公司档案如何管理范文

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中图分类号：G275.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）01-0278-01

文书档案管理是一项机密性、原则性很强的工作，既要严格执行有关档案方面的法律、法规，又要遵循文书档案自身的工作特点和规律性。公司文书档案管理工作的任务就是把各种工作资料按照档案管理的要求组成一个体系，通过分类使之固定下来，为使用者提供方便。公司文书档案是否完整和系统是衡量一个公司管理工作水平的重要标志，它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要。

一、目前公司文书档案管理存在的问题与对策

（一）档案分类方面

档案分类的目的在于把同类的档案集中在一起，便于保管和利用。档案分类既要防止“有档不归”而丧失必要的历史记录和历史凭证，又要防止“有文必档”而造成所藏档案不必要的重复和鱼龙混杂。

1.档案分类脱离实际凭空分类，人为地使档案分类与档案实际相分离。为不脱离实际，二级类目最简单的方法就是按机构职能（结合问题）进行分类，如一个集团企业（包括党群组织）有行政管理职能又有业务管理职能，在管理过程中形成的文件材料实际上都属于文书档案，那么它的分类应该为：1.文书档案；1.1党群行政，1.2业务。这里1.1党群行政是按机构分类。1.2业务是结合问题分类，从分类的标准上虽然缺乏统一性（一个是机构、一个是问题），但按照档案分类的习惯（机构结合问题分类）是可行的，把相关问题的档案集中在一起，便于保管和利用。

2.档案分类与档案实体整理、编目、排列不一致。在日常档案的整理和编目中，往往存在着档案分类与档案实际的整理、编目、排列不相一致的现象，究其原因主要是档案分类不是实质性的分类，而是形式上的分类。要解决这个问题，档案分类必须是“实类”而不应是“虚类”，同时在编目中还应强调和体现类的存在，否则就会失去分类的意义。如上所述的1 文书档案；1.1 党群行政，1.2 业务，在整理、编目和排列时就必须分开，党群行政归党群行政，业务归业务，不要分类是分开了，而实际编目和排列又不分开。既然有了类目，就必须按具体的类目去整理、编目和排列，因为分类的目的就是为了把他们区分开来，便于保管和利用，否则就没有必要把他们区分开来。

3.“有文必档”而造成所藏档案不必要的重复和混杂。档案分类宜粗不宜细，过度细分档案，反而容易造成类目条款对本企业业务涵盖不全、不准，为档案的整理带来人为的麻烦，不利档案的收、管、用。在具体操作时要注意：

（1）按机构设类与按问题设类时层次要少，标准要统一。

（2）在体例结构方面根据立档单位的职能设置问题类目。取消机构类目，在同一问题类目中，按机构顺序列举归档范围，如业务类下不分科室，按科室职能顺序排列归档范围条款即可。

（3）一级类目的设置同样宜粗不宜细。如一般档案的分类大纲（一级类目）可确定为：文书档案、科技档案、会计档案、特种载体档案、人事档案（可按照本企业的特定职能进行增减）。如有必要细分，可在各自的一级类目下再设若干个二级类目。便于相对集中存放和查找。尤其是今后实施电子化的文书档案管理时，要查找所需的档案信息，只要有确切的检索标识（而且还可以用模糊检索），在瞬间就可以显现出来，因此档案分类方法将是一种粗线条的大纲式的模式。

（二）文书档案人员自身理论水平和业务能力

目前文书档案人员大多是非专业的，培训机会很少，因此在档案材料收集、档案分类、材料整理上常会出现使用、查询时的障碍问题。因此，提高文书档案人员自身素质是非常重要的，而且随着档案利用群体及服务需求的与日俱增，必定要实施信息化、电子化的管理模式，这就需要不断更新档案管理方法与技术，因此对文书档案人员的理论水平和业务能力等方面提出了更高要求。

对于秘密文件归档时，虽然内容不能流转，但我们可将其文件目录输入微机，这样既避免了电子文件归档的不齐全，又保证了上网文件的安全。文书档案可以为公司改制方案的实施提供可靠的依据。实施公司现代化制度的改革，必须充分发挥好文书档案信息的重要作用，特别是公司改制后，其产权性质发生了根本性的变化，人事制度也会发生相应的改变，这就需要依照法律和行政法规等等，进行有步骤地清产核资，清理债权债务、评估有形资产和无形资产，而这些内容必须有大量的档案信息作为依据， 才能有效地进行企业的改造兼并资产重组。实现文书档案的电子化、网络化管理，有利于减轻工作人员劳动强度，缩短劳动时间，提高文书档案管理的工作效率。将现代办公技术与文书档案管理相结合，是实现文书档案规范化管理的重要途径和发展方向。

二、加强公司文书档案管理工作的建议

（一）公司对文书档案的管理应该予以高度重视，促进企业文书档案管理标准化、规范化在提高档案管理水平的进程中，一方面，企业领导要对此项工作给予高度重视，加大资金投入，同时，企业档案部门要加大对专业档案业务知识的培训，全方位提高文书档案管理人员的综合素质；另一方面，要加强企业内部各部门间的管理与沟通，充分利用计算机和网络技术，改进服务方式和手段，真正实现档案管理的飞跃。公司领导要将档案管理作为日常性工作来抓，对各分公司的文书档案从不同层面开展检查、评比，检查中出现问题的及时纠正，有突出成绩的予以表彰，充分发挥文书档案管理人员的工作积极性和创造性，使其档案管理的亮点及特色得到充分发挥。

（二）切实有效地提高文书档案管理人员的素质公司有计划地安排文书档案管理人员到兄弟公司交流学习，对通过自学或考学等方式提高学历的人员应给予支持和奖励，使高素质文书档案管理人才培养形成良性循环。

（三）加强电子文件管理和保护

文书档案部门应分门别类整理组盘。对于内部文件，应以年度、组织机构、保管期限进行组盘：第一，按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二，将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找；对于外来纸质文件，应通过文秘部门处理，扫描成影像文件进入本单位局域网络，其传递、批办、督办均在网上操作。文件则应严格按保密原则办理。

（四）改善存放档案的档案室的条件

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要使单位的档案工作更好的发展，领导和档案人员都必须同时重视档案工作。档案管理人员应该充分发挥其主观能动性，以实际行动去做好自己分内的档案工作。档案人员的工作态度、工作效率、工作质量和工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。然而如何发挥主观能动性，做好工作，档案管理人员应当做到如下几点：

加大档案宣传力度，增强企业管理人员对档案管理工作的认知。许多企业对档案工作重视不够，很多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在一个企业可有可无，因此，加强有关档案方面的宣传是十分必要的，要经常把有关文件、材料给领导看，在领导的脑海里留下印象，很可能会使领导看后受到启发，并在实践中加以应用。档案管理人员要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些搞好档案工作对企业的益处，使领导更加重视档案工作。

爱岗敬业。企业是否重视档案工作，很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。

二、加强现有资源的综合利用，实现现代化档案管理

随着改革的不断深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题。比如档案数量的不断增加，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响档案的质量，只有实现现代化档案管理，才能有效地解决新形势下出现的问题。

增强责任感，提高管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，认真的工作态度和乐于奉献的工作精神，又要有扎实的管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者要有充实的专业知识，不断开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。

不断加强学习，利用现有资源，整理档案。目前，电子计算机技术这种现代化科技手段和先进操作管理技术在档案管理中的广泛运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，减轻档案管理工作者手动整理的繁琐工作，提高了工作效率，起到了事半功倍的效果。档案管理数字化、信息化都是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别是要注重计算机知识、信息文化的学习掌握，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。

三、加强档案管理教育培训，提高管理人员综合素质

由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。

档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。

提高专业认识水平，不断强化继续教育。首先，要解决档案管理人员的思想认识问题。要充分认识到档案管理人员的继续教育在档案事业发展中的重要作用，认识当前档案事业的发展，档案服务质量的提高，其根本方向在于档案管理人员整体素质的不断提高。其次，必须真正培养档案管理人才，将档案管理工作者的教育培训列入重要的议事日程。

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中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）04-0316-01

前言

乡镇档案工作属于乡镇党委的基础性工作，真实的记录着乡镇的发展历程以及建设方面，在乡镇建设新农村的历史中具有十分重要的地位以及作用。在新时期，乡镇档案管理工作必须进一步解放思想、转变观念，要能加强管理与服务，提升档案工作为经济社会科学发展的能力，最终提升乡镇档案管理的效率。

一、乡镇档案机构的功能定位

对于乡镇档案管理机构的功能来说，首先是属于乡镇档案工作管理中枢，能够将乡镇的档案工作计划、业务标准进行落实，对乡镇的各个事业单位以及行政单位等企业进行监督，同时也能够做好相关法律法规的宣传，增强社会的档案意识[1]。总而言之，乡镇档案机构是档案管理工作的重要执行者以及组织管理者，就是所谓的档案工作的中枢神经。其次，乡镇档案机构也是乡镇文化宣传与教育的中心，乡镇档案机构所保存的内容十分丰富，并且形式多样，乡镇的历史进程以及社会进步的重要文件都保存在档案室，因此档案室属于一个重要的精神文化文明收藏所。所以乡镇机构必须合理的开发利用，使其充分的发挥自身的作用，起到教育育人的功能。最后，乡镇档案机构也是乡镇文化的休闲场所，在乡镇的档案机构中，具有很丰富的本地区的民俗特色，对本地区重要的历史事件以及文化都进行了详细的记载，所以，人们可以随时进行查看以及咨询，以此来丰富自身的文化生活。

二、乡镇档案机构工作存在的问题

2.1 领导对档案工作认识不足

目前很多的乡镇由于对于机构的编制存在限制，导致了很多乡镇都没有设置相应的档案管理机构，而对于档案的管理主要是由党政办公室人员进行管理，但是党政办公人员比较多，导致了党政机构之间职责不明确，无法对档案管理起到有效的管理，最终出现了管理松懈甚至不去管理的状况。另外很多的领导对于档案工作的认识不足，忽视了档案管理的重要性，仅仅是在表面上重视，却没有在心底进行重视[2]。

2.2 乡镇档案机构人员少无编制

对于一般乡镇档案机构的组织来说，人员少、无编制，并且很多的管理人员都是兼职，因此人员的流动性很大[3]。很多乡镇档案机构都是无专职岗位编制，是由相关的党政办公人员兼职管理，并且这些人员都是身兼数职，最终忽视了档案管理工作的重要性。另外，是人员的流动性很强，很多的乡镇档案管理人员都是由一些退休老人进行管理，同时乡镇地区的档案管理的业务水平很低，很多工作人员没有培训直接上岗，对于档案业务管理不够科学。

2.3 管理制度无法得到落实

对于乡镇机关档案室的管理，一定要能够针对乡镇的特点，能够建立出关于档案管理、保密以及借阅等制度规范，以此来提升乡镇对档案的管理[4]。但是乡镇对于档案工作制度的执行却无法得到落实，各项制度仅仅是一个表面形式，相关的乡镇机关干部对制度的了解程度不高，导致了制度无法法发挥应用的效果，严重的影响了乡镇的档案管理工作的进行。

2.4 服务功能开发不足

对于乡镇的档案管理机构来说，很多人都是重视对档案的管理，从而忽视了对档案的利用程度，最终影响了对档案资源的开发。乡镇档案机构不能够仅仅对档案进行保管工作，要能够充分的利用档案来服务于群众，档案机构属于传递乡镇文化的重要地点，因此，相关人员必须做好档案的开发工作，使其能够充分的为人民服务。

三、做好乡镇档案管理工作的相关策略

3.1 乡镇建立独立的档案管理机构

乡镇的档案管理是十分重要的一项工作，档案记录了乡镇的整个发展史，并且乡镇档案管理工作来说，在管理的职能上进行分配，属于政府的一个职能部门，并且在业务上进行划分也受相关行政管理部门的监督指导。在乡镇地区必须设相应的档案管理机构，并且在部门的设置上一定要全面，设置一名科长以及两名专职的档案管理人员，对于人员的选定一定要在从相关的政府部门进行调配，以此来管理人员的素质，使其能够对档案馆厘米工作尽职尽责[5]。

3.2 创造良好的工作环境

对于档案管理来说，属于一项政治性强以及专业性强的工作，因此，相关的工作人员的个人素质非常重要，必须具备广泛的知识层面以及高度的政治观念和专业的业务素质，只有这样才能够保证档案管理工作的实施。同时政府也要保证档案管理人员的工作环境，提升档案管理人员的薪酬待遇，为其营造出良好的工作氛围，保证档案管理工作岗位的稳定性。提升相关管理人员的积极性。

3.3 加强重视

将档案管理工作列入乡镇发展的规划中，政府加强对其的重视度，能够切实的解决档案库房、设备以及人员的实际问题，做好对档案管理工作的经费投入。同时也要完善相应的考核制度，制定科学的激励制度，能够将档案事业纳入到乡镇发展的任务中，以此来促进乡镇档案事业的良好发展。

3.4 做好档案管理工作

要想实现档案管理的规范化，那么必须要监理健全档案管理工作制度，对于乡镇的档案管理来说，其工作综合性很强、并且覆盖的范围也十分广泛，以此必须建立完善的档案管理制度，能够保证档案管理工作的顺利进行。在制度中要能够充分的体现出机构设置、管理体系、管理范围、收集归档以及整理鉴定等方面提供相应的制度保证，以此来促进档案工作的顺利开展。

3.5 做好宣传工作

为了做好档案管理工作，要能够做好档案管理工作的宣传，利用广泛的宣传活动使人们了解到档案管理工作的重要性。并且能够使档案管理工作与人们的实际生活相互联系，以此来顺利的开展相关的工作，从而来促进乡镇的档案管理工作的进行，促进乡镇地区的发展。

结语

随着社会的发展，我国乡镇地区的经济迅速提升，但是在经济提升的过程中，却逐渐的忽视了对乡镇档案工作的重视度，乡镇档案机构记录了乡镇的发展历程，是乡镇的文化中心，因此，做好乡镇的档案管理工作十分的重要，对乡镇的发展有着重要的意义。所以，乡镇政府必须建立完善的管理制度，由专业人员进行档案的管理，做好各个部门的职责分配等，以此来促进档案工作的顺利进行。

参考文献

[1] 曾晓秋.知识经济与档案工作[J].四川畜牧兽医学院学报，2011，1（03）：10-11.

[2] 肖聪，魏黎.试论在市场经济体制下如何做好档案工作[J].渔业经济研究，2012，2（02）：20-22.

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中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1005-5312（2013）29-0260-01

档案是高校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案记载着学校的教育历史，更是全校师生员工德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录，具有重要价值。这就更体现了档案管理在高校中的重要地位。因此，如何搞好高校档案管理成为当前高校档案管理者需要不断探索的重要议题。本文作者结合工作实际，从以下几个方面分析如何做好高校档案管理工作。

一、建立完善的高校档案管理网络，为档案管理工作提供组织保障

档案资料是高校的重要资源，它详实地反映了一所高校的整个发展历程，并以多种不同的形式真实而客观的记载着学校教学及管理过程中的每一个环节，它是每一个教职员工及学生劳动智慧和经验的结晶，是认识和把握高校发展客观规律的重要依据，是学校的宝贵资源。档案管理工作涉及部门和范围极为广泛，必须引起广大教职工的重视，只有在思想上统一认识，才能增强大家的档案意识，使大家在各自的岗位上都对档案工作给予高度重视，人人参与，共同做好档案工作。向全体教职工宣传档案管理工作的重要性，举办档案法规和制度的讲座、开展档案知识竞赛，以提高教职工的档案意识，促使各科室人员都重视并支持学校档案管理工作。

要加强对档案工作的集中统一管理，从组织上保证档案工作的顺利开展，从而实现高校档案的齐全、完整与规范。遵循“统―领导、统一制度、分级管理”的原则，成立档案工作领导小组，统一协调档案管理工作。由高校副校长分管档案工作，成立档案室，设立专职档案管理员，在各院系、图书馆、财务部门、教务处等相关业务部门设置兼职或专职档案员，形成全校的档案管理网络，将档案管理工作渗透到高校的每个单位和各个环节之中。同时，要明确每个人的职能与职责，明确分工，使档案管理工作达到了系统化、规范化、标准化。让高校每个人都参与进来，通过全员全方位收集相关档案信息，倡导全体师生支持学校，积极提供有记录价值的档案信息，并努力拓宽档案收集范围，挖掘高校档案资源，使档案内容丰富充实起来。

二、强化高校档案管理信息化，为高校档案管理提供技术支撑

随着社会科技的进步，信息化建设是当前高校档案管理工作的客观要求，也是高校档案工作服务创新和管理创新的重要标志。推进高校档案馆数字化、网络化和检索自动化建设，成为各大高校档案管理工作发展的重要方向，也是高校档案管理工作取得重要进展的突破口。高校档案的管理工作繁杂，劳动强度大，重复劳动多。将信息技术与高校档案管理有机结合，可以让高校档案管理工作走上良性发展的轨道。利用现代信息科技提高高校档案管理工作效率，使高校档案管理工作从落后的手工操作走向现代化的管理。同时，利用信息化手段将档案信息及时传递至高校各级领导、各教研室和相关部门，提供查阅便利，提高使用利用率，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好档案工作。

高校要强化资金投入，完善档案管理的硬件设施。高校要将数字光纤技术、芯片技术、网络与监控技术等有效地用于高校档案信息存储、归档、保管、开发及利用等各工作环节，提高高校档案信息的存储能力、传播速度，实现高校档案管理效果最优化，充分发挥档案信息的社会经济效益。档案管理工作要从单机管理发展到网络管理，从案卷、文件目录管理发展到全文信息化管理，从单一的档案管理发展到“文档一体化”管理，努力实现“无纸档案”与“纸质档案”相结合，进一步提升其信息化建设步伐。

三、完善档案管理规章制度，使档案管理制度化、标准化、规范化

没有一个严格的规章制度，难以保证高校档案管理工作的顺利进行。高校档案管理人员要以《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》为指导，依据《高等学校档案管理办法》的有关要求，根据学校的特点，制定适合自身的档案管理办法和实施细则，这是做好学校档案工作的基础和保证。抓好档案管理制度建设，实现高校档案工作的规范化。从高校档案管理工作的实际出发，制定一系列档案管理细则，建立健全档案收集、立卷归档、储藏保管、开发利用、保密、库房管理等多项制度，确保高校的各类文件从形成到归档一系列工作程序化、规范化、制度化，并根据形势发展的需要不断健全和完善。在制定高校档案管理工作规章制度和相应的配套考核制度的同时，要把档案工作任务分解落实到人，明确相关人员的岗位职责。

四、加强档案管理队伍建设，提高档案工作人员专业技能和素质

提高档案管理人员素质，是推动高校档案事业发展的关键。档案管理工作的好坏，在很大程度上取决于档案管理工作人员。档案管理人员业务素质水平直接影响到档案工作的质量，为使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，档案管理人员就必须具备更高的素质。要尽快在高校档案管理队伍中普及现代化的档案管理知识，改善现有知识结构，新思想、新知识、新技术的培养要进一步加强。要通过多种形式与途径，提高档案管理工作者的综合素质。健全档案管理工作队伍，设立专兼职相结合的档案管理工作组。培养一批具有文化专业知识、专业技术、技能的档案管理人才，确保档案管理工作的持续与稳定。要不断加强档案管理人员的业务培训。按照“提高素质、精通业务、规范管理、优质服务”的要求，分阶段、有步骤、有计划、分层次地对档案管理者进行业务培训，不断提高档案管理者的业务素质，使个人的知识结构和业务水平能够适应高校档案建设和发展的需要。档案管理者自身也要努力学习，开拓眼界，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案管理工作。高校档案工作者要有高度的政治责任感，要有较高的政策水平，要有严格的保密意识。在职业道德素质上，要求档案工作人员忠于职守，敬业爱岗，热情服务；默默奉献，不计名利，耐得住寂寞清贫，甘为人梯；严谨务实，认真负责；服从全局，团结协作。

五、充分利用档案信息资源，积极主动的为高校提供档案服务

高校档案是高校教职工劳动智慧的结晶，做好档案资料的收集、整理、归档、贮存、积累是为了充分开发档案信息资源、更好地提供给工作者利用，为高校发的发展服务。高校档案部门要突出服务这条主线，积极进行档案利用工作的探索，围绕高校的中心工作，做好档案服务工作。档案管理人员要应主动了解用户对各类档案信息的需求。及时了解学校在不同时期和阶段的教学、科研的情况，积极主动地深入各教学和行政部门，走访相关领导与工作人员，有意识地有目地观察和了解学校各项工作的长远规划和近期目标。对学校的工作安排心中有数，了解学校教学、科研、基建等工作环节和活动过程的规律和特点。认真分析掌握这些工作对档案的需求，同时，根据本校档案利用情况，分析其利用规律，积极主动地为学校各项工作提供档案服务。

档案管理人员要有超前的服务意识，变被动服务为主动服务。通过馆藏档案资料主动、及时、多元化的为学校的各部门提供档案服务，对于一些难查资料通过点滴线索扩大检索范围，尽可能地使他们得到所需信息，促进其工作效率的提高。在服务方式上，要充分应用现代信息技术，广泛利用互联网、光盘数据库、联机检索等现代信息技术手段，既要充分利用馆藏档案文献资料，又要营造现代化的信息传播与交流环境，不断拓宽信息服务和交流渠道。要采取多种形式，丰富服务的形式，改进服务的手段，努力提供优质、高效的服务，主动的把档案工作重点与高校中心工作结合起来，让“死”档案变成“活”材料，为高校的教学与科研服务。

参考文献：

[1]安爱君.如何管理“纸质档案”和“电子档案”.河北科技图苑，2008.

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档案工作是一项服务性很强的工作，近年来妇联干部不断增强团队协作精神，树立起了优质的服务意识。在日常工作中，所有档案人员能够从大局出发，在从事繁忙的本职工作的同时，积极配合整体档案工作，严格执行档案工作计划。档案管理人员都认真做好自己的本职工作，给来查阅档案资料的群众提供热情、快捷和准确的服务，得到了妇联系统干部和广大妇女群众的一致好评。近年来，通过妇联全体干部职工的共同努力，妇联档案工作取得了一定的成绩，但也存在一些不足的地方，需要在今后的实践工作中改进和提升，从而更好的服务于社会。

二、妇联档案工作存在的问题

（一）档案收集范围不宽，馆藏结构单一

长期以来，妇联档案主要围绕妇女儿童开展工作，馆藏档案结构单一，而且开放比例不高。

（二）档案馆与社会公众互动不足

受历史传统的影响，档案馆主要为党政机关保管档案，为机关部门提供资政服务，档案工作相对比较封闭。档案馆与社会缺乏横向交流，档案人员需加强对公众利用档案服务意识。档案馆要经保安登记，出示相关证明和证件，才能可以去查看档案。另一方面，社会公众对档案工作和知识不够了解，对档案内容和档案利用程序，对档案馆的工作缺乏必要的信任和支持。

（三）档案管理程序不规范

档案管理程序是非常重要的核心环节，当前很多档案在查询时出现不清楚、不完整，目录和内容不符合的混乱现象，其根本原因在于档案管理的程序不规范，没有严格按照相关制度章程存档。

三、妇联档案工作采取的对策

（一）领导重视档案工作

妇联组织非常重视档案工作，对这项工作的要求非常严格，而且还在妇联系统的绩效考核中纳入了档案工作。妇联档案工作人员积极参加区档案局组织的各种学习和活动。为了让机关干部更进一步的认识档案工作，需要依法管理档案工作，增强机关干部人员的档案管理意识和法制观念。妇联还定期组织机关干部人员学习政治理论，学习各种跟档案有关的法律和条例等，以提高机关干部知法和执法的自觉性，可以严格按照法律规定开展工作，加强档案管理工作的力度。尤其是近年来，为了适应档案工作的新要求，妇联坚持安排专门的工作人员参加档案部门组织的各种专业培训，不断加强档案工作人员的业务能力和水平，使档案工作实现了数字化、电子化、规范化的管理，从而更好的服务于妇联系统工作[1]。

（二）健全完善档案机构

档案工作开展的一项重要前提就是具备一个健全、完善的组织，妇联专门成立了由党组书记、主席任组长，副主席及班子成员任副组长，各部室负责人为成员的档案工作领导小组，负责指导和协调档案工作的开展，并按照人员变动情况适时调整。明确了目标任务、层层细化了工作责任，为此项工作提供了组织保障，确保档案工作的落到实处，取得实效。同时，非常注重档案工作人员队伍建设，经常开展各种培训活动，派专兼职档案工作人员参加档案部门组织开展的各种业务培训。多年来，一直为档案工作人员订阅各种与档案相关的报刊，比如《中国档案报》等，不断提升档案工作人员的自身业务水平。在工作中，还经常与档案局探讨档案管理中存在的一些问题，出现的新情况和其他区县好的做法和先进经验，从而不断强化档案工作人员的综合素质水平，增强了档案工作队伍建?O[2]。

（三）改善档案工作环境

妇联档案管理工作人员，充分发挥女性的细致、耐心的自身优势，把做好文件、资料的收集和整理作为最重要的工作来看待，扎实做好归档工作。为此，妇联对档案工作实行了定人定岗，专门管理，特别是近年来，通过积极认真地筹划，根据档案局的要求，进一步加大对档案室的建设，更换了新铁皮柜，配备了防火、防潮、防光等设备。做到了档案办公两分开，使档案工作环境得到了有效提升，让做档案工作的同志心情更加舒畅，工作热情更加积极。在档案工作中严格按归档范围、保管期限对照每份文件进行认真归档，使整个档案工作运行良好，在使用和利用中发挥了应有的作用。

（四）完善档案管理制度

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一、充分认识档案管理工作的重要性

档案管理的职责，就是要维护档案的完整与安全。在做到不坏、不丢、不散、不乱的同时，注重门类的划分，确保信息的准确。档案管理人员具有知密的身份，档案保密工作的好与坏，档案管理人员的素质是至关重要的。档案管理人员必须要有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，必须做到经手的事情件件有头有尾，手续清楚，防人为的泄密。

二、不断提高档案管理工作的意识

档案管理工作是一门专业性很强的工作，要求管理人员要具有高度的工作责任感、良好的职业道德、细致的工作态度、一丝不苟的工作作风，又要有扎实的档案管理理论知识、科技知识、尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法提高自己的档案管理技能，加强专业知识的学习，拓宽知识层面，提高综合素质，是做好新期报社档案管理的有效途径。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然方向。利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位的案卷目录这一检索工作的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件为档工作中影响，又发挥了计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。

三、进一步巩固档案管理工作的热情

如何快速、高效、有序、合法地把档案信息资源数字化，大幅度提高档案数据库的信息量，既是档案建设的当务之急，也是对档案管理者工作热情的检验。这些需要仔细核对，严格审查，以确保档案数据库的质量。档案记录的数据一经索引到计算机管理系统就很难再进行核正。现在，信息条件下的档案工作比传统的档案工作需要更多的标准化和规范化，它需要有一个统一的档案信息收集标准，统一和标准化的数据类型。主要包括电子文件为档和电子档案管理，不仅能在很大程度上减少操作的随意性，而且还提高了管理效率。

四、切实加强档案管理人员的素质

说：“一个没有文化的军队．是一个的愚蠢军队。”同样，档案管理人员的素质，也是否能提高档案管理水平的关键所在。

提高档案管理人员的思想观念。认真学习新的方针、政策，学习新的文件精神，学习《档案法》，树立新的观念。只有学习新的知识，打破旧的思维，充分认识到档案在社会发展中的重要性，才能发挥应有的作用。在工作方式上，由封闭式向开放式转变，在工作方法上，由看摊守业向主动挖掘转变，在服务内容上，由单独提供信息向决策机构的出谋划策转变。只有在思想上转变，才能使自己的潜在能力得到更加充分的发挥，在思维方式上，由管理型向服务型转变。

提高档案管理人员的开拓创新能力。开拓创新能力是提档案人员在掌握一定数量的档案资源情况下，尽量把有利用价值的信息挖掘出来的能力，要实现这个转变，就必须加大创新力度，这样才能改善提高档案员的管理水平，及时准确、系统、全面的提供档案信息，使现有的信息资源与挖掘的信息统一为共同服务体系。档案信息资源的创新，关键在于人才。这就要求档案管理人员除把握渊博的知识外，还必须学会创新的方法。还要精通本职业务，同时还要掌握信息反馈的技术性问题，使信息做到在创新中利用，在利用中创新，通过这样的良性循环，使档案管理人员在社会生产中发挥更大的作用。

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随着国有企业改革、改制的不断深入，有许多单位要改变原有的管理体制和所有制形式，因此一系列新情况、新问题随之而来。在这过程中，如何保证公司档案资源保值升值，如何才能使档案发挥应有的作用，是公司以及档案工作者应思考的新课题。

面对公司改革、改制，从档案管理学的角度应正确面对以下几个问题。

1 档案管理思路的改变

公司档案管理的总思路，是一个公司随着社会的进步，经过工作实践和长期积累凝聚与发展而逐渐形成的，它是属于精神层次的东西，既有对公司历史渊源的沿袭，又有对公司发展的沿续，是历史价值与时代价值的双重反映和体现。因此，公司档案管理的思路是一个公司的追求和内在灵魂的体现。

公司管理体制的改革，伴随着经营活动的内容也发生了很大的变化。改制后，塑造和培育合格的市场竞争主体和企业法人主体，实行产权重组、政企分开，法人治理结构，建立董事会制度。从而建立市场经济运行机制，档案工作者也必须学习和了解公司化改制的基本内容。随着公司的不断发展，档案的收集面也越来越广，内容也越来越丰富，档案人员要改变原有的管理思路和方法，与时俱进，不断加强业务知识的学习，提高自己的业务水平，以适应新的企业发展需要，提升自身的综合能力。

2 档案管理体系的改变

公司的档案部门是在改革、改制之前就已经形成的，既具行政管理职责，又有业务管理特色的一级机构。而公司档案管理是一个相对封闭和完整的管理体系，并以一定的规则维持着一种相对固定的模式，这种长期固化了的管理体系，往往与原公司的价值追求、利益关系紧紧联系在一起，保持着自身相对的平衡状态，如果公司不存在改革、改制的需要，这种平衡状态也许很难被打破。

公司改革、改制后，档案管理发生了重大的变化，更应履行自己的职责：

①开展档案工作的调研，摸清档案形成的内容。

②针对改制后档案工作中出现的新情况、新问题，加强对档案工作者的教育培训，进一步开展档案学理论的研究，使之指导我们的实践。

③制订出相关档案管理标准和管理流程。

④在充分尊重企业自和档案管理特点的基础上，加强对企业档案的工作的法律监控，依法规范企业各种档案事务行为，更好地发挥档案的作用，为企业多提供政策服务和业务服务，形成与社会主义市场经济体制相配套的宏观的企业档案管理机制和运行机制。

3 档案管理主体地位的改变

公司改革、改制后，公司档案管理的主体，即公司档案管理者的地位将会发生这样或那样的改变，这是不可避免的。无论是公司还是档案管理主体本身如果不能以足够的重视对待这种改变，其所带来的不良后果，有时是后续工作所无法弥补和挽回的。在以往一些公司的改革改制过程中，就有部分公司领导对档案管理工作的理解和重视程度不够，致使档案工作人员变动大，造成档案工作交接不清，档案散失等的事件发生，如：有些公司的协议、合同丢失等，非常不利于公司以后的发展。 因此，要树立“两个理念”，把握“三个问题”，与时俱进，求实创新，做好公司的档案工作。“两个理念”一是效率效益理念，用效率效益理念来指导和衡量档案工作，实现档案价值功能的最大化和检索利用便捷化。结合上海市药材有限公司的特点，经营档案是该公司的一大特色，重点加强经营活动档案的收集归案。二是服务理念。树立档案为经营和各项工作服务的思想，变被动等待为积极主动地为经营和生产提供服务。把握“三个性”一是把握归档的时效性。及时跟踪档案产生全过程。二是把握档案资料的完整性。在归案工作中要掌握重点档案的收集，确保档案的齐全。三是把握工作的主动性。档案人员要做有心人，平时注意关心公司发生的重大事件和重要活动，主动收集相关档案，求真务实扎实做好档案管理工作。充分实现档案人的价值，提高档案工作对公司的贡献度。而从另一方面来讲，作为档案管理主体也应正确面对改革、改制带来的各种变化，调整管理体系和工作方法，努力适应改革和改制的新发展需要。

4 对档案资源的重新整合

公司改革、改制的目的在于更加适应社会主义市场经济的发展，以求公司自身价值和所创社会价值的最大化，改制后的公司档案工作要最大限度的服务于公司发展的新目标，对档案资源的收集和馆藏结构方面也应做必要的和相应的调整，以充分发挥档案优势，方便开发和利用。如果死守过去的模式不变，势必给新情况下的档案利用、开发带来诸多不便和不利。公司改革、改制后，档案工作者要迅速适应新的公司形式，变换思考问题的角度，把新知识、新观念和新鲜的气息带到公司档案工作中，深层次开发和挖掘档案信息资源的价值，为公司档案事业的发展开辟新的空间。

①应该特别重视档案工作的服务特性，在提供利用上下功夫。根据档案工作自身的性质和发展要求，努力做到档案工作在服务中求创新。档案工作的服务性是档案工作赖以存在和发展的条件，档案服务是档案工作的重心，档案工作通过服务才能发挥其应有的作用。档案服务创新是档案工作持续发展的根本动力，要坚持创新和创造性地开展档案工作，档案工作才能达到有高度、有特色。

②要注意利用和发挥协作的优势。现代社会，协同学理论为我们发展各项事业提供了理论的支持。公司改革、改制后，档案工作要寻求新的发展点，可以考虑与本单位有关部门合作，乃至引入社会力量和资金共同开发、挖掘档案信息资源，充分发挥档案工作人员和各专业技术人员在各个领域方面的优势，这样既能解决档案部门人员、经费不足的状况，又能解决档案开发利用和深层次挖掘与各方面需求的矛盾。同时，通过合作，密切了档案工作与公司其他部门乃至社会各方面的关系，为以后档案工作的发展提供有利契机，使公司档案工作更好地贴近公司、贴近社会、贴近服务对象。

③要学会把“产品”的理念引入档案管理。公司档案工作在新的形势下，应该用新的思维、新的视角来看待，把开发和利用及档案编研成果当作“产品”来生产不失为一种好的做法。档案是公司文化的一部分，是一种特殊的公司文化产品。因此，对于在不同公司的不同部门，档案的开发和利用是有不同的特色和作用的，档案工作者要在深层次开发和挖掘档案信息的价值上多下功夫、多做文章，要力争多出“好产品”，多出“龙头产品”，为公司经营发展提供服务，有作为才能有地位，以此树立和不断提高档案工作在新型公司中的地位。

④随着公司信息化建设进程的加快，要求公司档案工作不断接受知识、更新观念，跟上信息化发展进程的步伐。要重视档案工作与办公自动化（OA）、管理信息系统（ MIS）、客户关系管理（ CRM）、供应链管理（SCM）、公司资源计划（ERP）等的结合点，并考虑如何为其提供相应的档案信息方面的服务。

现代社会，信息化的意义和价值已被越来越多的公司认识和重视，公司正是通过信息技术的广泛应用，加快公司信息化进程，以推进经济结构优化升级，升华公司的竞争能力。公司档案部门要相应地逐步推进公司档案信息化的建设。公司档案信息化是档案信息化和公司信息化的一个重要内容，是指运用计算机技术、网络技术、信息技术对公司档案工作进行改造，重建公司档案工作的馆藏结构、业务流程、动作模式和管理理论。

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2对于档案管理工作的具体工作及要求

多媒体工具的运用和标准化工作流程的的制定，提高了电力企业档案管理的效率，简化了档案查阅的复杂程度，但对于如何运用这些工具提出了一些具体要求，对此我们需要在日常工作中对员工进行培训。

2.1建立学习考核制度

有效提高档案管理的准确性、全面性、真实性和完整性，要求档案管理人员具备基础的电力工程建设知识，对多媒体工具的熟练运用以及标准化流程、步骤的熟练掌握，这离不开系统的培训与考核机制。首先，应制定档案室职员的学习规划，请专业的教师团体对档案员工进行培训，或科室内部培训。给科室员工制定详细的课程表、授课时间、及所学内容的规划，做到每一位职员都有学习新知识的机会与时间。其次，加强员工的考核机制。制定了职员的学习规划不代表职员能真正熟练掌握，因此需要我们建立考核机制，进一步激励职员学习的积极性。日常工作中做一些档案整理的实际操作练习，定期对员工进行考核，并记录到员工绩效。对于学不会和不肯学，以及积极性不高学不好的员工进行有效处理。对档案室的管理人员也提出新的要求，如何提高员工积极性，建立什么样的机制，怎么处理学不会、学不好、不肯学的员工都需要管理人员进一步探索。

2.2提高电力企业建设工程档案管理的意识

档案管理对于电力设施的运行，改建，设备升级，企业自身经济效益有着至关重要的作用，这一思想必须深入到每个员工的头脑。对于企业经济效益来说，如何控制成本、减少开支、如何保障自身权益、做到账目透明、如何记录企业真实的精神面貌、工作作风等，电力建设工程档案提供了有效凭据。从电力设施的运行、改建、扩建等方面来说，电力建设工程档案提供了有效依据。只有从根本上认识了这一点，电力工程企业才会真正把电力工程的档案管理做好。电力工程的档案管理不是一个档案管理室就能做好的，需要各个部门的配合与支持，需要电力企业的负责人有效重视。必须在全企业树立这一思想，把这一思想深入到每个员工的心中。提高认识，还需要我们建立遍及全公司的档案管理网络。加强各施工单位、各合同方的深入、有效沟通，统一各单位档案管理的标准，步骤，要深入到每一个施工单位，每一个设备厂商，每一个材料供应商。在电力建设工程开始，就要统筹各方，建立统一的档案管理网络，细化责任到个人，定期核定审查各部分的档案管理进度，做到有效管理。对于不配合电力工程档案管理的部门，不配合电力工程档案管理程序的个人，做出有效处理，整顿。以推动电力工程档案的透明化和标准化。

2.3如何应对电力施工过程中的不同步

在电力工程进行中，各施工单位的工作进度，难易程度都各不相同，加之建设工期较长，施工单位众多，工期不能统一，无形之中给档案的收集管理工作增加了很多负担。面对这一情况，需要我们时时做好档案的收集、审定、整理、验收的相关工作，细化到每一工程，做到一工程一验收。时刻追踪各项工程的进展情况，档案的收集整理验收要与工程进度保持一致。从工程开始的建档，到工程进行中的档案整编验收，再到每项工程竣工时的审定整理，再到全部完工时的档案汇总整理与验收归类，这四个过程缺一不可，必须做到实时追踪、实时管理、把档案管理从以前的最后一个环节，贯彻到整个电力工程施工项目的始终。

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“服务是档案工作的宗旨”；

“档案与你的生活息息相关”；

………

在“6.9国际档案日”的宣传活动期间，一条条简洁醒目的宣传标语，一幅幅生动形象的专题展板，在办公楼前和社区广场上展示着，新颖的形式、丰富的内容、实效的事例吸引着众多员工、社区居民和过往行人前来驻读，这是档案管理员通过条幅、展板、电子屏幕以及单位网页等媒介为人们搭建起的档案法律法规、档案工作基础知识的宣传舞台，为档案知识的普及营造出了浓厚的宣传氛围。

从2013年开始，国家档案局确定把每年的6月9日即“国际档案日”定为各级档案部门的集中活动日，这一日将会成为全社会格外关注档案事业的焦点时刻――这是档案的节日，这是所有在档案战线上默默奉献者们的节日，这一日，档案人可以用他们的声音和行动，来展现档案“存凭、留史、资政、育人”的特殊价值，来展示档案工作“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的特殊作用。他们无不感到骄傲与自豪，也受到前所未有的鼓舞与鞭策。

一名石油企业基层单位的档案管理员如是说：“从我走上档案管理这个岗位之后，我们单位的档案管理工作的变化真的是太大了，我真切地感受着这样的变化过程：从得不到大家重视到现在这样被格外关注，从过去的档案归档流程不统一到如今统一的档案管理平台……”。

我们单位是2010年由过去的3个服务性质相同的单位合并重组而成，合并前的3个服务单位成立于90年代。在企业发展初期，由于各种原因，3个单位的档案管理工作水平参差不齐，其中只有一个单位有专职档案管理员，其他两个单位都是文书岗位人员兼档案管理工作，甚至有的单位连专门档案库房都没有，更谈不上具备什么档案管理设施、档案管理制度等。

近年来，在全公司范围内不遗余力地进行《档案法》《档案法实施办法》以及《国家保密法》等各项法律法规的宣贯落实，不仅使各单位主要领导对档案有了新的认识，而且对档案在服务企业发展、服务企业中心工作中的重要地位和作用有了更深刻的理解，从思想上更加重视档案管理工作，同时，也进一步提高了公司广大档案员工的档案意识，增强了“依法治档”的法制观念。

为了实现企业整体、协调、可持续发展，优化重组成为公司发展的一项战略部署。作为一个重组整合后的新单位，工作内容和工作范围都发生了很大的变化，也给档案管理工作带来了新课题、新问题，原有的设备资源、技术资源、人力资源该如何最大程度地合理整合和充分的利用？档案资源如何优化配置？如何最大限度地调动一切积极因素？……面对新情况新问题，领导与档案管理人员在认真分析新单位档案管理现状、存在问题等实际情况的基础上，强化组织领导，健全组织机构，建立以主管领导挂帅、办公室主任分管、档案室具体负责、各职能科室协助共抓的四级档案管理网络；对合并单位档案资料数据进行认真核实、全面掌握；对档案库房进行改扩建、增加档案保管密集架，积极改善档案资料保管条件；细致稳妥地做好档案资料的移交搬迁整合工作，有效解决档案资料分散保管的状况；对档案管理体系进行充实，对档案管理人员进行调整，重新修订完善档案室职责内容、档案管理人员岗位责任制、档案归档制度，库房管理制度等十余项内容。主管领导高度重视、档案员工积极努力，职能部门倾力配合，档案管理的基础工作得到了较大改善，为档案管理工作顺利开展提供了坚强的保证。

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1.1相关收集和归档人员的档案意识淡薄

虽然我国的城市化进程加快，建筑行业发展迅猛，但是，我国的建筑施工企业科技档案意识相对薄弱，与之有关的机构部门，以及与之相关的管理人员的档案观念薄弱，归档意识很低。我们知道建筑施工企业科技档案直接反映在我国建筑中的工程活动以及工程建筑项目的全部技术含量。相关的收集和归档人员的档案意识薄弱，使我国的项目负责人以及工程技术人员不能对工程的技术、质量、进度以及所产生的经济效益都及其重视，但是因为对工程中产生的资料、档案的不重视，使其散失，不能做到及时的整理改正。这样就可能造成技术垄断，一些先进的技术就不能得到推广，使我国的建筑施工技术不能得到更快的发展。

1.2我国缺少高质量的档案人员

由于我国对建筑施工企业科技档案的收集与归档不重视等客观环境的局限，我国对档案人员的培训力度不够，致使我国缺少高质量的档案人员。而且就我国的建筑施工企业科技档案的收集与归档的工作繁琐，并且对其不重视，一般情况下不会特定的设定档案的管理人员对其进行收集与整理，而是让一些缺乏管理档案经验与技术的工程人员兼职完成，这样就使其整理出来的档案不够全面，不够详细，使其档案中的建筑机构的经贸活动、工程建筑项目的技术含量不能详细的体现，失去了根据档案改进建筑方案，推广建筑方案的价值。

1.3我国的建筑施工企业科技档案管理制度不健全

我国没有制定健全的对建筑施工企业科技档案的管理制度，我国档案管理缺少对建筑施工企业科技档案的管理方法，只能通过一些网络、电话、短信对其施工单位进行索要整理，进而进行归档，这样不能高效的对建筑机构的经贸活动、工程建筑项目的技术问题整理记录，这样时间间断的记录，使其不能体现档案记录的连续性。而且，由于没有建立与完善建筑施工企业科技档案管理制度，缺少收集和归档方法，使档案的收集与归档无章可循，使其档案的收集、整理、归档工作难以展开。

2.应该如何做好建筑施工企业科技档案的收集与归档的工作

2.1加强对档案收集与归档重要性的宣传

要想做好建筑施工企业科技档案的收集与归档工作，就必须要强化各个员工对于这方面的意识。也就是说，要在企业中加强对档案收集与归档重要性的宣传。在企业中，应该设立相关的部门，对于如何宣传档案收集与归档做好详细的计划，系统、明确地向企业员工展示档案收集与归档的重要性。这样做可以加强员工对于自身的约束，更好的配合公司做好档案的收集工作，在借出档案后做到及时地归还。宣传力度对于一项工作的成功与否有着很大的影响，所以建筑施工企业一定不能忽视宣传的重要性，要把档案的收集与归档的重要性及时的对员工做好宣传。

2.2确定相应的档案管理人员并且进行定期培训提高其专业素质

建筑施工企业的档案完整性对于整个公司资料的安全和公司的利益相当的重要。所以建筑施工企业要对于档案的收集与归档工作引起做够的重视。档案管理部门管理着整个企业员工的档案，对于员工信息安全起着决定性的作用。因此，企业要加强对于档案管理部门的监管力度，保证该部门严格的按照制度做好档案的收集与归档工作。同时，企业要加强对于档案管理者专业素质的考察，并定期对档案管理部门的员工进行专业培训，使每一个员工都起到应有的作用。有了高专业素质的档案管理人员和专门的档案管理部门，就可以在很大程度上做好建筑施工企业科技的收集和归档工作。

2.3健全我国的建筑施工企业科技档案管理制度

针对于我国建筑施工企业科技档案收集与归档工作的现状，可以发现大部分的企业在这项工作上存在着很多漏洞，而这些漏洞的存在主要源于我国的建筑施工企业科技档案管理制度不够合理。所以要想从根本上做好科技档案的收集与归档工作，就要改良我国现有的档案管理制度。因此，我们要吸取其他国家的经验和先进的管理制度，在他们的基础上加以改良，从而找到最适合我国国情的档案管理制度。各个建筑施工公司都应该主动摒弃原有的不良管理制度，引进更加先进的档案管理制度，来使企业得到更好的发展。

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随着“大数据”时代的到来，信息技术以一种空前绝后的气势迅速在各大行业得到应用，不断地改变人们的生活方式与思维模式。此时，面临着社会上每天都能产生的难以统计的原始记录与n案调动的情况，以“文件记录”为主的传统档案管理方式已不能满足人们日新月异的需求。因此，将信息技术软件与档案管理工作相结合是未来不可避免的发展趋势。在时代背景所造就的大环境下，市场经济的发展推动了劳动合同制度的全面推行，这也为加强职工档案管理工作增添了更多的挑战和难关。如何抓准档案管理工作的“痛点”、如何建设规范有序的管理流程、如何配备必要的档案管理软件、如何加强档案管理监管手段，这些已经成为目前研究的主要课题。

1 当今企业职工档案管理面临的问题

职工档案管理是企业人事部门一项非常重要工作。档案中不仅包括了职工的个人履历、个人学历、工作经验和工作能力，同时也是反映其思想品德的重要依据之一，是公司选拔人才不可缺少的参考物。因此，加强企业职工档案管理工作，不仅可以为公司源源不断地输送人才、提升公司整体人员的技术水平，从长远角度来看，还可以极大地满足公司人才战略发展需要、提升公司竞争力，在促进企业发展过程中起到推动作用。因此，仔细分析当今企业职工档案管理的“痛点”所在，并从根本上分析造成痛点的原因，以此来抓住今后的工作要点，是促进企业良好发展必不可少的措施。从近几年来看，我国在职工档案管理方面的发展是十分有限的，其现有模式下存在的问题大致可以分为以下几点：

第一，职工档案管理不严谨，可能导致部分员工档案分散、材料不完整、材料伪造等现象。随着市场经济的不断发展，我国各大企业也在不断壮大，越来越多的人员入职和人员调动大大增加了档案管理的难度，职工档案出现纰漏的现象屡见不鲜。比如说，对于部分中途跳槽的员工，他的档案可能一直都分散在以前单位的档案处，或者在转交的过程中出现文件缺失、文件受损情况，对其日后的工作审批和退休审批造成严重影响；对于离职员工来说，一些企业为了省事，都让员工自己带自己的档案去新单位，而不是按照法律规定寄过去。因为档案管理“多头”现象严重，有的职工在离职后甚至被迫选择“弃档”，使得自己的档案长期存放在原单位，成为“无头”档案。而且，以文件方式记录的档案也存在伪造的可能性。职工利用某些不法手段删减处分、降职等信息，并且在档案中伪造对自己有利的内容。

第二，监管手段缺失，部分企业未建立完整的档案管理系统。现有的法律体系中，关于“职工档案管理”的法律非常少，除了一份《企业职工档案管理工作规定》之外，几乎没有相关可以保障职工合法权益的法律规定，这就造成了监管手段单一、档案管理可有可无的现象。在这种情况下，部分企业甚至都没有建立职工档案系统，这对职工的合法待遇造成巨大损害。

第三，传统的管理技术逐渐不再适用于信息时代，职工档案管理缺乏先进的现代化技术。计算机网络的一个重要的用途便是进行信息登记、信息交流与信息传递。目前，虽然有很多企业已经采用专门的档案管理软件进行职工的档案管理。但是，大多数都仅限于简单的档案号的录入和检索，记录存放档案的地址，不对档案内容的个人信息进行登记。这样的做法并没有发挥档案管理软件的作用，只是方便了检索过程，翻看档案还是要去档案管理处查找原始记录。所以，实现真正意义上的档案管理信息化，增强档案利用效率是非常必要的。在此基础上，安全因素也是必须要考虑的因素。对于传统档案管理方式来说，需要做好档案库的安全管理；对于数字档案管理来说，防止非法用户绕过安全内核、窃取信息，防止数据库被破坏和非法存取，确保服务器的安全性是重要工作。

本文将在下节从职工档案管理工作中的问题点出发，抓住工作中的要点所在，并在这些分析的基础上，提出一系列具体的解决方法。

2 职工档案管理的工作要点及建议

（一）完善档案管理相关法律法规，建立健全的监管体系。

针对档案管理工作监管不足的现象，尽早推出完整的档案管理法律法规、建立健全的监管体系显得迫在眉睫。国家应完整的法律制度，明确规定应该如何进行档案的登记、转交，对所有的工作进行详细阐述，全国统一与职工档案工作有关的法规及业务标准，以避免各地各行其是、各行其政，这样才能真正地解决监管不足的问题。

（二）加强对档案管理人员的技能培训，完善职工档案管理制度，对每一份档案进行规范化整理。

除去对监管体系的完善之外，企业内部也必须明确自己的职工档案管理制度。首先，应该对企业全体职工普及档案管理的重要性，让他们知道这是与他们未来的退休审核、养老优待等事情息息相关的，是与自身的合法权益密切相连的，不可以因为一时的省事而对自己的档案漠不关心；其次，需要加强档案管理人员的技能培训，部分企业里的档案管理人员没有受到过专业的培训，对自己从事的档案工作存在一些误区，因此需要定期对企业档案管理职工进行知识与技能的培训，从档案的整理、登记、检索、传递、查阅、保管等方面进行技能评测，以达到档案分类有序、目录清楚、装订整齐的目的。

（三）与时代相契合，加快企业职工档案管理信息化进程

上文中也有提到，网络的快速发展使得所有的行业都在往信息化方向转型，职工档案的信息化管理成为未来发展不可避免的趋势。因此，在完善现有的传统档案管理制度的同时，应该逐渐向信息化管理过渡，建立包含详细信息的档案管理数据库，加强职工运用档案管理软件的能力，提高档案部门的科学管理水平与安全保护措施，促进档案规范化、信息化进程。

3 结语

虽然现在大多数企业已经有了自己单独的档案管理工作流程，但是，随着信息时代的快速发展，现有的档案管理措施可能明天就无法满足公司需求。在提高核心技术的基础上，仍然需要重视档案管理工作的要点，减少操作中存在的漏洞，对重要的设施与系统配备必要的安全管理软件，建立完善的职工档案管理制度。职工档案管理比起其他工作也许显得较为枯燥和简单，但是，它确是公司中不可小觑的重要工作。对于每一名档案管理人员来说，都必须以最严谨的工作态度认真对待档案管理工作，加强对公司人员流动与人才输入的管理，促进公司快速发展。

参考文献

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[3]李明珠. 浅谈加强职工档案管理对促进公司发展的意义[J]. 企业技术开发，2011，17：174-175.

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中图分类号:G648.7 文献标识码：A 文章编号：1672-3791(2012)05(a)-0175-01

信息化是充分利用信息技术,开发利用信息资源,促进信息交流和知识共享,提高经济增长质量,推动经济社会发展的历史进程。档案信息化是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。顾名思义,档案信息化建设就是按照档案工作要依靠信息化手段的要求不断完善档案建设的过程。档案信息化经历了从无到有的过程,也经历了软件从单机版到网络版等飞跃,到今天我们走进很多的公共档案馆和图书馆,我们可以轻松、快速、准确的查询到自己需要的信息。这也为档案工作人员提升服务质量和水平打下了良好的基础。就企业而言,一切以生产经营为中心,档案工作就是如何高效、准确的为企业生产经营人员提供他们需要的档案资料。这就要求我们必须依靠信息化手段,加强档案信息化建设,为企业员工提供更优良的服务。

首先,加强档案信息化建设,企业高层领导必须大力支持。众所周知,企业高层领导并不一定是档案的直接使用者和查询者,但是为什么档案信息化建设必须得到企业高层领导的支持呢？那是由档案信息化建设的自身特点所决定的。第一,档案全方位记录了企业走过的每一步,既是前车之鉴也是后事之师,他是大家了解全方面企业的一部“历史”资料,使企业知识积累的全过程记录。第二,由于档案一般需长期保存,在某些环境下,不可避免造成文档纸张受潮、虫蚀等灾害,且因无备份而又为每年不得不有的文档损失担忧；再者由于档案需反复查阅,不可避免地存在原件受损或遗失,给文档的保管与利用带来管理上的困扰。所以加强档案信息化建设势在必行,而做好档案信息化建设,必要的人力、物力和财力的投入是需要高层领导来保障的。所以档案信息化建设必须得到高层领导的大力支持。第三,档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作,档案信息化的实现不是档案这一部门的工作,也不是单靠几个信息技术人员就能实现的,它需要全公司尤其是高层领导的积极参与配合,才能在推进档案信息化建设工作中事半功倍。