档案资料管理措施范文
时间：2023-07-02 08:20:58
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篇1
1.对于档案资料的管理意识较低
目前，一些管道施工团队对于工程档案资料的管理意识普遍不高。当管道工程竣工，交付验收使用后，一段时间内，工程没有出现什么大的质量问题，这个时候，施工团队就认为自己的任务已经做完，做好了，于是把一些工程档案束之高阁，再也不去过问，甚至某些企业认为存档是多余的，便私自将其进行销毁。人们对于“档案资料”的重视程度不高，使得企业部门对于档案资料的管理意识薄弱，没有办法对管理工作进行一定的改进革新，导致许多团队仍然依赖于手工作业，以及采取传统的档案资料存储手段，只停留于纸张之上，而没有电子版本，使得档案资料易受损、易丢失，让管道工程档案资料管理工作的现代化进程受到约束。除此之外，一些管道工程团队往往只注重利益的最大化，就档案资粮管理这一工作板块，重视力度不高，没有派遣相关的专职人员，没有设立相关的收藏机构，导致管理工作无法系统化，档案资料也常常出现遗失、损坏等问题，而在以后管道建设中，更无法提供相应有效的资料，让管理效率与工程进展效率大大降低。
2.档案资料管理的基础工作还不到位
让档案资料管理工作实现标准化、规范化，是目前我们所面临的的难题之一。究其原因，主要是基础工作还不够扎实。虽然科技发展迅速，但就对档案的检索工具来说，其仍处于落后的态势，而一些部门在管理工作中，没有按照国家档案局制定的要求进行操作，这些都是导致档案资料管理工作无法高效开展的原因。现如今，档案资料多是文字多，图像少，管道工程中的实际情况无法得到有效的反映，也难以让人心服口服。而归档的不完整，甚至会造成管道建设中出现误差、失真等严重后果，资料内容的不切实际，还会影响施工进度，施工质量也由此下降。
3.没有足够的档案资料管理人才
档案资料管理工作的顺利开展，离不开人为操作。想要档案资料管理工作更为现代化，就必须要确保管理人员对于管理知识的储备量够多，管理的技术手段够高，且文化素养不能偏低。而就目前状况来看，大多数企业以及施工团队，其内部档案资料管理人员普遍不够专业，对于管理知识的把握不足，管理技能水平也有待提高，对档案资料的认识度还不高，甚至对于国家档案局所制定的相关管理制度不了解，导致在管理工作中经常出现纰漏、失误等。除此之外，企业往往追求工程建设所带来的效益，很少甚至不愿在资料管理的工作上投入资金，管理设备也较为落后，这也间接加大了人才引进的困难程度，最终出现恶性循环的不利局面。
二、提高工程档案资料管理工作效率的具体措施
想要管道工程资料档案管理工作得到有序地开展，就必须从管理工作的特性出发，从而了解管理档案的意义，进而加大对工程档案资料管理的重视力度。
1.完善相关制度，提高管理意识
随着社会的发展，我国就档案管理这一板块的法律制度也被逐步完善。在《档案法》出台后，各省各市也紧跟脚步，制定了一些地方性的法规。这些措施的实行，给予了档案资料管理良好的工作环境，并且也能及时服务于管理工作，为如何提高资料档案的管理效率，提供了宝贵的，具有指导性的建议。另外，也让管道工程档案资料管理工作的开展，能够有理可寻，有据可依。因此，我们要加大对这些制度的宣传力度，从而让有关部门意识到管理工作的重要性，严格要求各企业各部门按照相关法律制度对档案资料进行管理，进而提高管理工作的高效性、准确性。
2.做好基础工作
高楼大厦的屹立，离不开地层可靠的基石。档案资料的管理工作也不例外。要提高档案管理工作的规范性，在管道施工前，应进行责权划分，便于后续工作中，资料的收集、编制、保管等工作都能有序地开展。要派遣专门的资料管理人员，在没有纸质档案的同时，管理人员应及时收集电子、图像等资料，让后续施工能够有据可依。同时相关的资料管理人员必须确保资料的真实可靠性，要对档案资料进行仔细保管，避免遗失，损坏等事故的发生。另外，资粮档案的管理工作必须严格按照相关法律法规实行，要符合专业技术要求，确保档案文件的书写、用墨、绘图等方面不出差错。当档案资料出现漏、缺等问题时，资料档案的管理人员，应该及时采取措施，进行补救，从而确保档案资料的完整性。
3.提高档案资料管理人员的管理水平
档案资料管理人员作为管理工作的主体，一定要具备较高的管理水平。目前，许多企业或施工团队中的管理人员对管理工作的认识还不够深刻，其管理水平也是参差不齐，对此，开展相关培训课程是极其有必要的。开展培训课程，通过各种手段，加深管理人员对于管理工作的认识，让他们对工程项目档案的制成材料、收集范围等有所了解，明白档案资料管理的基本要求，从而让他们对档案资料的管理水平得到提升，管理手段得到强化。并且，要监督管理人员认真学习相关管理法案，确保档案资料的准确性、科学性，只有这样，档案资料的利用价值才能得到充分发挥。
三、结束语
之所以开展管道工程档案资料的管理工作，是为了确保工程项目中，一些重要的历史资料能够得到妥善的保存，一旦在以后的生产、工作中，遇到问题和麻烦，便可以从这些资料档案中寻找解决办法。除此之外，管道工程档案资料的管理工作还可以让城市现代化的脚步加快，让社会变得更为和谐、稳定，因此，管道工程档案资料的管理工作必须得到我们的重视，要严格按照相关法律法规，将管理工作做好，做扎实，提高档案管理的技术水平，让档案资料管理工作能够步入正轨，其工程也因此得到了有序的开展。
参考文献
[1]周晓敏.试述建筑工程档案资料的管理[J].办公室业务，2016，（16）：128.
[2]黄蔚琳.关于做好重点工程档案管理工作的思考——从福建成品油管道一期工程档案管理谈起[J].办公室业务，2016，（6）：60-61.
篇2
一、电力工程档案资料管理存在的问题
(一)重视不够，信息化意识不强
由于电力工程档案资料在管理中，不太受到企业的管理人员的重视，在潜意识中弱化了档案资料管理的重要性，是对于档案资料管理的质量也产生了严重的影响，再加上当前各个部门都在构建信息化的模式管理，但是档案管理部门始终缺乏信息化建设，这也是因为弱化了档案编制的功能导致的，让监理公司缺乏全面深入企业项目开发环节的研究，对于数字并不敏感，缺乏配套技术的辅助，信息化建设就算是实施起来，也是过于表面的而进行应用，没有深度挖掘电力工程发展特点进行改进。
(二)缺乏实用，未能完善档案编制成果
企业由于档案的编制工作是需要主动的去挖掘资料，开发资料资源，能够在未来需要使用时，快速的进行查找和确认，是一种主动性的工作。但是在实际的工作过程中，电力档案的编制和研究缺乏实际的而有效转换，无法促进企业的生产效率，虽然一些企业在档案部门初期也曾经撰写过一些编制研究，但是随着科技的不断发展，市场经营中，档案的管理工作太过于复杂，资料的收集也非常繁琐，所以对于编制档案研究成果，辅助企业生产发展的工作就无限期的被耽搁。
二、改善电力工程档案资料管理的措施
(一)推进信息化工作，加强档案资料管理
推动信息化建设工作，加强部门档案的编排管理。首先，制定方案时，需要根据不同的项目进行设计一套完整的方案，按照工程大类进行分类：变电、线路、农网、配网等。按照资料的数量不同进行案卷的整理和分装。其次，组织相应的案卷信息化机制，对于企业的材料收集工作，以及档案资料的管理部门进行监督。按照提供的资料和实际部门的工作情况组织信息调查。由于一些工程技术材料都是成套的，所以根据工程档案的特点对工程技术文件的数量进行录入，加强管理时，要具有一定的灵活性，根据案卷分类进行录入。再者，进行案卷机制的组成之后，要按照文件材料的隶属关系，在信息系统中编制编目。方便日后资料的查找和材料的使用，先排列文字，随后排列附表。反映技术材料的问题，按照目录的隶属情况，在原有目录中进行记录，最后对案卷进行编目工作。
(二)加强制度构建，制定档案管理章程
由于档案工作，是电力企业在开展项目工程时的一项基础工作，也是为了能够保障未来电力企业发展的一项重要工作，加强管理编制工作。电力档案管理工作是与电力企业工程项目息息相关的，需要重视档案的收集和管理，坚持档案工作和建设的开发。在档案管理中，按照工程项目的实际情况，充分细化各个项目环节的竣工资料，按照时间和分类的区别，将资料编制整合，进行移交。通过电力工程的档案管理，应该有效的与档案管理的法律法规相联系，以及与工程中选取的材料标准，构建标准，验收标准的要求相一致才能够开展验收工作。在建立档案管理制度时，需要的一体化的流程操作，从文件资料的采集、到最后档案、文件的装订成册，都需要建立相应的机制进行管理和监督，完善工作化流程。
(三)提高专业技能，提升人员编制水平
电力行业的档案资料管理人员，应该把将资料编制、整理、归类、清点、数据记录等知识深度挖掘、整合和理解进。这不仅仅需要考验传统档案部门人员的编排、整理、以及工作人员的专业水平。还需要调动企业人力资源的最大化运用，健全电力企业的内部的规章流程和工作守则，同时加大对档案资料管理人员的专业培训，提升档案人员对于档案资料的责任感，同时做好分类工作、整理档案资料、开展立卷管理工作。电力企业的档案管理人员还需要充分了解企业营业的涉及专业知识，能够从企业施工的各个环节，开展文件范围的选取和清点。加强档案管理人员的多种形式的培训工作和指导工作，对于单位的文件包进行有效的调查，确保在不同项目在竣工后，仍然能够将档案牢牢控制。
(四)加强全面接收，做好档案归档手册
对于电力行业的不同类别的档案资料的进行定期清点活动，制定计划，严查审核各个环节的档案资料是否完整、准确、具有规范性的卷案质量，逐页进行点查。分批录入数据。对于过程的隐蔽工程资料进行跟踪记录，不合格的案卷应该尽快提出改善建议。编制归档手册的采集和记录项目施工竣工之前的记录工作，提供资料的阅览，并且在相应的复杂文件进行收集和备份。在整理系统文件时，最重要的是需要掌握资料的先后逻辑顺序，方便日后的查阅情况。对于工作人员在对外借阅和归还资料档案的操作上，也应该将资料的借出要详细的记录，人员所在部门，借还日期，将逾期未还的情况落实，随后催促相关关联方尽快将资料进行补齐。
三、结语
当前信息化技术的不断发展，传统意义上的电力工程监理档案资料的管理模式已经逐渐被淘汰，信息化的管理得到了广泛的应用。本文重点研究在电力工程企业的档案资料管理中存在的管理问题，针对管理问题，提出相应的建议，希望能够对电力工程企业的档案资料管理的研究和创新实施提供一定的参考价值。
参考文献：
[1]张义.档案资料管理存在的问题及对策探析[J].办公室业务,2016(21):122.
篇3
1 油田企业档案资料管理的现状及存在的问题
1.1 档案的管理观念淡薄 油田档案资料对于油田的开发具有重要的参考价值，是保障油田工作人员对油田实际情况进行分析的基础。然而，目前部分油田企业管理者没有认识到档案资料管理对于企业发展的重要性，管理观念淡薄，档案管理工作没有落到实处，不能切实保证企业档案资料的真实性、完整性。甚至部分油田企业的档案管理部门形同虚设，不能切实发挥作用，档案管理人员工作积极性不高，这不利于档案工作的顺利开展。
1.2 档案资料管理制度不健全 目前，我国油田企业档案管理工作制度还不够完善，制度覆盖面并不全面，对已有的制度落实不到位，结果导致档案管理工作不规范，缺少系统的档案资料管理程序，很容易造成档案资料丢失、混乱等现象。
1.3 档案管理队伍整体水平较低 随着知识经济的发展，油田企业面临的市场竞争归根结底是人才的竞争。特别是在竞争日益加剧的知识经济时代，对企业档案管理人才提出了更高的要求，既要有专业的档案管理知识，又要熟练基本的计算机操作等。而从目前油田企业档案管理人员的工作状况和业务水平来看，这种高素质的、专业的复合型人才还比较缺乏。因此，油田企业必须加快档案管理人才队伍建设，实现知识型人才战略，加快企业档案管理创新，挖掘档案管理工作人员的潜能，提升其工作能力，进而提升企业档案资料管理的整体水平。
1.4 档案管理信息化水平不高 目前，油田企业普遍存在对于档案信息化的建设管理工作不够重视，认为档案信息化管理只是走个过场，响应现代化信息建设的发展要求，很难为企业的发展带来可观的经济效益，导致企业的档案管理工作不能满足企业信息化发展建设的要求。比如，企业档案资料信息化管理的基础设施严重缺乏，资金投入不足，大大降低了油田企业档案管理工作的整体水平，无法适应新时代的发展要求。
2 提高油田企业档案资料管理有效性的措施
2.1 强化档案管理意识 油田企业要想切实做好档案管理工作，提高档案管理工作质量，最为关键的就是要强化工作人员的档案管理意识。首先，油田管理者要树立正确的管理理念，提高对档案资料管理工作的重视，加大对档案管理工作的投入力度。其次，还要加强油田企业文化建设，做到具有油田特色的档案资料个性化管理，根据油田的具体发展情况，扩大油田档案资料收集范围，丰富油田档案馆藏资源，从而提高油田企业档案管理工作的有效性。
2.2 完善档案资料管理制度 建立科学、规范的档案管理制度是提高油田档案资料管理工作有效性的关键。首先，必须严格按照各类档案的分类、归档要求和管理办法，统一指导油田档案管理工作；其次，要建立档案管理人员的岗位责任制，明确档案管理范围、原则和方法，明确各岗位的职责。然后，规范档案的收集、整理和归档的程序，完善档案材料的传递、登记制度，提高归档质量，从而确保档案材料的完整性。
2.3 提高档案管理人员的综合素质 为了适应档案信息资源管理工作的需要，档案工作者一定要具备必要的信息能力。首先，档案管理人员必须加强对新知识和新技能的学习和积累，不断提高信息收集和管理的能力，充分发挥主观能动性和创造性，努力提高自身的知识水平和管理能力，由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革。其次，在思想政治方面，档案人员要认真学习档案相关的政策法规并在工作中严格遵守，热爱档案事业，在工作中做到严谨认真，求真务实，保证档案资料的真实性；然后，在业务方面，档案管理人员要熟练掌握档案资料管理方面的专业知识和技能，并不断学习新的业务知识，优化自身知识结构，提高工作技能，从而适应新时期社会对档案人员的需求；此外，油田企业要坚持以人为本，关心和激励档案管理人员，切实帮助他们解决生活和工作中的问题，从而让他们感受到企业的温暖，提高他们工作的积极性，从而保持档案管理人员队伍的相对稳定，保障档案资料管理工作的顺利开展。
篇4
在我国的高速发展下，建筑行业也在高速的发展着，而在建筑工程中，工程的档案资料也是建筑工程中重要的组成部分。在建筑工程中的档案主要包含了政府审批资料、项目投资计划、施工数据、建筑设计、财物流动状况、工程目标等等，这些档案资料包含着工程中所有重要的信息，档案管理也是建筑工程管理的一部分，所以在档案资料的管理上要加强认识，采取有效措施。
一、建筑工程档案资料的特点
在建筑工程中，档案必须具有真实可靠性，在档案的管理中可以分为几大类。
1、工程类文件
这些文件主要包含建筑施工中的产生的一切活动与项目，包括开工和竣工的报告、图纸设计，施工时使用水、电、设备等的施工文件，建筑管理的规划与细则、施工材料实验的报告与检验合格标准、工程验收记录、施工产生的事故记录和处理文件等等。
2、设计图
这些主要包含了建筑工程前期的设计与后期完成的竣工图纸，里面包含了结构设计、建筑外观设计、内部工程设计与其他特殊专业设计的设计图与竣工图。
3、综合文件资料
这类资料需要管理的内容比较杂多，档案主要有上级批准文件、政府部门审批文件这类审批文件，然后是建筑施工的设计，包含着建筑的规划与方案，其次是在工程中所有的企划书、协议书、合同等，之后还有工程的预算与财政支出情况等资料，最后就是在建筑工程最后具备的建筑质量检测与验收资料等。
二、建筑工程档案资料管理的重要性
1、工程档案资料可以为工程信息的查询提供来源
如上文所述，工程中的资料种类繁多，工程管理人要对工程整体有一个控制就离不开这些资料的帮助，通过资料可以对整个工程有一个全面的了解。而在档案的管理中，就需要将资料进行一个合理整理与规范，可以让工程的负责人直观的对这些资料进行了解，科学的将资料进行分类，让负责人可以更方便的对需要的资料进行查询检验，帮助其更有效的管理工程。
2、工程资料档案可以为未来的工程施工起到参考与借鉴的作用
建筑工程档案资料可以为施工单位在下一项工程中提供参考作用，根据建筑实际使用状况，对建筑隐藏的缺点进行整改，这些都可以通过对档案资料的分析，吸取以往的经验，并且在施工中加以解决。
3、建筑工程档案资料存在的问题
（1）施工档案在工程管理中没有充分发挥有效工具、重要依据、有力武器、必要条件和生动素材的一般作用。
（2）施工档案在工程管理中没有充分发挥出参考凭证的特殊作用。
（3）施工记录不够真实、准确、规范，以致归档后缺少了利用的价值。
（4）施工档案收集、整理、归档和移交过程不够流畅，缺乏时效性。
（5）对工程发生的会议纪要、签证资料不够重视，导致在决算审计时得不到有效利用。
三、加强建筑工程档案资料科学化管理
1、健全建筑工程档案资料的管理制度
建立健全的档案资料管理制度是有效管理档案的基础。建设单位在项目成立之初就应按照国家档案的相关管理规定，结合工程实际，制定出一套相应的工程档案管理规定。与此同时，要明确建设、施工、监理单位等各项负责人以及档案在形成中所需要承担的责任，规范工程档案的搜集与整理，保证建筑工程与档案管理同步进行。完整的资料可以给建设单位的合法权益提供保障性的重要依据。
2、保证建筑工程技术资料真实性、实用性
如今，国内大多数工程技术资料与工程并非同步进行，基本都是工程施工领先于技术资料整理，此类资料并不能真实反映出建筑工程施工的具体实况，丧失了工程档案资料的本身作用。因此，项目负责人应严格执行抽样调查制度，质监部门也应加强施工项目的检查，保质保量保同步。
3、严格把好竣工验收工程档案资料质量关，使竣工验收档案可以发挥出凭证作用
建筑工程在竣工验收时，工程档案资料的管理人员要和工程项目管理人员一同，依照建筑工程档案归档范围规范的要求，对工程施工建设过程中形成的资料档案进行全面审核、检查，及早查出问题，并及时解决问题，务必使工程竣工的材料做到完整、真实，工程档案的归档范围符合规定的要求，认真切实地执行《建设工程质量管理条例》规定的相关条文，把好竣工验收关，竣工验收档案的移交也是整个工程的重要环节。在移交出合格的工程档案之后，由建设单位颁发出“建设工程档案合格证”，反之，不满足要求的则不发“建设工程档案合格证”，建设单位有权按合同拒绝尾款的支付，以此确保工程档案的准确性、完整性、系统性。
4、加强档案管理人员的培训
加强工程档案资料管理人员的培训工作是保证工程档案质量的有效措施，档案管理人员需要高素质、高责任心的职业素养。不断提高业务素质，不断认清工程档案资料管理的作用和意义，充分利用现代化的专业技术知识和档案管理方法，灵活运用档案管理的新理念。与此同时，还要掌握相关法律法规以及与此相关部门的有关规定，通过高素质档案资料管理人员，严把工程档案质量关。此外，作为一名工程档案资料管理人员，必须具备一定的建筑工程专业的知识，所以在对档案资料管理人员培训的时候应加强建筑行业的基础知识学习，并对其进行考核。只有在日常工作中多思考、多协调、多交流，并用认真的态度去学习、去落实，才能将档案资料与工程施工同步起来，资料才能得以真实、实用。
5、实行奖惩激励机制
激励产生的效应远远要大于管理本身，工程项目的各单位、各部门都应重视工程档案资料的形成，充分调动各方对资料管理的积极性，落实工程资料档案管理的奖惩制度，并每周对档案进行例行抽样检查，将工作做到位、做到实的单位给予经济上的奖励。反之，则对其进行管理整顿，甚至处罚。
6、充分利用现代化手段进行档案信息的统计
如今是现代化进程飞速的高科技时代，计算机媒体在发展，数据的统计也随之越来越方便、快捷，所以我们要利用这个优势，多层次、多角度地开辟出建筑工程资料档案的信息资源。在搜集的过程中不仅要考虑到目前建筑工程的需要，还要有大局观，预知观，要考虑到未来，也就是说竣工的验收或者下一个项目在建筑工程时的需要。此外，还要主动搜集档案资料：建设面积、项目名称、资金来源、设计图纸、设计来源、施工单位、合同工期、竣工日期、档案移交情况、质量监理、工程造价等等。设计合理的报表，为上级领导的决策提供重要的依据，也为建筑工程项目的质量和管理提供有力保障。
篇5
中图分类号：G271文献标识码： A
引言
监理档案资料是工程建设监理活动的真实记录，它体现监理工作的痕迹和成果，是宝贵的经验财富和重要的信息资源。因此，监理档案管理是监理管理工作的重要环节，是监理标准化建设的重要组成部分，是体现监理管理水平的重要内容。档案资料管理作为监理管理的一部分,其重要作用也越来越被监理管理人员所重视。
一、监理档案管理工作中存在的问题
1、对档案资料的重视程度不够
长期以来，相当一部分监理人员对监理档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是传递、保管的事务性工作，技术含量低，不是监理项目部的主要工作，只是其它工作的辅助，只是在工程日常检查、工程收尾中突击一下就能应付，能满足外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现代管理的需求。
2、缺乏统一的管理模式
从档案管理机构上看，有的监理项目部成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的监理部因工程规模、资源和人员的配置等原因，工程档案由其他专业人员代管和兼管，形成的档案材料五花八门。
3、档案资料管理力量薄弱
大部分档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且部分档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。甚至一些归档的材料还不够真实和准确。
4、项目部档案管理制度不健全
项目部档案档案管理不能做到对公司体系文件充分学习，没有完善的档案室管理制度，导致对资料的传递、存放、查阅、检索，更新、检查等不能完全控制。
二、改进监理档案资料管理的措施
1、要提高对档案工作重要性的认识
工程建设监理过程中中普遍存在对工程档案资料管理工作不太重视，到上级检查或工程完工即将交工验收时，才突击应付整理，这给档案管理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，对监理档案在思想上重视程度不够。项目部主要负责人要重视档案工作，充分认识到档案管理对监理工作提供重要的信息资源作用。监理档案充分体现了它的特殊的、不可替代的特性。要不断提高对档案工作重要地位的认识，切实加强对档案工作的管理，将档案工作纳入监理管理和建设的工作计划上，纳入职工岗位责任考核的制度中，对档案工作做到有计划，有部署、有检查、有总结、有奖惩，使这项工作得到持续健康发展。
2、项目部建立与工程相适应的档案管理模式
根据工程项目特点，监理部建立与工程项目实际相适应的监理档案管理模式，明确相关的职责，确保基本的资源配置，增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更新观念，提高认识，变被动为主动，实现档案资料的规范化管理。
3、提高档案管理人员素质，实施精细化管理、发挥主观能动性；
（1）一个合格的档案管理人员，应具备一定的理论水平和管理素养；具备一定的工作能力和文字表达能力。随着电力工程建设建设和信息的飞速发展，社会对监理的要求也越来越高，监理档案队伍中需要一批现代化信息管理技术方面的人才。在档案管理现代化建设中，人是最关键的因素，各种技术以及软硬件都必须通过档案管理人员的积极有效的工作才能发挥作用。
1）提高档案人员的思想觉悟
档案工作是一项服务性很强的工作，监理档案工作人员要发扬吃苦耐劳、无私奉献的精神，对档案工作有高度的责任感和荣誉感，以及正确的行为。要注重职业道德修养，业务上精益求精，要有主动性、自觉性。要适应监理档案管理现代化的需要，必须提高认识，认清档案工作的意义和价值，努力调整心态，澄清观念,振奋精神，强化职业道德，爱岗敬业。
2）掌握科学化、规范化、现代化的管理技能
计算机技术在各个领域中的运用，为我们的各项工作提供了极大便利，有利地提高了工作效率，档案管理工作也不例外。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案人员应努力的方向。档案管理工作与办公自动化息息相关，一份文件不论是从起草、修改、删减、检索和打印，还是登记、汇集统计等各个环节都离不开现代信息技术，这就要求档案管理人员，必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。利用计算机等现代科技手段整理档案，可按照文件形成的先后顺序进行排列打印，这样，对于降低文件归档工作量、发挥计算机管理优势、减少手工操作以及提高工作效率将起到重要的作用。
（2）通过精细化管理把档案管理的职责落实到人，使档案管理的各项工作落到实处。档案工作涵盖面广，若分工不够明确，则易造成工作遗漏，且出现了问题往往无人承担责任。因此，在实际工作中，要将每一个人的岗位职责落实在纸面上，实现岗位职责的精细化管理，如谁负责施工单位资料报审，谁负责输变电管理系统的维护，谁负责监理内业的管理，谁负责会议纪要、图纸会审纪要等等。甚至可以细致到谁负责某家施工单位的资料报审，谁负责输变电系统的影像资料，谁负责输变电系统公文流转等。
除了做到工作职责分工明细外，还要做到工作的连贯性，当有人因休假或其他原因不在时，其所负责的工作细致地分配给其他人。
相同的工作，如果以更积极的工作态度，更高标准的要求，就会把工作做地更加出色。举例来说，档案资料工作可以在日常细节上做的更加细致和全面：
1）检查报审表格式是否正确，编号、流水号是否正确，保证表中无错别字。
2）检查报审表和附件份数是否符合规定。
3）检查附件是否齐全、附件中的各项内容包括表号、盖章、编审批等是否符合。
这些例子都反映了精细化管理、发挥主观能动性在档案资料管理工作中的突出作用。
4、建立档案管理制度，档案工作做到有章可循
篇6
【中图分类号】G647.24
0引言
高校教学档案作为高等学校的教学以及科研实践管理重要的记录材料，对于实现高效管理的规范化、制度化以及精细化也具有重要的意义。随着信息技术在档案管理方面应用的不断拓展，在高校教学档案资料管理中借助信息技术，提高高校教学档案资料的管理水平，已经成为当前高校档案资料管理工作的重要内容。这对于实现高校教学档案资料管理的数字化、网络化以及电子化也具有重要的意义。
1高校教学档案管理特点分析
高校教学档案作为高等院校日常教学过程中重要的记录材料，其档案管理工作的特点主要有以下几方面：
（1）高校教学档案资料的种类形式较多。对于高校而言，不同院系以及专业的教学活动种类较多，各种各样的课堂内外教学活动、实验课程、社会实践、实习考察等教学内容，均会产生各种各样形式复杂的原始教学材料。这些原始的教学材料的形式也是多种多样的，纸质文本、影响照片、标本以及样本等，因此也造成教学档案资料的保存方式的多样化。
（2）高校教学档案资料的专业性较强，对于档案保管人员的素质要求也较高。高校档案资料中，除了与学生管理以及党建生活等资料具有一定的相关性外，其余的资料都与高校的专业领域具有较强的相关性。由于不同院系以及不同专业的教学内容具有较大的差异，因而在教学档案资料的整理归档以及保存上对于保管人员也提出了较高的要求。
（3）教学档案资料的整理归档周期较为固定。由于高校的教学以及活动都是按照提前预定的教学课时以及学期计划安排开展的，因此教学档案资料的产生以及整理周期性较强。
（4）高校教学档案资料的数量较多。高校院系以及专业划分多，因而导致教学的原始资料也较多。除了这些教学档案资料外，高校的日常教学工作、教学改革、人才培养、教学实践、学生活动、学生管理等都会产生大量的教学档案资料，而且这些档案资料的内容丰富、涉及范围领域较广，因而数量规模也较大。
2高校教学档案资料管理问题分析
（1）高校教学档案信息化管理模式落后。当前我国在对高校教学档案资料的信息化管理上，仍然采用路后封闭式的管理模式，高校内部教学档案资料在管理上对于数据信息共享平台的建设重视程度不足，因而造成了大量的高校教学档案资料得不到有效的利用，资料的信息资源价值也得不到有效的开发，教学档案资料一旦整理归档后，便很少得到二次开发利用，不仅造成了大量人力物力资源的浪费，而且对于档案资料管理工作的长期开展十分不利。
（2）高校档案管理信息化建设投入不足。当前部分高校对于高校档案资料管理重视程度不足，因而对于高校教学档案资料的信息化建设的资金投入较少，甚至没有投入足够的资金用于购置档案管理信息化建设所必须的软硬件设施，因而导致高校档案资料信息化管理方面基础条件较差，直接制约了档案管理信息化体系建设的顺利开展。
3高校档案资料信息化管理体系建设完善策略研究
（1）转变管理观念，提高对高校教学档案信息化建设的重视程度。确保档案管理信息化建设工作的顺利开展，首先必须转变高校教学档案资料管理的传统观念，充分认识到教学档案资料信息化建设管理的重要性，针对高校教育档案资料信息化管理制定完善的管理制度与可行的落实措施。其次，高校档案管理部门应该强化信息化管理措施的落实力度，可以采取自上而下垂直管理的方式，大力推进档案管理工作的信息化建设的开展。
（2）加大对于高校教育档案资料管理的投入力度。为高校教学档案资料管理信息化建设投入充裕的资金支持，是保证信息化体系建设顺利开展的基础保障。高校财务预算管理部门应该为档案资料信息化管理工作预留必要充足的资金，用于购买信息化建设所必需的计算机、服务器、复印扫描设备以及存储器等基本的数字化硬件设施。同时也应该购置功能完善、安全性高的档案资料处理应用管理软件，通过这些措施为高校档案资料管理提供良好的基础条件。
（3）针对高校教学档案管理信息化建设构建网络平台。首先高校档案管理部门应该利用高校内部的校园网络，逐步构建以教学科研管理部门、院系以及专业班级为层次的档案多级管理体系。其次，由高校的档案管理工作人员对档案资料网络平台进行维护，重点是针对访问权限的设置、信息数据库的安全以及软硬件设施的检查方面，进而保证网络数据库状态的安全可靠。通过这些措施，充分提高高校教育档案资料的利用效率。
（4）强化培训教育，提高教学档案管理人员的综合素质。由于高校教育档案资料的信息化管理对于档案管理工作人员的要求较高，因此高校档案管理部门应该对工作人员进行全面的培训教育，通过提高工作人员的能力水平，确保档案资料信息化管理工作的顺利开展。培训教育工作的重点应该主要集中在新的档案资料管理理念、档案管理信息化体系建设的要求、档案管理内容已经实施手段、各种计算机以及服务器的维护操作、各种档案管理软件的使用，通过全方位的教育培训，实现档案管理工作人员整体能力水平的提升，为档案资料管理信息化的建设提供必要的人力以及智力支持。
结语
高校教学档案资料管理信息化作为当前高校教学档案资料管理的重要内容，也是实现高校档案资料管理体系改革的关键措施。因此，高校档案资料管理部门应该充分明确高校教学档案资料管理的特点，并结合信息化管理的基本要求，对高校教学档案资料形成系统、长期、完善的信息化管理建设，以此提高高校教学档案资料整体管理水平与管理效率，进一步规范高校基础信息资料数据库的建设，为高校的科研教育以及日常管理提供良好的服务。
参考文献：
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一、管道工程档案资料管理工作中存在的问题
1.对于档案资料的管理意识较低
目前，一些管道施工团队对于工程档案资料的管理意识普遍不高。当管道工程竣工，交付验收使用后，一段时间内，工程没有出现什么大的质量问题，这个时候，施工团队就认为自己的任务已经做完，做好了，于是把一些工程档案束之高阁，再也不去过问，甚至某些企业认为存档是多余的，便私自将其进行销毁。人们对于“档案资料”的重视程度不高，使得企业部门对于档案资料的管理意识薄弱，没有办法对管理工作进行一定的改进革新，导致许多团队仍然依赖于手工作业，以及采取传统的档案资料存储手段，只停留于纸张之上，而没有电子版本，使得档案资料易受损、易丢失，让管道工程档案资料管理工作的现代化进程受到约束。除此之外，一些管道工程团队往往只注重利益的最大化，就档案资粮管理这一工作板块，重视力度不高，没有派遣相关的专职人员，没有设立相关的收藏机构，导致管理工作无法系统化，档案资料也常常出现遗失、损坏等问题，而在以后管道建设中，更无法提供相应有效的资料，让管理效率与工程进展效率大大降低。
2.档案资料管理的基础工作还不到位
让档案资料管理工作实现标准化、规范化，是目前我们所面临的的难题之一。究其原因，主要是基础工作还不够扎实。虽然科技发展迅速，但就对档案的检索工具来说，其仍处于落后的态势，而一些部门在管理工作中，没有按照国家档案局制定的要求进行操作，这些都是导致档案资料管理工作无法高效开展的原因。现如今，档案资料多是文字多，图像少，管道工程中的实际情况无法得到有效的反映，也难以让人心服口服。而归档的不完整，甚至会造成管道建设中出现误差、失真等严重后果，资料内容的不切实际，还会影响施工进度，施工质量也由此下降。
3.没有足够的档案资料管理人才
档案资料管理工作的顺利开展，离不开人为操作。想要档案资料管理工作更为现代化，就必须要确保管理人员对于管理知识的储备量够多，管理的技术手段够高，且文化素养不能偏低。而就目前状况来看，大多数企业以及施工团队，其内部档案资料管理人员普遍不够专业，对于管理知识的把握不足，管理技能水平也有待提高，对档案资料的认识度还不高，甚至对于国家档案局所制定的相关管理制度不了解，导致在管理工作中经常出现纰漏、失误等。除此之外，企业往往追求工程建设所带来的效益，很少甚至不愿在资料管理的工作上投入资金，管理设备也较为落后，这也间接加大了人才引进的困难程度，最终出现恶性循环的不利局面。
二、提高工程档案资料管理工作效率的具体措施
想要管道工程资料档案管理工作得到有序地开展，就必须从管理工作的特性出发，从而了解管理档案的意义，进而加大对工程档案资料管理的重视力度。1.完善相关制度，提高管理意识随着社会的发展，我国就档案管理这一板块的法律制度也被逐步完善。在《档案法》出台后，各省各市也紧跟脚步，制定了一些地方性的法规。这些措施的实行，给予了档案资料管理良好的工作环境，并且也能及时服务于管理工作，为如何提高资料档案的管理效率，提供了宝贵的，具有指导性的建议。另外，也让管道工程档案资料管理工作的开展，能够有理可寻，有据可依。因此，我们要加大对这些制度的宣传力度，从而让有关部门意识到管理工作的重要性，严格要求各企业各部门按照相关法律制度对档案资料进行管理，进而提高管理工作的高效性、准确性。2.做好基础工作高楼大厦的屹立，离不开地层可靠的基石。档案资料的管理工作也不例外。要提高档案管理工作的规范性，在管道施工前，应进行责权划分，便于后续工作中，资料的收集、编制、保管等工作都能有序地开展。要派遣专门的资料管理人员，在没有纸质档案的同时，管理人员应及时收集电子、图像等资料，让后续施工能够有据可依。同时相关的资料管理人员必须确保资料的真实可靠性，要对档案资料进行仔细保管，避免遗失，损坏等事故的发生。另外，资粮档案的管理工作必须严格按照相关法律法规实行，要符合专业技术要求，确保档案文件的书写、用墨、绘图等方面不出差错。当档案资料出现漏、缺等问题时，资料档案的管理人员，应该及时采取措施，进行补救，从而确保档案资料的完整性。3.提高档案资料管理人员的管理水平档案资料管理人员作为管理工作的主体，一定要具备较高的管理水平。目前，许多企业或施工团队中的管理人员对管理工作的认识还不够深刻，其管理水平也是参差不齐，对此，开展相关培训课程是极其有必要的。开展培训课程，通过各种手段，加深管理人员对于管理工作的认识，让他们对工程项目档案的制成材料、收集范围等有所了解，明白档案资料管理的基本要求，从而让他们对档案资料的管理水平得到提升，管理手段得到强化。并且，要监督管理人员认真学习相关管理法案，确保档案资料的准确性、科学性，只有这样，档案资料的利用价值才能得到充分发挥。
三、结束语
之所以开展管道工程档案资料的管理工作，是为了确保工程项目中，一些重要的历史资料能够得到妥善的保存，一旦在以后的生产、工作中，遇到问题和麻烦，便可以从这些资料档案中寻找解决办法。除此之外，管道工程档案资料的管理工作还可以让城市现代化的脚步加快，让社会变得更为和谐、稳定，因此，管道工程档案资料的管理工作必须得到我们的重视，要严格按照相关法律法规，将管理工作做好，做扎实，提高档案管理的技术水平，让档案资料管理工作能够步入正轨，其工程也因此得到了有序的开展。
参考文献
[1]周晓敏.试述建筑工程档案资料的管理[J].办公室业务，2016，（16）：128.
[2]黄蔚琳.关于做好重点工程档案管理工作的思考——从福建成品油管道一期工程档案管理谈起[J].办公室业务，2016，（6）：60-61.
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一、革新档案资料的管理思维，提升档案资料管理的地位
当下，加快档案资料管理的信息化建设已经成为社会发展、企事业单位发展和档案资料自身发展的必然要求。促进信息化建设首先要给与重视，在思想上给与肯定。在我国，档案资料的管理没有得到应有的重视，要想加快信息化建设，首先就要转变这种思维，提升档案资料的管理地位。实践已经证明，档案资料的管理已经成为企事业单位管理活动的有机组成部分，应该给与充分的权利和地位。档案管理的信息化建设离不开从业人员的兢兢业业工作，所以要公平的对待从业人员，给予应有的福利待遇，不歧视他们，这样他们才会有工作的动力，才能为档案管理的信息化建设出谋划策。实现档案资料的信息化建设，还要对信息化建设有一个全面的正确的认知，有的从业人员认为信息化建设就是多几台电脑而已，其实不然，信息化建设不仅仅体现在硬件设施的改善上，也不仅仅是多了一些电脑、录影机、打印机、管理系统等。档案资料的信息化建设是一个系统化的工程，不能曲解它，它包括的环节和系统较多，从档案资料的收集、整理、归档、存储、借阅、销毁等都要借助信息化媒介，实现科学化、动态化、常态化和规范化管理，不但提升了管理过程的质量，还大大提升了档案资料的利用效率，发挥了档案资料应有的价值。
二、采购配套的基础设备，保障信息化建设的开展
档案资料无论是从从管理内容还是管理形式上来看，工作都显得较为繁琐和复杂多变，每天产生的档案资料也非常的多，如果在采用人工和有纸化作业的话，势必会跟不上形势的变化，满足不了企事业单位发展的需求。档案资料的信息化建设是新形势下档案资料管理的必经之路。随着计算机和网络的普及与使用，为档案资料的信息化建设提供了技术保障。在档案资料的管理中，要想实现信息化建设还必须采购配套的档案资料管理和工作设备，比如电脑、打印机、复印机、扫描机、存储器、档案资料的管理系统等。档案资料管理的信息化建设需要方方面面的支持，硬件设备是必备的基础设施，需要采购齐全，发挥他们的作用。档案资料管理程序较为复杂，并且随着管理规模和数量的增加，档案资料在信息化构建的过程中还要加快各种设备之间的整合，发挥整合的力量。随着计算机技术的普及和网络的发展，以及打印机、复印机、各种通讯设备等技术的应用，极大的提高了工作效能，实现了档案资料管理的无纸化和科学化办公，为档案管理的信息化建设提供了技术保障。
三、提升从业人员的素质，为信息化管理提供智力保障
当下，随着科学技术的发展和进步，一些工作出现了智能化、机械化和无人化的作业，很多的人就认为，现在的机器可以取代人工，没人工人一样可以开展经营活动，这其实是一种误区。无论社会怎么发展，科学技术怎么进步，任何时候都离不开人的工作。科学技术的发展依靠人才，机械的实用和操作需要人才，为此，人始终都是各项活动的核心力量。在档案资料的信息化建设中，计算机取代了很多的人工作业，网络化也实现了资源的共享，一些档案资料管理的基础设备也优化了档案资料管理的环境，为档案资料管理质量的提升提供了雄厚的条件，这是毋庸置疑的，但是我们不可否认，人为因素仍然是核心因素所在。加快档案资料的信息化建设，提升人员的综合素质是前提，也是基础。无论什么样的工作，都需要一定的人才，如果在档案资料的信息化建设中，从业人员能掌握相应的管理与操作技术，能灵活自如的操作各种信息技术设备，那么在管理的过程中就会大大促进信息化的建设。不可否认的是，在我国的档案资料管理中，还没有实现专业化的管理，更谈不上专业人才的配置，我国在档案资料专业人员的缺口上是非常大的，很多的企事业单位都是兼职人员，他们在档案管理上缺乏专业技术，大大阻碍了信息化建设与管理的进程。为此，在人才的把关上，在人才引进的入口上还需要进一步的完善机制和制度建设，吸引高精尖人才的加入，同时强化培训工作，提升从业人员的作业技能，为信息化建设提供人才和智力支持。
四、转变工作思路，实现规范化管理
档案资料牵扯的信息和机密较多，在开展信息化建设的同时，一定要提升档案资料管理的规范化程度，确保档案资料管理的安全。任何时候，制度是确保工作实现规范化的有力保障，在档案资料管理的过程中，也需要构建齐全的制度，从每一个管理环节入手，制定切实可行的管理规范。在加快档案信息化建设的时候，在制度的建设中要实现同步化。可以采取以下措施：健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性；统一档案管理标准，在档案的管理中，最为繁琐的工作就是设备档案进行分类和归档，所以建立统一的管理标准就可以减少相关的工作量，提升工作效率。
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二、水利建设项目档案资料管理制度执行的对策
泉州市石壁水库位于南安市水头镇大盈溪上游，总库容6147万立方米，是一座集防洪、供水、灌溉、发电等功能为一体的重要中型水库。近年来，不断加大水库建设投入，先后开展了除险加固工程、灌区节水改造、信息化建设等工程项目。在水利建设过程中，石壁水库档案管理部门深入探讨如何强化水利建设项目档案资料管理制度的执行力度，结合工作实践，采取以下措施。
（一）明确档案资料管理各参建单位应负的职责是根本
1.明确档案资料管理各参建单位应负的职责有利于归档制度的执行。归档制度是保证水利建设项目形成的各种档案资料能够完整、准确、及时归档的一项重要制度，也是文件材料和档案鉴定的重要依据。准确反映水利建设项目的设计、施工、竣工验收、监理过程的归档制度涵盖了各参建单位档案资料的形成与积累，确保档案资料齐全、完整、准确、系统，满足水利建设项目各项工作查考利用的需要。2.由于各参建单位在水利项目建设的工作性质不同，应参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，制定适应各参建单位档案资料的形成与积累规律管理，操作性较强的档案资料工作职责，确保项目档案资料管理符合国家规范。
（二）细化水利项目建设单位档案资料管理的责任是关键
为确保归档水利建设项目档案资料的质量，细分各参建单位的所承担的工作职责，能够保证档案资料形成与积累、归整理工作顺利开展。1.水利项目建设单位的责任。建立健全建设单位的档案工作网络体系，确定档案工作的分管领导和各项目档案工作的负责人。项目建设单位的档案管理部门要负责建设单位形成的项目档案的收集与整理、立卷归档，同时组织、监督和检查各参建单位的档案资料管理工程文件的形成、积累和立卷归档工作，及时向有关档案管理机构移交已经组卷的水利建设项目档案。2.水利建设项目勘察、设计单位的责任。将水利建设项目文件的管理列入项目计划，按照项目所属关系，将项目档案工作纳入项目负责人和档案人员岗位责任制。勘察、设计单位档案资料管理部门，应将本单位形成的水利建设项目文件立卷后向建设单位移交。3.水利建设项目施工单位的责任。施工单位负责整编承包水利建设项目施工范围内，工程施工技术文件和水利工程项目竣工图。水利建设项目实行总承包的，档案人员要监督、指导各分包单位档案资料的收集与整理分包范围内的水利建设项目档案，施工单位应对施工资料的真实性、完整性和有效性负责。4.水利建设项目监理单位的责任。《工程建设监理规定》第十四条“工程建设监理程序”规定：工程建设监理应”参与工程竣工验收，签署建设监理意见”，并在“建设监理任务完成后，向项目法人提交“工程建设监理档案资料”。因此，监理单位对水利建设项目档案资料的管理应负有两方面的责任：一方面，是对水利工程建设项目产生的档案资料，特别是对竣工图的完整、准确性进行监督和审查的责任：另一方面．应对监理工作中形成的档案资料进行整理、归档与移交。
（三）依据项目生命期，做好水利项目建设各阶段档案资料管理制度执行的监督与协调工作
项目生命期确定了将水利建设项目的开始和结束连接起来的整个阶段，反映了在项目档案资料的管理过程中，谁做什么和怎么做，如何确保项目档案资料质量符合国家制定的有关规范。这些工作内容是通过各参与水利项目建设的单位收集与整理项目档案资料来体现，每个阶段的项目任务各异，各阶段形成的项目文件比较完整地重现水利项目建设全过程。在水利建设项目档案资料管理工作中，强化档案资料管理工作的执行力度，必须依据项目档案形成与积累的生命期，加强建设单位与监理单位对项目全过程档案资料管理制度执行的监督与协调工作。一是项目开工前的组织与协调。根据水利档案管理规定，归档的档案资料应具有真实性、完整性和系统性。参与水利项目建设的各方应从工程建设准备阶段，就应指定档案资料管理的责任机构与责任人，负责参建单位归档档案资料的收集、整理与移交工作，履行其档案资料的管理职责。此时，建设单位的档案部门应与监理单位一起做好档案资料管理制度的执行、监督、工作。在项目开工前，检查各参建单位是否已落实档案管理制度，专、兼职档案资料人员能否适应水利建设项目档案资料管理的要求，针对建设项目档案资料形成情况，制定归档范围与保管期限表。同时要求参与项目建设各方认真编写《交工档案资料编制说明》，并组织建设、施工、监理单位进行讨论确认，形成各参建单位达成共识的《《交工档案资料编制说明》，作为项目建设档案资料归档标准的依据性文件。二是施工过程中档案资料质量的检查指导与控制。具备经验丰富、专业知识过硬、责任心强的档案人员，才能在施工过程对档案资料的管理真正在起到检查与指导作用。首先，档案管理人员要与项目管理技术人员密切配合，共同制定项目归档范围与保管期限。在施工过程，建设单位要建立档案资料管理业务培训制度，对施工单位的兼职档案员提供适时服务，及时解决项目档案收集与整理存在的问题。其次，充分发挥监理单位对项目档案资料的实时监控功能。监理人员每天都工作在施工现场，能够随时检查施工单位形成的工序报验材料和隐蔽工程报验材料的档案资料是否符合标准，内容是否真实有效。归档的档案资料，经监理工程师确认工程实体同见证材料数据档案相符，施工单位才能进行归档档案资料的组卷。最后，做好项目中间交工前的档案资料的检查与指导。各单位在中间交接验收前，组织参建各方人员对交工资料进行综合检责，但由于时间限制．一般也只会以抽查形式出现，归档资料有些会存在遗漏现象。这种情况的处理，需要提前通知施工单位进行自查，以确认的《交工资料编制说明》为依据，及时解决档案资料不规范的问题。在综合检查时，建设单位、监理单位的各专业项目管理人员和专兼职档案员一定要到现场，分专业进行检查，对即将调离施工现场的技术人员整理的交工文件，要全部检查，出现问题，立即整改。竣工图部分重点确认变更到图与实物相符。随机资料要重点检查与设备开箱清单是否定相符，有无档案资料遗失情况，因种种原因而丢失的资料，应与厂家取得联系补齐丢失的资料。对未进行仪表联校等部分资料，中间交工后要随时跟踪检查，档案资料完整系统后归入交工文件中。三是编制文件竣工阶段，严格档案资料归档制度的执行。水利建设项目施工及设备安装调测完成后，施工单位根据项目建设开始阶段签订的《交工档案资料编制说明》编制竣工文件，监理单位负责审核竣工文件，依据归档范围，要求竣工文件编制单位进一步收集所缺少的重要文件，文件数量应满足合同或者协议规定的份数。严格执行档案资料归档制度，例如，建设单位档案部门配合监理部门，审核项目文件整理与归档的质量。同时检查项目文件的组卷是否遵循水利建设项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；项目文件的组卷应达到分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。
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关键词 档案资料管理信息化；发展趋势；策略
作为各个单位不可或缺的信息资源，档案资料有着无可替代的重要性，起着考察利用、科学研究和历史凭证的重要作用。由此可见，做好档案资料管理工作意义重大。随着社会的不断发展，信息技术已经渗透到社会领域的各个角落，传统的档案资料管理方式已经明显落后于时展的步伐。在当前形势背景下，实现档案资料管理信息化已经成为不可阻挡之势，这是档案资料管理的必然发展趋势。
一、档案资料管理信息化的涵义
档案资料能反映一个单位的历史全貌，实现档案资料管理信息化是时代赋予档案管理部门的新使命。顾名思义，档案资料管理信息化就是通过档案信息资源的电子化和档案信息管理过程的网络化，经过计算机系统加工和处理后，实现档案信息资源的优化配置和有效应用，最后实现档案信息资源的共享共用，帮助单位提高工作质量与效率。很显然，实现档案资料管理信息化对单位发展大有裨益。一方面，这是适应时展的必然需要，21 世纪是信息技术时代，实现档案资料管理信息化，是单位保持与时俱进的最好证明。另一方面，这是保护传统档案的必然要求。一些传统、珍贵的档案资料由于年代久远，发生自然老化或人为损害的问题，实现档案资料的数字化和电子化，可以保护档案原件，使其寿命不断延长，降低原件受损的风险。同时，实现档案资料管理信息化还能节省单位的存储空间，减轻管理人员的工作负担。由此可见，实现档案资料管理信息化势在必行、刻不容缓。
二、档案资料管理信息化存在的问题
虽然档案资料管理信息化具有至关重要的作用，但由于种种原因所限，档案资料管理信息化进程并不尽如人意，存在一系列不容忽视的问题。
（一）信息资源建设存在“重开发、轻利用”的问题。一些档案部门为了所谓的“面子工程”，一味强调档案馆馆藏数字化的数量，没有对馆藏资源进行充分分析就盲目实施信息化工作。一方面，造成了档案馆人力物力资源的浪费，分散了工作人员的精力。另一方面，这些大量的信息数据产生了不必要的存储压力，导致基础设施建设的负担大为增加。
（二）开发档案信息资源存在“表层化”之嫌。不少档案部门在开发档案信息资源时过于“表面化”，仅仅停留在目录录入和数字化扫描方面。很显然，如果开发工作只是满足于改变档案资料的存储方式，而不是探索信息利用方式的转变，那么档案资料管理信息化很可能就成了“摆设”，没有丝毫价值可言。
（三）信息资源开发没有形成统一体系。如今，很多档案部门已经开发了大量的目录信息资源，但是没有实现联网互通，没有将相关资源实现共享。由于各馆的信息资源无法满足跨平台、跨系统的信息化应用需求，所以导致信息资源出现各自为政、无法共享的现象，这不利于档案信息的价值发挥。再加上档案资料的机密性，更是加剧了这种现象的出现。
三、促进档案资料管理信息化的策略
实现档案资料管理信息化是一项系统工程，需要从多个方面入手，具体而言，要做到以下几点基本工作：
（一）牢固树立信息化管理意识。思想影响行动。21 世纪是一个全新的时代，信息技术已经渗透到社会领域的各个角落。各行各业都要看到信息技术给自己带来的影响，档案部门亦要如此。诚然，在新时期背景下，档案资料管理工作发生了前所未有的变化，档案资料管理人员要保持与时俱进的眼光，改变传统的管理思想，树立信息化管理意识，这样才会在实际工作中积极落实信息化目标。
（二）配置专业、统一的软硬件设备。如今，不少单位各自为政，采用的信息化手段和设备没有协调性，从而导致很多数据不兼容，为实现档案资料管理信息化设置了人为障碍。由此一来，单位应该配置专业、统一的数字化设备和档案管理系统，要实现字符自动识别、自动编目和检索、自动转化、自动上载、自动存储、自动标引等。只有使用专业统一的电脑设备，才能为档案资料管理信息化提供必要保证。
（三）规范信息化管理机制。在档案资料管理机构中，所有的档案信息都存在着统一的逻辑关系，将它们录入计算机网络管理系统后就会成为数据字段与运行程序之间、数据库与数据库之间彼此依赖的逻辑关系，以此构成计算机档案资料管理信息化的重要依据。在这种情况下，规范管理机制、统一管理标准就成了必须解决的问题，这样可以为应用档案信息提供方便。否则，要是各单位的档案部门没有遵循统一制度，不按照统一标准去处理档案信息，就会导致档案网络资料无法畅通，无法实现资源共享的目的。
（四）拓宽档案资料信息化的服务对象。毫无疑问，档案资料实现信息化的主要目的就是最大程度地满足社会对档案信息的需求。然而从目前来看，我国在确定档案信息服务对象时，比较重视为领导机关和决策者服务，在一定程度上忽视了基层和大众的需求，另外，采取的服务方式稍显落后，服务理念相对保守。有鉴于此，档案资料管理信息化要努力拓展服务对象，为信息找到合适的使用者，同时也为社会大众找到所需要的档案信息提供方便。
（五）提高管理人员的综合素质。一方面，要提高档案资料管理人员的事业心和责任心，促使他们在岗位上创造不平凡的业绩。另一方面，要对档案资料管理人员加强业务培训，促使他们熟知计算机系统和网络知识，了解电子文件的基本特征，掌握电子档案管理的全部流程，以此从容有余地开展档案信息化管理工作。档案部门可以邀请专家为管理人员开设讲座，为他们介绍最前沿的档案业务知识，还要促使管理工作人员多交流、多沟通，查缺补漏，一起进步。也可以安排专职档案干部为工作人员进行业务指导，接受他们的业务咨询，竭力提高档案管理人员的业务能力和专业水平。
四、结束语
在信息技术时代背景下，实现档案资料管理信息化已是重要趋势。单位的档案部门要正视这股时代潮流，采取多种措施积极落实信息化进程，这样才能让档案信息发挥应有的作用和价值。同时，面对信息化进程中存在的种种问题，档案部门要利用各种手段予以解决，这样才能让档案资料信息化进程走上正轨，紧跟时展的步伐。
参考文献：
[l] 封晓玲．浅谈档案管理的信息化发展[J]．科技创业家，2011(07)．
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众所周知，任何一项建筑工程涉及到的档案资料都非常复杂，尤其是在工程竣工验收后所要交付给业主的档案资料非常多。在短时间内如果没有出现工程质量问题，则可以成功交付工程，随即施工队伍就结束工程，但在短时间内，没能收集整理出全面的工程资料，这也给工程档案管理带来了困难。而在利用档案时，工程档案还需要借鉴一些竣工验收证书或者工程决算、竣工图等资料，其他的工程档案就会被忽略，这就直接导致工程档案资料的利用率降低，从而不能确保完整、系统性的档案资料管理。
1.2建筑工程档案资料管理质量低下
作为建筑工程管理的重要环节，包括施工前准备阶段的问卷资料和施工过程中形成的文件和竣工验收形成的文件资料都属于工程档案范围。当前，很多建筑企业对于建筑工程档案只注重资料的数量接受和内容分析，而缺少对资料的坚定，严重忽视了归档工作，从而造成工程档案中混入一些无保存价值的资料，进而影响对档案的优化管理与长期利用。不仅如此，有的工程档案资料在形成的过程中存在分量不足、保管丢失的情况，一些重要的文件和签字等资料随意性较强，最终导致工程档案质量不具真实性和有效性，建筑工程档案资料管理质量低下，严重影响工程档案资料的有效利用。
1.3缺乏严谨的建筑工程档案资料管理体制
因施工企业和建筑企业的不重视，建筑工程的档案管理意识薄弱，普遍存在“重建设轻管理”的现象。很多企业的管理人员认为，档案管理是可有可无的，不能为企业创造更多的经济效益，所以不会对其投入人力、财力、物力等。甚至存在认为档案管理的不规范、不科学对于工程质量的影响不大的思想，所以很多关于建筑工程档案资料管理的体制也只是趋于形式化。除此之外，企业还缺乏相关的建立人员对工程档案管理进行监管。施工监理为建设方提供专业化、社会化的服务，以帮助建设单位对建筑工程的质量、进度、技术等方面进行控制，因此，监理方还要对工程档案资料的管理负起责任。严把各个环节的资料收集、整理与最后的档案形成、保管工作，全面保障工程档案资料的完整性和有效性。
2加强建筑工程档案资料管理的具体措施
2.1提高对建筑工程档案资料管理的意识
当前我国建筑工程档案管理还存在很多的问题，其中最主要的就是建筑工程企业自身缺乏对于工程档案管理的意识，这也是最严重的问题。首先，建立并加强建筑工程档案管理必须提高有关领导的意识与认识，纠正传统的重建设、轻档案的思想观念，不管是项目法人还是技术人员、工程监理人员、管理人员，亦或是档案管理者，都应有组织、有计划地进行档案管理相关法律学习，使其充分掌握专业知识的情况下，进一步统一其思想、业务标准、工作要求，强调建设档案管理的重要性。其次，将档案工作责任落实到部门以及人，从而提高档案工作的自觉性与责任意识，明确法人的职责，构建职责明确，科学严密的档案管理体系，形成分工明确，使其在实际工程项目中发挥作用。
2.2建立并完善档案资料管理的相关机制
缺乏完善的档案管理工作机制是很多建筑企业共同的问题，也是严重影响档案工作开展的重要因素。首先，要求各级建领导应重视起建筑工程档案建设工作，将工作计划纳入建筑企业的议事日程中，确保有专人负责。伴随着建筑工程项目的步步延伸，逐渐形成工程档案，这样一来才能确保档案的完整性。在实际的建筑工程施工中，必须确立负责人，并成立由建设单位、监理单位以及施工单位组成的领导小组，对工程档案管理工作进行全方位的考虑与统筹规划，建立相关制度并落到实处，还要保证这些工作是贯穿建筑工程全过程的。完善建筑工程档案不仅要从建立机制开始，还必须尽快完善工程建设中的各环节的档案收集、保管工作。不断鼓励与引导建筑工程档案组织机构，根据市场的需求，建立开放、推广、服务为一体的机制，进一步开拓企业的服务领域。
2.3明确分工，协调相关业务
建筑工程档案管理是一项涉及面广、时间长且要求高的工作，档案原件的收集、归档与管理工作难度相当大，这些原件又与建筑工程有着密切的关系。因此，对于建筑工程档案管理工作必须严格按照国家颁布的相关规定以及一系列的文件要求。建筑工程档案管理人员必须进行掌握与熟悉法律规定，自觉进行相关法律的学习，提高依法制党的自觉性，才能更好地制定企业的相关工程档案管理标准。对于形成周期较短、时间性要求高的工程档案管理，可以通过明确划分时间段收集的方式，避免造成混淆与遗漏。而移交工程阶段，需要特别注意移交手续的完整性，明确移交的重要性，确保万无一失。
2.4打造综合素质较高的工程档案资料管理团队
建筑工程档案管理工作离不开人，要做好档案管理工作必须有业务能力强，综合素质高的档案管理人员。由于档案管理的多样性与复杂性，这也给档案管理人员的知识与能力方面提出了更高的要求。建筑企业应为档案管理人员提供提升与锻炼的机会，定期聘请相关专业人士进行培训，成立相关的档案管理工作实施奖惩措施，积极鼓励员工进行自我提升的同时制定相关的行为规范，对档案管理工作的标准进行规划。
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档案管理工作无论是内容还是形式都是企事业单位的有机组成部分，但是就目前很多部门来说，对档案管理不够重视，导致档案资料的管理非常的混乱，当需要查阅和借阅档案资料的时候，由于管理的不规范直接导致档案资料的残缺、利用率偏低等，一定程度上限制了企事业单位的发展。为此，新形势下，我们必须重视档案资料的管理，不断的创新工作方法，结合现代技术提升档案资料的管理水平，确保档案资料的管理规范化，为企事业单位的发展提供助力。
一、思想上给与重视，提升认知水平
在我国，档案资料的规范化管理起步较晚，主要原因是对档案资料的认知不到位，很多的企事业单位认为档案资料工作不重要，也没有直接的价值体现，另外甚至觉得档案资料的管理如画蛇添足般，显得多此一举，为此，档案资料管理部门无论是地位、权利还是工作环境都较为恶劣，很长一段时间我国企事业单位的档案资料管理非常的混乱，没有专业的人员管理。为了优化档案资料的管理，提升管理的规范化程度，首先就要给予思想上的重视和正确的认知。档案资料管理已经成为企事业单位管理活动的有机组成部分，起到的作用也是显而易见的，特别是在当下，它的作用越来越明显，为此，在人员聘用和培养上、在设备采购和管理上，在档案资料的管理与利用上都要构建相应的管理规范，实现规范化管理，让档案管理发挥应有的作用和价值。
二、与时俱进，确保档案资料管理的现代化
随着社会的发展，企事业单位产生的档案资料越来越多，存在的形式也是五花八门，那么对于不同类型和不同内容的档案资料要分门别类的就行规范化管理就显得非常的繁琐和复杂，为此，当下的档案资料管理应该与时俱进，不断的革新管理观念和管理技术，提升档案资料管理规范化的水平。实现档案资料管理的现代化是实现规范化管理的基础保障。随着信息技术的发展、网络技术的普及，一些新的档案资料管理设备与系统应运而生，为档案资料的现代化管理提供了一定的技术保障。为了实现档案资料的现代化管理，档案管理部门要革新管理系统，购买一些必备的管理设备，比如计算机、存储器、管理系统、录影机、打字复印机等。在采用计算机网络化管理的时候，注意档案资料的安全等。
三、构建管理制度，实现档案管理的规范化和制度化管理
档案资料的管理较为繁琐，管理的环节也较多，有档案资料的收集、整理、归档、封存、存储、借阅、销毁等，每一个环节又牵扯到很多的内容，如果不能构建一定的管理制度，那么档案资料的管理操作是很难进行的，所谓无规矩不成方圆。在档案资料的管理中，制度是确保管理规范化的基础，也是最强的力量支持。对于档案资料的管理制度来说，牵扯到每一个档案资料的管理环节，每一个环节都应该构建齐全的规范化与科学化的制度。比如在档案资料的分类归档中，要对档案资料进行详细的分类，进行编号排序，按照一定的标准进行排版，这样不但清晰明了的把档案资料进行了分类，也为档案资料的利用提供了便利条件。再如，在档案资料的查阅和借阅上，要有一定的规章制度，这样既能保障档案资料的安全，又能提升档案资料的利用效率。
四、提升档案从业人员的素质，提高档案资料管理的质量
对于档案资料管理来说，工作是枯燥乏味的，以往由于对档案资料管理的不重视，几乎没有专业的人员，很多都是兼职人员，在档案资料的管理中缺乏专业化的操作与管理势必会出现很多的问题，也一定程度上限制了档案资料管理的水平。由于不重视档案资料管理，在人员的聘用上也较为宽泛，只要能简单的操作都可以录用，而这些人员在工作中又不能实现档案资料管理的规范化与科学化，大大降低了档案资料管理和利用的效率。为此，要想实现档案资料的规范化管理，提升工作人员的素质势在必行。既然档案资料管理的作用日趋重要，那么实现专业化的操作与管理就成为大势所趋，形势所迫。为此，在档案资料管理人员的录用上，要把好关口，选择那些专业能力强，操作能力强，专业对口的人才。对于档案管理人员来说，还要对他们进行一定的培训，这个培训的内容要视工作而定，包括岗前培训、在职培训、离职培训等。在工作中，要档案资料从业人员思想上重视自身的工作，正确的看待和认识档案资料管理的重要性，与此同时引导他们树立积极的工作态度和工作热情，只有这样他们才会努力工作，提升工作质量。
新形势下，档案资料的管理越来越重要，我们必须采取有力的措施，革新管理的技术和手段，提升档案资料管理的质量和利用效率。档案管理作为企事业单位管理活动的有机组成部分，应该得到重视，但是档案资料管理的规范化是一个长久的系统化工程，它不是一蹴而就的，所以必须实现档案资料的常态化管理，只有这样才能真正的做到档案资料的规范化与科学化管理。
参考文献：
