采购管理的基本流程范文

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通过对国有企业采购管理模式的分析，了解到很多国有企业在采购模式的选择上还相对传统，无法摆脱传统模式的影响，采购成本较高，采购质量下降。相关人员由于认知与意识不清，对信息技术的应用未予以重视，采购信息化水平不高，是制约国有企业采购管理水平的关键性问题。目前，部分企业依旧保持着传统人工到市场采购的方式，大大提高了采购成本，且采购流程相对繁琐，花费时间相对较长。

1.2缺乏电子采购人员

国有企业采购信息化工作的开展，必须由电子采购人员来完成，具备足够的人才资源才能提高电子采购质量，进而提高采购管理水平。电子采购人员既要具备丰富的采购知识，还要具备相应的电子商务知识，是对人才的基本要求。但是，目前诸多国有企业的采购人员只了解采购的基本流程，而缺乏采购电子平台的操作能力，无法保证电子采购的专业性和技术性，导致电子采购管理工作受限，是采购管理模式存在的基本问题。

1.3缺乏完善的管理制度

采购工作是一项系统性的工作，包含采购对象的详情调查、询价、议价、订单、运输、库存等多个环节，管理起来难度较大。但是，现阶段国有企业在采购管理制度方面还存在着多种问题，制度不够完善，对采购人员、采购工作的规范性与约束性较差，管理效果平平，是制约国企采购管理工作的核心因素。若想缓解此类状况，应对国企采购管理工作进行不断的创新与优化，以实现采购管理的信息化。

2国企采购管理创新模式的构建

2.1创新物资采购模式，实现电子采购

互联网时代的到来，信息技术得到了普及，应将信息技术与互联网技术充分应用到国企采购管理中，创新采购管理模式，实现电子采购，借助计算机平台足不出户即可实现物资的筛选、查询、协商、下订单等，能够依靠互联网来完成整个电子采购流程，极大的节省了时间、人力、物力和财力。例如，在购买焊丝时，在国企物资采购过程中，接到采购指令时，可以登录计算机采购系统，键入所要采购材料或产品的关键词“焊丝”，即可检索到多加焊丝供货商所提供的目标性产品，包含气保焊丝、不锈钢焊丝、铝焊丝、氩弧焊丝、埋弧焊丝等，采购人员可通过浏览各商家的产品详情来进行筛选，“货比三家”，从中选择要采购的焊丝，根据其他商家的评论、供应商的信用等级来进行选择，是保证焊丝质量的关键。其次，采购人员应与供应商进行价格、运输等方面的协商与确定，对焊丝的详情进行具体把握，最终达成协议，订单成功。电子采购与传统采购方式不同，不受时间和空间上的限制，且通过网站获取的产品资料资源相对丰富，灵活性强，可选择性较多，创新采购模式是管理的首要任务。

2.2加强人才队伍建设，培养信息化人才

为了单子采购工作的有效实施，应加强对电子采购人员的培养与训练，提高其采购专业知识与信息技术水平，能够将两种知识进行结合，为采购管理工作提供条件。对员工进行严格的考核，采用采购流程模拟的方式进行训练，让采购人员对电子采购技术进行实践操作，为其投入正式工作奠定基础。国企应严格规定人才招聘标准，选择物流采购专业、电子商务专业的学生，增强其在电子采购信息化系统建设上的水平，加强采购队伍的现代化建设，为采购管理模式的创新提供人才依托。

2.3优化物流运输模式，扩大物流外包力度

现阶段，企业的竞争在日益激烈，行业竞争力在不断增强。作为采购的一个重要环节，物流运输业备受关注。传统的采购成本除了材料成本外，物流运输成本也是费用的主要来源。企业为了降低运输成本，会选择物流外包的方式，扩大物流外包的力度，通过寻找合适的供应商来供应自行生产的产品。企业应在未来的时间里，应大力开展外包项目，可有效降低企业在采购中的物流运输风险，实现对物流流程的创新性管理模式。

2.4提高库存管理质量，实现精益化管理

采购管理模式的优化与创新，库存在其中扮演着至关重要的角色，而且库存管理难度相对较大，极易受到多种不确定因素的影响。传统的采购模式是对库存量进行不断的补充与完善，旨在满足企业的正常运营，但是这种方式极易导致出现库存积压的状况，久而久之，仓库中的材料或产品的应用价值会受到影响，导致资源浪费、成本增加。根据此类情况，应建立合理的库存管理模式，实现精益化管理，将各种物料的需求与产品的需求紧密地联系在一起，通过计算机系统进行采购计划的编制，对库存量进行及时的清点，以避免资源的过度浪费。

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在实际的工程项目中，项目采购管理是其重要的一个环节，这个环节的好坏和项目的成本支出有着直接的联系。所谓的采购管理并不是为了减少成本而降低工程的质量，而是在保证项目质量的基础上，优化供货商的选择、提高自身的采购水平、避免不必要的浪费，从而实现采购成本的降低，实现企业效益最大化，推动企业的发展。

1、工程项目采购管理基本情况分析

为了更好地对项目采购管理成本控制进行完善，就需要对工程项目采购管理的基本情况进行必要的了解，而工程项目的管理模式对工程项目采购管理有着最为关键的影响，从当前的情况来看，项目采购主要包括如下管理模式：其一，承包商代购关键设备模式，这种模式的工程项目的关键设备由承包商按照业主要求进行采购，费用由业主进行支付，完成设备的采购之后，承包商收取采购服务费用。其二，项目管理承包商采购模式，业主聘请相应的工程项目管理承包商管理承包，使其成为自身的代表或是延伸，负责采购相关工作。其三，自主采购模式，在这种模式下，业主一身两任，不但是投资主体，而且是管理主体。业主自己进行相关采购管理工作。其四，项目总承包建设模式，总承包模式主要包括设计、采购、执行等工作，我们也将其简称其为EPC模式，业主只需要负责采购监督和监察工作即可。

2、工程项目采购管理成本控制的注意事项

要想完成项目采购管理的成本控制，就需要遵循如下的注意事项：其一，科学划分采购包，采购包的划分对工程项目采购管理有着重要意义，为此，应该结合设备材料性质、供货商供应力等科学划分，这样在一定程度上可以降低采购价格。其二，确定工程项目采办模式，为了更好地进行采办成本控制，应该根据工程项目自身的特点、执行、设计等因素对工程项目管理模式加以明确，在此基础上选择最合适的采办模式。其三，依托项目内外环境。采购环境是进行工程项目采购管理的客观存在，只有充分利用好采购环境，才能更好地进行采购成本控制。其四，建立整体成本控制观念，采购管理成本控制应该着眼于采购全流程成本控制，不应只针对于单一的采购货物、服务价格。其五，施行采购预算制，为了更好地提高项目资金使用效率，应该采用预算制，这样才能对资源进行最优配置，降低采购成本。其六，优选供应商，供应商的选择和调整是工程项目采购管理的重要环节，一旦在这个环节出错的话，将会造成严重影响。为此，应该加强对供货商的考察、分析、比较，以确定最优的供货商。

3、工程项目采购管理成本控制步骤

通过上述的分析，我们对工程项目采购成本控制有了进一步的了解，为了更好地进行工程项目采购管理成本控制，就需要明确工程项目控制的步骤，具体如下：

3.1成本控制对象的选择

为了更好地进行项目工程项目成本控制，就需要选择对项目成本影响最显著的目标对象，根据其在总成本中所占的比例进行层次优化。成本控制人员需要详细了解采购成本的预算状况，对成本的构成进行透彻地分析，并分清这些费用中那些是主要的，哪些是次要的，对费用的现实使用状况进行了解，这样才能有效地控制项目工程采购成本的预算。

3.2成本计划的制定调整

要进行工程项目的执行，就需要消耗成本，在实际的工程中，成本控制存在较大可变性，执行状况对其有较大影响，为此，应该加强其根本计划的制定，并根据实际的执行情况、市场材料价格等方面的数据，对计划进行科学地调整，这样才能实现企业效益的最大化。通过这种方式不但使工程的质量得以保证，还实现了资源的优化配置。

3.3采购方案的编制优化

采购方案对成本控制有直接的影响，为了保证成本控制的合理，就需要制定合理的采购方案。这里需要注意的是，采购方案并非仅仅以成本控制为目标，还需要考虑到项目的质量、功能。真正优秀的采购方案不但能够保证项目的质量，还能减少成本的支出。

3.4成本监督的动态细化

成本动态监督是保证项目工程项目成本控制的关键，只有根据成本控制的原则对成本支出进行分析、评估，才能找出那些不必要的开支。管理人员需要对市场上原材料的动态信息进行搜集、对比，对自身的采购数据进行修改，时刻调整采购计划，确保项目工程的正常进行。实际上，成本监督伴随着工程执行展开，在项目工程的逐个采购阶段都发挥着重要作用，管理人员需要对项目的状况进行细致了解，确保采购支出在合理的范围内，使采购效率得以提升。

4、工程项目采购成本控制对策

通过上述的分析，我们对工程项目采购管理的基本情况有了必要了解，掌握了工程项目采购管理成本控制的注意事项，理清了工程项目采购管理成本控制的步骤。笔者在以上分析的基础上，提出了工程项目采购成本控制的对策，希望能够更好的提升工程项目采购成本控制水平，进一步推动工程项目采购管理的发展。具体来说，可以采取如下措施：

4.1增强人员成本意识

控制人员在项目采购管理中发挥着核心的作用，为了提高工程项目的采购成本控制水平，就需要对成本控制人员进行专业化的培训，使其对采购管理、成本控制、财务管理、工程项目管理等方面的知识有深入地了解。只有提升了成本控制人员的专业素质，其才能根据市场的动态信息调整自身的采购成本计划与采购方案，对收集的市场信息进行细致的分析和整理，在大量变化的市场信息中，保持冷静的头脑，加强对工程项目的监督和管理。此外，为了紧跟工程项目管理信息化的潮流，管理人员应该提升自身的信息化素质，使其掌握信息化的信息收集、处理、调控办法，制定科学的工程项目支出预算，加强财务管理水平，确保工程项目采购成本控制的质量，实现资源的优化配置。

4.2提高资源使用效率

采购管理成本和实际的执行材料、设备的使用状况有直接联系，提升资源的使用效率是降低采购成本的重要举措，为了实现这个目标，可以从如下几个方面着手：其一，激励员工的积极性，在实际的执行过程中，员工工作态度、成本意识等对资源的使用效率有很大影响，为此执行企业应该制定相应的激励惩罚机制，奖励那些节约资源的人员，对那些造成浪费、工作效率低下的员工予以必要处罚，这样不但能够提高资源的使用效率，而且能够调动执行人员的积极性和主动性，使企业的内部控制效果得以加强。其二，改善运输方法，运输是采购重要的环节，管理人员应该针对当前的运输环节进行优化，减少成本的支出。其三，减少项目所用材料的开支，一方面要确保材料的性价比，另一方面要充分利用边角料，提高资源的利用效率，杜绝材料的浪费。其四，应用先进制造技术，使材料的使用效率得以提升，提高资源的利用率。其五，降低机械设备损耗，管理人员采购或是租赁的时候，应该选择合理的设备或使用先进的制造工艺，加强对设备的保养和维护，减少机械设备的损耗，降低维修与损坏造成的成本支出，提升工程的进度。其六，减少其他费用支出，除了如上几个方面的采购成本，还包括如利用信息化技术及时了解库存变化、充分利用现有物资，提高货物周转率从而降低生产成本费用支出，只有优化这些方面的成本，才能更好地实现采购成本的有效控制。

4.3建立成本监督体系

为了更好地降低采购成本，提高工程项目采购管理的水平，制造企业需要建立完善的成本监督体系，施行动态全过程的监督，对涉及到采购管理的环节进行优化配置，这样才能使工程项目采购管理成本在成本预算计划之内，确保工程项目采购管理的成本控制水平。一方面企业要提升自身的信息化管理水平，加强信息采集联网系统，及时比对市场材料的价格，优化材料、设备，另一方面要加强对管理流程和人员的管理，确保采购过程各个环节的科学、合理，这样才能更好地保证工程项目管理的成本控制效度。

5、总结

在实际的工程项目中，项目采购管理是其重要的一个环节，这个环节的好坏和项目的成本支出有着直接的联系。所谓的采购管理并不是为了减少成本而降低工程的质量，而是在保证项目质量的基础上，优化供货商的选择、提高自身的采购水平、避免不必要的浪费，从而实现采购成本的降低，实现企业效益最大化，推动企业的发展。本文分析了项目采购管理的基本情况，介绍了工程项目采购管理成本控制的注意事项，阐述了工程项目采购管理成本控制的步骤，在此基础上提出了工程项目采购管理成本控制的对策，以期更好地促进工程项目采购管理的发展。

参考文献

[1]张钢锋.工程项目采购成本控制策略分析[J].现代商业，2009（14）.

[2]熊勤.工程项目采购管理要点浅析[J].钢铁技术，2007（05）.

[3]陈进伟，王尔翟，陈其常.工程项目采购管理成本控制[J].合作经济与科技，2009（22）.

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中图分类号：TM 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）46-0266-01

一、建立规范化的设备采购管理的重要性

设备采购管理直接影响设备的后期管理，同时对企业的发展影响也越来越重要。设备采购管理行为的随意性、主观性，不但会造成投资的直接损失，还会影响今后的设备维护保养，产能发挥，产品拓展等方面，甚至影响企业的竟争能力和发展机会。研究统计表明，设备寿命周期费用的95%以上，在其设计制造阶段已经决定了。好的设备采购管理，不但可以最小的投入，达到最佳的投资回报；而且可以大大减少设备使用期中出现的问题，大大减少设备维护费用，从而减少设备寿命周期总费用。因此建立规范化的设备采购管理，通过合理配置和利用有效资源，不断改善和提高企业的装备技术，以提高企业设备前期管理的科学化、规范化和现代化水平。

二、如何建立规范化的设备采购流程

设备采购流程由设备决策、调研选型、招投标管理、合同管理、设备监造、安装调试及验收管理等环节组成。建立规范化设备采购流程的目的是明确设备采购职责，规范设备采购流程，确保设备采购工作的科学性、合理性；确保所采购的设备安全、可靠、经济，并且满足使用要求。

1.形成规范化的制度流程

设备采购管理是一项系统工程，涉及企业设备、规划、工艺、财务、审计、安全与环保等多个职能部门，要求企业各个职能部门分工合理，并能协调配合，否则会影响和制约设备采购管理。这要求建立一套完整的设备采购管理制度，以明确目的、工作范围、工作职责、管理内容以及考核标准，并使制度流程规范化，标准化。

2.建立设备选型可行性分析与综合评价体系

2.1设备选型可行性分析研究

设备采购前期调研是进行设备选型可行性分析与综合评价的前题，有选择性地对设备供应商、产品和售后服务进行调研、考察、评估，对产品方案、建设规模、工艺流程、重要设备选型、总体布置等进行比较、论证，并推荐出可供决策的建议方案。

设备的性能应体现和保持行业的先进水平，以延长设备的技术寿命。将“质量第一”和“经济合理”结合起来，坚持“比质比价”和“寿命周期费用最经济”的原则。经济效益好的设备不仅应安全、耐用、可靠，而且价格应合理，并且在使用过程中能耗低，维护费用低。

2.2设备寿命周期分析

设备的寿命是设备进行更新和改造的重要决策依据，设备更新改造是为提高产品质量，促进产品升级换代，节约能源而进行的。其中设备更新也可以是从设备经济寿命来考虑，设备改造有时也是从延长设备的技术寿命、经济寿命的目的出发的。从不同角度可以将设备寿命划分为物资寿命、经济寿命、技术寿命和折旧寿命。

设备寿命周期的故障率曲线

设备的寿命周期反映在设备的故障率上，设备使用过程中故障发生期分为初期故障期、偶发（随机）故障期、损耗故障期三个阶段，故障率特性曲线实际上是描述设备从开始使用到退出使用的故障率随时间变化而变化的规律，即描述设备从出厂、投入使用、退出使用的全部生命周期。

根据设备的使用、管理及维修等相关工作的信息，建立完备的设备寿命周数据库系统，以便了解设备的性能指标、使用环境、故障率、维修费用等。研究发生故障的机理和原因，对日后设备的维护、管理以及改造更新提供依据。

三、建立规范化的设备招标采购流程

制定规范化的设备招标采购流程，规范采购招标管理，维护企业利益及投标单位的合法权益；遵循公开、公平、公正和诚信的原则，以谋求企业效益最大化择优定标。

1.制定设备招标采购程序：设备的招标投标同其他工程、货物、服务项目等的招标投标一样，不仅具有明显的组织性、公开性、公正性和规范性等特点，而且基本程序也都是由招标、投标、开标、评标、定标和签订合同等六个阶段组成。根据以上招标投标程序，制定规范化的设备招标采购流程。

2.规范招标管理内容：

2.1对公开招标、邀请招标和议标三种招标方式进行规范管理；

2.2完善招标采购项目的立项、审批流程；

2.3根据调研收集的信息，建立入围单位审批流程；

四、建立规范化的设备合同管理流程

设备采购合同是设备招标选型后的重要环节，是从合同谈判到合同执行完成的全过程管理，监督设备采购管理工作的每一个环节以及实施情况。合同管理分为合同谈判、合同签订、合同执行三个操作步骤。

1.合同谈判分为交流验证阶段、技术谈判阶段和主合同谈判阶段。

1.1交流验证阶段的主要任务是进行广泛的技术交流，了解当前世界上的先进技术信息，比较不同设备的优缺点，这一阶段的谈判和交流可以作为设备规划和决策的依据，这一工作在设备前期调研阶段已基本完成。

1.2技术谈判阶段是在设备招标完成并确定中标单位后进行，与选定的供货商进行的技术谈判，谈判可直接涉及合同的相关条款。技术合同及附件主要包括以下内容：项目的产品大纲、生产能力、技术参数；设备技术规格说明和供货范围；供货商提供的技术资料及交付日期；设备的设计、制造标准、质量控制标准和检验标准；合同的总进度计划；技术服务和操作培训等。

1.3主合同谈判阶。主合同即商务合同，是交易双方在交易中权、责、利和义的书面表达方式。合同的内容比较全面详细，除了包括交易的主要条件如品名、规格、包装、数量、价格、交货、支付外，还包括不可抗力、索赔、仲裁等条款。

1.3.1合同的结构

i.约首：名称、编号、订约日期、地点、序言（订约原因和条件），必须注意序言对双方有约束力，应谨慎重拟写其意愿以及保证部分。

ii.主体：条款，即双方在交易中的权、责、利和义务的具体体现。

iii.约尾：执行合同的“技术细节”：包括合同语言、份数、效力、签字，注意签字人的合法性和有效性。

1.3.2合同的基本要求

i.合法、有效：形式合法；约因合法（不得有违“公序良俗”）；签约主体合法；签约条件合法。商务合同条款应符合国家合同法规定的法律法规，以及国际惯例，涉外商务条款应尽量符合我国有关部门颁发的规范条文。

ii.合同各要件齐全完整。

iii.合理条款明确具体、有可操作性，无歧义。合同的文字必须严格准确，避免使用有歧义的词汇；涉外合同应使用中外二种文字书写，外文文本应请外文专家仔细审查，避免因中外文理解上的概念偏差而引起合同执行时出现异常。

iv.合同对当事双方均有约束力，合同必须明确双方承担的责任，以及所获得的利益。

五、结束语

通过实施规范化的设备采购管理，在设备调研选型、设备招标采购、设备合同管理上取得了显著的效果，实践证明现有流程管理同已往相比具有以下优势。

1、通过实施规范化的设备调研选型，既符合先进的工艺要求，又节约投资成本，避免了由于事先考虑不周而出现重大方案变动或返工造成的损失，加强投资的可靠性。

2、通过实施规范化的设备招标采购流程，使招标更具有组织性、公开性、公正性和规范性，通过招标采购，引进了一大批功能齐全、性能优良、价格实惠的设备，为公司的生产以及发展打下了良好的基础；同时通过加强招标的监督管理，促进了廉政建设。

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企业在实际采购中发生的成本主要包含采购成本、购货成本、待料成本以及仓储成本。施工企业应重点管控采购成本以及购货成本，以最少的成本提供具有高质量的物料，用以确保施工生产的实际需要。企业的采购流程并不应是简单的成本问题，而应是按照企业实际需要购进优质材料的问题。企业想要在日益激烈的环境中谋求发展，就必须要结合采购管理要点，全面而系统地考察自身采购业务，并根据具体情况适时改进采购流程，通过不断提升采购水平，从而更快地适应变化中的市场环境，提升企业生存能力。企业利用全新采购管理的设计方案，并实行“物资分类、职能设计、供应商选择及管理”等办法，消除原有采购流程中的弊端，更好地处理企业采购过程中存在的问题。

1.2物资采购分类的改进措施

物资采购作为供应链物流管理的端口，其具有至关重要的作用。通常物资分类在一定程度上对采购方式与库存策略起到决定性作用，采购的物料不同相应的管理策略也就会不同，合理分类物料是抓好采购管理的第一环节。若企业需要采购很多种类的物料且供应商的数目也很多，这时企业没有充分时间及资源和供应链中每位成员建立伙伴关系，并且这种伙伴关系的建立也是没有必要的。所以，在物料采购网中，企业应全面分析物资属性及其在施工中的重要作用以及与生产的具体关系，并按照物资种类的不同来选择不同的采购流程及策略，以此达到降低采购成本、提升采购效率的目的。

1.3不断针对采购计划进行管理

针对采购计划进行的管理是物资采购管理中的基本内容，同时也是进行物资采购的主要根据和基础。管理采购计划是采购过程中不可或缺的一个环节，其主要目的是确定采购物资的规格、品种、数量、质量、市场价格、供应商以及订货时间等。当前铁路工程项目对于采购计划的管理工作不够重视，这使得采购计划的可变性增大，因此应务必加强物资计划管理工作以及物资消耗定额管理工作。从大量实践经验来看，企业唯有利用计划管理、计划采购，凭借最小的资金占用与劳动消耗，才能够保证生产的顺利实施。

1.4合理选择供应商

对于供应商的选择而言，它是做好供应商管理工作的基础，同时还是进行采购过程中的一项重要工作。在供应商的选择问题上，应始终坚持三个优先的原则，即源头厂家优先的原则，在没有前者的情况下坚持总优先的原则，在没有前两者的情况下应坚持质量、价格优先的原则。与此同时，还应坚持公示范围广、邀请招标对象多、询价采购范围宽的基本方针。3.5保持和供应商方面的合作关系利用和供应商之间的合作关系，可提升货物供应的质量与水平，降低低劣产品带来的经济损失，共同减小了成本及共享利润，确立了和谐的合作关系。同时，双方共同提供技术以及管理方面的经验及技巧，形成经验共享的合作机制，并可在此基础上提升双方的供货水平以及管理水平。此外，通过和供应商建立长期合作关系，能够有效提升自身的市场竞争力水平。