档案管理的基本知识范文

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中图分类号：R511 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）04-0327-01

引言

档案管理工作作为一项政治性、管理性、服务性的工作，要求档案工作人员必须具有较一般行业要高的职业道德，首先在政治上要坚持党的基本路线和基本方针，保守档案机密，而且要依靠职业道德规范的内聚力形成制约力量依法治档，依照《档案法》对档案管理的体制、制度保护和利用等方面的具体要求去做。

1.档案管理者应具备的基本素质

1.1 坚定的政治素质：档案管理者必须有明确的政治信念和政治方向，要热爱祖国，热爱社会主义，坚持四项基本原则，立场坚定，旗帜鲜明，有强烈的事业心和责任感。

1.2 优良的思想品质：要干一行爱一行，能全身心地投入到本职工作中，能忠于职守，严守秘密，无私无畏地维护党和国家的历史真实面貌。

1.3 扎实的工作作风。工作中要做到积极主动，热情周到，把能为利用者解决问题、排扰解难，看成是工作中的最大乐趣。

1.4 广博的科学知识。作为一个称职的档案人员，既要学习本专业知识，又要学习有关的科学文化知识，有较为广泛的知识涉猎和较高的文化水平。

1.5 过硬的技术本领。面对知识经济的挑战，档案人员必须很好地学习掌握档案业务知识，不断提高业务能力和技术水平，成为业务精通的行家里手。

1.6 良好的心理素质。良好的心理素质必须具备“四心”，即安心、热心、耐心、信心。“安心”就是安心档案工作，干一行，爱一行，专一行。“热心”就是满腔热忱，诚心诚意地为他人服务，为社会服务。“耐心”就是摆正位置，耐住寂寞。“信心”就是树立在档案这块天地里干一番事业的信心和决心。

2.档案管理措施探讨

2.1 建立健全档案管理机制。通过修改和完善档案日常工作规章制度，统一档案工作标准，加强档案管理。加强领导管理，设立专门领导小组。科学合理、简明实用地健全档案管理制度。制度主要约束服务对象和执行者。坚持制度执行的严肃性，建立奖惩机制。确保档案管理工作向法制化、制度化、规范化方向推进。聘请档案管理专家指导监督档案管理工作。实行档案年度评比制度，每年组织一次档案管理工作集中检查。

2.2 遵守章程，规范操作。档案管理员要熟悉档案管理的基本知识，按照管理章程操作。对原有档案进行重新规范整理，实现标准化管理。档案工作的操作过程中要坚持集中收集、分类整理、归档完备、科学鉴定、安全保管、查找方便的基本原则。在收集整理档案资料的过程中及时追加新的资料，准确全面的完善档案。档案工作年初要有计划，年末要有总结。对档案进行编目和检索，可以为档案的查找提供方便，解决了很多供需矛盾。为更好地保护档案安全流通可以在档案管理中建立借阅档案登记簿，档案转入、转出登记簿等。健全特种设备安全管理档案。加强档案的信息开发和统计工作，为领导决策和资料查找提供方便。

2.3 档案管理交接规范化。一是档案交接要纳入议事日程，是档案管理中的重要环节，应按程序办理。二是档案管理员在离岗或离职时要充分做好档案移交准备工作。档案管理员对所保管的档案全面清理，催还借出的档案，整理好借据。分类归档零散材料，对交接工作进行日程总结。三是认真做好档案交接监督管理工作，对交接工作负责。四是加强档案交接中的思想教育工作，教育交接双方提高认识，明确责任。

2.4 档案管理程序规范化。一是加强领导干部的档案管理意识，配备高素质的专业管理人员。提高档案管理人员的业务素质是加强档案管理工作的根本。思想道德水平高，专业知识过硬，信息操作能力强的档案管理人员更能适应现代化的档案管理要求。二是资金投入充分，配置硬件设备，保证档案库、档案室日常保管工作所需。引进计算机管理软件，建立档案的信息存储和检索系统。三是分门别类对档案集中统一管理，保护档案的完整和安全，方便日后查找和其它工作的利用。四是建立档案部门工作目标考核和档案管理业务工作考核相结合的考核制度，这样在总体考核档案管理工作成效的同时又能检验档案管理员的业务水平。五是寻找外援，加强档案的业务指导工作。可以采用会议指导和现场操作指导的方式让档案专家指导工作，这样更容易对存在的问题进行分析研究，更好地找到解决的办法，保证档案管理工作更有成效。

2.5 加强档案信息化建设，提高档案管理质量。微机应用，网络管理，是知识经济时代的档案管理标志，档案作为丰富的信息资源要加快微机管理与利用，档案的微机管理具有以下优势。

（1）减轻档案管理工作人员的劳动强度，提高工作时效。档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改变为平时随时整理文件归档。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，而且可随时补漏增缺，使文档不形成存积，提高了归档管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的和检索利用的方便。

（2）微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。微机网络管理，文档按“件”整理微机归档，文件插入就十分方便了，只需按一下键盘，修改一下档案目录就完成了。

（3）微机管理保持了文件的历史原貌。微机网络管理按“件”随机存档后，整理工作就不存在@方面的问题了。只须把诸如报表、图纸等文件折叠成统一尺寸归档即可。

（4）利用档案资料方便，检索简便，准确率高。微机的应用，网络的开通，为摆脱以往的经验式的管理模式，完成档案管理由案卷级向文件级管理的转变，将手工立卷变为微机自动管理，就成为可能。只有这样，才会极大地提高档案管理与利用的质量、精度和效率，实现档案管理服务水平质的飞跃。

（5）微机管理更有利于文档的保密。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文档保密的要求。

（6）微机管理有利于提高档案管理工作的质量。档案工作的根本目的在于利用。档案管理进行微机管理后，档案人员可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高档案管理工作的质量和利用的效率，使档案管理在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。

新形势对档案管理工作人员提出了更高的要求，要从传统的管理理念向现代管理理念转变，并在管理实践中应用，使档案管理工作跟上时代步伐，适应档案管理现代化的需要，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。

3.结语

总之，档案事业是需要时间磨砺的金子，期望见到光芒没有捷径可走。古人说得好：“九层之台，起于垒土，千里之行，始于足下，”要坚持不懈地做好那些看似容易、平凡、琐碎的收、管、用。因为良好的职业道德是由无数具体的平凡的琐碎的工作积累发展起来的，档案事业乃至社会发展不需要急于求成、急攻近利的浮躁，而需要踏踏实实、苦干实干、自甘寂寞。要做到无私奉献还应当具备过硬的业务知识和业务技能，尤其提倡干一行、爱一行、钻一行。

参考文献

[1] 左成林.努力做好技术档案工作为铁路跨越式发展做贡献[J].铁道勘测与设计，2014，（02）.

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1.当前高校档案人员的素质状况

档案人员的素质是指档案工作者在岗位上所必须具备的知识、技能及各种基本素养等的总和。概括地说就是从事档案工作必须具备的基础知识、基本技能、政治素养、道德素养、管理能力及分析处理问题的基本能力等。档案人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，因而对档案工作整体效能的发挥有着无可替代的作用。然而，如今很多高校的档案人员素质达不到要求。

1.1 业务水平不高，专业知识贫乏

档案工作是一项专业性很强的工作，档案人员应接受专业的教育培训，掌握专业知识，才能胜任此项工作。但目前大部分高校档案人员实际情况是业务水平不高，专业知识贫乏。高校专职档案人员中，很多都未接受过任何档案专业教育或培训。另外，很大一部分更是非专业学历人员较多，他们多半路出家，来自其它专业，这就使得他们的档案专业知识贫乏，业务水平不高，其中不少人还停留在传统的专业知识和观念上，不能运用现代高新技术工具，缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识，这一现状极大地制约了档案工作的创新与发展，严重制约着高校档案各项工作的顺利开展。

1.2职业情感淡薄，主观能动性不强

当前，在高校中有些档案工作者事业心不强，职业情感淡薄，奉献意识与敬业精神欠缺，不注重职业道德修养，业务上不精益求精，缺乏知识更新的主动性与自觉性。加之档案工作的性质要求是细致、严谨、环节多、程序多、耗时多，所以在完成工作的过程中时间的弹性非常大，使原本工作的思想会在很大程度上造成是“干良心活”的阴影，档案管理工作者特有的工作性质和工作环境给从业人员的“惰性”提供了生存的温床。原因是高校专职档案工作人员不多，而且工作环境相对封闭，在完成档案收集工作这一环节后，和外面人员接触的时间大大减少，“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”这是档案工作者真实工作状况。

1.3 制度的不统一，档案人员素质低

某些高校没有制定统一的立卷归档制度，对纳入档案管理的内容也没有明确的要求和统一的管理标准和模式，仅仅是根据自己的理解和实践在进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理，同时，还有些高校在目标管理考核方案中，尚未将档案管理纳入目标考核，致使档案收集效率不高，档案不齐全。另外， 档案管理人员学历偏低、知识面较窄、不具备专业技能等因素也是影响档案管理工作效率低、缺乏创新与活力的重要因素

2.高校档案人员的素质要求

2.1 要有较高的专业素质

档案工作人员应该安心奉职工作，热爱档案事业，有较强的事业心，懂得文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业基本知识，熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉高校内部自己所从事的业务工作；能把档案专业法规、政策和档案专业基本知识以及其他专业知识灵活运用于自己的工作实际，熟练完成自己的业务工作。

2.2 要有较高的职业道德修养

档案人员的职业道德在档案领域中的具体体现，主要包括以下几个方面。不为名利，甘为人梯、热心服务。档案工作的职业活动，社会职责，工作对象和工作手段决定了它本身是一项服务性，条件性的工作。其出发点和最终目的在于为社会主义现代化服务，为社会广义物质文明和精神文明服务，此外，档案工作是为各项工作提供条件的。 因此，要求档案专业人员必须具有为“人梯”，热心服务的思想，想利用者之所想，急利用者所急，千方百计为利用者提供报务。

2.3 计算机的基本知识和操作技能

随着计算机网络技术在行政工作、业务工作中的普遍应用，电子文件与电子档案在各单位形成和使用的文件中所占比例越来越大，使电子档案在档案管理工作中的地位与重要性日益显现。档案工作者如果知识贫乏、老化、单一，面对新情况、新问题就很能难有所突破。为了提高档案信息工作的工作效率和工作质量，提高档案信息工作的现代化水平，高校的档案信息部门基本上都已应用了计算机管理，并且正在向着更深层次的应用方向发展，如光盘技术、多媒体技术等等。这些都要求高校档案信息管理人员必须掌握必要的计算机知识和熟练的操作技能。

2.4 具备高度的法治观念

档案管理工作，要求工作人员必须严格遵纪守法。而严格执行法律的规定，必须严格遵守国家法律和档案法规，严明党的纪律，严格规范自己的行为。必须牢固树立法律意识，全面提高法律知识水平，并把法律的规定运用到日常业务中去，时刻依照法律规范自身的行为，自觉接受社会监督和法律的约束。许多档案记载着学校、老师或学生的机密。因此，档案专业人员必须具有严格的保密观念和良好的习惯。正确处理好保密与利用的关系。以确保学校档案的安全。

2.5 要努力培养自己的综合性知识

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1　城市园林档案的内容及其作用

在现代社会经济建设不断发展的今天，档案管理已经成为企事业单位行政管理工作一项不可或缺的工作，并且随着电子档案的不断建立和普及，档案管理所起的作用也是越来越重要。城市园林档案亦是如此，由于城市园林档案在城市的规划和建设中充当着重要的角色，这就要求我们首要要认真了解和掌握其基本内容，努力学习建立和管理城市园林档案的方法及其措施，使之更好的为城市建设发挥更大的作用。

城市园林档案所记载的内容是非常广泛的，它不仅记载着以往城市中各种风景区、旅游区和绿地的规划、建设和管理的信息，不仅记载着城市园林中各种珍贵树木、花卉、雕塑、建筑物的信息，而且连历年的花草树木的种植情况和城市园林工程的建设情况都有清楚的记载，可以说，城市园林档案就是一部城市园林建设史。

城市园林档案对城市的建设和发展起着不可替代的作用，其作用主要表现在以下几个方面：首先，城市的基础设施建设及绿化、园林规划、建设与维护都离不开园林档案。城市园林的突出特点就是具有连续性和周期性，而城市园林档案对于城市的规划、建设和绿化，树木花草的种植品种、培育方法都有详细的记载，这就必然决定了城市园林档案在城市规划、绿化和园林的规划、建设中的重要作用。其次，城市园林档案对于一个城市旅游业的开发和建设具有重要的促进作用。我们可以通过查找园林档案，对那些名胜古迹、名贵树木花草等进行开发和维护，多途径、多举措的开发城市的旅游资源和发展城市的旅游经济，最终为提高城市的知名度和城市的经济发展做出应有的贡献。

2　城市园林档案管理中存在的问题

城市园林档案不仅对于城市的经济发展具有促进作用，而且对于我国和谐社会的建设具有重大的意义，但是目前我国城市园林档案管理还存在不少的问题，这些问题主要表现在以下几个方面：

第一，对档案重视程度不够，投入不足，设备陈旧。目前，在大多数企事业单位中，档案工作并不能给单位带来直接的经济效益，因此没有把档案管理当作单位的一项主要工作来抓，这种错误的思想观念和管理观念必定会束缚档案管理工作的发展，并且由于档案管理缺乏足够的资金支持，这就造成档案管理工作不能向数字化、现代化的方向迈进。目前大多数园林档案管理缺乏必备的条件，档案室的环境也是十分简陋和陈旧的，更有甚者，有些珍贵的档案材料出现了发霉、虫蛀的问题。在硬件和软件设备上都亟待更新换代，这就不得不引起人们的思考和关注。

第二，管理员业务素质有待提高。从事园林档案管理的人员很多缺乏岗前系统的有关园林档案管理知识的培训，许多档案管理人员身兼多职，他们或是缺乏园林档案管理的基本知识，或是对园林档案管理的操作不够精通，这些问题必然会对园林档案管理造成混乱，导致园林档案资料出现收集不及时、归档错误、甚至出现档案丢失和缺损的现象。另外，在管理观念和管理方法上，大多数档案管理人员的思想观念和工作方法还是处于传统的模式上，这也是束缚我国城市园林档案发展的一个重要的问题。

3　完善城市园林档案管理工作的策略

城市园林档案的管理是一个系统的工作，需要多方面的努力和多举措并举才能够解决目前园林档案管理工作中存在的问题，从而实现城市园林档案管理工作又好又快的发展。

3.1增强园林档案管理意识

从事园林档案的管理工作，必须要在思想上高度重视这项工作。首先主管园林档案的领导要加大思想认识，提高思想观念，并且把园林档案工作当作单位一项日常的工作来抓，并且要抓出成效；其次，作为园林档案管理工作的普通员工，要增强思想认识，学习了解国家有关园林档案管理的基本知识，提高园林档案管理的业务素质，在园林部门的领导下，积极做好园林档案的建立和归档工作，从而为城市的建设和经济的发展创造良好的条件。

3.2做好园林档案的收集和整理工作

不管是哪方面的档案管理工作，档案的完整性和真实性都是至关重要的，也是最根本的，对于园林档案的管理工作也是这样的，这就要求园林档案管理人员在日常的工作中一定要做好园林档案的收集和整理工作。对于园林的规划、建设、完善、和维修中的每一个阶段都应该做好信息的收集工作，并且要及时核实所收集的信息，要做到档案收集工作有机会、有目标、有方法的进行。另外，在园林档案的整理工作中，要对收集上来的档案材料进行编排处理，并且对档案材料实施科学分类、排列和归档，从而实现所有档案资料的有效整合。

3.3提高园林档案管理人员素质，实现数字化管理

随着社会经济的不断发展，科学技术的不断进步，传统的管理观念和管理模式已经很难能够满足当今城市园林的建设和发展的要求。这一方面要求档案管理人员要不断的学习掌握现代的电子档案管理技术，对档案资料采取信息化的采集、梳理和检索，并且要形成一种比较熟练和快捷的现代管理模式，来促进城市的园林建设。另一方面，要求园林主管单位的领导，要加大资金投入，及时更新园林档案管理的硬件和软件设备，从而为实现园林档案的数字化管理提供设备上的保障。

参考文献：

[1]陈小英，城建档案管理的难点问题及解决对策[J]，城建档案，2009，(09).

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一、数字化技术在医学档案应用过程中存在的问题

 

(一)数字化档案管理的制度缺失

 

医学档案是伴随着医疗体系的发展而来的，用于记录患者基本信息、治疗过程、治疗结果等信息，既便于患者后期查询又利于医学研究。然而，在传统管理体制以及管理技术的限制下，医学档案管理工作不仅缺乏管理科学的管理制度而且缺乏严谨的管理态度，部分小型医疗结构甚至无专门的档案管理组织，流于形式。管理体制与管理制度的缺乏所导致的影响是深远的，在该管理环境下直接制约了数字化技术在医学档案管理中的运用，信息化建设阻碍重重。同时，部分医院单位信息化建设上停滞不前，现有档案管理设备落后且陈旧，跟不上时代需求而且缺乏现代化设备的必要投入，直接制约了数字化技术在医学档案管理中的运用。

 

(二)医学档案数字化管理的意识不足

 

由于传统管理模式以及理念的影响，诸多医学单位管理者对于档案管理工作缺乏足够的重视度，进而导致对数字化技术的引进和运用缺乏深入了解，重视度自然偏低，甚至未曾听说过。此现象不均阻碍了数字化技术在医疗体系中的运用而且阻碍了医学改革的发展进程，尤其是在市场经济环境下，医院为了追求利润而弱化了无法获利环节的投入和降低了重视度，医学档案管理工作就位列其中，备受冷遇，由此影响到了现代科技在医学档案管理工作的运用。同时，部分医院或单位因经费的制约而缩减了档案管理工作经费与人员的配备，数字化技术的运用更无从谈及。

 

(三)专业化的医学档案管理者较为缺乏

 

专业数字化医学档案管理人才的缺乏，导致了档案管理部门在开展数字化建设时困难重重，不能及时有效地开展数字化建设的规划以及实施。在这样的情况下，即便是数字化的医学档案管理平台能够搭建好，但是因工作人员综合素质的不足，缺乏相应的操作技能不仅降低了工作效率而且可能导致数据出错，影响到整个管理工作的有序进开展。此外，在档案管理工作中存在非专业人员兼职现象，虽然节省了管理成本但却极大的削弱了其工作的积极性，难以确保医学档案管理工作的成效，更不利于数字化技术的运用和推广。

 

二、数字化技术在医学档案应用中的对策

 

(一)将传统档案管理与数字化融为一体

 

数字化技术在医院档案管理中的应用是随着传统档案管理的发展而逐步深化的，传统的医院档案管理系统是数字化技术应用于医院档案管理的基础。数字化的档案管理可以有效提升传统档案管理的效率，节省大量的人力和物力[ 1 ]。当然，数字化档案管理需建立传统档案管理基础之上的，在运用传统档案管理优秀管理理念与程序的前提下融入数字化技术，逐步实现两者的结合。

 

首先，转变管理理念，深化对数字化技术的认识。尤其在当今医患关系紧张的局势下，做好数字化档案管理工作在一定程度上为纠纷的处理保留了原始证据。其次，建设数字化档案管理部分或设置专业人员，将档案管理工作的重心由传统档案管理模式逐步向数字化档案管理倾斜，实现有序过渡并最终实现数字化技术在医学档案管理中的全面运用。

 

(二)强化人才培养促进人机结合

 

数字化技术与医学档案管理“联姻”的关键在于人，人才的培养是促进数字化技术在医学档案管理中发挥作用的关键因素，更是推动数字化技术在医学管理改革中的催化剂，为此应着重强化人才的建设。

 

首先，注重综合性人才的培养与建设，医学人才不仅仅要具备专业的医学知识而应兼顾信息技术以及计算机技术的培养;其次，引进专业化的信息化或计算机技术人才，从事专业化的档案管理工作。改变以往非专业人士管理或兼职的现象，从根本上提升档案管理工作的性质与效果;其三，对现有档案管理工作进行专业化培训，培训内容应多样化。例如，档案管理工作的重要性认识、信息化技术的基本知识、数字化技术的基本知识与相关软件或设别的操作等，以最大程度上的促进人机结合，提升档案管理工程在科学性与现代化。

 

(三)加强数字化技术所需硬件设施施的投入

 

对于加强医学档案的数字化管理要以完善硬件设施为基础和前提，硬件设施的建设与完善需要具有一定的预见比以及可靠性，在医院发展过程之中要循序渐进地建立网络系统，为逐步发展起来的档案数字化建设提供足够的发展空间[ 2 ]。

 

同时，可充分运用数据库技术将现有的数字化数据纸质化信息存入其中，形成完备的信息储存管理，既便于随时查阅与开展研究又可以避免纸质化存储带来的负面问题。此类数据还可以通过医学内部的局域网实现实时查阅与共享，同理还可以与其他单位之间进行信息的共享，为数字化技术的运用提供了基础。

 

(四)整合医学档案数字化的原始资源

 

随着科技的发展，医学档案管理工作的发展趋势是运用数字化技术，整合现有资源并强化资源的高效管理，具体而言医学档案的数字化管理要立足两个方面：其一，是对于医院馆藏的数字化的管理;其二，是对于社会化资源的馆藏化的管理。

 

对医学馆藏的数字化管理要注重以下几点内容：

 

首先，要充分结合各个医学馆藏的研究方向与特点，建立相应的数据库，将现有的信息纳入其中以实现集中化管理[ 3 ];

 

其次，将现有纸质化病例以及诊疗报告，包括影响资料等通过数字化技术处理，存入数据库，便于查询与研究以及与其他馆藏之间进行共享;

 

其三，制定用户管理制度，根据馆藏使用人员的特性设定用户权限，可分为查阅、下载、浏览等不同权限，提升用户管理的科学性进而最大程度上的保障数据的安全性;