时间:2023-07-11 09:21:56
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一般工商企业,存货、固定资产和无形资产在资产总额中占比最大。为了保障资产安全、提升资产管理效能,企业应当全面梳理资产流程。在梳理过程中,既要注意从大类上区分存货、固定资产和无形资产,又要分别对存货、固定资产和无形资产等进行细化和梳理。比如,存货需要从原材料、在产品、半成品、产成品、商品、周转材料等进行梳理;固定资产需要从房屋建筑物、机器设备和其他固定资产进行梳理;无形资产需要从专利权、非专利技术、商标权、特许权、土地使用权等进行梳理。企业梳理资产管理流程,应当贯穿各类存货、固定资产和无形资产从“进入到退出”各个环节。梳理存货、固定资产和无形资产管理流程,不仅要对照现有管理制度,检查相关管理要求是否落实到位,而且应当审视相关管理流程是否科学、是否能够较好地保证物流顺畅、是否能够不断减少物流风险、是否能够不断降低相关成本费用、各项资产是否最大限度地发挥了应有的效能,等等。
(二)查找资产管理薄弱环节
资产管理指引针对当前企业资产管理实务中存在的实际问题,分别存货、固定资产和无形资产,要求企业着力关注下列主要风险:一是存货积压或短缺,可能导致流动资金占用过量、存货价值贬损或生产中断;二是固定资产更新改造不够、使用效能低下、维护不当、产能过剩,可能导致企业缺乏竞争力、资产价值贬损、安全事故频发或资源浪费;三是无形资产缺乏核心技术、权属不清、技术落后、存在重大技术安全隐患,可能导致企业法律纠纷、缺乏可持续发展能力。企业应当在全面梳理资产管理流程的基础上,着重围绕上述了三个方面的主要风险,结合企业实际进行细化,全面查找资产管理漏洞,确保资产管理不断处于优化状态。
(三)健全和落实资产管控措施
企业应当按照内部控制规范提出的各项存货、固定资产和无形资产管理要求,结合所在行业和企业的实际情况,建立健全各项资产管理措施。属于缺乏相关资产管理制度的,应当建立健全相关制度;属于现行管理制度不健全的,应当对现行制度予以补充完善;属于现行制度执行不到位的,应当加大制度执行力度,避免形式主义作“表面文章”。
二、关于存货
存货主要包括:原材料、在产品、产成品、半成品、商品及周转材料等;企业代销、代管、代修、受托加工的存货,虽不归企业所有,也应纳入企业存货管理范畴。不同类型的企业有不同的存货业务特征和管理模式,即使同一企业,不同类型存货的业务流程和管控方式也可能不尽相同。企业建立和完善存货内部控制制度,必须结合本企业的生产经营特点,针对业务流程中主要风险点和关键环节,制定有效的控制措施;同时,充分利用计算机信息管理系统,强化会计、出入库等相关记录,确保存货管理全过程的风险得到有效控制。图1、2分别列示了生产企业和商品流通企业存货流转程序。
从图1可以看出,一般生产企业的存货业务流程可分为取得、验收、仓储保管、生产加工、盘点处置等4个阶段,历经取得存货、验收入库、仓储保管、领用发出、原料加工、装配包装、盘点清查、销售处置等主要环节。具体到某个特定生产企业,存货业务流程可能较为复杂,不仅涉及上述所有环节,甚至有更多、更细的流程,且存货在企业内部要经历多次循环。比如,原材料要经历验收入库、领用加工,形成半成品后又入库保存或现场保管、领用半成品继续加工,加工完成为产成品后再入库保存,直至发出销售等过程。
从图2可以看出,作为商品流通企业的批发商的存货,通常经过取得、验收入库、仓储保管和销售发出等主要环节;零售商从生产企业或批发商(经销商)那里取得商品,经验收后入库保管或者直接放置在经营场所对外销售。
概括讲,无论是生产企业,还是商品流通企业,存货取得、验收入库、仓储保管、领用发出、盘点清查、销售处置等是其共有的环节。以下对这些环节可能存在的主要风险及管控措施加以阐述。
(一)取得存货
存货的取得有诸如外购、委托加工或自行生产等多种方式,企业应根据行业特点、生产经营计划和市场因素等综合考虑,本着成本效益原则,确定不同类型的存货取得方式。该环节的主要风险是:存货预算编制不科学、采购计划不合理,可能导致存货积压或短缺。
主要管控措施:企业存货管理实务中,应当根据各种存货采购间隔期和当前库存,综合考虑企业生产经营计划、市场供求等因素,充分利用信息系统,合理确定存货采购日期和数量,确保存货处于最佳库存状态。考虑到存货取得的风险管控措施主要体现在预算编制和采购环节,将由相关的预算和采购内部控制应用指引加以规范。
(二)验收入库
不论是外购原材料或商品,还是本企业生产的产品,都必须经过验收(质检)环节,以保证存货的数量和质量符合合同等有关规定或产品质量要求。该环节的主要风险是:验收程序不规范、标准不明确,可能导致数量克扣、以次充好、账实不符。
主要管控措施:企业应当重视存货验收工作,规范存货验收程序和方法,着力做好以下工作。
1.外购存货的验收应当重点关注合同、发票等原始单据与存货的数量、质量、规格等核对一致。涉及技术含量较高的货物,必要时可委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助验收。
2.自制存货的验收,应当重点关注产品质量,通过检验合格的半成品、产成品才能办理入库手续,不合格品应及时查明原因、落实责任、报告处理。
3.其他方式取得存货的验收,应当重点关注存货来源、质量状况、实际价值是否符合有关合同或协议的约定。
经验收合格的存货进入入库或销售环节。仓储部门对于入库的存货,应根据入库单的内容对存货的数量、质量、品种等进行检查,符合要求的予以入库;不符合要求的,应当及时办理退、换货等相关事宜。入库记录要真实、完整,定期与财会等相关部门核对,不得擅自修改。
(三)仓储保管
一般而言,生产企业为保证生产过程的连续性,需要对存货进行仓储保管;商品流通企业的存货从购入到销往客户之间也存在仓储保管环节。该环节的主要风险是:存货仓储保管方法不适当、监管不严密,可能导致损坏变质、价值贬损、资源浪费。
主要管控措施:
1.存货在不同仓库之间流动时,应当办理出入库手续。
2.存货仓储期间要按照仓储物资所要求的储存条件妥善贮存,做好防火、防洪、防盗、防潮、防病虫害、防变质等保管工作,不同批次、型号和用途的产品要分类存放。生产现场在加工原料、周转材料、半成品等要按照有助于提高生产效率的方式摆放,同时防止浪费、被盗和流失。
3.对代管、代销、暂存、受托加工的存货,应单独存放和记录,避免与本单位存货混淆。
4.结合企业实际情况,加强存货的保险投保,保证存货安全,合理降低存货意外损失风险。
5.仓储部门应对库存物料和产品进行每日巡查和定期抽检,详细记录库存情况;发现毁损、存在跌价迹象的,应及时与生产、采购、财务等相关部门沟通。对于进入仓库的人员应办理进出登记手续,未经授权人员不得接触存货。
(四)领用发出
企业生产部门领用原材料、辅料、燃料和零部件等用于生产加工,仓储部门根据销售部门开出的发货单向经销商或用户发出产成品,商品流通领域的批发商根据合同或订货单等向下游经销商或零售商发出商品,消费者凭交款凭证从零售商处取走商品等,都涉及存货领用发出问题。该环节的主要风险是:存货领用发出审核不严格、手续不完备,可能导致货物流失。
主要管控措施:企业应当根据自身的业务特点,确定适用的存货发出管理模式,制定严格的存货准出制度,明确存货发出和领用的审批权限,健全存货出库手续,加强存货领用记录。通常情况下,对于一般的生产企业,仓储部门对经过审核的领料单或发货通知单的内容,做到单据齐全,名称、规格、计量单位准确;符合条件的准予领用或发出,并与领用人当面核对、点清交付。在商场超市等商品流通企业,在存货销售发出环节应侧重于防止商品失窃、随时整理弃置商品、每日核对销售记录和库存记录等。大批存货、贵重商品或危险品的发出,均应当实行特别授权;仓储部门应当根据经审批的销售(出库)通知单发出货物。
(五)盘点清查
存货盘点清查一方面是要核对实物的数量,是否与相关记录相符、账实相符;另一方面也要关注实物的质量,是否有明显的损坏。该环节的主要风险是:存货盘点清查制度不完善、计划不可行,可能导致工作流于形式、无法查清存货真实状况。
主要管控措施:企业应当建立存货盘点清查工作规程,结合本企业实际情况确定盘点周期、盘点流程、盘点方法等相关内容,定期盘点和不定期抽查相结合。盘点清查时,应拟定详细的盘点计划,合理安排相关人员,使用科学的盘点方法,保持盘点记录的完整,以保证盘点的真实性、有效性。盘点清查结果要及时编制盘点表,形成书面报告,包括盘点人员、时间、地点、实际所盘点存货名称、品种、数量、存放情况以及盘点过程中发现的账实不符情况等内容,对盘点清查中发现的问题,应及时查明原因,落实责任,按照规定权限报经批准后处理。多部门人员共同盘点,应当充分体现相互制衡,严格按照盘点计划,认真记录盘点情况。此外,企业至少应当于每年年度终了开展全面的存货盘点清查,及时发现存货减值迹象,将盘点清查结果形成书面报告。
(六)存货处置
存货处置是存货退出企业生产经营活动的环节,包括商品和产成品的正常对外销售以及存货因变质、毁损等进行的处置。该环节的主要风险是:存货报废处置责任不明确、审批不到位,可能导致企业利益受损。
主要管控措施:企业应定期对存货进行检查,及时、充分了解存货的存储状态,对于存货变质、毁损、报废或流失的处理要分清责任、分析原因、及时合理。
三、关于固定资产
固定资产主要包括房屋、建筑物、机器、机械、运输工具,以及其他与生产经营活动有关的设备、器具、工具等。固定资产属于企业的非流动资产,是企业开展正常的生产经营活动必要的物资条件,其价值随着企业生产经营活动逐渐转移到产品成本中。固定资产的安全、完整直接影响到企业生产经营的可持续发展。
企业应当根据固定资产特点,分析、归纳、设计合理的业务流程,查找管理的薄弱环节,健全全面风险管控措施,保证固定资产安全、完整、高效运行。固定资产业务流程,通常可以分为取得、验收移交、日常维护、更新改造和淘汰处置等5个环节,如图3所示。
(一)固定资产取得
固定资产涉及外购、自行建造、非货币性资产交换换入等方式。生产设备、运输工具、房屋建筑物、办公家具和办公设备等不同类型固定资产有不同的验收程序和技术要求,同一类固定资产也会因其标准化程度、技术难度等的不同而对验收工作提出不同的要求。通常来说,办公家具、电脑、打印机等标准化程度较高的固定资产验收过程较为简化,对一些复杂的大型生产设备,尤其是定制的高科技精密仪器,以及建筑物竣工验收等,需要一套规范、严密的验收制度。该环节的主要风险是:新增固定资产验收程序不规范,可能导致资产质量不符要求、进而影响资产运行;固定资产投保制度不健全,可能导致应投保资产未投保、索赔不力,不能有效防范资产损失风险。
主要管控措施:
1.建立严格的固定资产交付使用验收制度。企业外购固定资产应当根据合同、供应商发货单等对所购固定资产的品种、规格、数量、质量、技术要求及其他内容进行验收,出具验收单,编制验收报告。企业自行建造的固定资产,应由建造部门、固定资产管理部门、使用部门共同填制固定资产移交使用验收单,验收合格后移交使用部门投入使用。未通过验收的不合格资产,不得接收,必须按照合同等有关规定办理退换货或其他弥补措施。对于具有权属证明的资产,取得时必须有合法的权属证书。
2.重视和加强固定资产的投保工作。企业应当通盘考虑固定资产状况,根据其性质和特点,确定和严格执行固定资产的投保范围和政策。投保金额与投保项目力求适当,对应投保的固定资产项目按规定程序进行审批,办理投保手续,规范投保行为,应对固定资产损失风险。对于重大固定资产项目的投保,应当考虑采取招标方式确定保险人,防范固定资产投保舞弊。已投保的固定资产发生损失的,及时调查原因及受损金额,向保险公司办理相关的索赔手续。
(二)资产登记造册
企业取得每项固定资产后均需要进行详细登记,编制固定资产目录,建立固定资产卡片,便于固定资产的统计、检查和后续管理。该环节的主要风险是:固定资产登记内容不完整,可能导致资产流失、资产信息失真、账实不符。
主要管控措施:
1.根据固定资产的定义,结合自身实际情况,制定适合本企业的固定资产目录,列明固定资产编号、名称、种类、所在地点、使用部门、责任人、数量、账面价值、使用年限、损耗等内容,有利于企业了解固定资产使用情况的全貌。
2.按照单项资产建立固定资产卡片,资产卡片应在资产编号上与固定资产目录保持对应关系,详细记录各项固定资产的来源、验收、使用地点、责任单位和责任人、运转、维修、改造、折旧、盘点等相关内容,便于固定资产的有效识别。固定资产目录和卡片均应定期或不定期复核,保证信息的真实和完整。
(三)固定资产运行维护
该环节的主要风险是:固定资产操作不当、失修或维护过剩,可能造成资产使用效率低下、产品残次率高,甚至发生生产事故,或资源浪费。
主要管控措施:
1.固定资产使用部门会同资产管理部门负责固定资产日常维修、保养,将资产日常维护流程体制化、程序化、标准化,定期检查,及时消除风险,提高固定资产的使用效率,切实消除安全隐患。
2.固定资产使用部门及管理部门建立固定资产运行管理档案,并据以制定合理的日常维修和大修理计划,并经主管领导审批。
3.固定资产实物管理部门审核施工单位资质和资信,并建立管理档案;修理项目应分类,明确需要招投标项目。修理完成,由施工单位出具交工验收报告,经资产使用和实物管理部门核对工程量并审批。重大项目应专项审计。
4.企业生产线等关键设备的运作效率与效果将直接影响企业的安全生产和产品质量,操作人员上岗前应由具有资质的技术人员对其进行充分的岗前培训,特殊设备实行岗位许可制度,需持证上岗,必须对资产运转进行实时监控,保证资产使用流程与既定操作流程相符,确保安全运行,提高使用效率。
(四)固定资产升级改造
企业需要定期或不定期对固定资产进行升级改造,以便不断提高产品质量,开发新品种,降低能源消耗,保证生产的安全环保。固定资产更新有部分更新与整体更新两种情形,部分更新的目的通常包括局部技术改造、更换高性能部件、增加新功能等方面,需权衡更新活动的成本与效益综合决策;整体更新主要指对陈旧设备的淘汰与全面升级,更侧重于资产技术的先进性,符合企业的整体发展战略。该环节的主要风险是:固定资产更新改造不够,可能造成企业产品线老化、缺乏市场竞争力。
主要管控措施:
1.定期对固定资产技术先进性进行评估,结合盈利能力和企业发展可持续性,资产使用部门根据需要提出技改方案,与财务部门一起进行预算可行性分析,并且经过管理部门的审核批准。
2.管理部门需对技改方案实施过程适时监控、加强管理,有条件企业建立技改专项资金并定期或不定期审计。
(五)资产清查
企业应建立固定资产清查制度,至少每年全面清查,保证固定资产账实相符、及时掌握资产盈利能力和市场价值。固定资产清查中发现的问题,应当查明原因,追究责任,妥善处理。该环节的风险主要是:固定资产丢失、毁损等造成账实不符、或资产贬值严重。
主要管控措施:
1.财务部门对固定资产使用部门和管理部门需定期进行清查,明确资产权属,确保实物与财务账表相符,在清查作业实施之前编制清查方案,经过管理部门审核后进行相关的清查作业。
2.在清查结束后,清查人员需要编制清查报告,管理部门需就清查报告进行审核,确保真实性、可靠性。
3.清查过程中发现的盘盈(盘亏),应分析原因,追究责任,妥善处理,报告审核通过后及时调整固定资产账面价值,确保账实相符,并上报备案。
(六)抵押质押
抵押是指债务人或者第三人不转移对财产的占有权,而将该财产抵押作为债权的担保,当债务人不履行债务时,债权人有权依法以抵押财产折价或以拍卖、变卖抵押财产的价款优先受偿。质押也称质权,就是债务人或第三人将其动产移交债权人占有,将该动产作为债权的担保,当债务人不履行债务时,债权人有权依法就该动产卖得价金优先受偿。企业有时因资金周转等原因以其固定资产作抵押物或质押物向银行等金融机构借款,如到期不能归还借款,银行则有权依法以该固定资产折价或拍卖。该环节的主要风险是:固定资产抵押制度不完善,可能导致抵押资产价值低估和资产流失。
主要管控措施:
1.加强固定资产抵押、质押的管理,明晰固定资产抵押、质押流程,规定固定资产抵押、质押的程序和审批权限等,确保资产抵押、质押经过授权审批及适当程序。同时,应做好相应记录,保障企业资产安全。
2.财务部门办理资产抵押时,如需要委托专业中介机构鉴定评估固定资产的实际价值,应当会同金融机构有关人员、固定资产管理部门、固定资产使用部门现场勘验抵押品,对抵押资产的价值进行评估。对于抵押资产,应编制专门的抵押资产目录。
(七)固定资产处置
该环节的主要风险是:固定资产处置方式不合理,可能造成企业经济损失。主要管控措施:企业应当建立健全固定资产处置的相关制度,区分固定资产不同的处置方式,采取相应控制措施,确定固定资产处置的范围、标准、程序和审批权限,保证固定资产处置的科学性,使企业的资源得到有效的运用。
1.对使用期满、正常报废的固定资产,应由固定资产使用部门或管理部门填制固定资产报废单,经企业授权部门或人员批准后对该固定资产进行报废清理。
2.对使用期限未满、非正常报废的固定资产,应由固定资产使用部门提出报废申请,注明报废理由、估计清理费用和可回收残值、预计处置价格等。企业应组织有关部门进行技术鉴定,按规定程序审批后进行报废清理。
3.对拟出售或投资转出及非货币交换的固定资产,应由有关部门或人员提出处置申请,对固定资产价值进行评估,并出具资产评估报告。报经企业授权部门或人员批准后予以出售或转让。企业应特别关注固定资产处置中的关联交易和处置定价,固定资产的处置应由独立于固定资产管理部门和使用部门的相关授权人员办理,固定资产处置价格应报经企业授权部门或人员审批后确定。对于重大固定资产处置,应当考虑聘请具有资质的中介机构进行资产评估,采取集体审议或联签制度。涉及产权变更的,应及时办理产权变更手续。
4.对出租的固定资产由相关管理部门提出出租或出借的申请,写明申请的理由和原因,并由相关授权人员和部门就申请进行审核。审核通过后应签订出租或出借合同,包括合同双方的具体情况,出租的原因和期限等内容。
四、关于无形资产
无形资产是企业拥有或控制的没有实物形态的可辨认非货币性资产,通常包括专利权、非专利技术、商标权、著作权、特许权、土地使用权等。企业应当加强对无形资产的管理,建立健全无形资产分类管理制度,保护无形资产的安全,提高无形资产的使用效率,充分发挥无形资产对提升企业创新能力和核心竞争力的作用。
(一)无形资产管理的流程
无形资产管理的基本流程包括无形资产的取得、验收并落实权属、自用或授权其他单位使用、安全防范、技术升级与更新换代、处置与转移等环节(图4所示)。
(二)无形资产管理的关键控制点和控制措施
企业应当在对无形资产取得、验收、使用、保护、评估、技术升级、处置等环节进行全面梳理的基础上,明确无形资产业务流程中的主要风险,并采用适当的控制措施实施无形资产内部控制。
1.无形资产取得与验收。该环节的主要风险是:取得的无形资产不具先进性,或权属不清,可能导致企业资源浪费或引发法律诉讼。
主要管控措施:企业应当建立严格的无形资产交付使用验收制度,明确无形资产的权属关系,及时办理产权登记手续。企业外购无形资产,必须仔细审核有关合同协议等法律文件,及时取得无形资产所有权的有效证明文件,同时特别关注外购无形资产的技术先进性。企业自行开发的无形资产,应由研发部门、无形资产管理部门、使用部门共同填制无形资产移交使用验收单,移交使用部门使用;企业购入或者以支付土地出让金方式取得的土地使用权,必须取得土地使用权的有效证明文件。当无形资产权属关系发生变动时,应当按照规定及时办理权证转移手续。
2.无形资产的使用与保全。该环节的主要风险是:无形资产使用效率低下,效能发挥不到位;缺乏严格的保密制度,致使体现在无形资产中的商业机密泄漏;由于商标等无形资产疏于管理,导致其他企业侵权,严重损害企业利益。
关键词:内部控制;内部控制评价;内部控制评价体系设计;关键控制点
A公司是一家拥有百年历史的国家大型企业,发展于 1897年成立的xx工程局,具有其专业的一级资质。总资产20多亿元;拥有专业类型的固定资产数量与生产能力在国内同行居首位;为中国某股份有限公司的全资子公司。
A公司主营业务包括港口航道疏浚等多项,同时兼营投资、房地产开发等业务。
多年来,A公司施工足迹遍布中国沿海30多个港口,以及包括东南亚、中东在内的10余个国家和地区,为这些区域的交通和生态环境做出了巨大贡献,同时也推动了名族相关产业的发展。
近年来,A公司先后荣获了中国包括“中华人民共和国优质工程奖”在内的多项荣誉,信用等级也一直受到国家金融机构的认可。
另A公司的组织规模比较庞大,涉及的主营业务面比较广,施工足迹遍布中国数十个港口、世界十余个国家,这样也对公司的内部控制设计及其评价产生了更为严苛的要求。
笔者在对大型国企A公司情况进行审计调查后,审计对A公司货币资金及生产与仓储循环关键控制点进行设计。以达到使其内控评价体系更加完善。
一、货币资金循环关键控制点设计
(一)银行账户管理。在该流程中重点关注银行余额调节表有无经管理层恰当审核,重视由于银行存款余额账实不符,导致资产可能被盗用所产生的风险。具体做到每月,会计核算处或各独立核算单位财务负责人对《银行存款余额调节表》进行复核签字,对大额、异常的调节项进行询问、检查,确保银行余额调节表编制正确、差异原因已查明、账务调整(如有)正确。
(二)现金管理。在该流程中重点关注现金有无定期进行盘点,重视由于库存现金余额账实不符所产生的风险。出纳人员一定遵守现金管理的规定和要求,对现金账目日清月结,定期盘点,财务部出纳每月进行一次现金盘点并编制《现金盘点表》,由财务管理会计监盘并在《现金盘点表》签字,发现现金账面余额与实际库存不符时,及时查明原因并进行处理。
(三)银行票据管理。在该流程中重点关注汇票信息有无被完整登记并经定期复核,重视由于票据未妥善保管及使用,从而导致账实不符所产生的风险。这就要求企业做到汇票由出纳锁在保险柜内,资金管理部资金岗建立《银行汇票台账》,登记汇票使用及收到工程款汇票的信息;资金管理部部经理每月复核《银行汇票台账》并签字,确保票据在到期日及时支付/承兑,不会产生逾期汇票。
(四)费用报销。在该流程中重点关注费用报销账务处理是否完整准确,尽量避免出现由于费用报销账务处理不准确,导致财务报表不准确。这就要求企业会计核算处制证岗复核收到的《费用报销申请单》和相关票据,并编制费用报销入账凭证;月末结账前,财务部审核岗(独立于凭证编制人员)审核费用报销入账凭证,检查确保凭证内容与《费用报销申请单》、发票等一致,入账期间正确。
(五)员工借款。在该流程中重点关注长期挂账借款是否被监控并予以解决,尽量避免出现长期挂帐的借款无法收回,可能导致的坏账风险。这就要求财务部xx会计每月末在财务系统中查询借款明细账,查看是否有员工未及时还款,对于逾期未还款的进行催收;财务部xx会计针对复核结果编制《借款复核记录表》,列明各借款的到期日、处理结果;财务经理定期查看《借款复核记录表》,对发现的逾期情况处理结果或发现异常事项进行检查和处理。
二、生产与仓储循环关键控制点设计
(一)固定资产与无形资产管理
对于固定资产及无形资产的管理企业应该重点关注固定资产新增(不包括由在建工程转入的固定资产新增)是否经过合理授权、折旧的计提是否完整准确、无形资产摊销是否完整准确、固定资产入账是否准确、及时。防止出现由于固定资产新增(不包括由在建工程转入的固定资产新增)未经过合理的授权从而影响其真实有效性,导致未经授权的采购、固定资产折旧计提未经过合理的授权与校验,从而影响其真实有效性,导致固定资产折旧的不准确、无形资产摊销未经过合理的授权与校验,从而影响其真实有效性,导致固定资产折旧的不准确、固定资产凭证金额不正确从而影响财务报告的准确性等风险。
这就要求企业设计如下控制措施:
1、公司固定资产采购部门经理审批由本部门采购申请人员填写的《固定资产购置申请书》并签字确认;公司总会计师、财务经理、总经理审批由本部门采购申请人员填写的《固定资产购置请示批复单》并签字确认;根据《xx制度规定》:xx金额以上的固定资产还需由局本部xx审批《固定资产购置请示批复单》,以确保新增固定资产的合理性。
2、xx系统管理人员根据企业会计政策将固定资产进行分类管理,通过实现设定好各类的固定资产卡片,预先设定固定资产折旧政策,由财务部固定资产会计岗录入固定资产系统自动进行固定资产的原值录入系统后,系统进行自动计算。会计人员定期导出系统折旧计算表,经财务经理审核。
3、xx系统管理人员根据企业会计政策,预先设定无形资产摊销政策,由财务部资产管理会计岗录入无形资产系统自动进行无形资产的原值录入系统后,系统进行自动计算。会计人员定期导出系统无形资产摊销计算表,经财务经理审核。
4、月末结账前,公司财务部审核岗(独立于凭证编制人员)在财务系统中进行固定资产相关会计凭证审核,检查确保凭证内容与后附支持性文件一致、费用记录在正确的期间。
(二)存货管理
对于存货管理企业应该重点关注存货出库是否经过合理审批、周转材料出库的台账处理是否及时准确、材料台账与财务账的记录是否一致、存货盘点报告是否经过合理审批、存货盘点差异记账是否及时准确、存货的入账是否及时准确。防止出现由于存货出库未经过合理审批,将造成不合理的材料出库,影响存货出库的有效性、账务处理不及时准确从而影响财务报告的准确性等风险。
这就要求企业设计如下控制措施:
1、公司xx部门xx岗审批由办事处项目部根据施工进展填写的《物料申请单》并签字确认;公司物资管理部仓库负责人及公司物资管理部门经理依次审批由xx部门xx岗根据《物料申请单》填写的《出库单》并签字确认,以确保存货出库经过了合理审批。
2、公司物资管理部物资管理岗根据《出库单》登记《周转材料统计报表》并汇总《周转材料摊销额计算表》记录摊销情况;公司xx部xx岗复核《周转材料统计表》及《周转材料摊销额计算表》并签字确认,以确保周转材料出库摊销正确;经复核通过的《周转材料摊销额计算表》提交财务部,供成本摊销使用。
3、每月1号,公司财务部总账岗将物资管理部门汇总提交的《物资收发存报表》与财务账面余额进行比对,以确认材料台账与财务账的记录是否一致,若出现差异需要及时进行调整,并记录差异原因及跟进结果。
4、《存货盘点报告》中记录了从财务账到实物的数量、质量,以及是否一致,差异及原因、涉及金额、解决方式;盘点人员在《存货盘点报告》上签字确认;公司财务部门经理和物资管理部经理审核的《存货盘点报告》并签字确认,以确保存货盘点报告的准确性和有效性。
5、公司财务部制证岗核对存货盘点数与存货明细账,计算盘点差异并对盘点差异进行调查后,编制《会计凭证》;公司财务部审核岗(独立于凭证编制人员)在财务系统中进行凭证审核,检查确保凭证内容与《xx》一致、费用记录在正确的期间。
功能菜单配置管理数据分类体检大类树下边(土地、房屋建筑物、通用设备(除车辆)、车辆、专用设备、文物和陈列品、图书档案、家具用具、被服装具、动物、植物、无形资产)有资产的类别分别进行数据检测。
点击错误问题条数的数字,就显示出错误资产信息,按错误提示修改资产信息。
错误修改方法:
(一)错误提示:1、一卡多物;2、价值过高或过低。
修改方法:点击错误问题条数的数字,就显示出错误资产信息,点击资产编号前边小方框打勾,点击一键核实无误,弹出对话框填写核实无误,等资产信息变为红色后,点击资产编号前边小方框打勾,点击保存后即修改完成。
(二)错误提示:1、使用人;2、使用部门;3、凭证号为空等问题。
修改方法:点击错误问题条数的数字,就显示出错误资产信息,点击资产编号前边小方框打勾,点击批量赋值,选择要批量赋值的项目,在后边填上或选择修改内容,批量赋值完成后,点击资产编号前边小方框打勾,点击保存后即修改完成。
当每大类资产都数据检测没有出错信息(核实无误除外)。
功能菜单配置管理综合得分计算,点击开始计算,当检测结果中不通过条数为0条即可进行资产年报录入。
二、资产年报录入:
登录用户:组织机构代码证号用户编号
功能菜单资产报表2018
(一)第一步数据检查
点击一键检查,数据检测重新检测,如果有进行业务,点击忽略,然后点击右上角确认。确认通过方可进行第二步清查盘点。
(二)第二步清查盘点
点击固定(无形)资产盘点单下方每大类资产(你单位没有的资产大类可以不点)进行数据提取。
易出现的错误:
房屋
1、办公用房面积中本单位没有面积,其他单位占用出现面积。
修改方法:期末账面数办公用房自用中本单位实际使用中填入面积数,其他单位占用中数值删除。按人均9平米面积填写到期末账面数办公用房中办公室用房中自用本单位实际使用。
2、权属情况。
房屋产权证明如填写有产权,则权属人、发证日期、房屋所有权证号、权属面积、权属性质必须不为空。如填写无产权则权属人、发证日期、房屋所有权证号、权属面积、权属性质必须为空。最后备注填写:无产权证
(三)财资表
封面、资产负债表、机构人员情况表、土地情况表、房屋情况表、固定和无形资产存量情况表、固定和无形资产配置情况表。均可提取数据。
易出现的错误:
1、封面。当预算管理级次为县级标识码不填。
隶属关系中部门标识码为请选择
(四)财资综表
全表提取即可。
(五)数据比对
卡片数据比对 上年数据比对 部门决算比对
三个比对均按照点击运算数据、保存、审核,如有错误填写说明后点击保存、审核。审核成功即可。
(六)分析材料
分析指标,运算数据
核实项说明,单位情况说明填写原因后保存、公式检查。
(七)报表提交
中图分类号:F273.4 文献标识码:A 文章编号:1001-828X(2013)09-0-01
引言
资产作为医院经营发展的基本保障以及物质基础,对于确保医院社会公益服务功能以及经济效益目标的实现具有重要的作用。特别是在新《医院财务制度》颁布实施之后,更是对医院资产管理工作提出了新的要求。强化医院资产管理,确保医院资产安全,充分发挥医院资产的效能,提高医院资产的利用率已经成为医院资产管理工作的核心目标,也是医院管理工作的关键内容。
一、医院资产分类概述
(1)固定资产。固定资产主要是指医院的单位价值在规定标准以上的物质形态资产,一般设备单位价值超过1000元,专业设备价值超过1500元,使用时间超过一年以上的非货币性质的资产。对于部分单位价值不足标准,但是使用时间较长的大批同类物资,同样也属于医院固定资产的范畴。根据医院相关财务管理制度中明确规定,医院的固定资产主要包括房屋建筑类资产、专业设备类资产、一般设备类资产、图书类资产以及其他固定资产。
(2)流动资产。医院流动资产主要是指医院在一年或者是医院的单位经营周期内能够耗用或者是将其随时可变现的资产。流动资产的形态具有变动性,数量具有波动性而且资产的循环周期与医院经营活动收入周期一致。医院的流动资产主要包括医院的货币资金、应收账款、预付款项、短期投资、药品、卫生耗材及办公耗材等内容。
(3)无形资产。医院的无形资产主要是指并非实物形态也并非货币形态的长期性资产,主要是指为了医疗经营活动顺利开展而提供服务的特殊资产。医院的无形资产主要包括医院的专利权、非专利技术、医院的商标权、医院的著作权、医院土地使用权以及各种应用软件等内容。
(4)递延资产。递延资产主要是指医院内部不能计入当年损益,需要在医院经营发展的部分年度内分期摊销的各项费用。递延资产主要包括医院的开办费、医院租入的固定资产改良支出部分、需要在一年以上分期摊销的非固定资产长期费用等内容。
二、当前我国医院在资产管理方面存在的问题分析
(1)医院资产管理制度不完善,资产管理权责不清晰。由于受到传统管理体制的影响,现阶段我国部分医院管理者对于资产管理的重要性认识不足,甚至没有在医院内部建立完善的资产管理制度,因而导致在医院资产管理上缺乏原则性的指导,管理工作中的责任与权力也没有明确的区分,导致医院资产管理陷入混乱,医院各种资产浪费的现象时有发生。
(2)资产利用效率较低。由于医院在预算管理以及内部控制等环节的力度不足,因而导致在资产管理上账目与实物不对应的现象经常出现。而且由于对于医院的资产管理缺乏科学的论证以及有效的管理措施,因而导致医院的固定资产管理方面的资产闲置、资源浪费以及资产利用率低的问题较为突出。在流动资产管理方面药品、器械以及耗材的库存管理不当,应收账款以及预付款项回收困难,流动资产有效使用效率较低的问题也较为严重。
(3)监督约束机制不健全。现阶段大部分医院管理部门按照国家财务制度的要求,设立了详细的资产管理账目,总账以及明细账的记录较为细致,这对于提高资产管理水平具有一定的帮助。但是由于部分医院忽视了对于医院资产管理的监督机制,因而导致在管理上无法形成对于固定资产准确的盘点,对于流动资产以及无形资产的具体状况也无法进行准确的评估判断,制约了医院资产管理工作水平的提高。
三、医院资产管理完善措施研究
(1)结合医院的实际情况建立完善的资产管理制度。首先医院高层管理部门应该认识到资产管理对于医院经营发展的重要作用,自上而下的完善医院资产管理制度的制定。医院的资产管理制度应该包括医院资产的采购、使用、保管制度,资产的清查管理制度、资产的处置核销制度,重点针对固定资产、流动资产以及无形资产建立完善的资产管理制度,同时将资产管理责任落实到医院的各个科室以及相应部门的具体岗位责任人,通过强化制度建设提高医院的资产管理水平。
(2)完善医院资产的清查盘点。在资产管理方面医院还应该结合新的医院财务制度要求,及时的组织资产管理责任人对医院的固定资产、流动资产以及无形资产等各种类型的资产进行细致的清查。通过盘点清查明确医院资产的实际状况,并同时处理医院资产的盘盈、盘亏工作。通过这些措施,及时准确的掌握医院资产动态,并为医院管理决策的制定提供准确的数据信息资料。
(3)健全医院资产的监督管理机制。首先医院管理部门应该协助医院的资产管理部门和财务管理部门,首先针对资产管理建立完善的资产账目明细,重点包括资产的总账、明细账、科室卡片,确保医院资产的账目与实际情况相一致。其次,应该重点建立健全医院的资产变更监督管理,例如在资产的购置、转移或者是报废处理上,做好资产清查以及账册处理工作,避免医院资产的流失。通过这些措施,对医院的资产管理工作形成全面的监督管理,确保医院资产管理工作水平的提高。
(4)借助于信息化的手段开展医院资产管理工作。为了提高医院资产管理工作效率,在资产管理上应该借助于信息化的技术手段开展资产管理工作。通过利用信息化管理系统,对医院的医疗设备、医疗用品、卫生耗材以及医院的后勤物资等各类资产信息进行录入管理,动态的反映医院资产的波动变化情况,进而为医院资产管理工作调整管理措施提供决策依据,实现医院资产管理质量的提升。
结语
医院资产管理作为医院管理工作的重要内容,也是新医院财务制度实施后医院需要重点完善的内容。因此医院管理部门应该充分认识到资产管理的重要性,并通过强化制度建设、优化管理流程以及落实责任管理等一系列方式,提高医院财务管理水平。
本文中的“包容”,即是资产评估与审计相互包含与容纳的涵义。
一、资产评估与审计穿插操作中出现的问题
当企业委托同时进行资产评估与审计时,这一“同时”往往不是从同一起点日期开始平行进行的。但资产评估与审计,往往需要在同一时点对同一项资产同时进行评估作价与审计调整。而当所得出的“评估价值”与“审计核实数”(以下简称“审定数”)不相一致而形成“撞车”时,会使委托单位无所适从。
资产评估与审计都需要对债权、债务实有数额进行认定,但两者认定的结果往往不相一致。资产评估与审计都需要确定各类实物资产的实际价值,但两者认定的结果也往往不相一致。例如,新会计准则应用指南用了很长篇幅叙述非同一般的控制下企业合并时资产公允价值确定的原则和方法。而采用资产评估确定固定资产的价值时自有一套方法。审计中用补提折旧或冲回已提折旧的方法核实固定资产净值,用计提减值准备来冲减实物资产账面价值,但实际上这样做并不能真正反映实物资产的价值状况。至于冷背、变质存货的变价。实物资产的盘盈等价值的确定,审计中的方法也不如资产评估中的方法可靠。
因此,资产评估与审计需要协作,既可避免“撞车”,还可各自弃短就长,从而得到比较理想的效果。
二、资产评估、审计同时进行时协作与分工的总原则
1、协调时点
审计的报表截止日与资产评估的基准日宜采用同一时点,这样,被审计、评估单位某日的资产与负债可以成为审计与评估统一的对象,便于进行协作。
2、数据衔接
无论是资产评估报告使用审计结果,还是审计报告使用资产评估的结果,都必须妥善处理数据的衔接问题。资产评估应以审计的“终点”为评估的“起点”,即在已得出的“审定数”基础上进行评估:而审计则应以评估的“终点”作为审计的“起点”,即在已得出的评估价值的基础上进行审计。出具报告时,如评估人员不认同审计结果,可以在评估过程中调整;如审计人员不认同评估结果,可在审计过程中调整。但评估人员与审计人员在进行这样的调整时,都应当慎重。
3、分工协作
当资产评估在采用资产基础法评估企业的整体价值时,资产负债表中的货币资金、应收款项、债券投资、待摊费用、递延所得税资产、长期待摊费用等不具实物形态的各资产项目,以及全部负债等由审计负责查验核实其具体数额,如无特殊情况存在,应包容审计的结果。
固定资产、存货等实物资产,商标权、专利权等无形资产,股票投资等权益性资产,应由审计查验核实数量或原始成本(账面价值),其实际价值的确定则由评估负责。审计时应充分考虑与包容评估结果。实物资产及有价证券中凡是清理盘点时数量减少或已无实物形态的,均应在审计中予以减值处理。
当资产评估与审计分别由两家中介机构承办时,评估机构可在审计时派员参加审计过程,其中如果评估只涉及实物资产和上市证券,则可由审计和评估机构分别派员,联合确认所评估资产的数量或历史成本。
三、具体操作
(一)实物资产的同时审计与评估
1、审计实物资产的主要工作是进行实物盘点。盘盈及账外的实物资产,可评估作价计入资产。
2、折旧项目审计时,均不作补提或冲回的审计处理,累计折旧额(重置价值与评估价值的差额)的最终认定也应由评估完成。
3、在建工程项目审计时,有实物形态的,或按成本继续保留余额,或转入固定资产项目,实物交由评估最后确定价值:无实物形态存在又不能为以后经营带来直接经济效益的,审计时应报批核销,不作评估。
4、存货的成本差异、进销差价、跌价准备等调整账户,固定资产、在建工程的减值准备账户,审计时般将其作为一个总账科目,其金额转入相关被调整科目。企业还在持续经营的,商品进销差价账户可不作变动,留待资产评估时再根据存货估价作适当调整。
5、存货中的在途存货,即“材料(商品)采购”、“物资采购”项目,审计时如发现已逾期但供货方并未实际发货,应转入“其他应收款”项目进行审计处理。
固定资产清理项目可参照在建工程的方法进行审计与评估。
(二)无形资产,股权投资的同时审计与评估
1、如果无形资产的财产权利还存在,应列入评估;如果相应的财产权利已不存在,则应在审计中核销。
2、股票投资、债券投资以及其他股权投资审计时,应实际盘点实有股数并与账面记录核对,如发生盘盈盘亏,查明原因后按账面成本或面值调整投资额并列入审计盈亏,尔后转入评估。
当这些投资的价值确定需要利用所投资单位的审计报告,甚至需要对所投资单位实施审计时,评估可以使用审计的结果。对于上市的股票、债券,则应按证券市场价格通过评估确定,也可以通过审计与评估的双方机构协商确定。
(三)债权、债务的同时审计与评估
债权、债务的审计评估,除债券投资外,均应由审计负责实施。
四、审计、评估报告的相关揭示
在资产评估与审计使用双方的工作结果时必须在审计报告与评估报告中作明确揭示:
(1)在审计先于资产评估前进行时,审计报告可在说明段作类似如下内容的说明:“本次审计采用了先审计后评估的方法,本报告中列举的固定资产、存货等实物资产的审定数,是以实地盘存数与账面成本价为基础得出;无形资产、股权投资则以清查核对后的账面价值计算。上述资产的实际价值将由资产评估确定”。而后完成的评估报告中可在计价原则和计价方法段作类似如下内容的说明:“应收款项、货币资金、长短期待摊费用、递延所得税资产,以及负债各项目、资本公积外的所有者权益各项目……的评估价值,除有特殊情况的个别子细目以外,均以同一基准日的审定数为准”。
(2)在资产评估先于审计进行前时,在审计报告中应作这样的说明:“在我们实施审计程序的同时,委托方还委托××资产评估机构(或本所)对被审计单位的实物资产、无形资产……进行了评估,本报告披露的上述资产的价值,均采用了评估报告的相关数据”。
本文中的“包容”,即是资产评估与审计相互包含与容纳的涵义。
一、资产评估与审计穿插操作中出现的问题
当企业委托同时进行资产评估与审计时,这一“同时”往往不是从同一起点日期开始平行进行的。但资产评估与审计,往往需要在同一时点对同一项资产同时进行评估作价与审计调整。而当所得出的“评估价值”与“审计核实数”(以下简称“审定数”)不相一致而形成“撞车”时,会使委托单位无所适从。
资产评估与审计都需要对债权、债务实有数额进行认定,但两者认定的结果往往不相一致。资产评估与审计都需要确定各类实物资产的实际价值,但两者认定的结果也往往不相一致。例如,新会计准则应用指南用了很长篇幅叙述非同一般的控制下企业合并时资产公允价值确定的原则和方法。而采用资产评估确定固定资产的价值时自有一套方法。审计中用补提折旧或冲回已提折旧的方法核实固定资产净值,用计提减值准备来冲减实物资产账面价值,但实际上这样做并不能真正反映实物资产的价值状况。至于冷背、变质存货的变价。实物资产的盘盈等价值的确定,审计中的方法也不如资产评估中的方法可靠。
因此,资产评估与审计需要协作,既可避免“撞车”,还可各自弃短就长,从而得到比较理想的效果。
二、资产评估、审计同时进行时协作与分工的总原则
1、协调时点
审计的报表截止日与资产评估的基准日宜采用同一时点,这样,被审计、评估单位某日的资产与负债可以成为审计与评估统一的对象,便于进行协作。
2、数据衔接
无论是资产评估报告使用审计结果,还是审计报告使用资产评估的结果,都必须妥善处理数据的衔接问题。资产评估应以审计的“终点”为评估的“起点”,即在已得出的“审定数”基础上进行评估:而审计则应以评估的“终点”作为审计的“起点”,即在已得出的评估价值的基础上进行审计。出具报告时,如评估人员不认同审计结果,可以在评估过程中调整;如审计人员不认同评估结果,可在审计过程中调整。但评估人员与审计人员在进行这样的调整时,都应当慎重。
3、分工协作
当资产评估在采用资产基础法评估企业的整体价值时,资产负债表中的货币资金、应收款项、债券投资、待摊费用、递延所得税资产、长期待摊费用等不具实物形态的各资产项目,以及全部负债等由审计负责查验核实其具体数额,如无特殊情况存在,应包容审计的结果。
固定资产、存货等实物资产,商标权、专利权等无形资产,股票投资等权益性资产,应由审计查验核实数量或原始成本(账面价值),其实际价值的确定则由评估负责。审计时应充分考虑与包容评估结果。实物资产及有价证券中凡是清理盘点时数量减少或已无实物形态的,均应在审计中予以减值处理。
当资产评估与审计分别由两家中介机构承办时,评估机构可在审计时派员参加审计过程,其中如果评估只涉及实物资产和上市证券,则可由审计和评估机构分别派员,联合确认所评估资产的数量或历史成本。
三、具体操作
(一)实物资产的同时审计与评估
1、审计实物资产的主要工作是进行实物盘点。盘盈及账外的实物资产,可评估作价计入资产。
2、折旧项目审计时,均不作补提或冲回的审计处理,累计折旧额(重置价值与评估价值的差额)的最终认定也应由评估完成。
3、在建工程项目审计时,有实物形态的,或按成本继续保留余额,或转入固定资产项目,实物交由评估最后确定价值:无实物形态存在又不能为以后经营带来直接经济效益的,审计时应报批核销,不作评估。
4、存货的成本差异、进销差价、跌价准备等调整账户,固定资产、在建工程的减值准备账户,审计时般将其作为一个总账科目,其金额转入相关被调整科目。企业还在持续经营的,商品进销差价账户可不作变动,留待资产评估时再根据存货估价作适当调整。
5、存货中的在途存货,即“材料(商品)采购”、“物资采购”项目,审计时如发现已逾期但供货方并未实际发货,应转入“其他应收款”项目进行审计处理。
固定资产清理项目可参照在建工程的方法进行审计与评估。
(二)无形资产,股权投资的同时审计与评估
1、如果无形资产的财产权利还存在,应列入评估;如果相应的财产权利已不存在,则应在审计中核销。
2、股票投资、债券投资以及其他股权投资审计时,应实际盘点实有股数并与账面记录核对,如发生盘盈盘亏,查明原因后按账面成本或面值调整投资额并列入审计盈亏,尔后转入评估。
当这些投资的价值确定需要利用所投资单位的审计报告,甚至需要对所投资单位实施审计时,评估可以使用审计的结果。对于上市的股票、债券,则应按证券市场价格通过评估确定,也可以通过审计与评估的双方机构协商确定。
(三)债权、债务的同时审计与评估
债权、债务的审计评估,除债券投资外,均应由审计负责实施。
四、审计、评估报告的相关揭示
在资产评估与审计使用双方的工作结果时必须在审计报告与评估报告中作明确揭示:
(1)在审计先于资产评估前进行时,审计报告可在说明段作类似如下内容的说明:“本次审计采用了先审计后评估的方法,本报告中列举的固定资产、存货等实物资产的审定数,是以实地盘存数与账面成本价为基础得出;无形资产、股权投资则以清查核对后的账面价值计算。上述资产的实际价值将由资产评估确定”。而后完成的评估报告中可在计价原则和计价方法段作类似如下内容的说明:“应收款项、货币资金、长短期待摊费用、递延所得税资产,以及负债各项目、资本公积外的所有者权益各项目……的评估价值,除有特殊情况的个别子细目以外,均以同一基准日的审定数为准”。
(2)在资产评估先于审计进行前时,在审计报告中应作这样的说明:“在我们实施审计程序的同时,委托方还委托××资产评估机构(或本所)对被审计单位的实物资产、无形资产……进行了评估,本报告披露的上述资产的价值,均采用了评估报告的相关数据”。
二、现如今我国高校国有资产管理存在的主要问题
(一)预算管理制度不健全
由于高校国有资产的特殊性质及考核难度较大,再加上高校国有资产预算管理制度不健全,直接影响国有资产得到有效合理的配置。首先是预算内容不完整。最近几年随着高校快速发展,在高校预算管理实践中,由于缺乏必要的事实依据,评估方法也不科学,加之很多预算项目经费使用不确定性强,难以准确把握,最终导致预算资金使用效率不高,预算不足现象十分普遍,而高校不得不给予其预算外资金。再加上高校资金来源日益多元化,比如捐赠资金没有纳入到预算管理的范畴,这些资金就脱离了资产管理部门的监督范围,就会给浪费、贪污等机会主义行为以可乘之机,造成了资金不能充分的利用。其次是预算管理手段落后,目前我国高校仍普遍使用“零基预算”预算编制方法,这种方法实际的可操作性不强,同时没有严格的硬约束,最终造成单位或个人就没有动力合理使用好预算资金,而是千方百计谋求预算外资金。由于预算管理部门无法充分掌握编制预算所需的基础数据,所以预算管理部门无法承诺不给予预算外资金。
(二)固定资产财务管理制度不健全
从目前高校固定资产管理的实际情况看,财务管理制度不健全,会计核算不合理,仍存在着一些问题。第一,在我国很多高校财会部门缺乏对固定资产管理制度的改革和创新,往往只是注重这部分资金的筹集、预决算工作,这样并不能更好地满足固定资产管理的要求,普遍出现对固定资产的管理不太重视的现象;第二,出现账实不符、账账不符现象较严重,高校财务部门的固定资产盘点清查工作未落到实处,甚至一些高校并不能严格执行定期对账制度;第三,会计核算弊端较多。目前我国高校购买固定资产会一次性计入“事业支出”,然后根据当年的经营收入进行相应抵扣,每年核算都不会提取固定资产折旧,从而导致账面“收入多记入、成本少记入”问题的产生,成本费用核算出现严重失真。
(三)无形资产管理制度缺失
目前我国高校在国有资产管理过程中并没有涉及无形资产的管理,更不可能会建立专门的无形资产管理制度。之所以会出现这样的问题,主要是因为:其一,无形资产会计核算制度不健全,比如无形资产登记制度缺失,账面价值远远低于实际价值,造成了无形资产的严重流失;其二,无形资产的评估制度不健全,缺乏完善的评估机构及程序,评估人员素质不高,导致高校无形资产价值鉴定难度很大;其三,无形资产的整个创造过程,除科研项目经费拨付外,其余所有环节基本都由科研部门独立从事,自主性过大,从而使各监管部门难以对其形成有效的监督约束,容易导致无形资产流失。
(四)管理体制不完善和管理人员工作积极性不高
首先是根据我国高校的机构设置实际情况看,高校国有资产主要涉及设备管理部门、后勤管理部门、财务部门等多个职能部门。管理是由国有资产归口管理部门全面统一领导各分部门管理的模式,然而,虽然这些部门都统归于国有资产管理部门,但不同部门却直接授权不同校领导进行分管,看似职责分工极为明确,但在财务物资管理和使用过程中往往会出现权责不明确的问题,遇到问题相互推诿,极大地降低了工作效率和国有资产的使用效益。与此同时,高校国有资产管理部门并没有针对专职管理人员进行定期的培训和考核,从而使得这些管理人员缺乏专业知识的更新和提高,受种种人为因素的影响,并没有充分发挥其应具备的功能。就整体而言,当前高校资产管理人员工作积极性并不高,甚至很多工作人员采取工作、责任相互推脱的状态,想要提高管理水平,势必要先解决这部分人员的工作积极性问题。除此之外,许多高校依然存在着资产管理信息化技术应用水平偏低,管理手段和方法滞后等问题,尚未做到真正意义上的网络动态化管理阶段。
三、完善高校国有资产管理的途径
(一)加强和完善预算管理
首先是要细化预算过程,将其分为编制、批准、执行、审计和评价等若干阶段。政府应严格要求高校在财政拨款之前做好预算编制工作,要做好预算前的调研工作,形成切合实际预算草案,并下达给各高校和各院系,征求他们的意见,有不妥之处迅速改进,每个阶段设立适合的执行者、评价方法和评价目标,完善政府拨款预算管理,保证预算资金分配的公平性和合理性。其次是要确定预算绩效评价和考核的各种指标,分清层次,加强高校内部预算管理。高校要成立由工作小组组成的预算管理委员会机构,工作小组主要提出预算编制草案并负责协调预算管理的各项工作,最后提交委员会进行认真论证,保证预算决策的科学性和正确性;在预算编制过程中,要设置完整的预算科目,把资金来源与支出全部纳入预算管理,防止出现预算外资金,对结余的预算资金要及时上缴,防止“小金库”,进一步硬化预算约束机制。同时充分重视各学院、各部门的意见以及基层工作人员的建议,增强民主性与公开性,保证决策的科学性,对于特殊情况,例如预算资金不够用的情况,高校管理部门要建立完善的预算外资金申请及控制机制,申请单位要将申请预算外资金的理由、数量、使用方向及作用进行详细解释,并由有关部门根据已有预算资金的使用情况进行决策。最后是根据既定指标,对预算的实际执行效果进行评价,高校管理部门要构建严格的预算绩效评价及考核制度。对预算编制的事前、事中与事后要进行定期考核,考核结果要与主管单位及个人利益相关联,进一步制定切实可行的评估考核及奖惩机制,奖励和惩罚要明确。
(二)建立制度化、规范化、科学化的固定资产管理财务制度保证体系
从上述固定资产管理存在的问题来看,笔者认为,高校应建立制度化、规范化、科学化的固定资产管理财务制度保证体系。具体来说:第一,建立明确的权责制度,实行主管责任人岗位负责制。明确国有资产的分配管理部门、财务管理部门等,并实行严格的领导负责制,确保不同归口有专门的领导进行岗位负责,避免相互推诿的事情发生;第二,建立完善的“购置-报废”全过程核算体制。从固定资产购置开始,往后的各个环节(包括购置、验收、登记使用、清理处置等)都要建立严格的专项管理制度,并实现整个过程的流程化,进一步提高固定资产的使用期限和使用效率;第三,实行清查盘点制度。针对高校国有资产中的固定资产要进行定期或不定期的清查盘点,并按照财务部门的统一要求,按照品名进行固定资产明细账登记,以便后续随时进行核查,确保账账相符、财账相符。
(三)完善无形资产使用制度
高校管理层要加强对无形资产的使用管理,为加强无形资产的管理,进一步提高其使用时间,高校管理部门应该按无形资产的分布、类型、数量、产权归属等性质,对无形资产进行核算、开发、登记、评估等,实行分类管理,做到账面清晰、有据可查。同时在财务上无形资产应纳入财务管理,设立无形资产登记卡、明细账和总账,进一步加强无形资产核算。在无形资产经济效益方面,对于能产生经济效益的非经营性无形资产应充分利用好,适时进行市场化运作,可以无形资产入股以及产学研合作等方式,增加无形资产收益,将收入用于无形资产的研发。除此之外,可以实行非货币形式无形资产的表外确认与计量。由于无形资产无法实现完全的货币化,例如高校文化、老师技能等,而就当前我国会计计量方法及工具来看,想要将这些无形资产纳入到报表当中显然更是不可能。但是随着知识经济时代的深入推进,恰恰是这些备受忽视的无形资产才是各大高校未来发展及核心竞争的关键所在。但是就目前来看,新准则中对于这些经济范畴中的无形资产并没有相应的表述。对此笔者认为,高校需要针对这些重要但被忽视的无形资产进行表外评估和补充报告,从而在理论和管理上了解到这些无形资产的实际价值。
(四)加强管理体制和管理人员工作积极性
针对当前高校管理体制不完善及管理人员工作积极性不高这些问题,笔者认为可以从三个方面着手予以改善:第一,落实归口管理,实现责任到人。在贯彻执行资产管理制度方面,高校管理层要积极建立资产管理体制,并组建专门的国有资产管理部门,落实归口管理,实现分级负责和责任到人,从而建立起真正发挥作用的国有资产管理体系。高校在组织机构和部门设置上理顺资产管理体制,要严格明确校、院、系之间责、权、利关系,降低管理重心,建立符合专业、学科特点的资产管理体制和运行机制;根据院、系、所等二级单位规模情况,设置与二级单位规模相当的资产管理部门接口,配置资产管理人员,进而完善资产管理层次;第二,针对管理人员进行定期培训和考核管理。在国有资产管理部门的管理人员方面,定期对其进行进修和业务学习,加强提高资产管理人员的个人能力和素质,强化爱岗敬业精神,对资产管理人员的职责要大力宣传,把工作落到实处,同时提高其岗位待遇,表彰资产管理工作先进单位和个人,使他们的工作得到各级领导的支持,同时加强资产管理考核工作,从而充分调动资产管理人员的工作积极性;第三,强化计算机网络技术在管理工作中的运用。在传统管理资产的基础上,利用计算机硬件、软件系统,先对学校国有资产进行统一编码,形成唯一编码,使高校国有资产数据从输入、修改、统计打印、调拨、报废等一系列流程都采用计算机网络技术操作,通过网络化管理,实行财务部门和资产管理部门的资产在网络平台进行实时对账,再用专业打印机打印出条码标签并粘贴于设备资产上,在以后的管理过程中,管理人员只需要针对这些条码进行数据扫描就可以导入资产数据,并将这些数据进行网络回传,实现资产管理的信息化、科技化。而且,利用网络技术可以将国有资产管理的数据进行系统性统计和备案,有利于后续数据的使用,更有利于监督管理人员的纸质账务处理情况。
1.EPC总承包管理模式。“EPC”是“设计(Engingeering)、采购(Procurement)、施工(Construction)”的三个英文单词第一个英文字母的缩写,是建设单位作为业主将建设工程发包给总承包单位,由总承包单位承揽整个建设工程的设计、采购和施工工作,并对所承包的建设工程的质量、安全、工期、造价等全面负责,最终向建设单位提交一个符合合同约定、满足使用功能、具备使用条件并经竣工验收合格的建设工程承包模式。与传统模式相比,EPC总承包模式可以起到缩短项目建设周期,降低投资成本的作用。通常适用于以工艺工程为主要核心技术的工程项目,只有承包商有较高的技术水平、丰富的管理经验以及较强的风险控制能力的情况下,才能取得预期的效果。
2.“在转固”。“在转固”就是在建工程结转固定资产的缩写,在购建或者生产的符合资本化条件的资产达到预定可用状态以后,项目建设单位就应进行结转固定资产的账务处理。
二、在建工程结转固定资产的一般条件及价值确定
(一)在建工程结转固定资产的一般条件
一般情况下,所建固定资产已达到预定可使用状态,即满足了结转确认的一般条件。尚未办理竣工决算的,应当自达到预定可使用状态之日起,由财务部门根据资产管理部门提供的在建工程转固价值,转入固定资产,按照行业主管单位以及业主固定资产管理的规定计提固定资产折旧,待办理了竣工决算手续后再作调整。
所建造固定资产已达到预定可使用状态是指固定资产已达下列情况之一时:
1.固定资产的实体建造(包括安装)工作已经全部完成或者实质上已经全部完成。
2.应经过试生产或者试运行,并且其结果表明资产能够正常运行或者能够稳定地生产出合格产品时,或者试运行结果表明能够正常运转或营业时。
3.该项建造的固定资产上的支出金额很少或者几乎不再发生。
4.所构建的固定资产已经达到设计或合同要求,或与设计或合同要求相符或基本相符,即使有极个别地方与设计或合同不符,也不足以影响其正常使用。
(二)单项资产价值确定原则
1.建筑物、构筑物、管道、线路等固定资产应包括的内容:(1)房屋(如厂房、仓库、办公室、食堂、车库、宾馆等)、建筑物(如烟囱、水塔、水池等)等固定资产成本,包括建筑工程结算价值、甲供材料费、应分摊的待摊费用。一般应包括列入房屋、建筑物工程结算内的土建、采暖、给排水、通风、照明、弱电、电梯、消防、油饰等费用,土建设备基础等费用应当计入所在房屋、建筑物价值中。(2)给排水管网、室外供热管网、煤气管网等工业管网固定资产成本,包括建筑安装工程结算价值、甲供材料费、应分摊的待摊费用。工程结算价值一般应包括管道、管廊支架、管道防腐、保温、油漆以及与工业管网有关的其他费用。(3)外部电缆电线固定资产成本,包括建筑安装工程结算价值、甲供材料费、应分摊的待摊费用。工程结算价值一般应包括电缆沟、电缆隧道、电缆桥架、油漆、防腐以及与外部电缆电线有关的其他费用。(4)建筑安装工程结算价值以业主审计部门确定的结算价值为准。甲供材料费用根据财务部、物资采供部、以及施工单位核对确认以后的数量、金额确定。
2.需要安装的设备:需要安装设备结转固定资产费用一般包括需要安装设备的购置费、设备安装工程结算价值、甲供材料费、设备基础等建筑工程费用、应分摊的工程待摊费用。(1)设备购置费一般由以下几项内容构成:1)买价,包括原价和手续费(按照合同和发票价入账)。2)运杂费,包括运到工地仓库前(施工现场存放器材的地点)所发生的包装、运输、装卸费用。3)采购保管费,包括为采购、验收、保管和收发设备所发生的各种费用。(2)设备安装工程费一般包括生产、动力、起重、运输、传动和实验等各种需要安装的设备的装配、装置费用,与设备相连的工作台、梯子、栏杆的装设工程费用,被安装设备的绝缘、防腐、油漆等费用以及为测定安装工程质量,对单体设备、系统设备进行单机试运行和系统联合无负荷试运转所发生的费用(投料试运行工作不包括在内)。应将设备安装工程结算价值和甲供材料费用分摊到所安装的设备价值中。如果设备安装费属于发生的费用是多个设备的安装费,需要按照设备购置费的比例进行分摊。(3)设备基础工程费是指未安装该设备所发生的基座、支架等工程费用。应将设备基础中土建部分的工程结算价值和甲供材料费用计入所在房屋、建筑物价值中。属于钢结构的设备基础,计入设备固定资产价值中。
3.运输设备和其他不需要安装设备、工具、器具、家具等,按照购置费计算结转固定资产价值。
4.建设期间采购但属于投产以后使用的备件,应计入存货,待工程投产后列入生产费用,严禁将生产用备件列入在建工程投资价值。
5.工程待摊费用包括勘察设计费、工程管理费、研究试验费、建设单位临时设施费、设备检验费(指按照规定应付给商品检验部门的进口设备成套设备检验费)、负荷联合试车费、工程保险费、工程监理费、其他工程待摊费用等内容。对其分摊作出如下规定:
对明确界定应由某项固定资产承担的费用,直接计入该项固定资产;对于不能明确界定承担对象的费用,可按以下方法进行分摊:1)发生的土地使用费属于一个工程的,应直接计入该工程的待摊费用,如果属于两个以上的工程,应当按照所占地面积的比例分摊到各个工程的待摊费用“土地使用费”中;2)以设备购置费为基数,将汇总的待摊费用按照比例分摊到各个设备价值中;3)以房屋建筑物结算价值为基数,将待摊费用按照比例分摊到各个房屋、建筑物价值中。
6.其他规定:(1)在建发生报废或毁损的账务处理,执行《企业会计准则》相关规定。(2)零星工程能够明确界定为某项固定资产承担的费用,结转时直接计入。(3)未施工而进行的建筑场地布置、原有建筑物和障碍物的拆除,土地平整,以及工程完工后场地清理和绿化工程等发生的费用,按照建筑工程费用比例分摊计入。
三、EPC模式下在建工程结转固定资产除了满足上述条件外,还应注意解决以下几方面的问题
(一)及时成立专门的转固领导小组
在这种承包模式下,总承包单位对项目建设的具体情况和基础资料最为清楚,其在向业主移交实体工程的同时,也负有向业主移交工程资料的责任。考虑到建设期业主专业人员的业务素质和知识结构的单一性,客观上也需要依靠总承包单位的力量来完成繁杂的转固工作。组织总承包单位参与转固工作的难点在于总承包单位参与此项工作的积极性往往不高,往往无法像内部管理那样依靠行政关系以命令的形式组织实施。这种情况下为了不影响工作进度,就要依靠公司内部对口职能部门和项目部去组织和协调。业主应高度重视项目转固工作的艰巨性和复杂性,成立专门的领导小组指导、协调和解决实际工作中出现的问题。专门领导小组应由公司董事长或总经理担任组长职务,项目主管副总担任副组长,组员则应由工程、财务、预算、审计、采购和各项目部、中心的负责人担任。
(二)准确划分结转固定资产单元和认定单项资产
1.化工项目建设投资大,包含单元数量多,各单元分别建设,逐条交工。为了缩短工作周期,提高工作效率,也应将装置划分为若干个结转固定资产单元同步开展转固工作。固定资产单元的划分既要符合项目投资概算的原有规定,更要考虑正式投产运营以后成本核算和经济考核的现实要求,要按照成本核算单元来划分固定资产单元,这样就能够准确列支资产折旧费用,提高成本核算的准确性。同时也要考虑项目投资概算的原有规定,顺利完成竣工决算的审计工作。
2.固定资产单元确定以后,就要以固定资产单元为单位分别统计资产清单了。在具体确认资产清单前,首先要明确资产划分的口径问题。业主行业主管部门及业主现行的《固定资产目录》是确认固定资产类别的权威性标准,要求EPC总承包商在提供资产清单时也要依据业主提供的《固定资产目录》,统一确认口径。考虑到项目建设的特殊性,一旦业主现行的目录没有涵盖所有的新增资产,业主就应及时与行业专管部门和总承包商尽早协商解决。
(三)做好现场资产的盘点和交接问题
由于项目建设周期长、资产种类繁多,做好现场资产的盘点和交接就显得尤为重要,这既是确认资产类别、编制资产清单的直接依据,同时也有利于业主今后资产的实物管理和责任划分,所以在转固之前应由资产管理部门牵头,对现有的符合确认标准的资产进行实地盘点,准确区分已转固资产和未转固资产,以及按照成本核算单元重新确定资产归属。
(四)转固前的对账问题
要进行资产确认和确定单项资产价值,首先做好转固前的各项对账工作,尤其是和甲供材料提供方和EPC总包方之间的账务核对,只有这样才能准确确定资产价值结转的基础,同时发现项目建设过程中存在的问题,结合实物资产的盘点和交接,完成盘盈、盘亏资产的后续处理。
(五)要严格控制转固工作的时间节点,做好工作计划的制定和落实
为了及时完成项目建设,业主转固工作领导小组在制定部门职责和任务分工时,要周密计划、审慎安排各项工作的时间节点,充分考虑项目建设的复杂性和艰巨性。为了保证转固工作的及时性,最好按上述固定资产单元确定时间节点,分别编排计划进行管理。关于各单元计划的编排,尽量使用倒推法,即从转固截止日期向前推算实际转固工作启动日期,并在实际工作中做好计划的跟进、调整和落实。
(六)妥善处理“预转固”的后续问题
按照准则规定和项目建设需要完成转固的账务处理,仅仅是完成了资产的预转固工作。资产预转固以后,还会产生大量的后续支出,包括合同尾款的结算以及零星费用的处理,还需要相关部门切实履行职责,配合财务部门做好该项工作,为准确列支建设成本、真实反映资产状况提供准确的核算依据。
四、“预转固”的账务处理和编制财务竣工决算报告
(一)“预转固”的账务处理
1.在项目建成中交,经过装置的试运行,在产出合格品的当月根据设备部转来的资产清单进行预转固的账务处理。预转固的金额根据企业的实际情况和管理需要,可以依据项目设计概算、合同金额确定。借:固定资产/无形资产,贷:在建工程――暂估固定资产/无形资产(项目实际账面成本)、预付账款――暂估固定资产/无形资产(发票未到的结算款项)、其他应付款――暂估固定资产/无形资产(预计发生的项目费用)。
2.结算项目后续发生的工程尾款时,借:在建工程,贷:预付账款/银行存款/应付账款。到每月月底,将后续发生的“在建工程”与之前暂估的“预付账款――暂估固定资产/无形资产(发票未到的结算款项)”、“其他应付款 ――暂估固定资产/无形资产(预计发生的项目费用)”科目进行对冲。借:其他应付款――暂估固定资产/无形资产(预计发生的项目费用),贷:在建工程――暂估固定资产/无形资产(项目实际账面成本)或者借:预付账款――暂估固定资产/无形资产(发票未到的结算款项),贷:在建工程――暂估固定资产/无形资产(项目实际账面成本)。
3.财务竣工决算后,将暂估资产账务冲销(如果有遗留事项,部分工程不具备结转条件的,暂估账务不予冲销)。借:固定资产(暂估金额)(红字),贷:在建工程――暂估固定资产/无形资产(余额)(红字)、预付账款――暂估固定资产/无形资产余额)(红字)、其他应付款――暂估固定资产/无形资产(余额)(红字)。
4.正式结转固定资产,借:固定资产,贷:在建工程。
计算机软件从根本上讲主要就是一种知识的体现,它是软件工作者通过计算机语言编写并编译而成的一系列计算机执行代码,可以完成某些具体的应用功能。计算机的应用是离不开软件的,软件是计算机应用的灵魂。计算机软件随着计算机的广泛应用已深入到现代生活和工作的各个角落。所以,计算机软件根据应用目的又可以分成很多类型,如:操作系统Windows、家庭多媒体RealPlay、防病毒软件Norton、科研仿真软件MatLab等等。
1 计算机软件会计核算方法
军工科研事业单位主要是采购办公类型、科研类型和网络管理类型的计算机软件。这些类型的软件,多数军工科研事业单位多年来已经购买了许多而且需求量还在日益增加,同时在军工科研事业单位有关财务制度中对计算机软件的确认及核算并没有明确规定。所以,如何结合现有的资产管理办法同时针对这些软件的类型,整理出一套计算机软件的财务管理及核算的方法,在军工科研事业单位资产管理中是必要而且急需的。现阶段大多数军工科研事业单位在实际操作中一般有三种方法对计算机软件进行核算。
(1)将计算机软件作为办公费用在管理费中一次性列支。对于价格较低的软件,如杀毒软件等这样处理是合适的,但对于金额较大,使用期较长的软件这样处理就不符合费用配比原则。
(2)将计算机软件作为固定资产来进行账务处理。这样通过每月计提折旧将费用分摊入成本,基本上可以解决费用配比的问题。但是这种方法也有缺点。首先,按照军工科研事业单位财务制度的规定,仪器设备每年按原值的5%计提使用费,也就是说仪器设备的折旧年限是20年。而由于计算机软件技术更新快,使用期限远低于此,如果按20年来计提折旧,可能不等提到50%此软件就已经被淘汰了。虽然财务制度允许有经济承受能力的军工科研事业单位可比照国家对工业企业固定资产折旧办法的规定计提固定资产使用费,但增提的部分不得计入科研项目成本,而应由生产经营项目负担。对于民品业务开发不够的单位来说,这一条就很难实施。其次,软件虽然是以光盘的形式存在的,但光盘只是它的载体,软件本身并没有一定的物质形态,它并不符合固定资产的定义。在资产盘点时,软件无法以实物形式进行盘点,当软件被淘汰时,它也无法按固定资产报废程序进行报废。
(3)将计算机软件作为“无形资产――著作权”进行核算。计算机软件符合无形资产的特征:①不存在实物形态;②有偿取得;③可以在许多会计期间为单位提供经济效益;④所能提供的未来经济效益具有很大的不确定性。目前,国际上普遍采用著作权的形式对计算机软件加以保护,我国的《著作权法》也明确规定将其作为一类与文字作品并列的特殊作品给予保护。因此,计算机软件作为无形资产核算是有依据的。但无形资产的摊销是按照预计使用年限或者不少于10年的期限摊销,而很多软件类产品的使用年限不容易预计,所以对所有软件采用该方法进行核算也存在问题。
综上所述,以上三种计算机软件核算方法都有优势和不足的情况,如何考虑软件的特点来选择合适和软件核算方法就成了解决计算机软件会计核算的主要问题。
2 将计算机软件进行分类核算是计算机软件会计核算办法的核心
计算机软件涉及到科研研制、单位管理、科研生产等各个领域,为了更有效、明确和简洁地在资产管理中将计算机软件进行管理起来,将计算机软件通过进行分类来核算是必要的。从以上的分析介绍中可以看出,根据计算机软件的特点将它们进行分类在技术上并不是困难的工作,而且上述探讨的计算机软件分类核算办法在现实软件会计核算中有些单位已部分采用,效果很好,所以采用根据计算机软件本身的特点进行分类核算在军工科研事业单位也是可行的。根据上述介绍的计算机软件三种核算方法的情况,再结合计算机软件用途和特点,对计算机软件可以采用如下分类核算方法:
(1)办公常用的、价值小的计算机软件,采用作为办公费用在管理费中一次性列支进行核算。办公常用的小价值软件如杀毒软件Kill、计算机网络管理软件IBM Lotus Notes、办公软件Microsoft Office、数据库管理软件SQL Server、计算机和计算机网络操作系统Windows系列等通常具有以下特点:①功能单一;②不需要(或很少需要)技术服务;③主要用于日常办公中;④使用的人员和次数都较多; ⑤使用部门较多; ⑥1次性投资多人次和多部门使用等等。对该类软件采用一次性办公费用处理即简化核算,也符合这类软件的特点,是一种很好的财务核算方式。
(2)购买硬件设备时,随同硬件设备附带的使用软件采用作为固定资产来进行账务处理。现代的硬件设备或硬件系统内部大部分都有控制或分析处理芯片,所以在购买时会附带有功能软件或硬件设备的驱动软件。而且这些功能软件和硬件设备的驱动软件往往是选配产品,用户根据需要使用的功能来进行选择相应配套的硬件和软件。如购买高速摄像机时可以选择是否需要红外摄像,购买声学信号分析系统时可以选择在空气测量、水下测量、还是二者都需要等等,这些都会带来购买软件内容的不同。但这些随硬件附带的软件大部分都具有如下特点:①专业局限性较强,不通用;②跟硬件设备结合很紧密,经常是某种型号硬件系统的专有软件;③对该类软件无法进行二次开发和移植等等。所以,这类软件年限的应用往往紧密跟随着硬件系统、设备或部件。根据该类软件的特点,将它们随同硬件设备一同列入固定资产来进行账务处理是很合适的。
(3)对科研设计和科研仿真软件,采用无形资产来进行核算是比较合适的。科研设计和科研仿真类型的计算机软件是根据某类或某几类物理或化学等学科原理公式开发和发展起来的,并结合了大量的实际试验验证和修改。如机械运动学仿真软件Admas是以牛顿定律为基础开发的,机械CAD设计软件是以几何学为基础开发的,电磁场分析软件是以麦克史维方程为基础开发的等等。这类软件的特点是:①软件价值大(有的1套软件价格达到几佰万元人民币);②对厂家的技术服务要求很高,该类软件在使用过程中要经过长时间的培训,软件还需要升级等;③软件使用年限较长(一般可达到10年以上);④产生的经济效益不明显,而且从购买到应用起来往往时间较长等等。无形资产的摊销是按照预计使用年限或者不少于10年的期限摊销。所以,将科研设计和科研仿真类型的计算机软件作为无形资产来进行核算是比较合适的。
这类软件列入无形资产管理的那个科目中更合适呢?《军工科研事业单位会计制度》中规定:无形资产按期摊销时,借记“管理费用”科目,贷记“无形资产”科目。也就是说,所有的无形资产的摊销均在管理费用中核算,但实际工作中,价值高的、专门用于科研生产设计及仿真的软件与单位的管理费用并无直接联系,所以对该类软件的无形资产核算需要采用变更的方法。军工科研单位科研项目、课题按完全成本法进行核算,期末将管理费用按照一定的方法,分摊到科研项目中去,但将科研用的软件费用摊销在管理费用中核算,不能合理地反映一个单位的管理费用水平。因此,对于用于科研生产、技术设计和科研仿真类的计算机软件费用的摊销,应在“研制费用”科目中核算,以真实地反映经济业务的实质。
综上所述,通过以上三种方法对计算机软件进行分类核算,可以将软件的核算工作在技术上清晰和简化。军工科研单位在长期的科研生产中将应用的多种计算机软件进行合理地分类,通过软件分类会计核算的方式进行财务管理是计算机软件核算的有效方法。
参考文献
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一、 事业单位无形资产核算和管理中存在的问题
(一) 无形资产核算方法不合理,用于事业活动无形资产的摊销出现了账外资产。不实行内部成本核算的事业单位,在取得无形资产时,已将取得的无形资产一次性摊销,直接计入事业支出,无形资产账户余额为零,资产负债表中不再反应无形资产的存在。由于会计报表和账户未列示无形资产,大量无形资产以帐外资产形式存在,容易导致会计信息失真,不利于事业单位对无形资产的控制、监督管理,也不利于国有资产管理,容易造成国有资产流失。
(二) 无形资产核算不完备,导致事业单位缺乏对无形资产的后续管理。其一,事业单位对外转让已入账的无形资产时出现了没有成本可转的现象。制度规定,事业单位对外转让已入账的无形资产时,结转转让无形资产的成本,借记“事业支出”或者“经营支出”,贷记“无形资产”科目。其二,不能满足事业单位利用无形资产对外投资的需要。制度规定,事业单位利用无形资产对外投资,,按双方确定的价值,借记“对外投资”科目,按账面原价,贷记“无形资产”科目,按其差额,借记或贷记“事业基金――投资基金”科目;同时按无形资产账面价值,借记“事业基金――一般基金”科目,贷记“事业基金――投资基金”科目。不实行内部成本核算的事业单位,在取得无形资产时,已将取得的无形资产一次摊销,直接计入事业支出,无形资产账户余额为零。那么,不实行内部成本核算的事业单位,若干年后将无形资产对外转让或投资时,就会出现无成本、无账面原价可转的现象。
(三) 大量无形资产以帐外资产的形式存在,导致无形资产管理意识薄弱,忽视无形资产的开发和利用。尤其是在保护知识产权方面,没有法律意识,无形资产开发后,不懂得申请专利、注册商标,无形资产有效利用意识淡薄,存在无形资产长期闲置不用的状况。
二、加强事业单位无形资产核算和管理的建议
(一)增设“无形基金”科目,健全无形资产核算体系
不实行内部成本核算的事业单位,比照固定资产会计处理方法进行核算,针对事业单位的特点,在净资产类增设“无形基金”科目,与“无形资产”科目同增同减,余额相等,互为对应科目。同时应对事业单位经济活动的发展,无形资产的核算项目也将日益增多,购建的无形资产价值有可能增大,建议在“事业支出”科目增设无形资产购置费明细项目,核算事业单位购置无形资产发生的实际支出,并在《事业支出明细表》中予以反映。
(二)加强对无形资产定期盘点,防止无形资产流失
事业单位应指定相应的无形资产管理部门,单位财务部门应规范无形资产的核算管理,建立相应的无形资产明细分类账、台账。无形资产管理部门和财务部门要定期至少一年一次对无形资产进行全面清查,以查实无形资产是否账实相符,总账、分类账、台账是否账账相符;无形资产的保管、使用等情况是否正常,及时发现管理漏洞,制定相应的改进措施,保证无形资产的有效利用,提高无形资产使用效率。
(三)完善法规制度,建立健全无形资产评估体系
随着经济全球化,事业单位管理已有国家行政直接管理转化为面向市场自主管理,事业单位体制改革逐步深化,事业单位无形资产也逐步呈现多样化状态,国家有关部门应尽快制定颁布与无形资产相关的政策、法规,制定评估计价的统一标准、范围和指定执业部门,各系统事业单位的主管部门,应依据国家的政策、法规结合本部门的情况,报经上级审查批准后,制定本部门无形资产管理制度,按要求建立账簿,核实资产,监督检查各项法规、制度的落实,在执行中进一步完善相关的规章制度。事业单位领导、部门负责人实行层层包干负责制,加大实施监督力度,保证无形资产核算管理规范有序;内部审计稽核部门应与国家及社会各监督部门密切协作,有机配合,发挥联合监督的作用,有效地促进各项政策、法规、制度的全面落实,使无形资产的核算管理逐步走向规范化。
中图分类号:G4 F812 文献标识码:A
学校在运营中涉及到大量固定资产的管理,包括教学设备、科研设备以及大量的桌椅等,在学校的财务管理中资产管理有很大的困难,经常会出现账实不符,固定资产不能利用到位的情况,因此学校的清产核资十分必要。然而在清产核资的过程中存在许多问题亟需解决,采取相应的措施解决清产核资中存在的问题,对于加强学校固定资产的管理,提升资产的使用效率,防止经费的浪费有着很大的帮助。
一、清产核资的必要性
(一)能够反映学校财务状况
在日常的财务管理中,学校对财务工作缺乏有效的了解和监管,学校财务方面的许多问题都不能得到真实有效的反应。清产核资工作将学校的资金资产以及固定资产进行了彻底的盘点和核对,真实反映了学校的财务状况,让相关领导了解到财务方面的真实数据,以便于根据这些反馈的数据对学校的管理和活动进行相应的安排和调整。
(二)防范资产损失的手段
学校是一个人员众多,流动性比较大的地方,特别是学校一般都是对外开放的,因此在进行资产管理的过程中很难时时进行监控。例如实验室和高等学校的教室中的设备一般都不是归属于哪一个班级,而是许多班级的学生轮流使用,如果资产管理者没有进行及时的盘查就可能会出现实验设备损坏或是丢失等情况。教室内的桌椅一般都是由教学楼的管理人员进行管理,由于教室比较多,桌椅数目庞大,管理人员并不能经常盘点桌椅的损坏情况,也很难进行监管,长期下来教室中的桌椅等设备就会出现盘点不清楚的情况,即便是出现失窃等情况也不能被及时发现。因此学校需要采取清产核资的方式,了解学校固定资产的实际情况,防止资产的损失。
(三)解决遗留问题的途径
在学校的财务管理中,经常会有人员的调动、制度的改革等情况出现,而由于管理不善,人员交接以及制度替换的过程中经常出现交接不清楚,旧账、新账混为一谈的情况,长期积累下来造成了许多难以解决的问题。这些问题处理起来牵涉范围比较广,工作量比较大,因此很难有人愿意着手去处理,加之时间年限比较久,相关责任也无法进行界定。清产核资可以很好地解决这些问题,在进行清产核资的过程中,学校的领导、相关财务人员加上一些外界的帮助,可以将这些历史遗留问题进行相应的处理,学校的财务工作将更方便开展。
二、清产核资中存在的问题
在学校的资产管理方面缺乏有效的重视,没有进行内部控制制度的实施,特别是对固定资产的管理方面,不进行定期盘点,账目的制作没有合理的规范,造成了清产核资中的一系列问题,大致可以概括为以下几个方面:
(一)综合利用效果差
学校的经费一般是靠国家的财政拨款,不存在自负盈亏的情况,学校也没有对资产的使用效率进行规定和考核。许多固定资产存在闲置的情况,在进行采购时,相关部门并没有进行严格需求分析,因此采购的设备和物品并不能得到充分的利用。另外相关的管理人员没有对固定资产进行合理的分配,将资产闲置不用,也造成了资产的利用率低下的现象。
(二)固定资产管理粗放
在固定资产的管理中,大部分学校并没有建立固定资产购入、使用、维护、更新等管理机制和内部控制机制,因此在清产核资中会发现,新购而未入账的资产、已报废的挂账资产大量存在。账目管理人员并没有对资产进行及时的登记,因此账实不符的情况给资产的使用和财务的管理带来了极大的困难。造成这些情况的原因包含三个方面:一是部分教学楼已经渐渐不再使用,年久失修,设备老化,缺乏管理。二是在购入固定资产的过程中不进行入账或是成本费用摊销,搞账外运营;三是相关管理人员任意变卖固定资产,造成固定资产的管理混乱。
(三)无形资产缺乏管理
许多学校并没有无形资产的产权管理机构,导致大量的专利权、专有技术、著作权都处在无人监控的状态。学校没有对无形资产的价值进行有效的评估,盲目将无形资产投资到外部单位或是校办企业,却并没有在账目中进行反应,造成了无形资产的隐性流失现象。
(四)产权界限不清
一些学校的产权界限的规划不清楚,经营性资产和非经营性资产在管理中混为一谈。在资产管理中,将经营性资产转为非经营性资产却并没有办理相关的手续,也没有按照国家的相关规定进行资产的评估和界定。因此在管理方面存在很大随意性,导致资产的所有权以及经营权难以划分清楚,也没有有效的指标体系对资产进行保值增值的考核,因此资产不仅不能得到保值增值,还会出现资产流失的情况。
(五)财务部门缺乏反映和监督
学校的财务部门在财务工作中没有充分发挥其反映和监督的两大任务,第一是一些学校的二级核算单位在核算财务账目时并不将核算结果与一级核算单位并账,财务余额也不进行上缴,导致了国有资产体外循环的现象,也就是所说的账外账。第二是一些学校对校办企业的投资,学校的财务账目并不进行反映,造成学校的账目有所遗漏的现象,因为一些学校的领导认为,学校在对校办企业的投资中,并没有直接进行货币形式的投入,因此企业所占有的资产还是归学校所有的。这是一种错误的看法,不论是否货币形式的投资,在进行资产管理时都属于对外投资,因此也需要相应的入账。第三是学校在进行财务的账目管理中,没有准确反应投资的收益,一些学校为了达到避税的目的,在财务账目的核算中并不体现对外投资的收益情况,甚至将该部分收益也列入事业投资的部分。由于学校的会计核算没有真实地反应学校的账目情况,因此财务部门也就不能很好地实施监管的功能,造成财务部门的监管效力缺失。
(六)审计部门没有发挥作用
在清产核资中,许多学校对于固定资产的管理也缺乏有效的内部审计监督,一些学校存在内部审计人员不足,审计部门形同虚设,对资产的购进、领用和报修等程序都没有进行严格的审计。对于固定资产的账目也没有进行定期的核查,无法对财务账目中存在的数据不真实、账目不齐全等现象及时发现,因此也无法采取相应的措施进行及时应对。
三、学校清产核资中问题的解决对策
(一)加强资产的内部控制管理
完善资产内部管理制度。固定资产的内部管理应该建立相应的完整制度,对固定资产的日常管理进行相应的规范管理。首先应该对固定资产的日常管理设置完善的管理流程,包括固定资产的盘点、分配、报修进行规范的流程安排,例如多久进行一次盘点,账目应该如何登记、如何处理,固定资产的分配原则设立,报修流程以及报修时间设定等,都应该制定相应的详细流程。在进行固定资产的管理时,严格按照流程开展,可以有效防止固定资产管理中出现问题。其次是对固定资产的购入和报废,也要遵循严格的流程,固定资产的购入要进行相应需求分析,然后由相关部门进行需求的审核,审核通过才能购入,防止购入不需要的商品造成学校资金的浪费。固定资产的报废要制定相应的标准,符合标准的资产才能进行报废,并且要进行相关流程的审批,防止私自变卖资产的情况发生。
实行管理人员责任制。将固定资产的管理进行相关责任的分配,保证资产出现损坏、丢失情况时能及时找到相关的责任人进行赔偿。资产管理人员的编制以及财务人员的编制都要科学合理,形成财务部门工作人员之间互相制约、互相监督的形式,防止一人身兼多职的情况出现,形成有效的财务内部控制形式。
(二)将资产分类管理
对不同资产进行分类以及产权的界定,然后进行分别管理。学校可以按照资产的作用进行资产的分类,例如按照实验设别、教学设备、科研设备、办公设备等进行分类,然后按照不同的管理方式进行相应的管理。同时对于经营性资产和非经营性资产按照国家规定进行区分,资产转型的过程要根据相关手续的办理,防止管理混乱的情况出现。
(三)加强财务部门的监督
财务部门要进行相关账目核算、核对工作,对于资产管理人员盘点的账目进行核查,资产的出入账目进行严格的核对和审核,保证资产账实相符,采购和报废符合相关规定,并及时入账和销账处理,从而使得资产管理的账目清晰明了,提升相应的管理效率。
(四)发挥审计部门作用
学校要对审计部门进行完善,在资产的管理方面发挥监督审计的作用,在资产的管理中对管理流程进行审核,防止违规操作出现,并定期核查资产账目,防止账目失真,或是不完整的现象出现,在发现问题时及时找相关责任人处理,避免造成学校资金的浪费和资产的丢失。
四、结束语
清产核资对于学校资产管理有着很大的帮助,学校要实行严格的固定资产管理制度,加强固定资产的日常管理,提升资产的利用效率,防止清产核资中发生问题。同时也应该加强对资产管理的监督和审计,保障学校资金的有效利用,避免因管理不善造成的学校资金浪费现象。
参考文献:
[1] 孙佩康,李茂兰. 以清产核资为契机加强高校的资产管理[J]. 新教育时代电子杂志(教师版),2014(36).
[2] 舒小燕,窦蔚. 做好清产核资工作顺利推进学校校办企业改制划转[J]. 行政事业资产与财务,2012(23):43- 45.
中图分类号:F234.0
文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2017)03-105-02
一、引言
国有资产管理是高等学校重要的基础工作,关系到学校的改革发展及战略目标的实现。近几年来,高等学校十分重视学校的国有资产管理工作,取得了很大成效,确保了这几年我国高等教育事业的跨越式发展。在肯定成绩的同时也应看到,高等学校的资产管理工作还远非尽善尽美,还有很多工作要做。特别是与学校财务工作密切相关的几个问题还比较突出,已经到了必须解决的时候。本文就这几个突出问题进行深入剖析,并给出笔者的建议。
二、几个突出问题
问题一:财务工作与资产管理工作脱节。在高校的内部管理职能部门之间,业务上关联度最高的恐怕就是财务处与资产处了。在办理业务的流程上就是上下游关系,比如固定资产采购业务,财务处下达了预算指标后,资产处负责办理采购手续,采购完毕后在资产处办理固定资a报增手续,再到财务处办理报销手续。整个流程基本上是在这两个部门之间走完。可见财务处与资产处业务的关联度有多高。但是如果两个部门之间的步调不一致,问题就来了,互相扯皮推诿,埋怨指责,严重影响办事的效率和效果。因此,为了避免这种情况,很多高校干脆就把财务处与资产处合二为一,成立了财务与国有资产管理处(比如中山大学、暨南大学等),减少不必要的行政成本,简化了办事流程,提高了办事效率,效果立竿见影。比较普遍的现象恰好是很多高校的财务处与资产处工作关系并不顺畅,甚至还产生很多问题,造成了财务工作与资产管理工作脱节。
问题二:价值管理与实物管理相脱节。高校的国有资产除了有它的实物形态(当然无形资产没有实物形态),还有它的价值形态。高校的国有资产实物形态和价值形态类似于一枚硬币的正反两面。常见的分工是财务处负责高校国有资产的价值管理,资产处负责实物资产的管理,二者各行其是。这样往往就会造成财务系统上的资产数与资产系统上的数字不相符。在财务系统上的国有资产是它的价值形态,按照会计科目的分类包括流动资产、固定资产、在建工程、无形资产和对外投资等;资产系统上的国有资产一般只包括固定资产,按照《高等学校财务制度》的分类,高等学校的固定资产一般分为六类:房屋及构筑物;专用设备;通用设备;文物和陈列品;图书、档案;家具、用具、装具及动植物。很多高校的资产系统上的国有资产除了这六类以外没有其他类型的资产。即便如此,财务系统上的固定资产金额与资产系统上的固定资产金额也难以一一对应。这种国有资产的价值管理与实物管理相脱节现象在很多高校都不同程度地存在。
问题三:重有形资产管理轻无形资产管理。无论是财务系统还是资产系统对无形资产的确认很不一致。《高等学校财务制度》第四十六条规定:“无形资产是指不具有实物形态而能为使用者提供某种权利的资产,包括专利权、商标权、著作权、土地使用权、非专利技术以及其他财产权利。”目前,很多高校都没有对无形资产进行确认入账,主要是高等学校对无形资产计量的依据不足,难以进行评估入账。由于历史原因,有些高校干脆就不确认无形资产。这与《高等学校财务制度》的要求是相悖的。在高等学校中普遍存在的问题是学校比较重视有形资产的管理,而对无形资产不太重视,实际上造成了资产负债表上资产总量被严重低估。
问题四:资产清查后账务调整比较随意。《高等学校财务制度》第四十四条“高等学校应当对固定资产定期或者不定期地进行清查盘点。年度终了前,应当进行一次全面清查盘点,保证账、卡、物相符。对固定资产的盘盈、盘亏应当按照规定处理。”近几年来,很多高等学校也进行了大规模的资产清查,审计部门进行的专项检查也要求高等学校要进行彻底的资产清查。清查的结果出来以后就要按照制度规定进行账务调整。这本属于一项正常的业务处理,但是一些高校的调账很随意,每年在财务决算发现账目不平衡时就任意对固定资产账目进行调整,比如对图书、家具的调整就比较频繁,并且调整的金额很大。这种为了平衡账表而作的账务调整既不严谨,也不严肃。
问题五:固定资产折旧难以落到实处。《高等学校财务制度》第四十三条:“高等学校应当对固定资产采用年限平均法或工作量法计提折旧。计提固定资产折旧不考虑残值。已提足折旧的固定资产,可以继续使用的,应当继续使用,规范管理。省级财政部门可以会同主管部门制定计提折旧的具体办法。”可见,《高等学校财务制度》要求对固定资产是要计提折旧的,除了文物和陈列品、图书、档案、动植物等以外,固定资产都要计提折旧。但是需要计提折旧的固定资产按照什么折旧年限和折旧率来计算折旧额呢?在《高等学校财务制度》中并没有明确规定。到目前为止,教育部和各省财政部门也没有专门对高等学校固定资产折旧问题专门下发文件。无形资产的摊销也存在类似情况。固定资产不计提折旧(或无形资产不进行摊销),最终的结果就会导致高等学校的财务报表中资产价值被高估。
三、原因剖析
存在上述问题的原因是多方面的,既有管理体制的问题,也有政策制度缺失的问题。笔者认为,高等学校自身能够解决的还是学校内部的管理体制问题,政策制度缺失的问题只能是由行政主管部门来解决。实际上,财务管理与资产管理是一对孪生兄弟,如果人为地把他们的职能进行分割,必然会导致行政成本和协调成本增加,造成内耗。一些学校现有的机构设置还是按照十几年前的制度设计的,目前已经不能满足高等学校现实的资产管理要求。财政部张少春副部长曾指出:“资金管理是价值形态的管理,资产管理是实物形态的管理,财政管理和财务管理中,历来都包括资产管理的内容。”
《教育部直属高等学校国有资产管理暂行办法》(教财[2012]6号)第八条规定:“高校应建立健全国有资产管理机构,履行高校国有资产管理职责。”财政部颁布的《事业单位国有资产管理暂行办法》(财政部令第36号)第四条指出:“事业单位国有资产管理活动,应当坚持资产管理与预算管理相结合的原则,推行实物费用定额制度,促进事业资产整合与共享共用,实现资产管理和预算管理的紧密统一;应当坚持所有权和使用权相分离的原则;应当坚持资产管理与财务管理、实物管理与价值管理相结合的原则。”这是第一次对高校资产管理与财务管理相结合提供了法规依据。《事业单位国有资产管理暂行办法》第二十条规定:“事业单位应当对实物资产进行定期清查,做到账账、账卡、账实相符,加强对本单位专利权、商标权、著作权、土地使用权、非专利技术、商誉等无形资产的管理,防止无形资产流失。”
从一系列的政策规定来看,高校资产管理与财务管理相结合已然是一种趋势。并且高等学校既要重视资产的价值管理也要重视资产的实物管理;既要重视有形资产的管理也要重视无形资产的管理。从高等学校自身出发,把财务处的职能和资产处的职能合在一起,后面的问题就迎刃而解了。对于确定固定资产折旧年限、折旧率等问题应由行政主管部门尽快出台相关规定。
四、几点建议
1.为了减少行政与沟通成本,提高工作效率,建议高校应尽可能将财务处与资产处整合在一起。《教育部直属高等学校国有资产管理暂行办法》(教财[2012]6号)第八条规定:“高校应建立健全国有资产管理机构,履行高校国有资产管理职责。”现在很多高校把财务处与资产处合并调整为财务与国有资产管理处,还有的高校行“大部制”,如中国矿业大学成立了财务部,包括了原来的财务处、资产处和招标办等职能部门。应该说这是一种高等学校管理体制和机制的创新,很多问题在这样的体制下会比较容易解决,这也更有利于高校财务管理与资产管理的深度结合。
2.建立和完善高校资产管理与财务管理相结合的信息化网络管理系统。《事业单位国有资产管理暂行办法》第四十五条规定:“事业单位应当按照国有资产管理信息化的要求,及时将资产变动信息录入管理信息系统,对本单位资产实行动态管理,并在此基础上做好国有资产统计和信息报告工作。”第四十七条规定:“各级财政部门、主管部门应当充分利用资产管理信息系统和资产信息报告,全面、动态地掌握事业单位国有资产占有、使用状况,建立和完善资产与预算有效结合的激励和约束机制。”当前的情况是,很多学校的财务系统与资产管理系统是相互独立的,无法互联互通,导致两个系统的信息不能共享。这与高校国有资产管理的现实需求还有相当距离。
3.要对高校资产管理进行建章立制。高校资产管理是一个十分庞杂的系统,要管好这个系统必须要建章立制。从资产的采购、验收(入库与竣工)、使用(含有偿使用)、盘点、处置到报废等环节,都要用制度管起来。《高等学校财务制度》第五十一条规定:“高等学校应当按照国家有关规定,建立健全资产管理制度,加强资产管理,按照科学规范、从严控制、保障事业发展需要的原则合理配置资产,建立资产共享、共用制度,提高资产使用效率。”《事业单位国有资产管理暂行办法》也对此作了相关的规定。
4.狠抓内部控制建设。高等学校的资产管理是高校内部控制建设的重要领域。《行政事业单位内部控制规范(试行)》第四十条规定:“单位应当对资产实行分类管理,建立健全资产内部管理制度。单位应当合理设置岗位,明确相关岗位的职责权限,确保资产安全和有效使用。”第四十四条规定:“单位应当加强对实物资产和无形资产的管理,明确相关部门和岗位的职责权限,强化对配置、使用和处置等关键环节的管控。”高等学校的内部控制建设特别强调对资产要实施归口管理,要明确资产的调剂、租借、对外投资、处置的程序、审批权限和责任,建立资产台账,建立资产信息管理系统,做好资产的统计、报告、分析工作,实现对资产的动态管理。可以说,如果高等学校的内部控制做好了,就可以为学校规避很多风险。
五、结束语
高等学校的资产管理是一个技术含量很高的工作,也是一个非常庞大的系统。单靠某一个部门很难把这个大系统管理好。学校管理层应以战略的眼光统筹谋划,让专业的人干专业的事,把财务管理与资产管理融合在一起,强化制度管理和内部控制,通过信息化平台把资产管理工作做好。
参考文献:
[1] 张少春.齐心协力扎实进取开创事业资产管理工作新局面[J].行政事业资产与财务,2007(6):13
[2] 事业单位国有资产管理暂行办法.新法规月刊,2006(9)