档案管理基本流程范文

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中图分类号：P231 文献标识码： A

一、档案的数字化

档案的数字化管理其实就在我们每个人的身边。比如说现在经常提到的电子档案，以及指纹录入等，这些都属于档案数字化管理的内容。下面笔者就简单的针对档案数字化管理的应用以及档案的数字化管理的优点等方面做一个介绍。

（一）档案数字化管理的应用

档案的数字化管理现阶段的应用非常普遍。它的出现一方面解决了纸质档案的不容易保存，查找困难，局限性大等一些难题。还增设了指纹录入DNA采集等比较先进的新形势的档案。这样看来，档案的数字化管理应用会越来越广泛的。

纸质档案的缺点暴露，一方面是推动了数字化管理的发展，另一方面也是比较长时间的促进了档案管理的发展。可以说传统档案的缺点非常明确，但是也不能完全的抛弃，毕竟传统档案的优点也是存在的。这样就得需要相关的技术人员仔细斟酌，什么样的档案需要数字化。

（二）档案数字化管理的优点

档案数字化管理的优点非常多，大致可以分为三点：提高经济效益、提高办公效率、增强档案原件保护等。每一点也是非常容易理解的。

提高经济效益简而言之就是改变了过去一直用的是纸质版的档案，管理档案的人员非常多，而且数字化档案的管理相对比较简单方便，不仅仅是节约了管理成本，节省了档案的空间储备，而且阅读与查找起来还非常的方便快捷。

提高办公效率主要体现在信息的传递上。不仅仅是查找较为方便，而且在异地调档案的时候，非常容易的发现档案的数字化管理大大提高相关人员的工作效率。可以说真正的足不出户就能办成事情了。这样还将文件的实体保管变成了一种最新形势的信息中心。

增强档案原件保护就是在纸质信息转变为电子信息之后，档案的使用就会相对比较安全，保管起来，也就比较省时省力。对于历史久远的档案的保管，显得尤为突出。而且这样还防止了经常有档案被篡改的行为。可以说增谦了档案原件的一些保护。

二、基建档案数字化建设存在的问题

（一）意识不强，管理制度不完善。我国现代化建设中，管理人员只注重基础设施的建设，对档案管理的认识严重不够，导致基建档数字化建设不能有效落实。部分管理人员的管理意识不强，影响档案管理工作开展的有效性。与此同时，基建档案管理制度不完善，缺乏严格考核标准，从而在实际工作中，档案管理工作人员不注重档案信息质量的确定和工作效率的提升，不按照规范标准执行档案管理工作，给基建档案数字化建设带来很多困难。

（二）信息不全，档案利用率低。在发展过程中，基建档案的整理和收集没有得到重视，使基建档案出现信息缺失问题，致使基建档案数字化建设部分标准不能得到有效执行。实践过程中，档案管理工作人员忽视数字化建设相关管理制度，不注重档案信息的整理、收集和归纳，致使电子文件标准、电子目录数据库结构与交换格式等方面存在不统一问题。档案管理考核标准的不完善，使档案管理工作人员缺乏责任感，忽略网络平台的建设和与电力有关的网络信息的收集，从而降低基建档案数字化建设的工作效率。

（三）缺乏培训，专业水平不高。对档案管理工作人员的培训没有高度重视，使供基建档案数字化建设出现工作人员专业性不强的问题。虽然档案管理人员的管理意识已经随着经济的不断发展有了显著的增强，逐步重视档案管理工作的质量提高，但是，数字化仪器、计算机等设备的运用没有受到重视，从而导致基建档案数字化建设无法达到预期效果。

（四）人才短缺，管理信息化不强。一般情况下，从事档案管理的工作人员都趋向老龄化，档案管理工作专业人才的短缺，导致基建档案数字化建设速度非常缓慢。在实践过程中，信息网络技术得不到有效的运用，使基建档案管理的信息化不强，给基建档案数字化建设带来极大影响。

三、加强新时期基本建设档案数字化工作的对策与措施

（一）要重视档案数字化工作标准体系的研究。档案数字化的目的是适应信息时代档案利用需要，实现网上共享共用，制度规范化和标准化是进行档案数字化工作的基础，是数字档案信息资源生存和发展的基础，是数字档案资源共享的基础。档案数字化标准规范体系的建设，如各类别、各载体档案的数字化规范、电子档案备份、电子档案保管、鉴定、下载利用等，都需要科学研究，标准体系建设应从管理性标准规范、业务性标准规范、技术性标准规范三个层面来研究制订、确实推行。从简单的标准化向科学、精确的标准化，从孤立的标准向标准间的联系与协调发展，从单个标准向标准体系发展，是标准化发展的趋势。但目前看，档案数字化标准化建设还处在简单、孤立、单个的状态，还没有形成完整的体系，在软件开发、流程管理、数据管理等方面的标准还很不完善，亟需加强研究。

（二）加强宣传，不断提高有关领导和专业人员的思想认识。基本建设档案是国家的重要信息资源，是服务当代、关系未来的珍贵历史财富。而基本建设档案的数字化建设，则是时展的客观需要和基本建设事业现代化的必然要求。因此，我们要采取多种形式与途径，经常向有关领导宣传基本建设档案及其数字化的重要性和必然性，取得有关领导对此项工作的重视与支持。领导的认识提高了，相关的人、财、物等问题，就会得到妥善地解决。与此同时，还要不断强化档案管理人员的档案数字化管理意识，使他们增强责任感和紧迫感，以便积极、主动地投入到基本建设档案的数字化、现代化的实践之中。

（三）强化档案业务建设，推动数字化工作深入发展。一是坚持规划为先导，做好整个基本建设档案数字化进程的规划和统筹安排工作，力求基本建设档案数字化工作规范、有序地开展。二是借鉴国内外基本建设档案工作的经验，重点构建基本建设管理规范化和基本建设档案信息标准化体系，大力推进基本建设档案的标准化、规范化和国际化建设，奠定基本建设档数字化发展的基础。三是加强基本建设档案信息系统的建设，做好各大硬件环境建设、整个系统软件建设和网路建设工作，努力提高基本建设档案数字化的质量和安全性能。四是抓好基本建设档案数据库的建设工作，建构完整的专业化、数字化基本建设管理运行体系，整合好各大基本建设数据库，全力做好基本建设档案的数字化开发工作，努力做到科学完整、安全无误。五是鼓励和引导平时对基本建设档案需求量较大的部门、单位，适应现代化的发展要求，尽量优先使用数字化的档案资料。同时，要指导和帮助利用者学会检索与使用数字化基本建设档案，提高数字信息的利用率和实效。六是依托先进的科学管理理念和现代信息技术，做好基本建设档案数字化和数字化服务等各项流程的科学设计和顺利实施工作，将人为实施的流程和计算机系统实施流程有机整合，努力构建高效、有条不紊、动态共享的基本建设档案数字化运行流程和服务流程。

（四）加强人才队伍建设，全面提升专业人员的综合素质。社会步入信息、数字化时代，人们对基本建设档案提供利用工作，提出了更新、更高的服务需求。高层次的服务，需要高层次的人才。所以，强化人才培养，尽快提高档案管理人员的综合素质，是做好档案社会化服务工作的重中之重。为此，一是根据目前基本建设档案管理人员的相关素质现状，通过各种形式，加大培训和提高的力度。要在不断增强档案管理人员政治素质和档案专业知识水平的基础上，重点提高他们在计算机、信息化、网络化等方面的专业知识与能力，使其较好地适应档案数字化建设的需要。二是大胆招聘和吸引一批档案数字化建设所需要的复合型的专业人才，充实到现有基本建设档案管理队伍。通过这些工作，加强基本建设档案人力资源的开发与培养，为基本建设档案数字化提供强有力的人才支撑，促进档案事业的持续、健康发展。

结束语

基建档案反映基建工程项目的真实面貌，基建档案管理工作是单位事业和基建工程项目管理的重要组成部分之一，是一项对历史负责，为现实服务，替未来着想的工作。在新的时代，紧密联系改革、技术、发展的新要求，档案人员应具有爱岗敬业、认真踏实的精神，做好基建档案数字化管理工作，实现基建档案工作自身价值，为发展和谐社会和经济建设提供档案服务，提升单位管理水平和基建工程建设水平。

参考文献：

[1]罗敏.浅析企业档案数字化建设的现状及对策[J].西南农业大学学报（社会科学版），2011，01：190-192.

[2]徐振杰.高校基建档案数字化建设探析[J].兰台世界，2011，08：27-28.

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自从企业内部控制管理理念提出以来，人们就很重视企业档案，一些管理专家也都提出内控管理机制中必须要加强档案管理。如法国管理学家亨利•法约尔认为对“管理机器”加以考察可以评估并指导企业进行改进，他所指的“管理机器”即为“包罗现在、过去和将来的记录系统”，这里的记录系统可以理解为企业档案系统。而另一位管理学家卢卡•帕西奥利也强调必须关心内部的管理控制，还建议“备忘录、日记账和分类账要编上号码并注明日期，所有交易的文件都要详尽完备并永久存档，以及定期核查以便内部控制”，这是早期企业档案管理与内部控制的雏形。可见在经典管理学家们眼中，完整的企业记录和档案系统是企业极为重要的管理依据和控制手段。当前，有学者对档案管理与企业内部控制关系研究现状进行了综述分析(截至2014年1月)。作者以中国知网(CNKI)数据库为基础，检索出有效中文文献18篇，相关书籍1本；以EBSCO数据库为基础，检索出有效英文文献12篇，相关法规标准2部；加上我国颁布的《企业内部控制基本规范》(以下简称《基本规范》)以及《企业内部控制应用指引》，共计35份文献。其中最早的是2000年美国的一份政府档案，强调组织的档案管理对组织内部控制的作用。随着2002年美国《萨班斯-奥克斯利法案》(以下简称萨班斯法案)和2008年《基本规范》的相继颁布，近年来对该课题的研究也逐渐增多。但总体来看，档案管理与企业内部控制关系的研究还处于探索阶段，研究成果数量比较少，研究方法比较单一，研究的深度、广度和高度都有所欠缺，整体上并没有形成完备的体系，尚存在诸多理论空白。

2.实践发展

自2001年以来，国内外相继出现了一系列大型上市公司的会计欺诈事件，如美国的安然、世通以及中国的银广夏等，这些都反映了企业控制的严重不力。其中安然事件后的一片混乱，促使美国颁布了萨班斯法案，该法案对于档案材料的真实性、完整性都做了强制性要求，同时还要求档案材料必须满足信息披露的透明性和及时性。我国各界也逐渐认识到，作为市场经济的主体，企业只有提高内部控制能力，使企业的各项活动和资源都能够处于可控、优化状态，才能提高其核心竞争力。2008年，我国财政部会同证监会、审计署、银监会、保监会制订了《基本规范》，随后越来越多的企业也开始执行并制定适用、有效的内部控制制度。通过阅读可以发现，《基本规范》中多个条款与企业档案管理直接或者间接相关，档案管理作为企业信息控制的关键，在企业内部控制过程中的重要性不言而喻，许多企业也逐渐认识到了这一点。如中国长城资产管理公司将档案作为一个重要的控制点，建立了以“三铁(即铁规章铁账本铁档案)”为载体的内部控制制度，从根本上提高了控制效率，确保了长城公司各项工作在合规合法的前提下高效运转。我公司在制定《内部控制手册》时，也将相关的档案管理制度纳入其中。

二、档案管理与企业内部控制的相互关系

《基本规范》第五条提出企业建立与实施有效的内部控制，应当包括五大要素，即内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督。其中“信息与沟通是企业及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息，确保信息在企业内部、企业与外部之间进行有效沟通”，这里的信息包含了企业档案信息，所谓“沟通”包含了档案信息的传递、服务功能。可见，档案管理与企业内部控制是紧密相关、不可分割的。

1.档案管理对企业内部控制的作用

企业档案是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件，它的原始记录性决定了其基本价值，即具有参考作用和凭证作用。在企业内部控制过程中，这一作用的发挥显得更加重要和明显。档案管理的对象是企业各项活动中形成的全部档案信息，而档案管理的最终目的是为用户提供方便、有效的利用。可以说，在现代化企业管理中，档案管理负责信息的汇集和回馈，通过接收档案信息、提供信息服务的循环运行，参与到企业管理的各个阶段，是企业信息控制的关键环节。企业档案既是企业有形资产的记录和凭证，也是专利权、商标权、知识产权等无形资产的依据和证明，在企业创新、企业管理和规避风险中具有不可替代的作用，并为规范企业管理、辅助生产经营、维护企业合法权益和企业职工利益、完善法制经济、解决企业纷争提供信息支持。可见，企业内部控制制度的有效运行，离不开完善的档案管理工作。

2.企业内部控制对档案管理的影响

企业的内部控制机制能够有效记录并监控企业所有活动信息，这对于企业档案管理也具有积极的影响。首先，企业内部控制强化了档案管理的规范性。依据内部控制制度的要求，档案人员需对现有流程进行梳理，对现有记录的合理、合规性进行重新确认，对遗留问题进行调整处理，对查阅记录、借阅记录、借阅台账及全部档案目录进行核对清理，进而确保各项信息的准确。其次，企业内部控制进一步确保了档案信息的真实性和完整性。由于档案的特殊性，内部控制过程中的档案管理需设置两个风险防控流程。一方面，在档案文件材料归档时要认真履行交接手续，保证归档文件材料的原始性、完整性和真实性；另一方面在档案文件材料的查阅借阅时，要认真履行查、借阅手续，确保档案文件材料在此过程中不会发生更改、破损、丢失等情况。再次，企业内部控制完善了档案管理流程。企业内部控制要求企业的文件材料及其信息自产生时就要处于有效的控制管理状态，打破了文件与档案管理的明显界限，实现文件、档案的全过程、系统控制管理，保证文件和档案之间的连续性。同时由于信息是内部控制的重要因素之一，各部门的归档积极性也有所提高，由被动归档逐步转变为主动归档。总之，企业档案管理与内部控制工作之间是一种良好的促进和循环关系。做好企业档案管理工作就能够促进企业内控能力的提高，而企业的内控机制又反过来完善企业档案管理工作。

三、企业内部控制过程中档案管理的强化措施

企业内部控制是一个依赖信息反馈的过程，档案作为信息的汇集中心，在控制过程中占有非常重要的地位。因此，从内部控制的角度出发，应该对档案管理采取相应的强化措施，从而为企业内部控制提供信息保障，促进内部控制工作的有效运行。

1.加强与档案管理相关的企业法律法规建设

我国有关档案管理的法律法规和企业档案管理规定为现代企业档案管理提供了依据和标准，而《基本规范》为企业内部控制的合理性开展提供了指导和方法。通过分析档案管理法律法规和内部控制基本规范可以发现，两者具备相关性，企业内部控制的实现需要档案管理的支持，然而《基本规范》中虽多处提到了“资料”“信息”“记录”等，说明档案管理的重要性，但在具体文字中却仍未明确指出。同时在我国已颁布的涉及企业的法律中，也都没有对档案工作的明确规定。但是随着企业内部控制的发展，我国社会档案意识也在不断提高。近两年中央有关部委制定的针对上市公司内部控制的规章中，逐渐对档案管理提出相关要求。在全国政协十一次会议上，曾任国家档案局局长的毛福民委员提交了“关于在国家涉及企业的法律法规中对档案管理作出明确规定”的提案，建议有关部门在制定、修改有关企业法律法规时，具体明确企业必须建立业务档案和财务档案，设立合理的保管期限，建立企业档案工作制度，保持档案原始性和完整性等企业档案管理内容。明确企业档案的重要性，加强与档案管理相关的企业法律法规建设，这既是内部控制与档案管理的相互影响与促进，也是从国家层面出发，建设企业内控与档案管理长效合作机制的必然措施。

2.加强企业内部档案制度建设，完善档案管理体系

企业档案管理体系是由多种要素构成的工作系统，一般包括档案管理体制、档案工作制度、档案信息管理系统、主要业务内容、主要工作流程以及档案人员和档案管理设备设施等要素。其中档案工作制度是企业关于档案工作的一组集成配套的管理办法、业务标准、操作细则，它是开展档案管理的行动指南和业务尺度，是运行和控制档案管理的标准和依据。《企业档案工作规范》(DA/T42-2009)中将档案工作制度的内容作为一个制度体系予以重点列出，并指出其构成内容包含“档案工作规章”、“档案管理制度”、“档案业务规范”三项内容，说明企业档案制度的重要性。目前，我国大多数企业的档案制度相对完善，但随着时间的推移以及内部控制工作的发展需求，档案工作制度也要不断修订，从文件的产生、传递到归档，都要有明确的管理细则，权责分明，确保档案的真实、完整，保证档案工作的高效、规范。同时，还要建立有效的检查措施，定期对制度的执行情况进行检查，在实践中自始至终对制度加以落实，从而满足企业内部控制度对档案管理的要求。

3.转变档案管理模式，实现工作流程重组

企业档案是企业各项职能活动的产物，是随着企业各项职能活动的开展而产生的。对企业内任何一个部门而言，它所产生的档案是其各项行为活动的原始记录，是其职能作用和工作绩效的有力凭证，而内部控制正是针对企业各项活动开展的风险评价和审计监督。因此，各项活动中所产生的档案是否完整系统，档案管理是否科学有序，将直接影响到内部控制工作的有效性。在传统管理环境下，企业档案管理和文件管理以“归档”工作为接口衔接，档案部门缺乏对归档前文件的有效控制，这也正是在内部控制过程中档案管理所需要解决的主要问题。要实现企业档案的有效管理，就应当增强企业档案管理的灵活性、多样性，将企业档案管理的范围扩展到企业文件材料形成之时，对档案工作流程重组，构建正确的档案管理模式，如文档一体化或企业信息一体化管理。即打破对现有文件管理的思维定势，从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、办理到档案归档的全过程管理，实现企业档案管理前端控制管理的模式。这种模式要求档案管理要与企业职能活动同步进行，控制监督归档前的文件管理活动，实现对文件到档案的全过程控制，做好归档工作；同时还要重视对归档范围和分类体系的重新审视，并与业务部门配合，做好企业重要活动档案的跟踪工作，及时收集易散落的文档，真正使企业内控在良好的档案信息记录习惯和充足的档案资源基础上实现。

4.提高人员参与意识，加强团队合作

档案管理在企业内部控制过程中的地位非常重要，而一个企业的档案意识则直接影响到档案管理水平的高低。因此，要实现档案管理在企业内部控制过程中的积极意义，必须从整体上提高企业的档案意识。首先，对于企业管理层而言，要充分认识到档案在企业内部控制中所起的关键性作用。由于企业档案的形成、产生和最终归宿均在企业内部，对外无明显产品特性，所以往往容易被管理者忽视。但是随着企业内控的发展，档案在其过程中的参考和凭证作用越来越显著，档案管理在企业活动中的重要性也日益凸显，管理层的重视将更有利于档案工作的有序开展。其次，对于档案管理人员而言，其对档案现象的认知水平，是决定企业档案管理水平的重要因素。因此要加强档案管理人员对档案工作内容和档案工作相关领域内容的认识，提升档案管理思想，学习现代企业制度和相关档案管理知识，理解其职能在内部控制过程中的作用，从而在日常的档案管理工作中完成好其分内职责，并促使档案工作促进并支持企业内部控制的有效进行。最后，对于其他业务部门的工作人员而言，也要具备档案意识，而这主要依靠档案人员向企业员工进行宣讲来实现。要使业务部门的工作人员认识到档案是其各项行为活动的原始记录，档案管理与其职能活动的开展以及内部控制工作的进行都是紧密相关的。提高业务部门工作人员的档案意识，有助于推进档案管理与企业职能活动的同步运行，实现文档一体化或企业信息一体化管理，从而促进档案管理各个环节在企业内控体系中顺利开展。

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2新时期电子档案管理完善性策略分析

第一，建立规范的管理机制。在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，需要从实际出发建立规范的管理机制。第二，创新档案管理制度。档案管理部门应制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。第三，统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。第四是建设复合型管理队伍。要想实现档案管理信息化，其成功的根本就是档案管理人员队伍的建设，这对于档案信息化的发展质量与速度起着决定性的作用。无论是信息时代文件的登记与辅助立卷，还是归档与检索，都是通过计算机来实现的，这也就对档案管理人员提出更高的要求，不但要对电子文件的特征与电子档案的全程规范非常熟悉，并且，还要对计算机系统网络安全的防护知识进行掌握，才能保证档案信息的安全性、完整性。另外，档案管理人员不但要把本职工作做好，还要对自我学习的意识不断强化，积极参加信息化教育的培训，对专业知识不断更新，才能使自身的业务素质与工作水平与信息化管理相适应，才能顺利实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，培训的主要内容有计算机、信息工程、网络等方面的基础知识。除此之外，档案管理部门还要让档案管理人员对档案发展的趋势进行及时了解，对现代科学在档案工作中的应用及时地了解，才能使他们的工作技能得到真正的提高。

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现在计算机普及，计算机的应用也渗透到各个领域，计算机是从什么时候开始走进人们生活中的？从国际的角度上看，从第三次科技革命后，计算机开始发展，但我国是在改革开放以后计算机行业才开始走进大众视线，在科技高速发展的今天，各行各业都进入电子管理时代，档案管理工作如此。而在信息时代下的纸本档案如何管理也需要得到重视。

1 电子档案管理是必然趋势

传统的档案管理方式是用纸本方法进行管理，记载档案信息也是通过纸和笔，档案上的资料都是人一笔一划写上去的，也体现了档案的价值，在那个时代，没有先进的技术，一切都要靠人力物力来解决，纸本档案也和当时社会相适应。但是，在电子信息飞速发展的今天，纸本档案就不能适应当前社会的发展节奏，档案管理创新管理模式采用电子档案管理方式，电子档案管理方式和传统的纸本管理方式相比，电子档案具有优越性。电子档案管理方式有很多优点，同时也给用户带来了极大的方便，在纸本档案的时代，查阅档案信息需要大量的时间，消耗人力物力，而现在，查阅档案信息一般在电脑上操作，只需要几秒钟的时间，电子档案管理和纸本档案管理相比提高了工作效率，也促进了社会的发展，是人类发展历史的变革，同时也是时代的进步。虽有有了方便快捷的电脑档案管理，但是传统的纸本档案管理也不能放弃，而且还要管理的更好。

2 电子档案的管理措施

2.1 优化电子文件管理流程

每一件事情在发展过程中都是按照顺序进行，档案管理的相关活动也要按照相关顺序完成，电子文件的管理流程和传统的手工管理文件流程不一致，不是对手工流程的模仿复制粘贴，要有电子文件的特点，善于利用计算机的处理系统，高效的处理数据文件，要积极构建科学合理的高效管理流程。

2.2 建立文件处理系统

文件管理是文件处理系统的核心，文件处理系统直接决定着电子文件的技术特点和管理问题，而最后解决方法也要回归于文件处理系统上。在完整的电子文件处理系统中，处于核心位置的是文件管理，文件处理对于管理电子文件起到重要的作用。严格来说，电子文件管理系统是一个制度，在这个制度下，进行文件处理与管理工作。文件管理系统也是电子文件管理活动整体的承担者，能保证文件管理顺利进行。同时在进行电子文件管理时要建立一套科学标准的管理制度。

3 电子档案管理和纸本档案共同发展

电子档案符合当今信息时代的发展，和纸本档案相比，有着独一无二的优越性，但是纸本档案也有独特价值，并且这种价值是电子档案无法替代的。要想了解纸本档案的价值，首先要了解档案的价值。档案具有历史价值和社会价值，档案是在社会历史发展变化下而产生的，档案通过多种的形式记录历史的发展，为学者研究历史提供有效的资料；档案也是当代社会真实的反映，记载社会的发展节奏和发展规模，记录档案的工具有很多，并随着社会变化而变化，档案是一种记录工具，因此具有记录属性，同时档案也具有原始性，记录的原始信息是无法替代的，在信息时代下纸本档案的作用减弱并逐渐被电子档案取代，但是，纸本档案的价值仍存在，纸本档案的价值不会因为纸本作用的减弱而消失，具有原始价值还具有法律效力。纸本档案的存在意义重大，我们要学会保护和管理。

4 对纸本档案的保护和管理

从纸本档案资料管理开始，档案管理系统是一种全世界通用的系统，即使现在己经被电脑给取代了，但是对纸本资料的管理还是需要加强，对它的管理和保护仍然十分重要。基本上，传统纸本档案的管理有十三个步骤：点收～整理～登记～分类～立案～归件～编目～装订～调卷～清点～防护～转移～销毁。不过随着时间的推移，现在已经把上面的十三个步骤缩减成六个步骤，即：收集、分类、归档、装订、调阅、销毁。即便缩减成六个步骤，也完全可以把纸本档案管理好，只要我们按着这六个步骤实施下去，就基本上能保证该档案的完整性，剩下的便是物理保护。人们知道纸本档案是由纸张、纸材料、字迹三者结合在一起的。它的寿命与内外部诸多因素和保护环境条件有关，就其内部因素来讲取决于形成档案的材料、保存条件和工作人员的责任心，外部保存环境条件，包括借阅人员的爱护和对各种突发事件的防范措施。也就是说外部保护环境，例如档案储存的温度、湿度、阳光等都很重要。档案库房的管理一定要严格按照档案库房管理的国家标准执行。工作人员不能只注重库房温湿度，而忽略了室外温湿度，室内室外温度湿度要每日对比，认真做好记录，最好是将每日温湿度记录做成趋势图，以便分析和掌握最适合档案保管的温度，从而延长档案存放寿命。另外阳光每日照射时间也要很好地把握，光线不能直射档案纸本，否则会加速档案老化。档案需要阳光但不需要强烈的直射阳光，光线强烈时一定要加防护窗帘遮挡光线。库房一定要通风良好，通风良好也是保证档案不发霉退色的前提之一，纸本档案的保护与管理重要的一条就是责任心。作为一名良好合格的档案管理人员，高度的责任心很重要。在档案保管过程中，如果档案保管的外部环境良好，而缺乏责任心也是不行的，工作也不会做到位。要知道一旦这项工作有所闪失，损失是无法弥补的，后果不堪设想，因为档案具有原始性和唯一性。档案工作人员要具备处置突发事故的能力，对于火灾、洪水等灾害要防患于未然；对于四防安全工作（即防火、防电、防盗、防自然灾害）要做到深入细致，把事故消灭在萌芽，一旦发现，也要有处理事故的能力，这才是一个合格的档案管理人员应具备的素质。

结束语

综上所述，在信息化条件下，档案部门应转变观念，改革传统的档案管理模式，建立电子档案系统，更加全面科学的管理档案。在如今，电子档案在档案管理工作中占据重要的位置，电子档案创造的价值引起人们关注，为了使档案管理工作更好地适应现代信息时代的发展要求，就要建立更有效的档案管理信息系统，为经济建设和社会发展服务。但是在发展电子档案的同时也不能忽视传统的档案管理，传统的纸本档案管理也具有社会意义，在我国档案事业发展的情况下，电子档案管理和纸本档案管理要统一发展。

参考文献