档案管理具体流程范文

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档案管理具有很强的技术性，并不是依照一定的流程进行机械操作就能做好的。当前档案管理工作广泛应用了各种现代化技术，档案管理人员也要不断提高自己的专业技能，既要熟练操作软件，又要提高自己的专业知识。医院在培训人事档案管理人员时，要依据人员的不同，制定不同的培训计划。在完成培训之后，最好举办业务知识竞赛，促使档案管理人员时刻保持竞争意识，以积极提高专业知识和技能。

2.推动档案管理向现代化信息管理的发展创新

档案管理创新需要紧跟时展，不断向现代化信息管理发展，共享各种信息及资源，增加医院内部的沟通和交流，最大程度的展现医院人事档案管理的意识。人事档案在进行信息化管理之后，促使各个部门便捷的传递资料，并且电子信息化管理具有很大的储量、很快的速度以及准确的计算，大大提高了工作效率。医院要完善自身的人事档案管理电子信息化系统，分区管理档案信息，还要分开设置档案室、计算机室以及办公室，通过计算机系统实现联系。计算机室和档案室均安装防辐射的基础设施，最大程度上减少电磁干扰和降低设备发生损坏。此外，档案电子信息化进程的不断推进就必然要求将以往储藏的纸质档案资源转化为电子资源，即将人事档案的具体信息全部输入到计算机内。

3.不断推行医院人事档案管理新模式

随着医疗事业的飞速发展和医院人员的流动性增强，使得医院工作复杂度提升不少，传统的人事档案管理模式已经不能适应当今医院的日常管理工作需要和不断发展的要求。近些年来，一些医院开始实施人事档案的制度，这也是提升医院人事档案管理水平的重要途径之一。实施人事档案的制度首先要健全档案管理制度，选择有足够资历和诚信度的人事档案结构进行合作，并在合作过程中不断完善有关内容，确保人事档案管理工作按照医院的发展需要进行。此外，也要保证双方管理网络的畅通，在保证不泄密的前提下，方便医院更规范高效地实施人力资源管理工作。

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1.1.1检索速度快。与传统的纸质档案管理相比，将信息技术应用到档案管理中，会显著提高档案管理的整体水平，在具体操作中，只需要将与档案有关的关键字、关键词放在检索栏中，就能在很短时间内检索到信息，这会为相关人员工作节约大量时间。

1.1.2存储量大。在信息技术的支撑下，档案管理工作内容已经得到了优化，不需要大量的纸张来记录信息，自然也不需要消耗大量的空间储存，保证了单位内部空间利用效率。而随着现代管理工作不断发展，档案管理已经由传统的文字档案发展为图片、文字、视频、语音多种形式于一体的档案，而这些档案内容也是纸质档案无法解决的，信息技术型档案的出现有效的解决了这个问题。

1.2在档案管理应用信息技术中存在的问题

1.2.1系统操作不熟练。对档案管理工作而言，实现信息技术与档案管理的融合虽然显著提高了档案管理水平，但在这种情况下，管理人员无法及时掌握有关档案管理的技术，不利于保证工作效率。同时，近几年信息技术的发展速度较快，信息化档案技术也迎来了几次更新，虽然进一步提高了档案管理系统质量，但工作人员必须要面对系统操作不熟练的问题。

1.2.2资金安全问题。在应用信息技术过程中，必须要面对互联网所带来的安全问题，包括漏洞、病毒入侵等，一旦上述问题发生，就可能導致系统数据库崩溃，一旦一些不可恢复的文件受到破坏，将会造成巨大的损失。

2、改进档案管理信息化的建议与方法

2.1注重档案管理人员的服务意识与技术培养

优化档案管理的最终目的是为了能够把档案资料更方便、有效的提供给相关部门与相关人员参考。所以档案管理工作人员应当牢记档案信息化管理的最终目的，加强自身服务意识，坚持服务相关部门与人员使用档案的核心思想。更正以往的管理模式中只注重保管而忽视档案利用价值管理理念，在保证档案资料的安全有效的前提下最大程度上发挥出档案资料价值，使得档案资料能够更好的服务社会大众。档案管理工作人员需要在更正传统管理观念的同时加强自身专业素养，建设信息化档案需要相关工作人员具有足够的专业才能得以实现，信息化档案管理相关工作需要具有较高的专业素养的综合型人才，提高相关工作人员的专业素养加强对管理人员的技术培养，对档案信息化管理具有重大意义。

2.2提高档案信息管理水平

在先进科学技术的推动下，通过使用计算机相关软件能够加快信息化档案建设进程。通过相关计算机管理软件能够对信息化档案的管理工作起到积极作用。使得档案管理的核心内容朝档案信息化方向发展，另外应加大档案信息化所用设备的投入，搭建高效的档案信息化平台系统，从而为档案信息化管理活动的开展打下良好基础。建设电子档案是信息化档案建设的主要措施，电子档案虽不能够带来实际效益，但是能够在服务社会的同时发挥其潜在的经济效益。当越来越多的电子档案形成时，如何合理地管理这些电子档案成为了主要问题。通过合理地选择相关计算机管理软件，是电子档案得以有效利用的关键所在，但是也需要强化相关工作人员的专业素养，前后两者均对提高管理质量起到重要作用。

2.3加强档案信息管理

在进行档案信息化建设过程当中，应当提前制定好相关工作流程，在整个建设过程中都应保持认真严谨的态度。信息化档案建设应当结合当前社会需求进行规划，在构架档案管理网络平台时，应充分发挥网络平台所具有的扩展性、灵活性等特点，以结合社会需求，拓展开发相关功能，更新软件系统，保证档案信息化硬件设施和软件的有效配合，以此保证档案信息化的正常开展。信息化档案管理相关人员应从以往的实物档案管理向档案信息化管理模式转变。管理具有多样性、多渠道、实时性的档案信息化资料，另外应注重对专业人才的培养，同时逐步改革相关培训与考评，提高档案工作人员的专业素养与工作能力。另外充分结合计算机网络技术，通过相关管理软件提高档案管理效率。电脑的广泛使用以及网络管理技术发展给档案管理带来了巨大的便利。采用相关计算机网络技术所构建的网络平台，不仅能够使得档案资料更具真实性，还能够有效提高档案使用率，节约绝大多数人力资源。

3、档案管理中信息技术应用的重要性

3.1应用信息技术是创新档案管理工作的必要条件

人们日益丰富和多样化的信息需求给新时期档案管理工作提出了新的要求，档案管理工作必须加大创新力度才能适应新的社会发展形势，满足人们的信息需求。在档案管理工作中应用现代化的电子信息技术，能够打破传统的档案管理工作中时空的限制，人们可以利用现代化的信息和网络技术进行档案信息资源的查阅和使用。同时档案管理人员也可以利用先进的电子信息技术和档案管理理念完善档案管理的工作模式，提高档案管理工作的效率，从而为人们提供更优质的档案信息资源服务，开创新的档案管理服务模式。

3.2有助于实现档案的精细化管理

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所谓知识管理，即人们在企业发展和管理中，对那些有价值、有意义的集体知识和技能进行捕获、运用与管理的一个过程。一般来说，知识管理主要包括两方面，即人资管理与信息管理，其终极目标是实现信息处理与人的创新技能的完美融合，并构建最有效的知识共享平台，最大限度实现知识的共享与利用。除此之外，知识管理还致力于在恰当时间将恰当科学的知识传递给恰当之人，从而促进当事人作出最科学的决策。

二、从知识管理角度分析数字档案馆建设的可行性

（一）丰富的数字信息资源是知识管理的“资源保障”。在大数据时代，数字档案管理具有实体档案馆难以企及的资源优势。海量的数字信息资源不仅内容广泛、形式多元，更重要的是，信息资源真实有效，这为数字档案管理进行“知识管理”式建设提供了重要的知识基础，资源保障。（二）数字档案馆优秀的管理者是知识管理的“人才保障”。在档案中心管理机构，有一批专业知识扎实，管理技能高超、职业道德高尚的优秀档案管理工作人员，这些工作人员便成为数字档案馆进行知识管理的人才保障。长期从事档案管理工作的人员对知识管理具有较强的敏锐度，他们更擅长组织知识、呈现知识，并且比任何人更了解知识价值，更接近企业以及相关机构的智力资本。（三）现代化的信息技术为知识管理提供了“技术保障”。数字档案馆的知识管理不仅需要为物质基础、人才基础作支撑，更需要有先进的科技作保障。只有拥有了先进的技术，数字档案馆海量的信息资源才能最快、最广地实现资源共享。

三、从知识管理角度制定数字档案馆建设的有效措施

（一）扩大建档范围，最大限度实现知识的共享。数字档案馆的建档范围要迎合用户需求不断扩大，实现更宽广的资源共享，满足更多用户需求。要打破仅仅对传统归档范围内档案信息资源进行收集、组织、呈现的习惯，而是要做到简单现行知识与深层隐性知识的双重建档。数字档案馆中蕴含着大量关于从业人才价值取向、技术技能、共组经验等隐性信息，这些信息虽然难以文字化，但相对来说，其比其他资源更为珍贵，是具有相当创造性的宝贵信息。因此，数字档案馆工作人员在呈现文献类显性知识的同时，更要对这些隐性知识进行适当开发与利用，实现更实质性的知识共享。（二）建立信息化知识库，促进档案信息的高效利用。从知识管理角度来讲，数字档案管理要想实现科学规范化建设，不断提高档案资源的利用效率，建立信息化知识库十分必要和重要。每个企业的数字档案馆中都储存着海量丰富的知识信息，但不可否认的是，这些知识的存储错乱无章，无法更高效地满足用户需求。因此，工作人员应不断进行鉴别与挖掘，从错综复杂信息中筛选出有效信息进行分门别类、有序排列，建立知识库。（三）基于知识管理改造数字档案馆建设的业务流程。在知识管理的背景下，以往数字档案馆的业务流程很难发挥更有效的作用，需要不断优化更新。具体来说，管理者应摒弃陈规陋习，立足于知识管理与资源共享，重新定位和改造业务流程，追根溯源，想想该做什么不该做什么。只有以全新的工作方式和工作流程强化数字档案馆建设，才能切实有效地将知识管理渗透其中，提高知识管理的效率。具体来说，在更新业务流程中，应注意以下两点：第一，要始终做到以用户需求为中心。第二，做到以服务为中心，基于用户需求不断改进服务。业务流程的更新不仅要令领导满意，更要使更多的用户得到最大限度的知识满足。（四）建立信息反馈渠道，做到服务的“以人为本”。传统的数字档案馆建设工作的开展往往只重信息建设，不重信息的反馈，这显然不利于数字档案馆建设工作的长远发展。因此，相关人员要建立起信息反馈渠道，坚持“以人为本”，提高信息服务的质量。在知识管理模式下，数字档案馆的服务不仅仅是由馆藏的数量和内容决定，而是受到了更多因素的影响。从某种意义上说，对用户个性化知识需求的满足同样是影响服务质量的重要因素。当然，要想极大满足用户的信息需求，了解用户想法，倾听用户心声，建立基于用户的信息需求反馈机制十分必要。具体来说，工作人员可设立专门的信息反馈网站，鼓励用户进行信息反馈。当然，工作人员要及时关注网站上的这些动态信息反馈，并基于用户的反馈归纳出反馈中有意义、有价值的建议，以改进工作方法、提高工作效率。

参考文献

1.万波.罗敏超.基于知识管理的高校数字档案馆建设探讨[J].兰台世界，2013.08

2.杨明艳.数字档案馆建设中知识管理技术的应用[J].黑龙江档案，2013.01

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对于广大基层医院来说，实施预防保健、培训、科研、治疗过程中，普遍需要用到医院档案，医院在其有效引导之下，也才能利于各方面工作顺利实施。加强医院档案管理比较重要，能够利于医院顺利发展，在医疗技术水平方面，也能够实现较为明显的提升。然而在具体开展的各项管理中，现如今普遍面临一系列问题。

1医院档案的定义以及分类情况

目前情况下，不少基层医院的档案管理工作存在着混乱的情况，造成这种局面的一个极为重要的因素便是医院档案的定义含糊不清，分类界定不明。所以，要改变当前我国医院档案管理中存在的一些问题就必须从定义入手，对医院的档案进行严格的划分以及界定，从而提升医院档案的管理水平以及能力。医院的档案主要是在医疗、科研、教学、保健、医药管理、行政管理等过程中形成的具备保存价值的以文字、图像、声象等作为载体的记录。根据相应的要求，医院的档案具体的划分标准各不相同，一般可以分成病历档案、人事档案、设备档案、财务档案、实物档案等，在所有的这些中，病历档案是非常重要的档案，其不仅仅是医院医疗水平以及管理水平的具体体现，而且也是医院避免医疗纠纷的重要凭证。人事档案是医院选拨以及任用人才的记录，是医院考核、培养、职务晋级的重要保证。科技档案则是医院的医疗成果鉴定以及推广实施的重要的有效保障。基建档案主要是指医院在建设、管理、维修、扩建等方面的真实的记录形式，它不仅仅服务于医院的经济建设，而且有助于医院的医疗水平以及医疗事业的发展。所以，做好医院的档案管理工作对于医院的发展等尤为重要。医院的财务档案包括一些具体的会计凭证、会计账簿、个人保险的资料、奖金、津贴等，主要是以书面的形式来进行核算的资料，以及上级部门所发出的文件、法规制度的操作流程。其不仅仅反映了会计工作的有效控制，而且也为医院建立完备有效地档案管理提供了原始的、真实的数据。除了书面的表现形式，声像资料也是医院档案非常重要的部分，其主要是指医院在医疗活动、社会活动中依靠电子设备摄录的形式来完成的具有重要价值的照片、磁盘、录音带、录像带等，其是医院医疗活动、科研活动、教学活动的真实反映，是医院众多档案的重要组成部分。

2目前基层医院档案管理存在的问题

2.1管理制度难以完善

目前档案管理逐渐变得越来越复杂，已经并非局限于查看、保密、存放和保管，并且包括电子档案方面的管理，如何利用网络平台进行共享，以及分级审查等内容。因此，如果仍然采用以往的管理制度，势必难以符合管理的迫切需求[1]。一些医院在这方面开展过程中，特别是对于实物档案等方面，普遍未予以及时有效的归档，缺乏相对完善的制度，这样往往就会容易造成存在大量档案材料，在实际进行归档的时候往往就会不齐全，另外普遍容易出现重复归档。档案一旦被整理之后，同样无法进行迅速地查找。

2.2硬件设施落后

在档案管理具体开展的过程中，就硬件设施方面来说，目前难以保障先进性，并和现代化管理有出入[2]。现阶段档案管理的具体开展阶段，存在着很多设施过于落后，陈旧和老化现象相对来说就会比较严重，一些医院甚至缺乏比较独立的办公室，这无疑不利于档案的良好保存，使用一段之后可能就会容易出现一定的破损，容易影响寿命等方面，另外对于档案保密来说，同样具有较大隐患。

2.3重视度缺乏

通常来说档案管理对于整个医院来说都具有十分重要的作用，通过档案管理能够实现更好地服务于医院。但是目前由于重视程度不足，在档案管理上也缺乏足够的意识，因而使档案资源没有达到预期的利用效果。另外对于档案管理队伍来说，普遍难以做到完善，因此，实际工作效率就会大打折扣，一些原本有用的档案资源没有被充分调动起来，部分档案资源甚至出现了闲置和丢弃，导致相当一部分档案资源的浪费，因此，缺乏档案重视的问题亟需解决。

2.4业务水平较差

对于档案的各项管理而言，应不断完善档案管理团队，使其具备一定专业性。然而一些医院实际开展各项工作的过程中，并没有较为完备的档案管理团队，甚至均属于部门转岗而来，因而就本质来说也就非专业了。他们一方面专业知识比较缺乏；另一方面未受到过培训，因此，容易认识程度不足，并且在一些具体的业务上，同样容易一知半解。

3怎样有效加强基层医院档案管理

3.1不断完善档案管理制度

在档案管理具体开展阶段，应改变分散模式这一方法，大力推崇集中模式。医院不同相关部门之间，需要进行较为有力的协调，在资源方面也应该进行有效的整合。就档案管理方面来说，还需要不断完善职能机构，并且充分肯定档案室的地位[3]。另外应根据档案工作具体情况，有机完善岗位责任制度，让各环节具体的工作，都能够充分实现有章可循。对各类档案文献，也应该力求予以集中式管理，档案管理的具体开展阶段，应力求实现综合性，当成一个独立整体，然后通过较为统一规范化标准，予以一定程度的系统整理。

3.2注重增加资金投入

基层医院应不断加大资金投入力度，并且应该及时引入现代化技术。就现阶段档案数量与种类方面，已经持续得到增加，因此，档案开发利用实际阶段，如果仅仅依靠人工进行管理，普遍难以实现迅速查找档案，往往就会具有一定困难。所以，应该通过计算机等较为先进的手段，这样才能有效开展档案整理，管理能够朝着现代化步伐前进。

3.3加强开发利用

应充分重视资源的开发，这样才能充分利于后续较为良好的利用，并能够充分避免重藏轻用的实际问题。作为档案管理人员，应力求能够通过多种渠道，深入到实际工作中去，并力求较为合理的开发利用资源。并且还应该秉承着较为积极乐观的态度，有效组织编研活动。在服务观念方面，也应该力求实现创新。另外在档案具体进行利用过程中，不可避免的就会出现反馈信息，应重视这方面的管控。

3.4不断提升档案人员水平

档案管理具体开展阶段，人员培养相对来说尤为重要，因此，应该不断提升管理人员水平。应注重加强培训规划，让档案管理方面人员，应该定期深入到实际中去进行参观，积极有效地进行有关的学习，并且彼此之间加强交流，并且应该利用继续教育手段，持续更新自我的知识，并且有效提升知识水平。

4结语

该文根据目前基层医院实际情况，就怎样落实档案管理陈述自己观点，旨在能够为同行所参考。就现阶段情况来看，很多医院仍然采用人工管理这样比较传统落后的手段，无法真正将管理工作落到实处。特别是当前网络化管理的普及，更要求人们应该及时有效创建有力平台，并不断完善管理方式，这样档案管理才会达到预期目的。总之，医院的档案管理工作并不是一项可有可无的工作，在思想上，医院应该首先提高重视程度，改变传统的管理方法，尽可能地采用先进的技术手段来加强档案管理工作，从而为医院的发展提供强有力的支撑。

作者:范莹 单位:吉林省白城中心医院人事科

参考文献: