档案整理案例范文

引言：寻求写作上的突破？我们特意为您精选了4篇档案整理案例范文，希望这些范文能够成为您写作时的参考，帮助您的文章更加丰富和深入。

篇1

Abstract: this paper expounds the characteristics and functions of the archives of highways, and introduces the archives management of highways, the major content of how well the archives management of highways is put forward their own views.

Keywords: road file management features and function main content management

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

引文：

公路路政档案是路政管理机构在行政执法过程中形成的．具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。内容主要包括：路产、处罚、复议、超限运输、违章建筑、事故处理、机构管理文书等等，它是反映路政管理部门历史真实面貌的重要依据。路政档案是路政决策和制订政策的基础．也是衡量路政管理科学化和现代化的重要尺度。路政档案管理是路政管理工作的集中体现。

一・路政档案的特点与作用

1.路政档案的特点

1.1公路专业性强。

路政档案是路政执法活动的真实记录，它在档案的内容、形成过程及适用法律法规上明显反映出一定的公路专业特点。例如处罚档案中的一般事案、简易事案等，它们活动的范围空间、对象目标等都有明显不同，表现出较强的公路专业性。

1.2独立性强。

路政案件是独立的路政执法活动，如查到某货车严重漏油污染路面一案，从立案到作出处罚决定会形成一套完整的档案，主要包括立案、调查取证、送达处理意见书、作出处罚决定书、行政复议等全过程，是一个不可分割的整体，也不可与其他案件的档案混淆。

1.3保存性强。

路政执法档案是路政执法活动的结果，记载了路政执法活动全过程的真实情况，如案件发生地、当事人口述内容、违法事实、处罚决定等等，存在着大量的相对人违法事实和适用的法律法规依据，在引起争议和处理类似执法案件时都可借鉴和利用，具有保存价值。

1.4规范性强。

目前，各省路政执法文书已高度统一、规范，处罚档案、强制措施档案等各类路政档案，完全符合《行政处罚法》、《公路法》、《路政管理规定》的规定，其规范性全面提高了路政工作的质量和效率。

2．路政档案的作用

2.1路政档案是路政执法活动的依据和凭证。

在路政执法活动中，路政执法档案的依据性同路政执法自身的复杂程度及记述的各起案例的复杂程度成正比，所记载的内容越复杂，依据性越强。

2.2路政执法档案是积累经验、提高执法水平的手段。

它记载着执法人员对案件的发现、调查取证方法和办案水平，作为办案思路、方法、结果的载体，具有积累办案经验和

提高执法水平的作用。

二・路政档案管理工作的主要内容

1.路政信息收集。路政信息是掌握高速公路及其附属设施真实情况的源泉，是领导决策及制定相应管理措施的重要依据之一，加强路政信息收集工作也是加强高速公路路政档案管理的一个重要方面。

2.整理。把收集来的执法档案，按规定程序，分门别类、系统排列和科学编目，以便于安全保管，满足对执法档案利用的方便和需要。

3.鉴定。鉴别路政档案的价值，挑选需要定期或永久保存的档案，并销毁无需保存的部分。

4.保管。采取必要措施，确保路政档案的完整与安全，防止并克服各种不利因素对路政执法档案的损坏作用，不断延长执法档案的保管寿命。

5.编目与检查。路政执法档案分类应从实际出发，根据需要健全路政档案、处理档案、处罚档案等各种档案材料，为路政管理工作保存第一手资料，方便有关人员的查找和利用。

6.利用。以编制查考工具、汇编参考资料等方式，介绍和提供路政档案，为执法工作提供服务。

三、路政档案管理工作存在的问题

路政档案足路政管理工作的重要组成部分，是路政决策和制订政策的基础，也是衡量路政管理科学化和现代化的重要尺度。路政管理工作的成败在很大程度上依赖于路政档案管理水平，但在实际工作中，由于领导重视不够，档案管理人员素质不高，认识水平低等原因，使路政档案管理工作始终处于低水平运转，从而严重制约了路政管理工作的有效开展。

1.路政档案人员专业水平有待加强

路政档案工作既是一项繁琐的、细致的工作，又是一项严肃的、认真的工作，没有较强的事业心和责任感、没有吃苦耐劳的精神的人是小能很好地承担起这项工作的。同时，从事路政档案工作主要足文字、综合、管理工作，这就要求内业人员应具备较高的写作技能、文字表达能力和管理水平。档案人员是路政管理机构的内当家、是领导的助手与参谋，档案人员素质的好坏，直接关系到路政内业工作的好坏，影响整个路政管理工作水平。但实际上，从事路政档案工作的人员中存在一种片面的认识，认为路政档案工作枯燥乏味，整天忙忙碌碌，具体琐碎，不被他人理解，比搞外业吃亏，因而工作积极性不高，而从事外业工作的人员又认为档案工作是内业人员的事，与已无关，对档案工作不关心、不支持、不配合，甚至本应由外业干的事也推给内业入员，造成互相扯皮、工作不协调，影响档案工作的正常开展。

2.路政档案归档管理不规范

路政档案管理工作存在着归档不健全、管理不集中、收集不完整、整理不规范等问题。在路政外业工作中，未能及时将工作处置情况录入路政应用系统软件，对路政资料的积累和归档存在认识小足、职责不清等问题，从而造成归档资料不齐全完整；同时，由于部分路政内业人员缺乏一定的档案管理知识，虽然日常路政工作资料能及时收集，但是却未能按照档案管理有关标准与要求进行规范整理，尤其是对路政案件的立卷归档、保管利用等方面缺乏经验，造成了利用率不高、帐物不符等现象。

3.管理服务手段落后

当前办公自动化已经在我省交通系统全面实施，各种业务系统软件也正在逐步推广，技术手段、产品形式和服务方式等都在发生深刻的变化，但是从总体情况来看，路政档案管理工作却相对落后，仍然处于传统、落后的纯手工管理阶段，基础设施投入不足，同时，由于办公自动化网络和业务软件未能很好符合实际工作，与路政日常实际工作有了一定的脱节，从而，造成了目前路政档案管理服务手段比较落后。

四、如何做好路政档案管理工作

路政档案管理是路政工作的主要内容之一，要以《中华人民共和国档案法》和相关法律、法规为依据，切实做好档案管理工作。

1.加强领导，建立健全档案管理运作机制

搞好路政档案的管理，应加强对档案管理工作的领导，将档案管理工作纳入工作日程，真正做到认识到位、组织到位、措施到位。因此，需建立档案管理工作领导小组，将路政档案工作作为行政管理的一项重要内容纳入年度目标，与路政工作同部署、同组织、同考核，使之更加规范化、标准化，走上依法建档的轨道。

2.完善制度，明确职责

路政档案涉及面广、文件材料种类繁多、周期长短不一，这些特点给文件材料的收集和积累的准确性、完整性带来一定困难，因此，做好路政档案管理工作，必须始终坚持贯彻落实《中华人民共和国档案法》，健全完善档案材料立卷归档、档案查借阅、档案鉴定销毁等制度，明确档案管理人员职责，做到以制度管人，科学建档，科学管理，确保路政档案管理工作有章可循。

3.提高档案管理人员综合素质

高速公路路政档案管理是一项既繁琐、细致又严肃、认真的工作，需要管理人员具备较强的事业心和责任感，同时路政档案管理主要是文字、综合、管理工作，还需具备较高的写作技能、文字表达能力和管理水平。因此提高路政档案管理人员的综合素质迫在眉睫。路政档案管理人员应不断加强自身学习，既要掌握公路法律法规和档案知识，又要学会建立档案的实际操作技能，积极掌握计算机的应用技术，不断提高自身业务水平，快速适应档案发展的需要，实现路政档案工作的信息化和现代化。

4.整合资源，强化路政档案管理开发利用

社会的发展和科技的进步，对档案工作提出了更高的要求。在保守国家秘密的前提下，档案管理人员应做好路政档案的提供利用工作，充分利用路政档案编研一些有实用价值的档案资料，为领导决策和各工作部门提供内容翔实的信息资料，以充分发挥档案凭证和参考作用，实现由被动到主动的转变，更好服务于路政工作，为振兴公路事业做出贡献。

结语：

综上所述，可见路政档案管理业务工作是艰巨、繁多的，由此也更应不断探索思考如何科学组合、优化效能地做好路政管理的各项业务工作。路政档案作为一门保障路产及人身生命安全的专门档案，在公路管理中起着非常重要的作用，它不光是记载着整个路段、乃至整个交通系统网络的真实记录，也是路政执法管理人员在一线辛勤付出的见证，应不断研究与探索，总结与提升，让路政档案更好地为我国公路的营运与发展，社会的和谐与进步发挥其应有的作用。

参考文献：

[1]钟晓玲 公路路政档案管理的法学思考 长安大学政治与行政学院法学系

篇2

1、文书电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2、科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。

A．基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

B．设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

3会计电子文件整理

A．工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

B．账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。

二、电子档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。

1、软磁盘的保护

A、统一软盘的规格，使用3．5寸高密盘保存。

B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％一50％，温度控制在14-24℃。

D、加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

F、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

G、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

2、光盘的保护

篇3

案例2：在指导某社区建档过程中，档案业务指导人员和社区干部共同把文件材料收集后，连同以往整理过的档案全部运到档案局重新整。当时我认为以往整理过的档案就不要再动了，一位参与收集的业务指导人员说：“社区干部说了，以前整理过的档案用着不方便得重新加以整理。”之后，我就开始逐卷查看已整理过的档案，发现档案里面果然存在一些问题：期限与上级制定的有出入，分类也不合理，拟写的标题也不确切，拆过的案卷也没再装订，借出的文件也未归档，等等。看后，对于这些档案，我也认为应该重新整理。可是，重新整理整过的档案比整理刚收集的文件材料更加困难，一是档案页码全得涂改、目录封面全部作废；二是浪费了人力、财力。如果不重新整理，查找利用档案十分困难。

篇4

(一)档案资源来源的固定性。全市各级国家综合档案馆馆藏档案的来源，主要是靠按国家档案馆接受档案进馆标准要求，把机关、企事业单位形成的档案收集进馆来实现的。目前，基本形成了以各级各类档案室为基础，各级国家档案馆为主体，其他档案所有者为补充的建设格局和构造体系。根据接收进馆时间，截至2004年共有428家单位档案被接收进馆。

(二)档案资源、馆藏内容的扩展性。全市各级国家综合档案馆已着眼于在社会需求上下功夫，扩大档案收征集范围，改善档案收藏结构，增加了社会活动等方面的鲜活内容，及时开辟档案资源采集渠道，及时收集一些重大活动档案材料，开展现行文件收集和服务，大力加强社区和“三农”档案工作等，这些工作的有效开展，使档案资源建设触角由历史向现实延伸，由管理机关向社会基层组织延伸，由单一的机关纸质文书向多种类型多种载体文件材料延伸。为国家档案资源注入了新成分、新要素。

(三)档案资源的共享性。全市各级档案馆积极应用现代信息技术进行档案管理现代化的探索与实践，应用数字化技术手段与网络工具提高开发档案资源的能力与水平，积极利用现有的档案资源，营建档案资源共享的政策与环境，逐步搭建网上档案馆检索平台，实现档案资源的合理配置，并为档案资源的社会共享提供了有效的技术保障和实现手段。据不完全统计，目前全市14个综合档案馆保存889641卷又133533件档案，各级各类档案室还保存1061287卷又748743件档案。市档案馆每年利用档案达2000余人次，11000多卷次，各城区档案馆利用档案基本每年为600多人次，利用档案3000余卷次，各级国家综合档案馆都有自己的网站，这些都为今后建立城市档案资源中心打下了基础。

二．在档案资源管理机制上杭州市与外市的比较

虽然全市各级国家综合档案馆在丰富官藏、改善馆藏结构上取得了一定的成效，但这仅仅局限在馆藏体系固定构成以及补充档案资源工作上，长期以来档案馆对机关单位形成的专业、专门档案一概没有接收，这就造成了全宗档案的割裂，档案馆收集进馆的馆藏档案很难做到能够反映出一定时期一定地区社会历史发展的基本面貌。尤其是传统的档案管理体制，使一个地区的档案资源，包括城建档案、房地产档案、国土资源档案、规划信息档案及其他专门档案分散在多个部门、多处地方存放保管，这种情况也使一个城市的档案资源很难得到有效共享，所拥有的馆库及保管设施很难得到充分利用。特别是很难担负起为党和政府决策，为社会各界和广大群众对档案资料需求提供快捷、准确、方便的全方位服务。由于管理机制问题，全市的行政执法也受到不同程度的影响，重复履行监督指导职能。通过调研，我们认为，深圳、顺德实行“三档合一”的新体制，有独特的三大优势：

第一，统一了管理，减少了重复，避免了扯皮。尤其是重点建设项目档案实行统一管理后，各建设单位就只须对国家综合档案馆一家，减少了以往各自存放同一档案的重复管理。同时，由于综合档案馆和城建档案馆合为一家，也避免了过去两家相互扯皮，争收档案之弊。

第二，整合了资源，丰富了综合档案馆馆藏。实行“三档合一”管理体制后，综合档案馆所保管的档案除了党政机关产生的文书档案和少数专门档案外，还包括全市、区的城建档案和房地产档案，档案门类得到极大的丰富，数量也得到增长。至2003年底，该馆馆藏档案达如余万卷，形成了颇具规模的档案资料库，方便了档案资源共享。

第三，档案工作进一步融入社会各个领域。城建、房地产档案并人综合档案馆后，到市区档案馆查阅利用档案、移交档案、咨询档案工作及有关政策、法规事宜等的办事人员比以前大为增多，档案部门与建设、规划国土部门及其他经济、司法部门的业务往来也随之增多，档案部门进一步打破封闭，加强了与各机关、团体和社会各界的相互了解，更加紧密地融人当地经济和社会发展，给档案馆工作和本地区档案事业的可持续发展注入了新的活力。

三、构建多元化的档案资源结构，树立“大档案”意识

浙江省委、省政府，杭州市委、市政府近年相继出台了《关于加强新时期档案工作的意见》，对新时期档案事业发展和档案工作提出了新的要求。“我们根据国家档案局制定的《全国档案馆网设置原则和布局方案》，合理确定国家档案资源的归属和流向。区、县(市)一般只设一个综合档案馆，不设部门(专业)档案馆……”并提出了要建立城市档案中心，构建多元化档案资源结构，科学整合档案资源。这无疑为我们在新时期加强档案事业发展提供了条件，创造了良好的政策环境。

(一)更新档案管理理念。全面建设小康社会的实践活动对档案工作提出了越来越广泛的需求，档案部门要满足这种日益增长的需求，必须不断解放思想，逐步确立资源优势和公共文化理念，到更广阔的领域和行业中开辟新的档案资源采集渠道，千方百计地为国家档案资源注入新成分、新要素。档案馆作为永久保管档案的基地，其馆藏档案应反映出一定时期本地区社会发展的基本历史面貌。依据档案法分级负责收集保管一定行政区域内形成的档案，要改变综合档案馆以接收党政档案为主的现象。要增强综合档案馆在档案资源建设中的核心地位，与各级专业档案馆联手统一管理。将档案资源建设纳入到整个社会的文化事业框架中。

(二)整合档案资源，增强大档案整体意识。全市的档案资料是一个整体，所以全市档案系统要打破“围墙”，整合资源，优势互补，上下联动，充分挖掘和利用全市的馆藏资源，使档案资源的运用活起来。加强国家档案资源的整体建设，要清楚界定各类档案馆的收集范围和档案流向。‘在“统一领导，分级管理”的档案工作体制下，实现现有国家档案资源的有效配置，以适应档案资源社会共享的需要。逐步实现档案物理资源、数据资源、应用系统整合，体现档案信息的系统性、有效性与共享性。

(三)创新“大档案”管理模式。要推进体制创新，发挥档案集合效应，方便社会公众利用。根据精简、统一、高效的原则，推进档案管理体制改革，积极探索建立城市档案中心和机关档案中心的新模式。从档案管理体制、服务方式等环节人手，实现档案管理模式的创新。

作为档案事业这一整体，在机构设置上应有一套合理的层级体系和管理规范，处理好专业(专门)档案馆与同级综合档案馆的关系，遏制住综合档案馆功能“弱化”的势头，增强其在档案资源社会共享中的核心地位。要在优化档案工作制度与创新档案工作理念的前提下明确档案部门和人员的合理分工与协作关系，不断提高工作效率，理顺与其他部门的关系，寻求工作上相互支持配合。

四、促进档案资源管理标准化，规范化

档案服务内涵要有新改进，要加强档案资源建设，通过法定途径把新形成的档案资源源源不断地补充到国家档案资源库中，并搞好鉴定工作，把更多应开放档案向社会开放。要加大档案资源管理标准化、规范化建设力度。目前各级国家档案行政管理部门在业务上履行指导职能，对国家专业专门档案馆、部门档案馆、企事业档案馆，应按综合档案馆的管理标准规范管理。有条件的甚至可以在体制上实行统一管理的前提下，充分发挥主观能动性，统一接收重大事件档案以及专业专门档案，通过各种形式的征收集，把档案馆档案资源建设提高到一个新水平，这样才能更好地面向社会，服务大众。

总之，国家综合档案馆几十年发展之路，其经验与教训证明，在县级甚至市(地)级，实行由一馆多种档案的实体合一统管，既可解决综合档案馆与各专业档案馆(室)之间的有形无形矛盾，又可从根本上解决一些主要专业档案的流向问题，使这些重要的专业档案归到国家综合档案馆中统管。