人事档案一般管理方法范文

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中图分类号：G271文献标识码：A

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。在人事档案管理中，人事档案查阅登记制度及人事档案目录的编制发挥着重要的作用，下面我们将着重探讨两者的管理方法及重要作用。

一、人事档案的特点

人事档案主要具备以下几个特点：

一是全面性，人事档案收存员工的履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，总之，人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌。

二是现实性，由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事（劳动）部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。

三是真实性，这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务。

四是动态性，人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。

二、人事档案管理的重要性及方法

（一）人事档案查阅登记制度的重要性及管理方法

人事档案查阅登记制度能够有效防止企业内部文件外流、丢失，并且便于对各种文件、信息的检索，使得企业内所有文件资源都能够井然有序。人事档案查阅登记制度中主要采用如下档案管理方法：

1、当员工需要借阅、调用文件资料时，应提前填写《人事档案借阅登记表》并上交到档案管理部门，并约定归还日期。其中，书籍与不涉及保密的文件资料可以直接外借，涉及到保密的文件或公司内部文件必须经过许可人的同意方可借阅。所有借阅者不能够将借出的保密性文件资料在未经许可的情况下私自复印、拷贝或者以其他任何方式留有附件，也不能够将其进行私自传播与传阅。同时，借阅者要保持文件的洁净与完整，如果出现损坏需照价赔偿。

2、人事档案管理人员要根据查阅人员的需求，及时提供查阅工具，协助借阅人查找，主动征求借阅人员的意见，不断改进服务工作，了解人事档案管理工作的具体效果，并及时进行记录，为将来的人事档案管理工作效率提升奠定良好的基础。

（二）人事档案目录编制的重要性及方法

人事档案目录是由众多著录条目组成并按一定次序编排的，揭示、报道与查找档案的工具。是档案检索系统的重要组成部分。人事档案目录的编写工作企业人力资源档案管理中的基础内容，不仅能够神话档案工作，帮助档案管理人员对文件进行查漏补缺的工作，也能够帮助档案管理人员提升信息检索的速度，提高档案管理工作效率。具体说来，人事档案目录编制的主要方法有如下几种：

首先，在档案管理目录编写的过程中应遵循几个基本原则：唯一性原则，即档案号应指代单一，不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象；合理性原则，即档号结构必须与人事档案分类体系相适应；稳定性原则，即档案号一经确定，一般不能够随意改变；扩充性原则，即档案号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要；简单性原则，即档案号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存储空间，提高办事效率。

其次，要对文件进行科学的分类，在人事档案中，一般按照部门的设置分为几个类别，如人事部人员档案、业务部人员档案、办公室人员档案等，如果部门较大，也可以在大类下设置几个分类别，如综合办公室分为人事部、行政部、后勤部等。还可以按照工作方式来进行划分，分为履历材料、自传材料、报告个人有关事项的材料、考察、考核、鉴定材料、审计材料、学历学位材料、政审材料、党、团组织建设工作中形成的材料、表彰奖励材料、涉法违纪材料、招录、聘用材料、健康检查和处理工伤事故处理材料等。

最后，应按照一定的结构编制目录，一般情况下，档案号的结构分为三种：第一种是全宗号―案卷目录号―案卷号―件、页(张)号；第二种是全宗号―类别号―案卷号―件、页(张)号；第三种结构为类别号―项目号―案卷号―件、页(张号)。档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下代码之间用“―”(短横)相隔。件号、页(张)号可根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。

三、结语

综上所述，人事档案管理对于企业，尤其是事业单位与国企来说有着重要的意义，对于企业人力资源建设与未来发展有着巨大影响。人事档案查阅登记制度的制定与人事档案目录的编写是其中的重要组成部分，其意义与方法决定着人事档案管理的科学性与合理性。作为企业的档案管理人员，我们应加强对人事档案制度的制定、编写、落实与完善，以促进企业人力资源的完善与补充，关注每名员工的切身利益，为企业人力资源建设贡献力量，为我姑的人力资源管理的发展奠定良好基础。

参考文献：

[1]刘琴. 人事档案管理研究述评及趋势展望[J]. 档案学研究,2011,05:20-23.

[2]任胜云,范利. 从现代人力资源管理看人事档案管理工作[J]. 云南档案,2009,07:29-31.

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为了指导医院进行人事档案管理，政府部门下发了《干部档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》等文件，在条例的要求下，医院要把人事档案管理工作认真贯彻落实。同时，在规划医院的总体发展目标和医院的业务建设过程中，也应当将人事档案管理工作放在重要位置。

一、加强人事档案归档管理工作的重要作用

医院工作人员众多，按照规定收集、整理、鉴别、分类和归档医院的人事档案是医院基础工作内容的一部分。一般而言，医院可据此进行业务考核和工作调动。人事档案中，针对医院工作人员真实的历史工作表现、工作实际等有翔实的记录。同时，医院会根据归档制度，对工作人员的德、能、绩、勤、廉方面动态信息进行补充（具体包括工作任务、论文、论著、成果奖励等），以保证为考核提供参照。现阶段，人事档案有纸制及电子数据两种。不论以何种形式存档，其必然需要按照《档案法》的规定实施管理。

二、医院人事档案归档管理的现状

现阶段，关于医院人事档案的归档管理，遇到了一定的问题，现存的干部人事档案中，关于干部综合能力、素质的绩效考核材料非常有限。这在某种程度上不利于医院实施考核。通常，档案中的考核材料应该比较完善，包括个人的德、能、勤、绩四项的年度考核材料。但由于考核材料的不完整性，使得考核在激励员工方面发挥的作用非常小，与预期效果相差甚远。此外，在医院人事档案中，难以完整地了解个人的绩效情况。其中，仅仅存在一个人的某一阶段的业绩成果，而不能提供个人量化考核动态信息。在医院人事档案管理中，对于绩效考核形成的材料并没有得到很好的管理，其整理和归档都不同程度地存在问题，以至于开发和利用不能正常进行。同时，医院的人事档案管理在绩效管理方面较为欠缺，主要是因为其缺少科学的管理方法。随着时代的发展，人事管理对档案工作有了更高的要求，在此情菹拢必须更新管理方法。否则，人事工作需求的变化将会打乱档案管理的秩序。

三、加强人事档案归档管理工作的具体方法

人事档案管理在人事工作变化的前提下，应从档案材料收集、归档和验收把关上加强管理，以确保档案的查、借、用、转等程序更加规范。

（一）档案材料的收集要全面翔实。目前，关于加强人事档案的归档管理，应注重人员绩效方面的材料收集管理。医院的主要工作内容是临床工作，按照此工作性质，业务、行政管理等部门分别拥有医务人员的绩效材料。为了收集材料的全面翔实，应按期验收绩效考核文件材料，并根据人员的教学、医务、护理工作立卷和移交材料，确保二级管理单位上报档案材料的全面翔实。同时，为了保证人事档案的归档管理工作的全面而规范，应针对负责课题兼职档案人员，进行技术培训，提高责任心，认真负责地做好课题文件材料的积累、立卷与归档工作。

（二）档案材料整理要各负其责，协力合作。在绩效档案归档工作中，具体有项目收集、鉴别、整理、登记、归档、保管、利用等多个环节，涉及不同部门。对于这些环节的整体运作，应该由各部门各负其责，通力合作。如在课题资料整理中，人事档案室有自己的职责范围，课题组也有相应的职责权限，两个组织各司其职，将课题各阶段形成的文件材料整理完善。另外，对于课题文件材料的积累，应该由医务人员负责，人事档案室和课题组应进行督促、指导。归档的绩效档案文件材料也有严格的要求，第一，必须是原件；第二，材料必须翔实，且没有缺处；第三，文字不得出现涂改痕迹；第四，确保承办单位准确，个人签字清晰，形成材料的时间有效。

（三）档案材料的归档要严格把关验收。医院档案管理室应严格把关。以科研课题为例，课题（项目）负责人主持立卷归档的责任制较为适合。一旦科研项目完成或部分完成，归档时间应确定，一般为项目结题或鉴定后不超过20天，且由课题组负责人整理文件材料。课题形成积累的全部文件材料，应由课题兼职档案员负责汇总，对于文件材料应进行系统整理、立卷，并按时移交。医院综合档案室在收到科研项目文件材料后，出具“归档证明”给科研主管部门，并完成签署意见、加盖档案室专用章等一系列工作。归档过程中，针对三类材料可予以退回，一类是材料不齐全；一类是材料不完整；另一类是对象不明确的。对于退回的应及时进行补办。此外，为了提高管理水平和工作效率和质量，对于医院人事档案管理，应加快推进其信息化建设进程。

四、结语

综上所述，医院的人事工作中，离不开人事档案。医院设置档案管理室，应提供更规范的档案管理服务。为此，医院管理者应从服务的角度出发，加强人事档案的归档管理工作。只有这样，才能为人事管理提供第一手资料，确保领导在人才选拔和干部任用上有可靠依据。加强人事档案的归档管理，对于服务工资、职称等人事管理工作非常有利，应该得到医院人事档案人员的重视。

【参考文献】

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在高校中，传统的干部人事管理是封闭式的，在管理过程中，给人留有一种神秘感，这种传统的管理理念，存在很所弊端，例如：一些有才华的年轻人，在传统的人事管理观念中，不能轻易的改变自身职业，并且因为这些人父辈的原因，无法选择自己的职业，其子孙后代都要受到传统职业观念的影响而无法自由选择工作。而新制度的人事档案管理，是利用建立人才市场对人才的才能加以重视，转变了传统的管理观念，新制度下人才的档案，不再是决定其一生或子孙后代职业的工具，而是工作单位用来参考的资料，所以，新制度下的人事档案管理，在改革之后，有着重要的意义。

2.能够满足现代化发展的需求

在高校干部人事档案管理改革过程中，相关人员会利用各种先进技术去处理人事档案管理工作，摒弃传统的手工记录方法，而这种改革，能够满足现代社会对人才资料的迫切渴望，传统的人事档案管理方法并不能有效地对人才信息进行处理，所以，现代化人事档案管理工作能够更好地满足现代化发展的需求。

二、高校干部人事档案管理工作中存在的问题

1.缺乏完善的管理制度

目前，一些高校在干部人事档案管理工作中，存在很多不足之处，其中，管理制度不完善是主要问题，具体表现在以下几点：第一，缺乏监督机制。目前，一些高校在干部人事档案管理方面，虽然对其进行的严格的保密，但是在一定程度上，还会存在资料泄漏问题，在递交资料、检查内容等阶段，都没有建立监督机制，使得档案在输送过程中，不能更好的做递交出来，材料在一些重要阶段中堆积，一些工作人员不对自身工作负责，甚至出现档案丢失等严重后果。第二，缺乏现今的管理手段。近年来，一些高校在干部人事档案管理方面，存在管理手段落后的问题，甚至还在应用传统的手工管理方法，一些高校为了节省管理成本，不引进先进的网络信息化技术，人事档案在记录过程，无法保证信息的准确性，对高校人事档案管理工作造成不良影响[1]。

2.人事档案管理工作人员素质问题

目前，一些高校在干部人事档案管理过程中，管理工作人员的素质还存在不足之处，具体问题表现为以下几点：第一，落后的身份观念。部分人事档案管理人员在工作过程中，带着有色眼光进行工作，对家境优越的人才档案仔细处理，对一般家庭的人才档案处理不认真，很容易造部分人事档案不健全的后果，对高校人事档案管理工作以及社会风气造成不良影响[2]。第二，缺乏档案管理的意识。部分高校在干部人事档案管理工作中，不重视管理人员的专业素质，在引进管理工作人员的过程中，对其没有严格的要求，同时，一些人对人事档案管理的认识不全面，不能按照规定的时间将自己的档案交付到相关部门。这样，就会使人事档案管理工作不能有效执行，经常会有工作人员违反相关规定，甚至为接下来的工作造成不良影响[3]。第三，缺乏岗位竞争意识。在高校人事档案管理工作中，很多工作人员都认为自身的工作很稳定，在工作过程中，不愿意与其他工作人员竞争，尤其是一些工作时间较长的工作人员，在工作岗位上，不能尽职尽责，无法积极执行自身工作，也不能有效提升自身工作效率，使高校人事档案管理工作无法得到更好的改革，在发展过程中举步不前，对国家的发展产生不良影响[4]。

三、新制度下人事档案管理与发展

1.服务环境的优化

相关人员要想对高校的人事档案管理的管理效能，就要对服务环境进行优化。首先，要对人事档案管理工作的职责进行科学的完善，使档案管理者能够提升政治与业务的水平，与此同时，相关人员还要对管理人员的专业素质进行严格要求，使其可以热爱自身的岗位。其次，在聘请管理人员之前，对管理人员的专业素质与管理水平施加严格要求，保证其专业素质符合相关标准。最后，要求工作人员将自身所管理的档案进行严格的划分，收集相关资料，对资料加以研究，对人事档案进行鉴别，然后将档案归入存档中。最后要保护人事档案，在每一个工作环节中，都要仔细认真，保证可以将服务环境优化，更好的为人们提供人事档案管理的服务效能[5]。

2.档案的收集与整理

在高校人事档案管理工作中，收集与整理工作是极为重要的，相关人员要对自己的工作加以重视，保证能够更好地执行工作。首先，要将当年新档案进行全面的收集与整理，例如：干部的任免、职称的晋升、年终的考核、入党材料、奖励等，同时，要保证收集与整理资料的真实性，在收集过程中，要对相关人员进行跟踪考察，在真实性得到保证之后，还要健全相关手续，更好的提升档案管理的质量。另外，工作人员要与用人单位取得联系，在形成档案之前，高校的工作人员要对其进行全面的指导。同时，高校还要将人事档案的信息进行及时的交换，为此可以建立完善的制度，利用现代网络建立档案材料的收集系统，将人事档案的材料利用网络途径发送给用人单位，阶段性的与其联系，保证人事档案管理工作的可持续发展[6]。

3.管理部门功能的增加

在高校人事档案管理过程中，管理人员不仅要对人事档案管理工作负责，还要对档案输送的下一站进行严格的管理。所以，高校的人事管理部门必须将自身所更新的资料输送给档案管理部门，待档案产生以后，必须及时对其进行分类处理，与此同时，还要重视业务沟通工作，及时地对人事档案加以整理，并且标注目录，为统一管理工作做准备。

4.明确管理职责

在高校人事档案管理工作中，职责的明确是较为重要的，只有对管理职责加以明确，相关人员才能在自身的工作岗位上尽职尽责，更好的完成档案管理工作，相关负责人还可以制定奖惩制度，奖励工作执行情况较好的员工，惩罚工作执行情况较差的，为高校人事档案管理工作的良好发展奠定基础。

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（一）人事档案管理意识不强

乡镇卫生院对于档案缺乏使用意识与管理意识，忽视人事档案管理工作，对于人事档案管理工作在卫生院管理工作中的作用意识不到，致使卫生院内档案资源的开发与储备受到限制，同时也阻碍了卫生院对档案的利用效率，制约了人事档案管理工作的开展。

（二）人事档案管理空间不足、设备比较陈旧

许多乡镇卫生院的档案存储与保管在空间方面受到一定的限制，有突况的时候，房间不够用就会占用原有档案用房，或把其作为医疗用房，这样档案存储的空间就会变小。人事档案管理的硬件设施的更新与更换也不及时，设备都比较陈旧，对于现代化的人事档案管理技术与方法掌握的又不是很到位。在计算机网络与信息技术的发展推动下，在乡镇卫生院的管理工作中融入计算机技术意义重大。但是许多乡镇卫生院对于计算机管理技术比较匮乏，对管理工作起到的作用比较小。人事档案管理工作的硬件设备、信息技术、管理方法等等方面都缺乏创新。

（三）缺乏完善的人事档案管理体制

部分卫生院不把人事档案管理工作列入工作人员的业绩考核中。同时人事档案管理工作人员多为兼职人员，均来源于医生、护士，缺乏档案管理方面的专业素养。再加上乡镇卫生院经常性地开展医疗技术等方面的业务培训，对人事档案管理方面的培训基本没有，这样人事档案管理工作的开展就完全是凭借经验，管理方法和管理意识过于陈旧，没有形成一套完善的人事档案管理体制。

二、促进乡镇卫生院人事档案管理快速稳定发展的建议性措施

（一）就人事档案管理硬件设备实施及时更新

各个乡镇卫生院要注重人事档案管理设备的资金投入，对于需要购置的人事档案管理设备要及时的购进，将人事档案管理的工作环境和管理水平提升上去，尽可能的打造信息化的人事档案管理模式。如此一来不仅仅使得卫生院的人力和物力得到节省，还方便了档案的查阅，保证了人事档案的完整性。例如，可增设网上服务业务,采用网上查询、搜索和评价等公开查询的方法，这样使得社会公众对医疗资源的知情权得到有效的满足。除此之外，使用计算机管理会促进空间环境的节省，更会增加档案的保密度。所以对于乡镇卫生院之中使用先进的管理设备实施档案管理意义重大，对人事档案管理硬件设备实施及时更新，促进人事档案管理水平的提高。

（二）注重人事档案管理形式的创新

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（一）政府机关及事业单位。在政府机关及事业单位中，人事档案主要存在的问题是：首先，内容单一不全面。人事?n案一般是人事管理中长期形成并记载的，包括了员工个人及家庭的基本情况和信息，能够记录个人的特殊才能、工作表现、道德品行和主要经历等，通过所在单位集中保存以备后期查阅。人事档案中较为重要的内容就是个人才能和工作表现的内容，但是在很多政府机关及事业单位的人事档案中，往往缺失最重要的部分，只有简单的人员简历及自然情况。很多人事档案对人员的工作表现、个人特点、业绩情况等都没有详细的记录，无法从档案中看出个人特长和特点，这样的人事档案无法提供有效的信息，便不能成为单位后期选拔人才的依据。其次，人事档案的管理手段相对落后。在近些年现代化技术高速发展的背景下，人事档案也有着规范化和科学化的要求。但是很多单位现阶段对人事档案的管理仍然处在传统的管理方法中，档案收集和管理不当的问题时有发生，很多档案分散甚至丢失，对人事考察的整体性有严重的影响，这样的现状无疑降低了人力资源的使用效果，无法适应当前的人力资源管理发展现状。

（二）中小企业。一是人事档案真实性差。与政府机关及事业单位不同的是，中小企业的人事档案存在严重的失真性。尤其是近些年，随着科技的发展，档案造假更为便利，个人信息内容伪造等问题更为严重。假学历、假工作经验、假年龄、假身份等问题在中小企业的人事档案中频频出现。造成这种失真情况的原因主要有两个，其一是中小企业的人事档案管理人员不够重视档案管理工作，工作态度存在问题，对审查不够细致和严格。其二是人事档案管理人员普遍工作经验少，管理水平有限，对信息的真伪程度难以有效辨认，面对虚假信息没有有效的渠道进行鉴定或验证，只能够被动的接收和录入信息。这类虚假信息的存在严重影响了中小企业人力资源管理工作，不仅影响员工评估工作，更给企业发展带来安全隐患。二是人事档案缺失。中小企业的人事档案缺失问题比较严重。受到市场经济的影响，终身雇佣制在中小企业中很少施行，频繁的人员流动使得员工用工时限缩短，对人事档案管理工作带来巨大的挑战，加重的档案管理难度也使得档案缺失更易出现。部分企业受到能力限制甚至干脆不为员工建立人事档案。这一现状使得企业在用才、选才、识才方面存在安全隐患，亟待改善。

（三）大型国有企业。一是人事档案时效性较差。受到我国国情的影响，我国的大型国有企业中，人事档案管理方式与事业单位类似，管理内容往往集中在对人员经历的记录，这些档案大都3-5年才整理一次，每次整理时不再审核档案中已有的材料，而每次新加入的东西仅仅局限于一些工资变动表格和绩效考核表格，材料程式化严重，能够反映人员现状的材料较少，难以为企业管理者提供足够有价值的信息。二是人事档案管理技术水平相对落后。我国的大多数国有企业普遍沿用了传统的人事档案管理方法，以纸质的方式存放和管理，依然没有形成数字化的管理模式。这些企业受到其自身特点影响，全国各地的分公司较多，人员岗位变动较多，很多人员需要跨城市调配，当人员离开所在城市后档案却仍然留在原城市，人档分离的问题给档案的查找和存放带来严重困扰，也浪费了很多财力物力。

（四）外资企业。一是忽视人事档案管理。外资企业也是当前各类企业中的庞大分支，外资企业与其他企业不同，其对人员的考核往往更注重绩效，因此更多的关注人员招聘和培训，对人员的人事档案没有给予足够的重视，仅存的档案大都以纸质为主，有些企业甚至没有纸质档案，直接将人员档案委托给有关机构保存。由此可见，外资企业的人力资源管理上存在忽视人事档案管理工作的问题。二是轻视人事档案管理人员。外资企业当前还普遍存在的问题是，尽管其对人才和人力资源比较重视，但是却对从事档案管理的人员没有足够的关注，在外资企业从事档案管理的人员大都职位和薪资较低，都是人力资源部门中最低层次的人员，在企业发生重组或重大变动时，会被最先裁减。因此，外资企业中从事人事档案管理的人员在不断减少，人员流动性对其工作积极性和整体工作水平产生了影响。

二、解决人事档案管理问题的策略

（一）改变观念，提高重视。从上文的分析中能够看出，各类企业中出现人事档案管理问题时，往往都是受到思想观念的影响，企业的领导者未能够重视人事档案管理人员及工作是主要原因。如果能将人事档案管理工作提升到战略层面上，（下转第188页）（上接第180页）便可以通过人事档案为企业决策者提供更加客观的依据，帮助管理者对员工能力、素质及特点进行更为综合的分析。

（二）加强时效性和真实性。传统的人事档案普遍将重点放在对个人的历史记录上，每次整理档案的间隔时间较长，因此出现失真的可能性很大。现代档案管理应当彻底改变这一现状，缩短档案整理的时间间隔，不断增加个人近期情况和综合评定，合理拓展存档范围，将个人可公开的信息进行分类，存储并补充最新信息，确保档案得到及时的更新。同时，还应当尽可能保证档案内容的真实性，在进行档案录入时严格审核内容的可靠性，不能让档案形同虚设。

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二、人事档案管理存在的问题

但随着国家改革开放的进程加快和社会主义市场经济的纵深推进，传统人事档案制度的身份性和体制性弊端也显露无遗。“死档弃档”、“虚假档案”、“人质档案”、“人档脱节”、“档案克隆”等现象也日益增多，其“二元化人事体制结构”所形成的“人才壁垒”、“单位封闭”、“制度交易”、”身份阻隔“等负功能愈加显现，在一些人的心目中人事档案已经沦为“鸡肋”――食之无味却弃之可惜，其制度性生存愈发尴尬。因此，传统人事档案制度必将走向终结，新的、科学的人事档案制度必将走向前台。目前。人才流动性较大，人才流动中的区域、部门、行业、身份、所有制等限制逐步在释放，发展人事业务，改革户籍、人事档案管理制度，放宽户籍准入政策，推广以引进人才为主导的工作居住证制度，探索建立社会化的人才档案公共管理服务系统。因此，人事档案及其制度的公共政策创新必须沿着契约化、社会化、 电子化和法制化的方向发展，也就是说契约化、社会化、电子化、法制化是人事档案制度创新的必然路径。

（一）内容上，立卷不够规范，案卷质量不高

一是档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。二是档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸，但现行的公文材料大部分是A4纸，高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。三是材料归类不准确。有的不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却没有及时归档。四是档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多，有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。另外，随着时代的发展，职工人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足企业发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到案卷质量。

（二）使用上，技术手段滞后，运行效率较低

在整理档案过程中，企业没有启用人力资源信息化系统建设工作，大部分是靠手工操作，费时、费力，效率低，与企业管理水平整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。

三、有关人事档案管理的建议

保持职工人事档案工作的高质量，就必须要有科学的管理方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性，但随着企业生产建设的发展和人力资源管理工作对人事档案管理工作要求的变化，就会显现出它的局限性。因此，目前的人事档案的管理必须紧跟人力资源管理工作的需求，实现管理的规范化和信息化：

1、实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。职工人事档案管理质量的提高，重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量，对收集到的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。

2、改进档案的检索与查阅方法，实行信息化管理，提高档案管理的信息化。对于职工人事档案的检索，利用姓氏检索的方式进行，这种方法有一定的科学性，但用记起来费时，用起来繁锁，工作效率低。为提高效率，可考虑采取以英文字母的顺序号进行编排，便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为提高档案管理水平，可以采用计算机管理人事档案信息化，运行人事档案原件管理系统，使查档人员利用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于人事档案的保密和安全。

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作者简介：尹慧（1987—）女，湖北来凤人，汉语言文学专业

想要对流动人员进行行之有效的人事档案管理，就要将这项工作进行管理和规范，还要对其进行积极的强化。但是在进行强化的同时，往往会出现一些问题减弱了管理的能力和水平，所以应该找到这些问题所在，并进行积极的解决措施。

一、人事档案的内容

人事档案一般指在经过组织的认可和审查的、在人事管理中形成的，并且反映和记录人员德才表现和工作经验的档案。档案中的内容一般都是通过照片、声音、文字和图像等形式进行记录的，反应人员的学历、职务、履历和奖惩等个人的生活工作情况。

二、流动人员人事档案管理的方法

在流动人员人事管理的方法上看，首先是要在人才市场上进行归档和采集等工作，并整理流动人员的人事档案。整理过程中要保证档案的完整性，相关管理人员不能擅自的进行销毁、删改等行为。在进行整理之后，就要对人员的人事档案进行保管，同时还要注重保管区域的环境不会影响其完整性，而且要防止档案的泄漏，减少由于泄漏导致的隐私信息的丢失。最后要进行档案的接管和传递，有效的促进我国的劳动就业。

三、流动人员人事档案管理的问题

1.缺少对于流动人员人事档案的管理意识。与传统的流动人员人事档案管理工作相比，现代的人事管理档案的作用已经越来越灵活，不再被禁锢在了一个组织单位中。由于现代流动人员的持续增多，人们开始对人事档案的流动管理不再那么重视，同时在他们日常工作中也比从前少了很多使用的几率，所以很多的组织单位在人事档案的管理的力度已经被大大削弱了。同时也由于流动人员自身对于人事档案管理的意识不够强，所以会对他们的未来事业的发展产生不良的影响。

2.组织单位的人事管理方案不够到位。人事档案的有效管理有助于推动国家整体的档案管理水平，由于人事档案具有隐私性，所以在进行人事档案管理的时候应该引起足够的重视。但是目前来讲，很多的组织单位在进行管理的时候不够到位，有的组织单位没有对材料进行及时的更新与改变，有的时候由于人事档案的内容不够完整、字迹也比较陈旧，就可能出现一些欠缺的现象，所有这些因素有的时候会很大程度的影响到流动人员的切身利益和人事档案的流动安全。

3.档案管理制度的完全封闭。档案管理制度一直以来的形式都是比较具有机密性的，所以一直以来的都处于一种完全封闭式的管理制度，这种管理制度虽然适用于刚刚改革开放的中国，但是由于现代社会市场经济的发展迅速，这种封闭式的制度已经不能够满足现代社会的发展水平。

4.人事档案传递程序不合格。在组织单位进行流动人员人事档案的传递的时候，往往会出现一些不合格的情况，这种不规范的传递方式往往会造成人事档案资料的丢失和泄漏。并且有些组织单位在聘用流动人员的时候，也没有将人事档案进行及时的传递和移交，所以很多档案的流向根本无法判定，这些不合格的流动程序大大的影响了流动人员人事档案管理的管理质量。

四、流动人员人事档案管理问题解决的对策

1.提升对于流动人员人事档案管理的意识。想要对流动人员人事档案的管理进行比较全面化的管理，首先要在管理意识上进行加强，完成从档案的被动管理到主动管理的转变，从而才能从根本上加强对于人事档案的管理水平。首先，相关的管理部门应该做好这项工作的宣传，让更多的流动人员了解到人事档案的重要性，从而才能够让他们意识到在当今这个迅猛发展的社会，想要在未来得到更好的工作和前途，就要充分的加强自身的人事档案的管理，还要对人事档案的内容进行不断的完善和优化，由此才可以让单位和用人企业更加了解到人员自身的工作经验和综合素质，也能够便于让企业更加了解流动人员的全面素质。通过对于管理意识的提高，可以充分的达到流动人员与企业之间的互利。

2.对人事档案管理人员的专业素质进行提升。由于管理上的很多漏洞都是由于人事档案管理人员的人为错误造成的，所以有效的提升他们的专业素质，才能够让这项工作更加安全顺利的开展。在进行具体的管理过程中，首先要加强对于人事档案管理人员的培训，让他们对人事档案管理的具体方法和注意事项进行深刻的了解，从而才能在具体的实践过程中应用到所学习到的知识来进行管理。其次人事档案的管理人员必须要意识到自身工作的重要性，这样才能够在操作的时候更加充满责任感，对所接收到的信息资源进行利用和开发，对自身的服务方法和工作方式进行不断的提升，这样才能有效的减少管理中的人为失误造成的丢失和疏漏的状况。

3.提高流动人员人事管理档案的科学化和规范化。在进行流动人员人事档案管理的时候一定要按照严格的规范制度进行，这样才能有效的提高管理工作的科学化和规范化。首先在档案的鉴别和接收上，管理人员应该进行规范化的处理。当流动人员在上一个工作单位中办好离职手续之后，这一单位就应该在三十天之内将其的人事档案转交给政府人事行政部门、同级党委组织部门或者人才交流服务行政机构，所以当档案接收以后要进行鉴别和审查工作，再将所收到的材料进行归类，才能将材料进行适当的处理。其次在进行档案的收集和完善的时候，相关的管理人员应该对相关的法律法规进行深刻的了解，并在工作的时候严格的按照这一标准执行。在管理原则上要依照统一集中进行管理，要保持工作的严肃性和真实性，用制度和法律来规范管理的具体流程，对流动人员的近期的工作和生活状况信息进行全面的了解，并对档案资料进行及时的扩充和完善，才能够有效的提升档案的使用价值。最后管理人员要对所有流动人员的人事档案进行全面的、统一的管理，将所有的档案按照统一的规则进行整理，以便在未来查找的时候可以很便捷、很迅速。同时还要对所有的档案进行严格的管理，进行借用和查阅档案的时候，如果没有相应的审批过程，就不能进行借用和查阅。管理人员还可以建立一个健全的档案管理库，让人事档案的管理工作更加合理化和规范化。

4.对流动人员人事档案管理方法进行不断的创新。对于流动人员人事档案的管理方法可以在实践中进行不断的创新，在日常的收集和整理过程中，除了要做好基础的工作，还可以对档案装订的手段和组卷的形式上进行一定的创新，可以利用比较先进的装订技术来加快管理工作的效率。同时在管理上也可以加入一些比较创新的管理办法，例如计算机技术在管理中的应用，可以更好的避免出现管理的失误情况，也能够使流动人员人事档案的管理效率不断的提升。五、结语综上，流动人员的人事档案管理在我国现今的状况中是非常重要的一项任务，所以应该对这项管理进行充分的重视，在管理的实践中对其进行进一步的优化和完善。

参考文献：

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[4]胡浩媛.浅议流动人员人事档案管理存在的问题及对策[J].广西政法管理干部学院学报,2014,03:127-129.

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随着经济的繁荣昌盛，石油企业逐渐规模加大，企业员工与日俱增，人事档案信息也变得纷杂庞大，公司人事部门采用的传统的管理模式已经难以满足人事档案管理需求。档案管理作为人事工作的基础，目前还存在着许多问题。人事档案管理工作与企业的发展密切相关，因此做好人事档案管理工作至关重要。提高人事档案管理工作要求贯彻落实科学发展观，通过科学的方法切实提高档案管理工作的效率，为人事工作的开展奠定坚实的基础。

一、石油企业人事档案管理工作现状

1.认识偏差

对人事档案管理的认识偏差造成石油企业档案管理工作停滞不前，无法发挥档案在企业中的巨大作用。一些领导认为档案室就是存放资料的地方，只要分一个房间，一个员工就足以，认为档案管理工作可有可无；还有些领导将人事档案和企业档案混为一谈，完全忽视档案的搜集整理和利用开发。很多档案管理人员没有经过专业的培训，不清楚档案收集整理、归档装订、管理利用的一整套档案管理工作的操作流程，工作时消极怠工，意识薄弱，造成档案混乱、档案流失等现象，严重影响档案管理工作的进展。

2.能力不足

石油企业逐渐规模加大，企业员工与日俱增，人事档案信息也变得复杂而且比较专业，但是目前石油企业内部档案管理人员一般都是由别的部门的员工兼任，没有专业的档案管理人员，身兼数职造成档案管理人员没有足够的时间和精力精细地完成档案管理工作，就算档案管理员工想要将这份工作完美地做好，奈何缺乏相关的管理知识和技术操作水平，心有余而力不足，这种情况经常会造成档案归档不及时，对于同一个问题的档案信息反馈不连续，档案信息不具备连续性和时效性，也就失去了档案的价值。（1）设备落后石油企业内部设备落伍也会影响档案管理的效率，运用于档案管理的硬件配置低，档案信息化建设缓慢。档案管理信息化势在必行，因为其有助于提高档案管理的效率。但是由于种种因素的制约，石油企业档案管理信息化的建设步伐十分缓慢。探究其中的原因，我们可以归结于资金投入太少，导致档案管理的设备配置低端，硬件软件设备亟待更新的问题。目前石油企业主要以纸质和电子档案并存的形式储存档案。但是石油企业的档案信息庞大而琐碎，只有采取最先进的管理方式，才能管理好档案，发挥出档案的最大效用。（2）理论不足我国的石油企业档案管理理论还处于相对滞后的情况，不能跟上国际水准，这就导致石油企业档案管理人员没有专业的理论指导，造成档案管理工作成了无源之水。目前石油企业档案管理方面由于相关的理论指导和法律约束的缺乏，导致了很多问题，比如在石油企业变更产权之后档案的流向问题以及石油企业档案的法律地位问题等等。

3.石油企业人事档案管理工作的创新思路

（1）重视档案管理工作要想切实提高石油企业人事档案管理工作的效率，首先必须要转变观念，在内心深处认识到档案管理工作的重要性。企业领导要改变对档案管理的陈旧观念，树立档案管理在企业发展中的核心地位，重视档案管理，在企业内部加强档案管理重要性的宣传，领导要起到领头人的作用，带领全体员工提高参与档案管理的积极性。（2）建立良好的管理机制良好的管理机制有利于提高档案管理工作效率，最大限度实现档案的价值。企业可以建立一个高效运行的信息管理系统，方便各个部门能够快速利用档案信息，也便于档案管理人员进行管理，在整个企业内部实现无障碍资源共享。管理机制一旦建立并投入使用，就要求每名员工各司其职，明确责任，各个部门紧密配合，实现档案信息系统的安全高效运行。（3）提高档案管理人员素质石油企业人事档案信息琐碎庞大，这就对档案管理工作者有了较高的要求，能力不足的工作人员恐怕难以胜任如此专业的工作。档案管理人员可以通过学习相关的档案管理专业知识，提高自身的档案管理职业素养，有效提升自己的档案管理工作效率。当然仅仅学习档案管理工作的专业知识是不够的，要成为一个优秀称职的档案管理工作人员，还必须具备熟练操作计算机的技能，这就要求企业定期组织档案管理人员进行计算机培训，强化员工的科学技术教育，使得员工应用信息系统管理人事档案的能力不断提高。（4）档案管理的信息化建设网络信息技术的普及为人类生活带来了极大的便利，石油企业的档案管理信息化势在必行。首先要建立一个信息网络系统便于人事档案的管理，网络信息系统的建立可以使得石油企业各个部门的人事信息通过网络联系起来，更加方便管理和查询。其次，企业要不吝重金，加大档案管理信息化的投入。档案管理的设备设施要健全先进，保证网络信息系统高效有序地运行，真正提高石油企业档案管理的效率。

二、结束语

石油企业中的档案管理工作是整个管理工作中的一个重要环节，是记录石油企业人才资料的凭证，关乎着石油企业的发展和人事流动的方向，影响着石油企业职工的工作定位和工作质量。我们要借鉴历史，展望未来，不断改革创新档案管理工作的方式，发挥档案的作用，使得档案管理工作能够促进石油企业的发展。

参考文献

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[2]丁小平.关于人事档案管理工作创新的思考[J].机电兵船档案，2014，3（20）：44-45.

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[4]付刘娜.浅析新形势下石油企业档案管理工作的新思路[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2015，7（3）：49.

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人事档案是人才信息的重要载体，人事档案能历史全面地记载个人经历、业务能力、工作实绩等信息，使企业的各类人才都能在适合自己的工作岗位上充分发挥每个人的工作积极性、主动性和创造性。

Abstract: the understanding of personnel files management in the new era characteristic and effect, analyse the problem of existence and inadequacy, and do a good job of personnel archives management work, to mobilize staff enthusiasm for work, complete units and individuals of the objectives and tasks, promoting economic and social progress has certain positive significance.

Key words: personnel file management thinking

中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：

一、分析人事档案的特征

人事档案工作经过几千年历史进程的总结提高，已形成了自己独立的体系和规律，有专门的法规和管理方法，有独立的范围和任务。人事档案的主要有四个特点：一是机密性，人事档案中记载了个人的自然情况、健康、婚姻状况、政治面貌、业务成果等方面的情况，其中有些涉及个人隐私，在相当时期内是保密的。不能对外开放，一般只能由单位人事部门掌握。在成为历史档案死亡解密之前，具有机密性，这是由人事档案的内容特点决定的。二是主体性，人事档案是以个人为单位，按内容分类整理立卷的，这与人事管理工作的实践相适应，“一人一卷”方便利用和查找，符合人事档案工作的基本原则，是切实可行的。三是动态性，人事档案立卷之后， 不是一成不变的，其内容将随着个人社会实践活动的增加而不断丰富增加。因此，人事档案的归档不可能一次完成。需要不断收集和追加材料，直至一个人死亡，才停止归档材料的收集。四是派生性，各级组织人事部门在工作中形成的有关人员的履历、工资、党团材料，考核、任免、学习进修、思想政治表现等方面的人事材料汇集起来，共同形成人事档案。所以，人事档案是依附于组织人事部门产生的，是组织人事部门工作的衍生物。

二、人事档案管理中存在的问题

（一）人事档案信息资源利用率低。历来人事档案工作就被认为是保密性很强的工作，人事档案作为国家档案的重要组成部分，是党和国家的机密，这给人事档案披上了神秘的面纱。“还有就是现单位人事档案利用工作大多是被动服务，只是等待领导及有关人员来查阅， 缺乏主动精神，而且利用材料主要是党团材料、落实材料和工资调资方面的，真正用于人才选拔，培养开发及预算等方面的较少，没有发挥人事档案应有的作用。”另外，人事档案检索工具单一，查找方式落后，案卷质量不高，严重限制了其信息服务和交流作用的发挥。相对于历史档案、文书档案的宣传活动较少，使人事档案信息资源开发利用的广度和深度受到极大的制约。

（二） 人事档案内容缺乏实用性和真实性。 随着我国改革开放和社会主义市场经济体制的建立，各企事业单位纷纷涌入市场，流动人口增多，再加上一些单位和个人对人事档案的认识不足，我国人事档案出现了 “分散多头” 管理现象。 其主要表现在两个方面： 一是保管分散， 人事档案有的保存在当前的用人单位， 有的保存在过去的单位， 还有的保存在人才交流中心， 甚至保存在私人手中， 使得一个单位的人事档案处于一种“分散” 的管理状态； 二是隶属混乱， 参加主管人事档案的有组织部门、 人事部门、 劳动部门等， 甚至一些无权保存或管理人事档案的科室、 部门和单位也来保存和管理人事档案， 人事档案出现 “多头” 管理状态， 常常导致在出现问题的时候各个部门之间权责不明， 相互推诿。也有些基层单位档案意识淡薄， 档案材料收集不齐， 不能做到及时补充新材料， 导致部分档案材料内容不完整， 不能跟上个人经历的变化， 给工作带来诸多不便。不少单位的人事档案挂靠劳动人事部门管理，大都没有专职人员分管人事档案工作， 人事档案长期无人整理， 没有经过严格审查， 材料是否真实无人监督， 根本做不到“归档齐全完整、 鉴别认真、 分类准确、 编排有序、目录清楚、 装订整齐” 的要求， 严重存在零乱无序和丢失部分档案内容的问题。

（三） 人事档案管理手段落后， 信息化程度低。相比较当今世界计算机信息管理系统的高速发展，我国干部人事档案管理方法， 仅局限于 “看堆式” 的管理，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用。重管理， 轻服务， 方法繁琐， 不易操作， 反应较慢，信息化、 现代化管理水平不高， 档案的功能没有充分挖掘和发挥，使用起来很不方便。 特别是在基层单位、 边远地区， 基本上还停留在经验管理和手工操作的阶段， 这越来越满足不了现实工作的要求。

三、人事档案的收集方法

（一） 定向收集。 就是向形成人事档案或与形成人事档案有关的单位和部门收集。 因为个人工作的现单位、 原单位、上级主管部门(含职称评定和科技成果评定、 奖励部门)可能形成有关人员的人事材料。为了做到不致遗漏， 可根据有关人员的经历和社会活动变化情况．列出有关单位和部门的名单， 逐一进行收集。

（二）按时收集。由于人事档案的形成具有持续性的特点， 其收集工作必须坚持经常化。 所谓按时收集， 包括随时收集、 定期收集和不定期收集几种情况。随时收集，是根据形成人事档案的时间特点和掌握的信息，及时向有关部门进行收集。 定期收集，是根据本单位工作的实际情况， 确定每个季度或每半年与有关部门联系， 收集在一定阶段内形成的人事材料。 不定期收集， 就是从人事档案管理和利用的实际需要出发， 不确定收集的具体时间。这三种收集方法相互配合、 相互补充， 在实际工作中应当灵活掌握，使收集工作能够持续有效地开展。

（三） 追踪收集。这种方法是根据人事档案内容的需要， 沿着人事档案在清理、 核对中发现的问题和线索进行的收集， 它是帮助拾遗补阙的一种重要措施。以上是人事档案收集的主要方法，在具体工作中也可根据不同情况采取其他一些方法， 例如， 对于人事档案管理基础差、 存在问题较多的单位， 就需要集中一定的时间。集中人力， 广泛动员， 突击进行收集工作； 对于人事档案管理较好、 制度健全、 内部分工责任明确的单位， 有关部门和人员能主动、及时地向人事档案机构移交归档， 就此简化了收集的方法和形式。 总之， 人事档案收集工作应当立足单位实际， 尊循其形成规律， 以收集齐全、 完整，能够适应人事管理工作的需要为原则，积极主动地为人事管理工作服务。

四、 加强人事档案管理的建议

（一） 合理选拔配备人员， 提高人事档案管理水平。人事档案管理人员的政治素质和业务水平的高低，对提高人事档案管理水平， 推动人事改革步伐， 有着极为重要的作用： 一是要合理配备人员。 按照有关规定， 管理千卷以上档案的单位， 需配备一名专职档案工作人员， 千卷以下的要有兼职工作人员， 并且主要精力从事人事档案工作。二是要严格挑选档案管理人员。档案工作是一项政策性、 保密性很强的工作， 要注重选拔事业心强、 作风正、 守纪律、 守机密、 具有一定工作能力和文字水平的人员从事档案工作。三是要加强档案管理人才的引进与培养。要加大档案管理人员的培训力度， 或上级领导能多为从事人事档案工作人员创造培训和学习机会， 走出去开阔视野， 向兄弟单位档案工作先进单位去学习他们的新鲜经验， 吸取营养， 充实思想、 提高认识。

（二） 创新人事档案管理方式，使管理工作现代化、 信息化。虽然纸质档案最具原始凭证性，但在人们流动性增强的情况下， 纸质档案的弊端也更加明显。这就要求把原先的纸质型档案转换成电子型档案， 从实际情况来看， 沿用几十年的人事档案具有偏重静态性资料描述、注重历史性和过去时的记录、 不具公共性和共享性， 不能动态反映个人信息状况等缺陷，这样的人事档案在市场经济当中所起的作用有限甚至是不良的， 因而它不具备市场经济价值。加之纸质型人事档案传递过程中的人为性， 也可能导致因磨损而毁坏乃至个人信息失真的现象。 倘若实行人事档案电子化， 查阅档案人员利用计算机在不接触纸质档案的前提下就可以看见档案原件， 既可以提高档案的查阅速度， 节约人力、 物力， 也可以减少对纸质档案的磨损，有利于人事档案的保密和安全。

（三） 创新人事档案的管理制度， 实行人事档案管理社会化。人事档案管理社会化就是要求围绕人事档案工作所开展的人事认定、 人事争议、 人事流动、 档案保管等必须让渡给拟建或已有的社会中介机构―― ―人事事务所、 人才交流中心、 公民文件中心等，让公共权力机构或公共事业单位与公共雇员 “袖手旁观” ， 从而充分实现社会的 “人事” 和公共管理。例如， 人事工作的认定与仲裁可以交给人事事务所， 人才的开发与流动可以由专门的人才交流中心完成，人事档案可以由专门建立的公民文件中心保管。

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一、目前人事档案管理现状及存在的问题

近年来随着经济体制的改革，社会的进步，人员类型的多样变化，档案管理也衍生出了很多类型，我国也越来越重视人事档案的管理。根据现状，我国人事档案主要由干部档案、工人档案和学生档案三大类组成。

干部的人事档案管理，一般由有档案管理权限的各单位自行管理，由其独立收集、整理、执行，信息来源单一，仅关系到本单位下属人员。干部档案管理制度是比较传统的管理方法，管理权限分属组织、人事、行政办公室等部门管理；工人档案管理一般由劳资部门来管理，而学生档案由学生工作部门或当地人才交流中心来管理。

随着社会经济的不断发展和人事制度改革的不断深入，传统的管理方式不能适应形势发展的需要，而长期以来的“重人事、轻档案”的陈旧观念也束缚了档案工作的开展。目前，干部人事档案管理工作主要存在以下几个问题：

1.对人事档案重要性认识不足

目前，人们对人事档案的认识还比较肤浅，对档案的重要性意识淡薄。中新网曾经对2068名人员进行调查，49.3%的被调查者认为“工作中注重的是能力，人事档案没用”，12.33%的被调查者则表示“无所谓”，紧紧只有38.64%的人认为“择业自由，但是档案也很重要不能遗弃”。被调查者中近半数的人认为档案并不重要。而“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”的现象也从一定程度上说明了人们对人事档案的重要性认识不足。

2.人事档案管理人员少、素质不高且缺乏服务意识

人事档案具有很强的专业性，应该由专业人员进行管理。但是目前很多单位的人事档案工作人员配备并不是那么乐观，大多是兼职档案管理员。人事档案管理人员并不是科班出身，甚至没有进行过岗前培训，专业素养偏低，真正专业对口，年富力强的同志并不愿意从事档案工作，即使档案专业的毕业生，也因其工作繁琐、单调、枯燥、乏味避而远之，更遑论研究开发人事档案的热情了。

3.人事档案本身质量不高，可信度降低

人事档案载体较为单一，仅限于纸质档案，属于静态的文字材料，信息不够直观全面，无法反映人的全貌。人事档案内容主要反映个人履历、学历、职称、政审材料、党团材料等方面的材料较多，而对于个人性格、特长、诚信、业绩、学术成果、科研水平等方面的材料比较欠缺，重视程度不够。但人事档案本身又具有动态的特点，当事人各方面的情况随着时间的发展在不断发生变化，时刻在?V写着自己的人生，但一些单位的档案工作人员并不能及时补充新材料，造成档案缺乏反映最近的岗位执行情况和业务进展等，甚至还存在人事档案内容失真的现象，年龄越填越小，工龄党龄越填越长，学历越填越高，导致人事档案本身的可信度下降，可利用价值低下。

二、人事档案管理工作思路

通过前面的分析，我们清醒的认识到人事档案工作中存在的问题，结合当前档案管理水平和实际，理清发展思路，探索人事档案管理的新方法新道路。

1.培养和提高人们对档案重要性的认识

在提高人们对档案重要性认识中，首先要加强领导干部的档案意识，因为任何一项工作都离不开领导的支持和重视。首先要通过报刊、电视等新闻媒体制造舆论等，宣传人事档案的作用以及相关的法规政策，重点宣传人事档案与个人的关系，让人们首先对人事档案有一定的了解。通过专业人员的专题讲座，进一步强化人们对人事档案重要性的认识，了解人事档案的作用，是组织选人用人的依据，激发人们关心人事档案，增强档案意识。

2.努力提高人事档案管理者的业务素养

档案工作人员起主导、支配作用，是人事档案工作的主体，而干部人事档案管理工作是一项专业性很强的工作，涉及到档案的收集、整理、鉴别、归类、保管、利用等繁琐的工作环节，因而人事档案管理人员要具有较高的政治素质、过硬的业务素质以及良好的保密意识。随着社会的发展，现代化也是人事档案工作的发展趋势，这就要求档案管理人员要加强科学文化知识的学习，拓宽知识面，随时更新自己的知识结构，以适应现代化发展的趋势。人事档案工作人员还要具有敬业精神，工作中要不怕苦不怕累不怕繁琐，坚持原则，严格遵守规章制度。

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现在人力资源管理，强调以人为本，使用心理动态的调节，对人的工作状态进行开发，优化了人与单位的系统性，强调在工作当中，激发员工工作积极性，从而获取良好的社会效益。

（二）战略性

现在人力资源强调人的自然性，员工工作时要注重产出和开发的效率。在现在社会中人力资源是竞争最激烈的，投资要谋求长远的发展，因此在现代人力资源管理视角之下，档案管理要具备良好的战略性，将人作为战略开发的核心内容。

（三）前沿性

在进行人力资源管理时，用发展的战略角度来看投资决策和预算，不是以最省为主要目标，而是要在可以短期的计划之内，投入一定的资金，让人员的产出得到最佳的状态。在现代人力资源管理中，要以投资的眼光来看待档案管理工作，要培养人吸引人、开发人、激励人，关注这些投入所产生的价值。

（四）系统性

在现代人力资源管理中，为了提高投入产出的效益，要有组织的利用人力资源，制定合理的选拔、任用、培养、激励、调任等政策，进行全方位全程全面的档案管理，从而让人力资源的配置与结构组合发挥最好的整体效益。在人力资源管理中，一般要注重以下方面：第一，对人力资源外在要素的管理，依据物力和人力的配置，进行恰当的培训、协调和组织，让人力和物质利益保持最佳的比例状态；第二，要注重内在的要素管理，使用现代化的手段，对人的心理思想行为，进行管理，激发人的主观能动性，提高工作效率，达到组织目标。

二、人力资源管理视角下的档案管理策略

（一）进行规范化的档案管理模式

医院人事档案管理是要时刻分析科学化和规范化的管理模式。医院的人事档案管理部门以及相关的人员，要认真地学习科学发展观，转变传统的日常管理模式，在现代人力资源管理的视角，进行适当的管理。不断的提高服务的效率、服务质量、服务效益，让人适应人才管理需求。医院人事档案管理工作，要依据干部档案工作条例，收集干部基本情况，定期的补充相关的工作，和其他的部门进行紧密联系，不断更新新的信息。还要不断丰富并认知结构，由于现在医院采用公开择优评定的制度，相关的材料要及时地补充到人事档案中来。工作人员要认识到管理落后弊端，对个人信息进行文凭学历管理、户籍管理、个人表现管理，将信息进行融合，统一管理。

（二）进行系统化的档案管理模式

医院人事档案管理部门要采用动态的管理方法，将每个人不同阶段的真实面貌、个人特色、专业水平、科研成果都补充进来。医院人事档案管理工作要将体现个人特色，和个人相关的平行相关的内容补充进来，还可以将个人的诚信材料加进去，本人学历发生变化之后要及时更新。医院员工的工资情况、党团材料、奖惩材料、专业技术职称材料、学历材料等都要进行及时的更新，实现动态管理。

（三）进行信息化的档案管理模式

在现代人力资源管理的视角上进行档案管理，要充分地发挥现代信息技术的功能，使用信息技术计算机技术与通信技术，做好档案信息的保存、管理、处置工作，从而提升档案管理的效率。管理人事部门要建立医院的档案管理书，实现数字化的人事档案管理，能够在软件的帮助之下进行档案的搜索查询评价功能。还要不断的扩大信息的内容，在医院的职称晋升、人才培养、干部聘等方面，可以及时的查询，保证公正性和合理性。首先要建立全国性的标准的、通用的、先进的人事档案管理信息库，让管理流程自动化，信息资源数字化。其次要进行网络化管理体系和全文数据库建设，管理工作人员将使用频率高的重要材料，使用扫描仪设备输入到计算机文件中，成立全文数据库。还要在信息技术的帮助之下建立人事档案信息和个人电子档案系统，结合社会和单位的意见，进行动态化的维护管理工作，保证人到哪里，档案就能跟随到哪里。

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一、高校人事档案管理的现状分析

以个人为单位反映和记录本人德才表现、学习经历、工作表现等情况的人事材料称为人事档案。对于高校而言，由于人事档案的功能作用不同决定了不同的管理模式，高校人事档案一般的模式是按归口管理，如：组织部门来管理干部档案；人事部门来管理教职工档案；教务部门、学生部门及系（院）来管理学生档案。人事档案是高校人事管理和人员开发的基础性工作，但单位往往重视程度不够，意识薄弱，认为管理人事档案只是一项保管性的工作，做到不泄密、不丢失、能应付外调和查档就足以了。认为档案用处不大，所以就造成资金投入不足、档案室基础设施落后、管理人员素质相对较低。配备设备时，因地制宜、因陋就简，将阅档、仓库、办公合用一间办公室，缺乏安全措施没有做到防火、防潮、防盗等专业要求。陈旧的管理手段，势必影响到了档案的完整性与安全性，档案内容不完整的原因很多，有的在本人填写的时候就不准不实，他们只想到个人的私利，在档案填写过程中将“工龄填长、年龄填小，文凭填高”。还有一些在具体工作中，将不重要的档案、可装不可装的档案全部装进来，造成了档案内容的繁锁。

二、完善的必要性

档案，记录着一个人人生历史轨迹，关系到本人的切身利益。对于单位来说也是调动、聘用、晋升、工资调整等多方面工作的基础和依据。随着社会的不断发展，人才的交流互动也更加频繁，高校引进人才通过档案能够更快、更详细地了解本人，充分体现了档案资源优势转化成了人才势，进而促使和推动了高校的发展。高校人事制度的不断改革也需要完善档案管理相关方面的体制，完善管理模式，适应改革步伐。过去人事档案工作侧重于政治服务，现在要侧重服务于高校教育事业的发展，服务于高校教学科研；过去注重人才的政治历史，现在重视人才的德、绩、勤、能、廉的情况，为党和国家培养和选拔人才提供依据。因此随着时代的发展，完善高校人事档案，为高校改革和发展提供有价值的服务。

三、完善的途径

1.加强高校人事档案科学化、法制化管理

人事档案工作制度化管理能够提高工作效率，是高服务质量的前提和保证。如果没有制度来制约就会无章可循、无所适从，档案工作是一项繁杂，头绪众多的工作，必须统一规划，严格按照统一领导、分级管理的原则进行，在工作中建立工作细则、岗位职责以及各项规章制度，制定相应的标准、保密措施，并且严格按照制度办事，强化管理做到保密，杜绝泄密、窃密、失密等现象。对档案工作的管理方法、原则、质量等方面做出统一的科学的技术规范以及长远的规划，从而使档案工作由复杂变为简单、由杂乱变为统一，避免了重复性劳动，同时既节约了物力、人力资源，还保证了档案工作质量、提高了技术水平。

2.不断加强业务素质的培养

人事档案工作人员在管理档案工作中担负着繁重的任务，由于整日忙于事务性工作，对工作中出现的新问题、新情况不知如何处理，封闭意识较强。在新形势下，新问题的不断出现，要求我们档案管理人员把人事档案工作与社会结合起来。由被动服务转为主动服务，加强培养档案管理人员的政治素质和业务素质。档案管理人员需要有较高的政治思想觉悟，严格按照党的各项方针、政策办事；要坚持原则，秉公办事、认真履行岗位职责，在实践中不断提高自身的政治思想水平；同时，还要加强业务素质的培养，传统的、原有的管理手段和保护技术是适应不了新形势的。随着新问题的出现对档案管理人员也提出了更高的要求，在工作中要加强业务知识的学习，拓展相关知识面，加强学习人事档案管理软件，认真掌握现代信息管理技术，有力于高校人事档案的快速健康发展。