化管理机制，有效促进了国家信息化建设和档案管理的发展。档案的信息化管理利用信息化带动策略，建立一个完善的信息管理系统。档案所有者将居民身份证作为人事档案管理系统的检索号码，由个人自愿选择契约委托关系的对象，将银行、保险相关部门的个人信息资料纳入其中，利用计算机在管理内部实现对各种数据资料的整理、更新和保存，建立以学业、业绩和信用为主要内容的人事档案，这是在个人与社会相互作用的基础上形成的基本信息资料，是个人一生相对完整的公开记录。建立以档案部门为中心的管理模式，坚持“集中统一，分级管理”的工作原则，由各级档案馆对人事档案进行信息化管理，在全国范围内建立通用的和标准的信息库，努力使人的管理从过去的单位管理向社会化管理迈进，使用人单位和各部门在任何地方都可以查到任何人的档案记录。档案的信息化建设和管理实施已有十年之久，作为近期全国档案事业发展的一个具体规划，势必为整个档案管理事业带来一股清新之风。

二、档案管理模式改革的意义

(一)有利于推动档案管理的发展。人事档案的信息化建设和管理可以避免重复建档、伪造档案等不良现象的发生。它为档案管理的发展提供了一条可行的途径，使得档案的管理更加科学合理，增强抵御风险和解决意外事件的能力，在一定程度上促进了档案管理信息化程度的提高。同时档案管理的信息化建设是国家现代化建设的一部分，更好地满足社会发展的需要。通过档案的信息化管理，合理地处理个人、组织和国家之间的关系，实现国家和社会对个人、企业和事业单位的监督以及后者对国家的负责，有利于社会的和谐。

(二)有利于各部门进行人事制度的改革。国家人事制度的改革要求用人制度的“聘用制”代替“终身制”，一个直接的后果就是人才的频繁流动。人事档案的信息化管理打破了地域和时间的限制，各个单位的聘用和解聘都不涉及档案的转递，只需通过网络将个人的基本信息下载下来作为参考，根据相对直观和全面的信息图表对人员作出客观的评价从而进行科学决策，避免选聘工作中的种种不便。档案信息化管理支持各用人单位对所需人才的选拔和管理，更好地实现“聘用制”的用人制度。另外，员工工作期间的表现同样可以用数据的形式记录到电子档案中，不断丰富和健全档案资料，在加强对聘用人员监督的同时使工作人员有更好的表现。

(三)有利于对纸质档案的保护。人事档案作为最基本、最客观的个人信息资料，其重要性是不言而喻的。在实际的工作中，人事档案资料的利用率也是很高的。据统计，平均每份档案资料每年要翻阅2～3次，遇到人事争议的时候翻阅的次数更多。但是纸质档案经过反复拆装、触摸往往会出现字迹模糊、纸张折损、老旧和丢失的情况，这对于档案的保存和管理是不利的。档案信息化管理之后，人员的各种信息从纸质版的档案中复制到电脑里，随时查看，避免了工作人员与原始资料的过多触碰，可以保证纸质档案的完好。

(四)有利于提高管理人员工作效率。传统的人事档案管理要求管理人员对纸质档案进行收集、整理、编码、管理和保存。工作量大，效率不高还浪费了大量的人力，同时档案管理人员还要承担档案破损、丢失的风险，破坏了管理人员工作的积极性。档案的信息化管理充分实现了档案管理的自动化、实时化和网络化。只需将个人信息录入就可进行多次利用。个人使用身份证号码登录，进行信息的增减和改动，实现档案信息的及时改动和准确性，大大缩短了查找档案的时间，为管理人员节省了大量的精力，提高其工作效率。

(五)有利于提高管理人员的专业化水平。人事档案的信息化管理要求相关管理人员具备一定的信息理论基础和熟练的计算机操作能力，这是新时期新阶段对档案管理人员提出的新要求。档案的信息化管理将管理人员从繁重的体力劳动中解放出来，为管理人员的进修和学习提供了充足的时间。在闲散的时间或者在档案部门专门安排的管理培训中，管理人员进一步学习有关档案管理的专业理论知识、不断总结实际工作中出现的问题，和同行进行业务探讨进而不断开拓创新，提高档案管理水平和专业化程度，在职业生涯中不断进步。

(六)为个人提供便利。人事档案的信息化管理坚持“以人为本”的价值取向，为个人档案的管理和保存提供了一个服务的平台，保障了每一位公民对自己档案的基本权利。无论是个人的应聘、岗位调动还是离职，保证档案信息的完整性和准确性，为公平公正地评价每一个个体提供了依据。另外，人事档案的信息化管理作为人力资源管理的一部分，在一定程度上发挥了人力资源的积极性、主动性和创造性，有效实现人力资源的合理配置，更好地将我国人口资源的数量优势转化为人才优势，增强国家竞争力。

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针对现代学生学籍档案管理数字化需求，学校应加快数字化学生学籍档案管理的改革。通过临时招聘、严格符合等方式使现有纸质文档学生学籍尽快实现数字化学籍档案。同时针对数字化档案管理需求对软硬件系统进行完善。目前，我国普遍应用的学生学籍档案管理软件较多，不同学校、不同地域教委的规定也存在差异。其造成了数字化软件系统以及信息存在不同。针对这样的问题，我国教育机构还应加快数字化档案管理软件的评测。以统一的软件使数字化信息档案更加便于管理与利用，促进学生学籍档案管理工作的开展。

注重学生学籍档案管理组织架构的改革，促进管理目标的实现

针对现代数字化学生学籍档案管理需求，学生学籍档案管理应加快管理组织架构的改革。针对数字化档案管理特点实现管理架构的优化，以此为基础促进学生学籍档案数字化管理工作的开展。首先，学校应对学生生源情况、档案管理情况进行分析。在此基础上读学生档案管理数字化需求进行探讨。确定学籍档案工作内容及目标后，分析数字化学生学籍档案管理的组织架构需求以及人员配置需求。通过完善的基础分析与评测，确定学生学籍档案管理要求，以此为基础进行组织架构的建设以及人员的配备优化。

针对数字化学生学籍档案管理需求进行管理体系的改革与完善

数字化档案管理方法有别于传统纸质文件档案管理，因此，其管理体系以及管理内容也有着很大的区别。针对数字化学生学籍档案管理需求，在学生学籍档案数字化进程中还应加快管理体系的改革与完善。以数字化档案管理方法、需求为基础，以学生学籍管理特点进行档案管理体系的构建与完善。改变传统纸质档案管理方法以及管理重点，以数字化档案管理需求开展档案管理工作，促进学生学籍档案数字化管理目标的实现。另外，针对数字化学生学籍档案管理特点，数字化学生学籍档案管理中还应注重管理体制的改革与完善。以数字化档案管理需求为基础，以学生学籍档案管理特点为重点，针对原有管理制度中的不适用内容进行改革。从学生学籍档案信息安全管理入手，实现科学的数字化学生学籍档案管理。

针对现代学生学籍档案管理需求强化人员素质

针对现代学生学籍档案管理额需求，学校领导应重视学籍档案管理工作，并加强教职工档案意识的强化。将学生学籍档案建设与管理作为一项基础性的工作开展持续的管理。落实人员、经费及设备，优化人员架构。针对数字化学生学籍档案管理需求提高档案管理人员的专业技能、综合素质以及计算机运用能力。根据学校所采用的数字化档案管理软件开展档案管理人员的业务培训工作。同时，建立内部档案信息网络、强化数字化学籍档案的信息备份，以数字化学籍档案管理水平的提高、人员素质的提高促进学籍档案管理工作目标的实现。

强化学生毕业后的转档管理，保障学生学籍档案的安全

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医院文书档案管理工作在现阶段实施过程中，还存在一些问题，主要表现在：其一，缺乏领导的重视，医院领导一般认为，只有做好医院的医疗工作、教研工作以及科研工作，才能促进医院经济效益的有效提升。他们认为，医院文书档案管理工作质量与医院的整体发展没有较大关系，所以说，医院领导没有认识到文书档案工作的重要性，影响了医院的现代化建设与发展。其二，医院档案管理人员的综合素质不高，在医院日常工作中，工作人员都较为繁忙，没有充足时间对其严格管理。同时，档案管理人员不够专业、自身水平较低，从而降低了文书档案档案管理工作的质量和实施效率。其三，制度不够完善，医院在长期发展与建设过程中，虽然形成了一套管理制度，但关于文书档案管理工作体系还不够健全，工作人员的自身职责不够明确，不仅影响了医院文书档案的良好运用，还降低了文书档案的使用价值。

2 医院文书档案管理改进措施

2.1 大力宣传

医院需要做好宣传工作，保证医院工作人员在管理中形成新的认识。档案管理是医院最为主要的部分，所以，领导需要予以更多重视。大力宣传文书档案管理工作，医院中的相关工作人员不仅能将该工作放在主要位置，还能使医院得到更多支持。在具体工作过程中，文书档案人员需要主动向上级汇报相关情况，及时将关系文书档案的更新消息、政策法规进行传输。同时，还需要做好档案服务工作，促进文书档案服务工作的良好发展，这样不仅能为领导提供更为有利的信息，还能使档案部门认识到文书档案的重要性。并且，医院的相关管理人员还需要通过培训、讲座等形式，提高自身认识，更新自身观念，从而使文书档案管理工作人员积极参与到管理工作中[1]。

2.2 完善制度

促进制度的完善性，保证管理工作的规范运行。为了实现医院工作的有序性与规范性，需要加强制度的完善性，并为其提供有效保障。因此，医院需要建立相关的规章制度，根据医院的实际发展情况，促进文书档案管理工作的完善性。并且，还需要为其制定相关的实施标准，保证在收集文书档案信息过程中，能够更准确、更规范，这样才能促进文书档案管理质量的有效提高。同时，为了保证医院文书档案管理工作的正常运行，还需要为档案的收集、整理、保管等各个环节的工作建立完善制度，并对档案工作人员进行严格考核，以促进工作人员行为的规范性，从而促进文书档案管理工作的高效实施[2]。

2.3 加强培训

加强?ξ氖榈蛋腹芾砣嗽钡幕?极培训，保证能够提高工作人员的素质。医院在现代化社会发展中，为其提供更高要求，档案管理人员不仅提高自身的专业性，熟练掌握计算机技术、法律法规知识等，还需要提高自身的服务意识。所以，在对其培训过程中，医院需要构建相关的培训计划，并使相关人员都能主动参与到工作中，以提高自身的专业能力和工作水平[3]。并且，还需要为工作人员提供更多的外出学习机会，这样，工作人员不仅能了解到档案管理工作中的相关信息，还能掌握到更多的理论知识与技能知识。再次，还需要引导工作人员努力学习计算机、法律知识等，不断扩展自己的知识面，是其符合医院的现代化发展需要。

2.4 增强服务

增强工作人员的服务意识，提高档案人员的工作效率。其中，档案人员需要了解文书档案管理工作，使工作人员具有高度的责任心，并在工作中充分发挥自己的主动意识。在实际工作中，还需要工作人员养成主动服务与奉献意识，不仅要坚持各项工作执行的相关规章制度，促进工作的创新性发展，还需要在服务工作中促进效率的提升，使其形成良好的服务形象[4]。

2.5 加大投入

加大资金投入，促进文书档案管理工作的现代化发展。利用大量资金，能够为医院的文书档案管理工作提供相关设备。在具体工作实施过程中，首先，对文书档案管理工作中使用的相关设备条件进行勘察，并更新一些关键设备，保证设备能够在良好环境下有效保存。还需要增加一些档案柜、空调以及监控设备等，以促进设备利用的专用性[5]。同时，还需要实现医院的信息化建设，并利用计算机网络等手段对档案中的信息实施采集、收集、传输等工作，以促进工作效率的有效提升。

2.6 更新观念

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    一、中职学校图书馆档案管理工作中存在的问题

    (一)重视不够

    长期以来，相当一部分人员对档案管理的认识都存在一些误区，认为档案管理就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是学校的主要工作，不能给学校创造经济效益，只要“守好摊”就行了。轻视档案管理的思想都表明了一些人对档案管理缺乏了解，忽视档案管理已无法适应现在的管理需求。

    (二)设备太落后

    学校图书馆大多没有实现设施、设备的现代化，图书档案的分类、编目、存档、归类、整理以及读者对文献的检索等等工作还是原始的传统的手工操作，不论是图书档案管理员、还是读者，要完成一项任务都需要花费很长的时间，耗费很大的精力。

    (三)制度不健全

    中职学校在管理中虽然制定了适用于本单位的、较为健全的教育、教学等方面的管理制度和各级各类人员工作职责，但涉及档案管理的制度、职责较少，没有建立一套科学的档案管理制度，没有统一禄准，缺乏统一管理，很多文件材料没有进行系统整理归档，管理棍乱。中职学校的档案形成于学校日常管理、教研活动和教研成果的开发推广中，档案材料涉及面广、内容繁杂，如果没有健全的档案管理制度，是很难保证档案材料收集完整。

    (四)管理不到位

    在中职学校，图书馆档案管理工作并没有受到应有的重视，主要表现在几个方面:一是缺乏专职档案员负责图书馆档案的收集、整理工作。中职学校图书馆档案管理大都是办公室人员兼职，并没有安排专人负责此项工作，而且大多数档案人员身兼数职，对档案管理精力投人不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。档案管理是一项复杂的工作，是长期日积月累形成的，没有专人管理会使多数应归档的文件散落于各个部门或个人手中，导致档案材料不完整和不系统;二是档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄;三是少数中职学校没有专用档案室，档案无法集中管理，缺乏保护措施，不利于档案的管理。有的学校档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。

    (五)结构不合理

    中职学校图书馆的文书档案材料较多，纸质档案最多，其它档案如电子档案的种类和数量很少，甚至没有。

    (六)利用不充分

    图书馆是中职学校的窗口部门，图书馆的工作会产生的大量具有保存价值的档案材料，为领导决策、业务工作和科研的重要资料。充分利用已收集的档案资料，对图书馆的发展有着十分重要的作用。但由于档案管理意识落后，许多学校的图书馆的档案管理基本上都属于重藏轻用，造成了图书馆档案资源的浪费。

二、改进中职学校图书馆档案管理工作的措施

    图书馆档案是中职学校图书馆工作的一个重要组成部分，它真实地记载着一个学校图书馆在每一个历史时期的发展轨迹，具有很强的信息利用价值。因此，学校的档案工作应着眼于今后的发展，既要适应今后管理的基础工作，又要尽快运用现代化管理理论和科学技术，实现档案管理现代化。

    (一)领导重视

    领导重视是搞好中职学校图书档案管理工作的重要条件。一个学校档案工作管理得怎么样，与学校领导的重视程度有很大的关系。要做好图书馆档案工作，首先要积极争取领导对档案工作的支持。

    (二)指定专职档案管理人员并提高其素质

    学校一方面要指定有责任心、能吃苦的同志专职负责档案管理工作;另一方面也要加强档案工作队伍建设，加强对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案管理人员。此外，作为档案管理人员，也要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。

   (三)配备先进的软硬件设施设备

    硬件是提高中职学校档案水平的基础，也是档案管理质量的重要保障。把档案设施建设列入学校基本建设的总体规划，配置足够的档案库房，库房内可适当配备空调、去湿机以及防虫、防火、防盗等基本设备;按需配置计算机、打印机、扫描仪、数码相机、摄像机等现代化办公设备。以提高工作效率。

    在软件方面，应安装档案管理软件，把档案录人计算机，建立电子档案，极大地提高图书馆档案管理中存储、处理、开发利用档案信息的能力，以实现图书馆档案管理的现代化。

    (四)建立健全档案管理制度

    建立健全档案管理制度，是搞好档案工作的前提条件。图书馆应根据国家有关档案文件规定，结合学校图书馆的实际情况，制定出科学的档案管理制度，建立科学的档案组织管理和运行机制，建立档案管理工作责任制，建立健全各项规章制度，使档案管理工作做到按章办事、按规操作、妥善保管。

    建立健全档案管理制度必须遵循以下要求:第一，规章制度要体现合理性、科学性;第二，简明实用;第三，坚持制度约束的双向性，既约束领导又约束职工;第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

    (五)科学分类

    科学分类就是按照档案部门的要求，根据图书馆的实际情况，按部门、内容等，分成不同类别。一是党群类。包括上级文件、校内文件、计划、总结、规章制度等。二是业务类。包括各业务部门的报表、工作日志、各类活动等。三是人事类。包括职称晋升、考勤、考核、职工培训及进修情况等。图书馆的档案收集通过科学分类，便于系统地查找利用。

    (六)电子归档

    档案信息化建设是当今社会发展的一大趋势，也是现代档案管理的基础，是档案管理现代化的必经之路。为此，中职学校图书档案管理中，要逐步实现技术现代化，采用计算机等现代化办公设施，收集、处理、传递、利用档案信息资料，提高档案的服务质量。它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理