档案管理政策范文

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1 引言

应建立健全保障性住房的保障对象家庭的诚信档案体系，通过电视、网站、报纸、举报电话等手段，将保障性住房申请家庭的收入、住房信息等审查情况定期进行公示，以此加强社会监督力度，体现保障性住房分配的公开透明性。对于保障性住房资格审查，可以安排保障性住房申请者所居住小区的社区工作人员先对申请者的基本情况进行核实，构建居委会、房管局、区县到市的四个层级的联合审核体系。各地住房管理部门，应该把城区内所有现有房屋的产权进行登记，将其纳入个人住房信息系统，并在全省范围内将资源信息共享。通过建立个人住房信息系统，从源头上杜绝没有保障性住房保障资格的群体通过不合理的手段获得保障性住房的情况出现。

2 建立主动退出保障房的档案管理系统

个人及家庭的收入会随着工作、经济环境等方面的变化而有所改善，保障性住房的建设面积大小、相关配套设施等要既要满足低收入住房家庭困难家庭的住房需求，又不足以对较高收入群体产生吸引力，从而减少投机性行为的产生。一方面，当保障对象的收入条件改善或者住房面积改变时，我们应该鼓励其主动退出保障性住房的保障对象行列；另一方面，当发现违反保障性住房法律法规行为发生时，可以增加对相关行为的处罚力度。现行的相关法律性文件中，对于违反保障性住房相关规定的处罚较轻，多实行劝退、补交租金等方式，今后可以将罚金提高至租金的数倍、提高罚款金额，延长不能再次取得获保资格的年限，甚至规定违反规定者终生不得再申请保障性住房，还可以增加法律处罚的种类等方式。

为公众提供住房保障是我国社会保障的重要内容，但是为保障对象提供良好的居住环境，不断完善保障性住房居住小区的医疗卫生、文化教育、交通出行、物业管理等方面的工作， 也是政府应尽的责任和义务。首先是加强物业管理，由于居住社会保障性住房的群体均是城市中低收入人员、收入较低，为社会保障性住房小区提供物业管理尤为重要，政府可以直接提供物业管理服务，或由社会物业管理公司运作并由政府对其提供补贴的方式来加强物业管理。其次是完善配套服务，政府应该为保障性住房的入住居民提供公共交通、医疗卫生、教育文化、体育锻炼设施等配套服务，为入居人员提供良好的生活环境。

3 设立专门的住房保障档案管理机构

住房问题是一个涉及面广、专业性强的问题，必须设立专门的管理机构来进行统一的管理，西方发达国家均设有专门的部门和机构来负责住房保障的相应工作，如美国的住房与城市发展部、日本建设省住宅局等。从国家层面来讲，相关机构的设置较薄弱，而且相关的保障性住房的建设及后续管理都归入国家建设部门，从长远来看，应该将住房市场中住房保障职能归入国家社会保障部门；就地方而言，有必要建立一个专门机构来对保障性住房进行统一管理，应该将保障性政策制定与执行的职能分开。例如政策制定机构，可以推行地方政府设立“住房保障办公室”，住房和房地产管理机构联合办公，而执行机构在可以在原有的廉租房管理中心和经济适用住房管理中心的基础上增设保障中心，负责对保障对象的登记和审查等相关工作。此外，还可以将保障性住房的开工率、竣工率、入住率均列入对地方政府进行考核评价的指标中，提高地方政府对保障性住房建设的建设力度。

4 提高档案管理的对策建议

4.1 强化保障房档案管理的思想意识

当前档案管理水平较低、效率不高的现象在很大程度上归结于对档案管理科学化的思想意识不够，没有意识到新形势对档案管理工作的更高层次的要求，因而导致不少领域和单位仍然沿袭传统的档案管理模式，保持传统的档案管理服务意识，使得档案管理工作严重滞后于经济社会的发展需要。所以，在思想意识方面需要要加强认识，第一，档案管理工作必须服务于社会主义精神文明建设，用真实、高效的方法收集、储存经济社会的数据和信息；第二，档案管理的社会功能已逐渐转向服务型功能，这就要求档案管理人员必须加强服务意识，并以服务意识指导工作；第三，档案管理工作有内在的科学化要求，进而需要档案管理工作人员加强自我学习和自身业务素质的提高，以加快档案管理科学化水平的提升速度。

4.2 进一步规范的档案管理规章

保障房档案管理规章是对档案管理工作的原则性要求，包括制度安排、体系构建、人员配备、操作规范等各方面。当前大多的档案管理规章要么太过随意性而无章可循，要么太过原则性而有章难循。一个完善、科学的档案管理规章，既要从法律法规的角度进行制度建设，确立档案管理规章执行的强制力，又要结合各个领域和单位的个体差异，进行具体问题具体分析，避免管理规章的同质而缺乏效力，进而提高档案管理规章的可操作性。另外，在现代管理制度中，任何一个工作岗位都需要规定明确的岗位职责和绩效考核。档案管理工作也一样，针对不同的领域和单位，需要设计一套自上而下的岗位职责明细，并落实责任到具体岗位和个人。同时，根据岗位职责制定相应的绩效考核管理办法，做到奖惩分明，随时发展问题随时解决问题。

4.3 强化对档案管理的人才培养

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人事档案工作是人事工作的重要组成部分。笔者作为一名人事档案员，拟用最近两个人事政策实施的实例，从人事档案与档案馆藏文书档案的关系、人事档案的管理环节这两个日常档案管理的角度，表达对提升档案服务能力问题的认识。

先介绍档案服务成功的实例。由于注重提升档案服务能力，顺利地完成了省赋予的“解决未参保高龄职工老年生活保障和特殊困难人员基本医疗保险”的政策实施。2013年3月15日福建省财政厅等两部门下发《福建省解决未参保高龄职工老年生活保障和特殊困难人员基本医疗保险的实施办法》。县级转发，并对年龄认定、劳动关系认定等档案材料的要求作了细化。其中，属于人事档案材料的有本人招工（干）登记表、履历表、工资表等十份左右原始档案。属于文书档案的有调动表、职工花名册、工资名册等。历史原因，部分本应归人事档案的材料竟移位到文书档案（档案馆）。以教育系统为例，我们考虑到上述实际，把操作步骤具体定为：先到县教育局人事档案室查找个人原始档案，再到县档案馆查找补充。全县本系统第一轮百余人报名，确定上报省部门审核23人，仅获批3人。县报送严格依照原始档案，省审批也准确、完整地依据县送原始档案（复印件）并及时反馈，故档案服务水准不容置疑，档案服务能力倍受尊重。求助档案服务、努力补充查找原始档案，成为社会共识。当事人对上级人事政策理解不深、有关部门操作经验不足，似乎与档案服务能力没有关系。但“至善乃止”。如果档案员主动学透相关人事政策文件精神，提升档案服务主导能力，引导其完整地查找档案材料，而不是依其要求被动提供材料，档案服务能力精益求精，该项人事政策必落实透彻。启示一：档案员要加强学习，甚至要了解一些非档案专业的知识（如人事政策的某些要求），只要有利于档案服务能力的提高，相关知识都可以学习。启示二：亡羊补牢，尤未晚矣――人事档案员带领其前往县档案馆补充查找，档案馆档案员更热情地协助该补充查找，促使其尽快补办成功。无形之中，档案员的档案服务能力得到了提高。

再介绍一个档案服务不尽如人意的实例。是有关“清退的公办、民办、代课教师”的统计、待遇问题，由于各种原因导致档案服务能力拖累人事政策实施的情况。2011年之后，教育部、省教育厅先后下发了关于解决上述人员待遇的文件，市教育局下发了补充通知，不可谓不重视。统计时间跨度大，节点是1962年前后、1979年前后、1998年前后，对原始档案的需求相当严格和浩大。县（区）教育部门进行了实际操作。但是，两年、三年眼看过去，相应人员的统计、待遇仍未尘埃落定。一个重要的原因，是部分基层单位档案缺失严重，无法准确摸底统计。档案服务能力的弱化引发了相关人员及其家属的强烈不满，也给上级及时决策造成了困难。据悉，有的学校仅保有1990年之后的档案材料，档案缺失程度令人咋舌；大部分学校档案材料从改革开放起源。县一中建有专门的校史馆大楼、档案材料可以追溯到解放前，这类单位少之又少。人事档案、文书档案性质的材料都呈稀缺状态。档案如此缺失，怎么能指望相关人事政策顺利实施、有关人员待遇政策及时落实？

人事档案与文书档案的关系，笔者概括为：互相补充，各有长短。保管期限、管档单位不同：人事档案全部是在专门的人事档案室永久保管，不用担心材料到期、销毁；文书档案，有永久、三十年、十年等不同的保管期限，依法移交档案馆之前多由各职能办公室附带保管，有时会出现难以查找甚至已遭销毁的情况。人事档案较单纯（以个人为立卷单元，更稳定，易查找），由《干部人事档案管理细则》规范；文书档案较综合（比较包罗万象、材料丰富，但可能较难查找），由文书档案管理法规规范。

可见，要做好人事政策等工作，就要提升档案服务能力；要提升档案服务能力，就要努力提高档案查找（检索）的能力；要提高查档能力，就要求档案员充分认识和发挥人事档案室和档案馆各自特有的长处，弥补各自的不足。如，部分人士因身份问题、历史问题，其人事档案散失，就只好到档案馆查找线索；上级人事政策文件要求提供多种档案材料时，也可能要求人事档案室、档案馆共同提供档案服务。上文所述补充材料的例证，即人事档案室保管的材料没有其工资信息，人事档案员就必须引导其另行到县档案馆查找文书档案。人事档案员的积极引导，文书档案员的热情再接待，该同志如愿以偿找到了工资材料原件。这里体现的是：人事档案与文书档案的互补互助，人事档案员与文书档案员的通力合作，档案员对提升档案服务能力的自觉性。通过实际工作中对档案服务对象的积极引导、热情接待，潜移默化，档案员的档案服务能力得到了提升。

以上两个事例，也一定程度上回答了日常档案管理中“如何提高档案服务能力”的问题。

一是：要加强身心修养，增强体魄，提高道德水准。上述两例，都是时间性较强的中心工作，要求在规定期限内完成大量查档工作，保障人事政策的按时实施。这就要求档案员有在短时间内进行高强度劳动的强健身体和道德勇气，同时不能收取加班费。档案员面对这种政策性、应急性的档案服务，必须多一点义务思想、雷锋精神，不斤斤计较经济待遇，以高质量完成档案服务为唯一追求。这是提升档案服务能力的主体保证。

二是：要重视协调人际关系，包括与领导的关系，与其他部门的关系。基层人事档案室无法配备多名专职档案员，比如笔者所在的人事档案室，就长期只有一名专职档案员。新颁布的人事政策往往对档案服务要求甚为紧迫。怎么办？除主动加班加点，就只好请局领导临时安排协助查档人员。档案服务过关，紧接着是干部、财务部门的流水作业，这就要与这些部门协调时间安排。良好的协调能力，是提升档案服务能力的剂。

三是：要引进现代化管理手段。本室正在进行的非在职人员基本情况电子材料录入取得初步成果，加快了检索速度。利器在手，何愁服务能力不提升？

一正一反，两个档案服务的例子，体现了提高档案服务能力的必要性及部分实现途径。追本溯源，提高档案服务能力，不是空中楼阁，要从平时抓起、从档案的管理环节抓起。

人事档案的管理有收集、鉴别、整理、保管、检索、利用等八个环节，每一个环节都关系到档案服务能力的提高。这里试析人事档案的收集能力、整理能力、利用能力，以及它们与档案服务能力的关系。

收集能力。笔者平时注重主动出击，养成定时专项通知催收材料的习惯，各种登记表格也力求完善，便于到时即刻准确再次催收。所有通知、表格都收藏在U盘。常年专项催收通知分别与录用人员材料、转正人员材料、年度考核材料等常规材料有关。每年的相应时间即通过宽带教育网专线发出专项通知，收集进度全部登记在专门表格，期限到达立即以手机短信催欠，保持相对高压。这样，档案收集的能力就比较强势，基本能保证档案材料不“欠收”，为档案服务能力的提升打下了物质基础。

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一、财政档案现代化管理工作的存在问题

近年来，随着财政档案工作者业务水平的提高，档案的管理工作也逐渐走上规范化的路线，但一些需要解决的问题也时刻提醒着档案管理工作还需要与时俱进，还需要跟上现代化管理的脚步。

（一）档案全部实现电子归档难度较大

与纸质文件相比，电子归档是一项更加艰苦细致且难度较大的工作，因为大多数电子文件形成者局限于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作。

（二）档案管理工作者现代化操作水平不高

由于电子文件必须借助计算机编目归档，这对不熟悉电脑操作技术的档案工作者来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生烦躁情绪。

（三）档案现代化管理操作程序不统一

目前，档案工作的现代化管理没有出台统一规范的标准和制度，各地方也缺乏操作的实施意见。各单位虽然依据自己的情况，开发了一些档案的系统软件，但是在遇到问题时，还是难免局限于操作的不规范，所用的操作系统缺乏全面性和可联系性。

（四）档案收集归档的不完整

财政档案所涉及的业务档案、会计档案非常多，除档案部门负责接收的档案外，其他业务档案均分散在相应的业务部门，而业务科室事务繁杂，档案的采集、整理、归档难以做到现代化操作系统的整齐规范，因而档案收集归档不够完整。

二、实现财政档案现代化管理的一些对策

（一）提高领导对档案工作的重视程度

要做好档案工作，必须得到领导的支持，领导是否重视档案工作，在很大程度上取决于对档案员工作的满意度。因此，要加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对档案工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作不是主要工作，可有可无，这就需要档案员经常向领导宣传档案工作。档案工作者要勤向领导汇报档案工作情况，使领导受触动、受启发；另外，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上级机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到档案工作的重要性。争取领导重视后，档案工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，发挥主观能动性，做出业绩，做出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。

（二）建立和规范新形势下档案现代化管理制度

计算机技术的广泛应用，办公自动化的迅速发展，网络的不断延伸和发展，日益迫切地需要确保档案的可靠性和安全性。因此，各级档案管理部门要根据新问题、新要求建立并结合本单位实际制订一套科学、合理、严密的管理制度，切实可行的档案收集、整理、保管、利用的操作规程，以避免在电子文件的各个环节中信息更改或丢失，从而维护电子文件的原始性和真实性，保证档案管理现代化持续、有效地发展。

（三）提高档案标准化、规范化水平

档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化落后和软件应用的“多、乱、杂”，这些都严重影响了档案现代化系统整体水平的提高。系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是功能并没有得到充分发挥。应建立一套统一的管理标准，并适时加以更新和规范化，为相关部门的档案管理工作提供可管理的依据。

（四）建设一支具有现代化素质的管理者队伍

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档案是指国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录[1]。随着我国城市化建设进程的不断加快，城市规模的不断扩大，城市管理过程中形成的各类档案增长迅速，已经成为了城管工作中的一项重要工作内容。城管档案是指在城市管理活动中直接形成的具有保存价值的各类形式的城市管理活动历史记录。城管档案在城市管理与发展中发挥着重要的作用，是城市各项管理工作重要的参考与依据，也是反映城市管理水平的重要指标之一。

1 城管档案的重要性

城管档案是对过去城市管理工作和历史情况的记录，完整翔实的城管档案可以为机关工作提供备查依据，对城管档案进行调研，则可以深入挖掘城市管理工作内在的规律，为城市管理工作的发展提供最基础的参考资料。随着我国城市化进程的不断加快，城市人口、规模不断增扩，城市管理工作的难度也不断增加，问题不断增多。城管档案在此种发展形势下，其重要性越发突显，成为我国解决城市矛盾问题、提升城市管理水平、指引城市发展方向的最重要的数据信息来源与依据。

2 城管档案归档整理工作中存在的问题

目前，我国城管档案收集、归档整理工作主要是由城管局来负责进行。城管局是城市管理中负责综合行政执法的部门，是由原事业单位“城管办”、“联合执法大队”演变而来。工作内容繁杂、档案管理意识不强等诸多因素使得城管档案工作一直是城管工作中一项次要性的工作。对城管档案管理工作重要性的认识不足使得城管档案工作在相当长的一段时间内处于被动的局面，在档案收集、归档整理、保管、编研利用等方面存在不足之处，尤其是在城管档案的归档整理方面。

归档整理是档案管理工作的重要环节，也是档案管理工作的基础与起点。档案归档整理工作，就是按照一定的原则和方法，将处于零散和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列与编目，组成有序体系的过程[2]。目前，在城管档案归档整理过程中，存在着诸多问题，包括了档案的装订、分类以及排列等方面，其中，档案分类是问题较为突出的环节。

在档案分类上，没有根据工作实际情况制订合理的分类方案是比较突出的问题，而既使用“机构”又使用“问题” 标准来进行分类是较为常见的问题，这种分类标准的交叉使用，使得档案文件分散归档，对文档的检全率具有较大影响。在《归档文件整理规则》中，归档文件的分类方法有三种，分别为保管期限-年度-机构、保管期限-年度-问题以及保管期限-年度，但在实际的归档文件分类中，采用级次分类法、收文发文分类法、文号分类法等方法的现象多有存在，这些分类方法不是全国统一的分类标准，在反映归档文件间的历史联系、形成规律以及文件内容方面多有不足，容易给文件检索与存取造成困难。

对于归档文件的排列问题，《归档文件整理规则》中有着明确的规定：归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。但在实际的工作中，按文号排列、按问题排列或是全部文件都按时间顺序排列的现象十分普遍，给归档文件的存取以及整理造成困难。

3 归档整理问题的成因分析

任何问题的存在都有其产生的深层原因，城管档案的归档整理问题也不例外，只有对问题的成因进行深入分析，才能有效的解决问题。就城管档案管理中的归档整理问题而言，其成因主要是档案工作人员的专业水平与素质因素，当然，更深层的原因也与管理者对档案工作的重视程度有关。

档案管理是一项专业性较强的工作，而档案整理环节，尤其是档案的分类，是最能体现其专业性的地方。目前，城管系统内的档案管理工作大多是粗放型的管理状态，远未达到专业化管理的水平。档案工作人员大多是兼职，设有专职档案员的部门较少，而即便在设有专职档案员的部门，具备档案专业高等教育水平的人才也是少之又少。档案专业人才的缺乏，导致了城管档案管理工作一直滞后于城管部门的整体发展。长时间停留在表面意义上的管理，未能达到专业化的管理水平，对城管档案管理工作向更高层次发展造成了重要影响。

城管档案管理专业人员的缺乏，也使得城管档案管理各项制度的建立与完善缺少了专业指导。如专业人员的缺乏使得档案分类方案的制订无法从单位实际出发来有效规范档案的归档整理工作，导致了分类方法不具体、档案保管期限设置不合理等问题的发生。

4 提高城管档案归档整理工作成效的方法

4.1 加强档案管理专职专业人员的设置与引进

专职与专业人员的设置与引进既是两个方面的事情，同时也是合二为一的。目前，多数城管部门的档案员是兼职，但随着城管档案管理事务的增多，兼职档案员已经无法胜任与满足城管部门档案管理工作的需求，只有设立专职的档案管理工作人员，才能更好的完成档案管理工作的要求，同时，专职的岗位设立也体现了对档案管理工作的重视程度，也是吸引档案管理专业人才的基本条件。而对于专业档案管理人才的引进，要从多渠道、多方面来进行，要从城管部门人力资源战略层面出发来进行。单位应投入更多的资金支持，应提供更多的人才吸引条件，加强人才培训与平台的提升建设，为人才的发展提供上升的空间，只有如此，才能吸引到高素质、高水平的档案管理专业人才投身到城管事业，才能为城管档案管理的长远发展打下坚实的人力资源基础。

4.2 加强现有档案管理人员的专业技能培训

加强对现有档案管理人员专业技能的培训无疑是快速提升档案归档整理工作成效的有效方法。档案管理人员应对《文书档案管理归档文件整理规则》进行学习领会，对实施细则要加强理解。培训内容应以日常工作的常用技能与常见问题进行重点加强，要少理论性多实用性，注重实效。培训应定期举行，可以派员进行外部培训，也可以在单位内部组织，聘请省市档案馆的专业人士进行指导讲座。

4.3 制定科学合理的档案分类方案

档案分类是档案归档整理最重要的也是核心的内容，因此，制订科学合理的档案分类方案对于档案归档整理工作来说是至关重要的。档案分类方案要根据国家档案局2006年公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求以及《文书档案管理归档文件整理规则》来制定。档案分类方案要使用正确的分类方法，要正确界定城管局文件材料的归档范围，准确划分档案保管期限，使保存的档案反映本局职能活动情况，维护其历史面貌。

科学合理的档案分类方案，需要专业的档案管理人员来完成，而且还要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。鉴于城管局档案管理的专业水平，可以在档案分类方案的制定时请上级档案管理部门进行协助指导，方案一旦确定，文件的归档整理便可以按照整理规则顺理成章的进行。

5 结束语

档案整理工作的基本任务是建立档案实体的管理秩序，使档案实体有序化、条理化，其意义与价值在于为整个管理工作提供一个严格有序的工作基础。城管档案归档整理工作中存在的问题，除缺乏专业的档案管理人员外，对于档案管理工作的重视程度不够也是重要因素。因此，加强档案管理工作重要性的宣传，强化档案管理意识，也是提高城管档案管理工作成效的重要内容。

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1现阶段我国基层民政档案管理中存在的问题

1.1 我国各级民政部门工作人员缺乏对民政档案的管理的重视程度

造成这种情况出现的主要原因是由于各级民政部门对民政官案管理工作的重视程度不够，使得民政档案管理工作一种没有得到重视。虽然上级单位与基层单位对民政档案管理的认识得到了同意，同时也对提升了对民政档案管理工作的重视程度，同时也在民政档案管理方面增加的投入。但是虽然民政档案管理工作在整体上朝着正规化的方向发展，但是在个别基层单位中仍然存在着一些档案管理人员对民政档案管理的重要程度重视程度不够的情况出现，缺乏工作所必须的档案管理相关知识以及法律知识，在档案管理的过程中依旧使用传统的方式，重视业务、轻视工作。并且存在着极为个别的领导缺乏正确的思想认识，这直接导致了档案管理人员在民政档案管理的过程中只出工不出力。

1.2 在档案管理过程中对档案资料的收集不全

在民政档案管理过程中的资料收集过程中，是由多科室协同进行的。但是由于在民政管理过程中，不同科室之间的工作步调并不一致，这就造成了民政管理部门在进行档案材料收集管理的过程中信息收集不全面，甚至一些人员为了今后工作的方便，对某些有重要参考价值的材料留在手中，不上交，这就造成了一些民政档案的缺失，严重的影响了民政档案的完整性，同时也在一定看程度上影响了对档案的发掘与利用，同时也对日常的服务工作造成了极大的影响。

1.3 民政档案的利用效率较低

基层民政档案管理有其自身的特点，例如：民政档案管理涉及到的种类多也比较复杂、同时管理的数量非常大。但是由于在档案收集过程中的问题，造成档案收集不全，使得在进行优待抚恤、复转军人接受、安置等工作时有很大的工作阻碍，严重的影响了了民政部门的工作效率。

2民政档案管理的对策

2.1 增加相关法律法规的宣传力度，加强档案管理工作人员的意识

对于民政部门的领导来讲，必须要加强对档案管理工作的重视程度，与此同时也要求相应的档案管理人员需要重视对档案管理系统使用的学习，加强对档案管理目的、要求的认识程度，加强对民政档案管理的认识。并要动员和组织民政部门的全体工作人员参与到档案管理的工作中来，同时要加强对工作中的一些文件的收集与管理工作。对于那些不能即时收集的资料要进行记录，以便于日后对其进行填补。

2.2 需要加强基层民政档案工作的管理

2.2.1 领导需要加强对民政档案管理工作的重视程度，同时加大投入的力度

基层民政部门的领导需要根据民政档案管理工作中的实际情况，加大对民政档案管理工作的投入，例如，为方便民政档案管理工作的开展可以按照相关的工作要求，购买具有明显分类功能的档案盒、对专用的档案计算机以及档案管理工具进行更新。

2.2.2 加大宣传力度，强化收集意识

对全体民政干部进行培训，使民政干部了解档案管理的相关规定和目的，不断提高民政干部参与档案管理工作的主动性、积极性和自觉性，认真督促各股室、局属各单位主动整理档案资料。同时加强对日常资料的收集、保管，对不能立即收集的，要做好登记，便于以后的整理归档，确保档案的完整性和实用性，为领导查阅和决策做好服务工作。

2.2.3 是及时整理检查，提高管理效率

对全面地收集干部人事档案资料及时进行整理归档、登记等，充实完善干部人事档案，同时采取定期和不定期自检，做好有关材料的查漏补缺工作。加强日常规范档案查阅、复印以及借阅程序。对于需要归档的人动、工资调整等材料，及时通知相关人和局属单位负责档案管理工作人员，并按干部管理权限及时收集存档，确保现存档案不丢失，无纰漏。

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在《档案法》、《档案法实施办法》中，有关档案安全保护方面的行政措施主要体现在行政执法上，《档案法》赋予档案行政管理部门一定的行政处罚权，并列举了“损毁、丢失属于国家所有的档案”等八种涉及档案安全违法行为的法律责任追究，这些都是属于事后监督。档案登记作为一种具体行政行为，属于事前监督，档案法律法规还没有对此做出统一规定。当然，我国现行法规体系中也不乏有关登记的规范。比如，2007年颁布施行的《物权法》，确定了不动产登记的基本制度，对不动产统一登记、更正登记、异议登记、登记赔偿等做出规定；2008年国土资源部出台的《土地登记办法》，规定了土地登记的概念、原则、效力、类型、内容、程序以及土地登记各项基本制度；还有《企业登记办法》、《房产登记办法》等。分析上述登记规定，可以得出档案登记备份制度与它们的共同点，都是政府以国家的公信力来保护权益人合法权益、维护市场交易安全，于社稷于民生影响很大。

二、从电子文件管理角度看，档案登记备份管理重点在于电子文件，要研究分析国内外电子文件管理的应对策略

信息化促使档案载体发生重大变化，电子文件日益成为文件主流形式替代传统纸质载体。档案界对电子文件管理的研究方兴未艾，最新研究表明，发达国家将电子文件管理纳入电子政府管理、公共管理和信息管理的法律与责任要求中已十分普遍。如美国2002年出台的《电子政府法案》，电子文件管理被纳入政府资源管理，成为提高政府行政效能的重要组成部分；20世纪初，英国已将电子文件管理纳入《现代政府白皮书》和《电子文件管理的电子政府政策框架》中，2007年又将其纳入《信息资产登记》，电子文件管理被视为社会公共信息资源、资产管理和政府变革管理的重要内容；澳大利亚将电子文件管理纳入《包括电子文件管理的文件管理绩效审计》中，电子文件管理成为电子政府绩效管理和法律责任管理的重要内容。2009年中办、国办印发的《电子文件管理暂行办法》，明确了电子文件管理的基本原则、机构职责、形成办理、归档移交、保管利用以及奖励惩处，其中涉及档案备份中心建设等内容。

三、从信息安全体系建设角度看，档案登记备份的目标之一在于档案信息安全保障体系建设，必须遵循国家有关信息安全方面的法律及政策规定

信息安全保障的提出最早源自美国。1996年美国国防部在国防部令S-3600.1对信息安全保障作了如下定义：“保护和防御信息及信息系统，确保其可用性、完整性、保密性、可认证性、不可否认性等特性。这包括在信息系统中融入保护、检测、反应功能，并提供信息系统的恢复功能。”2003年中央颁布的《国家信息化领导小组关于加强信息安全保障工作的意见》，明确提出“实行信息安全等级保护，加强以密码技术为基础的信息保护和网络信任体系建设，建设和完善信息安全监控体系，重视信息安全应急处理工作，加强信息安全技术研究开发”等要求，并且将等级保护、风险评估、应急处理和灾难恢复列为四个重要环节。《关于信息安全等级保护工作的实施意见》、《电子政务信息安全等级保护实施指南》等一系列有关信息安全政策规范也相继出台。不容置疑，档案信息安全保障体系是国家信息安全体系的重要组成部分，从上述对信息安全保障要求可以得出，档案信息安全保障体系的框架可以包括行政监管、安全技术、法规标准、基础设施、产业支撑、人才培养等体系，这些体系内容应当在档案登记备份制度的立法中有所体现。

四、从司法证据认定角度看，档案登记备份的核心价值是档案的证据保全作用，参照行政诉讼、民事诉讼、刑事诉讼等三大诉讼领域涉及的相关法规文件十分必要

“档案是真实的历史记录”是对档案真实属性的正确概括，它已成为档案学中的经典。这一属性使档案在诉讼案件中发挥着不可替代的证据作用。传统的纸质档案强调原件才具有法律凭证作用，而电子文件的易改性，使其完整性、客观性都有一定缺陷，并且一旦被拷贝，很难区分与原件有何差别，其法律证据作用靠什么来实现?这是一个争议较大的问题，对整个问题的处理直接涉及档案登记备份制度实际发生效力的范围。反之，档案登记备份制度也为司法实践中电子文件的证据保全提供了新的思路和途径。这从以下几个方面可以看出。

10电子文件是否可以作为证据。证据法学上所说的证据，一般具有真实性、关联性、合法性。电子文件作为证据除了这些特点外，还必须借助相应设备，具有非独立性。诚然，如果在诉讼中只承认原件才能作为证据，这样大量电子证据就会丧失其存在价值，某些只能由电子文件证明的纠纷案件就不能解决。虽然我国没有单独的证据法典，但现有证据体系下，对相关电子文件证据都作过一些规定。比如《合同法》第十一条规定，“书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表示所载内容的形式。”这认可了数据电文作为书面形式的可采性；《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第二十二条规定，“调查人员调查收集计算机数据或者录音，录像等视听资料的，应当要求被调查人提供有关资料的原始载体”；2003年8月颁布的《公安机关办理行政案件程序规定》第二十五条对于证据的分类中也提及“电子数据”等。

20什么是电子文件的原件形式。电子文件的原件形式对证据价值的实现显然是十分关键。《电子签名法》的出台，解决了电子文件如何等同于传统书面证据这一问题，尽管涉及婚姻、收养、继承等人身关系的，以及涉及土地、房产等不动产权益转让的不适用《电子签名法》的调整范围。2009年中办、国办印发的《电子文件管理暂行办法》第十一条明确规定电子文件的原件形式，即能够有效表现所载内容并可供调取查用，能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠，未被非法更改，在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容真实、完整。上述这些对电子文件的法律效力或原件形式的规定，所采用的方法仍然是联合国《电子商务示范法》的功能等同原则。这项原则由三项等同内容组成：一项数据电文所含信息可以调取以备日后查用，即满足书面要求；只要使用一种方法来鉴别数据电文的发端人并证实发端

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2.档案管理制度不健全。档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全；有的单位虽然建立了一些管理制度，却流于形式、执行不严。档案资料收集不全，丢失严重；借出的档案不履行借阅手续，有借无还时有发生，时间一长档案资料就不知去向；严重损害了民政档案的真实性和利用价值。

3.档案基础设施不完善。基层民政部门运用计算机及网络技术管理档案的较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。民政档案室建设不达标、不规范，档案柜陈旧老化，档案保管条件简陋。

4.档案人员业务素质不高。基层民政档案人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，档案专业出身的人员较少，知识结构不合理，学历普遍偏低，高层次的档案专业人才较少，已不适应新形势下的民政档案事业发展。

二、提高民政档案管理水平的建议

1.提高各部门领导的档案意识。基层民政部门的领导要充分认识档案工作对促进民政发展的重要作用，切实增强做好民政档案工作的使命感和责任感，进一步明确档案工作是各级领导义不容辞的责任和义务。进一步加强和改进民政档案工作，努力采用现代化科技手段，不断提高服务质量，努力建设法规制度完备、管理体制科学、基础设施健全、信息化技术普及、服务功能齐全的现代化民政档案管理体系。

2.创造积极向上的学习氛围。档案管理是一门专业性很强的工作，要求档案人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是要具备运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。档案人员要把学习作为生活中的第一需要，把终身教育作为一种必然选择，努力学习，不断“充电”，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。同时可以制定相应的制度，提出具体要求，以促进专职档案人员在其位、谋其事，努力去多思考，多研究，营造一种锐意进取、积极向上的创新氛围。档案人员首先要敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。专职档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才。

3.建立健全民政档案管理制度。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的档案管理体系，明确职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与民政工作同步考核、同步发展。加强制度建设，建立良性运行机制是开展民政档案工作者继续教育的关键和保证。建立和健全档案管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度。建立档案管理的约束和激励机制，约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地更新知识，提高业务能力和水平。

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1.缺乏完善的电子业务管理体系

随着计算机科学的不断成熟与发展，电子业务技术已经逐渐渗透到各行各业之中，对提升工作的规范性和工作效率都大有裨益。为了实现公路路政档案管理的科学化管理，就必须在公路路政工作开展的过程中建立体系化的电子管理体系。目前，部分单位在进行公路路政档案管理工作时已经可以用电子管理系统作为支撑，但从实际的工作成果来看与纸质档案管理还存在一定问题。电子系统的档案录用更为复杂，与纸质档案书写相比耗用更多的时间，导致公路路政档案管理工作存在一定的滞后现象。

2.路政档案管理人员的整体素质水平不高

公路路政档案管理工作是保证公路路政顺利进行的重要辅助手段，档案管理人员作为公路路政管理机构的重要成员，其专业素质的高低会直接影响到公路路政工作开展效率。通过对部分公路路政部门进行走访调研后发展，公路路政档案管理相关人员专业素质普遍偏低，对于现代化的档案管理工作缺乏积极性，对于档案工作的开展主动性较差，同时各部门工作人员之间配合性较差，当公路路政档案管理工作出现问题时很难快速跟进，这就导致公路路政工作效率较低。3.管理服务的手段相对落后

近年来，我国各个交通体系都在不断推进办公自动化的程度，各公路路政档案管理系统软件的应用范围也在不断的拓宽，在一定程度上为实现我公路路政管理工作向科学化、规范化转变提供帮助。但是从整体角度来看，我国公路路政档案管理工作还是以手工的形式为主要的方式，此外部分区域的现代化手段投入不足，这导致我国路政档案管理工作发展较为落后。

二、公路路政档案管理工作的改善对策

1.建立完善的档案管理工作的运行机制

公路路政管理人员提高对公路路政档案管理工作的重视程度是加强公路路政档案管理工作基础，这样才能充分保证公路路政档案管理人员的作用与地位，有助于协调好公路路政部门内外的关系，有助于提高公路路政档案管理工作的效率，从而促进公路路政管理工作的快速发展。此外，公路路政管理部门还需要对档案管理工作定期进行监管监察，对其中发展的问题应及时制定科学合理的解决方案，必须清楚认识到公路路政档案管理工作的重要性，将公路路政档案管理工作纳入到公路路政的常规工作来，实现公路路政常态工作的统一部署、考核与组织，真正实现公路路政档案管理工作向标准化跨越。

2.提高档案管理人员的综合素质

在推进公路路政档案科学化管理的过程中，加强档案管理人员综合素质的作用无疑是不可替代的，公路路政档案管理人员的素质高低对于路政工作的推进情况将会产生决定影响，所以在加强公路路政档案管理规范化研究的过程中需要进一步提升档案管理人员的综合素质和业务水平。单位需要定期组织路政档案管理人员进行培训和教育工作，保证路政档案管理人员准确掌握和理解公路路政相关的法律和规范制度，并能将专业知识运用到日常工作当中去，不断完善自身的业务能力和实践能力，从而实现公路路政档案管理工作的科学化发展。

3.推进公路路政档案管理工作的自动化建设

随着我国公路事业的快速发展，对于公路路政的档案管理工作也提出了更高的要求，为了进一步公路路政内业和外业的有效互动，就需要不断加大科学技术方面的投入力度，将先进的计算机技术应用到公路路政的档案管理工作来。此外，档案管理人员还需要多吸取同类执法部门档案管理的宝贵经验，推进执法程序和执法文书的科技化。此外，在做好档案保管和归档工作的同时还需要进一步加强路政档案信息的开发与利用工作，充分挖掘出公路路政档案信息的潜在价值，在保证公路路政档案质量的同时也提高了档案管理工作的工作效率。

结束语

公路路政的档案管理工作是对执法文件、日常公文以及各项公路路政管理制度的归档和管理，通过声音、视频、纸质等形式进行保存，实现对出发记录、超载运输以及违章建筑的处理，这些文件的准确保存对于加强公路路政的开展具有重要的作用，这就要求档案管理人员在工作中不断总结方式方法，时刻确保档案的完成性与科学性，使其能成为对路政工作的发展最真实的反映，从而达到维护路产路权，提高公路路政管理水平的目标。

参考文献：

[1]王素君,姜万庆.高速公路资产运营评价与管理[M].人民大学出版社,2010.

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在实际的归档收集过程中，由于归档管理人员理工科与工程技术背景知识的欠缺，以及对归档项目整体了解的不足，往往使其在归档中不能很好地把握归档文件的完整性，特别是科研项目形成立项阶段的反映项目需求和来龙去脉的专业性很强的技术文件。这就导致归档文件不少，技术类文件有遗漏，最终使得所归档文件不能反映科研项目的技术全貌、进展过程，甚至造成技术路线的模糊与不连续。

（二）管理模式落后

很多企业档案部门在科技档案管理上局限于科技档案实体的收集、整理、保管和利用，而对科技档案的数字化、网络化管理则很少涉及，没有认识到科技档案信息化管理的重要性、必要性和紧迫性，以至于企业科技档案管理多年来停滞不前。在知识经济和信息时代，随着科技档案类别、内容、载体、信息的不断增加，传统的科技档案实体管理模式已经不能适应新形势下科技档案信息化管理的需要。

（三）服务手段滞后

由于档案管理涉及软、硬件的投入，因投入不足而导致在科技档案管理上只能简单地编制科技档案案卷目录、专题目录，不能运用现代化计算机网络通信技术进行科技成果转让和信息交流，影响了企业科技档案信息资源的开发和利用。

二、加强科技档案管理的举措

（一）要注重归档项目中系统（课题）、分析系统（专项、子系统、子课题）组成与它们之间的内在技术联系，按照技术专业体系形成归档文件体系，避免归档文件材料的杂乱无章堆积。为了确保归档技术文件材料的系统性和完整性，档案人员应当采取前端介入、过程控制的方法。只有这样，才能从根据上保证科技档案技术文件材料的系统性和完整性。

（二）大力推进科技档案的全面质量管理

全面质量管理是提高科技档案工作的质量的重要手段。因此，在科技档案的形成、积累、收集、整理、保管鉴定、统计、提供利用以及技术文件材料的接收、装订、分发、入库等环节中必须把科技档案的质量要求贯穿于科技档案工作的全过程，同时要研究那些影响档案质量的因素并探讨如何来控制他们，这就要求抓好各个环节各个过程的质量管理；同时，建立一整套保证档案质量的工作体系，把科技档案工作纳入生产、技术和科研等管理制度．纳入生产、技术和科研计划，纳入专业科室和技术人员的职责范围并构成一个整体，融会贯通，互相补充，从各条途径来保证科技档案工作的开展。

（三）加强科技档案的开发利用

合理地利用科技档案可以产生巨大的社会效益和经济效益，能有效地提高效率、增加收益、节约资金。在科技档案的开发利用上，以科学发展观为指导、坚持全面协调可持续发展是档案事业发展的必然要求。为了更好地利用科技档案、发挥档案价值的作用，必须提高档案的利用功能；同时，为了保守企业秘密，必须加强法律意识，建立严格的保密措施。利用和保密是辨证的关系，强调一方面而忽视另一方面都是不允许的、不科学的。要转变思想、更新观念，改变传统的”重保密、轻利用”的观念，统筹安排好各环节工作，正确处理好利用和保密的关系，使两者和谐共存。在开展科技档案利用工作时，要依法规范利用，积极、慎重地制约人们对科技档案的利用行为，维护企业合法权益，确保企业秘密的安全。

（四）加强科技档案信息化建设

加大投入，解决好科技档案信息化基础设施建设等关键性问题，应用现代化计算机网络信息技术，对科技档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，使科技档案管理模式由传统的档案实体保管，逐步转变为现伐化的档案实体的数字化、网络化信息管理。

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2、电子政务环境下档案管理所存在的问题

(1)档案的原始性、真实性不够完全。原始性以及真实性是电子文件档案的固有属性。纸质档案在实际工作中无比容易就可对于其原始性以及真实性进行确认,而电子文件档案在其构成以及处理进程中,信息的可变性是无比大的,如果在处理进程中删除了或者者修改了原始文件,是不容易被识破的。同时,在电子档案的处理进程中还拥有与信息载体互相分离的属性,因而,电子档案很容易在构成的进程中被人修改,对于档案的原始性、真实性以及可靠性都造成为了影响。

(2)档案难以久长贮存。硬件、软件和环境等因素都会在电子档案的生成、传输、利用等阶段发生影响。在贮存进程中,电子档案对于载体的机能和环境的请求无比严格,加之其使用寿命其实不长,贮存载体没法对于自然灾难或者者病毒的腐蚀进行有效抵抗,操作失误或者者电压不稳都会严重破坏或者者丢失信息内容。因而,档案信息难以进行长期的贮存。

(3)档案的安全性、不乱性不高。跟着信息全世界化的发展,世界各个角落的人们都能享遭到网络技术所带来的便捷,因为因特网的开放性较强,笼盖于世界的各个地区,因而每一个人均可自由进入因特网实现资源同享。在电子政务环境下,首要文件的传输大部份是通过因特网来施行的,在传输进程中,电子文件极易遭受黑客袭击,致使文件内容被捏造或者者泄漏出来。电子档案在保留、管理以及接管进程中极易遭到病毒的影响,目前熟识计算机技术的黑客较多,就算电脑中安装了防火墙,简易防火墙系统也易被其攻破。所以,电子档案在管理方面还存在较大的安全隐患,安全性以及不乱性均不高。

3、电子政务环境下的档案管理策略分析

(1)树立健全的档案资源数据库。健全的档案资源数据可为政府提供更可靠、更全面的信息,有益于其查询与应用。确保档案信息的全面性、真实性以及完全性是树立健全档案资源数据库的条件与基础,由于这样才能使档案资源数据系统与电子政务的需求符合。健全的档案资源数据库不但能深度发掘信息数据,还能提供更好的服务为政府决策。

(2)施行“前端节制”。档案管理在电子政务环境下的特色是总体性、连续性以及现实性,要想使其作用患上到优良施展,就不能长期地停留于“后端节制”的服务阶段,必需将这类传统后进的策略进行转换,施行“前端节制”策略。档案管理部门主动地提早接入对于信息资源的收拾、搜集以及应用工作中的法子就是“前端节制”,这类法子可实现本身管理工作以及电子政务系统的同步发展。“前端节制”不但是电子政务环境下的档案系统管理原理、档案即时归档以及长时间应用的请求,也是保障档案信息安全性的需要。

(3)加强信息安全与标准规范。档案信息的多样性以及繁杂性使其管理在电子政务环境下发生了良多问题,档案信息的安全以及标准规范问题可保障档案管理顺利进行。因为电子政务系统的安全管理体制尚未完美,致使档案信息要面临的问题较多,为了加强在电子政务环境下的档案管理工作,必需对于电子政务中内部网络的建设进行加强,这也是管理部门对于档案进行有效管理的首要手腕。网络安全的保证对于电子政务下的档案管理工作拥有无比首要的作用。此外,从根本上说,政府部门对于档案信息的安全管理也体现出国家对于档案信息的建设。所以,政府中的档案管理部门应严格依照国家所制订的信息安全规范和框架施行对于档案信息的安全建设工作,从更深层次上解决信息安全中存在的问题。

(4)树立信誉档案模式。在电子政务环境下对于信誉档案模式的树立可将某对于象的信誉情况进行及时记录、反应和证明。在电子政务环境下的信誉档案建设可为政府机构的联合监管提供更好的服务,无论是对于政府档案信息所施行的公然决策,仍是对于档案资源数据库的建设以使其服务能力扩大于社会中,都是以信誉档案为基础的。档案信息管理中的信誉档案建设使科学、公道地管理信息资源的目的患上以实现。因而,在电子政务环境下,信誉档案的树立对于我国电子政务的快速发展拥有增进作用。

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中图分类号： G275 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2016）10（c）-0000-00

每到学期的毕业季，特别是毕业生被授予学位，拿到学历证书准备离校的这几天时间，大量学生会来到档案馆办理大学成绩及学历证书的翻译。因此，每到学生毕业的这段时间，档案馆都要派好几名工作人员加班加点专门制作学历证书的翻译及成绩的审核工作，这种相对集中的大规模利用给档案馆的工作造成了巨大的压力。笔者查询了高校档案馆网站，发现大部分高校档案馆的主页上都有成绩证明翻译系统，但是好多高校都没有提供学历证书（包括毕业证书及学位证书）翻译系统。

笔者结合自己所在的中国矿业大学档案馆为例，从2014年到2016年每年毕业前后的这一周都有将近300多人次需要制作毕业证书及学位证书的翻译件，而且大部分学生都要加急办理随身带走，因为我校是在授予毕业生学位后收回宿舍，毕业生需尽快离校。我校档案馆只有成绩翻译系统，没有证书翻译系统，在制作证书翻译件时需要先用图片软件为每位同学处理扫描好的毕业证书及学位证书图片，再用WPS文档系统为每一位同学制作毕业证书和学位证书的翻译件，因为没有自动生成的软件系统，制作起来不但费时费力，而且还容易出错。

笔者认为，为了提高学历证书的翻译效率，缓解档案馆的工作压力，应采取以下对策：一、建立学历证书翻译系统。

学历证书的翻译工作体现了一个学校档案的利用水平和服务质量，建立学历证书翻译系统可以大大提高学历证书翻译工作的效率和准确性。在设计学历证书翻译系统时，应注意以下几个问题：

1、系统功能模块设计。本系统应包括证书自动翻译模块、证书审核打印模块、数据库维护模块、用户管理模块及查询统计模块。证书自动翻译模块应为毕业证、学位证设置两种版本的证书英文翻译模板库，为提高翻译模版的通用性和扩展性，系统把证书中的特定信息作为变量参数，主要包括：学生姓名、性别、出生日期、出生地、所学专业、入学及毕业日期、学历层次、学位类别、毕业证书编号、学位证书编号等。翻译时可对相应的参数进行设置、选择。因为我校学历证书翻译件是打印在一张A4的纸上，上半部分是中文证书的扫描图片，下半部分是对应的英文翻译，所以毕业学生还需按要求上传自己的毕业证书及学位证书扫描件。系统应确定上传照片的格式、分辨率及大小，学生按要求的分辨率清晰扫描成固定格式的图片，如JPEG等，上传到系统。利用者应首先选择证书的模板类型，然后设置、选择模板中的参数，按要求上传学位证书及毕业证书扫描件，最后保存提交。系统根据后台中英文数据库自动进行翻译，并将最终生成的中英文对照的学历证书保存到后台数据库中，等待审核。证书审核打印模块是对生成的中英文证书进行审核，如有错误，审核人员可直接修改保存，如审核通过即可打印。数据库维护模块主要是完成学历证书翻译模板库的维护。系统可以对学位证、毕业证两种证书翻译模板中的每个参数项进行添加、修改和删除等操作。用户管理模块包括设置用户登录权限及密码管理，完成新增用户、删除用户及修改用户等设置。查询统计模块是对已经翻译过的证书进行查询、统计，如有人以前做过证书翻译，后续还想再多要几份，直接用姓名检索打印即可。统计应根据新形式的需求，做得细化而精确，应该包括历年总人数统计、分年度统计及不同专业申请人数的统计。统计结果采用饼状图和柱状图等可视化方式显示，使结果清晰直观。

2、系统应易于操作，在档案馆主页上有明确的链接。软件应采用良好的人机交互方式，易于操作，对需入信息的字段有严格的格式控制和错误提示，能稳定良好地运行。证书翻译系统可以嵌入在成绩翻译系统中，如为独立系统应在档案馆主页上有明确的链接。

3、系统应有良好的兼容性。系统要为以后与教务处成绩系统的无缝链接做好准备，因此应具有良好的兼容性。这样教务处成绩系统的很多关键信息可以直接导入，不必重量录入与核对，节省了很多繁琐的工作，大大提高了工作效率。

4、系统中证书模板的英文翻译应精准而简练，体现严谨和规范。学历证书是高校颁发给毕业生的正式官方证明，是这些学生出国留学申请大学的重要参考依据。翻译时应规范而简洁，用最精练的语句把证书的内容正确地表述出来，使译文所表达的意思与原件相符。同时译文还要与证书原件在格式上保持一致。

二、为证书设计制作带有学校校徽标志的专用彩色防伪打印纸。

档案馆应根据证书的模板类型，设计制作带有学校校徽标志并加盖档案馆公章的专用彩色防伪打印纸，这样免去人工盖章环节，可以极大地提高工作效率。可用铜版纸或特种纸彩色印刷，彩印不同底纹花边，增加防伪标识。

三、为毕业生提供邮寄到付业务。

我馆为方便毕业生需求，还提供了顺丰邮寄业务。我们提前准备好顺丰的邮寄单，让同学们自己填好地址，做好登记并留下联系方式，以集中邮寄的方式为广大毕业生提供了便利。

学历证书翻译工作是在新形式下高校档案馆提供的一项重要服务工作。高校建立学历证书翻译系统可以从根本上解决以往翻译工作效率低下、不规范的局面。同时，高校档案馆应多从服务角度出发，以人为本，在实践过程中不断完善和强化系统功能，为档案利用者提供更加方便、高效、优质的服务。

参考文献

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1.档案收集周期长，影响归档完整性

所收集档案的完整性关系到档案归档工作的顺利度，在实际工作中，部分政府由于没有规范科学的进行采购，致使在收集采购资料时出现问题，资料收集不齐全，延误了资料的归档，影响了采购档案管理工作的顺利进行[1]。影响资料完整性的情况有以下几种，第一，缺乏健全的投诉机制，投诉人往往在投诉时选择当地主要领导或纪委，直接略过了政府采购部门和采购中心，致使由领导的政务批示决定采购的结果，但是实际情况是，相关领导政务繁多，对于相关部门提供的材料不能及时处理，增加了得到结果的时间。第二，采购人没有出示验收证明、拒绝签订相关合同、中标人迟迟不履行合约、中标供应商确定后采购人要求退货等行为都会影响采购资料收集的完整性。第三，部分采购中心将工作重心放在日常开标事物上，无暇处理积累的档案，导致档案管理缺乏规范性。

2.缺乏专业的档案管理人员

档案管理是一项长期复杂的工程，对于档案管理工作人员的素质要求较高。对于档案管理工作各地政府持有不同的意见，有相当大一部分政府对档案管理工作的重视不足。主要表现如下，一些地方采购中心因为各种各样的原因没有设立专职的档案管理人员，在实际开展档案管理工作时，工作人员之间互相推诿，逃避责任，缺乏敬业心，导致档案管理工作无人可管，工作效率低。一些采购部门没有对采购档案管理工作的工作难度进行正确的评估，所安排的档案管理人员缺乏专业性，要么根本不懂档案管理，要么业务水平较低，采购档案管理工作开展较为困难，达不到预期效果[2]。还有一些基层部门没有制定严格的奖惩制度，对一些不良现象采取得过且过的态度，惩罚力度不到位，这种负面影响比较恶劣，大幅度的降低了工作人员的积极性，影响了工作效率。

3.档案管理的保密工作不到位

之所以进行采购信息的收集归档，就是因为这是该政府独有的能够推动其发展进步的资料，这是一把双刃剑，利用的好可以改进不足，谋求发展。利用的不好就会被别有用心的人利用做一些违法的事情，所有档案资料信息的保密性非常重要。但是在实际管理工作中，多数是采用电子档案的形式，电子档案是依托于计算机信息技术而发展的，具有信息技术资料健全、高效、便捷特点的同时，也相应的传承了计算机信息技术的缺点，即安全性问题。在进行电子档案的发送、接收、保管和归档时，可能会被篡改、伪造、泄密、窃听，或者遭到病毒入侵、黑客攻击等。由于电子档案的保护措施不到位，相关资料信息被泄露的情况频频发生，带来了一定的隐患。另外，工作人员泄露资料、岗位设置不合理、档案管理存在漏洞等也同样会导致资料信息的泄露。

4.没有进行合理档案开发利用

档案收集管理的目的就是为了使用，要与实际情况相结合，充分发挥档案管理的原始功能。制作评分办法和标书需要参考相关的供应商投标技术方案和技术参数，售后服务承诺、财务状况等方面的资料。供应商登记资料证明了其资质水平，记录了供应商的资信等级、履约能力、技术水平，能够为中标候选人产生、投标名单确定提供一定的依据。但是，有些采购中心过于重视资料的保密性，严禁档案资料的借阅，使档案仅仅成为了一堆无用的材料，导致资源的浪费。

5.档案室软硬件设备配备不足

一些采购中心所配备的档案室容量较小，使用的是简单的档案柜，所收集的资料都一股脑的堆积在里面，缺乏档案密集架的使用。还有些采购中心连档案室都没有配备，所收集的资料多是胡乱放置。增加了资料寻找的难度。还有部分的采购中心没有将采购信息电子化，缺乏计算机设备的配备。

2 加强政府采购档案管理的措施

1.建立健全相关的规章制度

建立健全政府采购档案的各项规章制度，实施高效、科学、规范的管理，让采购档案管理走出无序化状态。现有的采购档案之间缺乏联系，导致无法进行集中管理。为了充分的开发利用采购档案，发挥其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善档案的管理制度。详细规定档案的制作、审查、收集、保管、整理等环节，并且各部门要协调配合，加大对采购档案的监督、检查力度。档案管理制度是档案管理工作的依据，有利于规范工作人员的行为，实行档案的统一集中管理。

2.提高工作人员的专业水平

现阶段的采购档案管理人员，不仅要具备档案管理的知识和经验，还要能够熟练的操作计算机。首先，要加强对于工作人员的培训，让其学习采购档案管理的专业知识，了解采购档案管理工作的作用，加强对采购档案管理工作的重视，增强责任心。同时，提高计算机的操作水平。其次，在录取人员时要偏向专业性，能够满足档案管理的基本需要。各部门人员要加强交流，多听取意见，优化采购档案管理方案。最后，要设立专门的档案管理人员，在采购项目完成后，及时将资料整理好，上交保存。

3.提高档案管理的安全性

档案的安全是档案管理中的一大重点，首先，要设置访客权限，根据档案的保密程度设置权限，划分读取人群，保障采购档案的保密性。其次，对一些保密性较强的档案设置使用期限，控制使用范围。另外，电子采购档案的管理人员要开启电子档案管理系统的监控和自动记录功能，防止档案的外流。

4.加强信息化建设，建立数字化数据库

根据统一的信息化建设标准，建立数字化数据库，为实现采购文档的共享提供基础。通过数据库的建立，实现档案资料的资源共享，降低人工出错的几率，在最大程度上保证人们的信息查询。同时，数据库的建立可以让工作人员及时更新档案资料的内容，保障采购档案信息的准确性和完整性。另外，建立采购档案信息系统，利用计算机信息技术实现案卷的重新整合，规范档案的标号、标题，提高档案的检索功能，提升档案管理工作水平。

5.完善采购档案管理的工作设备