档案系统管理范文

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1.建立职工档案多媒体信息网络系统的必要性

干部信息规范化的需要。在日常的职工档案管理工作中，形成了大量的职工信息，这部分信息绝大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可能避免地造成了不同管理部门之间的信息分隔，使信息内容不规范，信息流程不科学，因而难以满足职工的微观管理和人员群体宏观管理的需要。要改变这种现状，就需要建立一套完备的信息管理体系和信息处理系统，用现代化工具管理职工信息，从而提高信息的规范程度与利用效率。

合理使用先进的现代化办公设备的需要。随着科技的发展，各级部门都购进了相当的计算机和其他先进的办公自动化设备，计算机应用和信息化工作也取得了一些进展，但也存在着许多问题。例如，软件开发不及时，应用水平较低，现有的设备没有得到充分利用，信息资源没有得到充分共享等，这就迫切需要建立一套现代化的信息管理网络系统，充分利用现有资源，提高应用水平和工作效率，从而不断促进职工工作的科学化和现代化。

2.职工档案管理多媒体信息网络系统的作用

为领导和有关部门提供全方位的职工信息。职工信息数据库及多媒体信息网络系统建立以后，我们不但可以快速准确地获取职工的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，还可以随时查询职工诸如日常工作、学习、生活等方面的资料，了解职工全方位的综合信息。利用这套系统，还可以对这些信息资料进行综合分析，在较短时间内为领导和部门提供全方位的职工信息，可以从根本上改变过去那种从纸面上静态了解职工的传统方式。

使信息充分得到共享，提高劳动效率与工作质量。职工档案管理多媒体信息网络系统提供了干部管理过程中所需要的全方位的职工信息。通过网络可以使信息共享，避免各部门重复录入相同的信息，减少重复劳动。而且在职工管理工作中，随时可能产生一些新的信息，各部门可以通过网络随时更新本部门业务范围内的信息，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，大大提高信息的时效性。信息共享之后，各部门可以从各个侧面，全方位了解每名职工，走出在本部门业务范围内，从一个侧面了解职工的局限性，在信息共享的基础上提高对职工认识的深度和广度。使用这套系统，还可以从根本上改善以前手工管理职工的情况，周期性较长的工作利用这套系统，短时间内就可以高质量地完成，职工的任免审批表、干部简历等常用材料可以自动生成，并可以实现部门之间信函、文件的电子传递，减少手工劳动，提高工作效率与工作质量。

可以使职工任免更加科学化，提高知人识人的深度和广度。以往讨论任免干部，基本上是采取文字材料加口头汇报的传统方式，使用这套系统可以采集职工的工作、学习、深入生产一线的情况，结合干部考核中形成的文字材料，通过网络和各种多媒体设备把动态情况、资料和相应的文字融为一体，并通过情况显示出来。它不仅可以提供被任免干部的自然情况和现实表现方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、气质和口头表达能力等，使领导对任免人选有一个比较全面、直观和生动的了解，可以更好地评价和使用干部，提高知人识人的深度和广度，从而拓宽视野，适应社会主义市场经济条件下用人的需要，选拔出各种类型的领导干部和管理人才，让选拔上来的干部真正能够“为官一任，造福一方”。

建立和使用职工档案管理多媒体信息网络系统应注意的几个问题：

要采用规范的应用软件。为了达到信息共享，建立统一的信息系统和使用标准规范的软件是必须的。为此，中央组织部制定和颁发了全国干部人事管理信息系统《信息结构体系》，它是为实现干部信息的标准化及大范围内的信息共享，按照人员管理及机构管理中科学的信息流程制定的，不仅具有较高的标准化、规范化程度，而且具有总揽全局的权威性。因此，必须选用中央组织部推行的、建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，否则会造成数据结构混乱，使上下级数据无法沟通与共享。不但是信息体系与软件，系统所涉及到的其他应用项目也应当建立在相关的标准之上。用先进的电子信息技术来构建整个信息系统。建立多媒体信息网络系统要涉及到很多先进的技术，主要包括数据库技术、多媒体技术、网络技术等。

要使职工多媒体信息系统达到最佳的应用效果，使用先进的多媒体技术以及高性能的设备是必要的。从数据源的采集到后期制作都应该保证较高的质量。

网络是实现信息共享的前提条件和物质基础。只有建立一个优质、高效的网络系统，才能实现系统建设的高投入与高产出，为各级领导提供优质、高效和全方位的信息服务。现阶段比较先进的组网技术有ATM和千兆位以太网，在小型局域网中，十兆以太网以较低的价格提供了较高的带宽，具有较好的性能价格比，是一个比较合适的选择。有计划、分步骤、分阶段建设多媒体信息系统。第一，先建成系统的基本框架，包括各种资料数据的采集与录入、应用软件的选用与开发、高速网络系统的建立等。三个环节可以同时进行，其中信息资源的采集是重点，也是基础，职工信息的采集与报送工作应当规范化、制度化，把其当成职工管理工作中的一项经常性的工作来抓。第二，进一步完善、改进和提高整个系统，并将成熟的经验推广、普及，不断提高整体应用水平。第三，进一步加大投入，使整个系统趋于完善，最终满足在职工工作的全面需要。

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2自动化建设要着眼于提高系统的整体水平

在自动化建设的过程中，系统的整体性高低对功能的发挥有着十分关键的影响，提高系统的整体性也就是提高计算机网络系统的管理质量，从而使系统的优势能够得以充分的发挥，从而也提高了系统自身的软硬件性能。但是在系统运行的过程中，一部分节点非常容易出现故障，这些故障的产生也严重影响到了系统的正常运行，所以在使用该系统的过程中一定要采取相应的措施，不断加强对故障的处理，使其发挥的负面作用能够缩减到最小，这样才能更好的提升系统的综合运行质量。

3有重点的抓好数据库的建设

在近几年的档案信息自动化系统发展中，对文件处理技术的开发和系统应用技术的创新还处在一个适应和过渡的阶段，因此在档案信息数据库的建设过程中还存在着很大的不足，这些问题的产生也会使得数据库在使用时无法发挥其正常的功能，所以在使用档案信息自动化系统的过程中，要根据每个档案管理部门自身的具体情况进行数据库的创建和完善。从另一个角度来看，数据库的建设和完善需要很长的时间，同时其相应的工作也是有一定的发展规律的，所以在数据库建设的过程中还要注重每个部门人员之间的配合。在进行档案信息运用的过程中，还要加强对信息内容的有效管理，只有这样才能更好的提升系统运行的可靠性和灵活性。同时我国的科学技术还在不断的发展，新的思想和理念还会不断的应用到档案信息自动化系统的运行中，所以档案信息自动化系统还会不断的发展和完善。

4慎重选定技术路线

信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。对我国档案信息自动化影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。

5实事求是地改进管理体制

集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。档案信息自动化系统实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。

6充分发挥系统建设资金的使用效益

档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目，在资金筹集和管理使用方面，较好的做法是多渠道筹措资金，实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合，资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。

7重视人才管理

档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧。

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二、高校房地产文件烦人系统分类

高校房屋可以分为教学、科研、商业、住宅、后勤、商业等类型，其中住宅又可以进一步细分为已售和未售住宅、周转房、单身宿舍等，而高校现有对房地产资料的记录文件又可以分为电子文件、纸质文件两种类型，其中电子文件是伴随计算机的应用而逐渐形成的一种文件存储类型，在电子文件中对学校的房屋信息、教职工的家庭及住房状况、高校拟建房屋资料，甚至包括建筑工程图都有记录，这些数据虽然小，但是涉及到高校房屋信息的方方面面，这为高校历史遗留问题的处理以及房屋货币化发展提供了重要的依据，为高校进行学区规划、用房调整、教职工再购房提供了重要的基础数据，因此需对这些宝贵的资料做好保存，必须建立一套系统性的房产档案管理系统。

三、存在的主要问题

总体而言高校后勤房屋管理依然存在一些问题，包括：首先，档案管理不够规范，尤其是在资料移交、转移过程中，资料丢失严重，对档案的完整性造成严重的破坏，并且不可复制；其次，档案管理人员综合素养不足，尤其是缺乏系统性的档案管理技能学习与培训，导致档案资料整理意识的缺失；第三，房屋档案资料缺乏有效的保护，目前我国高校中有很大比例的高校没有建立专门的房屋档案管理室，文件堆砌严重，久而久之会使得文件出现破损甚至霉变，造成的损失难以估量；第四，住房档案信息缺乏流动。若高校教职工因工作等原因导致人动，一旦到了新单位，其住房档案信息依然留存在旧单位，可能会导致一些不符合享受房屋住房补贴标准的人员获得补贴，对高校也是一种损失；第五，因文件的鉴别缺失，导致统计数据出现矛盾。如对同一事件的资料，因记载人或时间间隔较长，导致资料被重复记载的概率大幅上升，这对高校学区规划建设存在隐性的影响。再如因高校住房信息没有实现共享，且工作人员仅仅对与自身业务相关的数据进行整理、统计，直接导致了高校住房面积统计数据结果不一，有些部门按照房屋的净面积进行统计，而有的部门则按照房屋可居住面积进行计算，这也会导致统计数据的矛盾。以上主要的几点原因会导致高校房屋管理出现混乱，也极易导致高校房屋电子文件与纸质文件记录结果有很大的差异性，因此对教职工住房面积是否达标的评判结果也值得怀疑，为确认教职工住房面积是否达标，不得不对纸质文件进行整理，不仅浪费了大量的人力、物力、财力，也使得教职工的利益受到不同程度的损害，因此改进高校房屋管理工作迫在眉睫。

四、建立房地产档案措施

用计算机进行存储，因存储磁盘空间大、存储文件，不仅为我们节省了大量的人力，也节省了大量的物力及财力，使得其经济效益得到充分的发挥，因此笔者认为可以充分利用计算机技术发展的成果，建立一套基于计算机的高校房屋管理信息系统，将笔者以上提及的信息及时的录入到计算机之中，并根据搭建的信息系统管理模块，实现信息的快速检索。如何搭建此系统，笔者认为应紧急结合档案管理工作的具体内容而展开。档案资料管理的规范化的管理信息系统建立前提及要求，档案资料必须准确、完整、客观，因此管理信息系统的建立，首要是做好档案文件的检查职能，对于纸质文件可以通过对文件的公章、签名、文件签订时间、时间反生时间等进行检查，对于电子文件则可以对其发生时间与文件起草时间的关联性进行判别；其次，做好档案的归类工作，如以件问单位进行档案的分类，可以分为工程图、公用房文件、未售住宅承租文件、规划许可验证证明、租赁合同、相关部门的未售住宅文件皮肤、买卖契约、房地产证、产权证明、购房申请表、个人证书复印件、夫妻双方证件、商品房产件等。若按照事件发生的年度进度资料分类，则可以分为会议既要、一般文件、来往通知。若按照事件发生的顺序，如房屋产权归属的变化等。其次，房屋信息的录入必须做到准确、完整。如在进行资料立卷之时，对于已经出现泛黄、破损的资料要进行及时的修补与维护，对于容易褪色的资料应做好复印件的存档，并在立卷卷宗中做好备注说明，并将卷宗的目录、标题、档案号、文件数量及内容等信息输入计算机之中，确保录入管理信息系统的资料准确完整；第三，管理系统建立，信息的检索功能不可或缺，这样当相关人员有房屋信息检索需求之时，可以充分发挥计算机的强大运算能力，实现快速、便捷的检索，也可以利用计算机的存储空间，对相关的信息资料进行收集、整理及归档，之后根据计算机具备的模糊检索功能，及时检索相关的档案信息，以满足不同人员对资料的差异化需求；第四，管理信息系统的建设模块也应包括后台管理职能，对于具体负责房屋信息管理的人员，在管理信息系统中，要甚至权限，权限的设置可以通过身份验证（如姓名、身份证信息亦或是指纹指别等），这样管理人员就可以实现房屋信息的更新，对于非管理人员而言，由于不具备权限，对于房屋信息只具备只读功能，而不具备改写功能，确保房屋资料信息管理的规范性。

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对于云计算来说，其主要是在网格计算的前提下，运用互联网的传输功能，把数据处理的过程由个人计算机和服务器上向互联网中的计算机集群当中进行转移，通过对集群中的大量异构的计算机CPU周期与磁盘存储的空间进行计算，将存储与计算看做是一种服务给予用户。在业界把“云计算”看做是个人计算机和互联网变革以后的第三次的IT浪潮。

1云计算环境下档案信息管理系统的管理风险

就管理风险来说，其主要指的是国家把档案信息的管理推送至云服务只会所出现的相应组织，管理风险与云服务的提供商在商业活动种的发展此起彼伏或者是退出变化所导致的管理风险。准入和退出机制。虽然云提供商运用所有办法对确保数据本身的安全性以及访问连续性进行证明，然而所涉及的敏感数据，特别是和我国安全相关量的数据，所有国家都是非常小心的。档案信息的管理系统作用在部门内的服务器时，好像能控制安全。将其向“云”进行推送只会，就要考虑终止服务之后，不能泄露数据，同时，所有数据都体现出完整性，还能够向新服务的提供商进行迁移。因此，非常需要工作人员从体制和机制等不同方面考量服务提供商的设置标准。云计算业务具有很强的高弹性和大规模与分布化特性，应用人员在安全问题上非常敏感，如果该敏感遇到“档案”，就会使得人们深入地思考风险问题。加强战略思维的应用，站在长远以及根本的立场上去观察和分析与思考，在档案事业的思考过程中，要具有一定的方向性和规律性，特别是紧密跟踪‘物联网’和‘云计算’与‘海计算’的信息技术，并对档案工作的信息化发展前景进行分析，以此来确保档案信息不会由于偶然和恶意因素遭受破坏和更改与泄露，确保云计算背景下，档案信息的管理系统能够持续性地运行，这是对风险进行分析的最终目的。

2云计算环境下档案信息管理系统的技术风险

所谓技术风险，其主要指的是因为云计算技术并不够成熟和不完善，导致在运行过程中会出现一定的技术障碍。就基础设施来说，也就是服务云服务的提供商，其负责的主要是用户的基础设施，例如服务器和存储与网络以及管理工具等，然而云计算的基础设施具有比较高的可靠性和物理安全性与网络安全性以及信息存储的安全性，这是云计算的职责范畴，主要涉及虚拟机入侵检测和完整性的保护等。运用云计算的用户需要对虚拟化的基础设施的安全问题加强重视，例如操作系统和应用程序安全性等多方面。

2.1出现数据失真的风险

数据失真主要有，非法入侵所造成的数据篡改以及因为灾难所造成的数据丢失。因为“云计算”特点，导致数据存储会出现在不一样的物理地址中，也就是所有用户数据受到“云服务”的影响并未独立存储区，同时，是用明文形式对其进行存储，导致数据本身的危险性非常强。当黑客入侵之后，就会造成数据被篡改以及不可抗力导致的数据丢失，这势必会对于证据的档案信息真实性有很大的挑战。除去云服务的提供商以及别有用心的人员由于篡改和破坏所导致的数据失真问题，其他危害都是因为网络行为所导致的。

2.2出现服务中断的风险

服务中断主要指的是在云服务的过程中所出现的，因为不可抗力和人为因素导致的中心处理器和存储设备以及网络故障。云计算背景下，所有用户的数据存储和处理与保护都需要在“云”当中进行完成，“云”架构安全性不只是一台服务器与档案信息的管理系统进行挂接如此简单。因为“云”具有庞大性，当出现事故之后，就会造成很大的影响。就现阶段发生的影响比较大的事故来说，例如黑客入侵和误操作与设计缺陷以及设备故障，还有自然灾害等，其是云服务发生中断的重要因素。尽管先进性的技术早已能够化解绝大多数风险，甚至很多云计算服务的中心早已具备了比较完善的应急响应系统，然而当服务中断之后，就会导致很大的损失出现。总体而言，不管是哪一种云服务提供商，其在系统设计的过程中都会结合灾难备份与灾难恢复的问题，灾难备份主要是备份数据和数据的处理系统与网络系统以及基础设施，还有技术支持水平的过程；后者则是指把信息系统由灾难导致的故障和瘫痪状态向正常的运行状态进行恢复，还要对其所支持的业务能力由灾难所导致的不正常状态向可接受的状态进行转移。然而因为电子文件的复杂性，在系统当中随时都会发生大量信息流，当出现某一时刻的断电现象，就会使得数据作废，更有甚者，因为并没有对计算系统当中的故障有所了解，也就是不能有效地对当时的操作进行完成。

2.3敏感信息出现泄漏风险

敏感信息发生泄露风险，不只是因为服务提供商的因素，系统设置也会导致云服务提供商对用户本身的隐私数据造成泄露，但是大多数将服务还是推给云使用人员，在这一过程中，总是会错误地认为“云”就是“安全”，并没有对自身的隐私数据制定任何的安全措施和手段。尽管云当中存在的防火墙可以保护恶意的攻击所造成的风险，然而该架构模式还是会导致关键性数据发生泄露的可能，在延续性的社会记忆档案馆中，所有技术的引入都不会让档案馆忽视比较基本的档案信息管理系统中的安全问题。

3结束语

综上所述，近年来，我国进入了云技术发展的热潮。其在分布式的系统和网络计算基础上所形成，云计算环境下的档案信息管理系统迎来了新的发展机遇，然而还是存在一系列风险，对于相关人员来说，要加强对于风险的研究，深入了解这一背景下档案信息管理存在的问题，有助于我国云计算环境下档案信息管理工作的有效进展。

参考文献