档案管理具体流程范文

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档案管理具有很强的技术性，并不是依照一定的流程进行机械操作就能做好的。当前档案管理工作广泛应用了各种现代化技术，档案管理人员也要不断提高自己的专业技能，既要熟练操作软件，又要提高自己的专业知识。医院在培训人事档案管理人员时，要依据人员的不同，制定不同的培训计划。在完成培训之后，最好举办业务知识竞赛，促使档案管理人员时刻保持竞争意识，以积极提高专业知识和技能。

2.推动档案管理向现代化信息管理的发展创新

档案管理创新需要紧跟时展，不断向现代化信息管理发展，共享各种信息及资源，增加医院内部的沟通和交流，最大程度的展现医院人事档案管理的意识。人事档案在进行信息化管理之后，促使各个部门便捷的传递资料，并且电子信息化管理具有很大的储量、很快的速度以及准确的计算，大大提高了工作效率。医院要完善自身的人事档案管理电子信息化系统，分区管理档案信息，还要分开设置档案室、计算机室以及办公室，通过计算机系统实现联系。计算机室和档案室均安装防辐射的基础设施，最大程度上减少电磁干扰和降低设备发生损坏。此外，档案电子信息化进程的不断推进就必然要求将以往储藏的纸质档案资源转化为电子资源，即将人事档案的具体信息全部输入到计算机内。

3.不断推行医院人事档案管理新模式

随着医疗事业的飞速发展和医院人员的流动性增强，使得医院工作复杂度提升不少，传统的人事档案管理模式已经不能适应当今医院的日常管理工作需要和不断发展的要求。近些年来，一些医院开始实施人事档案的制度，这也是提升医院人事档案管理水平的重要途径之一。实施人事档案的制度首先要健全档案管理制度，选择有足够资历和诚信度的人事档案结构进行合作，并在合作过程中不断完善有关内容，确保人事档案管理工作按照医院的发展需要进行。此外，也要保证双方管理网络的畅通，在保证不泄密的前提下，方便医院更规范高效地实施人力资源管理工作。

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1.1.1检索速度快。与传统的纸质档案管理相比，将信息技术应用到档案管理中，会显著提高档案管理的整体水平，在具体操作中，只需要将与档案有关的关键字、关键词放在检索栏中，就能在很短时间内检索到信息，这会为相关人员工作节约大量时间。

1.1.2存储量大。在信息技术的支撑下，档案管理工作内容已经得到了优化，不需要大量的纸张来记录信息，自然也不需要消耗大量的空间储存，保证了单位内部空间利用效率。而随着现代管理工作不断发展，档案管理已经由传统的文字档案发展为图片、文字、视频、语音多种形式于一体的档案，而这些档案内容也是纸质档案无法解决的，信息技术型档案的出现有效的解决了这个问题。

1.2在档案管理应用信息技术中存在的问题

1.2.1系统操作不熟练。对档案管理工作而言，实现信息技术与档案管理的融合虽然显著提高了档案管理水平，但在这种情况下，管理人员无法及时掌握有关档案管理的技术，不利于保证工作效率。同时，近几年信息技术的发展速度较快，信息化档案技术也迎来了几次更新，虽然进一步提高了档案管理系统质量，但工作人员必须要面对系统操作不熟练的问题。

1.2.2资金安全问题。在应用信息技术过程中，必须要面对互联网所带来的安全问题，包括漏洞、病毒入侵等，一旦上述问题发生，就可能導致系统数据库崩溃，一旦一些不可恢复的文件受到破坏，将会造成巨大的损失。

2、改进档案管理信息化的建议与方法

2.1注重档案管理人员的服务意识与技术培养

优化档案管理的最终目的是为了能够把档案资料更方便、有效的提供给相关部门与相关人员参考。所以档案管理工作人员应当牢记档案信息化管理的最终目的，加强自身服务意识，坚持服务相关部门与人员使用档案的核心思想。更正以往的管理模式中只注重保管而忽视档案利用价值管理理念，在保证档案资料的安全有效的前提下最大程度上发挥出档案资料价值，使得档案资料能够更好的服务社会大众。档案管理工作人员需要在更正传统管理观念的同时加强自身专业素养，建设信息化档案需要相关工作人员具有足够的专业才能得以实现，信息化档案管理相关工作需要具有较高的专业素养的综合型人才，提高相关工作人员的专业素养加强对管理人员的技术培养，对档案信息化管理具有重大意义。

2.2提高档案信息管理水平

在先进科学技术的推动下，通过使用计算机相关软件能够加快信息化档案建设进程。通过相关计算机管理软件能够对信息化档案的管理工作起到积极作用。使得档案管理的核心内容朝档案信息化方向发展，另外应加大档案信息化所用设备的投入，搭建高效的档案信息化平台系统，从而为档案信息化管理活动的开展打下良好基础。建设电子档案是信息化档案建设的主要措施，电子档案虽不能够带来实际效益，但是能够在服务社会的同时发挥其潜在的经济效益。当越来越多的电子档案形成时，如何合理地管理这些电子档案成为了主要问题。通过合理地选择相关计算机管理软件，是电子档案得以有效利用的关键所在，但是也需要强化相关工作人员的专业素养，前后两者均对提高管理质量起到重要作用。

2.3加强档案信息管理

在进行档案信息化建设过程当中，应当提前制定好相关工作流程，在整个建设过程中都应保持认真严谨的态度。信息化档案建设应当结合当前社会需求进行规划，在构架档案管理网络平台时，应充分发挥网络平台所具有的扩展性、灵活性等特点，以结合社会需求，拓展开发相关功能，更新软件系统，保证档案信息化硬件设施和软件的有效配合，以此保证档案信息化的正常开展。信息化档案管理相关人员应从以往的实物档案管理向档案信息化管理模式转变。管理具有多样性、多渠道、实时性的档案信息化资料，另外应注重对专业人才的培养，同时逐步改革相关培训与考评，提高档案工作人员的专业素养与工作能力。另外充分结合计算机网络技术，通过相关管理软件提高档案管理效率。电脑的广泛使用以及网络管理技术发展给档案管理带来了巨大的便利。采用相关计算机网络技术所构建的网络平台，不仅能够使得档案资料更具真实性，还能够有效提高档案使用率，节约绝大多数人力资源。

3、档案管理中信息技术应用的重要性

3.1应用信息技术是创新档案管理工作的必要条件

人们日益丰富和多样化的信息需求给新时期档案管理工作提出了新的要求，档案管理工作必须加大创新力度才能适应新的社会发展形势，满足人们的信息需求。在档案管理工作中应用现代化的电子信息技术，能够打破传统的档案管理工作中时空的限制，人们可以利用现代化的信息和网络技术进行档案信息资源的查阅和使用。同时档案管理人员也可以利用先进的电子信息技术和档案管理理念完善档案管理的工作模式，提高档案管理工作的效率，从而为人们提供更优质的档案信息资源服务，开创新的档案管理服务模式。

3.2有助于实现档案的精细化管理

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所谓知识管理，即人们在企业发展和管理中，对那些有价值、有意义的集体知识和技能进行捕获、运用与管理的一个过程。一般来说，知识管理主要包括两方面，即人资管理与信息管理，其终极目标是实现信息处理与人的创新技能的完美融合，并构建最有效的知识共享平台，最大限度实现知识的共享与利用。除此之外，知识管理还致力于在恰当时间将恰当科学的知识传递给恰当之人，从而促进当事人作出最科学的决策。

二、从知识管理角度分析数字档案馆建设的可行性

（一）丰富的数字信息资源是知识管理的“资源保障”。在大数据时代，数字档案管理具有实体档案馆难以企及的资源优势。海量的数字信息资源不仅内容广泛、形式多元，更重要的是，信息资源真实有效，这为数字档案管理进行“知识管理”式建设提供了重要的知识基础，资源保障。（二）数字档案馆优秀的管理者是知识管理的“人才保障”。在档案中心管理机构，有一批专业知识扎实，管理技能高超、职业道德高尚的优秀档案管理工作人员，这些工作人员便成为数字档案馆进行知识管理的人才保障。长期从事档案管理工作的人员对知识管理具有较强的敏锐度，他们更擅长组织知识、呈现知识，并且比任何人更了解知识价值，更接近企业以及相关机构的智力资本。（三）现代化的信息技术为知识管理提供了“技术保障”。数字档案馆的知识管理不仅需要为物质基础、人才基础作支撑，更需要有先进的科技作保障。只有拥有了先进的技术，数字档案馆海量的信息资源才能最快、最广地实现资源共享。

三、从知识管理角度制定数字档案馆建设的有效措施

（一）扩大建档范围，最大限度实现知识的共享。数字档案馆的建档范围要迎合用户需求不断扩大，实现更宽广的资源共享，满足更多用户需求。要打破仅仅对传统归档范围内档案信息资源进行收集、组织、呈现的习惯，而是要做到简单现行知识与深层隐性知识的双重建档。数字档案馆中蕴含着大量关于从业人才价值取向、技术技能、共组经验等隐性信息，这些信息虽然难以文字化，但相对来说，其比其他资源更为珍贵，是具有相当创造性的宝贵信息。因此，数字档案馆工作人员在呈现文献类显性知识的同时，更要对这些隐性知识进行适当开发与利用，实现更实质性的知识共享。（二）建立信息化知识库，促进档案信息的高效利用。从知识管理角度来讲，数字档案管理要想实现科学规范化建设，不断提高档案资源的利用效率，建立信息化知识库十分必要和重要。每个企业的数字档案馆中都储存着海量丰富的知识信息，但不可否认的是，这些知识的存储错乱无章，无法更高效地满足用户需求。因此，工作人员应不断进行鉴别与挖掘，从错综复杂信息中筛选出有效信息进行分门别类、有序排列，建立知识库。（三）基于知识管理改造数字档案馆建设的业务流程。在知识管理的背景下，以往数字档案馆的业务流程很难发挥更有效的作用，需要不断优化更新。具体来说，管理者应摒弃陈规陋习，立足于知识管理与资源共享，重新定位和改造业务流程，追根溯源，想想该做什么不该做什么。只有以全新的工作方式和工作流程强化数字档案馆建设，才能切实有效地将知识管理渗透其中，提高知识管理的效率。具体来说，在更新业务流程中，应注意以下两点：第一，要始终做到以用户需求为中心。第二，做到以服务为中心，基于用户需求不断改进服务。业务流程的更新不仅要令领导满意，更要使更多的用户得到最大限度的知识满足。（四）建立信息反馈渠道，做到服务的“以人为本”。传统的数字档案馆建设工作的开展往往只重信息建设，不重信息的反馈，这显然不利于数字档案馆建设工作的长远发展。因此，相关人员要建立起信息反馈渠道，坚持“以人为本”，提高信息服务的质量。在知识管理模式下，数字档案馆的服务不仅仅是由馆藏的数量和内容决定，而是受到了更多因素的影响。从某种意义上说，对用户个性化知识需求的满足同样是影响服务质量的重要因素。当然，要想极大满足用户的信息需求，了解用户想法，倾听用户心声，建立基于用户的信息需求反馈机制十分必要。具体来说，工作人员可设立专门的信息反馈网站，鼓励用户进行信息反馈。当然，工作人员要及时关注网站上的这些动态信息反馈，并基于用户的反馈归纳出反馈中有意义、有价值的建议，以改进工作方法、提高工作效率。

参考文献

1.万波.罗敏超.基于知识管理的高校数字档案馆建设探讨[J].兰台世界，2013.08

2.杨明艳.数字档案馆建设中知识管理技术的应用[J].黑龙江档案，2013.01

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对于广大基层医院来说，实施预防保健、培训、科研、治疗过程中，普遍需要用到医院档案，医院在其有效引导之下，也才能利于各方面工作顺利实施。加强医院档案管理比较重要，能够利于医院顺利发展，在医疗技术水平方面，也能够实现较为明显的提升。然而在具体开展的各项管理中，现如今普遍面临一系列问题。

1医院档案的定义以及分类情况

目前情况下，不少基层医院的档案管理工作存在着混乱的情况，造成这种局面的一个极为重要的因素便是医院档案的定义含糊不清，分类界定不明。所以，要改变当前我国医院档案管理中存在的一些问题就必须从定义入手，对医院的档案进行严格的划分以及界定，从而提升医院档案的管理水平以及能力。医院的档案主要是在医疗、科研、教学、保健、医药管理、行政管理等过程中形成的具备保存价值的以文字、图像、声象等作为载体的记录。根据相应的要求，医院的档案具体的划分标准各不相同，一般可以分成病历档案、人事档案、设备档案、财务档案、实物档案等，在所有的这些中，病历档案是非常重要的档案，其不仅仅是医院医疗水平以及管理水平的具体体现，而且也是医院避免医疗纠纷的重要凭证。人事档案是医院选拨以及任用人才的记录，是医院考核、培养、职务晋级的重要保证。科技档案则是医院的医疗成果鉴定以及推广实施的重要的有效保障。基建档案主要是指医院在建设、管理、维修、扩建等方面的真实的记录形式，它不仅仅服务于医院的经济建设，而且有助于医院的医疗水平以及医疗事业的发展。所以，做好医院的档案管理工作对于医院的发展等尤为重要。医院的财务档案包括一些具体的会计凭证、会计账簿、个人保险的资料、奖金、津贴等，主要是以书面的形式来进行核算的资料，以及上级部门所发出的文件、法规制度的操作流程。其不仅仅反映了会计工作的有效控制，而且也为医院建立完备有效地档案管理提供了原始的、真实的数据。除了书面的表现形式，声像资料也是医院档案非常重要的部分，其主要是指医院在医疗活动、社会活动中依靠电子设备摄录的形式来完成的具有重要价值的照片、磁盘、录音带、录像带等，其是医院医疗活动、科研活动、教学活动的真实反映，是医院众多档案的重要组成部分。

2目前基层医院档案管理存在的问题

2.1管理制度难以完善

目前档案管理逐渐变得越来越复杂，已经并非局限于查看、保密、存放和保管，并且包括电子档案方面的管理，如何利用网络平台进行共享，以及分级审查等内容。因此，如果仍然采用以往的管理制度，势必难以符合管理的迫切需求[1]。一些医院在这方面开展过程中，特别是对于实物档案等方面，普遍未予以及时有效的归档，缺乏相对完善的制度，这样往往就会容易造成存在大量档案材料，在实际进行归档的时候往往就会不齐全，另外普遍容易出现重复归档。档案一旦被整理之后，同样无法进行迅速地查找。

2.2硬件设施落后

在档案管理具体开展的过程中，就硬件设施方面来说，目前难以保障先进性，并和现代化管理有出入[2]。现阶段档案管理的具体开展阶段，存在着很多设施过于落后，陈旧和老化现象相对来说就会比较严重，一些医院甚至缺乏比较独立的办公室，这无疑不利于档案的良好保存，使用一段之后可能就会容易出现一定的破损，容易影响寿命等方面，另外对于档案保密来说，同样具有较大隐患。

2.3重视度缺乏

通常来说档案管理对于整个医院来说都具有十分重要的作用，通过档案管理能够实现更好地服务于医院。但是目前由于重视程度不足，在档案管理上也缺乏足够的意识，因而使档案资源没有达到预期的利用效果。另外对于档案管理队伍来说，普遍难以做到完善，因此，实际工作效率就会大打折扣，一些原本有用的档案资源没有被充分调动起来，部分档案资源甚至出现了闲置和丢弃，导致相当一部分档案资源的浪费，因此，缺乏档案重视的问题亟需解决。

2.4业务水平较差

对于档案的各项管理而言，应不断完善档案管理团队，使其具备一定专业性。然而一些医院实际开展各项工作的过程中，并没有较为完备的档案管理团队，甚至均属于部门转岗而来，因而就本质来说也就非专业了。他们一方面专业知识比较缺乏；另一方面未受到过培训，因此，容易认识程度不足，并且在一些具体的业务上，同样容易一知半解。

3怎样有效加强基层医院档案管理

3.1不断完善档案管理制度

在档案管理具体开展阶段，应改变分散模式这一方法，大力推崇集中模式。医院不同相关部门之间，需要进行较为有力的协调，在资源方面也应该进行有效的整合。就档案管理方面来说，还需要不断完善职能机构，并且充分肯定档案室的地位[3]。另外应根据档案工作具体情况，有机完善岗位责任制度，让各环节具体的工作，都能够充分实现有章可循。对各类档案文献，也应该力求予以集中式管理，档案管理的具体开展阶段，应力求实现综合性，当成一个独立整体，然后通过较为统一规范化标准，予以一定程度的系统整理。

3.2注重增加资金投入

基层医院应不断加大资金投入力度，并且应该及时引入现代化技术。就现阶段档案数量与种类方面，已经持续得到增加，因此，档案开发利用实际阶段，如果仅仅依靠人工进行管理，普遍难以实现迅速查找档案，往往就会具有一定困难。所以，应该通过计算机等较为先进的手段，这样才能有效开展档案整理，管理能够朝着现代化步伐前进。

3.3加强开发利用

应充分重视资源的开发，这样才能充分利于后续较为良好的利用，并能够充分避免重藏轻用的实际问题。作为档案管理人员，应力求能够通过多种渠道，深入到实际工作中去，并力求较为合理的开发利用资源。并且还应该秉承着较为积极乐观的态度，有效组织编研活动。在服务观念方面，也应该力求实现创新。另外在档案具体进行利用过程中，不可避免的就会出现反馈信息，应重视这方面的管控。

3.4不断提升档案人员水平

档案管理具体开展阶段，人员培养相对来说尤为重要，因此，应该不断提升管理人员水平。应注重加强培训规划，让档案管理方面人员，应该定期深入到实际中去进行参观，积极有效地进行有关的学习，并且彼此之间加强交流，并且应该利用继续教育手段，持续更新自我的知识，并且有效提升知识水平。

4结语

该文根据目前基层医院实际情况，就怎样落实档案管理陈述自己观点，旨在能够为同行所参考。就现阶段情况来看，很多医院仍然采用人工管理这样比较传统落后的手段，无法真正将管理工作落到实处。特别是当前网络化管理的普及，更要求人们应该及时有效创建有力平台，并不断完善管理方式，这样档案管理才会达到预期目的。总之，医院的档案管理工作并不是一项可有可无的工作，在思想上，医院应该首先提高重视程度，改变传统的管理方法，尽可能地采用先进的技术手段来加强档案管理工作，从而为医院的发展提供强有力的支撑。

作者:范莹 单位:吉林省白城中心医院人事科

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档案的归档主要会分为纸质档案归档和电子档案的归档两部分。充分利用计算机网络平台实现档案归档工作，以实现信息化和现代网络化为目标，着眼于建立高标准、高性能的系统。利用计算机网络平台，归档工作需要对每一个环节都进行明确的规范，使各个层面达到一定的水平，这样才能提归档工作的综合能力，发挥出整体优势。

（二）医院部门之间的共同协作

在办公自动化的背景下，档案自身是相对独立的。与传统归档工作由个人或者部门承担归档管理不同的是，医院的自动化档案管理以文件为单位，处理好的文件直接归档。因此，电子化档案的归档工作不仅仅只是一个档案管理部门的工作，需要档案部门和信息技术部门共同合作完成文件的归档，两者缺一的话，这个档案都是不完整的。而且在自动化办公系统建立起来的前端时期，就应该将管理工作延伸到设计阶段，系统的功能也需要涉及到前端控制。这就是档案管理需要系统性的特点。

二、改善办公自动化环境下的医院档案管理工作的具体措施

（一）转变传统的方式，促进高效档案管理

在办公自动化的背景下，文件自身是相对独立的。与传统归档工作由个人或者部门承担归档管理不同的是，自动化档案管理以文件为单位，处理好的文件直接归档。因此，电子化档案的归档工作不仅仅只是一个部门的工作，需要档案部门和信息技术部门共同合作完成文件的归档，两者缺一的话，这个档案档案都是不完整的。而且在自动化办公系统建立起来的前端时期，就应该将管理工作延伸到设计阶段，系统的功能也需要涉及到前端控制。这就是档案档案管理需要系统性的特点。

（二）制定标准化、规范化的档案管理制度

办公自动化下的档案管理具有及时、方便、快捷等的优点，同时伴随着这些优点下的问题就是档案管理工作必须要标准，统一和规范化。第一，如果文件管理和档案管理是分离的，那么两者之间就会存在越权问题，尤其是文件归档的前期容易发生这样的情况。因此，单位必须制定一套标准，规范档案的管理工作。第二，在业务流程和技术操作过程中，文件处理、归档和一些著录中都应制定统一的格式和标准，同时确保不同的接口类型中的档案能顺利、安全归档。

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医院档案信息管理主要包括业务档案信息、教学档案信息、医学科技档案信息、后勤保障信息、行政党务档案信息等，基本上由文件、原始记录、文献、事物所构成。它应具有原始记录、价值保留、集中存储、统一管理、随时查询、增值效用等属性，同时又具有量大、面广、类别众多、进出频繁的特点。就其功能而言，医院档案应是医院领导部门的决策支持；是学科建设、科研工作的参考依据；是资源配置、基本建设的信息资料，也是医院建设的基本依据。因此，档案工作应是医院改革与发展一项重要的基础性工作。

档案信息化管理内涵包括两个方面，一是应用信息技术对档案信息系统集成、有序分类、便于查询、开发应用，对档案的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等进行高效的管理，以提高医院管理效率；二是用信息流来调控档案物流，最终实现“无纸化”管理，促进管理创新。档案管理信息化应包括三个方面：

1．数据资料信息化应用扫描仪、计算机和网络把应当存档的文件、资料信息等以统一规范的数据格式录入计算机，以备处理。

2．工作流程信息化通过专用软件实现档案分类、编目和排序，为此首先需要规范管理流程、确定岗位员工的工作标准，减少人为调空和干预。为保证文档一致性，医院办公自动化系统要与档案管理系统兼容。

3．档案检索信息化在施行分级检索制度的前提下，通过医院网和互联网可随时准确检索到所需要的存档文件、资料、原始记录、文献等。

档案管理信息化的外延是指其外部的信息环境，既档案管理部门获取、传输、存储、应用信息资源的外部环境(院内院外)，也包括相关法规、标准、制度、信息安全和基础设施建设。

二、医院档案信息管理的特征

医院档案信息管理是实现医院管理目标的重要手段。明确医院档案信息的特点，有助于医院管理者更加自觉、主动地做好医院信息管理工作。

1．医院档案信息管理具有资源管理的特征。现代社会中，信息已成为无形的财富和重要资源。医院档案信息作为医院的重要资源， 日益受到医院管理者的重视。作为医院档案信息管理系统中的管理者和被管理者都是具有一定体质、智力、知识和技能的人力资源。小生产状态下的医院管理是完全依靠医院管理者的反映、认识和记忆能力。但现代医院管理规模之庞大、内容之复杂、反应速度之快捷都大大超出了医院管理者自然能力所能驾驭的范围。建立并依靠医院档案信息系统开展医院档案信息管理，就成为弥补人力资源不足的重要手段。随着网络技术的发展、普及及应用，医院管理系统中的各部门实现了档案信息资源共享。所有医院管理者都努力地去准确获取信息和及时利用信息，把医院管理成功寄托在对信息的占有和使用上，正是看到了医院档案信息的资源价值所在。信息作为一种战略资源正经历着由信息事务性管理向信息资源性管理的转变。所以，医院档案信息管理也必然具有了资源管理的特征。

2．医院档案信息管理具有质量管理的特征。医院档案信息普遍地存在于医院工作活动之中，并随时都在大量产生着新的信息。医院档案信息原本是沟通管理系统间各个环节和层次的桥梁和纽带，它的价值和意义就是体现在有效的沟通中。但医院的档案信息质量并不是自生自灭的自然流淌。所以，医院档案信息管理必然依赖于对信息的管理。对众多的医院信息给予去粗取精、去伪存真、合并归类的处理，才能成为医院管理所需要的高质量的医院信息，才能保证医院管理的决策正确。反之，也就不能保证医院管理的正常运行。所以医院档案信息管理具有质量管理的特征。

3．医院档案信息管理具有自成体系的理论和技术的特征。随着档案信息管理作用的增强和技术的成熟，其独立的理论和技术系统性正逐渐形成。医院档案信息管理系统组建涉及到临床医学、医院管理学、卫生经济学、医学工程等方面的学科知识，形成独立的管理系统。而从事医院档案信息管理的人必须具有医学、计算机、管理学、统计学等相应的知识和技能，才能胜任此项工作。由此，医院档案信息就具有了自己的理论和技术特征。

三、医院档案信息系统的应用管理

1．要全面完整地运行系统

医院档案信息化管理的内容相当丰富。对于系统中的各模块要有步骤、有计划地全面启动，不能留有空当和死角。要达到与档案相关的部门全部上岗运行并全面理顺工作流程。特别要尽快转变到新的网络上来，这样才能优化工作流程，切实做到方便病人、方便，临床的应用要求。

2．要充分利用信息服务

(1)为医院管理决策提供依据。决策是医院管理的基本职能，科学的决策必须以全面反映客观事物的信息资料为依据。因此，了解情况掌握信息是对医院决策者的起码要求，是正确决策的基本前提。医院管理者只有充分掌握各种必要的医院内部和外部的有关信息，才能使自己的思想符合实际并作出正确决策。对于医院管理者来说，所有复杂的信息不可能依赖人脑的记忆，而必须是要通过医院档案信息管理系统和其他渠道来提供。有了高质量的医院信息，才有助于医院管理者的科学决策。因此，医院档案信息管理时时刻刻都在为医院的正确决策提供着依据。

(2)是完成医院档案管理系统控制的工具和手段。在现代医院管理中，医院管理者特别是高层次管理者，已较少直接、具体地管理物和人员，更多是对信息的管理。从某种意义上讲，医院管理就是按照一定目标通过信息对医院系统进行组织、指挥、协调和控制。完整意义上的医院档案管理系统应当是一个相对封闭的信息回路结构，这个回路结构专门用于把各执行机构和部门的执行结果反馈给控制中枢(医院管理指挥决策中心)。网络是档案信息系统的基础数据传输平台。对于医院采说，通过网络可以提高办事效率，缩短时间等，并提高数据的准确性，减少管理漏洞。还可以通过信息共享减少医患之间的交叉感染，对防控烈性传染病是极为科学有效的。在实际控制中正是根据反复不断信息输入、输出和对多回路的源源不断的反馈，才使医院的管理活动得到及时调整。因此，做好医院档案信息管理就成为医院管理中的又一个控制手段。

(3)医院档案信息管理是实现医院管理协调的纽带和桥梁。医院档案管理系统有着自己的组织机构。组织要保持自身的稳定性和发挥最佳的组织功能，必然离不开档案信息。医院信息使医院档案管理系统中的各个层次、各个环节的活动协调于医院系统的整体之中，从而使医院组织功能得到充分地发挥。医院档案信息管理的沟通上下、联系左右的重要作用，把医院各部门联系起来，在医院管理核心领导下朝着共同目标统一行动。因此，医院档案信息是协调各部门行动；沟通联络医院各工作环节和管理层次的纽带和桥梁。

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档案是显性知识的典型代表档案是社会组织或个人在其社会活动过程中形成的有保存价值的历史记录，是固化的历史经验和历史记忆。因此，几乎没有人会否认，存储着知识资源的档案无疑是最重要的显性知识。笔者认为，“档案”意味着它是最具有长远历史价值的显性知识。关系如下图1。事实上，人们寻找历史经验最重要的途径就是从档案中获取知识。自人类发明文字以来，固化的记录就代替了口耳相传，成为人类文明延续的主要方式。虽然知识管理学者普遍认为，隐性知识是知识管理的核心，但是值得指出的是，隐性知识最终还是要依靠显性化技术成为文档，才能得到最大限度的传播和延续。单纯的隐性知识传播和延续非常有限，因此我们常常采取纸质的或数字的方式将那些濒危的非物质文化遗产以记录的形式保存下来。因此，从这个意义上说，文档在知识管理体系中占有举足轻重的地位，具有不可替代性。我们也不难发现，许多单位，如中国联想集团、海尔集团等，都会通过公司规章要求员工外出考察、培训、参会、研讨活动之后以及离退职之前，把相应的文档材料上交或做出总结报告。更为严格的某些公司（如IBM公司），会为每个人专门发放文档资料整理袋，用于放置所有相关工作资料，并由专人定期回收。这些方式都体现了通过文档控制企业知识财富的理念，以及文档资源的极端重要性。正如全球著名的IBMLotus公司在其企业知识管理软件产品白皮书中也说道：“文档是知识容器，是已经物化的显性知识，其中蕴涵了大量本企业的知识财产。适时地、不受地域和组织形式的限制获得基于文档内容的知识，正是知识管理的一个主要目标。”[1]除了在实践领域常常以文档记录方式传播延续人类知识财富以外，在知识管理界、档案界和企业界，档案管理与知识管理的密切关系常常引起诸位学者的研究和关注。如彭明彧认为，“文档管理系统是知识管理系统的重要基础”，“档案管理与知识管理终极目标具有平行性”，“知识管理与档案管理的运行方式具有并行性”，“知识管理和档案管理原则具有部分兼容性[2]。张斌认为，“企业档案是企业重要的知识资源，企业档案管理是企业知识管理的重要内容[3]。徐拥军认为，档案管理与知识管理在管理对象、管理目的、管理流程、管理技术等方面相近相通，二者可以相辅相成[4]。

2必然性：档案管理的终极追求与知识服务理念相契合

作为一种历史较为悠久的管理活动，档案管理的追求经历了一个与时俱进的变迁过程。通过开展档案编纂或研究，封建时期，以服务王权为取向，近代时期，以服务社会为目标。但无论如何，基于档案内容而“提供服务”这一本质似乎从未改变。在20世纪90年代，顺应新的时代需求，档案学提出了“后保管范式”，主张档案管理由载体保管向信息管理转变，“档案工作者由实体保管者向信息和知识的提供者转变”[5]。档案后保管范式本质上是“一种以来源为中心,以知识为中心的管理”[6]，其目的和核心就是实现“知识服务”。这种追求体现了档案管理更加关注其信息资源价值，重视并强调应用档案显性知识提供知识服务的理念。这不也正是知识管理的核心价值观吗？值得注意的是，在实践层面，档案管理的知识服务理念也正在悄然兴起。如数字档案馆（室）的建设、电子文件中心建设。数字档案馆（室）的本质就是利用信息技术搭建起来的一站式档案知识服务平台，其以扩大开放、便于利用、最大限度挖掘档案价值、以多元手段服务用户为重要特征，经常采用的专题纪录片、专题展览、专题推送、在线参观、在线利用等服务形式，实质体现了知识服务的价值追求。又如，田湾核电档案的知识服务思路。田湾核电站是中国著名的三大核电基地之一，其将核电档案与设备、人员一起并列为公司工程建设和安全运营的三大支柱。田湾核电档案注重围绕档案承载核心资源、展现技术特色、控制工程质量、实现精细化管理进行全方位管理、开发、利用，注重应用信息技术和网络技术提高文档知识资源开发和深度利用，如建立了合理化建议库、技术专利库、科技论文库、项目案例库、经验总结库等各类型的直接服务于企业的知识库。通过实施ECM，成功建设了企业级内容中心和知识服务中心，致力于为公司管理创新、经营效益和可持续发展提供全方位的知识服务。可以说，田湾核电档案管理理念是一种实实在在的、紧密结合实际的、为企业带来巨大收益的知识服务典型。美国马里兰大学教授布鲁斯•W•德尔斯泰恩（BruceW.Dearstyne）可谓一针见血：“文件管理的目标在许多方面都与知识管理非常相似———都是在需要的时候让人们能够得到所需的有关信息。这一共性意味着两者具有合作的基础。”[7]

3优越性：档案管理具有成熟的显性知识服务处理技术与流程

根据知识管理理论研究及其相关的主要实践活动，有学者将知识管理分为行为学派、技术学派，经济学派和战略学派四个主要流派，并进一步指出，行为学派主要侧重对隐含知识的学习、创造和灵活应用。技术学派主要侧重对显性知识的积累、传递和方便提供。经济学派主要侧重对显性和隐含两种知识的积累、学习并最终完成价值发现。战略学派主要侧重对显性和隐含两种知识的积累、转化并最终完成包括价值发现在内的各种战略目标。[8]显然，档案管理与上述技术学派非常相似。从具体处理技术来看，档案管理作为一种信息资源管理活动，在其悠久的历史发展中积累了丰富的经验，对知识管理中的显性知识处理技术有重要的参考和借鉴意义，如重视基于历史主义的来源原则、全宗思想、成熟的档案实体分类和档案内容分类技术、编码技术、检索技术等等。另外，档案管理注重“保存”的意识，也有利于知识的沉淀、积累以及后期的二次开发和利用。从具体处理流程来看，对比发现，知识管理（显性知识）的一般流程与档案管理的一般流程有较大的吻合度,阶段相似度非常明显。二者极其相似的环路闭合处理流程，并非巧合，而是基于共同的信息资源管理本质，基于共同的对知识（信息）的整合、创新和利用的管理目标。如上所述，知识管理的实施，必然涉及知识的产生/收集、加工、整理、存储、评价和利用等环节，这些具体的处理环节在档案管理领域已经发展了上千年之久。如何更好地收集信息源，如何更快速地处理信息，如何更准确地检索与利用信息，以及如何更长久地积累信息，档案管理的经验不可谓不多。正如塞里•休斯指出的：“文件管理者能清楚地理解组织的知识基础，而且长期涉及组织知识，他们可能比任何人更接近组织的智力资本。他们了解正在构建的信息、正在使用的信息、静止或休止的信息。他们明白组织中哪些信息是当前的，哪些信息是至关重要的、重要的或不重要的。”[9]如非物质文化遗产保护工作、城市记忆工程、口述历史等，这些工作中最重要的一部分就是需要对历史中珍贵的隐性知识进行显性化，以实现永久流传。在此，档案表现出来的优势已经相当明显。而且，档案管理在知识（信息）流程化处理过程中表现出来的先天优势，可以让档案工作者在面对知识的任何时候想到的都是整个生命周期内的知识处理与创新，而不是局部的单个的知识单元。在大数据时代，面对海量的信息，这种整体相关思想对知识创新和利用更是至关重要的。

4艰巨性：知识服务要求先进的技术与高素质的人才队伍

档案管理与知识管理在管理理念、管理对象本质、管理技术、管理流程、管理目标等方面虽有很强的相似性，并在显性知识处理技术和流程化知识加工管理方法等方面为知识管理积累了可资借鉴的经验。但与此同时，由于二者产生的源流和时代背景差异巨大，知识管理仍然具有知识时代所赋予的诸多特色。就目前而言，档案管理真正走向知识管理还面临诸多挑战，其中最为鲜明最为重要的无疑是技术与人才两大因素。知识管理产生于信息技术飞速发展的信息时代，知识管理的实现建立于高度发达的计算机技术、数字技术、网络技术等的应用，并以其为重要特征，如元数据、数据库、文本挖掘、云计算、搜索引擎、信息安全、信息、信息推送等等。利用它们，从海量的信息中提取有价值知识，或主动提供多元化综合知识服务，常常是知识管理的重要手段。然而这些新技术在目前档案部门较少得到实际应用。事实上，目前档案领域的计算机应用水平令人担忧。仅以电子文件为例，档案管理领域的计算机应用尚不能保证其完整性、准确性、有效性。现实状况与理想需求之间差距不小。据2007年中国人民大学信息资源管理学院的调查，目前在文件形成机构的调查中，已经使用电子文件管理系统的机构占79.6%，然而，只有2%的机构电子文件管理系统（或模块）具有元数据捕获和对电子文件真实性的认证功能[10]。且不说这些档案信息化系统五花八门、水平参差不齐，电子文件的凭证价值尚难保证，何谈知识服务呢？档案管理人员的素质也一直是档案管理水平的重要制约因素。目前我国档案职业的总体情况堪忧。与西方国家要求档案职业人员具有扎实的专业背景与丰富的实践经验相比，我国档案从业人员包含了大量的兼职人员，且无任何专业资格认证或准入制度，导致“档案从业人员的素质整体偏低，非专业化、非职业化现象普遍存在。大多数单位档案工作兼职人员大量存在，从业者整体素质不理想，文化水平较低；在部分单位，中专、高中以及以下文化水平的档案人员占有相当比例”。[11]这样的职业群体显然与提供知识服务的人才队伍要求相差甚远。

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1 关于企业行政机关电子文档一体化管理的含义

虽然说文件与档案是同一事物的两个不同发展阶段，但究其实质，二者同源一体。可以说没有文书工作就没有档案管理工作，文件是档案的基础，档案来源于文书，文书工作的质量决定着档案工作的质量，档案是文书的变体、精华以及归宿。因此，文件管理和档案管理的物质对象是一致的，也是统一的。

结合对企业行政机关文件、档案一体化管理的认识，综合多方对文档一体化的理解，电子文档一体化管理的含义概况言之，可以科学地定义为：为实现企业行政机关现行文件乃至馆藏档案管理的高效和优化，从系统论的角度出发，借助计算机及网络技术，在文件生命周期理论的指导下，对企业行政机关文书工作和档案工作进行统筹规划、科学管理，实现文档管理的系统化、规范化。

具体而言，这一含义包括四个方面的内容：系统思维是文档案一体化管理的科学指导思想，以计算机技术和网络技术为代表的信息技术可以从技术方面保障文件、档案一体化管理。

2 企业行政机关文档一体化管理的意义

在企业行政机关实现文档一体化管理有利于最大限度地开发文件和档案信息资源。通过文档一体化管理，人们不但可以通过办公自动化系统，了解到现行的文件信息，而且可以借助超文本的链接方式查询到相关的档案信息。如此一来，大大提高了企业行政机关信息的共享程度，也便于最大限度地开发和利用文件与档案信息资源。

文书工作与档案工作进行规范街接，这是企业行政机关办公室的主要工作之一，也是提高档案质量的基础工作。

随着企业行政机关向电子政务的迈进，电子公文在企业行政机关的管理中正发挥着日益重要的作用。相比于纸质文档，无论在形成过程、物理形式、还是存储特性等方面，电子文档的都与其有着本质的区别。所以，在当今网络时代，应及时、适时地建立起新型的文档管理规范。

企业行政机关文档一体化管理适应了文件和档案工作的改革要求和发展规律，有利于提高机关文件和档案管理的工作效率和管理水平。可以说，文档一体化体现了企业行政机关管理信息网络化程度及其行政管理水平。

3 企业行政机关文档一体化管理中存在的问题

虽然企业行政机关文档一体化管理具有重要的意义，但在其实际施行中，现状却不尽如人意，影响文档一体化管理的实施即其存在的主要问题有：

3.1 缺少统一的标准和制度

由于长期以来文件工作和档案工作沿用的一直都是文件和档案工作分开管理体制， 文书、 档案工作各自为阵，文件和档案部门在文档一体化管理问题上总是不一致。这种不一致及矛盾不但影响了文档一体化管理进程的实现，而且造成档案服务于社会工作职能滞后。

3.2 文档一体化管理软件具有局限性

目前已有的文档一体化管理软件中，有很大一部分还停留在模拟手工文件管理的水平上。这就导致了如今文档一体化管理软件出现了如下一些共性问题，如低水平重复，功能雷同；档号不统一，导致可读性差；通用智性差，且安全性低，科技含量少，检索质量也不高。

3.3 文档一体化管理队伍整体素质偏低

在文档一体化管理中，文档管理人员不但要精通文件及档案的管理业务，而且要能熟练操作计算机等现代办公设备。可是大多由职工家属或随调人员等组成的文档管理人员不仅缺乏文档管理的专业背景而且知识结构老化。不仅如此，文档管理人员还更换频繁。加之文档人员的学习培训、进修提高的机会又偏少，所以在企业行政机关的文档一体化管理中，两者都懂的专业人员寥寥无几。

3.4 企业文档一体化管理案例试析

随着中国海油信息化进程的持续推进，信息化手段在日常办公、行政管理、公文处理等领域的运用已经日渐深入。为了更好的提升海洋在文件处理方面的效率与规范性，进一步推动企业政务办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化，海洋石油总公司于2009年启动文档一体化系统建设项目，并于2011年1月正式发文向二级单位推广系统。

2013年中海石油化学股份有限公司海南基地开展了文档一体化管理系统的建设工作，实现了体系化公文管理。该项目完成了服务器配置、系统搭建、系统配置等工作，实现与化学公司总部系统实现对接，实现了与兰台系统、OA系统进行集成，完成收发文件的实时归档及并在海南基地OA上集成系统入口。2013年8月30日系统正式上线运行。文档一体化系统的建设，有力的支持海南基地的办公现代化、信息资源化、传输网络化，实现海南基地文件处理的全面信息化。公司文件的收、发、归档等完全实现线上流转，真正实现了无纸化办公，并且可以即时发送文件到各所属单位，减少了中间传输环节的时间和成本。缩短了发文审核、会签、签发、排版、分发和收文登记、拟办、阅批时间，由原来的公文处理全流程办理时间2个工作日时缩短为现在半个工作日即可完成。海南基地全年大约收发文300余件，公司级会议纪要100余件，全年节约600个人天的工作量，可节省36万元的人工成本。

文档一体化管理系统实现了上级与下级单位、平行单位间的公文传输，大大提高了公文传输的效率。文档一体化管理系统使用流程图形化跟踪技术，实现审批流程操作过程的可追溯性。根据用户需求快速地对软件系统进行调整，降低了软件开发、部署实施和维护过程中的成本和风险。区别于以往公文系统与档案系统的割裂性，文档一体化管理系统实现了文档自动归档到档案管理子系统的功能，提供用户对档案进行著录、编研、销毁、借阅和查询等操作。

目前，文档一体化管理系统已在总公司及十四家二级单位获得良好运行并也同时得到了用户的充分认可，特别是在中海石油化学股份有限公司海南基地获得了良好应用。

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中图分类号：TP399

1 集团型企业的档案管理方面所存在的不足

1.1 运维与管理需求

建设档案的信息化，是完善和持续渐进的流程，集团企业的档案管理系统是要进行统一规划建设的，一定要提出不同的需求、问题和意见。此外，人员流动、机构重组以及岗位调换等问题，会造成档案的人员会频繁调岗或者一人身兼数职，在运维工作以及管理档案信息方面带来较大的压力。

1.2 分析档案系统的部署模式

对档案系统进行子公司的分散管理，不能够将集团型档案的统一领导和集中管控实现，对企业档案中的整体优势不能够有效发挥，对利用和开发方案信息资源有所制约。

1.3 利用和共享需求较为困难

在跨企业间的档案资源利用和共享方面有效实现，能够将集团公司的档案资源整体价值有所提升，让企业能够在激烈的市场竞争中获得优势。所以，被动服务的档案系统要改变，档案服务方面要进行多种形式的更改，将借阅档案资源得以实现。

2 档案管理系统中的建设目标

在档案管理系统中的建设目标包含：对原文分散、目录集中的网络架构妥善解决，还要将共享利用档案信息、较多的归档业务系统以及不同的数据结构等问题解决。那么，将知识管理替代档案管理能够将建设的总体目标实现。也就是建立运维队伍、制度体系以及内容管理平台。让企业内容的管理得以实现，最大程度的将企业中的不同文件材料适当保存，对企业内容的管理平台有所构建，还能够将信息资源的共享实现。具体的工作可以分为以下几个方面：

（1）对档案中进行利用、开发的水平要提升，对档案利用的效率要进一步增强。

（2）对标准规范的档案信息化建设统一制定，这一方式能够将企业中档案管理的业务流程进行系统性管理，让流程保持一致。

（3）业务系统和档案系统的有效衔接要相应实现，在线接收财务系统、ERP、OA等系统。

档案系统要对内容的管理平台合理依托，可以在线接收财务管理系统、公文管理系统以及ERP系统等外部业务系统而产生的文件，同时要将此电子文件归档。在一定程度上还具有开发利用的功能，便于知识管理，总体的系统功能架构图如下：

2.1内容管理平台

（1）基础服务层。对电子文件的管理平台充分利用，将全文的检索以及文档存储等功能实现。

（2）公共组件。内容管理平台较为成熟，能够将文档的管理便利性、安全性实现，对Lucene的使用，可以实现全文检索，实现用户的档案检索便利性。

2.2、业务模块

（1）业务应用。持久层应用架构的采用，能够将B/S的便利性以及C/S的架构性能有所发挥，对Web服务和AJAX技术的使用，能够将用户体验和页面无刷新的功能实现。还能够对档案业务密切的融合，开发档案系统管理、利用、统计以及收集整编等功能。

（2）客户访问。能够采用浏览器和专业的客户端，对系统中的不同业务功能进行访问，包含：借阅、查询、保管以及归档等。同时，还具备信息、文档协作以及交流讨论等功能。

2.3 归档接口

（1）基础服务层。文档的管理服务可以通过电子文件的管理平台来实现。

（2）在线接收。能够在线接收财务、ERP、OA等系统而形成的文本型数据，以及结构型数据，同时能够把这一系列的数据衍变成标准格式，此格式是通用的，能够在档案系统中存储。统一形式的数据交换接口SOA是对数据交换总线服务的，XML、SOAP能够将消息格式统一。

3 档案管理系统在集中管控模式下的网络架构

集团型的企业进行档案信息管理的过程中，要将技术性手段放在首位，使用这样的方式才能够将分级管理、集中管控的管理模式成立。需要在集团的内部对档案管理平台统一建立，将流程、类别、视图、制度以及规范等统一形式的管控实现。个性化的定置需要在子公司中进行，为公司的不同档案管理需求给予一定的满足。

集中管控的情况下，分布式的存储架构要在档案资源中使用，可以将单纯的存储设备问题解决，对总部和企业之间受到的网络条件限制有效规避。档案管理平台若实现统一形式，能够将集团型企业的共享档案资源平台实现，在一定的程度上，这种安全性质的管理模式，能够让每一个子公司之间进行共享档案资源的过程中得到满足。

4 总结

根据以上的论述，想要将集团型档案管理系统建立健全，一定要对档案资源的价值和定位、基础物理设施以及档案管理模式多方面考虑，将分级的档案管理充分实现。要力求将业务较复杂、分布广泛的地域以及子公司较多的整体档案管理建设顺畅进行。

参考文献：

[1]李春艳.集团型企业集中管控模式下的档案管理系统研究[J].北京档案，2013（01）.

[2]顾慧达.集团型钢铁企业集中营销管理系统的设计与实现[J].冶金自动化，2013（03）.

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中图分类号： R197.3 文献标识码： A 文章编号：1009-8631（2010）06-0014-01

医院档案是档案事业的重要组成部分，加强医院档案信息化资源管理对医院领导决策科学化和医院现代化建设尤为重要。在当前迅猛发展的信息社会下，医院档案信息化和医院档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然要求。

一、医院档案信息管理的特征

医院档案信息管理是实现医院管理目标的重要手段。明确医院档案信息的特点，有助于医院管理者更加自觉、主动地做好医院信息管理工作。

（一）医院档案信息管理具有资源管理的特征。现代社会中，信息已成为无形的财富和重要资源。医院档案信息作为医院的重要资源，日益受到医院管理者的重视。作为医院档案信息管理系统中的管理者和被管理者都是具有一定体质、智力、知识和技能的人力资源。小生产状态下的医院管理是完全依靠医院管理者的反映、认识和记忆能力。但现代医院管理规模之庞大、内容之复杂、反应速度之快捷都大大超出了医院管理者自然能力所能驾驭的范围。建立并依靠医院档案信息系统开展医院档案信息管理，就成为弥补人力资源不足的重要手段。随着网络技术的发展、普及及应用，医院管理系统中的各部门实现了档案信息资源共享。所有医院管理者都努力地去准确获取信息和及时利用信息，把医院管理成功寄托在对信息的占有和使用上，正是看到了医院档案信息的资源价值所在。信息作为一种战略资源正经历着由信息事务性管理向信息资源性管理的转变。所以，医院档案信息管理也必然具有了资源管理的特征。

（二）医院档案信息管理具有质量管理的特征。医院档案信息普遍地存在于医院工作活动之中，并随时都在大量产生着新的信息。医院档案信息原本是沟通管理系统间各个环节和层次的桥梁和纽带，它的价值和意义就是体现在有效的沟通中。但医院的档案信息质量并不是自生自灭的自然流淌。所以，医院档案信息管理必然依赖于对信息的管理。对众多的医院信息给予去粗取精、去伪存真、合并归类的处理，才能成为医院管理所需要的高质量的医院信息，才能保证医院管理的决策正确。反之，也就不能保证医院管理的正常运行。所以医院档案信息管理具有质量管理的特征。

（三）医院档案信息管理具有自成体系的理论和技术的特征。随着档案信息管理作用的增强和技术的成熟，其独立的理论和技术系统性正逐渐形成。医院档案信息管理系统组建涉及到临床医学、医院管理学、卫生经济学、医学工程等方面的学科知识，形成独立的管理系统。而从事医院档案信息管理的人必须具有医学、计算机、管理学、统计学等相应的知识和技能，才能胜任此项工作。由此，医院档案信息就具有了自己的理论和技术特征。

二、医院档案信息的收集与管理方法

在实际工作中，由于种种原因，许多单位的档案人员忙于归档文件的整理和档案的日常提供利用工作，很少有足够的时间详细了解各业务部门的具体工作，这就不可避免地造成了收集工作的盲目性。在收集的过程中，经常出现业务部门给什么，档案部门收什么，收来的文件用处不大等问题十分突出。因此，为了提高收集工作的质量，档案部门应当加强与业务部门的沟通和联系，并指导有关人员做好文件的归档工作。

（一）严格按照本单位归档制度的有关规定惊醒接受。档案部门和业务部门要按照规定对应归档文件惊醒认真清点，在核实后无误后办理交接手续。

（二）建立相关制度，加强对零散文件的收集。一是将文件材料的形成纳入有关部门的岗位职责，确保文件完整地移交档案部门。二是对外出人员和开会人员，应按规定将带回的文件向档案部门移交。

三、医院档案信息的应用

档案部门对收集的档案需要进一步的基本的分类、排列和编目，它是文件档案工作的一个重要环节。只有把这一环节做好，才能发挥医院医院档案信息的应有用。

（一）全面完整地运行系统

医院档案信息化管理的内容相当丰富。对于系统中的各模块要有步骤、有计划地全面启动并全面理顺工作流程。特别要尽快转变到新的网络上来，这样才能优化工作流程，切实做到方便病人、方便临床的应用要求。

（二）合理利用档案信息资源

1. 为医院管理决策提供依据。决策是医院管理的基本职能，科学的决策必须以全面反映客观事物的信息资料为依据。因此，了解情况掌握信息是对医院决策者的起码要求，是正确决策的基本前提。医院管理者只有充分掌握各种必要的医院内部和外部的有关信息，才能使自己的思想符合实际并作出正确决策。对于医院管理者来说，所有复杂的信息不可能依赖人脑的记忆，而必须是要通过医院档案信息管理系统和其他渠道来提供。有了高质量的医院信息，才有助于医院管理者的科学决策。因此，医院档案信息管理时时刻刻都在为医院的正确决策提供着依据。

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中图分类号：F284 文章编号：1009-2374（2015）36-0179-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2015.36.088

随着我国市场经济的快速发展，居民用电和工业用电呈不断上升的趋势，进而对电力的需求越来越高，这对于电网建设来说面临一个严峻建设形势。又由于电网基建工程工期较长、项目复杂、管理难度大等因素的存在，电网建设进度相对滞后，很难跟上经济发展用电需求，所以在电网建设中应最大化地发挥业主项目部的作用。业主项目部是建设管理单位内部具体负责基建项目管理业务的执行机构，代表业主对项目建设全过程（包括设计、施工、监理等工作）进行管控，其在业务上要接受主管单位的指导、监督和考核，以保证工程项目质量、施工进度按目标完成。业主项目部的主要职责是实施项目安全、质量、技术及造价管理，除此之外还包括项目管理策划、进度管理、招标配合、合同管理、建设协调、资信管理等业务。

随着计算机信息产业的迅猛发展，信息化管理已经在各行各业广泛应用，并成为一种发展趋势，推进项目基建信息化管理具有十分重要的意义，它让业主项目部信息沟通更加广泛和快捷，同时也提高了工作效率和管理水平。业主项目部的信息标准化建设，理顺了部门之间的关系，优化了管理流程，利用成熟的先进管理理念对项目管理进行业务流程的梳理和改革，减少了管理重叠，让资源得到合理的优化，通过信息化来管理，有效地促进项目组织管理的优化，并且可以提升整个团队的向心力、凝聚力，促使项目部的作用得到最大化发挥。

1 业主项目部建设

1.1 机构建设

依据国家电网建设标准化管理有关规定，建设单位根据管理任务和人员情况组建工程业主项目部，业主项目部设置有项目经理、建设协调专责、安全管理专责、质量管理专责、造价管理专责以及技术管理专责等岗位。业主项目部实行项目经理负责制，在项目经理的领导下各管理专责对自身岗位工作按进度开展。

1.2 设施建设

为便于业主项目部管理工作的开展，在施工现场根据项目建设规模设置业主项目办公室和档案室，配备齐全的办公设备与物品，如电脑、打印机、扫描仪、资料柜、开通网络等，会议室可与施工项目部共用。

1.3 制度建设

根据输变电工程管理要求，业主项目部需要制定一系列的管理制度，以保证责权清晰、分工有序、有章可循。除了规定业主项目部管理职责及各岗位职责外，业主项目部还制定了如下管理制度：基建项目标准化管理内容与方法、内务管理制度、安全质量监督检查制度、工程变更签证管理制度、工程物资管理制度、工程质量验收管理制度、安全质量奖惩制度等。

1.4 台账建设

在项目管理方面，业主项目部负责组织编制配网项目策划，组织配网项目信息与档案资料的收集、整理、移交与归档工作。为保证资料的存档与方便查找，业主项目部建立了各种管理台账，包括工程施工中的各类管理资料、报审表、工作例会记录及纪要、图纸分发记录、安全质量检查记录、工作档案移交记录等。对于各种纸质的规程制度及管理台账，应存档于文件盒内，编制好卷内目录，方便查阅；对于电子版档案，也应做好备份工作，以防因电脑故障造成资料遗失，为方便查找应建立索引目录。

1.5 考评激励

考评激励是激发员工工作积极性与主动性、提高企业管理效率的重要措施。在业主项目部建设中，基建标准化建设也被纳入到其考核内容之中，其考核评价的主要依据是电网建设安全、质量、进度、造价、技术等指标。对于项目经理等管理人员，一方面要给予政策上的支持和待遇上的激励，同时根据项目建设情况、获奖情况等对项目经理进行考核评价，考核成绩与绩效工资挂钩。如可开展业主项目经理评比活动，评选出年度优秀项目经理，给予一定的奖励，以提升项目经理工作的积极性。

2 基建信息系统建设

2.1 基建管控系统应用

随着信息化的快速普及，ERP（Enterprise Resource Planning）项目在基建管理得以应用与发展，凭借成熟的套装软件对企业价值链进行管理，与此同时电力企业还需实现对项目的管控。成熟套装软件目前并不能完全实现基建管理所要求的功能，针对这一现状，要进行管控模块建设，作为对已成熟软件系统进行补充和改进，保证让基建管理信息系统能够基本上满足现代基建项目的要求，以此促使基建管理水平得到提升。基建管控系统是通过信息化手段固化标准化管理流程，为贯彻执行“三横五纵”的基建标准化体系奠定了基础。按照国网公司下发的文件，基建管控系统实施主要有主流程管理、项目管理、质量管理、技术管理、造价管理、安全管理和综合管理七个内容，其中主流程管控又可细分为项目可实施性调研、项目设计计划与招标采购管理、工程建设施工管理、工程验收及质量监督、工程后期管理及总结等。基建管控模块在其中的重要一环有着极为重要的管理作用，使公司各项业务能够得到有序进行，共同完成建设目标。同时，基建标准化体系建设也为基建管控模块的运行提供了良好的基础条件。

2.2 管控系统实施成效

在应用管控系统过程中，各参建单位要相互配合、沟通协商，积极参加主管单位组织的专题培训，努力完成各自范围内的数据收集工作。当管控系统上线运行后，在外网环境下实施节点流程操作，为便于各部门对施工进度的把控，实现过程管理资料的及时上传。在业主项目部主导下，节点进度与施工现场进度保持同步，以保证在基建管控系统中项目的高效运行。

基建管控系统的实施，使工程管理流程清晰化，只要进入到系统任务查询，即能够明晰工程项目进度，当到达某一工作节点时，可及时提示相应管理专责进入工作状态，落实自身的管理责任，以规范工程管理流程及管理质量。节点流程的约束也使得过程管理的计划性更强，上载的过程资料直观地记录了管理的各方面，有效提高了工程安全质量管理水平。

3 工程档案离线客户端管理

工程档案管理是工程质量管控的重要工作环节，该工作应贯穿与项目建设的全过程。根据电网建设标准化要求，工程档案管理要做到超前管理和“三同步”。所谓的“三同步”是指文件材料与工程进度同步、阶段性文件材料与阶段性验收同步、竣工档案资料验收与工程总体验收同步。要做到“三同步”要应用基建管理信息系统信息化手段、规范项目建设过程管理，推动监理、施工项目部要落实信息化应用工作要求，确保系统数据录入及时。项目部可通过离线档案管理，下载客户端软件安装，让其与办公室档案系统形成连接，能够进行线上或离线信息传递，这样就可以实现完成资料收集，组织档案移交。

3.1 建立档案网络，强化组织领导

对于项目档案管理工作，主管单位应建立档案工作网络，设立专岗专人负责，以做到职权清晰。主管单位要起带头示范作用，制定相应档案管理奖罚措施，并对施工单位、监理单位进行定期的考核，以达到相关建设单位对档案工作重视的目的。施工单位和监理单位要成立档案管理组织机构，实行经理负责制，对档案资料的加强管理，保证档案进度合理有序的安排。

3.2 采用档案预立卷，确保档案真实完整

工程项目档案管理一般是由施工单位在现场收集资料，并加以分析和整理组卷之后，移交给建设单位。最后对施工经验进行总结，改进管理模式，实施动态管理，采用点对点的先进管理方式，由施工等单位现场项目部直接移交建设方，这样一来不仅能够提高工作效率，同时也能保证档案资料的完整性和准确性。

一个工程在开工前，要做好准备工作，制定统一的档案规划，对各参见方的职责职责范围和收集范围进行明确。参建方在档案中预留空白，根据施工现场收集的资料再进行填写，最后再录入到档案管理离线客户端。

3.3 加大现场检查，加强质量管控

在项目质量安全检查过程中，要坚持从源头上进行严格把关，对施工单位、监理单位收集上来的档案资料进行逐一检查，以便在未形成档案之前对有问题的资料进行及时整改，直至符合要求为止。督促施工单位、监理单位加强现场档案管理，尤其是隐藏工程相片、各类验评表等资料的收集管理，确保档案资料的准确、真实、完整。

3.4 利用先进技术，推进档案管理信息化

与纸质档案相比，电子档案更易于保存管理与调阅。利用先进的电子计算机技术在线上进行档案管理，利用计算机软件对所有档案进行整理组卷，卷内有目录、案卷封面和备考表，便于后面的查看和调阅。

4 结语

随着电力需求的日益增长，规范配网工程管理、推进基建项目的标准化、信息化管理具有十分重要的意义。在加强业主项目部自身建设的同时，我们也要不断探寻新的、高效的管理模式，搭建全方位的信息管理平台，为电网建设的高效、平稳地进行提供保障。

参考文献

[1] 郑宝森.国家电网公司业主项目部标准化工作手册

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[2] 杨建.石家庄供电公司标准化管理体系建设应用研究[D].华北电力大学，2012.

[3] 秦笑.电力基建工程管理分析[J].中国科技博览，2010，（33）.

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传统的林业档案管理是由不同职责的工作人员共同完成的，在实际的林业档案管理工作中，基本上是以纸张作为档案的载体，但是由于纸张比较脆弱，不确定因素比较多，比如化学反应、火灾等，这些会对档案造成严重的影响，林业档案被损毁，造成的损失严重。利用信息化手段能够有效解决上述问题，林业档案以电子文件的形式进行保存，基本不会受到外界的干扰，安全性比较高，而且由于信息技术的不断发展，电子文件的载体设备也越来越先进，能够有效保护林业档案。如今我们已经进入到了网络时代，信息技术飞速发展，林业档案的信息化管理能够保证档案文件的安全性，能够促进文件之间的交流传递。传统的林业档案中，信息的传递十分不方便，分享困难，档案文件传输方式十分落后，只能通过邮递纸质档案进行信息的传输，可能会出现安全性问题，随着传输距离的加长，文件发生丢失损毁的概率就会越来越大，给林业档案管理带来了很大麻烦。林业档案实现信息化管理的最大优点是提高林业档案的管理效率。我国林业档案的管理理念一直比较传统落后，管理方法比较陈旧，管理人员的思维比较保守，手工工作较多，文件传输速度较慢，程序繁琐，拉低了工作效率，浪费了大量的资源。林业档案实现信息化管理能够有效解决传统方法中存在的问题，进一步实现电子化办公模式，对林业档案进行集中收集、管理，也方便了以后的查询统计工作。

2我国林业档案管理现状

林业建设对我国的长远发展意义重大，林业档案保留了林业工作者科研活动、技术宣传等活动的信息，能够对后期的林业建设起到借鉴作用，所以林业档案实现信息化管理具有十分重要的意义。我国林业档案管理实施时间不长，还存在很多问题。首先是不重视林业档案管理，很多林业单位的档案管理人员不重视档案的管理工作，只记录下常规的工作，认为档案起不到实际的作用，所以在档案管理中也没有投入很大的热情，使用的管理模式也比较落后，工作效率偏低；第二是档案管理人员的综合素质偏低，不重视档案管理工作将会导致档案管理人员素质偏低，对其要求也不高，林业档案的管理人员应该具有相关的专业知识，但是具备专业知识的人才在林业部门少之又少，很多林业单位的档案管理人员还参与到其他的工作中，使用的硬件设施也比较落后，缺少专门的档案存储室，还要准备消防设备等；第三是档案管理手段不规范，没有按照规定的流程进行档案的分类和存储，在后期的档案调用时就会比较麻烦。

3林业档案实现信息化管理有效途径

信息技术的发展速度极快，每天都有很多的新技术在更新，我们已经进入到信息化时代，林业档案实现信息化管理能够更加快捷方便地进行档案管理，这也是林业档案管理必须要进行的改革，对档案管理人员来说是具有挑战性的，所以林业档案实现信息化管理应该从以下几点进行：首先是重视林业档案管理，林业档案管理出现问题的根本原因就是林业单位不够重视档案的管理工作。林业档案是林业建设的宝贵财富，具有十分重要的研究价值，所以林业单位应该对林业档案有正确的认知，林业单位内部的部门应该同心协力共同协助档案部门进行档案管理工作。第二是提升档案管理人员的综合素质，档案管理是要靠人来完成的，所以管理人员的素质将会影响到管理工作的质量，因此林业单位应该配备专业的档案管理人员。在筛选管理人员时就要选用具有专业知识的人员，可以通过笔试面试等形式的考核进行知识的检验。对于在职的档案管理人员要定时举行培训，参加专业技能讲座，提高员工的专业技能培养，还要向管理人员强调正确的工作理念，让员工能够以最高涨的工作热情学习到最新的管理方法。第三是相关部门应该给予支持。我国林业档案信息化管理建设起步较晚，发展比较缓慢，还处于探索阶段，还存在很多的问题。所以我国政府和相关的林业部门应该给予政策和经济上的支持和帮助，并且政府和林业部门之间可以加强合作，协调工作，使林业档案实现信息化管理。第四是改善硬件环境，硬件设备和存储环境会影响档案存储的质量，林业单位应该为档案部门提供一个适宜存储的环境，档案室还要保持一定的温度和湿度，还要为工作人员提供先进的设备，有助于提高工作效率，对设备要进行定期的检查维修，保证档案管理工作顺利实施。第五是规范管理流程，需要林业部门根据自己的实际情况进行流程的制定安排，可以借鉴一些先进的管理体系，制定出规范的计算机管理系统，做好档案的记录、分类、整理和保存工作，每一个环节都要严格按照规范执行，要将具体的责任落实到个人，这样能够提升工作人员的工作积极性。

4总结

林业档案实现信息化管理意义重大，所以我国的林业部门应该重视林业档案的管理工作，不断创新林业档案信息技术，建立完整的档案管理系统，进一步提升我国林业档案的管理水平，促进我国林业建设平稳发展.

作者:强 单位:甘肃省陇南市成县林业站

参考文献:

[1]王冠男.探析林业档案实现信息化管理的有效途径[J].华章，2013，（2）：297.