电子档案管理基础范文
时间：2023-07-14 09:44:52
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篇1
（一）纸质档案名目规格各异，整理、分类、归档难度较大
国库会计档案因不同时期经办的业务种类不一，如乡（镇）金库设立时的各类档案，国债实物兑付期的各类凭证、报表，各个时期收集、整理、归档的档案名目各异，规格各异，数量庞大，加之国库经办人员的新老更替，现有档案管理人员对历史业务的陌生等因素影响，给国库纸质档案的整理、分类、归档带来的难度较大。
（二）档案管理办法几经更替，持续性、完整性不高
根据中国人民银行新的档案管理办法要求，各极分支机构应按照新办法，新的保管期限，完善会计档案管理流程，组织开展会计档案清理工作，银发(2005) 309号文件印发的《中国人民银行会计档案管理规定》同时废止。至此，人民银行的档案管理办法已几经更替，会计凭证、账簿、报告、登记簿及其他会计资料的保管期限数次变更，部分档案已依据原有的管理办法进行销毁，致使现有国库会计档案的持续性、完整性不高。
（三）部分纸质档案时间久远，字迹模糊，修复难度大，不易长期保管
国库会计档案从人民银行履行经理国库职能时就已产生，至今已有二三十年，时间久远，受当时手工编制、纸张质量、打印和复印的清晰度等因素影响，部分档案字迹模糊，辨认难度大，不易长期保管。另外随着人民银行办公楼的新建、维修、改造项目的实施，国库会计档案多次搬移，纸质档案破损比较大，新的档案管理办法要求，各级分支机构及时修复保管期内有破损的会计档案，但部分档案破损严重，修复、保管难度大。
（四）纸质档案成本高，不符合低碳、环保、绿色的科学发展理念
国库会计纸质档案收集了每个工作日及决算时打印的预算收支日报、月报，原始凭证、机打凭证、余额表、集中支付报表、库存日报、年终决算报表、分析、报告等会计资料，耗费了大量纸张、打印机及耗材，国库工作人员在打印时已投入了诸多工作时间，收集、整理、装订、归档又需花费大量精力，国库会计人员每年1-2月份均忙于本年度档案整理，上年度档案移交工作，纸质档案占用了大量人力、物力成本，不符合国民经济和社会发展倡导的构建资源节约的生产方式、消费模式的低碳、环保、绿色的科学发展理念。
（一）新档案管理办法对加强电子会计档案提出了明确要求
新档案管理办法明确要求核算部门重新设定会计应用系统中电子会计档案的保管期限，根据会计应用系统的实际情况制定补充规定，对符合仅采取电子形式保管要求的会计档案，可不打印相应的会计资料。这为国库会计实现电子档案管理提供了制度依据。
（二）国库信息化系统建设发展为会计档案实现电子化奠定了基础
2000年《国家金库会计核算系统》(TBS)在全国推广上线，开启了国库信息化系统建设进程，2006年国库信息处理系统(TIPS)试点成功，揭开了人民银行国库信息化系统数据集中的序幕，随后国库会计数据集中系统(TCBS)、国库信息管理系统(TIMS)相继在全国上线运行，各级国库的所有业务数据由全国数据处理中心集中存储，国库会计业务纸质凭证大幅减少，国库核算逐渐向无纸化迈进，为会计档案实现电子化奠定了基础。
（三）国库会计档案电子化管理势在必行
随着电子信息技术的发展，电子档案以大容量的数据存储、精确的数据保证、便捷的检索功能促使国库会计档案向电子化管理模式过渡，电子数据的存储、传递、利用等优势使电子档案替代纸质档案成为必然。
三、推动纸质档案向电子档案过渡的意见及建议
（一）建立科学的电子档案管理系统
国库核算数据的高度集中，为各类国库核算数据的电子存储提供了有利条件，国库部门应根据新办法要求，积极开发和建立科学的电子档案管理系统，建立电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系，使各级国库能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出会计凭证、会计账簿、会计报表等会计资料，高效利用电子会计档案。
（二）设立电子签名审签程序实现电子档案安全管理
电子档案在管理中存在容易销毁、丢失、篡改、破坏等问题，环境影响、意外事故、自然灾害、人为破坏都有可能给电子档案管理带来难度，因此需采取有效措施来避免这些因素给电子档案带来的损害。为此，国库电子会计档案一方面需设定经办、复核、审批等必要的电子程序；另一方面建立电子档案备份制度，分别保存制度，有效防范存储介质失效、自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。
（三）建立档案电子化管理制度
篇2
电视台声像资料的管理，过去以“账本”和借还卡片方式为主。一般是把所有节目磁带，以入库时间为序分别登记在不同的笔记本上。然后再为每盒磁带制作借还卡，就像图书馆借书卡一样，管理程序繁琐，也不利于检索和统计。1999年，杭州文广集团招标研发设计了一套管理软件，培训管理人员，统一操作规范，建立起声像资料磁带的入库和借还制度。
2002年，为了满足日益增长的媒体信息资源的存储、利用与共享需求，他们又开发了一套数字化管理软件，系统功能比较完备，具有界面清楚、操作简便、存储容量大等优势。在信号传递过程中稳定性、可靠性较好，电视节目翻录N次，都不会影响视频音频质量。图像处理过程也相对简单，画面更清晰，工作强度大大减轻，节目制作时间缩短。而且信息保存空间大为缩小，保存的时间更为久远。同时，把声像档案进行数字化编目，提高了服务效率和质量，便于声像档案的开发利用，编导们只要通过自己的办公电脑就能迅速便捷地在视频数据库里，精确检索、快速下载任何一个镜头，为节目编辑、制作和数字化播出创造条件，真正实现声像资源共享。
2008年，杭州文广集团委托浙江传媒学院对5200小时的历史资料进行了抢救性整理。同时依据广电总局的编目规范，结合实际制定了《历史资料的细分及鉴定标准》《各类型节目层次化编目实施细则》，做好电视模拟磁带的数字化。
做好模拟与数字转换中的衔接
电视声像档案是电视媒体的重要资产，也是全社会的共同资源。在运用数字化技术将模拟信号转换成数字信号时，应当充分做好衔接工作。
在模拟向数字转换的过程中要建立一个统一的管理平台。整个过程从采集、收入、转码、编目、存储到播出都是针对节目，而节目所在的物理介质又都是由存储管理系统进行维护的。既然数字信息与模拟信息都是围绕节目而展开的，那么，只要建立一个以节目为共性特征的统一管理平台，在节目采编过程中，既可在存储管理系统内进行数字化直观采编节目，也可利用原有计算机软件管理系统查找所要的节目资料，再从库存中调出所需的磁带，通过数字化采集、回放系统，把模拟信息转换成数字信息。
实现这样的统一管理平台，需要两个方面的技术支持。一是存储管理系统上接口的建立，解决数字化存储与模拟磁带的调用;二是对原有计算机软件管理系统作结构性调整，将模拟磁带的管理由基于磁带管理转变为基于节目管理。
模拟磁带的计算机管理为实现数字化管理打好了基础。只要将模拟信息通过计算机从原有的承载体中聚集到整个存储系统管理的平台上，形成统一的信息资源，才能使模拟信息与数字信息站在同一个管理层面，为全面实现数字化提供最佳过渡。
实现数字化管理应注意的问题
加强电视声像档案数字化技术管理，对提高电视台工作效率，防止声像档案流失，具有十分重要的意义，在推行或配置数字化声像资料管理设备时，应有全方位考虑和长远规划，尽力避免问题的出现。
做好正确的存储方法。目前，通常情况下，常见的是大容量存储介质，它主要包括硬盘阵列、光盘库，以及刚推出的数据流磁带。这些存储介质本身就具有各自不同的特点与性能，也适用于不同的应用方式。鉴于现阶段电视台的存储对象更多的集中在声像素材和节目上，而又往往大量存储在磁盘库、光盘库以及新的数据流磁带库里，因而在线的存储系统则可采用高码率视音频和低码率视音频的分离存储方式进行。
篇3
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.133
[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）18-0-01
电子档案是传统纸质档案的电子表达模式，其是依靠电子信息技术而存在的。在现代化网络信息技术的发展背景下，电子档案已经成为企事业单位档案管理的主要模式，但绝大部分中职学校尚未建立起电子档案管理模式。这使得中职学校的档案管理水平较为落后，管理效率也相对偏低，为更好地发挥档案管理在中职教育中的作用，本如下分析。
1 中职学校电子档案管理现存问题
从当前的中职学校电子档案管理工作水平来看，其所存在的问题主要表现在以下几个方面。
1.1 管理观念落后
目前，中职学校档案管理工作的观念相对比较落后，相比于电子档案而言，学校更注重也更倾向于传统纸质档案的管理模式，这一方面是因为中职学校在档案管理工作方面更倾向于稳妥、安全，不愿意贸然尝试新鲜事物。另一方面是因为中职学校的档案管理人员观念守旧，更愿意相信使用多年的档案管理办法。
1.2 硬件设备不足
电子档案需要计算机系统予以支持，然而由于中职学校的资金能力有限，其很难拿出一大笔资金投入到档案管理工作中，因此无法购买相应的硬件设备，这使得中职学校的电子档案管理缺乏最基本的硬件设备支持，电子档案管理模式自然也就无法实现。
1.3 软件系统落后
在电子档案管理中，除要有硬件设备支持外，软件支持也非常重要。软件是计算机运行的基础，也是档案管理工作运行的基础。目前，也有一部分中职学校开展了电子档案管理，但这些学校在软件系统建设方面相对落后，以至于电子档案管理工作很难发挥出实际作用，影响电子档案的管理效果。
1.4 专业人才缺失
想要做好电子档案管理工作，就必须有专业人才作为主动力支持。然而，由于中职档案管理人员思想守旧，计算机水平相对薄弱，不能胜任电子档案管理工作。与此同时，中职学校的人力资源配置还无法有效引进电子档案专业人才，这使得电子档案管理工作难以实现有效进步，无法发挥其实际作用。
2 做好中职学校电子档案管理工作的建议
想要做好中职学校电子档案管理工作，应从以下几方面入手。
2.1 革新档案管理观念
要想提升电子档案工作水平，中职学校档案管理部门就必须革新自身的档案管理观念。中职学校作为培养现代化技术型人才的主战场，能否与社会发展保持一致，会直接影响其对学生的培养效果。电子档案作为现代化社会档案管理的主要模式，中职学校档案管理部门有必要将其引入自身的工作模式中。档案管理人员要加强自我学习，联系一些电子档案管理技术较为成熟的高校，参观学习，切实感受电子档案为档案管理工作带来的巨大作用，并在此触动下，建立电子档案管理理念。
2.2 加强硬件设备投入
加强硬件设备投入是中职学校实现电子档案管理的基础措施。在档案管理部门电子档案管理意识较强的基础上，其可向校领导申请引进硬件设备，以提升档案管理水平。校方可在充分分析档案管理部门申请意见的基础上，拿出部分资金购买相关硬件设备。若学校资金确实比较困难，可邀请企业赞助，帮助学校建立起良好的电子档案管理环境。
2.3 积极更新软件系统
在完成硬件设备的投入以后，学校要积极更新软件系统。要充分分析自身规模、学生数量及档案管理工作需求情况，选择最经济、最有效的电子档案软件管理系统。购入软件系统后，学校要规范操作、使用电子档案管理系统，并应定期对软件系统予以更新。
2.4 开展专业培训
开展专业人才培训是中职学校电子档案管理工作必须进行的基础工作。学校可组织档案管理人员进行专业进修，同时也可聘请专家到学校指导档案管理工作，保证档案管理人员的电子档案管理水平逐步提升，为中职学校的电子档案管理工作提供基础支持。
3 结 语
电子档案是现代信息技术在档案管理工作中的直接表现，其对于推动档案管理事业的进步作出了重要贡献。随着社会对技能型人才的需求越来越大，中职教育也迎来了一个新的发展空间。面对与日俱增的生源，中职学校只有实现电子档案管理模式，才能确保档案管理工作的准确、有效，因此，实现传统档案管理模式向电子档案管理模式的转变，不仅是中职学校变革的基础，更是中职学校进步的必然选择。
篇4
二、加强新型农村合作医疗电子档案的规范管理
随着经济和科技的不断发展，信息技术水平也在不断的提高，电子信息技术为我国新型农村合作医疗的档案管理提供了更加科学便捷的管理方式，也适应了新农村合作医疗工作发展的需要，那么在充分利用电子信息技术管理的过程中包括以下几个方面：首先，利用电子信息技术管理档案明确档案管理的职责，促进电子档案管理的规范化和标准化。其次，利用电子管理的技术手段适应新的形势，对档案管理按类别进行划分，保存电子版档案，这样不仅方便查找信息，更加节省人工处理的时间，不断加快推进新型农村合作医疗档案管理的电子信息化建设。
三、改变传统管理观念，提高电子档案的开发和利用率
为了更好的管理新型农村合作医疗的档案，就要彻底改变传统的管理观念，农村合作医疗的档案管理的目的主要是为了更好地开发和利用，而不仅是停留在整理和保存的环节上，档案对于农村合作医疗工作的发展有着重要的意义，有效的电子档案管理有利于新型农村合作医疗档案信息的统计、分类、查找、总结等各项工作的顺利进行。传统的人工收集和整理，一方面浪费了大量的时间，另一方面在查阅资料上也带来了诸多不便，不利于提高新型农村合作医疗档案管理工作的效率，改变传统的收集和管理档案的手段和观念，充分利用电子信息技术，整理和开发档案信息资源，大力开拓新型农村合作医疗档案利用的新途径，不断地吸取外部资源和优势，根据具体的实际情况进行科学整合，促进新型农村合作医疗档案管理的改革和创新，新型农村合作医疗工作创造良好的环境，更好的促进新型农村合作医疗事业的发展和前进。
四、完善新型农村合作医疗电子档案管理的制度
新型农村合作医疗事业与千家万户有着不可割舍的重要关系，尤其是在档案管理工作上，想要更好的发展新型农村合作医疗事业，那么在利用电子信息技术管理档案的过程中，迫切需要完善的电子档案管理制度，有了制度作保障，那么接下来的档案管理工作就会容易很多。完善档案管理制度是新型农村合作医疗工作中的一项重要组成部分，所以我们要对其重视起来，对电子档案管理的权责和管理的程序进行规范化，并且对其有明确的规定，从而使整个新型农村合作医疗电子档案管理的过程形成一个有效的整体，在充分利用先进电子信息技术手段与完善的制度相结合的基础之上，有利于新型农村合作医疗事业的进一步发展。
五、加大电子档案管理的基础设备投入
当前我国科学技术水平不断地提高，促进了新型农村合作医疗电子档案管理的更好更快的发展，但是根据相关调查显示，我国农村合作医疗的档案虽然采用的是电子信息技术的管理方式，但是在基础设备上还急需要加大投入，电子信息技术管理档案的方式是需要一定的基础设备的，例如，电脑、打印机等，那么为了使新型农村合作医疗电子档案的管理更加有效，那么我们要健全和完善电子信息技术的基础设施，这样才能有效的提高电子档案管理效率，为电子档案管理提供一个良好的基础设施环境，更好的促进电子档案管理的发展和进步。
篇5
2新时期运动员电子档案管理存在的问题
2.1基础设施薄弱，档案信息化程度低
虽说我国经济体育管理水平不断提高，但是，许多体校和运动队都缺乏体育信息化建设意识，技术化管理思想淡薄，在档案管理方面的投入也较少，致使档案管理部门技术基础薄弱，设备短缺，运动员档案管理只好沿用传统方法，以纸质档案和手工管理为主。一些运动员人才库虽然也在运动员档案信息化建设上做出了诸多努力，但是由于我国运动员电子档案管理工作起步晚、发展慢，运动员档案管理模式不成熟，电子档案管理存在诸多漏洞。
2.2电子档案管理体系不健全
就目前来说，我国运动员电子档案管理处于两难局面。一方面，运动员层次多、训练类型也较多，这对运动员电子档案管理来说是个严峻的挑战。另一方面，我国运动员管理信息化体系还不够健全，如我国还没有完善的有关运动员电子档案管理的法律法规，并且电子档案管理标准和规范不科学、不统一，许多运动员的电子档案在生成过程中常常会遇到删改、丢失等问题，电子档案材料的真实性也没法保证。再则，档案部门在电子档案管理方面缺乏有效的风险防范措施，没有制定长期管理规划，档案的安全和长久性都有待加强。
2.3缺乏专业的电子档案管理人才
缺乏专业的电子档案管理人才，是许多档案部门、运动员档案库在运动员电子档案管理中遇到的主要问题。如许多体校都没有按运动员电子档案管理工作要求配备专门的电子档案管理人才，运动员电子档案管理都由专业运动员兼任，精通档案管理人员大多不具备专业的体育知识，而专业运动员出身的档案管理人员但是在信息系统开发和运用上都有所欠缺，致使电子技术在档案管理中的作用难以体现出来。
3运动员电子档案管理优化策略
3.1提高认识，革新档案管理模式
在电子技术快速发展的大背景下，体育主管部门应对运动员人才库提高认识，明确自身职责，做好运动员电子档案分管工作，并以电子技术为核心，结合运动员档案管理特点，分析、预测运动员电子档案管理工作的作用和价值，建立运动员档案归档范围和管理制度，探索运动员档案管理新路径。这就要求体育主管部门、运动员人才库尽快将运动员电子档案管理工作提升日程，运用电子数据压缩技术、电子扫描技术等，对运动员档案中的各种信息、数据进行统计、对比和数字化转换，尽快建立系统性、智能化的电子档案数据库。其次，加大档案信息化管理投入，借助电子技术实现电子档案管理手法革新，实现运动员档案管理工作的自动化、信息化。
3.2完善电子档案管理规范
在社会主义新时期，运动员电子档案数量会大量增加，这就要求体育主管部门加强电子档案法律建设，完善电子档案管理法规、规范运动电子档案管理标准，就运动员电子档案生成、归档、保管、利用中应注意的问题做出明确规范，以确保运动员电子档案信息的可靠性。运动员人才库则要尽快研制、开发，采用数据格式标准统一、可以兼容的档案管理软件，同时严格依据运动员电子档案管理法规，制定科学的运动员电子档案工作计划，规范运动员电子档案积累、整理、鉴定、归档、保存等基础工作，逐步提高运动员电子档案管理水平。
3.3组建高素质的电子档案管理队伍
运动员电子档案管理具有一定的特殊性，要想解决电子档案管理人才不足问题，体校和运动员人才库要加强专业运动员人才库档案管理队伍建设，以满足新时期运动员电子档案管理需求。具体来说，体校和运动员人才库首先要加大专业电子档案管理人才引进力度，用薪酬和人性化管理留住人。其次，开展档案管理人员专业理论知识教育和技能培训，对原有档案管理培训体系进行升级，要求档案管理人员通过自主学习、组织培训等途径，全面了解档案信息系统的功能和特性，不断提高电子档案管理水平。
篇6
1引言
伴随着信息技术发展的日新月异，计算机被广泛应用到各个领域之中。而由此形成的大量电子文件也就成为档案管理的重要对象，尤其是电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为单位正常运营的重要环节。因此，全方位做好电子档案管理工作对相关单位维持正常运营至关重要。如医疗单位，随着医疗资源需求地不断扩大及精细化、计算机技术的发展和人才流动的加速，传统的档案管理已经不能满足时代的发展，档案电子化已经成为了发展趋势。但在医疗事业单位中电子档案发展滞后，档案工作仍以传统方式为主。鉴于此，本文对医疗事业单位电子档案发展现状及如何做好电子档案管理工作发表简略看法。
2医疗事业单位电子档案发展现状
（1）医疗单位中，核心工作是服务病人。看病救人刻不容缓，而电子档案工作相对而言就是一种后续完善性工作，且随时可补充。这是众多医疗单位管理者、工作者电子档案的认知。
（2）应有的电子档案管理制度不完善甚至是欠缺。医院管理都是各医院根据自己的理解和实践在进行管理，缺乏科学性与系统性[1]。经验性的、粗大式的管理方式是医疗单位管理的主要特征，在档案管理中更是主导。
（3）多数医疗单位对电子档案管理工作的不重视，致使从事档案管理的人员专业素质偏低。任何岗位的工作人员都可以胜任电子档案管理岗位，退休返聘老员工、低学历的医护工作人员、后勤工作人员兼职做档案管理的现象普遍存在。这样无基础知识，低现代化设备操作技能的工作人员大大影响了档案工作电子化的发展。
（4）“电子档案管理，顾名思义，即一台电脑就全部设备到位”的误区亦是制约电子档案管理工作发展的重要因素之一。也有部分单位“东拼西凑”出“配套”设备，然而设备型号不一、规格各异，严重影响了档案的永久性保存和完整性，阻碍了区域性大面积的联网处理。大大制约了电子档案优势的发挥。
3加强电子档案管理工作的对策
3.1更新传统观念，明确电子档案的重要性
面对信息时代对档案管理工作者提出的挑战，当务之急是更新传统的管理观念，树立档案现代化、电子化的档案管理意识，进行科学管理。
3.2建立健全电子档案的管理制度和工作职责
电子档案是一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，应加强管理。医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制定电子档案的保管期限、归档范围等[2]。严格执行，妥善管理，不散失，确保完整、真实和有效的利用。
3.3提高电子档案工作人员的专业素质
医院电子档案工作者除了要具备文化科学知识，档案专业知识外，熟识医院科学研究是其基本素质之一[3]。要求必须熟练掌握运用计算机操作技术、信息网络技术。结合医院工作的特殊实际，积极提供有效快捷的服务，充分发挥电子档案的优势，服务医院的发展。
3.4加大基础设施建设的资金投入
篇7
在建设中国特色社会主义社会的过程中，文化工作是非常重要的组成部分，对于提升人民群众的精神文明素质有着积极的影响。工人文化宫作为一种公益性的文化事业单位，在传播文化的过程中发挥着至关重要的作用，是构建精神文明社会的重要组织部门，具有一套完整的公共文化体系，对于我国文化事业的建设方面有一定的促进作用。由此可见，加强对工人文化宫的档案管理是非常必要的。随着科学技术的飞速发展，电子档案已经成为工人文化宫档案管理的必然趋势。
一、传统档案管理与电子档案管理之间的异同
1.传统档案管理与电子档案管理的联系
1.1电子档案的形成建立在传统档案的基础之上
随着科学技术的飞速发展，电子化信息资源在档案管理中的应用已经比较常见，但是，电子化信息资源的使用仍然需要传统档案的支持。档案的信息资源不会自己进入到网络当中，而是通过电子的形式传输到网络当中，然后在传统档案的基础之上作出进一步的加工与整理，形成电子档案在网上使用。
1.2电子档案进一步扩大了传统档案的信息资源
网络的储存空间非常大，能够将各种类型的档案资料全部收集在其中，有关人员随时都能够在网上查阅到自己需要的档案。而且，利用资源的共享还能够实现互助互利的目标，为电子档案管理提供了很大的便利。另外，工人文化宫的工作人员还能够利用电子档案调出实体档案的所在地，然后进行直接获取，与传统档案管理相比节省了更多的时间，是电子档案与传统档案的完美结合[1]。
2.传统档案管理与电子档案管理的区别
传统档案与电子档案管理的区别主要表现在三个方面，分别是归档时限不同、查询方式不同、保管方式不同。从归档时限的角度来看，电子档案可以在文件办理结案后进行归档，也可以在某一特定的时间周期内进行统一的归档，归档后通过网络传输到有关管理部门进行统一归类，避免出现档案遗漏、档案丢失的情况发生。从查询方式的角度来看，电子档案只要在条件允许的情况下，就能够随时对档案进行查询和复制，方便调档。而传统档案管理需要根据记录进行档案位置的查询，在查询的过程中浪费了很多时间，不利于其他工作的顺利进行。从保管方式的角度来看，电子档案可以通过网络数据库和存储载体的方式进行保管，在经历多年之后必然会发生老化的现象，从而影响了存储载体中的内容。而且，现代科学技术的发展非常迅猛，计算机更新的速度非常快，在更新的过程中也不能避免对电子档案造成一定的威胁。但是，传统档案管理有效的改善了这一问题，纸制品的备份更加易于保存，即使重新录入也不会因为档案丢失的情况而无法进行[2]。
二、提升工人文化宫电子档案管理的手段
1.加强对电子文件的收集与整理
档案收集是档案管理的基础工作，为工人文化宫后续的档案管理工作提供了更加全面的参考信息，是档案管理真实性与准确性的基本保障。像是工人文化宫的历史档案、业务档案的管理都需要建立在档案资料收集的基础之上，从而更好的进行这些档案的查阅与利用。而从工人文化宫电子档案管理的角度来看，也应该将电子文件资料的收集作为档案管理的基础工作，像是收集工人文化宫举办活动的电子文件资料、收集工人文化宫历史电子档案资料等。但是，在进行电子文件的收集过程中，要注意收集方法、收集要求和收集范围的使用与规定，与传统档案管理相比，电子档案管理中的文件收集还是存在一定的差异性[3]。
2.积极使用现代化的归档管理手段
工人文化宫电子文件的归档主要就是指对电子文件的整理，根据电子文件中的内容确定其属性，之后从存储器上拷贝或刻录到存储载体上，为电子文件的长期保存提供了便利。工人文化宫电子文件的归档方法需要根据其电子文件的产生条件来确定，如果工人文化宫有计算机网络系统，就可以通过电子数据库的形式对电子文件进行归档；如果工人文化宫是以存储载体的形式对电子文件进行保存，就需要进行相应的辅助工作与认证工作，结合传统档案进行电子文件的归档。
3.健全?子档案管理审核制度
篇8
1引言
相比传统的工作模式，基于电子办公环境下的文书档案管理具有更强的技术性与适应性有点，可以就档案建设、管理、开发、利用等整个流程的各个环节来进行优化，以通讯技术、网络技术等作为支持，确保文书档案内容的完整性与安全性，以现代化手段来实现文书档案信息的数字化收集、存储与传送，为实际生产运营提供可靠支持。
2电子办公环境下文书档案管理现存不足
2.1工作意识未改变
医院档案的特点是量大且专业性强，对其进行管理，最为重要的一点就是在保证工作效率的同时，保证文书档案内容的完整性与真实性，以及档案资料的安全性。现在医院文书档案逐渐落实了电子办公，相比传统的手工管理，电子管理效率更高。但是从整体上来讲，因为相关领域起步较晚，与发达国家相比，我国电子办公环境下文书档案管理意识并不深入，依然存在部分文件采用的为封闭或半封闭的管理方式[1]。在传统思想意识的限制下，相关管理技术更新缓慢，缺乏专业经验作为支持，进而从根本上对文书档案管理效果产生了影响。
2.2专业技术水平低
文书档案电子化管理的前提是电子信息技术的灵活应用，面对日益增多的医院文书档案资料，想要保证高效的工作质量，务必要保证所用技术的较高适应性与有效性，能够对文书档案资料进行全面收集、存储、分析、管理与应用，促进医院运营管理工作的进一步发展。但是对于电子办公来讲，涉及到的技术以及理论复杂度较高，管理人员想要在短时间内熟练掌握相关技术将要面临较大的困难。并且，基于医院工作的特殊性，文书档案资料必须要保证其真实性与完整性，信息技术的应用效果起到了至关重要的影响。目前我国相关技术的开发与应用上还存在较大的不足，在很大程度上限制了电子办公的质量。
2.3管理标准不完善
针对文书档案管理工作特点和要求，以满足实际工作需求为根本，制定具有针对性的标准规范，来为整个管理工作的开展提供依据与支持。虽然我国文书档案管理相关流程已经比较完善，但是对于应用年限较短的电子办公来讲依然缺乏统一的标准，而导致管理质量良莠不齐。文书档案电子管理标准，需要就书写、录入、保存等环节进行指导，并对文书档案资料收集、管理、使用等多个环节来制定明确标准，保证管理工作执行的科学性与有效性。
3电子办公环境下文书档案管理优化策略
3.1调整工作理念
为充分利用电子办公环境的优势，进一步提高医院文书档案管理综合效率，首先要做的就是要对传统工作理念和思想意识进行转变，遵循时展趋势，树立信息化、数字化管理理念[2]。相比传统的纸质档案管理，信息化时代下的文书档案管理模式得到了更新，以信息技术作为支持，以计算机网络作为载体，实现文书档案资料的收集、存储、管理以及应用，在保证档案资料安全管理的同时，便于后期的调查应用。数字化管理模式的建立，可以将电子办公、区域电子政务、医院信息化建设等进行融合，在单位内部建立一个完整的系统，便于对日常工作产生的文书档案资料进行收集和整理，为后期的各项工作开展提供保障。
3.2完善规范标准
计算机技术与信息网络技术现在被广泛的应用到各个领域中，尤其是在医院文书档案管理中的应用，能够推动整个管理工作向科学化方向发展。现在文书档案载体呈现多样化，与传统单一的纸质档案相比灵活性更高，相应的传统规范标准已经无法满足实际需求，还需要根据电子办公特点和要求，在原有基础上来对规范标准进行补充完善。应对电子档案建立过程进行严格规范，确定相关标准条件，保证文书档案资料内容以及形式的规范化，便于后期的管理与应用。并且，修订完善相关制度，用于配合文书档案管理工作的持续化、制度化、规范化发展，从根本上来提高工作执行的有效性。
3.3档案信息共享
相比传统的管理方式，对文书档案采用电子办公的目的之一就是实现信息共享，以电子文书档案资料为基础，推动医院运营管理工作的高效进行。应在原有工作基础上进行总结，建立完善的文书档案电子化网络体系，根据统一、规范的标准来对文书档案信息格式进行管理，并且实现软件程序的一体化[3]。要求各个部门之间应保持良好的共享关系，根据统一的文书档案管理标准，在内部实现所有资料信息的共享，将信息网络的优势充分发挥出来。
3.4完善基础建设
很多医院文书档案电子化管理效率低下的主要限制原因就是基础建设程度低，还需要在现有基础上来不断进行完善。以局域网文书档案管理作为基础，深入完成相关技术软件的基础建设，建立完善文书档案管理信息基础系统，结合现有的信息技术手段来实现管理工作的自动化与数字化发展。同时，加强对电子档案管理与办公流程、政府部门信息网络的联系，进一步推动信息共享的实现。并且，在日常管理工作中，还需要做好软件的更新与管理，真正实现高效、快速的档案管理。
4结语
电子办公环境下，文书档案信息化管理势在必行，相比传统的管理模式，电子化与信息化管理具有更高的效率。面对现存的不足和缺陷，应给予实际需求来进行分析，且有的放矢的采取措施进行调整与优化，保证进一步推动文书档案电子管理工作的发展。
【参考文献】
篇9
【关键词】
大数据时代；档案；信息化管理
当今时代是信息化迅速发展的时代，信息是当今社会发展的不可或缺的战略资源。近年来，随着互联网和物联网技术在中国的快速发展和广泛应用，不同作用的海量信息衍生出巨大的数据量，最终形成了信息量暴增的大数据时代。自从大数据的理念提出后，我国档案部门迅速掀起了研究大数据的热潮，大数据、档案信息、大数据档案等概念在学术界反复地出现。那么，大数据时代如何应对档案信息化管理工作呢？
1筑牢档案管理基础
为更好地做好档案管理的基础工作，各单位要加强单位内部各类档案搜集、管理部门之间关于档案管理的沟通协作。要对档案员进行严格规范和约束，督促其切实履行好职责，高标准做好档案管理工作，例如档案搜集、分类、鉴定、整理等工作，同时，也要增强档案员的服务意识，提升其服务水平。在高度重视的前提下，还要对其进行有效的、全方位的监管，确保档案管理工作的准确性、全面性、及时性。此外，档案管理部门应加强与单位内部其他部门之间的沟通与协调，及时准确地将搜集处理好的档案资料提供给单位内部所需要的部门，为其业务工作或制定工作目标提供参考，充分发挥档案在业务工作中的基础性作用。
2实现档案管理数字化
为加强档案管理，提高档案资料利用率，使档案更好地为业务工作服务，各单位应对现有档案管理和服务模式进行改革创新，不断实现档案管理的数字化，争取实现档案管理质的改变。在原有纸质资料的基础上，把大数据时代的技术优势应用于档案管理工作中，对纸质资料进行整理、编号、储存，将档案资料进行电子化处理，建立信息化数据库，不仅方便了档案查阅利用，也节省了大量时间，既能提高档案员的工作效率，减轻了其工作负荷，还提高了档案的利用效率。
3抓好电子档案归档工作
做好档案管理的基础工作的同时，必须要做好以下三点：一是要做好现阶段电子档案归档系统与办公系统的融合，加强电子公文流转系统的全程控制，按照公文起草、签发、拟办的过程存储形成的电子档案，确保公文类电子档案内容齐全。对于专业类电子档案，应由国家档案局会同专业部门，分门别类制定有关专业类电子档案数据标准，确保专业类电子档案的系统配置、标准规范的尽快落实。二是要制定档案数字化计划，要着眼未来档案工作发展需要，制定符合实际的档案数字化计划，并按照有关技术规范统一数据标准。三是要瞄准大数据时代电子档案归档工作的需要，研究数据资源采集、管理、、分析、利用的数据平台模型，满足电子档案归档及管理的需要。
4强化档案干部队伍建设
大数据时代，要全面提升档案工作人员的综合素质，使其不仅要有熟练的计算机基础，掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案资料的完整性和安全性，更要有深厚的档案专业知识。为此，各单位应该注重培养可以可以服务于网络开发和数据分析人才、系统设计与分析人才；要重用严管档案工作人员，建立科学的档案管理工作用人晋升提拔机制，积极引进高学历、高素质人才，不断优化档案队伍，确保队伍稳定有力。要定期对档案工作人员进行有针对性的专业培训,如继续教育、专业学历教育，学历培训等，确保档案工作人员持证上岗,切实承担起对档案的保护管理责任。档案工作人员要加强学习,坚持接受信息化技能、档案专业知识及管理工作培训，进而加大培养档案工作人员良好的工作作风和创新意识，不断提高档案工作人员的政治素质、业务素质和管理水平，建立复合型档案管理队伍。
5加强档案管理软硬件建设
各单位要切实加强档案管理的软硬件建设，为档案信息化管理提供新载体。具体要做到以下几点：首先，加大对档案管理工作基础设施的投入力度，对现有基础设施加以升级或更换，确保能够满足档案管理信息化建设需要；其次，加大对现有档案管理工作人员培训力度，通过外派学习、视频教学、网络会议等多种手段对档案员进行专业化、信息化及服务意识等内容的培训，全面提升其综合素质；再次，要适当提高档案管理工作人员的任用门槛，积极引进专业化、高素质人才，聘用更多经过专业培训的档案管理工作人员，以便对现有档案工作进行信息化管理方向的创新和转变。
6创新档案管理制度
各单位档案管理部门要结合本单位实际情况和大数据时代背景，进一步修订完善现有的管理机制，不断创新档案管理制度。按照《电子文件归档与电子档案管理办法》精神，及时、全面制定适应信息化建设的各项档案管理制度，进一步健全完善档案管理业务流程及技术规范，以确保电子文件和电子档案的安全性与完整性；同时，要进一步统一档案整理、统计、服务等管理标准，切实实现档案资源共享，进一步使档案管理更加标准化、规范化。
7制定数据管理体系
大数据时代，任何一个单位都要面对海量数据，而且数据的格式是多种类型的，如果没有一个统一的数据管理体系，很难做好数据的采集、利用工作。因此，档案部门要着眼于大数据时代档案工作的发展需要，积极与信息化统筹部门合作，制定各种数据的管理体系，对于各行业产生的数据格式、元数据进行规范，确定数据的种类，构建数据检索系统，为大数据时代的档案管理打好基础。
8结语
在大数据时代的发展背景下，档案资料信息化管理已成为时展的必然趋势。各单位要客观分析大数据时代给档案工作带来的机遇和挑战，同时，要针对档案工作面临的问题认真查找改进措施。只有这样才能够把“死档案”变成“活资源”，更好地为经济发展和现代化建设服务，进而真正发挥以史资政、服务大局的作用，也只有这样，档案管理工作才能更加规范化、专业化、信息化，档案事业才能与时俱进，发挥更大作用，作出更大贡献。
作者：李兰兰 单位：新疆维吾尔自治区特种设备检验研究院
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文书档案管理作为电力企业MIS系统的重要组成部分，在企业信息化建设中起着很关键的作用。随着企业办公自动化系统的启用，电子文件日益成为企业文件的主导形式，这就对档案管理提出了新的要求，即如何利用计算机及网络技术收集、积累、整理、形成档案，开发档案信息资源，提高档案管理的效率，更好的为企业服务。为此，就需要一套文件、档案一体化的计算机管理系统。文件、档案一体化的计算机管理系统是指将文件处理和档案管理两个管理系统有机的结合在一起的管理系统。目前电力企业的文书档案管理电子化已经得到一定的发展，但管理上还不够规范。为此，需要在进一步实现文书档案管理电子化的同时，加强管理的规范化工作。
1.电子文书档案与纸制档案的关系
在目前电子文书档案还不具备法律效力的时候，必须保证电子文书档案管理与纸制档案管理的有机结合。在通过纸制档案管理，保证法律效力的同时，通过电子文书档案管理，实现管理的电子化和自动化，方便查询和借阅。
2.实现文书档案管理电子化规范化的好处
1）可以轻松的实现对档案目录信息的管理。。与文件处理系统连接后，档案目录信息可由计算自动生成，只需要管理人员进行少量的调整工作，最大化的降低了档案管理人员的工作量。
2）可以实现档案全文存储与检索。在档案管理系统中存有文件的全文，不仅能实现档案目录检索，还能实现档案的全文检索，这就为档案的利用提供了强而有力的基础。另外在档案全文存储的基础上，还可以实现档案的网上远距离传递。
3）可以实现多媒体档案信息的集中统一管理。多样化的档案信息，需要集中统一的管理。使用计算机管理档案，不仅可对目录、全文信息进行管理，而且还可以做到文字、图形、静态图像、动态影象、声音等多种形态的档案信息集中统一管理。
4）可以实现档案业务的计算机辅助管理。档案业务工作，是指档案管理的各个环节工作内容。可以利用计算机辅助管理档案的收集、整理、档案著录标引、档案销毁前的价值鉴定等，还可以利用计算机收集和掌握档案业务工作的管理信息及动态变化情况，并进行具体分析，对提高档案管理工作效率和增强预测能力会起到非常重要的作用。例如，利用计算机对档案基本情况的统计和档案借阅归还的管理，可以随时掌握档案机构、人员知识结构、馆藏、借阅、归还、设备、经费等基本情况及变化情况。
综上所述，实现档案管理电子化规范化，可以提高档案业务工作的效率、降低档案管理者的劳动强度，降低管理成本。实现档案管理的电子化，通过网络就可以随时随地的进行档案检索、借阅，亦可进行档案业务管理工作。实现电子借阅不仅可以提高效率，还能减少档案丢失、泄密的危险。
3.实施原则
系统实现过程应遵循以下技术原则：
3.1 开放性
基于业界开放式标准，并为未来的业务发展奠定基础。
3.2规范性
系统要符合中华人民共和国档案行业标准（DAT/22－2000）《归档文件整理规则》和《档案管理软件功能要求暂行规定》及集团公司制定的档案管理办法。
3.3灵活性与可扩展性
方便扩展设备容量和提升设备性能，具备支持业务处理的灵活配置、业务功能的重组与更新的灵活性。
3.4安全可靠性
提供良好的安全可靠性策略，支持多种安全可靠性技术手段，制定严格的安全可靠性管理措施。
3.5先进性和前瞻性
采用先进成熟的设备和技术，确保系统的技术先进性，保证投资的有效性和延续性。
4.档案管理系统应具备以下特点
4.1安全性
因为是网上档案室，所以安全性是极为重要的要求。系统必须确保只有经过授权、认证的用户才能使用本系统，而且普通用户不能修改、删除档案库里的归档文件。用户能直接查看符合用户查阅权限的档案的内容，超过用户查阅权限的档案，只能查看档案的索引信息，如需查阅档案的内容，经过授权流程后，方能查阅档案内容。绝密文件，系统不提供网上检索、查阅功能，用户可以在网上提出查询申请，由档案管理员审批后，在指定地点和时间由机要员陪同观看。
4.2易用性
档案管理系统的主要使用者并不是计算机专业人员，因此，系统的用户界面必须确保尽可能的友好，方便用户的使用，尤其在档案的录入部分，应该提供统一的界面，使档案管理员能方便的录入，减少文本转换的次数，用最少的操作完成最多的功能。
4.3高效性
系统应提供更多的功能，尽量的减少档案管理员的工作量。。另外，系统还需具备良好的提示帮助功能，减少用户的学习时间和误操作的机会。。
4.4和纸质文档管理充分结合
在现行条件下，电子文档仍然代替不了纸质文档。纸质文档仍然需要精心保管，妥善维护。纸制档案的管理方法应该在电子档案的管理方法中得到充分的体现，电子档案的管理方法应该尽量的减少手工管理档案的工作量。其次，系统管理主要目的是保证文书档案管理系统的稳定、可靠运行；减轻系统维护人员的工作负担，提高工作效率；实时掌握各级节点系统资源的利用情况，为升级扩容提供数据依据。系统管理主要包括：主机系统管理、网络管理、数据库管理、应用系统管理、安全管理等。而且要支持集团公司的系统管理能够与各省的系统管理实现互联，即可实现部分垂直管理。
【参考文献】
[1]王萍,宋雪雁.电子档案管理基础[M].清华大学出版社
[2]马永飞主编.文书与档案管理基础.高等教育出版社,2002,12.
[3]冯惠玲,张辑哲.档案学概论(第二版).中国人民大学出版社,2006 ,11.
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【中图分类号】G250.76 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）01―0341―02
1、前言
随着信息时代的发展，计算机网络技术的普及，高校档案数字化已成为档案管理的必然趋势。纸质档案目前也多是以电子形式生成，管理需要一定的空间，检索复杂，浪费大量的人力和资源。档案数字化能够使档案信息长期保存，出错率低，便于检索和资源共享，大大提高利用率。因此，高校的档案管理工作要加强档案数字化的建设，建立完善的档案管理系统，提高档案管理水平。
2、高校档案数字化的意义
纸质档案管理由于检索不便，其主要工作仅仅是收发、保存和查阅，利用率较低，不能充分发挥档案资源的价值。随着计算机使用的普遍，纸质档案由原来人工变为电子形成，提高了档案形成的速度，缩短了档案收发、传递、归档等的时间，同时提高了准确性，减少了纸质档案所造成的人力、物力、财力的浪费。随着计算机和网络技术的广泛的使用，校园网络建设逐渐完善，这为档案的数字化提供了良好的基础。由于高校档案设计的内容繁多，且人员流动频繁，传统的纸质档案更新速度较慢，不能及时反映当前情况，而通过建设数字化档案，能够快速及时地更新档案资料，并能便捷地实现共享，使高校中的人员随时了解动态。同时，目前国家档案局对于档案数字化建立和完善十分重视，高校档案数字化势在必行。
3、高校档案数字化现状
3.1 档案实体保存不完善
由于传统纸质档案管理沿用时间交长，对档案进行数字化，首先需要将档案实体数字化，当纸质档案受到时间和温度、湿度等因素的影响，纸张逐渐变脆，字迹不清，且受到火灾的威胁，为了做好档案的防火防潮工作，需投入一定的维护成本。由于纸质档案需要一定的空间，在进行档案整理时，可能会造成一些资料的丢失，同时，随着时间的流逝，保留的纸质档案也会存在一些信息的缺失。在建立高效档案数字化时，由于档案实体的缺失，导致数字化档案信息不健全。
3.2 档案管理人员素质较低
一般高校对于档案管理工作的重视程度较低，普遍认为档案管理只是收发、管理档案的简单工作，在选择档案管理工作人员时，要求较低，很多人员都是由其他工作岗位中剩余的闲散人员充当，同时，经常在其他工作较忙时，档案管理人员就会被调去做其他工作，导致档案管理人员的专业水平和综合素质普遍较低，而且人员更新较慢。而档案数字化除了需要管理人员具备档案管理的专业知识外，还要具有相关的计算机技术，高校中现有的档案管理人员一般不具备这些条件，学校由于对档案管理工作的不重视，也忽略了对管理人员专业知识和技能的培训，技术水平落后，不能满足档案管理工作发展的需求。
3.3 电子文件管理缺失
目前档案数字化建设处于初步阶段，缺乏对于电子文件管理工作的相关规定，监管不到位，在收集、保存电子文件的过程中，没有设立专人监督，这就为电子文件的流失带来了隐患。现在虽然档案数字化逐渐建立，但纸质档案管理仍占有很大的比重，不能完全实现档案的同步数字化，电子文件的完整性和真实性也就无法保证。档案数字化的管理制度缺乏，导致管理电子文件工作不能收到严格的监督管理，文件流失现象严重。在进行档案数字化规划时，对于电子文件的格式也没有统一的规定，数字化的技术水平和质量较低，不利于档案数字化建设的长远发展。
3.4 基础设施落后
档案数字化需要相应的人员和设备支撑，如计算机、扫描仪、网络、相关软件，以及专业的管理人员和技术人员，这需要一定的资金投入。然而目前高校对于档案数字化建立没有引起足够的重视，资金投入不足，基础设施相对落后，不能满足档案数字化的基本要求，且人员不足，没有高专业水平的技术人员。健全的基础设施是实现档案数字化的基本，而高校本身的资金有限，这也是阻碍高校档案数字化建设最主要的影响因素。
4、促进高校档案数字化建设措施
4.1 提高重视
加强高校档案数字化建设，首先需要提高高校对档案管理工作的重视，改变原有的观念。档案记录了高校的发展过程，具有很大的历史价值，同时为高校的发展提供依据，而传统的纸质档案受到时间的影响，逐渐变脆，较为久远的档案保存难度较大，且受到气候、潮湿和火灾的威胁，管理困难，建立数字化档案能够解决这些问题。档案数字化档案除了能够长期保存档案之外，同时能够节省空间，加快档案资料传递速度，便于资源共享。认识到档案数字化建设的重要性，将档案管理工作纳入到高校工作的日常议程，才能不断推动档案数字化工作的发展。
4.2 完善基础设施
基础设施的完善，是保证档案数字化建设的基本条件。档案数字化建设的基础设施包括硬件和软件两个方面，硬件是指由纸质档案转为电子档案所需的计算机、扫描仪等，保存电子档案的存储设备，以及实现电子档案资源共享的网络设施等；软件指的是与管理档案相关的系统软件，利用这类软件能够便于档案的归类、统计、检索等。电子档案的载体要有足够的存储空间，高质量的存储性能，减少信息的损失，系统软件要保证安全稳定。完善档案数字化的基础设施需要高校逐渐加大投入，不断完善。
4.3 加强档案管理队伍培养
档案数字化建设对于档案管理人员的专业水平要求较高，不仅要具有档案管理方面的知识，还要具备一定的计算机技术和相关软件的操作技能及维护能力。这样才能熟练地进行纸质档案的数字化，电子档案保存，在遇到网络故障时，能够及时解决问题，确保电子文件不会由于软件和网络的损坏造成不必要的流失。因此，高校要加强对档案管理人员专业知识和技能的培训，进行先进档案管理方法的教学，定期检查专业知识和软件操作水平，使档案管理人员能够及时掌握档案数字化建设和管理的新动态和进展，保证管理人员能够熟练操作相关软件，建立专业的档案数字化管理队伍，提高档案管理人员的综合素质。
4.4 确立明确的工作目标
高校的档案数字化建设是一个长期的、系统化的工作，需要确立长远的工作目标和阶段性目标，以及实现阶段性目标科学可行的实施方案。首先，需要确立一个明确的总体目标，以此作为具体实际工作的指导依据；其次，根据高校档案管理工作的实际情况，确定阶段性的目标，并制定详细可行的方案，逐步实现，最终实现长远目标。
4.5 建立严格的规范制度
无规矩不成方圆，没有严格的规章制度，档案数字化的建设也不能顺利地实现，管理体系的规范化是档案数字化建设的基础之一。档案数字化建设要对电子档案的分类、程序、方法、格式、质量等做出明确的说明，还要确定电子档案在进行入库、修改、备份和删除等操作时要遵守的原则和程序，同时，对于保密文件的管理、文件使用权限和使用范围要遵守的制度做出明确地规定，防止重要文件的泄露和丢失。目前国家对于电子档案的管理制度尚不完善，因此高校在建设档案数字化时，要根据自身的实际情况，制定适应本校的规章制度，并严格执行，保证数字化档案系统与其他工作系统兼容，数据完整，更新及时，实现档案数字化的价值。
4.6 注意数字化档案备份
虽然电子档案能够弥补纸质档案受到火灾和潮湿危害的不足，保存相对安全，但受到计算机和网络安全性的威胁，同样存在一定的安全隐患，因此在保存数字化档案时要注意安全。数字化档案的安全性包括三个方面：系统安全，即硬件系统和网络的安全性，网络的发展十分迅速，但尚需不断提高安全性，在使用档案数字化系统和网络时，要采取安全访问和身份认证等措施；物力安全，数字化档案的存储设备虽不像纸质档案对环境的要求较高，但电子存储设备对于温度和湿度也有一定的要求，否则会造成资料数据的损失；数据安全，要建立健全的系统、档案备份和操作日志，并对信息的完整性进行检查，检测和记录非法入侵，保护档案数据，对于保密文件，要与公共网络隔离，防止泄露。
4.7 电子档案与纸质档案共同保存
纸质档案是电子档案的主要来源，是最原始的档案，具有很大的保存价值。目前档案数字化虽然已经成为档案管理工作的趋势，但纸质档案仍有很重要的价值，不能完全合弃，在价值档案数字化建设和数字化档案的保存时，也要注重纸质档案的保存工作。由于电子档案需要将纸质档案电子化，并进行其他数字化操作，在操作过程中容易造成资料的删减或错误，如果没有纸质档案的参考，则电子档案的真实性无从考证，也就不能保证档案数字化建设的可靠性，失去了档案数字化应有的价值。
4.8 制定合理的数字化策略
高校档案数字化主要包括全部档案的数字化、重点档案数字化、特有档案数字化、高频档案数字化和需要档案数字化，全部档案数字化是将高校的所有档案信息全部进行数字化，工作量大，耗费大量的人力、物力、财力和时间；重点档案数字化是将对于高校具有较高的利用价值的档案进行数字化；特有档案数字化是指针对其他档案馆没有的档案数字化；高频档案数字化是指在对出现频率较高的档案资料数字化；需要档案数字化是指只在需要的情况下，对所需的档案数字化。每种数字化都有一定的利弊，在建设高校档案数字化时，根据实际需求选择合适的方法，制定合理的策略。
5、结束语
档案是记录了高校的发展历程，对于高校的发展具有很大的历史意义和指导意义。档案的数字化建设处于初步阶段，尚存在一些问题，加强档案数字化建设，首先要提高高校对档案数字化的重视；加大投入，完善基础设施；加强档案管理队伍的培养；确立明确的长远和阶段性目标；建立和完善相关的规章制度，并严格执行；提高数字化档案的安全性；注意纸质档案与电子档案的共同保存；制定合理的数字化方法和策略。
参考文献
[1]左晋俭.论高校档案数字化工作流程的应用实践[J].兰台世界，2012（17）
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1 电子档案使用的主要途径
电子档案具有快捷、方便的特点，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。
1.1 提供拷贝
拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。
1.2 通信传输
通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。
1.3 直接利用
直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。
2 加强电子档案管理的意义
2.1 加强电子档案管理，可以节省人力物力
为夯实档案基础管理，坚持严把“四关”：第一，严把资料形成关。认真规范公文处理、业务办理、行政执法等各项工作程序，严格按照档案管理的要求把关，严格程序控制，加强质量管理，从源头上保证归档材料质量的严肃性。第二，严把资料收集关。第三，严把档案整理关。对当年的档案资料，严格按照机关档案“三合一”制度，统一检查、指导、归档，确保档案整理的规范性。第四，严把档案管理关。档案室实行专人负责，专人管理，定期检查，形成记录。档案借阅实行台帐管理，严格实行保密规定，确保档案安全性。
2.2 加强电子档案管理，有利于提高服务质量
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。
3 加强电子档案管理的重要意义
3.1 加强电子档案管理，有利于节省人力物力
为夯实档案基础管理，坚持严把“四关”：第一，严把资料形成关。认真规范公文处理、业务办理、行政执法等各项工作程序，严格按照档案管理的要求把关，严格程序控制，加强质量管理，从源头上保证归档材料质量的严肃性。第二，严把资料收集关。第三，严把档案整理关。对当年的档案资料，严格按照机关档案“三合一”制度，统一检查、指导、归档，确保档案整理的规范性。第四，严把档案管理关。档案室实行专人负责，专人管理，定期检查，形成记录。档案借阅实行台帐管理，严格实行保密规定，确保档案安全性。
3.2 加强电子档案管理，有利于提高服务质量
