事业单位档案整理范文

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一、事业单位档案归档文件整理的目的及意义

事业单位中的重要文件较多，并且数量大。单位之间的往来文件中也包括一些重要文件。这些文件及公文不仅对事业单位当前的业务起到重要作用，日后，若需要此文件也需要及时调出查看。因此，事业单位的归档文件整理具有十分重要的意义。

事业单位文件整理的目的在于使纷繁复杂的文件变得井井有条，不仅保留文档的原件，更重要的是在日后的文件利用中，能够及时找到相关的文件。这样有利于提高事业单位的工作效率，对于日后的文件研究也能提供较完整的文件资源。

事业单位中的文件主要包括以下几个部分：综合类文件、组织人事类文件及业务类文件。综合类文件主要包括事业单位之间的公文往来、上级事业单位对下级事业单位的通知、批复及业务上的指导等文件，甚至节假日放假通知等。组织人事类文件包括事业单位工作人员的人事档案、对于事业单位工作人员的任命、工作调动、罢免辞退等的公文。业务类文件包括事业单位出台的与其业务相关的工作实施细则、具体的业务流程、事业单位的职责要求等内容。业务类中最为重要的则是与群众息息相关的业务经办类等资料文件。如在社会保障局会对参保人的参保资料进行存档，这种存档的准确性和完整性关乎参保人的待遇享受问题。

二、事业单位档案归档文件整理的过程及注意事项

现阶段，我国很多事业单位都建立了与其业务相匹配的归档文件整理系统。我国档案局也了一些相关命令来完善归档文件的整理工作。如档案局2009年第8号令就对事业单位的文档整理中机关文件材料归档范围和文书档案保管期限作出规定。因此，事业单位档案归档文件的整理应当在这些规定的指引下进行，并且事业单位归档文件的整理应当在《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》下进行。总结来说，事业单位通用的归档文件整理可以分为以下几个步骤：

（一）对事业单位的文件进行分类

事业单位档案归档文件的分类是对文件整理的基础性工作。事业单位的文件可以分为如下三类：综合类文件、组织人事类文件及业务类文件。将事业单位的文件分为三类主要是依据其文件内容的不同。这三类文件具有其鲜明的特点。

综合类文件包括的内容较多，除了组织人事类及业务类文件外都可以将其归入到综合类文件中。从利用的频率上来说，综合类文件的利用率较低。一般情况下，综合类文件的时效性较强，很少会有工作内容涉及其文件内容。但是为了文档整理的完整性，应当对综合类的文件进行整理。首先可以依据文件年份的不同来对文件进行标注以完成初次整理。对于综合类文件中存在关键词及主要特征进行整理、登记。

组织人事类文件的利用率处于三类文件的中间，组织人事类文件主要用于事业单位员工的五险一金的缴纳，退休的办理、对于事业单位员工的等级确定及职位的确定提供书面的依据，员工在日后填写履历、变更职位、参与竞选等事情上起到证明其身份的作用。此外，组织人事类文件还能够证明事业单位员工与事业单位之间的劳动关系，对于事业单位员工的劳动权益的保障起到重要作用。组织人事类文件同时还发挥着考察事业单位员工工作等级的重要依据，事业单位员工的表现及每年的工作情况都会体现在组织人事类文件中。组织人事类的档案的整理应当按照入职的年份及文件发出的年份进行初步划分，为接下来从细节上的整理提供条件。

业务类的文件是事业单位文档整理中数量较多的一类文件，也是事业单位中文件利用率最高的一类文件。业务类文件中利用率最高的则是与业务相关的操作指引及规范，对于这类文件应当保存好其原件，若无内容，其复印件则可以发放到事业单位员工手中，并且还应当对广大民众公开。对于涉及公民权利确认或者权利变更的这类业务文件则应当做好保密工作，同时对于此类文件的整理应当十分仔细认真，防止出现文件丢失、被盗等情形。如在社会保障局的经办业务中，参保人的姓名或身份证号码变更时所需户籍管理部门出具的证明资料、医保报销时所需的收费收据（发票）和疾病诊断证明等资料，这些资料属于原始资料文件，丢失后难以补办，因此应当仔细整理保存。同时，业务类的文件应当按照年份的不同进行初步整理。

（二）对事业单位的文件进行编码、存档

对事业单位的文件进行分类后，还应当对文件进行编码及存档。综合类文件、组织人事类文件及业务类文件都可以依据年份进行编码，这也是文件整理的基础性工作。如2016年的人事任命则在编号第一位写2016。

除了依据年份进行编码外，如业务类文件可以依据业务内容的不同进行再次细致的分类，除了依据年份进行编码外，如业务类文件可以依据业务内容的不同进行再次细致的分类，如社会保障局的经办业务分为关系类、医疗类、工伤类、养老类等，可以将业务类的文件资料依据具体业务不同进行二次分类，关系类可以简写为GX，医疗类可以简写为YL等。二次分类甚至三次分类的目的在于对利用率较高的文件在查找过程中可以提高查找的效率，便于事业单位工作人员查找文件。

对文件完成编码后要及时将文件保存在档案室中，文件的保存应当注意对文件的保护。文件的保护主要包括以下几个方面：首先，防止文件的遗失，对于文件的查看及借阅应当做好登记，特别是对于文件原件及无法补办的文件应当做好登记，对借阅人借阅时间归还时间做好详细记录，防止文件的遗失。其次，防止文件的损坏，有些文件存档时间较长，可能会出现纸张损坏的情况，应当做好档案室温度及湿度的控制工作。定期更换档案室中的除湿防潮设备。此外还要注意防止文件被动物损坏，及时排查档案室中是否存在老鼠等动物。最后，文件应当存放于牛皮纸盒中，这样不仅美观，在纸盒封皮处填写文件编号，查找文件一目了然，并且防止文件被动物损坏。

（三）对事业单位的文件的利用

对事业单位的文件的利用主要体现在对归档文件的查询与借阅。归档文件的查询与借阅要求查询的准确与效率上，在借阅问题上主要是对借阅记录的准确以及及时归还问题上，防止文件的丢失。

有些事业单位在归档整理的过程中通过对文件的扫描形成电子文件，电子文件的优势在于在不需要原件的情况下，借阅方便，不需要去档案室亲自查询，提高了文件的利用效率。此外，还防止多次借阅对原文件的磨损，对于原文件的保存也起到积极作用。除了借阅与查询功能外，事业单位还可以将需要公开的文件上传到事业单位网站，增加工作的透明度。

对原文件的扫描是一项工作量较大的任务，要求档案室工作人员具有较高的工作责任心及耐心，对原文件纸质版编码与电子版编码相一致。除了扫描之外，档案室工作人员还要做好电子档案的维护工作，按时抽查电子档案，出现电子档案破损情况时应当及时对原文件扫描上传。

对于原文件的借阅，档案室应当设立专门的文件借阅册，对于借阅文件的名称，借阅单位，借阅人联系方式、借阅目的、预计归还时间等内容进行登记。对于逾期未归还的文件应当及时催还。

三、总结

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文书档案是事业单位全部活动的真实记录，它体现各事业单位成长与发展历程，是宝贵的经验财富和重要的信息资源。因此，文书档案管理是单位管理工作的重要环节，对单位效益产生重要影响，是单位提高绩效，增加效益，科学管理的重要保证。

一、文书档案整理的含义

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。事业单位文书档案整理就是将本单位在公务活动中形成，已经办理完毕的应当归档的文书，按照一定的原则和要求，进行科学的分类、排列，确定保管期限，组卷（装盒），编目等，使之系统化、条理化的过程。

二、文书档案整理的意义

文书档案整理工作，是建立档案实体管理秩序，对所保存的档案进行有序化、条理化和系统化的一项档案管理的主要业务工作，在档案管理中具有重要意义。

（一）文书档案整理工作是档案业务建设的核心环节。

在整个档案管理工作中，档案管理工作处于承上启下的地位。档案的整理，有利于健全和完善档案收集工作。档案文件通过文书或业务部门初步整理移交给档案管理机构，还需要进一步系统化、条理化整理，如进行基本的分类、组合、排列和编目等。同时通过整理，可以进一步了解和检查档案收集工作的质量，发现收集工作中存在的问题，督促和改进档案收集工作；整理工作又是档案鉴定工作的基础，档案经过系统有序的整理，才便于进行科学的鉴别和比较，准确地判断其保存价值；档案的整理，为档案的保管和统计提供前提和保障。经过科学整理的档案，形成完整的档案保管单位，才能对制成材料、机密等级和重要程度等不同的档案，进行科学的保管和准确的统计；档案的整理，能够充分反映档案的特点，体现档案的价值。只有把档案组成条理化的体系，才能客观地反映出各种活动的本来面貌，便于系统地查考研究，为档案信息的提供利用奠定基础。

（二）文书档案整理工作是开发利用档案信息资源的必要条件。

档案管理工作的最终目的是实现档案的有效利用。处于零乱状态的档案，不仅查找起来十分困难，而且无序的档案难以反映各项社会活动的历史面貌，直接影响档案效果的发挥。档案只有经过科学整理，才能保持文件之间的历史联系，正确揭示出档案的内容和成分，从而便于档案工作人员熟悉库藏，为档案的提供利用创造必要条件。所以，档案的系统整理，是档案利用、开发，发挥档案作用的一项前提条件，是整个档案工作中重要的基础建设。

（三）优化文书档案整理工作，可以促进档案工作系统各个环节的良性运行和协调发展。

通过档案的整理，可以进一步了解和检验档案收集工作的质量，促使其改善和提高。档案经过系统的整理和基本编目，为全面鉴定档案的价值和建立多元化的检索体系奠定了科学基础，而且这几项工作往往可以结合进行。经过系统整理的档案，才能为档案的保护、统计和检查提供基本的单位和完整的体系，维护档案的完整与安全。所以，档案整理工作是开发档案信息资源的重要基础，档案整理科学化和标准化水平的提高，对于档案管理工作的总体优化产生直接和广泛的影响。

三、当前事业单位文书档案整理工作存在的问题

(一)事业单位对文书档案工作重视度不够，导致档案收集工作进展困难。

事业单位普遍存在文书档案管理重视程度低的现象，各单位往往重视财务，重视人事，重视组织等方面的管理，却很少重视文书档案管理，殊不知文书档案管理也是事业单位管理的重要一环。许多事业单位忽视文书档案管理工作，忽视文书档案材料是单位的重要信息资源库。档案部门更是作为“冷部门”，极易成为精简或兼并对象，甚至撤销专门档案机构，只设置兼职档案人员。档案机构在单位组织体系中地位低，直接影响文书档案收集工作的发展。

文书档案收集是文书档案业务基础工作中的基础，做不好文书档案的收集工作，就没有完整的文书档案，也就不会有健全的文书档案工作。然而因为单位宣传力度不够，很多工作人员不愿意将各自有保存价值的文书档案交予档案部门保存，导致很多珍贵材料因为人员调动、部门调整而缺失。

(二)文书档案管理科学化水平低

随着信息化的发展，办公自动化、电子文件、文档一体化等新生事物相继出现，使文书档案形成方式发生很大变化。这些电子文件的管理和利用方式与纸质档案截然不同，当前文书档案传统的工作模式和技术水平已不能适应。因为文件从起草、修改到印发都通过计算机运行，它具有便于复制的特性，使得最能体现文书档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。纸质文书档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏。因此要运用现代化管理手段来解决电子文件中原始信息的长期保存问题任重而道远。

四、文书档案整理信息化建设

文书档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。

（一）数字档案资源建设

资源建设是信息化建设的核心。数字档案资源主要有三方面来源：一是传统载体档案数字化，就是把以纸张、胶片、音像等载体保存的模拟信号档案通过扫描、拍摄等方式转换为数字信号档案，主要工作是建立目录数据库和全文数据库；二是电子文件归档和电子档案接收，这是数字档案的主要来源；三是重要数字信息资源的采集，有些重要数字信息对反映历史社会变化、丰富馆藏起着重要作用，应该注意收集接收。

（二）软件系统建设

信息化建设的目的是充分运用计算机等信息技术方法提高档案管理水平和效率。信息化管理需通过计算机软件来实现。软件系统建设包括目录数据库系统和全文数据库系统建设，将来还包括非结构化档案以及异构数据库的管理系统建设。

（三）硬件设施建设

硬件设施建设是信息化建设的基础，主要包括微机、服务器、网络设施、存储设备等。

（四）保障体系建设

保障体系是信息化建设的支撑，主要包括档案信息化规划、法规、标准、人才队伍、安全体系等方面的建设。

实现文书档案整理的信息化建设，最终目标就是通过规范文书档案管理过程，梳理档案管理业务，改善档案资源结构，提高档案管理的效率和质量，实现本单位档案的科学化、现代化管理，为本单位领导决策、行政管理、生产经营、基本建设、设备管理、技术更新提供一流的档案服务，通过改善服务形象，使本单位档案工作进入“有作为----有地位----有更大作为……”的良性循环。

总之，文书档案是国家和社会的宝贵历史资源。因此加强文书档案的科学管理工作，是档案部门面临的共同新课题。各有关部门尤其是档案管理部门，应从战略高度来重视和加强事业单位文书档案管理工作，以文书档案管理的规范化，加快事业单位机关效能的发展步伐。

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2人事档案在管理工作中的重要作用

2.1在人员管理方面起到了重要作用

在办理保险和社会劳动保障的时候，人事档案的准备能够为事业单位的办理提供更加便利的条件，一些基础的重要信息会在档案中体现出来。在调整工资水平和申报职称的时候，档案的有效记录也会起到重要的作用，可以通过对档案的调取查看，了解员工在工作过程当中的整体工作情况和工作环境，为员工整个职业生涯的记录做到了有力的保障。

2.2对单位中的人员任免起到了重要的作用

在档案中，一系列的工作学习思想等具体信息都会被详细记录，甚至在曾经的某段时间中具体表现都会在档案中体现。再加上对平时兴趣爱好的描述，整个档案在人事任免的过程中发挥着非常大的作用，权威性也有重要的保证。

3目前行政事业单位档案管理中存在的问题

3.1行政事业单位对档案管理工作不够重视

国家对档案管理工作有明文规定，制订了《档案管理办法》、《档案法》等法律法规供相关行政单位进行学习与贯彻，但是实际工作中行政事业单位对相关的法律规定并没有引起足够的重视，在工作中对档案管理工作认识不够，而且贯彻力度不到位，这样就导致一些档案工作在实际工作中并没有发挥正常的作用，这样长期不重视档案管理工作，容易导致档案管理工作的混乱，影响企业的发展。

3.2档案管理工作中的基础业务薄弱

目前行政事业单位中档案管理工作相对基础比较薄弱，虽然一些单位已经建立了档案的管理制度，但是在实际工作中却没有真正去落实这些制度，许多档案在整理过程中不够规范，没有按照要求进行档案归整，这样经常会出现严重的组卷混乱现象。同时行政事业单位没有进行有效的档案鉴定与监督工作，许多工作未能够按照相关的法定程序进行档案管理，进而引发一些工作上的问题。

3.3档案管理的设施比较落后

行政事业单位因为没有对档案管理的意识不够强烈，进而导致单位内部的档案管理部门的现代化设施不够齐全，设施趋于落后状态，比如说，一些档案管理室空气比较污浊，库房简陋，有些储藏室内竟然还堆放着一些易燃物品；办公条件简陋，未能实现三室（办公室、接待室、档案室）分开办公等，这些因素都会影响到行政事业单位的档案管理工作。

3.4档案管理工作人员整体素质有待提高

行政事业单位中档案管理工作中出现问题的原因还有管理人员自身的素质和专业水平不高，一些管理人员经常会进行变动，导致档案管理部门即使对员工进行培训，但出现工作调整时，都会影响到整个档案管理工作的正常运行。

4行政事业单位档案管理创新的思路与对策研究

4.1建立比较健全的档案管理制度

为了保证档案管理工作更加明确，具有创新性，应该要建立比较合理的、科学的档案管理制度，根据行政事业单位实际的发展情况进行制度建立，同时要确保档案管理制度可操作、实用、简明，能够在实际的档案管理工作中发挥作用；要保证制度在约束的地位上是平等的，这样能够有效约束领导与职员的工作行为，使单位上下严格按照制度进行工作，保证制度的执行力度；建立严格的奖惩制度，这样能够在档案管理工作中对员工的工作进行公平的、严肃的管理，保证制度在执行和管理工作中发挥其重要的制约作用，保证奖惩分明。

4.2加强管理，使档案管理的水平有所提高

为了保证档案管理工作有序开展，应该要对单位进行一定力度的宣传，使员工进行相关工作的学习，进而能够更加重视档案管理工作，并且能够提高档案管理的水平。所以，行政事业单位要建立一支完善的领导队伍，定期检查和指导档案管理工作，并且要根据单位发展情况，制定合适的考核机制进行档案管理工作考核，在档案管理工作中实行动态的管理，使员工能够加深对档案管理工作的重视程度，进而能够提高档案管理工作质量，确保档案管理工作更加科学化、规范化。

4.3引进信息化技术进行档案管理，有效提高工作质量

随着信息化技术的蓬勃发展，计算机技术无疑为各个行业的发展注进了一股活力，因此在档案管理工作中进行信息化管理能够有效提高档案管理的工作质量，同时也是社会发展的客观需要。利用信息化技术进行档案管理，能够使档案资源得到合理的开发与利用，延长档案的使用寿命，同时能够提高档案管理工作的效率，使档案管理改革更具创新性。为了在档案管理工作中进行信息化技术管理，首先行政事业单位各个部门之间的信息传递要保证及时与准确，这样能够保证档案管理的时效性；然后给单位各个部门配置先进的设备，这样在进行档案资料输入时，能够更加便捷，并且可以利用计算机技术进行文字、图片与数据资料之间的转化，进而保存纸质和电子档案两种档案资料；在档案管理工作中进行创新，可以根据网络技术向社会提供更多的档案信息服务，这样能够保证资料信息共享，进而能够提高档案的使用效率和工作质量。

4.4做好行政事业单位的档案保密工作

行政事业单位的档案资料十分重要，因此要对资料进行保密工作，首先在进行库房选址和建造问题上，要根据国家规定进行建筑物设计和施工，要将库房与阅览室、办公室分开，为了防止资料被盗窃，要保证库房的门窗是牢固的；同时加强库房的管理，安排专业人士进行库房看管和巡视，无关人员禁止入内；在管理库房档案资料的人员选择上，要选择具有专业技能、能够区分开保密档案与保管档案的人才，确保档案在保存过程中的完整性。

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会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。主要有：会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅账簿；财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。行政事业单位会计档案作为记录单位经济业务的重要史料和证据，既是重要的经济档案，又是单位档案的重要组成部分，它在加强单位财务管理、开展绩效评价、实施责任审计等方面具有不可替代的作用。2015年12月11日，国家财政部、国家档案局对《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)进行了修订，修订后的新《会计档案管理办法》（2016年1月1日实施）对会计档案管理又进一步作了明确具体的规定，但由于一些客观条件和主观因素的影响，行政事业单位的会计档案管理还存在一些问题。

一、会计档案管理存在的主要问题

（一）对会计档案管理的思想认识不够第一，单位领导甚至财务负责人对资金管理和会计核算一般都很重视，但对会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理工作不够重视。第二，许多单位档案管理人员没有经过专业培训，缺乏档案管理工作基本知识，不懂得档案的基本操作规程，对会计档案的归档范围和标准不清楚，整理出来的会计档案达不到要求，不便于查阅；还有一些单位没有配备专（兼）职档案管理人员，各业务部门或科室都只负责保管本部门或科室的档案资料，会计档案一直都是由单位会计直接负责保管。在旧版的《会计档案管理办法》中规定“未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。”但新修订的《会计档案管理办法》明确指出:“当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位档案管理机构保管。单位会计管理机构临时保管会计档案最长不得超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。”第三，一些行政事业单位没有根据国家规定结合自身实际制定本单位会计档案管理制度，或仅作为财务管理制度的一个部分。有些单位虽然有制度，但也没有及时根据国家政策进行更新，更没有严格执行。

（二）电子会计档案管理不完善在传统的会计档案管理中，大多数单位只重视对会计凭证、账簿、报表等纸质会计专业资料的归档，却忽视了对电子会计档案数据及软件读取平台及时、有效、完整的备份和存储。有些虽然备份了，却忽视了对文件格式的转换和对磁存储介质的保管，使存储在其上的信息丢失或无法读取，造成数据库丢失。新《会计档案管理办法》明确指出：电子会计档案移交时将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定；特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

（三）会计档案立卷、归档、查阅和销毁等工作不规范在立卷和归档上，有些单位不按保管期限分别立卷归档，导致分类、立卷和归档混乱；在查阅上，主要是手续不齐全、程序不规范，造成查阅困难；在销毁上，主要是鉴定销毁难，大有无人来销，无人敢销的局面，即使超过保管期限年数，也不愿销毁，导致积案过多、毁损严重。

（四）会计档案管理监管力度不够在单位接受的各项会计业务检查和审计工作中，很少有将会计档案规范化管理作为检要事项的情况。在单位内部，也很少有单位将会计档案管理真正融入到财务管理工作的全过程，作为单位财务管理的固有环节来对待，很少建立各环节相互制约、相互促进的会计档案监管机制，影响了会计档案的质量和管理的成效，最终影响会计档案的有效利用。

二、规范会计档案管理的对策与建议

（一）提升会计档案人员素质，规范会计档案管理首先，单位领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，切实把会计档案管理列入领导工作议事日程，使会计档案管理走上法治化的轨道。其次，加强对会计档案工作人员的全面培训，把增强会计档案管理知识和操作技能，作为会计人员和会计档案管理人员的岗前培训的重要内容，同时还要搞好后续教育，增强责任心和执行力。再次，健全会计档案管理制度。要根据财政部2016年修订的《会计档案管理办法》、《中华人民共和国档案法》等法规的规定，结合自身实际，建立和健全一套会计档案管理制度。包括财务档案归档制度，要明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等；档案保管、安全保密制度，明确职责，确保档案不丢失、不损坏、不泄密；建立和落实档案保管工作责任制，明确各人职责，使会计档案收集、归档、保管工作落到实处。

（二）加强电子会计档案的管理第一，要建立电子会计档案备份制度，及时做好电子会计档案的备份，特殊格式的网络财务档案应当与其读取平台一并备份并做好存储磁盘的防火、防水、防盗、防尘的保护工作。第二，要使用能够准确、完整、有效接收和读取的电子会计资料；能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料；设定了经办、审核、审批等必要的审签程序的会计核算系统，并配备具有高清晰度打印功能的打印机，作为输出纸质会计档案的工具。第三，要使用能够有效接收、管理、利用的电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案检索关系的电子档案管理系统。第四要强化系统的安全防护功能，定期进行补丁维护。同时要利用计算机技术完善相关内控制度，比如电子签名，禁止未经授权的访问，防止篡改，建立灾后恢复的应急方案。

（三）规范会计档案的整理归档一是及时规范整理会计档案。日常产生的会计凭证要及时整理装订，规范封贴、签章。在检查确认凭证封面所列事项记载完整后进行装订，凭证厚薄要适中。装订完毕确保没有散页后按月份先后顺序放入凭证盒，会计账簿、财务报表和其他类会计档案逐卷装入档案盒，并逐项填写档案盒上的内容。二是规范会计档案的保管。已建立综合档案室的单位，会计档案可由财会部门暂管一年后（便于财会部门查阅近期资料）按照相关规定交由综合档案室保管。没有建立的单位要尽快建立，会计人员交接会计档案时，要认真办理交接手续。三是严格执行会计档案查阅审批制度。未经有权限人员批准，任何人不得查阅会计档案；同时利用借阅登记手续，做到借出、送还、移交各个环节都有规范的记录，做到责任明确、内容完整、时间清楚。四是要严格执行会计档案销毁规定。要特别突出档案销毁的法律意识，依法依规进行档案销毁。单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。在销毁会计档案时，单位档案管理机构要编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人要在会计档案销毁清册上签署意见。销毁会计档案时，应严格执行相关部门监销制度。对于保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止，并应在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。电子会计档案的销毁由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

（四）强化会计档案管理的监督管理财政、审计等部门在进行各项业务检查时，应将会计档案的规范化管理作为检查的重要内容，促使单位规范会计档案管理，进一步提高会计档案管理水平，充分发挥会计档案的重要使用价值。单位内部应将会计档案监管作为内部控制的重要内容，融入单位财政财务管理的相关制度之中，在日常管理中严格遵循，形成长效机制。

参考文献：