档案整理案例范文

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Abstract: this paper expounds the characteristics and functions of the archives of highways, and introduces the archives management of highways, the major content of how well the archives management of highways is put forward their own views.

Keywords: road file management features and function main content management

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

引文：

公路路政档案是路政管理机构在行政执法过程中形成的．具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。内容主要包括：路产、处罚、复议、超限运输、违章建筑、事故处理、机构管理文书等等，它是反映路政管理部门历史真实面貌的重要依据。路政档案是路政决策和制订政策的基础．也是衡量路政管理科学化和现代化的重要尺度。路政档案管理是路政管理工作的集中体现。

一・路政档案的特点与作用

1.路政档案的特点

1.1公路专业性强。

路政档案是路政执法活动的真实记录，它在档案的内容、形成过程及适用法律法规上明显反映出一定的公路专业特点。例如处罚档案中的一般事案、简易事案等，它们活动的范围空间、对象目标等都有明显不同，表现出较强的公路专业性。

1.2独立性强。

路政案件是独立的路政执法活动，如查到某货车严重漏油污染路面一案，从立案到作出处罚决定会形成一套完整的档案，主要包括立案、调查取证、送达处理意见书、作出处罚决定书、行政复议等全过程，是一个不可分割的整体，也不可与其他案件的档案混淆。

1.3保存性强。

路政执法档案是路政执法活动的结果，记载了路政执法活动全过程的真实情况，如案件发生地、当事人口述内容、违法事实、处罚决定等等，存在着大量的相对人违法事实和适用的法律法规依据，在引起争议和处理类似执法案件时都可借鉴和利用，具有保存价值。

1.4规范性强。

目前，各省路政执法文书已高度统一、规范，处罚档案、强制措施档案等各类路政档案，完全符合《行政处罚法》、《公路法》、《路政管理规定》的规定，其规范性全面提高了路政工作的质量和效率。

2．路政档案的作用

2.1路政档案是路政执法活动的依据和凭证。

在路政执法活动中，路政执法档案的依据性同路政执法自身的复杂程度及记述的各起案例的复杂程度成正比，所记载的内容越复杂，依据性越强。

2.2路政执法档案是积累经验、提高执法水平的手段。

它记载着执法人员对案件的发现、调查取证方法和办案水平，作为办案思路、方法、结果的载体，具有积累办案经验和

提高执法水平的作用。

二・路政档案管理工作的主要内容

1.路政信息收集。路政信息是掌握高速公路及其附属设施真实情况的源泉，是领导决策及制定相应管理措施的重要依据之一，加强路政信息收集工作也是加强高速公路路政档案管理的一个重要方面。

2.整理。把收集来的执法档案，按规定程序，分门别类、系统排列和科学编目，以便于安全保管，满足对执法档案利用的方便和需要。

3.鉴定。鉴别路政档案的价值，挑选需要定期或永久保存的档案，并销毁无需保存的部分。

4.保管。采取必要措施，确保路政档案的完整与安全，防止并克服各种不利因素对路政执法档案的损坏作用，不断延长执法档案的保管寿命。

5.编目与检查。路政执法档案分类应从实际出发，根据需要健全路政档案、处理档案、处罚档案等各种档案材料，为路政管理工作保存第一手资料，方便有关人员的查找和利用。

6.利用。以编制查考工具、汇编参考资料等方式，介绍和提供路政档案，为执法工作提供服务。

三、路政档案管理工作存在的问题

路政档案足路政管理工作的重要组成部分，是路政决策和制订政策的基础，也是衡量路政管理科学化和现代化的重要尺度。路政管理工作的成败在很大程度上依赖于路政档案管理水平，但在实际工作中，由于领导重视不够，档案管理人员素质不高，认识水平低等原因，使路政档案管理工作始终处于低水平运转，从而严重制约了路政管理工作的有效开展。

1.路政档案人员专业水平有待加强

路政档案工作既是一项繁琐的、细致的工作，又是一项严肃的、认真的工作，没有较强的事业心和责任感、没有吃苦耐劳的精神的人是小能很好地承担起这项工作的。同时，从事路政档案工作主要足文字、综合、管理工作，这就要求内业人员应具备较高的写作技能、文字表达能力和管理水平。档案人员是路政管理机构的内当家、是领导的助手与参谋，档案人员素质的好坏，直接关系到路政内业工作的好坏，影响整个路政管理工作水平。但实际上，从事路政档案工作的人员中存在一种片面的认识，认为路政档案工作枯燥乏味，整天忙忙碌碌，具体琐碎，不被他人理解，比搞外业吃亏，因而工作积极性不高，而从事外业工作的人员又认为档案工作是内业人员的事，与已无关，对档案工作不关心、不支持、不配合，甚至本应由外业干的事也推给内业入员，造成互相扯皮、工作不协调，影响档案工作的正常开展。

2.路政档案归档管理不规范

路政档案管理工作存在着归档不健全、管理不集中、收集不完整、整理不规范等问题。在路政外业工作中，未能及时将工作处置情况录入路政应用系统软件，对路政资料的积累和归档存在认识小足、职责不清等问题，从而造成归档资料不齐全完整；同时，由于部分路政内业人员缺乏一定的档案管理知识，虽然日常路政工作资料能及时收集，但是却未能按照档案管理有关标准与要求进行规范整理，尤其是对路政案件的立卷归档、保管利用等方面缺乏经验，造成了利用率不高、帐物不符等现象。

3.管理服务手段落后

当前办公自动化已经在我省交通系统全面实施，各种业务系统软件也正在逐步推广，技术手段、产品形式和服务方式等都在发生深刻的变化，但是从总体情况来看，路政档案管理工作却相对落后，仍然处于传统、落后的纯手工管理阶段，基础设施投入不足，同时，由于办公自动化网络和业务软件未能很好符合实际工作，与路政日常实际工作有了一定的脱节，从而，造成了目前路政档案管理服务手段比较落后。

四、如何做好路政档案管理工作

路政档案管理是路政工作的主要内容之一，要以《中华人民共和国档案法》和相关法律、法规为依据，切实做好档案管理工作。

1.加强领导，建立健全档案管理运作机制

搞好路政档案的管理，应加强对档案管理工作的领导，将档案管理工作纳入工作日程，真正做到认识到位、组织到位、措施到位。因此，需建立档案管理工作领导小组，将路政档案工作作为行政管理的一项重要内容纳入年度目标，与路政工作同部署、同组织、同考核，使之更加规范化、标准化，走上依法建档的轨道。

2.完善制度，明确职责

路政档案涉及面广、文件材料种类繁多、周期长短不一，这些特点给文件材料的收集和积累的准确性、完整性带来一定困难，因此，做好路政档案管理工作，必须始终坚持贯彻落实《中华人民共和国档案法》，健全完善档案材料立卷归档、档案查借阅、档案鉴定销毁等制度，明确档案管理人员职责，做到以制度管人，科学建档，科学管理，确保路政档案管理工作有章可循。

3.提高档案管理人员综合素质

高速公路路政档案管理是一项既繁琐、细致又严肃、认真的工作，需要管理人员具备较强的事业心和责任感，同时路政档案管理主要是文字、综合、管理工作，还需具备较高的写作技能、文字表达能力和管理水平。因此提高路政档案管理人员的综合素质迫在眉睫。路政档案管理人员应不断加强自身学习，既要掌握公路法律法规和档案知识，又要学会建立档案的实际操作技能，积极掌握计算机的应用技术，不断提高自身业务水平，快速适应档案发展的需要，实现路政档案工作的信息化和现代化。

4.整合资源，强化路政档案管理开发利用

社会的发展和科技的进步，对档案工作提出了更高的要求。在保守国家秘密的前提下，档案管理人员应做好路政档案的提供利用工作，充分利用路政档案编研一些有实用价值的档案资料，为领导决策和各工作部门提供内容翔实的信息资料，以充分发挥档案凭证和参考作用，实现由被动到主动的转变，更好服务于路政工作，为振兴公路事业做出贡献。

结语：

综上所述，可见路政档案管理业务工作是艰巨、繁多的，由此也更应不断探索思考如何科学组合、优化效能地做好路政管理的各项业务工作。路政档案作为一门保障路产及人身生命安全的专门档案，在公路管理中起着非常重要的作用，它不光是记载着整个路段、乃至整个交通系统网络的真实记录，也是路政执法管理人员在一线辛勤付出的见证，应不断研究与探索，总结与提升，让路政档案更好地为我国公路的营运与发展，社会的和谐与进步发挥其应有的作用。

参考文献：

[1]钟晓玲 公路路政档案管理的法学思考 长安大学政治与行政学院法学系

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1、文书电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2、科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。

A．基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

B．设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

3会计电子文件整理

A．工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

B．账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。

二、电子档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。

1、软磁盘的保护

A、统一软盘的规格，使用3．5寸高密盘保存。

B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％一50％，温度控制在14-24℃。

D、加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

F、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

G、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

2、光盘的保护

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案例2：在指导某社区建档过程中，档案业务指导人员和社区干部共同把文件材料收集后，连同以往整理过的档案全部运到档案局重新整。当时我认为以往整理过的档案就不要再动了，一位参与收集的业务指导人员说：“社区干部说了，以前整理过的档案用着不方便得重新加以整理。”之后，我就开始逐卷查看已整理过的档案，发现档案里面果然存在一些问题：期限与上级制定的有出入，分类也不合理，拟写的标题也不确切，拆过的案卷也没再装订，借出的文件也未归档，等等。看后，对于这些档案，我也认为应该重新整理。可是，重新整理整过的档案比整理刚收集的文件材料更加困难，一是档案页码全得涂改、目录封面全部作废；二是浪费了人力、财力。如果不重新整理，查找利用档案十分困难。

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(一)档案资源来源的固定性。全市各级国家综合档案馆馆藏档案的来源，主要是靠按国家档案馆接受档案进馆标准要求，把机关、企事业单位形成的档案收集进馆来实现的。目前，基本形成了以各级各类档案室为基础，各级国家档案馆为主体，其他档案所有者为补充的建设格局和构造体系。根据接收进馆时间，截至2004年共有428家单位档案被接收进馆。

(二)档案资源、馆藏内容的扩展性。全市各级国家综合档案馆已着眼于在社会需求上下功夫，扩大档案收征集范围，改善档案收藏结构，增加了社会活动等方面的鲜活内容，及时开辟档案资源采集渠道，及时收集一些重大活动档案材料，开展现行文件收集和服务，大力加强社区和“三农”档案工作等，这些工作的有效开展，使档案资源建设触角由历史向现实延伸，由管理机关向社会基层组织延伸，由单一的机关纸质文书向多种类型多种载体文件材料延伸。为国家档案资源注入了新成分、新要素。

(三)档案资源的共享性。全市各级档案馆积极应用现代信息技术进行档案管理现代化的探索与实践，应用数字化技术手段与网络工具提高开发档案资源的能力与水平，积极利用现有的档案资源，营建档案资源共享的政策与环境，逐步搭建网上档案馆检索平台，实现档案资源的合理配置，并为档案资源的社会共享提供了有效的技术保障和实现手段。据不完全统计，目前全市14个综合档案馆保存889641卷又133533件档案，各级各类档案室还保存1061287卷又748743件档案。市档案馆每年利用档案达2000余人次，11000多卷次，各城区档案馆利用档案基本每年为600多人次，利用档案3000余卷次，各级国家综合档案馆都有自己的网站，这些都为今后建立城市档案资源中心打下了基础。

二．在档案资源管理机制上杭州市与外市的比较

虽然全市各级国家综合档案馆在丰富官藏、改善馆藏结构上取得了一定的成效，但这仅仅局限在馆藏体系固定构成以及补充档案资源工作上，长期以来档案馆对机关单位形成的专业、专门档案一概没有接收，这就造成了全宗档案的割裂，档案馆收集进馆的馆藏档案很难做到能够反映出一定时期一定地区社会历史发展的基本面貌。尤其是传统的档案管理体制，使一个地区的档案资源，包括城建档案、房地产档案、国土资源档案、规划信息档案及其他专门档案分散在多个部门、多处地方存放保管，这种情况也使一个城市的档案资源很难得到有效共享，所拥有的馆库及保管设施很难得到充分利用。特别是很难担负起为党和政府决策，为社会各界和广大群众对档案资料需求提供快捷、准确、方便的全方位服务。由于管理机制问题，全市的行政执法也受到不同程度的影响，重复履行监督指导职能。通过调研，我们认为，深圳、顺德实行“三档合一”的新体制，有独特的三大优势：

第一，统一了管理，减少了重复，避免了扯皮。尤其是重点建设项目档案实行统一管理后，各建设单位就只须对国家综合档案馆一家，减少了以往各自存放同一档案的重复管理。同时，由于综合档案馆和城建档案馆合为一家，也避免了过去两家相互扯皮，争收档案之弊。

第二，整合了资源，丰富了综合档案馆馆藏。实行“三档合一”管理体制后，综合档案馆所保管的档案除了党政机关产生的文书档案和少数专门档案外，还包括全市、区的城建档案和房地产档案，档案门类得到极大的丰富，数量也得到增长。至2003年底，该馆馆藏档案达如余万卷，形成了颇具规模的档案资料库，方便了档案资源共享。

第三，档案工作进一步融入社会各个领域。城建、房地产档案并人综合档案馆后，到市区档案馆查阅利用档案、移交档案、咨询档案工作及有关政策、法规事宜等的办事人员比以前大为增多，档案部门与建设、规划国土部门及其他经济、司法部门的业务往来也随之增多，档案部门进一步打破封闭，加强了与各机关、团体和社会各界的相互了解，更加紧密地融人当地经济和社会发展，给档案馆工作和本地区档案事业的可持续发展注入了新的活力。

三、构建多元化的档案资源结构，树立“大档案”意识

浙江省委、省政府，杭州市委、市政府近年相继出台了《关于加强新时期档案工作的意见》，对新时期档案事业发展和档案工作提出了新的要求。“我们根据国家档案局制定的《全国档案馆网设置原则和布局方案》，合理确定国家档案资源的归属和流向。区、县(市)一般只设一个综合档案馆，不设部门(专业)档案馆……”并提出了要建立城市档案中心，构建多元化档案资源结构，科学整合档案资源。这无疑为我们在新时期加强档案事业发展提供了条件，创造了良好的政策环境。

(一)更新档案管理理念。全面建设小康社会的实践活动对档案工作提出了越来越广泛的需求，档案部门要满足这种日益增长的需求，必须不断解放思想，逐步确立资源优势和公共文化理念，到更广阔的领域和行业中开辟新的档案资源采集渠道，千方百计地为国家档案资源注入新成分、新要素。档案馆作为永久保管档案的基地，其馆藏档案应反映出一定时期本地区社会发展的基本历史面貌。依据档案法分级负责收集保管一定行政区域内形成的档案，要改变综合档案馆以接收党政档案为主的现象。要增强综合档案馆在档案资源建设中的核心地位，与各级专业档案馆联手统一管理。将档案资源建设纳入到整个社会的文化事业框架中。

(二)整合档案资源，增强大档案整体意识。全市的档案资料是一个整体，所以全市档案系统要打破“围墙”，整合资源，优势互补，上下联动，充分挖掘和利用全市的馆藏资源，使档案资源的运用活起来。加强国家档案资源的整体建设，要清楚界定各类档案馆的收集范围和档案流向。‘在“统一领导，分级管理”的档案工作体制下，实现现有国家档案资源的有效配置，以适应档案资源社会共享的需要。逐步实现档案物理资源、数据资源、应用系统整合，体现档案信息的系统性、有效性与共享性。

(三)创新“大档案”管理模式。要推进体制创新，发挥档案集合效应，方便社会公众利用。根据精简、统一、高效的原则，推进档案管理体制改革，积极探索建立城市档案中心和机关档案中心的新模式。从档案管理体制、服务方式等环节人手，实现档案管理模式的创新。

作为档案事业这一整体，在机构设置上应有一套合理的层级体系和管理规范，处理好专业(专门)档案馆与同级综合档案馆的关系，遏制住综合档案馆功能“弱化”的势头，增强其在档案资源社会共享中的核心地位。要在优化档案工作制度与创新档案工作理念的前提下明确档案部门和人员的合理分工与协作关系，不断提高工作效率，理顺与其他部门的关系，寻求工作上相互支持配合。

四、促进档案资源管理标准化，规范化

档案服务内涵要有新改进，要加强档案资源建设，通过法定途径把新形成的档案资源源源不断地补充到国家档案资源库中，并搞好鉴定工作，把更多应开放档案向社会开放。要加大档案资源管理标准化、规范化建设力度。目前各级国家档案行政管理部门在业务上履行指导职能，对国家专业专门档案馆、部门档案馆、企事业档案馆，应按综合档案馆的管理标准规范管理。有条件的甚至可以在体制上实行统一管理的前提下，充分发挥主观能动性，统一接收重大事件档案以及专业专门档案，通过各种形式的征收集，把档案馆档案资源建设提高到一个新水平，这样才能更好地面向社会，服务大众。

总之，国家综合档案馆几十年发展之路，其经验与教训证明，在县级甚至市(地)级，实行由一馆多种档案的实体合一统管，既可解决综合档案馆与各专业档案馆(室)之间的有形无形矛盾，又可从根本上解决一些主要专业档案的流向问题，使这些重要的专业档案归到国家综合档案馆中统管。

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档案室为谁整理档案？至今都没有一个明确的答案。在每年的业务指导工作中，总会有人对按照进馆标准整理档案的方法提出质疑：这种方法真的便于保管和利用？虽然这种档案整理方法能够最大限度地保持档案文件之间的历史联系，但它远不如按文号整理来得方便。这就不得不让人们思考档案室究竟在为谁整理档案？为方便谁利用整理档案？即使按进馆标准整理档案的方法无法证明其科学性和实用性，档案室也不能按自己的整理方法整理档案，即便是不需要移交档案馆的档案。很显然，档案室不是在为本单位整理档案，而是为档案馆整理档案。

二、档案室该为谁整理档案

档案室应该为本单位整理档案，还是应该为档案馆整理档案？从《机关档案工作业务建设规范》内容看其规范的档案整理都是为档案馆管理档案规定的。它对档案整理的案卷质量要求完全是按照进馆要求来规范的。档案馆接收进馆档案往往都制定有档案馆接收档案标准的《规定》或《办法》。这些《规定》中都对档案整理的质量和规范有详细的要求，并按要求整理好，达不到标准的不予接收。这分明是在说档案整理是为档案馆整理。但是《河南省档案局实施细则》第十三条规定：“归档文件实行两套制。一套按《规则》进行文件级整理；一套按不同发文字号进行整理，加封面、归档文件目录、备考表、装订成发文汇集，封面上不标注保管期限。”这足够引起我们的深思！

档案室是机关的内部组织机构，是机关为适应档案管理的自身需要建立的一种专业组织。档案室的重要任务是服务于本机关。显而易见，它的服务方向、对象、范围必然基本局限于机关单位内部，它的基本功能是为本机关单位收集、整理、保管、提供利用本机关单位产生的档案。当然它也有为国家积累档案的义务。但是，它首先为本机关单位整理档案，其次为国家档案馆积累档案。机关档案室和档案馆也只是移交档案的关系。机关档案室在整理档案时是以方便单位内部的保管利用为标准的，档案室完全有权选择自己整理和管理档案的方式。档案室移交的档案，只要收集的齐全，有目可查，就已经算是经过规范整理了。很显然，档案室应该为本机关单位整理档案。

我们不得不承认：有相当多的单位由于各种原因推行不力，致使每年归档立卷成了单位档案部门的一项繁重而主要的工作。如果站在我们设计的由文书（业务）部门整理档案的角度看，整理档案更应该是为本单位了。文书（业务）部门，不是档案部门，与档案馆（局）没有任何关系。就没有必要按照档案馆整理档案的方法整理档案。

三、几点思考

（一）理清几个问题

1.标准的问题。要认清档案部门的标准性质，档案部门的标准基本上都是推荐性标准，而不是强制性标准。《河南省机关档案工作规范化管理认证标准》，《河南省机关档案工作规范化管理认证办法》中第六条明确规定：“机关档案工作规范化管理认证工作，……等级认证采取自愿申报、逐级认证的方法。”在任何时候、任何情况下，都不能把推荐性标准当作强制性标准来执行。在指导档案室整理档案中业务指导人员应当是推荐推荐性档案整理标准，在档案馆接收档案时也不能以此为标准来接收档案。

2.档案室与档案馆的关系问题。档案室与档案馆的关系就是一个移交档案和接收档案的关系。但是，在对待档案的整理上，一定要明确认清档案室与档案馆的关系，并且处理好这种关系，特别是在对待档案室的档案整理上，应该尊重档案室的选择。

3.档案整理方法问题

（1）档案馆的档案整理方法不一定适合档案室。档案室整理档案主要是为自己利用方便而整理保存的，其次才是为档案馆积累档案。在档案室提供利用档案中，一般都是以利用单份档案为主，而且以查文号为主。也就是说档案部门设计的档案整理方法，并不适合档案室的档案整理和提供利用。而仅仅是为档案馆保管档案提供利用设计的。

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档案传播并不是一朝一夕就能完成的，而是在社会的长期发展中逐渐积累下来的，首先我们要明确对档案进行传播的过程实际上是一种对文化、对知识进行传播的过程，因此可以说，档案除了是对历史的记录外，同时也是一种传播媒介，传播的是历史与文化等，档案在今后的发展过程中，应该朝着更加多元化的方向进行，其中将对档案的利用以及传播进行有机的结合能够起到事半功倍的作用，应该加以推广。下面我们将从二者的含义入手，进一步分析对档案利用以及传播进行整合的有效途径。

1 档案利用以及档案传播的涵义

广义上的传播就是对信息资源的交流或是交换，狭义上的传播更加精细化，是通过对档案的整理，由点到面的进行共享的过程。而本文中提到的档案传播更倾向于狭义上的档案传播。信息在传播的过程中，是一个动态的变化过程，在这一过程中，需要具有三个主要的因素，其一是传播者，其二是信息，其三是受众，这三点因素缺一不可，都是保证传播过程有效进行的重要组成部分。档案利用同样具有广义与狭义之分，本文中所提到的档案利用更偏向于广义上的档案利用，也就是要将档案信息通过档案管理者之手传递给利用者的过程。同样，在这一过程中，也包含了三点基本要素，分别为提供利用者、档案信息以及利用者，其中提供利用者不仅包含普通的档案工作者，同样也包括档案机构。通过对档案的利用，可以充分的体现出档案的真正价值所在，为社会的发展做出贡献。

2 档案利用与传单传播的异同

档案利用与档案传播之间具有明显的区分，但是其中也包含着相互关联的一部分，我们大可不必将其相互分离，换一种思维方式，将二者进行有机的结合也不失为一种有效的手段。要想做到这一点，我们首先应该对档案利用以及档案传播的差异进行初步的了解，这样才能做到，促进档案资源的整合。首先二者之间具有较大的背景差异。档案利用偏向于封闭的模式，而档案传播则是一种开放的模式，在表面上看来，这二者之间无法进行融合，但是档案学与传播学是具有交叉性的特点的，利用交叉性这一特点，就能够有效的进行整合。具体的表现在于随着人们对档案进一步的认识，档案所具有的功能不仅仅在于政治方面，同时还具有文化、教育等多种方向的功能，要想将档案的功能得到进一步的发挥与利用，就要进行主动的服务，而要想做到这一点，就需要将档案利用与档案传播进行整合。

其次，档案通常都是保存在档案馆中的，因此具有一定的局限性，在档案利用的过程中相对复杂，但是档案传播就不同了，档案传播的核心就是要将档案进行广泛的传播，使其得到进一步的发展，在传播的过程中就会进一步的扩大档案的使用范围以及接触的人群，在这一过程中实际上也是利用档案的过程，因此加强二者之间的相互融合，有助于档案工作的进一步发展，同时也扩展了档案事业，因此，从这一差异上我们可以看到档案利用与档案传播是具有融合的前提条件的。

除了上述的差异外，在研究方法上，档案利用与档案传播也具有不同之处。前者主要从事的是定性研究，后者从事的是定量研究。前者主要应用到的方法为管理，后者主要应用到的方法为图像采集，这两者在形态的表现形式上是具有差异性的，但是本质上不存在过多的变化，因为都是利用档案的特点开展的研究工作，并且也已经取得了较好效果。在这一前提下，更加应该将整合工作落到实处，尤其是加强对定量的研究工作，这样才能促进档案工作的进一步发展。

3 档案利用与档案传播的整合途径

3.1 受众理论是档案理论框架的重头戏，应当加以深入研究。应该说，档案利用理论对利用者的研究从忽视到重视，是一个可喜的进步，但即使发展到今天，对利用者的研究也仅停留在一个非常浅显的层次，譬如：①对档案利用者的简单分类：学术利用、普遍利用、实际利用；②建立方便档案工作者管理但不利于利用者利用的检索体系；③对利用者需求的研究从未真正实证化，深入化等。究其原因在于从档案机构和档案工作者的需求出发，档案为本位，视利用者为一个被动的接受者，从而束缚了档案利用实践的开展和理论的深入，导致了当前的现状。

借鉴和吸收档案传播的受众理论，意味着两大变革：第一，档案利用者范围的扩大，不仅包括有信息需求的利用者，也包括档案信息的接触者；第二，档案信息的利用者、档案信息的接触者同档案传播者一样，也是一个行为主体，是一个能动的行为主体。它有很大的自主性，一方面可以选择档案、报纸、杂志、书籍等不同开发层次的档案信息，另一方面可选择不同内容的档案信息，或对档案信息进行选择性理解、选择性注意、选择性记忆，从而使档案信息的接受呈现出鲜明的个人差异。

3.2 档案利用需要吸收档案传播的传播者理论。正所谓知己知彼，百战不殆。研究档案信息的利用者和接触者的目的在于保障传播过程的顺利进行，在于方便档案传播者有的放矢地采取行动。档案传播者同受众一样，也是一个行为主体。它一方面要对档案信息进行把关，制订档案信息保密与开放范围、决定档案信息的存毁、对档案信息进行顺序、结构方面的组织，另一方面要主动出击，通过对受众的研究，提高自己的传播技巧，改变自己的传播策略和传播内容，以适应发展变化的受众需求。

不注重交流与接触，档案传播就会沦为档案利用。因此，档案传播者对一切档案信息的可能交流与接触者都要认真、细心、热情，不仅以图书这种媒介为阵地，也要电视、报纸、电影等各大媒体为基地，介绍档案信息的产生背景及其历史文化价值，解读档案，为档案信息的普及化和社会化作贡献，营造一个人人热爱档案信息、喜欢利用档案信息的氛围。

结束语

希望档案利用能借鉴和吸收档案传播的有用理论，不断发展和成熟档案事业。当然，档案传播也不是包治百病的灵丹妙药，对它的借鉴不能生搬硬套，要进行一番去粗取精、去伪存真的工作，它要求我们不仅有档案学、利用学、传播学的深厚功底，而且对它们的优势及局限有独到的见解。

参考文献

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保证城建档案完整、齐全、系统移交，依靠的是法律、行政、经济三位一体的制约保障手段。但在具体执行时，往往难以取得较好的效果。一是法制手段不完善。经过多年的法制建设，档案法制体系已初步构建，但细化不够，可操作不强。国家有关档案法规比较宏观，强制性较弱，只规定了程序过程，而对令不行、禁不止的行为监管处理办法相对欠缺。据笔者多次调研考察了解，内地很多省市地方性城建档案法规尚未跟上，针对性不强，执行档案法律法规力度较弱。二是行政手段不过硬。一方面，依赖建设行政主管部门以及规划、质监等部门支持把关。虽然能取得一定效果，但由于体制上的不足，容易出现工作断链和漏洞，监管责任不清晰，容易出现推诿扯皮现象；另一方面，城建档案部门自身行政职能。据了解，湖南省内大多数城建档案馆尚未加挂“城建档案管理处”的牌子，不具备行政管理职能和执法主体资格。

加挂了牌子的城建档案部门又往往因为人员配备、执法经验以及体制阻力等原因不能充分行使行政职能。同时，城建档案部门是否应具有行政职能在业界意见不一。如瓦房店市档案局认为，城建档案馆是一个文化事业单位，不具备行政职能的基本条件。事实上，这也是大多数城建档案部门尚未加挂“城建档案管理处”的主要原由。由此来看，在城建档案发展中“行政职能部门”给“文化事业单位”的让位，也逐步佐证了城建档案应注重的是其实效价值，而非其行政执法功能。目前，一些建设部门实行了联动机制，对移交城建档案在程序上进行了进一步理顺，迈出了规范治档的一步，但要把城建档案的依法管理与衡量工程质量的优劣挂钩，作为其重要参考数据之一，笔者认为还有很多工作要做。三是经济手段不长效。经济手段一度是最重要的城建档案保障手段，即建设单位交纳一定档案押金。对确保档案的移交具有一定作用，但其弊端也显而易见，如占用建设资金，对重点工程和边施工边报建工程的档案报送缺乏制约等。上世纪九十年代，国家已取消档案保证金的收取，经济手段不再存在。

当今城市快速发展，社会对信息需求具有广、快、精的特点。城建档案信息量大、类别杂，必须实行标准化、信息化管理才能适应社会的需求。国家档案局办〔2010〕116号文件明确指出，数字档案馆建设是一项系统工程，需要经过调研、立项、论证、软件开发、平台构建、资源准备、系统运行、项目验收、运行维护等诸多环节，需要各业务部门、档案管理部门以及其他单位的共同参与，是一项长期的工作任务。建设数字城建档案馆必须要大量资金投入，这个过程不像建设项目那样能很快看到立竿见影的成果。一些单位负责人缺乏长远眼光，不愿投入足够的人力、物力、财力，档案经费紧张，管理和开发利用设施落后，还停留在计算机应用初级阶段。同时，档案宣传、调研工作也难以开展，社会对城建档案部门了解甚少，一些服务对象不知道到哪个部门查阅利用档案。此外，一些重要档案信息更新慢，与现状不符，服务被动，利用有限，难以满足社会需求，如城市地下管网档案等，不能发挥城建档案信息的优势。反过来，利用率的低下又严重影响了城建档案部门的口碑和形象，造成一种恶性循环。

对策措施

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（二）执法人员素质有待提高根据河南省水政监察总队对河南省24个支队和154个大队的调查结果显示：水政监察大队的人员（3832人）中，中专以上学历为2017，占总人数的52.6%；大专以上学历为1497人，占总人数的39.1%；本科以上学历为318，占总人数的8.4%。从学历结构看，本科以上学历人数较少，大专以上学历的人数比例也不足50%，学历结构有待于进一步优化。有的大队虽然引进了文书档案管理专业的人员，但在案卷的整理和法律文书方面的知识还不足，需要展开专门的培训。

（三）经验交流欠缺档案利用不足要想提高水行政执法档案管理工作水平，各个水政监察大队之间就要不断地进行经验交流，只有通过经常性的经验交流才能找出本单位在水行政执法档案管理方面的差距和不足，也才能总结出本单位在水行政执法档案管理工作方面的经验。通过经验交流会促进各个水政监察大队在水行政执法档案管理工作水平的提高。另外，只有不断利用水行政执法档案，才能提高领导同志对水行政执法档案管理工作重要性的认识，从而加大对水行政执法档案管理工作的投入力度。

二、加强现代水行政执法档案管理工作的办法及措施

（一）强化责任，提高认识要加大对水行政执法档案资料管理的重视力度。各级各类水行政监察机构要把水行政执法档案资料管理和利用工作提升到重要的办事日程上来。明确各个水行政监察机构的水行政执法档案资料管理责任，经常组织检查组进行检查通报。对水行政执法档案资料管理不力、不善的要责令整改，并对整改方案进行监督和指导。

（二）严格执行水行政执法档案资料管理规定要想使水行政执法档案资料的管理更好地服务于水行政执法工作，就要严格执行档案资料管理规定。根据《关于印发水行政执法文书档案管理办法》中对水行政执法文书档案资料管理的有关规定，要对各种档案资料立卷归档进行严格的要求，认真收集、积累、整理水行政执法档案资料，然后分门别类进行归档，使所有的水行政执法资料都达到统一格式、统一标准。

（三）水行政执法档案资料整理应按章有序进行水行政执法档案资料整理与分类应按照水行政执法档案形成规律和特点，将水行政执法档案分成一定的类别和属类。保持水行政执法档案资料的有机联系，使其有系统、有条理地反映执法活动的历史面貌。划分类别和属类的标准要一致，层次要清楚，条理要明晰，不按年度分类，只按项目分类。

（四）强化水行政监察人员的业务培训水行政监察执法人员中有些人未经过专项培训，监察执法队伍中即懂专业又懂法律的人才比较缺乏，部分执法人员在执法过程中，法律知识掌握不够，业务不熟悉，造成执法水平较低。一些案例告诉我们，因对执法证据收集程序、步骤的不熟悉，造成执法过程不规范，不能把案件办成铁案。因此，必须经常开展执法人员业务培训，规范执法程序，提高水行政监察执法人员的业务素质和执法水平。

（五）应建立“案件首问负责制”和“案卷档案调用管理制度”对每一起违法案件都要明确主要经办人员，经办人员同时负责案卷、证据的整理，并负责及时将案卷移交给档案管理人员。案卷档案的调用和管理必须明确专人负责，并有专门场所保管案卷，做好调卷记录，要做到“专人、专柜、专室”。

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1．2农业行政执法档案的特点

1．2．1专业性强农业行政执法档案是农业行政执法活动的产物，是一定专业执法活动的真实记录。农业行政执法档案体现了明显的农业特点，其档案内容必须与农业科技、种植(养殖)方法和环境等相配套，其内容的描述必须符合农业专业术语要求，而且必须符合农业行业的特点。例如植物检疫、动物检疫、农机监理、农药管理等，它们活动的范围空间、对象目标等与其它行业都有明显不同，表现出较强的专业性。

1．2．2程序性严格一个独立的农业行政执法案件，从立案到处罚决定必须严格按照程序进行。如在农药市场执法检查中，查到假冒伪劣农药一案，从立案到作出处罚决定必须经过调查取证、询问笔录、勘验检查笔录、抽样取证凭证、证据登记保存、立案审批、检测化验、送达处理意见书、听证、作出处罚决定书、行政复议等全过程，直到结案所形成的全部档案是一个整体，不可分割，而且是一个完整的程序。而且不能用其他行业的档案代替。另一方面，执法档案必须成套提供利用的，拆开会使案件不完整，而且影响其使用价值。

1．2．3现实性能强主要表现在农业行政执法档案与现实的商品生产经营关系密切，不仅反映依法行政的查考作用，而且在提供利用中还有现实的作用，一经利用就可挽回经济损失，能收到经济效益和社会效益，故有现实性。

1．2．4存储意义大执法档案一般是某一专业执法活动的结果，记载了专业执法活动全过程的真实情况，如案件发生地、相对人，违法事实违反了哪一部法律法规，调查取证是怎样进行的，依据什么来作出处罚决定等等，在档案中都存有大量的相对人违法事实和适用的法律法规依据，必要时在执法上可以借鉴和利用。

1．3农业行政执法档案的现实作用

1．3．1农业执法档案是执法活动的依据和凭证在农业执法活动中，一切活动都不同程度地具有连续性，前一案例为后一案例提供依据。农业执法档案的依据性同农业执法自身的复杂程度以及记述的各起案例的复杂程度成正比，所记载的内容越复杂，依据性越强。主要表现为：一是管理工作依据，在管理工作中，无论是执法工作评价，还是产生经济、社会效益分析等，都离不开档案；二是执法人员的劳动凭证，在执法人员的考核、选拔中，除人事档案外，还需要有执法档案做依据；三是在追究行政执法错案责任时起凭证作用。

1．3．2农业执法档案是进行交流的工具在人类社会发展史上，各种各样的交流占有重要位置，同样，农业执法工作也需要交流。目前，农业行政执法刚刚起步，执法体系正在深化改革，执法力度不断加大，逐步走向规范化。执法档案正是交流、协作、借鉴的有力工具。

1．3．3农业执法档案是积累经验、提高执法水平的手段一是执法活动的真实记录，它记载着执法人员对案件的发现、调查取证方法和办案水平，记述了查办案件的全过程和最终结果；二是作为办案思路、办案方法、办案结果的载体，具有积累办案经验和提高执法水平的作用，使得农业行政执法档案成为办案经验和提高执法水平的工具和手段，对于一个执法单位来讲，如果有质量较高、数量较多的执法档案库藏就标志着它有比较雄厚的办案技术储备和基础。

2农业行政执法档案业务的主要工作内容

农业行政执法档案工作是执法管理的重要组成部分，也是执法活动的重要环节，各级农业执法机构应把执法档案工作与整个执法工作紧密结合起来。其工作的主要内容：

2．1收集

就是把分散形成的但有保存和利用价值的执法档案接收过来，集中保存在执法档案室，以利于有关人员使用。

2．2整理

就是把分散收集来的执法档案，按规定程序，将其分别类、系统排列和科学编目，便于安全保管，更重要的是满足对执法档案利用的方便和需要。

2．3鉴定

就是鉴别执法档案的价值，需对档案不断进行去粗取精的鉴别工作，挑选那些需要定期或永久保存的档案，销毁那些无需保存的部分。

2．4保管

就是采取一定的措施，保护好执法档案的完整与安全，保守机密，防止并克服各种自然的、社会的不利因素对执法档案的损坏作用，不断延长执法档案的保管寿命。

2．5编目与检查

农业执法档案数量庞大，成分复杂，要根据归档时的情形而形成的程序，按照一定的方法整理和保管。农业执法档案分类应从实际出发，当前可分为种植业、畜牧业、农机执法档案和农民减负档案等，在种植业中又分为植检、农药、肥料、种子管理等。同时，需要通过各种途径和形式提示档案的内容和成分，提供查找档案的检查和手段，方便于有关人员的查找和利用。

2．6利用

就是创造各种条件满足执法档案利用的各方面要求，积极做好应有的准备，包括编制各种查考工具，汇编各种参考资料，以及时有效的方式介绍和提供执法档案为各项执法工作需要服务，这也是保存执法档案的目的。

3做好农业行政执法档案规范化管理的几点想法和建议

农业行政执法档案是执法工作的主要内容之一。农业行政执法档案管理要以《中华人民共和国档案法》和国家有关农业档案工作的有关法律、法规为依据，切实做好农业行政执法档案的管理工作。

3．1加强领导，建立组织

搞好农业行政执法档案的管理，领导是关键。因而，要建立档案管理工作领导小组、档案鉴~fJ／j,组和管理网络等组织，应把档案列入执法工作的议事日程，使档案工作有领导、有组织、有管理地开展，使之逐步规范化、标准化，走上依法建档的轨道。

3．2制订制度，明确职责

制订档案管理各项规章制度，是搞好档案管理工作的关键，是规范管理者行为的主要手段。因而，要按照《档案法》的规定，制订《档案管理制度》、《档案管理人员岗位责任制》、《档案保管保密制度》等，进一步明确档案管理人员的职责。

3．3加强培训，掌握技能

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《出生医学证明》重要性，对《出生医学证明》的档案管理也很重要。在《档案管理法》中就规定：《出生医学证明》的档案作为人从出生到死亡的最基本资格资料之一，是民生档案的重要组成部分。科学、有效的《出生医学证明》的档案管理能直接促进公安机关对户口办理的速度和效率，提高其为民服务的质量与口碑；能提升医疗机关对母婴保健工作的质量，增加人们对保健机构的满意度，从而协调医患之间的矛盾冲突，维护社会的安定与和谐，可以通过为某些事项提供最为原始的医学凭证，最大限度地维护国家、社会组织和公民的合法权益，保障公民的切身利益。所以，随着社会的进步和发展，生活中越来越多地利用到《出生医学证明》档案，健全《出生医学证明》档案管理工作势在必行并迫在眉睫。

二、目前《出生医学证明》档案管理中存在的问题

（一）保管部门不明确，影响管理质量

由于上级主管部门没有对《出生医学证明》档案管理做出统一的规定，造成各个机构的档案管理缺乏统一性：有的把作为病历在病案室管理；有的因新生儿出生在妇产科，由妇产科管理；有的统一上交到医院的档案室管理。由于管理部门的不明确性，造成其档案管理的不规范性，不同程度地造成《出生医学证明》档案材料的破损、混乱，甚至丢失，不同程度影响到保管的质量，为档案管理的服务性造成一定的障碍。

（二）档案管理无序，影响服务质量

目前在《出生医学证明》的档案管理上存在许多漏洞和混乱，比如签发机构关乎人情存在弄虚作假的现象，比如现在许多家长为了让孩子能赶在8月31日前报名入学，就需要寻找关系更改出生证明，更改户口本上的身份证号；再如档案管理人员缺乏必要的管理知识，对出生医学证明的档案随意排序，电子档案也项目不全，甚至有缺录的现象，造成需要时难以寻找，费时费力，甚至丢失，耽误他人的事情办理。

（三）管理交接脱节，造成人力重复

在医疗保健单位的《出生医学证明》档案管理虽然是专业管理，但由于人力资源的合理流动，管理者存在管理移交等问题，但由于《出生医学证明》档案相对其他医学案例档案受到的重视度相对弱，就存在了管理移交脱节的问题，造成每一届管理者都要重新进行整理、归档等，造成人力资源的重复劳动和浪费，甚至造成对于档案的管理总是处在原地踏步，而无所创新。

三、提升《出生医学证明》档案高效管理的措施

（一）加强学习，提高职责意识

档案管理中的问题存在，说明从上到下对《出生医学证明》乃至档案管理的不重视，因此提高档案管理的有效性，首先要提高从签发机关到具体管理者的档案管理意识，保证《出生医学证明》乃至档案的真实性、完整性、有序性。卫生管理部门和医疗保健部门要定期对签发科室和档案管理人员进行《母婴保健法》中关于“出生医学证明”知识学习，提高有关人员对“出生医学证明”重要性的认识，树立“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的工作宗旨，从而提高自身的工作职责。签发机关要明确责任主体的职责，做到及时签发《出生医学证明》，严格审核补签、换签的手续，确保真实性和公平性；档案管理人员要规范档案归类，做好有效档案、问题档案、废证档案的科学管理，促进管理工作的有序性和快捷性；档案管理人员在流动时做好移交手续，保证后续管理者对档案管理的规律掌握，避免错误管理、费时管理，保证出生医学证明发放工作的连续性和稳定性。

（二）统一管理，实现服务高效

对于《出生医学证明》的档案管理应该实行统一要求、统一管理，就是各医疗保健机构对《出生医学证明》的档案统一规定为档案室专业管理，若能统一到县局、市局档案室统一管理更好，能保障公民利用时求助单一，快捷高效，避免四处打听，万般求索。

（三）规范管理，提高工作质量

对于档案的管理要定位好《出生医学证明》的归档种类，统一于签发类档案，与管理类档案区别开来；《出生医学证明》档案由于存在历史存档和即时调取的双重作用，所以在整理时一定要对零乱的档案进行条理化整理，进行分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗、录制电子档案等，组成有序的管理体系，并在整理的过程中遵循档案的时间特性和形成规律，保持档案文件材料之间的有机联系，并区分档案的价值实行分类管理，为后续管理工作和服务工作提供方便。所以，要对管理人员进行专业培训，提高其规范管理的专业技能，提高管理工作的质量。

比如在对《出生医学证明》的档案管理中做到以下几个重要工作：

科学分类：在对档案按照“年度――保管期限――文件种类――事件分类（首次签发、补发、换发、废证）”进行分类，确保档案整理有理有据，相对稳定，体系连续，便于查找和利用。

规范整理：对“证明”文件的整理中，做到“正本在前、定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前、印件在后；改签在前，原签在后；换发在前，原发在后；废件挑出，另行整理”。

有序管理：对所有的档案进行编号，做到不空号、不漏号。对编号进行科学设置，让编号中包括全宗号、年度码、保管期限码、件号。实现一个年度一个保管期只现编一个流水号，每年度从1开始。并在档案首页附编码（如图所示），在档案盒上编制案卷目录，方便查找。

（四）互联管理，实现快捷服务

对于《出生医学证明》的档案管理要实现现代化管理，在对“出生医学证明”的附件、原件复印件归档时同步录取电子档案进行归档，确保档案的真实性。

档案管理部门还可以在同一档案管理的同时，利用医疗机构的信息化管理平台打造“出生医学证明”管理的信息化高速通道，实现婴儿出生、签发证明、录取信息三同步，减少差错，避免不良事件的发生。

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doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 21. 097

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）21- 0187- 02

1 创新路政档案管理的重要意义

公路路政档案是公路路政管理单位在开展路政执法工作的过程中所形成的极具利用与参考价值的各类原始材料，这些材料载体不一，形式各异，有文字、图表、影像、数据、电子文件等，其内容包括路产、处罚、行政许可、事物处理机构管理文书、违章建筑、超限运输等。公路路政档案管理真实记录了路政管理部门的工作内容，路政办案的思路、方法及结果，体现了公路路政工作人员的管理水平、办案水平和执法水平，集中体现了路政管理工作的业绩、成效和历史面貌，是衡量路政管理现代化、科学化水平重要依据与尺度，也是进一步制定并开展路政管理工作的基础。当前社会经济快速发展，时代对路政档案管理提出了新的要求，而现代社会的信息化也使路政档案管理呈现出新的情况及新的问题。当前路政档案管理中管理机制僵化、规范化程度不高、档案材料收集不完整、内容参差不齐，材料归档不完善、不统一、管理不集中，纸质文档和电子档案不对称、不一致，档案管理手段落后、档案整理技术水平不高、信息化程度不高、工作效率低下等现象比比皆是，极大地影响了路政档案的质量，大大降低了路政档案的利用率，不利于路政管理决策的科学制定，以及路政各项管理活动的有效开展。现代路政档案管理的创新，不仅是时展的需要，也是促进我国公路交通事业更快更好发展的重要保障。

2 路政档案管理的创新路径

2.1 完善路政档案管理制度

现代社会中，路政档案管理呈现出新的变化，因此需要不断完善路政档案管理制度，才能适应新时代的新要求。公路路政管理单位可根据《档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《省档案管理条例》等有关法律法规中的相关规定，充分借鉴同行业其他单位成功的路政档案管理经验，同时结合本单位路政管理的实际情况，构建起完整、科学且行之有效的路政档案管理制度，对原有的管理制度进行必要的补充及创新。一是完善路政档案材料收集和归档制度，做到兼顾全面的基础上，把握重点。当前公路行业快速发展，每日都会产生大量的路政信息及数据，而在每个月、每个季度、每一年的总结汇总时期，其数据与信息处理量更显得庞大繁复，因此需要档案管理人员对日常的文字信息、报表、数据、成分进行及时准确地分门别类地管理、归档、汇总、装订，善于在大量的资料中区别出重要资料及日常资料，保证路政档案管理工作在依法开展的基础上，实现有侧重、有层次、灵活性地开展，使路政档案材料真实且全面地反映业内工作情况，准确地记录路政信息及数据，体现路政工作业绩，为路政工作的制定及下一步工作计划提供有效依据。二是完善路政档案审核制度，严格要求管理人员仔细鉴别转入的档案材料，把好材料入口关，对于手续不齐的，应予以补齐，对于信息不准、不规范、有缺漏、涂改的，应予以分类登记并按要求重办、补办，直至审核合格后再整理归档。三是完善路政档案整理制度，对路政档案的鉴别、分类及审核进行详细规定，确保整理出来的路政档案材料信息正确、手续完备、目录明晰。四是完善路政档案借阅制度，需要查阅利用路政档案的人员应办理相关手续，并在查阅时提供相关证明，与此同时，还应不断研究档案服务的新方法，以提升路政档案管理的效率，增强路政档案的利用率。合理、科学、灵活的路政档案管理机制不但为路政档案管理工作提供切实有效的依据及参考，而且也是实现路政档案管理创新的基础。

2.2 加强档案管理人员的创新

路政档案管理的创新，归根结底需要档案管理人员来推动，因此可以说是以人为主体的创新，这也是促进公路路政档案管理发展的关键。当前公路交通行业日益发展，随之产生的路政信息资料也日益增多，需要大量高素质的工作人员进行档案管理，要加强路政档案管理人员的创新，首先应培养其敬业精神和求实的科学精神，敬业是创新的基石，只有热爱本职工作，真正从思想上重视工作，才能积极思考，勇于探索改进及创新，而求实的科学精神则需要档案管理人员在准确把握当前路政档案管理形势的基础之上，不断进行总结思考，以求实创新的精神积极探索、开创性地进行工作。其次，还应加强对路政档案管理人员业务能力的培养，可通过在职继续教育、组织工作人员参加业务培训、举办培训班、开展研讨会等多种方式，不断提升路政档案管理人员的专业档案知识、路政业务知识、档案材料的收集整理能力、各类载体档案的管理方法、现代信息技术能力等业务能力，才能勇于挑战传统陈旧观念及管理方法，勇于提出工作的新思路、新办法，突破档案管理工作，在业务上实现创新。

2.3 运用现代化路政档案管理方式

当前公路事业快速发展，路政档案管理更应加大科技投入，引入现代化管理方式方法，不断优化执法程序，提升执法文书制定的科技含量，提升公路执法及路政档案管理的效率。各部门可以根据自身实际情况及行业特点，借鉴行业相关单位的成功案例，充分整合并利用优势资源，积极推进路政档案管理的现代化进程，引入并开发符合路政档案管理工作点的现代化信息技术，并构建与之相符的信息化管理平台，充分利用现代新型的信息介质和记录方式，以及信息化的管理平台，进行路政信息电子档案资料收集管理工作，并将信息管理、统计和统计分析、文字材料、档案管理、许可事项办理、路产案件等专项工作分类进行了电子归档，做好对路政档案信息资源的定位、分析、加工和整理，为路政管理及其工作的有效开展提供科学的依据。与此同时，通过平台开设路政信息内容展示及查询服务，使档案信息得以实现收、管、用的有机结合。在充分钻研案件处置规定、信息报送流程等公路法律法规和业务知识的基础上，不断规范操作流程，升级档案信息集成管理模式，将各类路政档案信息资源整合、重组，优化路政档案信息的服务结构，利用路政档案信息系统各项路政档案信息资料进行统计、录入、分析、提取、查询等工作，并根据内容及要求形成相应的表格，为满足档案管理及使用者的需要，突出服务的中心主题，不断升级并完善路政档案管理信息系统，提升路政档案信息资源开发利用的深度和广度，以更为多样化的路政档案系统功能，更具个性化、精细化、规范化、信息化的档案服务全面提升路政档案管理的水平，为路政档案管理的创新提供路径。

3 结 语

公路路政档案真实记录了路政管理部门的具体工作及工作人员的执法办案情况，通过完善路政档案管理制度、加强档案管理人员的创新、运用现代化路政档案管理方式实现路政档案管理的创新，对提升路政档案的利用率，为路政各项管理活动的有效开展及路政管理决策的制定具有重要的意义。

主要参考文献

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随着高校规模的不断扩大，高等教育日趋大众化，特别是高校大规模的扩建校区、跨地区办学、吞并或合并其他院校，形成了机构重组，再加上专升本等等，这给档案工作人员提出了更高的要求。在当前形势下，我们应认真分析改革重组后高校档案工作所面对的一些新的问题，本着以人为本的思想，与时俱进、开拓创新，积极探索一条民族地区高校档案工作的建设之路，我认为应做好以下几个方面：

一、稳定高校档案管理队伍

在民族地区高校内，档案管理工作人员与教师在身份、待遇上有着明显的区别，属于教辅人员，并且要按时上下班，没有主观能动性，难免在心理上造成失衡，不安心于本职工作，导致工作死板、专业技术人员匮乏。而当前高校合并、重组给档案工作者提出了更高的要求，在这种新的形势下，稳定档案管理队伍势在必行。我认为应引进专业的技术人才，不要用过去的手工的老一套办法，应跟上时代，不断实行规范化、科学化管理，发挥综合效率。［1］

二、突出档案馆的综合性

民族地区高校的档案部门，多数是高校的行政部门的附属机构，不予重视。随着高校的改革、合并、重组，办学的观念、模式发生了转变，档案管理也应随之发生转变，不应局限于传统的收集存储，而应该突出其综合性，发挥档案的作用，为高校科研、学生学习、资料的查找提供服务平台。我们应建立综合性的档案馆，形成专门的机构，并由专人负责，进行系统的分类，便于各个层次的人员方便快捷地查找资料。高校规模扩大后，档案材料明显增多，没有一个统一的规划，档案管理有可能造成混乱，只有建立综合性的档案馆，将全校各部门的或个人手中零散的档案材料进行整体的动态的全宗管理，才能确保文件资料的及时归档，维护档案材料的完整性及安全性。［2］

三、搞好基层档案工作人员的素质建设

民族地区高校档案工作人员多数是本校教师的配偶和子弟，文化水平不高，对档案管理工作认识不够，因此必须加强基层档案工作人员的素质建设，才能满足高校发展的需要。首先，我们要从思想上对档案工作引起重视，定期学习国家颁布的《档案法》，了解最新最前沿的档案动态，掌握档案制作的规范、程序，同别的高校保持一致，与国际接轨。第二，对现有的工作人员要采取送出去的办法，通过学习其他高校先进的档案管理经验，从中找出自己的不足，不断提高工作人员的自身业务素质水平；另外还要引进一批档案管理专业的优秀人才，充实民族地区高校的档案管理队伍，提高其整体素质。第三，素质建设不仅包括业务素质，还包括政治素质。在当今社会，外界诱惑力太大，难免会造成档案工作人员的心理不平衡，整天面对枯燥繁琐的文件资料，档案工作人员没有过硬的政治素质难以守住职业操守。还要强调心理素质，要耐得住寂寞，坚持对党和人民高度负责的态度，加强自身的修养，培养档案工作兴趣爱好，以极大的热情投入到档案事业中去，安心工作。［3］

四、坚持同高校各项工作同步

档案资料是记录一所高校教学、科研及各项活动的史料，是今后总结交流、改进工作的主要依据。而档案资料一般来源于一线部门，一线部门如果不及时交上来，那将会影响到二线部门，如此下去将会造成恶性循环，档案馆就相对被动，短期内看不到什么效益。有时候领导或其他同志需要一个材料的时候，工作人员就有可能临时加班加点，忙得不亦乐乎，因此，我们必须要坚持材料及时归档同学校的各项工作同步进行，把档案管理的视线融入到学校的整体管理中，一些重要的文件精神、会议记录必要时通过行政干预强制执行。学校领导也应高度重视，明确各个部门及教务秘书等的职责范围，要划分责任人，配合档案馆的工作，并扩大档案资料收集的来源和渠道。档案馆的工作人员还要配合高校的教学科研，通过对档案资料的整理，从中提炼出有价值的东西，为领导的决策提出有力的帮助，不断向综合利用的高层次发展，替学校排忧解难，发挥它应有的作用。［4］档案馆的工作人员不应老是呆在办公室，应经常下到各个院系机关催收一线资料，并严格把关，严防临时抱佛脚，确保资料的真实可靠，各个部门也要紧密配合，共同完成档案馆的工作任务。

五、与时俱进，搞好民族地区高校档案管理的信息化、网络化等现代化建设

在当今以计算机网络为主要平台的信息社会中，高校档案资料实现信息化、网络化是提高档案管理效率的主要手段，它是时展的必然要求，使档案工作变得更加方便、快捷、正规，实现资源共享。目前民族地区的高校相继建立了校园网，同中国教育网互联，网上开通学校教学、管理、科研等等，为广大师生提供了更加有利于学习和工作的良好环境，高校档案馆也相继完成了由传统的纸质为载体形式的档案信息向机读档案信息的转变，并以磁盘、光盘作为储存信息的载体，向数字格式过渡。民族地区高校的档案工作人员应加强计算机方面的学习，大胆走出去，学习他人比较成熟的计算机管理系统，实现收集、整理、编目、检索、利用的自动化，提高服务和工作效率，促进各项规章制度的完善。但民族地区的高校普遍办学经费比较紧张，加上个别领导对档案馆的重视程度不够，导致用于档案馆网络化建设的经费更加有限，无法配置先进的计算机硬软件，档案馆内也缺乏既懂计算机技术又懂业务的复合型人才，这些都是制约高校档案馆网络化发展的障碍因素。［5］因此，我建议高校领导应引起重视，及时下拨经费，加强档案馆网络的软硬件建设，同时高薪引进优秀的档案管理人才，为档案馆的建设提供人力和物力保障。

结束语

民族地区的高校相对办学困难，但高校不跟上时代步伐更加难以求生存求发展，档案信息网络化是知识经济时展的必然，作为一个民族地区高校档案工作者，我倍感责任重大，我们应努力提高自身综合素质，做好档案工作，为学校的改革和发展做出自己应有的贡献。

参考文献:

[1] 谢开明，叶方莲.浅谈高校的档案管理[J].安康师专学报，2005，（2）.

[2] 何倩.新合并高校档案管理工作之浅探[J]. 科技咨询导报，2007，（15）.