采购部合同管理范文

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掌握材料分类管理的基本方法，了解材料价格组成的主要内容及对工程成本的制约关系，熟悉有利于降低材料成本的管理方法，警惕影响材料价格安全的招标方式，通过比较和分析，选择最佳的材料采购方案和经济批量，把握材料采购的有利时机，使建筑材料的采购成本与建设资金的使用效益更加匹配，最终达到提高基本建设资金效益的目的。

一、加强建筑材料的核算与管理，具有重要的经济价值和现实意义

材料是指生产经营活动过程中，经加工改变其形态或性质，并构成产品实体的各种原料及主要材料，辅助材料，外购半成品（外购件），修理备用件，包装材料，燃料等。材料科目按照其流动性排列在资产的前列，仅从它在资产负债表中的排列顺序，就能够看出它的重要程度。它既是流动资产，也属于存货的种类，它同时具备两个条件：一是材料所包含的经济价值，可随生产经营活动的变化而流动，并带来企业现金流量的变化；二是材料的成本能够可靠地计量，伴随着生产经营活动而改变自身的形态，且改变其本身的价值，在一定程度上影响着企业的经济利益，也势必影响到企业最终的利润。

建筑材料，是形成建筑成果的实体；是构成建设成本的主体；是形成建筑产品的主力；是资产的重要组成部分，流动性极强且可随时变现，如果不能正确的核算与管理，不但会造成资金运用效率的降低，而且会加大会计账目记录与市场价格的偏差，导致会计信息错误和失真。材料的积压，不仅会加大资金的占用；而且可能导致材料的损失与毁损；并会因新产品的出现而“退役”。所以加强材料的核算与管理，无论是对施工企业，还是对建设单位，都具有重要的经济价值和现实意义。

二、材料应按品种的不同分类采购和管理

材料的品种繁多，取得的渠道各不相同，各部门的管理和核算方法也有所不同。材料的日常核算，可以按实际成本计算，也可以按历史成本入账。作为建筑行业的材料价格，一般是在当地建设管理部门按期公布的“建筑材料信息价”的具体指导下，分阶段按实际采购成本核算。材料的收发、账簿的记录，均采用实际成本法。

建筑材料应按具体情况分类管理，其分类的方法也很多。根据存放地点不同分为：库存材料、领用材料、在途材料；按其主次地位分为：主要材料和辅助材料；按重要程度分为：结构用材料、非结构用材料；按材料的类别分为：建筑材料、装饰材料、设备安装材料；按是否能再次利用分为：周转性材料和非周转性材料等。不同种类的材料，需要不同的核算方法，具有不同的管理要求。

随着高科技成果在建筑行业的不断转化，新材料的不断推陈出新，越来越多的老材料因功能单调而显得落后，因不适应新的规范要求被限制使用；由于建筑施工的方法不断地向机械化、工业化发展，使以前的原材料进场，变成了现在的半成品采购；由原来的现场作坊，变成了现代的工厂化操作。这不仅给材料的采购工作带来了新的难题，也向成本核算部门提出了新的挑战。是采购原材料现场加工，还是购买半成品直接安装？以何种方式采购才能降低施工成本？何种方案才能更有利于施工的进行？这需要管理会计对多种方案的成本，进行具体分析、比较后，作出最优方案的选择。

三、建筑材料分类管理的基本方法

1、制定和测算定额，指标性限额管理。在施工过程中，要认真贯彻执行各种材料消耗的定额管理，首先，消耗定额的制定应具备客观、公正的态度，要有科学的依据，不得胡编乱造。其次，消耗定额的制定应具有严肃性、权威性，要组织具有丰富实践经验的专业技术人员进行认真分析、仔细测算，不得以个别人的意图或暗示作为技术依据。再次，消耗定额的制定应建立在正常的施工条件下，应符合先进合理的科学水平。最后，消耗定额的制定应具有通用性，应遵循普遍经验适应于个案的原则，不得从个案、特例推向工程的全面。定额制定以后，则应保持相对稳定，不宜随意更改。当定额的实施条件发生重大变化时，如产品结构的改进、新工艺、新材料的采用等，则应及时对定额进行修订，使定额水平保持其先进性、合理性和科学性。在定额实施过程中要加强对定额执行情况的考核和分析，考察建设过程中用料的实际情况，发现定额中存在的问题，及时采取措施予以纠正和解决。

2、按照经济权重的大小，分类进行管理。将建筑材料划分为A、B、C三类，分品种重点管理A，分类别一般控制B，按总额灵活掌握C。按照建筑材料的经济权重的大小进行重点、一般和灵活的管理方式，即能达到重点控制、总体把握的目的；又能使建筑材料采购工作，抓大放小，管理灵活。A类材料：金额较大，但品种数量较少，如电梯、水泵，品种数量不多，单位价值却相当大，对建筑成本有一定的影响。B类材料：单价一般，品种数量相对较大，如钢筋、水泥，单位价值虽小，但品种数量比较多，总体数额极大，对建筑成本起着决定性的影响。C类材料：品种繁多，用量较少且单位价值很小，如铁钉、木宵等，品种非常零乱，所占金额较小，对建筑工程的造价不能构成明显的影响。因此，A类材料由于单体价值较大，而品种数量较少，较易控制；B类材料金额相对较小，品种数量很多，其总价值很高，应重点管理；C类材料品种数量繁多，但金额却很小，用量很少，对此只要把握一个总金额也就达到目的。

四、材料的采购不能简单地价格比较

建筑材料的价格是制约工程成本的主要因素，但是材料的采购并不是简单地进行价格上的比较。材料质量不同，品牌不同，其价格的内含不同；事后服务的态度不同，质量保证的体系不同，也就是价格所包含的内容和范围不同；市场的认同程度不同，供求关系不同，需求的季节不同，材料的价格也会不同。因此材料的价格确定，不应简单地以高低为标准，要注重质和量的辨证关系。耐久质优的产品、信誉较高的产品、质量确保的产品，不能因为价格稍高而被杜绝，它虽然是提升成本的因素，但是它同时也会给建筑工程带来“质”的飞跃。提高建筑工程的质量，延长建筑工程的使用寿命，就是提高建设资金的使用价值。

五、材料的采购不宜盲目地招标

材料的采购当然要注意合法的途径，目前比较流行的采购招标是合法的形式，但是它不是材料采购的唯一形式。建筑材料的采购招标，可以发挥需方市场的优势，让供货商前来应标，通过竞争体现价格优先。正确、公平的招标采购，的确能够降低建筑材料的价格，但是它也存在着一定的弊端，如果对材料的品牌、质量和价格不做充分的了解；如果对供货渠道和环节不进行控制；如果对前期的招标工作准备不够细致，极易给投标人留下投机的空隙，不但不能降低材料的采购价格，并且会给中标后的工程施工管理工作，带来被动的局面，甚至给以后的工作造成制约。

材料的招标采购，不能盲目地模仿和随从，更不能以招标的形式对材料的采购工作进行庇护。同类产品生产厂家较多的材料；市场供货较为充足的材料；工程中用量较大、较多的材料；在充分做好招标准备工作的前提下，经过对招标文件严格地审核，认真地分析，确保招标文件的准确、无漏洞，才能进行采购招标。材料的招标要注意批量的选择，不能一标全部，即不能将所有的材料一次性招标；要注重时间跨度的选择，不能一标到底，即不宜将几年以后才能用到的材料一次性招标；要遵循工程施工对材料的具体需求规律，确定材料的先后采购顺序，先使用的材料先招标，后使用的材料后采购；要重视市场的供求关系，抓住合适的采购机遇，尽量在材料滞销的淡季招标，在使用材料的旺季提货。这样既能降低材料的采购价格，又能减少材料的保管工作，也就是减少建设资金的占用。

并不是所有的材料都适合招标，购买价值一元钱的材料，显然不需要进行招标；独一无二的材料，招标也不能解决降低价格的问题；市场紧缺的材料，供货单位也不需要采取应标的销售形式。材料的采购招标也会给招标单位带来不利的局面，招标文件就是暴露购买的目的，就是把自己需要材料的秘密告诉对方；信息的有效范围和招标内容的公开程度是有局限的，不一定所有的供货厂家都能够及时看到，也不能够事先知道投标者是否采取“联保”的串标方式，招标的可信度一旦失去控制，也就意味着中标的价格不再可靠。

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一、采购风险分类

采购风险众所周知分为外部风险和内部风险。采购舞弊存在采购过程中，贯穿于采购的整个过程。

1、外部风险

市场风险，即市场突变对采购造成的风险，采购人员是市场把握不够，采购节奏异常；政策风险，是由国家、地方或行业的新经济、环保等政策的实施，给企业造成的采购风险；质量风险，由于供应商提供的货物质量不稳定造成产品的不稳定或由此造成的退货引发的生产用量不足；履约风险，由于供应商合同无法执行造成的缺料风险或提供预付款但不执行合同的风险；自然意外风险，由于自然灾害造成的供应条件的变化，如运输船只沉没等，给企业造成的风险。

2、内部风险

采购计划风险，是指采购计划制定的科学性和合理性，是否有相关责任的审批。合同风险，合同条款不明确、不清晰造成的责权不清；采购人员对供应商勾结；合同管理混乱。质量验收的风险，质量上以次充好，计量不准确等；库存风险，采购物资没有建立在合理库存的基础上，出现应急采购或库存过多，造成的资金积压。

二、防范采购风险和舞弊的对策和方法

1、督促相关业务部门建立完善的内部控制制度

采购部门掌握着企业的采购大权，所谓“没有监督的权利必定滋生腐败，没有过程的控制很难达到理想的目标，任何靠个人自觉的管理注定是走不远的，没有制度的规范和操作流程，圣人也会收回扣的”。笔者所在单位用了半年的时间将公司采购的流程进行了规范梳理，采购部门综合科同时负责内部控制监督职能。建立合同格式条款，对在历次审计过程中多次出现的问题，尽量约束在合同内，避免后期出现异议，同时也减少了采购人员在处理问题上的随意性。规范结算过程中的各类异常情况处理，如《质量异议结算处理单》、《不合格品处置记录》《预付款情况说明》，规范各类处置单的审批权限。

2、对采购计划和采购价格进行审计监督

有效的采购计划可以使企业资金得到有效利用，所以审核采购部门的采购计划制定是否科学同样很重要。根据采购计划、实际合同签订情况、生产用量、库存，制定原料周转周期表；计算采购计划与实际签订之间的差异并存在的原因，综上分析原料采购计划制定的合理性。

3、对合同签订、执行进行审计监督

依法制定采购合同是避免合同风险，防患未然的前提条件，也是强化合同管理的基础，首先对采购部门是否履行职责进行审计。主要审计重点是在供应商选择上是否严格按照《供应商管理制度》执行，通过采购部门提供的季度、年度《供应商评价》判断其是否真实合理。

4、对采购验收环节进行审计监督

采购验收环节是采购环节进厂前的另一个重要环节，采购验收环节的好坏直接影响着货物的质量，以及公司的利益，因此该环节的审计监督也是至关重要的。货物验收环节，审计人员在不通知取样人员的前提下，与其共同取样，看其取样过程是否符合规定，取样过程中是否存在任意取样的情况，并将取样数据分为两份，将其中一份带回，按照审计部分的编号，从公司化验室或请第三方检验，最终对比结果看其是否存在较大差异。同时关注采购部门中质量仲裁案的比例，判断检验的准确性。对于计量的准确性，通常也采用抽查的方式进行监督，不定期抽查计量器具的校磅记录或共同校磅。

5、结算审计

根据合同约定，审计对采购部门的结算情况进行审计抽查，采用复核法审计，根据到厂原料的数量和质量指标以及交货时间等因素复核结算是否准确。存在质量异议与供应商进行协商，并将协商结果填入《质量异议处理单》，由相关级别的领导审批，审计对其处理的结果和审批情况进行审计。

6、付款审计

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中图分类号：F715.4 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）11-00-01

近年来随着煤炭企业的整合、兼并、重组的速度的加快，为保证煤矿工作面正常安全生产，煤炭生产企业经济效益的实现，煤矿对于煤矿物资的需求在不断增加；在这种大的市场环境的影响下，煤矿物资采购部门发挥了非常重要的作用，各煤炭企业都成立了适合本单位实际生产经营情况的合同管理部门，明确了合同管理职责，为企业的经济活动保驾护航。

一、煤炭企业合同管理的基本现状分析

1.合同管理人员管理水平低下

⑴合同管理员不设专人管理，部分的矿厂没有设专门的合同管理部门，合同管理与财务管理没有分开，这样就造成一人肩负多种职务的现状，造成管理上的混乱。致使合同签订的效率低下错误频发。

⑵由于煤炭企业采购部门过去多年来一直是由业务科室中的业务员自行办理合同，所谓的“自行办理”就是业务员自己携带合同章与生产商或供应商签订合同，在办理合同的过程中无专业的合同管理员对内容进行审核，这样签订的合同就存在很大的风险，容易给企业带来不必要的损失。

⑶煤炭企业的管理者认为煤炭企业的主要任务就是多出煤、出好煤，搞好煤炭生产就万事大吉了，签订合同就是个程序，是无关紧要的事情只是盖章就行，忽略了合同管理的重要性。

2.各项合同管理方式落后单一，合同管理制度未落到实处

⑴合同签订审批流程未按照“四职审批”的要求进行，我局合同审批的流程是由合同业务员报采购计划后由业务经理—财务经理—总经理审批后方可生成合同再由合同审核部门审核通过打印签订，由于一些客观原因，审批流程偶尔会出现越级审批现象，这就导致合同签订内容与计划不一致的现象，出现“管理错误”。

⑵合同没有统一的文本，由于采购过程中签订合同的一方不是固定的，合同文本五花八门，合同内容不统一，就会出现合同条款不全，签订合同对方的信息不完整，有时还有错别字等情况发生。这就给合同审核制造了难度，增加合同签订后的法律风险。

⑶合同签订后对合同中涉及到货、付款等随后的程序没有监管，合同执行的过程是从合同的来源、订立、履行及落实跟踪合同执行情况等一系列行为的总称，在现在使用的管理制度中对合同来源、订立两项可以说做到有据可依，但是履行一项没有落到实处，“履行”包括到货、验收、付款，由于涉及的部门较多，信息无法快速收集，导致对合同履行监管成为一纸空文。

⑷合同管理中合同统计没有实现自动化、信息化，合同管理工作量较大。合同管理过程中报表统计是一个非常重要的环节，它为企业的决策者提供了依据，指导企业朝着健康的方向发展。我局去年一年的合同量就达到6000多份，30多亿元，签订数量庞大；每个月合同还需人工进行统计，无形中增加工作难度降低了工作效率。

二、对策

根据以上阐述的煤炭企业合同管理过程中的问题，在合同管理过程中提出以下几点要求

1.制定并使用同一的合同文本。积极与公司内部法律顾问处沟通联系，委托专业的法律顾问或者律师制定适用我公司实际经营情况的合同文本。合同文本中不仅要体现大部分合同中需要买受的标的物的名称、数量、规格等做出明确说明，还必须对付款的方式、到货验收和处理纠纷的方式等方面进行严格规定。这样就使得煤炭内部所签订的合同具有广泛的适用性，有效的阻塞了合同管理员的法律水平和语言水平的不足出现合同签订文本的漏洞。当签订合同双方有违约行为时，利于解决合同争议。

2.平时需加强合同管理人员的素质。在平时的日常工作中我们在审核合同过程中往往对合同中主要的部分审核不清，导致签订的小部分合同出现倒签、资质过期、价格无依据等问题，这些问题的产生主要是由于合同管理员个人专业素质较低而产生的。煤炭企业就要在平时加强合同管理人员的素质教育，如聘请专业的法律院校的教师来煤炭企业授课、进行实际案例的电视讲座、通过自学参加法律顾问的考试等方式来逐步提高合同管理人员的专业修养，推进煤炭企业合同管理的整体水平稳步提高。

3.利用计算机网络技术把合同审核制度落到实处。随着煤炭企业采购量的日益增多，合同管理职能的日趋重要。已往传统的合同管理模式终究将被合同信息化管理模式所取代，REP企业管理软件中合同管理部分能够实现合同的逐级审批，规范了审批流程，杜绝审批过程中的漏批或者是越级审批的现象。从而减少审批时间、提高工作效率、提高合同审核的准确性，还实现了办公无纸化节约了工作成本。

4.加强合同履行全程的监管。煤炭企业的合同管理是从报送计划、订立合同、履行合同三个重要环节组成的，而合同的履行是衡量合同执行过程是否合理、合法的重要依据。合同管理部门可以利用网络信息系统（ERP）把合同中的到货、验收、付款纳入信息监管，对履行过程的信息收集做到准确及时。通过加强对合同履行过程的监管，会发现采购合同中签订合同双方的责任和义务是否依照约定履行，及时发现影响履行的原因，准确的向企业各个部门反馈，排除履行阻碍，协调合同签订双方关系，防止违约行为的发生。

随着我国加入WTO以来，给煤炭企业带来的好的机遇同时也面临着严峻的考验，煤炭企业会真正的与国际市场接轨，合同管理也就成为防控市场风险，约束经济行为的一条准绳。这就要求我们煤炭企业加强合同管理制度建设，规范合同管理工作，为煤炭企业的良性发展保驾护航。

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忘我工作，勇挑重担。**同志对工作始终充满热情，随时保持“箭在弦上”，他将自己的人生轨迹毫无保留地融入到工作中。2019年，他在公司主要负责采购部、经营部和公司法律顾问三个方面的工作，工作量大，任务繁重，加班加点对他来讲是家常便饭，甚至全年几乎没有过一个完整的双休日，但他始终保持良好的精神状态，用高素质的敬业精神，圆满完成公司所交付的各项任务。

立足本职，精益求精。工作中，他一直奉行着“早、深、精”的原则。“早”就是对专业相关问题早研究、早介入，以做到心中有数；“深”就是深入生产一线，熟知现场实际，以掌握第一手资料。而“精”则是要在工作中追求细致、极致，精中求精。