施工工程档案管理范文

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中图分类号：TM73 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）03-0327-01

引言

随着我国电力体制不断改革，工程档案完整记录了电力施工企业的发展历程，记录了电力施工企业的工程建设成果，体现了电力施工企业的施工水平及档案管理水平。尤其在电力工程项目管理中，工程档案是重要的组成部分，工程档案的管理直接影响到工程的质量及企业的经济效益。因此，确保档案信息的完整性和准确性是电力施工企业档案管理工作的重要任务，其推动了电力施工企业的发展。

1 电力企业施工工程档案管理的特点及其意义

在新形势下，由于受到电力体制改革的影响，对电力施工企业工程的档案管理出现了很多要求，其具体体现在施工工程档案的综合分析、利用、形成、管理等方面，并面临复杂的环境条件。电力施工企业的档案管理具有技术性强、独特的行业特点等特征，提高了对档案资料的要求，使其具有同步性、完整性和详细性。电力施工企业工程档案管理的特点主要是：做好电力企业施工工程档案管理的统筹与提规划工作，并全程参与工程施工过程，进一步提高施工工程档案的完整性；完善施工工程n案管理的有关规章制度，规范档案管理工作的操作流程，使其具有规范性和秩序性；施工工程的档案管理工作要跟上施工工程的进度，保持步伐一致。做好电力企业施工工程档案管理工作，有助于提高施工工程档案管理水平，提高施工工程的质量。

2 电力施工企业工程档案管理中存在的问题

2.1 档案管理人员职业素质低

电力施工企业档案管理部门属于新增设的部门，管理人员大多数从其它部门临时调派过来协助工作。由于没有受过系统性培训，管理人员将档案管理工作有序、系统、科学、合理的开展。除此之外，档案管理工作人员不能有效地确定档案信息的准确性，基层人员上报什么信息，就将其作为档案信息，没有办法校验档案信息的真实性，致使档案信息资源丢失、失真现象出现。并且电力施工企业中工作人员流动性较大，在岗位上不能担任很长的时间，档案管理人员的职业素质及综合素质较低，用消极的态度对待工作，严重导致档案管理工作难以顺利、有效地开展。

2.2 档案管理没有按照规定进行，不够规范

电力系统档案管理制度的标准化和规范化是实现档案管理信息化和科学化的重要前提和重要基础。但是，在日常的工作中却会因为工作人员的一些不规范的操作习惯对同一个类型的工作存在不用方式的记录，这就无形中为档案管理人员再次记录和档案使用人员的查找和使用构成了很多的不便。在将纸质档案进行数字化处理的过程中也会因为这些人为因素的影响降低计算机处理速度和效率。

2.3 电力体系的档案意识薄弱

虽然有些电力企业建立了相关的档案管理部门，但是企业在实际生产经营中对于档案管理的关注度还不够高，“重经营、轻档案”的思想十分的普遍，导致很多企业的领导以及工作人员对于档案管理工作的关键认识不够，所以，在电力体系管理中要能够不断创新，注重将档案管理的实际完成度以及职工的绩效考核相挂钩，逐渐加强企业员工的归档意识，保证企业在实际生产经营中所用到的工作文件以及实物都能够及时的被归档。

2.4 档案管理的智能化和信息化程度不高

数字化和信息化、智能化是未来档案管理的发展方向，也是提高档案管理效率和管理水平的有效途径。目前，由于企业对档案管理信息化建设的投入不够，相关部门无法正常开展数字化信息化工作；对于那些已经配备了硬件设备的机构或企业，则存在硬件利用率低，无法充分发挥这些设备的功能和作用；第三，相关专业人才的严重缺乏也是导致信息化建设没有取得重大发展的因素之一。

3 加强电力施工企业档案管理的有效策略

3.1 加强电力施工企业人员对档案管理的重视程度

我国对电力施工企业档案管理工作有着相关的法律要求。电力施工企业人员需加深相关法律的认识，明确档案管理的重要性。只有加强企业基层人员和高层人员对档案管理的重视，才能将档案管理工作融入到企业管理工作中，使基层人员积极配合档案管理人员收集档案信息，明确自身的责任，从而提升自身工作能力，提高档案管理的工作效率。

3.2 提高电力施工企业档案管理人员的综合素质

电力施工企业对档案管理工作人员的选用需谨慎，必须选用经过系统性的专业培训的档案管理人员。其能助于电力施工企业建立规范性的档案管理体系，此外，档案管理人员还能运用专业理论知识筛选档案信息，并将其归类入档。除了选用专业的档案管理人员，还需提升档案管理人员的综合素质[3]。电力施工企业可以调派档案管理的骨干人员和其他企业进行档案管理工作的交流与学习，从而加深档案管理人员对档案管理的知识，提高档案管理能力，并将借鉴的先进的档案管理模式与理念融入到本企业中，进一步优化电力施工企业的档案管理工作，为电力施工企业档案管理工作注入新的活力。

3.3 做好档案安全防护工作

电力企业要严格按照国家关于档案保管保护的规定，投入必要的资金，做好相应防水、防火、防盗、防虫、防高温、防潮、防强光、防鼠、防尘等档案“九防”工作，切实保障档案安全。此外，电力企业档案作为不可再生性资源，要把保障档案安全作为重大事故和自然灾害紧急处置的首要任务，完善安全防范措施，强化安全管理，提高对自然灾害的应急处置能力。

3.4 在档案管理工作中使用计算机信息技术

电力施工企业档案管理人员需掌握一定的计算机知识，通过计算机将档案信息制成电子文档。对视频、文字、图片等信息内容进行整合，直观地表达档案信息。电子文档要具有规范性，使用统一的格式。信息技术的发展为档案管理工作提供了很多便利，以往档案管理人员需到各个部门收集档案信息，消耗了大量的时间，降低了工作效率。将计算机技术运用到档案管理工作中，便于各个部门通过计算机软件将档案信息制成电子文档传送给档案管理部门，有效地提高档案管理工作的工作效率，提高档案信息的安全性，由于在管理工作中会受到外界因素的影响，致使档案信息丢失，给电力施工企业造成巨大的经济损失。

4 结语

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一、目前我国建筑工程项目施工资料档案管理所存问题

近年来，随着我国信息技术的不断进步，国民经济经济水平的提高，在建筑行业上所实施的管理也更为严格，同时建筑市场也开始向规范化与信息化方向发展，但是在其发展的过程中，在施工资料档案管理方面仍旧存在以下几点问题：第一，施工综合管理资料原件不够齐全，同时工程项目的质量验收资料也不是很齐全；第二，施工验收资料的格式与工程项目竣工文件的编制等不够规范；第三，在施工原始资料的书写上不是很规范，在交接工程资料的时候不够及时；第四，在施工记录资料的填写与记录评价上存在着一个普遍的现象，即信息不够真实，未按照相关的规定要求来实施一定的计算工作，为实施档案的审核以及归档工作，最终使得档案管理水平和质量一直得不到提高。

二、加强建筑工程项目施工资料档案管理的相关措施

（一）事前管控

所谓事前管控就是指从施工资料的形成开始进行管控，着重控制档案资料的来源，并把好质量这一关。在该阶段进行管控时，首先应该构建一个健全的质量管控制度，在组织上确保该项工作得以正常且有序的实施，具体措施主要如下：

第一，前期管控。首先应该进行工程项目编码的区分，编制相应的编码系统，明确工程项目中单元工程、单位工程以及分部工程等；其次，制定统一质量验收表格与记录表格，确定工程项目中各种信息记录表格的统一格式，在确定以后不可随意进行更改，以免对工作带来一些不必要的麻烦；最后，进行施工资料档案范围以及要求的编制，并确定资料的收集方式以及整理方式等。

第二，构建完善的管控结构以及制度。首先进行资料档案管理机构的构建，制定相应的管理制度，统一领导与管控工程项目施工资料档案各项业务工作；其次，构建相应的管控网络，确定管控人员，把工作具体落实到每一位工作人员的身上，同时还要确定管理工作的具体程序，构建相应的考核奖惩机制；最后，进行岗前培训机制的构建，加强档案管理人员管理技能的培训与教育。

第三，在建筑工程项目施工之前，管理部门应该基于事前所制定的计划方案，加强实施档案管理工作重要性的宣传，在管理人员在资料收集工作与整理工作时，应该实施监督、指导以及检查。同时还应下发关于施工资料管理细则的宣传单，通过这种方式使参建单位与工作人员能够重视施工资料档案管理工作，继而为该项工作的实施创设一个良好工作环境。

（二）事中管控

第一，建筑工程项目施工之前，应该收集工程项目施工审批表、施工图纸、施工组织设计、施工许可证以及相关的地质勘查报告等各种资料，通过对施工图纸的了解与熟悉，将施工中所需的各种材料送至实验室进行检验，并在施工之前，取出各种施工材料以及配合比检验的相关报告，对各施工方案以及施工组织等进行图纸的会审，明确施工单位的资质。同时还应和建设单位进行配合，做好相应的开工报告以及报建资料，并将材料报告送至监理部门。在施工中若需要进行塔吊工作，则应报送相应的塔吊施工方案，并根据质检部门的相关要求，收集各种安全资料。

第二，收集并整理施工过程中各分部工程的相关资料，其主要包括以下几个方面：一为收集并整理施工试验资料，做好施工的记录工作以及工程隐蔽验收的记录工作，在工程项目施工之前，应该按照施工组织的具体要求，对施工原材料进行试验，并做好相应的计划方案；在隐蔽工程的验收记录中，可借助于表格把隐检的项目、具体内容、意见、项目质量情况以及相关的复查意见等记录好，但凡隐蔽工程验收质量不达标的，不可实施下一道工序，由于施工记录是对工程项目整个施工过程所进行的记录，因此在该环节中，其记录必须要完整且详细。二为设计变更资料的收集与整理，在该过程中，应该注意两个方面的内容，即采取分专业整理的方式与注明好图纸中所修改的内容。三为做好工程项目中各分部项目施工质量资料的收集、编写以及整理工作，由于分部项目质量验收在基于分项工程验收合格所实施的，因此在这一环节中，主要的任务就是检查主体结构功能以及质量等是否满足施工规定，可通过施工单位、建设单位、监理单位以及设计单位等来共同进行验收，从而确保资料的完整性。

第三，收集与整理施工日志，做好相应的技术交底工作。在技术交底工作中，不仅要确定工程项目安全要求以及质量需求，同时其交底的内容应满足相关的法规以及工程项目施工要求，做好相应的记录工作，通过书面的形式来进行签字，完整地将技术交底工作资料归入到工程项目资料档案中去。在施工日志资料收集与整理过程中，应逐日进行填写，确保其可将施工现场的实际生产状况准确且真实地反映出来。此外，在工程项目验收过程中，还应收集并整理施工竣工记录，进行竣工图的编制，查看资料档案的完整性、准确性，对于所存问题应该及时提出相应的整改策略，并且限期进行整改。

（三）事后管控

在该环节中，主要包括两个方面的内容，即资料的归档以及移交。在建筑工程项目施工资料档案归档中，必须要确保其可将工程项目整个建设过程所产生的文件资料准确且真实地反映出来，所归档的这些文件必须要通过分类收集与整理，继而将其组成为满足要求的相应案卷。在进行工程资料移交时，应该基于工程项目具体的规范要求，结合施工当地档案管理的规定来实施移交工作，从而确保施工资料档案管理的完整性、及时性、准确性以及真实性。

近几年，随着信息技术的进步，社会经济发展速度的加快，在建筑工程项目施工资料档案管理上，开始广泛应用电子档案管理的方式。因电子文件具有信息可变性、信息存储高密度、信息非人工识读性以及系统依赖性等特征，对此，在管理过程中，还应确保电子文件的可读性、安全性、系统性、原始性、完整性以及真实性等。同时在管理过程中，还要对数据压缩、电子文件格式转换以及文件图片处理等进行不断地规范，继而进一步提高电子文件管理水平。

结束语

综上所述，建筑工程项目施工资料档案管理工作是一个比较复杂的工程，所涉及到的人员、内容以及部门等均较多，因此在管理过程中，为了确保施工资料档案的准确性以及真实性，必须要对工程项目进行全过程的跟踪监督管理，同时还要构建相应的管理机构，完善相应的管理制度，加强管理人员技能的培训，强化对施工过程的管控，把好工程项目竣工验收这一关，从而保障施工资料档案的准确性与完整性。

参考文献：

[1] 闫延霞.浅谈如何做好项目工程施工资料档案管理[J].城市建设理论研究（电子版），2013，（4）.

[2] 张蕾.建设工程施工项目文件资料的归档及质量控制[J].山西建筑，2009，35（19）：209-210.

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随着我国社会主义市场经济的持续发展，城市化进程的加速，管道燃气在城市中已相当普及。燃气工程在建设前期决策、工程勘察设计、施工准备、施工及验收、工程后评价等阶段均会形成大量的、各种各样的文档材料。其中施工及验收阶段所形成的档案资料对运行工作影响最大。本文仅从运行管理角度浅议燃气工程施工及验收阶段档案管理工作。

1.燃气工程档案的重要性

燃气工程是城市基础设施的重要组成部分，燃气工程档案是一个城市燃气发展建设的历史记录，它不仅是城市建设的基础资料，也是国家重要技术档案，它的准确性、完整性会对城市燃气事业的发展、管理和城市的建设规划起到重要作用。另外，在燃气企业运行管理中，运行管理人员必然对所施工的燃气工程有全面、细致的掌握，燃气设施的巡线、维护、检修、抢修等均需建立在对燃气设施的准确掌握基础之上。目前我国建设工程的管理体系中建设与运行管理往往是两个部门分别进行，虽有交叉，但运行管理部门对燃气设施的了解主要来源于工程档案资料。工程档案资料不全、不准对运行维护抢修造成较大影响的现象时有发生。而且，施工阶段的档案直接反映施工过程中的真实情况，是查找燃气设施质量问题可追溯的证据资料。因此加强施工及验收阶段的档案管理工作不论从城市基础设施建设方面，还是从燃气设施运行管理方面都具有非常重要的意义。

2.燃气工程档案管理方法

2.1建立统一的档案管理组织体系。

加强对档案工作的集中统一管理是燃气工程档案齐全、完整、规范的重要保证。遵照统一领导、分级管理的原则，由燃气企业成立档案管理工作领导小组，负责统一协调档案管理工作。由总工程师担任组长，具体工作由工程建设部门牵头，运行管理部门参加，吸收监理单位、施工单位主要负责人进入领导小组。制订档案管理工作领导小组及内部成员单位、人员关于档案管理的工作职责，内部成员单位将职责落实到具体的某个人身上，要做到哪个部门出现问题都要有人负责，有组织，有制度，有具体实施责任人。

2.2齐抓共管，密切合作。

档案管理工作领导小组根据工程阶段性情况对工程建设部门、施工单位、监理单位的资料进行检查，及时纠正资料收集整理过程中出现的问题。特别是资料整理不及时，后补资料的现象必须得到制止和纠正。领导小组定期（如2个月）召开会议，研究解决各单位档案资料填写、收集、整理过程中出现的问题，并对各单位的档案工作进行指导。无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门都能保证文件材料不落后、不疏漏、不散失，使档案管理工作达到了系统化、规范化、标准化。

2.3 转变观念，超前管理。

由于燃气工程的特殊性，燃气设施检修抢修对燃气工程档案资料的依赖性，燃气企业运行管理部门提前介入工程施工过程中，主要职责是监督检查与运行有关的资料的完整性和准确性。工程建设管理部门、监理单位、施工单位及运行管理部门均需转变观念，开阔思想，创新工作。监理单位及施工单位应接受运行管理部门对档案资料的检查指导，主动地和运行管理部门联系，更好地完成资料填报、收集、整理工作。

3.燃气工程档案分类

从档案管理角度讲，原有的档案分类方法非常好，条理性强。但从运行管理角度讲，可能在使用上有不方便之处。比如运行管理时所用的资料比较少，但其分散放于各卷档案之中，查找起来不能一起拿出，有时可能会产生越忙越找不到关键资料的事件。将存放时间要求不同的资料混编在一起，也不利于到期档案资料的消毁。因此，考虑到燃气工程资料的重要性，结合档案存放时间要求及便于运行时查找，笔者认为将运行管理中用得到的档案资料单独归档，独立成卷是较实用的分类归档方法。

经过分析，与运行管理有关的在工程施工及验收过程中形成的档案资料主要有：

1）图纸会审记录、技术交底记录；

2）工程变更单（图）；

3）材料、设备、仪表等的出厂的合格证明、材质书或检验报告；

4）阀门试验记录；

5）焊接记录；

6）焊接外观检查记录和无损探伤检查记录；

7）隐蔽工程记录；

8）管道吹扫记录、强度和严密性试验记录；

9）工程竣工验收文件（各项工程的程序验收及整体验收记录）；

10）工程竣工报告；

11）工程保修书等；

12）竣工图纸：竣工图应反映隐蔽工程、实际安装定位、设计中未包含的项目、燃气管道与其它市政设施特殊处理的位置等。

4.需重点注意的事项

燃气工程转入运行阶段后，竣工图纸在所有档案资料中使用频率最多，竣工图纸必须在资料收集整理时作为重中之重加以注意。竣工图纸的编制与审核应注意以下几点：

4.1 随着人民生活水平的提高，人民对各种城市基础设施的需求越来越多，城市街道及生活小区中布置了多种管道（线）。设计时对燃气管道的定位在施工中经常发生变更。竣工图纸必须真实反映管道的位置及标高。竣工图中除标出管道的坐标，还应重点标出参照于永久性建（构）筑物的相对位置，标出管道的埋深及坡向、坡度，及标出管道材质，管径等指标。

4.2 在施工过程中紧随施工进度绘制竣工图。避免管道回填隐蔽后无法确定相关数据。

4.3 监理单位、工程建设管理部门及运行管理部门应随时检查竣工图纸的绘制情况，避免出现重要数据遗漏现象。

4.4 所有竣工图均应加盖竣工图章。

竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。

4.5 利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过1/3的，应当重新绘制竣工图。

4.6 不同幅面的竣工图纸应按《技术制图 复制图的折叠方法》（GB/10609.3―89）方法统一折叠成A4(297mm×210mm)大小，图标露在外面。

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1、施工文件档案在建筑施工单位所起的作用

施工文件档案是反映建设工程质量状况的重要依据，也是建筑工程在日后维修、扩建、改造的重要档案资料。如果竣工以后工程出现质量缺陷需要进行维修，可以通过查阅工程的施工文件档案，采取合适、有效的措施。

2、施工文件档案在建筑施工单位的管理方法

（1）建立健全施工文件档案管理。施工文件档案管理为三个等级：工程项目经理向建筑企业主管生产的经理签定责任制；档案管理专业技术员向项目经理签定责任制；资料员向档案管理专业技术员签定责任制，明确责任人的责、权、利。责权利明晰化，使责任人知道具体的责任内容、权力范围和利益大小，真正认识工程档案在工程建设中的重要性，才能确保了档案的及时性与完整性。

（2）做好施工文件档案记录与收集。施工文件档案是对建筑质量情况的真实反映，各种资料必及时收集、整理。在工程开工之前，就要指定资料员对施工文件档案进行跟踪收集，及时做好分项分部质量记录，使施工文件档案的整理和工程进度取得同步。

（3）完善质量记录、做好施工文件档案整理。工程项目的质量是靠施工文件档案的记录来证明的。在整个工程项目的施工过程中，为了证明工程部位的质量状况，必须做到有完善的施工文件档案记录，做好资料整理和保管工作。

3、施工文件档案在建筑施工单位的实际应用

（1）做好工程开工前的准备工作，熟悉设计施工图、设计说明及投标文件，抓住重点、细心专研。填写和准备工程开工前必备的各种施工文件档案资料，分类存放便于竣工资料日后的整理。资料收集过程中按照工程竣工档案检查清单顺序分类归档，用于施工过程中的各种表格进行编号，便于使用时拿取。

（2）工程开工后的将原材料送质监站检测，同时做好送检原材料文件档案收集工作。将工程投标书、测量交桩复核记录、图纸会审记录、技术交底记录，与开工报告、施工组织设计、施工许可证一起归档。

（3）施工过程中收集材料质量证明文件，在施工过程中不断购入各种材料，需要收集各种材料的合格证及有效的检测报告。施工文件档案一般一式四份，按照规范标准的相应工序验收内容填写表格，书写要求规范，采用碳素墨水或中性笔。

（4）工程接近尾声时进行的竣工资料整理工作，查看报验资料中有无漏报、书写有无错误等情况。将所有施工技术、质量保证、评定资料和竣工图统一的档案清单顺序整理、汇总到一起。

（5）工程竣工后填写工程竣工报告、工程交工验收证书和质量保修书等验收文件并复印装订成册，加盖竣工图章、签字。

4、加强建筑施工企业对施工文件档案的审核

建筑施工企业在施工的各个阶段，企业主管部门采取定期不定期检查指导，对竣工资料核查，对存在问题限期整改。