现代化档案管理范文

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随着信息化浪潮涌现，信息化从理论方式技术手段，都深刻地影响着档案管理现代化的发展进程，不断赋予档案管理现代化以全新的内涵。我们要正视这种发展与变化，准确地反握新时期档案管理现代化的新趋势、新要求，以档案资源信息化推动档案管理现代化。

近年来，虽然档案工作得到较快的发展，档案管理现代化水平有一定的提高，但在档案管理方法和手段方面与世界先进水平相比，还有一定的差距，不能更好地满足新形势对档案工作提出的要求。因此，就采取各种措施，加快档案工作现代化的步伐。

1档案工作现代化的必要性

实现档案工作现代化是社会主义市场经济对档案工作的要求。在建设社会主义市场经济的过程中，要从总体上提高现代化水平，必须摸清国际国内的动态，了解过去和现状，以及今后的发展趋势，才能确定今后努力的目标和方向。而要做到这一点，就要求档案部门能迅速、准确地提供现代化所需的档案材料。面传统的管理方法则无法满足这种需要，春有采用现代化手段，才能在较短时间内，迅速查阅到利用者所需要的档案材料，及时提供利用。所以，实现档案工作现代化，是适应我国实现现代化，赶超世界先进水平的必然要求。

实现档案管理工作现代化是档案事业发展的需要。随着档案事业的不断发展，档案的种类和数量急剧增长，给保管和利用带来一系列问题。同时，利用者也对档案工作提出了更高的要求，他们希望档案部门能及时地无遗漏地向其提供所需要的档案材料，并迅速传递到每一个需要利用的地方。手工管理的落后状态，无法解决档案工作面临的种种难题，不可避免地会影响档案事业的发展。因此改革落后的档案管理手段已成为十分紧迫的任务。面科学技术的发展，特别是电子计算机及通讯技术的广泛应用，能为实现档案工作现代化提供可靠的物质基础。

2档案管理工作现代化的主要内容

新时期档案管理现代化是一个相对的、运态的、发展的概念范畴，在不同时期都被赋予不同的核心内容。新时期档案管理现代化是在信息时代背景下产生的档案理论与实践，以档案资源信息化为核心内容的新时期档案管理现代化理论和工作体系正逐渐形成和发展。

2．1档案工作技术现代化

它是指档案的记录、存贮、整理、加工、查找、交流、传递等用先进的科学技术装备起来，实现工作手段的现代化。它涉及广泛运用电讯设备、电子计算机技术、印刷技术、复制技术、缩微技术、声像技术。比如：广泛使用计算机进行档案的检索、编目、库房管理、阅览管理、各种统计工作，并把电子计算机与现代化的缩微技术、通讯技术有机结合起来，将会有效地实现档案管理自动化。

2．2档案工作组织与管理现代化

档案事业的建设和档案工作的组织与管理，经系统论、信息论、控制论等现代化的科学理论为指导，运用管理科学的原理，遵循档案工作的客观规律，研究和处理工作的各种问题，可以做到管理方法科学化、管理机构高效化，管理工作现代化，档案工作标准化，使档案管理与组织工作更趋于完善。档案管理手段包括理论手段和技术手段，即档案管理的各种管理方法、管理理论以及先进的技术手段、技术成果，管理手段现代化是档案管理现代化水平的具体体现，是档案管理现代化理论的基础之一。首先是档案现代管理方法和理论的应用。通过借鉴和利用当代管理学中的科学理论和方法，形成行之有效的档案科学管理理论，这些理论与档案工作实际相结合，不断地指导档案管理实践，在实践中加以总结和发展，最终形成档案管理现代化的理论体系。其次是先进的技术手段应用。要不断地将当代先进的技术设备、技术手段和技术成果引入档案管理中，实现档案管理的专业化、自动化。

2．3档案干部知识化

由于设备的现代化和管理的科学化，需要建设一支具有现代化科技知识和业务知识的档案专业干部队伍。他们不仅要具有较高的政治素养和积极进取的精神，还应懂得电子计算机的基本理论和基本技能，能够进行技术操作和管理，在档案专业有较深的造诣和较高的文化和历史知识，这样才能适应档案工作现代化的需要。

2．4档案资源信息化

在信息时代，信息化已成为各行各业现代化的与主导，以信息化推动现代化是今后国民经济与社会发展的方向。档案资源信息化作为信息技术在档案管理领域的创新实践，是将档案资源和档案各项管理过程，通过信息和系统加工和计算机网络和传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开开利用，实现档案信息资源的社会共享。信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑，是新时期档案管理现代化的核心内容，其主要包括：一是档案信息资源建设，即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库；二是档案基础平台建设，包括档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案作息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。档案管理现代化的出路在于信息化，可以预见，在未来20年，档案资源信息建设作为档案管理现代化的核心内容，将不断推动档案管理现代化的发展。

2．5档案保护现代化

传统意义上档案保护现代化主要是指档案库房、档案设施设备等现代化以及档案载体保管保护水平的现代化。随着新型存储介质的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用，出现许多新型载体的档案，如机读档案、声像档案、电子档案等，这此档案信息的记录和存储载体有磁性的、光学性的和磁光性的，有磁带、磁盘、光盘等不同形式。新型载体档案与传统载体档案在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求，因此，以新型档案载体为对象的档案分配制度现代化将成为今后研究的重点内容，而且，它不仅研究有效保护和保管档案载体的方式、方法，还要深入研究如何保护档案信息内容的安全性、真实性与完整性。

2．6档案管理标准化

档案管理标准化也是档案管理现代化的一项重要基础，档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的，档案标准化通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作有了统一的科学准则和依据，保证了档案各项工作能够有机地联系起来，并且在档案的管理中得最佳的效益。在信息时代，信息的共享与网络和沟通更依赖于统一的标准与规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等等，都需要通过建立一系列的标准、规范来实现，必须通过制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，来确保档案管理现代化各项工作的有效实现。

3档案工作现代化的作用

利用计算机检索档案，将极大地提高档案的查找速度，有效提高查全率，节约利用者查阅档案的时间，提高服务质量。

利用计算机和现代通讯设备，将使档案信息的处理传递的时间大大缩短，档案馆将从保管史料的基地，发展为名副其实的科学研究和各方面利用档案信息的中心。

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关键词档案管理人员建设现代化改革

档案管理现代化的本质是加快档案管理工作的改革，使之更加适应现代社会发展的要求，因此要求档案管理实现观念、装备、人员上的现代化。档案管理部门必须强调现代化档案管理的意识，不断探索实现档案管理的现代化的有关途径。

一、档案管理现代化概述

档案管理现代化是现代管理科学的指导下，运用现代管理方法和手段，对档案系统进行管理的一种新模式。这种新模式借助现代管理的技术与设备，依靠掌握现代化档案管理的人员得以实现。传统的档案管理方式缺乏完善的管理体系和制度，且大多数管理工作依靠人工完成，因此导致档案管理的效率较低。在档案管理的现代化进程中，要重点解决这些问题，在档案管理运用信息化、科技化、智能化的管理模式。当前，计算机技术已经进入档案领域，但是并未发挥出应有的作用，需要进一步强化计算机在档案管理中的应用。档案管理现代化不但可以实现无纸化档案管理，还可以增强储存信息的数量和准确性。工作人员在查找、筛选档案时，更加迅速、准确。档案管理现代化是一种必然的趋势，各级行政部门和档案单位必须采取一些有效措施，加快档案管理现代化的速度，使档案管理工作与时展接轨。

二、实现档案管理现代化的有关措施

（一）强化档案管理的现代化意识

实现档案管理的现代化，必须树立现代化管理的思想意识，这样才能指导档案管理工作向着现代化发展。当前，很多档案管理人员思想观念相对滞后，因此，首先要求管理人员解放思想，转变传统的工作理念，树立创新意识。这要求档案管理人员要冲破旧思想的束缚，改变原有的工作格局，不断强化现代化的管理意识。当前档案事业的现代化建设发展较慢，这与管理者本身忽视档案管理的重要性不无关系[1]。因此，本单位领导要提高档案管理的地位，加强相关宣传使全体管理者从思想上重视档案管理工作。在宣传中促进管理人员接受现代化的管理理念，从根本上改变档案管理现代化建设的现状。

（二）推行规范化、标准化、信息化的档案管理

在档案管理领域的标准化、规范化，需要档案事业主管机关会同标准化主管机关或部门共同协调完成。制定标准化档案管理的相关原则、工作模式、评价方法等，是完成档案管理标准化建设的基础和保障。相关单位及部门要确定出科学、统一的工作规范、技术规范，同时加强监督作用保证其贯彻落实并执行[2]。

保证档案管理的规范化、标准化是实现档案管理现代化的基础。因此，应该尽快实现档案管理工作的标准化[3]。首先，要求技术方法的规范和统一；其次，要求设备、设施的规范化。规范化、标准化管理的最终目的是确保档案保管及利用价值，因此，管理者要实现档案管理的最大化，同时使检索利用档案信息更加便捷。

信息化是知识经济时代的主要特征，也是加快档案管理现代化进程的有效途径。信息管理只有借助信息化存储和数字化的处理才能真正复合现代社会的要求，因此，必须促进信息化在档案管理中的应用。档案工作中要积极计算机技术和信息化管理手段，从而提高档案整理、编目、检索等工作的效率。

（三）提高档案工作队伍的总体素质

档案现代化管理的核心内容是计算机技术的应用，这时实现档案现代化管理的必经之路，因此，必须强化档案工作人员的计算机操作技术。每一个管理人员必须能熟练掌握现信息技术，运用计算机以及各类现代办公设备，并能独立完成电子文件的制作、设备日常维护等工作。相关单位可以通过加强计算机技术培训的方法，提高管理人员的计算机操作水平。由于档案管理人员的计算机基础不同，可以分层次对其进行培训，如基础知识培训、高级理论培训、档案专业操作培训等。通过培训可以使每一个管理人员都具备较高的业务素质，从而提高整个工作队伍的现代化管理水平。

同时，还要积极引进高技能专业人才，从而提高工作队伍的整体实力。相关单位及部门应该制定严格的人才选拔制度，选拔适合本岗位的专业人才。同时完善考核制度和奖励制度，鼓励档案管理人员在工作上不断创新，从而激发整个档案管理系统的工作活力。

三、结束语

我国档案管理应以《档案法》为核心。国家要不断完善体系内相关法律建设，使档案管理实现应有的社会职责。档案管理的现代化需要行政主管部门与各级管理部门的密切配合、通力合作，从而实现推动档案事业健康发展的目的，进而进一步加快我国档案管理的现代化进程。

参考文献：

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二、档案管理现代化的意义和作用

1.档案管理现代化适应时代的发展要求。作为社会信息产业的重要做成部分，档案部门必须采取现代化管理技术和手段，在档案数字化、网络化、智能化方面下工夫，满足社会各界对档案工作的需求，使档案嘻嘻转化为推动社会前进的动力，服务于当今的信息时代。否则，档案共作就不能适应时代的发展要求，也就不能再信息时代中发挥作用。

2.档案管理现代化有利于档案事业的持续发展。档案事业的可持续发展是人类发展的重要组成部分，它取决于人类可持续发展的总体水平，又以有价值的档案信息服务于人类整个可持续发展本身。从我国档案事业发展来看，档案事业的主题制约着档案事业继续发展。因此，如果不运用先进的科学设备和技术手段采取有效措施，借鉴国外同行或者国内其他部门的模式和经验进行现代化管理，实现跨越式发展，就可能造成档案事业全面滞后于社会的发展。

3.档案管理现代化有利于档案事业与国民经济、社会协调发展。档案事业是国民经济、社会发展比不可少的环节，其发展要受到整个社会和各个环节的制约，并对整个社会和各个环节产生了一定的影响。改革开放以来，我国的现代化建设、国民经济和社会各部门的建设等都得到了很快的发展和进步，作为与现代化建设和社会各项事业系统发展的档案事业，要进一步加强档案管理现代化建设，使档案工作更好的适应社会的发展。

三、档案现代化管理的基本条件

档案的宏观管理和微观管理采用的是传统的手工管理方法，在新的形势下产生了一系列问题，档案管理的现代化已成为一种必然趋势。

档案现代化管理需要达到以下的几个基本条件：

1.科学的管理理念和机制，具体包括先进的管理理念、合理的管理体制及其作为两者间桥梁的协调衔接工作。

2.数据准备，具体包括档案著录标引工作、档案标准化工作。

3.设备技术条件，一是要选择适用的计算机技术装置，二是档案现代化管理专业人员的配备。

四、目前档案管理中的问题

1.档案收集整理工作不够规范

目前，一些单位依然没有配备专门的档案管理人员或者临时抽调人员管理档案，导致了单位在档案管理上较为混乱。如，档案管理错误较多，管理较为混乱等。另外，有相当多的单位依然没有健全档案管理监督检查及业务指导的体制，造成了单位在档案管理方面依然不够严格，不够规范。

2.档案管理方式落后。一些单位在档案管理方面依然采用过去那种落后的管理方式，管理质量和效率较为低下，也不能最大限度地发挥档案资料应有的作用和价值。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就缺乏高度的工作责任感，良好的职业操守，办事缜密的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，导致了单位在档案管理的模式、方法以及体制方面较为滞后。

3.档案管理作用发挥不够。在一些单位，由于其档案管理较为混乱，加之所收集到的档案资料不够全面、整理归档也不够规范，必然造成了单位的档案管理工作与其他中心业务相互脱节，根本不能充分发挥档案管理应有的作用和功能，在一定程度上影响制约了单位档案管理的全面快速健康发展。

五、加强档案现代化管理工作的措施

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中图分类号：G271

档案管理现代化，就是应用现代管理学原理，采用现代管理方法和现代管理手段即应用先进技术和先进设备，对档案进行科学管理，不断提高工作质量和工作效率，使档案的基础工作、贮藏保护、提供利用等工作达到现代化水平，有效地为国家建设服务。其包括档案管理观念现代化、档案管理装备现代化、档案管理人员现代化等三个方面。

随着信息技术的发展，档案管理现代化已成为档案界的热点。因此，有必要对我国档案管理现代化建设情况进行深入分析和研究，总结经验，找出问题并提出对策，以真正实现档案管理的智能化、自动化、提高档案管理的整体水平，使之更好地服务于经济社会建设。

一、档案管理现代化发展进程

档案管理现代化也是一个与科技发展同步的渐进过程，是一个有重点、有步骤地代替手工管理、解决实际问题的发展进构。然而，档案管理现代化也是一个相对的概念，过去曾经先进实用的技术与管理方法，现在也许就落后于实践发展了。因此简要地回顾―下档案管理现代化的发展演变过程，有助于探讨当前的档案管理现代化中存在的问题，并提供解决问题的对策。

从世界范围来看，档案管理现代化发端于20世纪60年代档案管理自动化研究工作。20世纪60年代初，国外一些档案工作者在计算机专业人员的帮助下，开始试用计算机管理档案，并开展了档案管理自动化研究，如美国、英国、法国、南斯拉夫等。1972年，国际档案理事会设立了档案自动化专业委员会，负责研究、收集和交流各国档案管理使用汁算机的情况，并通过召开会议、出版书籍和开展培训等活动，对各国档案管理自动化起到较好的推进作用。

我国档案界于20世纪70年代末开始了运用计算机管理档案的尝试，至今已有三十几年时间，也取得了不小的成就。我国计算机档案管理的发展，从时间进程上对以分力四个阶段：即调查论证阶段、初步实验价段、技术攻关阶段、网络化及其推广应用阶段。

调查论证阶段。1979年开始，个别档案馆开始对计算机在档案部门的应用，进行了调研和可行性论证工作。

初次实验阶段 。1983年.有少数几个档案馆，使用计算机开发了档案管理实验性的应用系统。开始了档案著录标引方法的摸索，着手制定档案著录标引的国家标准。

技术攻关阶段。从1985年开始，档案部门攻克了计算机应用档案管理的―些技术难关，出现了一些比较好的档案目录计算机管理实用系统及应用结果。目录数据已开始准备采用国家标准。

推广应用阶段。1987年后，随着计算机软硬件技术的发展和档案管理自动化研究的深入，计算机在档案部门的应用，已开始向档案管理的各个环节扩展，档案管理软件系统功能也由“点”到“线”再到“面”，呈现不断提高与完善的趋势。

20世纪90年代以来，我同的档案管理现代化建设进入了快速发展时期。90年代中期，现代化管理开始了网络化阶段；进入21世纪，则开始了以启动数字档案馆建设为标志的档案信息化阶段。与此同时，我国档案部门还进行了现代化管理标准的制定与完善，如颁布了《档案管理软件功能要求暂行规定》、《CAD电子文件光盘储存系统的一致性测试》等。这将有力地促进我国档案管理现代化走上规范化的发展道路。

二、我国档案管理现代化的现状

近年来，档案管理现代化建设取得了很大成绩，如适合于机关档案工作的文书工作―体化管理系统已大规模应用，各档案部门已基本实现计算机自动处理的环节，光盘技术在档案信息的存储和检索中进入了实质性的应用阶段，档案计算机管理正逐步走向网络化等。

虽然我国档案管理现代化建设已经得到了很大的发展，但此项工作毕竟是一项较大的系统工程，其发展过程中仍存在着这样那样的问题，如不及时采取措施妥善解决，将制约档案管理现代化的发展进程。

三、我国档案管理现代化建设中存在的问题

1、档案管理现代化意识不强。管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化的首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理观念现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。多年来，档案管理现代化是人们探讨的热门话题，但由于档案意识薄弱，对档案管理现代化的认识不够，大多数单位也仅仅是把它停留在话题上。由此出现了领导不重视，资金投入不足，设备陈旧落后，对档案管理现代化进程中出现的新情况、新问题（如电子文件的管理与利用）缺乏深入研究和具体的解决方法等若干问题，严重影响了档案管理的现代化进程。

2、档案工作人员业务素质亟待提高。人才现代化是档案管理现代化的前提。当前，档案现代化管理的主要内容和核心，就是计算机技术的应用，即计算机档案管理。电子计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给档案管理者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。这就要求档案工作者不仅需要具备图书、情报、档案学的专业知识，还需具备现代信息技术应用能力和信息加工处理能力等。从目前人员现状来看，许多机关、企业、事业单位的档案管理人员知识结构还远远达不到这些要求，这将成为制约档案信息化建设的瓶颈问题。所以，加快培养和造就一批信息化建设的管理型、技术型和复合型人才就成为了当务之急。

3、对档案管理现代化缺乏统筹规划和强有力的指导。从总体上看，各级档案馆、各企事业单位、各系统的档案管理现代化工作仍处在“各自为战”的状态，没有统一的标准、规范，目标不明确，步骤不清楚，重点解决的问题不突出，由此造成购置设备型号不一，功能各异，技术设备不配套，系统操作平台不一，为档案管理现代化的统一、规范带来极大的障碍。

4、技术设备问题。由于经济条件的限制，部分档案部门不能在现代化建档案管理现代化方面投入足够的资金，使得自身的现代化技术装备较差。而且绝大多数单位档案室的计算机，仅用于档案的检索，检索的卷数却仅占档案室档案总数的30%左右，且主要集中在文书档案，其他各门类的档案，如会计档案、科技档案等仍为手工检索。

四、解决措施

针对目前档案管理现代化过程中存在的问题，笔者提出以下解决措施

1、更新观念，增强档案管理现代化意识。在实现档案管理现代化的过程中，首先是提高领导干部的认识，他们握着地区或单位档案工作现代化管理的命运与前途。其次档案工作人员也要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立与时代合拍的档案意识，克服对档案管理现代化的片面认识，切实转变计划经济时代形成的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转化为开放式服务，进而有计划、有步骤积极而稳妥地开展档案现代化建设。

2、加强档案人员的培养，提高业务能力。要牢固树立人才资源是第一资源的思想，抓好档案人才的培养，不断提高档案人员的自身素质，以人才资源开发推动档案现代化的进程。首先要提高档案工作人员的基础素质，树立标准意识，因为档案人员的标准意识如何，决定了档案基础业务工作的质量。其次加强对信息技术应用能力的培训，学习与档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识、外语知识等，从理论和实践上认真解决档案专业与各种现代化管理专业相结合的问题，提高档案工作人员的业务素质，以满足档案信息化发展的需要。

3、加强组织领导，促进交流、合作。档案管理现代化建设是一项系统工程，绝不能各自为政，必须加强组织领导，搞好宏观管理。档案行政管理部门要统筹规划，加强协调，把档案管理现代化建设列入国民经济和社会发展计划，保证档案管理现代化建设的资金投入，制定统一的现代化管理标准，在设备购置、数据库建设、应用软件推广、人员培训等方面统一布置；规划好档案馆、机关档案室、科技事业单位档案和企业档案馆（室）的现代化管理工作。需要注意的是档案管理现代化是一个循序渐进的过程，各级档案部门条件差异较大。因此，档案管理现代化建设不能一哄而起，要有计划、有步骤地根据本系统、本地区的实际情况，先试点，后铺开，坚持从点到面的方针，推进档案管理现代化建设有条不紊地发展。_

交流、合作，则是实现档案管理现代化的纽带和桥梁。档案工作在国内地区间、省际间的发展存在着差异，我国与世界上发达国家的档案工作也存在着一定的差距。这就需要及时地进行科学的交流、学习与合作。认真对照、分析、研究，取长补短，加速实现档案管理现代化的步伐。

4、加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化。这是实现档案管理现代化的物质基础和保障。要及时配备档案管理现代化所必有的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。为此，各级政府应加大财政投入的力度，档案部门应努力提高自身的工作水平，争取更多的经费支持；同时，档案部门要充分利用存有大量档案资源的自身优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的提供利用工作，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济效益。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，又将为档案工作注入新的活力，将极大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的继续发展提供有力保证。

5、采用现代化管理。这是实现档案管理现代化的主要途径和必经之路。档案管理包括宏观管理和微观管理，前者是指制订档案工作发展目标，以及为实现这一目标进行计划、组织、协调、控制等一系列活动，后者是运用先进的科学方法，做好档案的收集、整理、保护、鉴定及开发利用。档案部门及档案工作者应遵循档案工作的发展规律，采用科学的管理方法，最大限度地发挥人、物、财的效用，把档案馆建成一流的党和国家管理的档案基地和提供优质服务的信息中心。

总之，档案管理现代化是一项复杂的系统工程，要充分调动各方面的积极性，相互配合，共同努力，使档案工作形成一个科学、完整、合理的现代化管理体系，真正实现档案管理的智能化、自动化、提高档案管理的整体水平。

参考文献：

1、傅荣校 《档案管理现代化：档案管理中技术革命进程的动态审视》 浙江大学出版社 2002年版

2、薛四新、彭荣、陈永生主编《档案信息化应用系统建设》 机械工业出版社2006年版

3、宋宝英 《档案管理现代化的几点思考》 《世纪桥》 2009.2