档案管理专业范文

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二、以人为本，树立“大档案”观念，规划专业档案管理。2010年国家档案局局长杨冬权提出：实施“以人为本”战略，重点在档案资源建设上有普遍改进，全面完善覆盖人民群众的档案资源体系。各级档案部门开始在档案资源建设过程中大力实施“以人为本”战略，凡是涉及人民群众的档案，凡是人民群众需要利用的档案，凡是对经济社会发展有用的档案，都逐步纳入档案资源建设体系，保证经济社会发展全过程和各领域形成的档案应建尽建，全面覆盖。

在全国档案系统内树立“大档案”的观念，即国家档案资源体系既包括国家档案馆已经和准备接收的档案，也包括各级国家档案馆尚未和不准备接收的档案，既包括党政机关、团体、国有企事业单位的档案，也包括民营企业、各种经济与组织以及家庭的档案；既包括“红头文件”之类的档案，也包括大量的各类专门业务档案；既包括反映党和国家重点工作及各单位基本职能的档案，也反映个^各方面权益的档案；既包括纸质档案，也包括录音、录像、电子等磁介质档案，从而全面收集、全面管理。2011年开始，国家档案局调研起草“专门业务档案框架体系”，规范业务档案的归档与管理。各级国家档案馆也同时扩大接收范围，调整接收时限，以民生档案资源为重点，进一步丰富档案内容，完善馆藏结构。《基本目录》的出台就是全国档案事业发展“十二五”规划的一个部分。

三、“求基不求全、求熟不求新、求实不求理、求高不求低、求稳不求急“是《基本目录》的编制原则。所谓“求基不求全”是指现在档案的种类越来越多，《基本目录》只列入“最基本的”国家级专业档案目录，就是各项事业发展和人民群众基本需求必须建立的档案种类。第一批50种里面就包括早期的专门档案，如上世纪50年代就出台了有关会计档案的管理规定，最早的是1956年财政部、国家档案局首次出台的《预算会计帐簿、凭证、报表保管销毁暂行办法》。改革开放后，80年代出台了一大批专门档案管理办法，如地名档案、艺术档案、审计档案、人民法院诉讼档案、人民检察院诉讼档案、商标档案、公证档案等。新世纪之后，又有普查档案、社会保险业务档案等一大批专业档案管理办法出台。“求熟不求新”就是强调已经成熟的专业档案列入《基本目录》，如婚姻登记档案、城建档案、气象档案等；这里还包括经过多次修订的许多专业档案管理办法，如会计档案、艺术档案、诉讼档案等。列入《基本目录》的，有些是一直就存在，需要制定管理办法进一步规范的，如病历档案、地质档案。“求实不求理”就是强调在实际工作中已经存在，可能在逻辑关系上不一定完善。如公安业务档案与户籍档案，按逻辑上的从属关系户籍档案应属于公安业务档案的一种，没有必要单列，但户籍档案在基层公安派出所一直是独立存在的，不仅数量大，而且保存时间长，与其他公安业务档案存在明显的不同特点，“户籍档案”一词也已应用多年，深入人心，因此在《基本目录》中将户籍档案单列。城建档案与房屋产权登记档案也是类似情况，许多地方既有城建档案馆，同时也存在房地产档案馆。“求高不求低”是指在《基本目录》中有些内容强调由较高类目的档案综合出台，不单一出台，如社会保险业务档案就包含了养老、医疗、失业、工伤、生育等多个险种内容，不再单一出台医疗保险档案的管理办法。现已出台的一些专业档案管理办法经过一定时间运行，在一定时期后经过修订可以合并，如城乡居民最低生活保障档案，伤残抚恤人员档案、殡葬服务单位业务档案等可以合并为民政业务档案。“求稳不求急”是指《基本目录》的编制力求稳妥。根据《基本目录》编制前的调查，我们了解到现实中存在大量不同种类的专业档案，粗略统计就有300余种，这其中许多还需要进行大量的甄别、论证工作，不能急于求成，我们将分批推出，这次《基本目录》的50种，都是最成熟、争议最少的专业档案。

第一批专业档案大部分是比较成熟，或是原来已有，或是刚刚修订过的，如2006年新修订的《婚姻登记档案管理办法》，就创新地提出保管期限为100年；2010年国家广播电影电视总局与国家档案局新修订的《电影艺术档案管理规定》，为适应电影体制的多元化，提出向电影资料馆移交档案，给予一定的补偿。有些是需要或计划要修订的，如会计档案；有些以前已有专业主管部门制定的管理办法，现在要专业主管部门与国家档案局联合制定管理办法；有些是在基层已经存在，群众生活也急需规范管理的。

四、《基本目录》的出台，将引领、规范专业档案的管理，加强专业主管部门和档案行政管理部门进一步合作，加大对重点专业档案项目的监管力度。《基本目录》对当前档案工作也提出了具体工作要求：中央国家机关各专业主管部门应根据本目录会同国家档案局负责编制相应种类的专业档案归档范围和管理办法。在国家出台相应制度前，各省级机关专业主管部门可以会同省级档案行政管理部门编制本地区的相应种类的专业档案归档范围和管

理办法。要求对于已有管理办法的专业档案，超过5年的，专业主管部门要启动审查程序，需要修订的，分批进行修订。

各级档案部门应积极联系、协商、推动专业主管部门联合编制相应种类的专业档案归档范围和管理办法。各级档案部门尤其是省级档案行政管理部门，在国家出台相应制度前，要积极探索、总结本地区已经出现的专业档案种类，会同专业主管部门编制本地区相应种类的专业档案归档范围和管理办法。实际上，以前出台的管理办法，也是地方先出办法，国家总结地方经验，再出台国家办法。如社会保险业务档案，就是总结了天津、山东、浙江、上海、广东等地的经验，再由人力资源社会保障部与国家档案局制定《社会保险业务档案管理规定(试行)》。同时，也是为了更好地发挥地方在这方面工作的积极性、主动性。而且许多专业档案只产生在地亢最终也主要是移交给地方国家综合档案馆保存，中央、国家机关并不一定形成这方面的档案，档案的产生和利用主要在基层。

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医院专业技术档案管理工作方便了医院专业技术人员的工作。由于专业技术档案记下了工作人员的点点滴滴，从他们刚走进医院的简历，到成长期获得的一些证书、奖项，再到中期的职称评定、科学研究等都是以档案为依据的。另外，通过专业技术档案的整理，可以让员工发现自身的不足，进行专业技能的提升。

1.2为医院晋升人才提供参考

由于专业技术档案包含了专业技术人员的方方面面，所以医院领导晋升人员的时候，也可以依照专业技术档案进行筛选，因为这是最有效、最直接的手段。这既体现了医院领导的公平、公正原则，也为医院选拔了一批真正优秀的人才。

2医院专业技术档案管理存在的问题

2.1对专业技术档案的重视程度有待加强

不论是医院的领导还是员工对专业技术档案的重视程度有待加强。因为专业技术档案记录着员工在医院的一切，它相当于员工工作中的“身份证”，对于员工的职称评定、薪资待遇、职位晋升有着非常重要的作用，同时也是医院的身份象征。但现在不论是领导还是员工都没有意识到。致使个人专业档案资料经常出现问题，不是丢失就是损坏，影响了个人的考评和晋升，造成了人力和精力的浪费。

2.2专业技术档案资料缺乏真实性

目前，由于我国医疗卫生事业的不断发展，很多医院引进了大批人才，这就需要对这些人员进行技术档案管理。但目前在行业中存在一种非常不好的现象，专业技术档案的管理缺乏真实有效性。很多人员的档案没有经过专门部门的审查，仅仅靠的是印象，档案制定过程中存在虚假现象，专业技术档案的制定有时只是一种形式。如果不对这种不良现象加以制止，会严重影响医院档案管理工作的进行。

2.3管理制度不健全

目前医院管理制度不健全，这是影响医院专业技术档案建设的重要因素。这使得医院的资料整理和收集工作得不到保障，也影响了医院档案建设的真实性，甚至造成了技术档案的丢失。

3加强医院专业技术人员管理的措施

3.1加强档案意识宣传，加快人事档案管理信息化建设

首先，除了要加强档案管理制度的建设外，还要做好宣传工作，加强员工的档案管理意识，增强员工对档案管理重要性的认识。其次,在员工做好宣传工作的同时，还要加强员工对档案整理方面的要求和知识，从而建立良好的学习环境，促进医院档案管理工作的有效进行。最后，要建立统一的包括职工、病人、手术、科研等各项信息的数据库系统，并按照数据库的格式分类整理存放，通过数据库进行分析整理，归纳总结，使得研究人员能够减少工作量，加快成果的转化。

3.2完善医院档案管理制度

要想加快医院信息化管理的建设进程，完善医院的人力资源档案管理是必不可少的一项重要工作。而要想做好档案管理工作,完善的档案管理制度则是基础性工作,这就要求各医院要根据经济社会的发展状况以及医院的实际情况,不断修改完善医院的档案管理制度,利用信息化手段建立现代化的管理系统,并制定符合实际发展需要的规章制度,进行人性化、高效率的管理,保障人才资源的合理开发和利用。

3.3规范专业技术人员业务档案资料管理

每个人的业务资料档案都关系着其个人的发展进步,如果业务资料档案出现问题,其个人的发展进步就会受到很大的影响。因此,业务档案的管理是档案管理工作的重中之重。医院应当建立规范的业务档案资料管理制度,按照流程仔细对档案资料进行核对,同时密切与相关部门的联系交流,确保业务档案资料的及时准确、真实可靠。为了不出现以次充好、欺上瞒下的现象,医院还要教育监督档案管理人员严格按照规章制度进行业务档案更新与管理工作,要确保在档案资料整理归档时符合规定。最后，还要规范档案资料的借阅制度,防止出现以借阅的方式私自修改档案资料,也防止业务档案的流失,确保业务资料档案的安全。档案管理人员对专业技术人员的档案进行管理时，首先要树立严谨的工作态度。同时，要和各部门保持密切的联系，这样才能保证资料的及时更新。另外，在材料的复印件上要印上公章，确保材料的真实性。

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中图分类号：R915 文献标识码：A 文章编号：1004-7484（2012）04-0302-02

专业人员在长期的工作中，形成并积累了大量的技术资料, 这些资料真实地反映专业人员个人业务能力和专业技术水平的连续发展过程［1］。通过专业人员技术档案，一方面可证实个人的学历、专业技术资格、培训、成果业绩、专业技术年度考核等情况。另一方面则反映单位的业务工作的全貌和整体水平。

1专业人员技术档案的收集

1.1建档对象：各类专业人员是个人技术档案形成的主体。以我中心为例，凡在专业技术岗位工作，具备初级专业技术以上职称的人员均纳入建档对象。

1.2收集的内容

1.2.1专业技术证书：包括学历证明、专业资格证书、聘书及上岗证。

1.2.2培训证书：培训、进修等取得的鉴定及证明材料。

1.2.3考核：各种考试、考核成绩及年度考核。

1.2.4主要专业技术业绩、成果、论文、著作等。

1.3收集的渠道主要分为实时收集和集中收集两种方式。

1.3.1实时收集：个人日常取得的有关专业技术证明和业绩成果材料，如学历证书、资格证书、论文、专著、科研及培训教育形成的材料等，及时收集。

1.3.2集中收集：集中在年终考核后一次性收集。

2专业人员技术档案的管理

2.1根据中心质量管理体系文件《人员培训及考核管理程序》的管理要求，每位专业技术人员必须建立《人员档案卡》，记录人员的基本信息。学历、职称、专业资格、工作及培训经历、仪器设备使用上岗证等需经中心主任对其确认或授权后才入册建档，确保每位专业人员均符合任职岗位要求，使技术档案完整、准确和规范。

2.2按照专业人员业务材料的自然形成先后顺序进行排列，以每人一卷为单位进行编号，标明姓名，职称及所属科室等，录入专业人员技术档案目录。

2.3由于专业人员技术档案材料的种类较多，按照专业人员的业务材料进行分类，一般分为五类：第一类：人员档案材料(人员档案卡)；第二类：证书材料；第三类：成果奖励材料；第四类：考核、培训材料；第五类：专业总结、实例论文材料。通过分类,把种类较多的材料理顺清晰, 技术档案就不会显得杂乱无章。

2.4建立专业人员个人电子档案，以便于查阅、借阅、归档和统计等日常工作。

2.5做好保密工作，专业技术人员档案一般不能借阅，如因特殊情况需调阅，应征得档案室负责人批准。

3 档案管理工作存在的问题

3.1专业技术人员对技术档案认识不足。专业人员技术档案是一个不断变化的有机体,它伴随着专业人员的职称晋升、培训教育、、业绩成果、考核等个人工作能力和业务水平过程，不断产生的技术材料，在这些证明材料逐步提交过程中，内容是多方面,多层次的。长期以来, 部分专业人员对技术档案认识不足，档案意识普遍比较薄弱，往往将个人的技术材料自己保留，不按时提交集中归档，经常需多次催促, 致使档案收集归档遇到了较大困难，部分材料因未及时收集或补充，使档案欠缺完整性。

3.2档案管理知识薄弱。档案管理工作是一项专业性和技术性很强的工作，但经过档案专业正规教育和培训的人员很少，专业知识薄弱，档案管理经验不足，且多是兼职，很难专心钻研档案管理的相关知识，简单认为档案工作主要任务就是保管材料，有人员职称晋升、评优等查查资料了事，只要档案不遗失就可以了，这势必会造成档案资料收集不齐全、分类不规范的弊端。

4解决问题的对策与方法

4.1领导重视和人员配合。领导对档案管理工作应高度重视，把专业人员技术档案管理工作纳入工作计划和目标管理考核，将档案的收集工作纳入的职责范围，并落实到科室和个人，制定出各类档案的归档范围、保管期限，并经常检查档案工作和定期进行考核, 将档案归档情况的好坏作为考核科室及个人指标之一，凡没有按要求而出现少归、漏归的将扣除科室或个人的考核分数，通过这种目标责任制的实施，使科室积极支持档案部门的工作。只要领导重视和专业人员的积极配合，档案人员认真负责，才能更加科学地规范档案的工作程序和管理要求，保证了档案资料的顺利归档。

4.2加强宣传，增强意识。 档案部门要加强档案宣传工作，通过考试、宣传栏多种形式宣传档案法规、档案知识，使全体专业人员充分认识档案工作的重要性，切实增强档案意识。只要加深专业人员对建档的认识和理解，使他们认识到自己在科研、职称晋升、论著论文、培训教育等方面取得证明材料，是个人工作能力和业务水平的技术财富，应该把它归档视为自己的职责，只有他们的档案意识提高了，才能与档案员密切配合，按质按量完成归档工作，从而保证收集材料的完整、准确、系统，为技术档案在建立和管理中创造良好的条件与环境。

4.3加强档案管理人员培训，提高人员素质。档案管理人员的素质高低，在很大程度上决定着一个单位档案管理水平的高低，因此,档案人员首先要具有强烈的事业心和责任感，热爱档案工作，对工作认真负责，这是一个档案人员应具备的基本素质，也是做好收集工作的重要保证。其次，档案人员业务能力要强,为提高档案人员的专业水平，定期安排档案人员参加档案管理专业培训班，通过有计划的专业培训，使档案管理人员专业水平和整体素质有较大提高。

总之,做好专业人员技术档案的收集和管理,为中心全面了解专业人员的业务情况和技术水平, 提供专业人员信息的资源，对促进疾病控制、卫生监测、健康教育和科研工作的开展具有十分重要的意义。

参考文献

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中图分类号：G26文献标识码：A文章编号：1009-0118（2013）01-0164-01

会议管理、事务管理和文书拟写与处理是《秘书国家职业标准》对文秘人员的基本要求，其中档案管理是文书拟写与处理的重要组成部分[1]。不论是在任何企事业单位，都需要由文秘负责单位的档案管理工作，这也是文秘工作重要职责之一。因此，高职院校开设档案管理课的目，就应该是使学生能够掌握档案管理的基本知识和技能，为学生尽快适应工作单位的档案管理工作奠定坚实的基础。

一、教学过程中存在的问题

高职院校文秘专业在档案管理教学过程中存在着诸多问题，主要有以下几点：（一）高职院校专职教师的实践经验不足。高职院校是以培养技能型和应用型人才为主要目的的职业院校，然而文秘专业的教师大多中文或管理出身，即使是档案管理专业的教师，也相对缺乏实践经验，因此，在高职院校档案管理教学过程中较容易出现重理论轻实践的现象。此外，多数高职院校已形成了“以讲为主”的教学模式和“考试靠背”的考核模式，直接导致了学生被动的学习，难以真正将所学的知识用到实处[2]；（二）高职院校教材编制缺乏针对性。现行的关于档案管理的教材较少，且大部分是按照国家机关、专业档案管理对文档的管理内容与要求编制的教材，理论化较明显，与实际的企业档案管理差距较大[3]。同时，高职院校使用的教材注重实践的内容较少，这也在一定程度上降低了教材编制的适用性，因此，高职院校学生难以在课堂中学会如何真正的实际完成档案管理工作；（三）高职院校档案管理教学理论与实践失衡，出现了重理论轻实践的现象。由于专职教师实践经验不足以及教材编制缺乏针对性和实践性，使高职院校档案管理教学出现了理论与实践脱节的现象，致使高职院校丧失了以学为用的教学特点，最终导致了高职院校学生实践技能与操作能力的下降。

二、课程改革的思路

（一）改革传统的教学和考核模式。在教学模式上，我们应改变传统的仅仅依靠教室的教学方法，而是采用教室教学与实训实习相结合的教学模式，从而加强学生的实际操作能力。如在档案管理课程教学中可通过与学院的档案室建立合作关系，从而为文秘专业学生的档案管理实践课程建立实训基地。双方可根据协议制定相应的实习内容、实习指导和实习考核等。这不仅改变了传统的以讲为主的教学模式，而且也使学生在实习的过程中对档案管理工作有了清楚的认识，并在此基础上提高了学生的实际操作技能。同时，还应根据实际情况对课程表做出相应的调整，使学生的实践课与理论课更好地结合在一起。在考核模式上，应加入实践考试并作为文秘专业档案管理课程考核的重要部分。档案管理是一门对实践能力要求较高的课程，然而传统的考试方法却很难对学生的实践能力做出考量，因此，我们在理论考核的基础上应增加实践考核，以对学生的实际操作能力做出考量。

（二）在教材的编制中应加入实训教材的内容，增加教材的实践性和适用性。由于现有的文秘专业档案管理教材较少，且缺乏针对性，所以仅依靠现有的文秘专业档案管理教材难以完成文秘专业档案管理教学任务。加之档案管理教材多以国家机关、专业档案管理对文档的管理内容与要求编制，实际适用性较低。因此，高职院校档案管理教学中应扩展教学范围，将针对性、实践性以及规范性的教学经验融入教学课程之中。同时还应编写实训教材或手册作为对理论教材的补充，从而更好地指导高职院校档案管理教学。

（三）在校外建立实训实习基地或组织学生进入企业进行实地参观，提高学生对档案管理工作的实际操作能力。为提高学生对档案管理工作的实际操作能力，高职院校应为学生创造良好的实践环境。如通过与校外的其他企事业单位建立合作关系来建立校外实训基地，这样不仅为学生创造了良好的实训环境，且可以让学生更形象的了解社会其他单位档案管理的现状以及实际操作流程，从而提高学生适应以后档案管理工作的能力[5]。此外，如果没有与其它企事业单位建立合作关系，高职院校也可通过组织学生进入企业进行实地参观，来提高学生对档案管理工作的认识，使学生对企业的档案管理工作有一个大概的了解，这不仅可以开阔学生眼界，同时也可以提高了学生的实践能力。

（四）加强对档案管理课程教师队伍的建设。在教学过程中，由于专职教师的实践经验不足，在教学过程中形成了以讲为主的教学模式，这样较容易在教学过程中出现重理论轻实践的教学结果，使理论与实践出现脱节的状况。因此，为了提升专职教师的实践经验，我们应对专职教师进行实践培训，教授教师将实践经验更好的运用到教学过程中去，确保教学内容理论与实践的结合，从而不断提高教学质量。同时，高职院校也可以采取外聘的方法，聘请企业有经验的档案管理人员作为高职院校的兼职实践指导老师，确保学生学到更多的实践经验。此外，我们还可以通过举办讲座或做专题报告的形式，邀请富有实践经验的档案管理人员与学生面对面的座谈交流，介绍其工作方法以及经验，使学生更全面的了解档案管理工作需要的技能，以提高学生的自我认识能力。

三、结论

综上所述，因高职院校在档案管理课程教学过程中存在着一定的问题，所以高职院校在实际教学过程中应根据自身的实际情况，在坚持科学的基础上对教学过程中存在的问题进行改革，并针对问题提出相应的改革措施。高职院校在档案管理课程教学过程中应在建设实训基地的同时，积极改革教学和考试模式、扩展教材编制，并建设专职教师队伍，使高职院校的档案管理课程教学实现理论与实践的结合，便可不断提高高职院校学生的档案管理实际操作能力，提升高职院校综合教学质量。

参考文献：

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中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）08-00-01

专业技术人员科技档案的建立和管理，是专业技术人员管理工作的一项基本工作，是人事档案的补充和完善。建立专业技术人员的科技档案，对合理地开发利用人才资源，充分发挥专业技术人员的作用，具有重要的积极意义。

一、专业技术人员科技档案的必要性

职称改革工作是落实知识分子政策的一项重大举措，围绕着这一项工作，为切实做好专业技术人员的职务晋升、晋级作好坚实的后盾，客观地提供考绩材料，确保职改工作的顺利进行，确保知识分子政策落到实处，建立专业技术人员科技档案是非常有必要。

二、专业技术人员科技档案的内容

科技档案是反映专业技术人员从事专业技术工作的经历，是其思想、品德、业务能力、工作业绩的客观反映，真实记录了专业技术人员在科研、教学、学术、技术活动中的全过程。记录了各类专业技术人员的个人基本情况，包括专业技术人员学历，培训、进修、继续教育情况，专业资格取得状况以及从事科研活动取得的成果及奖励等，它是反映专业技术人员业务经历和工作实绩的一类专门档案。专业技术人员个人科技档案的内容主要包括以下几方面：

（一）专业技术人员的基础材料：主要包括专业技术人员的履历表，学历、学位毕业证书复印件（包括学历变动）、继续教育学分证书、进修、培训的成绩单或结业证书的复印件；各种专业技能考试、考核合格证书、资格证书、实验室考核登记表等，反映专业技术人员个人资历和业务技能水平的各种材料。

（二）专业技术人员任职资格评聘材料：主要指专业技术人员职称晋升中形成的文件材料。包括历次任职资格申报表、评审表、任职资格证书以及聘任证书。

（三）专业技术人员从事科研技术的成果材料：主要包括反映专业技术人员业绩的专业工作总结、技术报告、发表的学术论文、主持或参与的科研项目完成者证书和获奖证书等。

（四）专业技术人员的考核材料：主要是每年度对专业技术人员考核的考核登记表。内容有：本人述职、培训、进修学习情况；学术论文及重要技术报告情况；完成主要专业技术工作情况；工作奖惩情况；部门领导评定意见、考核小组审核意见；主管部门领导意见及被考核人意见等。

（五）专业技术人员的其他材料：这类材料指专业人员参加社会各种学术团体及其他兼职的证明材料，社会兼职的聘书以及荣誉证书。

三、专业技术人员科技档案的收集

为了使科技档案能成为反映专业技术人员近期学习、工作状况的活材料，我们应采取平时收集与定期收集相结合的方式，及时将应归档的材料归档，避免该归档的材料散失在部门或个人手中，确保各类文件材料的真实性和完整性，维护专业技术人才成长的历史面貌。开展档案社会宣传，解决档案中遇到的实际困难和问题，以身说教，以案说法，提高社会档案意识，充分发挥专业技术人员自身的能动作用，让专业技术人员主动配合，积极投入。走出户外，深入到部门或专业技术人员科技活动中去，掌握一手资料，及时、准确地收集材料，进行鉴定、整理、归档、保管。配备档案兼职员，充分发挥和调动他们的积极性，平时收集，集中归档。

四、加强专业技术人员科技档案的管理

1.提高认识，爱岗敬业。知识经济正以信息化为先导在世界范围内迅速发展，信息处理技术和办公自动化的普及，档案载体涌现出多种多样的前景，光、电、磁这些新型载体档案具有纸质档案无可比拟的优势，信息存储量大，检索方便快捷。这些新型档案的形成，无疑对我们基层档案工作者是一个巨大的冲击与挑战。但从知识经济时代的要求来审视档案，我们应有新的认识，档案工作是一项知识管理工作，知识管理是信息管理的延伸与发展。不能只重视人事档案，而忽视职称档案。我们要珍视专业技术人员的知识成果，把职称档案纳入目标管理范畴，严谨求实，尊重科学，加强纵向管理，甘于奉献，甘于寂寞，默默无闻地爱岗敬业，不断提高自己的思想观念和智力水平的现代化。

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随着改革开放的不断深入,全球经济一体化的不断加剧,我国各行各业都面临着激烈的竞争,事业单位同样也不例外。专业技术人员是事业单位发展的关键,如果对专业技术人员没有进行很好的管理,那么该单位将会落后于其它的事业单位。对专业技术人员合理、高效的进行档案管理,是对专业技术人员全面了解、考察、正确评价和工作安排的重要依据。

随着我国经济的不断发展,很多事业单位具有更贴近广大百姓的服务,所以如果事业单位不具备先进的、过硬的技术,那么事业单位将会经营惨谈,直接导致单位和员工的利润收到损害,这样必然导致人才的流失等一系列的问题,所以事业单位必须正视市场竞争。事业单位要想在激烈的市场竞争中占有一定的市场份额,首先是要重视人才的培养和使用,特别是要注重对技术人才的管理。完整的档案信息能帮助单位对专业技术人员进行合理管理,所以我们应加强对事业单位专业技术人员的档案管理,从而促进单位的发展。

1、事业单位专业技术人员档案管理存在的问题点

1.1 档案管理的现代化设施落后

很多事业单位的档案管理室还是旧的,没有进行改造,相关的现代化设施需要的线路也没有。同时很多事业单位对档案管理没有采用现代化设施或者升级不够,没有配备电子化的档案管理设施。因此在对专业技术人员的档案进行管理时,便不能形成完善的数据库系统,从而不能进行优化管理。

1.2 档案管理人员专业素质不高

很多事业单位的档案管理人员一般没有通过专业的档案管理培训,不具备系统的档案管理思维。特别是随着社会的不断发展,专业技术人员的流通加大后,很多事业单位的档案人员便不能对各类技术人员的档案进行系统、有效的管理,建立不同的功能模块。

1.3 单位领导重视程度不够

档案管理能否适合当今社会发展的需求,更好的为本单位服务,在很大程度上决定于单位的政策以及单位的领导是否给予足够的重视。

2、事业单位专业技术人员档案的特点

2.1 较强的机密性

专业技术人员的档案清晰记录了专业技术人员整过历程的资料,包括其个人基本信息和所具备的专业技术能力。这些资料如果被竞争对手知道的话,他们便会采取一些不利于单位战略发展的行动。

2.2 真实性

如果专业技术人员的档案不具备真实性,那么事业单位将对该技术人员所具备的能力不能正确掌握,那么在对该技术人员进行工作分配的时候不能做到人尽其才,同时还有可能会起到一定的负面效果。

2.3 完整性

因为技术人员在事业单位中发挥着举足轻重的作用,所以我们对专业技术人员的档案要求便是尽量完整,只有这样我们才能对专业技术人员的前部分人生历程有充分的了解,也才能充分意识到他们的优点和缺点,从而最合理的对他们进行工作分配。

2.4 专业性

因为技术人员掌握着一种或几种的专业能力,所以他们的档案应该明确体现出他们所具备的专业技术能力,这样才能区别管理,才能体现他们的优势。

3、如何加强对事业单位专业技术人员档案的管理

3.1 完整的记录专业技术人员的信息

一个完整的技术人员档案应该包含以下信息:

(1)个人基本信息:出生年月、籍贯、身高、视力、民族、健康、家庭状况等。

(2)教育培训经历:学历、毕业院校、毕业证与学位证、培训课程、培训证书等。

(3)科研成果资料:资料、创造发明、获奖专利、科研成果鉴定等资料。

(4)奖惩资料:学生时代的奖惩情况、工作期间的绩效考核资料、表彰与嘉奖、行政单位的处罚等。

(5)工作经历:所服务的工作单位、所从事的工作岗位、原工作单位的基本信息等。

(6)其它:有无海外工作经历等。

只有将以上的信息全部完整的记录了,才能对专业技术人员进行合理分析,从而合理的进行工作安排。

3.2 提高单位领导对专业技术人员档案管理重要性的认识

一个事业单位档案管理工作是否能够顺利、有效的开展,首先是要单位领导能充分意识到档案管理的重要性。

如果单位领导能充分意识到专业技术人员的档案管理能帮助单位更好的对技术人员进行工作分配的话,他们便会从政策、资金、人来等方面给予尽可能的支持,使得档案管理工作能够很好的服务于单位。

3.3 加强对档案管理室现代化设施的配备

由于当今市场竞争不断加大,各方面的人才流动也加大,同样,事业单位也不例外。技术人员也不再像以前那样是终身制了,也会随着市场行情而流动。所以这个时候,档案的信息量较以前就更多、更复杂了。我们对专业技术人员的档案所存储的时间也要求更长,如果还是按传统的方式进行管理的话,很多档案信息在一定年限后,便会受到损坏。

4、结语

21世纪是一个充满竞争的时代,知识管理的应用显得非常重要。同时,各类人才的流动频率也越来越大了,所以档案管理工作的重要性也越来越明显了。

专业技术人员的档案管理是事业单位人事档案管理的重要和关键部分,加强了专业技术人员的档案管理工作,便能逐步完善整个事业单位的人事档案管理工作。另外,专业技术人员的档案管理工作的完善,也能帮助单位更好的挖掘专业技术人才的潜力,并且对其进行合理的工作安排,从而更好的服务于单位,为单位创造更大的利益,也更好的促进我国社会主义现代化的建设。

参考文献

[1]罗红秋,李伟时.事业单位人事档案管理创新势在必行.黑龙江科技信息.

[2]朱淑芳,张慧晶,姚圣格.如何加强科技事业档案管理.业务研究.

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1.1 真实性

专业技术人员业绩考核档案真实记录着企事业单位专业技术人员的培养过程，其内容具体、全面，具有较强的可靠性。当前企事业发展过程中对专业技术人员的业绩考核已成为一种常态，而且具有统一的业绩考核标准体系和指标规范。对于专业技术人员参与的技术创新、技能竞赛等活动中形成的材料都被纳入到专业技术人员业绩档案收集归纳范围中来，有效的保证了专业技术人员业绩考核档案的全面性和完整性。

1.2 复杂性

专业技术人员业绩考核档案呈现出复杂性的特点，这体现在较多的方面，如业绩构成材料、载体、技术人员自身等等。在实际业绩档案中，材料来源主体具有多样化的特点，如企事业单位、其他部门、甚至专业技术人员自身。载体物质形态也具有多样性，纸质材料、证书、奖章、新闻报道、影音记录、书刊杂志等，材料规格尺寸和保管要求也各不相同，这就对档案管理工作带来了较大的难度，需要进一步强化专业技术人员业绩档案的科学化和规范化管理，努力提高档案管理水平。

1.3 互补性

专业技术人员业绩考核档案与人事档案在内容、作用等方面具有较强的互补性。在人事档案中，多以表述式或是表格式作为主要的记录形式，涉及到的业绩成果也不会采用证书或是奖章等载体形态进行保存。但专业技术人员业绩考核档案在一定程度上有效的弥补了传统人事档案内容上的不足之处，其在内容上更具深度和广度，更具准确性和真实性，与传统人事档案互为补充。

2 加强专业技术人员业绩档案管理策略分析

2.1 提高对专业技术人员业绩档案管理重要性的认识

专业技术人员业绩档案管理工作的好坏与单位领导的重视度具有直接的关系。单位领导充分的意识到专业技术人员业绩档案的重要性，从而从政策、资金和人员等多方面来支持档案管理工作。因此需要加快单位领导和技术人员观念的转变，利用多种形式加强对专业技术人员业绩考核档案管理工作的宣传，使单位领导及相关人员认识到专业技术人员业绩考核成档案对自身单位发展及管理的重要意义，从而努力提高专业技术人员业绩考核档案管理水平，使档案能够更好的服务于单位的发展和建设。

2.2 做好档案收集工作

为了确保专业技术人员业绩考核档案的完整性和准确性，需要主动收集档案材料。单位档案部门要积极主动联系专业技术人员，使专业技术人员意识到个人业绩材料归档的重要性，并有效的配合档案管理人员的工作，主动将各种业绩档案材料上交到档案部门。同时还要对专业技术人员业绩档案材料的归档范围进行确定，并及时对专业技术人员参与的各种活动进行了解，实现对档案材料的动态管理，采取有效的措施及时将档案材料进行收集。另外，档案管理人员还要把好立卷关，根据相关规范要求来做好档案整理和立卷工作，针对业绩档案材料变动的实际情况及时对相关内容进行更改，确保归档材料的真实性和准确性。

2.3 建立健全规章制度，实施科学管理

要根据企事业单位的实际，建立健全符合国家相关要求的规章制度体系，使专业技术人员业绩考核档案管理具有可操作性，简便易行、有章可循、又法可依。同时，在规范制度体系建设中要明确目标责任，增强规范制度体系实际执行过程中的客观性、严肃性与权威性。并具体将完善专业技术人员业绩考核档案管理所必须的技术指标要求、经费支出渠道、人员素质要求以及体式规格要求等加以明确，从而更好地发挥规范制度体系的指导、引领作用。切实使专业技术人员业绩考核档案管理工作得到健康有序的发展。

2.4 管好业绩档案，提高利用效率

首先，做好保护工作。由于专业技术人员业绩档案具有利用率高的特点，大量的查阅、复印会使档案寿命受到一定影响，为了解决这个问题，我们可以将利用最频繁的文件材料按内容制成简表，并作备份，以供利用者查阅复印。在做好纸质档案保护的同时，还应当建立电子档案。电子档案同纸质档案相比在保存寿命上占有绝对优势，而且可以进行多份复制并可刻录成光盘，在日常保护技术上也相对简便。

其次，提高工作效率。?R导际跞嗽币导ǖ蛋改谌萁隙啵?要做到快速、准确提供档案信息，仅凭手工检索，已无法适应现代工作节奏的要求。因此，除了将常用资料制成简表方便利用外，还必须借助计算机管理手段进行检索。根据单位具体情况，编制相关软件录入所需检索科目。要做到可以根据不同层次专业技术人员的个人简历、职务、学历状况、专业技术职务评聘情况、主要工作业绩、情况、获奖成果等级和数量、主要著作等详细内容提要进行检索，这样可以大大提高专业技术人员业绩档案利用的工作效率。

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随着中等专业学校教育的快速发展，招生规模不断扩大，基本建设进入了高速发展时期，从现在档案管理工作制度还不能适应新形势发展的需要，尚存在一些不容忽视的问题，如：档案移交工作被动、管理滞后、归档制度不够健全、权责不明、档案意识不强、档案资料残缺不齐等等。因此，必须加强建设档案管理，建立完善的档案管理组织体系和制度制约机制。

1 中等专业学校档案的主要内容和特点

档案作为学校各项工作中形成的第一手材料。如学校基本建设图纸、文字记录、工程价款结算书、审计结论以及后期使用过程中的维修、翻修改造等有关技术资料。尤其是基建档案是指在基建管理和基建工程项目建设活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等。是各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设，从立项准备到工程竣工验收全过程直接形成的文件材料。一套完整的基本建设项目档案资料包括了工程项目每一个环节的文字或图纸记录，其主要特点是：

（一）专业性是指基建档案的形成领域和内容性质具有鲜明的、不同于其他行业的专业特征。

（二）成套性是指每一套完整的档案资料是以一个独立的工程项目为对象进行收集和归档。

（三）现实性是指档案有很强的现实使用价值，不同于其他档案资料归档后是用来做历史查找，而基建档案在学校将来发展规划中发挥着重要的使用价值。

（四）周期长主要是档案要收集从项目的立项、设计、招投标、施工、竣工验收、结算等多个阶段形成的第一手资料。

2 中等专业学校档案管理的意义

（一）记录学校的历史

如基建档案承载了基本建设大量的信息，它真实地记载了学校内各类建筑物、构筑物及地上、地下各种管线等基本建设的规划、设计、招投标、施工以及使用过程中的维护等实际经过的详细资料。它是从征地、地质勘察、图纸设计、施工合同、监理合同、施工组织、竣工验收到各类来往文件、变更签证、图表、数据等第一手资料。

（二）对学校的发展具有参考作用

学校完整系统的档案会给后来的建设者提供翔实的基础资料。如基建档案中技术人员通过查阅历史资料，在新建、扩建、改建等工程图纸的设计工作中汲取精华、去其糟粕，建设过程不走弯路，节省时间，提高效率。如某学校拟在原教学大楼上加层，该楼的基础设计承载7层的荷载，当时由于资金不足仅建了4层，那么可以直接查阅原始图纸资料，根据设计图纸直接施工。

（三）在学校的发展过程中可以重复利用

档案的信息价值不仅是各项目建设历史的真实记录，而且是各项工作使用过程中的维护、改造和将来学校发展的重要依据。如工程建设档案具备这样的特征，可以重复利用或参考。工程设计档案已经过实践的考验，通用性很强的设计标准图整理归档后，重复利用不仅可以缩短建设时间，而且还能节省劳动耗费，同时也提高工作效益及建设项目的经济效益。

3 中等专业学校档案管理存在的问题转贴于233网校论文中心

（一）档案资料收集不齐全

如基建档案涉及建设方、招投标、监理、施工等多个部门、施工程序复杂、时间跨度大，直接导致基建档案成为工程项目管理工作中的滞后点和难点。参与工程建设的各个主体单位，只重视工程进度、工程质量等硬性指标的效果，对表示工程形象进度的阶段性资料不收集、不整理。在项目竣工接近验收时采取补救措施，按照以往工作惯例编制资料，交到建设单位的资料不能真实反映施工现场实际数据。

（二）档案资料编制质量不高

大多数学校对档案的管理没有严格的标准、规范或制度可以执行，普遍存在管理意识较差的现象。如基建参建的施工单位技术水平、管理水平不高，工程资料归档意识薄弱，对于要归档的资料纯属应付竣工资料的要求。竣工图是工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样，它是真实、准确、完整反映和记录各种地下和地上建筑物、构筑物等的技术文件。许多施工单位不配备专职资料员，整理资料时也不严格按照相关规范执行，导致归档资料质量不高。多数竣工图没有按实际施工程序进行修改，造成竣工图与实际竣工项目不相符，存在数据误差是一定的；竣工图纸上相关责任人审核没有签字，竣工图纸漏缺竣工图章，或者有竣工图章没有签名，竣工图编制不规范、标识不统一。有的施工单位在工程竣工交付使用后，资料还不能及时归档，严重影响了后期档案的完整性。

（三）档案资料的数据内容缺乏准确性

就基建施工过程中临时发生的变更，没有将这些变更的数据及时反映到竣工资料中，变更执行的程序也不规范，导致竣工资料存在误差或失实。档案管理人员只懂档案知识，没有工程项目建设相关的技术知识，难以确定归档资料能否反映工程竣工时的实际情况，判断不清是否图物相符，不能准确识别数据可靠性。

（四）档案资料使用手段有待更新

传统的档案主要以纸质、实物为载体，易损坏也不便于管理和使用。建立档案的最终目的是为了利用，目前中等R笛校基建档案的利用，一般是使用者到档案室查阅或借阅，使用者登记借出档案原件。这种使用方法的弊端是，原件借出不能保证安全，一旦丢失不可补救；另一方面频繁使用，原件会破损。因此，传统的档案使用手段无法适应现代化发展的要求。

4 加强档案管理的措施

（一）领导重视是做好档案管理工作的关键

学校主管领导，尤其是基建部门以及工程管理人员应充分认识到做好基建档案管理工作的重要性，尤其是校领导要重视和支持。只有领导加强档案建设意识，思想上要认识到基建档案管理工作的重要性，建立完善的档案管理组织体系和制度体系，实现规范化的管理，才能切实有效保证基建档案管理和归档工作的积极性。

（二）增强学校部门收集档案的责任感

只有提高档案管理意识才能做好档案管理工作，学校要建立以各处为责任主体的组织机构，明确档案管理人员。如基建部门作为基建工程管理者和基建档案的形成者，应有专门负责人分管此项工作，并有专职档案员负责收集资料。工作中要坚持基建档案“三个同步”原则，即基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收与提交一整套合格的竣工图同步进行。

（三）加强档案管理人员业务培训，提升专业化管理水平

档案管理部门应有针对性地加强档案管理人员的业务培训，让管理人员学习相关理论知识，领会现代化管理的业务要求标准，鼓励档案管理人员从思想上接收新方法、新理论，摈弃传统的陈旧管理模式。档案管理人员不但要了解基建专业基础知识，更要熟悉工程项目建设流程，知道基建档案中四大部分资料即工程准备阶段资料、监理资料、施工阶段资料和工程竣工阶段资料是如何收集和整理的。

（四）明确职责、及时收集，确保档案工作有效落实

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《会计法》明确规定：“国家机关、社会团体、公司、企业、事业单位和其他组织（以下统称单位），须依照本法办理会计事务。”各单位必须依法设置会计账簿，并保证其真实、完整。会计机构、会计人员依照本法规定进行会计核算、实行会计监督。会计机构、会计人员依法真实、完整地办理了会计事务，也就是说，会计人员生产出合格“产品”了。那么，如何把这一合格“产品”—即会计档案保管好、使用好，是各单位普遍存在的问题。本文就拟把会计档案管理规范化和管理专业化结合统一方面进行探讨。

财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》的通知，自1999年1月1日起执行，对会计档案管理有了明确规定。但是目前的状况是：有的单位会计档案管理比较规范，有的单位会计档案管理的随意性比较大，有的单位在会计核算年度终了，把会计档案往库里一堆了事。没有专职档案人员进行管理，也没有配备兼职人员进行管理，谁需要资料谁都可以查找，严重违反了会计档案管理办法。

随着我国社会主义市场经济的发展，会计工作越来越重要。会计记录的经济活动信息都归集在会计档案中。会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，是各级政府经济信息统计基础性资料，是微观和宏观经济规划的重要依据，也是单位负责人是否廉洁施政的重要证据，会计档案是经济活动综合的反映。

1.会计档案管理的专业化

会计档案管理的专业化，包括两个层面的含义：既包括了会计档案管理需要有专业化的队伍承担管理工作，有包括了管理会计档案的工作人员的专业化工作水平。

县团级以上企事业单位，会计业务量大的，应配备专职会计档案管理人员。事业单位会计档案管理人员应给出编制。国有大型企业配备专职会计档案管理人员，应从会计人员选拔产生。县团级以上企事业单位，会计业务量比较小的，应当在会计机构内部指定专人保管。只有专业化，才能规范化。专业化是会计档案管理规范化的前提和基础。只有专业化和规范化有机结合，才能达到会计档案管理规范的有序统一。

一个单位内部，有不同的会计主体：即一级法人单位，还有二级会计核算单位（即非法人分支机构或二级报账制单位）。不论什么样的会计主体，都有大量的会计档案需归档。单位内部还有不同的行业，会计核算、会计监督对象也不同，客观上也要求会计档案管理的规范化和专业化。不能简单地把会计档案一归档就了事。造成经济信息资源永久沉淀，得不到及时开发和利用。

无论是上述何种会计档案的管理方式，都需要对从业人员进行专业化知识的培训，提高管理人员的档案管理水平。需要做到以下几个方面：首先，从领导层面上要增强对会计档案管理工作的重要性认识，意识会计档案对于本单位开展工作的重要意义和潜在的经济利益；第二，给予一定的物质、经济支持，会计档案的收藏与保管需要一定的物理场地，保证会计档案的安全完整也是提高会计档案馆里专业化水平的重要指标之一；第三，对档案管理人员提供培训的支持，目前很多从事会计档案管理的人员对档案管理知识较为缺乏，或者是对专业性质较强的会计档案的管理缺乏一定的认识，所以对管理人员进行专业化的培训，既有利于提高会计档案的信息质量和保存价值，又有利于提高对会计档案中蕴藏的信息的开发与使用。

2.会计档案管理的规范化

《会计档案管理办法》明确规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管，有序存放，方便查阅，严禁毁损，散失和泄密。”明确了会计档案保管期限和目的，就是要及时对会计档案信息资源有效开发利用。一定时期经济信息资源及时采集利用，可能会对经济社会有极大地推动作用和促进作用；过了保管期限，随着经济的发展，经济和社会工作中的新情况、新问题不断出现，原经济信息资源开发利用价值也就随之终结。及时开发利用会计档案信息资源是关键，把握时代脉搏，需要不断学习型人才，才能有效开发利用会计档案经济信息资源。从开发利用角度看，也需要会计档案管理规范化和专业化。

会计档案管理的规范化需要从制度上进行建设。《会计档案管理办法》是各个单位对会计档案管理制度建设的基本原则，在此基础上对会计档案的立案归档、管理利用、编纂开发和鉴定销毁形成规章制度。实施的细则需要包括以下的几个方面：第一，要建立制度保证会计档案的安全完整，这是会计档案发挥作用的基本前提；第二，要建立档案制度的保管制度，会计档案的主要作用就是为了日后的对于账目的清查鉴定的作用，因此需要建立制度对会计档案的归档期限、范围、种类和使用人员的范围有明确的制度规定；第三，要建立会计档案的鉴定与销毁制度，虽然建立会计档案是为了防止财会人员，但是会计档案还是存在着一定保管规律，要对会计档案的要建立完整的鉴定制度，及时对超过保管期限的档案进行销毁，同时也要对销毁档案的流程和方法进行制度建设，即建立起销毁制度。

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DCN（Data Communication Network，数据通信网络）的建设对于信息化的推进起着至关重要的作用。实际上DCN数据传输网就是为信息化搭建一个平台，一种环境、高速公路，让各个管理系统都能在这个平台上运行，它打破了各专业各自为政、信息自封、资源不能共享的局面，为同一个单位、同一个行业或特定的环境实现信息交流资源共享。

建设DCN数据传输网就是为了实现信息化、网络化使资源共享最大化。当DCN建成后，在同一个单位内，各个专业管理系统的信息也就可以相互交流，实现资源共享。DCN网的建设为解决档案管理接收各个专业管理的电子信息奠定了基础条件，档案管理系统就有可能与各个专业搭建渠道，实现电子档案的接收，归档和利用等项具体工作了。

专业管理系统与档案管理系统应用与存储分析

专业管理系统在项目建设的设计中，对业务的分析、流程的分析，每个环节都会考虑得十分细致。如OA系统对收文处理的环节、发文处理的环节以及文书处理的每一个环节流程都会细致考虑。合同管理系统从合同项目的提出、多层次的审批、审核商务报告，技术报告，每一步、每一环节都考虑得十分细致。在专业管理系统中环节考虑得细，是因为从事专业的人对业务熟悉，业务分析得细，IT人员在此基础上按分析做出了管理系统。

每一个专业都十分重视办事的过程和最终的结果，结果就是工作集中表现，这是十分正确的。正如一个拟写请示的人，希望看到批复，进行科研盼望的是成果一样，这无可厚非，十分正常。但是通常在专业管理设计中往往忽略了管理系统最终形成的数据如何存放。这个问题在开始的一段时间还不明显，总是等数据量到了膨胀时，问题才被重视起来。

档案管理系统对办理完毕需要归档的电子文件进行存储、保管和提供利用，与其他专业管理系统有着明显的不同特点。它是对归档的数据进行处理、保存和提供利用，它不产生数据，是对数据的利用。在文件的接收、处理管理过程中，主要由档案管理部门执行。从流程环节来看竖线性流程长，横向性流程短，在数据的处理环节来说较为稳定，复杂程度不及一些专业管理系统。

无论是人工管理档案还是系统管理档案，档案工作的核心一是保管二是利用。保存好数据才可能利用数据，档案数据是档案工作赖以存在的根本。在档案管理系统的设计中业务分析是不能缺少的环节，随着档案工作改革的深入，重利用破烦琐新型思维的确定，为档案管理系统的设计和运用简化了人工干预的程度，最大限度依赖于系统的运行，档案工作流程化、数据处理规范化使得档案管理流程较为规范。

在不同的档案管理系统中在对档案管理流程方面各具特色，一般来说都能实现档案管理的作用，但是在对各个专业管理系统数据的接收、转化，乃至数据迁移上却有着较大的差别。有的档案管理系统本身就依附于某一管理系统，只是这个系统的一个模块，从功能上、存储能力上是无法满足对其他专业系统的数据进行全方位的接收。有的档案管理系统显然是一个完整的系统，但是它没有处在数据传输网络中，不具备与其他专业系统的沟通和往来，只有处于信息传输网络又是一个专门完整的档案管理系统，才能与各专业管理系统进行沟通，接收数据进行交流对接能力，有足够的存储能量和能实现脱机存储能力的档案管理系统，才具备承担网络管理中档案管理的功能。

档案管理系统与各专业管理系统的相互关系

文件是档案的前身，档案是文件的归宿，这个传统的规则也体现了文件的形成和归档档案管理间的关系。档案管理系统是对各专业系统形成的具有保存价值的文件进行鉴定、加工、整理、保存提供利用工作，各专业管理系统是档案数据形成的源泉，档案管理系统是归档数据进行接收储存、整合、备查的终端，形成了一个形成――保存――利用的循环关系。

当专业管理系统的数据传入档案管理系统后，无论档案管理系统是否对数据进行整合，都不影响查询利用，当档案管理系统做了数据整合归档后，在文件查询的信息中会增加文件实体的存放位置标准。当文件数据做了归档，完成逻辑归档和实体归档保存后，即会通知专业管理系统，专业管理系统即可对系统数据进行清理，删除专业管理系统中已经向档案管理系统做了移交的数据，减少专业管理系统的数据压力。移交可以做批量移交，也可做随时移交，档案管理系统随时都可进行文件数据的接收和文件数据的查询工作。

档案管理的主题是在文件数据接收之后开展的各项具体工作，但是有关文件的相关基础数据应在各专业系统（例如：文件的页数、文件主办部门、文件保管期限、文件编码等信息）文件的形成或承办过程中标注出来，使档案管理的基础数据在文件办理过程中形成，档案管理要素前移，为后期的管理准备完整的数据。移交后的档案数据经过档案管理系统整合后进行有效保存，一套做随机保存，另外一套做脱机保存，两套数据保持一致。这样整个网络的数据就处于完全可靠的保管中，不会形成数据丢失无法弥补的情况，档案管理系统实际上也就成为整个网络的数据存储中心。

建立网络档案管理系统是实现网络系统正常运行的重要保证

网络平台提供了各种专业管理系统运行的条件，运行的专业管理系统自然会产生大量的数据，需要加工、保存、备查。专业管理系统一是不能长期保存批量数据，二是不能保存其他管理系统的数据。档案管理系统需要具备数据处理功能，提供利用功能和具备数据储存的能力。建立这样的档案管理系统，对整个网络建设是十分必要完全可行的。

1.建立网络档案管理系统有利于各专业管理系统的正常运行，档案管理系统接收各专业管理系统的数据后，专业管理系统数据压力减轻，有利于系统的正常运行。

2.档案管理系统接收网络内专业系统的归档数据有利于数据的完整齐全。

3.建立档案管理系统减轻专业系统的压力，档案的提供利用，档案的安全保存有了可靠的保证。

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中图分类号：X83 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）03（c）-0145-02

Reflections on the Management of Specialized Technical Archives in Environmental Monitoring Departments

Feng Tao

（Liaoning Provincial Envirnmental Momitoring & Experiment Center， Shenyang Liaoning， 110161， China）

Abstract： In order to meet the needs of environmental monitoring work in the new situation， specialized technical archives of environmental monitoring departments are in urgent need of standardized and digital management. In the paper， the author briefly analyzes the current situation of the management of specialized technical archives， and puts forward the idea of strengthening the management of specialized technical archives based on practical instances and problems， that is， the scope of archiving， standardizing the collection， collation and filing of documents， and carrying out digital work to enhance the level of specialized technical archives management and give full play to the value and role of archives.

Key Words： Environmental monitoring department； Specialized Technical Archives； Administration

《实验室资质认定评审准则》明确要求，“实验室应有与其从事检测和/或校准活动相适应的专业技g人员和管理人员”“实验室保存人员的资格、技能和经历等档案”。为了符合实验室评审要求，提高环境监测的管理水平，笔者单位于2003年建立了环境监测人员专业技术档案。专业技术档案基本满足了监测工作的需要，在实验室认可和计量认证评审考核、监督检查、执法、验收监测等工作中发挥了重要作用。为了进一步提高档案管理水平，充分发挥档案的价值，必须加强专业技术档案的管理。

1 专业技术档案管理现状

1.1 档案意识不强，领导重视不够

从2003至今，专业技术档案管理工作一直是由办公室负责管理。由于领导重视不够，管理人员频繁更换，先后有6位同志负责专业技术档案的管理工作，其中5名同志是兼职。由于他们不懂档案专业知识、没有管理经验，档案工作缺乏有效的管理，致使专业技术档案管理工作不规范。在每年收集、整理专业技术档案过程中，部分同志档案意识不强，不愿积极主动地配合工作，不认真整理个人专业技术档案。

1.2 案卷整理不规范，档案管理水平落后

专业技术档案是人事档案的一部分，是对人事档案的补充和完善。在实际工作中存在档案收集难、卷内材料没有系统鉴别和整理、案卷质量不规范等问题。部分同志对专业技术档案的作用缺乏认识和重视，不及时归档、归档材料不齐全、内容不完整、分类不准确、各类别之间无标识、无页码、无卷内目录、材料排列混乱、装订不整齐、未填写备考表等问题。档案工作缺乏监督检查，档案管理工作有待提高。

1.3 档案利用率低，档案信息化建设滞后

档案管理人员服务观念守旧，服务手段落后，缺乏主动服务意识，档案利用率低。每年借阅专业技术档案的人较少，利用档案的目的主要是工作查考，如实验室认可和计量认证检查工作、执法监测等工作，而真正查阅用于人才选拔、职称评聘、评先评优等档案材料几乎没有。由于利用档案的人数少，档案管理人员缺乏创新服务意识，只重视材料的收集、整理、立卷工作，疏于档案的开发利用及信息化建设，致使档案的作用和价值未充分发挥出来。

2 加强专业技术档案管理的工作思路

2.1 制定专业技术档案归档范围，确保案卷齐全、完整

（1）建档范围。凡从事环境监测工作的管理人员和专业技术人员都要建立专业技术档案，包括干部和从事监测工作的工人。

（2）归档范围。根据实际工作情况，专业技术档案文件材料大致可分为11类。

第一类，履历材料：干部简历表、干部履历表等。

第二类，学历材料：学历证书、学位证书、结业证书、继续教育证书等。

第三类，专业技术材料：专业技术职务任职资格申报表、推荐表、评定表、资格证书、外语考试合格证、专业技术职务聘任文件等材料。

第四类，科技成果材料：课题技术报告、课题鉴定材料、科研成果登记表、课题成果验收证书、课题获奖证书、专利证书等材料；

第五类，材料：发表学术论文、论著、书籍及获奖论文证书等材料。

第六类，年度考核材料：专业技术年度考核评价表、年度个人总结、述职报告等材料。

第七类，奖惩材料：各种先进人物登记表、先进事迹表彰、嘉奖、通报表扬及荣誉称号等材料。纪检、监察等部门工作中形成的有关个人检查、受处分方面材料。

第八类，任免材料：干部人事任免文件、关键岗位任命文件、授权文件等材料。

第九类，人员能力确认材料：培训证书、持证上岗资格证书、国内（国外）学习鉴定材料、培训资料、培训报告、研修报告等材料。

第十类，人员监督记录材料：质量监督员在日常工作的各项监督检查记录。

第十一类，其他材料：职务竞聘演讲材料、演讲比赛材料等。

2.2 加强专业技术档案的收集、整理、立卷工作，保证档案的规范化管理

档案人员在日常工作中要做好档案的宣传、培训工作，各科室和专业技术人员要重视档案工作，要认真配合档案人员做好档案材料的收集、补充工作，确保专业技术档案的内容不断更新、完善。

2.2.1 专业技术档案的收集

根据专业技术档案的特点和来源渠道，主要采取以下两种收集方法。

（1）集中收集。

围绕单位的例行工作进行集中收集。根据单位工作安排，办公室等部门每年都在固定时间开展专业技术职称评聘、评先进评优秀、年度专业技术考核、年度工作总结等工作，人事劳资部门和专业技术人员负责收集上述档案材料。人事劳资部门需对档案材料真实性、完整性进行认真审核，合格后在材料上加盖公章，专业技术人员负责将材料移交档案室归档。

（2）随时收集。

针对某项工作任务和活动进行随时收集。为了及时补充档案材料，凡已结束的工作任务随时收集随时归档。如课题结题材料、培训证书、持证上岗考核证书、出差报告、干部任免文件、奖惩文件、新进人员档案等材料。专业技术人员、人事劳资部门和相关部门负责档案材料的收集，档案材料需经相关部门审核确认，加盖公章后，由专业技术人员移交档案室归档。

2.2.2 专业技术档案的整理

专业技术档案参照《干部档案整理工作细则》进行整理，实行一人一档，集中统一管理。档案人员协助专业技术人员将收集齐全的材料进行分类、排序、编目、装订，文件材料经过系统整理后立卷归档。具体整理方法如下。

（1）卷内文件的排序。

卷内文件材料要按类别进行排序。每一类中的档案材料要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料形成的时间排列顺序。新补充的材料要根据材料内容放入相应的类别后排列。

（2）类号和页码的编写。

卷内文件材料排列好后，应在每份材料的右上角编写类号和顺序号，如第三类第一份文件在材料右上角写三-1。每份材料的右下角编写页数，以件为单位编写页数。

（3）卷内目录的编写。

文件材料整理好后，要对每类文件材料编制卷内目录，放在卷首方便查找。卷内目录包括：类号、材料名称、材料形成时间、份数、页数、备注等栏目。

（4）案卷号的编写。

为了迅速、准确地查找档案，要对专业技术档案案卷进行科学的排列和编号。根据单位的实际情况，按内设机构、职称排序。按单位内设机构排列，将同一部门的专业技术档案，按其职称由高到低进行排列。

2.3 开展专业技术档案数字化建设，加大档案的开发与利用

为了适应环境监测工作的需要，更好地开发利用专业技术档案，运用网络版档案管理软件，建立专业技术档案数字化信息库。兼职档案员可利用扫描仪、数码相机等设备将纸质档案进行数字化加工，形成电子档案，录入档案管理系统中，实现专业技术档案网络化、动态化管理。

专业技术档案能够全面、翔实地记录一个人的德、能、勤、绩等信息，档案人员要充分发挥专业技术档案的价值和作用，要利用专业技术档案信息资源，积极开展档案编研工作，如论文汇编、科研课题汇编、花名缘缺嘌泄ぷ鳎积极主动地为领导决策以及监测工作提供服务，为选拔人才、培养人才、职称评聘、评先评优及实验室认可评审等工作提供依据、凭证和参考。

当前，中央决定对省级以下环保监测机构实行垂直管理。各级监测部门应充分认识环境监测工作的重要性，要以此次机构改革为契机，加强专业技术档案的管理，加大档案宣传力度，增强职工的档案意识，各部门要积极配合档案人员做好专业技术档案的收集、整理工作，为环境监测系统人才队伍建设提供服务。

3 结语

随着环境保护工作的深入发展，环境监测队伍在不断地发展壮大。由于环境监测工作涉及多领域、多学科，各个专业的环境监测人员众多，管理好、利用好专业技术人员的档案尤为重要。档案人员要更新档案管理模式，创新服务观念，努力提高专业技术档案管理水平，在监测工作多为专业技术人员提供优质服务，让每一位专业技术人员充分发挥自己的优势和潜力。

参考文献

[1] 宋炳政.检测机构人员技术档案管理的实践[J].兰台世界，2016（S1）：128.

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[关键词] 干部保健档案管理；专业人才培养；岗位培训；继续教育

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 063

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）07- 0135- 02

0 引 言

新时期，为促进干部保健档案管理水平提升，提高服务质量，有效满足档案管理工作需要，创新人才培养模式，注重专业人才培养是必要的。但目前该项工作存在不足，制约档案管理人才培养质量提升，应该采取改进和完善措施。

1 新时期干部保健档案管理专业人才培养的意义

培养专业人才，不仅能提升档案管理队伍的综合素质，对有效开展档案管理等工作也具有重要作用，主要表现在以下方面。

1.1 m应新时期干部保健档案管理发展需要

新时期，随着信息技术被应用到档案管理之中，再加上大数据和“互联网+”给档案管理带来的变革，在这样的背景下，更应该注重专业人才培养，采取有效措施，创新人才培养模式，这是适应新时期干部保健档案管理工作的现实需要。

1.2 有利于促进干部保健档案管理方式转变

通过完善管理培训制度，让档案管理人员学习相关法律法规，掌握现代信息技术和扫描技术的使用策略，并在实际工作中创新工作理念。有利于转变档案管理方式，提升服务质量，为档案使用者提供便利。

1.3 有利于促进干部保健档案管理水平提升

档案管理工作水平的提升，离不开专业化人才的培养。为此，应该健全完善管理制度，加强教育培训和学习，让管理人员熟练掌握管理技巧，更好利用现代信息技术开展档案管理的各项活动。进而提升服务质量，推动干部保健档案管理工作水平提升。

2 新时期干部保健档案管理专业人才培养的策略

为提升档案管理人员综合素质，打造专业化管理队伍，结合新时期干部保健档案管理工作需要，可以从以下几个方面采取培养策略。

2.1 重视岗位培训工作

加强干部保健档案管理人员的岗位培训工作，让他们熟练掌握档案管理技能，有效开展管理活动。要注重培养管理人员的终身学习理念，构建档案管理人员培养的中长期计划，立足于提高档案管理人员综合技能，让他们更好适应将来工作需要。强化档案管理人员的专业技能培训，增强信息技术应用水平，能熟练利用扫描仪、数据库等开展档案管理活动。培训要紧跟大数据和“互联网+”的时代背景，促进档案管理人员知识和技术更新，努力在工作岗位上增强专业化技能，推动干部保健档案管理工作水平提升。

2.2 开展继续教育活动

专业人才匮乏是档案管理水平提升的重要制约因素，对各项活动开展产生不利影响。为此，应该把握继续教育的机会，健全学习制度和相关措施，让他们丰富专业知识和综合技能，积累档案管理工作经验，提高档案管理工作技巧，从而更好适应新时期和新形势的需要。应该有计划、有目的、分层次、分阶段开展培训活动，利用课堂授课、远程教育、专家讲座、网络教学等形式，有效开展继续教育活动。这样既能丰富档案管理继续教育和学习方式，还能增进工作人员的学习主动性，灵活采用多种形式加强自身学习，不断充实和完善自己。进而增强干部保健档案管理人员素质，为档案管理工作顺利进行提供保障。

2.3 发挥行业组织的作用

可以发挥中国档案学会的作用，有效组织人才培养的各项活动。中国档案学会拥有很多专业性人才，应该发挥其人才优势，组织干部保健档案管理人员培训工作。例如，可以开展在职教育活动，组织学术讲座，举办专题研讨班，开展专题培训等。进而促进档案管理人员综合素质提升，为档案管理工作的有效开展创造条件。

2.4 增进与学校的联系与合作

加强档案管理部门与学校的合作，提升保健档案管理人员综合技能，引进先进的管理经验和技术，为各项活动开展创造便利。分利用学校丰富的图书资源，师资力量等，努力开展培训活动，加强学习，丰富管理人员的专业知识，让他们有效融入学习活动，不断提高管理技能。建立长久的人才培养机制，完善课程设置和人才培养方案，让管理人员更好融入学习活动，努力掌握档案管理技巧。增进相互联系，为档案管理人员培养提供师资、教学设施、图书资源等。从而更好适应新情况和新形势，提高档案管理人员培养质量。

2.5 鼓励档案管理人员加强自我学习

为推动档案管理活动顺利进行，提高档案管理水平，应该注重采取有效措施，让档案管理人员更好学习，激发学习热情和积极性，不断掌握新知识和新技能，有效适应档案管理需要。干部保健档案管理人员要加强自我学习，提高自主学习意识，利用业余时间开展理论知识、信息技术、档案管理技能的学习。要对档案管理理论知识有效系统全面的认识，然后激发他们学习的主动性，有效指导日常活动。注意信息技术利用，掌握扫描技术的应用技能。并建立档案管理数据库，完善资料设置，确保信息资料齐全，为开展管理和学习活动奠定基础。注重提高档案管理技能，管理人员要积极参与实践活动，注重与其他管理人员的交流学习，用先进的管理技术和经验武装自己。进而不断提升档案管理综合技能，更好适应档案管理工作需要。

3 结 语

新时期，为有效提升干部保健档案管理水平，应该综合采取有效措施，注重专业人才培养。要结合档案管理工作需要，加强管理人员岗位培训，并开展继续教育活动，落实各项培训制度措施。作为干部保健档案管理人员，也要不断加强自我学习，提高自身综合素质，熟练掌握档案管理技能，为提升档案管理水平和服务质量创造便利。

主要参考文献

[1]王新才，聂云霞.信息时代档案人才培养与档案学专业发展展望[J].档案学研究， 2013（1）：87-91.