诉讼档案管理范文

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档案一词，在我国历史上，各朝各代有不同称谓。商代称档案为“册”，据郭沫若考证，早在甲骨文中已有“册”字，是连结木牍竹简的象形字。我们至今仍将档案、图书以“册”为计量单位，是沿用其义。周代叫“中”，即官府的簿书。“治中”即整理案卷，也是一个官位的职称，“史”字就是史官右手执“中”写史的象形字。秦汉时代称档案为“卷”，卷是简牍和缣帛沿左右或上下轴曲卷起来保存的意思，我们今天仍将档案、字画以卷为保管单位，盖出于此。汉代以后称档案为“案”，人伏于桌子上书写文件，称为“伏案”写作，“伏案”一词，沿用至今，仍然新鲜活泼。唐宗以后，档案多称“文案、”“案卷”、“簿书”等等。

档案二字组成联合词组，是中华民族优秀传统文化大融合的结果。明末清初，满人入关前，用木片作文字书写材料，文案处理完毕，横竖成行挂在墙壁上，叫“牌子”、“档子”。满人夺取政权，建立大清帝国后，虽改木片材料为纸质材料书写文件，但仍习惯称“档子”，而广大中原地区的纸质文件材料，则称为“案”或“案卷”。因此，满汉融合之后，便把办理完毕保存起来的本质和纸质文件，称为“档案”，一直沿用至今。

到了近现代，人们又赋予“档案”新的外延和内涵。我国有关方面的学者对档案定义进行了长期不懈的研究探讨，也有各种不同模式和表达方式。

1937年何鲁成所著《档案管理与整理》表述为：

“档案者乃已办理完毕归档后汇集编制留待参考之文书”。

1960年《档案工作》杂志第1期社论表述为：

“档案是本机关在工作和生产中形成的，具有一定保字价值的，并且经过立卷归档，作为真实的历史记录集中保管起来的各种文书材料。”

1980年上海辞书出版社出版的《辞海》表述为：

“凡具有查考使用价值，经过立卷归档集中保管起来的各种文字材料，包括收发电文、会议记录、电话记录、人事材料、技术文件、出版物原稿、财会簿册、印模、照片、影片、录音带，以及具有保存价值的各种文书。”

1985年国家档案标准局的《情报与文献工作词汇基本术语》和《档案著录规则》表述为：

档案是“国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。”

1987年9月5日公布的《中华人民共和国档案法》第二条表述为：

“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。”

1988年吴宝康主编的《档案学概论》表述为：

“档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图象、声音及其他各种形式的原始记录。为了简便起见，也可表述为：

档案是原始的历史记录。“

中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》对档案定义的表述是：

“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

2001年，冯惠玲、张辑哲在《档案学概论》中表述为：

“档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰固定的原始记录作用的固化信息。”

以上几种，是常见的有关档案的法律、法规、专著和有关文件资料对档案定义的不同表达形式，各种不同定义，反映了不同历史条件、社会背景、观察角度和侧重范围。表述方式，各有千秋，异同互见。但都分别反映了档案定义的基本要素，概括了档案定义的内涵和外延。集中突出了档案的来源和形成的原因，是人类在实践活动中形成的；突出了档案之所以需要保存的因素和范围，是那些有保存价值的物质存在；突出了档案的主要特点和基本性质，是广义的文书、文件、信息、信息资料的历史记录、真实记录、真实历史记录、原始记录、原始的历史记录、固化信息等等。

2、诉讼档案定义

诉讼档案，即诉讼案件档案。给诉讼档案下定义，必须明确诉讼档案的内涵和外延，揭示诉讼档案的本质属性，把握诉讼档案与其他相关档案的联系和区别。

建国以来，我国档案界和最高人民法院有关著作和文件，对诉讼档案定义分别从不同角度进行了研究和概括，形成了几种不同的表述方式：

“诉讼档案是由诉讼文书转化而成的。任何一个案件在诉讼过程中所形成的文书材料，经过系统整理工作，作为历史记录而归档保存起来，就是诉讼档案”。

-摘自陈兆、沈正东主编《最新档案工作实务》，中国档案出版社，1996年版。

“诉讼档案是指人民法院、人民检察院和公安机关依法进行诉讼活动中直接形成的、具有查考利用价值的、并按有关规定立卷归档，集中保管起来的诉讼文书材料和声象材料。”

-摘自最高人民法院档案处《诉讼档案讲义》，宇航出版社，1990年版。

“诉讼档案，是人民法院行使国家审判权，完成基本职能任务，进行审判活动的真实记录。”

-摘自祝铭山主编《中国法院诉讼文书教程》，中国政法大学出版社，1996年版。

“诉讼档案是国家重要的专业档案之一，是人民法院审判活动的真实记录，是做好审判工作，实行审判监督的重要依据和必要案件。”

-摘自最高人民法院法办发（1991）46号《人民法院档案管理办法》。

“诉讼档案，是人民法院审判活动的真实记录。”

-摘自最高人民法院法办发（1991）46号《人民法院诉讼档案管理办法》

为了更加深刻确切地揭示诉讼档案的本质属性和内涵与外延，对诉讼档案定义还可以进一步表述为：

诉讼档案是法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人依法共同进行诉讼活动形成的，具有查考利用价值并立卷归档保存的原始信息记录。

确立这一定义的基本指导思想是：从诉讼档案管理学角度出发，以我国实体法、程序法、有关司法解释和档案法为依据，以《人民法院档案管理办法》、《人民法院诉讼档案管理办法》关于诉讼档案的定义为基础，参考借鉴前述诉讼档案定义中的精华，吸收法学、档案学研究的最新成果，适应审判实务和诉讼活动的新发展，力图全面准确地反映诉讼档案本身所具备客观属性。谴词造句尽量与有关法律法规和规章制度的标准提法保持一致，但在诉讼档案的外延和内涵上，对前述定义有所突破与创新，表述方法亦略有变通。

本定义与过去所有关于诉讼档案定义最显著的不同之处，在于贯穿了现代法治精神和司法观念，首次将法院与诉讼当事人及其他诉讼参与人并列，在诉讼活动主体上，适当淡化法院的职权主义，适当突出当事人主义。因为如果没有原告与被告，没有上诉人与被上诉人，没有申请执行人与被执行人就无所谓诉讼。没有双方当事人及其他诉讼参与人参与诉讼活动，则法院审判活动必定是无源之水，无本之木，诉讼活动就难以进行或不能进行。所以，使用“法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人依法共同进行诉讼活动”的表述，这是在前述定义基础上有所突破与发展的新观点，也与有关法律规定一致。

本定义所称“法院”，指全国各级人民法院和军事、海事、铁路等专门法院，即泛指全国各级各类法院。之所以用“法院”而不用“人民法院”，是因为“人民法院”可作广义和狭义两种解释，而“法院”则没有歧义，也不致引起误解，其准确性与简约性不言而喻。

本定义所称“诉讼当事人及其他诉讼参与人”，指依照法律规定和诉讼需要参加诉讼活动、享有一定诉讼权利和承担一定诉讼义务的人。检察机关代表国家行使检察权，提起公诉和抗诉，是一个比较特殊的诉讼参与人。但它在诉讼中相当于原告的地位和作用，与公民、法人的地位和作用没有根本区别，因为控辩双方当事人，在诉讼中的地位是平等的。

本定义所称“诉讼活动”，就是法院通常所称的“审判活动”，严格限定在我国三大诉讼法界定的诉讼范围之内，即狭义的诉讼活动，不作广义解释。

本定义所称“原始信息记录”，主要指法院制作并使用的具有法律效力或法律意义的诉讼文书材料，当事人和其他诉讼参与人制作或提供的各种具有法律意义的诉状、证据材料（包括实物）等，法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人在诉讼活动中形成的图象、声音、数字化磁盘、光盘等，就其物质形态而言是广义的。排除了不属于上述三大诉讼法界定的诉讼活动的原始信息记录。

3、诉讼档案概念的基本含义

诉讼档案概念的基本含义有如下几个方面：

（一）讼档案产生于法院的审判权。只有法院才具备产生、收集、立卷、保存诉讼档案的国家权力、法定资格和必要条件，除法院以外的任何机关、团体和个人，都没有这种权力、资格和条件。许多法人和自然人收集保存的档案门类可能比较齐全。如行政文书档案、会计档案、人事档案、基建档案等等，各个机关单位都能够产生和形成，事实上许多单位大都建立了一个门类比较齐全的综合档案室，但唯独产生不了诉讼档案。全国唯有法院一家因行使国家审判权而产生诉讼档案。公民、法人因参与诉讼活动所形成的自已保存的诉讼文书材料，可以称作诉讼档案，但不是本文讨论研究的范畴。

（二）讼档案来源于法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人。依照我国宪法和法律规定，法院依法独立公正地行使国家审判权，但首先必须有双方当事人及其诉讼档件，才有法院审判活动，否则既无诉讼也无诉讼活动，谈何诉讼档案！诉讼档案的来源实际上由两大部分构成，一部分是法院产生的诉讼文书材料，一部分是当事人及其他诉讼参与人提供的诉状和证据材料。公安机关（含国家安全机关，下同）、检察机关，虽然依法行使侦查权、检察权，也产生司法文书材料，这些司法文书材料，只有进入法院诉讼程序以后，才是真正意义上的诉讼活动原始信息记录，才能最终成为诉讼档案的一部分。

（三）诉讼档案是法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人依法共同进行诉讼活动直接形成的。依法，是法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人共同进行诉讼活动的前提条件，也是诉讼档案产生和形成的必要条件。依法诉讼，依法制作、依法使用，依法产生或提交的具有法律效力或法律意义的诉讼活动原始信息记录，依法按一定规则立卷归档，才能转化为诉讼档案。

（四）讼档案是具体案件诉讼活动的原始信息记录。只有具体个案诉讼活动的原始信息记录，才能转化为诉讼档案。一个具体诉讼案件，一般分为告诉、申诉、公诉、抗诉、收案、立卷、证据交换、庭审、合议、宣判、执行、送达等程序，诉讼活动展开的过程，就是诉讼活动原始信息产生和记录的过程。法院收到当事人及其他诉讼参与人的诉状并决定立案，标志诉讼活动正式开始。当事人及其他诉讼参与人收到法院的裁判文书，并将送达回证退回法院，标志着一个具体案件诉讼活动结束，原始信息记录到此为止，且不能更换、修改或丢失。凡事后编写、添加、修改的，都不是原始信息记录。诸如案例汇编、裁判文书汇编等等，都不具备诉讼档案必备的基础要素，不能转化为诉讼档案。违法的和虚假的诉讼活动原始信息记录，也有可能依法定程序而产生，并转化为诉讼档案。但却由于其信息记录的原始性，确保了“违法的和虚假的”真实性，即诉讼档案的原始信息记录，维护和再现了违法的真实和虚假的真实。

（五）诉讼档案是具有查考利用价值的诉讼活动的原始信息记录。有没有查考利用价值是诉讼活动的原始信息记录能否转化为诉讼档案的基本标准。并不是所有诉讼活动的原始性信息记录都有查考利用价值。如法官办案的工作日记，法官拟制的各类诉讼文书提纲，未成形也未报批的各类诉讼文书草稿，合议庭因分析案情需要勾画的涉案人物关系或事件因果关系的草图，庭审法官｀主持庭审所列提纲或争议焦点，诉讼当事人及其他诉讼参与人在庭审中的发言提纲等等，虽然是诉讼活动的原始信息记录，但有的不具有查考利用价值，有的已通过别的形式，如裁判文书、庭审记录等，形成了具有法律效力或法律意义的诉讼文书材料，所以，不必将它们转化为诉讼档案。

（六）诉讼档案是经过立卷归档保存的诉讼活动的原始信息记录。依照法律法规立卷归档，集中保存，是诉讼活动原始信息记录转化为诉讼档案的必然要求。诉讼活动原始信息记录，经过有机组合、立卷归档、集中保存起来之后，与诉讼活动过程中的原始信息记录有了很大区别。它们发挥的作用在立卷归档前后是截然不同的。零散的诉讼活动原始信息记录，立卷归档前，属于诉讼文书材料；按照一定规则立卷归档后，成了诉讼档案，其称谓和存在形式发生了变化；办理移交归档手续后，保管单位发生了变化；如果当事人上诉或检察机关抗诉，一个一审案件的诉讼档案，全部成了二审案件诉讼活动的重要依据和必要条件；一个案件诉讼活动的原始信息记录只是该案的诉讼文书材料，一旦立卷归档入库集中统一保管后，则成了国家档案的组成部分。

4、诉讼档案与相关档案的联系与区别

（一）诉讼档案与侦查档案

在刑事诉讼活动中，公安机关的侦查文书和意见书，通过检察机关依法进入法院诉讼活动并在诉讼活动结束后，转化为诉讼档案的一部分，法院称其为“侦查卷”或“公安卷”。未进入诉讼活动的侦查文书，不能转化为诉讼档案，也不能称作诉讼档案。

（二）诉讼档案与检察档案

检察机关的检察文书，主要指书、抗诉书、证据材料等，依法进入法院诉讼活动，并在诉讼活动结束后，转化为诉讼档案的一部分，法院称其为“检察卷”“卷”或“抗诉卷”。未进入法院诉讼活动的检察文书，不能转化为诉讼档案，也不能移作诉讼档案。

（三）诉讼档案与诉讼证据鉴定文书档案

诉讼证据鉴定文书档案，主要指涉案标的物鉴定文书档案。包括动产、不动产等有形资产和无形资产的价值评估等诉讼证据鉴定活动中产生的原始信息记录，它与诉讼档案属于不同门类的档案，应当单独分类立卷归档。但与诉讼档案有密切联系。诉讼证据鉴定文书档案是鉴定结论的原始依据和凭证，而鉴定结论具有法律意义，属于一种独立的诉讼证据，是当事人的呈堂证据，也是法院审判、执行的依据，经过庭审质证、认证后，成为诉讼活动原始信息记录的一部分，应列入涉案诉讼文书材料，随卷归档。

（四）诉讼档案与法医学鉴定文书档案

法医学鉴定文书档案，是按照法医学鉴定程序，运用现代科学技术，为查明和确定案件真实情况，提供科学证据的原始性真实记录，它与诉讼档案属于不同门类的档案，以活体检验、尸体检验、文证审查、物证检验、现场勘验等为类别，按年度和一人（件）一号的原则，单独立卷归档。1991年12月24日，最高人民法院颁布的《人民法院法医学文书立卷归档办法》，对鉴定文书材料的收集、排列、编目、卷宗装订、归档的原则和方法作了明确规定。法医学鉴定结论具有法律意义，是法院和法官办案的依据，属于一种独立的诉讼证据，应列入涉案诉讼文书随卷归档。

（五）诉讼档案与法院行政文书档案

法院行政文书档案，是指法院诉讼文书以外的各种行政文书（含党、政、工、团等文书）。凡是反映法院工作活动，具有查考利用价值的司法行政文书材料，均必须立卷归档。它与诉讼档案属于不门类的档案，单独分类立卷归档。许多行政文书涉及诉讼活动的决策部署、督促反馈、总结报告、调研成果等等，虽与诉讼活动密切相关，因不具备诉讼活动原始信息记录这一本质特征，仍属于行政文书。但部分行政文书也同时被列入诉讼档案的副卷归档保存。如：有关案件的请示、批复，上级领导机关和领导同志对案件的批示和监督函，人大代表、政协委员对案件的书面建议案、提案、意见、建议，以及法院对上述案件的办理报告和答复函等等，依照《人民法院行政文书立卷归档办法》应当归入行政文书档案；依照《人民法院诉讼文书立卷归档办法》应当归入诉讼档案，这样的规定是完全正确的，因为它们同时具备了上述两种档案的属性。将这些行政文书归入诉讼档案，是因为它与案件有密切关系，可能对案件的诉讼活动或裁判结果产生影响。

（六）诉讼档案与审判委员会记录

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一、当前诉讼档案管理工作中存在的主要问题

(一)管理体制不健全

1、基础规定过于滞后。当前法院档案管理工作依据的法律法规是《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《机关档案管理工作条例》以及最高法院法(办)发[1991]46号文件的有关规定。其中，制发于1991年的46号文件(包括《人民法院档案管理办法》等8项规章制度)是当前法院档案管理工作的基础。由于46号文件中的相关规定已经严重滞后，不能适应当前法院档案管理工作的需要，一线法院档案管理部门迫切需要一套适应新时期工作，便于执行的诉讼档案管理办法。

2.管理模式不科学。目前是各级法院各自管理本院自身形成的诉讼档案，在管理上只重层级，不重集中统一。由于大多数基层法院的人、财、物力量有限，实践中诉讼档案库房严重不足、档案人员匮乏成为普遍现象。同时，由于各自为政，不同法院的规定不尽相同，加之实体卷宗使用不便、借阅环节上的安全无法充分保障等特点，导致跨院、跨省借阅诉讼档案时难度较大，法院之间、检法之间因此产生的矛盾日益凸显。

3.管理手段不专业。其中最为突出的就是归档率的统计不科学，没有标准的统计办法，依据各法院信息化程度的高低做法不一。一般在审判管理软件中未包含归档管理项目的法院，是依据各业务庭自己上报的应归档数和未归档数据来统计归档率，无法做到客观全面。

4.监督、激励机制不完善。目前，法院档案管理工作是接受档案局和高级法院档案管理部门的双重业务指导。法院系统自身至今还没有设立专门针对档案管理工作进行表彰的项目，尚未形成有效的激励机制。

(二)信息化过程中标准不统一

当前，在“科技强院”思想的指导下，全国各地法院加快了信息化建设进程，诉讼卷宗数字化作为其中一项内容，也正在蓬勃开展。但是由于大多数都是各级法院各自独立研发管理软件，在设计上对档案管理项目的归属未能形成统一的指导思想。由于诉讼档案的专业性，一些普通的电子文件标准并不能完全满足未来诉讼档案信息化的系统整合和数据共享需求，必须尽快制定与诉讼档案需求相匹配的、统一的设备标准、参数标准、接口标准。

(三)人、财、物保障不到位

1.库房紧缺。近年来，随着案件数量的激增，诉讼卷宗档案数量剧增，所需空间急剧膨胀。而纸质实体卷宗具有原始性与不可替代性，因此即使诉讼档案卷宗已经电子化，其仍需保存。按照规定，诉讼档案保管期限最短的也要存放30年。囿于建设规划标准及客观实际，因诉讼爆炸本已在审判办公用房方面捉襟见肘的各基层法院，无力、无处再扩建档案库房，档案库房严重紧缺。

2.人员编制短缺。法院系统是严重缺人的国家机关之一，“案多人少”的矛盾十分突出，法院有限的编制只能向一线审判部门倾斜，难以再为档案部门配齐、配足人员。基层法院档案管理工作总体局面是人少事多，忙于完成查收卷宗等基本任务，无力再进一步开展档案管理创新与编写档案史料等档案编研工作。

3.卷宗移转不安全。诉讼档案在审判过程中频繁流转不利于诉讼卷宗的安全。从一审、二审、申诉、再审、执行、抗诉等程序中的调卷、退卷过程中容易发生卷宗的损毁丢失。

二、完善诉讼档案管理体系的设想

(一)构建新的档案管理组织架构和科学的管理机制

1.设立各省法院档案管理中心和中心档案库房。《档案法》第二条明确规定，国家一切机关团体、企事业单位和其他组织所形成的档案必须归国家所有;第五条规定，档案管理工作实行统一领导，分级管理的原则。诉讼档案是国家档案全宗的重要组成部分，法院是国家审判机关，以法院为全宗单位，以全宗为核心，实行诉讼档案的分级集中统一管理是维护诉讼档案真实性、可靠性的有力保障。长期以来各级法院各自管理其产生的诉讼档案，只是做到了分级管理，没有体现集中统一的优势。

建议在高级法院以及部分中级法院设立集中统一管理辖区诉讼档案的管理中心，建设中心档案库房集中存放基层法院的纸质卷宗。基层法院仅保留周转库房，保证实体纸质诉讼档案形成后5年内的存放和保管。

2.建立健全诉讼档案管理制度。建议最高法院尽快组织各法院通过认真细致的调研论证，制定新的诉讼档案管理制度办法，重点强调明确以下四方面内容:一是确定卷宗材料的排列顺序。重点关注新增类型材料的放置位置。二是在立卷归档制度中强调卷一的索引功能。三是对照新修订的民事诉讼法等法律法规及司法解释，重新制定案由和保管期限的相关规定。四是建立科学有效的归档率统计模型，为各项考核提供公平、有力的基础数字。

3.创新管理方式。一是建立调离人员档案交接监督机制。二是搞好配套开发。探索研发裁判文书制作系统，将裁判文书从启动、呈批、审查、印刷的整个流程电子化，达到真正的无纸化审判。

4.科学配置人力，强化业务培训。档案管理工作本身具有较强的专业性，法院的诉讼档案具有更强的专业性。不论采用何种编制的人员，都应当保持档案队伍的相对稳定，保证档案人员政治过硬，不断提高档案人员的业务能力。

5.完善激励机制。可以考虑设立法院档案管理先进工作者奖项，以充分调动法院档案管理工作人员的工作积极性和主动性。

(二)诉讼档案信息化的解决思路

1.标准先行，科学规划。档案的信息化建设必须以科学发展观为指导。建议由最高法院根据诉讼档案管理的实际需求出台法院系统的诉讼档案的电子化标准，指导和规范全国各级各类法院诉讼档案电子化。在当前不能够统一开发商和统一应用软件的情况下，作为诉讼档案电子化的基本依据，并采取相应措施促使各级法院在系统开发中严格遵守，以便于在今后的发展中实现数据结构的统一。

2.建立统一的诉讼档案管理软件。各行各业应用管理软件的统一是大势所趋。建议由最高法院统一标准，统一软件，保证最高法院对全国法院诉讼档案资源的有效采集，真正实现由上到下的四级档案管理体系。

3.创建电子档案查询体系。全国法院系统均实现电子化归档后，在四级法院建立一个完整的电子档案查询系统，与现有的法院案件信息管理系统整合在一起，凡是上诉或进入审判监督程序的案件，根据一定的审批程序，向有关法官开放电子卷宗。这样可以极大地减少审判过程中的调卷量，缓解审判庭和法院档案部门的工作压力，也可以减少卷宗在调阅过程中出现的冲突及案卷丢失的风险。

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“诉讼档案信息化是信息化在档案领域的具体实现, 其基本内涵与信息化的内涵是一致的。 诉讼档案信息化是档案事业发展中的一项动态系统工程, 由诸多相关项目构成。诉讼档案信息化建设绝不是某一个或几个方面的事, 它也不是单纯的技术现代化、手段现代化过程, 也不能简单地与档案数字化、网络化建设等同起来。诉讼档案信息化建设包括了档案信息化建设, 档案信息数据库建设, 档案信息资源的有序组织, 档案信息资源的开发利用, 档案人才的培养与用户的培训, 档案信息化建设的相关政策、法规、制度和标准的制定与实施, 信息技术的广泛应用等等。”[2]笔者认为：人民法院诉讼档案信息化是指在诉讼档案形成、收集、整理、归档、查询、管理等各个方面，推广和应用以计算机网络为中心的科学技术，构筑由计算机网络硬件和软件实现的诉讼档案信息资源共享优势，利用信息技术传播速度块、存储量大、查询快捷和信息资源共享的优势，实现以科技手段智能化辅助法官办案的系统工程。

二、法院诉讼档案信息化建设的必要性

诉讼档案是审判活动的真实记录，是法院众多信息资源中最基础的部分。在当今科学技术突飞猛进的信息时代，诉讼档案面临着知识经济和信息时代的严峻考验，诉讼档案的信息化建设已成为历史必然。

（一）诉讼档案信息化建设是深化法院改革的必由之路，关系到我国法制建设的进程。信息化建设在法院改革发展和现代化建设中具有重要的地位和作用，作为信息化工作的一个重要组成部分，法院诉讼档案信息化建设尤为关键。科学、有序、高效的档案管理模式将彻底改变法院过去传统的“看守库房式”档案管理办法，数字档案的全新管理理念、利用信息技术构建的新型法院档案管理信息系统，为审判工作和司法实务工作的开展提供了全新、快捷、安全的服务。因此，诉讼档案的信息化建设深化法院改革的必由之路，关系到我国法制建设的进程。

（二）诉讼档案信息化建设是实现法院“公正与效率”的技术保障。以计算机网络为中心的信息化建设，具有传播速度快、存储量大、查询快捷等特点，改变了传统的思维模式和手工操作的运行机制，在档案管理领域，计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给档案工作带来了全新的科学管理手段和先进快捷的检索办法。这将更有效地提高法院工作的质量和效率，是实现法院“公正与效率”的技术保障。

(三) 诉讼档案信息化建设能够极大地提高法院挡案的安全保密性。诉讼档案信息化建设可以完全代替原纸制材料进行调阅，使得原本档案材料可以长期封存保护，避免纸质档案损毁。电子档案可有效防止案卷材料被删改、替换等问题。同时，诉讼档案的信息化建设可以对案卷进行密级管理，对查询人员进行限制，特定档案只对有权限用户开放，设置安全级别，依权限分级管理，有效解决档案泄密等问题，能够极大地提高法院挡案的安全保密性。

三、法院诉讼档案信息化建设的障碍

鉴于诉讼档案的重要性，推进其信息化建设已势在必行，然而在我国现有环境下，诉讼档案的信息化建设并非一帆风顺，存在着诸多障碍。

（一）诉讼档案信息化建设观念相对落后。尽管诉讼档案的重要性逐渐被人们认识，但在我国仍有仍有相当一部分人档案意识淡薄, 认为档案无足轻重, 没有多大用途，这就造成了在诉讼档案信息化建设过程中的非积极投入及非规范行为, 最终会造成档案信息化建设的延缓, 造成档案信息交流的障碍, 影响档案信息化建设目标的实现。

（二）诉讼档案质量不高，档案管理混乱。《人民法院诉讼文书立卷归档办法》对诉讼档案的收集、排列的顺序、立卷编目、卷宗装订都作出了明确的规定。然而这些规定并没有得到很好的落实。实践中诉讼材料排列次序混乱、目录和卷宗封面项目填写不全、装订不齐等等，严重影响了诉讼档案的质量和寿命。另一方面，部分法院档案管理人员责任不清，加之频频换岗、交接手续不完备，一部分档案借出后没有按期归还，有些卷宗材料放置较长时间得不到及时整理归档，造成了档案的残缺和遗失，[3]这些都造成了档案管理的混乱。而这势必影响法院诉讼档案信息化建设的顺利进行。

（三）档案信息化建设的标准滞后。档案信息化建设的前提是档案信息的规范化、标准化, 即用共同的信息技术和信息语言组织档案信息。正如iso主席汉兹所说:“如果不靠国际标准来有效引导信息迅猛发展趋势, 必将出现一个电子混乱局面”。自1979年以来, 我国已颁布了不少档案工作标准, 但其中绝大多数是针对纸质、音像等档案, 针对数字化档案的寥寥无几。而档案信息化建设主要面对的是数字化的档案信息, 这就需要从数字档案信息的著录、保护等方面入手, 制定新的标准来规范工作实践。

（四）缺乏专业的档案管理人员。法院诉讼档案信息化建设需要专业复合的档案管理人员，其不仅要有专业的法律知识，还要有较高的计算机操作水平以及档案管理知识。实践中档案管理人员由于对电子文件、电子档案的收集、保存、维护与利用接触太少, 档案管理人员能熟练使用微机的为数不多, 能承担程序设计和数据维护的 的更是少之又少, 这是推进法院诉讼档案信息化建设又一障碍。

四、完善法院诉讼档案信息化建设的建议

前已论及，在信息化时代推进法院诉讼档案信息化建设已势在必行，而在推进法院诉讼档案信息化建设中存在着一系列主观客观方面的障碍，面对这些障碍，如何推进诉讼档案信息化建设的顺利进行，笔者有以下建议：

（一）转变传统观念，树立档案意识。在诉讼档案信息化建设中, 每个人都面临着传统观念的转变, 都要树立现代档案管理、利用意识, 逐步使档案工作从传统的馆藏模式向档案信息中心过渡。各级领导要充分认识信息化的重要性, 认识档案资源信息化对档案事业创新与发展的重要性, 切实把档案资源信息化提到战略高度来思考, 这是档案事业生存与发展的问题, 也是创新与改革的方向。同时，档案工作者应认清面临的挑战和机遇, 加强工作责任感, 树立现代化管理思想, 努力用现代化管理手段去管理档案, 适应时展的要求。在档案工作重心上, 要实

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一、平阳法院档案信息化建设现状及梳理

(一)档案存储情况

我院现存档案分为诉讼档案、文书档案、会计凭证档案和声像等档案，从1949年至2015年10月，我院档案室库存诉讼档案131680卷，169802册。从档案管理系统显示，我院诉讼档案从1949年至今共有案件133459件，其中已将案件材料扫描进入系统的共有131194件，比例为已存案件的98．3%，并且诉讼档案的数量还在不断增加。

(二)档案管理利用现状

从档案管理使用方面看，随着司法公开的不断深入，案件审理的透明度也不断增强，社会公众对涉及自身利益的档案关注度也越来越高，对诉讼档案的查询需求也与日俱增。

(三)档案信息化建设情况

目前，我院共有6名工作人员从事档案管理工作，其中两名档案人员有正式编制，聘用人员流动较频繁且具有档案专业背景的人员的比例仅16．6%。另外，档案室尚未完全建立档案管理长效机制，现有档案人员管理结构很难适应未来档案信息化建设的发展。

二、基层法院档案信息化建设困境

(一)档案电子化利用效率不高

当前全省法院诉讼档案信息化建设步伐不断加快，目前使用的审判信息管理系统优化了诉讼档案立卷、归档、检索、统计等环节，档案信息化工作完成档案扫描、录入阶段后，已基本实现法院外、法院间卷宗调阅。由于公检刑事侦查卷并未扫描入库，使得刑事案件仍处于纸质借阅状态。实际上刑事档案查阅在档案利用中占比达63．26%，如果不进行扫描，显然影响电子化数据运用，进而影响档案信息化建设进程。

(二)实践中档案归档模式不统一

省高院要求结案后5日内必须归档报结，我院则结合现实状况，因地制宜，创新留庭保管模式。考虑到两个派出法庭距离院机关比较远和送达难等客观因素，允许法庭在1个月内必须完成归档入库，以达到省高院要求案件审结后5日内装订入库达70%，十个工作日装订入库达90%的工作要求，每统计月因送达等原因需留庭保管的案件严格控制在10%以内。

(三)对档案信息化建设认识不足

少数部门、部分同志对档案信息化建设的重要性了解不够，认为这是可有可无的事，即使争创档案信息化一级达标，也是办公室档案人员的事，与己无关。但档案信息化工作没有其他办案人员的共同配合、协助，单单靠档案管理人员，是很难实现档案信息化。

三、基层法院档案信息化建设对策

(一)加强组织领导，稳步布置信息化建设工作

档案信息化建设工作应坚持以利用为中心，充分发挥档案信息化工作的效用，服务于司法审判工作，服务于社会公众。我院始终坚持从实际出发，将档案信息化建设列为全年重点工作计划，注重检查档案信息化建设工作的进展情况，帮助协调工作中的矛盾，解决实际困难。

(二)加强有序管理，夯实硬件基础设施

我院以新审判大楼搬迁为契机，依托先进管理技术，实现档案库房智能化管理，在档案库房配备10区73列智能密集架、24小时控制的新风空调、7台库内自控除湿机，21台热气溶胶自动灭火装置、库区内配有自动恒温电脑数据采集、防磁柜5台。

(三)推广应用律师服务平台，探索网上档案预约查询

根据最高院要求，在诉讼服务中心开设律师志愿者服务窗口，由律师为当事人无偿提供诉讼咨询和帮助。积极与县司法局、律师协会建立沟通协调机制，尝试推广应用浙江律师服务平台，进一步提升律师服务当事人的效率。积极探索网上档案预约查询功能，当事人通过登陆法院门户网站填写姓名、联系电话、案号、预约时间等基本信息完成档案查询预约，实现档案定点定时查询。

(四)开展法院间远程调阅卷工作，落实便民诉讼

在诉讼服务中心专设电子档案查询窗口，当事人或其律师可申请异地档案查阅，在完成对申请查阅档案的异地远程查阅授权后，当事人即可查阅异地法院的授权电子档案并自行打印。法院间远程调阅不仅卷免去当事人远赴外地查阅档案的奔波之苦，更是“互联网+”时代法院间积极配合便民诉讼创新之举。

四、结语

总之，随着档案信息化建设的不断深入推进，档案管理工作在当前审判活动中的地位将日益重要。法院诉讼档案管理必须及时改进组织架构，实现科学有效管理，并以“科技强院”为契机，着力建设诉讼档案信息化。在“互联网+审判”时代，档案信息化工作不仅给法院自身档案管理带来便利，还能够共享全社会的法律资源，从更高层面上推动了审判工作的公平、公正与公开。

作者:郑永建 单位:平阳县人民法院

［参考文献］

［1］张旭．检察机关诉讼档案电子化管理初探［J］．档案与建设，2014(3)．

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一、法院档案信息化建设现状及梳理

（一）档案存储情况。法院现存档案主要分为诉讼档案、文书档案、会计凭证档案和声像等档案，诉讼档案从2012年以来才陆续将案件材料扫描进入系统，信息化比例较低。2012年以前的库存档案基本还处于传统纸质档案保管模式。

（二）档案管理利用现状。从档案管理使用方面看，随着司法公开的不断深入，案件审理的透明度也不断增强，社会公众对涉及自身利益的档案关注度也越来越高，对诉讼档案的查询需求也与日俱增。

（三）n案信息化建设情况。目前，从事档案管理工作的人员较少，有正式编制的更少，聘用人员流动较频繁且具有档案专业背景的人员的比例低。另外，档案室尚未完全建立档案管理长效机制，现有档案人员管理结构很难适应未来档案信息化建设的发展。

二、基层法院档案信息化建设困境

（一）档案电子化利用效率不高。当前全省法院诉讼档案信息化建设步伐不断加快，目前使用的审判信息管理系统优化了诉讼档案立卷、归档、检索、统计等环节，档案信息化工作完成档案扫描、录入阶段后，已基本实现法院外、法院间卷宗调阅。由于公检刑事侦查卷并未扫描入库，使得刑事案件仍处于纸质借阅状态。实际上刑事档案查阅在档案利用中占比达63.26%，如果不进行扫描，显然影响电子化数据运用，进而影响档案信息化建设进程。

（二）实践中档案归档模式不统一。省高院要求结案后15日内必须归档报结，各市归档模式也不尽统一。没有统一的归档标准也给档案信息化建设带来了困难。

（三）对档案信息化建设认识不足。少数部门、部分同志对档案信息化建设的重要性了解不够，认为这是可有可无的事，即使争创档案信息化一级达标，也是办公室档案人员的事，与己无关。但档案信息化工作没有其他办案人员的共同配合、协助，单单靠档案管理人员，是很难实现档案信息化。

三、基层法院档案信息化建设对策

（一）加强组织领导，稳步布置信息化建设工作。档案信息化建设工作应坚持以利用为中心，充分发挥档案信息化工作的效用，服务于司法审判工作，服务于社会公众。我院始终坚持从实际出发，将档案信息化建设列为全年重点工作计划，注重检查档案信息化建设工作的进展情况，帮助协调工作中的矛盾，解决实际困难。

（二）加强有序管理，夯实硬件基础设施。我院将以档案数字化工作为契机，依托先进管理技术，实现档案库房智能化管理，并加强档案库房硬件建设。

（三）推广应用律师服务平台，探索网上档案预约查询。根据最高院要求，逐步建设档案信息化服务窗口，由律师为当事人无偿提供诉讼咨询和帮助。积极与司法局、律师协会建立沟通协调机制，尝试推广应用律师服务平台，进一步提升律师服务当事人的效率。积极探索网上档案预约查询功能，当事人通过登陆法院门户网站填写姓名、联系电话、案号、预约时间等基本信息完成档案查询预约，实现档案定点定时查询。

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法院档案主要由行政文书档案、诉讼档案、会计档案、基建档案、照片档案、声像档案及实物档案七部分组成。其中数量最多且利用最频繁的是诉讼档案，这部分档案专业性强，较为分散，也是保管难度最大的一种档案类型。随着全国法院审判信息管理系统的启用，各地法院将案件信息录入电脑，实际上形成了纸质档与电子档双向保存的情况。因此，法院档案管理工作的重点即是处理好相关诉讼案卷纸质档保存利用及电子档收录统计的双重任务。具体管理环节中，法院档案与其他类型专门档案也存在较大不同。从案卷信息的归类方式到编排方法，从案卷实体的收集整理到入库存放，从档案资料的调取利用到归还反馈，都不同于其他类型档案。法院档案及其管理工作主要有以下几个特点：

(一)档案珍贵，且具有损坏不可逆转的特点

法院档案记录了法院诉讼活动的过程，大部分卷宗都是由独立诉讼材料装订而成，其中的法律文书及各种签名诉讼材料都是只有一份的珍贵材料，尤其是当事人提交的原始诉讼证据，都是孤本，这些材料都是反映诉讼活动的重要依据和证明。

(二)保管数量多而分散，分类方式复杂

随着法制建设的不断完善，诉讼活动要求的文书记录越发详细完整，导致诉讼档案数量不断增多，远超过其他系统的档案数量。同时诉讼案卷的装订是以案件为立卷单位的，案件与案件之间并无紧密联系，因此在档案保管上就相对分散。对于案卷的分类方式主要是采用多维度方法，包括案件类型、案号、年份等多个专业性很强的维度，使得档案分类方式及电子信息记录都比较复杂。

(三)档案保管期限长，且时间跨度不统一

根据《人民法院档案管理办法》的规定，诉讼卷宗大多保存期限为长期或永久。并且根据案件的不同性质，有不同的处理方式。这使得档案保管工作必，贞有时间针对性，以达到节约库存空间，准确把握库存信息的管理目的。

(四)档案存储形式多样化

法院档案不仅仅局限于纸质的档案形式，还有一部分是声像类档案及实物类档案。声像类档案易损易丢失，并且在不适当的环境下可能导致不可修复的严重后果。因此对于声像类档案的保存管理，就需要管理人员区别对待，及时做好备份工作，以免电脑、程序病毒等意外事故导致资料丢失。实物类档案具有品种繁多、性质各异的特点，对于此类档案就应具体对象具体分析。

(五)诉讼档案利用率高，使用频繁

一方面，国家公安、安全机关及检察机关在打击犯罪、维护社会治安和国家安全的工作中，需要经常查阅有关的刑事诉讼档案，以寻找破案的线索、证据材料及相关的法律依据。另一方面，当事人申请再审、申诉上访等，法院本系统在开展案卷评查、讲评分析、抽查等审判管理活动时，都需要从档案室重新调取案卷，往往涉及数量较多、规模较大。

(六)纸质档案与电子档案双重备份

随着全国法院审判工作信息化电子化的进程，各地法院将案件信息录入信息管理系统，形成了案件电子档案，是一个纸质档案和电子档案双重备份的格局。因此管理人员不仅耍确保这两种信息完整准确，更要关注两者之间是否对应无误。

二、法院档案管理的现状及问题

(一)档案管理工作人员的综合素质偏低

随着法院档案工作的信息化不断推进，档案工作人员的素质及技术水平与信息工作实际要求之间的矛盾越发凸显。人员素质参差不齐、整体素质低、工作适应性不强，很难适应档案管理的网络技术、信息化管理手段和方法的应用要求，对进一步研究和探索档案管理工作，促进档案管理工作发展形成了制约。

(二)资源共建共享机制缺乏，对档案的利用手段单一法院内部缺乏资源共建共享的电子平台，档案状态信息不详，往往借卷人和调档部门事先无法知晓所查阅档案的状态信息，一定要到档案室询问，档案工作人员查询系统后方知是否可借。该过程中就易产生操作上的无效劳动，造成调档工作的低效。另外，法院诉讼档案的利用手段单一，一般只负责借阅档案一项业务，属于被动档案管理；而整理、统计、开发、编研等工作几乎为空白，缺乏主动开展档案管理及服务的意识。

(三)案卷调卷操作信息滞后，对档案的利用未建立相应的反馈机制

法院的案卷调取基本都是临时紧急性质的调卷，因此存在实体操作先进行，后续再将借卷、归档信息输入信息系统的现象。这样操作的结果是信息处理滞后于实体操作，易产生实体操作与系统信息的不对应等问题，给后续的工作造成一定的困扰。同时，未建立相应的档案利用反馈机制，使得档案室对档案利用的情况不了解。只是单一的从事档案归档借出的操作，不利于档案价值的社会效益体现。(四)轻视文书档案的信息化处理由于以审判工作为主的单位性质和由此而长期形成的习惯，导致法院重诉讼档案、轻文书档案的现象较普遍。在保管、移交、清退、整理、归档等各个环节，诉讼卷宗都比文书资料受到礼遇，档案保管的重心也在诉讼档案上，对于文书档案归档工作重视不够，一些重要的文书档案、基建档案、照片档案、实物档案等缺乏系统规范的电子信息记录。

三、加强信息化建设的几点对策

(一)建立档案信息共享机制，开放部分档案查询信息

运用计算机网络技术，档案管理部门可以在自己的网站上提供已开放的档案信息数据库、档案卷宗、目录等档案信息资源。法院可以借鉴图书馆借阅信息平台的模式，建立专门的档案信息检索入口，在安全和保密的前提下，把丰富的档案资源放在网络上，便于调档部门自行查询和利用档案信息。计算机信息技术的介入使得档案数据能以更快的速度和更少的手续被法院相关部门获得，节省了以往在部门之间调取档案所耗费的人力、物力以及时间，提高了工作效率和管理水平。

(二)引入条形码射频技术，提高信息输入的效率与准确性

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2、很多检察院档案信息化管理仅仅局限于条目管理，尚未涉及全文管理；

3、相当多的检察院档案管理软件是单机版系统，信息资源共享利用非常不便；

4、档案信息资源分散在各个应用系统中，相互之间不能共享，形成信息孤岛；

5、档案资源利用效率低，在工作中查找档案相当的困难，无法为检察业务工作的开展提供有效的辅助决策作用；

6、档案资源提供给其他政府部门或社会利用时，手续烦琐，不但增加行政成本，而且很不安全，重要资料容易泄露。

例如：在办公办案过程中，某承办人需要查找相关的档案资料，承办人电话或者书面提出申请后，由档案管理员进行判断，这时会出现四种情况：

一、在单机版中档案系统中，只能检索到目录信息；二、在已经移交过来还未著录的案卷中，那只能完全靠手工查找了，效率十分低；三、在各职能部门还没有移交的案卷中，需要所有职能部门工作人员的协助查找；四、保存在各业务系统中但没有归档，需要各职能部门的所有人员进行查找。

如果以上四种情况还是没有找到的话，那只能手工查找了。我们可以看出，流程烦琐、浪费人力、物力，时间跨度长，最终也不一定能查找到所需要的资料，根源就在于分散在各个地方的档案信息资源没有整合，无法方便地提供利用。

信息化改变检察档案管理的现状

经过深入分析并结合实际情况，我们最终决定采用目前世界上较为先进的技术建设网络版档案管理软件，并且将实现检察档案信息资源整合作为本期项目建设重点中的重点。具体地说，项目建设将实现以下方面的目标：

1、历史档案的数字化整合一完成历史档案约××万页的数字化扫描工作以及奴万档案条目的著录工作，有效发挥历史档案的利用价值；

2、数字资源的网络化整合――建设网络版的档案管理软件，实现了部门立卷的档案管理模式，改变了原先仅仅是档案室立卷的方式，提高了档案信息资源收集的效率，做到每个案件办理完毕，即时归档；

3、各类档案资源的系统化整合一利用网络版的档案管理软件，实现了各类档案信息资源的全面管理与利用，档案类型覆盖诉讼档案、文书档案、基建档案、财务档案、照片档案、音视频档案等，特别是对于“三书” (意见书、书与判决书)提供了完整的归档管理解决方案；

4、各类应用系统的一体化整合――针对现有的各个应用系统，定制开发一体化归档接口，实现与各应用系统的无缝衔接，提高了应用系统中信息资源归档的即时性；

5、方便使用――实现网上借阅，快捷而方便，方便查阅者利用，又降低了行政管理成本。对于“三书”等重要档案信息资源提供全文检索功能，实现了检察业务数据的深层次开发利用；

6、确保安全――增加了多级审批制度，按照申请者的身份授权并进行限时网上查阅，确保了不同密级档案的安全利用。

检察档案信息资源整合的效果

检察档案信息资源数字化、网络化、系统化和一体化整合的实现，大大提升了检察院检察档案的管理效率和利用价值，为检察业务工作的开展提供重要辅助决策手段。下面对这四种整合的成效进行简要分析。

1、数字化整合的亮点――全文检索和辅助办案功能的实现

在历史档案数字化的基础上对诉讼档案“三书”进行了OCR识别，进而形成双层PDF格式，并借助全文检索引擎实现了对诉讼档案电子全文的检索功能。

通过全文检索，实现终端电脑在线查询，百万级全文数据10秒之内就可以查找到结果，而且无须复印，根据调阅者身份予以限时查阅，不但大大提高调阅效率，而且降低行政管理成本，同时也保证了利用安全。

对于正在办理的案件，也可以进行类似的档案查阅，为检察办案工作提供借鉴，起到辅助办案的重要作用，使检察办案人员能够更好地执行法律所赋予的权力。

2、网络化整合的亮点――集中立卷向部门立卷的转变

新建设的档案管理软件按照检察院组织机构设置，由不同职能部门进行不同种类的案卷归档，将原先集中立卷归档方式改为部门立卷归档方式，有效提升了档案归档的时效性和工作效率。

五个类型档案管理(刑事档案管理、自侦档案管理、民事档案管理、申诉档案管理与检验鉴定)分属五个职能部门，做到即时结案即时归档。这样就理顺了检察档案归档工作流程，便于档案管理员合理安排工作时间，将其从先前档案收集归档繁杂琐碎的工作中解放出来，逐步向工作重点转换到档案统计、利用与分析上来，这是以档案基础工作为主向档案深层次利用为主的重要职能转变。即时归档的实现，同时也满足了各级领导与社会利用者随时调阅档案资料的需求，提高了检察档案利用效率。

3、系统化整合的亮点――各类重要档案的四级管理

诉讼档案、文书档案、基建档案、财务档案、照片档案、音视频档案等各种类型档案的统一管理不但提高了档案管理的广度，更为重要的是提升了档案管理的深度，实现了重要档案案卷信息、卷内目录信息、电子全文信息与诉讼业务信息的四级管理。比如可以在案卷信息中增加被告信息的录入，将一个案卷中多个被告的情况全部录入，便于今后的查询利用。

四级管理的好处在诉讼档案中体现最为明显，诉讼档案主要是关于案件与当事人的管理，被告信息的增加录入，可以全面掌握所有被告的详细信息，改变以往被告信息不全，无法全面统计的局面。对于一个被告在不同案件中的情况全面掌握，可以方便检察院部门之间或者公检法机关之间信息互通与了解，为法律工作者提供帮助，降低行政成本；同时也为犯罪分子的犯罪历程演变与规律的分析提供依据，对于检察院实施降低犯罪，预防犯罪等措施提供重要参考数据，从而为降低整个社会的犯罪率提供帮助。

4、一体化整合的亮点――提供各种应用系统归档接口

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关键词：检察档案；管理；信息化

一、基层检察院档案管理信息化建设的重要意义

任何档案的收集、整理和存储，都是为了日后的利用和资源共享，同样检察机关的档案建设也是为了日后的查询和利用。而信息化建设就是通过计算机和网络实现信息的存储、传输和共享。通过比较档案建设和信息化建设的作用，我们不难看出两者之间存在的内在联系。检察机关完全可以通过档案管理信息化建设，将档案资料通过加工处理，应用数字化原理和计算机网络，对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用，以实现档案信息资源的高效共享，从而方便检察干警的档案查询和利用。

检察机关的档案建设贯穿检察院履行法律监督职能的始终，是履行职能的真实记录，具有极其重要的作用。随着我国法治进程的加快，人们的法律意识逐渐增强，诉讼档案的利用率也随之提高，而传统的主要依靠人力条目式查询显然已不能满足利用者的需要。因此，在科技不断进步的今天，加快现代化信息技术在检察机关档案管理中的应用，推进检察院诉讼档案信息化建设已成为目前检察档案工作的重中之重。

二、当前基层检察院档案信息化建设现状

1.档案管理基础工作不牢。一方面，在硬件环境上，缺乏实施信息化管理的工具设施，如计算机、打印机、扫描仪、数码相机、光盘刻录机、缩微设备、复印机以及光盘、磁盘等等，导致纸质档案的转换、加工处理、整理分析工作受到严重影响，快捷高效的信息化管理也就无从谈起。

2.在检察系统内，普遍存在对档案信息化建设认识不足，存在“重藏轻用”的现象。一方面，档案管理人员认为档案信息化建设可有可无，不注意服务方式的创新和服务质量的提高，这就造成了档案信息化建设的内在动力不足；另一方面，广大的检察干警对档案的信息化需求不高，这就使得档案的信息化建设缺乏外在的推动力。

3. 系统建设不完善，信息化程度不高。当前，检察机关的档案管理信息化建设尚未形成统一的规划和标准，导致数据库建设缺乏整体性，往往各地区所用的档案管理系统不一样，甚至同一地区的各个检察院档案管理系统也不一样，不能相互兼容，难以互联。并且，已经建成的档案管理系统规模小、功能少、网络化水平低，无法实现跨单位和部门的资源共享，不能满足检察干警的多种需求，大大的抑制了检察干警利用网络和信息化系统查询档案的热情。

三、加强和推进基层检察院档案管理信息化建设的几点想法

1. 构建适合档案信息化要求的档案管理体制。档案信息化工作是基层检察院信息化建设的重要组成部分，因此，首先要加强对档案信息化建设的组织领导，把档案信息化建设纳入基层检察院信息化建设的总体格局中去，进行统筹规划、整体设计；其次，要逐渐建立和完善信息化档案室的各种管理制度。进一步理顺信息化档案管理的流程，把档案信息化管理的各种融入到单位信息化建设中去；

2. 加大投入力度，加强信息化档案室的软硬件平台建设。一是各基层院的实际需要和财力状况，本着经济适用、适当超前的原则配备必要的信息化硬件设施；二是构建统一的软件平台，由于单一的基层院难以承担这一复杂的工作，建议由高检院根据建立统一共享的检察系统档案信息资源库的要求，对全国检察机关档案信息化建设进行统一规划，制定统一的标准，使用统一的档案管理软件，建成一个上通高检院、省院，下通基层检察院的计算机通信网络平台，并能与政府电子政务平台在物理上对接，实现全国、全省检察机关各单位之间在局域网的互联互通，保证上级检察机关对基层院诉讼档案资源的有效采集，真正实现由上到下的多级档案信息管理体系，达到诉讼档案信息资源的有效管理和共享之最大化利用。三是建立面向多用户、界面友好、功能齐全的档案管理系统。针对不同类别的人员设定相应的权限，以满足不同部门的使用需求。同时，档案管理系统具有档案新增、转出、查阅、统计、维护等多种功能，方便档案管理人员灵活操作，这样就能通过良好的应用环境增加用户使用软件平台的兴趣，引导检察干警积极的利用档案信息化系统查询和利用档案。

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法院系统的档案管理工作是其工作的一个重要组成部分，随着科技进步，信息化无疑给法院档案工作带来了新的机遇。利用信息技术传播速度快、存储量大、查询快捷和信息资源共享的优势，完善档案管理改革工作，充分运用先进的管理思想、技术，完善档案管理制度，可以为法院的审执工作提供有力的信息支持。

一、传统档案管理存在不足之处

（一）传统档案管理方式较为封闭单一。传统的档案记录方式较为单一，各级法院形成较为封闭的本院诉讼档案管理空间。以各级法院管理本院自身形成的诉讼档案并不能够满足多人查阅，卷宗使用环节效率不高。借阅环节上安全无法充分保障无疏漏，对于信息的完整性及客观性无法做到全程监控，这一定程度上导致案件的跨区域办理障碍。

（二）传统档案数量与管理空间不协调。随着时间的推移，法治进程的不断加深，法院案件受理数量不断增加，档案管理的空间日趋紧张。很多单位在档案室的建立上缺乏前瞻性，档案管理没有形成足够的空间储存。另一方面，对于纸质的档案保存也缺乏相应有效的措施，难以避免出现磨损现象，制约了档案的长久保存。

（三）传统档案信息缺乏专业规范化管理。法院对于审执工作的重视程度一般会高于档案管理工作，造成档案工作缺乏相关专业管理人员，在很长时间内不能形成统一的归档统计标准，造成归档不及时、不规范，无法将情况客观地反映。同时，还存在资料一经借出，其他人无法查阅的问题，办案人员调取相关卷宗的工作量相应增加，对档案的运用效率造成了较大的影响。

二、档案信息化改革的优势

（一）一次投入，多次利用。随着立案登记制度的不断完善，收案数量不断增加，档案信息化改革可以实现对档案信息的快速再次利用。通过信息化平台将档案信息进行统一管理，在浩如烟海的档案中能够精准化找到所需文件资料，并实现多次呈现，省去了手工操作的重复劳动，并且能同时满足资源共享。

（二）标准统一，管理规范。档案信息化管理能够有效将各级法院的档案信息实现统一标准。档案信息管理系统通过与法院审判管理系统的对接，并提供网上归档信息登记，对各立档部门形成的电子档案实行网络监控、接收和归档，可以改变法院档案管理各自为政的传统模式，有利于更好地规范档案管理工作，形成统一的标准。

（三）分级管理，安全保密。档案信息化建设可以减少原纸制材料的调阅，使得原本档案材料可以长期封存保护，避免纸质档案损毁。 电子档案可有效防止案卷材料被删改、替换等问题，及时查找到案件负责人。同时，诉讼档案的信息化建设可以对案卷进行保密管理，限制查询人员，特定档案只对有权限用户开放，分级管理，有效解决档案泄密等问题，能够提高法院档案的安全保密性。

三、档案信息化改革的建议

（一）改变传统思想束缚，树立档案管理改革意识。思想意识不能紧跟时代步伐，管理就会被落在后面。新时期对档案管理有了新的要求，法院对于档案信息化改革建设也提出了新的需求，每一个干警切实改变头脑中固有的思想束缚是实现档案信息化管理改革的重要标志。档案管理人员更应当加强对于档案信息化管理的专业学习，应用现代化的管理手段实践到具体工作中。领导干部必须具备大局意识和长远意识，拓宽视野，提高思想意识，正确认识到档案信息化管理改革的重要性和紧迫性。

（二）切实加大投入，积极稳妥推进信息化建设。档案信息化建设是一项投入大、周期长、见效慢的工作，但是可以为今后的案件查询等工作带来实实在在的效果。根据《人民法院诉讼档案管理办法》的要求，将档案信息化建设所需经费纳入预算范围，并为档案室购置与其信息化建设相配套的基础设备，减轻相关人员的工作量。实现照片档案、诉讼档案、文书档案等资料的数字化、信息化，逐步推广电子文档。档案信息化建设需要紧紧依托网络基础平台的进一步完善，提高网络系统支撑能力。同时，法院档案信息化管理必须兼顾安全保密建设，提高抵御安全风险的水平。全面实施信息系统分级保护和非信息系统等级保护工程，满足法院档案信息化需要的安全保密平台。

（三）依法制定标准，实现档案信息化建设规范化。档案信息化建设工作已经成为一种趋势，相关的法律法规正逐步健全和完善。在大数据信息技术飞速发展的今天，档案载体也呈现出多元化，法院应根据国家的有关法律法规，结合其实际情况，制定相关标准和制度，建立和完善档案管理体系。

第一，电子档案的鉴定及电子文件的形成、保管、上传都应制定相应的标准和格式要求，使其规范化。第二，不断完善档案信息化管理的制度建设，及时应对新情况、解决新问题。修订档案信息管理工作标准、格式，以健全档案信息管理体制、理论内涵，保障档案信息化建设的实施。第三，加强档案管理科学化的激励约束制度的建设，保障档案信息化的推行和相关制度的落实，促进档案工作的制度化、程序化、规范化。

由于传统档案的封闭性，大部分档案成为“信息孤岛”，档案信息资源不能充分发挥应有的价值。建立统一的法院系统档案信息化资源库，对分散的司法档案信息资源进行整合和应用，是法院档案信息化建设的必由之路。

【参考文献】

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1.2 科学规范血站业务归档流程。目前,血站的业务档案具有形成快、数量多的特点。就献血者个体而言，其所献的每一份血液都有一份完整的档案，包括血液采集、检验、成分分离、储存、发放、运输等多环节。每个环节所形成的原始记录及按规定进行的相关检测记录，都要真实、准确、完整地纳入档案管理。因此，准确把握血液中心（中心血站）业务档案归档流程，对于开展输血医学研究和处理因献血、输血引起的医疗纠纷具有十分重要的法律凭证力。

2 实行双套机制，是确保血站业务档案管理质量的重要保证

采供血机构业务档案记录量大，种类繁多，临床用血量大及成分血种类多，工作流程长，流动速度快，交接环节多，实行业务档案纸质与电脑双套管理机制，可提高血站的业务档案管理质量。

2.1 实行双套机制可以提高业务档案使用率。为防止传统档案管理工作中普遍存在的重保轻用、利用不足等现象，可实行纸质与电子档案并存管理来处理好管理与使用之间的矛盾。纸质档案应确立以件归档、以“天”或“科室”立卷的方式，突出并深化归档立卷工作，以确保案卷的保密工作，并方便使用者查阅、复制；电子业务档案应深化案卷检索和统计上报工作，将大批密级档案建立电子档案检索系统、区分密级等级和访问权限。

2.2 实行双套机制，保护采供血各方利益。档案室空间有限与纸质档案量不断增加的矛盾十分突出。根据《诉讼法》“医疗纠纷和法律诉讼举证倒置和诉讼官司十年有效”等规定，目前，通常在10年后，通过鉴定销毁部分过期或无价值的无偿献血档案来提高档案管理效率。除少数纸质档案如亲子鉴定、遗传信息检测、采供血统计报表（年）等必须永久存档外，其他档案均可通过电子版来延长使用年限。

3 血站业务档案管理需要完善的内容

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二)、领导重视，思想统一，任务明确

我院的档案工作由院长xxx直接分管，办公室主任xxx主管，xxx到xx乡挂职后，又由院志办主任xxx主管，档案员负责的领导和管理体制。我院一直把学习、宣传、贯彻实施《中华人民共和国档案法》、《档案实施办法》和《×××档案条例》贯穿于法院工作的始终。做到了年头布置时有任务，大小会议上经常讲，检查工作中对照查，年底总结时谈利弊。通过这一系列途径的学习、宣传、贯彻、实施“两法一条例”，增强了全体干警的法制观念、档案工作观念、保密观念，使我院的档案管理工作在**年12月18日经考评验收已达省c1级标准的基础上，又有了新的进展。

经过不懈的努力，完成了**年至**年的诉讼档案、文书档案、会计档案、司法鉴定档案、声像档案、科技档案、实物档案的立卷归档工作，所有各种档案归档均符合要求，查找方便，利用效果好。**年至**年两年间各档案借阅326卷次，利用档案268卷次。档案更好地为各类立案、审判、执行、申诉复查工作提供了利用服务。

(三)、建立健全档案管理制度，强化档案管理工作

为使法院系统的档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化，更好地开展各项审判业务和审判理论研究。我院制定了《xx市人民法院档案管理办法》、《xx市人民法院诉讼文书立卷归档办法》、《xx市人民法院行政文书立卷归档办法》、《归档制度》、《档案员职责》等办法、制度，建立健全和完善了档案管理的一整套制度。同时建立了各种检索体系，编制了总目录、分类目录、卷内目录、案卷目录、专题目录等。制定了保密管理制度、库房管理制度、归档制度、借阅制度、鉴定及销毁制度，为档案工作进入科学规范的管理创造了有利条件。

(四)、做好归档工作，不断丰富库藏工作

做到归档时间早知道，每年12月底前办公室就以文件通知的形式下达各庭、室、处、局、队告知归档的时间、顺序、要求等，使其做好归档的准备工作。截止**年6月底止，综合档案室共收集整理保管各类档案32064卷、**册。其中，诉讼档案31548卷，35824册；行政文书档案516卷；会计档案382卷；司法鉴定档案726卷；资料档案64卷；科技档案9卷；声像档案6卷；实物档案×××件，归档后的档案门类齐全，库藏丰富，结构合理，为我院档案管理工作逐步走向正规化奠定了基础。

二、存在的问题

(一)在归档工作中重视诉讼档案、司法鉴定档案的归档，对行政文书、会计、声像、科技、实物、资料等档案的归档工作重视不够。

(二)没有过细地深入到各庭室检查、落实档案的收集、整理、装订等工作，因此出现诉讼档案有空号、重号及装订不太标准的情况；有的部门还存在不认真按时按质量归档的情况，特别是在行政文书、声像、科技档案归档工作上有不足。

(三)按档案管理正轨化、信息化的要求，该更换的设备没有更换，该配备安装的设备一直没有安装。如586型电子计算机维修未跟上，因此档案管理处于手工操作的管理状态；库房的温控设备也没有配备。因此库房的温度大部分时间是处于正常温度(14℃——24℃)以上，但有时也超过30度以下，不符合档案管理规定的要求。

(四)档案库房尽管加设防盗钢条，但保卫人员看不到其，保卫视角差，存在着安全隐患。

三、整改措施

(一)院领导要继续加强对档案工作的领导和重视，定期或不定期地检查档案管理工作，办公室、档案管理人员要经常向领导汇报档案管理工作，做到下情上传、上情下达、心中有数，不断总结经验，解决好存在的问题。

(二)从广度到深度进一步认真贯彻《档案法》、《×××档案管理条例》，依法开展档案管理。

(三)加强全院干警的档案意识，以及业务学习和培训，特别是文秘人员、档案人员、内勤人员、书记员的业务学习和培训，努力提高工作质量、工作效率与管理水平。

(四)针对自查中存在的问题，不断完善各种规章制度，对存在的问题进行整改，该配备、更新的设备争取配备、更新齐全。

(五)抓好档案管理的工作指导，坚持落实好已经建立健全的各种规章制度，把问题解决在档案归档入库之前，保证每年归档工作按质量和进度顺利进行。

(六)做好档案管理开展利用工作，使档案资料更好地为法院审判工作服务，为经济建设服务，为社会服务。

篇12

1994年印发的《派出所档案管理规定》中第五条：根据公安部《关于重点人口管理工作规定》，对列管的重点人口(包括暂住人口中的重点人口)进行管理中形成的有关材料，应当建立重点人口卷。已经查实的有法律效用的材料，立为正卷；内部审批的和未经查实的材料，立为副卷。

1991年印发的《人民法院诉讼文书立卷归档办法》中第二十一条规定了“各类案件副卷诉讼文书材料的排列顺序”，阅卷笔录，案件承办人的审查报告，承办人与有关部门内部交换意见的材料或笔录，有关本案的内部请示及批复，合议庭评议案件笔录，审判庭研究、汇报案件记录，审判委员会讨论记录，案情综合报告原、正本，判决书、裁定书原本，审判监督表或发回重审意见书和其他不宜对外公开的材料都在副卷之中。

1991年印发的《公安业务档案管理办法》中的政治侦察案卷、刑事侦查案卷、预审案卷、调查案卷、组织案卷等类档案均需要建立副卷。

在地方专业主管部门和档案行政管理部门参与制发的专业档案管理制度中，也出现了正副卷的字样。如2010年印发的《广东省劳动人事争议仲裁档案管理办法》中第七条：劳动人事争议仲裁档案文书材料按照利于保密、方便利用的原则，分别立正卷和副卷。

既然正副卷名词概念在如此多的专业档案中出现，是否意味着按字面理解，正卷和副卷各自包含的档案形式、内容、保存价值差别巨大呢?

笔者认为显然不是。例如在《劳动人事争议仲裁办案规则》中规定：副卷包括：评议记录、立案审批表、调查提纲、阅卷笔录、会议笔录、底稿、结案审批表等。仔细分析可以看出，副卷包含的文件材料都是在仲裁过程之中形成的，是完整的仲裁档案中不可或缺的组成部分。缺少任何一种材料只能说明仲裁过程某个环节没有进行或者是归档未实现齐全完整。这些文件材料是仲裁过程中部分环节的真实记录，是仲裁档案的组成部分，根本没必要列为副卷。公安业务档案、人民法院诉讼档案的副卷情况类似，也需要和正卷一起移交。又例如《罪犯、劳教人员档案管理暂行规定》中第六条中规定：罪犯、劳教人员释放、解教、死亡和撤销劳动教养之后，其档案应进行整理，正副卷合并，每个人的档案组成一卷或数卷。这说明正卷、副卷内的档案材料同样重要，不能厚此薄彼。既然如此，又何必将其先分开后合并，增加基层档案工作人员的无效工作呢?

据笔者了解，在实际工作中，仲裁档案的正卷是可以让申请人、被申请人查阅、复制的，而副卷牵涉到仲裁工作人员对当事双方利益平衡问题，因而不能向申请人、被申请人提供利用。这一做法源于2002年12月7日实施的《最高人民法院关于诉讼人查阅民事案件材料的规定》中的条文，民事案件的当事人及诉讼人可免费到法院查阅本人案件的案卷，查阅案卷的范围仅限于“正卷”，包括书、答辩书、庭审笔录及各种证据材料等。

如果说在若干年前手工立卷方式下，必须通过实体分开以达到限制利用的目的，那么在计算机管理非常普及、以件为单位进行整理的今天，再提正副卷这样的名词概念就显得很滞后了。有关部门完全可以通过单独标识、单件利用的方式解决限制利用问题，没必要再使用似是而非的名词概念。

不过也有例外，《派出所档案管理规定》中的副卷中包括“未经查实的重大嫌疑线索和群众检举材料……耳目提供未证实的材料”等材料，而后面又规定“已查明否定的嫌疑材料”属于不归档范围。这就是自相矛盾的规定，属于不归档范围的材料为什么要纳入到档案的副卷去呢?这恐怕就是常识性错误了。