法律档案管理范文

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知识产权是一种财产权，一种特殊的、受到专门法律保护的无形的智力成果权。按照我国现行《民法通则》规定，我国境内的自然人、法人及社会单位依法享有包括动产、不动产及智力成果的所有权。这些智力成果权包括人们常说的专利权、商标权、著作权及邻接权、其他智力成果权如集成电路设计、计算机软件等等，还包括自然人、法人及其他社会单位所拥有的商业秘密等。

正因为知识产权属于财产权，所以知识产权的产权特征明显体现出与所有权同样的“对世权”特征，也就是说，知识产权的主体即知识产权所有权人依法所拥有的知识产权，并非对特定人而是对除知识产权所有权人以外的所有人具有效力，换句话说，就是知识产权权利人依法拥有知识产权的专有权。

注意到知识产权的这个“对世权”特征，对于开展知识产权档案管理具有直接与重大意义。因为通常而言，我们所熟悉的“现行档案”（姑且这样说，以便于与历史档案馆中的“历史档案”相对应）在相当大的程度上是以社会组织（企业、事业单位、社会团体、社会经济组织等）内部形成的文件为主，其服务对象基本上是“内部人”而非“外部人”为主的。但是知识产权可以说是从其形成开始，就是针对知识产权权利人之外的其他人的，是以限制“外部人”为对象的。这或者是知识产权档案与我们传统意义上的“企业档案”等档案管理相比最突出的特征之一。

二、知识产权的依法取得与保护特征

按照《民法通则》规定，人们对财产权的取得方式包括原始取得、传来取得两种方式，而知识产权作为一种民事权利，既可以通过“生产”的原始方式如申请专利、商标注册、发表著作等方式取得，也可以通过对专利权转让、注册商标转让等传来取得方式依法取得。这是一个知识产权的明显特征，而知识产权档案最大的作用正在于保存知识产权取得的过程及其相应的结果――也就是各种类型的知识产权文件。

以专利权的取得为例。按照我国《专利法》与《专利法实施细则》的规定，申请人应当按照法律规定向我国专利管理机关――国家知识产权局专利局提出专利申请，专利局在接收到专利申请文件后即按照相应的程序对专利申请进行审查（对于发明专利这个审查过程包括形式审查和实质审查；对于实用新型专利和外观设计专利则只进行形式审查）以后，根据《专利法实施细则》规定的具体内容对其申请分别做出驳回、补正、公开或授权决定。如果专利申请人不服专利局做出的审查决定，还可以依法提出专利复审、专利无效的行政复议，或者在中级人民法院提讼。由此可见，专利权的取得是按照我国相关法律进行的。附带说一句，由于我国近年来专利申请的数量激增，所以虽然专利局在不断扩大审查员数量，也仍然不能满足需要，专利申请的审查时间往往比较长，少则一两年，多则数年，在知识产权档案管理中不考虑这个现实是不可能的。

商标权的取得与专利权有许多类似的方面，就不再多说。

著作权的取得，有一些与专利权、商标权的不同方面。各种著作权如文字、图像、图形（包括符合著作权规定的产品设计图、建设物设计图）、实物模型、计算机软件等等，是在作品发表之后就随之取得的。为了更有效保护作品，可以采取进行版权登记的方式进行更加有效的保护。在知识产权保护中，需要更加注意商业秘密的保护，由于商业秘密具有只有少数人知晓的特点，就更加需要及时归档，以保全证据。

在依法取得（包括各种取得方式所取得的知识产权权利）知识产权之后，知识产权权利人（专利权人、商标权人、著作权人等等）就可以依法对侵犯自己知识产权权利的人予以追究，在这种情况下，对具有法律追溯规定的方面更加需要保持档案证据。

三、知识产权的程序性特征

简而言之，知识产权法律体系中的各个单行法（专利、商标、著作权、计算机软件登记等）都属于“程序法”，即规定知识产权各项权利的取得、使用、终止等一切活动，都必须依照规定的法律程序进行。对于从事档案管理的人员而言，意味着在收集、整理、管理知识产权档案时，必须时刻关注知识产权的这种程序性特点。档案管理人员所耳熟能详的在收集整理归档文件的过程中，应当“尊重文件的形成规律，保持文件形成特点，体现文件形成过程及结果”就具体表现在整个知识产权档案管理过程中需要按照这种程序性特征来组织案卷和进行馆藏管理。

例如，在专利的申请过程中，按照专利法的相关程序，可以把整个专利申请审查过程划分为申请阶段、审查阶段、授权阶段这样三个阶段。那么，在收集整理专利档案时，就可以按照专利申请审查阶段组织案卷、排列卷内文件，不能按照文书档案中常用的按照文件形成的时间特征进行整理，这就可以保持整个专利审查程序中形成的文件完整无缺。所以，管理好知识产权档案，就必须对知识产权法律程序特征有一个全面、完整、清晰的了解，否则的话，会给知识产权档案的提供利用带来不必要的混乱与麻烦。

四、知识产权依法取得经济效益特征

我们知道，财产权都可以产生一定的经济效益，知识产权同样可以产生相应的经济效益。例如，按照我国1998年颁布的《公司法》中的相关规定，股东可以以货币、实物、工业产权（自己所拥有的专利、注册商标）、非专利技术（技术诀窍）、土地使用权等作价出资；同时规定，股东在以实物、工业产权、非专利技术或者土地使用权出资的，应当依法办理其财产权的转移手续。

除此以外，作为一种财产权，知识产权权利人还可以通过“知识产权贸易”的形式、以专利或者商标权许可、转让等方式取得相应的经济效益。

现代市场经济可以说是一个建立在自由贸易基础上的经济运行体制，在推崇自由贸易主义的市场经济竞争中，法律所许可的给予知识产权权利人的一定程度及范围上的技术垄断与市场垄断行为，对于强化企业乃至一个国家或者地区的整体竞争力具有举足轻重的作用，如果拥有强大的知识产权垄断为后盾，一方面可以充分利用其知识产权获取直接经济利益，例如我们所熟知的我国作为DVD生产大国，每年要向欧、美、日等DVD专利拥有者交纳十几、几十美元的高额专利使用费，而我国企业则在除去必要的成本后，，只能获得区区1美元的“利润”；另一方面，企业甚至可以把自己拥有的专利技术等知识产权设法变成国际标准，从而全面引导、控制市场走向。

在我国相当多的企业中，满足于OEM生产、重视资金积累、着眼于眼前利益的企业比比皆是，而关注自主技术创新、重视技术积累、着眼于未来市场的企业却比较稀少，通过技术贸易获取高额回报则更为罕见。在各种类型的技术贸易中，都需要以有效、准确、全面系统的档案为依据，才能够取得的。在我国引进技术的过程中，已经不止一次地发生过我国企业由于不重视或者不了解知识产权特征，而遭受严重损失的案例，应当引起我们的高度重视。

五、知识产权的法律性凭证特征

档案本质特点之一就是原始凭证性或者原始证据性，而在知识产权中，对档案所具备的这种法律特征简直可以说是不谋而合。

知识产权权利的最大特点之一在于其法律许可性，但是这种法律许可性需要一系列的知识产权法律性文件来支持，一个覆盖了知识产权活动全过程的、对全部有效知识产权过程形成文件予以归档保存的知识产权档案，才能在知识产权权利人依法使用及依法进行维权时取得积极主动地位。

因此，在知识产权档案管理过程中，坚持做到保持知识产权法律文件的完整、系统、有效，保持知识产权文件的直接证据特征与证据链特征，就成为保持知识产权权利有效的基本要求，这样，知识产权人在依法主张自己的权利、合法使用自己的权利过程中，就处于十分有利的地位；反之，如果不能充分保持知识产权档案的这种法律凭证特征，而是按照通常的档案管理方式进行管理，必然达不到知识产权活动中的要求。

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个人信用档案管理的法律关系实则是以个人信用档案为核心在征信机构、个人信用档案主体、信用档案信息提供者、信用档案使用者之间形成的多重法律关系，这种法律关系的内容体现为法律上的权利和义务，因此法律关系主体的权利与义务是立法的重点①。由于目前我国没有个人征信法起草的计划，最有可能尽快出台的全国性征信法规仍是《征信管理条例》。因此，笔者将结合《征信管理条例》(征求意见稿)，具体阐述对个人信用档案管理法律关系主体的规制，并对《征信管理条例》(以下简称《条例》)提出改进意见。

一、对个人信用征信机构的规制②

个人信用征信机构，指经有关部门批准成立的，专门从事采集、存储、加工处理信用信息，提供信用档案和其他信用咨询服务的组织。它是独立于信用交易双方的第三方，具有中介性质。

目前，我国现有的法律体系中，对征信机构的管理，以地方政府规章或部门规章为主，尚没有法律位阶较高的专门法对征信机构的从业资格、经营范围进行监管。征信机构设立无序、混乱。笔者认为应从以下方面对征信机构的义务做出规范。

1.尊重个人信用档案主体权利的义务

征信机构应充分保障公民对自己的个人信用档案信息的知情权、异议权。这在《条例》中也有所规定，“第四十条 信息主体认为其信息存在错误、遗漏的，有权向征信机构提出异议，要求更正。征信机构应当按照国务院征信业监督管理部门的规定受理异议申请，并在收到异议申请之日起20个工作日内完成对异议信息的核查和处理，书面答复异议申请人。个人提出异议申请，征信机构未按照前款规定办理的，该信息主体有权以书面方式要求该征信机构一次性删除其全部信息。”但是《条例》中缺少了对征信机构通知、确认等义务的规定，通过立法要求征信机构记录信息主体不良信用信息时，即负面信用信息将被列入‘黑名单’时，征信机构应通知本人，并核实信息的真实性、完整性与准确性。美国信用档案管理中，对于负面信息入库，一般会有2-3次的友情提醒。

2.对个人信用档案信息规范化管理的义务

在个人信用档案信息收集时，首先须有特定的、合法的目的，并且需要依照法律规定的途径和方式进行，不得以欺骗或其他违反法律规定的手段取得他人信息。《条例》中第十五条也体现了“合法收集的原则”，但是却没有对“限制收集”做出明确的规定，应尽快完善。限制收集是指，将需收集的个人信息限制在最小的范围内，尽可能不收集或者收集最少的个人信息，即可收集可不收集的信息，采取不收集的原则。

在个人信用档案使用时应采用限制原则。征信机构利用个人信用档案，应通知个人信用档案主体，并征得个人信用档案主体的同意，法律规定的除外。征信机构还应对信用档案申请使用者的身份、使用目的进行严格的把关，以保证信用档案的使用在法律规定的范围内。这在《条例》中也有所体现。

《条例》第十七条规定，征信机构对所收集的信息应当客观、及时进行整理、保存和加工，不得歪曲、篡改，并应当采取必要、合理的措施以确保信息的及时更新。这正是征信机构保障个人信用档案信息准确性、真实性的义务。信用信息真实、准确是个人信用档案发挥作用的生命线。因此征信机构在收集信用信息时，就应按照法定的程序征集、审查，制定相关的内部操作机制与校对机制，保证信用信息处理前后一致。

《条例》第二十三条规定，征信机构应当建立健全征信信息保密管理制度，建立信息查询内部分级管理制度，在信息收集、整理、保存、加工和使用过程中确保信用信息不被泄露。征信机构的工作人员应严格遵守保密制度，不得擅自查询或越权查询该机构拥有的信息，不得泄露在业务工作中获悉的信息。这对征信机构的安全保护义务起到很好的法律规范作用。

3.保持独立、公正的义务

信用信息对个人关系重大，信用信息的公正性就显得尤其重要。如果征信机构受某种利益的左右，信用档案信息失去了公正、客观性，不仅不能服务于社会，提高经济运行效率;相反还会贻害于人，成为扰乱市场的一个根源。因此，征信机构作为独立于市场交易的第三方，应客观、公正地收集信用信息，提供信用信息服务。不应受到除法律以外的政府、企业或个人的干涉。《条例》中对于这点并没有提出，笔者认为在总则或征信机构的一般规则中应有所体现。

二、对个人信用档案主体的保护

个人信用档案主体，就是指其信用信息被征信机构收集、处理和利用的人，即被征信人。对于个人信用档案主体的称呼，美国使用的是“消费者”，而欧盟使用的则是“数据主体”。一般而言，个人信用档案主体应当为个人(即自然人)，而不包括法人或其他组织。

整个信用档案管理流程是围绕个人信用信息展开的，个人信用档案的建立又是以个人信用信息在一定范围内公开为前提的，因此不可避免地会涉及到个人信用档案主体的隐私问题，这也是个人信用档案立法的焦点。《条例》对个人信用档案主体的保护，从“总则”中的基本原则到“分则”中的具体规则都有体现。但是笔者认为《条例》对于个人信用档案主体的保护是不全面的，随着个人权利空间的逐步拓展和权利种类的渐趋细化，与个人信用档案有关的个人权利不仅包括隐私权，还有可能涉及个人的信用权、自由权、姓名权、名誉权等多种人格权。因此应充分明确个人信用档案主体的信息权。

为了有效规避公民信息在经济社会中可能受到的侵犯，我国个人信用档案立法应强调个人信用档案主体享有以下信息权利③:

个人信用信息同意权，是指个人信用档案主体决定其信息是否被该征信机构征收，基于何种目的、以何种方式在什么范围被处理、利用的权利。《条例》也规定除了行政机关、司法机关以及法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织已经依法公开的信息和其他已经公开的信息外，征信机构收集、保存、加工个人信息应当直接取得信息主体的同意。

个人信用信息知情权，是指个人信用档案主体有权知道其信用信息处理情况。个人信息知情权是实现个人信息权其他方面的基础，因为只有个人信用档案主体才会对自身的信息存在高度的敏感性，最容易发现个人信用信息中的错误，能积极主动更改错误信息和已过时信息，从而保证收集和使用信用信息的准确性和完整性。《条例》第三十九条中的“信息主体有权按照国务院征信业监督管理部门的规定向征信机构查询自己的信用档案。信用档案应包括信用信息、信用信息来源和信用信息查询记录”正体现了这一点。

个人信用信息更正权，是指个人信用档案主体发现其信用信息不正确、不完整、未更新，可要求有关征信机构更正、补充的权利。个人信用信息更正权的赋予，既是个人信用信息知情权演绎和发展的必然逻辑，也是实现对个人隐私权保护的有效制度安排。

个人信用信息删除权，是指个人信用档案主体要求征信机构删除其信息的权利。在个人信用档案管理中，对确认为错误的信息，征信机构非法储存、超范围储存、逾期储存个人信用信息的，个人信用档案主体均有权要求予以删除。

应该说《条例》中以上规定对公民的信息更正、删除、保密权的保护是比较完善的，但是对异议处理完毕以后除了书面答复个人信用档案主体外，还应免费提供一份信用档案，以保证个人信用档案主体了解自己的异议处理的最终情况。

个人信用信息救济权，当个人信用档案主体的权利受到侵害时，应获得事后的民事、行政、司法上的补救。《条例》第四十一条规定，信息主体认为征信机构、信用信息提供者和信用信息使用者侵害其合法权益的，可以向国务院征信业监督管理部门投诉。救济制度可以启动个人信用档案主体对征信机构、信用信息提供者、信用档案使用者的监督程序，使我国对个人信用档案主体的保护制度更加完善。

个人信用信息封锁权，是指个人信用档案主体对其信用信息的准确性向征信机构提出异议，在异议未解决期间，个人信用档案主体有权要求征信机构以一定方式暂停信息继续处理和利用。另外，当双方对信用资料的正确性发生争议，征信机构又无充足理由证明的情况下，也必须对该信用信息进行封锁，不能予以提供。这是《条例》中所欠缺的，笔者认为有必要增加。个人信用档案信息的封锁权可以保障异议处理期间，公民的合法权益。

三、对信用档案信息提供者的规制

个人信用档案信息提供者，是指为征信机构提供其掌握的关于公民的信用信息的社会组织或个人，如银行、保险公司，公共服务部门(如水、电、气)等。

信用信息的正确性、及时性、完整性很大程度上依赖信用信息提供者的行为规范，但我国对于信用信息提供者约束的法律条款少之又少。对于征信法律关系中重要的当事人之一，如何对其行为进行规范，明确其法律责任，是一个值得深入探讨的课题。

笔者认为，信用档案信息提供者的义务应包括类似于征信机构义务的方面，因为他们都涉及到信用档案信息的传输环节。要保证信用信息的准确性、完整性和及时性，对信用信息保密，应当告知信息主体该信息特定的提供对象和提供该信息可能产生的不利后果，并取得信息主体的书面同意等。

四、对个人信用档案使用者的规制

个人信用档案使用者，是指利用征信机构为其提供的个人信用档案进行授信、雇佣等活动的个人或机构。当前社会中，信用档案使用者往往也正是个人信用档案信息的提供者，如诸多的商业银行、保险公司。

笔者认为，个人信用档案信息使用者的义务主要应该有④:

一是使用目的限制。个人信用档案信息的使用者，只有在法律允许的范围内或取得个人信用档案主体的授权后才可使用。

二是信用档案信息来源披露义务。信用档案信息使用者根据信用档案信息，做出不提供服务或拒绝交易的决定后，有义务以口头或书面的形式，告知个人信用档案主体关于做出决定的依据或原因，并且提供出具信用档案征信机构的联系方式，还应清楚、全面地告知个人信用档案主体提出异议的权利和途径，这样一方面有利于信息主体及时向征信机构查证征信机构所收集的自身信息的准确性、全面性和及时性，另一方面还可以及时发现和制止某些不法行为，如身份盗窃行为。

《条例》对信用信息使用人也进行了使用限制，并规定了侵害的法律责任。但是对使用范围定位的缺失，不能不说是一种缺憾。笔者认为，应出台相关的法律法规对信用信息披露进行约束，可将个人信用档案信息的披露限制在以下方面:

一是金融机构、保险机构等向公民提供相关业务服务时，调查其信用状况，以判断其支付能力与偿还能力;二是有关政府机构做出行政许可时的调查;三是潜在雇主需要了解个人诚信情况，以便做出是否雇佣的决定;四是个人信用档案主体申请查询本人的信用记录或授权他人使用;五是法律、法规规定可以披露的。

注释:

①吴国干.个人信用征信基本法律关系探略[J]. 湖北社会科学，2008(8):131-134.

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【关键词】

行政执法档案；法律功能；管理责任；管理制度

行政法的产生主要是在斗争过程和革命中妥协的产物，它存在于社会的最主要的目的在于限制公权力。所有的权力自从出现开始就具备着天生的扩张性。就行政权力而言，如果没有受到法律的制约，就一定会使公民具有的合法权益受到侵犯。所谓行政执法，指的就是实施行政权力，所以就行政执法而言，执法主体一定要严格的根据行政法律程序执行，切实做到合理行政、依法行政，力求用最小的成本获取行政目的。行政执法档案是指行政机关在行使权力时所积累的档案材料，它记录着整个行政执法的过程。

一、行政执法档案以及具备的法律功能

行政执法档案指的主要是具备行政权力的行政机关在行使行政职能时积累的法律文书资料，它是对行政执法过程进行记录以及真实反映的，是在行政诉讼案以及行政复议中对行政行为具有的合法性进行判断的依据。总而言之，行政执法档案指的主要是在对行政许可、行政强制、行政处罚以及行政检查进行实施的活动中所形成的文字、声像、图表以及电子载体等多种形式的记录。就功能而言，行政执法档案主要对行政执法的过程进行真实的记录，它是行政案件中对行政行为具有的合法性进行判断的依据，还是行政行为受到社会监督以及法律监督的反映以及依据，是执行实践行政问责制并对行政责任进行确切追究的法律依据。

二、行政执法档案的管理责任及其管理制度

行政执法档案管理的责任指的主要是对执法档案进行管理时必须要承担的责任。近几年，电子数据档案不断的增多，对行政执法档案进行管理的过程也变得越来越复杂，还会不断的出现违法和违规的行为。追究具体原因，最关键的为没有健全和完善的行政执法档案管理制度，缺失健全的管理责任机制。

（一）缺失健全的档案管理制度

在现阶段，尽管有很多地方（大连、哈尔滨）相继的出台了相关的法律法规，但都是地方级别的，不仅在档案管理的手段以及管理目的上存在着很大的片面性，关键的是作为具有地方性的法律法规和政府规章，在对档案管理制度进行制定过程中的权限方面具有一定的局限性，例如，地方性法律法规以及政府规章不能实施大部分严厉的刑事处罚以及行政处罚。根据我国的《行政处罚法》、《立法法》以及《宪法》等的规定，地方性的法律法规只能进行不被限制人生自由的处罚和一定数额罚款，而地方政府规章也只可以进行警告以及数额较小的罚款，由此可见它们所具有的处罚力度较弱。这也是导致档案管理制度在实行过程中通不能有效发挥自身职能的关键。所以，具有全国性意义的法律层面上的管理责任机制以及管理制度的构建是非常有必要的。

（二）缺乏健全的管理责任机制

行政执法档案在进行管理过程中的责任机制，主要指在对档案进行管理的过程中出现的违反机关制度的违规行为以及违法犯罪行为，应该如何认定和应该承担哪种法律责任的相关管理机制。政执法档案在进行管理过程中的责任机制，在我国法律体系里还没有被建立，现阶段所追究的和档案管理相关的责任一般都是按照《档案法》中的规定。而行政执法的档案的内容和其他档案进行比较，具备着很大的差异，它既可以使档案自身的作用得到充分的发挥，还可以代表着政府的公信力，如果根据普通的档案管理责任对其进行追究就显得处罚力度很弱，不能使对行政执法档案在进行管理的过程中的目的顺利的实现。缺失行政执法档案在进行管理过程中的责任机制，还导致所有行政机关在管理行政执法档案时不能进行足够的重视，并缺失强有力的制度保证，一旦出现问题就采取内部解决的措施，有时还由于部门的利益而掩盖，并帮助违法者撒谎，从而导致档案管理将要面临着非常严重的信任危机。例如前几年在浙江杭州发生“70码”时间以后，公安机关在人们心中的信赖度大大的降低。后来在很多地方的交通执法过程中，人人往往会质疑执法行为，从而使政府形象受到严重的损害，还对全国范围内进行行政执法产生了重大的影响。

行政执法作为行政诉讼以及行政复议的裁决依据，是对行政机关行使自身行政执法职能进行科学合理的法制监督以及社会监督的重要前提，还是对行政责任实施追究的重要法律依据。

三、结语

行政执法档案对行政机关在行使行政权力以及执行行政执法的控制等方面具有着至关重要的作用，它也是实施依法行政的关键。但目前我国还没有构建具有全国性意义的法律层面上的更加权威的档案管理制度，也缺失健全的管理责任机制，所以导致在进行档案管理行政执法的过程中出现了许多违法违规现象，对政府形象以及公信力造成了严重的损害。基于这种情况，一定要构建健全的管理责任机制和档案管理制度。

参考文献：

[1]

颜士鹏.论环境基本法的功能与我国《环境保护法》的修改[A].环境法治与建设和谐社会――2007年全国环境资源法学研讨会（年会）论文集（第一册）[C]，2007

[2]王.改革开放三十年来中国节能法律制度研究[A].2008年度上海市社会科学界第六届学术年会文集（政治・法律・社会学科卷）[C]，2008

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中图分类号： F407 文献标识码： A

伴随着城市建设步伐的不断加快，现代化网络电子信息技术已经不断渗透入如今的工程建设领域。随之而来的就是大量建设电子文件的产生，从而形成了工程建设电子文件（档案）与纸质档案共存的局面。虽然可以预计, 建设电子文件（档案）与纸质档案管理共存的二元格局将会持续相当长时间, 功能的完全替代很难, 也并非必须。“无纸化”必然经历一个漫长的渐进过程。但是建设电子档案的发展却是大的趋势，是与时俱进的产物，是未来发展的方向，是建设数字城建档案馆的需要。只是建设电子档案的安全利用、保管、法律地位没有得到完全保证, 人们就需要以纸质文件形式生效或将纸质副本作为重要的备份加以保存。本文重点讨论建设电子档案的安全利用、保管和法律效力。

一、建设电子档案利用中的安全管理

（一）采用的利用方式

对城建档案部门来说，建设电子档案提供利用，一般有三种：即提供拷贝，网络通信传输，直接利用。城建档案部门应视利用者的情况提供利用方式，决不能随随便便地向任何利用者都提供全部利用方式。

（二）依据城建电子档案内容的密级层次，进行有效的管理

一般来说，对于内容不能完全开放的建设电子档案，不宜提供拷贝的利用方式，对于提供拷贝程序的建设电子档案的制作，必须在有效的监控下进行。脱机建设电子档案（载体）不得外借，未经批准，任何单位或个人不得擅自复制、拷贝、修改、转送他人。

（三）进行加密处理

采用通信传输或直接利用等方式时，对有密级的信息内

容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的

更换。

（四）利用的系统

系统应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进

行相关记录，作为对利用工作查证的依据。利用的系统应有较强的容错能力，避免由于错误操作所带来的不可挽回的损失。

二、建设电子档案保管中的安全管理

在建设电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程中，应当充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等综合条件，来测定技术方案和工作模式，并采取有效措施，以确保建设电子档案的安全可靠。根据建设电子档案载体的特性，可以从以下两个方面对其进行安全保障：

（一）载体的选择——保证建设电子档案载体物理上的安全

建设电子档案一般来说是存储在磁、光介质上，所以要严格控制磁、光介质保存的环境。城建档案部门一方面要对电子文件从生成到归档到档案管理的整个过程做出完整记录，另一方面，要在原有的技术基础上开发新的高科技技术，对载体的保护、技术的保护等做出强有力的保障。另外，载体的选择对建设电子档案的稳定性也起着非常关键的作用。建设电子文件一旦作为电子档案长期保存，就应选择标准化程度高、性能稳定、有发展前途、价格便宜、容易检测、显示还原方便、能长期保存的载体。

（二）对建设电子档案载体进行有效的检测和维护

建设电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上的，极易受到环境的影响。因此，为了延长电子档案载体的使用寿命和确保电子档案信息的安全，就必须定期对其进行检测和拷贝，定期检测，应每年一次。采用等距抽样或随机抽样方式进行，样品数量以不少于10%为宜，以一个逻辑卷为单位。首先进行外观检查确认载体表面是否有物理损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等，然后进行逻辑检测，采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测发现有出错的载体，要进行有效的修改或更新。还可以采取再生性保护措施对其进行有效的维护。所谓再生性保护措施，是指将磁盘或光盘的数据制作备份，并分别存放，每4年拷贝一次，且原载体继续保留的时间不少于4年，循环往复，直至销毁为止。建立相应的维护管理档案，记录每一次对建设电子档案载体进行的检测、维护、拷贝等操作，这样可以避免重复劳动及发生人为的错误操作。

三、建设电子档案得不到利用就没有价值，利用可以表现在工程设计、审核、鉴定以及建设工程司法审判领域等等。可见城建档案馆提供的建设工程电子档案的法律凭证效力值得关注。

建设工程电子档案文件首先要具备原始性和真实性, 这样才能具有法律意义上的凭证作用。城建档案忠实地记录了整个建设工程的历史事实, 具有证实历史的效用。如果没有原始性,真是性也就没有证据性可言。因此，首先做好前端控制工作。因为建设电子文件具有易更改性和系统依赖性等特点，只有从“前端”进行控制，才能保证“后端”的建设工程电子档案的完整性、可读性和可靠性。其次做好全程管理工作。全程管理就是对整个工程进行全面管理。由于工程建设周期长，等到工程竣工后再收集，一些重要的电子文件有的未存盘，有的被删除，很难收集，造成很大的损失。因此在工程建设期间，城建档案业务指导人员应不定期到建设单位、施工单位和监理单位，对建设工程档案资料收集、整理、归档工作进行检查，结合工程特点，深入施工现场，帮助解决建设过程中出现的问题，保证城建电子档案的原始性、真实性、准确性。

建设电子档案的原始性、真实性与建设电子档案的法律证据作用在根本上是统一的。建设电子档案的法律证据作用因其具有原始性和真实性而存在。两者的关系具体表现在以下两个方面：

建设电子档案的法律证据作用是建设电子档案原始性、真实性的体现。法律证据作用离不开建设电子档案的原始性、真实性。档案保存的最终目的就是为了开发利用，建设电子档案也是一样。而作为法律证据只是利用的一种方式。建设电子档案的原始性、真实性为建设电子档案的法律证据作用提供了最基本条件。档案学理论将档案的凭证价值基于其原始性，建设电子档案也不例外。因此，只有充分保证建设电子档案的信息内容的原始性和真实性才能具有凭证价值。证据具有三个基本特征：客观性、相关性和法律性。 其中，证据的客观性是指它的实质，是第一性的。一份文件或档案能否成为证据还要看它是不是同时具有这三个基本特征。 从中我们不难看出最基本的作为证据的特征就是它的客观性，是指这份文件或档案是不是真实地反映了当时的客观情况。即通常所说的是否是原始的历史记录。所以，撇开建设电子档案的原始性和真实性，电子档案的法律证据作用也就无从谈起。它是建设电子档案能否作为证据发挥其凭证价值即证据作用的最基本条件。

开展城建电子文件归档工作是数字城建档案馆建设的需要。建立数字城建档案馆是城建档案工作信息化、现代化的重要内容，是城建档案馆的发展方向，而数字城建档案馆最基础最重要的工作就是实现城建档案信息的数字化。可见，建设数字城建档案馆是国家赋予我们档案人员的使命，也是我们未来肩负的职责。

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一、办公室档案管理原则及要求

档案管理工作必须遵循服从、严谨、高效以及合作的相关原则，才能够准确客观和及时地完成相关工作，更好地发挥档案管理工作职能，为办公室的其他业务及管理打好基础。

（一）准确，客观地记录办公室相关内容。档案管理工作是办公室经营管理作业链中的纽带，档案管理如果不能够准确地收集、整理办公室关键信息，也就无法为单位领导等提供决策帮助，则档案管理工作就不能很好地发挥纽带作用。做到档案管理工作的基本要求，则档案管理必须具备全局观念，具备责任心并正确地理解办公室的经营战略与发展策略，不偏不倚地对资料进行整理、对会议内容等进行记录，确保信息真实有效，才能够合理地协调下级部门及人员工作，进而促进办公室管理的更好实现。

（二）严谨，一丝不苟精准服务。现代办公室管理强调效率，档案管理工作需要对多元化的信息进行记录、传达，并协调相关部门及人员完成相关工作。在这个过程中，档案管理工作必须严谨认真，遵循严谨性原则，一丝不苟地完成相关工作，才能够更好地服务办公室管理。要想做到档案管理工作的严谨性原则，就必须关注细节。办公室管理关注精细化或精准化管理，档案管理工作同样如此。合格的档案管理，必须关注细节，并且及时准确地根据管理层要求对相关工作进行辅助、协调，以确保档案管理工作职能得到合理发挥。现代办公室档案管理在工作中必须保持警惕，对工作中的细节进行充分地记录与分析，见微知著，并在动态环境中寻找规律，才能够不断提升档案管理的胜任力。此外，办公室档案管理工作人员必须坚持严谨的原则，对办公室的内部信息及资料等进行妥善保管，对文件进行保密管理，不对任何人泄露文件信息，并在本职工作范围内严格地按照档案管理工作原则与办公室要求从事相关工作，不可以越权行事，也不可以利用职务便利谋求不正当利益。

（三）利用信息手段提升档案管理效率。在办公室档案管理追求信息化与高效率的背景下，档案管理工作必须做到高效率，才能够满足办公室档案管理者与其他业务的需求。由此可见，高效原则是档案管理工作的重要原则之一。要想做到档案管理工作的高效原则，档案管理需要较好地掌握现代档案管理工作的基本技巧，灵活运用现代化信息技术及其他管理工具，进而提升档案管理工作的效率，更好地促进其职能的发挥。这就需要档案管理工作人员持续保持学习意识，对档案管理工作相关的知识与技能进行不断地积累与运用。全面了解办公室档案管理工作的特性与具体要求，并正确恰当地运用相关技术，更高效的完成档案管理岗位工作。

（四）合作，正确传递合理协调。档案管理不是被动地接受文档并保存，而是需要与其它科室进行沟通、文件收集并最终完成归档。在这个过程中，办公室档案管理人员必须与其它科室的人员进行沟通与合作，确保档案管理能够了解内外部信息，并协调相关工作顺利地进行。要做到档案管理工作的合作原则要求，档案管理人员必须保持合作意识，并加强人际交往与沟通能力，以客观的立场和态度，对档案管理相关工作进行处理。

二、 办公室档案管理存在的共性问题

（一）归档不及时。办公室档案归档不及时，与办公室及其他科室的相关业务进度等脱节比较严重。甚至在部分业务完全结束后，办公室（档案室）才会收录全部的医疗服务信息，而没有在进行中不断地更新档案。特别是一些急救档案存在信息缺损或不完全等情况，后续也很难补齐，则出现医疗纠纷等很难提供完整、准确的有效文档。在这个阶段已经无法找到完整的文档资料，这不仅影响档案管理的效率，还会影响信息的完整性。建立在档案管理基础上的一些办公室研究、分析等也就会因此出现一定问题。

（二）档案管理不规范。办公室档案管理质量不高，包括资料不全、资料内容混乱。甚至，非常多的办公室档案管理中，档案管理人员由办公室人员兼任，他们往往只是简单地对文档进行整理、编号后保存，而不具备对资料进行分类的档案管理能力。例如，在某办公室的档案管理中，档案室并不上锁，单位其他科室工作人员等都可以自由进入。这就使得档案混乱不堪，并且经常出现编号错乱、丢失等情况，严重影响档案管理效果。

（三）权责不明。办公室档案管理中，权责不明确。办公室工作人员或者其他科室人员都可以随意借调办公室相关文档，其后的归还等也并不及时，这就影响了办公室档案完整性，同时也可能造成文档信息外泄，这也是非常严重的问题。甚至出现档案中机密信息泄露的情况，然而部分医疗机构内部并不具备调用档案的医护人员，患者等可以拍摄或者影印档案，这是严重违反档案管理保密性原则的。而由于档案管理责任不明确，责任的追究与处罚就会出现新的问题。

三、改善办公室档案管理效率的方法建议

（一）改善档案管理组织设置。办公室档案管理应该设置专门的办公室档案管理部门与岗位，分别由不同的人员进行档案信息的收集、归档、录入、核对、更新、修改等工作，提升档案管理的及时性。同时，还需要对档案管理制度进行完善，对于借调档案资料等具体情况，进行授权约束，避免档案管理中的机密信息外流等。

督促建立一个上下贯通、左右衔接的档案收集工作网络体系，明确主管领导、档案人员的职责范围，保证档案收集工作层层有人管。明确将档案收集工作纳人办公室责任人岗位职责、工作计划和工作程序中，让负责人支持和理解工程档案的收集工作。明确专人负责档案的收集、整理、归档工作，保证档案齐全、完整、准时地移交档案部门。

（二）不断提高档案管理者业务素养。档案管理者可以通过职业培训班参加专业技能培训，提升对档案管理工作原则性与灵活性认知的同时，为更好地做到两者统一创造内在条件。档案管理者需要不断提升个人素质和职业胜任力，更灵活地完成档案管理工作。这就要求档案管理者真正做到正确认识岗位工作及职业要求，针对自身素质存在的不足进行及时的改进，确保档案管理者能够在较好的胜任力基础上从事本职工作。同时，档案管理者需要因时而动，灵活应变，在动态环境下，更好地尊重职业道德，运用工作技巧，恰当地处理相关工作，发挥岗位职能。档案管理者工作胜任力的培养，还应该兼顾档案管理职业道德与档案管理业务处理、人际关系、协调能力等综合素质建设。

（三）增加现代化技术手段的运用。针对当前办公室建设的档案管理效率差并且有效性不突出的问题，本文认为符合办公室立体化、动态化的特点，办公室档案管理中也需要借助信息技术手段进行改进。在一般单位的档案管理中，可以在原始档案基础上，进一步建立数字档案编号制度，将档案关键信息或者关键词录入其中，方便后续管理。在档案归档中，如果发现手工记录的档案信息不完整、字迹不清等，则需要及时核查，在档案库中对信息进行补充登记，确保信息完整。

【参考文献】

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1.1定义及作用：面粉增白剂，有效成分为过氧化苯甲酰(BPO)，学名叫稀释过氧化苯甲酰。它是我国八十年代末从国外引进并开始在面粉中普遍使用的食品添加剂。它主要是用来漂白面粉，同时加快面粉的后熟。国家《食品添加剂使用卫生标准》(GB2760―1996)明确将过氧化苯甲酰归为面粉处理剂类，规定其使用范围是小麦粉，最大使用量是0.06g／kg。

1.2历史及现状：1986年，商业部在新颁布的小麦粉标准里允许添加过氧化苯甲酰，沿用至今。卫生部同步将过氧化苯甲酰列入了《食品添加剂使用卫生标准》。2003年后，国家粮食局开始组织下属研究机构修订小麦粉国家标准的草案，明确要求禁用过氧化苯甲酰。2006年，国家粮食局在其网站上进行消费者调查，87％的被调查者不愿意接受添加化学增白剂的小麦粉。2007年10月底，卫生部向WTO(世界卫生组织)通报，计划撤销《食品添加剂使用卫生标准》中对过氧化苯甲酰在小麦粉中的使用许可。2008年4月，国家工商总局抽查99个面粉样品，12个超标。一些面粉企业片面为强调面粉白度过量添加过氧化苯甲酰，而且使用量大都在100mg／kg。

1.3危害后果：国内面粉龙头企业、中国粮食行业协会、国家粮食局等一致认为，过氧化苯甲酰有“致癌作用”，不仅破坏了面粉中叶酸等微量营养素，还能增加人的肝脏负担。深圳海川食品研究所所长刘梅生博士说，由过氧化苯甲酰在面粉中分解的苯甲酰、苯甲酸、苯酚等，对于肝功能衰弱的人和肝功能损伤者，因其生物转化机能减弱，食用含有超量增白剂的面粉显然不适宜。即使对于肝功能健全的人，长期食用含有超量增白剂的面粉，也会造成苯慢性中毒，引起神经衰弱、头晕乏力等。2003年，山东省青岛市疾控中心和卫生局卫生监督所杨新美等人做的实验证明，过氧化苯甲酰确实破坏面粉中的叶酸。2004年WTO和卫生部联合的报告认为，因为缺乏叶酸，全国每年有近4000名缺陷儿出生，高危人群在北方。中国北方，正是面食的主要地区。

2　食品安全

2.1食品安全现状：农产品、禽类产品的安全状况堪忧。食品加工过程中使用劣质原料，添加有毒有害物质的情况屡屡发生。病原微生物控制不当。生物技术产品的出现、转基因食品的潜在危险，同样带来了安全性问题。

2.2食品安全监管体系现状：在《食品安全法》未出台之前，是由国家质检总局的食品质量安全市场准入制度、《食品卫生法》为主导，数部单行的有关食品安全的法律及诸如《消费者权益保护法》、《传染病防治法》、《产品质量法》等法律中有关食品安全的相关规定构成的集合法群形态，是我国食品安全法律体系框架的现实。1995年正式出台的《食品卫生法》应是我国现阶段最全面地对食品卫生、安全作出规定的法律。但是现在的《食品卫生法》还存在着很多的问题。如《食品卫生法》仅对104种农药在粮食、水果、蔬菜肉等45种食品中规定了允许的残留量，总含291个指标；而国际食品法典则对176种农药在375种食品中规定了2439条农药残留标准。这样相关人员在执法过程中，就会使许多有害物资蒙混过关。我国的《食品卫生法》从试行到正式颁布已有10多年，有必要根据新出现的问题加以完善和强化，以有效制止和打击食品生产和流通过程中的有损食品安全的行为，保障人民的生命和健康不受侵害。

3　完善食品安全方面的立法及司法

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2.人才市场档案管理工作新路径

2.1规范档案管理，提高责任意识

在进行档案管理时，要确保档案的真实性。档案在进行整理时个人以及学校都应实事求是，做到档案的准确，逐步的提高档案的公信力。档案在人才市场放置时，要缴纳一定的费用避免弃档现象的发生。逐步的提高档案管理人员的综合素质，加强对管理人员责任意识和专业技能的培训。在日常的工作中做好对档案的分类管理工作，提高人才市场档案放置的科学性和正规性。

2.2逐步提高档案的信息化管理

将计算机信息技术逐步的应用在人才市场档案管理中，切实的做好档案的信息化管理。对于人才市场档案以电子数据的格式进行备份，将各种信息做好分类管理。一方面网络档案信息便于管理，另一方面又可以和其他部门更好的做到资源整合和共享。在对档案信息进行网络化管理时，要确保信息的及时性和准确性。

2.3健全法律法规的建设，提高档案管理的法制化进程

根据档案管理过程中所存在的纠纷，制定出科学有效地法律法规。人才市场工作人员在对档案进行管理时可以对在实践过程中经常出现的问题依据书面的法律法规办事，做到有法可依规范管理行为。以立法的形式将管理工作制度加以完善，提高档案管理的法制化进程。

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（二）各民生档案管理部门的工作。从各民生部门的档案管理具体工作来看，主要是做一些文书档案的整理工作，并且各部门之间没有具体的管理民生档案配套管理制度，而实际民生档案的单位比较多，工作内容丰富，造成了部分民生档案分散保存，由于没有具体的管理制度，部分部门不能及时整理出档案，不利于档案的集中管理工作。

（三）民生档案管理工作人员。从各个单位的民生管理人员来看，由于管理制度的缺少及民生档案部门的复杂性，大部分工作人员不具备专业知识，档案人员的成分复杂，业务水平参差不齐。档案管理人员并没有足够的民生档案意识，不能做好及时的工作管理与监督。

二、民生档案管理工作的问题

（一）民生档案相关法律制度不健全。从我国民生档案相关法律法规现状来看，我国的档案法律意识淡薄，管理人员没有认识到民生档案管理工作的重要性，并且全民没有形成一种良好的公民和社会群体自觉守法、共同维护档案管理秩序的意识。严重缺少民生档案相关法律法规制度，在现有的法律法规中，缺少对民生档案管理工作的具体工作的规定，没有比较完备的专门的民生档案管理法规和制度，并且社会民生工作越来越复杂，相关法规不能有效地实现与实际情况相同步，造成我国现有法规比较落后。

（二）民生档案工作管理分散。由于民生档案涉及的内容很广泛，民生档案管理部门也很复杂，加之缺少统一的管理规定与工作制度，民生档案工作形成了各自管理、多种工作制度的情形，有的部门甚至脱离组织的管理，根据实际工作自行制定管理办法，处于无人管理的状态。

（三）民生档案信息整合资源不合格。主要原因一是工作人员素质不高，不能按照专业规定顺利完成民生档案信息资源的整合工作。二是大部分部门只重视档案的形式，而忽视档案的具体内容，花费大量人力、物力在建档阶段，而忽略信息资源的质量。三是各个部门缺少严格的民生档案管理工作体系，没有统一的给你工作章程遵循及相关的监督核查制度。

三、民生档案管理工作的创新方案

（一）建立健全民生档案法律制度体系。（1）健全民生档案管理的法规制度体系主要是对民生档案管理部门具体工作的规定，由于民生档案种类较多，内容丰富，档案行政管理部门要根据不同的行业和部门的实际情况，与各行业主管部门共同探讨，增加各个部门的交流，联合制发与实际相符的民生档案管理的规范性文件，并根据实际情况与集中管理相结合修订早期的关于社区档案、企业职工档案的法律规定，从各个角度完善民生档案管理的法规制度体系。从而使得民生档案管理工作有法可依、有法可循。（2）通过各种方式提高全民的档案意识，争取政府对民生档案工作的重视与支持，以此来切实解决民生档案工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张等实际问题，通过政府支持构建完善的档案管理工作监督体系，保障档案管理相关法律法规的实施。通过专门的档案管理工作的的学习及宣传，提高全民的档案意识，做到人民的事情人民自己监督，各部门工作人员要严格遵守民生档案法规制度，共同推进依法管理民生档案工作的进程，有利于法律法规的贯彻与实施。

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（一）在档案管理实际工作中，没有一个完整的体系。往往是各个部门各自档案信息，建设各自的网络基础渠道，造成网络的层次不一，档案信息和网络建设都不能有机结合，缺乏通用性，因此，档案管理工作需要进一步加强标准化流程和规范化操作。计算机操作要想引入档案管理工作中，必须要有一个统一的工作规范和操作标准，在传统管理模式下，档案管理工作存在着记录档案标准不统一和档案文件质量良莠不齐的状况，这严重阻碍着档案管理工作信息化进程。

（二）电子档案信息存在着安全隐患。在全球化和网络信息化的发展时代，因特网具有共享性和开放性等特征，进而任何人都可以自由进出入因特网，这样提供便利的同时，也增加了电子档案信息的安全隐患。目前，很多政府部门在政府电子政务系统上直接和流转公文，这些信息在传输过程中很容易被窃听、篡改。在计算机网络上进行档案管理工作，需要面临复杂多变的网络环境，即使是一个小小的疏忽都有可能造成严重的不可挽回的损失。每天都有大量的互联网非法访问数量，而我国现有的防火墙技术遇到高技术的黑客根本没有反抗能力，电子档案资料在这样的情况下，安全遭受严重的威胁。

二、计算机在档案管理工作的运用对策

（一）在档案管理中普及计算机技术。档案管理要想实现现代化，促使人们检索更加方便，档案信息资源利用更加便捷，就需要将档案信息管理工作最大限度信息化，就需要充分运用计算机技术。在档案管理工作中运用计算机技术，有利于档案编目和检索的自动化，有利于档案自动存储，有利于电子文档管理操作等。因此，各档案部门需要重视在档案工作中运用计算机技术。

（二）提高档案工作人员的专业素质。在信息技术高速发展的时代，档案是社会和经济发展的重要信息资源，人们已经越来越明白档案的重要性，因此，各单位的档案管理工作人员需要紧跟时代的步伐，不断提高自身道德素质、业务素质和整体工作能力，档案管理工作运用计算机之后，档案工作人员需要更新档案管理设备，掌握相关的计算机运行技术，比如，多媒体技术和网络信息技术等，以便在工作中能够很好地运用计算机技术，完成对档案资料的搜集、管理以及保存等。此外，档案工作人员需要具有开发档案信息资源的意识，才能顺应社会各界对档案资源的需求增长趋势。

（三）建立和完善相应的法律法规。建立和完善相应的法律法规，让电子版档案受到法律的保护，同时赋予法律效力，和传统的纸质档案一样，具有相应的证明功能，在现有的法律基础之上，进一步明确电子档案的法律效力和法律地位，同时颁布更加符合电子档案管理的法律法规，制定详细的操作细则，保证电子版档案具有真实性、互联性，起到凭证作用。

（四）加大科技投入。因为计算机的复杂环境，为了加强档案信息在计算机网络中的安全性，就需要加大科技投入，运用最先进的信息安全技术，加强网络系统的安全建设，采用并且多研发和完善有效的计算机软件。这些软件必须能满足不同档案管理部门和单位进行档案管理的具体要求，因此，这些软件必须功能齐全，操作方便，具有高度兼容性，具有较高的安全性。

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二、严格遵循城建档案管理工作制度

依照《档案法》等有关法律法规要求，结合工作实际，档案人员首先要牢固树立从事档案工作的光荣感、自豪感，进一步增强做好这项工作的使命感和责任感。只有热爱档案工作，献身档案事业，端正服务态度，完善服务措施，才能变被动为主动，把工作做好。因此，我们进行档案管理过程中最重要的一项前提工作就是制定一份合理、科学的立卷归档制度。一要本着科学发展观的精神，加强城建档案资源建设，提高我馆档案工作的管理水平，坚持“以人为本、涵盖职能、突出重点、优化结构、丰富门类、价值主导、方便利用”的原则，制定和完善档案管理工作制度。二要认真研究城建档案工作中遇到的新情况、新问题，完善档案管理制度，加强档案管理的规范化建设。具体地说，在工作实践中要不断完善档案保管制度、档案利用制度、档案保密制度等规章制度。当然，如果制度只是写在纸上或是挂在墙上，那是远远不够的。要真正地将制度落实到档案管理工作中，落实到实际工作中，做到有章可循、有据可依。三要从思想上分清城建档案管理工作与其他档案管理工作的区别，以及存在哪些差异，在以后的城建档案管理中档案管理人员面对实际问题具体应如何处理等问题都是我们城建档案工作者需要思考的问题。

三、加强城建档案执法检查

贯彻实施《档案法》，坚持依法管理档案事业是推进档案工作发展的基本保障。要开展依法治档工作，就必须开展档案执法大检查，严格规范档案管理。在工作中要强化依法行政管理职能，加强对档案法律法规实施情况的监督、检查，加大对违法案件的查处力度。《档案法》赋予了我们神圣的权力和光荣的职责，执法就要敢于执法、勤于执法、严于执法。执法首要的就是要敢于执法。多年来档案管理部门都是有求于人，要实现真正意义上的执法在当前法治环境背景下还比较困难，特别是在以人情关系为主的传统社会意识的影响下，给执法设置了种种障碍，如何冲破这种人情网、关系网，成为摆在档案执法人面前的一大难题。依法治档，依法搞好城建档案事业，使城建档案事业健康有序发展，就必须在实际工作中把档案执法工作落到实处，做到有法必依、执法必严，不断提高城建档案事业的依法管理水平。

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随着我国政府越发重视档案的管理效率，使得我国档案管理水平得到了显著的加强。但结合实际情况而言，我国行政执法档案管理中存在了很多问题，如：行政档案管理方法不统一、档案管理人员素养低、档案损坏情况严重等问题，这些问题的存在严重阻碍着我国行政执法档案管理水平的提高，因此，如何解决好行政执法档案管理中的问题是我国各地区有关机构需要重点研究的问题。

一、强化行政执法档案工作的必要性

1.有助于各项档案法律法规更好的落实和执行。当前，我国形成了较为健全的档案法律法规体系。但如何使有关档案管理的法律法规得到更好的执行，这就需要借助于有关档案行政部门力量，进而解决行政执法档案管理中出现的问题。

2.有利于加强人们社会档案法制意识。在逐步开展档案普法与行政执法过程中，档案法制建设得到了令人满意的成绩，社会档案法制意识也有了显著的提升，但结合实际情况来讲，还需要进一步提高。目前，对于违法行为，只是提出了一些整改意见，一般情况下不会实施行政处罚。相对而言，消极行政行为要多于积极行政行为，尤其是在行政执法档案管理过程中这一情形特别明显。

3.有利于防止档案违法行为的发生。自从我国出台《档案法》后，各级档案行政管理部门都严格按照这部法律要求自身的工作，加大了执法力度，也提高了工作水平，档案行政执法工作获得了很好的成绩。但不能因为取得一点成绩而沾沾自喜，需要看到在档案行政执法中存在的违法行为，并且这些违法行为还是很突出，唯有强化档案执法工作，才可以妥善解决这些违法行为，真正促进行政执法档案管理工作的高效化与规范化。

二、深圳市宝安区文体旅游局行政执法档案管理的现状

1.档案管理方法不统一。通过调查发现，宝安区文体旅游局在整理档案工作中，其方法不统一，具体体现在如下两点：第一点，在装订档案中并不使用部门统一的装订方式，有的是使用组卷方式装订，有的是使用装盒方式装订。第二点，在排列行政执法档案中使用不同的排列方法，有的档案是以文书档案形式展开排列，而有的档案是单独进行排列的。这两点问题的存在，很大原因在于我国并没有专业的行政执法档案管理规范，并未结合各类行政执法的特征，明确规定出专业的、统一的保管形式，进而导致行政执法档案管理出现了多种工作格局。

2.行政执法档案管理安全隐患太多。可以说信息化管理行政执法档案还处于不成熟的阶段，当前多数行政执法档案管理依然运用以前老套的管理方法，很难满足信息时代的今天对行政执法工作提出的多样化要求，造成管理过程中出现了很多与标准不符的要求，在收集和处理档案中经常出现问题不及时、随意修改等问题。同时，宝安区文体旅游局中的档案管理部门并未做到明确权责，导致档案管理人员不知道自身该负责什么工作，造成出现了问题也找不到相应责任人的混乱局面。再加上在职责分工中交叉现象过于严重，档案管理工作人员在做有交叉的工作中，就会产生懈怠心理，导致档案管理整体效率不高。

3.档案管理队伍职业素养低。当前宝安区旅游局行政执法档案管理队伍整体水平参差不齐，与信息时代背景下对档案管理人员的要求有着很大的差距。真正出身于档案管理专业的人员是少之又少，大多数都是其他专业出身的，再加上整体队伍学历水平并不高，缺乏现代科学理论知识，实践能力又不强。从这几点状况而言，行政执法档案管理人员队伍急需要整改。4.档案归档过程混乱。相对而言，行政执法档案管理是一项严格按照流程进行的工作，它需要管理档案的人员遵循具体的规范和要求来管理。但在具体工作中，因为档案管理人员多数都是专业水平有限的，在管理档案中，不知道如何分类档案，对档案管理的理论知识也不了解，导致在查阅和管理档案中出现了重重困难，严重影响着执法工作的顺利进行。

三、强化宝安区文体旅游局行政执法档案管理工作的措施

自从颁布和实施《档案法》后，在各级档案管理部门共同配合与努力下，档案管理工作质量得到了明显的提高，已经基本形成了依法治档的格局。但也要明确，因为深圳市安保区档案管理部门在实际工作中，并未严格有力进行行政执法工作，造成依法治档水平依然没有得到提高，影响着档案事业的继续发展。所以，为了更好的进行档案行政执法工作，将档案管理与法制结合，真正落实每部与档案管理的法律法规，这对于提高档案管理部门工作效率意义重大。

1.建立健全的档案法规机制。虽然相继颁布了很多部有关于档案管理的法律法规，但总体上来讲这些法律法规内容过于笼统，而真正与档案管理有关的法律并未完善，这确实给行政执法档案管理带来了很大的难度。所以，深圳市宝安区应严格以《中华人民共和国档案法》为依据，根据自身具体状况，尽可能在短期内制定出与自身发展需求相符的方案，并制定相应的规定，加强档案管理的可行性与操作性，促使执法人员能够切实的做到依照相关法律严格办事。各大法律法规既然将行政执法权赋予给了档案行政管理部门，此部门就应该充分发挥自身价值，从法律法规的严肃性与权威性来真正做到维护档案法律的权威性与严肃性。唯有做到这样，才能够真正按照相关法律规定来解决档案管理中的问题。

2.加大对档案管理人员的培训力度。行政执法档案管理工作并不是一蹴而就的，这是一项长期的工作，并且对专业性、工作能力要求非常高。想要确保安保区文体旅游局行政执法档案管理部门能够真正做到档案工作，首要任务就需要培养专业的、素质高的档案管理人才。可以通过定期或者不定期给档案管理人员发送行政执法资料，并经常培训他们的执法意识，让他们从根本上意识到执法资料的重要性，强化他们处理执法文件的能能力，进而成为新时代档案信息管理的专业人才，为促进档案事业的健康发展而发挥更大的力量。

3.做好移交和转档行政执法档案工作。结合行政执法资料特征，制定有效的收集档案资料制度，根据文件材料分类方法，保管好和收集好档案信息；结合每一类行政执法档案管理要求实施整理和合理组卷，有序排列档案内的文件，简单标明上档案标题与序号，确保档案封面的整洁和美观。同时，在管理档案中，有关人员还需要不断学习档案管理理论知识，便于不断提升自身工作能力。4.注重档案安全管理工作与构建完善激励机制。一是，从思想上和行为上高度重视行为执法档案的安全管理。有关工作者应对《档案法》深入了解，加强自身保护档案的意识。保护档案的安全和完整，这是作为一名档案管理者需要做好的基本工作。确保行政执法档案的有效与安全，还需要严格把关档案管理每一环节工作，保证在利用档案中不会损坏和涂改档案，保证档案信息不会泄露出去。二是，建立完善的激励机制，对于档案管理中表现优异的职工，给予奖励，以此来提高他们工作的热情和积极性。

四、结语

总而言之，在信息时代的今天，行政执法档案管理工作水平日益提高，但还需要有待于提高。深圳市宝安区文体局旅游局中的档案管理人员应充分意识到信息时代背景下给档案管理工作带来的机遇与挑战，应充分抓好机遇，并迎接好挑战，对于出现的问题第一时间内妥善处理，最大程度上保证行政执法档案管理效率，进而推动现代化档案管理工作的顺利稳定进行。

参考文献：

[1]海,吴雁平.“依法管档”研究的主要内容、特征及问题分析[J].档案学通讯,2015,(04):4-9.

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档案管理关系到国家的长远发展，因此必须借助于完善的法制体系保障档案管理的标准化和规范化操作。科学有效的法律法规体系能够涵盖档案管理的各个单元，并且具有集中调配、协调互补的作用，但是反观我国目前档案法制建设，可以发现法制体系存在以下两方面的不足：首先是法律法规自身的不完善，主要表现档案使用主体和档案利用过程之间的矛盾，致使一些档案管理活动的合法性存在疑问；第二是法律条款之间的不协调。从法理层面讲，《档案法》应该具备统一管理的权威性质，对于地方性档案管理规定有着规范指导意义，但是在实际的法制建设中往往出现地方法规抵触档案法律的现象，致使下位法屡屡越位，加剧了档案管理的混乱局面。

2.档案法制建设滞后

社会处于不断的发展过程中，因此法治建设应该紧跟时代潮流，做出相应的调整。我国的档案法治建设无论是在内容上还是在执法程序上都存在一定的滞后性。比较典型的是档案法规内容的缺失，如随着社会人口流动加剧，人事档案的转移和保管也会发生频繁的变更，但是法治建设显然不能对其各项流程进行有效的保障，导致目前“弃档”现象非常严重。此外，社会多元化发展催生了很多的新生档案机构，档案法规对其显示出较小的约束能力。再有就是相关法规的匮乏使执法部门在处理不和谐的档案活动时没有足够的法律依据，在一定程度上导致了档案管理执法不严现象的蔓延。

二、完善我国档案法制建设的改进措施

1.增强社会档案法制建设意识

一直以来，档案管理和法制建设都被认为是凌驾于普通大众生活之上的活动，因此档案管理质量缺乏有效的社会监督，这在一定程度上削弱了法制建设的积极性。因此应将档案法制思想普及到民众中作为完善法制体系的基础。在具体实施环节要注意以下几点：首先是加强宣传，通过调动多方面的资源，采取形式多样的宣传媒介将档案法制建设的意义灌输到社会大众特别是档案管理专业人群中；其次要积极树立科学的档案价值观，对于档案的实用价值和理论价值都要予以重新的定位，让人们关注到档案法制建设与人民生活紧密相连；最后要积极引导档案法制建设学术研究，鼓励相关文化产品的生产和市场化。

2.健全档案法律法规体系

要从两个方面抓起，即国家档案法律和地方档案法规。国家档案法律具有统领地位，能够指导地方法规的建设和实施。要以《档案法》为中心，对现今我国档案管理出现的实际问题和突出现象进行解析，并参考国外先进档案法制建设经验制定出符合我国当前国情并能够指导我国档案管理长期发展的法律体系。地方法规要能够突出地方特色，对国家法律进行适当的补充和延伸。两者相互配合能够极大地促进我国档案事业的平稳健康发展。