电子档案管理规范范文

引言：寻求写作上的突破？我们特意为您精选了12篇电子档案管理规范范文，希望这些范文能够成为您写作时的参考，帮助您的文章更加丰富和深入。

篇1

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.119

[中图分类号]G647 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）14-0-02

1 教学档案概述

教学档案是指二级学院本科教学科研以及学生管理过程中所自然形成的具有存在价值的文字、图表等资料文档。这些最原始的具有保存价值的文档资料对学校甚至社会有一定的参考作用。档案是随着时间的推移，学院的发展，最终一点一滴累积得到的，真实地记录了二级学院的发展轨迹。

2 教学档案的作用

随着本科院校管理体制的不断改革，管理制度也不断深化，高校二级学院办学的自和管理权也随之加大，相关教学管理工作的范围也逐渐扩展。而教学档案的收集管理及保存工作，作为学院管理工作的重要组成之一，应该得到相关学校管理人员的重视。

随着学院管理范围的不断扩大，许多教学、行政相关文件及实施都由二级学院进行，原先的管理工作面临着很大的挑战和改变，二级学院的在档案管理工作出现很多亟待解决的问题。自我国进入21世纪以来，高等院校的格局组成发生了很大变化，二级学院成为我国高等院校的重要组成部分。而档案作为凭证和具有历史参考价值的资料文档，必须得到二级学院的高度重视。因为档案是回顾总结和评估教学的重要依据，而且通过研究学习档案能不断提高教学水平。这就是档案作为纸质资料的重要意义，要通过自身的优秀管理，严格按照档案建立和完善原则，逐步形成一个二级学院中完整的档案管理系统。并且还要引进现代化计算机工具，这样才能真正做好高校二级学院的档案的管理工作。

3 教学档案管理的工作内容

3.1 学院的管理类文档

管理类档案有学院教学相关资料、学院的管理机制、学院设施管理、各类学院会议的文字记录以及学院一些重大活动的资料，其中包括文字、影视等形式。

3.2 教学科研类档案

教学科研类档案作为学院教学工作的一个重要组成部分，包括教学中的成果与改革创新、研究课题申报立项的验证资料以及科研成果取得的证书等关于科研类的档案文档。

3.3 教学日常运行的管理类档案

主要包括教师的每日课程状态、课程教案、教学计划、教学事故等有关资料，同时也包括各个学科的专业建设材料、教学质量的管理材料、实践教学材料等。

3.4 学生学籍、毕业考核、毕业设计类的文档

其中存放有全部学生学籍及各类考试考核的原始试卷和成绩单、毕业设计的资料，以及四年的奖励和惩戒的材料。

4 教学档案管理的规范化措施

4.1 设备管理人员要配备齐全

本科教学档案资料库的构建，本身就是一项日常化的教学管理工作，需要长期进行归档存档。所以相关工作人员必须重视起来，由院长等相关领导带头监督管理，制定相关管理规则，成立独立的机构管理工作，要做到任务分工明确，落实好每个管理人员的任务，责任到人，长久地定期检查工作。

为了更好地管理二级学院本科的教学工作，加强学院教学档案管理，建议学院必须成立专门档案室，专门进行存档归档等工作，并要依据相关档案管理要求寻找合适的档案室，满足文档对温度、光线、湿度等的要求。因为档案资料大多是纸质文字档案资料，档案室要防止日光直射，消除紫外线对档案的伤害。不管外面的天气怎样，都要将档案室的温度保持在14℃～24℃，如果能提供相关的调节温度湿度的设备，则要把温度的变化控制在2℃之内，将湿度保持在45% RH～60% RH之间，湿度上下的变化幅度值不能超过5%。

4.2 建立并完善档案管理的相关制度

档案管理工作下放到二级学院后，相关工作便成了学院教职工教学工作必不可少的一部分内容，需得到相关领导的重视。二级学院自不断扩大，相关管理体系和制度也要进行适应性的改变。

从目前情况来看，大多数二级学院并未在此问题上进行改善，仍然存在诸多相关问题，学院领导要引起重视，加快完善相关管理制度。具体的着力点应该在二级学院档案的建立、工作人员的配备等方面。比如，在收集归档的工作上工作人员不负责，职责也不明确，教学档案没有进行及时整理，或者档案不完整等，这些问题在高校二级学校的档案管理工作中时有发生，降低了档案管理工作的意义。

建立健全的档案管理制度是档案管理工作走向规范化的基础。学院在拥有更多自的同时，应当抓住机遇面对挑战，真正做好学院档案管理工作，结合自身的实际情况和相关档案管理的规则要求，制定一套符合自身发展的制度规则。在管理机构的组织、工作人员配置、存档归档的资料范围自等方面下功夫，让工作更加有条理、有章可循，提高档案管理工作的专业性、规范性。

4.3 严格把控档案内容，明确教学档案收集入档的时间点

确定归存内容，建立“本学科教学基本原始资料库”目录，这是建设本科教学基本资料库的第一步。从各学院有第一届本科生的学期开始，二级学院本科教学资料库的资料收集工作也随之开始。资料的保存时间是由资料本身的存在价值所决定的，要对各类文档资料进行分类归档，划分不同的保存时间。对于那些关于学院发展和建设的资料要长期保存，如重大事件或者优秀的毕业设计论文；对于学生考卷或者一般类毕业设计论文，保存4年即可；对于学生日常的实习、实验等相关资料保存至学生毕业后两年；其他类别文档一般无特殊要求保存5年。

对于一些日常的教学资料文档，一般在学期末进行归档整理，但要注意对一些跨学期的事件文档要延缓归档。每年九月份开学季，学校都会对各学院本科的档案库进行检查和评价。在学期中，学院也会根据管理规定对各学院的教学工作进行检查，看其是否符合档案资料的记载，同时也会对相关的档案管理工作进行复查。因为学校对二级教学单位的年度考核很重要的依据便是本科教学基本的原始档案库的建设和维护情况。这样做能促使档案库相关工作人员积极工作，避免档案库建设完善工作却无人执行的现象。

5 结 语

教学档案工作作为一个本科二级学院对教学管理和发展轨迹的真实记录，是对高等学校教学水平和管理水平评价的重要指标和依据，也是高等学校档案工作的重点所在。它能真实记录整个教育过程，对高校的未来发展有很好的辅助作用，能为今后的教学工作提供借鉴。所以，要重视和发展高校二级学院教学档案工作，严格执行档案工作流程，及时建档归档，构筑高校二级学院教学档案的完整体系，并不断引进高科技的管理方式，应用计算机相关快捷便利的管理系统，真正做好档案管理工作。

主要参考文献

[1]皱琦.高校二级院系教学档案管理体系关键工作探析及对策[J].辽宁科技学院学报，2011（3）.

篇2

建立健全电子文件档案管理机制，是档案部门和档案工作者一项责无旁贷的任务。管理好电子文件档案关系到国家和社会历史记忆的长期保存，极具重要意义。面对电子文件档案的大量形成，研究和规范电子文件档案的管理、利用和电子文件长久保存，这就需要创新工作思路，适应当今信息时代，把电子文件档案管理工作做得更好。

一、归档方法

1.保证电子档案的质量。明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、作数据、检测数据等。

2.保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

3.在内容、相关说明及描述上保持一致。此方法用于归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时。

4.适时生成纸质文件等硬拷贝。具有保存价值的电子文件进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

二、收集、积累方法

1. 及时按照要求制作电子文件备份。

2. 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。

3. 电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。

4. 电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

5. 电子文件性质代码：R―草稿性电子文件；U―非正式电子文件；O―正式电子文件；N―无纸电子文件；T―文本文件；I一图象文件；G―图形文件；V一影像文件；A―声音文件；M―多媒体文件；P―计算机程序；D―数据文件。

三、电子文件的整理

1. 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。

2. 电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。

3. 归档电子文件应填写登记表。

四、电子档案的移交与保管

电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。v1. 检验。档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20%合格率应达到100%。

2.检验项目。 载体有划痕，是否清洁，有无病毒。核实电子档案的完整性和有效性审核手续。 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。将检验结果填入电子档案人库登记表。检验有不合格的，应退回形成单位，重新制作。

3.移交手续验收合格后，档案保管部门在电子档案人库登记表上签字盖章，一式2份，一份交电子文件形成单位一份自存。

4.保管要求电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件： 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。环境温度选定范围： 14℃― 24℃；相对湿度选定范围：45%―60%。存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。

5.存效性保证。每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。定期检验结果应填入电子档案管理登记表。

6.利用。电子档案的封存载体不得外借。利用时使用拷贝件，利用时要遵守保密规定。利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。

7.电子档案的销毁鉴定。电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。非保密电子档案可进行逻辑删除，属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

8. 统计档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管，利用等情况进行统计。

五、电子文件档案管理的重要性

篇3

随着计算机技术在医学高校中的普及应用，医学高校中的电子档案数量也越来越多，如何对这些电子档案进行规范管理成为档案管理人员的工作重点。有很多高校档案室缺少必要的电子档案管理规范，管理人员在对电子档案进行整理时由于缺少一定的规范，各自整理的结果都不相同，反而增加了电子档案的管理困难。同时在档案安全方面，医学高校中也缺少必要的安全管理规范，很多教师和管理者对电子档案进行处理时只是简单地进行逻辑归档，并没有采取相应的安全措施对电子档案加以保护，同时，部分档案管理者对计算机技术了解过少，对于如何利用计算机技术对电子档案进行安全管理不甚了解，这就使得学校的电子档案处于危险境地中，一旦计算机网络出现问题，就会造成电子档案的丢失。

1.2缺乏电子档案管理人才

有的医学高校中对于电子档案管理并不重视，也没有设置专门的管理机构进行管理，而即使设立了管理部门对电子档案进行管理，但管理部门的人员很多都缺少必要的电子档案管理知识，对网络技术了解又很少，这就使得电子档案管理不符合相关档案管理要求，而高校电子档案由于缺少有效的管理，导致电子档案丢失、泄露等问题经常发生，归结起来都是缺少相应的管理人才造成的。而现有的管理人员自身素质又较低，导致整个医学高校的电子档案管理处于低效状态中。

2信息时代电子档案管理的策略

2.1建立相关电子档案管理规范

医学高校应该针对电子档案的特殊性质，并结合学校自身档案文件情况，建立相关电子档案管理规范和标准，对电子档案的归档工作、信息采集工作、整合工作以及安全管理等方面进行明确，并健全相关电子档案信息化管理机制，推动医学高校电子档案管理的信息化发展。同时，针对电子档案管理中存在的归档问题，学校应该建立相应的归档制度，从档案的形成到开发利用每一个环节都要进行明确，实施对电子档案的全过程管理，对每个环节管理人员的职责进行明确，以保证医学高校中的电子档案管理能够有规范可依。

2.2加强电子档案形成管理

针对于电子档案在归档前很多信息流失或是不加筛选地全部归档的问题，档案管理人员应该加强对归档前的电子档案形成管理，既要确保电子档案的完整性，又要仔细进行筛选。而为了做到这一点，有必要建立相关的归档政策，在保证管理人员在收集电子档案时妥善对档案文件进行保管，减少信息流失，同时还可指派专人进行电子档案的累积工作，对于公务性电子文件，不论是网上上传的还是网上下发的都应该进行归档保存，并且要及时进行打印处理，以防止档案在计算机出现问题时丢失。在具体的处理措施上，主要有以下几点，一是将归档的档案文件通通用汉字处理软件进行归档处理，并用文本形式进行保存；二是对于归档的电子档案应该统一保存在档案室的电脑硬盘上，并且定期档案管理人员要将其刻录在光盘上以防丢失；三是对于从各个部门中收集来的电子档案文件应该统一用杀毒软件进行杀毒处理，以保证档案的安全。

2.3加强对电子档案的安全管理

制定相应的安全管理规范，从电子档案的形成到存储、处理和利用都应该制定相应的安全措施，例如在存储电子档案时要选取性能好的存储载体进行保存，同时要加强对光盘保存环境的管理，避免光盘受到有害气体或是强光的危害造成电子档案丢失。再者，对于存储在电脑中的档案文件，管理人员应该在电脑上建立相关的安全保护系统，加强病毒防护措施，包括安装杀毒软件和防护墙等，保护电子档案安全。

2.4提高电子档案管理人员素质

电子档案管理与传统纸质档案管理相比，其对管理技术的要求更高，因而对管理者的素质要求更高。学校应该加强对档案管理室人员的培训工作，丰富其在电子档案和计算机技术方面的知识，提升管理人员对电子档案的管理能力。同时，要注意培养和引进具有专业电子档案管理技术的人才，提高电子档案管理的人员素质，促进电子档案管理水平的提升。

篇4

《电子文件归档与管理规范》，将电子文件定义为“指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”由此可知，数码照片实质就是电子文件，准确地说是图像文件。《电子文件归档与管理规范》的制定是基于各种类型的电子文件，单独为某一种类型的电子文件制定具体的管理标准，显然是不必要的。

二、数码照片真实性、完整性、有效性的保证

相比感光材料照片，数码照片最大的问题就是其真实性、完整性、有效性难以保证。事实上，不仅仅是数码照片，任何电子文件都会遇到这样的威胁。信息技术越发达，文件的安全就越难保证。那么，该如何保证电子文件真实性、完整性、有效性?何嘉荪教授认为“电子文件必须强调档案化管理”，“电子文件管理的基本原则是前端控制，即必须把一切能够提前进行的档案管理措施尽量提前到文件形成阶段，甚至形成之前进行。”“如何进行‘前端控制’，或者说‘控制’点什么，在许多人心目中是比较模糊的……为此，我们认为有必要简明扼要地提出，所谓全程管理和前端控制就是使电子文件档案化，使整个电子文件形成、积累和管理机制档案化并且在管理的前端就进行档案化工作。”

笔者认为“档案化”的具体内容，在《电子文件归档与管理规范》中已经阐明了，如第五章就阐述了保证电子文件的真实性、完整性和有效性的具体控制措施，其余章节则对电子文件的收集积累、归档整理、移交、接收与保管等环节进行了规范。

三、数码照片管理方法可以多样化

国家标准与单位内部的管理制度不同，内部管理制度是将标准要求细化成具体的操作步骤，以保证标准执行到位，因此各单位可以根据实际情况来制定内部的管理制度，管理方法可以多样化。关于数码照片的管理有些地区早已制定了相关制度，如《绍兴市数码照片档案管理暂行办法》，笔者所在单位也有数码照片的管理制度，但管理方法不尽相同。比如，对照片的文字说明，我所在单位就不采用Excel电子表格形式，而是直接利用国际通用的图像浏览软件ACDSee。该软件直接提供文件属性的编写，包括文字说明、拍摄者等，还可以直接将原数据信息，如什么相机拍摄的、拍摄时间、照片大小、像素、更改信息等显示并打印出来。笔者认为直接采用图像软件进行著录，不仅提高了工作效率，而且保证了著录信息的准确性，值得推荐。另外，为保证数码照片的收集齐全，笔者认为可以利用OA(办公自动化软件)内部发文的模块，让照片的归档，直接走内部发文流程，这样做既保存了数码照片形成的背景信息，而且也使相关部门不得不对归档照片的质量和真实性负责。

四、数码照片的保管

篇5

高校档案管理是高校对在其教学、科研、行政管理和其他活动中形成的记录和保存各种信息的各种文字、图表、音像制品等各种载体的综合进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的系统活动。而院级档案管理是一种事后行为，往往容易忽视，或是不够规范。学院作为高校的二级单位同样也承担着较大的档案管理工作，除了有校级文件的归档还有院级教学事业发展的档案管理。因此完善的高校院级档案管理有利于高校教学、科研工作状态监控，有利于发展规划和教学质量监控体系的科学化，有助于推动高校教学工作的发展，教学改革的深化和整体管理水平的提高。本文就现阶段我国高校院级档案管理中存在的问题进行一些探讨，并在此基础上提出些对策与建议。

一、 高校院级档案管理中存在的问题

第一、 档案管理理念落后， 管理意识淡薄。我国许多高校院级办公室的档案管理人员都是兼职的档案管理者，因此在日常的工作中，对档案的管理意识比较薄弱，往往只是流于形式，不重视日常材料的搜集和归档，缺乏责任心，工作态度敷衍塞责，重程序，轻结果，常常产生“ 文牍主义”和“目标置换”。并没有形成较好的管理规范。

第二、档案管理人员专业素质不高， 结构不合理。在高校里只有少数人员是专职的档案管理人员，而在院级单位的工作人员多数都是兼职的档案管理人员，并没有接受过专门的培训，因此对于如何开展文件的归档和规范管理好院级的档案是亟待解决的首要问题。同时目前有相当一部分档案人员还跟不上时代的步伐，还缺乏必要的素质和开发档案信息的能力。

第三、 档案管理信息化建设不足。由于院级办公室档案管理涉及到教学、科研、学生、对外联系等多种文献资料，是为了实现某项计划或一定目标而形成的文献，当某项计划或一定目标实现以后，由此而形成的文献资料往往不被人们所重视，错过及时整理和归档的大好时机，造成文献资料的丢失。

二、完善我国高校院级档案管理的建议

第一、要提高对高校档案管理工作规范化意识的正确认识。 高校院级档案的合理建立、有效管理、科学利用是高校院级档案管理工作规范化的主要目标。 从高校发展的实践看，完善院级办公室档案管理工作规范化，对推动教育改革、提高教学质量和工作效率、实现科学管理、开展科学研究、展示学校综合实力等具有重要作用。 为了加强院级办公室档案管理工作规范化建设，充分发挥档案在教学管理过程中的积极作用，要依据教育教学发展的客观规律，不断提高对院级办公室档案管理工作规范化认识，充分发挥各种档案资料的使用价值，使其为教学科研服务，为课程建设、学科建设和专业建设服务。

第二、要提高院级办公室兼职档案管理人员的综合素质。 目前，绝大多数高校的院级兼职档案管理人员都不是档案管理专业毕业的，大多是“门外汉”，档案管理知识很粗浅，不能很好地胜任此项工作。 这就需要高校创造各种机会对他们进行专业培训。 可以采取送他们到档案管理工作做得好的高校去学习，或请外校专家来作专题讲座。 通过各种途径来提高他们的综合管理水平和专业技能。 同时要健全院级档案管理规章制度，制定兼职档案管理人员的岗位责任制，不断增强档案管理人员责任意识和大局意识。

第三、要建立档案管理信息化服务网络，实现高校档案管理信息资源共享的目的。 加大资金投入建立数字化网络平台，院级档案资料建设在创建传统纸质档案资料的同时，一定要优先发展电子档案资料，这将为院级档案资料建设和管理开辟广阔的前景。建立档案管理信息化服务网络的意义，在于通过网络可以联接分散于各处的信息资源，使所有档案管理信息实现资源共享，使得高校广大师生能够克服地域和时空的局限更好地协调了解学校教育管理信息和各种要求，实现档案管理信息化为一线教学服务。

第四、要根据档案管理规范化的要求，建立院级办公室档案资料索引自动化，设置和强化网上查询功能。 众所周知，电子档案系统的建立，节省了大量人力和物力，广大师生可以在很短的时间内，不用支付任何费用就可以阅览或下载本院系几年来的文件资料，如经典教案、讲义、电子课件等。 这些丰富快捷的电子档案资料对于提高新教师的备课质量，使年轻教师尽快成长起来具有积极的促进作用。也为教师更好地“教”和学生更好地“学”提供便捷的服务。 但许多高校院级电子档案功能远未开发出来，这种状况一旦改变，就会极大地推动广大师生间的学习和交流，从而提高教学实效。

第五、要重视和关心档案管理工作，不断提高院级档案管理水平。 院级领导应把档案管理规范化工作列入行政管理工作议事日程，院级班子成员中要有专人分管此项工作，平时要加强对档案管理规范化工作的指导和监督。 安排管理水平高，责任心强的院级办公室管理人员担当此项工作。 要建立检查监督激励机制，把院级档案管理工作做得出色的人员推荐到学院作经验交流。 并且，真正把院级办公室档案管理规范化工作纳入法制轨道，做到奖惩分明，使院级办公室档案管理工作规范化在高校教学管理中发挥积极作用。

高等教育承担着培养高级专门人才、发展科学技术文化、促进社会主义现代化建设的重大任务。 提高质量是高等教育发展的核心任务，是建设高等教育强国的基本要求。 高校院级档案管理工作需要不断创新，只有不断的创新才能促进质量的提高。 因此，实现高校院级档案管理工作科学化、制度化、规范化势在必行，任重道远。

参考文献：

篇6

档案是社会经济发展必不可少的宝贵信息资源，随着技术的发展与进步，档案由最初的纸质版发展成现在的电子版，与之相应的是对档案信息化的需求进一步增强。而如今迅猛发展和广泛应用的信息技术，更是为档案的信息化建设创造了前所未有的契机。

1 医院档案信息化建设的重要性

杨公之主编的《档案信息化建设导论》中定义档案信息化建设为“在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。”医院档案信息化建设作为档案信息化建设的一个重要组成部分，尤其是在当前快速发展的信息社会中，信息技术变革了医院传统的信息管理模式，使得以计算机及档案管理软件应用为主，利用计算机、扫描仪等对档案进行搜索、存储和管理，成为了医院档案管理方式发展的必然趋势，也是医院实现信息共享、实现与医保系统联网，保障人民群众效益的重要手段，更是适应时代和社会发展的客观要求。

2 全面完成医院档案信息化建设的主要任务

2.1 档案部门需具备完善的基础设施

首先档案管理需配置足够面积的档案室、办公室、档案柜，以及电子档案储存应用所需的电子计算机、空调、去湿机、灭火器、温湿度计等硬件设施。其次，电子计算机特有的自动化程度高、运算速度快、数据存储容量大、通用性强等的特点，在医院电子档案信息的管理上，为档案管理人员提供了极大的便捷，档案管理人员可以通过计算机进行文件的收文、查询、借阅、返还等档案的归档利用和管理工作。同时由于医院面对的社会群体具有广泛性及公立医院本身具有的社会公益性等特点，电子档案信息更加复杂繁多，对于电子计算机的基础配置也有着更高的要求，因此提高医院档案管理部门的计算机硬件配置和网络使用率，是进行医院档案信息化建设的必要条件。另外，随着社会保障制度的完善，医保涉及范围的扩大，建立和完善局域网，使各项工作趋于网络化，加强医院电子档案信息的利用，使得资源共享是现阶段提出的更为迫切的要求。

2.2 对电子文件的归档与管理制定严格的规范

档案信息电子化指的是通过计算机、扫描仪等现代电子设备将档案资料整理输入计算机，使之转变成数据资料再加以应用。因此电子文件的保存归档就需要有明确的规范指引。首先，根据《中华人民共和国档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》制定医院档案管理规范，并定期组织学习新的档案管理办法，根据新的法规及时修正电子文件管理规范。其次，建立档案文件级目录数据库，对档案实现电子化管理，规范电子文档的归档与管理，保证电子档案信息的科学保管和有效利用。再次，注重特殊类型电子档案的管理。由于医院临床、教学、科研活动具备特殊的技术性，因此多样化特殊类型的电子档案在医院档案中也占据着十分重要的地位，例如声像档案可以直观便捷地反映手术过程，具有十分重要的科研意义。

2.3 医院档案信息化需要配备高素质复合型人才

（1）医院档案人员需要具备较高的政治修养与素质。熟悉与通透国家档案政策，全心全意为人民服务的服务意识，良好的职业道德和崇高的敬业精神，这是作为一名医院档案工作者首先应当具备的素质。其次，要满足各方面应用的需求，需要具备运用信息技术深入管理、开发、利用档案资源的本领，使档案管理与其他综合信息管理相结合。

（2）医院档案人员需要具备档案专业技能。针对新形势对档案工作的要求，档案管理人员的专业档案管理知识与技能的培养至为重要。医院档案管理人员要不断强化继续教育，坚持“学用结合、重视实效”，积极按时参与省、市档案局组织的档案管理培训班，保证其档案管理知识与时俱进，对档案管理法规了解参透，同时能够充分掌握新时期档案管理的信息化手段，以满足医院档案信息化建设的需求。

（3）医院档案人员需要是具备综合素质的复合型人才。新形势下，医院档案需要管理、档案、计算机三位一体的复合型人才，综合运用多种管理思想、经济理念、档案专业知识等，对档案工作进行有效的管理。同时也需要用现代信息技术整合医院传统档案管理模式，为医院档案信息化建设提供有力的数据与保障。

2.4 医院档案信息化建设要注重档案信息安全

由于电子信息应用会受到来自病毒和黑客等问题的影响，因此保管电子档案的计算机的各种防病毒措施要完善，针对部分需要提供网络共享的档案资源，要提供有效的网络安全保障；在档案信息化的同时，更不可忽视纸质档案的保存，要实现电子档案与纸质档案并存。

医院档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，它需要完善的基础设施、先进的管理规范、优秀的档案管理人员、严谨的安全措施等各方面的综合配合，实现医院档案信息化建设是医院现代化管理的重要组成部分。

信息化是当今世界和社会发展的大趋势，只有积极推动医院档案信息化建设进程，才能适应社会和时展的需要，更好地服务社会。尤其是医院的社会公益性决定了其服务团体的广泛性，而其自身档案信息化建设历程又是社会档案信息化建设历程的直接体现，因此，加强医院档案信息化建设不只是医疗事业可持续发展的需要，更是整个社会可持续发展的必然要求。

参考文献

[1]张荣蓉，浅谈企业档案信息化建设[J].科技信息，2012

[2]于秀珍，陈春玉.医院档案信息化建设初探[J].北京档案，2009

[3]生秀娟.加强医院档案信息化建设之管见[J].黑龙江档案，2009

[4赵明娟.档案信息化建设在医院现代信息管理中的重要性[J].中国医院管理，2009

篇7

在科研活动日益社会化、信息化的背景下，科研项目（课题）呈现出跨学科、跨领域、跨机构（以下简称“三跨”）的典型性特征。与一般性科研项目相比，“三跨”项目往往集合了各机构相关领域的优势力量，研究成果更具有显示度，档案的信息含量和科技含量更大，如何有效收集、保存和利用这些科研档案资源是档案人员必须要思考的问题。同时“三跨”科研项目研究周期较长，具有跨机构、跨学科、跨地域、跨平台等诸多新特点，依靠传统的科研档案管理模式和方法难以全面、系统地管理这些资源，需要我们提出新的管理方法和模式。

一、“三跨”项目档案管理的特点分析

（一）归档主体的多口性

“三跨”科研项目范围大、成员多，往往需要多学科交叉、多部门协调、多单位合作，因而建档材料形成的主体较多，涉及的机构包括主管单位、依托单位（负责单位）、参加单位，涉及的人员包括项目负责人、课题负责人、项目（课题）参加人、业务管理人员、综合管理人员（包括财务人员、设备采购人员、人事管理人员等），并且根据项目开展需要聘请院外甚至是国外知名专家或专家团队。这些机构或个人会形成各种档案资源，这些来源不同却又产生于同一科研活动中的资源，共同构成了一个“三跨”科研项目的全部档案。

（二）归档内容的电子化

一方面，“三跨”科研项目电子档案资源超量增长。随着科研信息化程度的不断提高，“三跨”科研项目会应用更先进的信息技术和电子化设备，科研人员习惯于在自己的工作现场和研究过程中电子化地进行信息交流和处理，从而形成了大量的交流性材料、实验性数据和各种结果性数据。另一方面，这些电子档案具有异构性的特征。由于“三跨”科研项目需要国内国际不同领域的机构和人员协同工作，会涉及多个单位多种应用平台多个数据库资源，不同的科研人员又会在自己的电子设备中保存不同的数据内容，从而不可避免的产生多种结构、多种载体的电子档案。

（三）档案收集过程的复杂性

“三跨”科研项目研究周期长，一般为3至5年，从立项到结项验收每个环节都需经过反复研究和试验，取得最终成果往往要耗费很长时间，这就使得档案资料的收集整理时间跨度大、周期长。在项目进行中一般采用阶段管理的方式，在每一重要阶段主管单位对执行情况（包括阶段科技目标的实现、阶段性成果的形成、创新队伍建设、经费使用情况等）进行综合考核评估；同时每个项目会分不同课题，每个课题也会根据需要进行阶段性检查。在项目整体推进过程中不可避免地会出现成员离职、调职等非正常情况，在每一阶段或特殊情况下档案人员都要及时跟进，保证归档文件材料的齐全、完整、有效。

（四）档案资源的共享性

“三跨”科研项目的立项会经过严格的论证和审批程序，每个课题的设置也必须紧密围绕总体目标，相互有机联系，能针对关键性科学技术问题组织多学科、多方位的交叉研究和协同攻关，在项目进展过程中，同步进行的类似课题的进展会直接影响到相关课题的时效性和完成程度。这种状况下，项目要尽量实现数据资源、信息资源、知识资源等各种资源的全面共享，需要打通原有档案资源的壁垒，建立互联互通的档案资源共享环境，根据项目中不同课题的科研人员利用需求提供最新的、全面的、即时的科研档案信息内容。

“三跨”科研项目档案管理的这些特点决定了要采用新的管理方法和模式，但目前的管理却存在诸多问题。

二、“三跨”科研项目档案管理存在的问题分析

（一）缺乏针对“三跨”科研项目档案管理的指导规范

首先，从国家层面看，已有相关的科研项目和档案管理规范，但缺乏直接针对“三跨”科研项目和档案管理的专项规范，缺少针对科研信息化发展的内容。

我国对科研项目和其档案的管理规范可分为两类，第一类是通用的科研项目与档案管理法规和规范，如《国家科技计划管理暂行规定》等项目管理规定和《科学技术研究档案管理暂行规定》等通用科研档案管理规定。这些规定基本为科技项目和档案管理的一般性规范，没有针对“三跨”科研项目或其他重大科技项目档案管理的相关规定[1]。同时这些管理规范基本是八十年代、九十年代初提出的，缺少对新信息环境下科研项目和档案工作的思考。

第二类是专用科研项目与档案管理的规章和规范，如《国家高技术研究发展计划（863计划）管理办法》、《国家高技术研究发展计划（863计划）文档材料管理办法》（试行）等。这些针对863项目的管理规范在一定程度上与“三跨”科研项目管理相似，但总体来说仍有缺失，在各单位具体操作层面缺乏细则性的规定，很多工作还要参照老标准执行[2]。

其次，从地方层面看，很多省市机关、高校等项目主管部门制定了项目与档案管理规范，如《北京市科技计划项目（课题）档案管理办法》、《上海市科学技术研究项目档案管理办法》等，这些规范相比国家规范进一步细化，更具有执行性，如《北京市科技计划项目（课题）档案管理办法》进一步明确了各相关方的职责[3]、《上海市科学技术研究项目档案管理办法》则提出要加强科研项目的动态管理和过程管理。但另一方面仍缺少对专项科研项目和档案管理的相关规定，无法直接指导“三跨”科研项目的档案管理工作。

（二）缺少针对“三跨”科研项目档案工作自上而下的管理体系

由于管理规范或制度中对档案工作内容的缺失，造成项目各主体对档案工作认识的偏颇，没有建立起针对“三跨”科研项目档案工作的管理体系。

首先，从下达“三跨”科研项目的主管机构看，没有定制项目的档案管理指导规范，缺少对档案工作的总体把控与协调，档案工作无法纳入立项、阶段检查、总验收等关键环节，从而造成档案资源的失控与失存。

其次，从主要承担项目的依托单位看，依旧无法对项目的整体档案工作进行统一规划。虽然项目负责人会指派相关档案人员或课题秘书完成归档工作，但目前依托单位只对单位内部档案工作进行管理，对项目的二级课题承担单位没有进行相关档案工作的监督、指导和检查。因依托单位并不能保存全部项目档案材料，并且因为各课题分头管理导致复印件多、原件少，纸质材料多、其他载体材料少等现象，从而影响和制约了“三跨”科研项目档案的收集整理与开发利用。

最后，从项目的课题参加单位看，由于缺少项目主管单位的指导和管理，基本采用原有的一般性科研项目档案管理模式，不能根据“三跨”科研项目的特殊性要求制定归档范围、归档计划，档案工作无法纳入“三跨”科研课题管理工作中。同时科研人员缺乏档案意识，重视科学研究实践活动和科研成果的发表与获奖，轻视档案资料积累工作，甚至不愿意上交自己手中的材料；档案人员缺乏档案开放意识，重视材料的收集整理、轻视资源的开发与利用，两者工作方式的冲突造成单位内部科研档案工作推进的困难。

综上，由于“三跨”科研项目档案管理工作仍主要依据一般性的项目档案管理办法和模式，缺乏相应的管理制度和实施细则，对各责任方缺乏配套和有效的制约手段，造成“三跨”科研项目档案工作管理失控，不能做到自上而下的集中统一管理。

（三）缺少对“三跨”科研项目档案资源的共享机制与手段

对“三跨”科研项目档案资源的共享需求可分为三个层次，即项目组内共享、单位内共享和社会共享。

首先，项目的各组成部分（课题、机构、人员）是密不可分的整体，其研究过程数据、成果信息、管理性材料是大家所关注的内容，但目前这些档案资源归属在不同的科研单位和主管机构中，而这些机构相对独立，项目档案资源缺少共享的机制，且暂时无法提供资源共享的技术手段。

其次，“三跨”科研项目集中了各单位相关领域的优势力量，形成的是有显示度的原创性科研成果，在项目完成后，除和涉及知识产权保护之外的已归档信息资源有必要在单位内部共享。而目前的项目档案资源只停留在各自为“用”的状态，无法形成网络化的管理模式。

最后，从全社会发展的角度看，科技部《国家科技计划项目管理暂行办法》中已经提出“各类国家科技计划必须建立相互兼容的数据库，实现信息、数据资源共享”，但目前在缺少共享机制和平台的条件下，“三跨”科研项目档案资源的共享利用只能成为美好愿景。

三、“三跨”科研项目档案管理的策略分析

（一）加强对项目档案和档案工作的集中统一管理

首先，要将档案管理纳入项目管理的范畴，从顶层对档案管理做出总体设计。

在项目管理规范中明确档案集中统一管理的原则，加入档案管理的总体内容和要求，保证立项、结项、鉴定等关键环节档案工作到位。如将“三跨”科研项目档案验收作为项目验收中的重要环节，在项目结题、鉴定、报奖时提出“需由档案部门出具立卷归档文件材料完整准确的证明”的要求等。

其次，要制定“三跨”科研项目档案管理规范，明确归档范围。

只有由项目主管机构或由其指派相关档案部门根据“三跨”科研项目的特点制定并颁发档案管理规范，才能根本上保证项目档案的系统性和完整性。第一要制定针对“三跨”科研项目档案内容的归档范围表，项目档案分类中除科研档案外还会有基建、设备、电子档案等不同门类，如果按目前实行的按门类管理档案的模式，会破坏“三跨”科研项目档案的系统与完整性，为日后的利用带来不便，所以可考虑建立以“三跨”科研项目为主体、综合各门类档案和项目各阶段内容的系统的档案资源结构模型和归档范围表。第二要根据科研信息化的特点规范电子文件的归档内容与形式，保证归档文件的长期可读、可用，因为“三跨”科研项目中会形成不同载体、不同形式的电子文件，同时会有海量电子数据产生，需要主管部门会同其他机构制定针对电子科研数据的归档保存策略。

最后，要明确项目各主体的职权范围，加强对档案工作的分级管理。

为解决保存与利用的矛盾，从既有利于档案的规范管理又方便各课题组科研人员利用的角度出发，探索以主管机构为中心，以项目为纽带的档案工作分级管理模式。可实行主管机构抓依托单位，依托单位抓项目组，项目组抓课题组，课题组抓科研人员，一级抓一级，管理网络化。档案部门必须加强与有关职能部门的配合，建立联合监督检查制度[4]。主管机构档案部门负责各项目的业务指导和监督，将具体工作任务分解到各项目组；每个项目组确定一名兼职档案人员负责其项目研究过程中与项目有关的档案工作，对各课题档案工作进行跟踪指导；每个课题组确定一名兼职档案人员，对科研人员的归档工作进行跟踪指导。同时项目组要为项目档案管理提供必要的服务、经费和保障条件，争取将档案管理工作纳入项目管理与年度绩效考核内容。

（二）建立基于项目业务流的全过程管理

“三跨”科研项目档案管理需要基于项目业务流和业务主体，将档案管理工作全过程嵌入到项目管理流程，实行全面的、系统的、过程的管理。

“三跨”科研项目主要有三方业务主体负责六个业务环节的工作，业务主体指：主管机构、依托单位、参加单位，业务环节主要包括分析论证阶段、研究实验阶段、成果鉴定验收阶段、推广应用阶段、成果奖励申报阶段、申请专利和成果转让阶段。基于此形成向“三跨”科研项目业务流的档案管理流程，见图1。

（三）逐步构建“三跨”科研项目档案资源平台

构建资源库是科研信息化发展的必然要求，它一方面可以实现横向共享，为项目组间的沟通交流提供平台；另一方面能全面、系统的积累“三跨”科研项目档案资源，为资源的纵向积累和利用提供基础。

首先，要建设基于“三跨”科研项目应用平台的归档保存系统。目前很多项目的实施都依托于一定的应用平台，这些不同的平台中会产生大量的科研电子数据信息，它们是记录科研过程的重要信息资源，必须归档保存。所以要在项目开始阶段即提出电子科研档案永久保存的功能需求，甚至在各平台设计之初就将档案管理系统的功能嵌入到平台内，保证归档电子文件信息的原始性和全面性；

同时要考虑不同平台异构信息的采集，保证其能够完整、有效的归入档案管理系统。

其次，是建立“三跨”科研项目档案中央数据库。这一数据库需要在主管机构的支持下，在档案部门的配合下完成，以项目为单元有不同的业务主体全过程的记录、积累科研过程数据。同时随着数据量的增加可在此基础上构建成果数据库，揭示相关的科研项目管理情况、研究过程、成果水平等信息，使“三跨”科研项目科研成果档案信息得到推广。

最后，要在主管机构的支持下建立“三跨”科研项目档案数据库管理系统和科研档案信息开放查询系统。首先实现档案资源网络共享，各项目组兼职档案人员或单位档案人员及时进行动态更新；同时考虑构建科研档案信息开放查询系统，提供科研档案信息的服务，充分发挥已归档资源的作用，打破各机构间档案实体共享的限制，使“三跨”科研项目成果的利用更加广泛和深入[5]。

“三跨”科研项目档案管理涉及范围广、人员多，需要从主管机构到基层科研单位的多方支持，原有的档案管理方式和模式已不能满足实际需要，档案人员需要根据科研工作发展的新情况新趋势创新性地开展档案管理工作，以全面、系统地保存科研档案信息资源，服务科研一线服务社会。

注释：

[1]科学技术部.国家科技计划项目管理暂行办法.2001-1-20；国家科委，国家档案局.科学技术研究档案管理暂行规定，1987-3-20

[2]科学技术部.国家高技术研究发展计划[863计划]管理办法.2001- 8；科学技术部.国家高技术研究发展计划（863计划）文档材料管理办法（试行），2003-3-25

[3]北京市科委.北京市科技计划项目（课题）档案管理办法，2008-7-1

篇8

纸质档案具有内容真实可靠、易于长久保存、载体相对稳定等优点但同时也存在文件形成时间长、整理费时费力、存储密度小、检索速度慢等缺点将逐渐被电子档案所取代而在未来很长一段时间还将处于纸质档案和电子档案交织的时期。

1.2电子档案管理体系尚未健全

目前很多企业无健全的电子档案管理系统或者正处于电子档案系统的初步建立阶段。缺少电子数据库及计算机软件维护的专职人员段有专门的档案管理人员且缺乏档案专业的系统学习次缺专业技术能力对档案的管理只停留于简单的整理建档而不能充分发挥档案信息在领导决策和事业发展中的助推作用。.33电子档案管理集中管理与分散管理并行。电子档案因易于形成在企业各部门的电子档案多存于各自的计算机中,形成了企业档案管理部门集中管理和各部门档案分散管理并行的模式。由于很多企业没有实行电子档案管理软件致使档案管理部门和部之间分散管理无法同步,存在着遗漏存档和重复存档的情况,且部门分散管理易于删改和销毁不利于保证档案的真实性和可靠性。

2目前企业电子档案管理中存在的问题

2.1企业电子档案管理规范缺失

一些企业对档案管理重视不够忽视档案在企业中的作用致使缺少明确的业务流程和管理规范,电子档案管理没有可操作的规范和依据使得大多数企业的电子文件就是简单的存储在计算机硬盘上,用文件夹加以分类对电子文档的特殊性和技术性没有充分认识,一旦计算机遭受人为或自然损坏企业将会承受难以挽回的损失。

2.2电子档案对载体的依赖性较大

传统的档案大多依赖于纸、笔作为介质易于保存出现变动的可能性较小。而电子档案多数依赖于计算机软件和硬件,一旦出现软件和硬件损坏,电子档案极易丢失不可还原。

2.3企业人员对于档案数字化管理认识不足

目前在大多企业中着遍采用电脑进行文书写作或表格制作来代替传统的手绘。但对已生成的文件往往经过打印和传递之后就被人忽视,文件并没有及时得到保存。长此以往企业电脑中的各类原始文档被不断的修改覆盖甚至删除失去了整理和管理的价值。企业工作人员对电子文件的保存几乎没有管理概念就连有些档案管理人员对其都没有一个正确理性的认知从为将电子文件保存在计算机内就算归档甚至还有企业出现保存电子档案的电脑可以随意使用文件经常在没有管理者的情况下被修改或覆盖。

3企业电子档案管理的有效措施

3.1完善企业电子档案管理制度

制定和完善电子档案制度是保证企业电子档案管理的必要手段。通过建立健全电子档案管理制度,明确电子档案管理部门和管理流程,明晰文件归档、分类、保存期限、保存方法等具体操作规范保证档案管理有章可循。

3.2整合电子档案与纸质档案同步管理

电子档案和纸质档案各有特点纸质档案和电子档案并存将成为档案管理工作的长期趋势。为提升企业档案的完整性和利用率应注重整合纸质档案和电子档案的同步管理。将定稿的电子档案输出存档纸质档案扫描至计算机或软件系统备份对同一份档案采用相同的归档号码和著录信息以两种方式共同存档,既提高了检索速度,又有效避免计算机系统不稳定而产生的风险,同时也弥补了纸质档案侵蚀、损坏所产生不完整等劣势肩利于长期保存。

3.3采用先进的电子档案管理系统

采用电子档案软件管理系统是电子档案管理步入正轨的有效手段。利用高科技软件系统使电子档案管理更加高效和规范势在必行通过信息化手段实现企业档案管理部门电子档案与部门电子档案的无缝链接。

3.4注重硬件系统的管理和维护

为确保电子档案的完整和真实性就必须给电子档案一个健康稳定的硬件和网络环境。首先保证硬件设备适宜的温度和湿度升级服务器主机和数据库采用多种方式载体备份如光盘、移动硬盘备份等满足电子档案长期保存的需要淇次利用防火墙等技术手段防治病毒入侵,同时采用数据加密、数字水印等技术确保档案在传输和使用过程中的安全。

篇9

电子档案的每一个环节：建立、处理、归档、利用、保管、更新等，都存在信息的丢失或更改的隐患，为提高电子档案管理质量，促进电子文件管理的科学性，应该制定相关的法律法规和管理规范，对单位、档案员进行约束，还要制定相关网络系统保密验收的规范、计算机和软件兼容性要求、密级电子文件的特殊管理规定等，更好地保障电子文件的原始性和真实度。

2.统一电子档案管理

软件建立规范的电子档案接收数据格式，将档案整理软件进行推广和统一。首先由地方的档案管理部门规定统一的电子文件模板，对电子文件和信息类型、格式进行规范化处理，然后发放到各单位进行参照。定期开展电子档案培训工作，对档案管理工作人员进行业务和技术的继续性教育，帮助他们进行软件更新，格式统一，使其熟练操作和管理。档案管理部门也可以定期对各单位档案管理工作进行指导，委派专业技术人员帮助档案管理人员发现工作的不足，找出解决措施，促进统一数据格式的电子档案体系形成。

3.提高电子档案的保存质量

电子文件的生命包括“物理生命”和“信息生命”。电子档案的存贮内容具有不稳定性,存储介质易受磁场、温度、湿度、细菌等因素影响,对电子文件“物理生命”的保护一是防磁,二是控制调节环境的温湿度,三是防止机械损伤,四是注意环境卫生。电子文件本身还易受到计算机病毒、电脑黑客的破坏,必须建造专用库房、档案柜存放电子档案,配备专业电子档案机房和较高的安全性的电脑设备,及时更新电子档案的文件结构,加强电子档案的保管,确保电子档案的长期可读性应用。对电子文件“信息生命”的保护主要有防电脑病毒,控制网络中电子文件系统的安全,备份处理,异处保存,及时更新档案支持软件,并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下,更新电子档案的文件结构,以适用新的“生存环境”。

4.加强我国电子档案的安全

（1）建立数据备份和恢复系统。备份技术是针对电子档案管理安全患的重要技术手段，是必不可少的安全性措施。面对网络系统的安全隐患，应完善数据备份和恢复系统，使计算机或者网络发生安全性事故时，关键、重要的信息数据能有效恢复。（2）要加强网络的安全管理。通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、权限,安装先进的防毒杀毒软件、建立防火墙来防止病毒和黑客对电子档案的恶意破坏和篡改。（3）对重要文件采用。“双重“归档法。由于文件生效的主要标志是签署和印章,在现代技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性及易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全。

5.提高我国档案工作人员素质信息化进程

推进了档案管理的现代化，为档案管理人员提出新的课题。工作人员必须提高自己的计算机技术水平，增强现代档案管理专业修养，熟练操作多媒体文件，掌握电子文件归档方法。能有效识别网络电子文件操作者，对其进行权限控制。单位应引进高端档案管理人才，让他们兼具档案管理业务和计算机技术。

篇10

中图分类号：G27 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2012）24-0069-02

地质档案是地质信息的重要载体，是开展地质工作、总结工作经验的主要信息源。地质档案是指对地质工作活动的记录和成果，它是在地质调查研究、矿产勘探等活动中形成的科技档案。地质档案有地质原本档案和地质复制本档案两种形式。地质档案一般可划分为区域地质调查档案、固体矿产地质档案、石油地质档案、海洋地质档案、物探和化探档案、水文地质和工程地质档案。因此，实现地质档案管理的规范化显得尤为重要，更是加强档案管理的重要方式。

对煤田地质这种国有事业单位而言，档案管理规范化是非常重要的一项内容，是决定着能否做好档案工作的关键所在。地质档案管理工作不仅关系到煤田地质单位每一位员工的切身利益，更是关系到每一位员工工作情绪及积极性的重要工作。在对地质档案进行管理时，应当尽可能地将所有材料及时收集及时整理归档，并注意对档案进行检查整理，保证其完整性，并根据档案中展现的各项信息积极为地质工作的开展进言献策，使其成为煤田地质工作的重要信息来源。地质档案资料是地质勘探开发过程中取得和形成的原始地质资料、信息的载体和成果地质资料，是地质工作不可缺少的重要基础资料。尤其是近几年煤田地质的勘探和开采不断扩大，归档数量也日益增长，怎样解决电子档带来的规范化问题、网络利用安全问题、资料共享和知识产权保护问题，都值得我们进一步探讨。

近年来，由于国家对煤田地质越来越重视，使得地质档案管理得到了较大程度的改变，对档案管理的规范化也随着社会的需求发生了改变，这就使得地质档案管理对象和范围越来越大，同时工作人员对自身的要求也随之提高。我们要将地质档案管理工作定位为一项专业服务性工作，提高工作的主动性，创建实际成效，实现地质档案管理为科研服务、为企业建设服务的目标。结合时代形式加强煤田地质单位的地质档案管理规范化是推进煤田地质单位发展的必然趋势，同时在工作中，应当尽可能地使其更加规范，使地质档案管理工作更加符合发展的需要，具备规范化的特色。

一、建立健全规范的地质档案管理制度

不管是何种岗位，制度必然是有效约束岗位行为的重要法门。我们地质档案管理的归档范围是凡有记录和反映本队勘察、设计、施工活动，具有保存价值的技术资料和技术成果以及以队为名收集的科技资料。由于时代的变化，制度也应当随着新形势、新任务进行及时的调整改革，并围绕地质档案管理工作进行逐步的完善，使地质档案管理工作制度更加规范化、科学化。在对重要的地质档案材料进行收集时，必须做到及时、整齐；同时在对档案材料进行审核时，需严格按照有证有据、真实可靠来开展工作；在进行材料的整理和收集时，要确保档案材料的严谨性；在借阅档案时，应严格按照档案的借阅条例进行，经过负责人批准后再进入查阅，若需借出则应当经过上级领导批准方可外借，并且一定要注意将地质档案的各个部分区分开来，防止出现档案混淆或者不安全情况；管理人员需注意对档案进行随时的更新，多渠道地开展收集工作确保档案的完整性，根据时代对档案材料的新需求，积极主动地对地质档案材料进行补充完善。

二、对相关规章制度进行完善，对操作流程进行规范

首先，在对具体的地质调查研究、矿产勘探等地质档案实施规范化管理的过程中，需要对相关制度进行完善，并且要以实际情况为出发点，例如，文件保密制度、归档制度、用户身份确认制度等等，从而最大限度地保障地质档案规范化管理的安全程度。加强制度建设，是实现档案规范化的重要前提。最后，在实际的工作过程中，应该构建一个相对规范的管理制度与操作标准，需要加强地质资料归档接收、库房管理、借阅利用等，将档案馆各个区域的储存格式、处理手段进行统一，对保管、使用、收集等各个环节的标准进行完善与规范，最大限度地防止在转换过程中或者兼容性的问题导致档案文件被破坏，杜绝在实际操作过程中出现漏洞，每个环节做到有章可循、有记录可查。同时更要保障文件制作与检索过程中与档案管理及时同步，最终实现地质档案管理的规范化。

篇11

（一）管理思想陈旧，改革意识欠缺

虽然，当前档案信息化管理在高校档案管理工作中得到应用，但受传统档案管理模式的影响，仍然无法利用信息化技术实现信息的全面整合及快捷分配。在高校档案管理工作的实际开展中，较多领到没有意识到信息化管理的重要性，档案管理思想依然陈旧，依然被过去传统工作模式所限制和影响。很多档案管理工作者无法看清档案管理的实际需求，更缺乏高度的创新改革意识。

（二）管理手段落后，工作有待完善

当前，高校对档案信息化管理工作投入的资金较少，导致档案管理信息化工作中计算机、网络、缩微、档案保护等技术缺乏足够的资金保障，档案管理信息化建设处于纸上谈兵的局面。较多高校的档案信息化管理仍然停留在日常的简单管理和较多人为操作的层面。有些高校即使通过现代科技建立的档案管理数据库，但仍没有尽其所用。另外，有的高校与软件公司合作研发的档案管理软件系统，也因缺少科学的操作程序和技能而使得软件实用性缺失，这都成为档案管理信息化建设的瓶颈。

（三）电子文件归档难，管理效率不高

我国高校档案管理信息化还处于相对初级的阶段，电子文件及档案管理电子化还是一个新的课题。较多高校并未对档案进行系统化的处理，较为严重的电子档案的管理问题，电子档案与纸质档案有着质的不同，对其收集及归档是一项复杂的工作。当前高校档案管理部门却对包含文字材料、数据、表格、图像及声音的不同电子档案的归档管理工作难以落实到位，在其归档过程中，操作的随意性较大，存在的问题较多，导致管理效率不高。

（四）队伍素质不高，制约档案管理信息化建设

目前，已有一部分高校符合档案管理信息化建设的开展标准，但却因为缺乏专业的方案管理人员限制了档案管理信息化工作实施。就现状来看，较多高校档案管理部门通常都成为了安置富余人员的机构，档案管理人员专业结构极不合理，缺乏掌握现代信息化设备操作技能、精通档案管理业务的专业管理人才，整个档案管理队伍素质较低，不能适应档案管理信息化建设的需求。

二、强化高校档案管理系信息化建设的应对措施

（一）重视档案管理信息化建设，加大建设投入

要提高高校档案管理信息化建设质量，首先需要高校领导对档案管理信息化建设引起重视，根据学校实际发展情况制定切实的档案管理规划，协调好学校各部门工作，强化信息共享。同时高校要从政策和资金上加大档案管理信息化建设的投入，加强档案管理基础设施建设，保证档案信息化所需的硬件及软件设施的有效配置，将档案信息化建设付诸于实践。

（二）档案管理规范化，工作流程标准化

高校开展档案管理信息化建设需要在规范的管理工作标准与工作流程下开展，这是最为关键的环节。首先，高校应该制定相应的标准，根据《电子文件归档与管理规范》等规范性文件，结合高校管理部门的实际情况制定相关标准，如：档案目录标准。其次，高校要建立标准的工作流程与规章制度，即涵盖无纸化档案使用制度、重要档案查询、档案资料收集整理及归档保存等，通过管理的标准化与规范化使高校在统一规范的管理软件与管理标准中进行档案信息化管理。

（三）加强档案数据信息库建设，强化网络安全管理

在高校档案管理工作中，实施信息数字化管理能有效防止出现纸质档案受损坏的问题。为了提升数字化档案管理水平，高校应该结合其实际情况建立档案数据信息库，根据教学科研档案、党政管理档案、教学设备档案、人力资源档案及基建档案等主要类型，进行分门别类的建立数据库，方便不同种类档案的整理与保管，方便快速的检索查找与信息资源的共享。当然，档案管理的信息化建设也容易造成网络安全问题的产生，需要高校做好网络安全管理工作。高校应该在档案管理信息系统中加强防御软件的使用，并结合物理、逻辑等安全隔离防范措施对网络“黑客”、“病毒”等危险因素进行及时防范；同时，要规范档案管理人员工作，避免因工作失误而致使网络病毒攻击、设备出现故障引发的档案信息遗失和损毁。

（四）加强档案队伍素质建设，提高信息化管理水平

篇12

二、加强制度建设，推进规范管理

建立健全声像档案管理制度，是实现声像档案管理规范化的工作基础和重要保障。要全面贯彻并落实声像档案管理工作，必须加强制度建设工作，严格按照规章制度进行操作，实现声像档案管理规范化。首先，电视台管理层要针对电视台的工作范围以及各个部门流程，制定统一、适用于各个部门的声像档案管理标准，尤其要针对电子声像资料制定统一的技术标准以及归档标准，实现声像原始资料和电子声像资料的归档统一和规范。其次，要制定声像原始资料与电子声像档案的分类管理流程，实现流程管理标准化，通过分类管理、检索利用以及档案编制标准化，实现声像档案管理规范化。

三、优化档案收集，坚固管理根基

若想实现声像档案的完整、准确收集，必须通过有效的行政手段及物资资源作为保障，并在此基础上建立档案收集途径，在多种收集方式的共同作用下进行电视声像档案的收集工作。作为电视部门，应该充分利用媒体的优势，对声像档案相关的法律法规进行大规模宣传，从档案收集工作的前期阶段开始做好归档，确保所收集到的声像档案按照不同的类型存储，不给档案收集工作留下任何死角，便于后期检索及查找。除此之外，还应优化档案收集流程，适当删减多余的步骤，并增加相应内容，使整个档案收集流程得到充分优化。并对相关工作人员进行培训，使声像档案管理人员对内部流程更加清楚，让声像档案管理人员更主动地去发现并收集各类声像档案。

四、采用先进技术，优化管理手段

伴随着电视节目的丰富和电视宣传题材的多元化，电视声像档案数量日趋庞大，这给电视台声像档案管理增加了难度。而这些声像档案既具史料价值需要长期保存，同时又为许多专题类电视节目制作提供原始声像参考材料，其重要作用不言而喻。面对数量庞大的声像档案，电视台声像档案管理应紧随科技进步的步伐，创新管理理念，改进传统方式方法，采用先进技术，提升科技化管理手段，实现声像原始档案和电子声像档案的动态管理。目前数字技术已在电视节目的采、编、播中广泛应用，那么电视台的声像档案管理也需要同步利用现代化的计算机技术，通过建立媒体资产管理系统，将声像档案按照不同等级以及储存需要进行分类、储存，实现声像档案数据格式的统一和规范，实现声像档案的自动鉴别和管理，进而实现声像档案管理的数字化，保障电子声像档案的长期可读和有效保存与利用。这样既大大降低声像档案管理对储存空间的要求，最大限度地压缩声像档案的空间占用，与此同时又可以压缩声像档案的管理成本，降低成本费用，并解决了人工归档等工作效率低下、出错率高等问题。