办公设备管理制度范文

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2.0、范围

计算机等办公设备，包括计算机及附属设备、网络设施、电话机、传真机、复印机、音响及附属设备、投影仪等专用于公司办公、开会及培训所用的资讯设备。

3.0、职责

3.1、计算机等办公设备使用人负责计算机等办公设备的正确使用和日常维护与保养。

3.2、信息管理课负责计算机等办公设备的采购、维修与故障排除、报废判定、日常管理等工作。

3.3、公司资材管理部负责计算机等办公设备的报废处理工作。

3.4、集团公司行政管理部为本制度的归口部门，负责本制度的编制、培训及落实执行工作。

3.5、集团公司企业管理委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行。

4.0、作业内容

4.1、相关作业流程图和责任人、配合人。（详见流程图）

4.2、流程图相关事项说明

4.2.1、办公设备请购

4.2.1.1、办公设备请购，由使用人提出申请，填写“计算机等办公设备请购单”，经部门部长审核确认后提交信息管理课（若同一部门多个员工均须请购，则由部门汇总、部长签字，统一提交信息管理课）。信息管理课根据具体情况进行审核，填写意见（包括预计费用），依照审批权限报主管领导审批。在信息管理课课长审核权限之内的，由课长确认签字直接安排采购（若有库存货，则直接按领用程序领用）；在信息管理课长审核权限之外的，报主管领导审批后，由信息管理课安排采购（若有库存货，则直接按领用程序领用）。采购！审批权限参照《财务审批制度》。

4.2.2、办公设备入库、验收

4.2.2.1、采购回来的办公设备须办理入库、验收手续，信息管理课负责设备质量的验收，验收合格后，保管员根据实际入库数量填写“计算机等办公设备入库单”入库。

4.2.3、办公设备领用与配置

4.2.2.1、计算机等办公设备专用于员工办公使用，不得挪于非工作之外其它用途。员工领用、配置标准依照《岗位职务说明书》中办公设备配置要求，填写“计算机等办公设备领用单”，按照《财务审批制度》审批权限要求进行审批后，到信息管理课领用。

4.2.2.2、电话机、传真机的领用与配置，各部门根据实际工作需要，确定要安装、及须增加的电话机和传真机。安装内线电话须填写“电话、传真服务联系单”，由本部门部长签字后，提交到信息管理课直接安排人员安装。安装长途电话、传真，须填写“电话、传真服务联系单”，由本部门部长、分管总监签字，提交人力资源总监审核，报总裁批准后，交信息管理课负责办理。

4.2.3、办公设备使用与维护

4.2.3.1、计算机及附属设备的使用与维护

4.2.3.1.1、计算机及附属设备由使用人负责保管，除电脑工程师外，任何人不得私自拆开计算机及附属设备、更换配置、随意搬离办公地点。若出现人动（调岗、离职等），办公设备交接参照公司《员工异动、移交管理制度》执行。

4.2.3.1.2、计算机使用人要负责所使用的计算机及相关设备始终处于整洁、无灰尘的状态。

4.2.3.1.3、规定在工作时间内不得做与工作无关事情，禁止在计算机上安装各种游戏。违反者按公司《奖惩管理制度》执行，信息管理课对上述违纪现象须作定期或不定期抽查，并对违纪行为作出处罚建议，交主管部门执行。

4.2.3.1.4、接收E-MAIL的时，须使用杀毒软件彻底查收邮件无病毒后，才能打开邮件以免带入病毒影响公司计算机网络。

4.2.3.1.5、禁止私自更改计算机的IP地址，以免影响网络上其他计算机的正常工作。

4.2.3.1.6、电脑使用人在利用网络给其他员工共享文件须设置密码，以免被他人给破坏。

4.2.3.1.7、电脑使用人须遵守公司的保密规定，电脑信息属公司机密，不得向公司外部人员泄露。

4.2.3.1.8、电脑使用人不得有意破坏电脑硬件设备，若经发现、核实后，照原价3倍进行赔偿。

4.2.3.1.9、电脑使用人在关机时，不得强行切断电源进行关机，应按操作规范进行关机。

4.2.3.1.10、电脑使用人须经信息管理课确认上岗资级，不具备操作资格者，须经事先培训上岗（参见《员工培训管理制度》）。非计算机使用人不得上机操作，如有发现或造成计算机无法正常使用者，按制度处罚外，一切后果自负。

4.2.3.1.11、 计算机使用人要做好日常数据备份工作，坚持做到数据双备份，重要文件资料可以备份到软盘。如有特殊要求，可以把季度或年度的资料汇总做成光盘作永久性保存。

4.2.3.1.12、打印机的日常使用中，色带、墨合用完需及时更换，更换时须严格按操作说明操作。

4.2.3.2、电话机、传真机、复印机、音响及附属设备、投影仪等办公设备的使用与维护

4.2.3.2.1、以上办公设备操作，详见《使用说明书》，出现故障须叫专业人员维修。

4.2.3.2.2、若使用过程中出现人为损坏，经发现、核实后，照原价3倍进行赔偿。

4.2.4、办公设备的维修

4.2.4.1、计算机及附设备的维修：计算机使用者在使用过程中出现软、硬件问题时，使用人需填写“维修服务联系单”提交到信息管理课，信息管理课凭“维修服务联系单”安排技术人员进行维修。修好后，使用人须在“维修服务联系单”上签字、确认。

4.2.4.2、其它办公设备的维修：一般异常，由信息管理课技术人员排除，填写“维修记录表”；若涉及更换配件，使用人须填写“维修服务联系单”提交信息管理课报修，信息管理课根据“维修服务联系单”安排相关技术人员维修，修好后，使用人须在“维修服务联系单”确认、签字。

4.2.4.3、所有办公设备，在保修期内，参照《设备保修协议》执行，保修期外，由信息管理课依实际情况安排相关技术人员（可以外请，涉及费用须事先上报核准）进行维修。

4.2.5、办公设备的报废认定与处理

4.2.5.1、计算机、打印机、复印机、传真机等办公用品，由于故障而无法修复或无维修价值需要报废的，设备使用部门须填写“计算机等办公设备报废单”，交信息管理课进行审核，按审批权限报主管领导批准后，将“计算机等办公设备报废单”及待报废办公设备交公司资材管理部处置。

4.2.5.2、资材管理部确认无误后，填写“待报废物品入库单”入库。资材管理部出售或报废处理物品时，须填写“报废物品处理确认单”。附上“计算机等办公设备报废单”一起交给信息管理课进行审核，按审批权限报主管领导批准后，进行出售或报废处理。

4.2.5.3、资材管理部出售或报废处理的办公设备，其现金上交财务部入帐，同时，财务部负责对出售或报废处理的办公设备进行销帐。

5、本制度相关支持文件及表单

（1）、《财务审批制度》

（2）、《采购物资验收入库管理制度》

（3）、《员工异动、移交管理制度》

（4）、《公司奖惩管理制度》

（5）、《员工培训管理制度》

（6）、《办公设备操作说明书》

（7）、《设备保修协议》

（8）、《报废物品处理管理制度》

（9）、《计算机相关操作教材》

6、记录与表式

（1）、计算机等办公设备申请单

（2）、计算机等办公设备入库单

（3）、报废物品入库单

（4）、报废物品出库单

（5）、维修服务联系单

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第四条新购办公设备采取公司与个人按照一定出资比例购买，在规定使用年限后归个人所有。在规定使用年限期间，一般情况是公司所有，个人使用。（见附表1）

第五条原购办公设备由所在单位登记后统一在公司综合工作部备案,原则上在规定使用年限内不再重复购买，达到规定使用年限后，由综合工作部会同相关部门对其评估后折价处理，原使用人有优先购买权。

第六条在规定使用年限期间，因个人原因造成办公设备毁损、灭失、被盗等，所造成的经济损失由个人负责。

第七条在办公设备规定使用年限期间，配备人员因工作需要发生调动的，公司范围内调动办公设备采取“机随人走”，公司范围外调动办公设备上交公司，由公司返还其剩余年份的出资额。所交办公设备由综合工作部会同相关部门对其评估后折价处理，原使用人有优先购买权。

第八条在规定使用年限期间，办公设备的维修与保养由使用人负责，所发生的费用按照年限费用递增办法包干使用,据实列销（见附表2）

第九条办公设备购买费用按照岗位不同采取不同的出资比例。

l公司经理、书记的办公设备购买费用据实报销。

l公司副职领导的办公设备购买费用在基础出资比例上个人降低50%。

l公司部门负责人、项目领导班子成员的办公设备购买费用在基础出资比例上个人降低25%。

l其他岗位人员的办公设备购买费用按照基础出资比例。

第二章总则

第一条为了提高办公设备的使用效率,保持其设备性能,有效节约费用开支,根据公司实际情况制定本办法。

第二条本办法所指办公设备包括为完成工作而购买的摄像机、照相机、便携式计算机、移动硬盘、u盘、手机等。

第三章附则

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一、办公室电子设备的日常养护

1.1注重电子设备的使用环境。办公电子设备在合适的环境中使用能够大大降低设备出现故障的几率，保证使用效率。合适和环境主要包括以下几点：首先，要有适合的温度和湿度，根据电子设备的环境要求情况，在安装设备的房间内应该有空调对室内温度进行调解，同时，还应该有去湿或者是加湿的设备，让湿度和温度都能符合设备运行的要求；其次，电子设备运行要远离热源和磁场，因为磁场可能会扰乱电子设备本身的磁场，影响其正常使用，还有一些电子设备同时还要远离阳光直射和热源，例如复印机等，避免出现危险；然后，就是要保证环境清洁，避免尘埃。灰尘进入到设备中会导致设备原件的正常使用和老化，严重的直接影响到设备的连接情况，降低机器的使用寿命。所以，设备应该安装在尽量少灰尘污染的环境中；同时，还要保证电子设备的有效安放，布线合理，防止电子设备的电路交叉、缠绕在一块，避免相互干扰而影响电子设备的正常工作；最后，要采取防静电措施，减少静电对设备的危害，这就要求电子设备的机房要使用防静电地板等。

1.2保持电子设备使用的电压稳定。对于电子设备的使用过程中，电压的稳定与否能够影响到设备的正常运行，同时，也能减少电压对机器的损害[1]。目前，我国很多电子设备采用的都是集成电路，这种电路在使用中对电压的要求非常高，所以，选择使用稳压设备，是电子办公设备使用中必备的。

1.3建立电子设备维修档案。办公室电子设备需要进行定期的维修，在维修的时候建立好维修档案，记录每一次设备发生故障的时间、位置以及解决故障的维修方法，还有对故障发生原因的分析，这样方便以后机器再出现同类故障时，提供有效的解决方案。

1.4注意日常保养。电子设备的日常养护也是非常重要的，能够保证机器的正常运转，不仅要做好除尘工作，还要进行除潮。灰尘和潮湿是设备的两大致命弱点，使整个电路接触不良、造成元器件短路、生锈甚至烧毁。所以，如果平时注重好对机器的保养，定期对其进行检查和清理，可以有效提升电子设备的使用年限。

1.5定期进行检测调试。定期检测设备各项功能是否工作正常，各项指标是否达到标准，需要在电子设备停工的时候调试检查，找到事故的隐患，把故障消灭在萌芽之中。

二、强化办公室电子设备维护保养的管理制度

2.1办公电子设备以及相关易耗材料的采买，由人事行政部门负责；

2.2办公电子设备属于公司的固定资产，员工应该掌握正确的使用方法，并且对办公设备多加爱护，严禁出现暴力事件，或者是因人为原因造成的电子设备损坏；

2.3办公电子设备应该有专项的负责人员，谁使用谁负责，对于公共区间的办公电子设备，则由管理人员指定专门的负责人，如果在维护中发现问题，则应该第一时间报给人事行政中心部门，让其派专门技术人员对设备进行维护和修理[2]；

2.4如果是因为电子设备使用人员的使用和保管不当，造成了电子设备的损坏，必须要追求责任，公司有权向使用责任人追究对物品损害的经济赔偿；

2.5办公室人员在正常的设备使用中，一定要遵守办公室电子设备的操作规则；

2.6如果电子设备出现故障不能正常使用，一定要及时报给人事行政部门，让其找到专业的技术人员对其进行修理，同时，人事行政部门也要对修复时间进行反馈，让使用部门可以了解设备维修状态；

2.7办公电子设备如果出现问题的话，一定要进行及时维修，严禁带病运作的状态，如果出现问题，要追究使用人的责任，必要时可以进行经济赔偿；

2.8在办公室长期休假、离人的时候，要保持电子设备关机、断电的状态，并且由人事行政部门进行定期抽查，如果有违反的人员，可以记责任人过时，并对其进行处罚，造成严重后果的，可以进行经济处罚。总之，要想办公电子设备更好的为单位服务，就需要做好正常的保养和维修工作，让其在最适合的环境中工作，才能发挥其正常的功效，实现办公自动化。

作者:闫工舒 单位:辽源市农业科学院

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一、建立完整科学的管理制度是做好企业办公设备管理的基础

常言道：没有规矩，不成方圆。这里的规矩就是办公设备管理制度，就是选购、使用、保管办公设备的所有人员共同遵循的法则，就是办公设备管理的工作标准和规定程序。

建立企业办公设备管理制度，有利于企业和工作人员在选购、使用、保管办公设备的过程中严格执行和遵守国家的法律法规。因为任何企业行为都要在法律法规允许的范围内进行，所以企业在制定规章制度中都要依据国家的法律法规。企业在建立办公设备管理制度时也必然如此，这样就使企业的相关人员在选购、使用和管理办公设备的过程中自然地受到国家法律法规的约束。

建立企业办公设备管理制度，有利于企业合理调配和使用办公设备。有了办公设备管理制度，就会依据各个岗位的特色、功能和工作量确定办公设备配备的标准和数量，确保所有工作岗位的办公设备配备及时、准确、合理、均衡。

建立企业办公设备管理制度，有利于办公设备管理的各个环节都能按程序办事。无论是选购办公设备，还是管理和使用办公设备都会协调有序进行，防止出现矛盾和错误。

建立企业办公设备管理制度，有利于充分发挥办公设备的功能效率。因为办公设备管理制度确定的配备标准，不仅适应各工作岗位的功能需求，还要适应各工作岗位之间的衔接和设备与设备之间的兼容，这样就保证了办公设备整体效率的发挥。

建立企业办公设备管理制度，有利于办公设备的安全保密。严格执行办公设备管理制度，就能保证办公设备的使用复合安全保密规则，履行操作规程。

建立企业办公设备管理制度，有利于办公设备的配置公平正义，杜绝在办公设备配置上的不正之风。只要严格执行办公设备管理制度，企业中的每个部门和每个成员的办公设备都按标准配备，不会有因为权限和关系不同而获得不同待遇。

二、选购办公设备是办公设备管理的重要环节

选购办公设备是办公设备管理的第一步，也是办公设备管理的中环节之一。

选购办公设备最重要的就是要做到货比三家。在选购办公设备中，要对三个以上供应商的办公设备进行调查和对比，不能单凭一个供应商提供的产品资料就确定购买。并且要对不同供应商提供的同一商品性能、特点、价格、供货地点和支付方式及售后服务等项目进行对比。一般情况下，性能决定着设备的功能和质量，功能越多、质量越好，价格也越高。设备的特点，可能满足某种特殊需要，如果工作上有这种特殊需要就必须购买具有这一特点的商品；如果工作上没有这种特殊需要，购买具有这一特点的商品就是浪费。供货地点，决定运输方式、运输价格、运输过程中的安全和到货时间，这些都是必须考虑的是否购买的因素。支付方式，决定支付能力（如供应商要求支付美元或要求一次性付款）、支付成本（如支付手续费等）、支付风险（如被诈骗的风险、商品质量达不到要求而影响工作质量或工作进程等风险）。售后服务，也是重要的质量保障，它决定商品能否退、换、维修等。

货比三家的根本方法，是制定选购对比表。货比三家的根本目的是选择办公设备供应商。选择供应商的理由，包括供应商、产品和工作现场等三个方面。

供应商提供的服务包括供货地点、支付方式和售后服务。这三个方面都体现着供应商的服务质量，在各家供应商的对比中，谁的服务质量最好谁就是应该选择的对象。

产品本身的性能和价格，是选择供应商最直接和关键的因素。产品的功能、效率、耗能和耗材，决定着产品本身的价值。提品性价比最佳的供应商就是应选择的供应商。

工作现场环境能否适应供应商提供的产品和服务，也是选择供应商不可缺少的比较要素。比如产品的形状、大小、重量是否能够在工作现场摆放和使用；产品的工作效率和质量能否满足工作数量、质量和流程要求，或者功能是否多余和浪费；产品的能源消耗和废弃物排放是否符合国家“节能减排”的方针政策等。

三、收发存储是办公设备管理的核心工作

企业行政管理人员接收、发放和存储办公设备是经常性的工作，也是办公设备管理工作的核心。办公设备接收、发放和存储工作的要点是安全、准确、有序。所谓安全，就是要确保在交接和存储过程中办公设备安全无损。所谓准确，就是要确保办公设备的接收、发放、存储时间要准确、地点要准确、形成的文件、表报要准确。所谓有序，就是一切都按规章制度所规定的程序办事。

在企业办公设备的收发存储工程中，无论是存储保管部门接收新购入的设备、闲置的设备、从一个使用单位向另一个使用单位转移的设备或因维修或待报废暂存的设备，还是使用单位因工作需要接收新补充的办公设备，都应该做好办公设备接受的准备工作。其中包括：

（1）人员准备：确定保管或使用人员，并事先通知他们做好接收的准备。

（2）存放和使用位置准备：相关人员应事前了解所接收设备和耗材的名称、型号、特征、体积、重量、用途等。准备好安全可靠的存储或使用的位置，保证设备和耗材一次性摆放到合适位置。

（3）接收现场环境准备：准备好接收现场设备和耗材的搬运线路、动力、电源、采光、照明等各种条件，确保接收的需要。

（4）接收文件准备：接收记录、登记报表等。

交接验收是收发办公设备中最重要环节。交接验收，主要是核实所接收的办公设备是否与计划、文件、合同、单据相符。

交接验收，必须及时、完整、准确的做好记录。记录的形式可以是填写《办公设备和交接验收登记表》，记录的内容应该包括设备名称、型号规格、单位数量、原值净值、完好程度、随机工具与配件、使用说明书与档案资料等。移交和接收双方都要在登记表上签字，表示确认完成移交。

办公设备存储要贯彻“安全第一”的原则。保管部门和保管人员应管理、监督和维护好存放各类办公设备的房屋、柜架等存储空间，做到安全可靠。首先，要有安全防范设施。如库房和货架牢固、消防器材、安全防盗设施、保暖防冻设施、通风、防潮、防干燥、防虫蛀设施等；其次，要有安全保障制度。如安全技术操作规程、安全责任制等；再次，要严格执行出入库交接验收制度、交接班制度、守卫制度、消防制度等各项规章制度。

建立完善的库存管理程序，是搞好库存管理的关键，重点是库存记录、库存账簿、库存盘点。

建立库存记录的目的：一是保证库存安全，保持安全的库存量，消除由库存短缺引起的工作延缓；二是预防浪费，防止库房用来存储不必要的货物和占用大量的资金；三是监督部门和个人合理地使用办公设备和耗材；四是监督和防止库存物资被盗和破坏。

库存记录采用库存记录卡片的形式，按物品种类建立，一品一卡，将库存物品每次接收、发放和其他因素引起的变化填写在卡片上，明确显示每种物品的库存余额。

建立库存物资账簿和库存财务账簿，从物资和财务两方面记录、管理和控制库存物资的变化，为领导决策、物资供应、资金调动和保障办公的正常运行提供保障。

建立盘点制度，是监督、控制、管理库存和在用办公设备重要保障。定期的检查、盘点库存、在用和闲置物资，保证物资的帐、卡、物相符，及时处理可能出现的有帐无物、有物无帐、丢失、损坏、积压、短缺和非法侵占物资等问题。

四、使用管理是办公设备管里的难点

办公设备的使用管理由于使用人员众多、使用地点分散、操作水平参差不齐、安全操作观念不相一致，致使办公设备使用中的管理难点重重。如何突破办公设备的使用管里的难点，重点应在于办公设备放置位置的选择、节省开支和增加效益、严格执行操作规程、故障管理和日常维护几个方面。

恰当的办公设备放置地点，是确保办公设备安全，便利操作使用和提高效率的重要保障。放置办公设备的地点应符合以下条件：第一安全；第二便于工作；第三便于安装、维修、移动；第四与整体办公环境相匹配。