时间:2023-07-31 09:23:21
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档案信息的安全性包括三大范围:(1)机密性:使非合法授权者不得使用;(2)真实性:可确定档案来源的合法性;(3)完整性:确保档案没有被有意或无意地篡改。
根据所归纳的安全性的范围,所有这些有关通信和信息传输过程中的各种安全需求可以进一步地被归纳为:保密性需求;真实性需求;完整性需求。为了满足这三个安全需求,需要为电子档案的管理设计一个较为完整的安全系统。
电子文件档案的管理过程完全是通过计算机来完成的。因此,在计算机网络的各个节点上进行文件数据的自由归档和档案资源的共享,实现电子档案的信息公开,就必须建立计算机网络系统。然而,电子档案在网络环境中传播和存储的过程中,每个步骤都可能存在安全漏洞,极易受到黑客攻击,造成档案泄密、信息被窃、被改写或被删除等严重后果,从而在很大程度上限制了档案信息的公开推广。因此,在电子档案安全系统中,应该准备好预防方案和紧急应对的措施,以确保档案信息公开的安全性。
二、档案信息的安全性设计
(一)人员安全。档案信息安全系统,不论设计如何周密,如果没有严格的人员控管,再复杂的加密技术亦是徒具形式。所以,档案信息操作过程中最有可能发生的安全问题,就是人为泄密。因此在档案信息公开前,必须防范任何可能蓄意或者非蓄意的人为疏忽,通过培训教育组织内成员,积极宣传信息安全的重要性,降低失泄密发生的几率。同时,严格执行任何人使用档案信息前,必须先确认使用者身份才能进入档案库房制度。此外档案工作部门的成员,或多或少都会接触到不同程度的档案实体,因此人员异动,包括职位调动、离职、停职及退休等均可能造成信息外流,为避免档案信息意外流出,就必须对人员异动与权限有效期的控管进行管理。任何人员通过电脑接触档案信息时,首先要取得区域内电脑的使用权,落实使用者权限的管控。根据不同职位的职权,给予一般使用、超级使用者或管理者权限。以固定的使用者账号命名逻辑,人工就可以加以初步的辨识,如果有入侵意图,使用不具有管理工作权限的代码,就可以立刻排除。严格要求同仁选用不会让别人轻易猜到或看到的通行密码,强制密码长度及组合复杂度(如强制必须英文、数字混杂),减少被“有心人”猜中的几率;在离开电脑座位时,启动屏幕保护程式的密码等。
(二)操作安全。对员工进行信息安全的教育,是确保信息安全的重要措施。除了宣传信息安全的观念外,应着重于档案信息操作过程的安全概念,包括个人电脑的防毒措施,以及资料备份的观念;避免档案信息公开的过程中,无意间夹带电脑病毒形成感染,而造成使用者档案信息资料毁损或被篡改。档案部门除了在档案服务器中安装杀毒工具之外,同时也应在邮件服务器上安装邮件杀毒软件,建立基本的防毒安全环境。现在的电脑病毒防不胜防,因此还应养成重要资料备份的习惯,将重要档案信息备份于服务器中,并备份于光碟或磁盘中,以减少还原失败的可能性。另外,更重要的是建立异地备份的观念,使备份工作法制化。此处,制定信息安全防护计划及紧急情况应对计划,并定期对所拟定的信息安全相关条文调整及检查,以保证信息安全计划的可行性,让安全意外的通报程序成为档案部门成员所了解的常识,使得电子档案的安全操作有具体的规范。
(三)档案信息内容安全。档案部门能够提供的公开档案信息,主要以电子邮件及网页浏览等方式来操作。为了确保公开的档案信息使用安全,档案信息以电子邮件方式发出前,应用防毒软件、电子邮件扫描软件进行杀毒;以网页方式发出时,应用内容过滤系统以及阻隔浏览网页系统来确保发送资料的安全,并阻止可能发生的攻击事件。
目前的档案全文是以影像为主,影像扫描的过程,可能会遇到人为安全问题或者资料输入大致相同的问题。因此,对提取原卷的过程应加以重视,扫描前与扫描后务必保持原件的数量一致,并确保原件并未受到破坏、恶意删改及盗用。
中图分类号:G276 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2014)37-0219-01
随着国家《档案法》实施和教育管理科学化、规范化的进程和需要,各级教育、人事部门对人事档案管理工作越发重视。如何提高人事档案信息的管理与利用水平,更好地发挥档案信息资源作用,把人事档案信息的管理与利用从传统的手工方式转移到现代化的层面上来,尽快提高工作质量,其最有效的途径就是实现人事档案信息数字化和网络化。目前,人们生活中一个非常重要的,必须的工具的就是电子计算机,其具有多种多样的功能,这为工作人员办公带来了巨大的变革,使办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代,最新的档案方式就是电子信息档案,它对教育在高科技方面的创新发展意义重大。
1.实现档案信息化建设的优点
1.1 传统的教育人事档案管理模式,往往会在档案利用中出现“死档案”的现象,也就是我们在利用档案的时候,明明知道档案室(柜)保存着自己所需的档案资料,但是查找时却因为检索工具不全,或者其他方面的原因,而要浪费大量的时间与人力去找文件甚至无从查找。使用计算机管理的人事档案就不同了,由于计算机的运算速度快,存储信息量大、计算精度高,可以及时给决策人员提供准确、全面、快速人的人事资料和有关数据。既可避免手工抄写出现的失误,又可使档案人员从繁重的劳动中解放出来,节省时间,提高工作效益,对数据查询又快又准。
1.2 利用计算机管理人事档案,有利于材料的完整保存,除了在信息输入时需要用档案原件外,很少再接触原件,延长了档案的寿命。
1.3 利用计算机管理人事档案,可以把大量的档案材料存放在软盘、优盘、光存储介质及硬盘上,大大节省了资源。按传统的和理模式,要全面完整地保存好档案资料,仍需要改建的库房,增添大量的设备,这样不仅要投入大量的资金并增加人力,而且仍难避免霉变、氧化、虫蛀和鼠类的破坏。
电子信息档案改变了传统纸质档案的弊端,给人类带来了很大的便利,也其自身也存在着一些不足,比如与传统的纸张档案相比,具有更大的风险性,如果没有积极制定防范风险的措施,那么很容易导致数据被盗,所以,在使用信息档案时一定要注意信息的安全性,积极主动的制定一些避免风险的措施,以使信息资源更加安全。
2.规避电子信息档案风险的措施
2.1 引进新技术
计算机在工作过程中要同时结合多种措施,而规避风险的最好的办法就是引进新的技术,新技术可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码,这是现代操作系统最常运用的方式,在对电子信息档案实施密码设置后,要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制,避免信息资源被一些外界因素干扰。
2.2 建立健全管理制度
为了保证信息资源的安全性,那么管理制度是必不可少的,所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防,也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度,例如:可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控,而无关的人员没有权利操作系统等。
2.3 及时消除潜在的风险
为了确保信息档案数据的安全性,及时消除潜在的风险是非常重要的,在计算机维修期内,企业尤其要注意随时可能存在的风险,主动采取应对措施。因为计算机网络的复杂性,使得控制风险工作也极其的不容易,不过,只要及时且做到全面看待问题,那么就可以把问题解决掉。比如,对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说,为了应对潜在的危险,那么采取一定的措施是非常必要的。
2.4 加强电子信息档案的安全防护
为了消除危险电子信息档案的因素,其中一个很重要的措施就是安全防护,其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏,保证信息的安全可靠。
3.分散风险的措施
在电子信息档案管理中,另外一种常用的规避风险的措施是转移策略。转移策略实质上是分散风险,即把风险转到其他的地方,希望这样将存在的风险降到最低,一般而言,能够从多个角度对风险转移的方法实施修正,如修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后,我们可以把复杂的风险问题进行简化,再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进,创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外,还可以与网络供应商互相协调,让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外,还要强调的是,外包同样隐含着风险,如果外包人员不符合合同的标准,那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失,那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
4.评估风险的措施
当风险来临后,企业最需要做的就是积极采取措施进行处理,为了把风险造成的影响控制在最小的范围内,还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理,在对电子信息档案实施全面分析的基础上,探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是:发生危险的概率,危险带来的后果有多大,危险的成本探析,有哪些合适的控制防范办法等等。此外,企业管理者要树立风险观念,积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点,如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制,这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于,许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性,在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案,这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说,其在管理期间要控制好各个环节的工作,这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中,为了确保档案信息的安全性,档案管理人员就必须要非常警觉,对于潜在的风险能够及时发现,并把其扼杀在萌芽状态,对于已经发生的风险要积极采取措施,力求使风险造成的损失最小。
5.结束语
综上所述,电子信息档案优于传统的纸质媒介,但其自身也存在着一些风险,而且这种风险是客观存在和不确定的,还有可能造成很大的风险,因此增强警觉意识,做好风险的防范工作,这样才能提高电子信息档案的管理水平,有效规避风险,最大程度地减少风险造成的损失。
参考文献
[1] 沈彦:《浅议电子文件及电子档案管理》[J],《企业导报》,2010(4)。
追溯档案部门应用电子计算机的历史是在上世纪70年代,随着信息技术的发展和应用水平逐步提高。建设部2004年批准了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》,为我国全面实现城建档案信息处理和管理的现代化做了准备。
一、城建档案信息电子化数字化的现状
城建档案馆大多在上世纪80年代初建立,80年代末期由芜湖城建档案馆率先试点开始了探索建立档案计算机检索系统。90年代中期部分特大城市城建档案馆开始建立自己的MIS系统,并开始了档案原件电子化工作。所应用的操作系统由DOS转向Wondows,数据库也由最初单机版的dBascII转向支持局域网操作的Foxpro,继而向大型数据库发展。现在部分城建档案馆建立了自己的网站,但内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍,我国城建档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与实现电子化数字化管理的要求不太适应,与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。这集中表现在:
1.城建档案软件没有信息管理功能,缺乏通用性
各基层城建档案馆、室使用的计算机型号、系统软件各异,开发的管理软件不能互用,著录标准不同,并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统,由于不能互调,就不能利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地提供利用和领导决策,也不便于编研,这制约了城建档案信息电子化、数字化的进程。
2.建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录
各城市城建档案信息系统和网络建设形式、深度不同,规范性、开发性、服务性、共享性较差,建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录,不能适应城建档案信息资源共享、管理软件共享的要求。
3.城建档案的标准化、规范化工作有待提高
档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地馆、室的档案业务水平发展的不均衡,案卷质量不高,特别是各类城建档案的著录细则相容性不强,系统软件移植性差。此外城建档案自动化工作尚无统一标准,仅着眼于某一个馆或某个工作流程,无法全面实施、推广统一标准,这也制约了城建档案信息工作电子化的应用和推广。
4.城建档案信息网络技术有待提高
城建档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑,越来越多的归档城建工程文件资料和图纸是磁盘、光盘,现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定不能完全适应。城建档案信息安全保障体系的建设还不够完善,网络技术有待提高。
5.城建档案信息管理人员的素质有待提高
实现档案信息电子化,首先要有具有现代化知识的人,管理人员要有较高的专业知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中城建档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息电子化了。
6.各地城建档案部门应用软件系统跟不上现实的需求
各地城建档案部门各自为政地开发设计应用软件系统,重复开发导致浪费了大量的人力和物力,并由于现代信息技术的飞速发展导致了技术落后,跟不上现实的需求。
7.城建档案网络建设资金缺乏
数字化、电子化所需相应计算机、存储、输入输出等硬件设备的大量资金投入,超出通常城建档案馆室所能承担的资金范围,常需要上级政府部门拨款,因此导致建设迟缓。
二、城建档案信息电子化的发展趋势
现代办公自动化、无纸化的发展趋势,使档案的生成方式发生了很大变化,诸如文件资料、照片和图纸等运作过程在计算机和通讯线路中进行,这样档案的前身必须以机读文件为主要形态,那么档案也自然以机读形式存在,这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的电子化数字化档案。广大信息检索者关心的是信息的内容,这些信息可能来自不同的机读形式的档案中,把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来,档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。那么,城建档案馆的发展方向就应该是:
1.建立、健全城建档案馆藏档案数字化。
2.健全和开展城建档案电子化接收和管理。
3.建设有着各地方特色城建档案的数据库,能更好地提供专业信息和专业服务,并传承承载着中国地方各自悠久历史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的数字化城建档案馆,并做到多城市多馆互通互用。
5.向专业特色的城建档案馆发展,向社会提供网上查询利用。
三、城建档案信息电子化数字化的作用
所谓档案信息电子化,就是把馆、室所藏档案资料以纸质或机读形式为主要物质对象,用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其作用有:
1.可充分利用和发挥现有微机的潜能,提高利用率。目前多数基层城建档案馆室对计算机的应用单一,开发功能简单,仅用于著录或贮存,利用低效率,造成人力、物力的极大浪费,使现代化设备不能尽其用。
2.缩短城建档案信息的加工时间,提高利用的时效性。从快速加工到检索及提供利用需时短,且能提供的档案信息准确、全面。利用者可用机读形式的档案,完成信息调阅,提高服务效率。
2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统,档案信息系统和网络建设形式各行其是,层次不一,规范性、开发性、服务性、共享性较差,不能适应档案信息资源共享的要求。
3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因,馆室藏档案业务基础差,案卷质量不高,特别是各类档案的著录细则相容性不强,系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准,仅着眼于某一个馆或某个专业系统,无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案信息工作电子化。
4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑,越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘,现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化,首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低,甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息电子化了。
二、档案信息电子化的发展趋势
办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生很大变化,诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行,这样档案的前身必须以机读文件为主要形态,那么档案也自然以机读形式存在,这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容,这些信息可能来自不同的机读形式的档案中,把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息,必须有一个“去粗取精,去伪存真”的过程,使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性,用户才能获得更为完善的服务。由此看来,档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。三、档案信息电子化的益处
所谓档案信息电子化,就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象,用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有:
1可充分利用和发挥现有微机的潜能,提高利用率。目前,大多数基层档案馆室对计算机的应用单一,开发功能简单,有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存,利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费,使现代化设备不能尽其用。
2缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是:选题—选材—编辑—出版,这条“慢工出细活”的工作方式,即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长,造成信息失效,严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化,编者可直接利用机读形式的档案,利用电脑的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文献。