人事档案一般管理方法范文

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中图分类号：G271文献标识码：A

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。在人事档案管理中，人事档案查阅登记制度及人事档案目录的编制发挥着重要的作用，下面我们将着重探讨两者的管理方法及重要作用。

一、人事档案的特点

人事档案主要具备以下几个特点：

一是全面性，人事档案收存员工的履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，总之，人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌。

二是现实性，由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事（劳动）部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。

三是真实性，这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务。

四是动态性，人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。

二、人事档案管理的重要性及方法

（一）人事档案查阅登记制度的重要性及管理方法

人事档案查阅登记制度能够有效防止企业内部文件外流、丢失，并且便于对各种文件、信息的检索，使得企业内所有文件资源都能够井然有序。人事档案查阅登记制度中主要采用如下档案管理方法：

1、当员工需要借阅、调用文件资料时，应提前填写《人事档案借阅登记表》并上交到档案管理部门，并约定归还日期。其中，书籍与不涉及保密的文件资料可以直接外借，涉及到保密的文件或公司内部文件必须经过许可人的同意方可借阅。所有借阅者不能够将借出的保密性文件资料在未经许可的情况下私自复印、拷贝或者以其他任何方式留有附件，也不能够将其进行私自传播与传阅。同时，借阅者要保持文件的洁净与完整，如果出现损坏需照价赔偿。

2、人事档案管理人员要根据查阅人员的需求，及时提供查阅工具，协助借阅人查找，主动征求借阅人员的意见，不断改进服务工作，了解人事档案管理工作的具体效果，并及时进行记录，为将来的人事档案管理工作效率提升奠定良好的基础。

（二）人事档案目录编制的重要性及方法

人事档案目录是由众多著录条目组成并按一定次序编排的，揭示、报道与查找档案的工具。是档案检索系统的重要组成部分。人事档案目录的编写工作企业人力资源档案管理中的基础内容，不仅能够神话档案工作，帮助档案管理人员对文件进行查漏补缺的工作，也能够帮助档案管理人员提升信息检索的速度，提高档案管理工作效率。具体说来，人事档案目录编制的主要方法有如下几种：

首先，在档案管理目录编写的过程中应遵循几个基本原则：唯一性原则，即档案号应指代单一，不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象；合理性原则，即档号结构必须与人事档案分类体系相适应；稳定性原则，即档案号一经确定，一般不能够随意改变；扩充性原则，即档案号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要；简单性原则，即档案号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存储空间，提高办事效率。

其次，要对文件进行科学的分类，在人事档案中，一般按照部门的设置分为几个类别，如人事部人员档案、业务部人员档案、办公室人员档案等，如果部门较大，也可以在大类下设置几个分类别，如综合办公室分为人事部、行政部、后勤部等。还可以按照工作方式来进行划分，分为履历材料、自传材料、报告个人有关事项的材料、考察、考核、鉴定材料、审计材料、学历学位材料、政审材料、党、团组织建设工作中形成的材料、表彰奖励材料、涉法违纪材料、招录、聘用材料、健康检查和处理工伤事故处理材料等。

最后，应按照一定的结构编制目录，一般情况下，档案号的结构分为三种：第一种是全宗号―案卷目录号―案卷号―件、页(张)号；第二种是全宗号―类别号―案卷号―件、页(张)号；第三种结构为类别号―项目号―案卷号―件、页(张号)。档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下代码之间用“―”(短横)相隔。件号、页(张)号可根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。

三、结语

综上所述，人事档案管理对于企业，尤其是事业单位与国企来说有着重要的意义，对于企业人力资源建设与未来发展有着巨大影响。人事档案查阅登记制度的制定与人事档案目录的编写是其中的重要组成部分，其意义与方法决定着人事档案管理的科学性与合理性。作为企业的档案管理人员，我们应加强对人事档案制度的制定、编写、落实与完善，以促进企业人力资源的完善与补充，关注每名员工的切身利益，为企业人力资源建设贡献力量，为我姑的人力资源管理的发展奠定良好基础。

参考文献：

[1]刘琴. 人事档案管理研究述评及趋势展望[J]. 档案学研究,2011,05:20-23.

[2]任胜云,范利. 从现代人力资源管理看人事档案管理工作[J]. 云南档案,2009,07:29-31.

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为了指导医院进行人事档案管理，政府部门下发了《干部档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》等文件，在条例的要求下，医院要把人事档案管理工作认真贯彻落实。同时，在规划医院的总体发展目标和医院的业务建设过程中，也应当将人事档案管理工作放在重要位置。

一、加强人事档案归档管理工作的重要作用

医院工作人员众多，按照规定收集、整理、鉴别、分类和归档医院的人事档案是医院基础工作内容的一部分。一般而言，医院可据此进行业务考核和工作调动。人事档案中，针对医院工作人员真实的历史工作表现、工作实际等有翔实的记录。同时，医院会根据归档制度，对工作人员的德、能、绩、勤、廉方面动态信息进行补充（具体包括工作任务、论文、论著、成果奖励等），以保证为考核提供参照。现阶段，人事档案有纸制及电子数据两种。不论以何种形式存档，其必然需要按照《档案法》的规定实施管理。

二、医院人事档案归档管理的现状

现阶段，关于医院人事档案的归档管理，遇到了一定的问题，现存的干部人事档案中，关于干部综合能力、素质的绩效考核材料非常有限。这在某种程度上不利于医院实施考核。通常，档案中的考核材料应该比较完善，包括个人的德、能、勤、绩四项的年度考核材料。但由于考核材料的不完整性，使得考核在激励员工方面发挥的作用非常小，与预期效果相差甚远。此外，在医院人事档案中，难以完整地了解个人的绩效情况。其中，仅仅存在一个人的某一阶段的业绩成果，而不能提供个人量化考核动态信息。在医院人事档案管理中，对于绩效考核形成的材料并没有得到很好的管理，其整理和归档都不同程度地存在问题，以至于开发和利用不能正常进行。同时，医院的人事档案管理在绩效管理方面较为欠缺，主要是因为其缺少科学的管理方法。随着时代的发展，人事管理对档案工作有了更高的要求，在此情菹拢必须更新管理方法。否则，人事工作需求的变化将会打乱档案管理的秩序。

三、加强人事档案归档管理工作的具体方法

人事档案管理在人事工作变化的前提下，应从档案材料收集、归档和验收把关上加强管理，以确保档案的查、借、用、转等程序更加规范。

（一）档案材料的收集要全面翔实。目前，关于加强人事档案的归档管理，应注重人员绩效方面的材料收集管理。医院的主要工作内容是临床工作，按照此工作性质，业务、行政管理等部门分别拥有医务人员的绩效材料。为了收集材料的全面翔实，应按期验收绩效考核文件材料，并根据人员的教学、医务、护理工作立卷和移交材料，确保二级管理单位上报档案材料的全面翔实。同时，为了保证人事档案的归档管理工作的全面而规范，应针对负责课题兼职档案人员，进行技术培训，提高责任心，认真负责地做好课题文件材料的积累、立卷与归档工作。

（二）档案材料整理要各负其责，协力合作。在绩效档案归档工作中，具体有项目收集、鉴别、整理、登记、归档、保管、利用等多个环节，涉及不同部门。对于这些环节的整体运作，应该由各部门各负其责，通力合作。如在课题资料整理中，人事档案室有自己的职责范围，课题组也有相应的职责权限，两个组织各司其职，将课题各阶段形成的文件材料整理完善。另外，对于课题文件材料的积累，应该由医务人员负责，人事档案室和课题组应进行督促、指导。归档的绩效档案文件材料也有严格的要求，第一，必须是原件；第二，材料必须翔实，且没有缺处；第三，文字不得出现涂改痕迹；第四，确保承办单位准确，个人签字清晰，形成材料的时间有效。

（三）档案材料的归档要严格把关验收。医院档案管理室应严格把关。以科研课题为例，课题（项目）负责人主持立卷归档的责任制较为适合。一旦科研项目完成或部分完成，归档时间应确定，一般为项目结题或鉴定后不超过20天，且由课题组负责人整理文件材料。课题形成积累的全部文件材料，应由课题兼职档案员负责汇总，对于文件材料应进行系统整理、立卷，并按时移交。医院综合档案室在收到科研项目文件材料后，出具“归档证明”给科研主管部门，并完成签署意见、加盖档案室专用章等一系列工作。归档过程中，针对三类材料可予以退回，一类是材料不齐全；一类是材料不完整；另一类是对象不明确的。对于退回的应及时进行补办。此外，为了提高管理水平和工作效率和质量，对于医院人事档案管理，应加快推进其信息化建设进程。

四、结语

综上所述，医院的人事工作中，离不开人事档案。医院设置档案管理室，应提供更规范的档案管理服务。为此，医院管理者应从服务的角度出发，加强人事档案的归档管理工作。只有这样，才能为人事管理提供第一手资料，确保领导在人才选拔和干部任用上有可靠依据。加强人事档案的归档管理，对于服务工资、职称等人事管理工作非常有利，应该得到医院人事档案人员的重视。

【参考文献】

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在高校中，传统的干部人事管理是封闭式的，在管理过程中，给人留有一种神秘感，这种传统的管理理念，存在很所弊端，例如：一些有才华的年轻人，在传统的人事管理观念中，不能轻易的改变自身职业，并且因为这些人父辈的原因，无法选择自己的职业，其子孙后代都要受到传统职业观念的影响而无法自由选择工作。而新制度的人事档案管理，是利用建立人才市场对人才的才能加以重视，转变了传统的管理观念，新制度下人才的档案，不再是决定其一生或子孙后代职业的工具，而是工作单位用来参考的资料，所以，新制度下的人事档案管理，在改革之后，有着重要的意义。

2.能够满足现代化发展的需求

在高校干部人事档案管理改革过程中，相关人员会利用各种先进技术去处理人事档案管理工作，摒弃传统的手工记录方法，而这种改革，能够满足现代社会对人才资料的迫切渴望，传统的人事档案管理方法并不能有效地对人才信息进行处理，所以，现代化人事档案管理工作能够更好地满足现代化发展的需求。

二、高校干部人事档案管理工作中存在的问题

1.缺乏完善的管理制度

目前，一些高校在干部人事档案管理工作中，存在很多不足之处，其中，管理制度不完善是主要问题，具体表现在以下几点：第一，缺乏监督机制。目前，一些高校在干部人事档案管理方面，虽然对其进行的严格的保密，但是在一定程度上，还会存在资料泄漏问题，在递交资料、检查内容等阶段，都没有建立监督机制，使得档案在输送过程中，不能更好的做递交出来，材料在一些重要阶段中堆积，一些工作人员不对自身工作负责，甚至出现档案丢失等严重后果。第二，缺乏现今的管理手段。近年来，一些高校在干部人事档案管理方面，存在管理手段落后的问题，甚至还在应用传统的手工管理方法，一些高校为了节省管理成本，不引进先进的网络信息化技术，人事档案在记录过程，无法保证信息的准确性，对高校人事档案管理工作造成不良影响[1]。

2.人事档案管理工作人员素质问题

目前，一些高校在干部人事档案管理过程中，管理工作人员的素质还存在不足之处，具体问题表现为以下几点：第一，落后的身份观念。部分人事档案管理人员在工作过程中，带着有色眼光进行工作，对家境优越的人才档案仔细处理，对一般家庭的人才档案处理不认真，很容易造部分人事档案不健全的后果，对高校人事档案管理工作以及社会风气造成不良影响[2]。第二，缺乏档案管理的意识。部分高校在干部人事档案管理工作中，不重视管理人员的专业素质，在引进管理工作人员的过程中，对其没有严格的要求，同时，一些人对人事档案管理的认识不全面，不能按照规定的时间将自己的档案交付到相关部门。这样，就会使人事档案管理工作不能有效执行，经常会有工作人员违反相关规定，甚至为接下来的工作造成不良影响[3]。第三，缺乏岗位竞争意识。在高校人事档案管理工作中，很多工作人员都认为自身的工作很稳定，在工作过程中，不愿意与其他工作人员竞争，尤其是一些工作时间较长的工作人员，在工作岗位上，不能尽职尽责，无法积极执行自身工作，也不能有效提升自身工作效率，使高校人事档案管理工作无法得到更好的改革，在发展过程中举步不前，对国家的发展产生不良影响[4]。

三、新制度下人事档案管理与发展

1.服务环境的优化

相关人员要想对高校的人事档案管理的管理效能，就要对服务环境进行优化。首先，要对人事档案管理工作的职责进行科学的完善，使档案管理者能够提升政治与业务的水平，与此同时，相关人员还要对管理人员的专业素质进行严格要求，使其可以热爱自身的岗位。其次，在聘请管理人员之前，对管理人员的专业素质与管理水平施加严格要求，保证其专业素质符合相关标准。最后，要求工作人员将自身所管理的档案进行严格的划分，收集相关资料，对资料加以研究，对人事档案进行鉴别，然后将档案归入存档中。最后要保护人事档案，在每一个工作环节中，都要仔细认真，保证可以将服务环境优化，更好的为人们提供人事档案管理的服务效能[5]。

2.档案的收集与整理

在高校人事档案管理工作中，收集与整理工作是极为重要的，相关人员要对自己的工作加以重视，保证能够更好地执行工作。首先，要将当年新档案进行全面的收集与整理，例如：干部的任免、职称的晋升、年终的考核、入党材料、奖励等，同时，要保证收集与整理资料的真实性，在收集过程中，要对相关人员进行跟踪考察，在真实性得到保证之后，还要健全相关手续，更好的提升档案管理的质量。另外，工作人员要与用人单位取得联系，在形成档案之前，高校的工作人员要对其进行全面的指导。同时，高校还要将人事档案的信息进行及时的交换，为此可以建立完善的制度，利用现代网络建立档案材料的收集系统，将人事档案的材料利用网络途径发送给用人单位，阶段性的与其联系，保证人事档案管理工作的可持续发展[6]。

3.管理部门功能的增加

在高校人事档案管理过程中，管理人员不仅要对人事档案管理工作负责，还要对档案输送的下一站进行严格的管理。所以，高校的人事管理部门必须将自身所更新的资料输送给档案管理部门，待档案产生以后，必须及时对其进行分类处理，与此同时，还要重视业务沟通工作，及时地对人事档案加以整理，并且标注目录，为统一管理工作做准备。

4.明确管理职责

在高校人事档案管理工作中，职责的明确是较为重要的，只有对管理职责加以明确，相关人员才能在自身的工作岗位上尽职尽责，更好的完成档案管理工作，相关负责人还可以制定奖惩制度，奖励工作执行情况较好的员工，惩罚工作执行情况较差的，为高校人事档案管理工作的良好发展奠定基础。

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（一）人事档案管理意识不强

乡镇卫生院对于档案缺乏使用意识与管理意识，忽视人事档案管理工作，对于人事档案管理工作在卫生院管理工作中的作用意识不到，致使卫生院内档案资源的开发与储备受到限制，同时也阻碍了卫生院对档案的利用效率，制约了人事档案管理工作的开展。

（二）人事档案管理空间不足、设备比较陈旧

许多乡镇卫生院的档案存储与保管在空间方面受到一定的限制，有突况的时候，房间不够用就会占用原有档案用房，或把其作为医疗用房，这样档案存储的空间就会变小。人事档案管理的硬件设施的更新与更换也不及时，设备都比较陈旧，对于现代化的人事档案管理技术与方法掌握的又不是很到位。在计算机网络与信息技术的发展推动下，在乡镇卫生院的管理工作中融入计算机技术意义重大。但是许多乡镇卫生院对于计算机管理技术比较匮乏，对管理工作起到的作用比较小。人事档案管理工作的硬件设备、信息技术、管理方法等等方面都缺乏创新。

（三）缺乏完善的人事档案管理体制

部分卫生院不把人事档案管理工作列入工作人员的业绩考核中。同时人事档案管理工作人员多为兼职人员，均来源于医生、护士，缺乏档案管理方面的专业素养。再加上乡镇卫生院经常性地开展医疗技术等方面的业务培训，对人事档案管理方面的培训基本没有，这样人事档案管理工作的开展就完全是凭借经验，管理方法和管理意识过于陈旧，没有形成一套完善的人事档案管理体制。

二、促进乡镇卫生院人事档案管理快速稳定发展的建议性措施

（一）就人事档案管理硬件设备实施及时更新

各个乡镇卫生院要注重人事档案管理设备的资金投入，对于需要购置的人事档案管理设备要及时的购进，将人事档案管理的工作环境和管理水平提升上去，尽可能的打造信息化的人事档案管理模式。如此一来不仅仅使得卫生院的人力和物力得到节省，还方便了档案的查阅，保证了人事档案的完整性。例如，可增设网上服务业务,采用网上查询、搜索和评价等公开查询的方法，这样使得社会公众对医疗资源的知情权得到有效的满足。除此之外，使用计算机管理会促进空间环境的节省，更会增加档案的保密度。所以对于乡镇卫生院之中使用先进的管理设备实施档案管理意义重大，对人事档案管理硬件设备实施及时更新，促进人事档案管理水平的提高。

（二）注重人事档案管理形式的创新