电子政务档案管理范文

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根据文件连续体理论，文件管理者与档案工作者可以在文件连续运动的任何阶段对文件进行管理，以达到他们各自的、但又是协调一致的目的。这样档案工作者就可以提前至文件连续体的前端，即文件创建的起始端，对文件进行管理，如档案工作者在文件管理系统设计时就介入工作，在文件创建时就对文件进行鉴定，在确保文件能够长期保管的条件下对文件进行保管等等，以保证文件在它们存在的整个过程中得到适当的管理。这种管理其本质就是前端控制管理，对电子档案管理来说，尤其需要这样性质的管理。

电子档案是需要前端控制管理的。这是因为电子档案如采用后端控制的管理，那么从电子文件的整个管理过程来看，只是进行了半程管理。因为在后端控制管理情况下，电子文件是在其移交到档案部门后才对它们进行管理，这实际上就是沿袭纸张档案的管理模式，这种管理模式是根据传统的文件生命周期理论来设计的，但将这种后端管理模式用于电子档案管理，在实践中就暴露出了许多问题，其中最大的问题就是无法解决电子档案的凭证性的问题，因为电子档案特点之一是载体与信息的可分离性，因此，其信息很容易在载体上被删改，这样等到电子文件归档之后再去控制管理，那么在这之前的电子档案在文件阶段是否被篡改过，其在文件阶段的处理、运作的背景信息是否完整等这样具有凭证价值的信息就很难确定，很难控制，由此，运用这种后端控制管理模式来管理电子档案，也就很难使电子档案具有凭证价值，这也就是为什么传统的文件生命周期理论要让位于当代文件连续体理论的原因之一。

而依据当代文件连续体理论对电子档案采用前端控制管理，就可从档案管理的要求出发，对电子档案的控制与管理提前到电子文件的设计与创建之时，即在电子文件起始端就对电子文件进行控制与管理。这样就可由电子档案后控制的半程管理扩大到全程管理，即文档一体化管理。实现这一管理模式后，电子文件从其产生的第一步起至以后文件运行的每一阶段都可根据档案管理的要求去对其进行控制，从而保证了电子文件在归档时是能够符合档案管理要求的，使电子档案具有原始性并具有凭证价值。

从国际档案理事会的电子文件管理策略看电子政务与电子档案管理的关系

20世纪90年代，国际档案理事会电子文件委员会在调研了世界上国家级和省级的100多个档案馆后所制定的《电子文件管理指南》（1997）中提出了四项电子文件管理的基本策略，应该说这四项基本策略是比较全面的，它是把电子文件的管理分为四个阶段，即：电子文件设计阶段、创建阶段、管理阶段和利用阶段，然后，分别提出管理策略：

1．电子文件设计阶段的管理策略：即档案部门对电子文件的管理应该介入电子文件的整个生命周期，以确保电子文件产生和保管符合可靠性、凭证性和可保管性的原则。

这里所说的档案部门“应该介入”并不是指档案部门在整个文件生命周期对涉及有关电子文件的所有行为负责，而是指要在整个文件生命周期中推进电子文件的标准化管理和实践，也就是说，档案部门的职能要扩展到整个文件生命周期。

2．电子文件创建阶段的管理策略：档案部门应该确保电子文件的创建者所创建和保存的电子文件是可靠的、具有凭证价值的和可保管的性能。

这条策略并不是要档案部门包办文件创建人员的责职，也不是指文件创建人员不能胜任管理文件，而是指档案人员应该就如何创建符合档案部门需求的电子文件对文件创建人员进行指导、传授方法。

3．电子文件管理阶段的策略：档案部门必须管理电子文件的鉴定过程并对电子文件实施智力控制，即对电子文件实施有效的著录。

4．电子文件利用阶段的策略：档案部门必须明确地提出电子文件保管和利用的需求，以确保电子文件的有效性、利用性和可理解性。

从以上这四条电子文件管理的基本策略中我们可以清晰地看出，在进行电子政务建设时，所产生的电子文件要能够成为电子档案，档案部门就必须将其职能延伸至文件部门，与文件部门共同对电子文件进行前端管理、全程管理和文档一体化管理。

从国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》看电子政务与电子档案管理的关系

虽然20世纪80年代有了文件连续体理论，20世纪90年代又有了电子文件管理策略，但它们并没有提出具体的可操作的步骤、方法与工具。如在实际电子政务建设中，政府部门如何将文件管理系统设计成符合档案管理要求的文件管理系统，这便是一个关键问题。

2001年9月，由国际标准化组织颁布实施的国际上第一个关于文件管理的标准――国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》，就在国际层面上为各国政府部门的文件管理提供了可操作的步骤、方法与工具。该标准的颁布实施在国际上引起极大的反响。目前该国际标准已被采用为国家标准的有：美国、英国、法国、德国、澳大利亚、新西兰和加拿大等。

国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》共分为两个部分，第一部分提出了如何系统而有效地对文件进行管理的宏观框架，文件管理的要求和文件管理系统的设计等一般的规定；第二部分提出了如何将第一部分内容加以实施的详细的指南，例如如何建立文件管理的政策和进行职责分工，如何进行文件管理系统的设计，如何对文件进行处理、控制、分类、存贮和利用等等，提供了一系列的实际指导。

在该标准的第一部分，首先提出了作为文件应具有的如下特征：

1． 文件应该正确地反映所要传达的内容、所决定的事项和所采取的行动，文件应该能够满足相关事务处理的需要，并可用来作为说明与解释的依据。

2． 文件的内容应始终与记录下来的事务处理的元数据相链接，如文件结构元数据、背景信息元数据及相关文件元数据。

3． 文件应具有真实性，其能够证明文件中所记录的事务处理，能够证明文件形成的责任者，以及文件形成的时间。

4． 文件应具有可靠性，其内容应是可信的，能够完整准确地表达其所证明的事务处理、事务活动和情况。

5． 文件应具有完整性，其构成部分应是完整齐全的，而没有被非法篡改过。

6． 文件应具有可利用性，可被查询、检索、显示和解读，并能够在事务活动和机构职能背景下能够被确认。

很显然，文件的这些特征与档案的凭证性要求是完全一致的，甚至可以说，如果一份文件具有了如上特征，就可以认为这份文件具有了档案的凭证价值。也正是由于该国际标准的制定充分考虑了档案的要求，所以引起了许多国家文件管理机构和档案部门的高度重视。

在2002年10月，联合国教科文组织提出了一份报告《电子文件的真实性》，这份报告从保存人类遗产角度专门强调：根据国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》所提出的文件的特征，档案工作人员必须要在电子文件产生之前参与电子文件管理系统的设计，以保证电子文件应具有的档案的凭证性。

美国国家档案局在2003年7月提出的《美国国家档案馆战略发展指南》中也强调了在政府文件管理中实施《ISO 15489 信息与文件 文件管理》的重要性，并提出了《美国文件管理重新设计方案》。

澳大利亚档案馆则向政府部门提出建议：在设计、开发文件管理系统时要充分考虑《ISO 15489 信息与文件 文件管理》标准，并按该标准进行实施。

英国档案馆则正在进行一项为期二年的研究项目：《ISO 15489 对文件管理的影响》。

可见，在电子政务的建设中，实施电子文件的档案管理，这已成为文件部门和档案部门的共同认识，其实这不仅是文件部门与档案部门工作职责的需要，而且更重要的是人类保存自身历史遗产的需要，是人类社会自身发展的需要，而国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》则为实现这一点在国际层面上提供了实施的规范与技术。

关于电子政务与电子档案管理关系的思考

从以上的分析中，我们可以看出电子政务与电子档案关系至少可以归纳为以下几点：

1． 电子政务是电子档案管理的源头；

2． 电子档案管理是电子政务的效率所在。

由于有了以上两点，因此：

3． 电子档案管理是电子政务建设不可缺少的重要内容；

4． 电子政务建设在本质上涵盖了电子档案的管理。

所以，任何在理论或实践上将电子政务与电子档案隔裂开来都是不科学的。

由此，为了实现在电子政务中的电子档案管理，从电子政务角度讲应该：

1． 在电子政务的系统设计时，应有电子档案管理的设计；

2． 在电子政务的建设时，应有档案部门人员的参与；

3． 在电子政务的实施时，应有档案部门人员的指导。

而从电子档案管理角度讲：

1． 档案部门应转变观念、扩大职能，参与电子政务的建设；

2． 档案人员应更新知识，从而有能力参与电子政务的建设；

3． 档案标准的制定应能适应电子政务的需要。

但是，从目前我国电子政务建设与电子档案管理关系上看：

1． 在理论上，研究还缺乏深入的研究，其研究成果还跟不上我国电子政务迅速发展的实际，差距还很大；

2． 在实践上，制定的标准还很不适应电子政务发展的需要，如2002年最新颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》还只是一个电子文件后端控制管理模式的标准，不能适应我国电子政务建设电子档案前端控制管理模式的需要。

3． 对国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》还少有研究，在我国电子政务建设还没有引起重视，而该国际标准的颁布在国际上却掀起了一股风暴，引起极大的反响。

由于以上原因，造成了在我国电子政务建设中，档案部门还只是形式上参与，而在实践中却很少参与，可是，我国每年在电子政务上的投资却高达几十亿、甚至上百亿，在这样情况下，又怎能保证这样的电子政务建设其文件管理是能够符合电子档案管理的实际要求的呢？！

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努力消除技术因素的影响，最大限度地降低电子文件对设备的依赖性，最大程度地提高档案人员对归档电子文件的控制力

静安区档案局在区政务内网的公共信息平台上建立的归档系统，是以B/S方式供全区61家单位1000多名机关干部共同使用。系统有二个进口，一个与公共信息平台上协同办公系统对接，直接接收办结完毕的归档电子公文，另一个可以通过本地搜集，由业务人员浏览本地机上需要归档的文件，进行上传操作。各部门的档案人员通过归档系统进行接收、整理、提供利用等档案管理活动。系统对文件归档、接收的环节设置了一些技术措施，例如协同办公系统中已办结的文件要求以XML 格式将全文信息、背景信息连同附件直接送到归档系统中，两个系统同时记录操作时间和操作者，明确文件归档过程的责任。各部门的归档文件实际上是集中存放到档案局控制的数据服务器中，由档案局的技术人员负责对数据库的维护。为了使各部门档案人员的这种逻辑管理转化为物理管理，静安区档案局又开发了一个脱机保管系统，将各部门的归档电子文件按照年度、保管期限、分类的排序刻录到光盘上，再返回给各部门。该光盘自带检索工具，光盘中的文件按照传统的文件组织方式，文件的内容、背景信息自动链接。光盘中的说明文件，概要描述了文件的归档时间、责任人、操作人以及运行环境等等。该光盘可以独立运行，但同时又被脱机保管系统和纸质账簿同时兼管。

消除技术因素就是摆脱原有的应用系统，将复杂的网络数据库的管理方式简化载体管理。脱机保管系统有二个重要技术特点：一是自动驱动刻录机，数据在封闭的状态下脱机，消除了人为因素，且操作简便，二是对脱机光盘的可靠性由系统自动检测，根据规定期限，系统提示管理人员将库房中保存的光盘取出，进行可靠性检测，实施有效保存。

事实上静安区档案局同时保留了相同内容的二套光盘，一是满足了归档电子文件异地存放的要求，二是等到档案馆正式接收各部门归档电子文件时，只要履行相关的手续，防止到了进馆的期限，这些归档电子文件已经流失。档案局和部门档案室采取这种异地保管的方式，降低了数据集中存放的风险，因为大型网络数据库的保管成本很高，而且技术进步导致数据迁移是必然的，当数百万条记录的数据库迁移到新的数据库中，要保持和全文信息、背景信息等数据的对应，出错的概率很高，此外还有其他很多不安全因素，也是目前档案部门实际条件所不能控制的。消除技术因素的影响，采取脱机保管，是档案部门有效管理归档电子文件的一种比较简便方法。

建立电子文件归档范围与保管期限表，形成规范、有序的管理模式

计算机网络的应用改变了传统的办公模式，大量的文件都是在网上形成、流转，政府的信息公开、行政审批受理、项目招标等等都已经通过网络进行，但是这些记录着政府各职能部门重要活动的电子文件的保存还没有一个规范。什么东西需要归档、什么东西不需要归档、归档的电子文件需要保存多长时间、如何归档，这些细节都应该明确规定。前一时期，我们曾需要查阅一个关于信息化工作的文件，在政府的外网和内网的相关系统中都没有查到，在档案局的归档管理系统中也没有查到，一个在网上的重要文件无形中失踪了。具有讽刺意味的是，在系统的垃圾筒里找到了这个文件。这件事情充分暴露了档案管理的规则并没有深入到电子政务中，电子文件归档管理还处于一种随意状态。如果电子政务中形成的电子文件的保存继续处于这种无序状态，客观上会对电子政务的应用效力打上折扣。因此，针对着电子政务的特点，静安区档案局将电子文件归档范围和保管期限表插入到归档系统中，各单位的业务人员对于应归档的文件一目了然，档案人员也可以按照系统的提示督促业务人员按要求归档。

归档范围与保管期限的设置从管理上采用自上而下和自下而上的流程，由档案局业务指导科按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求结合静安区的实际情况制定一个通用类目表输入系统中，各单位再按照这份通用表制定本单位的归档类目表，其中要明确各类文件开放程度，档案局经过审查后，归档类目表才能生效。业务人员在归档时，系统自动会跳出与其业务相关的归档类目的清单，业务人员只要用鼠标点击相关的条目，该文件的保管期限、开放程度就自动生成。系统按照归档类目表设置了统计功能，各单位应归档和已归档的文件随时可以统计出来，档案局业务指导科和各单位档案人员可以很方便地了解归档情况。通过这种方法，各单位的业务人员、档案人员、档案局的管理人员相互职责明确，电子文件归档管理处于一种可控的状态。

静安区政府将档案局的这项举措被静安区政府列入区重点实施项目，区信息委也大力支持档案局推行电子文件归档管理，目前已经有80%的单位实现了电子文件归档管理。

探索应用新技术，保障电子文件的真实性，努力实现电子档案的管理价值

电子文件是技术进步的产物，不断发展的新技术又改变着电子文件的表现形式，这种动态因素给档案部门长期有效保存电子文件带来很多麻烦。为了以防万一，一些档案部门往往采用“双套制”的方式，即相同内容的文件同时保存纸质和电子的双套，这是必要的。但是，长期甚至永久的采用“双套制”，这对于档案部门在电子政务中的地位是不利的，因为这只能说明档案部门无力管理电子文件。尽管电子政务已经实行单轨制，而档案部门还不得不把电子文件复制成纸质文件，作为档案保存，对于档案人员来讲也加重了工作负担。静安区档案局对“双套制”作了这样规定，保管期限30年以上的文件采用“双套制”，10年以下（包括10年）的文件按照本单位的实际情况，可以实行单轨制。目前电子文件有效保存10年，已经没有什么问题，然而，10年中要证明归档电子文件的真实性还是有些问题。我们不能仅仅依靠著录元数据来证明电子文件的真实性，因为电子文件易修改性的缺陷不能靠人为的办法去弥补。引进电子签章技术，是2007年是静安区档案局作为课题研究的探索，希望通过技术手段去实现电子文件真实性的确认。如果档案部门能够以单轨制的方式与电子政务接轨，哪怕只局限与短期档案，那么，档案部门可以争得电子政务中的一席之地。

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一、对前端控制和全程管理理论的反思

（一）前端控制和全程管理理论之间的矛盾

在电子文件时代，前端控制和全程管理的思想和理念已经被普遍认同，尤其是前端控制的理念更是被认作新时代、新思维的代表管理理念。笔者要在这里探讨的是前段控制和全程管理的不合理之处。

首先，前端控制和全程管理理念在实施过程中遇到现实的尴尬。两种理念都是从档案管理的角度出发来进行理论构建和设想的，强调对电子文件整个生命周期实施全面管理，这本没有任何缺陷，但是上述两个理论在实施的过程中本身就存在着矛盾和分歧：如果对电子文件的生命周期实施了全过程管理，那么就意味着档案管理部门需要对档案管理的全过程实施参与，那么所谓的前端和后端也就没有了意义，因为不管是前端管理还是后端管理都是档案管理的共同部门，只是分别起到规划和管理的作用而已，那么前端和后端受到的重视程度是一样的，强调前端和后端显得非常没有必要，在这种情况下重视前端管理是难以实现的一件事情，这两个理论在实践的过程中本身存在着逻辑上的矛盾，经事实证明，在实际运行的时候确实存在着尴尬之处。

其次，前端控制和全程管理在实践中丧失可行性。在电子档案时期，从电子文件形成电子档案管理的的整个生命周期中，文件的形成这和档案的保管者共同承担着管理的职责，这让档案管理工作能够各司其职、各有其职，也就是前端管理和后端管理是不存在谁被谁领导的问题的，不同阶段的管理者分别承担着将电子文件转化成电子文档的职责。我国的机关档案室在工作流程上前边承接文件形成部门，后边连接档案馆，机关的档案室和各个部门之间的关系应该是平等的，在不存在领导关系的前提下，机关档案室是没有权利干涉前端的文件形成工作的，与后续的档案管理工作之间也仅仅是业务承接的关系，其对档案馆工作的干预力度几乎可以忽略不计，让机关档案室对档案管理全过程进行监督无疑是异想天开。笔者认为机关档案室要认清自身在档案管理整个生命周期的核心地位，发挥自身承前启后的重要作用，做到各谋其政、相互促进，这样才能让电子文件和电子档案工作管理的全过程顺畅、安全。

（二）认清机关档案室在整个电子档案生命周期中的作用和地位

不论是从理论还是实践上，档案部门都难以实现对档案管理全过程的监督和指导，电子政务系统中机关档案室是非常重要的一环，也是接收永久电子档案、形成数据档案馆的重要平台。我们对其要有明确的定位。

首先，建立一个档案管理系统，使之具有极强的包容性。电子档案系统应该和各个业务系统之间都要有接口，这样才能保证电子文件在形成伊始就被归档，将单位内部需要移交的文件最大限度地接收和保存下来，后续的档案管理工作才有实施下去的可能性，所以机关档案室建立的档案系统应该具有很大的包容性，能够将前端形成的文件完整地、真实地、可靠地接收和保存下来，并保证数据的可用性。

其次，档案管理工作应该专业化。机关档案室在工作中一方面提供完善的档案检索和档案应用服务，让机关的各项职能活动和管理活动能够获得能够在档案信息的支持下运行下去，发挥自身在信息化建设上的优势，为单位内部专业化的档案管理提供自己的见解和意见；另一方面则要负责向档案馆移交需要永久保存的档案资料，确保移交工作的完整性和连续性，为档案馆的工作提供必要的基础支持。当前我国数字档案馆的建设还处于起步的阶段，很多问题和制度还处于设想阶段，机关档案室作为信息化档案建设的引领者，可以为数字档案馆的建设提供一些具有参考意义的实践经验，使得数字档案馆建设能够少走一些弯路。

二、电子档案的真实性问题反思

在我国电子政务系统中所牵涉的真实性问题包含两个方面的含义，一方面是文件在形成过程中的真实性，另一方面是文件在形成过后的真实性。两方面真实性的要求涵盖了对业务活动真实、客观地进行反应的要求以及在文件生命周期不被擅自篡改、保持原本面貌的需求。这也就引发了以下两个管理问题：

第一是文件形成部门直接决定了数据真实性。前端文件形成部门负责维护文件在形成和办理过程中的真实性和完整性，避免其被篡改和损坏。这是其系统维护和建设工作中最重要的一个环节，也就意味档案部门是不能保证文件在形成过程中是否没有被损坏或者篡改，只能保证文件在归档之后不被破坏。另外，文件内容是否和客观真实相符更加是文件形成部门的职责，档案部门更是难以干涉。如果前端工作部门都难以决定文件的形成是否真实、客观地反映了业务活动的真实情况，那么档案部门就更没有办法追究前端文件系统中形成文件的可信性。这就意味着各个文件形成单位给了档案部门什么样的文件，档案部门在原则上就要尽自己的本分和职责将文件保持在接收来的状态，不可因为文件在真实性上可能上的瑕疵而不予归档。档案部门在文件形成部门送来的文件是真实的情况下需要接收，即便是不完全真实的，也有义务将其保存在接收的原始状态下，不真实的电子文件归档工作就是当前档案工作的真实状况。

第二是档案部门需要负责档案归档之后的真实性。文件只有在归档之后，档案部门就有责任和义务保证档案归档之后的文件具有真实性，如果在其管理过程中出现了篡改和错误使用的情况，档案部门需要对此全权负责。所以我们了解到保证COPY电子文件的真实性并为电子档案的保存提供合适的环境成为档案管理部门必须要思考的问题，也就是说维护电子档案的原始性与真实性才是档案部门的职责所在

在这种情况下，档案部门需要对自身的职责进行全面地梳理。总体上来讲，档案部门需要固守档案本来的属性，对于电子档案的真实性全面负责，这是档案部门最根本的职责，电子文件的真实性与否并不是档案部门的职责。我们在这里还需要明确的是档案部门不仅仅需要在档案保存的过程中维护其真实性，还需要在向客户提供检索服务的时候保证档案的真实性。

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目前。我国的电子图书档案技术以及图书档案管理信息化技术均不够成熟，而电子政务急需图书档案管理信息化的支撑，这对于图书档案管理来说无疑是一个不小的挑战。在理论上，图书档案管理在电子政务领域还缺乏深入的研究，其研究成果还跟不上我国电子政务迅速发展的实际，差距还很大；在实践上，制定的标准还很不适应电子政务发展的需要。如2002年颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》还只是一个电子文件后端控制管理模式的标准，不能适应我国电子政务建设电子图书档案前端控制管理模式的需要。怎样才能使图书档案管理信息化的进展跟上电子政务发展的步伐？这既是图书档案管理信息化发展的难题又是推动其发展的机遇。因为图书档案管理的信息化是电子政务建设不可缺少的重要内容，因此政府必将在此投入不小的人力财力，尽可能使图书档案管理的信息化和电子图书档案建设在理论和技术上有长足的进步来满足电子政务的需要。所以图书档案管理完全可以借助电子政务的潮流使其在理论和实践上得到长足的进步。

当电子政务和图书档案管理信息化能够协调发展时，这必将推动双方的发展与进步。电子政务建设中的图书档案管理系统必须考虑它是电子政府的组成部分。因此必须从电子政府的全局出发，构建图书档案管理系统。与我们过去图书档案管理信息化的需求相比，今后系统建设至少需要考虑增加以下任务并及时部署。一是应用信息安全基础设施，建立可信任和可授权的应用系统。在互联网条件下，电子图书档案的应用和管理需要相应的网络安全措施进行保护，确保电子图书档案的完整性、不可替代性和安全、保密要求。二是政府电子图书档案的应急措施体系应当完善。比如数据备份、事故应急响应和灾难恢复系统的建立。我们应该跳出管理传统图书档案的思维模式，以全新的理念、审慎严密的措施、科学的方法来进行图书档案管理信息化。从而使图书档案管理与电子政务达到双赢。

二、政府信息公开与图书档案管理利用的关系。

2007年4月5日，总理签署国务院令公布《中华人民共和国政府信息公开条例》，自2008年5月1日起施行。因此政府信息公开成为电子政务的重要环节之一。《政府信息公开条例》与图书档案管理工作关系最为密切之处，在于把国家档案馆开展的已公开现行文件利用工作纳入了行政法规调整和保障的范畴。这使得人民大众对图书档案的认识得到了很大的改观。

图书档案在我国自古以来都是重藏轻用的，而《政府信息公开条例》的实施和图书电子阅览室可以适当解决此问题。图书馆、档案馆把群众关注的社会热点问题，及时地予以公布，可以方便群众知晓政府信息，迎合群众进行“文化休闲”活动的趋势。目前，许多图书馆、档案馆在节假日推出开馆服务，正逐渐成为公众一种新兴的时尚休闲场所，还在固定的时间、地点发班车，往返接送利用者，充分发扬了图书馆、档案馆作为文化部门的“人文关怀”精神。图书馆、档案馆已不再是让人敬而远之的圣地，取而代之的必将是亲民、开放的公共服务机构的形象。

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在信息时代背景下，事业单位管理水平逐渐提高，已步入到崭新的发展阶段。由于受到一系列主、客观因素的影响，比如，固有模式的束缚，事业档案管理工作各方面的问题日益突显。面对这种情况，发展电子政务，提高事业单位档案管理水平已成为新时期社会发展的主流，也是一种必然趋势。以此，提高事业单位档案管理工作效率与质量。

一、事业单位档案管理工作现状

在新时代下，事业单位档案管理工作现状并不乐观，存在一系列问题，严重阻碍事业单位的发展。首先事业单位没有意识到档案管理工作的重要性。事业单位是我国信息管理的重要机构，但在日常工作中，领导者忽视了档案信息管理的重要性，没有明确岗位职责，并落到实处。其次，缺乏现代化的档案管理设备。档案管理是一项系统而复杂的工程，需要充分利用先进的办公设备，降低档案信息数据的错误率，提高工作效率。但在实际工作中，事业单位为了减少办公设备方面的成本支出，没有定期更换硬件设备，办公设备落后，已经无法满足新时期档案管理的客观要求，无法充分发挥档案信息自身的作用。同时，在日常工作中，不注重对信息资源的开发，也没有优化利用已有的档案信息资源。最后，事业单位不具备高素质的档案管理人才。已有的档案管理人员不具备基本的职业素质，不具备基本的理论知识，专业化的技能，档案管理不规范，经常出现各种问题。事业单位也没有定期对档案管理人员进行系统化的培训，档案管理水平极其低下。此外，档案信息保管存在安全隐患，安全性较低，无法充分展现档案信息的利用价值。

二、事业单位档案管理工作改革策略

1.优化事业单位档案管理体制。

在新时代下，事业单位档案管理已成为电子政务建设的重中之重，需要统一领导与协调，使相关的政务信息价值取向、流动更加明确。为此，需要不断优化已有的档案管理体制，完善已有的业务流程，和电子政务建设相融合，不断促进事业单位办公的自动化、信息化。

2.不断拓展事业单位档案管理职能。

在日常工作中，事业单位要对档案管理信息进行数字化设计，检查归档的电子文件，需要不断延伸监督指导工作，在监督管理电子档案文件的同时，还要提前对电子档案文件进行一系列的操作，比如，鉴别、筛选，为事业单位档案管理职能的拓展埋下伏笔。在此基础上，需要和对应的政务中心取得联系，全面了解文件中心的客观需求，及时提供相关文件，使档案文件在文件中心的地位日益突显。此外，需要不断拓展服务范围，充分利用电子政务优势，对事业单位、事业单位之间进行全方位的监督管理，提供优质的服务，向社会大众提供各方面的政务信息，满足社会不同领域在政务信息方面的客观需求。

3.逐渐实现档案信息资源的数字化。

从某种意义上说，档案信息资源数字化的实现是事业单位档案信息化建设的首要前提，能够对档案原件起到一定的保护作用。在实现档案信息资源数字化的道路上，要充分利用各种先进的信息手段，把相关的物质载体转化为数字化信息，还构建全新的档案目录数据库、全文数据库，管理各种档案信息资源，提高它们的利用率。此外，以电子政务管理方法、流程为纽带，不断优化事业单位档案管理形式，需要统一规范事业单位档案数据管理库中不同类型文件格式等，并对不同类型的文件、档案内容等方面做出统一的规定。要以事业单位自身的运营情况为纽带，以信息化管理标准为基点，制定可行的档案管理标准体系，并在实践中不断优化完善，使档案信息更加规范、标准。

4.构建有效平台，实现资源有效整合。

事业单位档案信息化管理平台的构建是建立事业单位已有平台基础上的，档案管理平台、整体平台之间属于对立、统一的关系，需要严格按照档案管理流程、业务内容等进行，并遵循相关的原则，比如，动态原则、拓展原则，对事业单位档案管理改革工作进行客观、科学的战略规划。就档案资源有效整合来说，离不开事业单位管理软件的应用。在优化改革的道路上，要充分发挥事业单位这个发展平台具有的作用，实现档案资源的优化重组，比如，档案信息数据的归类。

5.重组档案管理组织架构。

在新时代下，信息化对档案管理工作有着较大的冲击，必须走上改革的道路。改革档案管理本身的同时，也需要对其背后的组织架构体系进行全方位的改革。最直接的方法是：把网络信息技术人才纳入到对应的组织架构中，使事业单位档案管理信息化更具安全性。同时，还要培养专门的信息化、现代化档案管理人才，不仅要具备专业化的管理技能，还要能够熟练操作档案管理信息平台，不断注入新鲜的血液，引入新时期事业单位人力资源管理机制。并以绩效激励制度为纽带，提高档案管理者的能动性、创造性。以此，使档案管理人员更好地履行自身职责，提供优质的服务。

结语

总而言之，在新时代下，改革事业单位档案管理，发展电子政务是非常必要的。它有利于对档案信息资源还是进行专门的管理，进行必要的加工、提取，提高档案信息资源利用率，减少档案管理工作人员的工作量，能够不断提高档案管理人员的综合素质，提高档案管理的效率与质量。同时，它能够减少档案管理的运营成本，提高经济效益，便于档案信息资源的修改、查阅、传递等，使档案资料能够更好的发挥自身的作用。以此，使事业单位不断向前发展，走上长远的发展道路。

参考文献：

[1]韩英.关于事业单位档案管理现状与优化发展分析[J].办公室业务,2014,21:93.

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在网络飞速发展的今天，各级政府部门利用计算机处理政务已相当普遍，这就出现了电子政务。电子政务是信息技术与现代管理体制的有机融合，其本质是以网络为工具，以用户为中心，以应用为灵魂，以便民为目的的现代化政府管理模式。从长远来看，电子政务的根本意义并不在于其表现形式，而在于其能否为公众提供实用的信息和服务。电子政务的功能不能仅仅停留在与政府有关的静态信息上，而要最终实现政府信息资源与社会信息资源的无缝集成，从而使政府真正实现办公自动化、管理信息化和决策科学化的新型管理模式。然而，从我国目前情况看，电子政务信息资源普遍存在着信息内容少、信息质量不高、信息流通慢等方面的问题。另一方面，作为一种重要的原生性资源，档案信息资源的建设却长期不为社会所重视。因此，实施档案信息资源与电子政务信息资源的合作开发，共建我国高水平的基础信息资源库，是电子政务信息资源建设的合理途径与方法。

一、电子政务与电子档案及之间的必然联系性

电子政务与电子档案管理之间存在着密切联系，同时决定了电子政务与电子档案相互依托的关系。

1.电子政务与电子档案的定义

电子政务是指运用计算机、网络和通信等现代信息技术手段，实现政府组织结构和工作流程的优化重组，超越时间、空间和部门分隔的限制，建成一个精简、高效、廉洁、公平的政府运作模式，以便全方位地向社会提供优质、规范、透明、符合国际水准的管理与服务。

电子档案是指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件。

2.两者之间的必然联系性

档案是国家机关、社会组织、企事业单位以及个人在社会实践活动中形成的具有保存价值的历史记录。电子政务信息按来源可以分为两大部分：第一部分是传统政府部门在政务管理活动中形成的各种历史记录和文件信息，包括各级政府颁布的法律法规、政策、各种统计信息等；第二部分主要是在电子政务环境下政府部门在各种中形成的各种电子化、数字化政务信息。由此可见，政府部门是电子档案的重要形成者，政务电子信息是电子档案的重要来源，经过鉴定具有保存价值的电子政务信息就会转化为电子档案。因此，两者之间是密切联系的两个主体，两者的联系是必然选择。

二、电子政务下的电子档案管理

1.要进一步解放思想，与时俱进，营造电子档案管理与电子政务的同步发展的良好环境

各级政府机关档案管理部门要敢于参与，积极主动争取参加到本部门的电子政务建设中，为电子政务与电子档案合作献计献策。因此，1要树立创新意识，按电子政务建设的程序有规律地介入其中，提出与之配套管理的规范标准和电子文件形成运转、留存与开发设计原则；二树立市公众意识，坚持以政府信息公开位原则，以不公开位例外，满足社会需求的政府行为；三树立学习意识，要学习国际上电子政务建设的先进管理方式，勇于尝试或应用最新适用技术和规范标准，加速档案管理在电子政务建设中的国际化进程，今早实现电子政务更广范围内的使用。

2.对电子政务文件实行前段控制

电子文件有易改性、易逝性等特点，如果还按照过去的样子，展昭文件的存档顺序按部就班的管理电子档案，那电子档案的真实性就无法保证了，电子文件的流失也是不可避免的，不且还会造成部分重复工作。因为电子文件在归档之前就有可能已被改动，或者有些已被有意或无意地删除；有些在文件形成时就已提取了主题词，文件归档之后还要进行标引工作，这无疑是增加了劳动量。因此，政务工作中的电子文档必须贯彻“前段控制”的原则，即要求将原来纸质文件管理系统中后期阶段需要控制的手段提到前端，也就是说档案部门对于电子公文的管理工作的介入要向前延伸，从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动。具体来说，在文件系统设计阶段，档案人员就要参与设计、进行指导；就应该考虑归档与归档后文件管理的需求，将集中管理一份文件的所有相关信息作为一个整体归档。要把归档工作嵌入工作流程，以保证在每一个流程之后，将相关文件实时归档。

三、关于电子政务与电子档案管理关系的思考

从以上的分析中，我们可以看出电子政务与电子档案关系至少可以归纳为以下几点：

1.电子政务是电子档案管理的源头；电子档案管理是电子政务的效率所在。

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（一）服务手段。在政府的工作效率问题上，传统的政府档案管理要通过大量的人力物力以及各类资源才能将档案有效进行管理，尽管如此，准确程度仍有误差。而利用互联网信息技术可以将政府档案管理工作与信息技术有机结合，以达到我们所说的电子政务环境，以网络智能化技术将各个部门连接起来，做到资源的共享以及信息及时的传达。这种管理方法以及服务手段彻底取代传统档案管理模式，这种管理模式彻底挣脱了传统档案管理模式的束缚，让政府工作的重点放在为人民服务上，在各类档案中准确快捷地找到所需的档案资源，切实为档案管理工作的发展打下坚实的基础。

（二）管理载体。传统的档案是纸质档案，以文字记录各类信息，而在网络信息化极速发展的今天，政府档案的管理工作可以通过互联网信息化技术来将政府档案资料以各种途径方便快捷地记录下来，不同于传统纸质档案，新的信息化档案不仅可以有丰富的音频以及图片，在储存过程中，也挣脱了以往纸质档案的束缚。

二、电子政务环境下档案管理工作流程的转变分析

我国的政务部门分类极多，需要处理的信息资料繁多，所承受的压力也是极为巨大的。在传统的档案管理时期，每个部门都需要花费大量的时间、人力物力去对各类档案进行分类整理，然后结合自身工作的情况再将档案送至档案管理部门，这一套流程下来，不仅需要整理海量的资料，而且也无法保证资料及时归档，而现如今在电子政务环境的发展下，各个部门不仅可以及时有效地将需要存档的资料传输到档案管理部门，还可以彻底分清档案之间的类别，最大程度上保证了归档资料的精准程度与完整性，在这种情况下，不仅可以有效降低因人为原因而导致的错误，还能对部门之间的信息档案资源共享进行加强。这种管理方式对于档案管理工作来说，无疑是极为有利的，对于档案信息真正做到及时利用。因此，在档案管理过程中，政府档案管理部门首先应及时与信息技术相结合，对档案的整理与储存工作予以加强。另外，政府档案管理部门一定要针对信息化档案管理提升网络安全度，各类安全预防措施予以完善，在档案的日常管理工作中，应利用相应的杀毒软件与防火墙来抵御病毒的侵袭。此外，在对一些内部信息进行处理时，更应进一步加强对信息的保密程度与限制，阻拦一切不法分子破译档案网站并使得档案信息外泄。与此同时，档案管理人员应做好档案的备份工作，以免因一些不可避免的因素导致文件损坏或丢失，确保档案信息的完整与完全性。

三、电子政务背景下档案管理理念的转变

现如今，随着我国网络信息化的井喷式发展，在现如今的电子政府管理环境中，政府的档案管理工作基本已经实现了自动化、信息化的目标，档案管理工作变得更加便捷、安全、有效。作为一名合格的政府档案管理人员，应做到与时俱进，使工作与现代信息技术相结合，对自己陈旧的工作观念与方式方法进行彻底改善，在日常工作要具有创新精神，以便更加科学有效地进行管理。

四、电子政务环境下完善政府档案管理的建议

（一）加强政府档案管理人员队伍建设。在当前电子政务环境下，应加强对正读档案管理人员队伍的建设，档案管理工作是政务工作中的一项重要分支，政府对此项工作有着极高的关注度，与档案管理工作直接接触的就是管理员。因此档案管理员应具备良好的学习能力与积极性，丰富的档案管理经验是必不可少的，同时还应对日常工作的经验进行总结。

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一、电子档案管理的原则

1.1“前端控制”原则

考虑到电子文件的易改性、易逝性等的特点，如果还是象过去那样，按照文件的生成、积累、鉴定、立卷、归档，分类、着录等顺序按部就班地管理电子文件，那么电子文件的真实性就难于保证了，电子文件的流失也是不可避免的，并且还会造成部分的重复劳动。因为电子文件在归档之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或无意地删除；有些在文件形成时已提取了主题词，文件归档之后还要进行标引工作，这无疑是增加了劳动量。因此，必须贯彻“前端控制”的原则，即要求将原来纸质文件管理系统中后期阶段需要控制的手段提到前端，也就是说档案部门对于电子公文的管理工作的介入要向前延伸，从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动。具体来说，在文件系统设计阶段，档案人员就要参与设计、进行指导；就应该考虑归档与归档后文件管理的需求，将集中管理一份文件的所有相关信息作为一个整体归档。要把归档工作嵌入工作流程，以保证在每一个流程之后，将相关文件实时归档。并且要求用户及时着录和鉴定文件信息，并且把着录、鉴定信息与电子文件之间建立联系，以保证文件归档时，将该电子文件与相关信息一并移交或发送给档案部门。

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随着现代社会的积极发展，科学技术得以充分应用，保证各个发展领域的有效执行。在高职院校档案管理工作中，基于传统的管理方式无法符合现代社会发展需求，整体上存在较多缺点。在大数据时代下，需要实现档案电子化，并应用到行政管理工作中，能维护整体的安全性。

一、电子档案

电子档案是社会组织在实际办公以及管理工作中，基于对计算机等电子设备的利用，通过视频、图像以及音频等多个形式进行传输、储存。与传统档案是相对的。在社会实践发展中，电子档案的使用，具备更高的参考价值。在整体上，具备一定特点。如：电子档案信息为我国的大数据信息，需要利用现代化设备才能对其使用。如：电子档案需要通过计算机等设备才能对信息进行传输，消除了时间与空间上的界限。对电子档案进行保存期间，不需要为空间提出更高要求。

二、电子档案服务的优势

（一）电子档案的服务，能促进工作效率的稳定提升。基于信息化发展要求，计算机的使用具备更大优势。将电子档案应用到高职院校行政管理工作中，能保证工作效率的提升。比如：使用传统档案，在信息录入的时候将消耗大量人力，还需要利用文字进行储存和统计，无法在整体上维护其准确性。但是，电子档案的使用则不同，基于现代信息技术，实现信息采集和储存，简化了档案的录入和管理工作，也能在整体上增强其可靠性，将其引入高职院校行政管理工作中，将为整体提供较大帮助。（二）档案分享效果得以增强。将电子档案应用到高职院校中，促进行政管理工作的积极发展，也能展现良好服务。对于传统档案，在信息搜索以及提取工作中，将更为复杂，不仅发展中规模更大，实现的长距离档案调节工作也很不方便，从而导致档案损伤等问题的产生。因此，转变传统档案，实现档案电子化，能促进管理工作的高效发展。基于现代化办公软件的应用，各个人员进行档案搜索的时候更方便，增强其准确性，也能获得良好的档案分享效果。（三）降低档案的管理成本。在高职院校中，使用电子档案能为信息保存工作提供方便，也能在一定程度上降低使用成本和实施要求。使用传统档案对周边环境温度要求高，当处于比较潮湿和干燥环境下，将引发档案问题的产生，并造成更大损失。同时，为了实现绿色校园建设，使用电子档案也能达到资源的节约性，保证档案信息在更安全的环境下保存。（四）提升档案的传输速度。当文件资料数量巨大的时候，基于传统的方式，需要使用车对其运输。但是，电子档案的使用存在较大不同，仅需要利用储存卡，能实现信息资料的传输。所以，在现代化信息技术发展下，实现档案管理工作，并对电子档案进行应用具有十分重要的作用，能提升其传输速度，也能保证整体的安全性。将其应用到高职院校中，进行信息传输工作更为普遍。一般情况下，传统档案信息传递需要邮递方式，在对其传输过程中，受多个因素的影响，将引发文件的丢失或者损坏，也会在整体上造成更大损失。因此，电子档案的使用，不仅能提升传输速度，也能保证信息的安全性。

三、电子档案容易产生的风险

（一）安全性。电子档案储存期间，占据的空间小，能实现更快的传输速度。但是，该特点也导致电子档案面临损坏和丢失的风险，并造成不良后果。在大数据信息化发展时代，对信息数据进行储存，都是字体和标识。在该情况下，将产生相同的档案，当无法对其真实性进行区分的时候，将给人们带来较大损失。同时，随着网络普及速度的加快发展，导致很多工作存在信息修改现象，所以，其安全性要更加重视。（二）完整性。传统档案中，将其应用到行政管理工作中将出现一些错误，无法对其进行有效修改。对于电子档案，能对大量的行政管理信息进行处理，实现批量工作，能促进工作效率的稳定提升。当发现其存在问题的时候，也能对其有效修改。尽管如此，电子档案储备的环境更为开放，如果无法实现信息更新，将引发信息不足等问题，对其使用期间能导致资料不完整。（三）长期性。在大数据发展下，电子档案成为主要发展趋势，也展现其新的发展领域。将电子档案应用到高职院校行政管理工作中，将发挥十分重要的作用，在整体上，是需要设备来实现的。但是，随着科学技术的不断更新，设备也需要进行更新，当设备产生问题的时候，很难找到适合的硬件对信息资料进行读取和储存，从而影响电子档案的使用寿命。

四、传统档案向电子档案转换，服务好学校行政管理

（一）构建电子档案。在高职院校实际发展过程中，为了促进行政管理工作的积极执行，需要在工作中，为其建立相关的档案目录数据库。档案目录数据库的成立，能将电子档案和传统档案进行结合，也能在管理工作中，保证人力管理工作的规范性。所以，在实际建设和发展下，需要基于相关要求，为每个文件设计一个电子文件链接，也要为纸质档案设立合理的存放位置，保证档案目录数据库在使用的时候更合理，为行政管理工作的信息查询、检索工作等创建条件。在为其建立电子档案的时候，需要使用更为专业的软件，以促进电子档案使用期间获得更大方便。根据现代大数据的发展要求，可以在使用期间，提供计算机软件，并在计算机中为其设立几个目录，以达到电子档案的存放目的。对于纸质档案和电子档案的接收工作，要以数码照相或者扫描的方式对其储存。当将纸质文件进行转化后，电子档案会在是数据库中产生。针对现存的电子档案，还需要对其备份，以免受各个因素的影响导致丢失等问题。对于电子档案中目录的设立，需要根据其级别和权限，禁止他人对其修改，以维护档案信息的真实性。在这种发展形式下，高职院校师生不仅能查询电子档案，也能维护行政管理工作的有效执行。（二）实现电子档案的应用。为了在高职院校中对电子档案充分应用，需要根据实际发展情况，分析学校的具体条件以及行政管理情况、档案的服务情况和建设情况等。并通过校园网、公共网以及政府服务网等对其服务，保证在最大程度上促使电子档案价值充分发挥。第一，对学校局域网的应用。电子档案能为高职院校行政管理工作进行服务，所以，在实际使用期间，基于对学校局域网的应用，能为其开展服务平台，保证学校的师生都能基于网络访问电子档案，达到信息的共享化。当打开档案目录后，可以输入文件名，以最快的速度对目录进行查询，保证能获得档案信息。第二，政府服务网的使用。在高职院校实际发展过程中，实现行政管理工作，都促进学校的稳定发展。基于政府服务网的使用，为其构建服务平台，能提高学校的实际发展地位，增强其影响力。比如：在服务平台中，教师共享学生的学业情况，实现档案信息的在线使用和在线查询，能为工作的执行提供指导意见，也能根据实际情况促进行政管理工作的合理性，从而为高职院校的积极发展提供保障。第三，公众网的使用。高职院校的积极发展是对社会进行服务，为其构建交流平台，构建电子信息档案，是其中的主要途径。基于公众网的使用，在服务工作中，不仅能满足社会大众的发展需求，也方便学校在开展行政管理工作时，对社会信息进行采集与收集，保证信息资源得以充分应用。同时，在服务工作中，也能有针对性地对行政管理进行调整，维护学校的积极发展方向。当前，通过对电子档案和传统档案进行分析可以发现，电子档案在服务发展中具备更大优势，高职院校也在逐渐转变。但是，电子档案在高职院校行政管理工作中的应用还存在一些问题。在大数据发展时代，电子档案的应用能渗透到高职院校的各个环节中，也能对行政管理工作中的多个问题进行应对，但并不是短期内才能完成的，还需要实现高职院校内各个部门之间的联系，对电子档案充分应用，保证在高职院校行政管理工作中实现电子化工作，从而为高职院校的积极发展提供服务。（三）实现办公自动化系统和档案信息化管理系统的结合。办公自动化系统的应用，是基于计算机技术的使用，实现管理工作，促进工作效率和水平的提升。该系统中为技术资源与信息资源，能在整体上对信息进行自动采集和处理，也能与互联网进行结合，实现信息的综合处理能力。在高职院校实现的自动化发展背景下，电子档案成为学校改革发展过程中的重要资源，面对这些复杂信息，需要将办公自动化与电子信息档案进行结合，以促进电子档案信息管理工作的规范性，也能符合当前的行政管理需要。

五、总结

基于以上的分析和研究发现，在大数据发展时代，基于工作中的实际要求，实现电子档案的应用，能更好地服务高职院校行政管理工作，也能为工作整体提供方便，满足当前的发展需求，也实现传统档案向电子档案的转变。

【参考文献】

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现代档案管理，是运用现代管理模式与先进的信息管理技术，变革原有的管理方法，以提高档案工作的效益和质量，更好地开发档案信息资源为社会服务的过程。广义上理解，现代档案管理包括了与档案管理理论与实践相关的管理理念、管理模式、管理方法、管理技术等多个方面。档案管理工作在电子政府中承担着管理、整合以电子文件为核心的相关信息资源，规划和开发重要政务信息资源，积极推进公共服务，实现资源共享的神圣使命，是政府信息资源管理的重要组成部分。

2 电子政务环境对档案管理的巨大影响

2.1 理论层面

2.1.1 促进档案部门树立开放式服务理念

电子政务是一个政府部门运用信息网络技术，向公众、企事业单位以及其他政府机构提供信息和服务的过程，其管理和服务是在一个开放的平台上进行的。电子政务的核心思想之一就是使得政务更加公开化、透明化，政府的职能要从管理型转向服务型。电子政务的开放模式，有助于档案部门树立一种开放的全新的档案利用服务意识，为档案利用服务开拓一个新的发展空间。在电子政务环境下的档案利用服务，就要求档案部门转变观念，改变“坐堂式”的、“你要我供”的被动提供利用方式，树立开放式主动利用服务理念，更大程度地向社会大众开放档案，变传统的主要服务于行政部门向服务于公众转变。开放式的档案服务理念意识，顺应电子政务建设与发展的需要，可以使档案走向社会、走进大众的生活，满意社会各方面对档案利用的需要。这就要求档案部门以开放的理念,谋划利用服务工作,借助计算机网络技术构建档案信息服务利用模式。

2.1.2 档案管理基础理论受到的冲击

档案管理基础理论在电子政务环境下受到了多方面的挑战。其一，由于电子政务是在线服务，在一定意义上它已失去了空间和时间的限制。这样形成的文件由谁归档、按什么原则归档就成了一个简单而又难以解决的问题。实质上，这是对档案管理的基本理论“来源原则”的重大挑战；其二，电子政务强烈地要求传统的政府组织机构和工作程序进行彻底的改造，以适应其先进的技术要求。这也必然使长期以来作为我国档案工作依据的“全宗理论”发生变化。

2.2 实践层面

2.2.1 档案管理工作重心的转移

电子政务环境下，档案管理的基本矛盾不仅限于档案管理水平的有限性与档案利用需求的多样性之间的矛盾，而更多地表现为档案信息供给能力与多变的档案信息需求之间的矛盾，是档案管理机构数字化档案信息的收集能力、服务能力和用户需求水平之间的矛盾。基本矛盾的改变使档案管理工作的重心向数字化档案信息的收集能力和服务能力上转移，以满足千变万化的用户需求。

2.2.2 档案管理业务流程急需重组

电子政务环境下，档案的存在方式不再是纸质的，而是数字化的。数字化档案信息具有可随机存取、检索，可快速远程传递等优势，这种区别不仅改变了档案信息载体的表现形式和信息的组织方式，还决定了档案管理工作各个业务流程中所采取的方法。如档案收集工作，电子政务环境下，一旦文件形成后被确认为有保存价值，系统就会对其进行自动归档，通过网络传递的形式使其处于档案管理部门的全面监控之下。因此，传统的收集工作“解决档案分散性与档案要求集中利用之间的矛盾”在电子政务环境下，几乎可以忽略不计了。

3 电子政务环境下的档案管理策略

3.1 管理目标———信息资源共享

电子政务信息资源主要包括两大部分：其一是电子政府为维持系统正常运转而存储的大量有价值信息，即传统的政务档案信息。这部分信息经过档案管理部门的鉴定，将作为档案馆的数字化馆藏而成为档案信息资源的重要组成部分，纳入数字档案馆的信息资源建设中，由政府部门提供设备和资金，利用档案部门的人力与智力资源优势，进行信息资源的联合开发，从而形成优势互补、资源共建共享的信息化建设机制。其二是电子政务系统在进行政务处理工作中产生的以电子文件为代表的政务信息，这类信息将成为今后档案信息资源的主体，是未来的主流信息源。

3.2 管理策略———前端控制

电子政府的“整个服务过程变成了一个信息过程，用户的服务要求和政府对这一要求提供的服务都以信息的形式传输，这成为电子政府的一个最显著特征。”因此，电子政府服务过程的实质是信息服务，现行文件和档案信息的开放是其信息服务内容之一。由于电子的整体性、连续性和现实性，档案管理要在电子政务的整个服务过程中发挥作用，就不能停留在传统的后端被动服务阶段，而必须采用积极的“前端控制”策略。

“前端控制”策略，就是要求档案部门积极主动地提前介入相关信息资源的收集、整理、利用等工作，并使自身工作与电子政务系统的发展同步。总之，电子政务环境下档案管理的“前端控制”策略是“系统原理的要求，是背景保留的要求，是即时归档的要求、是长期利用的需要，是信息安全的需要。”

3.3 管理保障———信息安全与标准规范

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所谓电子政务，从根本上来说是一种国家行政管理模式，即以计算机和现代网络通信技术等高科技手段为支撑，实现政府日常办公、信息集散、公共管理等事务的电子化、网络化管理。目前，在国内各高校中，电子政务主要服务于高校行政组织与管理，其主要目的是为高校各部门的管理工作提供一种便捷、准确、科学的现代化服务，以实现高校行政管理的信息化改革与发展。

随着现代计算机应用的逐渐普及，实现高校档案的数字化与信息化建设已成为时代所趋。目前，国内各高校档案的信息化建设如火如荼，已逐渐进入了或者即将进入高校电子政务建设规划，如何依托电子政务建设更好地推进高校档案信息化发展，目前已经成为业界普遍关注的热点之一。

1.高校档案信息化建设中电子政务网融入的优势

1.1电子政务网使档案信息检索更为方便

方便、快捷，超越时间、空间与部门限制是电子政务最明显的特点之一。实现档案的电子政务化后，咨询者可即时检索、查询所需信息，查询手段也是超前的多元化，电子政务化档案为咨询者提供了包括分类查询、模糊查询、综合查询在内的三种基本查询方法，工作人员可按照工作需要任意组合查询，准确而又便捷。此外，工作人员也可以凭借授权权限，直接从校园网以外的网络上进行访问与查询，不仅可以减轻工作负担还可以节约工作时间。

1.2使档案管理模式更为现代化

管理现代化是高校档案电子政务化的第二个主要特点。现代化意味着管理工作的便捷与省事，电子政务化改变了档案管理员机械、枯燥的工作方式，将他们从繁杂的打字与管理业务中释放出来，使各工作人员可以将有限的工作精力与时间集中在档案收集与编排上，提高现代档案的质量管理，促使高校档案工作管理模式逐渐向现代化靠拢，最终实现档案管理工作的一体化发展，使档案资源可以最大限度地发挥其基本优势与价值。

1.3使档案阅用可控化

严格控制档案的流向，是档案电子政务化的第三个特点。档案搜集建设工作具有一定的难度性，传统的档案借阅记录一般都以手工操作为主，不仅耗费精力且出错率极高。档案管理信息化，一方面可以直接解决传统借还方式存在的各种弊端，另一方面还可以自动产生催还信息，促使到期不还者及时归还档案。

1.4使科研服务高效化

方便学术人员进行科学研究是档案电子政务化的最后一个特点。档案管理信息化，高校科研人员可直接在网络上进行搜集与查询。此外，档案信息化管理也为科研人员利用与开发档案管理提供了便利，不仅方便科研人员创新，也为科研人员利用最新科研成果更新档案电子化管理提供了便利。

2.高校档案信息化建设出现的问题

2.1电子文件的统一归档难度颇大

高校属于人群密集性场所，人多复杂，再加上目前各高校的电子政务化建设还处于初级阶段，大量信息文件都没有得到科学的系统化处理。此外，档案信息化建设规范与章程不健全、管理软件不统一，也为目前的电子文件统一管理与归档带来了难题。电子档案管理与传统的档案管理有着根本上的区别，电子档案内容突破了传统档案的范围与广度，不仅包括大量的文字材料，还涉及图片、声音、表格以及各式数据等，管理难度也是水涨船高，非同一般。

2.2电子档案信息管理存在一定的安全隐患

政务化管理以现代电子网络为技术支撑，那么必然就伴随一定的网络安全问题，虽然现代网络安全管理发展形势颇好，但是政务内网以及公共信息网之间物理与逻辑隔离的缺失，还是给高校档案的电子化管理安全制造了一定的麻烦，档案信息化管理的安全保密，是各高校在推进档案电子化建设中必须要解决的问题。

2.3电子档案法律效力尚未完全得到认可

现在社会人员流动易变而又急速，相应的人事档案的调动也是日趋频繁。但由于网络电子档案先天所具有的可变性、虚拟性，极大地降低了其本身在民众眼里的法律公证性，特别是对于那些以电子政务传输方式而成的档案，由于缺少公章，法律效率远不及传统的纸质文件。目前，国内普遍都是电子档案与纸质档案双轨并行，这对于人力、财力、物力都是极大的浪费。要想彻底实现自动化办公与文档一体化建设，电子档案法律效力低下这一问题必须得到解决。

2.4档案信息化管理专业型人才的匮乏

高校推进电子政务化建设，高尖端人才是重点。档案信息化建设中的各种技术性问题与障碍都需要技术人员来解决与突破，但是目前，各高校档案部工作人员技术素质低下已是一种常态，专业结构不合理，尖端人才匮乏，综合性人才稀有，真正能担当建设工作大任的人少之又少，这些问题都严重地阻碍了高校档案信息化建设事业的发展。

3.强化高校档案信息化建设的措施

3.1加快档案信息化建设步伐

加快档案信息化建设步伐，使我国的档案电子化建设有法可依、有章可循，以进一步提高我国档案电子化建设的质量与水平，是目前推进档案电子化发展的重中之重。根据当前档案电子化的发展现状来看，地方档案信息化的法律建设是难点也是重点，以国家《档案法》为基础，彻底将国家及地方以上的法律法规体系完全建构成一种相互制约、相互联系的一体化档案法律法规，是目前我们进行档案建设信息化的重要法律保障。

3.2加强网络安全建设

网络安全隐患是长久以来困扰人们的主要网络技术难题，而这一问题也是作为一个全球性问题一直存在。现代网络发展在给人们带来便利的同时，也构成了一定的信息威胁。档案作为一项机密性信息所在，泄露或者被盗都是一项重大的损失。因此，在利用计算机处理机密档案及信息时，灵活地将档案文件电子化管理与网络信息保密工作同时同步进行，是我们充分实现与保证电子政务网络先进、实用、安全的基本措施。

3.3加快档案系统数字资源的建设

档案系统资源数字化建设，主要包括两部分工作，第一项是现行系统归档文件的收集，第二项是馆藏档案的数字化。现行系统归档文件即是电子政务、办公室自动化在应用过程中产生的各类电子文件。馆藏档案数字化，即利用包括工程扫描仪、文档高速扫瞄仪在内的各种现代化高端扫描仪，对档案馆的各式文件、图像、影音等进行处理，以实现数字化电子文件全面替代纸质文件的目的。档案数字化建设不仅可以有效完善我国的档案信息资源体系，同时也可以进一步优化自我，为社会各界提供更为优质的信息服务。

3.4提高档案信息化人才的专业素养

档案信息化建设是一项颇为复杂的项目工程，那么其对于人才的要求条件也就不言而喻。对于目前档案管理部门的人才结构现状，具体可以从以下几点来进行解决，首先是目前从业人员的培养，开展各种培养活动与教育课程，帮助这些工作人员有效提升档案管理理论与计算机操作等方面的专业素养，使他们可以熟练地掌握档案电子信息化管理所需要的任何知识与技能。其次是优化本部资源，招收、吸引优质高端复合型人才。再次，积极组织工作人员前往他处取经求才，邀请资深专家莅临讲学，及时准确地对本部门工作人员进行知识更新。最后，定时定期在部门内部开展知识技能交流与培训活动，营造良好的学习与交流氛围。

3.5电子政务环境下档案管理的几点建议

统一电子信息档案的格式与标准。电子信息网络是目前应用颇为广泛的技术手段之一，电子文档格式根据不同的需要也是相当纷杂，严格电子信息档案及各项文件的格式，是提高电子档案质量与管理的必然选择。高校档案信息化管理在借助高校电子政务推进实施时，务必要积极地参与到电子政务相关条例的制作中来，以积极准确地为高校电子政务建设联动高校电子档案建设做准备。

在对档案管理系统进行设计与开发时，一定要清楚明了地知道建立这一系统的根本目的是将原有的档案电子信息化，而档案管理随着时代的发展呈现出不一样的特点与要求。因此，在进行电子政务化平台建设时，务必要实时根据外界变化，对机构组织和管理模式予以调整。

档案主管人员，一定要从思想上扭转其对于电子档案的认识态度，将电子档案视为电子最主要与最真实的记录，将其视为高校最终重要的信息资源。

4.总结

综上所述，档案信息化作为高校电子政务建设的重要组成环节，不仅是新时代、新形势下档案发展所需的必然产物，同时也是我们实现档案建设事业跨越式发展的必然选择。随着现代信息技术手段的逐渐深入与发展，我国高校的电子档案建设技术已是日臻成熟，但在具体推进的途中依然障碍重重，高校电子档案建设技术的继续发展与深入仍需我们的共同努力与探索。

参考文献：

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2电子政务运用到高校档案中的各种问题

2.1电子文件的去处

虽然说电子档案是一种比较集中的保存方式，是比较方便快捷的，但是电子文件有太多的信息需要建立和传输，而现在电子文件还没有做到完全以电子档案的形式进行保管，导致的后果就是，现在很多的文件有人处理，但是在处理完之后就没人保管了，在传输之后做不到及时保存，处在无人监管的状态下。此外，现在要对电子文件进行管理是比较难的，因为现在的保管技术方面还不是非常完善，需要寻找新的方法。所以，现在很多的电子文件是没办法做到稳妥保管的，目前迫切的任务就是建立完善的系统，对电子文件进行有效地整理保管。

2.2电子文件的前期处理

传统的档案整理和管理是在处理完之后直接交给档案管理人员就可以的，这份档案从交给档案管理部门开始就算被保管起来了。而如今的电子档案管理摆脱了纸质版的管理方式，进入到计算机的应用中来，实现了电子化自动管理的模式。从纸质版的档案管理到电子版的档案管理是从被动转为主动的过程，是一个很大的转变过程。

2.3档案保管过程中的资源利用

电子档案的管理和保管是需要借助软硬件来实现的，可是对于现在的高校来说，具备相关的技术性的资源毕竟是有限的，在这样资源有限的情况下，就需要档案管理部门既要使用本部门的资源，也需要借助整个高校的技术资源，一起来完成这件事情，一起来解决这个问题。

2.4电子档案的定位

因为电子档案本身的一些特征，导致对于电子档案的定位出现了很大的难度，确定电子档案的原始性是确保电子文件的重要环节。电子档案的可变更性和消息的可分割性，导致电子档案在产生或者传送中有很被动的现象存在，还导致电子档案的改变没有迹象可寻找。修稿后的档案是不是和原来的档案一样，也是很难区分的。所以，电子文件的定位是现在面临的比较大的一个难题。

2.5电子档案的公开性

如今是一个信息时代，人们的生活是比较多元化的，这就需要更加准确的信息服务。电子档案信息是政府部门开放的、主要的消息来源，政府部门的消息公开对于消息共享是很有好处的。政府部门是电子消息使用最多的部门，所以电子信息化应该从机关开始实施。同时，政府机关应该在消息开发使用上进一步完善，需要政府机关之间的消息沟通和群众之间的信息交流，才能让电子档案发挥到极致。

3高校电子档案的电子政务化的想法

3.1变更传统纸质版档案的管理方式

加速电子文件管理的更改，首先要做的事情其实不是技术方面的，而是工作人员想法上的改变，说白了就是需要先改变档案工作人员的思想问题，让传统的档案工作人员接受电子版的档案管理方式，慢慢地适应电子档案的工作方式，一步一步地从传统的纸质版档案转化成电子版的档案工作，从开始的重视文件的保管力度转化成重视档案的利用度。虽然说传统的纸质版的档案管理已经有了成型的管理方式，但正是因为这样，我们需要抓紧时间从纸质版的形式转化成电子版的形式，如果不先从工作人员的思想上进行改变的话，就很难做到体制的改变。

3.2档案管理部门对档案需要统一管理

档案的整理和归档是很重要的一个工作环节，目的就是能够妥善地保管档案，不出现丢失的情况。在进行电子档案管理的时候，归档也是非常关键的一个部分，如果做不到严谨地保存档案，将会有很多的档案出现安全隐患。所以在具体工作中，需要各部门认清楚自己的职责和任务，做好自己的工作。档案工作人员需要进一步深入到现有的档案管理上面去，对于电子档案的接件、处理和保存工作进行指挥，保管好电子档案的原始资料，做到电子档案的一致管理，提高档案管理的质量。

3.3落实与电子档案相符合的制度

要想做好电子档案的建立和保管，是需要很多部门一起努力的，这不仅与文件保管部门相关，还需要与网络技术部门相配合。档案的管理无论是纸质版还是电子版都应该严格地规范，避免不规范的现象出现。档案保管的原则就是双管齐下，制度和原则缺一不可，由国家统一管理。进行档案电子化建设是一项很重大的事情，必须加入我国的信息建设中，共同发展。

3.4增大人才团队，加强人员素质

在当前的环境下，电子档案想要进一步发展，最紧迫的任务就是需要将档案工作人员的水平提上去，需要有更加严格的要求，工作人员不仅仅需要学会档案管理的正常工作，还需要学会计算机应用，掌握电子技术，并且要学会接收文件、整理、归档等工作，以及做好档案管理时间内的护理工作，这些都要求档案工作人员多学习相关的知识，对于档案工作人员要定期进行专业知识的培训，让工作人员掌握更多的知识，尽快地适应电子档案的管理和维护，这样才能真正地做好档案管理工作。电子档案建设的最重要因素就是不能离开人才这个因素，要针对电子档案的专业知识培养专业化的人才，学习计算机知识及电子档案管理方面的知识，才能达到电子档案建设的要求。高素质的专业人才培训是电子档案建设的必要因素，由于电子档案工作的特殊性质，对于档案工作人员的要求比较高，电子档案的建立和相关技术知识是密不可分的，所以一定是需要专业的知识的。

4电子档案建设需要脚踏实地

要坚持科技是第一生产力，坚持科学的方式建立电子档案工作，电子档案工作是一项比较新颖的工作，这就更加需要严谨的态度来对待。电子档案与传统的纸质版档案相对比，电子档案的保管需要更加谨慎和严格，而且现代科技是快速发展的，电子版档案的管理方法要随着时间的变化不断地创新，这样才能更好地发展下去，这就更加需要档案管理人员团结作战。电子档案的建立过程也需要严格地遵守法律法规，让电子档案更加的合法化。还有，就是要把最先进的科技加入到电子档案的管理中来，电子档案随着科技的不断发展，正在迅速地发展和发挥着作用。当然，伴随着快速地发展也将出现很多不同的问题，所以我们需要仔细地分析新问题，采取好的管理方式，处理好电子档案保管的问题，让电子版档案和传统的纸质版档案都能有作用可以发挥。电子档案转变了我们旧的观点，让新的科技进入我们的生活中，是一件很好的事情。