档案管理人员培训范文

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关键词：高校档案管理人员；培训；问题；对策

新时期的高校档案工作不仅要求掌握单纯的档案实体为主的档案保护技术和技能，而且要精通档案信息安全保护的技术技能，对于档案技术队伍的素质要求也越来越高。所谓档案管理人员的培训，是指对档案管理的工作人员进行继续教育，使其更新知识、拓展知识结构、增强专业技能，以提高档案管理人员整体素质。

一、当前档案管理人员培训存在的问题

1.当前档案培训工作有一个很大问题就是参加培训人员的积极性不高。很多档案管理人员对培训没有兴趣，对业务考核成绩完全不担心，这样的态度严重影响了培训的效果和档案管理人员素质的提高。

2.培训内容和方法滞后。档案培训师资缺乏专业人才，缺少专门的教学培训知识和授课方法技巧，教育内容泛泛，重点不突出，业务针对性较差，不能及时面向实际更新知识，致使培训成效不高。

3.缺乏统筹规划，培训体系不健全。各级档案部门在规划、协调继续教育方面尚有欠缺，统筹规划、按需施教的原则未得到完全落实，未形成有效的档案继续教育体系，教育经费、时间得不到保障，培训对象内容上存在着一些盲目性和不规范性。

二、加强档案管理人员培训工作的几点对策

1.档案管理人员要更新观念，提高认识。更新观念就是要改变档案管理人员从思想上高度重视，真正认识到自身的职责和工作意义，克服以往简单落后的管理理念，树立运用现代科技知识快捷、优质、高效综合服务的管理观念。通过转变思想观念，更好地提高认识，不断增强自身的创新意识、创新精神和创新能力，只有从思想上高度重视，认识真正到位，才能有效改变档案工作的局面，在此基础上，档案管理人员才能从自身的工作实践出发，愿意接受相关培训，不断学习、掌握现代化科技知识和专业技能，积极运用先进的技术手段，把传统档案管理与现代化管理有机结合，成为能胜任现代档案管理要求的高素质专业人才。

2.建立培训需求与反馈系统。目前高校档案人员队伍结构参差不齐，接受培训的目的、动机和目标需求也存在很大差异，因此受训后取得的效果也相差甚远。要使培训工作不流于形式，保证培训质量，就必须完善培训体系。一方面要结合不同的培训目的和对象提供有针对性的各单项培训计划；另一方面要强化培训后的检验和管理。这样不仅能增进受训人员知识的内化，使其产生成就感、自豪感，激发学习热情，同时也能促进受训人员之间的联络和合作，活跃档案人员队伍，督促各单位积极营造学习氖围，最终对档案人员业务的提高起到积极的推进作用。

3.采取有针对性的培训途径。从事档案学研究、档案业务管理、档案事业组织管理等各类人才所需专业知识结构各不相同。因此，培训应根据档案事业发展所需要的各类人才的比例结构，合理设置各类人才的专业知识结构。档案业务培训是提高档案人员职业素质的主要途径，主要包括学历教育、岗位资格培训和继续教育。学历教育主要是通过高等院校、或由档案部门委托高等院校、或由档案部门与高等院校联合培养档案人才的一种途径，是培养中、高级档案研究人才、档案管理人才、信息开发人才及档案事业管理人才的重要途径。岗位资格培训是提高档案人员职业素质的又一种重要途径。主要是针对没有接受过大学专科以上档案专业教育的各级各类档案工作岗位上的档案业务人员，以档案工作基本知识、基本技能和基本原则为主要学习内容，注重工作能力和操作能力的培养。档案人员的继续教育是提高档案人员职业素质的第三种重要途径。

4.加强档案培训师队伍建设。档案培训师在档案培训中起着关键作用，要按照专兼结合、德才兼备的原则，建设一支年龄结构、知识结构、专业结构、职称结构合理，能胜任新时期档案培训工作需要的优秀教师队伍。第一，档案培训师要不断强化自己的政治理论和思想道德修养，坚持用正确的理论做指导，注重在档案培训教学过程中对学员进行潜移默化的思想政治教育和档案职业道德教育。第二，档案培训师要具有广博的知识，关注国内档案管理的新技术、新方法、新材料、新理论与新理念。第三，档案培训师要深入档案工作实践，掌握档案工作的新发展、新变化、新经验、新特点，并及时运用到培训教学中。第四，档案培训师要通过专业进修、参加档案学术会议、外出学习考察、承担档案科研课题等方式，努力提高自身综合素质、专业水平和施教能力。

综上所述，为了不断提高档案管理人员的综合素质，高校必须加强对档案人员的培训工作力度，并建立健全针对档案人员教育培训的一套规章制度。档案人员本身也必须注重专业知识的学习与更新，要把学习作为工作的第一需要，把终身教育作为完成工作的必然选择，不断了解行业发展动态，解决工作过程中存在的各种问题，不断提高档案管理水平，实现由单一专业型向多样复合型转变。

参考文献:

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一、前言

档案管理是人类文明发展到一定阶段的必然产物，作为过去工作和历史情况的记录，档案是历史的凭证，是联系过去、现在和未来的信息纽带，并且与我们生活中的方方面面都存在着一定的联系，并且随着社会的不断发展与进步，档案管理工作也变得越来越重要。而档案管理人员作为档案管理工作的主体，不仅要具备扎实的业务能力、较强的职业道德，还应具备良好的心态与奉献精神，这样才能促进我国档案管理工作的进一步发展。可是，现阶段从事档案管理工作的人员普遍综合能力不强，在文化程度、业务能力以及职业道德等方面都达不到上述要求。所以，为了促进我国档案管理工作的进一步发展，发挥其应有的作用，就要努力提升档案管理人员的综合能力。

二、档案管理人员的现状分析

目前，我国的档案管理人员普遍存在业务能力不强、职业道德观念不强、缺乏良好的心态与奉献精神、缺乏与时俱进的信息化学习等状况，具体表现为：

2.1业务能力不强

现阶段，我国多数从事档案管理工作的人员专业知识薄弱，管理档案工作的业务能力不强。而且由于档案管理人员紧缺，经常出现一岗多职或者是频繁调动岗位的状况，管理人员除了要进行档案管理工作之外，还要处理各种琐事，这就导致他们很难全心全新的处理档案管理工作。

2.2职业道德观念不强

档案管理工作关系到我们生活中的方方面面，是一项非常重要的工作。可是，有些档案管理人员并没有对档案管理工作的社会意义与重要作用形成正确的认识，甚至对自己所从事的档案管理工作形成了一种误解，认为档案管理工作就是一份无事可做的闲差，缺乏从事档案管理工作的职业道德观念。

2.3缺乏良好的心态与奉献精神

档案管理工作虽然具有非常重要的作用，但其工作内容确实比较单一，这就需要从事档案管理工作的人员具有良好的心态与奉献精神，能够兢兢业业的做好档案管理工作。可是，多数档案管理人员在工作一段时间之后就会选择离职或者是进行岗位调动，他们认为档案管理工作每天都要面对各种各样的档案，比较枯燥、乏味。

2.4缺乏与时俱进的信息化知识

近年来，随着信息化的普及，网络已经成为我们生活中必不可少的一种沟通与信息传递工具。为了适应社会的发展需求，档案管理工作也要不断的与时俱进，逐步走向现代化的信息管理道路。可是，现阶段从事档案管理工作的人员普遍停留在传统的管理方法上，缺乏与时俱进的信息化知识，不能熟练操作计算机进行电子化的档案管理。

三、档案管理人员综合能力的提升

档案管理人员的综合能力直接关系到档案管理工作的质量与效率。所以，从事档案管理工作的人员不仅要具有扎实的业务能力与较强的职业道德观念，还应具有良好的心态与奉献精神。要想不断提高档案管理人员的综合能力，就要从以下几个方面进行：

3.1档案管理人员业务能力的提升

为了不断提高档案管理人员的业务能力，相关部门就要不断加强档案管理人员的培训工作，而培训质量与培训效果直接关系到档案管理人员的综合素质。在进行培训的过程中要注意以下几方面内容：第一、具体问题具体分析。在开始培训之前，负责培训的人员要对所有参加培训员工的实际情况进行详细的了解，这样在培训的过程中才可以根据不同员工的特点进行针对性的培训，不仅有效的提高了工作效率与工作质量，还达到了培训的真正目的；第二、确立合作式培训理念，组织合作式培训，实现优势互补。因此，对档案管理人员的培训实际也是对档案管理工作的调研，最大限度地将理论工作与实际工作相结合，促进二者实现优势互补；第三，成立专门的培训评估委员会，建立档案业务人员培训质量评估制度。通过培训评估的方式可以对培训效果进行检验与反馈，管理部门就可以根据反馈信息总结成功经验，并且对其中的不足之处进行分析与总结，这样就可以对今后培训工作进行及时的调整与完善。同时这也是对培训人员的培训效果的评估，促进培训质量与效率的不断提升，为档案培训工作做出更多的贡献。

3.2.档案管理人员职业道德的提升

档案管理人员既然选择了从事档案管理工作，就要对自己所从事的工作有一个正确的认识，树立良好的职业道德。档案是人类在社会实践活动中形成的原始的历史记录，产生于国家机构、社会组织和个人的社会实践活动。档案不仅仅只是行政机构的产物，更是一种社会记忆，文化记忆。档案内容所体现的社会价值和作用是广泛的，长远的，持续的。

四、结束语

综上所述，随着社会经济的不断发展与进步，档案管理工作变得越来越重要。可是，我国从事档案管理工作的人员却存在业务能力不强、职业道德观念不强、缺乏良好的心态与奉献精神等状况，严重制约了档案管理工作的质量与效率。所以，要不断提升档案管理人员的综合素质，以促进我国档案管理工作的进一步发展。（作者单位：广州市财政投资评审中心）

参考文献

[1] 赵国琴.浅谈当代档案管理人员应具备的素质[J].青年文学家 2012.07：22-24

[2] 马然.浅谈在新形势下如何做好高校档案管理工作[J].黑龙江科技信息 2011.08：18-20

[3] 孙文芳.档案业务人员培训的方法与策略[J].上海档案.2011.12：34-36

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为提高计划生育服务水平，确保各项工作的制度化和规范化，采取相应措施，提高档案管理水平，促进档案管理规范化是必要的。但目前在管理工作中，一些管理人员的综合技能偏低，制约档案管理水平的提升，需要采取措施改进和完善。

一、新形势下计划生育档案管理工作规范化的意义

采取相应措施，推动档案管理规范化具有重要作用，也是必须重视和关注的内容，其重要意义表现在以下方面：

（一）有利于实现信息互通。规范档案管理，有利于档案管理人员和利用者进行有效交流和沟通，为档案资料查阅和利用创造便利。通过对档案信息的记录、采集和查阅，可以对计划生育档案的政策法规、生育指标、生育措施、优惠政策等资料进行整理和归纳。进而有效解答人民群众遇到的疑惑和困难，促进信息有效交流和沟通。

（二）有利于方便管理决策。计划生育档案记录计划生育档案政策的执行和落实情况，采取措施促进档案管理规范化，有利于管理部门在作出相关决策时，具有可靠的参考资料和依据。在制定计划生育决策时，通过查阅各项历史资料和记录，进行对比和分析，然后结合当前计划生育工作实际，有针对性地制定解决方案。不仅提高决策水平，还能推动计划生育各项工作顺利进行。

（三）为流动人口提供服务。促进计划生育档案管理规范化，建立并完善档案管理制度，能对流动人口的数量和方向进行准确把握，及时掌握流动人口的婚育情况，了解不同地区计划生育执行效果和人口流动情况。并且还可以实现信息交流与互动，构建计划生育信息交流平台，防止工作疏漏，促进计划生育档案管理水平的提高。

二、新形势下计划生育档案管理工作的不足

由于相关制度没有严格落实，一些管理人员素质偏低，制约档案管理水平提升，存在的不足表现在以下方面：

（一）制度缺失。一些单位的计划生育档案管理制度不完善，相关人员职责不明确，制约各项工作有效开展下去。奖惩激励机制不健全，难以有效调动管理人员的积极性。管理人员的培训机制不完善，难以有效提升管理人员素质，对计算机技术的掌握程度不够，制约档案管理工作水平的提升。

（二）投入不足。相关单位将工作重心放在其他方面，对档案管理不够重视，资金投入不足，难以有效提升档案管理工作水平。由于资金缺失，计算机、扫描设备等投入不够，忽视设备更新和完善。管理人员培训的资金投入不足，难以提高他们的素质。奖惩激励机制不健全，制约管理人员素质的提高。

（三）管理不当。一些档案管理人员的责任意识淡薄，管理台账不完善，没有严格执行管理范措施。对档案资源的开发和利用存在不足，管理流程不规范，难以提高计划生育档案管理水平。

三、新形势下计划生育档案管理工作规范化的路径

为弥补存在的不足，推动档案管理规范化，可以采取以下改进措施：

（一）健全制度，明确责任。建立健全完善的档案管理制度，明确管理人员职责，推动管理工作制度化和规范化。建立并严格落实责任制，让档案管理人员认真履行职责，严格落实各项制度措施，提高管理工作的规范化水平。建立完善的管理人员培训制度，落实奖惩激励机制，让管理人员努力开展工作，提高计划生育档案管理水平。

（二）增加投入，强化管理。增加相应的资金投入，合理安排档案管理预算，满足各项工作需要。资金投入用于管理人员工资、管理人员培训、计算机和扫描设备的购买和更新等。要加大资金投入，满足档案管理的资金需要，为各项活动顺利开展提供资金支持。重视资金使用的监督和管理，确保各项资金落实到位，使其为计划生育档案管理工作的有效开展提供保障。

（三）健全台账，规范管理。根据计划生育档案管理的相关规定，制定健全完善的制度措施，有效规范档案管理。在建立健全本单位档案资料管理制度的同时，还要严格管理规章制度，明确相关人员的职责和权限，推动档案管理规范化。另外还要建立并完善本单位的档案卷宗目录、全引目录、归档文件目录、查询借阅登记簿、利用登记簿等。建立计划生育档案安全检查、档案库存温度和湿度记录簿，有效规范和引导各项工作，努力提高档案管理水平。

（四）改进服务，注重利用。提高档案管理人员素质，改进服务，为档案资料使用人员提供热情、周到的服务，提高人们的满意度。构建完善的管理服务系统和信息平台，方便档案资料查阅。注重对计划生育档案资料的查阅和利用，对档案资料进行整理和汇编。从而为决策者提供便捷服务，让利用人员能够高效、便捷、迅速使用所需要的档案资源，最大限度挖掘档案的利用价值，为计划生育各项工作顺利开展提供参考和依据。

四、结语

总之，推动计划生育档案管理规范化具有重要意义。作为管理人员，应该明确不足，健全并落实各项制度措施，增加资金投入，注重档案资源利用和开发。从而有效规范档案管理工作，提高服务水平，为计划生育各项工作开展提供更加优质的服务。

【参考文献】

[1]张永和.人口和计划生育档案工作的科学管理[J].经济研究导刊，2009（26）：163-164.

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关键词 电子档案 管理理念 实效性

一、前言

随着电子档案资料的增多，如何提高电子档案管理质量，成为了档案管理的重要内容。基于电子档案的特点以及电子档案发展的快速性，做好电子档案管理对满足档案管理需要和提高档案管理水平具有重要意义。基于这一特点，在电子档案管理过程中，要想提高管理实效性，就要从管理理念更新、优化管理模式和提高管理人员素质入手，为电子档案管理提供有力支持，保证电子档案管理效果满足实际需要，最终提高电子档案管理的整体性和实效性。

二、电子档案管理过程中，应不断创新管理理念

对于电子档案管理而言，由于电子档案是一种全新的档案形式，不但在档案保管方式和档案形式上与传统档案不同，在其他管理方面也存在较大的差别，为了最大程度的满足档案管理需要，提高电子档案管理的实效性，在电子档案管理过程中应积极更新管理理念，具体应从以下几个方面入手：

（一）电子档案管理应认真分析电子档案的特点

在电子档案管理中，只有认真分析电子档案的特点，才能保证电子档案管理工作得到有效开展。结合电子档案的应用和管理实际，电子档案具有存储空间小、存储信息量大以及管理过程简单等特点，在实际管理中对保管条件要求不高。

（二）电子档案管理应把握正确的档案管理原则

考虑到电子档案管理的实际难度以及电子档案的自身特点，在电子档案管理过程中，只有掌握正确的档案管理原则，才能提高档案管理实效。为此，电子档案管理应把握高效性、全面性和准确性原则，保证电子档案管理取得积极效果。

（三）电子档案管理应善于利用现代化的管理手段

基于电子档案的自身特点，以及电子档案对管理手段的需求，在电子档案管理中只有积极应用现代化管理手段，才能提高电子档案管理的整体效果。为此，我们应根据电子档案管理的实际需求，合理选择电子化和网络化管理手段。

三、电子档案管理过程中，应优管理模式

（一）电子档案管理应合理优化管理模式

由于电子档案与传统档案有着较大差别，在具体的管理模式上，电子档案与传统档案存在必然差异。基于这一认识，电子档案应根据自身特点，对现有的档案管理模式进行优化，改革现有档案管理模式，使其满足电子档案管理需要。

（二）电子档案管理应积极创新管理方法

电子档管理过程中，采用电子化和网络化管理方法，已经成为了电子档案管理的重要选择。基于电子档案快速发展的特点，创新电子档案的管理方法，并积极采用现代化信息化管理手段，构建健全完善的档案管理体系，对电子档案管理而言具有重要意义。

（三）电子档案管理应提高管理模式的针对性

在电子档案管理中，考虑到电子档案的特殊性及其自身特点，电子档案在管理模式优化中必须要做到根据电子档案的特点选择管理模式，并达到突出电子档案管理目的和提高电子档案管理水平的目的。因此，提高管理模式的针对性是十分必要的。

四、电子档案管理过程中，应提高管理人员素质

电子档案作为一种新的档案管理形式，与传统的档案管理有着较大区别，为了提高电子档案管理的整体效果，档案管理人员需要具备较强的专业水平喝素质。基于这一认识，电子档案管理要想提高实效性，就要不断提高管理人员素质，具体应从以下几个方面入手：

（一）增加对档案管理人员培训，提高其专业技能

在电子档案管理过程中，档案管理人员的素质对档案管理效果有着直接影响。基于这一现实需要，电子档案管理应增加对档案管理人员的培训，不断提高其专业技能，使档案管理人员的整体素质得到全面提升，最终满足电子档案管理需要。

（二）正确分析电子档案特点，提高技能培训的针对性

在档案管理人员技能培训中，只有正确分析电子档案的特点，并根据电子档案管理的实际需求进行技能培训，才能确保电子档案管理取得实效。因此，在具体的培训中，应突出管理手段的应用以及管理理念的更新。

（三）根据电子档案的管理需求，对档案管理人员的正日素质进行合理评价

基于档案管理人员对电子档案管理的重要性，在电子档案管理过程中，应根据电子档案管理的特点和需求对档案管理人员的素质进行合理评价，对不能满足惯例需求的管理人员进行相应业务培训。

五、结论

通过本文的分析可知，基于电子档案的特点以及电子档案发展的快速性，做好电子档案管理对满足档案管理需要和提高档案管理水平具有重要意义。基于这一特点，在电子档案管理过程中，要想提高管理实效性，就要从管理理念更新、优化管理模式和提高管理人员素质入手，为电子档案管理提供有力支持，保证电子档案管理效果满足实际需要，最终提高电子档案管理的整体性和实效性。

参考文献：

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一是要有性能优良的电脑一台，要求内存足够大，CPU速度够快，硬盘存量在一个TB以上，而且要有独立显卡；同时要配置激光打印机、速印机、复印机；二是要有专用的独立档案室，严禁不相关的人员出入，档案室做到防火防盗防虫防潮湿，要求严禁烟火，如果档案室在平房，要求装上防盗门防盗窗户，如果是楼房的，一楼二楼也要求装上防盗门防盗窗户。档案厨要求全为铝合金制作，因为如果是木头制作的容易产生虫害，对档案造成伤害。同时，要求档案室通风干燥，这样不会形成潮湿的室内环境。要求室内电路设置合理，为符合国际标准的铜线，插头插座也要选用安全性强的品牌，有漏电保护装置，防止因为电路引起火灾。

2乡镇档案管理对人员素质的要求

不一定必须是档案管理专业的大学毕业的人才，因为档案管理这个专业非常冷门，全国档案管理专业的人才也是少之又少。对此不必要求太严格，一般中专毕业生就可以。但要求身体健康，责任心强，工作细致耐心，而且工作时间在3年以上的工作人员，性别不加以限制。其实如果是女性更好一点，因为女性耐心、细致，不会粗心大意，最适合做档案管理工作；同时，做档案管理工作要求实习期为一年，在这期间不能出现大的失误，否则将不能通过实习考核。

3乡镇档案管理人员培训及经验交流

乡镇档案管理人员要定期进行培训，培训的费用由县财政拔付，并及时报销差旅费用及学习费用。档案管理人员培训要有主管领导带队参加，以保证组织有力，从制度上保证档案管理业务的顺利开展。同时，用于培训的费用要专款专用，任何单位和组织不得占用档案管理培训费用，各级审计部门要对档案培训的专项资金进行严格审计，以保证档案管理培训的正常进行，同时非档案管理人员不得以档案培训名义占用档案培训经费。除了组织人员进行管理人员的培训，还要经常组织各兄弟单位之间进行档案培训经验的交流，各兄弟单位之间选出档案管理的行家能手，进行比武交流，比武交流的内容有档案管理技能、档案管理安全常识、档案管理电脑操作等等，对于在档案管理方面有优秀表现的人，要进行一定意义上的物质奖励，同时上报县里进行备案；对于前三名的优秀档案管理专家，要报县里以县政府名义进行嘉奖，同时可以让第一名进行全县巡回档案管理培训，与各乡镇档案管理单位进行技能交流，以促进各乡镇档案管理的发展。

4及时进行乡镇档案管理检查

及时进行乡镇档案管理检查很重要，检查包括档案检查、电脑检查、档案管理设备检查、档案管理室安全检查以及各种上级相关部门的检查等等，这些检查有利于档案管理工作的促进与提高，还能及时发现问题，以便查漏补缺。其中，档案检查包括档案是否完整，档案是否干净整洁，是否有缺失等等；电脑检查包括电脑是否专门用于档案管理，不能用来玩游戏及用做其他方面的用途；档案管理设备检查包括档案厨是否有破损；档案管理室安全检查包括电路检查、防水设备检查、消防栓是否管用，以及是否有水。迎接上级检查包括县级检查、市级检查、省级检查以及国家级检查，迎接检查和应付检查不是最终的目的，最终的目的是把档案管理工作做好，把乡镇档案保存好。

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一、人事档案现状及存在的问题

第一，由于相关机构及人员的人事档案意识比较薄弱，所以造成了对档案工作的重视程度不够。长久以来，单位的很多人包括一部分领导对人事档案的管理上，也存在一些误区，在他们的意识中，所谓的档案工作无非就是抄抄 、写写、保管的事务性工作，并非是单位的主要工作，既不能给单位创造经济效益，也不能给领导创造政绩，只要“守好摊” ，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这就说明一些人对档案工作缺乏必要的了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的现象，就造成了人事档案管理工作变得可有可无，默默无闻，在一定程度上缺乏应有的理解与重视，人事档案管理工作就处于“说起来重要，做起来次要，忙起来不要” 的尴尬境地。

第二，管理手段比较落后，管理水平不够高，管理力量薄弱。随着单位人事制度改革的推进，机构及内部科室的调整和重组，人员要竞聘上岗，在岗上岗的人员中，有的同志对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不是很了解，档案收集意识比较淡薄。在对档案工作精力得投入上也不足，平常工作中往往只是将材料放入档案盒，而没有把档案及时整理归档，这就影响了档案管理水平。在档案的设备配备上，平时采取“因陋就简”、“因地制宜”的原则，融办公、阅档为一间，能简就简，管理手段上也较陈旧，在查阅档案时基本采用原始的手工操作方式，由于多次调阅、查找，造成纸质的发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。

第三，人事档案管理制作的不规范 。首先表现在材料的分类上不规范，很多档案管理人员虽然知道人事档案管理上要分类进行保存，但在分类上比较随意，而又把握不准。其次表现在材料的制作上不规范，人事档案材料，在过去，纸张的使用比较随便，造成档案材料的存放、收集、整理不是很规范，也影响了美观。对过去那些有破损、卷角、折皱的材料都要进行技术加工，折叠、剪裁及裱糊。但现在经常有不规格的材料归档，导致档案材料参差不齐，给档案的整理和装订带了极大麻烦，造成了人力、物力、财力的浪费。为了使档案材料整齐美观，可采用老人老办法，新人新办法的做法，对距离5至8年内到退休年龄的老职工采用老人老办法，档案材料继续采用原来所用的纸张，对于新进工作人员，一律采用现在统一使用规定的办公A4用纸。保证材料的整齐统一美观。

第四，在人事档案管理中科学化和信息化不高。现在科学技术和人们的工作生活联系密切， 人事档案管理工作也迈入了信息时代，随着计算机办公信息化水平的不断提高，计算机信息化人事档案管理应得到充分挖掘和发挥，我们应该改变过去那种低效率的手工操作的习惯方式，单位人员如果比较多时，再使用老方法去整理和调阅档案时，极费时又费力，现在把个人信息、档案目录输入计算机，资料检索、调阅档案等用计算机操作，实现无纸化阅档。这样既利于档案的保管，又提高了工作效率。

第五，在人事档案管理中制度不够健全、落实不够到位。有的单位明确制定了详细的管理人员岗位职责，但缺乏系统、完备的规章制度；有的缺失必要的借阅制度；有的即使制定了相应制度，但由于管理上有缺陷，不规范，也造成了在工作中无法落实，严重影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。

第六，专业人才匮乏，对档案管理人员的后继教育重视不够。在地勘单位人事档案管理人员中有一部分是改行过来的，原先有的干过办公室文秘、有的干过政治宣传或工程专业技术转行，但真正属档案专业毕业出来的人才很少；年龄偏大的比较多，有很多不会熟练运用电脑操作进行管理，单位经费紧张，档案管理人员培训机会少，视野比较狭窄。所以必须要加强对档案管理人员的学习培训已是刻不容缓。在对地勘单位人事档案的人员培训过程中，课时比较短，理论和实践缺乏相结合，档案管理工作缺乏创新。开展档案的继续教育工作，缺乏预见性和前瞻性，要加大对地勘单位档案管理人员的知识更新，把档案继续教育工作纳入培训日程。

二、加强地勘人事档案管理的几点建议

第一，提高档案管理工作人员的认识，不断提高人员业务素质，加强人事档案的宣传教育工作。真正从思想上引起档案管理工作人员对人事档案工作的高度重视。同时领导也要高度重视，也要经常了解档案工作的情况和档案工作中存在的问题；在组织上、制度上给予保证， 对档案管理工作给予大力支持，使人事档案管理工作能够顺利进行。人事档案管理工作人员要不断提高服务意识，积极主动地开发利用人事信息，为地勘工作提供优质服务。

第二，加强档案管理工作人员的业务培训，同时提高档案管理的硬件设施。首先，地勘人事档案部门应尽快落实专人专责，要根据档案册数的增长配备情况，配备足够的专兼职档案管理人员，这样才能确保有足够的人员对人事档案进行归档、建档及对档案材料进行开发利用。其次，人事档案工作是一项集政策、 专业、技术很强的工作，所以必须要求档案管理人员严守工作纪律，不断提高自身的政治素质、业务素质和职业道德修养，加强知识的学习，不断提升档案管理人员的政策水平和业务技能，充分利用现代科学技术来推进人事档案管理工作的科学化和规范化。

第三，必须加强档案的制作的规范性，加强档案的保管工作。档案的存在即是一种社会现象，也是一种物质的存在方式，所以需要永久保存，为后人查阅，提供真实的材料，在保存的过程中，档案的数量和成分要不断增加和丰富，同时有的档案在使用过程中，不断的损坏，为了维护档案的完整和安全，档案管理人员应做到以下几点：不散（不使档案分散）、不乱（不使档案互相混乱）、不丢（档案不丢失不泄密）、不坏（不使档案遭到损坏）。从而延长档案的寿命，

第四，加快地勘人事档案管理的信息化建设，我们要依靠现代化科技手段实现档案的现代化管理。在档案的建设中，要充分借鉴兄弟单位的管理经验，选用适合地勘人事档案管理工作的管理软件，续步实现地勘人事档案的信息化。在此基础上，要建立人事档案信息查询系统，对相关管理部门和个人可以设置访问权限，充分利用网络平台了解人事档案信息，在本部门的一定范围内实现了人事档案信息交流。这样就能使人事档案管理人员从繁杂的档案收集、整理、保管、检索的工作中解放出来，还可以更快捷、更准确、更及时地为人事工作提供全方位的优质高效服务。全面提升地勘的人事档案管理，从手工操作型向现代信息化管理型转变，从实体档案的管理向虚拟档案管理转变，使原先的手工档案管理者向现代的信息管理者转变，这样，才能更好地促进人事档案工作更好更快的发展。

第五，必须加强人事档案管理制度建设，促进档案管理的规范化有序化。 加强和完善地勘人事档案管理的制度建设，必须要严格履行，用制度来保证人事档案管理实现规范化。地勘有关部门应详细制定人事档案管理办法、收集 、归档制度、鉴别核对制度、保管保密制度、查（借）阅制度、转递制度与管理人员职责，及相应的奖罚办法等一系列规章制度，各管档单位必须认真执行，既要做到有章可循、有据可依，同时还要做到制度上墙，以促进人事档案管理的规范化、制度化。 加强档案基础性工作，严格实行统一分类标准。

第六，招贤纳士，吸收人才，领导重视，加大对档案管理人员的后继教育培训经费投入。地勘单位人事档案的管理要紧跟时代的发展，必须认识到人才是最宝贵的资源，是关键因素，所以我们要形成“尊重知识、尊重人才、尊重创造”的文化氛围。努力营造一种能使人才脱颖而出并实现自身价值的良好氛围，可以采用多种形式广泛吸引人才，引进高层次优秀人才。吸引人才，留住人才、发挥人才的工作积极性直接关系到人事档案的发展，领导要重视人事档案的管理工作，保证人事档案教育培训经费。成立专门的继续教育机构，使档案管理人员的继续教育更专业化，我们要根据本单位人事档案培训工作的需要，建立专项教育培训经费，制定科学的培训计划，在培训中注重档案管理人员把理论和实践相结合，在学中用，在用中学，起到事半功倍的效果，建立一支高素质的档案人员队伍。我们要用环境凝聚人才，用机制激励人才，从而把地勘人事档案工作推向更新的全面发展。

总之，要使人事档案管理工作有新的进展和新的突破，就必须抓住当前有利时机，加强自身学习、不断的改革创新，冲破旧的思路、模式，形成一整套符合时代要求，新的人事档案管理思想、档案管理观念，才能适应档案事业的不断发展，并为实现人事档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。

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在当前的档案管理工作当中，事业单位的领导以及其他工作人员都没有从根本上意识到档案管理的重要性，在这样的忽视态度和不正确的思想理念指导之下，档案管理工作在实际的实施以及落实过程中就出现了不同程度的问题，并且加大了档案管理的难度，影响到档案管理效率的提高。为了更好的应对这一问题，事业单位必须要努力强化相关工作人员对于档案管理的认知，真正意识到档案管理的重要性，那么做好档案管理宣传工作是必不可少的，而且宣传的力度需要根据实际需求进行扩大。首先，事业单位领导必须强化对档案管理的认知，从根本上意识到档案管理重要性，并为其他工作人员树立良好的榜样，能够在宣传工作当中给予大力的支持和强调，从而提升宣传效果。其次，事业单位可以在当前宣传手段的基础之上，根据工作需要进行宣传手段的??新，运用多元化的宣传技术和渠道来强化宣传成效。最后，事业单位在宣传工作之余还要重视监管，使得管理人员能够在实际的档案管理工作当中做到认真负责，保障管理效率。

2、加快档案管理的信息化

在科技进步和时展的进程中，先进的管理技术逐步和事业单位的档案管理工作结合起来，推动着档案管理的信息化发展，也为按管理效率的提高提供了有力途径。因此事业单位必须要实现档案管理的信息化，运用高质量的信息化管理来解决传统档案管理工作当中效率低和工作难度大的问题，最大化的发挥档案价值。在档案的信息化管理实施当中，要加大对互联网的应用和整合，这样才能够充分发挥二者的整合优势，在效率和质量提升当中发挥更大作用。实现档案的信息化管理，除了在提升效率的同时，还能够避免资源的浪费，减少档案管理的成本。为了保障信息管理的实现，事业单位要注重配备相应的信息化管理设备，并善于引进网络和数字技术，加大技术设备的灵活应用。事业单位也可以专门设置档案信息化管理部门和工作人员，做好信息化管理工作的调试，并在实践当中进行经验的总结，不断完善档案管理的科学设备，更好的提供档案服务。

3、注重完善档案管理制度

就当前而言，事业单位的管理模式和管理技术具备较强的局限性，管理办法和技术手段较为落后，出现明显的创新不足问题，而且当管理的规范化问题得到重视，这直接影响到了管理质量和效率。因此，事业单位要重视完善档案管理制度，而且在制度的构建和完善的进程中，要结合当前档案管理工作中遇到的实际问题和需要改进的方面，推动档案管理的规范化进程，提升档案管理能力。首先，档案管理手段的优化必须要适应时展和科技进步的要求，采用多元化的档案管理方式来提升整体管理效率和质量。其次，将数字技术、信息技术、科技智能手段进行有机整合，构建完善的档案管理技术体系，强化档案管理的能力和效率。最后，必须将档案管理方法、技术等相关内容纳入到事业单位档案管理制度建设当中，从而为各项工作的开展提供制度上的支持与保障，也让各项工作的开展有法可依，那么档案管理的规范化和科学化也能得到强化，切实达到档案管理效率提升的目标。

4、创新档案管理人员培训

从事业单位当简单管理的实际出发，档案管理人员素质能够满足当前工作的需要，尤其是不能够有效掌握先进的档案管理技术，和时展和档案管理需求不相符，弱化了档案管理工作的效用，也为事业单位的长远发展带来了阻碍。因此，要想进一步的探究档案管理效率提升的方法和路径，需要从档案管理人员素质的培养和提升方面着手，强化对档案管理人员的教育培训工作，通过提升人员管理效率和质量的方式来保障档案管理的成效。事业单位要根据自身实际情况来建立健全教育培训制度，按照岗位需求和职责分配等标准进行针对性和合理性的教育培训，从整体上提高档案管理人员的综合素质。一方面要针对档案管理的专业业务能力进行培训，提升工作人员的业务素质，同时针对其专业技术落后等问题，来引导工作人员认真学习先进的档案管理技术，灵活的掌握信息技术、数字化技术等来高效的处理档案管理工作。在培训当中可以运用多元化的方式，例如讲座、多媒体培训等方式。另一方面，要对档案管理人员进行思想道德培训，帮助其树立正确的工作观念和态度。

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1目的

规范电梯维修保养的行为，及电梯维修保养过程中的作业人员应遵守的工作要求。

2范围

2、1适用于在用电梯的维修保养。不适用于对电梯的大修与改造工作。

2、2电梯的“大修”是指需要通过拆卸或者更新主要受力结构部件才能完成的修理业务，也包括对机构（传动系统）或者控制系统进行整体修理的业务，但大修后特种设备的性能参数与技术指标不应变更。

2、3电梯的“改造”是指改变设备受力结构、机构（传动系统）或控制系统，致使特种设备的性能参数与技术指标发生变更的业务。

2、电梯维护保养制度

2、1电梯进行维护保养必须遵守电梯维护保养安全操作规程。

2、2电梯的维护保养分为：日常性的维护保养和专业性的维护保养。

2、3日常性的维护保养工作由具有质量技术监督部门认可的，具有相应资格证的人员承担，专业的维护保养应有与电梯维护保养资格的专业保养单位签订维护保养合同。

2、4电梯每次进行维护保养都必须有相应的记录，电梯安全管理人员必须向电梯专业维护保养单位索要当次维护保养的记录，并进行存档保管，作为电梯档案的内容。

2、5日常性维护保养记录有本单位电梯作业人员填写，每月底将记录内容报送电梯安全管理人保管、存档。

2、6电梯日常性的维护保养内容应按照电梯产品随机文件中维护保养说明书的要求进行，专业性维护保养按照签订合同的内容、周期进行。

2、7电梯重大项目的修理应有经资格认可的维修单位承担，并按规定向质量技术部门的特种设备安全监察机构备案后方可实施。

2、8电梯安全管理人员对在电梯日常检查和维护中发现的事故隐患应及时组织有关人员或外委有关单位进行处理，存在事故隐患的电梯严禁投入使用。

电梯定期报检制度

1、目的和范围

1目的

为使电梯保护正常的、安全的工作状态，防止由电梯而造成的人身伤亡事故和重大设备事故的发生。

2范围

2、1适合于电梯按国家规定的要求向国家规定的电梯安全主管部门申请电梯安全定期检验。

2、2也适合于按单位内部设备管理制度的规定要求进行的定期检查的报检工作。

2、职责

电梯安全管理人员负责向有关部门报告电梯定期检验工作。

3、定期报检制度

3、1电梯安全管理人员在电梯安全检验合格标志有效期满前一个月向质量技术监督部门的特种设备安全检验机构申请定期检验。

3、2电梯停用一年后重新启用，或发生重大的设备事故和人员伤亡事故，或经受了可能影响其安全技术性能的自然灾害（如火灾、水淹、地震、雷击、大风等）

后也应由电梯安全管理人员向特种设备安全监督检验机构申请检验。

3、3电梯经较长时间停用，但尚未超过一年时间的，电梯安全管理人员可向单位设备管理部门申请内部安全检验，认为有必要的可向特种设备安全监督检验机构申请安全检验。

3、4申请电梯安全技术检验应以书面的形式，一份报送执行检验的部门，另一份由电梯安全管理人员负责保管，作为电梯管理档案保存。

电梯作业人员培训考核制度

1、目的和范围

1目的

提高电梯作业的人员安全意识和技术水平，了解国家有关电梯安全管理的法规、政策，自觉地履行电梯作业人员的各项职责。

2范围

规定电梯作业人员进行培训的内容、方式，组织电梯作业人员的方法，对培训取得的成果进行考核。

2、职责

电梯安全管理人员负责组织对电梯作业人员培训工作。单位负责职工教育管理部门负责组织对培训情况进行考核。

3、电梯作业人员培训考核制度

3、1电梯作业人员必须持质量技术部门的特种设备操作人员的操作证方可独立从事相应的工种。

3、2电梯作业人员的培训包括：外委培训（质量技术监督部门组织）和单位内部培训两种。

3、3电梯安全管理人员应建立该类人员的培训、教育档案，及时通知有关人员参加电梯作业人员的换证考试，保持操作证的有效性。

3、4电梯安全管理人员每年应编制当年度电梯作业人员的培训计划，报告单位领导批准后实施。

3、5单位内部培训由电梯安全管理人员负责组织实施，每季度至少组织一次，培训的内容主要包括：国家有关电梯的法律、法规、规章的学习；电梯事故的案例的分析；电梯有关技术知识的学习。必要时可组织人员进行笔试。每次培训必须作好相应有记录。

3、6参加外委培训（质量技术监督部门组织）的人员必须经单位领导同意，培训合格的予以报销相应的费用。

3、7电梯作业人员未按规定参加培训，或培训考核不合格的按有关制度予以处分或扣奖。

3、8电梯安全管理人员培训工作考核按质量技术部门的规定要求进行。

意外事件和事故的紧急救援措施及紧急救援演习制度

1、目的和范围

为使电梯发生设备事故和人员伤亡事故或未遂事故后，迅速消除事故源，及时抢救伤员，抢修受损设备，尽量减少事故带来负面影响，减小事故的损失。

范围

针对事故或事件可能产生的情况，确定抢救及救助方案并使其始终保护有效状态。

2、职责

电梯安全管理人员负责组织意外事件和事故的紧急救援措施及紧急救援演习的实施。

3、意外事件和事故的紧急救援措施及紧急救援演习制度

3、1电梯发生意外事件或事故应按国家规定，及告有关人员或部门，发生一般事故（指无人员伤亡，设备损坏不能正常运行，且直接经济损失50万元以下的设备事故）和严重事故（指造成死亡1～2人，或者受伤19人（含19人）以下，或者直接经济损失50万元（含50万元）以上100万元以下，以及无人员伤亡的设备爆炸事故）后，应当立即向质量技术监督部门报告。查明事故发生的原因，提出相关的预防措施。

3、2电梯安全管理人员应确定意外事件和事故的紧急救援小组成员，并报单位领导批准，成员人员必须包括一名单位的行政领导，电梯安全管理人员和电梯日常维护保养人员。

3、3每年至少要进行一次应急演习，成员人员都必须参加。

3、4演习内容、时间、排险方法、急救预案由电梯安全管理人员拟定，行政领导批准后实施。

3、5演习结束后，电梯安全管理人员应将该次演习的情况作书面记录，并进行总结，对存在的问题在下次演习中进行调整、修改。

技术档案管理制度

1、目的和范围

1目的

为便于电梯的维护保养，分析电梯故障原因，及时消除电梯事故隐患，了解电梯日常管理的进展情况。

2范围

规定对电梯所涉有关资料存档、保管、借用等方面的要求。

2、职责

电梯安全管理人员负责电梯档案的收集、管理工作，单位档案室负责电梯档案的存档、保管工作。

3、技术档案管理制度

3、1电梯技术档案的种类：

A、电梯随机出厂文件（包括产品出厂合格证、安装使用维护保养说明书、电梯主要部件型式试验报告书、装箱单、机房井道布置图、电气原理图接线图、电梯功能表、主要部件安装示意图、易损件目录）；

B、电梯开工申报单；

C、电梯安装施工记录；

D、竣工验收报告；

E、质量技术部门特种设备监督检验机构电梯验收报告和定期检验报告；

F、日常检查、维护保养记录，大修、改造记录及检验报告；

G、运行情况记录和交接班记录；

H、事故及故障记录；

I、电梯作业人员培训记录；

J、同意注册的登记表。

3、2电梯日常安全管理人员及档案管理人员应认真贯彻国家档案工作的方针、政策，做好档案、资料的接收、登记、整理、保管、借阅等事宜，为电梯的安全运行提供准确的信息资料。

3、3电梯日常管理人员应监督电梯作业人员作好各种记录，及时将各种记录移送档案部门保管。

3、4电梯日常管理人员每月应将各种记录送交档案管理部门保管。

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2为管理层提供决策依据

教务档案是在教学管理工作过程中积累的原始资料，它为学校管理层进行教学决策提供了强有力的依据。学校高层领导可以通过对教务档案中各种信息的综合研究，对每一个学科、每一个教师及每一个学生进行全面的了解，从而减少领导在决策过程中的盲目性。

二、高职院校教务档案管理工作中存在的问题1教务档案管理信息化建设不够

目前，大多数高职院校的教务档案管理方法和手段比较单一。从收集、分类、整理，到最后装订成册，档案大都是教学过程中留下来的纸质文字资料，以人工方法来管理；电子文件就是将资料进行了保存，教务档案信息管理系统并未得到充分的开发与利用。

2教学档案利用不足

教务档案存档资料的最主要用途是将档案中的资料与信息为今后的教务工作所用。但是管理人员只注重档案的收集与整理，忽视了档案的利用和开发，忽视了档案的重新利用与借鉴功能，绝大部分档案处于闲置状态。当老师在查询相关的教学资料的时候，必须到档案管理室去一一查询，不仅花费很长的时间，而且效果也很差。这样教学档案在为社会服务等方面没有起到明显作用，利用程度不够。

3教务档案管理工作人员素养亟待加强

在高职院校中，很多教务管理人员并没有意识到教务档案的重要意义，他们认为教务管理才是教务部门的主要工作，归档应该是档案管理人员的事情，不重视材料的收集和归档。教务档案管理工作人员做事不认真，对这个工作敷衍了事，而且相当一部分高职院校的教务档案管理人员并没有经过专业的档案管理工作培训，他们只知道基础的存档，对档案管理没有系统的了解。

三、加强高职院校教务档案管理工作的措施1加强人员培训，提高管理意识

教务档案管理作为教学管理的重要组成部分，首先，应建立规章条例，对档案管理人员定期进行岗位培训，让他们跟其他院校的档案管理人员多进行经验交流，对档案的整理、收集、分类以及统计等档案管理知识进行系统的学习。其次，管理人员更是需要提升自身的修养和素质，主动加强管理方面的技能。要仔细地去审查老师提交的资料，积极地为师生做好服务。最后，还要制定档案管理工作的法律法规。

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1 前言

体校主要为国家培养体育人才。体校日常管理过程中涉及到的相关工作比较多。教育部门和学校负责人并未认识到档案管理的重要性，使体校档案管理过程中存在诸多不足和问题。档案管理部门要认识到体校档案管理的重要性，结合体校具体情况，提高档案管理质量，推进其整体教学水平和管理水平的提升。

2 体校档案管理现状分析

2.1 档案管理机制不健全

随着体校的快速发展，教育部门和学校逐渐加大了对体校档案管理的重视力度。但是，传统体校档案管理弊病的制约，使其档案管理机制仍然不够健全。部分体校虽然将档案管理纳入日常工作体系中，但是并没有结合学校具体情况，完善档案管理机制，制定具体的档案管理目标，导致档案管理过程中，仍然存在严重的资源缺乏和人员缺乏。学校负责人也不注重对档案日常管理工作进行考核、监督和评估，很难将体校档案管理工作落实到位。

2.2 档案管理人员素质偏低

档案管理人员素质普遍偏低，也是制约体校档案管理的重要因素。近年来，体育院校逐渐开始重视档案管理工作。但是，档案管理人员缺乏档案管理自觉性以及正确的档案管理意识，使得档案管理过程中仍然存在诸多弊病。例如，部分体育院校档案管理职责划分模糊，档案人员互相推诿责任。甚至部分档案人员身兼数职，无法对档案管理工作进行兼顾。

2.3 档案管理条件有限

体育院校整体发展水平的制约，使其并未营造一个良好的档案保管条件，档案管理过程中缺乏自觉性。虽然，教育理念的革新带动了档案管理条件的相应改观，但是，部分体育院校仍然无法将档案管理过程中的安全和规范性要求落实到位。例如，部分体育院校不重视档案室管理，各项设备落后，基础设施不完善，不能够满足现代档案管理诉求；部分体育院校档案管理意识不强，并未建立专业的档案管理部门，只是将相关档案堆放在各个角落，管理不当，且各项档案资料损毁严重。

2.4 档案资源建设缺失

部分体育院校尚未建立统一的档案收集机制。很多文件档案管理比较分散，不能够及时归档，丢失严重；部分档案在归档过程中照片、录像、实物等缺失严重；体育院校并未结合学校特点，对档案进行针对性的管理，使得学校档案管理范围不广，造成档案种类单一，档案内容单薄。

3 体校档案管理对策

3.1 健全档案工作管理机制

教育部门和学校要加强档案管理，将档案纳入学校年度工作规划中，并在档案管理过程中对其进行监管和考核，结合具体的档案管理诉求，将人员和资金等分配到位。对档案管理中涉及到的相关工作内容进行统筹和分工，定时对档案管理工作进行汇报，并对其管理过程中存在的问题进行及时解决，将档案管理作为体校发展过程中的重心。建立完善的档案管理机制，对档案管理过程中的职责和人员等进行明确分工，并对档案管理过程中涉及到的收集、整理、归档查阅等各项制度进行确定。

3.2 重视档案管理人员培训

体育院校要重视档案管理人员培训工作，设立专门的档案管理部门，对其各项工作职责进行确定，有效避免人员变动对档案管理工作产生相应的影响。同时，教育部门和学校要对档案管理人员进行科学合理的选拔，招聘专业的档案管理人员，并对其进行定期和不定期的培训和考核，注重对其进行专业知识培训，不断提高其在档案管理过程中的专业素养，逐渐将计算机技术和网络技术应用到体校档案管理工作中，实现线上管理和线下管理的同步进行。

3.3 构建档案安全管理场所

学校要重视档案管理场所建设，确保档案管理空间充足，无论是基础设施建设还是温湿度都能够符合档案管理要求；对档案安全保护机制进行不断完善，重视人员监管和安全设施建设，并ο喙氐蛋附行备份，将体校档案管理过程中的损失降到最低；注重档案保管过程中的安全性和严密性，严禁档案管理过程中出现信息泄露问题。

将体校日常档案服务工作落实到位，使档案服务与体校训练工作能够同步进行，实现体校档案的特色化管理。对体校档案管理过程中涉及到的相关价值和功能等进行深度开发，定期举行档案陈列展览工作，借助丰富的档案资料，对学生进行体育教育，培养学生和教师的体育意识，帮助他们养成良好的体育锻炼习惯，促进我国体育事业快速发展。

3.4 完善体校档案管理制度

对档案归档收集制度进行完善和健全，明确不同类型材料的归档范围，对其进行及时收集和整理；重视特色档案收集管理工作，将档案收集管理工作贯穿到学校日常管理和运动员日常训练的各个阶段，确保管理人员、教练和班主任共同参与到学生档案管理中来；对运动员档案进行分类和归档，确保档案管理的全面性；对运动员档案进行对比、分析和整合，并以此为指导，实现日常教学过程中的针对性和有效性。

4 结语

档案管理是体校日常管理过程中的重要组成部分。当前我国体校档案管理过程中仍然存在诸多问题和缺失。学校要结合自身实际管理情况，对日常档案管理过程中的各项制度进行完善和落实，并认识到档案管理对体校人才培养的重要作用，结合时展诉求，提高体校档案管理的科技化和信息化程度，不断提高体校竞争力，以营造良好的人才培养环境。

参考文献：

[1] 韩小重.高职院校档案管理工作现状分析及其对策[J].晋城职业技术学院学报，2011（04）.

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信息化时代在为档案管理工作提供了充分便利的同时，也为基层档案管理工作提出了更高的要求。因为，“档案管理的基础工作主要包括建档管理、案卷组织和技术整理，保管单位的登记、编号及馆藏组织以及档案的登记、编号及馆藏组织以及档案的著录和标引等。这些基础性工作直接影响到档案现代化管理的进程。”[1]可以说，基层档案管理工作是档案现代化管理的基础。

一、增强意识培养，树立服务理念

基层档案管理工作是基础性的、重复性的，很容易让人产生枯燥感，因为基层档案管理工作的基础性，档案管理人员很难在既定框架下进行工作突破和工作创新，也同时导致了很难做出显而易见的突出的工作业绩，使档案管理人员获得源自于工作的成绩感，这就导致档案管理人员难有工作的积极性和创造性。而在另一方面，基层档案管理工作又是重要的、细致的，因为基层档案管理工作是档案现代化管理的第一步，其在工作中对档案整理的科学化、细致化、全面性、系统性水平将直接影响到档案资料的完整性和系统性，基层档案整理过程中的规范性和专业性，将直接影响日后档案查找的精准、快捷程度，基层档案管理并不是一个简单的下载、打包、装订过程。

在基层实际工作中，因为工作的基础性和枯燥性，基层档案管理工作人员的流动性大、不稳定性强，往往是刚刚学会并熟悉了业务就进行了工作调整，从而影响了工作的延续性。然而，“档案工作连续性强，许多工作，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习，积累经验，才能逐渐适应或逐步完善。”[2]即使是长期从事基层档案管理工作的人员，也容易因工作的重复性而出现厌烦情绪，影响了工作效率和档案管理工作的精确度，为日后的档案查找等工作带来不必要的困难。因而，如何增强基层档案管理人员的工作积极性就是一个非常重要而严肃的问题。

实际上，将基层档案管理工作在意识和态度上定位为服务性工作，而不是行政性工作是转变这种尴尬的可能路径。基层档案管理工作在某种意义上说也是一种服务工作，为其他单位和个人查找有价值的信息，进行信息的有效搜集和汇总服务，比如，在医学领域，建立患者个人档案就具有十分重大的意义，一方面是对患者治疗的意义，另一方面也在医学研究上具有重要的参考作用。服务，其目的是为了实现服务对象的价值目标，当在确定治疗方案和重要医学突破中应用到了档案信息的时候，也就是基层档案管理工作人员间接的为此做出了重要的贡献，也就实现了自身价值的最大化。以此为基础，基层档案工作人员也会在这个过程中知道工作的意义，实现自身的价值，从而能够提高工作的积极性。因此，要使基层档案工作人员在思想意识上树立起服务而非管理的理念，是现代基层档案管理工作的一大核心内容。

二、加强人员培训，实现管理规范化

基层档案管理工作看似简单，实则复杂，对档案管理人员的个人素质和业务水平都有很高的要求。为提高现代档案管理的规范化要求，基层档案管理人员需要对档案资料的内容、内涵有深刻的了解，对档案分类条目和档案类别有系统的把握，能够理性而准备的辨别档案的重要性及留存价值。“提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个基础工作都要按照统一的程序和科学的方法进行。”[1]因而，在基层档案管理工作过程中，只有在每一个操作过程中都符合标准化、规范化的要求，才可能最终实现快速、精准的档案查找和检索，才能实现档案在存档管理和编码上的唯一性。可以说，遵循规范化要求是现代档案管理工作中的重中之重。

基层档案管理规范化其实涉及到方方面面的内容，拿案卷材料质量举例来说，档案的价值的高低一方面由案卷本身的内容来决定，另一方面以案卷是否完整，存档是否科学来决定，在这方面，案卷材料质量对于档案价值具有决定性影响。在基层档案管理工作中，能够影响案卷材料质量的因素，从本质上来讲就是是否进行了科学的分类，是否进行了科学的关键词提取，从而方便检索，“必须要注意解决好文件的鉴别和立卷方法问题，以便于档案在规范标准化管理中的分类和检索，从而充分发挥档案的价值作用。”[3]

应该说，档案管理是一门具有科学性和研究性的学科，档案的收集、整理、鉴定、著录、保管每一项都有严格的规范化要求，都需要首先进行学习和培训，充分了解、长期实践，才能在工作中游刃有余，因而，加强对基层档案管理人员的培训，“积极推行人馆（室）档案的标准化齐全，保证档案归档和进馆档案的完整，并积极维护全宗和全宗群的完善性。”[4]只有积极做好培训工作，并使基层档案管理工作人员将在培训中学到的理论应用在工作实践当中，不断摸索、不断提高，才能实现遵循档案管理规范化和标准化的要求，从而做好档案管理工作。

【参考文献】

[1]王岩.基础档案工作与现代化管理[J].烟台教育学院学报，2004（03）：92-93.

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20__年，我局档案管理工作紧紧围绕落实“文化兴市”战略，加快推进文化事业和文化产业发展这一目标，不断夯实档案基础建设，加大档案管理工作力度，有效发挥档案的功能，档案工作有了较大的发展，较圆满完成了工作任务。现将具体情况总结如下：一、高度重视，加强领导

今年以来，我局高度重视机关档案管理工作，将机关档案管理工作纳入工作日程，加强对档案管理工作的领导，真正做到了认识到位，组织到位，措施到位。20__年，新一届领导班子调整后，及时调整了安阳市文化局档案管理工作领导小组，并把档案工作列入全局的长远规划、年度计划及有关人员的岗位标准和职责中，把档案工作作为机关管理的一项重要的内容纳入年度目标，与机关其它工作同部署、同组织、同考核。同时，配备了具有较高专业素质工作人员任档案管理人员，建立档案管理工作网络，形成了以主管领导挂帅、办公室主任分管、档案室具体负责、各职能科室协助抓的四级档案管理网络。

为进一步加强对机关档案工作管理，局机关舍得在档案设施上投入，局机关搬入市党政综合大楼办公后，在办公用房十分紧张的情况下，专门挤出办公房设立了文书档案室、人事档案室；拨出经费，购置档案柜20余节，为档案室配置了计算机等专用设备，投入资金购买安装了益友档案管理系统，使档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化管理的需要。

二、加强制度建设，规范档案管理

为进一步加强我局的档案管理制度建设，规范机关的文书档案管理，20__年以来,先后制定了《安阳市文化局档案管理办法》及有关规章制度。如：《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案工作保密制度》、《档案材料归档制度》等，明确了档案工作职责和任务，以及的归档范围及整理要求，使各有关单位对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，同时，制定了《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度，并纳入机关的岗位责任制，充分发挥和调动档案工作人员的积极性。

为规范档案管理，提高档案管理质量，20__年，我局按照市档案局要求，在全市率先安装了《益友档案管理系统》软件。对所有须归档的文件材料经整理后，全部输入计算机管理，极大地提高了检索速度和档案的质量。在归档过程中，我局档案所有文件归档目录、盒内文件目录、盒底备考表、文件资料汇编等全部使用计算机打印；文件、材料的归档全部使用无酸档案盒，文件不易被腐蚀、变质，有利于档案的保存，使我局的档案档案逐步走向了规范化、科学化管理轨道。

四、采取有力措施，做好归档和利用工作

20__年以来，我局按照市档案局的要求，全力做好文书档案的归档和移交工作，截止目前，共归档文书档案1100余卷、件，财务档案900余卷。其中，20__年，一次向市档案局移交各类档案1700余卷；20__年，归档文书档案313件，较好地完成了归档任务。并按照市档案局要求，制订工作计划，组织市戏曲研究所专门人员，积极开展全市艺术档案的收集、归档工作。协助市档案局制作了《崔兰田艺术生平展》、《张宝英舞台艺术展》网页，在党政综合大楼举办了《崔兰田艺术生平展》；与市档案局联合出版了《崔兰田艺术研究》，为落实“文化兴市”战略，弘扬崔派戏曲艺术做出了积极贡献。

五、积极参加档案培训，完成上级交办的任务

为进一步提高档案工作的规范化、科学化管理水平，我局档案专职人员多次参加市档案局举办的档案培训班，购买了《档案工作法规文件与业务知识汇编》、《归档文件整理规则汇编》等重要工具书，对档案工作的开展，提供了科学依据。20__年上半年，由于机关搬迁至东区党政综合楼办公，按照市档案局有关要求，必须在当年6月底前向档案局移交建国以来形成的所有文书档案。在时间紧、任务重的情况下，我局克服重重困难，从基层抽调10余名人员，并在档案局领导的指导和支持下，完成了近30年的文书档案与财务档案的整理归档任务，为我局档案管理迈上新台阶奠定了坚实的基础。

六、 工作中的不足和今后打算