知识管理的问题范文

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敏感企业依赖的不是核心产品，而是核心能力，这是一种能创造未来需求的能力，这种能力来源于一种知识，它让企业知道顾客现在的需求是什么，并能使企业站在顾客的立场上看到未来的需求是什么。这种能力可以通过利用企业内人员和合作伙伴体系内部的明示的和隐含的知识来获得。许多企业也意识到了知识管理是促使其成长和其反应速度基准不断超出人们最大胆预期的唯一希望，从而使对员工智能的管理迅速成为当今社会最重要的管理技能。然而对于究竟该如何有效实施知识管理，许多企业并没有做系统的计划和执行。

本文探讨了在知识管理的过程中应该注意的几个方面，从而使企业真正能挖掘、创造、积累和应用特有的知识，使之成为企业不竭动力的源泉。

相信知识管理

在实施知识管理过程中的巨大障碍存在于每个人的思想中，在许多企业的领导内心就不相信真的能够将知识进行收集、储存、分析、传播以便共同使用。其实事情没有想象中那么抽象，在知识经济时代，几乎所有产业都是建立在知识运用的基础上的。企业中的知识可分为声明性的（关于什么的）、程序性的（知道如何去做）、原因性的（知道为什么）、条件性的（知道在什么情况下发生）、关系性的（知道与谁有关）等等，这之中包括所谓“明示的知识”和所谓“隐含的知识”。在企业内部，伴随着IT的运用和员工素质的提高，知识不再是一种特权，当员工总能在需要的时间，以需要的形式获得所需内容的信息时，与流程关系最密切的人自己就可以顺利完成流程，这就大大提高了工作效率，从而减少了管理费用。

作为企业领导，不必事必躬亲，他应利用自己的头脑以及所能借用的一切，从而谋万世，谋全局。实现知识管理就相当于组建了企业智能智囊团，无论是对于高层领导的经营决策，对于中层管理的生产运营决策，还是对于普通员工的事务处理决策及作业方法指导，都具有动态实时有效支持。企业领导只有相信知识管理能带来巨大的能量，才会下决心支持企业围绕实现知识管理所做的一切行动，这是关键的第一步。

挖掘身边的专家

企业的员工是企业根据自身需要雇佣的一项重要资源，是企业拥有的最大财富，目前企业对于员工的管理，仍主要局限于规范工作时间、按专业规范工种上，而没有立足于挖掘、管理、利用员工的智慧，这就是工作效率经常难以提高的原因。每一个员工在其处理各种事务的工作过程中，都会用到各种知识，这其中，就包含了员工头脑中潜在的想法、直觉和灵感，针对自己经常面对的问题，他知道为什么会发生，下一步该做什么，然而这些观点却极少公开，无法共享。组织也就无法从整体上了解发生了什么，如何解决。经验只是他们自己最好的老师，不是企业的。每个员工都是自己工作领域中某一方面的专家。

在一个“不确定”是唯一可确定之因素的经济环境中，知识无疑是企业获得持续竞争优势的源泉。新的知识既涉及理想，也涉及创意，它们总是来源于个体，企业的力量之源是多数人所掌握的信息。关注企业的员工，挖掘身边的专家是企业实现知识管理的一项重要内容。挖掘的方式是多样的，比如企业可以对每位员工进行评测，请每位员工把自己所具备的可能对企业创造价值的知识列举出来，然后对这些知识进行加工重组，产生知识资源库，供全体员工共享。具体方法企业可以根据自身特色进行实施，但重要的一点是企业要营造一种可以使金子发光的氛围。

欢迎知识的传播与共享

当我们已经知道员工就是企业知识的源泉后，下一步就是要设法让将人们头脑中的灵感和知识组织起来，以供安全范围内共享和利用。

知识管理的最终目标是使企业的知识能够在最大范围内最大限度的传播和共享，唯此知识才能发挥它的作用。企业成员都是企业大家庭的支撑一分子，大家只有相互信任，才能在隐性知识和显性知识之间形成良性循环，并朝着知识交流和共享的方向螺旋式上升，这是个双赢的过程，使得隐性知识和显性知识二者实现互动促生，这是知识创新永不衰竭的动力和源泉。知识共享可以使企业的每一个新项目的运行都站立在全企业的经验和知识的基础上。知识管理的核心就是要在企业内部形成一个有利于交流的组织结构和相互信任的文化氛围，使员工之间交流从物理上和心理上都实现畅通无阻，最大限度地使知识在交流过程中得到融合和升华，这也是旧知识得以发展，新知识得以产生的源泉。

魅力型领导建立学习型组织

组织中核心管理人员的水平决定了组织知识管理的水平。作为一个高明的管理者，企业领导应该是知识的推动者，当社会上所有的力量正在促使知识资本更快地流动时，他应该构建一家留得住知识资本的企业，如果没有足够的挑战，员工不会留下。能否通过对知识资源的战略管理而实现企业从无法壮大到不可阻挡的转变，取决于企业领导管理人、工作程序和技术这三者之间关系的水平如何，这也是知识管理的关键所在。魅力型领导就是那种能激发下属积极性的领导，他在知识管理中懂得困难不在于说服人们接受新观念，而在于说服他们摒弃旧观念。

首先，在用人上要做到与时俱进。魅力型领导要学会制造和利用冲突，不能只聘用和奖励自己所欣赏的那一类人，而要设法让具有认知差异的人在一起工作，在工作的冲突中得到创造性思维。

然后，由于知识管理是全员过程，而变革的速度和性质意味着每个人必须参与终身学习，包括领导者自身，所以魅力型领导应该知道，要做到持续改进，必须引入知识管理模式与平台，在企业内部营造出创新的环境，将企业打造成为学习型组织。对于学习型组织我们可以这样理解：学习型组织是一个能熟练创造、获取和传递知识的组织，同时也要善于修正自身的行为，以适应新的知识和见解。学习型组织在以下方面应该是出类拔萃的：系统地解决问题、采用新的方法进行实验、从他人的经验的优秀实践中学习、在组织中迅速有效地传递知识。

建立学习型组织，要把握以下环节：

鼓励创新。创造适宜条件与环境，充分开发和有效利用企业知识资源，进行以创新为目的的知识生产，以积累和扩大企业的知识资源。

鼓励交流。在企业内进行知识交流与共享责任的宣传，培养员工知识交流与共享的意识。企业知识和个人知识的积累、处理、应用的道理是一样的，需要激发，在交流互动中，知识才会迅速增加。

鼓励执行。一方面，鼓励对于知识传播和共享的执行；另一方面，鼓励知识充分融入产品或服务及其生产过程和管理过程之中的执行。只有执行了，才有可能有效益。

支持学习。既支持员工的个人学习行为，也要为其创造定期培训的系统学习环境。只有人人都养成了学习的习惯，企业大系统才能具备动态知识更新的特性。

创建知识网络。信息化为知识的提取、整理、记录提供最好的手段，建立知识的共享网络、数据库和知识库，就可以在技术上给知识的共享提供一个支撑平台。

物竞天择，适者生存，市场就象自然界一样无情。进行知识管理归根到底要在需求引导下落到实处，执行了才会有效。那些具备了真正知识管理的企业，是具有生命活力，能够进行自我进化的主体，它们欢迎市场竞争，因为竞争会使它们脱颖而出。

参考资料：

1.托马斯.M.科洛波洛斯、卡尔.弗雷保洛著，陈岳、管新潮译，《SMART知识管理》，第1版，上海远东出版社，2002.10

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DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2016.10.100

1 知识管理对项目管理的内涵及其重要性

项目管理即对项目的管理，它具体包括一项工程、服务或者任何需要系统组织和管理的系统任务。项目管理的目的就是将项目中的所有资源结合起来进行合理分配，运用各种项目管理的方法和手段尽可能实现项目的最大功用，实现超越预想的项目效果。知识管理是项目管理中的重要内容，它既包括对有形的知识如纸质材料、数据库等的管理和使用，也包括无形的知识如人的头脑、智慧和想法等。知识管理就是要将所有可能作用于项目运转的知识因素结合起来进行合理的分析和管理。近年来，随着项目工程的多样化，社会环境的复杂化，项目管理所涉及到的资源类型和所遭遇的管理困境都呈现出一种全新的状态，这就迫使项目管理者能够统筹全局，重视项目管理的每一个具体层面，并将每个层面都进行优化。未来的时代是人才的时代，是知识的时代，知识管理在项目管理中起着至关重要的作用。在项目中建构一个人文与技术兼备的知识系统，让项目中的信息与知识，透过获得、创造、分享、整合、记录、存取和更新等过程，达到知识不断创新的最终目的，并回馈到知识项目龋个人与项目的知识得以永不间断的累积，从系统的角度进行思考这将成为项目的智慧资本，有助于企业做出正确的决策，以因应市场的变迁。

2 知识管理的对象

知识管理即对不同类型的知识的管理，是建立在知识资源基础上的。明确知识的不同类型，才能再次基础上展开有效的管理模式，为项目管理提供源源不断的动力。

2.1 言传性知识

顾名思义，言传性知识也即可以用语言交换和传播，可以看到和互动的知识，它一般是依托于一定的文字或者语言载体实现的，比如知识文库、知识水平等等。言传性知识是最容易受到关注的知识材料。因为它有形地参与了项目管理，通过显性的知识外表对项目管理发生着相应的作用。比如组织一项活动，言传性的知识包括各种类似活动的举办特点，部门成员提交的项目策划，对项目的具体规划和设计等等内容。显性知识是记录于一定物质载体上的知识，也可以说看得见，摸得着的。从数据类型的区分上又可以分为结构化数据和非结构化数据。结构化数据，我们平时接触到的财务系统，属于结构化数据。非结构化数据，如我们的会议记录、研究报告等文档，属于信息范畴。

2.2 意会性知识

隐性知识代表了以个人经验为基础并涉及各种无形因素的知识，它存在于个人头脑中，存在于特定场景中，难以系统化和难以交流，因而具有一定的独占性和排他性。显性知识是指那些能够以正式的语言，通过书面记录、数字描述、技术文件和报告等明确表达与交流的知识，是对隐性知识一定程度上的抽象和概括，也被称为编码型知识。在知识经济时代，知识已经超过物质资产和金融资产，成为企业持续竞争力的重要源泉。对以知识为核心资产的知识密集型企业来讲，知识管理是至关重要的。根据大部分知识密集型企业的知识特质，应该把隐性知识管理作为知识管理的重点。隐性知识的交流是直接有效的，但其传播效率相对较低。

3 项目管理中知识管理的运行模式

在具体的项目管理模式中，是如何进行知识管理的呢？这涉及到管理科学的方方面面，试举一下例子简要说明。

3.1 依靠项目知识管理平台

在成立一个项目的时候，必须依托现代信息技术建构相应的项目知识管理平台，比如网络在线管理平台、相关知识数据库等等。项目知识管理平台是贯彻项目始终的一个基本平台，只有在这一平台正常有效运转的前提下，项目管理才能通过其中的知识管理吸收到足够多的知识信息，为项目管理提供充足的智力支持。平台一般平台内嵌信息公开、互动交流、在线访谈、工作流、智能表单等多个成熟模块，支持不同网站站点集群管理、信息公开、多媒体资源等集约化管理，矩阵式权限管理实现组织结构多维度管理，提供网络安全、应用安全、数据安全及管理安全等完善的服务。

3.2 营造良好的项目内部交流方式

项目的成立具有不定性和偶然性，在管理途中根据用户需要临时成立的项目组织，因此每个成员可能来自不同的环境，各自发挥自己的特长来为项目贡献自己的力量。因此，营造良好的项目内部交流方式是集中众智的有效方式，这也是项目管理的内在要求。一个项目需要更快、更好、更强的发展下去，具有较强的团队精神，而高效发挥团队精神，更需要项目内部成员实现有效的沟通。项目在经营管理和日常事务中，由于人与人之间、部门与部门之间缺乏沟通和交流，常常会遇到一些磨擦、矛盾、冲突和误解，这将影响到项目运转，甚至导致项目“死亡”。因此，加强项目成员内部的有效沟通，发挥团队和管理的最佳效能，才是企业未来更好的争取市场竞争力的关键。

3.3 建立科学的知识传输流程

在项目运行的过程中，如何能够将各种言传性知识和意会性知识融合到一起，实现不同类型知识的有效流通呢？众所周知，现在的项目运行都有一个固定的流程，而流程的各个环节十分繁琐，如果没有得到科学设计将会导致知识的不同层次之间流通十分困难。因此，在项目成立之初建立科学的知识传输流程，使各种隐性知识和显性知识能够充分得到发挥是十分必要的。

4 结语

总之，知识管理就是要将所有可能作用于项目运转的知识因素结合起来进行合理的分析和管理，以实现更高的效益。知识管理包括言传性知识和意会性知识两个方面，在项目中进行知识管理需要依靠项目知识管理平台，营造良好的项目内部交流方式，建立科学的知识传输流程等等。

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当今世界的技术突飞猛进，知识已经来临，这种新的时代改变着企业的管理模式、物质生产的组织方式甚至包括人们的生活方式，而经济的增长更离不开知识的掌握、传播和，因而知识作为知识经济时代的核心，是人力资源的重要成分，其作用日益重要，成为决定组织成功和经济发展的关键因素。知识经济的来临，直接导致管理发生根本性的变革。很多学者都提出我们应该调整原有的管理方式，走进全新的知识管理。

1 知识管理的内涵

1.1 知识管理的定义

知识管理是管理领域的新生事物，目前还没有一个被大家广泛认可的定义。美国德尔集团创始人之一的卡尔·弗拉保罗认为：“知识管理就是运用集体的智慧提高应变和创新能力。”美国的维娜·艾利则认为:“知识管理是帮助人们对拥有的知识进行反思，帮助和发展支持人们进行知识交流的技术和企业内部结构，并帮助人们获得知识来源，促进他们之间进行知识的交流。”而巴斯则认为：“知识管理是为增强组织绩效而创造、获取、使用知识的过程。”奎达斯等则把知识管理看作是“一个管理各种知识的连续过程，以满足现在和将来出现的各种需求，确定和探索现有和获得的知识资产，开发新的机会”。

在这里，笔者认为知识管理就是运用现代科学管理知识为主导的各种先进知识对企业内部人员及运营中的全过程所运用到的技术实行科学管理的过程，使得企业能够更高效地运转，在市场竞争中居有利地位。

1.2 知识管理的目标

知识管理的目标主要包括：通过知识的使一个组织内的所有成员都能掌握并应用知识；通过旧知识的理解能够推进新知识的有效开发；除在内部获取知识的同时，能从外部获取相关知识，提高企业知识面；确保知识能够实际运用到企业的生产技术中，实际的发挥成效；确保组织内部的人知道所需的知识在何处。

1.3 知识管理的特点

与传统的管理相比，知识管理呈现如下的特点。

1.3.1 更加重视知识的共享和创新

知识管理要求企业的管理层把集体知识共享和创新视为赢得竞争优势的支柱，使员工能够共同分享他们所拥有的知识，并且要求管理层对那些做到这一点的人予以鼓励。

1.3.2 更加重视知识和尊重人才

知识经济管理中更强调对知识和人才的管理，对发挥组织内外相关专家学者的智囊作用给予高度重视。把企业看成是“型组织”，要求员工不断地获取新知识和自学成才，发挥知识团队的整合效益。

1.3.3 更加重视员工的精神激励

这种精神激励不只是那种给予赞赏、表扬或荣誉的传统式精神激励，还有一种新型的精神激励，即赋予更大的权力和责任，使被管理者意识到自己也是管理者的一员，进而发挥自己的自觉性、主动性和首创性。

1.3.4 重视领导方式的转变

同知识经济时代相适应，知识管理需要有新型的领导方式，让每个成员都有参与领导的机会。领导阶层要不断学习，扩展成员的能力。未来的领导应该是集体领导，每一位员工都为企业的发展出力献策，都成为管理者。要集中员工的智慧，统一员工的行动，发挥集体智慧的作用。

2 企业知识管理中有主要问题

2.1 处于经济时代的我国经济，制约着企业知识管理的发展

是一个发展中国家，农业创新和信息化的实现是一个漫长的过程，因而在农业企业中实现知识管理还有一段很长的路要走。国内外许多知识管理的事例表明，企业进行知识管理成功的关键，除需企业高级管理人员在各方面的正确决策，更在于全民的知识水平。我国经济目前还处于工业经济的中期，知识在生产技术中的含量还比较低，知识的创新和应用虽然在企业当中存在，但是没能成为企业的主流，也不是企业之间竞争的焦点。没有压力就没动力，这种经济现状，导致绝大多数国内企业在生产的发展过程中对知识的重视程度不高，企业知识管理也就缺乏原动力。

2.2 企业自身对知识的价值认识不足

在我国的国有企业或民营企业中，大多数企业管理者主要关心如何维持或是夸大企业的现有规模，对有形资产比较重视，对知识这类无形资产的价值则认识不足，主要表现在：对知识资本的理解不太清晰，未能理解其内涵；对知识资本与企业绩效之间关系缺乏明确的理解，不认为二者有直接的联系。而事实上，在现有的市场经济中，作为创造、应用知识和掌握知识技术的载体——员工在增强企业竞争力中发挥着越来越重要的作用，企业之间的竞争越发的直接表现为人才的竞争。知识作为生产力要素开始融入到产品和生产技术过程中，并成为企业综合实力的根基和发展的关键。因此，我国企业要能在知识经济浪潮中继续占有一席之地，就必须改变只重视有形资产的传统认识，把知识资本作为企业的重要资本来运营和管理。

2.3 企业的信息化程度不高

企业信息化是知识管理的物质基础， 知识管理的实现必须以先进的信息技术为前提，这是因为在知识管理中我们需要一个更快、更有效传递知识的空间。目前我国企业的信息化投入和运用体现出非常的不平衡：企业的中间技术核心层，如财务部门已经初步实现机管理，但是企业的决策部门的信息化建设依旧很薄弱，信息化的结构未搭建起来，这非常不利于企业知识管理目标的实现。

2.4 信任危机

信任是实现知识交流、共享与应用的前提，只有建立起了企业员工之间的信任体系，才能建立知识的良性循环，减少知识共享中利己主义的出现。目前，国内企业普遍存在由于缺乏信任而知识共享的问题。

2.5 知识管理高级人才匮乏，知识管理系统不够完善

知识的主体是人，管理知识的主体也是人，知识管理人才是企业能够成功实现知识管理的关键环节。在中国，知识管理的应用才刚刚起步，知识管理人才还不多，企业知识管理的理论系统也还不够完善。因此，企业需要着力培养自己的知识管理人才，学习相关理论。

3 企业知识管理应采取的对策

3.1 运用知识管理中应注意的相关问题

3.1.1 管理者的重视和支持

知识管理是一个长期的过程，由于前期需要较大的投入，而所产生的效益需要在较长的一段时间才能体现出来，同时往往也伴随着较大的风险，容易导致管理者缺乏信心。因此，实施知识管理需要解决的首要问题，就是企业管理者对知识管理的重视和一贯的支持。

3.1.2 企业要全面理解知识管理

企业进行知识管理不仅是在管理模式上的突破，更要以此加强企业在市场中的竞争力，因而企业不能盲目的追风，为了知识管理而进行知识管理。知识管理正成为商业日程中的一部分，组织要有知识管理的商业动机，保证知识管理与具体的商业过程是匹配的。在开始一个知识管理实践时，首先要客观的评估企业的战略力量、弱点以及目标，目的就是要找出知识管理会在什么地方产生出大的影响。

3.1.3 文化与自我

企业文化是一个企业的理念所在，是员工应遵循的。作为一个知识型组织，它的企业文化应强调在企业内部建立学习机制，构造知识交流的氛围，倡导知识分享的精神，依靠在员工之间及员工与公司之间建立信任的氛围来鼓励员工共享知识。

3.2 企业实施知识管理的具体对策

3.2.1 企业要建立专门的知识管理部门和组织制度，设立知识主管

知识主管的出现是知识的必然产物。它作为一种新兴的管理职位将会被越来越多的企业接受，并显示出良好的前景。知识主管的主要任务是指导企业建立完善的知识管理体系，将企业的知识资源转化为最大的收益，激励员工进行知识共享和创新，提高企业竞争力。因而企业在设立知识主管时不应将知识管理视为信息管理的延伸，以免以知识主管完全取代信息主管。要把知识管理的工作重点放在技术和信息开发，而不是置于知识共享、创新和增值上。

3.2.2 建立知识创新的激励制度

建立知识的生产、传播、共享和运用的激励机制，可以激发企业员工进行知识学习、创新和共享的主动性与积极性。激励制度包括物质激励和精神激励，大多数的企业都注重物质激励，却忽视了精神激励，这是不可取的。企业一定要两者相结合地鼓励员工进行知识创新。

3.2.3 实现企业信息化

知识管理的一个基本观点是，当人们互相交流时，知识得到发展；当知识不为人们所运用时，知识是没有价值的。因此，企业信息化是企业进行知识管理的物质基础，企业需要建立相关的企业内部及其他快捷方式，用来作为员工与员工，员工与领导之间交流信息、共享知识、合作创新的媒介。如施乐公司就曾专门建立了一个名为“知识地平线”的企业内部网络，用以共享知识、信息、搜集知识、学习培训等。除建立企业内部的信息网外，企业还应将内部网与国际互联网相连，充分利用国际互联网上的知识资源。

3.2.4 营造一个创造并共享知识的文化氛围

企业实施知识管理，关键在于营造一个有利于促进知识共享、鼓励知识创新的工作环境。在这种环境中，人们互相信任尤其重要。那些在知识管理方面做出成就的企业，通常通过以下方式来实现这种工作环境的制造：①强化员工间的知识交流制度。让员工通过学习交流会、头脑风暴会等方式进行知识的交流。②定期培训。定期培训除有利于营造环境外，也是培养人才的重要途径之一，它可以使员工及时获得本行业的最新信息。③积极收集外部信息。外部环境的变化通常会直接或间接地到组织的生存与发展，收集外部信息是知识管理的重要任务。这些信息包括：政策信息、经济信息、信息、文化信息、信息、环境信息、市场供求信息、消费者反馈信息等。④建立企业知识库，进行开放式管理。知识库作为知识的集合，有利于对知识进行系统化的集中管理，避免由于知识分布零散而降低知识管理的效率。利用现代数字技术，有利于知识的存储、分类、搜索，可以提高知识使用的效率，知识库的建立有利于知识的传播与共享。

3.2.5 重视人才的培养及管理

人是知识创新及知识的主体，知识管理离不开人，因此人力资源管理是知识管理的重要组成部分。而缺乏人才是企业进行知识管理的关键所在，引进、储备、培养人才对于企业来说至关重要。美国吉利剃须刀公司把40%的时间用于物色优秀人才，除引进优秀人才外，企业还注意培训现有员工，使他们不断开阔视野，更新知识，提高技能，紧跟技术发展潮流，提高知识创新能力。同时企业还应建立知识管理的反馈系统，以便使企业的知识管理成本降到最小，使知识管理能够顺利进行，从而提高企业的知识管理效用。只有拥有了足够的人才，企业才能在市场竞争中占据有利地位。

4 结语

我国加入世界贸易组织后，企业所面临的竞争形势将更加严峻，以信息化带动化已成为全社会的共识。在现代经济发展中，企业不实施知识管理就缺乏竞争力。所以，企业的信息化并实现知识管理将是企业管理的最终目标，同时也是企业在市场中拥有立足之地的根本。

1 陈先来，杜方冬，李后卿.信息时代的知识管理[J].现代情报，2002（7）

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二、档案馆常用的知识管理技术介绍

以下介绍两种对档案馆最为有用的知识管理技术，即工作流管理技术和知识库技术。工作流技术就是以电子形式对组织的业务流程进行模拟和实现。工作流管理系统用于在工作流程中捕捉知识，能够使相关文件或报告能够按照组织的预定的流程进行人员和部门之间的传递。在工作流技术产生之前，大多数组织都是采用手工传递的方式将纸质文件或表格根据组织的部门流程分级传递和审批，工作效率极其低下。而工作流软件的诞生让档案管理人员只需在计算机上填写有关表单，系统会依据预先定义的流程自动传递信息，下一级审批者将会获知相关资料，并能够按需修改、跟踪、管理、查询、统计、打印等，极大程度上提升了效率，有效实现了公司层面的知识管理。其主要功能是：流程管理（提供流程自定义、流程跟踪、流程监督等功能）、报表管理（提供流程统计、报表分析、报表定制、通用表单数据接口等功能）、用户管理（提供用户、角色与工作关系管理、组织结构图、多级角色管理等功能）、系统管理（提供角色管理、权限分配、工作关系管理等功能）。比如，武汉大学档案馆为实现全校各学院、行政机构的档案顺利归档，建立了综合档案信息管理系统。该系统是档案馆进行档案管理工作的电子化平台，各归档机构有特定的登录名和密码，可以在系统中查询该单位以往档案的归档目录，包括档案形成时间、归档时间、档案题名、文号等一系列信息，同时将本年度需要归档档案先行录入至系统中，待档案馆工作人员检查无误后方可进行实物档案的归档。该系统具有归档文件监督、归档目录确认、综合统计、文件共享等功能，将档案馆工作流程电子化，大大提高了工作效率。知识库是经过知识组织和整序后的结构化的知识集合，包括了相关理论、专家经验、分析数据和常识性知识，主要是针对特定领域和特定问题而构建的，具有用户易获取、操作和利用的特点。知识库的知识包括了数据知识、规则知识和控制知识等，我们根据这些知识对决策的支持效率高低，将其进行分层管理。在知识库中，知识片之间往往都体现出相互依赖的关系，而规则就是实践中的最为典型和常用的知识片。同时，知识库中存在着一种可以存在于任一层次的特殊形式的知识———可信度（又称信任度，置信测度等）。对某一问题而言，有关事实、规则和策略均可以标注可信度。基于此，就形成了增广知识库。在对知识库技术的使用方面，市走在了全国的前列。2014年11月，市档案馆重点项目———档案历史知识库建成并投入使用，这是对我国档案馆知识管理中知识服务内容探索的最新成果。该知识库的知识词条达5700条，包含了历史发展的各个领域，用户可以通过词条的时间检索和主题检索，进行精确检索和扩展检索，查阅市重大历史事件的内容。同时，用户可以利用知识库的开放系统对知识词条进行打分和评价，并提出修改意见。该系统的和启用标志着我国档案馆的知识服务的新发展，有助于提升档案部门的服务层次和服务质量，培育档案部门的新型的社会形象。