职工档案管理范文

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一、医院职工档案管理情况与面临的挑战

存在着人事档案交接过程不够合理重视。档案管理工作人员是计算机人员或者其他岗位人员的临时担任，当医院职工离开岗位或者产生岗位变动时，所需要进行的档案交接手续没有按照正常流程办理，步骤跳跃，关键环节缺失。长期以往造成导致档案管理在材料等方面责任不明确。甚至简单的认为，交接工作并不重要。所以人事档案交接工作经常会前后脱节。由于医院工作主要是医疗方面、教学环节、科学研究。医院管理的重点是如何提高医疗、教学水平，改善环境条件，为病人提供优质的服务，而对在医院工作的职工人事档案管理却缺乏应用的重视，造成医院人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员素质底下，无应有的工作能力等问题凸显。档案管理人员因素也不容忽视，人员能力差使得对人事档案进行管理的工作进行缓慢，工作效果差。归档材料不及时、职工培训情况、情况、科研成果情况更新相当缓慢，使得人员的评价不科学缺乏时效性。档案管理人员对档案重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，职工本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；其次是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。员工本人对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚；还有的认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想、观念必然导致人事档案材料不全或缺失。缺乏创新理念，管理模式陈旧，十二五精神中以创新为手段应积极应用到医院职工的档案管理工作当中。

二、医院体制改革的展望

我过已经试行事业单位改制，部分医院已经进行试点改制。从事业单位改为企业，这样对职工的性质改变，工资制度的灵活改变，社会保障制度的使用措施都有了新的变化。这对医院职工的档案管理工作提出了新的挑战。在新的形势下，怎样才能既保证医院职工的待遇不会降低又能体现新体制的灵活富有活力的特点，对档案管理工作人员提出了新的要求。工作人员要积极学习新的精神，认真参加培训，提升自身能力。做好医院职工档案管理工作。

三、医院档案管理信息化建设

医院职工管理信息系统的通常具有以下功能模块，它们是医院职工信息录入模块、职工信息查询模块、报表统计功能模块及系统维护模块、工资核算模块、职称成果模块。：

医院职工信息录入模块包括职工基本数据的输入、修改和删除。其中应该包括以下基本信息。如：职工性别、职工姓名、身份证号、工作年限、职称类型、 所在科室、备注等基本信息。

职工信息模块：当需要寻找医院的某位职工时，可以通过本模块实现功能，可以通过身份证号唯一的进行查询，也可以根据条件，比如寻找本医院主治医师有哪些，具体信息是什么。那么就可以根据职称类型字段进行查询。

利用报表统计模块可以实现符合条件查询的纸质化。也可以按照时间提供月报表、年报表的打印。

系统维护模块：对系统进行维护，可以设置管理员权限和普通维护权限。管理员可以拥有强大的管理权限。比如修改系统的密码，修改员工的基本信息等操作。

职工管理模块中可以和财务配合，建立信息化的工资核算模块，这需要与财务部门合作完成。

职称成果模块需要不断更新，对职工近期的情况变更进行登记，比如，成果项目结题，专利申请完成、工作年限工作量的变更等。这些在职工进行职称评定和领导晋级的时候有重要的作用。

综合利用信息化档案管理系统，实现对医院职工的档案管理可以简化工作的环节，减少人力消耗，提高工作效率。提高统计能力提升存储能力。是对医院职工档案管理工作的重大改进。

参考文献：

[1] 王宏萍. 人事档案管理改革及新的管理模式[J]. 科学之友（B版）. 2008（05）

[2] 宋可可. 我国企业人事档案管理改革的途径探悉[J]. 财经界（学术版）. 2008（08）

[3] 王希佩. 浅析新时期人事档案管理[J]. 科技情报开发与经济. 2007（27）

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对于大多数以营利目的为主的企业来讲，档案与档案工作虽然能够在企业日常行政管理与经营活动中发挥着较大的参考凭证作用，但它却始终被划归到相对低调的工作岗位类别。与企业类别档案，如科技档案、产品档案或营销档案等相比，职工档案往往呈现出数量大、内容繁杂、涉及利用群体范围广等特点。从档案重要程度和影响主体范围上来看，职工档案本应当成为企业档案管理的重点资源，也是企业在转制或破产过程最应被关注的档案资源，因为职工档案记录的不仅仅是企业职工工作方面的信息，还与企业职工相关待遇认定与办理其他保险业务息息相关。但是根据笔者通过实地走访和网络调研的结果来看，很少有企业在转制或破产过程中会对企业档案给予关注，即使是关乎企业员工利益的干部人事档案和职工档案也很少被纳入到企业破产清算日程中，因此大量职工档案由于缺乏有效的监管，被企业员工或社会人员随意处置。据笔者调查，大部分企业所制定的档案管理制度不够完整，管理规范性与科学性相对较差，不同类别、不同载体和不同保管期限的档案混杂管理，特别是干部人事档案和职工档案设档随意，材料归档、归类、归卷不规范、不及时，部分档案材料常年堆积，难以正常归卷，进而导致大部分企业职工档案材料残缺不全、内容混乱，由此很难在企业改制或破产之前被重视。与此同时，在企业破产清算或改制过程中，职工档案往往无专人监管、后续接收单位无法落实，以至于职工档案大多被认为是无价值材料，随意由他人处置，造成档案的损毁与丢失。

1.2企业职工对自身档案保存状态的漠视

笔者在对部分企业职工进行职工档案管理相关问题的调查中，有超过70%的一线职工不清楚自己档案究竟包括哪些内容，不清楚职工档案保管的相关制度与规范；有超过90%的一线工人认为职工档案只有到自己退休时才会发挥作用，平常并不在乎它的保管状态如何。由此，笔者认为当前我国大部分企业职工对自身档案保管状态的漠视致使其在企业转制或破产时忽略其个人档案的处理，致使个人档案出现丢失或损毁的状况却毫无察觉。据相关媒体统计，自2005年以来发生的针对职工档案丢失与损毁而造成企业职工利益受损的案件，几乎100%的企业职工对企业改制或破产后个人档案的去向毫无意识，而直到自己退休或办理相关保险时才开始关注自己职工档案的去向问题，而那些早已破产十多年的企业根本无法准确给出职工档案的去向，企业职工的利益难以保障。与此同时，大部分下岗分流的职工平时缺少对自身权益受损而维权的意识与能力，多数职工选择默认、上访或打闹等非理方式解决问题。由此引发了不少下岗职工与企业之间的矛盾冲突事件。笔者认为对自身个人档案保管状态的漠视、缺少对个人档案的保护意识、对丢失档案而权益受损维权途径的陌生等原因造成了大批企业职工不得不面临“老无所养”悲惨境地的现状。

1.3相关部门的监管不力

我国在2006年出台了《中华人民共和国企业破产法》对企业破产过程中的法律问题进行了解释，明确企业破产过程中各行为主体的职责。其中第四章关于“企业财产”的司法解释对债权人的财产范围以及在破产程序过程中的财产处理与分配进行了规定，其中并未明确企业档案处置的相关问题。目前国内尚未针对改制或破产企业档案处置问题出台相关法律法规，但地方档案行政管理部门曾经对该问题出台相关条例，如辽宁省档案局在1997年颁布了《辽宁省破产企业档案管理规定》，其中第五条规定：“破产企业档案清理移交工作应当纳入企业破产工作程序。各级档案行政管理部门作为各级破产清算组成员单位，负责组织、监督、指导破产企业档案的价值鉴定和清理移交工作。破产企业主管档案工作的负责人及档案室（馆）人员负责破产企业档案的清理、移交等具体工作。”但是档案行政主管部门真正介入到破产企业清算程序中对破产企业档案进行接收和指导却较难实现，特别是该规定只针对国有企业，而对私人企业、外资企业却难以发挥约束作用。虽然我国综合档案馆归档范围中明确指出撤销机关档案是综合档案馆馆藏资源的主要补充源，但这个规定只针对政府机构或事业单位，而破产企业的档案是否可以被综合档案馆接收却无法得到相关部门的回应。特别是像企业职工档案这样关乎成千上万破产企业员工日后切身利益的档案，人事部门、劳动部门和档案部门都没有接收的义务与规定。由此导致破产企业即使有上交档案的意愿，却没有机构愿意接收，进而造成档案的随意丢弃。

2破产企业职工档案监管与接收的流程

破产企业职工档案监管与接收流程应纳入到企业破产清算流程之中，并作为企业破产清算的必备程序要予以保留。由此，笔者结合了当前我国企业破产清算流程提出破产企业职工档案监管与接收的基本流程（见图1）。根据《中华人民共和国企业破产法（试行）》（1986年12月02日）、《最高人民法院关于贯彻执行<中华人民共和国企业破产法（试行）>的若干问题的意见》（1991年11月1日）、《中华人民共和国民事诉讼法》和有关法律法规的规定企业破产清算工作主要包括四个环节：企业申请破产并受理、成立企业破产清算组负责企业破产清算、破产企业财产清算、形成并公布企业破产清算报告。

2.1企业破产清算前档案部门的工作职责

根据我国相关法律，企业进入破产程序要向当地法院申请，具体要求为：首先，严重亏损，无力清偿到期债务的企业由其债权人或债务人向企业所在地法院提交破产申请；其次，人民法院依法裁定并宣告企业破产，企业由此正式进入破产程序。企业进入破产程序后，由人民法院自宣告之日起15日内成立清算组。清算组由人民法院与同级人民政府协商指定由企业上级主管部门、财政、计委、审计、税务、物价、劳动人事、工商行政管理局等部门的人员和律师会计师等专业人员组成。此时，当地档案行政管理部门要介入到企业破产清算组，负责清算过程中对破产企业档案的清查、监管及在破产清算期企业人事档案管理；其次根据破产企业档案保管现状，初步提出破产企业职工档案清查的方案。

2.2企业破产清算中档案部门的工作职责

企业破产清算过程中包括两大环节：破产企业财产清算和形成破产企业清算报告。破产企业财产清算包括对破产企业的财产的保管、清理、估价、处理和分配等5项内容，其中由档案部门直接参与的有保管、清理和处理三个环节。首先，破产企业财产保管环节。该环节是要对破产企业财产进行集中收管，冻结企业涉及企业财务、资产的活动。档案部门在此阶段的工作职责是对破产企业档案进行封存，追回散存在机构其他部门的档案材料；冻结企业人力资源调动、转出和离退休程序，对干部人事档案和职工档案进行集中收存。其次，破产企业财产清理环节。该环节是指清算组对破产企业的财产进行权属界定、范围界定、分类界定和登记造册的活动。档案部门在此环节要依据企业档案部门提供的各种档案统计数据，对破产企业档案的数量进行核实与清查，并对档案门类与数量进行分类造册，对在保管环节要求归入档案部门却散失在档案部门外的档案进行追讨；核实干部人事档案与职工档案的内容完整性与真实性，对职工档案中存在的缺失档案现象要求当事人或企业相关人补齐相关材料或提交档案缺失说明。再次，破产企业财产的处理环节。该环节一般指清算组对破产企业财产中非货币财产变现为货币财产的过程。由于企业档案不具备变现的性质，因此对企业档案的处理主要指档案馆根据破产企业档案的类别、质量与数量确定档案的归属方案。一般来说，企业职工档案涉及面广，内容多而杂，且日后利用频繁，所以这类档案要与文书档案、科技档案、财会档案等档案要分别确定归属对象。最后，档案部门要对破产企业档案清算情况进行总结，指明对破产企业档案的清理情况和处理情况，进一步细化破产企业档案的归属流向，着重对与企业自身和企业职工切身利益相关的档案的处理情况进行详细说明，并将企业员工关注的职工档案清理与归属流向情况进行公布。

2.3企业破产清算后档案部门的工作职责

企业破产清算结束后，破产企业档案的接收与保管要按照破产清算报告的内容予以执行。国有企业破产后，其人事档案和职工档案由当地人事或劳动管理部门负责接收，而其他档案由当地综合档案馆负责接收与保管。非公有制企业破产后，除职工档案外，其他类型档案可由当地综合档案馆进行选择性接收，或由所辖地街道办事处负责接收，或者由其上级主管部门或业务主管部门负责接收，而干部人事档案和职工档案因涉及到破产企业员工的利益，笔者建议由当地综合档案馆、人事部门、劳动管理部门协商建立统一破产企业职工档案保管机构，或由劳动管理部门牵头，综合档案馆负责对这部分人事档案和职工档案进行代管。此外，在职工档案交接过程中，破产企业代表和企业职工代表要全程参与，以保证档案交接的准确性与公正性。

3破产企业职工档案管理的保障措施

3.1破产企业职工档案管理与接收监控机制

综合档案馆应承担破产企业职工档案的接收与业务指导工作，特别是要介入破产企业清算流程，着重对破产企业档案，特别是要关注该企业职工档案的流向。由此，综合档案馆应结合其辖区内企业人力资源管理活动和企业职工档案管理现状制定企业职工档案管理的监控制度，定期对辖区内企业职工档案管理情况进行业务指导与监督，并着重留意有破产或改制倾向的企业，为其做好破产前企业档案的封存、清点与确定档案接收单位的工作。具体工作可以从以下几个方面展开：其一，结合《机关干部人事档案管理条例》的相关内容，实施企业职工档案的归档范围与类别的标准化，定期对企业职工档案的数量与案卷质量进行评估；其二，及时介入企业破产清算流程，档案行政主管机构要主动介入到破产企业的清算工作中，并将企业职工档案的提前监管与后期善后纳入到企业破产清算流程；其三，积极主动联系破产企业职工档案接收单位，在未明确企业职工档案接收单位前，综合档案馆要负责对该部分档案进行规范化整理、清点和登记，并与相关行政管理机构，特别是社会劳动保障机构、人事机构和企业管理机构协商，确定企业职工档案的后续管理问题；其四，调研论证、建设企业职工档案联网数据平台，特别要为辖区内非国有制企业职工建立职工档案与档案信息追踪平台，一方面提高对非国有制企业职工档案管理的监控，及时掌握破产企业档案动态，及时介入破产企业档案接收程序；另一方面为企业员工查询其个人档案保存状态提供服务平台。

3.2建立破产企业档案接收中心，集中保管破产企业的职工档案

为进一步规范破产企业职工档案的接收与保管，劳动部门与档案部门可以联合建立破产企业档案职工档案接收中心，主要负责对破产企业职工档案的接收和善后处理，规范企业职工档案的归档材料内容，为企业职工提供必要的人事档案转出、审核和档案信息资源服务。2009年哈尔滨市南岗区成立了首家破产企业档案管理中心，该中心由南岗区档案局和劳动与社会保障局合力筹建，首批接收来自本区十余家破产或转制企业共3万余卷各类档案，接收种类有文书档案、技术档案、经营管理档案、死亡档案、财务档案等，其中职工档案共2453卷，涉及到5000多名企业职工人事档案的接收与日后保管，并为该区其他务工人员提供人事档案代管和业务咨询服务。目前，该中心已为全区共8300余名下岗职工、非公有制企业职工、其他务工人员建立人事档案，并为全区各类企业免费提供职工档案的建档与业务指导工作。该中心的成立为全区劳动力市场的稳定、维护企业职工个人权益、保障企业人力资源管理与档案管理的规范性提供了保障。而上海主要采取四种方式，有序分流管理本市国有破产企业的职工档案。一是按照改制后企业资产和产权关系，将破产企业职工档案移交新的企业或上级控股公司管理；二是由控股（集团）公司或子公司授权，将破产企业职工档案管理权限委托系统资产管理中心承担；三是根据改制企业档案保管容量大的需求，在各系统、各行业按照区域或行业板块，建立破产企业职工档案集约化管理平台；四是与上海市综合档案馆和上海市劳动保障局协商共管破产企业职工档案。

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        1 企业档案管理工作的特性

        1.1 独立性 企业是社会经济发展过程中一种以法人为代表的自主经营、自负盈亏形式的特殊经济组织，企业对其资产有独立的支配权，档案作为企业资产的一个组成部分,企业也依法享有独立的支配权。同时，随着经济社会的发展，大部分企业产生了属于自己的知识产权和商业秘密等档案。因此，企业的档案基本上不对外开放，没有对外服务的功能，档案资源只属于企业内部共享。

        1.2 专业性 在当前的市场经济活动中，企业主要是以经营为中心开展一系列活动，从而产生了大量的经营性的文件材料。同时，为了在激烈的市场竞争中求生存求发展，企业还产生了本企业独有的技术专利档案。这些档案与传统的科技档案和文书档案有着较大的差别，成为企业档案的一个重要组成部分。

        1.3 系统性 企业档案工作不仅包括对档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、鉴定、服务、利用，而且还包括档案信息产品的加工和输出，因此，它类似于企业管理活动中的一个系统工程。

        2 职工档案管理工作在企业发展中的地位与作用

        2.1 对企业发展的步伐和速度起到促进作用 企业职工档案与企业发展的关系十分密切，对企业竞争发展具有十分重要的促进推动作用。在经济社会的快速发展的形势下，企业要想高速稳健发展，离不开科学技术的支撑，而科学技术的进步则取决于人才的综合素质，需要有一支高素质的专业技术人才队伍。人才已经成为决定企业兴衰、成败、竞争胜负的关键因素。而加强职工德档案管理工作，从一定程度上对企业员工的地位、荣誉、认定等方面进行了肯定，从而形成了良好的激励机制，进而促进了企业的良性发展。作为人才信息缩影的职工档案，则是各类人才在社会各项实践活动中形成的原始记录，是人才在德、能、勤、绩等方面的综合体现。

        2.2 是培育企业核心竞争力的重要工具 核心竞争力是企业拥有的区别于其他企业的重要财富，是能够被企业管理者、员工共同感受到的并共同参与创造的核心资源。由于现代企业在激烈的竞争中感到了人才的重要性，因此开发人力资源成为了提高企业核心竞争力的迫切需要。优化企业人力资源管理，离不开企业职工档案工作的强力支持，与职工档案工作制度的不断完善也有着密不可分的关系。企业职工档案工作为人力资源管理工作提供基本的重要依据。人力资源管理的目的就在于能否在企业内部实现最优化的人才配置，做到“人尽其才，才尽其用”，知人善任是企业良性发展、在竞争中处于不败之地的重要条件。对于企业而言，只有进一步强化职工档案管理工作，才能从源头上杜绝一些弃档、假档、失档现象的发生，也才能使企业能够放心的用人，使员工能够诚信的做人，进而树立进取心和责任心，最终促进企业核心竞争力的培育。

        2.3 是企业竞争发展中人力资源管理的重要手段 职工档案对单位负责人了解应聘者的基本情况，正确录用使用新的人才能起到十分重要的作用。一份真实、完整的个人职工档案，既是企业选用人才和人才日后晋升提拔的重要参考，也是择业人员量己之才选择行业、部门的“谋士”，双方的“知己知彼”，能限制一些企业和个人盲目选人、择业的“自主权”，更利于“人才与用人单位是市场经济体制下活动的主体”这一社会功能得到充分发挥。同时，由于职工档案能够比较全面、准确的反映人才各方面的情况，所以企业也能够从职工档案中了解本单位人才的数量、文化程度、专业素质等方面的重要数据，这也有利于企业人力资源管理部门对职工档案进行统计分析，从而作出比较准确的人才预测，并制定出长远的人才培养计划和企业发展规划。

        3 加强职工档案管理工作的措施

        3.1 制定科学规范的企业职工档案管理实施细则

        随着经济社会的发展，流动性和多变性问题成了企业人才突出的问题，这给企业职工档案管理增加了多样性和复杂性。因此，必须根据形势的发展，在《企业职工档案管理工作规定》的基础上制定一个统一的、规范的、便于操作的《企业职工档案管理实施细则》，使职工档案材料的主体能够紧紧围绕培养人才、发展经济这个中心，在收集、整理、归档、利用等环节做到有章可循、有法可依，真正实现“观其卷，知其人，用其长”的目的。

        3.2 实现企业职工档案管理的现代化

        当前，企业各项制度面临改革，企业职工档案工作也同样面临着这种挑战。一是职工队伍不断交替，导致档案数量有所增加，档案内容不断得到更新，新材料不断得到充实。二是档案利用率越来越高，信息的需求要求更加系统、全面、准确。三是利用时效在加快。要求档案人员要熟悉情况，及时有效提供。因此，尽快实现职工档案的现代化管理是非常重要的。在具体档案管理工作中，要做好六个环节和一些操作手段的创新。首先要更新立卷制度，在工作手段上改进，尽量简化一些繁琐、呆板的操作步骤。比如在组卷、装订的形式上，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽可能缩短立卷归档周期。在日常的抄写、装订工作中，要善于思考，多动脑筋，有针对性地搞一些小发明、小创造、小革新，这样能起到事半功倍之效。同时，可以利用现代技术来提高工作效率。比如可以把目录计算机检索、文件级装订、检索主要内容转移到档案章和档案盒上，简单明了，既提高了质量和效益，又节约了时间，使用起来也很方便。并且可以采用条形码来代替档案号，可靠快捷，极大地提高了借阅归还档案的速度，诸如这种通过计算机来完成较繁琐的手工操作的方法是很多的，关键在于档案人员是不是用心去发现、去实践。档案的业务工作、档案的管理工作以及档案信息的交流，都方便应用计算机进行现代化管理，帮助解决一些具体问题，提高管理效率和管理水平。

        3.3 努力提高职工档案管理人员的业务素质

        档案工作是一项专业性、技术性很强的工作，这就要求从事档案工作的人员，第一要钻研本专业的理论知识，掌握这项工作每一个环节的技能技巧，第二要学习档案管理学知识和应用文写作等方面的知识。如果没有扎实的业务功底和较强的管理能力，不熟悉档案的内在联系和业务工作中的的环节、步骤，就不可能做好做实档案工作。档案保管价值的鉴定取决于它所记述的科学技术知识的价值，只有全面掌握相关门类的知识，才能有效开展档案鉴定工作。语言文字的组织概括能力是档案管理工作的基础，没有扎实的语言功底就无法有效搞好这项工作。因此，作为现代化企业的档案工作者，必须严格要求，提高业务素质，掌握现代化档案理论知识和管理能力，并且要加强相关专业知识的学习，掌握多方位的知识，以适应新形势下档案管理工作的需要。

        4 结束语

        随着社会经济不断发展，现代化企业改革也在不断深化。作为企业顺利实现科学管理重要基础工作之一的职工档案工作，在促进企业发展，提高企业内在素质和竞争力，全面建设现代化企业的过程中发挥着越来越重要的作用。

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职工档案是档案管理中的一项重要内容，也是人事管理的重要组成部分。职工档案主要记述和反映职工个人的履历、考核、鉴定、政审、录用、劳动合同、工资、奖惩情况和政治背景关系等，是为职工个人集中整理保存的文字材料。它的整理归档和利用要通过科学严密的工作程序和严格认真的管理制度才能进行。因此，职工档案管理是单位一项非常严肃慎重、保密性较强的重要工作。

1.改制企业退休职工档案管理现状

改革开放以来，我国职工档案管理仍按照传统模式运行。随着市场经济的不断深入发展，这种传统的档案管理模式已经不能适应现在档案管理的模式，在企业退休职工档案管理方面的现状主要表现在以下几方面：

一方面随着我国社会不断发展和进步，档案管理制度已逐渐向信息化、网络化发展，但在许多地区还是以手工管理手段为主。此外，由于我国档案管理在观念上认识不统一和地区发展的不均衡，在不少地方的档案信息管理方法相对落后，所以，大多以手工操作为主管理档案，而且退休员工一般年龄都较大，处于便于辨认和登记的目的，也主要以手工操作管理其档案。这种手工操作包括人工翻查，纸质档案登记等。

另一方面在退休职工档案内容管理上，职工档案管理包含的内容较多，但在我国的退休职工的档案管理内容以费用为主，这也是由我国现行养老制度决定的。在这些档案内容中，主要包含了离退休职工的基本信息管理、医疗费用管理、退休金管理等一系列相关的管理内容，更偏向于养老机制并非人才信息贮存机制，并在档案信息传达上基本立足于这一类信息的传达上，使得档案机制往往依附于医疗保险系统。

最后，由于各个企业性质的不同，在职工档案的管理上，职工档案管理工作重视程度和规范水平相差比较远。例如，国有大中型企业职工档案管理还是比较规范的，而非公企业对职工档案管理不够重视，管理不到位。

2.改制企业退休职工档案管理存在的问题

2.1一些改制企业没有建立职工档案

一些企业在改制后，人力资源部门废弃，档案管理人员流失，职工档案无人过问和管理，造成职工档案遗漏遗失严重。企业没有建立职工档案，退休职工技术职称及技能无法确定，养老医疗等待遇无法享受，退休职工合法权益无法保障。

2.2改制企业退休职工档案管理较混乱

改制的企业管理人员变动频繁，内部管理混乱，造成职工档案很容易出现缺漏甚至丢失的问题；部分企业削减档案人员，一岗多职，档案工作无暇顾及，近乎取消；而且部分改制的企业在职工档案管理这一块没有制定分管的领导；此外部分企业职工档案利用制度、归档制度不健全，管理混乱，需要归档整理的招收职工、调整工资审批表及与下乡有关的证明材料没有及时归档；部分企业选择让退休职工自存档案，这样一来退休职工档案极易被涂，有的退休职工档案甚至会丢失。

2.3职工档案信息资料保存不够完整

由于传统档案管理在实现手法和技术保障方面的局限，往往会出现信息缺失的问题，而这造成这种档案资料不完整的原因除了上文的技术和手段的局限性之外，还与企业管理者的档案意识薄弱有关，如果企业领导不够重视企业职工的档案管理，很容易造成职工档案信息资料的缺失，尤其是对于已经退休的职工而言，他们的档案的完整性更容易被企业所忽视。

3.加强对改制企业退休职工档案管理的措施

3.1建立企业退休职工档案管理新体制

针对改制企业退休职工档案管理较混乱的问题，需要专门建立离退休职工档案管理中心，设立在市、县两级社保部门之下，其职能是将市、县两级原来分散于企业、 街办或个人手中的所有离退休职工档案，集中于市、县两级社会保障机构统一管理，方便办理社保相关手续。这种措施改变了以往退休职工档案由自己企业保管的做法，将其集中管理可以保证退休职工档案的完整齐全，有利于保障改制企业退休职工在医疗及养老保险等方面的利益。

3.2整合档案资源，努力完善退休职工档案信息

在我国，离退休职工长期工作的单位就成了客观记录其特殊技能和经验的最好主体，通过对于该职工在岗期间的业务水平记录等，整合其档案信息资源，综合录入其离退休档案，进而完善退休职工的档案信息。将对退休职工退休后的生活产生重要的积极作用，使其在领取退休金，养老保险金等方面不会出现问题。

3.3完善退休职工档案管理新手段

在劳动保障部门推行“金保工程”建设大背景下，利用计算机网络等技术，加快职工档案管理工作现代化，建立统一的退休职工档案基木数据库和全文数据库，提高企业退休职工档案部门的科学管理水平，并以信息化促进退休职工档案规范和利用。如有关退休职工民生的住房公积金及社会保险参保缴费与终止记录等可以通过计算机网络来查询自己的档案信息、对不属于保密范围的档案信息，应该让职工个人享有知情权，查看部分档案目录内容，以维护自己的合法权益、通过档案信息化，建立准确完整档案信息，更好地让职工档案服务百姓，服务于民生。

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医院专业技术档案管理工作方便了医院专业技术人员的工作。由于专业技术档案记下了工作人员的点点滴滴，从他们刚走进医院的简历，到成长期获得的一些证书、奖项，再到中期的职称评定、科学研究等都是以档案为依据的。另外，通过专业技术档案的整理，可以让员工发现自身的不足，进行专业技能的提升。

1.2为医院晋升人才提供参考

由于专业技术档案包含了专业技术人员的方方面面，所以医院领导晋升人员的时候，也可以依照专业技术档案进行筛选，因为这是最有效、最直接的手段。这既体现了医院领导的公平、公正原则，也为医院选拔了一批真正优秀的人才。

2医院专业技术档案管理存在的问题

2.1对专业技术档案的重视程度有待加强

不论是医院的领导还是员工对专业技术档案的重视程度有待加强。因为专业技术档案记录着员工在医院的一切，它相当于员工工作中的“身份证”，对于员工的职称评定、薪资待遇、职位晋升有着非常重要的作用，同时也是医院的身份象征。但现在不论是领导还是员工都没有意识到。致使个人专业档案资料经常出现问题，不是丢失就是损坏，影响了个人的考评和晋升，造成了人力和精力的浪费。

2.2专业技术档案资料缺乏真实性

目前，由于我国医疗卫生事业的不断发展，很多医院引进了大批人才，这就需要对这些人员进行技术档案管理。但目前在行业中存在一种非常不好的现象，专业技术档案的管理缺乏真实有效性。很多人员的档案没有经过专门部门的审查，仅仅靠的是印象，档案制定过程中存在虚假现象，专业技术档案的制定有时只是一种形式。如果不对这种不良现象加以制止，会严重影响医院档案管理工作的进行。

2.3管理制度不健全

目前医院管理制度不健全，这是影响医院专业技术档案建设的重要因素。这使得医院的资料整理和收集工作得不到保障，也影响了医院档案建设的真实性，甚至造成了技术档案的丢失。

3加强医院专业技术人员管理的措施

3.1加强档案意识宣传，加快人事档案管理信息化建设

首先，除了要加强档案管理制度的建设外，还要做好宣传工作，加强员工的档案管理意识，增强员工对档案管理重要性的认识。其次,在员工做好宣传工作的同时，还要加强员工对档案整理方面的要求和知识，从而建立良好的学习环境，促进医院档案管理工作的有效进行。最后，要建立统一的包括职工、病人、手术、科研等各项信息的数据库系统，并按照数据库的格式分类整理存放，通过数据库进行分析整理，归纳总结，使得研究人员能够减少工作量，加快成果的转化。

3.2完善医院档案管理制度

要想加快医院信息化管理的建设进程，完善医院的人力资源档案管理是必不可少的一项重要工作。而要想做好档案管理工作,完善的档案管理制度则是基础性工作,这就要求各医院要根据经济社会的发展状况以及医院的实际情况,不断修改完善医院的档案管理制度,利用信息化手段建立现代化的管理系统,并制定符合实际发展需要的规章制度,进行人性化、高效率的管理,保障人才资源的合理开发和利用。

3.3规范专业技术人员业务档案资料管理

每个人的业务资料档案都关系着其个人的发展进步,如果业务资料档案出现问题,其个人的发展进步就会受到很大的影响。因此,业务档案的管理是档案管理工作的重中之重。医院应当建立规范的业务档案资料管理制度,按照流程仔细对档案资料进行核对,同时密切与相关部门的联系交流,确保业务档案资料的及时准确、真实可靠。为了不出现以次充好、欺上瞒下的现象,医院还要教育监督档案管理人员严格按照规章制度进行业务档案更新与管理工作,要确保在档案资料整理归档时符合规定。最后，还要规范档案资料的借阅制度,防止出现以借阅的方式私自修改档案资料,也防止业务档案的流失,确保业务资料档案的安全。档案管理人员对专业技术人员的档案进行管理时，首先要树立严谨的工作态度。同时，要和各部门保持密切的联系，这样才能保证资料的及时更新。另外，在材料的复印件上要印上公章，确保材料的真实性。

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社保档案在整个社保工作中具有非常重要的地位，是实现社会保障信息交流与共享的保证，是参保者维护其合法权益的重要凭证，也是社保部门进行科学管理、提高工作效率的必要条件。作为一项专业的管理工作，社会保险档案具有以下特点：一是，数量庞大。随着我国社保制度的改革，参与社保的人口已从城市覆盖到农村，最终实现全民参保，这就是社保档案数量的庞大。二是，动态变化。个人的社保档案会随着个人工作单位的变化，而发生关系转移，各项社保缴费情况也会依据个人工资的增减发生变化，这就决定了社保档案的动态变化。三是，以人为本。社保档案以人为基本对象来办理的，个人是社会保险档案的最基础的形成单位。社保档案是个人参与社保的原始凭证，也是维护个人利益的重要凭证。就如人事档案一样，随着个人变化，产生相应变化。四是，规范性。社保档案是按国家的有关规范来办理的。具体表现在：一是，办理活动的规范，即各类社会保险都有统一的办理程序、缴付费标准；二是，形成材料的规范，即各类社会保险都有规定有规范的记录卡，登记清册及报表，不论是哪个单位的职工，其形成的相关材料具有一致性。

2 加强社保档案管理的必要性及重要意义

一是，加强社会保险的档案管理，是深化社会保险改革的需要。随着社会保险改革的逐步深化，“单位人”势必要变成“社会人”。社会保险部门不但要履行社会保障的责任，同时还要承担起对离退休人员的社会化服务与管理职能，如此庞大的社会系统工程，若无完整准确的个人资料记载，即安全有序的社会保险档案管理，社会保险部门的工作就会陷入困境，甚至会影响到社会保险改革的进程。二是，加强社会保险的档案管理，是社会保险业务本身的必然要求。一个参保人从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇，要经过诸多环节。在办理参保手续时，首先要填写保险卡及个人详细情况表等作为最原始的资料存入个人档案，其后要不断缴纳社会保险费、划拨个人账户、计算利息，有时还要对缴费比例、缴费基数及养老金发放标准进行调整。伴随人才的合理流动，还要办理保险关系转移和基金的转入转出手续等，这些详细的个人档案记载，就成了今后支付社会保险待遇的重要依据。社会保险档案管理的好坏，将直接关系到参保人的切身利益。三是，加强社会保险档案管理，有利于社保部门提高业务质量和办事效率。档案资料的收集、整理实际上是对业务工作进行有序的梳理和有效的归纳。对已完成的业务工作进行回顾整理、总结，从中找出经验教训，将对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借鉴和推动。可以为决策者提供准确的各项统计数据，为领导科学决策提供服务，提高办事效率。档案资料的收集、整理、归档与利用是我们做好社会保险工作的前提条件。

3 完善八个环节，提高社会保险档案管理水平

基础不牢，地动山摇。要想社会保障事业取得长足健康的发展，首先就需要从基础工作抓起，夯实档案在社会保险工作中的基础地位，充分发挥好档案的服务作用重点做好以下八个方面的工作。

3.1 科学分类

档案分类不仅是档案文件整理中的一个工作程序，更重要的是在整个归档文件整理工作中具有主导的作用。没有合理的分类，归档文件收集整理工作就无法开展下去。归档文件只有赋予鲜明的特征，才能加以区别和联系，便于保管和利用。所以，确定社会保险档案的分类标准，实现科学分类，是档案归集、整理和保管的基础，同时又指导着其它各项工作的有序展开。

3.2 日常归档

平时归档是立卷人员依照档案分类与范围。将已经办理完毕的文件材料，随时归入临时卷夹（卷盒）内，这就是平时归档。平时归档要“随办随归”，今日事今日毕，不得积累到第二年立卷时再归卷。这样，有利于保持文件材料之间的联系，保证归档文件材料的齐全完整。归档文件材料的排列，要按照各类文件材料归档的范围、发生时间、重要程序分门别类地收集和整理，依次进行排列。档案在整理后，要去掉金属物，对破损的应按裱糊技术要求进行托裱。

3.3 合理编号

整卷装订的案卷其全部卷内文件要编统一的顺序页号。并以“件”为单位在文件材料的首面加盖归档章。同时，搞好编制目录。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、所在页号（或件号）、备注等项目。件号即文件材料的排列顺序号。责任者是指制发文件材料的组织或个人。文号即发文的字号。题名即文件材料的标题。日期即文件材料的形成时间。页数即填写一件文件材料的总页数。备注即需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。

3.4 标准化装订

按照国家最新的档案管理办法，文书类档案可以不装订，可按件和保管期限直接装盒。而会计类和社会保险业务类档案必须装订成册。装订材料，必须选用经档案行政部门认可，符合档案保护要求的安全材质。装订档案，一律采用案卷左侧装订，并将左、下侧对齐，采用“三孔一线”的方法装订。

3.5 填写卷面和档案装盒

案卷封面项目包括：全宗名称、案卷标题、起始时间、保管期限、件、页数和归档号。案卷封面项目的填写，要求内容完整、概括准确、字迹整洁、一目了然。这里需要明确几个栏次的概念：（1）全宗号。全宗号栏内按同级档案局给定的全宗号填写，暂未给定的此项可空置，待同级档案馆给定全宗号后再行填写。（2）年度。年度栏内填写盒内文件的形成年度。填写时要采用公元纪年，以4位阿拉伯小写数字表示，不得简化。（3）保管期限。保管期限栏一般以汉字全称表示，分为“永久”、“长期”、“短期”。长期为16-50年，短期为15年以下。（4）机构或问题。机构或问题栏是指按哪种类目进行分类。如果档案按科室分就是“机构”，如“办公室、业务科”；如按照业务类目分就是“问题”，如“基金核定表”、“业务台账”。卷面填写完毕后，根据不同类别、不同年度、不同保管期限的归档文件材料不能放入同一档案盒。档案盒的厚度与归档文件材料的厚度相适应，避免归档文件材料弯曲受损。

3.6 定期移交

按照有关规定，凡在工作中形成的在归档范围内的文件材料，均由相关责任部门进行整理、立卷、装订，并定期移交档案部门归档。各职能部门应在次年初向档案管理部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。应归档的文件材料要齐全完整。

3.7 规范排列

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二、企业离退休职工档案管理的重要意义

关于企业离退休人员的档案，主要涉及的管理部门有企业当中的人事部门、组织部门和劳动部门等，档案全方面、真实、完整地记录了企业退休人员的相关情况，这也属于国家档案当中极为重要的组成部分。但是，从现有状况来看，很多企业离退休人员的档案并没有得到统一的管理，有的寄放在劳动市场当中，有的转到社区，还有的仍然寄放于原企业当中，所以，从整体上来讲，中国的档案管理模式比较零乱、闲散，一方面，使得离退休人员的人事档案管理缺乏安全性，另一方面，对于人事档案的权威性带来了极大的影响。近几年来，伴随着中国经济与社会的高速发展，提高企业离退休人员档案管理的综合利用率已经成为当务之急，在当前企业离退休人员人事档案的利用主体方面，其中不仅涉及企业和企业离退休人员本身与直系亲属，同时，还涉及社区和医保部分和公检法机构等。所以，企业离退休人员档案管理的服务与基础性作用极其明显，与中国的民生建设有着直接的联系。

三、当前企业离退休职工档案管理工作存在的问题

第一，档案管理制度不完善。[2]现阶段，中国并没有建立起来完整、完善的企业离退休职工档案管理制度，使得企业离退休职工在档案管理工作上依旧存在着诸多问题。譬如说，在有的企业当中，档案管理的卷宗标题并没有完整地记录，关于档案序号也没有做出规范化管理，使得档案序号记录比较混乱。此外，关于档案管理的借阅、保密、查看等制度在执行力度方面极为缺乏，在实际运行的过程当中却并没有发挥真正的作用，也正是因为缺乏规范性和完善性，所以使得企业离退休职工的档案也缺乏真实性。第二，档案利用率低下。。[3]在企业离退休人员档案管理当中，并没有对于档案的信息量进行控制，也没有做出来详细的记载，关于离退休人员的资料信息也没有做出应有的控制。这样一来，离退休职工就不能够真正融入企业实际经营管理活动当中。尽管离退休职工档案已经形成了，但是企业并没有进行有效的控制，也难以从整体上对于退休人员档案进行控制，使得企业管理工作受到影响第三，档案检索效率低下。[4]在档案个性化管理过程当中，检索效能的重要性不言而喻，其能够有效保证档案管理工作的有效开展。所以，对于现代企业来说，应当建立起来一个专门的离退休职工的档案管理机构部门，从而针对企业当中离退休职工的档案工作进行专门的负责。与此同时，有必要建立起来一个专门的离退休职工档案信息数据库，从而最大限度地提高离退休职工档案管理的针对性和有效性，避免出来档案缺失的情况。

四、企业离退休职工档案管理工作完善途径

第一，建立健全企业离退休职工档案管理体制。有效建立企业离退休职工档案管理机制是当务之急，这也能够从客观上保证档案管理工作的顺利开展。因此，对于现代企业而言，有必要建立健全一个专门的档案管理机构，从而针对企业当中的离退休职工档案管理工作进行专门负责，与此同时，建立起来的档案信息库。在进行档案管理工作的过程当中，不可一味遵循传统的模式，而是需要对于管理组织结构进行不断地完善，使得管理工作效率提升到一个崭新的层面上来。必要的时候，可以配备专职的管理工作人员，做好管理培训工作。在对于组织机构进行完善的过程当中，还应当完善相应的规章制度，一方面，能够有效提高工作效率，另一方面，也会实现对于离退休职工档案的科学化管理。第二，提高离退休职工档案管理人员的自身素质。对于离退休职工档案管理人员来说，其工作质量与水平，直接关系到企业的进步与发展。因此，有必要对于离退休档案管理工作人员进行专业化素质培养，首先应当加强其思想认识，从而对于离退休管理工作有一个全面的认识，并且加大重视力度。然后要建立起来完善的培训制度和管理制度，对于离退休管理人员进行专业知识的培训。第三，建立现代化档案目录及档案检索。伴随着离退休职工数量在不断增大，使得管理工作难度在不断加大，在对于职工进行管理的过程当中，如果单纯凭借着企业离退休部门管理工作人员，难以进行全方位的管理。因此，人们应当尽快建立起来网络管理环境，从而实现信息化管理的目的，有效提高管理工作的效率和水平。具体而言，应当建立起来现代化计算机控制系统，使得规范化、标准化的退休人员档案数据库，从而使得相关资料能够以图形和文字的方式存在，在电脑之中进行统一管理与输入，如此一来，就能够形成有效的档案目录控制模式。利用计算机系统进行控制，根据不同的档案类型，建立起来电子档案目录，对于档案管理统一性有着重要意义。

五、结束语

总的来说，在当前的企业离退休职工档案管理过程当中，依旧存在着诸多环节有待于完善，管理体系的漏洞与规章制度的问题，使得中国离退休职工档案管理工作的质量难以有效提高。因此，应当及时更新观念，采取信息化管理的方式，转变档案管理方式，从而为中国的社会进步做出重要的贡献。

作者:杨丽丽 单位:即墨市社会劳动保险事业处

参考文献：

[1]祁成荣.加强离退休职工档案管理的探讨[J].港澳经济，2016(6):98-98.

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一、办理退休申报过程中出现的现象

（1）档案模糊致使出生日期难以认定。在山东省相关人员来油田鉴定退休职工档案过程中出现过以下的情况：例如某一退休职工的出生日期不好认定，2010年省相关鉴定人员认定该退休职工的退休日期应该为2011年的某月，但是到了2011年审查退休档案时，该退休人员的退休日期又被认定为2010年的某月，前后认定的出生日期不同，该职工的退休时间也出现了不同，这样对于单位和职工来说都造成了麻烦，与职工的协调工作不好做。

（2）档案资料不全工作时间不好认定。由于档案管理不善，部分职工的人事档案中缺少相应的资料，例如每年办理退休时都会有一些退休职工的工作时间不好认定，多数发生在赤脚医生、下乡知青、民办教师等拟办退休职工身上，这些都是发生在几十年前的事情，原始资料很难找到的，这就造成了部分职工本人到处去寻找材料而未果的情况发生。

从以上两个案例来看，档案管理工作是关系到职工切身利益的大事，记载不清或者档案却是都会给职工、单位造成不必要的麻烦。完善档案管理工作是一份长期而艰巨的任务，现在做得好不好有可能要到几年甚至几十年之后才能体现出它的效果。

二、申报退休遇到问题的原因分析

（1）表象原因。一是由于历史原因导致的职工的档案不全，或者丢失档案。遇到这种问题是比较难解决的，因为职工工作期间，或多或少的都有过工作单位变动情况，有些单位档案意识淡薄，档案材料收集不齐，不能及时补充新材料，职工的档案在岗位跨单位调动时极易导致部分档案材料内容不完整，跟不上个人经历变化，职工个人接触到自己档案的可能性不大，所以即使丢失了档案也不知道，等知道档案丢失时也就到了退休的年龄，而岗位变动是几年甚至是几十年之前的事情，要找回档案几率微乎其微，这就导致了职工的出生日期和工作时间难以断定或者和职工本人的认定不同。二是职工人事档案记载不清。大多数单位没有专职人员分管人事档案工作，档案长期无人整理，没有经过严格鉴定，个别职工的档案有涂改现象，人事档案中工作经历记载前后不一致，部分证明和档案记载又有差异，增加了档案审查鉴定工作的难度。

（2）本质原因。在办理职工退休中出现的各种现象只是一种表象，除了历史原因造就外，追根溯源是档案管理环节严重不规范所导致的结果。过去将创造经济效益作为头等大事来抓，对人事档案却不重视，档案意识薄弱，没有建立良好的档案管理体系，档案管理人员的文化素质和业务水平不高，个人档案意识更是薄弱，“弃档”现象严重等原因导致了人事档案出现各种问题，并且这一现象仍然还没有彻底改变，可见人事档案管理仍然需要关注，建立全局意识的人事档案管理体系是必要的。

三、建立人事档案管理体系

（1）加强档案管理工作重要性的认识。档案是职工退休时的基本依据，对于每一位职工来说都是非常重要的人生资料，如果保存不善就会导致职工的切身利益无法得到保障。因此要提高各单位组织、劳资等人事管理部门对档案管理重要性的认知程度，配备符合规定的软硬件设施，按照档案管理相关规定确保人事档案管理的规范性、提高档案的质量和档案信息的安全性。

（2）建立专职档案管理队伍。当前油田部分单位档案管理不规范，受到缺员的影响没有专门的档案管理人员从事职工人事档案管理工作，大多数职工人事档案管理人员是组织干事、劳资干事兼任，档案管理工作成为了工作的薄弱环节。材料入档不及时，借档、查档程序不规范的现象时常存在。因此各单位配备专职的人事档案管理人员成为保障档案管理的条件之一。

（3）加大档案管理的培训工作。各单位档案管理队伍状况、素质参差不齐，专门学习档案管理专业的人员不多，因此油田应该适当的组织档案管理人员进行适时培训，提高各单位档案管理人员的基本素质，在油田范围内建立一支专业的档案管理队伍，为高质量的档案管理提供基本的人力保障。

（4）建立职工知悉人事档案的相关机制。长期以来，人们认为人事档案属于保密内容，除了负责保管和收集人事档案的管理者能接触到档案外，个人可能一辈子都不知道自己的档案里有什么材料。人事档案作为职工个人经历和德才能绩的客观记录，应当对职工公开、透明，每个职工也都有权利知晓自己档案的内容状况和保管状况，让职工及时知道档案中缺少了那些材料，及时补救，可以避免事后很多不必要的麻烦，同时也提高了档案管理的质量。因此积极探索增加人事档案透明度的方法，建立相关职工知悉人事档案的机制可以有效的提高人事档案的完整性和高质量，避免出现十几年之后才发现档案缺失的现象。同时应该重点考虑确保人事档案的安全性，杜绝人事档案造假等问题，以及维护职工的隐私权，有条件的开放部分相关信息，

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信息技术可能是现展最快的技术之一，日新月异的新技术、新概念、新产品和新服务等层出不穷，伴随着信息技术的进步，许多传统领域内已经存在并运行多年的机制受到了冲击，企业职工档案管理也不例外。对于传统的档案管理工作来说，这场信息技术革命带来挑战的同时，也带了机遇，只有勇于面对挑战，积极主动的将信息技术的新成果源源不断的应用到档案管理这一传统领域中，才能让传统领域得到更快更好的发展，不被时代所淘汰。

本文回顾了信息技术在企业职工档案管理中应用的过去，研究了当前的现状，并展望了未来。

一、信息技术在企业职工档案管理中的起源

1.无纸化存储：最初在档案管理中引入信息技术，源于一个朴素的意图，随着时间的流逝，常规的纸质档案所需要的保管空间要求越来越大，检索和调阅也越来越困难，而电子存储方式，不仅可以获得高得多的存储密度，而且可以在极短的时间内查询和检索。

在此阶段，经常使用的方法是对已有的纸质档案进行电子化复制，例如人工输入或者光电扫描等，日常管理活动中，使用电子化版本，但是为了避免引起法律争议，仍然进行纸质存档，以作为可采信的证据。

2.电子文档： 伴随着数据加密技术的发展，电子签名技术再一次推动了档案管理的信息化进程。在电子化的档案中嵌入一般情况下难以破译的电子签名信息后，可以有效的保证电子版档案的真实性和完整性。

尤其是当相关法律法规相继推出后，从法律上认可了电子签名的有效性，使得电子文档得到了广泛的应用，这使得完全抛弃纸质文档成为可能。

3.无纸化办公 电子流程：在解决了无纸化存储和电子文档后，并未完全实现和达成无纸化办公的目标，这体现在各种各样的电子文档的流转和会签过程。电子流程(又名办公自动化工作流)技术的发明和推广，解决了文档流转和会签的过程控制问题。

二、信息技术在企业职工档案管理中的发展

1.增值应用 管理信息系统：无纸化办公和电子文档仅仅解决了档案管理的最基本问题，即高效的档案存储。传统的企业组织行为，各个部门各自维护和管理自己的职工档案，一方面存在档案资料的冗余，如每个部门的职工档案都包含了大同小异的职工个人基本资料，另一方面有些专门的个人资料需要其他部门提供数据支持，例如财务部门发放工资需要人力资源部门提供工资数据。

2.数据分析和决策支持：在得到了具有充分历史数据的档案资料之后，如何利用这些数据，就成为了体现档案管理水平的关键。如果仅仅只是将这些电子化数据和纸质化档案一样简单封存备查的话，那将是一种极大的浪费。通过设计良好的决策支撑系统，可以对这些电子化的历史数据进行自动分析和处理，并形成各种直观的报表和图表，以帮助企业管理者做出更符合实际情况的管理决策。

三、信息技术在企业档案管理中的未来

1.多媒体数据：多媒体技术已经获得了成熟的发展，使得企业职工档案中除了可以容纳常规的文本、数字和图片之外，现在还可以容纳影音资料。使用对象技术，还可以容纳几乎所有类型的特殊数据。这就使得档案的内容更加丰富翔实，管理决策依据更加充分。

移动互联：移动计算技术的发展获得了长足的进步，智能手机和平板电脑等手持计算设备已经进入了大众消费类电子产品的主流市场。这就使得在现场处理问题能够获得管理信息系统的协助，从而避免人工转移数据容易出现的差错。例如，在现场清点每个员工领用的公共资源时，可以使用手持设备直接对这些公共资源的条码标签进行扫描，同时对该员工的身份识别卡进行识别，自动完成清点工作，如果存在问题，也可以现场就获得告知。又比如，当员工外出并没有携带便携式计算机时，也可以直接使用智能手机或者平板电脑从管理信息系统获取信息和完成操作。

2.网际互联：随着各企业、单位和政府机构的企业管理信息化进程的推广和深化，形成了大量的独立的管理信息系统，由于需要在不同的企业、单位和政府机构之间共享信息，因此通过互联网提供访问平台显得越发必要。

传统上，一般只提供了人机访问接口，需要操作者人工输入信息进行查询和操作，这意味着操作者可能需要在本单位的管理信息系统和对方单位的管理信息系统之间来回切换进行操作，并人工复制和重新输入数据。如果在开发公共访问平台的同时，提供应用程序编程接口供其余管理信息系统直接调用，而不需要操作员人工干预，自动完成跨系统的信息和资源共享，将极大程度的提高系统的可用性。

在公共领域内，已经存在了大量类似的情况，例如可以直接使用第三方的用户授权信息进行WEB网站的登录。而在档案管理领域内，还需要加快建设。例如，本企业的员工薪酬福利系统可以和公共社会保障管理系统直接挂接，本企业系统的使用者完全无需知道公共社会保障管理系统的存在，即可以得到社会保险的缴纳和使用情况。

四、结论

随着新的信息技术逐步引入和应用到档案管理事务中，作为档案管理的策划者和实施者，有责任引导档案管理工作向着更加智能化的方向发展，而不仅仅局限于传统的档案存储、流转、更新和检索等简单操作。信息技术的飞速发展，对档案管理工作，既是一个巨大的挑战，也是一个难得的机会，只有发挥积极性和主动性，才能更好的改进档案管理工作的水平。

参考文献

［1］李兴由(2003)，中国企业的信息化发展状况研究，中国财政经济出版社。

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目前民营企业的职工档案管理主体大体有二，一是委托当地行政主管部门或中介机构管理的，主要是具有大学学历的员工和从外地招聘、有人事部门手续的专业技术人员或职业经理人，他们的档案一般存放在市(县)的人才交流中心，二是企业自管的，主要是企业的普通员工，或随着民企的发展提升起来的管理者，以及未办理档案转移手续的企业招聘的人才，他们的档案一般保留在企业内部。有时在同一名职工的档案中，部分材料在委托管理单位，另一部分材料则在企业内部。从管理上看，问题非常多，主要有三：

第一是档案的内容不全。2007年笔者所在公司在香港联交所主板上市，上市前的“尽职调查”要求极其严格。其中对高级管理人员“管理职务连续性”的调查，简直是对职工档案管理的一场大检阅。我们企业中部分土生土长的管理干部，其职务是与企业的发展同步提升的，他们过去的某些职务任命，有的根本无证无据，有的虽曾正式任命，材料又未必进入其本人档案，最后只好请知情人“联名签署”来“证明”，耽误了许多时间，也给中介机构和律师的工作增加了很大麻烦。2008年，公司一名高管申报“市级技术创新先进个人”，但是在提交本人历次技术创新成果和奖励依据时遇到了难题，原来他历次获奖的证书都被他自己“及时”拿回家里去让太太“保管”，结果在搬家时丢失了。另外，诸如高级培训师、品保师、网络信息师、安管师以及食堂人员、电工、锅炉工等许多专业特长人员的资格证、培训上岗证等，没有及时充实到职工档案中保管，当企业需要调用时，却不能有效利用，白白浪费了企业投入许多成本形成的宝贵资源。

第二是档案在流转中丢失。我公司I程师自外省企业调入，按规定其个人档案要转到我公司所在地的人才中心去托管。但是在人已上班半年后，档案仍然未到，发信到原单位查询也杳无回音。后来又专程去查问。答复早已寄出，实际上已经在转徙中丢失。2008年该员拟调本集团公司驻外省的一家子公司工作，当地规定接受外来户口必须有中级以上职称，因为无档案资料证明，当地拒绝其户口迁入。

第三是该建的档案根本未建。1997年我公司引进一名博士，当时因为各种原因未签署劳动合同。2002年上级劳动部门要来公司调查劳动合同签约率，公司人事部的办事人员告诉博士原合同已到期，是否续签?博士很奇怪，怀疑公司领导另有意图，就说我过去根本没有签订过合同，哪有什么到期不到期?后来办事员报告总经理称该博士不愿签合同，总经理闻言不悦，说，他不签就走人!结果闹出一场人事大矛盾。这种在引进人才过程中由于种种原因未能及时调转本人档案，引进人的公司最后也未能及时为之建立档案的情况，在民营企业中时有发生。

职工档案，是用人单位在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔、任用和参加社会保险等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现及变动等情况的文件材料。这些材料如果缺失，对职工来说，关系到其法定的物质与精神权益的享有，关系到其个人的就业、升迁和发展，对企业来说，则关系到企业权益的维护、管理的效率和外部的形象，并可能影响企业劳动关系的和谐与企业的可持续发展。因此，民营企业职工档案管理的问题，实在是一个关系落实科学发展观、坚持以人为本、建设和谐安定社会的重大课题。

二、民企职工档案管理需要“三管齐下”

民营企业加强职工档案管理，需要从政府行政部门、中介机构(如人才交流中心、劳动市场、劳务公司)和企业自身三管齐下。其中行政部门和中介机构的职责和运作，各地多有法规性的文件，关键是要有刚性的检查、监督和落实，故本文不赘。从民企自身来说，则须突破认识关，攻克流程关，把好进出关。

第一，要广泛宣传。突破认识关。要使民营企业的老板和企业管理者把职工档案的管理提高到建设和谐社会、坚持以人为本、承担社会责任的高度，从而把职工档案管理纳入企业基础管理的重要组成部分；要使企业的人力资源部门把职工档案管理纳入重要的工作内容和责任，摆上自己的重要议事日程，要使员工本人认识到完善自己的档案建设不但是一时谋职的需要，同时也是提升个人价值、经营人生和谋取长期利益的保障，要使公司专业档案工作人员系统参与职工档案管理过程，形成职工档案的完整、系统和制度规范一所有这些，都需要政府档案行政部门、政府人事劳动主管部门、人才中心等中介机构、企业人力资源和档案管理部门、媒体及社会各界的共同关心、宣传引导、大力呼吁和热情关注。认识的高度，决定工作的高度。实践证明，这项宣传引导(与法律法规强制结合)的工作，政府不能缺位，否则企业无论如何用功都难以奏效。

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一、软件介绍

Access是一个数据库管理系统，它之所以被集成到Office中而不是Visual Studio中，是因为它与其它的数据库管理系统（如SQL Server 2000）相比更加简单易学，一个普通的计算机用户即可掌握并使用它。而且最重要的一点是，Access的功能足够强大，足以应付一般的数据管理及处理需要。Access可以实现建立数据库、报表，以及对数据库、报表的修改、查询等功能。

Access随着Windows操作系统和Offices办公自动化应用软件的普及， Access各个版本变得与其他Office成员集成得越来越紧密。

二、数据库整体功能

1．学员信息的插入。可以插入不同单位的学员的姓名、个人联系方法、身份证号码、所在单位、培训记录及相关工种持证情况。

2．学员信息的查询。学员的档案使管理员可以通过多种方式（单位、姓名、身份证号、安全资格证号等等）的查询，就可以直接查看自己需要的学员的相关信息。

3．学员信息的修改。管理人员可以随时对信息变动的学员进行修改，比如工种、所在单位等等。

4.报表打印。利用“报表打印”功能,可以根据需要选择预览或打印学员档案、培训台账等信息。

好处为：① 可以存储所有的学员档案，安全、高效；② 只需一到二名档案录入员即可操作系统，节省大量人力；③ 可以迅速查找修改所需要的信息。

三、数据库的设计和建立

Access 是关系数据库开发工具,数据库能汇集各种信息以供查询、存储和检索。Access 的优点在于它能使用数据表示图或自定义窗体收集信息。数据表示图提供了一种类似于Excel的电子表格,可以使数据库一目了然。另外,Access 允许创建自定义报表用于打印或输出数据库中的信息。Access 也提供了数据存储库,可以使用桌面数据库文件把数据库文件置于网络文件服务器,与其他网络用户共享数据库。Access 是一种关系数据库工具,关系数据库是已开发的最通用的数据库之一。

1.创建新数据库

启动Access 2007 ,建立学员学籍档案管理数据库,共包括五大系统模块,分别为:

（1）用户管理,包括添加用户、修改用户、删除用户。

（2）学籍信息管理,包括添加学籍信息、查询学籍信息、修改学籍信息、删除学籍信息。

（3）培训班信息管理,包括添加培训班信息、修改培训班信息。

（4）课程信息管理,包括添加课程信息、修改课程信息。

（5）成绩信息管理,包括添加成绩信息、查询成绩信息、修改成绩信息、删除成绩信息。

2.创建数据库表

在选择设计视图中创建新表,表的作用是存储原始数据。在创建表时需设定字段名称、字段长度、数据类型、索引等。其中可供选择的数据类型包括文本、数值、日期/时间、是/否、对象等。数据表的每一行均唯一标识了一个数据的集合,代表每个学员的基本情况。

3.字段设计

根据实际情况和工作需要,各子数据库设计相应的字段。例如学籍信息表中设置身份证号、姓名、性别、民族、籍贯、出生日期、学历、参加工作时间、政治面貌、工种、培训记录、班主任姓名、成绩、家庭地址、安全资格证号、安全资格证有效时间、所在单位等字段。此外还可根据需求随时插入新字段。

4.数据录入

（1）将在校学员的各项学籍信息整理并输入到数据库中,数据输入内容力求准确。

（2）建立窗体操作,创建个性化的方式进行输入和浏览数据。

（3）统一设置字段中的字体、字号、全角/半角等基本格式,否则在工作中选定内容筛选时易导致输出数据不准确。

（4）适时建立组合框表,如培训记录字段绑定一个组合框,为学员创建培训信息时,就可从预输入好的工种列表中选取,性别、工种、单位等均预先设置,防止输入错误,同时也节省时间。

5.建立普通查询

数据库可建立满足各种不同查询需求命名的查询表。例如要求查询“参加工作时间”为2005年的学员信息。可在查询视图设计新建查询表,用简单查询向导,选择所需字段,然后在设计视图中“参加工作时间”栏内,字段表排序显示条件用“2005”表示,所有的2005参加工作的学员便在其中。

四、数据库系统的优化

1.编译所有代码

单击“模块”标签,从存在的模块中任选一个,单击“设计”按钮,进入模块的设计状态。然后从菜单条中选择“调试”—“编译并保存所有模块”,这样系统会编译并保存数据库中所有的程序。经过编译之后,系统的运行速度会明显提高。

2.经常性地压缩数据库

没有经过压缩的数据库,将会占据很大的磁盘空间。压缩后的数据库会非常明显地减小,甚至只及原来的十分之一,并且仍可直接调用其中的数据。需注意的问题是学员档案管理数据库要有专人管理,经常维护,不断补充更新信息,保持它的完整性、规范性、准确性,为档案的利用部门提供高效率服务。

不过Access也有它的缺点，Access是小型数据库，既然是小型就有他根本的局限性，以下几种情况下数据库基本上会吃不消：1.数据库过大的时候性能会急剧下降！2.同时访问用户过多时，达到100人左右时性能会急剧下降。3.记录数过多，一般记录数达到10万条左右的时候性能就会急剧下降！

篇12

档案是个人职业生涯总体情况的总结与记录。档案管理有着重要的社会价值。其中下岗职工的档案管理成为了重要的一个工作环节。从上世纪八十年代起，我国开始出现下岗职工到现在，下岗职工虽然有所减少，但是面临的问题依然非常严峻。在下岗职工的管理当中，档案成为管理的重要依据，面对下岗职工档案管理的现状，各级政府与部门必须加强对下岗职工档案的管理，发挥其对下岗职工再就业所产生的作用。

一、新时期下岗职工档案管理的现状

下岗职工档案管理重视程度有所提高，下岗职工的档案管理问题越来越多地受到了各级部门的重视。一些单位对下岗职工的档案管理，指定专门的机构与管理人员，明确职责，从为下岗职工的生活利益着想的角度出发，建立了比较完善的下岗职工档案。同时，为了增强管理的实效性，还扩大了下岗职工档案内容范围，除了个人的基本资料之外，还包括个人建立、与原单位签订的合同材料、参加政府举办的下岗职工再就业活动材料等。一些单位还积极开展的档案管理服务活动，利用掌握的下岗职工档案材料，采取推荐、举办招聘会等形式，促进下岗职工的再就业。

但是，受到体制、观念等多方面因素的影响，现在的档案管理服务工作当中还存在不少的弊端，比如说相关部门对下岗职工的档案管理工作的不重视，没有应有的管理人力资金的投入，将其作为企业的负担。同时，一些企业没有按照规定建立完善的职工档案制度，档案材料不健全，影响到下岗职工档案管理水平的提高。例如破产兼并的企业管理调动频繁，调动下岗员工档案流失、档案残缺的情况时有发生，甚至有一些企业让下岗职工自存档案的现象。在这种情况下，企业就无法为下岗职工管理机构提供完善的档案材料，也就无法针对下岗职工的现状，采取针对性的促进其就业的措施。

二、档案管理服务对下岗职工再就业作用发挥

针对新时期下岗职工档案管理的现状，为了发挥档案管理服务对下岗职工再就业的作用，提出如下建议：

1.强化宣传、加强领导

当前，各级政府及企事业单位应该充分认识到档案管理对于下岗职工再就业的重要作用和意义，在工作当中加强档案管理宣传，让用人单位能够认识到档案管理的作用，从思想上重视起档案管理工作，为档案管理配备专门的档案管理人员，由企业领导专门负责，强化档案管理的领导，保证档案管理工作的顺利进行。从各级政府及劳动部门的角度来讲，应把档案工作当做透视社会现象、掌握社会就业信息的主要渠道，展开具体深入的领导宣传活动。例如，在相关就业市场开设宣传专栏，张贴宣传标语，并积极利用各界媒体的力量，让社会认识与接收档案工作管理与服务，提高人们对档案工作的认识，从而促进下岗职工档案管理作用的发挥。而劳动者在工作当中，要主动配合用人单位，完善自己的档案管理资源，下岗以后要积极的向劳动部门提供档案，并按照劳动主管部门的要求对档案材料进行完善，在提高下岗职工档案管理水平的基础上，为档案管理服务的发挥创造条件。

2.推动下岗职工档案管理的社会化

下岗职工再就业不只是劳动部门的职责，而是全社会面临的一项重要社会问题，这就要求在下岗职工档案管理工作当中，不要局限在劳动就业部门，而是要实现下岗职工档案管理的社会化。同时，伴随着我国社会经济的快速发展，企业管理职能呈现社会化的特征，在职工档案管理当中，开始有社会机构的参与，这说明档案的社会功能不断的凸显。这就要求在下岗职工档案管理当中，要推动其实现社会化。劳动就业部分应该针对当前下岗职工档案管理社会化的现状，积极采取针对性的措施，提高社会化管理水平，使档案能够更好的发挥其服务作用。比如对无力交纳管理费用的下岗职工可以采取减交或者免交。对于一些滞留原单位的“死档案”，应积极派相关人员收缴。另外，政府部门应当适当投入资金解决一些“死档案”所存在的问题，避免档案的流失，同时解除档案对下岗职工的束缚，让档案服务于社会，从而对促进再就业产生积极的推动。

3.强化用人单位与劳动就业部分的档案管理配合

工会是“职工娘家”，解决下岗职工再就业的问题，与各级工会的配合显得非常重要。档案管理部门应当与工会与就业机构合作交流，挖掘档案深层次的就业信息，为下岗职工服务，并努力进行对档案的加工。协同工会部门为下岗职工协调工作接收单位，积极配合就业部门宣传以及对档案与人才的发掘，及时向其提供下岗职工的档案及相关资料。完善整个再就业的系统。同时，在再就业档案管理当中，用人单位与劳动就业部门要保持积极的沟通与交流，原单位必须根据劳动就业部门的要求，完善自身的档案管理制度，并对下岗职工会的档案进行完善，及时提交给劳动就业部门，同时根据要求提供其他与下岗职工档案有关的档案材料，以完善的下岗职工档案。下岗职工的再就业接纳单位，也要按照档案管理的要求，做好再就业职工的档案接收及管理工作，以更好的对再就业的职工进行管理。

总之，下岗职工档案管理对于新时期的下岗职工再就业工作具有重要意义，劳动就业部门及用人单位要重视职工档案的完善，认真做好下岗职工档案管理。在管理的过程中，要从帮助下岗职工再就业的角度出发，对其进行积极科学的管理，通过分析职工档案，查找下岗职工劳动就业上的不足，开展针对性的再就业培训，提高下岗职工的劳动就业能力，使档案管理在下岗职工再就业当中发挥更大的作用。

参考文献 ：

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[2] 董军.对企业档案管理“共建共享”的探讨[J].山西档案，2013，11（06）：756-757.

[3].下岗职工档案的管理[J].黑龙江档案，2012，13（02）：669-670.