企业档案文件管理范文

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篇1

一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。

三、电子文件阶段

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。

关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。

机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：

其一，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。

其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。

其三，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。

篇2

一、施工单位在建设工程档案管理中的主要职责

1、实行技术负责人负责制，逐级建立健全施工文件管理岗位责任制。配备专职档案管理员，负责施工资料的管理工作。工程项目的施工文件应设专门的部门（专人）负责收集和管理。2、建设工程实行施工总承包的，由施工总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单位。3、可以按照施工合同的约定，接受建设单位的委托进行工程档案的组织和编制工作。4、按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕，再移交建设单位进行工程竣工验收。5、负责编制的施工文件的套数不得少于地方城建档案管理部门要求，但应有完整的施工文件移交建设单位及自行保存。

二、施工文件档案管理的主要内容

施工文件档案管理的内容主要包括：工程施工技术管理资料、工程质量控制资料、工程施工质量验收资料、竣工图四大部分。

（一）工程施工技术管理资料：工程施工技术管理资料是建设工程施工全过程中的真实记录，是施工各阶段客观产生的施工技术文件。主要内容包括：

1、图纸会审记录文件2、工程开工报告相关资料（开工报告表、开工报告）3、技术、安全交底记录文件4、施工组织设计（项目管理规划）文件5、施工日志记录文件6、设计变更文件7、工程洽商记录文件8、工程测量记录文件9、施工记录文件10、工程质量事故记录文件11、工程竣工文件

（二）工程质量控制资料：工程质量控制资料是建设工程施工全过程全面反映工程质量控制和保证的依据性证明资料。应包括原材料、构配件、器具及设备等的质量证明、合格证明、进场材料试验报告，施工试验记录，隐蔽工程检查记录等。

（三）工程施工质量验收资料：工程施工质量验收资料是建设工程施工全过程中按照国家现行工程质量检验标准，对施工项目进行单位工程、分部工程、分项工程及检验批的划分，再由检验批、分项工程、分部工程、单位工程逐级对工程质量做出综合评定的工程质量验收资料。但是，由于各行业、各部门的专业特点不同，各类工程的检验评定均有相应的技术标准，工程质量验收资料的建立均应按相关的技术标准办理。

（四）竣工图：竣工图是指工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。它是真实、准确、完整反映和记录各种地下和地上建筑物、构筑物等详细情况的技术文件，是工程竣工验收、投产或交付使用后进行维修、扩建、改建的依据，是生产（使用）单位必须长期妥善保存和进行备案的重要工程档案资料。竣工图的编制整理、审核盖章、交接验收按国家对竣工图的要求办理。承包人应根据施工合同约定，提交合格的竣工图。

三、施工文件的立卷

立卷是指按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷。

（一）立卷的基本原则：施工文件档案的立卷应遵循工程文件 的自然形成规律，保持卷内工程前期文件、施工技术文件和竣工图之间的有机联系，便于档案的保管和利用。

1、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件按单位工程立卷。2、施工文件资料应根据工程资料的分类和“专业工程分类编码参考表”进行立卷。3、卷内资料排列顺序要依据卷内的资料构成而定，一般顺序为封面、目录、文件部分、备考表、封底。组成的案卷力求美观、整齐。4、卷内资料若有多种资料时，同类资料按日期顺序排列，不同资料之间的排列顺序应按资料的编号顺序排列。

（二）立卷的具体要求

1、施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷，竣工验收文件按单位工程、专业组卷。2、竣工图可按单位工程、专业等进行组卷，每一专业根据图纸多少组成一卷或多卷。3、立卷过程中宜遵循下列要求：案卷不宜过厚，一般不宜超过40mm，案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。

（三）卷内文件的排列：文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前，请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸在后。

（四）案卷的装订：案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面，图标栏外露在外面。

四、施工文件的归档

归档指文件形成单位 完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交相关管理机构。

（一）施工文件的归档范围：对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

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一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。三、电子文件阶段

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。

关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。

机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：

其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。

其二，管理式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。

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2对于档案管理工作的具体工作及要求

多媒体工具的运用和标准化工作流程的的制定，提高了电力企业档案管理的效率，简化了档案查阅的复杂程度，但对于如何运用这些工具提出了一些具体要求，对此我们需要在日常工作中对员工进行培训。

2.1建立学习考核制度

有效提高档案管理的准确性、全面性、真实性和完整性，要求档案管理人员具备基础的电力工程建设知识，对多媒体工具的熟练运用以及标准化流程、步骤的熟练掌握，这离不开系统的培训与考核机制。首先，应制定档案室职员的学习规划，请专业的教师团体对档案员工进行培训，或科室内部培训。给科室员工制定详细的课程表、授课时间、及所学内容的规划，做到每一位职员都有学习新知识的机会与时间。其次，加强员工的考核机制。制定了职员的学习规划不代表职员能真正熟练掌握，因此需要我们建立考核机制，进一步激励职员学习的积极性。日常工作中做一些档案整理的实际操作练习，定期对员工进行考核，并记录到员工绩效。对于学不会和不肯学，以及积极性不高学不好的员工进行有效处理。对档案室的管理人员也提出新的要求，如何提高员工积极性，建立什么样的机制，怎么处理学不会、学不好、不肯学的员工都需要管理人员进一步探索。

2.2提高电力企业建设工程档案管理的意识

档案管理对于电力设施的运行，改建，设备升级，企业自身经济效益有着至关重要的作用，这一思想必须深入到每个员工的头脑。对于企业经济效益来说，如何控制成本、减少开支、如何保障自身权益、做到账目透明、如何记录企业真实的精神面貌、工作作风等，电力建设工程档案提供了有效凭据。从电力设施的运行、改建、扩建等方面来说，电力建设工程档案提供了有效依据。只有从根本上认识了这一点，电力工程企业才会真正把电力工程的档案管理做好。电力工程的档案管理不是一个档案管理室就能做好的，需要各个部门的配合与支持，需要电力企业的负责人有效重视。必须在全企业树立这一思想，把这一思想深入到每个员工的心中。提高认识，还需要我们建立遍及全公司的档案管理网络。加强各施工单位、各合同方的深入、有效沟通，统一各单位档案管理的标准，步骤，要深入到每一个施工单位，每一个设备厂商，每一个材料供应商。在电力建设工程开始，就要统筹各方，建立统一的档案管理网络，细化责任到个人，定期核定审查各部分的档案管理进度，做到有效管理。对于不配合电力工程档案管理的部门，不配合电力工程档案管理程序的个人，做出有效处理，整顿。以推动电力工程档案的透明化和标准化。

2.3如何应对电力施工过程中的不同步

在电力工程进行中，各施工单位的工作进度，难易程度都各不相同，加之建设工期较长，施工单位众多，工期不能统一，无形之中给档案的收集管理工作增加了很多负担。面对这一情况，需要我们时时做好档案的收集、审定、整理、验收的相关工作，细化到每一工程，做到一工程一验收。时刻追踪各项工程的进展情况，档案的收集整理验收要与工程进度保持一致。从工程开始的建档，到工程进行中的档案整编验收，再到每项工程竣工时的审定整理，再到全部完工时的档案汇总整理与验收归类，这四个过程缺一不可，必须做到实时追踪、实时管理、把档案管理从以前的最后一个环节，贯彻到整个电力工程施工项目的始终。

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随着网络信息技术的快速发展，计算机已经被广泛应用于社会生活的诸多领域，其功能的强大已经被人们所认识到，可以说现代人的生活已经无法离开计算机。在这样一个时代背景下，传统的文书档案处理方式显然已经无法适应企业快速发展的需要，而出现了种种弊端。因此，企业文书档案管理人员，必须要认清这一形势，将计算机技术引入到企业文书档案管理工作中，积极推进企业文书档案管理的信息化进程，如此才能够为企业的快速发展打下坚实基础。

一、企业推进文书档案管理信息化的意义

（一）可以实现信息共享

对纸质文书档案进行电子化处理之后，文书档案的储存方式发生了根本性的改变，再加上网络技术的广泛应用，我们就可以对文书档案进行随时、随地的检查，而且查准率非常高，这些优势都是传统管理方式无法企及的。传统的文书档案管理方式，大量有用信息被封存在文件柜之中，不但占用了大量资源，也使这些资料所包含的信息大量浪费。而且对于纸质文书档案的查找工作，也非常困难。实现文书档案管理信息化之后，档案管理就由原来的案卷级上升到文件级，管理途径也由原来的单途径上升为多途径，进而使文书档案的信息资源得到最大限度的开发。

（二）提高工作效率

企业实现文书档案管理信息化之后，计算机将被应用于文书档案管理工作的每一个环节，使文书档案管理工作者从繁重的档案管理工作中解脱出来。比如传统的文书档案管理工作，是将纸质的文书档案装订在一起，如果想要对某一份档案进行修改，必须要对整个档案进行拆卷重做，这势必会增加档案管理人员的工作量，使大量时间与精力浪费。但企业实现文书档案管理信息化之后，这种情况就不会出现。我们只需要利用计算机将需要修改的档案找到，使用键盘操作就能够完成对档案的修改，既省时，又省力。而且对于文书档案工作的收集、整理、储存、统计以及借阅等工作，我们都可以借助计算机来完成，使文书档案管理工作的效率大幅度提高。

（三）加快了信息传输的速度

传统文书档案的长距离传递主要依靠的是邮政系统，传送的时间也无法确定，而且传递的过程中，一旦发生了丢失的情况怀，将会为企业带来无法弥补的损失。实现文书档案信息化管理之后，文书档案就可以以电子文件的方式进行传递，不但提高信息传送的速度，同时也保证了文书档案的安全。

（四）电子档案的储存更加稳定

电子档案与纸质档案相比，不但质量轻、寿命长，而且更容易保存。比如纸质档案在高温、酸、氧化剂、潮湿的情况下，可能产生水解或者是氧化反应，这势必会给企业带来不必要，也无可挽回的损失。但电子档案就不同了，随着计算机网络技术的快速发展，我们可以根据不同的实际需要，而选择不同的载体，比如移动硬盘、光盘以及U盘等等，及大的方便查阅与携带。

二、实现企业文书档案管理信息化的建议

（一）打造文书资料的“收集网络”

通常情况下，很多企业都有年底收集、整理文书档案的习惯，年底的时候，企业各部门都比较忙碌，这一时间进行文书档案的收集与整理工作，显然是不妥的。因此，企业需要将年度收集转变为平常收集。企业必须要建立独立的文书档案管理部门，部门工作者可以是从其他部门抽调出来的，也可以是企业招聘来的，同时在企业的每一个科室再安排一名兼职文书档案管理人员，从而组成一个文书资料“收集网络”。文书档案管理部门负责整个企业的文书档案收集工作，而各科室的文书档案管理人员则负责科室的文书档案收集工作，将每日收集到的文书资料以周、月、季度统一上交到文书档案管理部门进行保管。文书档案资料在收集的过程中，必须严格登记，这样才能够做到有据可查，相关责任人要检查好文件资料的完整性，并且要保证文书的字迹、纸张是符合相关规定的。文书档案管理部门收到科室上交的文书档案之后，要进行妥善管理，可以根据实际需要，预备出不同的档案盒，将上交的文书档案分类别的进行存放。

（二）将信息系统的内、外网进行隔离

为了保证电子文书档案的安全性，有必要在信息系统的内网与外网之间，构建出一条物理隔离带，以保证内网所储存的资料的安全。第一层隔离带依靠的是路由器，我们可以对路由器进行安全设置，从而过滤掉补屏蔽的IP地址。或者是先屏蔽全部IP地址，然后有选择性的放行一些IP地址进入内部网络系统。第二层隔离带依靠的是防火墙。现阶段，大部分防火墙都具有认证机制，只要设置防火墙之后，我们就可以对进与出的网络数据进行实时监控；阻止一些禁止操作；对通过防火墙的一些信息、内容以及活动进行详细的记录；对用户的访问行为进行实时监控；对攻击网络的行为进行检测，并发出警报。

（三）加强文书档案管理人员的素质建设

网络技术的进步对于文书档案管理的信息化建设有着重要影响，但是人员仍旧是文书档案管理的信息化建设的关键所在。因此，想要推进企业文书档案管理的信息化建设，首先要完成管理人员的“信息化”建设。企业可以采用培训的方式，培训的内容要包括计算机网络技术、档案学以及相关软件操作等等，同时还要鼓励文书档案管理人员进行自学，帮助他们树立终身学习的意识，如此才能够使档案管理人员的意识与技能共同进步，以适应计算机网络技术的快速发展。除此以外，还需要加大对档案室的硬件设施的投入，这样文书档案管理人员所学到的知识才能够有用武之地，文书档案资料的价值才能够更深入的挖掘，从而为企业发展而服务。

综上所述，随着现代科学技术的快速发展，传统的文书档案管理方式已经无法适应现代企业快速发展的需求，迫切需要我们运用计算机网络技术，实现文书档案管理的信息化，从而满足人们的查询需求与借阅需求。我们可以从打造文书资料的“收集网络”； 将信息系统的内、外网进行隔离；加强文书档案管理人员的素质建设等三个方面入手，推进企业文书档案管理信息化，从而使文书档案发挥出其应有的价值。

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高校档案管理的确立不仅包括了入学之初的学籍信息、在学校学习期间的德育素质的积累及其文化科学水平的提升，同时也记载了在学生成长的关键时期其心智与思想逐渐完善的整个历程。这是一份没有经过任何修饰的成长记实录，是一份宝贵的信息档案。通过对其进行完整的数据及文件记录，企业用人单位可以很好的了解学生在学校期间的行为表现，从真正意义上体会其思想的全面性，并依此为依据，考察其是否符合岗位的基本需求。

（二）高校档案管理有着其本身存在的权威性，具有较强的参考价值

高校档案管理的保密性及其实行的档案转接制度，大大减少了档案信息被篡改的可能。即使需要档案资料信息的修改或者将其开封也需要相关部门出具各种证明来证明其合理性，而这些都会有相应的较为详细的记录。因此，高校档案有着其特有的权威性与不可质疑性，具有较强参考价值的同时也被用人单位视为学生在学校表现的唯一可靠凭证。

（三）高校档案管理的存在为企业招聘与学生的择业提供了双向的机会

我国教育模式与就业机制的转变使得原有的就业体系逐渐被新时期供求关系失衡下的双向选择取代。一方面，企业在人才招聘时得到学生的唯一也是第一手资料就是高校毕业档案，如果档案记载中学生表现良好，符合岗位需求，那么面试机会随之而来，反之，一旦文件档案记载内容与用人单位需求有着一定的冲突，那么也就意味着这个工作机会也就失去了。因此，作为用人方与应聘者之间的单一媒介，高校档案在很大程度上成为了决定学生就业成功与否的关键。

二、我国高校档案管理在企业人才队伍组建中存在的主要弊端

（一）学生档案保存与调动缺乏相对明确的管理规章制度

一方面，为了提高高校就业率，一些学校针对学生在校表现进行了档案“修正”，更改原有不良行为记录的同时也将许多与学生就业有关的证书等放入档案内，导致档案在高校保存期间已经缺乏了原有的准确性。另一方面，高校毕业生档案的存档内容大都涉及其入学的材料、在学期间所得奖励，有无记过处分、党员身份证明等，这些资料的添加有着一定的客观存在性，但从这种角度来看往往不能很好的了解到学生在校期间的种种表现。我国现阶段的档案管理工作仅仅对学生长大那一时刻取得的成就进行了封档保存，而完全忽视了在其成长过程中心路历程的艰辛，从而导致高校档案在学生就业中产生了相对较差的可参照性。

（二）高校档案在转接管理中存在严重的混乱现象

高校学生毕业后面临着繁重的档案转接问题。第一，毕业生在找到工作后就需要将档案转到企业内部，然而由于缺乏相对明确的档案意识，档案转接时没有准确的企业地址或者档案已经转到企业但找不到相关部门接收。第二，毕业生频繁的更换工作，档案投递地址一栏如果随意变动必然导致档案的丢失。第三，一些外地学生在校期间已将户口转至学校所在地，然而毕业后却将档案转回原籍，户口与档案所在地出现了分歧，如果不及时做好处理，很可能使其档案逐渐发展成为不明档案，这些都为档案管理工作的转接增添了不必要的混乱因素。

三、企业人才队伍组建对高校档案管理的基本要求

（一）创建完善的高校档案管理体系

一方面，针对学生的档案管理明确制度，将档案记录的范围扩展到学生在校成长经历等范围，以便用人单位进行参考。另一方面，针对一些学校修改后的“伪档案”，相关政府部门要做到实时的监督，使其透明化，尽量保证档案在校管理期间的科学准确性。

（二）加大对社会档案转接部门的资金及政府支持

高校学生毕业期间是档案转接的高峰期，也是以档案为媒介建立校企联合制度的关键时期。因此，政府要在此时给予相关档案转接部门适当的资金及政策支持，以确保档案转接的准时与顺畅。此外，相关档案部门有必要成立专门的督查小组，针对转接出去的档案进行有效的核对。一旦发生档案地址骤然改变或者其他纰漏就可以做到及时的更正，从而在很大程度上保障了毕业生的利益，同时也确保了企业人才队伍组建中人才选拔的可靠实施。

（三）在原有档案管理的基础上进行档案关系的定向信息反馈

第一，企业对招聘人员进行职位表现的直接反馈，学校或者相关部门应将其填充到档案中，以便于以后用人单位的查阅。第二，高校也可以针对反馈信息对学生的培养方案进行适当的调整，真正实现高校与企业人才的无缝对接。第三，各大高校学生也可以根据学校已得到的反馈信息，总结其自身的缺点，重新确立就业目标。从某种角度爱看，这也是高校档案管理制度为企业人才的选拔做出的成功战略变革。

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二、创新是人事档案工作发展的时代要求

档案事业的发展离不开创新，只有通过档案工作的创新，才能适应社会发展的需要。信息化时代企业人事档案管理只有服务于社会，跟上未来发展的步伐，才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要，促进档案事业可持续发展。1.从服务方式上创新。按照国家有关规定，人事档案的密级定为“秘密”级以上，这便给人事档案蒙上了一层神秘的面纱，为提供利用设置了重重关卡，使人事档案工作的服务内容趋于闭塞。“以人为本”、“为人民服务”是档案工作的中心所在，首先要服务好人，才能做好管理工作，要使档案工作的作用充分发挥出来，档案服务方式必须有所创新。人事档案管理实现信息化、网络化，能更多地体现出人事信息的自动化、实时化与开放化。建立人事档案信息数据库，在企业局域网内部进行数据共享，使人事档案不再神秘，每个人都可以在权限范围内，自由查阅自己的基本信息和其他相关信息。档案管理从闭塞走向开放，从以往的纸页翻阅到如今的网络即时检索查询，人事信息数据只需要一次录入就可以多次反复利用，大大提高了档案管理人员的工作效率。2.人事档案对企业未来发展的作用。对人事档案管理的形态要有所创新，不能始终局限在接收、整理、转递等传统的工作形态，要发挥人事档案的作用，主动分析人事档案信息，较全面、历史地再现各类人才的面貌、特点以及专长，有助于从人事档案中探索人才成长规律，更好地发现、培养和使用人才，并为企业和部门合理地推荐优秀人才，使得各类人才扬长避短、在企业发展建设中充分发挥才能贡献自己的力量。人事档案作为考察和了解人才的重要依据，有助于企业开发人才资源，以适应企业发展对人才的广泛需求。如果没有详细的人事档案信息分析，我们就无法清晰地了解企业整体的人才储备情况，也就无法进行科学的预测。由此可见，做好企业人事档案工作，对于人力资源需求预测是至关重要的。所以，企业人事部门要以企业人才队伍建设为立足点，做好人事档案管理和人事档案信息综合分析，为企业人力资源管理提供有效的服务。

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一、现代企业档案管理的职能意义

档案管理工作内容包含了记录企业上下、生产前线或后勤等一系列资料信息，同时记录着相关财政收入和支出的财务档案；行政文书和企业印章的保存、管理，行政工作登记备案的行政档案；工作人员基本信息与人员流动情况的人事档案；记录相关产品研究资料的研发档案等。一言蔽之，档案资料载录着企业发展的各个印记，是企业展现其历史与案例的重要平台，是解决新问题、应对新挑战的咨询手册，也是制定未来发展战略规划的指南针。同时，每一档案都各有其收录与管辖范围，且中心内容已各不相同，但却都与企业发展与运作密不可分，必须予以高度重视，采取规范化管理，借以严谨的发展观推动企业档案管理整体水平的提高。

二、企业档案管理工作中常见问题

结合笔者多年工作经验，现代企业档案管理工作过程中的常见问题主要集中在下述几方面：其一，是档案利用方面。由于社会经济发展迅速，社会改革不断推进，从而衍生出社会各界对档案的要求亦不断提高，因此企业在档案收集工作中遇到的问题越来越明显，尤其档案收集与利用之间脱节严重。例如，企业在进行运营或执行方案研讨时，通常较少、甚至从不在以前存留下的类同档案，或是已探讨的档案中寻找方案或依据，由此导致大量事宜进行重复研究，不仅在人力、物力与财力上造成了浪费，同时亦有碍于方案的及时执行，从而影响单位整体运作。其二，是队伍建设方面。随着档案管理信息化程度不断纵深发展，为档案管理提供了先进的科技手段，也对档案管理人员提出了新的要求。但大多企业在市场经济的调控和竞争之下，一直都将发展战略重点投放在经营上，对待档案管理工作的态度普遍徘徊在一种“可有可无”的形态中，导致愿意投身档案管理事业的人员逐年减少，即便在岗人员，也因长期缺乏专业培训而致使业务能力无法适应档案管理工作的发展需求。

三、完善企业档案规范化管理的工作策略

（一）健全档案归档制度规范。档案规范化管理是企业档案管理工作开展的重中之重，对其管理制度的制定必须予以严格审视，参照实际情况与需求可能性，以及权衡各部门、各对象受众的利益。比如，制度应对档案管理工作的每一环节作出明确的分工指引，如具体的工作细则、详细的管理要求、人性化的奖惩措施、完善的应急预案等。此外，还应对档案的复印、备份以及保密等手续予以严格限定，以提高档案管理人员的警惕性，降低工作失误风险。

（二）提高管理队伍素质。因档案资料收集与管理是一项专业性较强的工作，新上岗的人员必须接受一定时期实习才能完全胜任，对此，企业要根据档案管理工作实际，配备相应的档案收集人员，并确保其工作相对稳定，以为企业档案管理工作的长足稳定储备人才资源。工作实践亦证明，保障企业档案收集人员工作的连续性与稳定性，不仅有利于企业对档案管理队伍的培养，更有助于档案管理人员工作效能的发挥。

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一、前言

近年来，城市建设迅猛发展，建筑施工企业施工项目不断增加，形成了大量的基建档案资料。作为建筑施工项目管理的重要组成部分，基建档案反映了建设工程施工过程、管理过程、质量状况，也是建筑工程后期维修，扩建、改造的重要档案资料，可由档案资料总结出改进提升施工管理经验，进一步提升企业核心竞争力，基建档案的妥善保管和利用，势必为企业高效发展的提供助力。

二、基建档案管理工作中存在的问题

1.基建档案归档不及时

按照制度规定，一般情况下工程档案资料应从工程项目竣工验收之日起3个月内向档案室移交，但实际操作中却很难在规定期限内实现。工程建设过程中，各类资料分散在不同人员手中，过程中未系统性形成档案资料，当工程即将完工时，大部分工作人员都陆续撤离了施工现场，资料一时难以找齐；另外，基层项目上一般只配置资料员而没有配置专职档案管理人员，导致后方专职档案管理人员很难了解到前方施工项目哪些已经具备移交条件，致使档案接收工作处于被动状态。

2.基建档案资料不齐全，复印件比重偏高

档案资料不齐全不完整，是建筑工程档案存在的主要问题。工程项目管理较好的单位归档率能达到百分之八十至九十，过程管理较差的施工单位甚至存在施工许可证、安装及质量证明文件不齐全，施工主材进场合格证、主材实验文件等工程档案缺失的情况。有些项目原件制作份数不够，在满付业主单位和城建档案馆后，交本单位档案室只有复印件，曾经对四川华西集团公司承包部移交的一个项目工程档案做过一次统计，复印件率达到62%。而复印件在法律诉讼中不被认可，因此，高复印件不利于日后工程档案利用、企业经济利益的维护。

3.归档文件质量有待提高

移交的工程档案质量有待提高，很多资料中施工记录不真实、不准确、不规范，部分资料有明显事后补填痕迹，有些资料存在工作人员随意代签现象，导致资料归档后失去了利用价值。

三、出现上述问题的原因

1.施工单位对档案归档工作重视程度不够

（1）思想重视程度不够。在很多企业里，档案管理工作“讲起来重要，心里面次要，做起来不要”的现象相当普遍，由于资料整理琐碎，施工现场工作繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，资料整理处于被动应付状态，不认真进行督导检查，到移交阶段时才发现工程档案管理一塌糊涂，资料大量缺失，无法弥补。（2）追求经济利益，人员配备不足。有些企业连起码的专职档案管理人员还未配备，还有些企业只是办事员兼职或代管；个别企业领导还把本单位的档案员当作“吃闲饭，不创收”的闲杂人员，收入待遇列为二等公民，严重打击档案人员的工作积极性。

2.缺少管理机制和相关制度，日常管理混乱

现行的工程档案规范与制度较多侧重建设单位和城建单位的归档范围和要求，对于施工单位来说，档案缺少统一的制度、标准和要求。施工单位在竣工后为了尽快办理结算，将完整的档案资料移交业主及城建档案馆，造成本单位档案室无法收集到完整的档案资料。在项目建设过程中，专业档案管理人员对现场资料员缺少必要的业务指导，导致资料员不了解本单位档案室应该保存哪些资料，有些项目施工工期较长，人员变动频繁，重要资料存在遗失或被带走的可能，导致资料收集不齐全。

3.缺少复合型档案管理人才

资料员有一定的建筑工程专业的知识，但缺乏档案管理业务知识，只进行资料收集，而不能形成档案，资料收集和归档不能较好地结合起来，影响了建筑工程文件档案的整编与管理。

四、做好基建档案管理工作的方法

1.企业重视档案管理工作

目前建筑市场竞争激烈，提高经济效益为企业的当务之急，档案工作短期利益不明显，致使档案工作在建筑施工企业里得不到重视。现阶段，工程实体的质量越来越受到国家各级部门的重视，竣工档案的重要作用也日显突出，企业要长期发展，必须保管好工程档案资料，改变观念，确立档案是企业的重要资产的观念，投入必需的人力、物力、财力，过程中做好档案工作，实行领导负责制，切实加强领导协调作用，提高重视程度，立足长远，以维护企业经济利益。

2.建立健全制度建设

健全的档案管理制度是做好工程档案管理的基础，为了加强对工程建设各阶段资料的有序管理，保证归档资料及竣工图纸的准确、齐全、规范，提高档案管理人员工作规范性，企业应根据国家对现场施工档案的具体法规要求，结合企业自身特点，制定与企业发展相适应的档案管理制度，实现制度管档。

3.创新档案管理模式

在传统的档案管理中，企业相关部门移交多少资料档案室就接收多少资料，不移交就视为没有，这种管理模式的弊端在于档案管理员责任心不够，造成项目档案资料收集不齐全。站在服务企业发展角度上看，必须要发挥档案室信息中心的作用，档案管理工作需要改变以往被动接收的档案管理的模式，创新档案管理手段，强化过程控制，加快档案管理实施，采用管理与服务的模式。（1）前期介入控制档案部门专业人员要提前介入施工项目过程管理。在工程准备阶段，档案专业人员要深入基层，到施工项目部交底档案管理注意事项，把档案管理方面的规定、要求向资料员和相关部门进行宣传，制定工程档案归档程序手册，明确施工各阶段档案收集范围及归档份数及具体要求。落实责任，做到预防为主，避免档案资料移交时出现大量复印件。（2）中期跟踪服务基建档案的收集与工程进度同步，档案人员应及时了解工程计划、规模、进展，资料员变动等，经常与项目上兼职档案员沟通联系，采取追踪、分阶段收集、强制性收集等方法，使档案的跟踪收集工作从工程动工开始就与工程同步进行，避免出现档案缺失现象。（3）后期监督检查监督检查是做好档案管理工作不可或缺的一个环节，其目的不仅仅在于检查档案归档情况及质量，更在于强化施工项目部及兼职档案人员对档案工作重要性的认识，固化档案管理模式，进而提高档案管理工作水平。（4）实行奖惩激励机制激励机制产生效应远远大于管理本身，企业可以组织考评，建立奖惩分明的激励机制，对档案工作做得好的单位给予经济上的奖励，对管理混乱的单位实行处罚，或实行单位内部的归档保证金制度，可以充分调动各方对档案管理的积极性，提升各单位对档案管理的重视程度。4.加强培训力度，培养复合型人才档案管理工作是一项科学性、管理性工作，档案管理人员需要高业务能力、高责任心的职业素养。施工现场多为资料员担当兼职档案管理员，缺少档案管理专业能力，资料员要做好工程项目档案管理工作，就必须加强档案管理专业知识的培训与学习，并对其进行考核，培训出既懂建筑专业知识，有丰富现场项目资料收集经验，又了解档案管理的复合型人才。

五、结束语

综上所述，建筑工程档案资料的有效管理是整个建设项目不可缺少的重要组成部分，施工企业做好基建档案管理工作，需要单位领导层的高度重视，需要专业档案人员转变思路，勇于创新管理模式，深入基层强化管理，还需要现场资料员提升档案整编职业素质并做好配合工作。

作者:陈明 单位:四川华西集团有限公司

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建立健全比较系统、规范的文明单位创建活动档案，对于回顾历史、总结经验、指导工作，深化创建活动，促进文明单位各项事业的发展有着深远的意义。

一、加强精神文明建设中照片档案的收集、整理和保存工作

精神文明建设照片是精神文明建设文字档案的补充，是一种特殊载体的档案，精神文明建设照片档案的收集范围主要记录本单位开展文明单位建设活动、群众文体活动、上级领导关怀、取得的重要工作成果和重大事件等，这种以摄影为主要反映方式的、具有保存价值和反映本单位精神风貌的照片是精神文明建设档案的重要组成部分。精神文明建设照片的整理可按照片档案全宗档案编目要求编号，单独存放和整理。都应对每张照片单独编号，并对拍摄照片背景信息进行文字说明，文字说明至少应包括拍摄年度和具体时间、地点、人物和事由，概括揭示照片影像所反映的全部信息，不能简单的利用重命名的方式对拍摄照片标记后刻录保存，

要做数码照片数据备份和数据恢复工作 ，确保数码照片档案管理的信息安全，数码照片的保存也可刻录成光盘、磁盘脱机保存，可以用备份和数据恢复的方法保证档案管理系统在遭受到病毒等攻击时，原始数据不被丢失或损坏，从而避免文件被毁坏造成的巨大损失。

照片档案是企业精神文明建设不可缺少的重要组成部分，照片档案可以真实的将事情发生的场景展示给大家，比文字更具有直观性，是企业活动的真实记载，是企业宣传的窗口。

二、加强精神文明建设档案管理系统，实现档案电子化

档案信息化建设是新时期档案工作的一项重要任务，是档案事业发展适应时展的必然趋势。电子档案系统是实现各类电子文件归档、整理、编目、查阅、统计、备份和系统日志记录功能的自动化管理系统，把档案中各类档案纸质实体转化成电子文件加以管理，纸质档案数字化后，使纸质档案与电子档案完全一一对应，就可用数字化产品代替原件提供利用，从而起到不动原件、保护原件的作用。

一是将档案管理信息数据网络化，形成一个完整的信息系统，发挥档案整体最大信息效益；二是加强电子档案管理系统检索功能，只有建设具有齐全完整的电子档案管理系统，才能真正达到完全通过电子件利用档案，而档案的检索功能才能使档案管理系统发挥最大利用效果。三是加强电子档案管理系统的安全管理，通过跟踪日志、备份数据、建立防火墙和更新防病毒软件等技术手段保障系统安全。

三、工作创新是新时期精神文明建设档案工作的需要

创新是社会发展的必然要求，适应新时期精神文明建设新要求，在变革中求发展，在发展中求创新，才能推动精神文明建设档案管理工作科学、规范发展。开拓创新是引导社会前进的强大力量，是我们适应新形势、认识新事物的思想武器，作为精神文明建设信息资料收集、保管存放和开发利用的档案部门，面临着管理现代化、需求多样化、信息网络化等多方面挑战，如果忽视档案管理工作的创新，档案工作就会落后于新形势的发展，无法为文明单位的发展提供有价值的参考资料，无法满足新形势下精神文明建设的新要求。

要想工作有创新必须有新举措，加强对档案管理者培训的创新工作，每年要对档案人员进行一次业务培训，鼓励档案管理者参加各种继续教育课程学习，通过培训全面了解档案工作面临的新形势、新任务、新要求。

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二、企业档案管理实践中的问题

企业的档案管理工作是企业管理的重要内容，对企业的生产经营具有重要的指导作用，因此为了促进企业档案管理工作的良好发展，推动企业的进一步完善和成熟，必须认识到企业档案管理的重要性，把握档案管理中存在的问题，并针对这些问题采取积极有效的措施，解决问题，推动档案管理工作的顺利开展。以下将从档案管理中存在的问题着手，针对其不足进行一一阐述。

1.档案管理的意识不强

我国目前的企业档案管理工作中明显存在的问题是企业对档案管理的认识不够到位，对企业内部资料和档案的归纳和整理工作做的不够细致，所以资料和信息常常出现缺失和损坏，不利于企业档案的保存和管理，在一定程度上让档案管理的难度大大增加。从大多数企业的生产经营来看，我国的大部分企业更加注重企业的生产，往往容易忽略企业的管理，因此在档案的管理上，常发生管理不够标准化和规范化，档案资料不够完整，重要信息流失等情况。这样一来，档案管理的意义和作用没有真正发挥出来，不能够服务于企业。

2.档案管理人员缺乏

目前，企业大多存在档案管理工作人员缺乏的问题，多数档案管理工作者的综合素质不高，没有系统学习过档案管理的理论知识，因此在开展工作时不能够将工作落实到细节，部分档案管理工作者大多是兼职，不能够一心一意的服务于档案管理。再加上档案管理工作的薪资待遇较低，因此鲜少有人能够长期在这个岗位上工作，人动给档案管理增加了难度，不利于档案的整理和延续。

3.档案管理制度不够完善

部分企业建立了档案管理的相关制度，但随着企业的创新和发展，档案管理制度渐渐落后，大多数企业的档案在收集和整理方面存在问题，没有健全的管理制度为支撑，常常出现档案流失、档案的借阅不符合程序、档案被随意更改和涂鸦。与此同时，企业的档案大多没有真正用到实处，员工对企业档案的了解不够透彻，企业对档案的宣传不到位，导致档案大多被收藏，鲜少被利用。

4.信息化档案管理有待完善

信息化的发展为档案管理提供了一个契机，但目前的档案管理工作没有将信息化建设落到实处，没有重视信息化建设，不仅资金人力物力的投入力度较小，而且缺乏相应的制度体系作为保障和依据，也没有充分应用档案管理的硬件设备，更缺乏信息资源的开发和利用，这些因素都在不同程度上阻碍了档案管理的信息化脚步，抑制了档案管理工作的创新发展。

三、应对企业档案管理问题的对策

我国目前的企业档案管理工作仍然不够完善，存在一些问题和不足，而这些问题不仅会影响档案管理工作的顺利开展，同时也会给企业的生产经营带来不良的影响，因此，为了实现企业的进一步发展和革新，需要采取有力的措施改善档案管理中的问题，本文将从档案管理制度的完善、档案管理人员的素质的提高以及信息化档案管理的加强等方面，来分析解决档案管理工作问题的对策。

1.提高对档案管理工作的重视

要让档案管理工作在企业内部和谐发展，首先要认识到档案管理工作在企业的管理工作中是一项重要的基础性工作，对于整个企业的发展而言意义重大，作用突出。因此要提高对档案管理工作的重视程度，加强企业员工的档案意识和管理意识，让企业的每一位员工都认识到档案管理的重要性，明白档案管理工作是企业管理中的重点内容。此外，还要积极努力的创新和改善档案管理工作，争取企业各上层领导的重视和支持，在企业领导的监督和管理下，打造现代化的企业档案管理体系。

2.提高档案管理人员的专业能力

档案管理中不可或缺的一项重要内容是档案管理的工作人员，管理人员的专业能力和技术水平和档案管理工作的水平及质量息息相关，密不可分。因此档案管理工作要重视对管理人员的培养，通过培训、进修等方式，提升管理人员的专业能力和技术水平，提高管理人员的工作积极性，从而实现管理人员整体素质的提高，为档案管理工作提供可靠的人力支持。随着社会经济的发展，科学技术的进步，我国大部分企业有了突破性的进展，因此企业的档案管理工作也需要顺应时事，跟随企业发展的脚步，不断创新和完善，用更高的标准来要求档案管理人员的专业能力，培养高素质、高水平、高能力的档案管理人才，适应不断变化的企业档案管理工作。

3.完善档案管理的相关制度

完善的档案管理制度体系是确保管理工作能够顺利进行的依据和支撑，为了让档案管理工作更加规范化和标准化，需要完善企业的档案管理制度，将档案管理统一进行规范和管理，在进行资料归档时，要求资料和信息数据必须完好无缺，并且准确性要高，让档案管理工作时刻保持规范，从而根据相应的规章制度进行有序的管理。此外，档案管理工作还应该顺应时代要求，以科学合理有序为原则，建立相应的管理制度体系，根据档案的不同门类进行统一的管理，确保企业的档案管理工作能够做到有章可循。

4.推动信息化档案管理

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企业声像档案是企业音像档案和照片档案的统称，是指企业各部门或个人在从事各种活动中直接形成的对国家、社会和企业有保存价值的照片(包括底片、反转片)、影片、唱片、录音、录像等不同材料为载体并辅以文字说明的历史记录。它一般以照片、底片、录音带、录像带、CD盘片、VCD盘片、DVD盘片等不同材料为载体，以影像、声音为主。是一种特殊的文字材料，是一种特殊载体的专门档案，声像档案是企业档案的重要组成部分。

一、企业声像档案管理工作存在的问题

1.思想认识上的模糊。企业在思想认识上存在两大误区：一种是在日常工作中，部分领导和有关人员根本不了解什么是声像档案，误以为只有上级来文和红头文件才是档案，在各种公务活动中形成的照片、光盘、磁带首先在思想认识上就未引起重视，所以在完成公务活动后，不进行归档保存。第二种是一部分摄录人员认为在公务活动中谁拍的照片就归谁，是自己的“知识产权”，应用完毕后怎样处理属于个人行为。由于思想上的模糊，导致部分声像档案长期在个人或科室内部保存，随着人员的变动和机构的变迁，造成声像档案的失控和流失。

2.档案意识不强，声像档案难以及时完整归档。声像档案具有较强的实效性和特殊的归档管理要求。例如照片档案主要由底片、照片以及文字说明组成。如不及时归档。随着时间的流逝，摄影人员自己也难以追忆齐全和表述准确。一张照片如果没有文字说明材料，其使用价值就大为逊色，甚至失去利用价值。原底片是照片档案的最原始材料，也是照片档案的重点部分。但是企业有积存照片未归档，且多数照片、底片已分家或无底片，文字说明更难说清。

3.管理制度不健全，声像档案未实行集中管理，甚至归档了的声像档案由于管理制度不到位，档案人员缺乏责任感，使部分声像档案在借阅过程中丢失。

4.保管条件差，声像档案难以长久保存。声像档案是一种特殊的文字材料，是一种特殊载体的专门档案。因而其保管条件比纸质档案要求更高更严格，但一些企业不具备恒温、恒湿、防磁等保存要求，致使一些磁带受损，照片变黄褪色，底片粘边变质，失去了应有的保存价值和利用价值。

这些问题的存在，很大程度上影响了企业档案信息资源的开发和利用，甚至会给企业造成不必要的损失。

二、加强企业声像档案管理工作的建议

1.提高认识，加强对企业声像档案管理工作的宣传。企业声像档案是企业生产、经营活动的真实记录，具有很强的原始性和记录性，同时声像档案又具有其他档案无法替代的生动、形象的历史记录。完整的、规范的企业声像档案对提升企业形象、反映企业文化，更好地促进企业的良性发展具有重要意义。所以，企业要加强对《档案法》、《企业档案管理规定》、《照片档案管理规范》的宣传，提高对企业声像档案管理工作重要性的认识。一要向企业领导宣传。抓住一切有利时机向领导宣传有关法律法规和生动的企业声像档案的利用事例，争取企业领导的重视和支持。二要向企业声像档案的形成和管理人员宣传。宣传企业声像档案的整理归档及管理要求，保证声像档案的妥善、长久保存。