档案管理的基本知识范文

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中图分类号：R511 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）04-0327-01

引言

档案管理工作作为一项政治性、管理性、服务性的工作，要求档案工作人员必须具有较一般行业要高的职业道德，首先在政治上要坚持党的基本路线和基本方针，保守档案机密，而且要依靠职业道德规范的内聚力形成制约力量依法治档，依照《档案法》对档案管理的体制、制度保护和利用等方面的具体要求去做。

1.档案管理者应具备的基本素质

1.1 坚定的政治素质：档案管理者必须有明确的政治信念和政治方向，要热爱祖国，热爱社会主义，坚持四项基本原则，立场坚定，旗帜鲜明，有强烈的事业心和责任感。

1.2 优良的思想品质：要干一行爱一行，能全身心地投入到本职工作中，能忠于职守，严守秘密，无私无畏地维护党和国家的历史真实面貌。

1.3 扎实的工作作风。工作中要做到积极主动，热情周到，把能为利用者解决问题、排扰解难，看成是工作中的最大乐趣。

1.4 广博的科学知识。作为一个称职的档案人员，既要学习本专业知识，又要学习有关的科学文化知识，有较为广泛的知识涉猎和较高的文化水平。

1.5 过硬的技术本领。面对知识经济的挑战，档案人员必须很好地学习掌握档案业务知识，不断提高业务能力和技术水平，成为业务精通的行家里手。

1.6 良好的心理素质。良好的心理素质必须具备“四心”，即安心、热心、耐心、信心。“安心”就是安心档案工作，干一行，爱一行，专一行。“热心”就是满腔热忱，诚心诚意地为他人服务，为社会服务。“耐心”就是摆正位置，耐住寂寞。“信心”就是树立在档案这块天地里干一番事业的信心和决心。

2.档案管理措施探讨

2.1 建立健全档案管理机制。通过修改和完善档案日常工作规章制度，统一档案工作标准，加强档案管理。加强领导管理，设立专门领导小组。科学合理、简明实用地健全档案管理制度。制度主要约束服务对象和执行者。坚持制度执行的严肃性，建立奖惩机制。确保档案管理工作向法制化、制度化、规范化方向推进。聘请档案管理专家指导监督档案管理工作。实行档案年度评比制度，每年组织一次档案管理工作集中检查。

2.2 遵守章程，规范操作。档案管理员要熟悉档案管理的基本知识，按照管理章程操作。对原有档案进行重新规范整理，实现标准化管理。档案工作的操作过程中要坚持集中收集、分类整理、归档完备、科学鉴定、安全保管、查找方便的基本原则。在收集整理档案资料的过程中及时追加新的资料，准确全面的完善档案。档案工作年初要有计划，年末要有总结。对档案进行编目和检索，可以为档案的查找提供方便，解决了很多供需矛盾。为更好地保护档案安全流通可以在档案管理中建立借阅档案登记簿，档案转入、转出登记簿等。健全特种设备安全管理档案。加强档案的信息开发和统计工作，为领导决策和资料查找提供方便。

2.3 档案管理交接规范化。一是档案交接要纳入议事日程，是档案管理中的重要环节，应按程序办理。二是档案管理员在离岗或离职时要充分做好档案移交准备工作。档案管理员对所保管的档案全面清理，催还借出的档案，整理好借据。分类归档零散材料，对交接工作进行日程总结。三是认真做好档案交接监督管理工作，对交接工作负责。四是加强档案交接中的思想教育工作，教育交接双方提高认识，明确责任。

2.4 档案管理程序规范化。一是加强领导干部的档案管理意识，配备高素质的专业管理人员。提高档案管理人员的业务素质是加强档案管理工作的根本。思想道德水平高，专业知识过硬，信息操作能力强的档案管理人员更能适应现代化的档案管理要求。二是资金投入充分，配置硬件设备，保证档案库、档案室日常保管工作所需。引进计算机管理软件，建立档案的信息存储和检索系统。三是分门别类对档案集中统一管理，保护档案的完整和安全，方便日后查找和其它工作的利用。四是建立档案部门工作目标考核和档案管理业务工作考核相结合的考核制度，这样在总体考核档案管理工作成效的同时又能检验档案管理员的业务水平。五是寻找外援，加强档案的业务指导工作。可以采用会议指导和现场操作指导的方式让档案专家指导工作，这样更容易对存在的问题进行分析研究，更好地找到解决的办法，保证档案管理工作更有成效。

2.5 加强档案信息化建设，提高档案管理质量。微机应用，网络管理，是知识经济时代的档案管理标志，档案作为丰富的信息资源要加快微机管理与利用，档案的微机管理具有以下优势。

（1）减轻档案管理工作人员的劳动强度，提高工作时效。档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改变为平时随时整理文件归档。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，而且可随时补漏增缺，使文档不形成存积，提高了归档管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的和检索利用的方便。

（2）微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。微机网络管理，文档按“件”整理微机归档，文件插入就十分方便了，只需按一下键盘，修改一下档案目录就完成了。

（3）微机管理保持了文件的历史原貌。微机网络管理按“件”随机存档后，整理工作就不存在@方面的问题了。只须把诸如报表、图纸等文件折叠成统一尺寸归档即可。

（4）利用档案资料方便，检索简便，准确率高。微机的应用，网络的开通，为摆脱以往的经验式的管理模式，完成档案管理由案卷级向文件级管理的转变，将手工立卷变为微机自动管理，就成为可能。只有这样，才会极大地提高档案管理与利用的质量、精度和效率，实现档案管理服务水平质的飞跃。

（5）微机管理更有利于文档的保密。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文档保密的要求。

（6）微机管理有利于提高档案管理工作的质量。档案工作的根本目的在于利用。档案管理进行微机管理后，档案人员可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高档案管理工作的质量和利用的效率，使档案管理在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。

新形势对档案管理工作人员提出了更高的要求，要从传统的管理理念向现代管理理念转变，并在管理实践中应用，使档案管理工作跟上时代步伐，适应档案管理现代化的需要，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。

3.结语

总之，档案事业是需要时间磨砺的金子，期望见到光芒没有捷径可走。古人说得好：“九层之台，起于垒土，千里之行，始于足下，”要坚持不懈地做好那些看似容易、平凡、琐碎的收、管、用。因为良好的职业道德是由无数具体的平凡的琐碎的工作积累发展起来的，档案事业乃至社会发展不需要急于求成、急攻近利的浮躁，而需要踏踏实实、苦干实干、自甘寂寞。要做到无私奉献还应当具备过硬的业务知识和业务技能，尤其提倡干一行、爱一行、钻一行。

参考文献

[1] 左成林.努力做好技术档案工作为铁路跨越式发展做贡献[J].铁道勘测与设计，2014，（02）.

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1.当前高校档案人员的素质状况

档案人员的素质是指档案工作者在岗位上所必须具备的知识、技能及各种基本素养等的总和。概括地说就是从事档案工作必须具备的基础知识、基本技能、政治素养、道德素养、管理能力及分析处理问题的基本能力等。档案人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，因而对档案工作整体效能的发挥有着无可替代的作用。然而，如今很多高校的档案人员素质达不到要求。

1.1 业务水平不高，专业知识贫乏

档案工作是一项专业性很强的工作，档案人员应接受专业的教育培训，掌握专业知识，才能胜任此项工作。但目前大部分高校档案人员实际情况是业务水平不高，专业知识贫乏。高校专职档案人员中，很多都未接受过任何档案专业教育或培训。另外，很大一部分更是非专业学历人员较多，他们多半路出家，来自其它专业，这就使得他们的档案专业知识贫乏，业务水平不高，其中不少人还停留在传统的专业知识和观念上，不能运用现代高新技术工具，缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识，这一现状极大地制约了档案工作的创新与发展，严重制约着高校档案各项工作的顺利开展。

1.2职业情感淡薄，主观能动性不强

当前，在高校中有些档案工作者事业心不强，职业情感淡薄，奉献意识与敬业精神欠缺，不注重职业道德修养，业务上不精益求精，缺乏知识更新的主动性与自觉性。加之档案工作的性质要求是细致、严谨、环节多、程序多、耗时多，所以在完成工作的过程中时间的弹性非常大，使原本工作的思想会在很大程度上造成是“干良心活”的阴影，档案管理工作者特有的工作性质和工作环境给从业人员的“惰性”提供了生存的温床。原因是高校专职档案工作人员不多，而且工作环境相对封闭，在完成档案收集工作这一环节后，和外面人员接触的时间大大减少，“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”这是档案工作者真实工作状况。

1.3 制度的不统一，档案人员素质低

某些高校没有制定统一的立卷归档制度，对纳入档案管理的内容也没有明确的要求和统一的管理标准和模式，仅仅是根据自己的理解和实践在进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理，同时，还有些高校在目标管理考核方案中，尚未将档案管理纳入目标考核，致使档案收集效率不高，档案不齐全。另外， 档案管理人员学历偏低、知识面较窄、不具备专业技能等因素也是影响档案管理工作效率低、缺乏创新与活力的重要因素

2.高校档案人员的素质要求

2.1 要有较高的专业素质

档案工作人员应该安心奉职工作，热爱档案事业，有较强的事业心，懂得文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业基本知识，熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉高校内部自己所从事的业务工作；能把档案专业法规、政策和档案专业基本知识以及其他专业知识灵活运用于自己的工作实际，熟练完成自己的业务工作。

2.2 要有较高的职业道德修养

档案人员的职业道德在档案领域中的具体体现，主要包括以下几个方面。不为名利，甘为人梯、热心服务。档案工作的职业活动，社会职责，工作对象和工作手段决定了它本身是一项服务性，条件性的工作。其出发点和最终目的在于为社会主义现代化服务，为社会广义物质文明和精神文明服务，此外，档案工作是为各项工作提供条件的。 因此，要求档案专业人员必须具有为“人梯”，热心服务的思想，想利用者之所想，急利用者所急，千方百计为利用者提供报务。

2.3 计算机的基本知识和操作技能

随着计算机网络技术在行政工作、业务工作中的普遍应用，电子文件与电子档案在各单位形成和使用的文件中所占比例越来越大，使电子档案在档案管理工作中的地位与重要性日益显现。档案工作者如果知识贫乏、老化、单一，面对新情况、新问题就很能难有所突破。为了提高档案信息工作的工作效率和工作质量，提高档案信息工作的现代化水平，高校的档案信息部门基本上都已应用了计算机管理，并且正在向着更深层次的应用方向发展，如光盘技术、多媒体技术等等。这些都要求高校档案信息管理人员必须掌握必要的计算机知识和熟练的操作技能。

2.4 具备高度的法治观念

档案管理工作，要求工作人员必须严格遵纪守法。而严格执行法律的规定，必须严格遵守国家法律和档案法规，严明党的纪律，严格规范自己的行为。必须牢固树立法律意识，全面提高法律知识水平，并把法律的规定运用到日常业务中去，时刻依照法律规范自身的行为，自觉接受社会监督和法律的约束。许多档案记载着学校、老师或学生的机密。因此，档案专业人员必须具有严格的保密观念和良好的习惯。正确处理好保密与利用的关系。以确保学校档案的安全。

2.5 要努力培养自己的综合性知识

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1　城市园林档案的内容及其作用

在现代社会经济建设不断发展的今天，档案管理已经成为企事业单位行政管理工作一项不可或缺的工作，并且随着电子档案的不断建立和普及，档案管理所起的作用也是越来越重要。城市园林档案亦是如此，由于城市园林档案在城市的规划和建设中充当着重要的角色，这就要求我们首要要认真了解和掌握其基本内容，努力学习建立和管理城市园林档案的方法及其措施，使之更好的为城市建设发挥更大的作用。

城市园林档案所记载的内容是非常广泛的，它不仅记载着以往城市中各种风景区、旅游区和绿地的规划、建设和管理的信息，不仅记载着城市园林中各种珍贵树木、花卉、雕塑、建筑物的信息，而且连历年的花草树木的种植情况和城市园林工程的建设情况都有清楚的记载，可以说，城市园林档案就是一部城市园林建设史。

城市园林档案对城市的建设和发展起着不可替代的作用，其作用主要表现在以下几个方面：首先，城市的基础设施建设及绿化、园林规划、建设与维护都离不开园林档案。城市园林的突出特点就是具有连续性和周期性，而城市园林档案对于城市的规划、建设和绿化，树木花草的种植品种、培育方法都有详细的记载，这就必然决定了城市园林档案在城市规划、绿化和园林的规划、建设中的重要作用。其次，城市园林档案对于一个城市旅游业的开发和建设具有重要的促进作用。我们可以通过查找园林档案，对那些名胜古迹、名贵树木花草等进行开发和维护，多途径、多举措的开发城市的旅游资源和发展城市的旅游经济，最终为提高城市的知名度和城市的经济发展做出应有的贡献。

2　城市园林档案管理中存在的问题

城市园林档案不仅对于城市的经济发展具有促进作用，而且对于我国和谐社会的建设具有重大的意义，但是目前我国城市园林档案管理还存在不少的问题，这些问题主要表现在以下几个方面：

第一，对档案重视程度不够，投入不足，设备陈旧。目前，在大多数企事业单位中，档案工作并不能给单位带来直接的经济效益，因此没有把档案管理当作单位的一项主要工作来抓，这种错误的思想观念和管理观念必定会束缚档案管理工作的发展，并且由于档案管理缺乏足够的资金支持，这就造成档案管理工作不能向数字化、现代化的方向迈进。目前大多数园林档案管理缺乏必备的条件，档案室的环境也是十分简陋和陈旧的，更有甚者，有些珍贵的档案材料出现了发霉、虫蛀的问题。在硬件和软件设备上都亟待更新换代，这就不得不引起人们的思考和关注。

第二，管理员业务素质有待提高。从事园林档案管理的人员很多缺乏岗前系统的有关园林档案管理知识的培训，许多档案管理人员身兼多职，他们或是缺乏园林档案管理的基本知识，或是对园林档案管理的操作不够精通，这些问题必然会对园林档案管理造成混乱，导致园林档案资料出现收集不及时、归档错误、甚至出现档案丢失和缺损的现象。另外，在管理观念和管理方法上，大多数档案管理人员的思想观念和工作方法还是处于传统的模式上，这也是束缚我国城市园林档案发展的一个重要的问题。

3　完善城市园林档案管理工作的策略

城市园林档案的管理是一个系统的工作，需要多方面的努力和多举措并举才能够解决目前园林档案管理工作中存在的问题，从而实现城市园林档案管理工作又好又快的发展。

3.1增强园林档案管理意识

从事园林档案的管理工作，必须要在思想上高度重视这项工作。首先主管园林档案的领导要加大思想认识，提高思想观念，并且把园林档案工作当作单位一项日常的工作来抓，并且要抓出成效；其次，作为园林档案管理工作的普通员工，要增强思想认识，学习了解国家有关园林档案管理的基本知识，提高园林档案管理的业务素质，在园林部门的领导下，积极做好园林档案的建立和归档工作，从而为城市的建设和经济的发展创造良好的条件。

3.2做好园林档案的收集和整理工作

不管是哪方面的档案管理工作，档案的完整性和真实性都是至关重要的，也是最根本的，对于园林档案的管理工作也是这样的，这就要求园林档案管理人员在日常的工作中一定要做好园林档案的收集和整理工作。对于园林的规划、建设、完善、和维修中的每一个阶段都应该做好信息的收集工作，并且要及时核实所收集的信息，要做到档案收集工作有机会、有目标、有方法的进行。另外，在园林档案的整理工作中，要对收集上来的档案材料进行编排处理，并且对档案材料实施科学分类、排列和归档，从而实现所有档案资料的有效整合。

3.3提高园林档案管理人员素质，实现数字化管理

随着社会经济的不断发展，科学技术的不断进步，传统的管理观念和管理模式已经很难能够满足当今城市园林的建设和发展的要求。这一方面要求档案管理人员要不断的学习掌握现代的电子档案管理技术，对档案资料采取信息化的采集、梳理和检索，并且要形成一种比较熟练和快捷的现代管理模式，来促进城市的园林建设。另一方面，要求园林主管单位的领导，要加大资金投入，及时更新园林档案管理的硬件和软件设备，从而为实现园林档案的数字化管理提供设备上的保障。

参考文献：

[1]陈小英，城建档案管理的难点问题及解决对策[J]，城建档案，2009，(09).

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一、数字化技术在医学档案应用过程中存在的问题

 

(一)数字化档案管理的制度缺失

 

医学档案是伴随着医疗体系的发展而来的，用于记录患者基本信息、治疗过程、治疗结果等信息，既便于患者后期查询又利于医学研究。然而，在传统管理体制以及管理技术的限制下，医学档案管理工作不仅缺乏管理科学的管理制度而且缺乏严谨的管理态度，部分小型医疗结构甚至无专门的档案管理组织，流于形式。管理体制与管理制度的缺乏所导致的影响是深远的，在该管理环境下直接制约了数字化技术在医学档案管理中的运用，信息化建设阻碍重重。同时，部分医院单位信息化建设上停滞不前，现有档案管理设备落后且陈旧，跟不上时代需求而且缺乏现代化设备的必要投入，直接制约了数字化技术在医学档案管理中的运用。

 

(二)医学档案数字化管理的意识不足

 

由于传统管理模式以及理念的影响，诸多医学单位管理者对于档案管理工作缺乏足够的重视度，进而导致对数字化技术的引进和运用缺乏深入了解，重视度自然偏低，甚至未曾听说过。此现象不均阻碍了数字化技术在医疗体系中的运用而且阻碍了医学改革的发展进程，尤其是在市场经济环境下，医院为了追求利润而弱化了无法获利环节的投入和降低了重视度，医学档案管理工作就位列其中，备受冷遇，由此影响到了现代科技在医学档案管理工作的运用。同时，部分医院或单位因经费的制约而缩减了档案管理工作经费与人员的配备，数字化技术的运用更无从谈及。

 

(三)专业化的医学档案管理者较为缺乏

 

专业数字化医学档案管理人才的缺乏，导致了档案管理部门在开展数字化建设时困难重重，不能及时有效地开展数字化建设的规划以及实施。在这样的情况下，即便是数字化的医学档案管理平台能够搭建好，但是因工作人员综合素质的不足，缺乏相应的操作技能不仅降低了工作效率而且可能导致数据出错，影响到整个管理工作的有序进开展。此外，在档案管理工作中存在非专业人员兼职现象，虽然节省了管理成本但却极大的削弱了其工作的积极性，难以确保医学档案管理工作的成效，更不利于数字化技术的运用和推广。

 

二、数字化技术在医学档案应用中的对策

 

(一)将传统档案管理与数字化融为一体

 

数字化技术在医院档案管理中的应用是随着传统档案管理的发展而逐步深化的，传统的医院档案管理系统是数字化技术应用于医院档案管理的基础。数字化的档案管理可以有效提升传统档案管理的效率，节省大量的人力和物力[ 1 ]。当然，数字化档案管理需建立传统档案管理基础之上的，在运用传统档案管理优秀管理理念与程序的前提下融入数字化技术，逐步实现两者的结合。

 

首先，转变管理理念，深化对数字化技术的认识。尤其在当今医患关系紧张的局势下，做好数字化档案管理工作在一定程度上为纠纷的处理保留了原始证据。其次，建设数字化档案管理部分或设置专业人员，将档案管理工作的重心由传统档案管理模式逐步向数字化档案管理倾斜，实现有序过渡并最终实现数字化技术在医学档案管理中的全面运用。

 

(二)强化人才培养促进人机结合

 

数字化技术与医学档案管理“联姻”的关键在于人，人才的培养是促进数字化技术在医学档案管理中发挥作用的关键因素，更是推动数字化技术在医学管理改革中的催化剂，为此应着重强化人才的建设。

 

首先，注重综合性人才的培养与建设，医学人才不仅仅要具备专业的医学知识而应兼顾信息技术以及计算机技术的培养;其次，引进专业化的信息化或计算机技术人才，从事专业化的档案管理工作。改变以往非专业人士管理或兼职的现象，从根本上提升档案管理工作的性质与效果;其三，对现有档案管理工作进行专业化培训，培训内容应多样化。例如，档案管理工作的重要性认识、信息化技术的基本知识、数字化技术的基本知识与相关软件或设别的操作等，以最大程度上的促进人机结合，提升档案管理工程在科学性与现代化。

 

(三)加强数字化技术所需硬件设施施的投入

 

对于加强医学档案的数字化管理要以完善硬件设施为基础和前提，硬件设施的建设与完善需要具有一定的预见比以及可靠性，在医院发展过程之中要循序渐进地建立网络系统，为逐步发展起来的档案数字化建设提供足够的发展空间[ 2 ]。

 

同时，可充分运用数据库技术将现有的数字化数据纸质化信息存入其中，形成完备的信息储存管理，既便于随时查阅与开展研究又可以避免纸质化存储带来的负面问题。此类数据还可以通过医学内部的局域网实现实时查阅与共享，同理还可以与其他单位之间进行信息的共享，为数字化技术的运用提供了基础。

 

(四)整合医学档案数字化的原始资源

 

随着科技的发展，医学档案管理工作的发展趋势是运用数字化技术，整合现有资源并强化资源的高效管理，具体而言医学档案的数字化管理要立足两个方面：其一，是对于医院馆藏的数字化的管理;其二，是对于社会化资源的馆藏化的管理。

 

对医学馆藏的数字化管理要注重以下几点内容：

 

首先，要充分结合各个医学馆藏的研究方向与特点，建立相应的数据库，将现有的信息纳入其中以实现集中化管理[ 3 ];

 

其次，将现有纸质化病例以及诊疗报告，包括影响资料等通过数字化技术处理，存入数据库，便于查询与研究以及与其他馆藏之间进行共享;

 

其三，制定用户管理制度，根据馆藏使用人员的特性设定用户权限，可分为查阅、下载、浏览等不同权限，提升用户管理的科学性进而最大程度上的保障数据的安全性;

 

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中图分类号：TD327.3文献标识码：A文章编号：1009-914X（2015）38-0168-01

医疗保险作为我国社会保障制度的重要组成部分，当人们受到重大伤害或重大疾病之后，国家给予他们一定的经济帮助，减轻居民的经济负担。医疗保险档案是对参保单位和参保人员缴费、享受医疗保险各项待遇的真实情况的反应，是支付各种医疗保险待遇的唯一依据，所以医疗保险档案管理的工作对居民生活有着重要的影响。

一、医疗保险档案管理的现状

1、对医疗保险档案管理不够重视，缺少对医疗保险档案管理重要性的正确认识。随着医疗保险参保人数的逐年增加，导致医疗保险档案的数量也急剧增长，因为医疗保险档案工作比较复杂，有些领导对医疗保险档案管理不够重视，缺少资金的投入导致人员配备不足，导致档案缺失的现象比较明显。业务员对医疗保险档案管理意识薄弱，认为档案管理对自己没有意义而松懈。

2、医疗保险档案的材料没有收集齐全，医疗保险档案是参保过程中具有保存价值是医保事业的真实记录和历史反应。但是由于人员调动时没有及时交接，导致有些档案不完整甚至丢失。

3、对医疗保险档案没有专业的管理和统一的标准。每个地区的医疗保险档案管理不一致，那些资料需要归档，怎样归档；那些资料需要分类，怎样分类。目前尚没有一个统一的规范。所以很容易造成档案的遗失或者归档错误的情况发生。

4、医疗保险档案管理人员没有进行过专业培训，档案管理水平比较低。目前医疗保险大多为兼职人员，并没有接受过专业的档案管理的训练，缺少档案管理的基本知识，另外他们的业务水平低，所以在管理档案是缺少责任心，直接影响档案管理的工作。

二、医疗保险档案管理的必要性

医疗保险作为我国社会保证体系的重要组成部分，是对未来不确定疾病或意外的一种帮助制度，医疗保险制度的建设是由国家立法，强制实施的。医疗保险档案是在医保过程中形成的文字、电子文档等具有保存价值的原始记录。医疗保险是参保人员重要的原始资料，更是参保人员享受医疗保险各项待遇的重要依据，很多人对于医疗保险档案管理工作存在很多误区，他们认为没有必要成立医疗保险档案管理部门。其实，医疗保险档案管理对我们的身体健康有着重要的作用。电子文件的管理形式优于传统的档案管理方式。

对医疗档案有一个科学的管理能够有效提升管理水平，只有做好医疗保险档案管理的开发，并且充分利用它进行工作，才能实现档案管理工作的价值而且可以为医疗保险档案管理打下坚实的基础。所以，要对医疗保险档案管理有一个标准，使其具有科学性、及时性和准确性，保证档案的真实性和完整性，可以使医疗保险档案管理规范化、信息化和专业化。

医疗保险作为一项民生工程，涉及面广，政策性、专业性强，工作环节多，业务管理繁杂。所以医疗保险档案管理的发展具有举足轻重的作用。一方面可以给领导提供依据，医疗保险档案管理主要是基金的管理，建立系统的、规范的医保档案管理体制，不仅可以为数据统计、会计核算和基金收支提供详细的资料，而且对于建立科学、高效的医疗保险基金管理提供有力的信息支持。因为医疗保险成立时间短还有很多不切实际的问题，需要不断地完善有关的政策，方便成立和群众的需求相适应的的制度，医疗保险档案管理便为领导的决策提供了资料。另一方面可以为参保单位和参保人员提供服务。医疗保险档案能清楚的写明参保单位和参保个人的参保情况、费用记录和年限计算依据。其中，现金结报资料作为基金支付的重要凭证，能够为参保人查阅提供方便；政策宣传资料为参保人员了解医疗保险参保办法及享受的待遇做了详细的介绍。这些档案能够让参保人员学习一般知识、了解医保信息并且可以为维护自身权益提供直接凭据。

三、医疗保险档案管理的措施和办法

1、提高对医疗保险档案管理的程度。对档案管理的高度重视是保障档案管理工作顺利进行的基础和前提，在平时的管理中，需要加强宣传和教育档案管理的重要性，让领导和员工意识到档案管理的重要性，档案管理水平不断提高。

2、提高档案管理人员的管理技术水平。因为目前档案管理的人员很多是兼职人员，管理水平都比较低，所以要对档案管理人员进行培训。一方面让他们掌握基本的法律和专业知识，使他们的管理能力不断提高，可以完成复杂的医疗保险档案管理的工作。另一方面，还要对他们进行思想教育工作，让他们端正自己的工作态度。要为医疗保险档案管理打造一支高水平、高素质的队伍。

3、要对档案管理工作方法进一步完善。我们要尽可能的利用各种先进技术来改善档案管理的方法。例如，在医疗保险档案管理中，一方面我们可以投入大量的微机设备，这样我们可以为各种先进技术的应用提供必要的硬件设备。另一方面我们要应用各种技术和相应的软件的开发，这样可以建立一个医疗保险档案管理的工作平台。通过对档案管理工作方法的改进，实现了对档案检索、统计以及借阅管理的自动化，在很大程度上提高了档案管理的效率。

4、要对档案管理制度进一步完善。我们应该从实际出发，根据《档案法》和《保密法》等，对档案管理制度进一步完善。因此，我们科以在以后的档案管理中，可以对档案的收集、存档、保管、整理和移交有章可循，工作流程清晰，不仅提高了工作效率，而且还能保证档案管理的质量。

5、要积极推进档案管理的信息化建设。传统的档案管理是由工作人员手工收集、整理，不仅工作量大，而且效率低。这就要求我们极力发展档案管理信息化建设，来提高档案管理的效率和水平。这就要求档案管理人员必须熟练掌握和运用计算机软件，这样不仅减少了工作人员的工作量，而且也便于参保人员的查询。

四、总结

综上所述，我们在医疗保险档案管理中存在着一系列的问题，我们在解决这些问题时要坚持科学、合理、有序的原则，还要国家相关部门统筹兼顾，强化引导，建立一个交流的平台，可以提高医疗保险档案管理的工作效率。

参考文献

[1]张素芹.城镇居民基本医疗保险档案管理工作思考[J].黑龙江史志，2014-05.

[2]玄雄彪.关于医疗保险档案管理的重要性思考[J].赤子（中旬），2014-07.

[3]贾丽敏.城镇居民基本医疗保险档案信息化建设的思考[J].电子技术与软件工，2014-10.

[4]林素梅.医疗保险档案的收集与整理[J].上海档案，2002-05.

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在为期两周的培训工作中，我们全体参训人员深入的学习了档案管理的专业的知识，提高了我们自身的管理水平，这些有利于提升我们海关档案管理的科学性。接下来我就本期培训工作做一个简短的总结。

一、专业档案管理知识的培训

本次的档案管理培训的时间很短暂，但是培训的内容很丰富，在每次的培训之后，学员们都在积极的消化学习内容，以此来提升自己的档案管理理论水平和专业技能。

（一）增强了档案管理的法制意识

在培训中，国家档案局的专家给我们讲解了我国目前海关档案管理的基础档案法律法规的制定情况，并且详细的学习了海关档案管理的档案违法行为，让我们参训人员了解到哪些是属于档案违法行为，这些违法行为有什么样的特点，违法了这些档案法有什么样的法律后果，以及当事人或责任人会受到什么样的法律制裁等等，通过对这些知识的全面而系统的了解之后，增加了我们海关档案管理人员的法律意识，以及提升了档案的规范化管理水平。

（二）档案管理的专业知识和业务能力的提升

在培训中，专家详细的讲解了档案的管理知识，提升了我们海关档案管理人员对于档案管理知识的水平。

在档案管理培训中，了解了档案业务的规范化管理的各个环节及步骤，还掌握了不同类型、不同载体档案资料的整理管理办法，夯实了档案管理的理论基础。

通过对档案管理的理论学习，强化了自身对档案工作的要求，更加全面的掌握了管理的基础知识，提升了我们海关在档案管理方面的工作技能及业务水平。

（三）提升了档案管理科学化

从这次的培训中，我们充分认识到档案管理工作必须从平时做起，要养成自觉的习惯。

在平时的档案管理工作中，就要做好档资料的收集、整理及管理工作。平时工作中要做到主动的收集档案资料并及时的存档；按时归档、并要定期整理档案资料和经常检查档案资料的完整性；对于不同的档案要做到整理有序，科学化的管理，把不同的类型的资料进行分类分柜的存放，以方便今后查阅。

（四）有利于完善档案管理制度

通过这次培训，让我们认识到档案管理制度的重要性，规范化的管理制度是提升我海关档案管理水平的基础。

这就要求我们的档案管理人员在平时的工作中，认真总结在管理中所遇到的新问题、新情况，及时做好汇总，同时负责人要做好记载，以此来作为完善档案管理制度的基本材料，通过对我们的档案管理制度的完善，促进了海关档案管理的规范化建设进程。

二、提升了我们的综合知识的水平

今年我国就正式进入“十二五”时期，这是我国的经济、社会发展向着更高的层次和水平跨越的关键时期，科学发展速度在不断加快，推动了我国社会经济的快速协调发展。但是此时我国仍然处在重要的战略机遇期，所要面临的机遇和挑战都是前所未有的。

（一）社会发展面临众多的挑战

我国是一个多民族、多人口的发展中国家，整个人均资源占有率想对不足，因此我国目前正在积极实施计划生育，不断控制人口数量。从而提升我国公民的基本素质，优化我国人口结构，促进了我国人口、资源环境与我国社会经济的协调快速发展。

目前我国正处在一个社会的转型时期。由于社会各阶层的利益分布不均衡，社会政策的调整等等因素导致社会利益格局多元化发展趋势加剧，各种社会矛盾突出，恐有加剧之势。如果这些矛盾处理不好，很容易会诱发社会稳定问题。

（二）科学技术发展的提高

改革开发几十年来，我国的科学技术有了质的飞跃。我国的科学技术的进步为我国经济社会发展的贡献正在不断加强，科学技术推动了我国经济社会发展的快速发展。尤其是在我国的现代化建设中，提高我国自主的创新能力，建设创新性国家做出巨大的贡献。

（三）进一步学习保密法

为了进一步贯穿落实新的《保密法》，切实做好海关工作的保密工作，因此在培训中，专家给我们详细的讲解了新的《保密法》的各项规则，并结合我们海关的工作实际特点和性质，从新《保密法》的保密范围、重点以及如何提高保密技能和水平以及一些法律责任等内容，我希望我们的同志学习之后，要高度重视工作中的保密性，自觉的提升的安全意识，为我们的海关的工作做出新的贡献。

三、拓展我们档案管理的思路和眼界

在此次培训中，为了打破我们传统的思维方式，拓展我们的视野，特别安排了专家为我们讲解其他先进的管理经验，创新发展思维，开阔管理视野，提升工作水平。

通过这次培训情，各位专家详细的讲解了国际先进的工作经验，让我们开拓了眼界，打开了思路。尽管时间很短暂，但整个学习过程给我留下了深刻印象，深受启发。在学习中，结合自身实际和档案管理工作的实际情况，着重了解和学习了档案管理建设方面的一些情况，获益匪浅。

四、培训考核

在培训学习完成之后，我处结合培训内容，对参与培训的工作人员进行了培训考试，主要涵盖档案管理的专业理论知识、实际操作技能，国家发展规划及科学发展前沿的基本知识理论等相关知识，因此来检验我们学习的成果。

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doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 09. 007

［中图分类号］ F231.3 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）09- 0011- 02

1 电算化会计档案的内容与特点

电算化会计档案，是指存储在计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据）和计算机打印出来的书面形式的会计数据。具体指记账凭证、会计账簿、会计报表（报表格式和计算公式）等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料。电算化会计档案一般具有如下几个特点：

（1）电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。它除了包含打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外，更重要的是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。

（2）与传统会计档案相比，电算化会计档案的查阅，对环境的要求更高。查阅传统的会计档案具有直观性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用。

（3）电算化会计档案较传统会计档案有更多的存储需求，且对存放条件要求更高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在；另一方面以磁性介质或光盘的形式存在，受存储介质质量、存放环境和存储有效期等因素的影响很大，保存不当容易遭到损坏。

（4）电算化会计档案易于修改，且不留痕迹。

（5）对电算化会计档案管理人员的素质要求更高。作为电算化会计档案的管理人员，既要了解会计基本知识，又要了解计算机等相关知识。

2 医院电算化会计档案管理存在的问题

（1）电算化会计档案管理内容不够完整。现阶段医院财务工作已经全面实现电算化管理，由于对会计档案组成内容不甚了解，缺乏管理会计档案的经验，因此大多数医院定期向档案部门移交的只是打印出来的纸质会计档案，而没有移交存储会计数据的磁性介质会计档案和开发使用的全套电算化会计的应用软件程序、系统软件及文档资料等。同时医院不及时对会计电算化形成的账、表定期打印输出，过于依赖计算机存储，没有做到将电算化数据定期备份。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏，就很难恢复原有的会计资料，从而影响电算化系统的正常工作，会计档案的完整性、安全性得不到保证，从而制约了电算化会计档案的利用，更无法适应电算化会计档案的改革和发展。

（2）电算化会计档案管理缺乏专业人员。电算化会计档案管理要求管理人员既要懂会计专业知识，又要懂档案业务知识和计算机知识。目前许多医院只重视高级医疗专业人才的引进，对档案管理工作不够重视，会计档案多由财务人员兼职管理，遇有上级主管部门检查时忙于应付， 档案管理意识滞后。

（3）电算化会计档案管理制度有待完善。目前，《会计电算化工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》、《会计基础工作规范》等文件，仅对会计电算化档案做了基本的要求，未提及会计电算化档案管理存在的问题及其防范，已不能适应电算化会计档案管理新的需要。

3 加强医院电算化会计档案管理的对策

（1）制定严格的管理制度。财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》第四条规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便检查，防止毁损、散失和泄密”；第七条规定：“各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度”。制定电算化会计档案制度要贯穿管理和保存整个过程，要根据档案的收集、记录、查阅、移交、销毁等一系列环节制定电算化会计档案的移交程序、销毁管理办法和保管方法等各方面的管理制度。

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即以地方政府的名义向所属的行政事业单位直接委派会计人员。在这种形式下，委派对象大多是单位的财会负责人、主管会计，管理方式大多采用直接管理，即对会计人员的人事档案、职务晋升、工作调动等实行集中统一管理，会计人员独立，并实行在单位之间定期轮岗制度。

2 “财务集中制”形式

即在基层成立行政事业单位财务会计核算中心，在保持各单位资金所有权、使用权，财务自主权、审批权不变的前提下，各单位不再设置会计机构，不配备会计人员，只设报账员，将招考来的会计的行政关系等转到核算中心，割断了会计人员与其服务单位的人事隶属关系和经济利益关系，将会计核算权从单位行政管理权分离出来，取消各单位的银行账户，统一进行会计核算、报送财务报告，保管会计档案等财务活动，实行“集中管理，分户核算”，融会计服务与监督管理为一体。

3 目前，会计委派制下会计档案管理存在的一些问题，主要表现为：

3.1 有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案

这不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第六条明确指出：“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但他的所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。

3.2 纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档

会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第四十五条规定：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。

”保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性。然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。

3.3 会计工作与会计档案管理相脱节

会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视制订详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案管理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。

3.4 会计档案管理制度亟待完善

制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。

4 针对会计档案管理的上述问题，我认为，医院财务方面应做好以下几个方面的工作：

4.1 加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制

实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。

4.2 加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量

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二是纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第7条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第45条规定，“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理”。然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成的大量磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。

三是会计工作与会计档案管理脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作之中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视了制定详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。

四是财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只强调会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。

五是会计档案管理制度不完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。

针对会计管理体制改革给会计档案管理带来的问题，笔者认为应强化以下方面工作：

一要加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。

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二是纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第7条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第45条规定，“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理”。然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成的大量磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。

三是会计工作与会计档案管理脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作之中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视了制定详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。

四是财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只强调会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。

五是会计档案管理制度不完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。

针对会计管理体制改革给会计档案管理带来的问题，笔者认为应强化以下方面工作：

一要加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。

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    二是纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账,会计核算形式发生了变化,财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第7条明确指出:“电算化会计档案,包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第45条规定,“实行会计电算化的单位,有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理”。然而实际工作中,会计委派制核算的地区或部门,基本都实行了电算化会计,形成的大量磁介质会计档案都保存在会计核算中心,即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心,也只移交纸质会计档案。

    三是会计工作与会计档案管理脱节。会计档案是会计核算的产物,它产生于会计业务工作之中,是会计工作的延伸,也是会计工作的终结。但在实际工作中,会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练,经常参加会计业务的培训和学习,但对档案知识,特别是会计档案规范化整理标准知之甚少,也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务,轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务,却忽视了制定详细的具有可操作性的会计档案管理制度,没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前,没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能,造成会计档案整理质量不高,封面内容填写不全,装订不整齐,有的分类、排列不规范,无目录等现象,使整理出的会计档案没有达到规范化标准,更谈不上科学管理。

    四是财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式,其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今,无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定,档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只强调会计业务规范与否,而对会计档案规范与否少有问津,使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。

    五是会计档案管理制度不完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度,对会计档案的归档范围、归档时间,整理标准,移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作,忽视了会计档案管理,没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中,也没有配备专人管理会计档案。

    针对会计管理体制改革给会计档案管理带来的问题,笔者认为应强化以下方面工作:

    一要加强会计档案管理,理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案,应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定,明确会计档案的所有权是委托单位,将委托单位的会计档案整理规范,在核算中心暂保管一年,期满后编制会计档案的案卷目录,连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案,向委托单位的档案机构移交。

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.127

[中图分类号]G275.2 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）14-0-01

1 建筑设计单位文书档案管理的特点

建筑设计单位的文书档案主要包括生产合同、人事档案、行政档案、院内重大活动（如职代会、建院周年庆等）的方案及记录、各类合作协议、各种上级来文、院务及党委会议纪要、院内普发文件、各项规章制度以及各种重要时刻的照片与影像，等等。对大多数建筑设计单位而言，设计图纸等技术档案有着重要的价值，自然受到格外的重视，一般设有专门的图档室并安排专业人员负责管理，而文书档案则没有得到足够的重视。与技术档案管理相比，整体上还处于比较原始的阶段，还有较大的提升空间。

1.1 文书档案管理过于分散

建筑设计单位根据业务需要，一般会设置不同的职能管理部门，比如：生产经营处、技术处、人事处、财务处、后勤处与办公室等，在日常工作中，这些职能部门均是为一线生产经营部门服务的，每个部门每年都会产生一定量的文书档案。为了使用的方便，这些档案大都由各职能部门自行存档管理，比如：生产合同由生产经营处保管、人事档案由人事处保管、财务资料由财务处保管、各种文件由办公室保管等，这就不可避免地造成了档案管理的过于分散，不利于建筑设计单位文书档案的整体控制与保管。

1.2 管理人员不够专业

建筑设计单位普遍缺乏专职文书档案管理人员，文书档案管理往往由其他岗位的工作人员兼任，例如：生产合同一般由生产经营处负责资质证书、项目登记，或者由生产一线的人员兼职管理；人事档案则由人事处负责，或由工资社保的同志兼职管理；办公室的档案管理一般由秘书负责，秘书的主要任务是起草文字、收发文件、登记传阅、上传下达等，日常琐事繁多。这些人因为都不是专职的文书档案管理人员，用在档案管理上的时间和精力就十分有限，管理也不够科学，收集、存放、保管都比较随意，存在收集不完整、归档不到位、借阅不归还的现象。

1.3 档案管理手段和技术落后

建筑设计单位的技术档案（图纸）管理水平十分先进，大多已采用了电子归档，之前没有电子归档的图纸，也已全部扫描成电子文件，极大地方便了图纸的归档整理和查阅。相比而言，文书档案则落后的多，基本全是纸质档案，由于没有专门的档案室，档案保存条件简陋，年代久远的一些文件资料，纸张开始变得发黄发脆，在翻阅时稍有不慎便会对这些宝贵的资料造成损害。因此，在文书档案管理过程中，引进一些现代化的管理手段和技术是十分必要的，充分利用现代化的一些软件和设备，实现文书档案管理的信息化、数字化并不是难事。

2 建筑设计单位文书档案管理的改进策略

文书档案管理作为建筑设计单位职能管理的一部分，有其自身的价值和意义，文书档案中的各种文件、合同、图片、影像等资料，是一个单位业绩的体现和历史文化的积淀，对于提升一个单位的声誉、影响有潜移默化的作用。因此，应重视文书档案管理，提升管理水平，发挥其潜在价值。

2.1 加强对文书档案管理的重视，整合职能，统一管理

建筑设计单位的一个共同特点是，重业务、轻党建，重生产、轻管理，文书档案管理与生产经营关系不大，不能带来直接的经济效益，所以很难引起领导的重视。但一个现代化的建筑设计企业，必须既重经营，也重管理，对记载着单位发展历程和重大成果的文书档案，更应引起足够的重视。首先，应成立专门的档案室，将单位所有的文书档管集中存放管理。如果条件不允许，至少在现有职能管理部门内开辟一个单独的空间有序存放本部门负责保管的文书档案。其次，配备专职的管理人员，专门负责文书档案的收集、整理、统计、归档和借阅等。再次，要依据《中华人民共和国档案法》制定适合本单位的档案管理制度，使文书档案管理更加规范化、科学化。最后，要将文书档案管理纳入单位的质量管理手册，每年进行质量抽查，确保安全有效。

2.2 加强对管理人员的培训，提高职业素养

文书档案管理人员除了应具备基本的政治素质、敬业精神、服务意识、保密意识和业务知识外，还要通过不断学习和培训，提高职业素养。首先，建筑设计单位的文书档案管理人员大多不是科班出身，缺乏基本的档案管理知识，因此要对他们普及档案管理的一些基本知识和技能，经过严格的培训再安排上岗；其次，根据建筑设计单位文书档案的特点，文书档案管理人员应学习一些勘察设计方面的知识和法律、法规，以便对所管理的档案有更深刻的了解，对档案的功能和价值有较好的把握；再次，档案管理人员要学习保密法，对文件要严格保管，以免因好奇泄密而触碰法律；最后，管理人员要充分利用文书档案的价值，为生产一线服好务。

2.3 加强信息化建设，提升工作效率

建筑设计单位文书档案管理的信息化、现代化水平普遍较低，应向图书馆、档案馆以及一些大型现代化企业的档案管理部门学习，加快信息化建设，进一步提升工作效率。首先，单位应投入一定的资金采购硬件设备，如扫描仪、硬盘等；其次，将现有的纸质档案全部扫描、分类存储；再次，建立综合信息查询借阅系统，通过设置一定权限，方便职工查询借阅相关资料；最后，逐步实现无纸化办公，新形成的文书档案由电子文书逐步取代纸质文书，当然，这是一个慢长的过程，不是一个单位的事情，需要全社会的共同努力。