单位档案管理基本情况范文

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（一）事业单位专业技术人员档案归档内容

事业单位专业技术人员档案归档内容包括员工的基本情况：1.基本情况，包括个人履历、劳动合同、入离职信息、工作变动等；2.学历及继续教育情况，包括学历、学位证书、继续教育、专业培训证书等；3.专业技术材料，包括技能鉴定及考核材料、等级证书等；4.科研成果、著作材料，包括发表的论文、课题、专利、获奖情况等；5.工资情况；6.健康资料，包括体检表、以往的工伤处理等信息。

（二）事业单位专业技术人员档案特点

事业单位专业技术人员档案有着以下特点，一是真实性，档案要能真实体现技术人员的思想、能力、技能、经历等资料，为人力资源的配置和优化提供参考。二是完整性，档案要涵盖技术人员的全部内容，客观全面的体现档案管理人员的各种信息。三是动态性，档案要随着人员情况的变化，进行实时更新，保证档案材料的时效性。四是机密性，档案是技术人员个人自身情况和人生轨迹的真实记载，不能随意泄露。

二、事业单位专业技术人员档案管理现况

（一）专业技术人员档案管理意识较弱

目前事业单位在专业技术人员档案管理方面，意识薄弱，重视度不足。领导没有意识到专业技术人员档案管理对单位人力资源配备的重要性，没有明确的制度对专业技术人员档案管理进行规范。档案管理人员也没有重视对档案的管理，造成专业技术人员的档案断节、缺项、内容凌乱、查阅不便等。对单位的日常人员管理造成了很大的不便。

（二）专业技术人员档案收集范围不全

部分事业单位虽然对专业技术人员建立了个人档案，但是档案收集内容不够全面。大部分只是收集了个人履历、家庭及个人基本信息、学历信息、工作变动资料等，而没有把专业技术人员的获奖情况、科研项目情况、、专利申请等内容进行归档。这部分资料对判断专业技术人员的个人能力和职业资格有着非常重要的作用。

（三）专业技术人员档案归类不规范

在对专业就似乎人员的档案归类中，一些事业单位归类方式不规范，没有按照技术人员的个人进行档案归类，而是将他们的档案存放在多个地方，甚至多个部门里面。例如将基本情况、个人履历等作为人事档案归档在人事部；将获奖情况、培训进修情况等未归档或归档在办公室或者本部门，将科研和技术材料、专利获得情况等归档在档案室或者技术部门等等。一旦需要的时候，查找和整理非常不便，而且有可能导致档案资料内容的遗失。

三、事业单位专业技术人员档案管理改善措施

（一）提高事业单位对专业技术人员档案的管理意识

要把事业单位专业技术人员的档案管理列入单位日常工作的重要议程，强化对专业技术人员档案管理的创新和建设工作。落实档案管理的人员和机构，安排具备专业知识和技能的档案管理人员，明确他们的责任和义务。建立健全专业技术人员档案管理的各项规章制度，让档案管理工作规范化、科学化。同时要让专业技术人员认识到档案的重要性，主动配合参与开展自身档案归档工作，将个人专业论文、获奖材料、科研项目等内容进行上交。

（二）对专业技术人员档案进行动态管理，及时更新

要时刻关注单位专业技术人员变动情况，及时进行档案资料的更新工作。每年度进行档案管理人员的档案资料审核，按照制度将他们的各类信息，包括考核、评比、培训、继续教育等方面的资料进行归档处理。也要与技术部门或者专业技术人员所在部门联系，积极收集专业技术人员的各类档案资料。还要利用职称报考、年度考核的时机，收集他们的各类基本资料和技术资料。在年终进行一次定期整理，审核个人人各种档案的归类情况，将其中不完整的部分进行补充归档。

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（一）档案意识薄弱

一是社会保险档案管理没有摆上领导的议事日程，不关心或很少关心档案管理工作存在的问题。二是部分业务人员存在认识不高，工作态度不严肃的问题。认为当前的工作都忙不过来，哪有时问去整理档案。缺乏创新意识。缺乏新思路、新举措，难以适应社会保险制度的快节奏。

（二）档案管理混乱

实际工作中，除部分单位实现档案集中统一管理外，多数单位常根据单位自身业务情况或从方便工作需要出发，采取由文书、会计或业务科室承办人员分散保管的方式，造成“我承办我保管，我走了就不管”，或“人人都负责，人人又都不负责”的现象发生，致使社会保险档案不同程度的流失。

（三）缺少规章制度

哪些档案材料需要整理归档，如何进行整理归档；哪些材料不需归档，如何进行鉴定销毁；哪些材料需要分级分类管理，如何分级分类管理；哪些档案需长期保管，哪些档案需短期保管，如何划分档案保管期限；档案如何提供利用等。客观上没有形成良好的运行机制，主观上也未建立标准化、规范化的管理制度。

二、加强社会保险档案管理的对策建议

社会保险档案是社会保险事业发展的一笔非常宝贵的财富，是必不可少的基础性和配套性的新工作。只要本着先易后难，逐步理顺的原则，重点解决好资料收集不全、分类混乱、管理不规范和不注意开发利用等问题，建立健全必要的管理制度，就会逐步形成独具特点的社会保险档案管理体系和管理办法。

（一）加强社会保险档案管理宣传工作

社会保险档案是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保个人享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件，也是反映社会保险事业发展的宝贵资料和重要历史凭证。依法加强和规范社会保险档案管理，不断提高管理水平，既是加快推进社会保险经办工作标准化和规范化的重要内容，也是全面提升经办能力和管理水平,真正维护职工权益，促进公平保障，和谐保障的有效途径。为切实深入做好社会保险档案管理工作，要调动方方面面的积极因素，使之同心同向，形成合力。因此，我们要加大对社会保险档案工作意义作用的宣传力度,充分利用各种有效宣传手段和宣传方式,广泛宣传做好社会保险档案管理工作的重要性和必要性,提高系统工作人员社会保险档案管理意识，增强加强档案管理的自觉性和主动性。

（二）规范社会保险档案管理业务流程

多年以来，不断有专家学者呼吁把社会保险档案“集中统一管理”，但由于法律法规缺失，有关社会保险的档案一直处于分散管理、多头管理的无标准状态。有的归档案行政主管部门管理，有的由组织人事部门管理，有的在劳动和社会保障部门管理，有的一直在用人单位，有的甚至放到个的口袋里，成了名副其实的“口袋档案”。管理没有统一标准，一地一策，画地为牢，很难规范，有的基层单位连专职的档案人员和基本的档案设施都不全，丢失、涂改、损坏档案的恶劣案件时有发生。社会保险档案的规范管理应从以下几个方面入手。

1、社会保险档案收集整理规范。社会保险档案材料收集分类，必须按照《社会保险档案管理实施办法》进行归档整理；保持每份归档材料之间联系紧密、衔接有序，按主表在前、附件在后，审核结果在前、审核依据在后，重要凭证在前、次要凭证在后的原则排序。社会保险档案材料要求字迹、印章和日期必须齐全清晰，字迹模糊或易褪变的归档材料应予以复制后方可收集归档。不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等书写字迹。严禁使用热敏（传真）纸、复写纸，确保社会保险业务材料内容的完整性和真实性。

2、社会保险档案移交规范。社会保险档案管理人员必须按时将本部门经办业务过程中形成的具有保存和利用价值的、已办结的专业性业务材料（含电子文档），按照《社会保险档案管理实施办法》和《社会保险档案材料收集整理规范》，进行分类收集整理并定期进行移交。每次办理业务档案移交，档案室工作人员与处室兼职档案管理人员都必须现场填写《社会保险档案移交表》，经双方签字确认，明确工作责任。3、社会保险档案立卷归档规范。社会保险档案的收集按照《社会保险档案管理规定》的归档范围和要求，一式一份收集整理归档，确保社会保险档案齐全、准确、规范。凡归档的社会保险材料必须利于长期保存，保证图样清晰、字迹工整耐久、签署完备。禁止使用铅笔、圆珠笔、彩色笔和复写、传真制作社会保险业务材料。

（三）实现社会保险档案管理的标准化

社会保险档案建设与管理的标准化，为社会保险管理发挥了重要作用。

1、加强基本硬件建设。首先要制定完善的档案管理制度，并由上至下成立档案工作领导小组，设立专职档案员，并进行了业务培训，为档案管理提供组织和人员上的保证。其次要加强档案管理基本建设。一是开辟专门档案室加强管理；二是购置标准档案柜；三是设置防火、防潮、恒温、防盗器具；四是购置档案专用帐表卡册包装盒等工具，及照相机、录音机等必备物品。

2、建立社会保险档案管理系统，逐步实现微机管理。随着社会保险覆盖范围扩大、险种越来越多、管理越来越复杂，社会保险档案的管理也变得比较困难，迫切要求建立一个有效的档案管理系统。其内容包括：

(1)在职职工、退休人员个人的基本社会保险档案库：详细记载职工每次调动、停保及死亡、退休等原因引起的档案变化情况，完整准确记载职工在职期间各年工资收入情况和缴费情况。

(2)用人单位参保的基本情况库：记载用人单位的所属行业、经济类型编码等基本情况；记载参保与撤保、在职人员、非在职人员工资和社会保险基金应缴总数及变化情况；记载正常的缴费、欠缴、补缴、实际支付待遇情况的历史资料。

(3)记帐凭证库和科目二级帐库：记录会计凭证科目数据及全部会计科目的二级细帐。

(4)财务、统计数据库：有关社会保险财务、统计报表等数据信息。

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Abstract: with the continuous development of market economy, our country enterprise human resources system is also constantly reform, the traditional human resource file management mode has been unable to adapt to the needs of social development, the traditional archives management of human resources has many problems, seriously restrict the work of archives management of human resources in the new period. It is imperative to improve enterprise management level of human resource files into things. At first, this paper analyzes the necessity of improve enterprise human resources archives management level, and then summarizes the current problems existing in the enterprise archives management in human resources, the system is discussed from seven aspects effectively improve enterprise human resources records management level of countermeasures, so as to provide reference for industry human resources managers.

Keywords: human resources files; Informatization; The inspection; usage

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)

提升企业人力资源档案管理水平的必要性

（一）是企业持续发展的需要

1、有助于企业了解人才基本情况

企业的人力资源档案管理是企业对人才的基本情况进行了解和掌握的基本依据。对于企业而言，把好人才的进出关、做到人才的选用工作、全面了解员工特长，通常采取的办法就是通过查阅人力资源档案，对人力资源档案材料中所记录的个人素质、思想品行、业务水平等基本情况进行了解，然后进行用人分析和确定。

2、便于企业内部考核

而在企业的内部考核上，企业可以通过对员工的定级、调资、任免、晋升、奖惩等情况的档案材料汇总，来作为考核的重要依据。

优化企业人力资源配置

人力资源配置是实现人与物相结合，提高人力资源使用效率和使用价值的重要途径。人力资源并不是静止的，它随着时间的推移，内外环境的变化，会出现人员流动、岗位变化、优胜劣汰等情况，人事档案可以实现人力资源信息的共享，科学预测人力资源的需求，促进人才在各地区、行业、组织之间的合理流动，使人力资源得到最佳的配置。

4、为企业人力资源发展战略提供依据

人力资源档案管理可以为企业制定用人计划和发展战略提供支持。所以说，企业认真做好人力资源档案材料的收集、鉴别、整理和保管工作，能够为现代企业的人力资源管理和利用提供良好的条件，也能够为企业的人事数据和信息管理提供依据，进而为企业的人力资源规范化管理提供基础保障。

（二）是个人价值得以体现的途径

对于个人来说，不管是调动工作、评定职称、调整工资，还是入党或者离职等，所有手续和证明都会以档案的形式进行保存，并成为其审核的重要依据。企业的人力资源档案就是每位员工的历史实践证明，并通过职业生涯进行不断的补充。近年来，国家的各项改革政策使得人力资源档案的重要性更加突出，加强人力资源档案管理也成为当今企业管理的重要工作任务。比如国家退休待遇调整以后，一些具有高级职称的科技人员或者退休较早的人员，就需要进行职称和工龄材料的确认。这就需要人力资源档案来作为依据。所以说，加强人力资源档案管理在现代的企业人事管理中仍然非常重要，人力资源档案是伴随每位企业员工一生的重要材料，且能够在其人生中发挥重要的作用。

目前企业在人力资源档案管理中存在的问题

（一）人力资源档案内容缺少真实性

近年来，个人信息内容失真现象屡屡出现，假年龄、假工龄、假学历之风愈演愈烈，面对真假难辨的信息，人力资源档案管理人员往往没有渠道来进行有效的鉴定工作，只能被动接收信息，而不真实的信息导致人力资源部门无法正确评估职工。

（二）人力资源档案管理技术落后

传统的人力资源档案大都以纸质档案管理为主，随着人员的流动性的加强，会出现当事人去了另一个单位或城市，但他的档案却还在原单位或原城市，人力资源管理部门要想查阅这个人的档案就要去别的单位或另一个城市去查阅，给人力资源管理部门带来很大不便，造成大量时间和人力的浪费，降低了工作效率。

（三）档案管理人员减少

当前社会价值取向较以往发生重大变化，从事档案管理的人员既不能获得社会所推崇的高薪、高位，又不能得到应有的价值肯定。在企业中，机构撤并、人员裁减等工作中，首当其冲的就是档案部门和档案管理人员。长期下来，档案人员逐渐减少，管理工作水平日益下降，整体管理工作逐步弱化甚至恶化。

（四）企业人事档案的内容不够完备

现代企业制度最明显的特征是“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”，人力资源档案管理制度作为其中的一项内容也要完善起来，要能够正确反映出一个人的个人经历、德才情况等。企业是以最大限度激发员工创造力，达到最佳的经济效益作为目标，这跟一般的机关干部的做法还是有很大的区别，所以企业的人力资源档案除目前的基本内容以外，还应结合企业自身管理需求充实一些内容。同时，通过调整企业人力资源档案的内容构成，才能形成具有企业自身特色的人力资源档案管理体系，而不是仅仅照搬干部人力资源档案管理体系。

（五）信息系统中的人力资源档案信息资源开发利用有待深化

企业员工人力资源档案信息的录入、修改、存储、浏览、查询及统计等功能，是人力资源管理信息系统最基层的要求，而合理配置人力资源、最大限度地实现人力资源的价值、为企业提供科学的决策支持才是人力资源管理信息系统的精华所在，是开发人力资源管理信息系统的最终目标。但由于企业在人力资源档案信息资源地开发利用上意识淡薄，“重藏轻用”现象普遍存在，客观限制了人力资源档案信息资源的充分开发与利用。如何加强人力资源档案信息资源深度开发利用，切实发挥人力资源档案信息的作用，是企业人力资源管理信息化管理工作中迫切需要解决的问题。

提升企业人力资源档案管理水平的途径

（一）明确企业人力资源档案管理的内容——基础前提

1、员工的测试与甄选材料

现代企业招聘员工一般都要经过层层筛选，采用多种方法对应聘人员进行考核。一旦一个应聘人员被企业录用，企业面试考核小组对应聘人员仪容仪表、应变能力、表达能力、判断分析能力以及其它考核项目的评语、鉴定等材料，在经人力资源部门整理以后，应该归入企业员工人力资源档案。如果企业对应聘者有笔试考核，笔试成绩与试卷等资料也应归档保存。

员工基本情况档案

这里主要是指有关员工的受教育状况、专业知识、能力特长、政治面貌、身体状况、业余爱好、家庭情况等基本资料。有些资料企业可能无法保存原件，如员工的学位学历证书、党团资料、职业技能资格证书等，但是企业人力资源部门在核实这些资料以后，必须对每个员工建立起相应的基本情况档案。

员工培训档案

员工培训档案至少应该包括以下两个方面的内容：一是以员工本人为主拟定、经员工本人上级认可、并交企业人力资源部门备案的员工个人职业生涯规划；二是由企业人力资源部门根据员工个人的职业生涯规划，结合企业的业务发展、人才需求以及员工培训规划而制定的员工培训和使用资料。

员工绩效档案

员工绩效全面反映了企业对员工的认可程度，或者说是员工的表现被企业认可的程度，绩效评价材料不能仅仅用于当期的奖励、表扬、晋升或者奖金发放，过后就弃置不顾，而必须作为重要的人力资源档案保存下来。员工绩效档案主要包括绩效考核表，员工的自我鉴定和上级鉴定，考核面谈情况记录，员工受到的表扬、奖励以及处分情况等材料。

（二）建立健全科学合理的人力资源档案管理制度——制度保障

在人力资源档案管理活动中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人力资源档案管理制度，使得人力资源档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“取之有据，舍之有理”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全;档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。

（三）推广信息化人力资源档案管理——新兴手段

利用现代化工具使人力资源档案管理资源信息化，即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库，以实现人力资源档案管理信息传输的网络化和人力资源档案管理信息资源的共享化，提高人力资源档案管理的使用价值，为企业的经济发展提供必要的服务。

信息化人力资源档案应增加记录个人学习能力和工作能力，动态反映人才职业经历、职业能力、职业信誉等的记录，主要包括人才的基本信息、教育培训经历、工作履历、工作业绩、成果荣誉和业绩评估等。

（四）利用数据挖掘技术对信息系统中的人力资源档案信息数据进行挖掘。——科技方式

当前数据挖掘技术日趋成熟，它可以从大量的、有噪声的、不完全的、随机的实际应用数据中，提取隐含在其中的、人们事先不知道的、可信、有效的、并能被人理解的、但又是潜在有用的信息和知识的高级处理过程。我们可以将数据挖掘技术应用于人力资源管理信息系统，突破传统的人力资源管理内容多为定性内容的局限，发现海量数据背后隐藏的具有决策意义的关系和模式，根据现有的数据预测企业未来的发展趋势。通过对企业人力资源管理信息系统中人事档案数据的挖掘能够保证系统决策支持的实现，从而拓宽企业人力资源管理信息系统的利用领域。

（五）提高档案管理人员的专业素质和自身素质——关键因素

众所周知，人力资源档案管理工作的特点是专业性、保密性、政策性。要推进档案管理工作的发展，就要努力提高档案管理人员的专业素质和自身的素质，努力培养员工之间的团队合作意识。对档案管理人员的职业技能、职业道德进行专业化的培训，用现代化的科学知识武装档案管理人员的头脑，使得档案管理人员一最好的状态适应新时期新形势对他们的要求，进而更好的为企业服务，为社会服务。

（六）改进和完善档案功能——重要补充

对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留；二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，如涉及养老保险、医疗保险、失业保险等内容；侧重对工作业绩的评价；增加一些其他诸如劳动技能、学习奖惩、专业特长等方面的材料，以便使所具有的功能更加适合用人单位对人才的需求；三是补充其他有关求职者和用人单位都十分需要的功能，从而更好地为选拔人才服务，减少“弃档”现象。

（七）要逐步提高我国目前人力资源档案管理的使用率——核心要求

人力资源档案管理的利用价值通过为使用者提供有效准确、多层次多方位的信息资源而体现出来。这就要求档案管理者对档案记录内容进行有效的整合，保证人事信息的完整性以及条理性。同时，档案管理人员应当随时对数据库进行维护和更新，还应该做好信息保密与信息使用之间的关系。在保证人力资源档案资料的安全性的前提下，同时也要提供相应的信息服务，提高档案信息的利用效率。

结语

综上，随着社会发展以及就业制度的不断完善，人力资源档案在人们的生活中势必会起到越来越重要的作用，因此做好档案管理工作就极为重要。在新形势下，人力资源档案管理工作要不断与时俱进，开拓思维方式，利用先进科学的信息技术，培养高素质的管理人才，提高人力资源档案信息的利用效率，是企业人力资源管理工作能够科学可持续的向前发展。

参考文献

[1]王新亚.解析当前人事档案管理存在的问题[J].办公室业务，2011.10.

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doi：10.3969/j.issn.1003-1383.2013.03.061

医学生以及与医学关系密切的非医学专业学生共同构成了医院实习生的队伍，这些实习生在医院实习过程中形成的实习档案是反映其医风医德、专业素质、业务能力、劳动表现的真实、完整、准确的记录，主要是指实习生进入医院实习期间所形成的各种文件材料，包括实习指南、实习生基本情况调查表、实习科室轮转表、实习考核成绩、实习过程中各种奖惩材料、实习鉴定等基本内容。有关单位通过对实习生实习档案的审查，能较全面地了解实习生而做出针对性的决策[1]，另一方面实习档案的归档压力和潜在作用也激发了实习生在实习中的积极性。医院实习生档案管理的现状1.建立实习生档案的淡薄医疗乃医院的中心

作者简介：农永英（1966-），女，广西西林县人，小学高教。

工作，在医院的管理工作中，重医疗而轻档案管理现象尤为普遍。由于档案的价值在短期里往往未能突显，而这些不能突显价值的档案之一的实习生档案，在短期里对于医院经济效益以及发展的作用更是不显著，再加上实习生在医院实习具有阶段性、流动性、过渡性的原因，传统的观念认为学生实习档案是由学生所在院校建立的，与实习单位关系不大，从而忽视其重要作用，加之教育与用工制度的改革，使得实习档案的自身价值被削弱。

2.实习生档案管理制度不健全在各地的教学医院管理中，一般都按照国家卫生部门的要求，制定了较为健全的医院相关管理制度，以及适用于各级各类人员的工作职责，然而，针对教学方面的实习生档案管理的制度、职责则较少，相关的制度和检查考核措施更是寥寥无几。在教学医院目标管理考核方案中，实习生档案管理也未能纳入目标考核之中。实习生档案制度的不完善和缺失，可致实习生管理工作陷入僵局，漏洞百出，甚至影响医学实习生的顺利毕业及其就业。同时，医学实习生档案管理制度的不健全或缺失，也使用人单位在招聘医护人员时缺少良好的考量标准。

3.档案管理人员不到位现阶段专职档案管理人员严重不足，兼职甚多，素质参差不齐。对一些实习资料没有形成足够的专业敏感性，未能及时收集、整理，在一定程度上造成了实习档案的缺失。加上编制严重不足，直接影响部分档案管理员的工作积极性，从而影响了档案管理工作的顺利开展。档案管理人员素质的高低对档案管理水平有着至关重要的影响。目前，医院实习生档案管理人员参差不齐，无论是在业务水平、理论水平，还是文化程度等方面，均未能顺应新时代的要求与发展。以档案管理专业出身人员少、专业知识老化、知识结构不合理、高学历高层次的人员少、现代科技知识贫乏为主要表现，以上这些已不再适应高科技时代的医院实习生档案管理事业的发展[2]。

4.实习管理档案意识不强不少带教教师对于实习档案的认识不充分，未能了解其重要性，容易忽略学生在实习过程中形成的档案。或者由于日常医疗工作繁重，没能及时移交实习生档案，使得许多宝贵的一手实习资料没能保存下来，或丢失，或残缺不全。虽然实习档案与学生的就业等方面息息相关，但部分实习生并未能充分认识，对实习档案抱着不以为然的态度，不重视实习期间形成的档案资料，出现了对实习资料的任意涂改或资料造假、保管不当等现象，给实习档案的完整性、客观性、真实性、严肃性造成了极大地影响[3]。

5.档案的现代化管理水平不高目前在大多数的教学医院，其拥有庞大的医疗信息档案管理系统，计算机及网络技术得到广泛运用，但是却没有实习生档案的一席之地，运用计算机及网络技术管理档案的更是少之又少，陈旧的管理设备，落后的管理技术，使大部分医院的实习生档案管理处在手工收集、检索的低级阶段，狭小的信息量，妨碍了实习生档案的收集、检索、管理、开发及利用。加强医院实习档案管理对策1.高度重视，提高认识实习档案记录了实习生参与各类实践工作表现出来的专业素质、能力程度、医德医风，是实习生就业时毛遂自荐的必要凭据，是医院教育对实习生实践能力培养做出贡献的有力佐证，更是有关单位审视实习生各方面能力的窗口。因此，要通过各种宣传渠道使实习带教老师教学、实习管理人员以及实习生，充分认识在当今时代实习生档案管理工作的地位和作用，打好心理战，自觉地把实习档案的归档管理工作融入到自己的工作和实习当中，消除工作和实习中的盲目性，及时自觉地收集整理工作或实习期间形成的属于归档范围的文件材料。

2.完善制度，落实职责有规矩方成方圆，实习档案的有效管理首先要着力建立和完善一套完整的实习档案管理制度，确定实习档案的归档范围、归档时间及归档实施办法，明确实习档案管理人员及其职责范围，并配套相关的考评与奖惩制度，规范实习生实习期间形成的实习档案的收集、整理、移交工作，使实习生档案工作能有规可依、有事可纠，运作科学有序。并且归档制度应不断推陈出新，工作手段不断改进，简化工作步骤，顺应档案管理现代化的需要。

3.转变思路，提高配备树立创新理念，采用创新的技术和方法，不仅要注意纸质文件收集，把信息高速通道、计算机、网络等先进技术和软件大量运用于实习生档案管理，把新型载体不断充实到实习生档案管理领域。医院实习生的档案管理应与实习生所在的医学高等院校沟通，使实习生的在校信息系统与医院教学管理部门的信息系统相连接，建立一个医学生实习档案网络，有实习生填写相关的个人信息，带教老师填写相关科室的实习表现，医院教学管理部门完善实习生的各项实习考核成绩、奖惩情况等信息。并上传实习生在各项活动中的相关媒体宣传的图片、声频、视频等，反映实习生临床实践的信息材料，使医学实习生的档案管理做到网式整体收集，切实保障信息资源不流失，保证档案完整、齐全、规范，实现科学化、规范化、网络化、无纸化，以方便学校及用人单位对实习生的实习情况的考察，督促其更好地完成实习任务，为其就业创业及继续升学提供宝贵的临床实践工作良好业绩的证明[4。

4.助推就业，实现价值实习是学生对于今后工作环境的提前适应，是通过提高动手操作等各方面的综合能力，为学生今后从事相关工作培养必要的技能和积累工作经验。因此，实习经历已经成为用人单位招聘毕业生时所参考的重要依据。实习档案管理可根据这个实际，一方面利用实习为争取反映自己突出能力实习档案的心态，激励其在各方面积极表现，配合档案管理工作；另一方面又要引导用人单位利用实习档案，了解学生的求学、求知、办事能力以及心理、智力潜能等状况，使用人单位事得其人，人事相宜，最大程度地实现实习档案的利用价值。

加强医院实习生实习档案管理的方法与要求1.构建实习生实习档案信息的基本要素完整的实习生档案主要由几部分构成。一是《实习指南》，即学校相关部门编制的学生实习指南，阐明了不同专业学生的实习内容、任务和要求；二是实习生基本情况调查表，记录实习生的学校、专业班级、性别、籍贯、出生年月、政治面貌、健康状况、爱好特长、曾获奖励、个人简介等基本情况；三是实习科室轮转表，明确注明实习生的实习科室，实习期限和起止时间；四是实习过程中各种奖惩材料，包括实习照片、实习单位表扬信、奖励证书等，能证明实习生在医院实习期间的突出表现；五是实习鉴定，含出科考核成绩、出勤记录、自我鉴定、出科评语、实习单位评语等，其综合反映了实习生的实习整体情况。

2.规范实习生实习档案信息归档工作分阶段、分步骤地规范实习生的实习档案及信息归档。实习前，在实习生报到时，注意接收实习生所在学校的介绍信、实习指南，要求实习生认真填写个人基本信息表，初步建立实习生资料信息库；制定实习生科室轮转表，明确标注实习生在各个科室的实习时间。实习期间，实习生个人形成自我鉴定，自我评价该阶段的基本素质、道德素质和专业素质方面的表现；带教老师依据实习生的实习表现，记录每个实习生完成实纲要求的实习内容情况，包括实习期间的考核、考查、考试成绩，教学查房、上班考勤等记录，以及医风医德、表彰与处分等记录，同时要形成科室评语，由科室负责人签字、盖章。实习结束后，实习鉴定移交实习生所在学校，纳入学生学籍档案。其他形成的实习档案由带教老师以及实习生本人交由实习管理部门统一管理。

3.实习档案管理要求①实习档案记录要有所侧重，避免流水账。实习生实习信息收集不仅要保证实习档案的完整、齐全，而且要根据人才市场信息需要完善档案内容，注意侧重收集能展现实习生实践能力、医风医德、专业素质等方面的材料，准确反映学生实践能力与综合素质的表现，尽量满足用人单位对毕业生的信息需求。②实习生档案工作要有所宣传，避免档案意识淡薄。加大档案基本知识和对就业重要性的宣传教育，加强介绍我国人事制度双轨制的现状，培养实习生的档案危机意识，使其正确对待实习档案建档工作。③实习生档案管理要有所突破，避免止步不前。要实现医院实习生档案管理规范化、利用服务网络化、保存缩微化。就要从原来的分散型向网络化、科学规范化转变，向电子技术、无纸化档案转变。用科学的态度和发展的眼光来看待实习生档案管理，不应仅局限于目前对于毕业生能力的证明和用人单位选拔人才的依据上，还应该加以综合利用，对其进行系统的编研，总结医院实习生带教过程的经验、方法，为今后的实习带教提供参考，使“死材料”变成“活信息”[5]。

参考文献

[1]篡建红.建立实习档案 构筑就业桥梁[J].黑龙江史志，2009（11）：4142

[2]王金凤.新形势下医院档案管理工作的现状与对策[J].华章，2011（36）：327.

[3]郑慧，杨灵歌，扬沛霖.浅议卫生职业院校毕业生档案管理[J].卫生职业教育，2009，27（7）：45.

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一、街道档案管理工作存在的问题

1.基础设施条件建设较差

目前街道办事处很少有单独的档案管理工作室[2]，一般与杂物间共用，设施简陋，基本环境条件差，没有专人负责安全防护工作，难以达到档案保管的要求。

2.档案管理人员专业素质差，流动性强

街道办事处工作琐碎，工作人员数量较少，工作人员流动性强[3]，并没有专职档案管理人员，导致档案部门的业务培训难以起到一定的作用，形成一种年年培训但很少起到档案管理水平的促进作用，管理人员总体素质不高，管理质量达不到要求。

3.档案规范化管理程度不够

街道办事处的档案管理工作涣散，管理制度不成体系。档案的收集、整理、保管等方面的管理制度落后，档案管理混乱，职责不明确，任务交接不落实，很多档案借出后不知去向，没有专门的档案管理小组进行管理，有的街道办事处虽然成立了档案管理领导小组，但由于执行力度不够，不能够开展有效的档案管理工作。

二、案例分析

针对目前街道档案管理存在的问题，部分城市的街道已经开始提出针对性的?n案管理措施，目的在于加强街道的档案规范化管理，使档案在工作和服务中起到其最基本的作用。

1.鼓楼街道的多措并举提升档案管理工作

（1）加强领导，完善管理机制。鼓楼街道针对基层档案工作基本情况，专门制定了相适应的工作管理制度，细化档案管理工作基本机制，使档案工作做到按规章制度严格执行，实现档案管理工作精细化。

（2）提高档案管理意识，责任制管理。鼓楼街道多次为管理人员提供档案管理的专业培训，提高工作人员对于档案管理工作意识的认识水平。同时，将档案管理工作中的责任，细化分解，责任到人，明确奖惩，全面提升档案工作的自觉性、主动性和创造性。

（3）细化档案工作，精细管理。为加强档案管理工作，鼓楼街道坚持以“收集为基础、安全保管为重要、合理化利用档案为目的”的原则，进行档案的细致化管理。在相应办公制配备专门档案柜，档案就地保存，提高档案利用率和办事效率。同时，积极创新保管载体，支持声、像等档案的收集保管工作，实现从单一纸质载体，向数字化多媒体载体转变。

（4）用“活”档案，服务群众。鼓楼街道坚持档案“贵在利用”，努力用好、用活档案资源。将“以档执法”，与实地走访相结合，建立档案动态补充完善机制，从被动补充到主动完善，从而更好地服务辖区内群众生活。

2.人民街道档案管理的提升措施

（1）提高认识，切实加强档案管理工作的领导

领导重视是做好工作的前提，为加强办事处档案管理工作的领导，人民街道成立档案管理工作领导小组，做到了领导负责制，经办人员将工作做实在，并将档案工作列入年度计划和长期规划中，与街道中心工作同部署、同落实。

（2）加强制度建设，规范档案管理

办事处先后制定了档案工作岗位责任制度、档案的收集、整理、归档、保管等各项制度。同时，办事处按照档案管理要求，制定了单位档案分类方案并对历年归档的文件材料编制了检索目录，对各种门类、不同载体的档案及有关资料实行标准化、规范化、电子化管理。分门别类对各种档案进行排列、编序，做到不同类别的档案不同橱、不同年代的档案不同卷，实现了档案管理数字化，既保护了纸质档案，又提高了工作效率。

（3）强化档案安全工作，做好事前防范

定期进行安全检查，对检查中发现的问题和隐患，采取了有力措施，及时整改，防止发生各种危害档案的安全事故。及时清查霉变蛀虫等现象的档案袋，并做好记录，进行及时修补。

三、提高街道档案管理工作要点

针对街道办事处档案管理存在的问题以及部分先进街道提出的档案管理整改措施，提出以下几项档案管理工作的要点：

1.提升领导重视，增强档案管理意识

首先要加强领导对档案管理工作的支持和重视，调查发现在领导重视的地区，该单位的档案管理工作质量较高。街道办事处的工作冗杂，作为档案管理人员应及时向领导汇报档案管理存在的问题和有待提升的地方。另外，管理者应从各个方面增强档案管理人员对档案重要性认识的意识，在工作中能够认识到自己工作角色的重要性，认识到档案的重要性和潜在价值，认真对待档案管理工作。

2.加强提升档案管理人员的专业素养，吸引复合型人才

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［中图分类号］G271［文献标识码］A［文章编号］1009－5349（2011）07－0061－01

从检查中看到，档案是各单位搞好工作执行政策的重要依据，更是历史的记录。档案管理搞得好的单位，究其原因，档案管理做到经常化、规范化，档案工作纳入了单位目标管理考核，领导重视，且利用档案解决了大量的产权纠纷、人事问题、债权债务等难题。但是有些单位整理过的档案又变得混乱不堪，主要还是对档案工作重要性认识不够，上面要求时突击一下，抓一次便突击一次。档案室又成了杂货仓库，文件不立卷归档，不及时收集，存在档案管理是档案部门的事的模糊认识，故而始终不能彻底解决。

一、建档工作的几个基本原则

第一，建以致用。资料可以为企业当好参谋，利用很重要，资料的贮存更为重要。多年来，企业积极主动去利用档案及时提供了有效数据，主动去分析、整理档案内容，为企业和政府提供信息，并在实际工作中，及时发现各种新问题，使“死”档变“活”档。

第二，整理档案，不搞逐级汇总。在以往档案管理中，有的地方试行逐级汇总上报，汇总档案，以便掌握全面情况。每年形成一个综合档案资料，经过几年的实践证明，这种做法出发点是好的，但同时这种做法也带来了一些问题。第一，档案数据的整理分析往往需要耗费许多人力和时间去完成，是一项非常繁重的工作，每年付出的劳动在人力投入方面造成较大损失，不能换来有效的参考数据。第二，是收集数据不全，由于整理档案不规范，数据不准确等种种原因，造成汇总后的数据出入很大，档案数据不准确，直接影响到档案利用效果。其三，汇总档案额外的负担，必然会影响到基层人员的工作积极性，在一定程度上加重了基层工作的负荷量。

第三，收集资料要“精”。从档案收集的内容来说，从多年的实践经验来看，一般包括生产性有害因素及接触人群的基本情况、生产单位的基本情况、工艺流程的基本情况等等。若把原始数据以流水账的形式进入档案，不分周期，不定范围，必然会给后期的档案分析带来不必要的麻烦。对上述各类繁杂的数据，如何进行收集整理，必须要涉及到各类数据的收集范围和周期问题。在确定上档数据的周期时，要针对不同企业提出不同的要求，分别确定档案的形式和内容，以保证建档工作取得良好效果。对于一些监测数据多，自我监测机构，监测周期短，要将数据进行处理后(原则上按平均值计算)，按照一个地区的统一要求整理上档。一般来说，上档周期定为每年一次比较适宜。在确定范围和周期的基础上，为保证历年数据的对比和即时分析，一定要精化所收集的各类数据，做到既不重复，又不遗漏，并力争使每一个数据反映出一方面的情况，对各种原始资料要进行初步整理。

二、选择适当的档案形式

在档案管理工作中，由于地方部门和企业所承担的管理范围、任务及所收集的资料、数据等方面存在着较大的差别，应该从各自的需要和实际情况出发。从几年的实践来看，绝不能以一套统一的档案形式去要求不同层次的管理机构。根据各自的工作特点和资料形式，各工业企业采用全国统一档案的形式和内容是基本可行的，但仍然需要在此基础上加以补充和完善，确定各自适用的档案形式和内容，使得各类有价值的资料能够真正保存和利用起来。作为地方管理机构，由于承担任务和管理范围不同，所应建立的档案形式远比企业机构的形式要多，一定要灵活掌握，倍加重视，不断完善，搞好本单位的档案建设。

三、档案的建立

要真正做好建档工作，建立档案是档案管理的重要环节，必须解决好以下几方面的问题：第一，要做好各种相应的配套工作。只有在摸清各种数据的前提下，才能够建出比较真实的档案来。档案必须在搞好工作的基础上才能建档，因此，在建档前必须完成各项工作任务，是一个单位工作情况的真实反映。第二，档案工作要及时做好复核、审查、完善工作，遇到问题及时处理，完成之后确保建档工作的总体质量。第三，要做好建档工作中的技术指导。由于基层人员业务水平有限，为了确保建档质量，必然会遇到各种各样的技术问题，随时发现和解决建档过程中出现的具体问题，必须指定专业人员搞好技术指导。第四，搞好培训工作。在全面开展建档工作之前，当档案形式确定以后，必须做到统一认识，认真培训全体建档人员，统一方法，统一步骤，把建档过程中可能遇到的各种问题及其解决方法教给建档人员，将建档过程中的各项具体任务都落到实处，确保建档工作的顺利开展。

建立、管理和利用好档案，有一个从实践到理论，再到实践的过程。它是关系到工作的百年大计，不是一时一事的问题，也是工作重要的信息资料来源。建立、管理和利用好档案，必然会出现更多新的发展。

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1.2 法规、管理制度落实不到位，档案管理工作手段单一。目前，一方面，有《档案法》等法规的监督。另一方面，也有各煤炭企业内部较多的规章制度的施行。但总体来说，这些规定大多都没有落到实处，尤其是一些细节上的管理没有得到充分的展开。其次，是档案工作人员的专业素质低。档案工作人员往往安于现状，没有对专业知识进行深入的培训，以致跟不上时代的发展脚步。再次，档案管理工作手段单一，现代化的管理水平低。煤炭企业档案服务工作还处于相对传统的管理阶段，不能适应现代化的发展要求。此外，硬件设施的投入少，也导致开发收集档案的效率低。

1.3 对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。有些较小的单位由于定员紧张，没有专门的档案室及专业档案管理人员，造成档案管理混乱，造成档案管理无序，查档不方便。这种轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。

2、切实抓好煤炭企业档案管理途径分析

2.1 建立保障档案数字化的制度。在煤炭企业档案进行数字化的进程中，必须要建立完善的保障体制。对于归档工作中出现的不归档现象，要制定完善的归档制度，其基本内容应该包括：由单位统一制定的归档日期，各部门领导的年终考核测评中加入由档案部门针对各部门档案工作开展情况的测评等，这样将会对档案收集工作的顺利进行起到积极地推动作用；也可以要求各部门指定专门的档案保存、上交人员，建立档案收缴督办制度，把档案上交、归档情况纳入到部门工作质量考核之中，提高其他部门人员做好档案收集工作的积极性。另外，还需要制定文档一体化工作制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度、档案原件借阅制度等，这些制度必须要科学化、标准化、统一化和系统化，确保档案收集、保管的科学性。制度的建设必须要涉及档案收集、著录、标引、数据加工、检索、交换和传播流通等各个方面，只有这样才能最大限度地消除档案工作中的无序、无组织和不系统现象，才能快速高效地推进数字化建设。

2.2 煤矿企业档案管理要建立科学规范的体系。煤矿企业的档案管理要建立一套行之有效的体系作保证，需要从几个不同的方面进行有益尝试和探索。首先，为了适应市场化竞争的需要，要根据市场竞争的需要，根据档案群体性的特点，要按照常规分类和特殊分类相结合的方法，对档案进行专业的统计分析，把查阅频率高和限时要求紧的档案独立出来，建立专门的 整理档案室，以提高工作效率和查询档案的便捷性。其次，要做到对档案的集中管理，建立档案的集中管理体制，并落实好档案的集中管理工作。对档案实行集中管理是做好档案管理的行之有效的措施。实践证明，档案的集中管理有利于企业内部工作的顺利进行，也有利于理顺其他各种纵横关系。同时建立相应的监督考核机制，对档案管理工作人员进行督促。

2.3 创新档案信息开发方式，提升档案工作的服务功能。传统的档案工作方式单一，往往造成档案信息开发与收集的不足。另外，一些档案信息加工处理工作与咨询服务工作等都体现出相对的局限性。对此，档案工作应当实现手段的信息化与多元化。一方面，可以运用科技手段对档案信息进行编研、开发、整理，使档案工作手段信息化。并利用计算机的优势进行汇编、加工，有利于档案查询与提高管理的效率。与此同时，也不要忽略文书档案的作用，根据需要的不同各有侧重，使文书档案与计算机信息化的档案两者充分发挥对应的优势。如此一来，使档案管理工作现代化、信息化，不仅方便了信息的查询、使档案工作更简单却又更严密，为煤炭企业的利用提供了更便捷的服务。

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一、企业人事档案管理的作用

企业人事档案管理能够直接反映出企业人力资源的现状，企业的人力资源管理者可以通过对人事档案的汇总和分析，直接的了解到企业员工的数量、年龄、学历、工龄、专长等基本情况；企业的人事档案管理还能够为企业的人力资源配备提供重要依据，通过对企业人事档案的分析，能够大体的了解和判断出企业的发展水平。企业管理者还可以通过将人事档案的动态变化与企业的发展状况结合一起进行分析，从而很直观的判断出哪些方面的人力资源对企业的发展起到了积极性的作用，哪些方面的人力资源还需要加强和改进；企业的人事档案管理还可为企业的人力资源开发提供依据，企业在发展过程中，必然需要充足的人力资源来作为保障，单独依靠大规模的引进人才不但耗时，还会消耗大量的财力。企业可以通过现有的人力资源进行深入的开发，以满足企业的发展需要，而充分利用企业的人事档案来选人、用人则是最为合理且有利的方法。

二、企业人事档案管理对企业的重要性

企业的人事档案管理是企业对人才的基本情况进行了解和掌握的基本依据。对于企业而言，把好人才的进出关、做到人才的选用工作、全面了解员工特长，通常采取的办法就是通过查阅人事档案，对人事档案材料中所记录的个人素质、思想品行、业务水平等基本情况进行了解，然后进行用人分析和确定。而在企业的内部考核上，企业可以通过对员工的定级、调资、任免、晋升、奖惩等情况的档案材料汇总，来作为考核的重要依据。人事档案管理可以为企业制定用人计划和发展战略提供支持。所以说，企业认真做好人事档案材料的收集、鉴别、整理和保管工作，能够为现代企业的人力资源管理和利用提供良好的条件，也能够为企业的人事数据和信息管理提供依据，进而为企业的人力资源规范化管理提供基础保障。

三、企业人事档案管理对个人的重要性

对于个人来说，不管是调动工作、评定职称、调整工资，还是入党或者离职等，所有手续和证明都会以档案的形式进行保存，并成为其审核的重要依据。企业的人事档案就是每位员工的历史实践证明，并通过职业生涯进行不断的补充。近年来，国家的各项改革政策使得人事档案的重要性更加突出，加强人事档案管理也成为当今企业管理的重要工作任务。比如国家退休待遇调整以后，一些具有高级职称的科技人员或者退休较早的人员，就需要进行职称和工龄材料的确认。这就需要人事档案来作为依据。所以说，加强人事档案管理在现代的企业人事管理中仍然非常重要，人事档案是伴随每位企业员工一生的重要材料，且能够在其人生中发挥重要的作用。

加强企业人事档案管理的措施

现阶段在经济改革浪潮的不断冲击下，企业往往将创造经济效益放在了企业工作的重点上，而对人事档案的管理却重视不足。目前我国大部分企业的人事档案管理仍然存在管理方式落后、档案材料内容不齐全、不真实、人事档案的透明度不高、人事档案管理队伍建设不到位等问题。企业要想实现人力资源的良性发展，提高人力资源管理效率，就必须正视这些问题，采取有效措施来加强对人事档案的管理工作。

一、充分利用现代化的管理手段

为了提高企业人事档案管理的工作效率，应该充分利用现代化的管理技术和管理方法，进而实现人事档案管理系统化、程序化和规范化。利用现代的管理设备，实现信息化管理，使人事档案管理数据能够通过计算机进行记录、存储、查询、分析。采用先进的存储设备的管理软件，以保证人事档案数据的准确性、完整性和规范性。积极借鉴先进的管理方法，使人事档案管理更加科学、合理，保证人事档案管理与企业发展相适应。使现代科技能够在人事档案管理中得到高效应用。

二、健全管理体制，保证人事档案的真实性

企业应该做好人事档案管理的收集、整理和鉴别工作，进而完善其管理体制。企业要认识到人事档案管理的重要性，提高人事档案工作的地位和作用，定期听取人事档案工作的汇报。制定严格的材料鉴别和调查制度，确保每份资料的真实性；对档案进行分类管理，保证材料齐全、目录的清晰和层次的分明；另外，人事管理部门还应该做好人事档案的利用和转递工作，严格执行工作任务，使企业的人事档案管理实现制度化、标准化。

三、加强人事档案管理队伍建设

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）02（c）-0149-01

事业单位是我国公共组织重要形式之一，主要负责各类社会公益事业。事业单位业务范围广泛，遍及科技、文化、教育、卫生等各个领域，在国民经济发展、社会活动和人民生活中发挥着重要作用。事业单位的正常运转，离不开人力资源的科学合理使用。人事档案作为单位人力资源管理的重要载体和工具，记录了单位工作人员个人基本信息、工作经历、业绩、奖惩等情况，是进行人员思想道德和业务水平评价的重要参考依据，对于事业单位选人用人和业务的正常开展起着极为重要的基础作用。当前，经济和社会活动日益繁重，事业单位业务量越来越大，需要解决的问题也越来越复杂，从而给事业单位人事档案管理工作提出了更高的要求。长期以来，我国事业单位人事档案管理工作一直没有得到足够的重视，从而造成了实际工作中的各种问题和不足，限制了事业单位运转效率与工作质量的提升，甚至对社会经济发展和人民生活产生了一定负面影响。研究者结合长期的工作实践和调查研究，对我国事业单位人事管理工作存在的问题进行了一定程度的分析与讨论，希望对我国事业单位人事档案管理相关领域的研究与改进有所帮助。

1 事业单位人事档案管理简述

1.1 事业单位人事档案管理的基本内容

事业单位是国家机构的重要组成部分，承担着科学、教育、文化、卫生、社会福利等方面的社会公共服务功能，其工作开展的好坏对国家经济的顺畅发展、社会的和谐稳定和人民的安居乐业有着至关重要的影响，也是国家综合国力和社会发展水平的一个具体体现。由于业务范围广泛，事业单位从业人员涵盖多个领域。同时，事业单位很多时候都承担着所在领域、行业工作标准的制定、业务指导和服务工作，业务素质要求较高，所以也聚集了大批相应领域的工作人才。如何做好事业单位人才管理和使用，充分发挥人才的个人能力，提高事业单位工作水平，推进我国公共服务事业的顺利开展，是相关领域专家学者深入研究的课题，也是事业单位人事部门的重要工作任务。事业单位人事档案通过一系列数量众多、内容宽泛的文档资料，记录了单位每一位工作人员各成长阶段的基本情况、社会关系、学习、工作的经历、取得的荣誉和受到的惩处，集中反映了每个人的思想素质和业务能力水平。通过研究、翻阅人事档案，管理者可以对单位工作人员德、能、勤、绩、廉等各方面有着较为全面的了解和把握，能够更加科学高效地开展人员录用、干部任免、岗位安置等人事管理工作。从事业单位自身发展来说，做好人事档案管理工作，也有利于事业单位实现可持续发展，进而推动国家、社会公共服务事业发展水平的提升。

1.2 做好事业单位人事档案管理工作的重要性

从实际工作角度出发，人事档案不仅可以作为事业单位开展人事管理工作的基础依据，也是事业单位工作人员维护自身合法权益的重要保障。随着经济发展方式的改变，各类社会活动正由传统的单一形式向多元化方向发展，由此产生了许许多多个人与工作单位间的利益纠葛和矛盾冲突。由于追溯时间跨越幅度大，单凭个人记忆难以明确，同时也缺乏法律效率。而人事档案记载了当事人各个时期的基本情况和学习、工作阶段的主要情况，附有大量原始记录，可以作为解决矛盾冲突的重要依据，对于捍卫工作者个人合法权益极有帮助。在当今的社会环境下，事件更迭更加频繁，加强人事档案管理，严格按照国家相关规定做好人事档案的收集、整理、归档、保管和使用工作，提高人事档案管理的规范化、科学化水平，是为事业单位健康有序发展提供可靠信息支持的重要手段，更是解决矛盾冲突，维护事业单位正常运转秩序，营造良好社会氛围的必要条件。

2 当前我国事业单位人事档案管理中存在的主要问题

2.1 重视程度不够

重视程度不足是当前我国事业单位人事档案管理工作的最主要问题，也是人事档案管理工作质量不高、效率低下问题的根本原因。长期以来，政府机关、事业单位一直对人事档案重要作用缺乏足够的认识，重视程度严重不足。不仅单位领导层和其它职能部门，就连人事部门本身，也对人事档案有所轻忽。其后果就是人事档案管理工作支持力度和资源投入极为匮乏。档案管理工作人员缺乏动力，主动性不强，工作质量无法保证。

2.2 人事档案管理人员业务水平不高

由于缺乏重视，单位在人事档案管理工作负责人员的人选安排上往往比较随意。而资源与保障支持的匮乏，使得人事档案管理工作对高素质人才缺乏足够的吸引力。档案管理人员主动性差，业务素质不高已经成为我国事业单位人事档案管理工作的主要问题之一。部分单位的人事档案管理工作由刚参加工作的新人负责，虽然他们具有较强的事业心和主动性，但由于缺乏工作经验和成体系的专业培训学习，对人事档案馆工作缺乏深入了解，工作很难到位。

2.3 人事档案管理的制度有待健全

管理制度是开展工作的基本准则。由于缺乏重视，我国事业单位人事档案管理工作一直没有建立起完善的管理制度体系。现有的少数制度陈旧落后，呆板僵化，漏洞很多，不能适应现代社会复杂的工作要求。此外，制度执行不到位也是目前事业单位人事档案管理工作中制度缺位的一个主要表现。无法可依，有法不依，执法不严，已经严重影响我国事业单位人事档案管理的规范开展。

2.4 人档分离、档案弃管现象严重

随着我国市场化经济体制的高速发展，人员流动日益频繁。由于单位和个人对人事档案重要性认识不足，当人员从一个城市流动到另一个城市时，如果相关制度规范，配套措施没有跟上，就会发生人档分离情况，时间一长，次数一多，就会发生弃档现象。

2.5 人事档案管理信息化管理水平较低

受科学技术发展的影响，人类社会工作、生活方式不断发生改变。以网络和计算机广泛应用为特点的信息化技术已经深入到社会的各个角落，深深影响着人类社会的发展。和其它行业相比，我国事业单位人事档案管理工作尚处于起步阶段，管理方式落后，信息化程度不高，在很大程度上限制了档案管理工作效率的提高。

3 结语

时代在发展，社会在进步。越来越多的事业单位已经注意到人事档案的重要意义，将人事档案管理作为单位日常工作的一项重要内容来抓。鉴于人事档案的重要作用和繁琐程度，为保障人事档案管理工作质量，人事部门必须结合本单位工作实际，制定科学完善的管理制度，落实好每一个档案管理细节，不断优化工作措施，完善工作手段，提高工作水平，确保人事档案的完整性、准确性和可靠性，从而推进档案使用效能的大幅提高，为我国社会公共事业的平稳健康发展做出基础保障。

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我局顺利晋升为省档案工作规范化管理省三级单位后，我局加强了对档案工作的领导，成立了以局长为第一责任人，各科站长为第二责任人的档案管理领导小组。并将责任层层落实到科（站）、室，由办公室落实专人负责具体工作，年终进行全面考核，根据考核结果，对管理人员实施奖惩，调动了档案管理人员的工作积极性，推动了我局档案管理工作的顺利开展。

二、档案工作规范化管理

结合工作实际，我局设有专门的档案室1间，并按要求配备了排风扇，温湿度计、消防器材、照相机、计算机等设施，档案柜数量基本能满足需要，能适应档案工作的发展，落实了防盗、防光、防高温、防火、防潮、防鼠、防虫等措施，周围无安全隐患。档案管理工作严格按照《档案法》和《实施办法》的要求进行，文书档案及时立卷归档，无积存；无破损、变质；无拒不向档案室移交应立卷归档的文件材料；无拒不向档案馆移交应当接收进馆的档案；应立卷归档的文件材料收集齐全完整。不断完善档案的管理、借阅、登记制度，既保证了档案不丢失、不损坏，有效地保护了密级档案，又保证了档案为我局的各项工作服务。至2013年，我局没有出现私自带走、留存、转移、销毁档案等违法乱纪现象。

三、档案管理水平提高

按照区档案局的要求，我局参加了区档案局主办的档案继续教育培训，认真学习贯彻档案法律法规、文书与档案管理、档案工作规范化管理、档案编研等工作；每季度利用政治学习时间组织全局职工学习档案法有关内容，以板报、会议、局内文件、订阅档案书刊等形式对全局职工进行宣传教育，提高了全局职工对档案管理的法规意识和重要性的认识，提高了档案管理人员的业务素质。

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实行综合文书档案与城市建设档案统一管理、资源整合的大档案管理体制。自2002年起，原档案局、 档案馆、 城建档案信息管理中心完成机构整合，简单表述为“三块牌子、一套班子、统一管理”，2009年浦东、南汇两区合并后，继续延续这一体制（原南汇区档案局（馆）、与档案局（馆、中心）合并，南汇建设档案室整建制划入）。

目前，我局（馆、中心）（以下称为我单位）明确为区委、区政府直属机构、参照公务员法管理的正处级事业单位，归口区委办公室管理。业务上受上海市档案局、上海市城建档案管理办公室的监督和指导。城建档案工作和新区规土局、建交委等部门保持密切的业务合作关系。目前，新区档案工作区委分管领导是区委常委、区委办主任韩志强，区政府分管领导是区委常委、副区长严旭。我单位领导班子一正二副一总工，内设9个部室（党政办公室、业务督导办、政策法规办、教育培训办、档案管理部、档案利用部、信息技术部、档案征集编研部、档案缩微影像部）。

我单位现有三处办公点，馆库总面积19600多平方米。其中迎春路新馆是全局行政办公中心及主要业务工作基地，另外，还在川沙新镇（ 档案馆原址）和惠南镇（原南汇区档案馆、南汇建设档案室原址）分设档案保管利用服务基地，方便市民群众就近利用档案。

我单位馆藏档案构成主要为 各级党委政府及各部门的政务活动档案、 开发建设的城市建设档案以及涉及百姓生活的民生档案三大类。内容比较丰富、载体形式多样、结构基本合理。截至2012年底统计数据，馆藏档案全宗数362个，案卷总数260.8万卷、以件为保管单位档案13.7万件，城建底图档案2000余张，缩微胶片平片2000余张、卷片286余万幅， 同时还收藏有数量繁多的照片、录音、录像、影片、实物档案等多种门类和载体的档案，馆藏档案数字化总量5412GB。

近年来，新区区委、区政府对档案事业发展十分重视，档案工作列入新区历次五年规划纲要、并制定了档案工作专项规划，列入区级机关年度目标管理绩效考核。我单位先后被评为全国档案系统先进集体、国家一级档案馆，上海市城建档案工作先进集体等荣誉称号，获得国家档案局颁发的“档案管理与服务创新最佳案例奖”，2012年10月被评为上海市区县档案事业发展综合评估先进单位。

二、近年来 城建档案工作开展的基本情况

近年来，在市城建档案管理办公室、市规划管理局等上级部门指导下，在新区规土局、建交委等相关部门的大力支持下，我们不断加强城建档案工作，优化城建档案管理，适应浦东开发建设和档案管理的新形势新要求，加快城建档案管理创新步伐，努力实现“以一流档案服务一流浦东开发建设”的目标。

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国有企业人事档案是一个人在单位的“印迹证据”，记载着一个人从学校到各个工作岗位不同的经历、思想品德、工作状态、业务能力、表彰奖励、社会关系等各方面的重要信息，涵盖一个人的工资待遇、出生年月日、技术职称、职务、社会劳动保障、组织关系等等，是全面看待、科学使用人才资源的重要依据，是维护干部职工合法权益的可靠凭证，是研究组织人事工作规律的重要资料，对组织人事工作具有规范、检查、监督的作用。

一、人事档案管理工作对国有企业的重要性

（一）印迹作用。通过人事档案，可以直接有效地证实当事人的学历、经历各个不同的工作岗位、技术职称、思想品德、业务能力、社会关系、奖惩等情况。之所以说充分认识到做好人事档案管理工作的重要性，是因为人事档案保存了一个人不同历史时期的原始材料，也是一个人社会历史忠实地完整地记录，上面留有组织公章、个人手迹或印鉴等标志，有着其它材料不可替代的法律效力，同时有助于化解单位遗留下的矛盾和扯皮问题。

（二）证据作用。1.选拔领导干部提供依据：通过查阅人事档案，可以了解当事人以往的工作轨迹、学历、年龄、奖惩、思想品德等基本情况，并且将现状考察与查阅档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合，从而更加历史地、全面地、准确地评判一个人，真正做到知人善任、选贤举能。2.晋升职称提供依据：根据人事档案记载的当事人的年龄、学历、工作年限、奖惩情况、业务水平等基本情况，结合本人现有的著作、论文等理论刊物，为当事人晋升职称提供依据。3.调整工资提供依据：人事档案记录着每一个人的学历、工作时间、技术职称、职务任免等基本信息，为用人单位调整工资提供有力、准确的依据。4.重新择岗提供依据：随着现在社会主义市场经济的飞速发展，劳动者的用工形式及择业态度发生了巨大的变化，那种在一个单位工作一生的“铁饭碗”状态部分人已经不愿意适用，劳动合同制的全面推行，加速人员流动速度，流动方式更加灵活，以寻求更加适合自己，待遇更加优厚，更能发挥自己潜能的岗位，用人单位就会查阅当事人的人事档案，根据人事档案记载的基本信息结合其它方面决定是否任用。5.国有企业改组提供依据：国有企业在市场经济的推动下，改组的越来越多，国有企业的人事档案起着举足轻重的作用，许多人事遗留问题都涉及查询人事档案，人事档案管理的重要性也产生了刚性需求。

人事档案是用人单位在了解人、使用人的过程中形成并经组织认可的文件材料，是人才信息的重要载体，是客观反映当事人德、能、勤、绩等情况的真实记载，是一个人成长轨迹的体现，是人才的主要信息来源，对核实和评价一个人提供了最基本、最权威的依据。是社会公共信息非常重要的一个组成部分，作为人生经历的记载，与当事人的一生如影随形，其重要性是毋庸置疑的。

（三）学习借鉴作用。随着时间的推移，老一辈国有企业的精英、带头人，已经相继离开工作岗位，后人学习他们的无私奉献精神，改革创新精神，于是，他们的人事档案就起着至关重要的作用。

二、国有企业人事档案管理中存在的问题

（一）企业对人事档案管理思想上重视程度不够。少数国有企业认为人事档案工作就是一般的事务性工作，不能给企业创造经济效益，甚至认为“档案无用”，对人事档案工作从思想上不够重视，只要不丢失，不泄密，需要时能查阅就行了;在人事档案管理场所、工作经费、人事档案管理人员配备等方面没有保障，存在人事档案管理硬件设施不完善、陈旧落后等现象，以致忽略人事档案管理工作，致使人事档案材料收集和补充以及更新缓慢，不能及时、准确地反映个人的信息。有的国有企业领导虽然口头上也说人事档案工作是多么的重要，但往往只是落实到口头上，并没有落实到实际行动上。

人事档案管理工作没有认识到是企业管理工作的重要组成部分，人事档案管理不善就无法维护好企业利益与职工的权益，当企业的一些单位破产后，一次性安置人员因为人事档案的丢失等原因，职工的身份因为缺失原始记录，得不到正确的安置而引发矛盾产生影响，为国有企业的再经营造成不良的影响。

（二）人事档案日常管理存在诸多不规范。1.场所环境和设施等硬件严重不足：个别单位没有专用档案室，人事档案资料随便找个柜子存放;有的单位人事档案数量多、存放档案的办公室面积小、阴暗潮湿，极易引起人事档案材料霉变、虫蛀，影响人事档案的完整性及美观整洁。2.管理不规范：有的不按规定转运档案，随便涂改、调换、毁灭档案材料的现象时有发生，“工龄改长、年龄改小、党龄改早”等现象仍存在，有的人事档案不能实事求是地反映当事人的基本信息;还有的单位“档案室”实际上成了杂品库，人事档案室不专用，使人事档案工作处于无序管理状态，人事档案缺乏应有的长期性和连续性的发展规划，造成人事档案管理中的混乱局面，严重的甚至使许多档案损毁和遗失，使人事档案管理工作带来麻烦。

（三）人事档案内容建设亟待提高。人事档案的主要内容是学历、工作经历、职称评审、入党入团、职务任免文件、奖惩、年度考核等材料，其内容老套、信息单一。针对当今市场经济的用人环境，这样的人事档案无法对一个人做出系统的、全面的、完整的评价，参考价值小，不利于优秀人才的挖掘和使用，诚实守信是安身立命之本，随着国家对公民诚信重视程度的提高，档案内容应由单一的基本信息向多元化方向转变，人事档案内容除了传统内容外，还需增加个人道德品质、诚信记录、工作态度、技术创新、专业论著、科研创新、专利、团结协作精神、工作业绩等内容。

（四）人事档案管理信息化水平偏低。有的国有企业人事档案管理手段仍旧采取传统的手工方式进行管理，使得人事档案管理上的一些纰漏一直延续，对人力财力上的浪费仍然存在;有的国有企业人事信息系统存在信息过时、与档案纸质材料记录不一致等问题。

三、采取六项措施做好国有企业人事档案工作

（一）领导重视。领导重视是做好国有企业人事档案管理工作的前提。只有将人事档案管理工作列入议事日程，存放档案的场所、设施、人员配备、待遇等才能得以落实，为人事档案管理工作创造有利条件，提高工作积极性和工作效率。

（二）健全人事档案管理机构，配置专兼职人事档案管理人员。成立人事档案管理机构，配置专职或兼职人事档案管理人员，落实管理人事档案人员待遇，定期组织管理人事档案人员进行业务技能素质培训，充分调动管理人事档案人员的主观能动性和创新性。

（三）端正工作态度。国有企业人事档案管理人员工作态度直接决定人事档案管理的工作质量、工作效率，人事档案管理人员要树立敬业精神，干一行，爱一行，精益求精地将人事档案工作做好。

（四）加强硬件设施建设，争创一流管理水平。加强硬件设施投资，配备、购置、更新必要的设备，切实改善、提高人事档案管理的硬件条件和管理手段。