合同管理信息化范文

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一、合同管理概述

合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。《中华人民共和国合同法》第二条指出“合同是指平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利关系的协议”，从法律角度界定了合同的概念。

企业生产经营管理主要涉及产、供、销三个环节，其中大多数经济行为都通过合同体现。合同是企业经营管理基础工作的重要内容，是企业通向市场的桥梁和纽带。合同管理是包括从合同起草、合同签订、文本管理、结算安排、执行进展、合同变更、到实际结款以及对合同结款情况统计分析的全方位管理，合同管理水平的高低对企业内部管理及外部往来的规范性非常重要。

合同管理工作对项目的进度控制、质量管理、成本管理又有着总协调和总控制的作用，可以说是项目管理的核心和灵魂。通过提高合同管理水平，规范企业合同的签订和履行，能够有效地防范风险、优化管理、降低成本、提高效益。在合同管理实践中如何能快速追溯查询、提高审核效率、及时掌握履约状况、快捷统计和分析等，都是困扰合同管理人员的问题。

二、传统合同管理模式的现状和不足

传统的合同管理模式一般采取手工和纸质相结合的非信息化方式，由于合同标的物种类繁多、业务量庞大、涉及内部业务部门众多，很容易造成信息不集中，实时性不强，导致各部门间协作、业务流程组建、监控合同执行等方面存在效率不高、费时费力等问题，而且无法做到统筹兼顾，难免发生误差、影响决策。主要体现在以下方面：

1.合同执行管控能力不强

企业业务规模大、专业分类细、经办合同多时，传统合同管理模式不便于企业内部监督管理部门全局掌握单位全部合同实际履约状况、项目进度、经费执行情况等信息。

2.合同信息查询分析不便

合同管理工作中还经常需要追溯相关信息或进行统计和分析，采用手工管理合同时，由于企业内部各部门对合同的关注点不同，数据格式不统一，数据的汇总工作需要耗费大量的时间。

3.缺少预警机制

财务部门的付款依据与合同执行进度密切相关，传统合同管理模式缺少对合同进度、经费支付等关键节点的预警，不能帮助企业进行财务规划，掌控现金流，更好的发挥资金的作用。

三、推行合同管理信息化的意义

以信息化为手段的规范化、标准化合同管理按照规范程序、固化流程、加强监管、强化服务、透明信息的原则要求，强化各级管理部门的职能分配，做到职权清晰，责任明确，严格按规定程序审批办理，并能建立相关部门与岗位之间的相互制衡和监督机制。记录、控制企业合同管理各重点环节和关键节点，可实现企业总部对项目合同管理的动态监控。便于企业领导和各管理部门实时、全面掌握项目进展情况，实现信息共享，并为及时收集、分析项目数据信息打好基础，为领导决策提供准确有效的数据支持。

通过合同管理信息化系统，可以实现企业对总包合同的计量、变更、支付等合同履约情况的全程了解，实现对分包合同、物资设备采购合同的招议标、签订、执行等工作的全面控制。并以合同档案的形式归档到信息化系统，形成一套完整闭合的合同管控资料，改变传统合同管理的复杂性和随意性。

合同管理信息系统能为企业合同管理工作带来极大的便利，其优点主要体现在以下五个方面：

1.增加管理透明度，提高管理监督能力，防止不正之风。

合同所约定的交易涉及企业物资、产品或技术，与企业资金的流出、流入紧密关联，只有进行有效监督，才能防止不正之风与职务犯罪。合同管理信息化通过网上办公与信息流转，将提高监督管理行为的能力，利于反腐倡廉的源头控制，不仅能保护企业财产不受侵占，还能净化企业环境，树立良好风气。

2.优化管理模式，革新管理理念。

推行合同管理信息化，在管理方式上实现了由传统的手工经验式、粗放型合同管理模式向以PDCA 循环模式为主的精细化合同管理模式的转变，合同管理的重复工作量和误差明显减少，质量和效率明显提高，促进企业管理理念革新。

3.降低管理成本，提高经济效益。

合同管理信息化能提高企业对成本消耗情况的控制和监督效能，降低库存占用资金，优化库存结构，加强对供应商的约束和平衡，促进公司降本增效。

4.加强过程管控能力，提升合同管理水平。

合同管理信息化可以将资金流向、数量和时间等具体内容反映合同的实际履约状况，为企业内部监督部门开展过程监管、同步监管提供了有利条件，可以提高企业内部流转审核效率、强化过程监管能力、加强数据处理能力，使企业合同管理水平得到了提高。

5.确保合同各项信息真实有效。

通过信息化管理，合同信息能够利用网络及时反馈，在加强合同动态管理的同时，拓宽收集合同数据信息的渠道，确保合同数据的真实性、有效性，为合同招标谈判及成本预算提供了详细数据，为企业提升决策水平提供了数据平台。

四、如何建设合同管理信息化平台

合同管理信息化必须以合同为主线，以费用为中心，以解决实际业务管理中的问题为主导，实现对合同全周期的管理，实现对合同执行状况动态跟踪，实现预算管理、成本控制、资金收支实时监控，将企业合同管理动态化、智能化、网络化，为企业提供合理的流程和业务约束及全方位的管理。

合同管理信息化平台建设，将合同的订立、计价、支付及查询等管理要求有机结合，有利于迅速掌握各合同的执行状态，为决策提供基础性信息。主要包括合同拟制会签审批管理、合同文本管理、合同变更管理、项目进度管理、用户管理、分承包商管理、合同收付款管理、统计分析管理等分项建设。

合同拟制会签审批管理：系统平台提供合同样本，合同起草人从样本数据库中选择对应的合同样本，填写合同要素。合同要素分为必须项和可选项，确定合同草案时，系统自动检测合同要素必须项是否完整，不完整的不允许保存并提交合同审批。系统对保存后的合同，根据合同编号规则进行编号，完成合同文本拟制和项目立项。合同进入企业业务流程中的审批流程，根据审批人员的权限及顺序划分，保留审批过程中各个审批人员的审批意见，完成合同草案审批会签。

合同文件管理：将与合同相关的所有文件，包括合同草案、合同附件、技术协议、变更文件等内容，按照规定格式输入电子版文档，导入信息化平台进行存档，相关人员可在权限范围内查阅合同文本相关资料。

合同变更管理：记录合同变更的原因，并将变更依据作为附件导入系统，从而实现合同变更过程管理的有据可查、权责清晰。合同变更管理分项可根据原合同与变更后合同的信息自动生成变更清单，生成变更详情表，并及时反映变更后的合同费用、项目进度要求、技术条款变化等变更情况。

项目进度管理：明确记录合同规定项目进度，并与实际进度情况进行对比，在项目重点环节和关键节点的前期提醒，实现了控制关口前移，使合同管理由事后被动防范转为事前主动防范，便于项目管理人员、技术人员及时了解合同执行情况，做出相应进度调整。

合同收付款管理：包含发票登记管理、支付节点安排、智能提醒收付款等子项，根据合同信息细化合同支付方式、资金来源、预算安排，帮助企业进行财务规划，掌控现金流，更好的发挥资金的作用。

统计分析管理：自定义统计条件，根据不同的查询和统计方式，从不同角度对系统平台中的数据进行收集、整理、统计分析，自动输出统计结果，辅助经营决策。

五、合同管理信息化建议

合同管理信息化在企业经济运行、经营管理、防范经营风险中，发挥了较大作用。

要做好合同管理信息化建设工作，除按步骤精心组织外，还需关注以下几点：

1.做好管理平台首期上线之后的持续优化

管理平台首期上线运行一段时间后，各相关业务部门对操作界面和细节会提出不少优化建议，应将这些建议汇总，进行甄别和梳理，既考虑业务部门需求，又兼顾合法合规性，持续开展优化工作。

2.实现信息化软件之间数据的关联性

合同管理信息化的一大令人瞩目的特点，就是实现海量数据和信息的共享。如果不能实现这一点，将是对信息化管理平台资源的极大浪费。一般企业除了合同管理信息化外，还有财务、工程等其他信息化软件，合同管理信息化平台开发时需注意和其他系统信息化软件的对接，不同系统的信息化软件数据相关联，有些数据可以相互取用，不仅可以减少录入人员的工作量，更重要的是控制数据的准确性和及时性，提高软件的管控作用。

参考文献

[1] 高苏.国内企业信息化建设现状及发展策略.山东工商学院学报，2005（6）.

[2] 李桂花.企业合同管理信息化建设.中小企业管理与科技，2007（8）.

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当前，信息化技术已经被全面地应用于社会各个领域建设当中。作为企业管理工作中的一分子，合同管理工作的进一步发展自然需要依赖信息技术的作用发挥。虽然当前大部分企业已基本实现合同管理的信息化运用，但其中仍然存在很多需要改进的方面，为了进一步提升企业合同管理信息化建设水平，企业必须要站在科学发展观的高度之上，制订更为科学、全面的优化方案。

一、探讨合同管理信息化建设的必要性及价值

(一)合同管理信息化是企业合同管理工作发展到一定阶段的必然选择随着科学技术的不断进步，有力地推动了企业合同管理工作的建设发展，而在这个过程中，信息化技术起到了重要的价值。通过对信息技术的运用，改变了企业合同管理以往对人力的过度依赖，显著地提高了合同管理的质量与效率，使企业合同管理得以上升到一个新的高度。由此可见，信息化的合同管理才是当前企业合同管理建设的新方向，更是企业合同管理发展到一定阶段的必然选择。

(二)合同管理信息化是企业管理现代化发展的客观需要信息化管理是现代化管理建设的重要标志之一，也是企业实现管理现代化的必然选择，而合同管理作为企业管理工作中的一分子，只有当其实现了信息化建设之后，才能够使企业的管理工作成为一个全面的整体。首先，信息化的合同管理更加科学规范，可以有效降低合同管理过程中的失误，提高企业合同管理质量，保证合同管理工作的有序进行;其次，信息化合同管理可以使企业合同管理上升到技术高度，这也是现代企业管理发展朝着现代化方向迈进的重要标志之一。

(三)提高安全系数，保证企业经济利益合同是企业发展中的重要文件，如果丢失或者被盗取，将会直接造成企业的经济损失，因此，确保合同安全是企业合同管理的重中之重。而信息化的合同管理则有利于进一步提高企业合同的安全性，维护企业的经济利益。在传统合同管理模式下，合同都是由合同管理人员线下保管，这对合同管理人员的职业素养和工作能力考验是比较高的，极易发生管理疏漏和合同保管不当等问题，信息化的合同管理会将合同以数字化的形式储存在电脑中，而且大多需要进行登陆验证才能够获取到合同信息，因此极大地提高了合同的安全性和保密性。

二、企业合同管理信息化建设的建议探讨

(一)建立良好的合同管理信息化发展氛围首先，很多企业并未将信息化全面应用于合同管理工作当中，对信息化的应用大多只停留在硬件配套设施上，殊不知合同管理人员的信息化水平、合同管理信息化系统安全维护等才是建设的重点。所以企业在合同管理信息化建设中要逐步提高合同管理人员的信息化运用能力及信息化系统的高度;其次，企业领导要积极引领企业全员参与到合同管理的信息化建设中去，为合同管理信息化建设培育良好的发展氛围。

(二)以信息化武装企业合同管理队伍首先，企业要建立健全合同管理信息化培训机制，加快对合同管理人员的信息化技术培训力度，通过完善的培训计划与流程，脚踏实地地开展培训工作，提高合同管理人员的信息化应用思维。其次，将合同管理信息化纳入合同管理人员绩效考核当中，通过与其自身利益相挂钩的方法，进一步增强合同管理人员对信息化合同管理的认识与重视。

(三)做好信息系统安全维护虽然信息化的合同管理可以进一步提升企业合同的安全性，但不可否认的是信息化合同管理同样具有一定的风险隐患，很多企业在构建合同管理信息平台时由于忽视了安全维护工作，致使公司合同被盗，重要信息丢失等。所以企业必须要做好合同管理信息系统的安全维护工作，避免合同管理风险的出现，企业要安装最新的杀毒软件，避免网络黑客的攻击，拦截网络病毒，建立起强大的企业合同管理信息平台，从而在安全的环境下开展合同管理工作。

三、结语

企业要学会用信息化手段不断提高合同管理水平，保证合同规范及高效的签订和履行，有效防范法律风险、优化管理、降低成本，从而提高企业的经济效益。

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一、医院传统合同管理情况

医院传统合同管理主要以纸质文档的扭转和保存为基础。由各部门负责草拟合同，会同相关部门(采购、审计、财务等)对合同的完备性、合法性、可操作性等进行审核，审核无误的合同再由各级领导签字确认并加盖合同专用章或公章。至此，合同正式成立生效并进入履约环节。当医院需按合同约定履行付款义务时，由各部门的经办人员负责填写报销单并完成签字付款流程后交财务部付款。这种医院传统的合同管理模式，存在诸多弊端，比如：1.合同流转的过程中经手人员多时间长，无法及时查询某一份合同所处的状态，导致合同签订的效率低下；2.无专门的部门对合同进行内容登记、统一的编号、归档，无法提供精细化的查询和统；3.在后期合同履行的过程中常会出现因各种原因需变更原合同条款的情况，传统合同管理由于均采用手工记录，合同变更不留痕迹，给后期再查询原始合同留下隐患。

二、基于HRP平台的医院合同管理内部控制信息化建设

(一)加强合同效期预警管理

在HRP平台下，加强合同效期预警管理，是加强合同管理内部控制信息化建设的关键措施，注重合同效期预警管理，是内部控制信息化建设的关键一环。首先，加强合同效期预警管理需要将合同的签订日期、有效期以及生效日期甚至是保质期等关键信息录入到HRP平台系统中，设置预警信息，保证合同管理者可以在登录HRP平台后，就接收到预警信息，实现合同的有效管理，做好合同管理的内部控制工作，加强内部控制信息化建设。其次，在授权管理的情况下，及时采取针对性措施，防止出现合同采购超限等问题，节省人力、物力资源，保证合同处于有效期内，加强对合同效期的预警管理，保证合同履行效果。

(二)注重基础功能设计

注重合同基础功能设计，合理建立合同模块非常重要，因此，在合同履行过程中，注重基础功能设计非常关键，直接关系到合同的履行效果。注重基础功能设计需要注意以下两点，第一，需要对关键信息进行录入、保存，通过审核、变更、续签、冻结等一系列操作进行基础功能设计，确保在HRP平台系统下，合同管理基础功能设计的合理性与有效性，保证合同功能的发挥，解决合同管理中存在的问题。第二，需要对合同条款、合同基本信息以及合同费用、变更历史等内容进行了解，对合同全过程进行全面的了解，完善相关信息，进行登记管理，保证合同基础功能的发挥。

(三)注重风险防范

在HRP平台，风险防范占据着重要的位置，通过形成风险数据库，可以对合同可能存在的风险进行梳理，对收支合同、采购合同以及科研合同等进行风险树立，可通过审查环节，加大防范力度，进行重点防范，有效控制合同管理风险。除此之外，通过注重风险防范，可以对合同的审核过程进行了解，并将责任落实到个人，通过明确责任，防范风险，达到有效进行合同履行管理的目的，促进合同管理工作的顺利开展。

(四)合同影印管理以及信息共享

通过信息化建设，可以为合同影印管理提供技术支撑，不仅提高了工作效率，还节省了储存空间，为合同的集中管理创造了有利的条件。与此同时，在HRP平台下，可以对合同进行影印化管理，将其统一储存，方便合同管理工作的开展。另一方面，通过信息化建设、信息共享，可以将信息统一存储在HRP系统中，在信息共享过程中，对合同进行全面的反映，方便合同管理工作的开展。

三、结束语

综上所述，开展基于HRP平台的医院合同管理内部控制信息化建设具有重要的意义与价值，不仅有助于解决合同管理中存在的问题，还可以加强合同预警管理，有效开展风险防范工作，保证合同的有效履行，实现合同环节的风险防控，达到有效进行内部控制，降低医院经济损失的目的。

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企业合同管理是企业对以其自身为当事人的合同依法进行签订、履行、变更、解除、终止、审查审批、数据分析、控制监督等一系列管理行为的总和。随着现代信息技术的不断发展与进步，国内许多企业借助各类信息系统与管理软件对合同进行全方位管理，以适量投入获取最佳经济效益。它改变了仅由业务部门分管合同的现状，完善了管理体制，优化了工作流程，使合同管理真正意义上成为一个整体。

1.签约授权管理

实施信息化管理的企业通过信合同信息系统对签约授权管理实施集中管控。规模企业在传统模式下难以实现统一集中管理，在信息化条件下，合同承办部门在信息系统内提出授权申请，审批人员审批通过后形成签约授权委托书，在得到授权许可后受托人员方可成办理合同业务。企业对签约授权进行统一集中审批监管，管理部门对整个企业的授权情况随时掌握，动态管理签约授权范围、授权人员、授权时限、授权变动等项目内容。

2.合同文本管理

企业合同管理部门依据企业经营管理特点在信息系统中放置标准合同文本及相关法律法规，帮助合同承办部门完成格式标准、形式规范、内容准确、易于管理的合同文书。合同承办人选取模板网上制作合同，也可下载标准文本编辑制作后上传申报，承办人系统中填写空白内容就可以完成合同制作。信息系统将企业合同文本规范化，实现法律管理关口前移。

3.合同评审管理

合同评审管理在信息管理系统中的应用是企业跨部门智能化管理的标志之一，合同可在线申报、浏览、检索、审查审批，管理人员足不出户就可完成合同业务。合同评审采用分级授权、逐级审批，下级单位评审通过后上级单位才能评审，杜绝了上级审完下级走过场的现象。

4.合同相对人管理

合同相对人信息可包含企业名称、住所、性质、营业执照、税务登记证、经营范围、注册资本等相关信息，无论是客户还是供应商，无论是法人单位还是自然人主体，信息系统都可提供一份完整的档案资料，也可以作为通讯录使用。企业根据自身经营管理情况选择管控范围，应重点对供应商、客户状况进行动态监控。对资质较差的供应商、客户在合同相对人数据库予以标注，在签订合同时信息系统会做出警示。企业把供应商准入放置在信息系统中，供应商资格审核、供应商资质评定都通过系统加以认定，新增合同相对人只有先通过信息系统评定，才可以办理合同签订与后续业务。

5.合同履约管理

企业通过信息系统对合同履约过程进行严格监控管理，通过生产管理软件将合同履约信息集成到信息系统中，相关管理者可以掌握合同产品的材料采购、加工进度、仓储发运、合同款结算、合同违约等相关信息。依据信息系统获取的合同履约信息，企业调整相应供应链环节与市场营销策略，在工作中做到有的放矢。企业合同管理周期较长，在合同履约的过程中，随着条件的不断变化进行调整，保证合同目标实现。对合同履约信息进行网上跟踪，实现合同的全寿命周期监管，保证了合同信息的完整性，提高各单位及部门对合同管理过程的了解，确保合同管理良性发展。

6.数据共享管理

兼容性较强的合同管理软件可以与企业ERP系统、生产加工执行系统、审计管理系统、档案管理系统等信息系统实现数据共享。通过信息数据共享，实现数据集成，避免企业不必要的重复劳动与投入。合同信息系统为ERP系统提供各类合同数据、帮助审计部门实现网上合同审计监督、帮助档案管理系统完成合同电子归档管理。合同信息系统从企业ERP系统、生产加工执行系统中抽取各类相关数据，供合同管理部门使用。

7.查询统计与分析管理

企业通过信息系统动态采集、汇总、分析合同数据，从合同角度反映企业生产经营状况。合同信息系统收集录入的各类数据，通过自定义查询字段、设定报表模块，形成各类商务智能报表，统计合同信息。信息系统通过系统数据过滤分析合同信息，对合同签订、合同资金流向、合同履约、合同变更率、合同违约率、合同相对人信用度、合同相对人贡献度等内容进行深入细致的分析，甚至还可以合同管理中的工作效率进行分析。信息系统在企业运行情况评价、经营状况分析等诸多方面。助力企业管理者分析决策。